Графічне представлення даних. Структурування масивів даних у таблицях

Побудова гістограми

Побудувати гістограму для значень Y1(Х), Y2(Х), Y3(Х) і розташувати дані
на одному графіку.

Викликається Майстер діаграм, вибирається тип Гисто-

грамма і її різновид:

На другому кроці вибираються дані для побудови гістограми — позначається
діапазон С19:F26 як несуміжний по стовпчиках С19:С26; D19:D26; E19:E26;
F19:F26.

Для скасування графіка по Х вибирається вкладинка Ряд, видаляється назва
Х та додається діапазон для підписів по осі Х (як у попередньому
прикладі):

На третьому кроці призначають параметри: заголовки, підписи даних тощо:

На четвертому кроці вибирають розташування гістограми на окремому аркуші
(можна змінити назву аркуша з Диаграмма… на Гистограмма)

і натискають на кнопку Готово.

Якщо треба додати якийсь із параметрів, натискають кнопку Майстра
діаграм, вибирають відповідний крок і позначається потрібний параметр.
Наприклад, якщо не були показані підписи до даних, можна викликати
Майстра, а можна вибрати пункт меню Диаграмма/Параметры…, і позначити
Подписи данных /Значение.

У будь-якому випадку гістограма набуде вигляду:

Графік підлягає редагуванню.

По-перше, значення Х та Y накладаються одне на одне, і їх не можна
розрізнити, тому значення Х треба відтворити жирним курсивом 12 розміру
шрифта, а деякі значення Y пересунути.

По-друге, в таблиці були текстові пояснення — «не визначена», а на
графіку вони показані нульовими значеннями, тобто нулі у відповідних
місцях треба замінити відповідним текстом.

По-третє, для економного друку треба змінити тло на білий колір та
кольорові стовпчики діаграми відтворити за допомогою чорно-білих
візерунків.

Для вирішення першого редагування у гістограмі треба позначити вісь Х,
натиснути на праву кнопку мишки і вибрати пункт Формат оси…, вкладинку
Шрифт. Там позначити необхідні параметри і натиснути на Ok:

Для пересування значень Y треба позначити потрібне значення лівою
кнопкою мишки двічі з деяким проміжком, значення візьметься у рамку.
Захопивши рамку мишкою, пересувають значення на потрібне місце.

Для вирішення другого редагування треба позначити стовпчик, де є
значення нулів замість текстового повідомлення, і ще раз натиснути лівою
кнопкою мишки на значенні Y, що відповідає у таблиці значенню «не
визначена», значення 0,00 візьметься у рамку, треба його виділити,
записати «не визначена» і клацнути лівою кнопкою мишки поза текстом. Так
само змінюється значення інших нулів:

У третьому редагуванні колір тла змінюється, як у попередньому прикладі,
а візерунки на стовпчиках створюють-

ся так:

виділяється будь-який із стовпчиків, при цьому всі стовпчики даного ряду
автоматично маркируються;

натискається права кнопка мишки, пункт Формат рядов данных, вкладинка
Вид, кнопка Способы заливки…;

у вікні Заливка, що відкриється, вибирається вкладинка Узор,

зі списку Штриховка вибирається чорний колір, а зі списку Фон — білий
колір,

за взірцем вибирається візерунок і натискається Ok.

Виконається повернення у вікно Формат рядов данных, і знову натискається
Ok:

Так само заповнюється візерунком значення для Y2 та Y3.

Остаточно гістограма набуде такого вигляду:

Приклад 3. Побудова кругової діаграми

Побудувати кругову діаграму для таблиці з першого прикладу:

Як було сказано вище, для побудови кругової діаграми можна
використовувати тільки два ряди даних: ряд даних Х — категорія та ряд
даних Y — значення. Як категорію можна вибрати будь який діапазон з
текстовими значеннями, як дані Y — будь-який діапазон з числовими
даними, відповідний першому вибраному діапазону. У даному разі для
значень Х визначається діапазон А3:В15, для значень Y — діапазон Е3:Е15.

Позначається діапазон даних для побудови кругової діа-

грами як несуміжний: А3:В15; Е3:Е15.

Викликається Майстер діаграм, вибирається тип — кругова діаграма,
різновид — об’ємна, визначаються параметри: заголовок для діаграми —
Облік витрат на технічне обслуговування, підписи даних — позначається
Значение, легенда — розташування Внизу, діаграма розміщується на
окремому аркуші з назвою Кругова діаграма.

Вигляд побудованої діаграми:

В об’ємній діаграмі всі або деякі сектори можна розсунути. Для
відокремлення усіх секторів мишкою позначається будь-який один сектор —
маркируються всі сектори, а потім сектор захоплюється лівою кнопкою
мишки і пересувається від центра. Якщо сектор позначити мишкою двічі з
проміжком, то позначиться тільки цей сектор, і саме його можна
пересувати на потрібну відстань.

Нижче показаний приклад розсування всіх секторів:

і результат після розсування:

Так само, як і в гістограмі, для економічного друку мож-

на змінити колір сектору на чорно-білий візерунок. Для цього мишкою
позначається вибраний сектор двічі з проміжком — сектор маркирується,
права кнопка мишки, пункт Формат рядов данных…, кнопка Способы заливки…,
вкладинка Узор і т. ін.

Нижче показана кругова діаграма із чорно-білими візерунками секторів та
деякими розсунутими секторами:

Будь-який об’ємний графік можна змінити на плаский і навпаки, якщо
натиснути на праву кнопку мишки на зоні графіка (сектор, стовпчик,
лінія), вибрати пункт Тип диаграммы і показати різновид плаского
графіка, а потім натиснути на Ok. Діаграма набуде такого вигляду:

Проведення аналізу даних

за допомогою Microsoft Excel

Основні відомості

Розглянемо таблицю:

Вихідними даними у таблиці є стовпчики Загальна вартість, Податок та
Сума замовлення.

Обчислення провадится за формулами:

Загальна вартість = Ціна за одиницю*К-сть, тобто формула

=G11*F11 записується у комірку Н11 і копіюється вниз по комірках
Н12:Н24.

Податок=Загальна вартість*18 %, тобто формула =Н11*$B$28 записується у
комірку І11 і копіюється вниз по комірках І12:І24.

Сума замовлення=Загальна вартість+Сума замовлення, тобто формула
=Н11+І11 записується у комірку J11 і копіюється вниз по комірках
J12:J24.

Таблиця містить список клієнтів, що замовляли певні вироби протягом
різних проміжків часу. Дані у таблиці не упорядковані, тому важко
з’ясувати;

хто з клієнтів, коли і скільки разів робив замовлення,

які з виробів, коли, якими клієнтами та скільки разів замовлялися,

кількість сплачених чи не сплачених замовлень,

які форми розрахунку та за які вироби використовувались частіше тощо.

Упорядковуючи дані у таблиці за тими чи іншими ознаками, можна
проаналізувати всі наведені вище запитання. Для цього спочатку треба
виділити таблицю включно з заголовками, але без підсумкового рядка, у
даному випадку — це діапазон А11:L24. Якщо таблиця містить багато даних,
виділеному діапазону таблиці можна надати ім’я і в подальшому викликати
потрібний діапазон за цим іменем.

Присвоєння імені для діапазону

Після виділення натискається ліва кнопка мишки у рядку формул ліворуч,
де показана адреса поточної комірки — адреса виділиться синім кольором:

Замість виділеної адреси записують ім’я діапазону, наприклад База 1 і
натискають Enter. Тепер, коли треба виділити діапазон, натискають на
стрілку в зоні поточної адреси у рядку формул і вибирають із показаного
списку потрібне ім’я.

Діапазон, якому було раніше надане це ім’я, буде виділений.

Для скасування імені вибирається пункт головного меню
Вставка/Имя/Присвоить, відкриється вікно, де треба позначити ім’я, і
натискають на кнопку Удалить і Ok

9.14.3. Сортування даних у виділеному діапазоні

Вибирається пункт головного меню Данные/Сортировка…

Відкриється вікно, де можна вибрати сортування за одною, двома чи трьома
ознаками.

Необхідною і достатньою є тільки перша ознака — назва стовпчика, де дані
упорядковуються у першу чергу. Якщо дані у цьому стовпчику повторюються,
то можна вибрати другу ознаку — назву стовпчика, де дані будуть
упорядковані серед тих, що повторюються у попередній ознаці. Якщо ж і
тут є дані, що повторюються, то можна вибрати третю ознаку для
сортування — назву стовпчика, де дані упорядковуватимуться серед тих, що
повторювалися у попередній ознаці. Після вибору ознаки визначають спосіб
упорядкування — за збільшенням чи за зменшенням і натискають Ok.

Наприклад, відсортувати наведену вище таблицю за прізвищами (в
алфавітному порядку — тобто за збільшенням):

У вікні Сортировка диапазона визначають першу ознаку — зі списку
Сортировать по… вибирають назву стовпчика Прізвище клієнта,
встановлюється позначка По возрастанию і Ok:

Таблиця набуде такого вигляду:

З таблиці видно, що клієнти повторно замовляли деякі вироби протягом
різних проміжків часу, тому доцільно було б відсортувати за другою
ознакою — Назва виробу і третьою ознакою — Дата замовлення.

У вікні Сортировка диапазона додається друга ознака — Затем по… —
стовпчик Назва виробу, і третя ознака — В последнюю очередь по… —
стовпчик Дата замовлення. Усі ознаки упорядковуються за збільшенням і
Ok:

Після сортування за трьома ознаками таблиця набуде такого вигляду:

Впровадження проміжних підсумків

В упорядковану таблицю можна впровадити проміжні підсумки: Загальну
суму, Кількість, Середнє, Мінімальне, Максимальне значення по числових
стовпчиках, що відповідають упорядкованому за першою ознакою стовпчику.

Наприклад, потрібно визначити Загальну кількість замовлених виробів,
Загальну вартість, Загальний податок і Загальну суму замовлення по
кожному із клієнтів. Тобто під групами однакових прізвищ мають бути
вирахувані загальні суми — проміжні підсумки для цих клієнтів по
стовпчиках Кількість, Загальна вартість, Податок і Сума замовлення.

Для впровадження таких проміжних підсумків виділяється діапазон База 1,
викликається пункт головного меню Данные/Итоги…

З’явиться вікно:

У зоні При каждом изменении в… зі списку назв стовпчиків вибирають
стовпчик Прізвище клієнта.

У зоні Операция… зі списку операцій вибирається Сумма.

У зоні Добавить итоги по… мишкою позначаються назви числових стовпчиків,
у яких треба провести визначену вище операцію суми: це сповпчики К-сть,
Загальна вартість, Податок і Сума замовлення. З усіх інших стовпчиків
позначка знімається. Покажчик Заменять текущие итоги при першому
створенні проміжних підсумків ролі не відіграє, і тому його можна
залишити:

За один раз можна вибрати тільки одну операцію. Якщо ж потрібно крім
суми, визначити ще і середнє, знову викликаються Данные/Итоги…, замість
операції Сумма вибирають Среднее і знімають покажчик Заменять текущие
итоги, бо, якщо його залишити, то тепер поточна операція суми заміниться
операцією визначення середнього значення, а якщо зняти, то до поточної
операції суми додасться ще й операція визначення середнього значення:

Таблиця з упровадженими проміжними підсумками показана нижче:

Кнопки з цифрами 1, 2, 3, 4 використовуються для відтворення детального
чи стислого показу підсумків, а кнопки з мінусами ліворуч означають, що
провадиться детальний показ.

При натисненні кнопки з цифрою 1 буде відтворений стислий показ — тільки
основні підсумки, а кнопки з мінусами перетворяться на кнопку з плюсом:

(Якщо натиснути на кнопку з плюсом, то знову буде відтворений детальний
показ для усіх підсумків).

Кнопка з цифрою 2 використовується для показу підсумків операції суми по
групах:

У свою чергу, кнопка з цифрою 3 використовується для показу й операції
суми та операції для визначення середнього значення по групах:

Кнопка з цифрою 4 знову відтворить повний показ усіх підсумків.

Натиснення кнопки з плюсом під кнопкою з цифрою 3 відтворить детальний
показ по визначеній групі. Наприклад, якщо натиснути на кнопку з плюсом
навпроти прізвищ Петров і Васильєв, то підсумки по цих прізвищах

будуть показані детально, а для всіх інших прізвищ —

стисло:

Таким чином, вибираючи ту чи іншу кнопку, можна проводити підсумковий
аналіз даних у таблиці.

Таблицю з проміжними підсумками можна виділити і скопіювати на новий
аркуш, при цьому вже не можна буде користуватися зміною показу, а
доведеться задовольнитися тільки поточним переглядом скопійованих даних.

Для скасування проміжних підсумків, якщо вони вже

не потрібні, вибирається пункт меню Данные/Итоги…, і натискається
кнопка Убрать все. Таблиця набуде вигля-

ду, який вона мала перед упровадженням проміжних під-

сумків.

Проведення деяких проміжних підсумків

за допомогою стандартних функцій

Microsoft Excel

Для підрахунку суми числових значень у певному діапазоні
використовується функція СУММ (діапазон комірок), проте вона підраховує
суму із усіх значень, розташованих у вказаному діапазоні. Коли ж
потрібно підрахувати суму числових значень, які відповідають певній
умові у таблиці, використовується функція СУММЕСЛИ, яка має такий
вигляд:

=СУММЕСЛИ(діапазон для перевірки умови; «умова»; діапазон для підрахунку
суми).

Принципом роботи функції є перегляд значень у діапазоні умови і, якщо є
значення, що відповідають умові, вираховується по тих же рядках сума
числових значень у діапазоні підрахунку суми.

Наприклад, за даними попередньої таблиці треба підрахувати суму податку,
що сплатив клієнт Іванов.

Діапазоном для перевірки умови є стовпчик з прізвищами клієнтів —
В12:В24, серед яких зустрічається (або ні) потрібне прізвище.

Умовою для пошуку є прізвище «Іванов», а діапазоном для підрахунку суми
значень є стовпчик з нарахованими податками — І12:І24. Тоді функція
набуває такого вигляду:

=СУММЕСЛИ(В12:В24;«Іванов»;І12:І24)

Після введення функції у вільну комірку таблиці буде отримано результат
підрахунку:

Умова може бути не тільки текстовою, а й числовою: наприклад,
підрахувати загальну кількість виробів, замовлених до 1998 року.

Діапазоном для перевірки умови буде стовпчик із датами замовлення —
С12:С24, умовою мають бути дати до 1 січня 1998 року, тобто «<01.01.98», а діапазоном даних для суми є стовпчик з кількістю виробів — F12:F24. Функція буде виглядати так: =СУММЕСЛИ(С12:С24;«<01.01.98»;F12:F24) " x z | ? x z ? ? ? a & F gd«1n ? ¬ ® ° ? „ † ? ? ¬ U Ue TH a a ha0th & O?OtOmOm j #b#U#Ue# $:'iiiicssOEcOEE?EOcO & & 5,5.5?AeA¶‡~Ae?wkAe~ & •u†uouu j _-_L_icssUOIEIEIEIEIEIEIEIE?EIEIEIOssU®¦ssUI?I—IEIEIEI?I?IOssU j? d.y ¤@ ¤? .загальної кількості замовлених принтерів функція СУММЕСЛИ матиме такий вигляд: =СУММЕСЛИ(Е12:Е24;«Принтер»;F12:F24) Інша функція для підрахунку з умовою — це функція СЧЕТЕСЛИ: =СЧЕТЕСЛИ(діапазон для перевірки умови; «умова») У процесі роботи цієї функції проглядається діапазон для перевірки умови і підраховується кількість виконань умови. Наприклад, визначити, скільки разів робив замовлення клієнт Іванов: Діапазон для перевірки — В12:В24, умова — «Іванов». Функція має такий вигляд: =СЧЕТЕСЛИ(В12:В24;«Іванов») визначити, скільки разів робились замовлення до 1998 року: Діапазон для перевірки — С12:С24; умова — «<01.01.98». Функція має такий вигляд: =СЧЕТЕСЛИ(С12:С24;«<01.01.98») визначити, скільки разів замовлялися принтери: Діапазон для перевірки — Е12:Е24, умова — «Принтер». =СУММЕСЛИ(Е12:Е24;«Принтер»; F12:F24) Нижче показані тексти функцій та результати підрахунків: Приклад функції СУММЕСЛИ Результат =СУММЕСЛИ(B2:B14;"Іванов";I2:I14) 4572 =СУММЕСЛИ(C2:C14;"<01.01.98";F2:F14) 320 =СУММЕСЛИ(E2:E14;"Принтер";F2:F14) 142 Приклад функції СЧЕТЕСЛИ =СЧЁТЕСЛИ(B2:B14;"Іванов") 4 =СЧЁТЕСЛИ(C2:C14;"<01.01.98") 5 =СЧЁТЕСЛИ(E2:E14;"Принтер") 3 Друкування даних Друкувати можна окремі аркуші — з таблицями і діаграмами, всю книгу або попередньо виділений діапазон. Для цього вибирається пункт меню Файл/Печать…, у діалоговому вікні Печать позначаються потрібні параметри і натискається Ok. Для того, щоб надрукувати не отримані значення формул (функцій), а самі тексти формул або функцій, треба спочатку вибрати пункт меню Сервис/Параметры… і на вкладинці Вид (зона Параметры окна) позначити показчик Формулы і Ok: Для того, щоб одночасно із текстами формул можна було б побачити й отримані значення, треба спочатку формули і функції скопіювати таким чином: при вставлянні використовувати пункт меню Правка/Специальная вставка і вибрати показчик Значения, а потім натиснути на Ok: Слід зазначити, що дати будуть показані як цифри, що означають кількість днів, що минули від 1 січня 1900 року до вказаної дати: Після отримання в таблиці і значень, і формул також можна викликати вікно друку і друкувати: Робота із списками даних Списком називають набір рядків таблиці, що містить пов’язані між собою дані. Розрізняють списки користувача і списки — бази даних. Списки користувача створюються користувачем для подальшого автозаповнення таблиці даними. Елементами списку користувача можуть бути або дані, що вже набрані у таблиці, або дані, які вводяться користувачем безпосередньо під час створення списку. Створення списку користувача на основі існуючих даних Виділяється діапазон комірок, який містить елементи майбутнього списку користувача; вибирається пункт меню Сервис/Параметры…, на вкладинці Списки натискається кнопка Импорт і Ok. Наприклад, необхідно створити список користувача із даних, розміщених у комірках В1:В5: Виділяється діапазон В1:В5, вибирається пункт меню Сервис/Параметры…, на вкладинці Списки у зоні Импорт списка из ячеек буде показаний діапазон $B$1:$B$5, натискається копка Импорт и Ok: 9.16.2. Створення нового списку користувача Вибирається пункт меню Сервис/Параметры…; на вкладинці Списки вибирається Новый список; в зоні Элементы списка вводяться елементи списку, починаючи з першого. Після введення чергового елемента натискається клавіша Enter; по закінченню введення всіх елементів списку натискається кнопка Добавить і Ok. Наприклад, треба створити список користувача з назв днів тижня: Понеділок, Вівторок, …, Неділя. Вибирається пункт меню Сервис/Параметры…, на вкладинці Списки вибирається Новый список, у зоні Элементы списка вводяться: Понеділок Enter Вівторок Enter Середа Enter Четвер Enter П’ятниця Enter Субота Enter Неділя Enter Натискається кнопка Добавить і Ok: Відтворити створені списки користувача можна, записавши в потрібну комірку таблиці будь-який елемент списку і за крапку автозаповнення поточної комірки протягнути мишкою у потрібному напрямку — виділені комірки вміщуватимуть список. Списки — бази даних Списком (базою даних) називають набір даних, що містить інформацію про певні об’єкти. У Microsoft Excel такою базою даних є таблиця, рядки в якій, починаючи з другого, називають записами, стовпчики — полями. Перший рядок списку містить назви полів (стовпчиків). Під час створення списку — бази даних у середовищі Microsoft Excel слід дотримуватися певних правил: на одному робочому аркуші не можна розміщувати більше одного списку; список має бути відокремлений від інших даних робочого аркуша щонайменше одним порожнім стовпчиком і одним порожнім рядком; список не може містити порожніх рядків (стовпчиків); заголовки полів мають бути унікальними, тобто не може бути повторів назв заголовків полів; бажано, щоб формати заголовків полів відрізнялися від форматів записів; не може бути порожнього рядка або навіть порожньої комірки між заголовками полів і записами; в усіх рядках списку в однакових стовпчиках мають розташовуватися однотипні дані. Наприклад, наведена раніше таблиця замовлень, що містить інформацію про клієнтів та їх замовлення, може бути списком — базою даних, що складається з дванадцяти полів, назви яких не повторюються: № п/п Прізвище клієнта Дата замовлення Код виробу Назва виробу К-сть Ціна за одиницю Загальна вартість Податок Сума замовлення Форма розрахунку Сплачено Назви полів знаходяться в одинадцятому рядку робочого аркуша, а самі записи бази містяться в рядках з 12 по 24. Список (база даних) Microsoft Excel подано такими параметрами: діапазоном бази даних або іменем діапазону та адресами назв полів або їх порядковими номерами у базі даних. Наприклад, діапазоном бази даних таблиці замовлень є комірки А11:L24 (або ім’я діапазону — База1, яке було надане вказаному діапазону), а адресами назв полів є А11 — поле № п/п (порядковий номер 1), В11 — поле Прізвище клієнта (порядковий номер 2) і так далі до адреси L11 — поле Сплачено (порядковий номер 12). Використання форм для роботи із списками Форма — зручний засіб для перегляду, зміни, додавання та вилучення записів, а також для пошуку даних у списку даних. Для виклику форми слід виділити список даних і вибрати пункт меню Данные/Форма…: Вікно форми має назву робочого аркуша, де розташований список даних, і одразу показує зміст першого запису зі списку. Для пересування по записах можна використовувати сла- йдер на лінійці переміщення або кнопку Далее для переміщення на наступний запис, та кнопку Назад — на попе- редній запис у списку. Для переміщення по значеннях по- лів запису можна використовувати мишку або клавіші Tab — на наступне поле, або Shift + Tab — на попереднє поле запису. Зміст полів запису (крім полів, що містять формули), можна змінювати. Відмінити редагування поля можна тільки у випадку, якщо запис є активним (кнопка Вернуть). У процесі внесення змін і переході на інший запис, або закритті форми (кнопка Закрыть) відмінити редагування неможливо. Кнопка Удалить видаляє поточний запис, і його також неможливо від- новити. Кнопка Добавить дозволяє внести вхідні значення у поля нового запису, а вихідні значення (поля, що містять формули/функції) будуть обчислені автоматично при натисненні клавіші Enter, кнопки Добавить або кнопки Закрыть. Додавати можна стільки нових записів, скільки порожніх рядків міститься між списком та іншими даними робочого аркуша. Якщо ж даних нижче списку немає, то можна додавати нових записів стільки, скільки завгодно. Аналіз даних у списках за допомогою запитів Запитом називають засіб пошуку даних, що зберігаються у списку, за допомогою певного критерію пошуку. Результатом запиту є набір записів, які задовольняють уведеному критерію. У критерій пошуку може включатися одна або більше умов, при цьому декілька умов можуть накладатися або на один стовпчик таблиці (поле списку), або одночасно на декілька стовпчиків (полів списку). За типами критерії поділяють на прості, складні, складені та обчислювальні: простий критерій містить тільки одну умову; складний — дві і більше умов, що накладаються на дані з одного стовпчика; складений критерій — дві і більше умов, що накладаються на дані з різних стовпчиків; обчислювальний критерій містить умову вибірки даних за значенням, що обчислюється за формулою або функцією. Створення запитів для пошуку даних у формі У вікні форми натискається кнопка Критерии і заповнюється шаблон запиту: у відповідному полі записується одна умова — простий критерій або у декількох полях записується декілька умов — складений критерій. Складний та обчислювальний критерій у формах використовувати не можна. Наприклад, виконати пошук записів у списку, де міститься інформація про клієнта Іванова: У полі Прізвище клієнта заноситься прізвище Іванов і можна пересуватися по записах за допомогою кнопок Далее і Назад, при цьому у формі будуть показані тільки ті за- писи, де в полі Прізвище клієнта міститься вказане прі- звище. Аналогічно провадиться пошук записів про клієнта Іванова, що у 1998 році і пізніше замовляв принтери у кредит (складений критерій): При занесенні умов можна використовувати знаки ? і *. Знак ? замінює під час пошуку один будь-який текстовий символ, а знак * — будь-яку кількість будь-яких текстових символів. Наприклад, якщо записати у поле Прізвище клієнта умову І*, то відбиратимуться записи з усіма прізвищами, які починаються на літеру І, а якщо записати умову Іван?в, то відбиратимуться записи з прізвищами, де перші чотири літери Іван, а шоста літера прізвища — в (Іванов, Іванів тощо). Ці знаки не можна використовувати у полях, що містять числові дані. Кнопка Очистить видаляє всі умови, кнопка Правка — повертає користувача у вікно форми для редагування записів, а кнопка Закрыть — закриває вікно форми. Створення запитів для пошуку даних у списку за допомогою фільтрів Для допомогою фільтрів можна вибрати записи, що містять потрібні для пошуку дані. Фільтри бувають двох типів: Автофільтр і Розширений фільтр. Автофільтр може працювати з простими критеріями (одна умова), складними критеріями (максимум дві умови за одним полем) і складеними критеріями, які можуть містити стільки умов, скільки полів у списку, але при цьому використовують максимум дві умови за одним полем. Критерії заносяться під час роботи Автофільтра, а результати запиту для подальшого збереження користувач може самостійно скопіювати в інше місце поточного робочого аркуша або на новий аркуш. Розширений фільтр може працювати з усіма перерахованими типами критеріїв, при цьому кількість умов у складних і складених критеріях необмежена, а результати запиту за бажанням користувача можуть бути автоматично скопійовані у вказане місце поточного робочого аркуша. Використання Автофільтра Виділяється список, вибирається пункт меню Данные/Фильтр…/Автофильтр: , і список набуде такого вигляду: При натисненні на цю кнопку у вибраному полі списку відкривається меню: Пункт Все виводить усі значення з позначеного поля, Пункт (Первые 10…) виводить до десяти записів з максимальними або мінімальними значеннями з позначеного поля: Пункт (Пустые) виводить тільки ті записи, де в указаному полі є порожні комірки, а пункт (Непустые) виводить тільки ті записи, де в указаному полі немає порожніх комірок (ці пункти з’являються у меню Автофільтра, тільки у випадку, якщо у полі є порожні комірки). При виборі одного з наведених значень (наприклад, прізвища Васильєв), список буде відфільтрований по простому критерію — вказаному значенню — і набуде вигляду: Так само можна одночасно вибрати критерій пошуку даних і в іншому полі (полях) — складений критерій. Наприклад, потрібно отримати дані про клієнта Васильєва, який замовляв телефони за готівку: Із поля Прізвище клієнта вибирається пункт Васильєв, із поля Назва виробу — Телефон, а з поля Форма розрахунку — Готівка: Результатом запиту будуть записи: Стрілка на кнопці і номери рядків списку стануть блакитними — це ознака того, що дані у списку відфільтровані. Для відновлення показу всіх записів списку можна поступово із меню кнопки зі стрілкою у полях, де визначався критерій, вибирати пункт Все, або одразу вибрати в головному меню пункт Данные/Фильтр…/Отобразить все. Стрілки на кнопці і номери рядків списку знову стануть чорного кольору — це означає, що показані всі записи. Пункт (Условие) використовується для створення запиту із складним критерієм (максимум дві умови) по вказаному полю. Наприклад, треба відшукати дані про вироби, які замовлялися до 1998 року. Натискається кнопка зі стрілкою у полі Дата замовлення, пункт (Условие), де можна зазначити одну умову — тоді заповнюється тільки перший рядок, або дві умови — заповнюється і перший, і другий рядок. Кнопка И використовується, коли потрібно одночасне виконання обох уведених умов, а кнопка ИЛИ — у випадку, коли має виконуватися одна з двох умов: Критерій пошуку має містити тільки одну умову — дані по датах до 1998 року, тому значення критерію заноситься тільки у перший рядок, при цьому оператор умови вибирається зі списку операторів першого рядка: Після натиснення кнопки Ok будуть показані результати запиту: Для пошуку про клієнтів Іванова та Васильєва, що замовляли вироби протягом 1997 року, створюється складений критерій по двох полях: полю Прізвище клієнта і полю Дата замовлення. Для поля Прізвище клієнта критерій має містити дві умови, поєднані зв’язкою ИЛИ, бо для перегляду потрібні записи з цього поля з прізвищем Іванов, або з прізвищем Васильєв: Для поля Дата замовлення критерій також має містити дві умови, проте вони мають бути поєднані зв’язкою И, бо для перегляду потрібні записи з цього поля, де дати одночасно і менші за 01.01.98, і більші за 31.12.96: Результатом запиту будуть записи: Кожен отриманий результат запиту можна скопіювати у визначене місце робочої книги, зробити відповідні підписи, а в основній таблиці скасувати результати запитів і за необхідності продовжити створювати нові запити для пошуку даних. PAGE 1 PAGE 278 fgjhkjfhkjfd dfhhkjh

Похожие записи