Реферат на тему:

Формалізовані та машинно-орієнтовані інформаційні структури.

Формування зв’язків для передачі повідомлень.

В практиці функціонування організацій для передачі інформації
використовують усну мову, письмові повідомлення і слаботочний зв’язок:
провідний (телетайп, телеграф, телефон, комп’ютер) і безпровідний
(радіо, радіорелейний, телевізійний, супутниковий). При передачі
інформації дуже важливо забезпечити її захищеність від спотворень, тобто
здатність протидіяти перешкодам. Випадкові перешкоди можуть виникати
через чисто фізичні причини (наприклад, погана чутливість при розмові по
телефону), а також через помилки при кодуванні чи декодуванні
повідомлень. Крім того, можливий, так званий семантичний шум, тобто
спотворення при інтерпретації повідомлення, або ж свідоме спотворення чи
дезінформація (наприклад, приписки в звітах). Захист від спотворення
підвищується за рахунок надлишковості інформації, що забезпечує більшу
надійність передачі. Обернена її величина — змістовність. Так,
наприклад, скупа мова телеграми змістовніша, ніж письмовий твір про одну
і ту ж подію. Але при збільшенні змістовності зменшується захищеність
від спотворень.

З точки зору регламентації розрізняють спрямовані та неспрямовані
інформаційні зв’язки. Спрямовані зв’язки відповідають
адміністративно-організаційній структури системи управління, строго
регламентуються і створюють комунікаційну мережу. Неспрямовані зв’язки
людина створює самостійно, самостійно шукаючи потрібні відомості в
архівах, бібліотеках, книжках, журналах, на виставках, конференціях і,
так далі. Збільшення неспрямованої інформації дозволяє значно скоротити
обсяги спрямованої без шкоди для якості управління. Проте, таке
зростання, як правило, проводиться при децентралізації управління і
вимагає знання шляхів отримання неспрямованої інформації, легкості
доступу до неї та її сприйняття, а також зацікавленості споживача в цій
інформації.

Класифікація повідомлень

По спрямованості (по відношенню до даної управлінської системи)
повідомлення звичайно розділяють на вхідні (джерело знаходиться в
зовнішньому середовищі, споживач в системі), вихідні (споживач — в
зовнішньому середовищі, джерело — в системі), внутрішні (джерело і
споживач знаходиться в системі) і проміжні (використовуються лише для
подальшої обробки), внутрішньосистемні (споживач і джерело в
середовищі). При цьому деколи вихідні та внутрішні повідомлення
об’єднуються під загальною назвою внутрішня інформація, оскільки вони
характеризують стан даної системи. В той же час вхідні повідомлення, що
оцінюють стан і реакцію середовища, називають зовнішньою інформацією.

По перетвореннях повідомлення поділяють на неперетворювані (первинні) і
перетворювані (похідні). У цьому випадку повідомлення, що не змінилось
при проходженні середовища, доцільно вважати тотожньо перетвореними,
тобто такими, що отримали тільки затримку в часі (лаг). Похідна
інформація завжди отримується внаслідок перетворення первинної чи
проміжної інформації, де первинна інформація є результатом прямого
сприйняття властивостей реальності.

По видах перетворення повідомлення можна виділити агрегування
(укрупнення), “відсікання” (тобто фільтрацію деяких даних), сортування
та групування і т.д.

Перетворення повідомлень класифікують і за ступенем завершеності:
результат може бути кінцевим чи проміжним, тобто використовуваним лише
для наступної обробки і таким, що не має самостійного значення.

По режиму передачі розрізняють повідомлення в залежності від інтервалів
між їх послідовними прибуттями чи відправленнями. Насамперед необхідно
відрізняти неперервну інформацію від дискретної, для якої характерна
наявність вказаних інтервалів. При рівності цих інтервалів повідомлення
можна вважати періодичними (вони в свою чергу діляться у відповідності з
розміром інтервалу — рік, місяць, зміна), в іншому випадку їх називають
неперіодичними. Неперіодичні повідомлення можуть бути повторюваними (з
визначеними або випадковими інтервалами) і разовими.

По часу, що відображається в повідомленнях, їх ділять на проспектні (про
майбутні події — прогнози, проектні та директивні плани і т.д.) та
ретроспективні, тобто такі, що містять повідомлення про минулі події
(наприклад, звіти з можливим поділом на аналітичні та облікові
повідомлення. До аналітичних повідомлень, зокрема, відноситься
інформація про відхилення процесу від запланованого режиму).

По стабільності розрізняють повідомлення з постійною інформацією (які
довгий час не змінюють своє значення), умовно-постійною інформацією
(якщо інтервал часу між однорідними повідомленнями більший чи рівний
тривалості циклу управління), умовно-змінною інформацією (вся інша
інформація — наприклад, нормативи затрат праці).

Для оцінки рівня стабільності інформації використовують коефіцієнт
стабільності kст , який розраховується за формулою:

де ІСзаг – загальний обсяг інформації (в логічних елементах);

ІСзм – обсяг інформації (в логічних елементах), яка змінює своє
значення за розглядуваний період (год).

Якщо значення коефіцієнта стабільності не менше 0,85, інформаційну
сукупність вважають умовно-постійною.

Інша класифікація, пов’язана з стабільністю даних, передбачає їх поділ
на оперативні (облікові, що виникають при відображенні стану системи чи
середовища в певний момент); нормативні (характеризують можливі
результати розвитку процесу в певний період) і регламентуючі
(встановлюють необхідні параметри розвитку процесу, що визначаються
управлінськими рішеннями). Вважається, що планові і нормативно-довідкові
дані, що містять також затверджені розцінки і тарифи, разом складають
умовно-постійну інформацію, а оперативні — змінну.

Документаційне забезпечення управлінської праці.

Документи – це найпоширеніші носії інформації. Повідомлення, зафіксоване
на будь-якому носії називають документом. Документ – це інформаційне
повідомлення в паперовій, звуковій чи електронній формі, оформлене по
певних правилах та завірене у встановленому порядку. Документаційне
забезпечення управлінської праці здійснюється шляхом ведення
діловодства. Документобіг – це система створення, інтерпретації,
передачі, прийому, архівування документів, а також контролю за їх
виконанням і захисту від несанкціонованого доступу. Тому потрібно
прагнути покращити форму документів, використовуючи типові та
уніфіковані форми, зменшувати їх кількість і пристосовувати до
автоматизованої обробки інформації. Остання вимога підкреслює
необхідність уніфікації документів. Кожен документ складається з окремих
складових елементів, які називаються реквізитами. Сукупність реквізитів,
розміщених в документі визначеним чином, складає його формуляр. На даний
час існує понад двадцяти реквізитів, їх кількість в документі залежить
від типу конкретного документу. Перелік реквізитів документу приведений
в таблиці 4 (додаток). Здійснення документаційних процесів пов’язано із
створенням, збереженням, передачею та використанням великих масивів
документованої інформації. Найефективніший шлях скорочення трудових
затрат полягає у впровадженні в практику ділової діяльності
інформаційних технологій. Для наочності і швидкого вивчення порядку
складання і обробки окремих документів, а також для прискорення навчання
цих процесів можуть використовуватися оперограми і
маршрутно-технологічні карти, технологічні ланцюжки, графіки, схеми,
документограми. Побудова подібних форм, як правило, становить перший
етап розробки комплекту уніфікованих документів, уніфікації їх текстів.

Особливістю аналізу документопотоків є дослідження не тільки процесів
обробки документів, але й попередніх їм етапів формування змісту
проектів документів та надання документам юридичної сили. Зразок
маршрутно-технологічної карти підготовки ініціативного листа з
повідомленням про проведення конференції наводиться нижче:

Таблиця SEQ Таблица \* ARABIC 1

Маршрутно — технологічна карта підготовки ініціативного листа з
повідомленням про проведення конференції для 100 адресатів на двох
листах.

№ Назва операції Виконавець Норма часу на операцію, хвилин
Середньомісячна зарплата Розрахована величина вартості

1 Видача доручення Керівник 5

2 Отримання доручення Спеціаліст 5

3 Підготовка проекту листа-повідомлення Спеціаліст 90

4 Друкування проекту Секретар 7,5

5 Узгодження з керівником віддрукованого тексту Спеціаліст

Керівник 10

10

6 Корекція проекту листа Керівник 5

7 Передрук виправленого тексту листа Секретар 5

8 Звірка віддрукованого тексту Спеціаліст 3

9 Візування проекту Спеціаліст

Керівник 5

5

10 Затвердження документу заступником директора організації Секретар

Заступник директора 5

5

11 Передача документу на реєстрацію Секретар 10

12 Реєстрація документу Секретар

Інспектор 5

5

13 Оформлення замовлення на розмноження Спеціаліст 3

14 Передача документу на розмноження Секретар 10

15 Розмноження листа в 100 екземплярах Оператор 120

16 Завірення копій листа Секретар 120

17 Складання списку на розсилку Спеціаліст 40

18 Завірення копій листа Секретар 25

19 Складання списку на розсилку Секретар 25

20 Підбір екземплярів листа Секретар 60

21 Обробка документів для відправлення Експедитор 120

22 Підшивка в справу екземпляру листа Інспектор 5

Оперограми представляють графічну інтерпретації процесів створення
документів , як по операціях формування в них інформації, що в них
міститься, так і по операціях обробки носіїв інформації. З допомогою
оперограм можна систематизувати зміст, раціоналізувати маршрути
документів, визначати види робіт по документуванню управлінських
процесів.

Таблиця SEQ Таблица \* ARABIC 2

Витримка з оперограми підготовки та прийняття рішення.

На основі документограм визначається кількість документів в структурному
підрозділі організації, склад виконавців, порядок руху документів,
трудомісткість їх обробки. Розглянемо документограму управління цехом.

Таблиця SEQ Таблица \* ARABIC 3

Документограма управління цехом.

Показники Найменування документів

Квартальний бізнес-план Місячний план-графік завдання Звіт про
виконання добового завдання Звіт про виконання змінного завдання

Періодичність 4 рази/рік 12 раз/рік. 2 рази/день 1 раз/день

Кількість документів на рік 80 140 1080 510

Робочі місця

Контрольні місця

Начальник зміни

Диспетчер

Планово-диспетчерське бюро

Начальник цеху

Планово-диспетчерський відділ

Економічний відділ

Директор

Автоматизація документообігу полягає в комплексній автоматизації задач
розробки, узгодженні, поширення, пошуку та архівного збереження
документів організації. Постійне збільшення обсягів інформації
необхідної для прийняття правильного управлінського рішення призводить
до того, що традиційні методи роботи з документами стають неефективними.
Згідно даних компанії Delphi, 15% паперових документів втрачається без
сліду і для їх пошуку співробітники гублять до 30% свого робочого часу.
При переході до електронних документів і автоматизації документообороту
зростання продуктивності працівників збільшуються на 25-50%, зменшується
час обробки одного документу більше ніж на 75%, зменшуються витрати на
оплату площі для збереження документів на 80% (оцінка Norton Nolan
Institute).

Інформаційна мова.

Обробка економічних задач закінчується складанням різних статистичних
зведень, таблиць, відомостей, в яких інформація групується на основі
певних систем класифікації та кодування. Саме тому вирішення більшості
задач інформаційного забезпечення тісно пов’язується з вибором або
побудовою інформаційної мови системи, використанням централізовано
розроблених або створенням власних класифікаторів і шифрів інформації,
що обробляється. Під інформаційною мовою розуміють такий засіб
формалізованого опису техніко-економічних даних, який дозволяє
використовувати в процесі обробки на ЕОМ зміст тих чи інших показників
та повідомлень. Застосування інформаційної мови створює певні вигоди для
автоматизованої обробки інформації. Інформаційні мови відрізняються від
природних перш за все своєю однозначністю. Кожному змістовному значенню
ставиться у відповідність лише одна послідовність знаків. Їх
використання дозволяє в явній формі виразити об’єднання змістовних
понять (наприклад, поняття виду — “загальні обсяги робіт” і “темп росту
обсягів робіт”). Крім того, суттєво обмежуються можливості
неоднозначності і надлишковості за рахунок вилучення синонімів і
застосування чітких правил синтаксису, які визначають певний порядок
розміщення знаків у записах. Синоніми — це декілька термінів, які
використовуються для позначення одного і того ж об’єкту чи поняття
(наприклад, “ввід в дію” і “ввід в експлуатацію”). Використання
інформаційної мови також забезпечує усунення омонімії та полісемії.
Омоніми — це два слова, які однаково вимовляються, але не мають між
собою нічого спільного (наприклад, “замок” і “замок”). Полісемія означає
перенесення найменування одного предмету на інший, який має з ним деякі
спільні ознаки (наприклад, “бюро”).

Основні вимоги до інформаційних мов полягають у більшій строгості в
порівнянні із природною, легкості у вивченні, а також можливості простої
модифікації при зміні мови документів або вимог користувачів.
Використання інформаційної мови забезпечує впорядкування технології і
класифікації техніко-економічних даних, полегшує дослідження і
формування складу і структури інформаційного середовища та визначення
його найдоцільнішої структури, спрощується встановлення взаємозв’язків
між різними інформаційними системами організації.

Класифікація інформації.

Класифікація і кодування інформації використовується для скорочення
описової частини різноманітних відомостей, які зберігаються,
обробляються і передаються.

Класифікація — це впорядкування об’єктів заданої множини (предмети,
поняття, властивості та інше). Ознака подібності або відмінності
об’єктів, яка використовується, називається основою класифікації.
Сукупність правил впорядкування утворює систему класифікацій.

Основні вимоги до системи класифікації:

достатня ємність, яка дозволяє врахувати всю множину об’єктів
класифікації;

гнучкість, яка дозволяє розширити цю множину без порушення структури
класифікації;

економічно виправдана глибина класифікації;

можливість вирішення всіх задач;

можливість комплексного вирішення всіх задач, які можуть виникнути в
даній організації;

простота введення класифікатора і автоматизація цього процесу.

Розрізняють ієрархічну і фасетну систему класифікації.

Ієрархічна система класифікації встановлює відношення підпорядкування
між класифікаційними визначеннями, тобто спочатку по певній ознаці
виділяються великі групи, кожна з яких в свою чергу у відповідності
визначеною ознакою ділиться на дрібніші і т.д.

Фасетна система класифікації передбачає поділ початкової множини
об’єктів на ряд незалежних груп у відповідності з різними ознаках або ж
по їх сукупності. Весь набір ознак формується у паралельні фасети. В
цьому випадку групи утворюються різними комбінаціями числових
характеристик ознак, взятих з відповідних фасетів. Порядок розміщення
фасетів при формуванні тієї чи іншої групи залежить від поставлених
задач.

В результаті застосування будь-якої з даних систем класифікації або ж їх
суміщення створюється класифікатор, який має обмежену сферу дії у
вигляді систематизованого набору найменувань груп об’єктів і ознак, а
також їх шифрів. Під шифром (кодом) розумітимемо позначення об’єкта або
групи у вигляді знаку або комбінації знаків, тобто букв, цифр або чисел
згідно правил встановлених системою кодування.

Для прикладу можна навести побудову ідентифікаційного номеру платника
податків –перший і другий знак означають територію, третій та четвертий
– номер державної податкової служби, останні – номер платника податків і
контрольний розряд. Коди організацій присвоюються державними органами
статистики. Складається з трьох блоків: реєстраційний номер, назва
організації, відомча, територіальна та галузева приналежність
організації.

Кодування інформації

Кодування — це процес присвоєння об’єкту шифру або коду, який замінює
звичайний запис. Метою кодування є представлення інформації в
компактнішій і зручнішій формі, що є необхідним при записуванні даних в
документі, перенесенні їх на машинні носії, передачі і обробці з
допомогою ЕОМ.

Системи кодування, які застосовуються в реальних інформаційних системах,
повинні володіти рядом властивостей, найважливішими з яких є:

однозначність — шифр однозначно описує певну кількість інформації, яка
має завершений зміст;

уніфікація — для всіх типів інформації створена єдина структура шифрів;

зв’язність — забезпечує просте перешифрування в загальноприйняті системи
шифрів;

компресія — в деяких допускає випадках скорочення кількості знаків в
шифрах;

дешифрованість — дозволяє раціонально відшуковувати інформацію по
заданому шифру а також сортувати її по заданому признаку і редагувати по
шифрах (без вияснення змістовного боку інформації).

Крім того, повинні передбачатися деяка надлишковість і гнучкість, які б
забезпечували можливість розширення і внесення необхідних змін без
порушення прийнятої структури класифікації.

Для кодування слід використовувати, як правило, десяткові цифри і букви,
що полегшує обробку даних людиною і за допомогою комп’ютера. Бажано, щоб
шифр мав по можливості мінімальну довжину, що спрощує заповнення і
перевірку документів, а також зменшує необхідний обсяг пам’яті,
кількість помилок і час обробки на комп’ютері.

Розрізняють чотири системи кодування техніко-економічної інформації.
Перші дві — послідовна і паралельна — побудовані на попередньо
здійсненій класифікації і тому називаються класифікаційними, наступні
дві — порядкова і серійно-порядкова — називаються реєстраційними.

Послідовна система кодування відповідає ієрархічній системі
класифікації. Її основна відмінність полягає в тому, що шифр будь-якого
розміщеного нижче групування утворюється шляхом додавання його коду до
коду вище розміщеного групування. Ця система досить інформативна, але,
як правило, шифри мають велику довжину і складну структуру, в зв’язку з
цим вона використовується лише при незначних змінах техніко-економічної
інформації. Її застосовують, наприклад, в класифікаторах галузей
економіки, органів державного управління.

Паралельна система кодування (її також називають розрядною, позиційною)
ближча до фасетної системи класифікації. Для позначення того чи іншого
фасету виділяється певний розряд або група розрядів шифру; при цьому, на
відміну від послідовної системи, немає залежності ознаки, записаної в
одному розряді, від тих, що записані в інших розрядах. По шифру неважко
відтворити набір ознак, які характеризують об’єкт.

Таким чином, паралельна система забезпечує багатоаспектну класифікацію і
кодування. Недолік — менша, ніж при послідовній системі інформативність.

Порядкова система кодування — найпростіша. Кожен об’єкт отримує черговий
номер, який ще не зайнятий і відтепер буде його шифром., як правило, для
зручності обробки інформації використовують рівномірний код, який
містить в усіх випадках однакову кількість розрядів (наприклад, 0014,
2132, 0814 і т.д.).

Порядкова система найпростіша для ідентифікації (однозначного визначення
об’єкта з допомогою шифру), шифри мають малу довжину. Її недолік — повна
відсутність в шифрі будь-якої інформації про об’єкт і складність
автоматичної обробки даних для отримання результатів. Тому порядкова
система, якщо і використовується в чистому вигляді, то лише при
невеликій кількості об’єктів і при використанні однієї ознаки.

Серійно-порядкова система кодування застосовується або, як розвинута
порядкова, або у вигляді суміщення ієрархічної системи класифікації з
порядковою системою кодування. В першому випадку при наявності двох і
більше ознак об’єкти діляться на групи і кожній групі виділяється серія
номерів, які і присвоюються в реєстраційному порядку. Таким чином, одна
група може отримати номери від 001 до 075, друга — від 076 до 120 і т.д.

В іншому випадку для ознаки виділяється окремий розряд або декілька
розрядів шифру, а реєстрація здійснюється в межах виділених серій
номерів.

В більшості випадків використовуються комбінації наведених систем
класифікації і кодування.

При розробці системи класифікації і кодування треба враховувати існуючі
централізовано підготовлені єдині класифікатори і шифри, які
затверджені, як обов’язкові для галузі або країни в цілому.
Загальнодержавними класифікаторами всебічно охоплюються дані про трудові
і природні ресурси (професії робітників, посади службовців,
спеціальності по освіті, корисні копалини, гідроенергетичні ресурси та
інші), продукти праці, виробничу діяльність і послуги (промислову,
будівельну і сільськогосподарську продукцію, роботи і послуги в цих
галузях, а також на транспорті, в торгівлі, матеріально-технічному
забезпеченні, зв’язку, послуги населенню), структуру економіки і
адміністративно-територіальний поділ (підприємства, організації, галузі,
органи державного управління і т.д.).

Прикладом застосування можуть бути коди рахунків бухгалтерського обліку,
які широко використовуються, як при ручній обробці, так і в умовах
комп’ютеризації. В існуючій системі обліку код рахунків бухгалтерського
обліку містить чотири знаки: перші два – балансові рахунки, наступні два
– субрахунок, який встановлюється в організації. Система балансових
рахунків, що використовуються в міжнародному обліку, передбачає для
виділених субрахунків чотири розряди.

Список літератури.

Автоматизированные информационные технологии в экономике. Под. ред.
Г.А.Титоренко — М. Компьютер ЮНИТИ, 1998, — 336 с.

Бердтис А. Структуры данних. — М.: Статистика, 1974, — 408 с.

Блек Ю. Сети ЭВМ : протоколы, стандарты, интерфейсы. -М.: Мир, 1980.

Бойко В.В., Савинков В.М. Проектирование баз данных информационных
систем. -М.: Финансы и статистика, 1992.

Бойков.В., Савинков В.М. Проектирование баз данных информационных
систем. М. Мир 1997.

Боэм Б.У. Инженерное программирование для проектирования программного
обеспечения. -М.: Радио і связь, 1985, -512с.

Брябрин В.М. Программное обеспечение персональных ЭВМ. — М.: Наука,
1988.

Васильев В.Н. Организация, управление и экономика гибкого
интегрированного производства в машиностроении. – М.: Машиностроение,
1986. –312 с.

Вершинин О.В. Компьютер для менеджера. — М.: Высшая школа, 1990.

Вычислительные машины, системы и сети/ Под ред. А.П.Пятибратова. — М.:
Финансы и статистика, 1991.

Герасименко В.А. Защита информации в автоматизированных системах
обработки данных. — В 2-х кн. — М.: Энергоатомиздат, 1994.

Гершгорин Л.Г. Что такое АРМ бухгалтера. — М.: Финансы и статистика,
1988.

№ Операції Виконавці

Співробітник Секретар Керівник підрозділу Керівник Член колегії
Інспектор по контролю

1 Скласти проект рішення

2 Зібрати візи зацікавлених осіб

3 Довести проект до відома членів колегії

4 Розмножити проект

5 Провести обговорення проекту

6 Доробити рішення по результатах обговорення

7 Виготовити текст рішення

8 Підписати проект рішення

9 Зареєструвати рішення

10 Довести рішення до зацікавлених осіб

Похожие записи