Формування автоматизованої моделі внутрішнього контролю та звітності за
розрахунками з контрагентами

 

Для прийняття відповідальними особами адекватних та вчасних рішень, щодо
існуючої політики управління в процесі антикризового регулювання
фінансово-господарського стану, все більшого значення набувають
актуальність і якість інформації про стан розрахунків з контрагентами,
що формується на базі даних бухгалтерського обліку конкретних суб’єктів
господарювання. Неможливість отримання інформації в обсязі та у вигляді,
достатньому для проведення аналізу розрахунків, призводить до здійснення
прогнозування з викривленнями. В розв’язанні даної проблеми мають
значення наступні суттєві аспекти:

—          контроль якості бухгалтерських записів в процесі виникнення
заборгованості;

—          розробка наукових та практичних форм бухгалтерського обліку,
що забезпечило б надання якісної та достатньої бухгалтерської інформації
про результати розрахунків з контрагентами.

Для досягнення автоматизації обліку при здійсненні контролю
заборгованості бухгалтерською службою необхідно здійснити наступні
кроки:

—          застосувати програмний продукт «конструктор» на базі
інтеграції функціонального модуля з підсистемами, що пов’язані з
фінансовими та виробничими аспектами управління;

—          створити інформаційну базу постачальників та споживачів;

—          звірити в електронній формі взаємні вимоги та зобов’язання і
знайти більш раціональні способи погашення заборгованості.

З цією метою розглянемо основні аспекти в роботі з документами, що
впливають на якість бухгалтерської інформації при автоматизованому
веденні обліку.

При внесенні (реєстрації) документа в комп’ютерній програмі для ведення
бухгалтерського обліку (створенні електронного документа на основі
первинного паперового) можна створити можливість контролю програмою
розрахунків з дебіторами та кредиторами. В такому випадку при створенні
електронного документа необхідно здійснити наступні кроки:

1)       заповнення основних реквізитів документа (найменування
контрагента, номер документу, дата документу, умови поставки/платежу);

2)       заповнення додаткових реквізитів документу (термін погашення,
ступінь важливості і контролю для підприємства, рівень суттєвості сум
розрахунку);

3)       заповнення облікових реквізитів, що контролюють особливості
податкового та бухгалтерського обліку витрат, доходів, податків за
здійсненими господарськими операціями.

Реквізит «термін погашення» контролюватиме термін сплати сум по
відвантаженій продукції, виконаним роботам, наданим послугам. Він може
складати будь-який термін, який визначено умовами договору між
підприємствами і бути як короткостроковим (від декількох днів до року),
так і довгостроковим (більше року). Функція даного реквізиту полягає в
нагадуванні бухгалтеру чи фінансовому менеджеру про граничний термін
сплати. Важливим моментом є те, що нагадування має відбуватись за певну
кількість днів до граничного терміну сплати, достатню для того, щоб
зв’язатись з дебітором і, в разі необхідності, нагадати про сплату
рахунків, або для того, щоб акумулювати на розрахунковому рахунку
необхідну суму для сплати кредиторам згідно умов договору.

Кількість днів для попередження також як додатковий реквізит вказується
відповідальною особою (бухгалтером) при створенні електронного документу
за кожним контрагентом з врахуванням умов співробітництва і має бути
встановлений обліковою політикою підприємства. Безпосередньо нагадування
може відбуватись одним з наступним запропонованих методів:

1)       спливанням спеціального вікна-підказки (вікна-нагадування) при
відкритті комп’ютерної програми щоденно з переліком заборгованостей,
строки погашення яких наближаються і є найбільш актуальними на сьогодні;

2)       формуванням спеціального звіту чи відомості можливостями
комп’ютерної програми в разі запиту оператора;

3)       виділенням в оборотно-сальдовій відомості рахунків 36
«Розрахунки з покупцями та замовниками» та 37 «Розрахунки з різними
дебіторами», 63 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками» та 68
«Розрахунки за іншими операціями» заборгованості різними кольорами
(виключаючи червоний) в залежності від строків сплати, що надходять.
Наприклад, встановити для заборгованості, термін погашення якої більше
року чорний колір, термін погашення якої до року – синій, і термін
погашення якої за тиждень – зелений. З плином часу, коли довгострокова
заборгованість буде переходити в короткострокову, колір відображення її
в відомості повинен змінятись з чорного на синій, а за тиждень до
календарної дати погашення його колір змінить з синього на зелений, що
буде сигналом оператору до посиленого контролю і можливих дій з
нагадування про термін сплати платежу.

Реквізит «рівень суттєвості сум розрахунку». Суттєвість – показник
відносний. Так, сума в 1000 грн. може бути абсолютно несуттєвою у
розрахунках великого підприємства, в той час, як для малого підприємства
буде суттєвою. Ця сума має розглядатись по відношенню до:

—          статей на рівні всього фінансового звіту;

—          статей на рівні окремих залишків рахунках або операцій;

—          інших вимог по розкриттю, відповідно до яких таке розкриття
необхідне незалежно від величини;

—          інших вимог, обумовлених особливостями діяльності
підприємства.

Виходити з встановлених норм аудиторської практики Заходу та США, можна
взяти за базу наступні рівні суттєвості щодо валюти балансу:

—          сума понад 10% є суттєвою;

—          сума в межах від 5 до 10% може бути суттєвою;

—          сума менше 5% несуттєва.

Виходячи з встановлених норм, можна розглядати такі рівні суттєвості:

І рівень – окремі суми заборгованості настільки дрібні і незначні, що не
здійснюють впливу на ліквідність балансу. Але якщо таких заборгованостей
набирається багато, то вони переходять на ІІ рівень.

ІІ рівень — суми заборгованості можуть негативно вплинути на ліквідність
балансу. Але якщо таких заборгованостей набирається багато, то вони
переходять на ІІІ рівень.

ІІІ рівень — суми заборгованості негативно впливають на ліквідність
балансу.

Для визначення рівня суттєвості показник ліквідності балансу
запропонований невипадково, а з огляду на те, що суми дебіторської та
кредиторської заборгованості відіграють значущу роль для виконання
чотирьох умов абсолютної ліквідності:

 

 

А1 ? П1,    А2 ? П2,    А3 ? П3,    А4 ? П4,

 

де А1 – активи абсолютної ліквідності (грошові кошти, короткострокові
фінансові вклади),

А2 — активи високої ліквідності (дебіторська заборгованість, інші активи
високої ліквідності);

l

n

n

Aактиви низької ліквідності);

А4 – активи ускладненої реалізації (необоротні активи, інші активи,
реалізація яких є ускладненою);

П1 – короткострокові пасиви (поточна кредиторська заборгованість, інші
короткострокові пасиви);

П2 – середньострокові пасиви (короткострокові кредити, короткострокові
займи);

П3 – довгострокові пасиви (довгострокові кредити, довгострокові займи,
інші довгострокові пасиви);

П4 – постійні пасиви (власний капітал та резерви, прибуток чи збиток
звітного періоду) [3; 4].

Звичайно, визначення рівня суттєвості через вплив окремих сум на
абсолютну ліквідність підприємства є складним та непрактичним підходом
щодо кожної господарської операції за розрахунками. Тому цей рівень
розраховується та встановлюється на початок року за результатами річного
балансу підприємства.

Реквізит «ступінь важливості для контролю» в залежності від суб’єкта
контролю має два фактори впливу: важливість для підприємства з точки
зору умов поставок та відношення до контрагента тощо, та важливість для
комп’ютерної програми з точки зору заданих параметрів та функцій
оператором.

Перший фактор задається оператором при створенні електронного документу,
підлягає підвищеній увазі та постійному контролю з боку менеджера, за
допомогою певних функцій програмного продукту. Наприклад, такому
контролю можуть підлягати документи по розрахунках за виданими
кредитами, наданої фінансової допомоги, отриманими векселями, цінними
паперами тощо. Стосовно таких розрахунків з контрагентами можуть
формуватись окремі відомості, аналітичні таблиці, зведені реєстри
обліку.

Другий фактор залежить від двох попередніх додаткових реквізитів
електронного документу – терміну погашення та суттєвості сум розрахунку.
Він підлягає контролю прописаними функціями програмного продукту, його
ступінь важливості підвищується з наближенням терміну погашення
заборгованості і ряд категорій важливості може бути високим, середнім і
низьким. Його автоматично визначає комп’ютерна програма в результаті
відповідних прописаних аналітичних процедур.

Таким чином заборгованість треба впорядкувати за ступенем важливості.
Ідентифікація рівнів важливості цифрами або буквами дозволить зберігати
інформацію про них в пам’яті комп’ютера і використовувати її при аналізі
даних, а також для прискорення вибіркових досліджень. Наприклад, легко
можна зробити витяг із звіту, що відображав би не тільки наявність
рахунків, що свідчили про прострочення, але й відмічені рахунки, що
попали в категорію високого ступеню важливості. Така додаткова
інформація допомогла управляти і контролювати заборгованість на
підприємстві. Для ефективності системи градація категорій повинна бути
достатньою, але не настільки подрібненою, щоб стерти межі між рівнями
важливості.

Отже, на підприємствах для контролю розрахунків з контрагентами
розробляти методичні положення щодо контролю розрахунків. У даній статі
пропонується алгоритм визначення ступню важливості контролю зобов’язань,
що характеризує прийняття рішень щодо управління заборгованістю (рис.1).

 

На першому етапі здійснюється вибір контрагента, ступінь важливості
контролю розрахунків з яким буде визначатись.

На другому етапі здійснюється визначення терміну погашення
заборгованості. Тут умовно ділиться на три критерії: до 1 місяця, від 1
до 12 місяців (короткострокова) та довгострокова. За кожним з
компонентів вираховуються бали від 1 до 3 в залежності від необхідності
контролю. Так, для заборгованості до 1 місяця цей бал відповідає 3
балам, від 1 до 12 місяців – 2 балам, довгострокова заборгованість – 1
бал.

На третьому етапі здійснюється оцінка ступеню суттєвості за кількісними
показниками. Тобто відбувається порівняння з встановленим показником
суттєвості на підприємстві та визначається її рівень: високий, середній,
низький. І відповідно, за кожним компонентом проставляються бали від 3
до 1.

На четвертому етапі відбувається визначення додаткових умов
співробітництва за якісними показниками: контрагент на особливому
рахунку, разове співробітництво, «ненадійний» контрагент тощо. Тут, якщо
хоча б один критерій має значення для визначення посиленого контролю
співробітництва, проставляється один бал.

На п’ятому етапі визначається кінцева загальна оцінка ступеню важливості
розрахунків шляхом підсумування відповідних балів, що встановлюються за
кожним з елементів оцінки. Таким чином заборгованості присвоюється певна
категорія:

від 2 до 3 балів – низький ступінь важливості для контролю на даному
часовому проміжку;

від 4 до 5 балів – середній ступінь важливості для контролю на даному
часовому проміжку;

від 6 до 7 – високий ступінь важливості для контролю на даному часовому
проміжку.

З плином часу і наближенням терміну погашення заборгованості ступінь
важливості підвищується і в кінці переходить в статус високий.

Комп’ютерна програма ранжує заборгованість з встановленою періодичністю
та алгоритмом. Форма, спосіб та термін нагадування менеджеру
визначаються та прописуються окремо. Всі встановлені реквізити
прописуються в конфігураторі програми [6].

Треба звернути увагу, що всі моменти, встановлені керівництвом в умовах
організації роботи бухгалтерського та внутрішньоконтрольного персоналу з
дебіторами та кредиторами необхідно зазначити в Наказі про облікову
політику підприємства [2].

Висновки. Запропонований алгоритм визначення ступеню важливості контролю
заборгованості має ряд переваг:

по-перше, він може бути пристосований до будь-якої комп’ютерної
програми;

по-друге, він дозволяє звести різні категорії заборгованості до єдиної
бази оцінки, враховуючи значимість кожного з факторів впливу;

по-третє, він не потребує великих витрат часу та праці, полегшуючи при
цьому аналіз заборгованості, контроль над її погашенням та управлінням.

 

Список використаних джерел:

1. Боліцька, В.В. Борги підприємств України: проблеми не розв’язуються
// Актуальні проблеми економіки. – 2008. ? № 2. – С. 48-60.

2. Левицька С. Організація обліку господарської діяльності підприємства.
Бухгалтерський облік і аудит, 6/2010, с. 6

3. Лищенко О.Г. Аналіз дебіторської заборгованості в системі управління
підприємством /О.Г. Лищенко, Г.М. Бескоста// Держава та регіони. Серія:
Економіка та підприємництво.-2009.-№1.-С.114-117.

4. Лищенко О.Г. Управління дебіторською заборгованістю як фактором
фінансової стійкості підприємства /О.Г. Лищенко, І.С. Середа// Держава
та регіони. Серія: Економіка та підприємництво.-2010.-№3.-С.84-88.

5. Момот Т.В.,  Сучасні моделі управління дебіторською заборгованістю
підприємства / Т.В. Момот, Г.М. Бреславська // Науково-технічний збірник
«Комунальне господарство міст». — 2008. — №85.- С. 201-211.

Похожие записи