ЗАГАЛЬНІ ВИМОГИ ДО СКЛАДАННЯ ТА ОФОРМЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ

Класифікація документів

Документ — основний вид ділового мовлення. Він фіксує та передає
інформацію, підтверджує її достовірність, об’єктивність.

Документ — це матеріальний об’єкт, що містить у зафіксованому вигляді
інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до чинного
законодавства юридичну силу.

Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони
— писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру.

Відтворюють документи на папері, фотоплівці, магнітній та перфострічці,
дискеті, перфокарті.

У практичній діяльності установ організацій і підприємств найчастіше
використовують текстові документи, інформація яких фіксується
рукописним, машинописним чи друкарським способом.

Види документів визначають за такими ознаками:

найменуванням — заяви, листи, телеграми, довідки, службові записки,
інструкції, протоколи та ін.;

походженням — службові (офіційні) й особисті*

• службові документи створюються організаціями, підприємствами та
службовими особами, які їх представляють. Вони оформляються в
установленому порядку;

• особисті документи створюють окремі особи поза сферою їх службової
діяльності; місцем виникнення — внутрішні та зовнішні:

• внутрішні документи мають чинність лише всередині тієї організації,
установи чи підприємства, де їх складено;

• зовнішні є результатом спілкування установи з іншими установами чи
організаціями;

призначенням — організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні,
обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо особового складу;

напрямком — вхідні й вихідні;

формою — стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні):

• стандартні — це документи, які мають однакову форму та заповнюються в
певній послідовності й за суворо визначеними правилами (типові листи,
типові інструкції, типові положення);

• індивідуальні документи створюються в кожному конкретному випадку для
розв’язання окремих ситуацій, їх-друкують або пишуть від руки
(протоколи, накази, заяви);

строками виконання — звичайні безстрокові, термінові й дуже термінові:

• звичайні безстрокові – це такі, які виконуються в порядку загальної
черги;

• термінові — зі встановленим строком виконання. До них , належать також
документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма,
телефонограма);

• дуже термінові документи з позначенням «дуже терміново»;

ступенем гласності — секретні й несекретні (для службового
користування). Секретні документи мають угорі праворуч позначку
«Секретно». Розголошення змісту такого документа призводить до
кримінальної відповідальності;

стадіями створення — оригінали, копії й виписки:

• оригінал — це основний вид документа, перший і єдиний його примірник.
Він має підпис керівника установи й, у разі потреби, завірений штампом і
печаткою;

• копія — це точне відтворення оригіналу. На копії документа обов’язково
робиться помітка «Копія» вгорі праворуч. Листуючись з підприємствами,
організаціями й установами, у справах завжди залишають потрібні для
довідок копії. Такі копії звуться відпуском. Оригінал і копія мають
однакову юридичну силу;

• за потреби відтворити не весь документ, а лише його частину, робиться
виписка (витяг);

• якщо документ загублено, видається його другий примірник — дублікат.
Юридичне оригінал і дублікат рівноцінні;

складністю — прості (односкладові) й складні;

строками зберігання — постійного, тривалого (понад 10 років) і
тимчасового (до 10 років) зберігання;

технікою відтворення — рукописні й відтворені механічним способом;

носієм інформації — оформлені на папері, диску, фотоплівці, магнітній
стрічці, перфострічці.

Організація роботи з документами та діяльність щодо їх створення
називаються діловодством.

ОБЛІКОВО-ФІНАНСОВІ ДОКУМЕНТИ

Таблиця

Таблиця —це перелік, зведення статистичних даних або інших відомостей,
розташованих у певному порядку й за графами.

Матеріал у таблиці систематизований, на першому плані виступають цифри.
У таблицях не використовуються дієслівні форми, прислівники. Найчастіше
вживаються слова разом, усього, у тому числі.

Таблиця складається з таких реквізитів:

1) номера;

2) тематичного заголовка;

3) заголовної частини, яка розміщується вгорі (розділові знаки в кінці
заголовків і підзаголовків не ставляться);

4) основної частини, що містить графи й рядки;

5) примітки (якщо вони є) виносяться в окрему колонку або за межі
таблиці.

Таблиця має бути компактною і наочною.

Зразок таблиці:

Таблиця № 5

Затверджено вченою радою

факультету (вузу)_____________

Протокол №____ від «___» _______ 1995 р.

План підготовки кандидатів наук

на 1995—2000 роки __________факультету

№ п/п Прізвище, ім’я, по батькові особи, яка працює над кандидатською
дисертацією Галузь науки, шифр спеціальності, назва теми дисертації
Термін виконання (роки початку та закінчення роботи) Термін виконання на
час складання плану Форма підготовки

навчання в аспірантурі надання творчої відпустки оформлення особою,
яка захищатиме дисертацію

Правопис складних прикметників

Складні прикметники пишуться разом і через дефіс. Разом пишуться:

1. Складні прикметники, утворені від .складних іменників, що пишуться
разом: лісостеповий, радіофізичний, самохідний.

2. Складні прикметники, утворені від сполучення слів, залежних одне від
одного (підрядний зв’язок між словами):

а) від прикметника з іменником: народногосподарський (народне
господарство), східнослов’янський (східні слов’яни);

б) від числівника з іменником: двадцятиповерховий, п’ятнадцятирічний
(але: 125-річний);

в) від дієслова з іменником: сталеплавильний, деревообробний,
машинобудівний;

г) від прислівника з прикметником чи дієприкметником: важкохворий,
вищеназваний, свіжо зрубаний.

Примітка. Такі прикметники слід відрізняти від словосполучень, що
складаються з прислівника та прикметника чи дієприкметника: суспільна
корисний, суспільна необхідний, чітко виражений, різко окреслений.

Прислівник у таких словосполученнях пишеться окремо від прикметника чи
дієприкметника тому, що він логічно наголошується, є членом речення.

3. Складні прикметники-терміни: складносурядний, новогрецький,
дрібнокаліберний, геологорозвідувальний. Через дефіс пишуться:

1. Складні прикметники, утворені від складних іменників, які пишуться
через дефіс: віце-президентський (віце-президент), унтер-офіцерський
(унтер-офіцер).

2. Складні прикметники, між частинами яких встановлюється сурядний
зв’язок (можна поставити сполучник І): південно-східний,
мовно-літературний, навчально-виховний, масово-політичний.

3. Складні прикметники, що означають різні кольори або відтінки
кольорів: жовто-зелений, блідо-рожевий (але: жовтогарячий — один колір),
а також ті, що виражають якість з додатковим відтінком: кисло-солодкий,
гіркувато-солоний.

4. Складні прикметники, перша основа яких закінчується на -ико (-іко):
історико-культурний, механіко-математичний.

5. Складні прикметники з першою частиною військова-, воєнна-:
військово-морський, воєнно-стратегічний (але: військовозобов’язаний,
військовополонений).

6. Складні прикметники, в яких перша складова частина не має
прикметникового суфікса, але за змістом однорідна з другою частиною й
приєднується до неї за допомогою сполучного голосного о або е,
м’ясо-молочний, крохмале-патоковий.

Примітка. Складні прикметники цього типу, що виступають як наукові
терміни, пишуться разом: зернобобові, головоногі.

7. Складні прикметники, в яких повторюються ті самі або споріднені слова
з метою підсилення значення: білий-білий, давній-прадавній.

8. Складні назви проміжних сторін світу: південно-східний,
північно-західний.

Похожие записи