Українське ділове мовлення

Відповіді до екзамену

1. Автобіографія. Прокоментуйте, складіть і запишіть цей документ.

Автобіографія — документ, у якому особа власноручно у хронологічному
порядку подає стислий опис свого життя та діяльності.

Незважаючи на довільний виклад тексту, від імені першої особи
обов’язково зазначаються такі відомості:

1. Назва документа.

2. Прізвище, ім’я та ім’я по батькові теперішні та колишні, якщо були
зміни (у називному відмінку однини).

3. Дата народження: число, місяць (літерами), рік.

4. Місце народження: село, селище, місто (у наз. відмінку), район (у
родовому відмінку), край, країна (якщо за межами України) (у наз.
відмінку). Усі дані про місце народження пишуться так, як вони зазначені
у свідоцтві про народження.

5. Відомості про навчання: повне найменування навчальних закладів (як
вони називалися на час навчання), назви спеціальностей, які отримали (за
дипломом).

6. Перебування на військовій службі, у місцях позбавлення волі та ін.

7. Відомості про трудову діяльність (повне найменування місць роботи та
посад).

8. Нагороди, стягнення, заохочення.

9. Відомості про громадську роботу.

10. Короткі відомості про склад сім’ї (без займенників).

Якщо неодружені:

батько, мати (прізвище, ім’я та ім’я по батькові, рік народження, посада
та місце роботи); сестри, брати, якщо вони не мають своєї сім’ї.

Якщо одружені:

дружина, чоловік (прізвище, ім’я та ім’я по батькові, рік народження,
місце роботи чи навчання); діти (прізвище, ім’я та ім’я по батькові, рік
народження, місце роботи чи навчання).

11. Повна домашня адреса, номер телефону.

12. Дата укладання (ліворуч).

13.Підпис укладача (праворуч).

Існують: а) автобіографія-розповідь, яку укладають в описовій
(довільній) формі;

б) автобіографія-документ, у якій точно викладають основні факти;

в) автобіографія-документ спеціального призначення, у якій детально
викладаються факти життя та діяльності як укладача, так і його родичів.

Автобіографія

Я, Піддуда Карній Ілліч, народився 5 березня 1970 р. в с-щі Високе
Балаклгйського р-ну Харківської обл.

Після закінчення 1987 р. Балаклійської СШ № 2 працював механізатором
колгоспу «Світлий шлях».

З 1988 до 1990 р. служба у війську.

З 1991 р. студент механіко-математичного факультету Харківського
державного університету. Закінчив ХДУ 1995 р. за фахом викладач
математики.

З 1995 р. працюю вчителем математики Харківської ЗСШ № 105.

З 1996 р. виконую обов’язки голови профкому школи (на громадських
засадах).

Склад сім’ї:

дружина — Піддуда Надія Федорівна, 1972 р. народж., завідувач
Харківської дитячої б-ки їм. В. Стуса;

син — Піддуда Геннадій, 1994р. народж., школяр ЗСШ № 105.

Домашня адреса: 61058, Харків-58, вил. Б. Чичибабіна, 9, к.110.

Тел. 430-218

15.05.2002 (підпис)

2. Акт.

Акт — це офіційний документ правової чинності, що констатує
(підтверджує) певні факти, події, пов’язані з діяльністю підприємств,
установ чи їх структурних підрозділів.

Для об’єктивного відображення (фіксування) певних фактів акт укладається
колегіально кількома службовими особами, спеціально уповноваженими для
цього керівництвом або перевіряючим органом. Як правило, це документація
постійно діючих експертних комісій, діяльність яких затверджується
відповідним наказом.

Характерна особливість тексту акта полягає в тому, що він містить
висновки з фіксованих фактів і пропозиції.

Акти поділяються на законодавчі та адміністративні.

Законодавчі містять рішення щодо чинних законів, указів, постанов чи їх
розділів або пунктів.

Адміністративні укладають після попередніх ухвал, коли відбувається:

1. Приймання-передавання матеріальних цінностей, засобів виробництва
тощо.

2. Приймання до експлуатації після побудови чи ремонту об’єктів.

3. Проведення випробувань нової техніки чи обладнання.

4. Списання непридатних чи зіпсованих матеріальних цінностей.

5. Планове або позапланове обстеження, перевірка, інвентаризація
матеріальних цінностей

6. Нещасний випадок (травма, аварія, стихійне лихо, ДТП).

Набувши юридичної сили після затвердження вищою інстанцією або
відповідальним керівником закладу, установи, акт є документом суворої
звітності, на підставі якого порушують адміністративну судову чи
кримінальну судову справу.

Вступна частина акту

1. Автор документа — підпорядкування міністерству (якщо є), повна назва
установи, (ліворуч, якщо є затверддження, в іншому разі посередині).

2. Затвердження — посада, підпис, розшифрування підпису, дата
(праворуч).

3. Дата заактування факту чи події (вказують останній день роботи).

4.Місце укладання (праворуч).

5. Назва документа (посередині з великої літери) та номер.

6.Заголовок («про…»).

Констатуюча частина

7. Текст:

підстава (наказ і номер, посада керівника, назва установи, дата);

— якщо акт укладено комісією, то замість слова «Присутні» пишуть:
«Голова комісії», потім — «Члени комісії» з обов’язковим зазначенням
їхніх посад, прізвищ та ініціалів, починаючи з голови, а далі за
абеткою, нумерують арабськими цифрами (якщо були присутні свідки, то
перелічують і їх);

— виклад мети й завдання акта, характер проведеної роботи, перелік
установлених фактів та висновків.

8. Кількість примірників акта й місце їх зберігання.

9. Додатки до акта (кількість примірників і сторінок).

10.Підписи голови, членів комісії, присутніх (у разі потреби) та
розшифрування підписів.

Якщо висновки й пропозиції в акті викладаються в розпорядчій формі із
зазначенням терміну виконання приписаних дій, то документ подають
керівникові, який має підписатися, підтвердивши цим, що зі змістом акта
він ознайомлений.

Особа, яка не згодна зі змістом акта, повинна підписати його із
зазначенням про свою незгоду. Окрему думку члена комісії треба оформляти
на окремому аркуші й додавати до акта.

Кількість примірників акта, які мають рівнозначну юридичну силу,
визначається нормативними документами або практичними потребами.

Уклавши акт, комісія повинна під розписку ознайомити з його змістом
осіб, про яких ішлося в акті.

3. Довідка.

Довідка — це документ інформаційного характеру, що містить опис та
підтвердження біографічних і юридичних фактів, діяльності окремих осіб
чи обставин діяльності закладів, установ.

Довідки поділяються на особисті та службові.

Особисті підтверджують той чи інший біографічний або юридичний факт
конкретної особи.

Службові повинні об’єктивно відображати стан справ конкретного
підрозділу, дільниці чи всього підприємства. Укладання службової довідки
потребує ретельного відбору та перевірки відомостей, зіставлення і
ґрунтовного аналізу отриманих даних про факти й події службового
характеру. У ній можуть наводитися таблиці, графіки, приєднуватися
додатки. Якщо довідка охоплює відомості з декількох питань, її текст
може складатися з розділів.

Як службові, так і особисті довідки укладаються посадовими особами або
уповноваженими органами на вимогу конкретної службової особи та на запит
або за вказівкою вищої організації, установи. Частіше для цього
використовують бланки організації чи підприємства, до яких вносять
індивідуальний конкретний зміст і реквізити.

Довідки, що відображають основну діяльність організації, можуть бути
зовнішніми і внутрішніми.

Зовнішні довідки укладаються для подання до іншої, як правило, вищої
організації і підписуються, крім укладача, ще й керівником організації
чи установи та завіряються печаткою.

Внутрішні — укладаються для подання керівництву організації або на
розгляд до колегіального органу, підписуються лише укладачем і не
потребують печатки.

Реквізити:

1. Назва міністерства, якому підпорядкована організація, (для
державних).

2. Повна назва організації, установи, що видає довідку.

3. Адресат — посада, назва установи, прізвище та ініціали (для
службових).

4. Дата видачі

5. Місце укладання.

6.Назва документа та його номер (посередині).

7.Заголовок до тексту (для службових).

8. Текст:

— прізвище, ім’я та ім’я по батькові особи, якій видається довідка (у
називному відмінку);

— назва установи, закладу, до яких подається довідка. (У тексті слід
уникати архаїчних зворотів типу: «Цим повідомляємо. ..», «Пред’явник
цього…»,«…дійсно проживає…», «… справді працює… >, «… зараз
навчається…» та ін. )

9. Посада укладача, керівника (ліворуч), ініціали та прізвище.

10.Печатка.

Житлово-експлуатаційне управління № 27 Нагірного р-ну пров.
Семенівський, 51, м. Харків, 61032, тел. 337-329

04.10.2002 м. Харків

Довідка № 203

п. Леонтович Валерій Йосипович мешкає з 09.04,69 за ад ресою: м.
Харків-22, вул. Тарасівська, 8, к. 3. Займає загальну житлову площу 38
м2.

Видано для подання до відділу обліку та розподілу житлової площі
виконкому Харківської міської ради народних депутатів.

Начальник ЖЕУ (підпис) Е. В. Дерегус

(печатка)

4. Договір.

Договір — письмова угода двох або більше сторін, спрямована на
встановлення, зміну або припинення господарських взаємовідносин. Договір
може бути укладений між приватними особами і організацією та між
організаціями.

Цивільний кодекс передбачає такі договори: поставки, купівлі-продажу,
закупівлі сільськогосподарської продукції, позики, наймання житлового
приміщення, підряду.

Відповідно до нормативних актів договори повинні мати такі реквізити:

1) назву документа;

2) зазначення місця укладання й дати;

3) вступну частину (точні й повні назви сторін, їх представників
(прізвище, ім’я, по батькові), повноваження, на підставі яких вони
діють);

4) зміст договору;

5) термін виконання договору;

6) кількісні та якісні показники продукції;

7) зазначення ціни робіт (продукції) і загальної суми;

8) порядок виконання роботи;

9) порядок розрахунків між сторонами;

10) додаткові умови до договору;

11) вказівки на майнову відповідальність за повне або часткове
невиконання договору;

12) порядок і місце розв’язання суперечок;

13) загальний термін дії договору;

14) юридичні адреси сторін, що укладають договір;

15) власноручні підписи сторін;

16) печатки установи або обох сторін, які укладають договір.

Договір вважають укладеним тоді, коли сторони дійшли згоди з усіх
пунктів і відповідно оформили його письмово.

Договір

м. Київ, шістнадцятого лютого тисяча дев’ятсот дев’яносто п’ятого року

Ми, Бойко Галина Петрівна, що проживає в м. Києві по вул. Обсерваторній,
12, кв. З, далі йменована «Продавець», з одного боку, та Охріменко
В’ячеслав Григорович, що проживає в м. Києві по вул. Б. Грінченка, 5,
кв. 32, далі йменований «Покупець», з другого боку, уклали цей договір
про таке:

1. Продавець продав, а Покупець купив житловий будинок у с. Дмитрівка
Талалаївського району Чернігівської області на земельній ділянці 200 кв.
м. На цій ділянці розташовані: цегляний сарай, гараж, погріб, огорожа.
Інвентаризаційна оцінка — … (прописом) гривень.

2. Будинок, що продається, належить Продавцеві на підставі заповіту як
спадкове майно, прийняте 8 лютого 1990 року, і проданий Покупцеві за …
(прописом) гривень, які сплачені повністю Продавцеві під час підписання
договору.

3. До укладання договору будинок, що продається, нікому не продавався і
нікому іншому не належав.

4. Витрати у здійсненні цього договору сторони виплачують порівну.

5. У користування Покупця переходять житловий будинок, сарай, гараж,
погріб і земельна ділянка.

Договір складено у двох примірниках: один зберігається у державній
конторі, другий видано Покупцеві.

Юридичні адреси сторін:

Продавець: Київ-53, вул. Обсерваторна, 12, кв. З

Покупець: Київ-03, вул. Грінченка, 5, кв.32

(підпис) Г. П. Бойко

(підпис) В. Г. Охріменко

5. Доповідна записка.

Доповідна записка — це документ на ім’я керівної посадової особи зі
звітом про виконання певної роботи, завдань, доручення; може містити
висновки та пропозиції укладача.

Доповідна записка укладається за вказівкою керівника або ж з ініціативи
її автора й може також містити повідомлення про наявний факт, подію,
ситуацію, що склалася з укладачем, його підлеглими чи на підприємстві,
ділянці тощо. Здебільшого мета ініціативної доповідної записки спонукати
керівника до прийняття конкретних рішень.

Доповідні записки поділяються:

1. За походженням на внутрішні, що адресуються керівникові організації
або підрозділу, де працює укладач, і зовнішні, що адресуються
керівництву, якому підпорядкована дана організація.

Внутрішні доповідні записки підписує той, хто їх укладає. Зовнішні
оформляються на службовому бланку організації з підписом автора та його
керівника.

2. За призначенням на звітні, інформаційні та ініціативні.

Реквізити:

1. Місце укладання — повна назва організації, від імені якої укладається
записка, та її реквізити (для зовнішніх).

2. Адресат — посада, звання, прізвище та ініціали посадової особи, якій
подається записка, у давальному відмінку.

3. Адресант — посада, назва підрозділу, дільниці (для внутрішніх),
звання, прізвище, ім’я та ім’я по батькові особи, яка подає записку, у
родовому відмінку.

4. Назва документа, номер (для внутрішніх).

5. Заголовок («про…»}.

6. Текст може поділятися на такі частини:

а) загальну лаконічний і точний виклад суті події, інформації,
пропозиції;

б) описову — аргументоване пояснення причини, факту, учинку, події;
з’ясування певних положень основного документа (плану, звіту, проекту
тощо);

в) висновкову конкретні пропозиції щодо оптимальних способів вирішення,
подолання чи усунення заявлених в описовій частині фактів.

7. Додаток (якщо є) із зазначенням кількості сторінок, примірників тощо.

8. Посада автора (якщо вона не зазначалася в п.3) — ліворуч, підпис
укладача (для внутрішніх), керівника організації (для зовнішніх)
праворуч та розшифрування підпису.

9. Дата укладання (якщо вона не зазначалася в п.1) цифрами.

Директорові Харківської

ЗСШ № 144

п. Колінько В. О.

класного керівника 10-Б класу

Осташа Олексія Юхимовича

Доповідна записка про участь в олімпіаді

Згідно з наказом № 7-6 від 19.03.2002 я, учитель історії України Осташ
О. Ю., очолював учнівську делегацію у складі 10 осіб до м. Київ, де
24—27.03.2002 відбувалася національна шкільна олімпіада з історії.

Учнь 10-Б кл. Галич В. Д. й учениця 8-А кл. Федоровська С. Ю. стали
переможцями олімпіади й посіли відповідно II та III місця.

Прошу розглянути питання про заохочення зазначених вище учнів. Вважаю,
що вони гідно репрезентували рідну школу, місто та область на олімпіаді
такого високого рівня.

29.03.2002 (підпис)

6. Доручення.

Доручення (довіреність) — документ (письмове уповноваження), за яким
приватна, офіційна особа чи організація надає право (повноваження) іншій
приватній, офіційній особі чи організації на законних підставах
здійснювати від її імені певні юридичні дії або представницькі функції з
(перед) третіми особами й цим створювати для останнього правові
наслідки.

Доручення поділяються на особисті (приватні) та офіційні (службові).

Офіційне доручення укладається на спеціальному чн загальному бланку
формату А4 або А5 з обов’язковим зазначенням повної назви організації та
її юридичної адреси.

Залежно від обсягу та змісту повноважень, що надаються представникові,
доручення поділяються на три види:

разові на виконання одноразової дії (найчастіше це отримання
товарно-матеріальних цінностей чи одержання стипендії, заробітної плати,
пенсії, переказу й т. ін.);

спеціальні на здійснення приватною чи службовою особою однотипних
учинків (представництво в органах суду, виконання господарських і
банківських операцій у межах певного терміну й т. ін.);

генеральні (загальні) на виконання розширених повноважень (здійснення
операцій, пов’язаних з управлінням та володінням нерухомим і рухомим
майном, банківських операцій, одержання та надсилання кореспонденції,
представницьких функцій у суді й т. ін. з правом передоручення третій
особі).

Термін дії доручення зазначається цифрами (разове, спеціальне) й
літерами (генеральне, загальне). Максимальний термін дії доручення не
може перевищувати трьох років. Якщо термін дії доручення не зазначений,
воно зберігає юридичну силу протягом року з дня його укладання.
Недатоване доручення не має юридичної сили.

Особа чи установа, яка уклала доручення, може в будь-який час його
скасувати, а особа, якій доручення видано — відмовитися від нього. Угода
про відмову від цього права недійсна. Із припиненням дії доручення
втрачає силу будь-яке передоручення третій особі.

Текст особистого доручення пишеться в довільній формі, але обов’язково
слід зазначити такі відомості:

1. Назва документа.

2. Місце укладання, число, місяць, рік (для генерального доручення
літерами й без скорочень).

3. Прізвище, ім’я та ім’я по батькові довірителя.

4. Домашня адреса довірителя (для генерального доручення).

5.Прізвище, ім’я та ім’я по батькові; дані документа, що посвідчують
особу, якій видається доручення.

6. Зміст дій, обов’язків, прав, які має повноваження виконувати довірена
особа.

7.Термін дії доручення. Разового — цифрами, а спец-го й генерального —
літерами.

8.Підпис довірителя (праворуч).

9. Дата укладання документа (для разового доручення пишеться цифрами).

10. Завірення (засвідчення) підпису довірителя може бути здійснено
підприємством, де він працює, закладом, де навчається, ЖРЕД за місцем
його проживання, або будь-якою нотаріальною конторою.

11. Посада, назва установи, закладу, підпис, ініціали та прізвище особи,
від імені якої виступає засвідчувач.

12. Запис про стягнення державного мита (для генерального доручення).

13. Номер, під яким зареєстровано документ (для генерального доручення).

14. Печатка організації, закладу, де працює засвідчувач.

15. Дата засвідчення вказується цифрами, а для спеціального й
генерального доручення літерами (ліворуч).

Усі вільні місця, графи доручення закреслюють, щоб не можна було нічого
дописати.

Доручення

Я, Безсонов Валерій Лукич, студент економічного ф-ту групи ЕФ-42 ХНУ,
доручаю Євгеньєву Олексієві Микитовичу, за його паспортом серії БА №
447019, виданим 10.03.91 ЦВМ Індустріального РВХМУУ МВС України в
Херсонській обл., отримати в касі ун-ту належні мені гроші для
відрядження згідно з наказом № 146 від 15.04.2002.

17.04.2002 (підпис)

Підпис студ. Безсонова В. Л. засвідчую:

Декан екон. ф ту (підпис) А. І. Смолич

19.04.2002

(печатка)

7. Заява.

Заява — вид документа, за допомогою якого громадяни реалізують через
державні, приватні або громадські організації надані їм права (на працю,
відпочинок, матеріальне і соціальне забезпечення тощо) чи захищають свої
інтереси. Розрізняють два основних види заяв:

особиста заява, яка містить прохання (звертання) до керівної посадової
особи, пишеться власноручно в одному примірнику;

службова заява, що укладається посадовою особою від власного імені або
від організації, які він репрезентує, до посадової особи іншої
організації, структури тощо.

Остання може бути відтворена механічним способом у декількох екземплярах
і мати відповідні реквізити (назву та адресу організації, вихідний номер
документа тощо).

За походженням заяви бувають:

1. Зовнішні:

а) особисті, у яких обов’язково зазначається повна домашня адреса чи
дані документа (паспорта, військового білета, посвідчення та ін.).
Подаючи їх, слід уникати абревіатур та скорочень (окрім
загальноприйнятих);

б) службові, у яких подається повна поштова та юридична адреса
підприємства (фірми, установи) з усіма належними реквізитами.

2. Внутрішні, де не є обов’язковими викладені вище вимоги.

Реквізити заяви:

1. Адресат (з великої літери праворуч) — посада, назва установи,
прізвище та ініціали посадової особи, на ім’я якої подається заява, у
давальному відмінку, чергуючи закінчення -ові (-еві, -єві) з -у (-ю).

2. Адресант (без прийменника з малої літери) посада, звання, назва
закладу, прізвище, ім’я та ім’я по батькові особи, яка звертається із
заявою, у родовому відмінку (без крапки в кінці останнього слова).

3. Назва документа.

4. Текст (з великої літери, з абзацу).

5. Додаток (підстава): перелік інших документів із зазначенням кількості
сторінок, що додаються до заяви на підтвердження її правомірності чи
вагомості аргументації.

6. Дата написання (ліворуч).

7. Підпис адресанта (праворуч).

Для одержання додаткових авансів чи позик укладається заява-зобов’язання

У цьому документі крім обґрунтованого прохання про надання певної суми
зазначаються гарантований термін і спосіб її повернення, відомості про
постійне місце роботи й заробітну плату та дані особистого документа
(паспорта).

Різновидами заяв також є позовні заяви, які подаються до суду.
Характерною особливістю позовних заяв є те, що позивач повинен якомога
детальніше, послідовно й логічно викласти конкретні факти, що стали
причиною звернення до суду, зазначивши місце та роль відповідача в
картині подій, указати прізвища очевидців, свідків, запропонувати
матеріальну оцінку відшкодування тощо залежно від змісту заяви з
обов’язковим посиланням на відповідні статті ЦК чи КПК України, КпШС
України.

Додатками до позовної заяви можуть бути висновки експертів, оригінали чи
копії документів, квитанції про сплату витрат, рукописи творів, довідки
тощо.

8. Звіт.

Звіт — документ, який містить відомості (інформацію) про результати
діяльності за певний період часу, виконання заходів, доручень, завдань і
подається керівникові структурного підрозділу, організації або до
керівного органу.

Державна статистична й відомча цифрова звітність укладається на підставі
уніфікованих форм (бланків) й у відповідності до затверджених
нормативних документів, які вказують порядок їх укладання та оформлення.
Внутрішньоорганізаційна звітність менш регламентована щодо форми.

Реквізити:

1. Ґриф затвердження праворуч (для зовнішніх).

2. Штамп установи (якщо не на бланку) — для зовнішнього документа.

3. Назва документа.

4. Заголовок, який має такі дані, як:

— «про роботу атестаційної комісії»; «про роботу відділу…», «про
педагогічну (виробничу) практику…» тощо;

— термін звітності (з 09.01.2002 до 09.02.2002, за І квартал 2002 р.
тощо);

— статус, посада й місце роботи (навчання) укладача; прізвище та
ініціали укладача.

5. Текст, який має такі частини:

— вступ (зазначається обсяг завдань, які були поставлені перед
установою, відділом чи конкретною особою за звітний період);

— основна частина (зміст, аналіз виконаної роботи, практики тощо);

— висновки (рекомендації, критичні зауваження щодо поліпшення чи
вдосконалення форм або методів роботи, практики, перспективи на
майбутнє).

6. Додаток (якщо є):

— службова (доповідна, пояснювальна) записка; довідкові матеріали;

— квитанції, проїзні документи, рахунки тощо про витрачені кошти (для
фінансової звітності).

7. Підпис автора документа.

8. Посада керівника установи, його підпис, ініціали та прізвище (для
зовнішніх).

9. Дата укладання.

10. Печатка (для зовнішніх).

Звіт про педагогічну практику

студента групи ГЕ-41 географічного ф-ту ХНУ їм. В. Каразіна

Божедая В. І.

Практику проходив із і0.02.2002 до 22.03.2002 в СШ м. Золочів
Харківської обл. У школі було створено належні умови для проходження
практики. В одному класі було поєднано викладання географії та історії,
що створювало певні складнощі в розміщенні наочності та приладів.
Кабінет та географічний майданчик достатньо обладнано технічними
засобами, але бракує сучасних мап, атласів, нових підручників та
довідково-методичної літератури.

За час практики:

1) провів 10 уроків із географії, 4 з них залікові, які проаналізували
вчитель-методист і керівник практики;

2) брав участь в обговоренні та аналізі 4 уроків інших практикантів;

3) зібрав інформаційно-довідковий матеріал для написання реферату
«Екологічна абетка»;

4) розробив і виготував 2 комплекти роздаткового матеріалу (анкети);

5) підготував і провів виховний захід «Дбай про майбутнє сьогодні»;

6) брав участь у засіданнях гуртка «Екологія рідного краю» та в
укладанні загальношкільної програми «Позакласна краєзнавча робота» на
2002/2003 навч. р.

Успішному проведенню практики значною мірою сприяли допомога й
доброзичливе ставлення дирекції та викладачів до студентів-практикантгв.

Додатки:

1) характеристика-вгдгук;

2) план контрольного уроку;

3) план виховного заходу;

4) психологічна характеристика учня.

22.03.2002 (підпис)

9. Інструкція, квитанція.

Інструкція — правовий акт, що містить правила, які регулюють
організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші
спеціальні сторони структурних підрозділів, служб, філій, посадових
осіб.

Текст інструкції складається з розділів, які мають заголовки, що
поділяються на пункти та підпункти, пронумеровані; арабськими цифрами.
Текст інструкції повинен починатися з розділу «Загальні положення», де
викладено мету та причини видання документа, сфери (межі) розповсюдження
(дії), підстави й розробки та інші відомості загального характеру

Інструкції використовують слова «повинен», «належить», «необхідно», «не
припускається», «забороняється» та под.

Інструкція оформляється на загальному бланку організації. Заголовок до
Інструкції містить визначення об’єкта чи коло питань, на які
розповсюджуються її вимоги, наприклад: «Інструкція про ведення
бухгалтерського обліку в установі».

Інструкція підписується, затверджується та візується аналогічно до
посадової інструкції.

Документи інструктивного характеру «Правила» та «Положення» близькі до
попередніх за змістом, призначенням та оформленням.

Посадова інструкція — правовий акт, що видається установою, закладом з
метою регламентації організаційно-правового стану працівника, його
обов’язків, прав, відповідальності та забезпечення оптимальних умов для
його ефективної праці.

Посадові інструкції розробляються на кожну посаду, яка передбачена
штатним розкладом.

Текст посадової інструкції містить розділи:

1. Загальне положення.

2. Посадові обов’язки.

3. Права.

4. Відповідальність.

5. Взаємини.

Розділ Загальне положення містить: найменування посади, начальника,
порядок призначення та звільнення; перелік нормативних, медичних та
інших документів, якими керується працівник; кваліфікаційні вимоги
(рівень освіти, стаж роботи); вимоги, що висувають робітникові стосовно
спеціальних знань.

Розділ Посадові обов’язки встановлює конкретний зміст діяльності
працівника, перелічує види робіт, які виконує працівник даної посади та
характер його дій («керує», «готує», «затверджує», «розглядає»,
«виконує», «забезпечує», «відповідає» тощо).

Розділ Права закріплює повноваження, які забезпечують виконання
обов’язків: право приймати рішення, давати вказівки з конкретних питань,
самостійно підписувати документи, право звертатися із пропозиціями до
керівника; репрезентувати від імені підрозділу чи закладу в інших
організаціях, право робити запити щодо необхідної для роботи інформації,
а також право вимагати виконання певних дій від інших працівників.

Розділ Відповідальність визначає міру персональної відповідальності
працівника. Відповідальність робітника визначається згідно з чинним
законодавством і може бути дисциплінарною або адміністративною.

Розділ Взаємини окреслює: від кого, у який термін і яку інформацію
отримує працівник; кому, яку й у який термін її надає; із ким узгоджує
проекти документів та інші питання його інформаційних взаємозв’язків.

Обов’язковими реквізитами посадової інструкції є:

1. Підпорядкування міністерству (для державних).

2. Повна назва організації.

3. Найменування структурного підрозділу.

4. Назва документа, число, дата та місце укладання.

5. Заголовок до тексту.

6. Підпис керівника підрозділу і ПІБ.

7. Затвердження (підписується керівником або його замісником).

8. Віза (накладається керівниками залежних підрозділів та юридичним
відділом).

9. Дата затвердження.

Час дії посадової інструкції починається від дати її затвердження.

10. Лист.

Службові листи (офіційна кореспонденція). Є два види:

а) офіційне листування міждержавних установ чи іноземних представництв у
дипломатичній практиці;

б) ділове (комерційне) листування, яке має напівофіційний характер, для
ділових контактів між фірмами, установами, закладами тощо.

Службовий лист це один із різновидів інформаційних документів для
писемного спілкування й оперативного управління процесами діяльності
організацій, установ та їх структурних підрозділів. Загальноусталений
принцип побудови змісту службового листа: вступ, докази, висновки й
закінчення. Використання ж усіх цих компонентів зумовлюється характером
листа й конкретними обставинами справи.

Вступ має містити виклад причин і безпосереднього приводу, що спонукав
написати листа. Докази з наведенням фактів, цифрових даних і логічних
висновків, у яких повинні переконати адресата в правомірності постановки
питання й необхідності позитивного розв’язання його. Основним
структурним елементом змісту є висновок (закінчення), де викладають суть
питання, основну думку: згоду чи відмову, пропозицію чи прохання тощо.

За функціональними ознаками службові листи поділяються на два типи:

1. Листи, що потребують відповіді — запити, прохання, пропозиції,
звернення, вимоги.

2. Не потребують відповіді — відповіді, попередження, розпорядження,
відмови, подяки, підтвердження, запрошення, комерційні, супровідні,
гарантійні, рекламні, рекомендаційні та інформаційні листи.

За кількістю адресатів розрізняють звичайні, циркулярні та колективні
листи.

Звичайний і колективний листи надсилаються на одну адресу, тільки
останній укладається від імені декількох організацій чи установ.

Циркулярний завжди надсилається керівною установою до своїх структурних
підрозділів, філій тощо.

Текст службового листа повинен бути простим і розкривати бажано тільки
одне питання. Це спрощує його реєстрацію та контроль за проходженням.
Якщо ж лист містить кілька питань чи тем, що контролюються різними
відділами, то доводиться робити копії.

Головна мета листа — поінформувати, пояснити, упевнити, довести і
спонукати до потрібної дії адресата (одержувача). Службовий лист є
документом, тому він повинен бути чітким, лаконічним, зрозумілим, не
містити нічого зайвого, що б заважало сприйманню основної інформації.
Але добирати потрібні слова і тон ви повинні самі залежно від мети
листування, ступеня знайомства, віку, статі та необхідності дотримання
субординації. Безперечна умова — дотримання міри, доречності й такту.

Проте лишається досить умовностей, додержувати яких конче потрібно. Це
передусім стосується структури службового листа: логічних елементів
змісту та правил його оформлення.

Реквізити:

1. Назва міністерства (для державних структур).

2. Назва й адреса адресанта (ліворуч або посередині).

3. Номер і дата листа.

4. Назва й адреса установи (закладу) адресата, його посада, прізвище та
ініціали (праворуч).

5. Заголовок листа («про…»).

6. Текст (зміст).

7. Перелік додатків (якщо надсилаються) із зазначенням кількості
сторінок.

8. Посада; звання; ранґ; статус адресанта (ліворуч).

9. Підпис, ініціали та прізвище адресанта (праворуч).

10. Печатка (якщо необхідно).

11. Віза виконавця, підпис на копію (якщо необхідно).

Будьте лаконічні. Намагайтеся викладати інформацію чітко й по суті, не
зловживаючи чужим часом і увагою.

Слідкуйте за логічністю та послідовністю викладу. Розбивши текст на
смислові абзаци, ви полегшите його сприймання адресатом.

Уникайте багатозначності та не переобтяжуйте лист іншомовними словами.
Суть справи слід викладати чітко, зрозуміло, без двозиачностей, які
можуть викликати сумніви чи запитання.

Будьте ввічливі. Стежте за стилем вашої кореспонденції. Уникайте
категоричності. Не забувайте про вступний і завершальний компліменти.

Завершальні речення можуть виражати: повторну подяку, висловлення
сподівання чи надії, запевнення у співробітництві чи надійності,
прохання дати відповідь, зателефонувати тощо, вибачення за турботу чи
затримку з відповіддю.

Прощальні фрази добираються залежно від рівня стосунків (партнерства) на
зразок:

Завжди щиро Ваш …

Із найліпшими побажаннями …

Щиро відданий Вам …

Бажаємо успіхів …

Із повагою …

Із вдячністю й повагою … і т. ін.

Оскільки метою офіційного листування є засвідчення адресатові поваги з
безумовним урахуванням рангів, воно повинно ґрунтуватися на принципах
поваги та обопільної коректності.

Існують певні правила реагування на листи за термінами. Відповідь слід
дати не пізніше, ніж через десять днів. Якщо запит, прохання тощо
потребує ґрунтовнішого вивчення, то протягом трьох днів сповіщають
адресатові, що інформацію отримано й над розв’язанням питання вже
працюють. Остаточну відповідь слід дати не пізніше, ніж через місяць.

Як правило, службові листи укладаються на бланку, що містить
віддруковані реквізити установи, закладу, організації. За характером
інформації листи поділяються на різні групи.

Ініціативні листи містять прохання, пропозицію, звернення чи запит до
адресата.

Лист-відповідь викладає характер проблеми чи вирішення питання,
прийняття чи відмову пропозиції тощо, заявлених в ініціативному листі.

Супровідний лист документ, що інформує адресата про раніше надіслані
документи,

Договірний лист — різновид супровідного листа, що вказує на факт
відправлення (надсилання) попередньо укладеного договору, угоди між
адресатом і адресантом.

Лист-запрошення містить інформацію про дату, характер, місце, час
проведення заходу. Інформаційний лист та лист-повідомлення близькі до
листа-запрошення.

Гарантійний лист — документ, що є юридичним гарантом виконання
викладених у ньому зобов’язань. Укладається з метою підтвердження певних
угод, умов або фінансово-розрахуикових зобов’язань і має підвищену
правову функцію.

Рекламний лист це різновид інформаційного листа, що містить докладний
опис рекламованих послуг чи товарів, пропагує діяльність закладу чи
установи.

Лист-нагадування — це документ, у якому нагадується про наближення чи
закінчення визначеного терміну завчасно обумовлених зобов’язань або
проведення заходів.

Лист-підтвердження містить повідомлення про отримання певного
відправлення (листа, факсу, телеграми, товару тощо), прибуття особи чи
групи, виконання певних дій.

Рекламаційний лист — це документ, який обґрунтовано доводить про
виявлення певних недоліків або дефектів у виконаній роботі, продукції чи
послузі, а саме: недотримання попередньо обумовлених термінів,
технологічних нормативів тощо, обґрунтування недоброякісності може
підтверджуватися доданими копіями актів, висновками фахівців-експертів.

Лист-претензія — документ, близький до рекламаційного листа, але менш
категоричний за змістом. Цей лист скоріше тактовне нагадування чи
коректне висловлення незадоволення, що повинно передувати категоричному.

Рекомендаційний лист — документ, близький до характеристики, але не
обов’язковий. Незважаючи на довільний виклад, у ньому слід зазначити
термін роботи працівника в даній організації, установі, просування по
службі, його ділові та моральні якості, коло зацікавлень тощо.
Інформація повинна бути об’єктивною та виваженою, оскільки це справа
честі й імені вашої організації та подальша доля рекомендованого.

Комерційний лист — специфічний вид ділового спілкування, прийнятого як у
внутрішньодержавній, так і в міжнародній практиці. Цей лист може містити
комерційну інформацію про зміни цін, видів і способів платежів, умови
купівлі-продажу тощо.

Міністерство освіти і науки України

Харківський державний технічний університет

будівництва та архітектури

61040, Харків-40, вул. Сумська, 42,

тел. 402-911, 402-104

№ 01-6/24 11.01.2002

Міністерство у справах молоді та спорту

Оргкомітет спартакіади 2003 п. Семибрату В. Г.

про умови проведення спартакіади серед вищих навчальних закладів

Просимо надіслати пакет документів щодо умов проведення
загальнодержавної спартакіади серед вищих навчальних закладів 2003 го
року.

Додатки на 10 с. в 1 пр.:

1) характеристика та стан спортивної бази;

2) перелік і характеристика спортивних секцій;

3) список студентів-спортсменів, розрядників, призерів.

Із повагою завідувач навчально-виховною

роботою проф (підпис) В. С. Микитенко

11. Наказ.

Наказ — розпорядчий документ, що видається керівником установи,
організації, підприємства на правах єдиноначальності та в межах його
компетенції і стосується організаційних або кадрових питань.

Накази охоплюють широке коло питань із виробничої і навчальної
діяльності: організація праці (навчання); добір і розстановка кадрів;
трудова (навчальна) дисципліна; заохочення до праці (навчання) тощо.

За призначенням усі накази поділяються на накази щодо особового складу
(кадрові) та накази із загальних питань (організаційні, із питань
основної діяльності).

У наказах щодо особового складу оформляють призначення, переміщення,
звільнення, відрядження, відпустки, нагороди та стягнення працівників.
Ці накази укладаються на підставі доповідних записок керівників
структурних підрозділів, заяв громадян, протоколів колегіальних органів
тощо.

Серед організаційних наказів розрізняють:

— ініціативні, які видаються для оперативного впливу на процеси, що
виникають усередині організації (керівні);

— на виконання розпоряджень керівних (вищих) органів (виконавчі).

Реквізити:

1. Назва міністерства, якому підпорядковується організація.

2. Повна назва організації, установи.

3. Назва документа.

4. Індекс (до номера через дефіс додають літери (ВК відділ кадрів),
номер наказу (посередині).

5. Дата укладання (ліворуч).

6. Назва населеного пункту, де розташоване підприємство, установа
(праворуч).

7. Заголовок «про…».

8. Текст:

Констатуюча частина містить такі складові: вступ (причина видання
наказу); доведення (основні факти); висновок (мета видання наказу). Якщо
підставою для видання наказу є розпорядчий документ вищого органу
(установи), то в констатуючій частині вказується назва, номер, дата й
заголовок до тексту розпорядчого документа, а також передається зміст
певного розділу статті документа вищого органу (установи).

Розпорядча частина починається словом «Наказую» і складається з пунктів,
що поділяються на такі складові: дія, термін виконання та
відповідальність за виконання. Кожний пункт наказу нумерується
арабськими цифрами. Текст викладу розпорядчої частини повинен мати
наказову форму. Зокрема, кожний пункт починається з дієслова в
інфінітивній формі («Призначити», «Здійснити», «Звільнити» та ін.).

Як виконавець указується назва організації, підрозділу, службова особа
із зазначенням у давальному відмінку посади, прізвища та ініціалів. Якщо
в одному пункті перелічуються декілька осіб, то їхні прізвища вказуються
за абеткою.

В останньому пункті розпорядчої частини зазначають службових осіб, на
яких покладено контроль за виконанням наказу (відповідно до службової
ієрархії).

9. Наприкінці кожного пункту зазначається підстава для його укладання
(службова записка, рапорт, заява тощо).

10. Посада першого керівника установи (ліворуч), його підпис, ініціали
та прізвище (праворуч).

11. Візи (якщо є) «Проект наказу внесено…», «Проект наказу
погоджено,..».

Проект наказу погоджується:

— із заступником керівника установи (підприємства);

— з куратором питань, які зазначені в документі;

— з керівником структурного підрозділу, якого стосується пункт наказу;

— з юристом організації, який засвідчує узгодження наказу із чинними
правовими актами та розпорядженнями керівних установ.

Накази щодо особового складу залежно від їх змісту укладаються за
певними вимогами:

1. У наказах про призначення, зарахування на роботу вказують:

— на яку посаду;

— до якого структурного підрозділу (відділу);

— вид прийняття (переведенням, відповідно до контракту, на постійну,
тимчасову роботу або за сумісництвом);

— особливі умови (із прийняттям матеріальної відповідальності’, зі
скороченим робочим днем та ін.);

— умови платні (відповідно до штатного розк;

2. У наказах про переведення на іншу роботу:

— з якої посади на яку;

— вид, термін (постійно, тимчасово); мотивування (реорганізація,
скорочення, ліквідув підрозділу, дільниці, філії та ін.).

У наказах про надання відпустки вказують:

а) вид відпустки:

б) загальна кількість робочих днів;

в) дата (з якого числа, місяця, року до якого числа, року включно);

г) період, за який надається відпустка

4. У наказах про звільнення зазначають:

— дату звільнення;

— мотивування із зазначенням відповідної статті КЗпП чи інших законів.

Начальник чи інспектор відділу кадрів або посадова зобов’язані
ознайомити зі змістом наказу осіб, прізвища фігурували в документі, а ті
повинні розписатися зазначивши дату ознайомлення.

Наказ набуває чинності з моменту його підписання керівником.

Міністерство освіти і науки України

Харківський національний університет їм. В. Каразіна

Наказ ОС 94-ВК

17.10.2002 м. Харків

про зміни у штатному розкладі

1. ЗАРАХУВАТИ:

1.1 Біленко Ларису Глібівпу на посаду викладача історії України з
17.10.2002 з окладом відповідно до штатного розкладу.

Підстава — заява Біленко Л. Г.

1.2 Кардаша Григорія Юрійовича на посаду старій, лаборанта каф.
соціології за сумісництвом з 18.10.2002 з окладом відповідно до штатного
розкладу.

Підстава — заява Кардаша Г. Ю.

2. ПЕРЕВЕСТИ:

Вєтрову Ганну Іллівну, вахтера гурт. № 3, на посаду гардеробниці навч.
корпусу з 19.10.2002 до 30.03.2002 у зв’язку з капітальним ремонтом
гуртожитку. Підстава: доповідна записка коменданта гурт. № 3 Фе-сенко С.
О. й заява Вєтрової Г. І.

3. НАДАТИ:

3.1 Беремесенкові Антону Олександровичі/, водієві ванта-жівки ГАЗ-53,
тарифну відпустку з 20.10 до 21.11.2002 (на 24 робочі дні) за період
роботи.

Підстава графік відпусток і заява Беремесенка А. О.

3.2 Завалій Валерії Корніївні, доц. каф. української мови, декретну
відпустку з 19.10.2002.

Підстава — заява Завалій В. К.

4. ЗВІЛЬНИТИ:

Комар Олександру Михайлівну, проф. каф. історії України, у зв’язку із
закінченням терміну дії контракту з 11.10.2002. Підстава контракт від
26.08.99 та заява Комар О. М.

Ректор (підпис) Г. Б. Лобан

12. Оголошення, план.

Оголошення — це документ, у якому міститься необхідна інформація. За
змістом оголошення поділяються на два види:

1. Організаційні оголошення про подію чи захід.

2. Рекламні — оголошення про навчання, роботу, послуги, пропозиції тощо.

Організаційні оголошення адресуються як конкретній групі осіб, так і
широким верствам населення. Зміст рекламних оголошень розраховано на
широкий загал.

Як організаційні, так і рекламні оголошення за формою бувають: писані,
мальовані, комбіновані, відтворені механічним способом та ін.

Текст будь-яких оголошень повинен бути лаконічним, конкретним і містити
вичерпну інформацію про дату, час, місце та зміст події чи заходу.
Рекламні оголошення повинні висвітлювати перелік послуг, товарів, їхню
ціну тощо.

Розрізняють оголошення:

службові підприємств, навчальних закладів, державних установ,
організацій тощо; особисті приватної особи чи групи осіб.

Реквізити:

1. Назва документа.

2. Текст, що містить:

— дату; час;

— адресу місця проведення;

— організатора (відповідального);

— порядок денний (зміст) заходу;

— коло осіб, яких запрошено;

— умови входу (вільний чи платний); способи проїзду (для зовнішніх).

3. Назва структурного підрозділу чи колегіального органу, або посада і
прізвище особи, яка дає оголошення (якщо треба).

Визначальним чинником дієвості візуальних оголошень (реклами) окрім
оригінальності змісту є оформлення: відтворення тексту (шрифт) і
розміщення його на площині (симетрія, асиметрія), добір кольорів та їх
поєднання. Для трансляції по радіо і телебаченню є суттєвим час
повідомлення, музичне чи звукове оформлення, чіткість та зрозумілість
вимови, оригінальність тексту, композиції чи відеоряду.

АТ «Промзварприлад» повідомляє про самоліквідацію з 11.05.2002.
Претензії приймаються протягом 2 міс. від дня публікації цього
повідомлення за адресою: Харків-176, вул. Ужгородська, 8.

Тел. для довідок: 111-827, 111-834.

Правління АТ

План роботи — це документ, що встановлює точний і чіткий перелік
намічених заходів (робіт) для їхнього подальшого виконання. Він має такі
складові: послідовність, обсяг, умови й забезпечення виконання, термін
для кожного етапу й для всього обсягу, кошторис, керівників і конкретних
виконавців (відповідальних за кожний пункт плану).

Окрім рубрикованого тексту плани можуть мати графіки, таблиці, схеми
тощо.

Розрізняють такі групи планів: річні (календарний, фінансовий,
навчальний); піврічні (семестрові); квартальні (четвертні); місячні;
декадні; тижневі; добові.

Наявність тих чи інших реквізитів обумовлюється видом, формою та
призначенням плану:

1. Ґриф затвердження.

2. Назва документа.

3. Назва установи чи структурного підрозділу.

4. Термін, на який укладено план.

5. Порядковий номер.

6.Термін виконання конкретного виду роботи (заходу).

7.Зміст роботи.

8. Посада, прізвище та ініціали виконавця.

9. Посада, прізвище та ініціали відповідального.

10. Відмітка про місце, дату, факт та якість виконання (проведення)
роботи.

Службові плани робіт підписують посадові особи, які відповідають за їх
виконання, а індивідуальні — ті, хто їх укладає, із наступним
затвердженням керівником.

ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор НДІ Укрпівденспецавтоматика

(підпис) С. Ю. Лур’є

20.09.2002

План роботи _______на І півріччя 2003 р.

№ пор. Дата проведення Зміст роботи Учасники Відповідальні про викон.
Відмітки Примітки

1

2

3

Голов. інженер (підпис) Б. І. Комісаренко

Директор (підпис) 3. Я. Коміссаров

13. Посвідчення.

14. Постанова.

Постанова — правовий акт, який приймається вищими і центральними
органами на базі основних законів та на їх виконання. Текст постанови
складається з двох частин: констатуючої й постановчої, визначаються
виконавець і терміни виконання.

КАБІНЕТ МІНІСТРІВ УКРАЇНИ

Про внесення змін і доповнень до Положення про порядок реалізації,

обліку торгових патентів і контролю за їх використанням

ПОСТАНОВА

від 24 лютого 1997 р. № 190

Кабінет Міністрів України ПОСТАНОВЛЯЄ:

Затвердити зміни і доповнення, що вносяться до Положення про порядок
реалізації, обліку торгових патентів і контрою за їх використанням,
затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 28 травня 1996
р. № 563 (додаються).

Прем’єр-міністр України

(підпис)

Резолюція — це документ, який фіксує рішення, постанову. Найчастіше
резолюцію приймають на зборах, з’їздах, конференціях; її вміщують в
кінці протоколу або пишуть окремо й додають до нього.

Резолюція складається із вступної (констатуючої) і директивної частин. У
констатуючій частині спочатку відзначають досягнення з питання, що
розглядається, а потім указують недоліки. У директивній (резолютивній)
частині роблять узагальнені висновки, оцінюють роботу, визначають
конкретні заходи з кожного питання, спрямовані на виконання поставлених
завдань, усунення виявлених недоліків, зазначають відповідальних осіб.

15. Пояснювальна записка.

Пояснювальна записка укладається на вимогу керівника, керівної
організації або ж із власної ініціативи й має реквізити, аналогічні
доповідним запискам.

Пояснювальна записка може бути:

1. Службовою складовою частиною чи додатком, доповненням іншого
документа (плану, проекту, пропозиції, звіту, програми й т. ін.).

У ній укладач або організація обґрунтовує мету, актуальність, новизну й
перелік дії основного документа. Викладає структуру, зміст,
функціональне призначення і термін його дії з поясненням можливих
позитивних чи негативних наслідків.

2. Документом особистого характеру, у якому аргументовано й доказово
пояснюються певні дії укладача або його підлеглих чи причини якихось
подій, фактів, провин та ін.

Міністерство харчової промисловості Директорові

України об’єднання “Харківський хлібзавод № 8” Бондар О. Г.

Пояснювальна записка № 16 про порушення технічної дисципліни

Доводжу до Вашого відома, що 17.11.2002 у зв’язку з вимкненням
електроенергії в загальній мережі заводу з 20.00 до 24.00 було припинено
випікання партії хліба, яка складала 150 (сто п’ятдесят) кг.

Мною, нач. цеху М 2 Пасько В. Ю., щодо цього факту було укладено акт,
якай додається.

Зроблено відповідний запис до технологічного чергового журналу,
напівфабрикати хліба передано до складу № 4, накладна додається.

Додатки:

1) акт М 4 — 2 арк. у 2 пр.

2) накладна ЛF 247 — 1 арк. в 1 пр.

18.11.2002 (підпис) В. Ю. Пасько

16. Протокол.

Протокол — це документ, який відбиває процес і результати роботи
колегіальних органів, проведення різних нарад, засідань, обговорень
тощо. Протоколом оформляється також діяльність адміністративних органів,
слідчих та ін. У ньому занотовуються всі виступи з розглянутих питань та
прийняті рішення. Протокол – це первинний офіціальний документ.

Протокол звичайних зборів веде секретар або інша спеціально призначена
особа. Після зборів у її розпорядження передаються всі письмові
матеріали зборів: листи реєстрації присутніх, тези доповідей і
співдоповідей, проекти рішень, письмові запитання учасників зборів та
ін. Практикується ознайомлення промовців з записами секретаря перед тим,
як протокол друкуватиметься – для уникнення перекручень і неточностей.

Добирати кандидатуру секретаря на відповідальну нараду треба дуже
вимогливо: адже хороший протокол може скласти тільки людина грамотна,
досвідчена і компетентна в обговорюваних питаннях. Після зборів протокол
має бути повністю оформлений і підписаний головою і секретарем зборів.
Протокол загальних зборів різних неперіодичних засідань, нарад
підписують голова і секретар, а протокол засідань комісій – усі члени
президії. Протоколи мають порядкову нумерацію з початку року, яка
водночас означає й кількість проведених засідань. Правильне ведення
протоколу має важливе значення, оскільки прийняті рішення набувають
юридичної сили тоді, коли вони оформлені протоколом. Протокол дає
можливість перевірити правильність прийнятих рішень, контролювати їх
виконання.

Питання порядку денного в протоколі формулюються у називному, а не в
знахідному відмінку, наприклад: «Розгляд і затвердження … » (форма
«Про розгляд і затвердження…» не рекомендується). Жанр виступу
(«доповідь», «повідомлення», «пропозиція» та ін.), посада і прізвище
доповідача називається після формулювання питання.

Основний текст протоколу поділяється на розділи, які відповідають
пунктам порядку денного. Кожен розділ будується за традиційною схемою:
Слухали – Виступили – Ухвалили. Після цих слів ставиться двокрапка.

В наступному рядку після слова “Слухали” вказуються прізвище й ініціали
доповідника, тема доповіді або повідомлення.

У розділі “Ухвалили” повністю викладається прийняте рішення, яке може
складатися з одного чи декількох пунктів або мати форму резолюції
(складається з констатуючої і резолюючої). У констатуючій частині
підкреслюють значення обговореного питання, зазначають досягнення і
недоліки. У резолюючій – заходи, спрямовані на виконання поставлених
завдань.

ПРОТОКОЛ №

12 квітня 1997 р.

Зборів орендного швейного об’єднання «Каштан» Укршвейпрому

Усього членів колективу:

Присутні:

Відсутні:

П о в і с т к а д н я:

1. Затвердження складу комісії з питань контролю дисципліни.

2. Розподіл грошових премій.

С л у х а л и:

Про стан дисципліни в колективі об’єднання «Каштан» та необхідність
створення комісії з питань контролю дисципліни. Інформація пана Лисенка
В. І.

В и с т у п и л и:

Гриценко Л. Я., Іванова Г. М., Коваль М. Д., Петренко М. І. з
пропозицією включити до складу комісії 15 осіб. Усього виступило 20 осіб
з конкретними пропозиціями щодо створення комісії з питань контролю
дисципліни у швейному об’єднанні «Каштан».

П о с т а н о в и л и:

До 20.04.1997 р. створити комісію з питань контролю дисципліни в
об’єднанні в складі 15 осіб. Список додається.

Голова зборів (підпис) С. І. Котлова

Секретар (підпис) Р. М. Мостова

ВИТЯГ З ПРОТОКОЛУ №

засідання товариства відкритого типу «Україна» від 11 січня 1997 року

Слухали заяву експерта Грачова Ю. М. з клопотанням колективу про
виділення йому путівки до лікувально-профілак-тичного санаторію «Зелений
бір».

П о с т а н о в и л и:

Виділити Грачову Ю. М. путівку до санаторію «Зелений бір» з 1 лютого
1997 р.

Оригінал підписали:

Голова засідання (підпис) Л. Р. Прилуцький

Секретар (підпис) Н. І. Привалова

17. Розписка.

Розписка — це документ, що підтверджує певні дії, які мали місце між
двома особами чи особою та установою. Наприклад, передачу й одержання
документів, грошей, матеріальних цінностей.

Розрізняють приватну розписку, коли одна особа отримує щось від іншої,
та службову, коли особа або представник установи отримує матеріальні
цінності чи документи від якоїсь організації, закладу.

Розписка може мати довільну форму викладу, але все ж таки треба
зазначати такі відомості:

1. Назва документа.

2. Прізвище, ім’я та ім’я по батькові (посада й повна назва установи для
службового варіанта), назва документа (із його вихідними даними), що
посвідчує особу того, хто дає розписку й підтверджує отримання.

3. Прізвище, ім’я та ім’я по батькові (посада й повна назва установи —
для службового варіанта) того, кому дається розписка.

4. Конкретне зазначення, у чому дано розписку:

точне найменування матеріальних цінностей, документів та ін.;

— стан (нові, були в користуванні, у робочому стані}; — кількість, вага,
вартість, розмір, сума зазначаються цифрами, а в дужках — словами.

5. У службовому варіанті слід зазначити, ла підставі якого
розпорядження, наказу чи іншого документа передано й отримано цінності.

6. Дата укладання (ліворуч).

7. Підпис укладача (праворуч).

8. У приватному варіанті підпис особи, яка дає розписку, засвідчується
керівником установи чи підрозділу (із зазначенням його посади,
ініціалів, прізвища) або нотаріальною конторою.

9. Дата засвідчення (ліворуч).

Іноді в розписці зазначають свідків, тобто осіб, у присутності яких її
було підписано. У такому разі ці особи засвідчують документ своїми
підписами.

Усі вільні місця між текстом і підписом перекреслюють. Укладається
розписка лише в одному примірнику.

Розписка

Я, студ. гр. СЦ-51 соціологічного ф-ту ХНУ Колісник Ірина Іллівна,
студентський квиток № 06/96, отримала від завідувача методкабінету
Олійник М. В. для тимчасового користування 4 (чотири) часоп. «Політична
думка» № 1-4 за 1994 р. (у № 4 відсутні с. від 17 до 24).

Зобов’язуюся повернути часописи до 30.06.2002.

(підпис)

02.04.2002

Підпис студ. Колісник І. І. засвідчую:

Зав. кафедри соціології (підпис) В. М. Ніколаєнко

03.04.2002

18. Телеграма.

Телеграма — узагальнена назва різних за змістом документів (міжнародних,
службових, приватних та ін.), які передаються телеграфом. Телеграми
бувають прості, термінові чи «блискавки».

Є різні види телеграм: фототелеграма (передається технічна інформація,
схеми, креслення та ін.), телеграма-доручення (підпис у таких телеграмах
обов’язково має бути завірений печаткою), та ін.

Обов’язкові реквізити телеграми: назва; категорія і відмітки особливого
виду; адреса; текст; підпис; адреса відправника, його прізвище; дата;
підписний номер.

Текст телеграми подається без прийменників, сполучників та займенників.
Абзаци не виділяються; розділові знаки здебільшого не ставляться.

ТЕЛЕГРАМА

Термінова

Київ видавництво Либідь Бойко

Харківський університет поштою

ПРОСИМО ПРИЙНЯТИ ЗАМОВЛЕННЯ ПІДРУЧНИКИ УКРАЇНСЬКОЇ МОВИ ВИКОНАННЯ
СПОВІСТІТЬ РЕКТОРАТ ЗЛЕНКУ

161042 Харків Стуса 2

Ректорат університету Зленку В. О.

Дата (печатка)

19. Характеристика.

Характеристика — документ, у якому надається оцінка ділових і моральних
якостей працівника як члена колективу за період, який він відпрацював на
даному підприємстві.

Характеристика пред’являється при вступі до навчальних закладів,
висуванні на виборні посади, атестації, оформленні на роботу за
конкурсом тощо.

Характеристику укладають у двох примірниках, один із яких отримує
працівник, а другий (копію) підшивають до його особової справи. Текст
характеристики викладається від 3-ї особи на прохання працівника. Згідно
з типовим запитом характеристика може надсилатися до вищих інстанцій,
судових і адміністративно-господарчих органів та інших установ.

Відповідно до призначення характеристики поділяються на виробничі,
атестаційні, рекомендаційні та нейтральні.

Характеристика має містити такі відомості:

1. Назва документа.

2. Прізвище, ім’я та ім’я по батькові особи, на яку укладається
характеристика (в родовому відмінку).

3. Статус; посада; науковий ступінь і місце роботи, навчання.

4. Рік народження (якщо треба — національність, домашня адреса, освіта).

5. Текст — дані про трудову діяльність (навчання), із якого часу працює
(учиться), просування по службі; ставлення до обов’язків; рівень
професійної майстерності; найвагоміші досягнення, заохочення чи
покарання. Зазначаються моральні якості риси характеру, ставлення до
колег чи інших членів колективу.

6. Висновки — призначення характеристики.

7. Посада (ліворуч), підпис (праворуч), ініціали, прізвище керівника
установи, закладу (при потребі інших відповідальних осіб).

8. Дата укладання документа (ліворуч).

9. Печатка установи, що видала характеристику

Атестаційна характеристика

Коренева Захара Кузьмича,

бухгалтера планового відділу

Харківського тракторного заводу,

1970р. народж., українця,

освіта незакінчена вища.

Пан Коренев 3. К. працює на посаді бухгалтера з 1992 р. після закінчення
Харківського кредитно-фінансового технікуму.

Службові інструкції та доручення виконує сумлінно. Має високий
професійний рівень із питань нарахування коштів, оплати праці й
бухгалтерського обліку.

Заочно навчається на V курсі економічного ф-ту Харківського інституту
народного господарства. Має шану колективу.

Панові Кореневу 3. К. рекомендується більше уваги приділяти питанням
господарсько-фінансової діяльності та опанувати роботу на ПК.

Характеристику видано для подання (на запит) до ________

10.09.2002

Заввідділу (підпис) О. Л. Яременко

Голов. бухгалтер (підпис) Ю. І. Зуєнко

(печатка)

20. Поняття про документ і культуру діловодства.

Документ – це засіб закріплення різними способами на спеціальному
матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності і
розумову діяльність людини.

Док. – це будь-яке офіційне свідчення, доказ достовірності дії,
предмета, поняття.

Док має правове і господарське значення, може бути письмовим доказом,
джерелом відомостей довідкового хар-ру. Дорк-ти відтворюють факти
діяльності установи, підприємства. Управлінській док містить інфу, що
виникла і використов-ся в галузі управл-ня.

Таким чином, док – це носій інформації.

Док пвинен:

— видаватися повноважним органом-особою відповідно компетенції;

— не суперечити законодавству;

— бути відредагований і оформлений;

— складений за встановленою формою;

— бути достовірним, базуватися на фактах.

Діловодство – це діяльність, яка охоплює документування і організацію
роботи з док-ми в процесі здійснення управлінських функцій. Діл-во є
важливою складаовою частиною роботи кожної організ-ї. У процесі ділов-ва
беруть участь всі працівники апарату управління: створюють їх,
забезпечують передачу, інші керуються ними

21. Риси ділового стиля.

Це стиль, який задовільняє потреби суспільства у документ-му оформленні
ділових стосунків, офіційної сфери спілкування, різних актів державн.,
сусп-го, політ-го, економ-го життя.

Риси: 1.) Стислість і уніфікованість.

Забезпечується використанням кліше — усталених словесних форм,
закріплених за певними ситуаціями.

2.) Розташування поданого матеріалу.

Закріплення певного місця за окремими частинами матеріалу.

3.) Точність формулювань – гранична чіткість висловлюваної думки.

4.) Логічність і обгрунтованість викладу.

22. Писемне ділове мовлення, специфіка.

Це мовлення, зафіксоване на папері. Характер п.м. в першу чергу
визначається відсутністю співрозмовника в момент висловлення думки.
Одиницею п.м. є текст, який членується на абзаци, речення в яких
перебувають в тісних смислових та граматичних зв’язках між собою.

П.м. є вторинним відносно усного мовлення.

П.м. фіксується графічними знаками й сприймається зором. Графічні знаки
– різноманітні: знаки алфавітів різних мов, цифри, умовні позначки,
малюнки і графіки.

П.м. дає можливість зафіксувати висловлення, забезпечити збереження і
відтворення мовлення у просторі і часі.

П.м. – монологічне.

В ділових паперах проявляється такі риси, як традиційність і
консерватизм, а також правила побудови ділових паперів, правила вживання
стійких словосполучень, …

У п.м. особливо чітко проявл-ся диференціація текстів за сферами
спілкування. Деякі тексти існують лише в п.м. – накладні, розписки,
квітанції…

Здатність бути відтвореним у живій звуковій формі. (Яке не завжди буває
точною копією писемного тексту.)

Писемне ділове мовлення:

Чітке дотримання прийнятих норм ділового спілкування (будова, набір
реквізитів, правильне використання слів – рекомендуємо, наказую,
доповідаю, гарантуємо, прошу, ухвалити…)

Дотримання норм літературної мовіи, вживання зрозумілих, найбільш
переконливих слів, уникнення русизмів.

Відповідність мовних засобів їх стильовому призначенню (утримання
розмовних, просторічних, діалектних слів).

Логічність формування думки, чіткість і послідовність викладу,
членування тексту відповідно до будови ділового паперу.

Стислість вираження думки, строга відповідність слова його значенню,
об’єктивність викладу фактів.

23. Способи викладу матеріалу у документі: розповідь, опис, міркування.

Док-ти за способом викладлу матеріалу поділяються:

1. Док-ти, в яких можна заздалегіть сформувати лише найзагальніші
відомості, а сам спосіб викладу залежить кожного разу від конкретного
змісту того, що викладається, від ситуації, обставин ділового
спілкування.

2. Док-ти, в яких може бути передбачено не лише формуляр док-та, а
навіть слова, словосполучення і речення. Це докум-ти з високим ступенем
стандартизації.

Види текстів за способом викладу:

Розповідь про події, явища, факти в хроноглогічній послідовності – в
автобіорафіях, протоколах, звітах та ін.

Опис – це принцип характеристики явища через перелік ознак,
властивостей.Звичайно опис включає загальну хар-ку явища, елементи опису
лише обгрунтовують і конкретизують її. Використовується у актах,
наказах, постановах.

Міркування – спосіб викладу, при якому логічно послідовний ряд
визначень, суджень і висновків розкриває внутрішній зв’язок явищ. Як
правило, доводить певні положення через зіставлення, порівняння,
розкриття цих зв’язків. Тут знаходить втілення така логічна форма думки,
як доказ.

24. Промова.

Це агітаційний виступ на масових зборах. Він присвячується одній великій
темі, яка хвилює слухачів (звичайно до неї в цей час прикута загальна
увага.)

Особливості промов:

— емоційність;

— підсилений голос – зазвичай є якась відстаноь між промовцем і
аудиторією;

— чим більша аудиторія, тим повільніший темп промови;

— паузи у промові: лігічні, психологічні, фізиологічні (більші ніж при
доповідях).

Агітаційна промова має основне завдання роз’яснити щось, зорієнтувати в
чомусь. Звернена насамперед до емоцій, почуттів, уяви слухачів. Важливий
психологічний вплив на слухачів, використовуються яскраві образні
засоби. Потрібно правильно і повно враховувати особливості своєї
аудиторії, знання аудиторії допоможе обрати найпереконливіші аргументи.
Звичайно обмежена в часі, торкається одного питання, має мобілізуючий
характер.

Ювілейна промова звичайно присвячена певній даті. Промова відзначається
святковістю, урочистістю, може мати елементи підсумків. Невимушеність.

До особи – короткі, дружні, містять схвальні відгуки про ювіляра, добрі
побажання.

Мітингова промова має політичний хар-р, присвячується злободенній,
суспільнозначимій темі. Оратор повинен говорити вільно, звертатися
насамперед до почуттів слухачів (навіть якщо говорить про цифри).

25. Доповідь

Одна з найпоширеніших форм публічних виступів.

Звітна – це доповідь, в якій офіційна особа повідомляє зібранню про
здійснену колективом роботу, аналізує і оцінює її результати. Говориться
також про завдання на майбутнє, по доповіді обов’язково приймається
рішення (програма) майбутніх дій.

За побудовою нагадує письмовий звіт. Доповідач повинен об’єктивно
висвітлити факти й переконати слухачів у необхідності певних
висновків.Для цього треба чітко сформулювати мету, хар-р і завдання
доповіді.Добрати переконливі цифри, факти, приклади. Скласти загальний
план, подбати про зв’язки між частинами.

Ділова – док-т, що містить виклад певних питань з висновками і
пропозиціями. Містить значний обсяг інфи і розрахована на обізнаних
слухачів. Ділова доповідь може бути предметом обговорення і критики.

Політична доповідь виголошується партійним діячем (тому є програмою) на
зібраннях, з’їздах, форумах. Вона є одною з форм керівництва.

26. Лекція.

Лекції надзвчайно різноманітні за змістом і можливо за формою
викладення, якщо змінюється аудиторія. Спільне те, що вони несуть певну
суму знань, є живим процесом спілкування.

Тема, мета і основна проблема лекції мають бути точно визначені.Основне
завдання лектора – чіткий виклад питання, його послідовне розкриття.
Послідовність у розвитку думки створює умови для розуміння основних ідей
лекції. Головна частина не повинна містити забагато вузлових питань.
Перенасиченість фактами, цифрами, датами утруднює сприймання. Не повинно
бути монотонності.

27. Бесіда, ведення дискусії.

Бесіда звичайно проводиться двома чи невеликою кількістю учасників і
охоплює порівняно невелике коло питань.

Ділова бесіда буде мати позитивний результат лише за умов уважного
сприйняття співрозмовниками точки зору й доказів свого партнера,
висловлених по суті, із відповідною тактовною реакцією щодо отриманої
інформації.

Можна виділити такі основні фази ділової бесіди:

— установлення часу й місця зустрічі (на нейтральній, своїй, чужій
території);

— спосіб вступу в контакт, початок розмови (на своїй території
ініціатива господаря, а нейтральній – ініціатива належить тому, хто
прийшов першим: це вітання, початкові жести і фрази для мобілізації
уваги);

— формулювання конкретної мети зустрічі (проблема чи завдання);

— обмін предметними пропозиціями і випрацювання рішень (оцінка
пропозицій та ухвалення чи не ухвалення рішення за кожним пунктом);

— фіксування остаточної домовленості й вихід із контакту, закінчення
розмови (підведення підсумків бесіди, фіксування зобов’язань).

Кожна із цих фаз має основний принцип, відповідно до якого треба діяти
співрозмовникові, щоб домогтися позитивного результату.

28. Поняття про діловий стиль.

Діловий стиль – функціональний різновид мови, який слугує для
спілкування в державно-політичному, громадському й економічному житті, у
сфері управління

Призначення – регулювати стосунки у зазначених вище сферахі

Має підстилі: законодавчий, дипломатичний, юридичний, адміністративний.

29. Особливості усного ділового мовлення.

Найпоширеніша форма у.м. – телефонна розмова. Вона має бути економною в
одержанні і передачі інформації. Ставляться такі вимоги:

— чіткість, чистота дикції.

— стислість висловлення

— середній за силою голос.

— середній темп мовлення

— спокійний, ввічливий тон мовлення.

Культура ділового мовлення вимагає від мовців загальної культури,
інтелігентності, ввічливості, знання і використання норм літературної
мови.

30. Мова і ваша майбутня професія.

Мова нації — універсальна система, в якій живе національна душа кожного
народу, його світ, його духовність. «По ставленню кожної людини до своєї
мови можна абсолютно точно судити не тільки про її культурний рівень,
але й про її громадську цінність» (К. Паустовський). На повістці дня
сьогодні — розширення сфер функціонування української мови. Це засіб не
лише спілкування, а й формування нових виробничих відносин.

Мова як інструмент здобуття знань, як засіб життєдіяльності людини має
велике значення для всіх. Оскільки мова не тільки обслуговує сферу
духовної культури, а й пов’язана з виробництвом, з його галузями і
процесами, із соціальними відносинами, вона — елемент соціальної сфери.

У сучасному житті по-новому розглядаються питання функціонування мови.
Старий поділ на професії «інтелігентні» та «неінтелігентні» зникає.
Основний критерій — знання свого фаху, рівень володіння професійною
термінологією.

Науково-технічний прогрес, перебудова соціально-економічної й політичної
системи в країні насичують нашу мову новими поняттями, термінами. Разом
з піднесенням рівня фахових знань представників різних професій
підвищуються і вимоги до мови.

У зв’язку з упровадженням української мови на підприємствах та в
установах помітно збагачується словник професійної термінології новою
науково-технічною, суспільно-політичною лексикою.

Що означає знати мову професії? Це — вільно володіти лексикою свого
фаху, послуговуватися нею.

Мовні знання — один з основних компонентів професійної підготовки.
Оскільки мова виражає думку, є засобом пізнання й діяльності, то
правильному професійному спілкуванню людина вчиться все своє життя.
Знання мови професії підвищує ефективність праці, допомагає краще
орієнтуватися в ситуації на виробництві га в безпосередніх ділових
контактах.

((Професія тісно пов’язана з діловою мовою і користуванням діловим
стилем мови. Мова і дотримання етикету – перше враження про людину і
перше враження про організацію по її представнику. Має бути високий
рівень володіння мовою. Відсутність двозначностей, зайвих слів,
“русизмів” у писемному і усному мовленні. ))

31. Загальні вимоги до мови документів: об’єктивність, логічна
послідовність, повнота інформації.

Вимоги такі: об’єктивність, логічна послідовність, ясність викладу і
точність опису, переконливість, лаконічність, етикет ділових паперів,
типізація мовних засобів, стандартизація мови ділових паперів,
нормативність мовних засобів.

Об’єктивність. Змісту док-ту проявляється у формах вираження в ньому
громадських інтересів, які мають строго відповідати нормам
адміністративного права. Службові папери оформлюються від імені
юридичної особи. Особистий момент в оцінці фактів, подій повинен бути
зведений до мінімуму. Більшість документів пишеться від третьої особи.
Об’єктивність досягається високим ступенем безособовості, відсутністю
суб’єктивно-оцінних моментів у викладі чи доборі лексики.

Логічна послідовність викладу особливо виразна у тих докум-х, де зовсім
виключається (уникається) внесення у текст документу суб’єктивних чи
емоційних елементів: проявів роздратування, незадоволення, привнесення
особистого ставлення до справи.

Ознаки логічної послідовності: тісний логічний зв’язок компонентів
док-ту, чіткі причинно-наслідкові зв’язки між фактами як всередині
речення, так і в межах всього документу. Логічна послідовність може
реалізуватися такими типами зв’язків, як протиставлення, виявлення,
логічне підкреслення, черговість (одночасно, спочатку, потім), мета (з
цією метою), результативності (отже, таким чином, загалом).

Логічна послідовність документу досягається також за рахунок чіткого
членування тексту документу на окремі пункти. Його зовнішніми проявами є
нумерація, позначення літерами, абзаци.

Повнота інфи полягає у тому, що всі необхідні для правильного розуміння
докум-ту думки мають у тексті своє словесне вираження. Ніщо не повинно
бути пропущено, нічого не треба домислювати, не повинно бути недомовок і
двозначності. Зміст док-ту повинен вичерпувати всі обставини, пов’язані
з висвітлюваним питанням.

32. Прийом відвідувачів (графік, час, місце, організація прийому).

Відвідувач може бути приватною особою чи представником іншої
організації.

Графік прийому повинен бути складений і доведений до всіх зацікавлених
осіб. Якщо прийом керівником відвідувача зараз неможливий, слід подбати
про прийом його іншим компетентним працівником або виділити додатково
власний час. Інакше це буде проявом недбалості чи зверхності.

Місце, де чекають прийому, повинне бути обладнане місцями для сидіння і,
можливо, столами та письмовим приладдям. Написи повинні мати ввічливу
форму: “У нас не палять”, а не “Не палити”. В приміщенні, де проводиться
прийом –відповідні меблі, порядок.

Ставлення до відвідувача має бути ввічливим, доброзичливим, уважним, з
повагою незалежно від службового положення.

33. Керівник і підлеглий. Як вітатися? Як звертатися? Як розмовлляти?
Зовнішній виглад.

34. Ділові наради.

Інформаційні – на них знайомлять учасників з новими даними, положеннями,
постановами – справді важливою інфою.

Дискусивні – кожен може вільно висловити думки і пропозиції, дискусія.

Не повинно бути багато позапланових. Про планові не повідомляють, а про
непланові – заздалегіть, щоб встигли спланувати час.

Оперативна (селекторна, телефонна, комп’ютерна) нарада передбачає
охоплювати збір інформації, її опрацювання та прийняття рішення без
скликання всіх учасників у певному місці.

Підготовка – визначення тематики, порядку денного, складу учасників
(необхідні учасники, без зайвих), підготовка доповіді. Приміщення –
вентильоване, нормальна температура. Час тривалості – не більше півтори
години, потім думають не про питання, а коли скінчиться.

35. Подяка.

36. Вітаємося, прощаемося. Прохання — позитивна відповідь. Прохання —
відмова.

Загальновживані форми привітання: Добридень, Доброго дня, Здрастуйте,
Доброго ранку, Вітаю!, Зі святом!, Доброго здоров’я…

Привітання може супроводжуватися м’яким поклоном.Привітання слід
вимовляти приязно, без поспіху, не машинально. Це перше враження при
зустрічі, привітання позначається на настрої людини.

Мовний етикет надає перевагу таким формам прощання: Допобачення, До
зустрічі, Всього найкращого, На все добре. З добре знайомими людьми
можна обмежитися невербаольною формою, тобто жестом. Якщо необхідно
завершити зустріч ввічливі форми: На жаль, мені час іти, Сподіваюсь, ми
скоро побачимося.

Щоб збільшити можливість позитивної відповіді на прохання:

— ретельно обміркувати, враховуючи особу, вік, характер слухача;

— з’ясувати, наскільки можливе задоволення прохання;

— визначитися, з чого почати і чим закінчити;

— не висловлювати прохання “на ходу”.

Форми позитивної відповіді: Згоден, Я не заперечую, Домовилися, Гаразд,
З приємністю, Ви маєте рацію, Авжеж, Чудово, Саме так, Обов’язково.

Відмову важко давати, особливо вголос. Форми відмови: На жаль, не можу
Вам зараз допомогти, На жаль, це не в моїй компетентності; Шкодую, але
не можу дати відповіді на це питання.

37. Ділові контакти; знайомство; звертаня; говорити – слухати; кілька
слів про етику ділової людини.

Якщо нема нагоди для знайомства, слід представитися самому. Новий
знайомий у подальшому при зустрічі може не вітатися, що утруднює
майбутні контакти.

В ділових колах віддають перевагу знайомству через посередника, т.як
воно може забезпечити подальші контакти. У такому випадку у подальшому
новий знайомий за етикетом повинен вітатися чи відповідати на
привітання.

Спочатку – привітання, потім імена і посади. За етикетом молодші
відрекомендовуються старшим, підлеглі – начальнику, першими
представляються жінці.

Знайомство – стримано, але без ніяковості, дивитися людині у вічі.
Підвестися з місця. Жінка може не підводитися, якщо представляють не
іншій старшій.

Забув чи недочув ім’я – краще перепитати; про відсутнього не слід
говорити всім, слід дочекатися запрошення сісти.

38. Телефонна розмова,

Один з видів усного мовлення, специфіка якого в тому, що розмовляючі не
можуть бачити одне одного, навіть підтвердження того, що вас слухають
потребує словесного вираження.

Говорити слід середнім за силою голосом, не швидко, чітко вимовляти,
говорити саме в мікрофон трубки, висловлюватися простими реченнями.

При встановленні зв’язку слід привітатися, представитися (назвати себе і
свою організацію чи установу). Не сподіватися, що впізнають.

Виклад справи повинен бути чітким і лаконічним, поділити на головні і
другорядні питання, так щоб вони вимагали конкретної короткої відповіді.

Завершення розмови – це звичайно ініціатива того, хто зателефонував (або
жінка).

З9. Головуючий на нараді. Вимоги до головуючого. Мова учасників наради.

Наради – інформаційні, дискусивні. Не повинно бути багато позапланових.
Про планові не повідомляють, а про непланові – заздалегіть, щоб встигли
спланувати час.

Головуючий відповідає за організацію і регламент наради. Об’єктивність.
Репліки – сидячи, але стоячи оголошує прізвище, посаду і тему виступу
наступного оратора.Тон виступу спокійний і глолос не підвищений, темп
неспішний.

40. Що таке культура управління?

Культура управління — сукупність вимог, що висуваються до зовнішньої
сторони цього процесу, а також як вимоги до індивідуальних якостей
безпосередніх керівників. Включає в себе:

а) високі вимоги до культури виробництва;

б) правильне ведення, оформлення та зберігання документації;

в) дотримання етичних і моральних норм взаємин із колегами, партнерами;

г) правильну самооцінку особи.

Чи не найголовніша роль в організації колективу та плідної
безконфліктної атмосфери в ньому належить безпосередньо керівнику. Він,
безперечно, мусить бути особистістю-лідером, умілим організатором і
тонким аналітиком-психологом, людиною слова і фахівцем справи. Крім
того, керівник ще:

— знає ім’я та ім’я по батькові своїх працівників;

— завжди вітається з усіма;

— не зганяє злість на інших, коли винен сам;

— не підвищує голосу під час розмови;

— не нагадує підлеглому безліч разів про зроблену ним помилку, а свої
помилки визнає;

— вміє оцінити добрий жарт і посміється разом з усіма (якщо це не
висміювання когось із колективу);

— довіряє своїм працівникам;

— цінує їх час і не відволікає від роботи якимись дрібницями;

— по можливості відгукується на прохання особистого характеру;

— дає завдання підлеглим у ввічливій формі;

— знає вади своїх підлеглих (а також власні) і враховує у повсякденній
роботі.

Варто додати ще два пункти, хоча їх напевно набагато більше:

— заохочує та хвалить привселюдно, а робить зауваження чи дорікає
віч-на-віч;

— не має морального права вимагати від підлеглих дотримувати тих норм і
правил, які порушує сам.

41. Яким в очах підлеглих має бути керівник?

Див. питання про культуру управління.

Керівник – зразок для підлеглих.

Фахівець.

Першою вимогою у стосунках керівника і підлеглих є вимога поваги і
доброзичливості. Керівник ніколи не повинен проявляти неповагу до
підлеглого. В основі цих стосунків має бути авторитент керівника, який
забезпечується чесністю, добросовісністю, прекрасним знанням своєї
справи, принциповість, повага до людей.

Керівник повинен відзначатися принциповістю, діловитістю (більше
конкретних рішень і домагатися їх виконання), оперативністю (негайно
розв’язувати виниклі питання).

42. Загальні вимоги до мови документа: ясність викладу, точність опису,
свобода від суперечностей.

Ясність викладу, точність опису. Чим глибше в сутність справи вникає
працівник, що створює док-т, тим точніше про неї висловлюється і тим
яснішою буде вона для того, хто знайомитиметься з док-м.Перш ніж
остаточно викласти док-т, слід детально обдумати його і дібрати слова і
вирази, які найбільш лаконічно і водночас повно та точно передадуть його
зміст і суть. З правильного добору слів і словосполучень починається
якість викладу.

Свобода від суперечностей – чи не найвища вимога до док-тів. Полягає у
тому, що обрані автором слова не повинні належати до різних сфер
мовлення, що утруднює сприйняття. Не повинно бути суперечностей
смислового плану.

43. Загальні вимоги до мови документа: переконливість, лаконічність,
етикет ділових паперів,

Переконливість забезпечує обгрунтування висловленої думки, доказовість
матеріалу. Док-т має бути лаконічним, у ньому мають бути відображені
основні положення і аргументи. Потреба в переконливості тоді
враховується, але втілюється на границі, в якій надто поверхові чи
недосконалі словесні форми.

Лаконічність досягається попереднім обдумуванням док-ту, складанням його
плану. Лаконічний док-т не має зайвих слів, повторень. Складні звороти
потребують напруження, уваги. Кожен аспект питання, викладеного в
док-ті, повинен мати певне місце у його логічній структурі, не збігатись
з іншими аспектами.

Найголовнішим проявом етикету є переконливість док-ту.

44. Мовний етикет.

1.) Мовний етикет — це правила мовленнєвої поведінки, прийняті
національним колективом мовців. Мовленнєвий етикет охоплює стійкі
формули спілкування (слова, словосполучення, мовні звороти-кліше) в
ситуаціях установлення контакту із співбесідником, підтримки спілкування
в доброзичливій тональності.

2.) Етикет – це сукупність норм і правил, прийнятих в даному суспільстві
в даний час. Вони можуть бути змінні, але їхня сутність лишається
незмінною – вона покликана висловити повагу до іншої людини. Культура
мови і культура поведінки пов’язані між собою.

Етика ділового спілкування ґрунтується на таких правилах і нормах
поведінки партнерів, колеґ, які сприяють розвиткові співпраці,
розв’язанню поставлених проблем. А це й зміцнення взаємодовіри, постійне
інформування партнера щодо своїх намірів та дій, а також запобігання
обману й порушенню взятих зобов’язань

Етикет – у привітанні, прощанні, проханні і відповіді на прохання.

45. Що таке культура мови?

Культура мови є основною ознакою загального культурного рівня людини і
разом з цим його складовою. Чим вища мовна культура людини, тим вищий
творчий потенціал людини. Вірний вибір мовних засобів (лексичних,
морфорлогічних, синтаксичних, мовноетичних) для передачі думки
відповідно до змісту, мети і ситуації ділового спілкування.

Культура – це досягнення людства у будь-якій галузі діяльності (музична
к-ра, виробнича к-ра).

44 — 45:

Важливим компонентом ділового спілкування є етика мовлення. Недаремно
один мудрий філософ сказав: «Заговори, щоб я тебе побачив». Вислів
віками не втрачає своєї актуальності. Адже те, якими лексичними засобами
володіє мовець, яку має інтонацію, вимову, як послуговується жестами,
емоціями — вказує на рівень його освіченості й культури.

Виховану людину завжди вирізняє ввічливість, привітність,
доброзичливість, тактовність, стриманість, повага до співрозмовника,
здатність до співчуття та розуміння оточуючих. І особливу роль у цьому
відіграє слово: вчасне, доречне, вагоме, переконливе.

Не завжди на належному рівні ведуться ділові переговори, виступи перед
співробітниками чи незнайомою аудиторією. І, на жаль, частково огріхи
припадають на невдало підібрані й сказані слова. Наприклад, доповідачі,
лектори у своїх виступах часто вживають російські слова в українському
варіанті або ж навпаки, тобто калькують їх. Насичують свою мову
просторіччям, територіальними діалектами, нехтують вимовою, а іноді й
роблять це навмисне. Часто можна почути, як через мовознавчу
некомпетентність порушується граматична й лексична структура слів.

Не завжди розрізняється й логічна структура слів. Наприклад: прошу (будь
ласка) і прошу (звертаюся з проханням), икода (про жалість, втрату) і
шкода (даремно, не варто). Трапляється, що не точно коментується
значення і зживання паронімів. Наприклад: відігравати (роль), грати на
чомусь) і ґрати (конструкція).

З’явилась проблема і у використанні букви ґ. Дехто намажеться вживати її
взагалі замість г. У випадках сумніву слід звернутися до українського
правопису.

Іноді мовці у виступах використовують книжні слова, різні граматичні
звороти, маловідому термінологію. Така мова не сприймається слухачами,
стомлює їх, створює дискомфорт і свідчить про низький рівень
виступаючого.

Бувають випадки, коли доповідач чи лектор нав’язливо звертається до
слухачів «Вам зрозуміло?», «Вам ясно?». Запитання такого типу свідчать,
що виступаючий недооцінює слухачів і цим ображає їх.

Отже, аби не траплялося подібних ситуацій, потрібно скористатися
загальноприйнятими нормами ділового етикету.

Мова виступу, доповіді, лекції має бути бездоганною, простою, зрозумілою
широкому колу слухачів. Слід уникати іншомовних слів, якщо є українські
відповідники; сполучників типу: тому що; через те, що; у зв’язку з тим,
що; враховуючи те, що; з огляду того, що; зважаючи на те, що; так, як;
про те, що і т. д.

Важливим є також правильне й доречне використання вставних слів і
виразів, обережне послуговування крилатими словами та іншими
фразеологізмами. Тут треба враховувати професіональний і віковий
контингент слухачів.

Для ефективності ділових взаємин варто зорієнтуватися не лише в собі, а
й в тих, хто оточує, виробити свою манеру спілкування. Спілкуючись,
треба триматися скромно й впевнено. Належить подбати й про атмосферу
приязності, товариськості, вільного й рівноправного обміну думками.
Необхідно передбачати і враховувати реакцію слухачів.

Доповідач повинен говорити чітко, переконливо, не поспішаючи, в ході
мовлення змінювати інтонацію, щоб мова не була монотонною. Буває й так,
що спілкуючись, співрозмовники не завжди розуміють один одного. Не слід
забувати, що в будь-якій ситуації можна дійти згоди. Запорукою успіху в
цьому є взаємодовір’я.

Отже, уважне, дбайливе ставлення до мови є зовнішньою ознакою мовного
етикету.

Похожие записи