Реферат на тему:

Технологія роботи з документами

План

1. Організаційне забезпечення раціональної роботи з документами

2. Організація роботи з вхідними документами

3. Проходження вихідних документів

Література 1. Організаційне забезпечення раціональної роботи з
документами

Залежно від обсягу документообігу, технічного оснащення установи,
територіального розташування та кількості структурних підрозділів в
установах, організаціях може застосовуватись повна або часткова
централізація діловодства.

Централізована система передбачає здійснення всіх операцій з документами
одним структурним підрозділом або однією особою (секретарем). Така
система прийнятна для установ з невеликим обсягом документообігу (до 10
тисяч документів за рік) і для органів державної податкової служби не
характерна.

Часткова централізація діловодства передбачає здійснення таких операцій
з документами, як прийняття, реєстрація, відправлення кореспонденції в
підрозділах служби діловодства (канцелярії, загальному відділі тощо), а
підготовка документів, формування справ, передача на зберігання в архів
проводиться кожним самостійним структурним підрозділом.

Незалежно від форми організації діловодства необхідно забезпечити чітке
і своєчасне оформлення всіх службових документів, збереження справ,
печаток і штампів установи, уважне обслуговування громадян.

Загальне керівництво організацією діловодства здійснює керівник органу
державної податкової служби. Він зобов’язаний:

– вживати заходів для скорочення документообігу в установі;

– забезпечувати регулярний контроль за роботою служби діловодства та
усунення виявлених недоліків у роботі з документами;

– всебічно сприяти вдосконаленню організації діловодного забезпечення
управлінської діяльності, вживати необхідних заходів для оснащення
діловодної служби сучасним технічним обладнанням;

– забезпечувати організацію навчання працівників діловодної служби;

– здійснювати контроль за дотриманням встановлених вимог щодо складання
та оформлення службових документів.

Конкретна робота з організації діловодства покладається на службу
діловодства, яка, як правило, є самостійним підрозділом ОДПС і
підпорядковується її керівнику.

У своїй роботі служба діловодства керується законами України, що
встановлюють порядок організації і діяльності державного апарату, актами
органів державної виконавчої влади з питань здійснення контролю за
виконанням документів, державними стандартами на
організаційно-розпорядчу документацію, положеннями типової інструкції з
діловодства, вказівками архівних органів та іншими чинними нормативами
щодо роботи з документами.

Завданням служби діловодства є встановлення єдиного порядку роботи з
документами на основі використання автоматизованої технології роботи з
документами та скорочення документообігу.

Основними функціями служби діловодства є розробка інструкції з
діловодства та номенклатури справ, забезпечення оформлення документів,
організація документаційного та організаційно-технічного обслуговування
роботи колегіальних органів, організація роботи щодо розгляду звернень
громадян, контроль за своєчасним виконанням документів.

2. Організація роботи з вхідними документами

Приймання і первинна обробка вхідних документів

Вся кореспонденція, що надходить до установи, приймається централізовано
діловодною службою.

Телеграми і термінова кореспонденція у вихідні та святкові дні, а також
після закінчення робочого дня приймається відповідальним черговим
працівником, який наступного робочого дня повинен передати отриману
кореспонденцію до діловодної служби, а при необхідності термінового
вирішення окремих питань – поінформувати телефоном керівництво установи.

У діловодній службі розкриваються всі конверти, за винятком тих, що
мають напис “особисто” або адресовані громадським організаціям.

При розкритті конвертів працівники діловодної служби перевіряють
правильність доставки кореспонденції, цілісність упаковки, відповідність
номерів на конвертах і документах, наявність документів у них. У разі
відсутності документа або додатків до нього, пошкодженні окремих
документів або невідповідності номера документа номеру на конверті
складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається
відправнику, другий залишається у діловодній службі. 

При відсутності або ушкодженні частини документа про це робиться
позначка на документі (внизу першого аркуша), а також оформляється
відповідний акт. Повертаються документи адресату лише тоді, коли не
можна розпочати роботу щодо виконання документа.

Неправильно адресовані або помилково вкладені документи передаються за
призначенням або повертаються відправникові.

Конверти від листів зберігаються і додаються до документів у тих
випадках, коли дата поштового штемпеля необхідна для підтвердження дати
відправлення або одержання документа (на конкурс, арбітражні документи,
позовні заяви, касаційні скарги, листи громадян), якщо на документі
взагалі відсутня дата або якщо адресу відправника можна встановити лише
за допомогою конверта.

Документи, які складаються із двох і більше аркушів, скріплюються за
допомогою канцелярських скріпок або зшиваються.

Попередній розгляд вхідної кореспонденції

Вся вхідна кореспонденція підлягає обов’язковому попередньому розгляду,
який здійснює керівник діловодної служби або інша особа згідно з
розподілом обов’язків між працівниками.

Метою такого розгляду є визначення необхідності їх реєстрації, розподіл
на групи документів, які обов’язково повинні розглядатися керівництвом,
і ті, що передаються безпосередньо структурним підрозділам. Керівництву
передаються документи органів, а також найважливіші документи вищого
рівня, які містять інформацію з принципових питань діяльності. Інші
документи передаються після реєстрації у структурні підрозділи.

Реєстрація вхідної кореспонденції

Реєстрація документів – це фіксування факту одержання документа шляхом
проставлення на ньому індексу і дати з наступним записом необхідних
даних про документ у відповідних реєстраційних формах (журналах,
картках). 

Реєстрація необхідна для обліку, контролю виконання і пошуку документа.

Основний принцип реєстрації – однократність. 

Реєстрація документів здійснюється, як правило, централізовано за
реєстраційними групами документів.

В органах державної податкової служби визначені такі реєстраційні групи
документів та їх постійні цифрові позначки:

а) для ДПА України постійні цифрові позначки

Адміністрація Президента України 1

Верховна Рада України 2

Кабінет Міністрів України 3

Народні депутати 4

Міністерства і відомства 5

Підприємства, установи, організації 6

Державні податкові органи 7

Громадяни початкова літера

прізвища заявника 

б) для обласного і районного рівнів

Органи державної податкової служби вищого рівня 8

Місцеві органи державної влади і управління 9

Народні депутати 4

Державні податкові органи 7

Загальна кореспонденція 10

Громадяни початкова літера 

прізвища заявника 

Реєстраційний індекс вхідного документа складається із порядкового
номера цього документа з початку року у межах відповідної реєстраційної
групи кореспондентів та постійної цифрової позначки цієї групи.
Наприклад, вхідний індекс документа 316/3 означає: 316 – порядковий
номер документа з початку року у межах відповідної групи кореспондентів,
3 – постійна цифрова позначка реєстраційної групи документів.

o

oe

o

????????????\?и державної податкової служби, може не реєструватись.
Зокрема, це такі документи, як вітальні листи і телеграми, запрошення,
друковані видання, рекламні матеріали, навчальні плани і програми,
зведення погоди. Не підлягають централізованій реєстрації місячні,
квартальні та інші звіти державних податкових органів, бланки
бухгалтерського й статистичного обліку й звітності, які надходять
електронною поштою і містять інформацію звітного або
інформаційно-довідкового характеру та інші. Такі документи повинні
реєструватися у відповідних структурних підрозділах.

Розгляд документів керівництвом

Вхідні документи після їх реєстрації передаються на розгляд керівництву
відповідного органу державної податкової служби або до структурних
підрозділів.

Розгляд вхідної кореспонденції повинен здійснюватися невідкладно. У разі
тимчасової відсутності керівника або його заступника (відпустка,
відрядження тощо), вхідна кореспонденція передається на розгляд особі,
яка тимчасово виконує обов’язки відсутнього працівника відповідно до
розподілу функціональних обов’язків.

Керівник установи, його заступники, керівники структурних підрозділів,
розглянувши документ, оформляють на ньому резолюцію. У ній вказується,
кому направляється документ на виконання (прізвище виконавця); зміст
доручення; термін виконання (якщо він не називається в самому
документі); підпис керівника; дата.

Якщо виконання доручається декільком виконавцям, прізвище
відповідального виконавця вказується першим. 

Резолюція повинна бути короткою. Її слід писати на самому документі
(крім законів, указів, постанов, розпоряджень вищих органів державної
влади і управління, а також документів, які підлягають поверненню).

Документи з резолюціями керівництва повертаються в діловодну службу, де
зміст доручень щодо виконанню кожного документа (резолюція) переноситься
до відповідних граф журналу реєстрації вхідної кореспонденції. Одночасно
до документів, поставлених на контроль, оформляються два примірники
контрольних карток.

Документи з одним примірником контрольної картки передаються на
виконання. Якщо в резолюції зазначено два і більше виконавці, діловодна
служба передає оригінал документа з контрольною карткою першому
виконавцю, а копії документів направляються решті.

3. Проходження вихідних документів

Проходження вихідного документа в установі включає в себе такі стадії:

– складання проекту документа і його виготовлення;

– погодження проекту документа, візування;

– підписання, а в окремих випадках і затвердження;

– реєстрація;

– відправлення.

Складання проекту документа і його виготовлення – це написання
рукописного проекту документа і друкування його на бланку установи або
чистому аркуші паперу відповідного формату. Рукопис складається
безпосереднім виконавцем, якому доручено підготувати необхідний
документ.

Вимоги до тексту, правила погодження і засвідчення документів викладені
у попередніх розділах.

Підготовлений і погоджений проект вихідного документа (найчастіше це
лист) передається на підпис керівнику. Перед цим виконавець повинен
переконатись у правильності тексту, перевірити наявність необхідних
додатків і правильність їх оформлення, наявність віз на копії вихідного
документа, зауважень і пропозицій (якщо такі були) та інших матеріалів,
на основі яких готувався проект документа.

Якщо передається на підпис проект листа-відповіді, то одночасно
передається і лист-запит.

Вихідні документи підписуються посадовими особами органів державної
податкової служби відповідно до їх компетенції. Зокрема, документи, які
направляються до органів вищого рівня, а також з важливих питань
діяльності установи, підписуються керівником, а в разі його відсутності
– посадовою особою, яка виконує його функції. Інші документи можуть
підписуватися заступниками керівника чи керівниками структурних
підрозділів відповідно до розподілу функцій і в межах визначення їх
прав.

Після підписання вихідні документи передаються на реєстрацію і
відправлення у діловодну службу.

Реєстрація вихідної кореспонденції – це фіксування факту створення і
надсилання документа відповідному адресату шляхом проставлення на ньому
реєстраційного індексу і дати надходження в службу діловодства. При
цьому необхідні дані про документ заносяться до журналу реєстрації
вихідної кореспонденції.

Реєстрація документів повинна здійснюватися централізовано.
Децентралізована реєстрація вихідної кореспондентів допускається лише в
міжрайонних та об’єднаних органах держаної податкової служби з
територіально роз’єднаними структурними підрозділами.

Реєстраційний індекс вихідного документа складається, як правило, із
порядкового номера з початку року (за журналом реєстрації) та індексу
справи за номенклатурою, в яку підшивається копія вихідного документа.
Наприклад: № 139/12-33, де 139 – порядковий номер вихідного документа за
журналом реєстрації, 12-33 – номер справи, в якій зберігається копія
вихідного документа.

До складу реєстраційного індексу можуть входити і цифрові позначки
постійних реєстраційних груп кореспондентів. Так, якщо попередній
документ направляється на адресу Кабінету Міністрів України, то його
реєстраційний індекс може бути таким: № 139 / 3 / 12-33.

Діловодна служба під час приймання документів на реєстрацію і
відправлення повинна перевірити:

– правильність оформлення документа і розміщення на ньому всіх
реквізитів;

– правильність зазначення адреси одержувача;

– наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках на ньому;

– наявність віз на копії документа, що залишається у справах;

– наявність на документі відмітки про додатки;

– відповідність кількості примірників документа кількості адресатів.

На оригіналах документів, які підлягають поверненню, зверху на правому
полі першої сторінки діловодною службою ставиться штамп “Підлягає
поверненню”.

Кореспонденція, що надсилається одночасно одному і тому ж адресату,
вкладається в один конверт, на якому проставляються реєстраційні індекси
всіх вкладених документів.

Для скорочення часу на підготовку до відправлення вихідної
кореспонденції рекомендується заздалегідь заготовляти машинописним або
друкарським способом конверти для постійних кореспондентів.

Вихідна кореспонденція залежно від її важливості може відправлятися
простими, рекомендованими, цінними відправленнями, електронною поштою та
факсом.

Документи, що доставляються місцевим кореспондентам кур’єрами,
передаються під розпис у журналі (розносній книжці).

Список літератури:

Андреева В.И. Делопроизводство. – Изд. 4. – М.: ЗАО «Бизнес-школа
«Интел-Синтез», 1997.

Бондарева Т.Н. Секретарское дело. – М.: Высш. шк., 1989.

Головач А.С. Зразки оформлення документів. – Донецьк: Сталкер, 1997.

Веселов П.В. Современное деловое письмо в промышленности. – 3-е изд. –
М.: Изд. стандартов, 1990.

Діденко А.Н. Сучасне діловодство. – 2-е вид. – К.: Либідь, 2000.

Коваль А.П. Ділове спілкування. – К.: Либідь, 1992.

Молдованов М.І., Сидорова Г.М. Сучасний діловий документ. – К.: Техніка,
1992.

Паламар Л.М., Кацавець Г.М. Українське ділове мовлення. – К.: НМКВО,
1991.

Палеха Ю.І. Документаційне забезпечення управління. – К.: МАУП, 1997.

Слиньков В.Н. Документы административного делопроизводства в менеджменте
бизнеса. – К., 1999.

Шевчук С.В. Українське ділове мовлення. – К.: Вища школа, 1997.

Похожие записи