.

Суть і значення діловодства (реферат)

Язык: украинский
Формат: реферат
Тип документа: Word Doc
19 26843
Скачать документ

Реферат на тему:

Суть і значення діловодства

План

1. Поняття діловодства.

2. Види діловодства.

3. Особливості управлінських документів.

4. Історія розвитку діловодства.

5. Документ – матеріальний носій інформації. Класифікація документів.

1. Діловодство – це діяльність, яка охоплює питання документування і
організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій.
Основними елементами діловодства є письмові документи і документування,
а саме створення документів.

Головним завданням діловодства є забезпечення швидкої і ефективної
роботи підприємства, установи чи організації.

Складові частини діловодства – система документації, система
документування, організація роботи з документами.

Система документації – це сукупність документів, взаємопов’язаних між
собою таким чином, що являють собою єдине ціле із своїми специфічними
рисами. Існує багато систем документації. Наприклад, система
управлінських документів, яка має багато підсистем – функціональні,
міжгалузеві та галузеві системи. До функціональних систем належить
планова, матеріально-технічна, звітно-статистична. До галузевих систем
належать документи, які стосуються певної галузі в країні. До
міжгалузевих – документи, що стосуються двох чи більше галузей. Ці
системи поділяються на підсистеми, останні – на більш дрібні сукупності
документів.

Система документування – це сукупність процесів і прийомів створення
всієї документації в установах, на підприємствах, в організаціях, в ході
здійснення ними своїх функцій. Документування охоплює всі операції по
складанню, погодженню, затвердженню, оформленню і виготовленню
документів. Система документування передбачає наявність відповідних
вимог і нормативів створення документів. Такі нормативи закріплені
законодавчо у вигляді Єдиної державної системи діловодства (ЄДСД),
інструкціями, відомчими норматичними документами з питань діловодства.
Основні положення ЄДСД розповсюджуються на організаційно-розпорядчу
документацію. Деякі положення є обов’язковими для виконання, інші мають
рекомендаційний характер.

Організація роботи з документами – це створення умов, що забезпечують
рух, пошук і збереження документів в діловодстві. Сюди входить прийом,
реєстрація, розподіл, контроль виконання, формування справ,
довідково-пошукова робота, передархівна обробка, збереження і
використання документів.

2. У діловодстві розрізняють:

Адміністративне (загальне) діловодство – це операції по документуванню
розпорядчої і виконавчої діяльності організації чи підприємства.
Документи, які застосовуються при оформленні розпорядчої і виконавчої
діяльності органів державного управління називаються
організаційно-розпорядчою документацією (ОРД).

Організаційно-розпорядча документація створюється і використовується в
різних органах управління – Кабінеті міністрів, міністерствах,
відомствах, установах, школах, лікарнях, на підприємствах та ін.

Усі документи системи ОРД можна поділити на 5 груп:

організаційні (положення, статути, інструкції, правила);

розпорядчі (постанови, рішення, розпорядження, накази в загальних
питаннях, вказівки);

довідково-інформаційні (довідки, протоколи, акти, доповідні та
пояснювальні записки, службові листи, відгуки, доповіді, звіти, договори
та ін.);

з кадрових питань (заяви, накази, особові листки, трудові книжки,
особові картки, характеристики та ін.);

особисті офіційні документи (пропозиції, заяви, скарги громадян,
автобіографії, розписки, доручення та ін.).

Застосування стандартів ОРД для організацій, установ і підприємств
країни стало підготовкою до уніфікації систем документації, які
використовуються в управлінні.

Уніфікація – це встановлення єдиного комплексу видів і різновидів
управлінських документів для аналогічних управлінських ситуацій, єдиних
форм та правил складання та оформлення документів. Уніфікація документів
включає їх стандартизацію, зменшення кількості видів та різновидів
документів, встановлення певного кола ділових паперів з допомогою яких
здійснюється управлінська діяльність.

Спеціальне діловодство – це робота з документами, специфічними для
кожної із функцій управління, а також для таких областей діяльності як
транспорт, зв’язок, статистика, юриспруденція, військова справа. Серед
спеціального діловодства розрізняють: бухгалтерське, нотаріальне,
військове, діловодство по особовому складу установи та ін.

Діловодство в установах організовується в залежності від їх виду,
особливостей роботи, об’єму документообігу. Об’єм документообігу
визначається кількістю вхідних, вихідних, внутрішніх документів за рік.
В залежності від об’єму документообігу установи поділяються на чотири
категорії: з об’ємом документообігу понад 100000 документів на рік; від
25000 до 100000 документів; 10000-25000 документів на рік; до 10000
документів на рік.

В залежності від структури установи і об’єму документообігу система
ведення діловодства може бути: а) централізована – застосовується в
установах з документообігом до 10000 документів на рік, з невеликою
кількістю структурних підрозділів; б) децентралізована – в установах з
територіально відокремленими структурними підрозділами і документообігом
понад 100000 документів на рік.

3. Відповідно до діючого законодавства органи управління створюють:

Кабінет міністрів – постанови і розпорядження;

міністерства – накази, інструкції, вказівки;

державні комітети і комісії – постанови, інструкції, вказівки;

головні управління та управління при КМУ – накази, інструкції, вказівки;

виконкоми Рад народних депутатів, їх управління та відділи – рішення
(виконкоми), розпорядження (виконкоми), накази (управління та відділи
виконкомів);

власники промислових та виробничих об’єднань, фірм, трестів – накази,
інструкції, вказівки;

власники, підприємств, установ, організацій – накази, інструкції,
розпорядження (підприємства), вказівки.

Управлінські документи мають свої особливості:

створюються і використовуються органами управління у відповідності із
встановленою компетенцією і поставленими завданнями;

служать засобом закріплення функцій органів управління;

містять інформацію довідкового і правового характеру, відображають
природу виконавчої і розпорядчої діяльності певного органу управління;

процес їх створення, форма, зміст, межі дії регулюються правовими
нормами, що надає їм загальнообов’язковість виконання.

Сукупність дій органів управління по створенню і використанню документів
називається документуванням управлінської діяльності.

Органи управління з найбільш важливих питань видають постанови, рішення,
накази; а з менш важливих – розпорядження, вказівки.

2. Історія розвитку діловодства Діловодство у своєму розвитку пройшло
декілька етапів І етап : Приказне діловодство (XV – ХVII ст.).
Особливості діловодства у цей період:

1. Документи – у вигляді стовпців – текст на смугах паперу шириною 15-17
сантиметрів. Зворотна сторона використовувалася для адреси, резолюції,
поміток. Документ має форму сувої.

2. Діловодство починалося з моменту отримання документу, на якому
ставилася дата отримання. Потім – підготовка до докладу. Обговорення –
приговори наказу. Складався документ – відповідь.

3. Підпис д’яка, що відповідав за складання документу ставився на
склейках документу. Автор документу – та людина, що виконувала записи
тексту.

4. Документи систематизувалися за певними ознаками.

5. Види документів – накази царя, приречення боярської думи, указні
книги. Прикази слали один одному «пам’яті», формою звертання до
державних установ були чолобитні.

6. Налагоджується архів, документи зберігаються в приказних хатах.

7. З’являються особливі форми документів -книги: – для грошових операцій
– прибутково-расходні; – для обліку пошлін – митницькі; – для обліку
врожаю – умолотні та інше.

8. В документах ведеться перерахування титулів, звань, повноважень.

9. Розрізняли тексти лицьової та оборотної сторони листа. Площа листа,
де розміщувався текст мала свої назви. Верх листа -«голова», а частина
під основним текстом – «іспод».

10. Діловодство було засноване на канцелярських традиціях та не
регулювалося законодавством.На землях правобережної України, що
поступово входили до складу князівства Литовського застосовувалися
актові книги (з XIII до кінця XVIII століття). Книги поділялися на: –
секретні (кримінальні справи); – нотатні (дарчі, купчі, боргові,
контрактні документи); – поточні (для скарг, свідчень, заяв). Цей період
називають актове діловодство.

II період. Колежське діловодство (з XVIII століття). Характерні ознаки
діловодства:

®

Oe

i

? ®

&

8u8o9o:J

Нашли опечатку? Выделите и нажмите CTRL+Enter

Похожие документы
Обсуждение

Оставить комментарий

avatar
  Подписаться  
Уведомление о
Заказать реферат
UkrReferat.com. Всі права захищені. 2000-2019