Реферат на тему:

Суть і значення діловодства

План

1. Поняття діловодства.

2. Види діловодства.

3. Особливості управлінських документів.

4. Історія розвитку діловодства.

5. Документ — матеріальний носій інформації. Класифікація документів.

1. Діловодство – це діяльність, яка охоплює питання документування і
організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій.
Основними елементами діловодства є письмові документи і документування,
а саме створення документів.

Головним завданням діловодства є забезпечення швидкої і ефективної
роботи підприємства, установи чи організації.

Складові частини діловодства – система документації, система
документування, організація роботи з документами.

Система документації – це сукупність документів, взаємопов’язаних між
собою таким чином, що являють собою єдине ціле із своїми специфічними
рисами. Існує багато систем документації. Наприклад, система
управлінських документів, яка має багато підсистем – функціональні,
міжгалузеві та галузеві системи. До функціональних систем належить
планова, матеріально-технічна, звітно-статистична. До галузевих систем
належать документи, які стосуються певної галузі в країні. До
міжгалузевих – документи, що стосуються двох чи більше галузей. Ці
системи поділяються на підсистеми, останні – на більш дрібні сукупності
документів.

Система документування – це сукупність процесів і прийомів створення
всієї документації в установах, на підприємствах, в організаціях, в ході
здійснення ними своїх функцій. Документування охоплює всі операції по
складанню, погодженню, затвердженню, оформленню і виготовленню
документів. Система документування передбачає наявність відповідних
вимог і нормативів створення документів. Такі нормативи закріплені
законодавчо у вигляді Єдиної державної системи діловодства (ЄДСД),
інструкціями, відомчими норматичними документами з питань діловодства.
Основні положення ЄДСД розповсюджуються на організаційно-розпорядчу
документацію. Деякі положення є обов’язковими для виконання, інші мають
рекомендаційний характер.

Організація роботи з документами – це створення умов, що забезпечують
рух, пошук і збереження документів в діловодстві. Сюди входить прийом,
реєстрація, розподіл, контроль виконання, формування справ,
довідково-пошукова робота, передархівна обробка, збереження і
використання документів.

2. У діловодстві розрізняють:

Адміністративне (загальне) діловодство – це операції по документуванню
розпорядчої і виконавчої діяльності організації чи підприємства.
Документи, які застосовуються при оформленні розпорядчої і виконавчої
діяльності органів державного управління називаються
організаційно-розпорядчою документацією (ОРД).

Організаційно-розпорядча документація створюється і використовується в
різних органах управління – Кабінеті міністрів, міністерствах,
відомствах, установах, школах, лікарнях, на підприємствах та ін.

Усі документи системи ОРД можна поділити на 5 груп:

організаційні (положення, статути, інструкції, правила);

розпорядчі (постанови, рішення, розпорядження, накази в загальних
питаннях, вказівки);

довідково-інформаційні (довідки, протоколи, акти, доповідні та
пояснювальні записки, службові листи, відгуки, доповіді, звіти, договори
та ін.);

з кадрових питань (заяви, накази, особові листки, трудові книжки,
особові картки, характеристики та ін.);

особисті офіційні документи (пропозиції, заяви, скарги громадян,
автобіографії, розписки, доручення та ін.).

Застосування стандартів ОРД для організацій, установ і підприємств
країни стало підготовкою до уніфікації систем документації, які
використовуються в управлінні.

Уніфікація – це встановлення єдиного комплексу видів і різновидів
управлінських документів для аналогічних управлінських ситуацій, єдиних
форм та правил складання та оформлення документів. Уніфікація документів
включає їх стандартизацію, зменшення кількості видів та різновидів
документів, встановлення певного кола ділових паперів з допомогою яких
здійснюється управлінська діяльність.

Спеціальне діловодство – це робота з документами, специфічними для
кожної із функцій управління, а також для таких областей діяльності як
транспорт, зв’язок, статистика, юриспруденція, військова справа. Серед
спеціального діловодства розрізняють: бухгалтерське, нотаріальне,
військове, діловодство по особовому складу установи та ін.

Діловодство в установах організовується в залежності від їх виду,
особливостей роботи, об’єму документообігу. Об’єм документообігу
визначається кількістю вхідних, вихідних, внутрішніх документів за рік.
В залежності від об’єму документообігу установи поділяються на чотири
категорії: з об’ємом документообігу понад 100000 документів на рік; від
25000 до 100000 документів; 10000-25000 документів на рік; до 10000
документів на рік.

В залежності від структури установи і об’єму документообігу система
ведення діловодства може бути: а) централізована – застосовується в
установах з документообігом до 10000 документів на рік, з невеликою
кількістю структурних підрозділів; б) децентралізована – в установах з
територіально відокремленими структурними підрозділами і документообігом
понад 100000 документів на рік.

3. Відповідно до діючого законодавства органи управління створюють:

Кабінет міністрів – постанови і розпорядження;

міністерства – накази, інструкції, вказівки;

державні комітети і комісії – постанови, інструкції, вказівки;

головні управління та управління при КМУ – накази, інструкції, вказівки;

виконкоми Рад народних депутатів, їх управління та відділи – рішення
(виконкоми), розпорядження (виконкоми), накази (управління та відділи
виконкомів);

власники промислових та виробничих об’єднань, фірм, трестів – накази,
інструкції, вказівки;

власники, підприємств, установ, організацій – накази, інструкції,
розпорядження (підприємства), вказівки.

Управлінські документи мають свої особливості:

створюються і використовуються органами управління у відповідності із
встановленою компетенцією і поставленими завданнями;

служать засобом закріплення функцій органів управління;

містять інформацію довідкового і правового характеру, відображають
природу виконавчої і розпорядчої діяльності певного органу управління;

процес їх створення, форма, зміст, межі дії регулюються правовими
нормами, що надає їм загальнообов’язковість виконання.

Сукупність дій органів управління по створенню і використанню документів
називається документуванням управлінської діяльності.

Органи управління з найбільш важливих питань видають постанови, рішення,
накази; а з менш важливих – розпорядження, вказівки.

2. Історія розвитку діловодства Діловодство у своєму розвитку пройшло
декілька етапів І етап : Приказне діловодство (XV — ХVII ст.).
Особливості діловодства у цей період:

1. Документи — у вигляді стовпців — текст на смугах паперу шириною 15-17
сантиметрів. Зворотна сторона використовувалася для адреси, резолюції,
поміток. Документ має форму сувої.

2. Діловодство починалося з моменту отримання документу, на якому
ставилася дата отримання. Потім — підготовка до докладу. Обговорення —
приговори наказу. Складався документ — відповідь.

3. Підпис д’яка, що відповідав за складання документу ставився на
склейках документу. Автор документу — та людина, що виконувала записи
тексту.

4. Документи систематизувалися за певними ознаками.

5. Види документів — накази царя, приречення боярської думи, указні
книги. Прикази слали один одному «пам’яті», формою звертання до
державних установ були чолобитні.

6. Налагоджується архів, документи зберігаються в приказних хатах.

7. З’являються особливі форми документів -книги: — для грошових операцій
— прибутково-расходні; — для обліку пошлін — митницькі; — для обліку
врожаю — умолотні та інше.

8. В документах ведеться перерахування титулів, звань, повноважень.

9. Розрізняли тексти лицьової та оборотної сторони листа. Площа листа,
де розміщувався текст мала свої назви. Верх листа -«голова», а частина
під основним текстом — «іспод».

10. Діловодство було засноване на канцелярських традиціях та не
регулювалося законодавством.На землях правобережної України, що
поступово входили до складу князівства Литовського застосовувалися
актові книги (з XIII до кінця XVIII століття). Книги поділялися на: —
секретні (кримінальні справи); — нотатні (дарчі, купчі, боргові,
контрактні документи); — поточні (для скарг, свідчень, заяв). Цей період
називають актове діловодство.

II період. Колежське діловодство (з XVIII століття). Характерні ознаки
діловодства:

®

Oe

i

? ®

&

8u8o9o:J<[email protected] & zNz,|oooooooooooooooooooooooooooo бовий папір, а у 1700 році заміняються стовпці зошитами. 28 лютого 1720 року утворений «Генеральний регламент державної колега», де оформлена система документування та діловодства колегії - колежське діловодство. Це система норм по документуванню внутрішньої діяльності колегій та їх листуванню з іншими установами. 2. Упорядкована система реєстрації, введені журнали. Розроблена система довідкового апарату - настільний реєстр. Журнали А і В - для реєстрації вихідних документів, а С і Д - для реєстрації вхідних документів. В документах обов'язково проставлялася дата і номер. 3. Закладені основи обліку та зберігання документів: «архів». Утворюються архіви, колегії, поточні архіви, державні архіви. Групування справ в архівах. Групування документів у справах за змістом, географічною ознакою. 4. Документи, що оберталися листи, доношення, реляції, прохання, вимоги. У всіх установах утворюються документи за грошовою та матеріальною звітністю. Для оформлення угод у XVIII столітті був утворений письмовий порядок їх здійснення. 5. Частина документів складається за генеральними формулярами. 6. Найбільш важливі документи складалися секретарем. III етап. Виконавче діловодство. Характерні ознаки діловодства: 1. Сперанський Г. С. запропонував «Общее учреждение министерств» де була розроблена система ведення діловодства та звітності. 2. Документи цього періоду: донос, рапорт, реляція, рескрипти, циркуляри. 3. Застосовуються бланки з кутовими штампами, що містять дані про організацію. 4. Порядок проходження документів по інстанціям в регламентується. 5. Документи складні за змістом складаються із 3-х частин: - вступ із вкладенням справи; - обгрунтування із посилками на законодавство; - заключення із висновками, пропозиціями. 6. Справи, що вирішуються поділяються на три категорії: - невідкладні; - термінові; - поточні. ІV етап. Радянський період розвитку діловодства. Характерні ознаки діловодства: 1. Удосконалення систем діловодства, обліку, сформовані ЦСУ. 2. Впровадження принципів наукової організації праці, у систему діловодства, 3. Утворені системи стандартів з документації, єдина державна система документації (ЄДСД), загальносоюзні класифікатори, уніфіковані системи документації, спеціальні системи документації. 4. Утворено Головне архівне управління при Раді Міністрів СРСР, що контролювало документаційну частину діловодства установ. 5. Розроблена Державна система документаційного забезпечення управління.Рішення проблем управління документацією у сучасний період пройшло у розвинутих країнах два основних етапи. 1-й - 1970-80 рр. Більшість вважали, що традиційні методи роботи з документами застаріли, що паперові документи будуть усунені документами на електронних носіях. 2-й - з середини 80-х рр. Це етап співіснування традиційного діловиробництва з обробкою інформації на ЕОМ буде тривалим. В США рекомендується зберігати на невизначений строк паперовий документ поряд з машинним носієм. 3. Документ - матеріальний носій інформації. Класифікація документівДокумент - це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у зведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу (ДСТУ 2732 - 94 «Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення»). Класифікація документів - це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності. Мета класифікації полягає в підвищенні оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців. У поточній роботі класифікацію документів здійснюють на етапі групування їх у справи. Документи класифікуються за такими ознаками: - спосіб фіксації інформації; - зміст; - назва; вид; складність; місце складання; термін виконання; походженні; гласність; юридична сипа; стадія виготовлення; термін зберігання; рід діяльності та інше. За способом фіксації інформації розрізняють такі документи: письмові, до яких належать усі рукописні та машинописні документи, виготовлені за допомогою друкарської та розмножувальної оргтехніки; графічні, в яких зображення об'єктів передано за допомогою ліній, штрихів, світлотіні. Це графіки, мали, рисунки, малюнки, схеми, плани. Вони цінні своєю ілюстративністю; фото - й кінодокументи - такі, що створені способами фотографування й кінематографії. Це кіно - та фотоплівки та фотокартки. На них можна зафіксувати ті явища, які іншим способом зафіксувати важко чи неможливо; фонодокументи - такі, що створюються за допомогою будь-якої системи звукозаписування й відтворюють звукову інформацію (наприклад, записану під час проведення засідань, зборів, нарад тощо). За змістом документи поділяють на: організаційно-розпорядчі; • фінансово-розрахункові; • постачально-збутові та інше. Організаційно-розпорядчі документи (ОРД) - це управлінська документація, що слугує способом здійснення та регулювання процесів управління. Документи, які належать до ОРД, можна умовно поділити на такі групи: • організаційні (положення, інструкції, правила, статути, тощо); • розпорядчі (постанови, рішення, розпорядження, вказівки тощо); • довідково-інформаційні (довідки, протоколи, акти, пояснювальні та службові записки, службові листи, відгуки, плани роботи, телеграми, телефонограми, звіти, доповіді тощо); • з кадрових питань (заяви, накази по особовому складу, особові картки, трудові книжки, характеристики тощо); • особові офіційні ( пропозиції, заяви, скарги, автобіографії, розписки, доручення тощо). За назвою розрізняють: накази, протоколи, положення, розпорядження, вказівки, інструкції, правила, статути, звіти, ордери, плани, службові листи, заяви тощо. За видами документи поділяють: • типові, що розробляються вищими органами для підвідомчих організацій з однорідними функціями і мають обов'язковий характер; • трафаретні, котрі виготовляються друкарським способом: незмінювана частина тексту документа друкується на поліграфічних машинах, а для змінної інформації залишаються вільні місця. Такі документи зараз найпоширеніші, оскільки на їх складанні та обробленні економиться час; Індивідуальні, які створюються кожного разу по новому. Це доповідні, службові, пояснювальні записки, автобіографії тощо. За складністю документи бувають: прості, що містять інформацію з одного питання; складні, які містять інформація щодо двох і більше питань. Слід урахувати, що прості документи легше оброблювати, контролювати їх виконання, здійснювати пошук. За місцем складання розрізняють такі документи: внутрішні, що стосуються внутрішніх питань підприємства (організації, установи) і не виходять за його межі; зовнішні, тобто вхідна та вихідна кореспонденція. За терміном виконання документи бувають: термінові, що виконуються у строки, встановлені законом, відповідним правовим актом, керівником, а також документи з позначкою «Терміново»; нетермінові, які виконуються в строки, визначені керівництвом підприємства (організації, установи, фірми). За походженням документи поділяються на: службові, що стосуються діяльності підприємства(організації, установи, фірми); офіційно-особисті, які стосуються конкретних осіб, тобто іменні (скарги, заяви тощо). За гласністю документи бувають: звичайні; для службового користування (ДСК); таємні; конфедиційні та інші. За юридичною силою документи поділяються на 6 справжні (істинні), що готуються в установленому законом порядку за всіма правилами. Своєю чергою, справжні документи бувають: чинні, нечинні. Документ стає нечинним, коли втрачає юридичну силу з будь-яких причин;. фальшиві (підроблені), в яких зміст чи оформлення не відповідає істині. За стадіями виготовлення розрізняють такі документи: оригінали - перші або єдині примірники офіційних документів; копії - документи, в яких точно відтворено інформацію інших документів, а також усі їхні зовнішні ознаки чи частину їх і відповідним чином оформлені. Існують такі різновиди копій: відпуск (повна копія вихідного документа, виготовлена водночас з оригіналом через копіювальний папір); витяг (копія офіційного документа, що відтворює певну його частину і відповідно засвідчена); дублікат (повторний примірник документа, який має юридичну силу оригіналу. Література. 1. Шахматов О., Кримський А. Нариси з історії укр. мови та хрестоматія з пам’ятників письменської староукраїнщини ХІ-ХIII вв. К., 1924; КІУЛМ, т. 1-2. К., 1958-61; 2. Хрестоматія мат-лів з історії укр. літ. мови, ч. 1 — 2. К., 1959 — 61; Жовтобрюх М. А. Мова укр. преси (До серед, дев’яностих років XIX ст.). К., 1963; 3. Плющ П. П. Історія укр. літ. мови. К., 1971; Мова і час. Розвиток функц. стилів сучас. укр. літ. мови. К., 1977; 4. Русанівський В. М. Джерела розвитку східнослов’ян. літ. мов. К., 1985; Житецький П. Г. Вибр. пр. Філологія. К., 1987; 5. Шевельов Ю. Укр. мова в першій пол. двадцятого століття (1900 — 1941). Стан і статус. Мюнхен, 1987;

Похожие записи