Контрольна робота

Строки виконання документів, порядок контролю за виконанням документів.
Особливості організації конфіденційного діловодства, використання
документів з обмеженим доступом.

Зміст

Строки виконання документів, порядок контролю за виконанням документів.

Особливості організації конфіденційного діловодства, використання
документів з обмеженим доступом.

Створіть перелік документів, які є внутрішніми документами установи.
Зареєструйте п’ять службових документів в окремих, створених вами
реєстраційних формах. Додайте відомості яких не вистачає.

Строки виконання документів, порядок контролю за виконанням документів.

Типові та індивідуальні терміни виконання документів. Документи можуть
бути із зазначенням і без зазначення терміну виконання. Терміни
виконання можуть бути зазначені в самому документі або встановлені
актами законодавства.

Термін виконання документів обчислюється в календарних днях від дати
підписання (затвердження) документа, а для документів, що надійшли з
інших організацій, — від дати їхнього надходження. Терміни виконання
документів установлені в Типовій інструкції з діловодства, затвердженій
за розпорядженням її уряду. Індивідуальні терміни встановлюються
керівниками. Остаточна дата виконання службових документів зазначається
в їх текстах чи в резолюціях керівника.

Документи без зазначення терміну виконання мають бути виконані не
пізніше як за 3О календарних днів, а документи з відміткою «Терміново» —
протягом 7 робочих днів від дати підписання документа. В цьому разі для
підготовки доручення до документа надається один день.

Термін виконання документа може бути змінений лише за вказівкою
посадової особи, яка його встановила, а в разі її відсутності —
посадової особи, що її заміщає. У разі потреби термін може бути
продовжений за обґрунтованим проханням виконавця, яке подається не
пізніше як за три робочих дні до закінчення встановленого терміну, а
щодо документа без зазначення терміну — до закінчення 30-денного терміну
від дати його отримання.

Термін виконання завдань, визначених законами України, постановами
Верховної Ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету
Міністрів України, дорученнями Прем’єр-міністра України, розглядає і
встановлює керівник органу виконавчої влади особисто (одразу після
реєстрації документа).

Доопрацювання проектів документів, повернутих Кабінетом Міністрів
України розробнику, проводиться не пізніше ніж у 5-денний термін після
підписання відповідного доручення, якщо в дорученні не зазначено інше.

Пропозиція щодо продовження терміну виконання акта або доручення
Президента України, надісланого Кабінетом Міністрів України, подається
органом виконавчої влади до Секретаріату Кабінету Міністрів України
разом із проектом листа Голові Адміністрації Президента України за сім
днів до закінчення встановленого терміну.

Зміна типових строків виконання документується прийняттям нового акта,
індивідуальних — розпорядженням керівника, що їх установив.

Організація контролю за виконанням документів. До контролю за виконанням
документів входять такі види робіт:

— постановка документів (доручень) на контроль, формування картотеки
контрольованих документів;

— перевірка своєчасного доведення документів до виконавців;

— попередні перевірки й регулювання перебігу виконання;

— облік та узагальнення результатів контролю за виконанням документів
(доручень);

— інформування керівника про перебіг та підсумки виконання документів
(доручень);

— повідомлення про перебіг та підсумки виконання документів на
оперативних зборах, засіданні колегіальних органів;

— зняття документів з контролю;

— формування картотеки виконаних документів

Завданням контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного
та якісного їх виконання.

Контролю підлягають зареєстровані документи, в яких установлено
завдання.

Обов’язково контролюється виконання: законів України, постанов Верховної
Ради України, указів, розпоряджень та доручень Президента України,
постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України, доручень
Прем’єр-міністра України, запитів та звернень народних депутатів
України.

Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені в
розпорядчому документі (наказі, розпорядженні, рішенні тощо), резолюції
керівника, та безпосередні виконавці. У разі коли документ виконується
кількома працівниками, відповідальним за організацію виконання
(скликання) є працівник, який у резолюції зазначений першим.

Організацію контролю за виконанням завдань, визначених законами України,
постановами Верховної Ради України, актами та дорученнями Президента
України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями
Прем’єр-міністра України, здійснює один із перших заступників або
заступник керівника органу виконавчої влади відповідно до розподілу
обов’язків. Безпосередній контроль за виконанням документів покладається
на спеціально створену контрольну службу.

У структурних підрозділах безпосередній контроль за виконанням
документів здійснює секретар або працівник, відповідальний за
діловодство.

Розглянуті керівництвом документи повертаються в службу діловодства, де
в реєстраційно-контрольну картку (далі — РКК) вноситься зміст резолюції,
а документ передається на виконання.

Проходження внутрішніх документів на етапах підготовки й оформлення має
відповідати проходженню вихідних документів, а на етапі виконання —
вхідних.

Внутрішнє приймання-передавання документів здійснюється службою
діловодства за внутрішнім реєстром з обов’язковою фіксацією факту
приймання-передавання документа чи пакета документів. Реєстри формуються
в окрему справу й зберігаються в канцелярії чи іншому структурному
підрозділі, що відповідає за організацію документообігу.

Документи, рішення з яких виконуються кількома структурними
підрозділами, передаються почергово або, для оптимізації виконання,
водночас у копіях. Оригінал передається відповідальному виконавцю,
названому в резолюції першим.

Потребу розмноження документів і кількість копій визначає особа, яка
організовує виконання.

За потреби невідкладного рішення стосовно документа, що надійшов,
допускається ознайомлення виконавця з його змістом до розгляду документа
керівництвом організації.

Проекти розпорядчих документів після підготовки та погодження із
зацікавленими підрозділами й посадовцями передаються в юридичну службу
для перевірки відповідності змісту документів чинному законодавству, а
відтак у службу діловодства, яка здійснює контроль за правильністю
оформлення.

Оформлені документи передаються на підпис керівництву відповідно до
права підпису документів і розподілу обов’язків.

Копії підписаних керівниками розпорядчих документів у обов’язковому
порядку надсилаються до структурних підрозділів, відповідальних за
порушувані в документі питання.

Передання документів між структурними підрозділами здійснюється через
секретарів структурних підрозділів або осіб-відповідальних за
діловодство. Документи передаються з відповідною відміткою в РКК по
реєстру.

Керівники структурних підрозділів забезпечують оперативний розгляд
документів, доведення їх до виконавців у день надходження, контроль за
якісним виконанням документів по суті питання.

Розглядаючи документ, керівник підрозділу виокремлює документи, що
потребують термінового виконання.

Термінові документи передаються негайно.

У разі потреби розмноження документа або при інших факторах, що
спричиняють неможливість негайного передання виконавцю службового
документа, передається реєстраційна картка або використовується інша
форма його інформування.

Виконання документа передбачає: збір та обробку необхідної інформації,
підготовку проекту документа, його оформлення, погодження, подання на
підписання (ствердження) керівництвом установи або керівниками
структурних підрозділів, підготовку до надсилання адресату.

Виконавець визначає необхідну кількість примірників документа, передає
документ на тиражування. На документ, що має бути надісланий більше ніж
чотирьом адресатам, виконавець готує список надсилань.

Для оперативного вирішення питань без складання додаткових документів
виконавець може вносити відмітки на документі: дату надходження (якщо
час між надходженням документа та його доставкою до виконавця не
збігається), дату проміжного виконання (запит відомостей, телефонні
переговори тощо), дату й результати остаточного виконання.

За наявності відповідального виконавця решта виконавців зобов’язані
своєчасно та якісно провести аналіз інформації й подати відповідальному
виконавцю у встановлені ним терміни необхідні матеріали (проекти
документів, довідки, відомості тощо).

Відповідальний виконавець несе персональну відповідальність за повноту й
достовірність інформації, використаної під час підготовки документа.

Контроль за виконанням документів здійснюється на
реєстраційно-контрольних картках (РКК). Під час взяття документа на
контроль на лівому полі його першого аркуша проставляється штамп
«Контроль» або літера «К», після чого документ передають виконавцеві, а
додатковий примірник РКК ставиться до контрольної картотеки.

РКК документів, що перебувають на контролі, групуються в спеціальній
контрольній картотеці або у відповідному розділі довідкової картотеки за
термінами виконання документів, за виконавцями, групами документів
(постанови, розпорядження, накази, рішення тощо).

Дані про перебіг виконання документів, одержані за телефонним запитом
або під час проведення перевірки структурного підрозділу — виконавця,
вносяться до РКК у графу «Контрольні відмітки». При цьому попередні
записи не закреслюються.

В установі з обсягом документообігу понад 25 тис. документів на рік
періодично складаються і надсилаються до структурних
підрозділів-виконавців переліки не виконаних у встановлений термін
документів. Після заповнення відповідних граф переліки повертаються до
контрольної служби.

В установі з великим обсягом документообігу контроль за виконанням
документів може провадитися за допомогою друкарських засобів.

За автоматизованої форми контролю пошуки необхідної інформації
здійснюються за видом документа, датою, виконавцем, кореспондентом,
терміном виконання та змістом.

Документ вважається виконаним лише тоді, коли поставлені в ньому питання
вирішені й кореспонденту дано відповідь по суті.

Після виконання документ знімається з контролю. Зняти документ з
контролю може тільки та особа, яка поставила його на контроль; при цьому
на документі та РКК робиться помітка про зняття з контролю. Дані про
виконання документа і зняття його з контролю вносяться до РКК.

За автоматизованої форми контролю після виконання документа
виготовляється машинограма, повністю заповнена РКК, яка використовується
в довідковому дубльованому масиві, що передається на зберігання у
відомчий архів водночас з документами.

Дані про наслідки виконання взятих на контроль документів періодично
узагальнюються й доповідаються керівництву установи

2. Особливості організації конфіденційного діловодства, використання
документів з обмеженим доступом.

Стрімкі зміни, що відбулися в економіці Україні, перехід до нових форм
господарювання в різноманітних сферах діяльності підприємств, установ,
організацій призвели до значного зростання обсягів інформації,
класифікованої як інформація з обмеженим доступом.

За рівнем доступу документа інформацію визначають як відкриту
(загальнодоступну) та з обмеженим доступом — конфіденційну й таємну
інформацію. Тож закономірною є нагальна потреба унеможливити
несанкціонований доступ до такого виду інформації, вирішити яку
покликане конфіденційне діловодство.

Конфіденційне діловодство загалом базується на тих самих принципах, що й
загальне (відкрите), проте, водночас, має низку суттєвих відмінностей.

Організаційно-технологічними особливостями конфіденційного діловодства
передусім є:

— жорстке регламентування складу документів та процесу документування,
зокрема й стосовно проектів створюваних документів;

— обов’язковий облік усіх примірників конфіденційних документів,
включаючи їхній проект;

— максимальна повнота реєстраційних даних про кожен документ обмеженого
доступу;

— фіксація проходження та місця знаходження кожного документа;

— проведення систематичних перевірок наявності документів;

— довільна система допуску до документів і справ;

— суворі вимоги до умов зберігання документів і до їх використання;

— персональна й обов’язкова відповідальність за облік, схоронність
документів і порядок користування ними.

Конфіденційне діловодство поширюється не тільки на службові документи,
але й на їхні проекти, чернетки, які не мають відповідних реквізитів,
проте містять інформацію, що потребує захисту.

Захист комерційної таємниці вимагає нормативно-правового регулювання.
Законодавство оперує такими поняттями, як «конфіденційна інформація»,
«таємна інформація», «комерційна таємниця », « банківська таємниця ».

Відповідно до ст. 28 Закону України «Про інформацію», затвердженого
Постановою ВР від 02.10.1992 р. № 2658-ХІІ [зі змінами], за режимом
доступу інформація ділиться на відкриту інформацію та інформацію з
обмеженим доступом.

Визначаючи правові основи інформаційної діяльності, згаданий Закон дає
тлумачення поняття «режим доступу до інформації» як передбачений
правовими нормами порядок одержання, використання, поширення та
зберігання інформації.

У свою чергу, як зазначено у ст. ЗО цього закону, інформація з обмеженим
доступом за своїм правовим режимом поділяється на конфіденційну й
таємну.

Конфіденційна інформація — це відомості, які знаходяться у володінні,
користуванні або розпорядженні окремих фізичних чи юридичних осіб і
поширюються за їх бажанням відповідно до передбачених ними умов.

До таємної інформації належить інформація, що містить відомості, які
становлять державну та іншу передбачену законом таємницю, розголошення
якої завдає шкоди особі, суспільству чи державі. Віднесення інформації
до категорії таємних відомостей, які становлять державну таємницю, і
доступ до неї громадян здійснюється відповідно до Закону про інформацію
й забезпечується контролем, що здійснює держава в особі її органів,
визначених Верховною Радою України та Кабінетом Міністрів України.

Конфіденційна і таємна інформація поділяється на таку, що є власністю
держави, і не є власністю держави. Щодо інформації, яка є власністю
держави і перебуває в користуванні органів державної влади чи органів
місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій усіх форм
власності, для її збереження може бути; відповідно до зазначеного
закону, встановлено обмежений доступ — надано статус конфіденційної чи
таємної.

Закон України «Про державну таємницю», затверджений Постановою ВР від
21.01.1994 № 3856-ХП [із змінами], подає тлумачення поняття «державна
таємниця» (далі — секретна інформація) як таємної інформації, що охоплює
відомості у сфері оборони, економіки, науки й техніки, зовнішніх
відносин, державної безпеки та охорони правопорядку, розголошення яких
може завдати шкоди національній безпеці України та які визнані у
порядку, встановленому цим законом, державною таємницею і підлягають
охороні державою.

Державним експертом з питань таємниць встановлюється ступінь обмеження
доступу до інформації («особливої важливості», «цілком таємно»,
«таємно») — категорія, яка характеризує важливість інформації з
обмеженим доступом, ступінь обмеження доступу до неї та рівень її
охорони державою з проставленням відповідного грифа обмеження доступу на
матеріальному носії документа.

Громадяни, юридичні особи, які володіють інформацією професійного,
ділового, виробничого, банківського, комерційного та іншого характеру,
одержаною на власні кошти, або такою, яка є предметом їх професійного,
ділового, виробничого, банківського, комерційного та іншого інтересу й
не порушує передбаченої законом таємниці, самостійно визначають режим
доступу до неї, включаючи належність її до категорії конфіденційної, та
встановлюють для неї систему (способи) захисту. Виняток становить
інформація комерційного й банківського характеру, а також інформація,
правовий режим якої встановлений Верховною Радою України за поданням
Кабінету Міністрів України (з питань статистики, екології, банківських
операцій, податків тощо), та інформація, приховування якої становить
загрозу життю і здоров’ю людей.

У чинному законодавстві термін «комерційна таємниця» використовується
тільки стосовно діяльності підприємств. У ст. 36 Господарського кодексу
зазначено: «Відомості, пов’язані з виробництвом, технологією,
управлінням, фінансовою та іншою діяльністю суб’єкта господарювання, що
не є державною таємницею, розголошення яких може завдати шкоди інтересам
суб’єкта господарювання, можуть бути визнані його комерційною
таємницею».

Відповідно до ст. ЗО Закону України «Про підприємства в Україні» від
27.03.1991 № 887-ХР комерційна таємниця -— це відомості, пов’язані з
виробництвом, технологічною інформацією, управлінням, фінансами та іншою
діяльністю підприємства, що не є державною таємницею, розголошення
(передача, витік) яких може завдати шкоди його інтересам.

Закон втратив чинність з 01.01.2004 на підставі Кодексу від 16.01.2003
№ 436-IV, законом України «Про захист від недобросовісної конкуренції»
від 07.06.1996 № 237/96-ВР, главою 4 «Неправомірний збір, розкриття та
використання комерційної таємниці», у відповідних статтях 16—19
подаються визначення понять.

Господарським кодексом ці поняття тлумачаться так:

Неправомірним збиранням відомостей, що становлять комерційну таємницю,
вважається добування протиправним способом зазначених відомостей, якщо
це завдало чи могло завдати шкоди суб’єкту господарювання.

Розголошенням комерційної таємниці є ознайомлення іншої особи без згоди
особи, уповноваженої на те, з відомостями, що відповідно до закону
становлять комерційну таємницю, особою, якій ці відомості були довірені
у встановленому порядку або стали відомі у зв’язку з виконанням
службових обов’язків, якщо це завдало чи могло завдати шкоди суб’єкту
господарювання.

Схилянням до розголошення комерційної таємниці є спонукання особи, якій
були довірені у встановленому порядку або стали відомі у зв’язку з
виконанням службових обов’язків відомості, що відповідно до закону
становлять комерційну таємницю, до розкриття цих відомостей, якщо це
завдало чи могло завдати шкоди суб’єкту господарювання.

Неправомірним використанням комерційної таємниці є впровадження у
виробництво або врахування під час планування чи здійснення
підприємницької діяльності без дозволу уповноваженої на те особи
неправомірно здобутих відомостей, що становлять відповідно до закону
комерційну таємницю.

Згідно зі ст. 60 Закону України «Про банки й банківську Діяльність»
інформація щодо діяльності та фінансового стану клієнта, яка стала
відомою банку в процесі обслуговування клієнта та взаємовідносин з ним
чи третім особам у разі надання послуг банку й розголошення якої може
завдати матеріальної чи моральної шкоди клієнту, є банківською
таємницею.

Згідно із Законом України «Про інформацію» завдання контролю над режимом
доступу до інформації полягає в забезпеченні додержання вимог
законодавства про інформацію всіма державними органами, підприємствами,
установами та організаціями, недопущенні необґрунтованого віднесення
відомостей до категорії інформації з обмеженим доступом.

Утім, чинне законодавство України не надає вичерпного переліку
відомостей, що можуть належати до комерційної таємниці. На цій підставі,
відповідно до частини першої ст. 36 Господарського кодексу України
«Неправомірне збирання, розголошення та використання відомостей, що є
комерційною таємницею», склад і обсяг відомостей, що становлять
комерційну таємницю, спосіб їх захисту визначаються суб’єктом
господарювання». Не чинний нині Закон України «Про підприємства в
Україні» у частині другій ст. ЗО конкретизував це твердження, поклавши
відповідальність визначення складу й обсягу відомостей, які становлять
комерційну таємницю, порядок їх захисту на керівника підприємства.

Держава здійснює контроль за режимом доступу до інформації з обмеженим
доступом, що є власністю держави. Відомості, які не можуть становити
комерційну таємницю, визначено постановою Кабінету Міністрів України від
09.08.1993 № 611 «Про перелік відомостей, що не становлять комерційної
таємниці». Відомості, перелічені у зазначеній постанові, підприємства
зобов’язані подавати органам державної виконавчої влади, контролюючим і
правоохоронним органам, іншим юридичним особам відповідно до чинного
законодавства на їхню вимогу.

Наказом Голови Служби безпеки України від 01.03.2001 № 52,
зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 22.03.2001 № 264/5455
затверджено «Зведення відомостей, що становлять державну таємницю».

Згідно із Законом України «Про інформацію» до конфіденційної інформації,
що є власністю держави і перебуває в користуванні органів державної
влади чи органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та
організацій усіх форм власності, не можуть бути віднесені відомості:

— про стан довкілля, якість харчових продуктів і предметів побуту,

— про аварії, катастрофи, небезпечні природні явища та інші надзвичайні
події, які сталися або можуть статися і загрожують безпеці громадян;

— про стан здоров’я населення, його життєвий рівень включаючи
харчування, одяг, житло, медичне обслуговування та соціальне
забезпечення, а також про соціально-демографічні показники, стан
правопорядку, освіти й культури населення;

— стосовно стану справ із правами і свободами людини та громадянина, а
також фактів їх порушень;

— про незаконні дії органів державної влади, органів місцевого
самоврядування, їх посадових та службових осіб;

— інша інформація, доступ до якої відповідно до законів України та
міжнародних договорів, згоду на обов’язковість яких надано Верховною
Радою України, не може бути обмеженим.

Згідно зі ст. ЗО Закону України «Про інформацію», інформація з обмеженим
доступом може бути поширена без згоди її власника, якщо ця інформація є
суспільно значущою, тобто якщо вона є предметом громадського інтересу та
якщо право громадськості знати цю інформацію переважає право її власника
на її захист.

Законом України «Про банки і банківську діяльність» визначено склад
інформації, що є банківською таємницею:

— відомості про стан рахунків клієнтів, зокрема стан кореспондентських
рахунків банків у Національному банку України;

— операції, які були проведені на користь чи за дорученням клієнта,
здійснені ним угоди;

— фінансово-економічний стан клієнтів;

— системи охорони банку та клієнтів;

— інформація про організаційно-правову структуру юридичної
особи-клієнта, її керівників, напрями діяльності;

— відомості стосовно комерційної діяльності клієнтів чи комерційної
таємниці, будь-якого проекту, винаходів, зразків продукції та інша
комерційна інформація;

— інформація щодо звітності щодо окремого банку, за винятком тієї, що
підлягає опублікуванню;

— коди, що їх використовують банки для захисту інформації. Інформація
про банки чи клієнтів, що збирається під час проведення банківського
нагляду, становить банківську таємницю.

Положення цієї статті не поширюються на узагальнену Щодо банків
інформацію, яка підлягає опублікуванню. Перелік інформації, що підлягає
обов’язковому опублікуванню, встановлюється Національним банком України
та додатково самим банком на його розсуд.

За неправомірне збирання, розголошення або використання відомостей, що є
комерційною таємницею, винні особи несуть відповідальність, встановлену
законом.

Питання охорони прав на комерційну таємницю набуває дедалі більшої
актуальності. Статтею 155 Господарського кодексу України комерційну
таємницю визнано об’єктом прав інтелектуальної власності у сфері
господарювання.

Законодавством України встановлено відповідальність за розголошення
комерційної таємниці. Відповідно до статті 47 Закону України «Про
інформацію» порушення законодавства України про інформацію, зокрема
розголошення державної або іншої таємниці, що охороняється законом,
особою, яка має охороняти цю таємницю, спричиняє дисциплінарну,
цивільно-правову, адміністративну або кримінальну відповідальність.

Згідно зі ст. 21—26 Закону України «Про захист від недобросовісної
конкуренції» встановлено відповідальність, яка передбачає накладання
Антимонопольним комітетом України, його територіальними відділеннями
штрафів на суб’єктів господарювання — юридичних осіб, їх об’єднання та
об’єднання громадян, що не є суб’єктами господарювання, адміністративну
відповідальність громадян, які займаються господарською діяльністю без
створення юридичної особи, відшкодування збитків, заподіяних унаслідок
вчинення дій, визначених цим законом як недобросовісна конкуренція,
вилучення товарів з неправомірно використаним позначенням та копій
виробів іншого суб’єкта господарювання (підприємця), спростування коштом
порушника неправдивих, неточних або неповних відомостей, що поширюються
ним для дискредитації суб’єкта господарювання (підприємця).

Законом України «Про банки та банківську діяльність» визначено, що в
разі заподіяння банку чи його клієнту збитків через витік інформації про
банки та їхніх клієнтів з органів, які уповноважені здійснювати
банківський нагляд, збитки відшкодовуються винними органами.

Статтею 164 Кодексу про адміністративні правопорушення України
передбачено адміністративну відповідальність за отримання, використання,
розголошення комерційної таємниці, а також конфіденційної інформації з
метою заподіяння шкоди діловій репутації або майну іншого підприємця у
вигляді накладення штрафу від дев’яти до вісімнадцяти неоподатковуваних
мінімумів доходів громадян.

Кримінальним кодексом України встановлено відповідальність за незаконне
збирання з метою використання відомостей, що становлять комерційну
таємницю, та за розголошення комерційної таємниці.

Відповідно до ст. 231 Кримінального кодексу України умисні дії,
спрямовані на отримання відомостей, що становлять комерційну таємницю, з
метою розголошення чи іншого використання цих відомостей (комерційне
шпигунство), а також незаконне використання таких відомостей, якщо це
завдало істотної шкоди суб’єкту господарської діяльності, караються
штрафом від двохсот до тисячі неоподатковуваних мінімумів доходів
громадян або обмеженням волі на строк до п’яти років або позбавленням
волі на строк до трьох років.

Згідно зі ст. 232 Кримінального кодексу України умисне розголошення
комерційної таємниці без згоди її власника особою, якій ця таємниця
відома у зв’язку з професійною чи службовою діяльністю, якщо воно
вчинене з корисливих чи інших особистих мотивів і завдало істотної шкоди
суб’єкту господарської діяльності, карається штрафом від двохсот до
п’ятисот неоподатковуваних мінімумів доходів громадян із позбавленням
права обіймати певні посади чи займатися певною діяльністю на строк до
трьох років, або виправними роботами на строк до двох років, або
позбавленням волі на той самий строк.

Організація конфіденційного діловодства проводиться шляхом вирішення
комплексу організаційно-правових, інженерно-технічних, криптографічних
та оперативно-розшукових заходів, спрямованих на запобігання
розголошенню інформації обмеженим доступом та втратам її матеріальних
носіїв.

Керівник може запровадити на підпорядкованому йому підприємстві заходи
захисту щодо збереження інформації, яка містить комерційну таємницю, в
такий спосіб:

— розробити перелік інформації, що становить комерційну таємницю;

— визначити коло осіб, які мають доступ до комерційної таємниці;

— встановити правила допуску осіб та правила роботи з комерційною
таємницею;

— організувати конфіденційне діловодство з документами, які містять
комерційну таємницю;

— застосувати технічні засоби для запобігання несанкціонованому доступу
до електронних та інших носіїв інформації;

— застосувати застереження щодо збереження комерційної таємниці та
відповідальність за її розголошення в договорах і угодах, що укладаються
між суб’єктами господарювання;

— установити порядок проведення службового розслідування за фактом
порушення встановлених правил роботи з комерційною таємницею.

Технічний захист інформації урегульовується низкою чинних
нормативно-правових актів, зокрема:

• Законом України «Про захист інформації в автоматизованих системах»,
затвердженим Постановою Верховної Ради від 05.07.1994 № 81/94-ВР;

• Законом «України «Про Національну систему конфіденційного зв’язку»,
затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 11.10.2002 №
1520;

• постановою Кабінету Міністрів України від 11.10.2002 № 1520 «Про
затвердження Державної програми створення, розвитку та забезпечення
функціонування Національної системи конфіденційного зв’язку»;

\ постановою Кабінету Міністрів України від 11.10.2002 № 1519 «Про
затвердження Порядку надання послуг конфіденційного зв’язку органам
державної влади та органам місцевого самоврядування, державним
підприємствам, установам та організаціям» тощо.

Перелічені заходи захисту можуть відображатися у відповідних положеннях;
правилах, затверджених керівником та введених у дію наказом по
підприємству. Розробляючи ці внутрішні нормативно-правові акти, варто
керуватися Інструкцією про порядок обліку, зберігання й використання
документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які
містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, затвердженою
Постановою Кабінету Міністрів України від 27.11.1998 № 1893 [зі
змінами], Інструкцією про порядок відбору та передавання секретних
документів на архівне зберігання, затвердженою спільним наказом
Державного комітету України з питань державних секретів та технічного
захисту інформації та Головного архівного управління при Кабінеті
Міністрів України (нині — Держкомархів України) від 03.03.1997 № 25/7,
зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 12.09.1997 № 400/2204,
відомчими нормативно-правовими та нормативно-методичними актами.

Усі працівники підприємства мають бути ознайомлені з цими правилами та
положеннями під розписку під час приймання на роботу, а також у випадках
внесення до них змін або доповнень.

Найбільш поширеним методом захисту інформації є створення переліку
інформації з обмеженим доступом, обмеження прав використання такої
інформації.

Закон України «Про державну таємницю» під зведенням відомостей, що
становлять державну таємницю, розуміє акт, у якому зведено переліки
відомостей, що згідно з рішеннями державних експертів з питань таємниць
становлять державну таємницю у визначених цим Законом сферах.
Розробляючи перелік інформації, що становить комерційну таємницю,
підприємства мають керуватися постановою Кабінету Міністрів України від
09.08.1993 № 611. «Про перелік відомостей, що не становлять комерційну
таємницю».

Згідно з пропонованим переліком не є комерційною таємницею:

— установчі документи, документи, що дозволяють займатися
підприємницькою чи господарською діяльністю та її окремими видами;
інформація за всіма встановленими формами державної звітності;

— дані, необхідні для перевірки обчислення й сплати податків та інших
обов’язкових платежів;

101

— відомості про чисельність і склад працюючих, їхню заробітну плату
загалом та за професіями й посадами, а також наявність вільних робочих
місць;

— документи про сплату податків і обов’язкових плате-

— інформація про забруднення навколишнього природного середовища,
недотримання безпечних умов праці, реалізацію продукції, що завдає шкоди
здоров’ю, а також інші порушення законодавства України та розміри
заподіяних при цьому збитків;

— документи про платоспроможність;

— відомості про участь посадових осіб підприємства в кооперативах,
малих підприємствах, спілках, об’єднаннях та інших організаціях, які
займаються підприємницькою діяльністю;

— відомості, що відповідно до чинного законодавства підлягають
оголошенню.

Підприємства зобов’язані подавати перелічені в цій постанові відомості
органам державної виконавчої влади, контролюючим і правоохоронним
органам, іншим юридичним особам відповідно до чинного законодавства на
їхню вимогу.

Під час укладення суб’єктом господарювання трудового договору слід
вносити до нього застереження про нерозголошення інформації, що містить
комерційну таємницю, невикористання такої інформації на свою користь та
про відповідальність за її розголошення.

Переліки відомостей, які містять конфіденційну інформацію, що є
власністю держави, і яким надається гриф обмеження доступу «Для
службового користування» (далі — гриф «Для службового користування»),
розробляються експертними комісіями згідно з орієнтовними критеріями
віднесення інформації до конфіденційної й затверджуються міністерствами,
іншими центральними органами виконавчої влади, Радою міністрів
Автономної Республіки Крим, обласними, Київською та Севастопольською
міськими держадміністраціями, в яких утворюються або у володінні,
користуванні чи розпорядженні яких перебувають ці відомості. В установах
вони затверджуються керівником.

Орієнтовні критерії віднесення інформації до конфіденційної, затверджені
постановою Кабінету Міністрів України від 17.11.2004 № 1547, фіксують:

Інформація, що входить до переліків відомостей, які містять
конфіденційну інформацію, що є власністю держави, має відповідати таким
вимогам:

1) створюватися за кошти державного бюджету або перебувати у
володінні, користуванні чи розпорядженні організації;

2) використовуватися з метою забезпечення національних інтересів
держави;

3) не належати до державної таємниці;

4) унаслідок розголошення такої інформації можливе:

— порушення конституційних прав і свобод людини та громадянина;

— настання негативних наслідків у внутрішньополітичній,
зовнішньополітичній, економічній, військовій, соціальній, гуманітарній,
науково-технологічній, екологічній, інформаційній сферах та у сферах
державної безпеки і безпеки державного кордону;

— створення перешкод у роботі державних органів. Експертні комісії
утворюються міністерствами, іншими

центральними органами виконавчої влади, Радою міністрів Автономної
Республіки Крим, обласними, Київською та Севастопольською міськими
держадміністраціями. До їх складу включаються представники
режимно-секретного та інших структурних підрозділів із числа найбільш
кваліфікованих фахівців. У разі потреби для участі в роботі експертної
комісії можуть залучатися фахівці зацікавлених підприємств, установ та
організацій (за погодженням з їхніми керівниками) для розгляду питань,
що належать до їхньої компетенції. Рішення комісії оформляється
протоколом, який затверджується міністерством, іншим центральним
органом виконавчої влади, Радою міністрів Автономної Республіки Крим,
обласною, Київською та Севастопольською міськими держадміністраціями. На
підставі рішення експертної комісії інформація включається до переліку
відомостей, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю
держави. . У разі потреби на державних підприємствах, в установах
організаціях з урахуванням особливостей їхньої діяльності розробляються
та за погодженням з міністерством, іншим нотаріальним органом виконавчої
влади, до сфери управління якого вони належать, вводяться в дію переліки
конкретних документів у відповідній сфері діяльності, як-от: «Перелік

Утворюваних у діяльності органів прокуратури України документів, що
містять конфіденційну інформацію і яким надається гриф обмеження доступу
«Для службового користування», затверджений наказом Генерального
прокурора України від 28.12.2002 № 89.

Перелік утворюваних у діяльності органів прокуратури України документів,
що містять конфіденційну інформацію і яким надається гриф обмеження
доступу «Для службового користування»,:

1. Організаційно-розпорядчі документи (накази, вказівки,
розпорядження) керівництва Генеральної прокуратури України, прокуратур
Автономної Республіки Крим, областей, міст Києва і Севастополя,
військових прокуратур регіонів та Військово-Морських Сил України (за
пропозицією ініціатора).

2. Документи з кадрових питань (матеріали особових справ працівників
органів прокуратури України).

3. Доповідні записки, довідки, інформаційні листи, методичні
рекомендації з питань здійснення прокурорського нагляду за Додержанням
законів під час проведення оперативно-розшукової діяльності (якщо за
своїм змістом не розкривають відомості, що становлять державну
таємницю).

4. Узагальнення, аналізи, огляди (за пропозицією ініціатора).

5. Документи прокурорського реагування (за пропозицією ініціатора).

6. Спецповідомлення про катастрофи, аварії та інші надзвичайні події,
що спричинили загибель людей чи завдали значних матеріальних збитків.

7. Облікова картка на особу про надання допуску до державної таємниці
(після заповнення).

8. Листування з органами Служби безпеки України з питань оформлення
працівникам прокуратури допусків до державної таємниці.

9. Накази про надання працівникам прокуратури допусків до державної
таємниці.

10. Номенклатури посад працівників, які підлягають оформленню на допуск
до державної таємниці (якщо за своїм змістом не розкривають відомості,
що становлять державну таємницю).

11. Інші документи, для створення яких використовувалася конфіденційна
інформація.

Створіть перелік документів, які є внутрішніми документами установи.
Зареєструйте п’ять службових документів в окремих, створених вами
реєстраційних формах. Додайте відомості яких не вистачає.

Внутрішні документи установи:

накази керівника установи з основної діяльності;

накази по особовому складу;

рішення колегій установи;

акти ревізій фінансово-господарської діяльності;

облік трудових книжок;

облік роботи розмножувального цеху;

посвідчення про відрядження.

Дата та індекс

документа Кореспондент Стислий зміст Позначка про виконання документа

01.10.2006

№ 450/01 Міносвіта Про затвердження планів на наступний рік відповідь
отримана 10.10.2006

Дата та індекс

документа Кореспондент Стислий зміст Позначка про виконання документа

05.10.2006

№ 461/03 Міністерство статистики Про кількість студентів які перевелися
з інших вузів відповідь отримана

14.10.2006

Дата та індекс

документа Кореспондент Стислий зміст Позначка про виконання документа

7.10.2006

№ 469/02 Міносвіта Про план організаційно-технічних заходів на 2007 рік
відповідь отримана

20.10.2006

Дата та індекс

документа Кореспондент Стислий зміст Позначка про виконання документа

11.10.2006

№ 473/10 Міносвіта Про фінансування на наступний рік придбання нових
підручників відповідь отримана

26.10.2006

Дата та індекс

документа Кореспондент Стислий зміст Позначка про виконання документа

21.10.2006

№ 480/04 УКООПСПІЛКА Про замовлення додатків до документів про освіту
для випускників 2006/2007 навч. р.р. відповідь отримана

29.10.2006

Похожие записи