РЕФЕРАТ

на тему:

Службові листи. Порядок оформлення службових листів

ПЛАН

1. Мета ділових листів

2. Види службових листів

3. Правила оформлення та вимоги до тексту та реквізити службових листів

Список використаної літератури

1. Мета ділових листів

Функціональне призначення ділових листів як елемента ділової
комунікації полягає у досягненні згоди між двома та більш партнерами
(організаціями, установами, фірмами. окремими особами тощо).
Офіційно-ділова сфера спілкування, функціональне призначення
ділового листування визначають його особливості.

Насамперед, це офіційність, обумовлена, по-перше. ситуаціями спілкування
і, по-друге, характером відносин між партнерами. Письмовій діловій мові
притаманне широко використання ситуаційних кліше, стереотипних
виразів та фраз.

Стандартність ділового листування викликана вимогами економії мови
і необхідністю полегшити процес обробки листів. Перед тим, як взяти
ручку чи ввімкнути персональний комп’ютер, варто усвідомити

• вид листа (супровідний, лист-прохання. лист-повідомлення,
лист- нагадування та ін.);

• чи передбачається відповідь;

• чи зрозуміє адресат зміст листа однозначно;

• чи є впевненість у тому, що лист надійде вчасно (якщо Ні,
скористайтесь телефоном, телефаксом, або модемним зв’язком). Автор листа
мусить ясно уявляти, про що писати, які наводити аргументи, якої
мети досягти.

При цьому він повинен бути впевненими, що саме лист є
найефективнішим засобом вирішення даного питання. Відомий американський
менеджер Лі Якока у книжці «Кар’єра менеджера» зазначає, що
підготовка ділового листа — це найкращий засіб пізнання таємниць,
менеджменту. Чіткий порядок письмового викладу будь-якої ідеї тим самим
є першим кроком до її втілення в життя. В розмові можна викладати
різного роду недооформлені ідеї. Якщо ж думка викладається на
папері. відбувається дещо таке, що спонукає заглибитись у конкретні
деталі. При цьому набагато важче ввести в оману самого себе, ніж
когось іншого. Людині, безумовно, значно легше викладати свої думки
усно, ніж письмово, але дійсність вимагає, щоб писати вміли всі. Мета
написання відома: — привернути увагу до певної ситуації чи проблеми; —
дати змогу легко зрозуміти написане; — спонукати діяти так, а не інакше.
Це явна мета. Але є також мета, яку не бачить навіть той, хто пише лист.
Ця мета — краще усвідомити проблему, скласти струнке логічне уявлення
про свою ідею.

2. Види службових листів

Інформаційні листи – це службові листи, в яких адресант інформує
адресата про якісь факти чи заходи. Як правило, адресат пропонує свої
вироби чи послуги. Інформація, наведена в такому листі, повинна бути
якомога ширшою.

Рекламні листи – це різновид інформаційних листів. Вони містять
детальний опис товарів чи послуг і надсилаються конкретним адресатам,
щоб спонукати їх скористатися запропонованим. Незважаючи на те, що
рекламні листи оформляють на фірмових бланках, поштову адресу, номери
телефонів, розрахункових рахунків зазначають також у тексті.

Листи-запрошення – це такі службові листи, в яких адресатові пропонують
взяти участь у якихось заходах. Листи-запрошення адресують конкретним
особам, підприємствам, установам, організаціям. Починати ці слова можна
з таких зворотів: “Просимо взяти участь у…”, Запрошуємо…” та ін.
Далі розкривають характер заходів, умови участі в них, зазначають строки
їх проведення.

Супровідні листи – це такі службові листи, в яких адресата інформують
про направлення йому документів, що додаються до листа. Супровідні листи
складають, коли потрібно доповнити чи роз’яснити основні документи.
Супровідні листи слід починати словами: “Надсилаємо…”,
“Направляємо…”. У текстах повинні зазначатися заголовки, індекси і
дати документів, що направляються.

Листи-повідомлення – це такі службові листи, в яких повідомляється про
щось чи стверджується якийсь факт. Їх направляють конкретному
адресатові.

Листи-підтвердження – це службові листи, в яких підтверджується той або
інший факт, наприклад одержання переказів, вантажів, цінних паперів
тощо. Текст таких листів починається словами, утвореними від дієслова
“підтверджувати”.

Листи-нагадування – це службові листи, в яких нагадується про наближення
чи закінчення терміну якихось завдань, проведення заходів і необхідність
внаслідок цього вжити відповідних заходів. Тексти таких листів можуть
складатися з одного-двох речень і починаються словами, утвореними від
дієслова “нагадувати”.

Гарантійні листи – це такі службові листи, в яких гарантується виконання
чогось, наприклад оплати за послуги чи товари тощо. Якщо гарантійний
лист містить відомості фінансового чи матеріального характеру, то,
незважаючи на те, що банківські реквізити адресанта є на фірмовому
бланкові, необхідно продублювати їх у тексті. Гарантійні листи
підписують керівник і головний бухгалтер підприємства.

Ініціативні листи – це такі службові листи, що спонукають адресата дати
відповідь адресантові. Залежно від викладеного в листі відповідь може
бути позитивна чи негативна. У разі негативної відповіді дається
обґрунтування.

Листи-відповіді – це такі службові листи, в яких дають відповідь на
ініціативні листи. Якщо в ініціативному листі викладено кілька питань,
то в листах-відповідях відповідають на кожне з них.

3. Правила оформлення та вимоги до тексту та реквізитів службових листів

Службові листи належать до основних засобів обміну інформацією між
підприємствами, установами, організаціями. Службові листи рекомендується
оформляти тоді, коли неможливо вирішити питання в усному спілкуванні.

Текст листа складається з двох частин: вступної та основної. У вступній
частині зазначають факти, події, обставини, що спричинили написання
листа, а також посилаються на факти, документи, дати нормативних чи
інших матеріалів.

В основній частині тексту листа викладають його головну мету у формі
пропозиції, відмови, гарантії, зауваження, висновків тощо. Для
активізації й сприйняття інформації рекомендується починати текст
службового листа з основної частини, а докази та підстави викладати
нижче. Службові листи з нескладних питань можуть містити тільки одну
частину. Службові листи можна починати такими зверненнями: “Шановний
Іване Васильовичу!”, “Пане Гарат!”, “Шановний пане Гуцуляк!”, “Шановні
панове!”.

Продовжують більшість листів такими словами: “У зв’язку з…”,
“Відповідно до …”, “Як відомо…”, “Прошу…”.

Службовий лист оформляють на бланку для службового листа або на чистому
аркуші паперу. Використовують аркуші формату А4 або А5.

Реквізити службового листа: дата (проставляють у день підписання);
індекс (проставляють у день підписання); посилання на індекс і дату
вхідного документа (у листах-відповідях); гриф обмеження доступу до
документа (у разі потреби); адресат; резолюція; заголовок до тексту;
позначка про контроль; текст; позначка про наявність додатка; підпис;
гриф погодження; візи; відбиток печатки; прізвище виконавця та номер
його телефону; позначка про виконання документа і направлення його до
справи; позначка про перенесення даних на машинний носій; позначка про
надходження (проставляє адресат у день надходження документа).

Працівники служби документування повинні намагатися скорочувати обсяг
документообігу, тобто кількість документів, що надійшли до організації й
створені нею за певний період, а отже, обгрунтовано братися за складання
документів цієї групи. Службові листи рекомендується оформляти лише
тоді, коли неможливо вирішити питання в усному спілкуванні — очно чи
телефоном.

Виклад тексту службового листа має бути лаконічним, послідовним,
переконливим і коректним. Факти й події слід висвітлювати об’єктивно,
всі аспекти розглядуваного питання викладати зрозуміло, стисло, але
достатньою мірою повно. В службових листах допускається також порушувати
кілька питань. Проте слід ураховувати, що такі листи доводиться
обробляти набагато довше. Тому все ж доцільніше оформити кілька листів.
Декілька питань в одному листі можна порушувати тоді, коли вони
взаємопов’язані.

Текст листа, як правило, складається з двох логічно пов’язаних частин:
вступної та основної. У вступній частині зазначають факти, події,
обставини, що спричинили написання листа, а також посилаються на факти,
документи, дати нормативних чи інструктивних матеріалів. Наприклад:

В основній частині тексту листа викладають його головну мету у формі
пропозиції, відмови, гарантії, зауваження, висновків тощо. Наприклад:

Залежно від призначення службового листа й від того, на чому -ОГО автор
хоче сконцентрувати увагу адресата, порядок розташування логічних частин
тексту може бути різним.

Якщо враховувати невпинне зростання потоку інформації, то для
активізації її сприйняття рекомендується починати текст службового листа
з основної частини, а докази й підстави викладати нижче.

Службові листи з нескладних питань, що були обговорені заздалегідь,
можуть містити лише основну частину. Наприклад:

Службові листи надсилають, аби спонукати адресата до дії, роз’яснити
йому щось, переконати його в чомусь. Це досягається завдяки чіткості
викладання й змістовності тексту.

Для більшості службових листів характерна повторюваність одних і тих
самих зворотів. Наприклад, починати службові листи можна такими
зверненнями:

«Шановний Іване Васильовичу!»

«Пане Сметанін!» «Шановний пане Андрійчук!»

«Шановні панове!» (коли імена та прізвища адресатів невідомі або
звертаються до колективу).

Продовжують більшість листів такими словами й словосполученнями: «У
зв’язку з…», «Відповідно до…», «Як відомо, …», «Ймовірно..»,
«Прошу..», «Просимо…» та ін.

Уживають також дієприслівникові звороти: «Враховуючи…», «Незважаючи
на…», «Розглянувши зауваження…», «Розглянувши пропозиції…»,
«Керуючися Постановою Кабінету Міністрів України…» та ін.

Якщо лист-відповідь має реквізит 13 (посилання на індекс і дату вхідного
документа), то в тексті документа його повторювати не слід.

Службовий лист оформляють на бланку для службового листа (перевагу
віддають кутовому розташуванню основних реквізитів) або на чистому
аркуші паперу (в такому разі залишають місце для відбитка кутового чи
поздовжнього штампа адресанта). Залежно від обсягу тексту використовують
бланки чи аркуші формату A4 або А5 (Див. дод. 13-19).

— РЕКВІЗИТИ СЛУЖБОВОГО ЛИСТА:

11 — дата (проставляють у день підписання документа);

12 — індекс (проставляють у день підписання документа);

13 — посилання на індекс і дату вхідного документа (роблять у
листах-відповідях);

15 — гриф обмеження доступу до документа (проставляють у разі потреби);

16 — адресат;

18 — резолюція;

19 — заголовок до тексту (якщо обсяг тексту документа, виготовленого на
аркуші формату A4, невеликий, то заголовка може не бути; на аркушах
формату А5 заголовок до тексту не наводять);

20 — позначка про контроль;

21 — текст;

22 — позначка про наявність додатка (оформляють у разі потреби);

23 — підпис;

24 — гриф погодження;

25 — візи (оформляють у разі потреби на примірнику адресанта);

26 — відбиток печатки (проставляють у разі потреби);

28 — прізвище виконавця та номер його телефону (позначка про виконавця);

29 — позначка про виконання документа й направлення його до справи
(оформляють від руки після виконання документа);

30 — позначка про перенесення даних на машинний носій;

31 — позначка про надходження (проставляє адресат у день надходження
документа).

Якщо службовий лист надсилають за межі України (в країни колишнього
СРСР), то доцільно підготувати його російською мовою. Бланк має бути
двомовний, допускається російсько-український варіант.

Список використаної літератури

1. Коваль А. П. Ділове спілкування. — К.: Либідь, 2001.

2. Молдованов М. І., Сідорова Г. П. Сучасний діловий документ.- К., 2002

3. Палеха Ю. І. Документаційне забезпечення управління. — К.: МАУП,
2000.

PAGE

PAGE 10

Похожие записи