Реферат

на тему:

РЕЄСТРАЦІЯ СЛУЖБОВИХ ДОКУМЕНТІВ

План

Поняття реєстрації документів.

Форми для реєстрації документів.

Номенклатура справ.

1. Реєстрація документів – це фіксація факту створення або одержання
документів через присвоєння їм порядкових номерів та запису необхідних
відомостей, що містяться в них.

Мета реєстрації полягає у забезпеченні обліку, контролю та пошуку
документів.

Кожний документ має реєструватися в даній установі лише один раз. Вхідні
документи реєструють у день надходження, а вихідні та внутрішні – в день
підписання.

Обов’язково повинні реєструватися документи, що надходять від вищих
організацій (установ), і ті, що надсилаються до вищих організацій
(установ), важливі внутрішні документи (накази, розпорядження,
протоколи, доповідні записки тощо), а також пропозиції, скарги громадян.

Не реєструються поздоровчі листи, поздоровчі телеграми, запрошення,
інформації до відома, документи, що проходять через службу
документування і піддаються оперативному обліку в спеціальних
оперативних формах у галузевих та функціональних структурних
підрозділах: бухгалтерські документи первинного обліку (їх реєструють у
бухгалтерії), щомісячні та щоквартальні звіти підвідомчих організацій.

2. Для реєстрації документів усіх категорій (вхідних, вихідних,
внутрішніх) використовують реєстраційно-контрольні картки або спеціальні
журнали.

Реєстраційно-контрольні картки заповнюють машинописним способом
(переважно) або від руки.

У разі реєстрації службових листів фіксують лише ініціативні документи
(запити), складені в даній установі чи ті, що надійшли від іншої
установи, а дані про документ, надісланий у відповідь, зазначають як
доповнення до реєстраційних записів у тій самій картці.

Бланки реєстраційно-контрольних карток виготовляють друкарським способом
або за допомогою засобів оперативної поліграфії на аркушах паперу
формату А5 або А6.

Календарну шкалу контрольно-реєстраційної картки використовують для
контролю за термінами виконання документа. На ній позначають число
місяця, до якого документ треба виконати.

У календарній шкалі карток формату А6 зазначають лише непарні дні
місяця. Якщо термін виконання документа припадає на парне число, то в
картці позначають попереднє число.

У графі “Кореспондент” фіксують назву організації, з якої надійшов
документ або, якщо документ вихідний, — куди його надіслано (якій
установі). Коли реєструють заяви, пропозиції, скарги, то в цій графі
зазначають також прізвище, ім’я та по батькові, місце роботи чи домашню
адресу автора.

Графи “Дата”, “Індекс” заповнюють лише на вхідні документи.

У графу “Короткий зміст” вносять назву документа (якщо немає окремої
графи) та заголовок до тексту документа. Якщо реєстрований документ не
має заголовка до тексту, то реєстратор сам визначає суть документа і
записує стисле формулювання її в цій графі.

У графі “Резолюція” зазначають повний зміст резолюції, її автора та
дату. Цю графу заповнюють після попереднього розгляду документа. Якщо на
документі немає резолюції, то реєстратор зазначає в цій графі прізвище,
ініціали, посаду виконавця, до якого направлено документ, і дату
направлення.

Запис про виконання документа має відображати суть вирішення питання,
містити індекс та дату документа, що його надіслано у відповідь. Якщо
письмову відповідь на зареєстрований документ не передбачено, то в графі
“Позначка про виконання документа” конкретно записують: коли, ким і як
вирішено питання, викладене в зареєстрованому документі. В цій самій
графі зазначають індекс справи, в яку документ підшито для зберігання.

На звороті реєстраційно-контрольної картки в графі “Позначка” роблять
позначки про контроль за термінами виконання документа із зазначенням
конкретних причин затримки виконання документа.

Графи “Фонд №”, “Опис №”, “Справа №” заповнюють в архіві, куди
контрольно-реєстраційні картки здаються разом із документами по
закінченні роботи з ними.

Журнальна форма реєстрації документів характерна для підприємств, в яких
обсяг документообігу становить близько 600 документів на рік.

Графи журналів реєстрації документів заповнюються так само, як і графи
реєстраційно-контрольних карток. Журнальна форма реєстрації документів
має недоліки: порушується принцип одноразовості реєстрації документа
(його доводиться окремо реєструвати в кожному підрозділі, куди передають
на виконання; треба вести кілька журналів – вхідних документів, вихідних
документів, наказів, скарг і т. ін.; пошук інформації при запитах
тривалий і складний, оскільки ініціативний документ може бути
зареєстрований у журналі вхідної документації, відповідь на нього – в
журналі реєстрації вихідної документації, а наказ щодо вирішення питання
ініціативного документа – в журналі реєстрації наказів.

Похожие записи