Реферат з документознавства

Організаційно – розпорядча документація

Об”єктом дослідження є Українське державне підприємство “ Укрпошта”
Закарпатської дирекції .

Предметом дослідження є система організаційно – розпорядчої
документації , яка є основним типом управлінської документації.

Інформаційна діяльність – це сукупність дій , спрямованих на задоволення
інформаційних потреб громадян , юридичних осіб і держави.

З метою задоволення цих потреб органи державної влади та органи
місцевого і регіонального самоврядування створюють інформаційні служби ,
системи, мережі, бази даних.

Основними видами інформаційної діяльності є одержання, використання,
поширення та зберігання інформації.

Одержання інформації – це надбуття , придбання . накопичення
відповідно до чинного законодавства України документованої або публічно
оголошуваної інформації громадянами , юридичними особами,державою

Використання інформації- це задоволення інформаційних потреб громадян
, юридичних осіб і держави.

Зберігання інформації – це забезпечення належного стану інформації та
її матеріальних носіїв.

Одержання , використання , поширення та зберігання документованої або
публічно оголошуваної інформації здійснюється у порядку .

У результаті діяльності органів державної влади , органів місцевого
самоврядування , інших підприємств, установ та організацій усіх форм
власності створюється величезний масив службової документації , в якому
можна виокремити організаційно- розпорядчу , первинно – обліку .
фінансову, планову, звітно- статистичну, торговельну та іншу
документацію. Підготовкою та оформленням цих видів документації
займаються відповідні підрозділи підприємств, установ і організацій –
секретаріати, служба діловодства, кадрова та юридична служби ,
бухгалтерія , плановий відділ .

Бланк службового документа – це уніфікована форма службового документа з
надрукованою постійною частиною реквізитів і наявним місцем для
фіксування їх змінної частини.

Бланки службових документів виготовляють друкарським способом. Для цього
використовують два основні формати паперу згідно з ГОСТ 9327-60 .Крім
того, дозволяється використовувати бланки формату А3 ( 297 * 420 мм) для
оформлення документів у вигляді таблиць та А6 ( 105 *148мм) – для
резолюцій.

Бланки проектують відповідно до схем розташування реквізитів , де
позначено межі зон для фіксування певних реквізитів – кутовий і
поздовжній. Дозволяється розміщувати реквізити в межах, встановлених
схемами, з допуском +-2мм.

Бланки повинні мати такі береги:

лівий – 30мм;

правий – 10мм;

верхній та нижній – 20мм.

Бланки необхідно виготовляти на білому папері високої якості . Постійні
реквізити та обмежувальні позначки для фіксування змінних реквізитів
мають бути надруковані фарбами насичених кольорів , як правило, чорного
, синього або зеленого.

Службові документи виготовляють переважно за допомогою друкувальних
засобів – комп”ютерної техніки або конторської друкарської машинки .
Лише окремі внутрішні документи ( заяви, пояснювальні й доповідні
записки ) , авторами яких є посадові та інші фізичні особи, можна писати
від руки.

Проте всі документи ( і надруковані, і рукописні) , які створюються в
ході діяльності підприємств, установ та організацій і підлягають
зберіганню в їхніх документаційних фондах , повинні мати береги.

Слід зауважити , що ДСТУ 4163 –2003 не встановлює вимог до видів і
розмірів шрифтів , якими слід користуватися під час підготовки
документів на комп”ютері. Основною вимогою до шрифтів є забезпечення
можливості легко та чітко розпізнавати і прочитати текст. Тому,
оформлюючи службові документи на комп”ютері в програмі Micrsoft Word ,
бажано використовувати загально прийнятий шрифт Times New Roman. При
цьому слід враховувати його розмір і вид. Розмір шрифту вимірюється в
пунктах (один пункт дорівнює 1/72 дюйма ) і відображає висоту шрифту.

Розрізняють такі види шрифту: світлий та напівжирний, прямий та
курсив.

Текст службового документа містить інформацію , з метою фіксування якої
і був створений документ .

Текст документа складають державною ( українською) мовою. У населених
пунктах країни, де більшість населення становлять громадяни, які
належать до національних меншин , у внутрішньому діловодстві
дозволяється користуватися мовою відповідної національної меншини в
порядку , встановленому законодавством. Тексти документів, які
надсилають зарубіжним адресатам, можна складати українською мовою ,
мовою країни – адресата або однією з мов міжнародного спілкування.
Документи , які направляють до органів державної влади України ,
необхідно складати українською мовою.

Певна аргументована інформація, яку містить документ, повинна бути
викладена стисло, грамотно, зрозуміло та об”єктивно, без повторів та
вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Зміст
документа може бути викладений у вигляді суцільного складного тексту,
анкети, таблиці або поєднання цих форм.

Суцільний складний текст документа містить граматично і логічно
узгоджену інформацію про управлінські дії. Таку форму викладу
використовують під час оформлення розпорядчих документів та листів .
Текст складається, як правило , з двох частин. У першій частині
зазначають підставу, обгрунтування або мету складання документа , у
другій – висновки , розпорядження, рішення, пропозиції або прохання.
Проте текст документа може містити лише одну результативну частину (
наприклад , наказ – розпорядчу частину без констатуючої , лист –
прохання без пояснення).

Анкета – це форма викладу тексту документа , за якої один об”єкт
характеризується за певними ознаками. Анкетні тексти використовують
переважно під час складання кадрових документів. Постійною інформацією в
анкеті є назви ознак, а зміною – їх характеристики . Назви ознак
об”єкта, що характеризується , повинні бути виражені іменником у
називному відмінку ( прізвище , ім”я , по батькові, освіта , стаж,
сімейний стан) або словосполучення з дієсловом у другій особі множини в
теперішньому або минулому часі ( “ маєте кваліфікацію” , “ володієте
мовами “ , були …”

Таблиця – форма подання тексту, в якому кілька об”єктів
характеризуються за рядом ознак. Табличні тексти використовують під час
створення організаційно- розпорядчих документів, таких , як штатний
розпис, структура і штатна чисельність , а також планових , звітно-
статистичних , фінансових та бухгалтерських документів.

Для складанням текстів документів , у яких обумовлено типові
ситуації ( накази з особового складу , договори , гарантійні листи ).

Реквізити службового документа – це інформація , зафіксована в
службовому документі для його індентифікації , організації обігу і
надання йому юридичної сили.

Склад реквізитів документів встановлює Національний стандарт україни “
Державна уніфікована система документації. Вимоги до оформлення
документів “ ( ДСТУ 4163 – 20003 ) . Зауважимо , що вимоги цього
стандарту щодо оформлення реквізитів можна поширювати на всі класи
уніфікованих систем документації.

Готуючи та оформляючи документи , використовують такі
реквізити:

зображення державного герба України ,герба Автономної Республіки Крим

зображення емблеми організації або товарного знака ( знака
обслуговування);

зображення нагород;

код організації;

код форми документа;

назва організації вищого рівня;

назва організації;

назва структурного підрозділу організації;

довідкові дані про організацію;

назва документа

дата документа;

реєстраційний індекс документа;

посилання на реєстраційний індекс і дату документа , на який дають
відповідь;

місце складання або видання документа;

гриф обмеження доступу до документа;

адресат;

гриф затвердження документа;

резолюція ;

заголовок до тексту документа ;

відмітка про контроль;

текст документа;

відмітка про наявність додатків;

підпис;

гриф погодження документа;

візи документа;

відбиток печатки;

відмітка про засвідчення копії;

прізвище виконавця і номер його телефону ;

відмітка про виконання документа і направлення його до справи;

відмітка про наявність документа в електронній пошті;

відмітка про надходження документа до організації від адресанта;

запис про державну реєстрацію.

Зображення Державного герба України ( реквізит 01) відтворюють на
бланках державних установ з обов”язковим додержанням пропозицій
зображення герба відповідно до постанови Верховної Ради України “ Про
Державний герб України” № 2137 – XII від 19 лютого 1992 р.

Зображення Державного герба України на бланках з кутовим розташуванням
реквізитів ( так званих кутових бланках) розміщують на верхньому березі
над серединою рядків з назвою організації, а на бланках з поздовжнім
розташуванням реквізитів ( так званих поздовжніх бланків) – у центрі
верхнього берега . Розмір зображення: висота – 17 мм, ширина – 12мм.

Зображення герба Автономної Республіки Крим розміщують на бланках
державних установ Автономної Республіки Крим лише разом із зображенням
Державного герба України відповідно до Закону України “ Про Автономну
Республіки Крим” № 95 /95 – ВР від 7 березня 1995р. Порядок використання
зображення герба встановлюється нормативно- правовими актами Автономної
Республіки Крим.

Зображення емблеми організації або товарного знака ( знака
обслуговування) ( реквізит 02) розміщують на лівому березі бланка на
рівні назви організації або частково чи повністю на площі, що відведена
для розташування реквізитів “ Назва організації вищого рівня” , “ Назва
організації” , “ Назва структурного підрозділу організації” .

Зображення нагород ( реквізит 03) можна розміщувати на лівому березі
бланка на рівні назви організації або частково чи повністю на площі,
відведеній для розташування реквізитів “ Назва організації вищого рівня”
, “ Назва організації” , “ Назва структурного підрозділу організації”.
Якщо назву нагороди включено, згідно з нормативно- правовим актом , до
назви організації , надрукованої на бланку , то розміщувати на ньому
зображення цієї нагороди вже не потрібно.

Код організації ( реквізит 04 ) проставляють за Єдиним державним
реєстром підприємств та організацій України ( ЄДРПОУ) . Ведення ЄДРПОУ
здійснює Державний комітет статистики України .

Код організації є однією з головних пошукових ознак інформації в
системах автоматизованого діловодства та документообігу ( САДД). Його
фіксування сприяє прискоренню передавання документованої інформації
засобами електрозв”язку, зменшенню кількості помилок , яких іноді
припускаються при передаванні довгих назв організацій.

На бланку листа код організації проставляють після реквізитів “
Довідкові дані про організацію” .

Код форми документа ( реквізит 05) проставляють згідно з ДК 010 – 98 “
Державний класифікатор управлінської документації” ( ДКУД) , який
затверджено наказом Держстандарту України № 1024 від 31 грудня 1998р.

У ДКУД наведено назви та кодові позначення уніфікованих форм документів
( УФД) , що належать до уніфікованих систем управлінської документації.

ДКУД містить такі класи:

організаційно – розпорядча документація ( код 02);

первинно- облікова документація ( код 03);

банківська документація ( код 04);

фінансова документація ( код 05) ;

звітно- статистична документація ( код 06);

планова документація ( код 07) ;

ресурсна документація ( код 08) ;

торговельна документація ( код 09) ;

зовнішньоторговельна документація ( код 10) ;

цінова документація ( код 13) ;

документація з праці , соціальних питань і соціального захисту населення
( код 15) ;

документація з побутового обслуговування населення ( код 17) ;

бухгалтерсько – облікова документація ( код 18) ;

документація з Пенсійного фонду ( код 20) ;

словниково – довідкова документація ( код 21) ;

Кожний клас , у свою чергу, поділяється на підкласи. Однією з
уніфікованих систем управлінської документації є уніфікована система
управлінської документації є уніфікована система організаційно-
розпорядчої документації , до класу якої входять:

документація з організації систем управління ( код 0201);

документація з організації процесів управління ( код 0202);

документація з оцінки трудової діяльності ( 0204) ;

Назва організації вищого рівня ( реквізитів 06) зазначають скорочено , а
в разі відсутності офіційно зареєстрованого скорочення – повністю.
Реквізит розміщують над назвою організації – автора документа .

Назва організації ( реквізит 07) має відповідати назві, зазначеній в її
установчих документах ( статуті, положенні, установчому договорі) .

Назву структурного підрозділу або територіального відділення , філії ,
посадової особи ( реквізит 08) зазначають переважно на бланках
внутрішніх документів ( актів , протоколів , службових записок) у тому
разі , коли структурний підрозділ є автором документа , а його керівник
має право підпису документа. Цей реквізит розміщують під назвою
організації.

Довідкові дані про організацію ( реквізит 09) містять відомості ,
необхідні при інформаційних контактах . До складу цього реквізиту
входять : поштова адреса , номери телефонів , факсів , телексів ,
рахунків у банку , адреса електронної пошти , веб – сайт , дані про
ліцензії, патенти.

Назва виду документа ( реквізит 10) має відповідати переліку форм
документів, що їх використовують в організації.

Назва виду документа може бути зафіксована на спеціальному бланку ( так
званому бланку конкретного виду документа , наприклад бланку протоколу)
під час його виготовлення або надрукована на загальному бланку
організації при безпосередньому оформленні документа.

Дата документа ( реквізит 11) – обов”язковий реквізит кожного документа,
фіксує час його створення і / або підписання , погодженняі ,
затвердження , прийняття , видання , реєстрації.

Дату документа оформляють арабськими цифрами в такій послідовності: день
місяця, місяць, рік.

Реєстраційний індекс документа ( реквізит 12) – це умовне цифрове
позначення , яке надають документу під час його реєстрації. При
реєстрації наказів з особового складу та звернення громадян до
організації можна застосовувати літерно – цифрові позначення.

Реєстрації підлягають документи, створені організацією, та ті , що
надходять від інших організацій і фізичних осіб.

Посилання на реєстраційний індекс і дату документа ( реквізит 13)
фіксують на бланках листів . Цей реквізит має таку форму : На № _____від
_______. Цю форму заповняють лише в тому разі , коли оформлюють лист –
відповідь на будь – який ініціативний документ.

Місце реєстрації документів визначається в інструкції з
діловодства установи, до якої додається затверджений керівником
установи перелік документів, що не підлягають реєстрації
діловодною службою.

Реєстрації підлягають документи, що потребують обліку, виконання і
використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні,
обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо), як ті, що
створюються і використовуються в установі, так і ті, що надходять від
інших установ і громадян.

Реєстрації підлягають як традиційні машинописні (рукописні)
документи, так і створені за допомогою ПК.

Похожие записи