КЛАСИФІКАЦІЯ СЛУЖБОВИХ ДОКУМЕНТІВ

ДОКУМЕНТ — це матеріальний об’єкт, що містить у зафіксованому вигляді
інформацію, оформлений у заведеному порядку і має відповідно до чинного
законодавства юридичну силу (ДСТУ 2732—94 «Діловодство й архівна справа.
Терміни та визначення»).

КЛАСИФІКАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ — це поділ їх на класи за найбільш загальними
ознаками схожості та відмінності. Мета класифікації полягає в підвищенні
оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців.
У поточній роботі класифікацію документів здійснюють на етапі групування
їх у справи (див. гл. 7).

Документи класифікують за такими ознаками: — спосіб фіксації інформації;
— зміст; — назва; — вид; — складність; — місце складання; — термін
виконання; — походження; — гласність; — юридична сила; — стадія
виготовлення; — термін зберігання; — рід діяльності та ін.

За способом фіксації інформації розрізняють такі документи:

• письмові, до яких належать усі рукописні й машинописні документи,
виготовлені за допомогою друкарської та розмножувальної оргтехніки;

• графічні, в яких зображення об’єктів передано за допомогою ліній,
штрихів, світлотіні. Це графіки, мапи, рисунки, малюнки, схеми, плани.
Вони цінні своєю ілюстративністю;

• фото- й кінодокументи — такі, що створені способами фотографування й
кінематографії. Це кіно- та фотоплівки, фотокартки. На них можна
зафіксувати ті явища й процеси, які іншим способом зафіксувати важко чи
неможливо;

• фонодокументи — такі, що створюються за допомогою будь-якої системи
звукозаписування й відтворюють звукову інформацію (наприклад, записану
під час проведення засідань, зборів, нарад тощо).

За змістом документи поділяють на: • організаційно-розпорядчі; •
фінансово-розрахункові; • постачально-збутові та ін.

Організаційно-розпорядчі документи (ОРД) — це управлінська документація,
що слугує засобом здійснення та регулювання процесів управління.
Документи, які належать до ОРД, можна умовно поділити на такі групи:

• організаційні (положення, інструкції, правила, статути тощо);

• розпорядчі (постанови, рішення, розпорядження, вказівки тощо);

• довідково-інформаційні (довідки, протоколи, акти, пояснювальні та
службові записки, службові листи, відгуки, плани роботи, телеграми,
телефонограми, звіти, доповіді тощо);

• з кадрових питань (заяви, накази по особовому складу, особові картки,
трудові книжки, характеристики тощо);

• особові офіційні (пропозиції, заяви, скарги, автобіографи, розписки,
доручення тощо).

За назвою розрізняють:

• накази; • положення; • протоколи; • розпорядження; • вказівки; •
інструкції; • правила; • статути; • звіти; • ордери; • плани; • службові
листи; • заяви тощо.

За видами документи поділяють на:

• типові, що розробляються вищими органами для підвідомчих організацій з
однорідними функціями і мають обов’язковий характер;

• трафаретні, котрі виготовляються друкарським способом: незмінювана
частина тексту документа друкується на поліграфічних машинах, а для
змінної інформації запишаються вільні місця. Такі документи зараз
найпоширеніші, оскільки на їх складанні та обробленні економиться час;

• індивідуальні, які створюються кожного разу по-новому. Це доповідні,
службові, пояснювальні записки, автобіографії тощо. За складністю
документи бувають:

• прості, що містять інформацію з одного питання;

• складні, які містять інформацію щодо двох і більше питань.

Слід ураховувати, що прості документи легше оброблювати, контролювати їх
виконання, здійснювати пошук.

За місцем складання розрізняють такі документи:

• внутрішні, що стосуються внутрішніх питань підприємства (організації,
установи, фірми) і не виходять за його межі;

• зовнішні, тобто вхідна та вихідна кореспонденція.

За терміном виконання документи бувають:

• термінові, що виконуються у строки, встановлені законом, відповідним
правовим актом, керівником, а також документи з позначкою «Терміново»;

• нетермінові, які виконуються в строки, визначені керівництвом
підприємства (організації, установи, фірми).

За походженням документи поділяють на:

• службові, що стосуються діяльності підприємства (організації,
установи, фірми);

• офіційно-особисті, які стосуються конкретних осіб, тобто іменні
(скарги, заяви тощо).

За гласністю документи бувають:

• звичайні,

• для службового користування (ДСК);

• таємні;

• конфіденційні та ін.

За юридичною силою документи поділяють на такі:

• справжні (істинні), що готуються в установленому законом порядку за
всіма правилами. Своєю чергою, справжні документи бувають: • чинні, •
нечинні. Документ стає нечинним, коли втрачає юридичну силу з будь-яких
причин;

• фальшиві (підроблені), в яких зміст чи оформлення не відповідає
істині.

За стадіями виготовлення розрізняють такі документи:

• оригінали — перші або єдині примірники офіційних документів;

• копії — документи, в яких точно відтворено інформацію інших
документів, а також усі їхні зовнішні ознаки чи частину їх і відповідним
чином оформлені. Існують такі різновиди копій: • відпуск (повна копія
вихідного документа, виготовлена водночас з оригіналом через
копіювальний папір); • витяг (копія офіційного документа, що відтворює
певну його частину і відповідно засвідчена); • дублікат (повторний
примірник документа, який має юридичну силу оригіналу).

За терміном зберігання розрізняють:

• документи постійного зберігання;

• документи тривалого (понад 10 років) зберігання;

• документи тимчасового (до 10 років) зберігання.

За родом діяльності виділяють системи документації, які класифікують
таким чином:

організаційно-розпорядча;

стандартів та технічних умов;

планова;

звітно-статистична;

конструкторська;

технологічна;

розрахунково-грошова;

з ціноутворення та ін.

ФОРМУЛЯР-ЗРАЗОК

ОРГАНІЗАЦІЙНО-РОЗПОРЯДЧИХ

ДОКУМЕНТІВ

Для виготовлення будь-якого з організаційно-розпорядчих документів
необхідно засвоїти правила формуляра-зразка.

ФОРМУЛЯР-ЗРАЗОК — це модель побудови форми документа, яка встановлює
галузь використання, формати, розміри берегів, вимоги до побудови
конструкційної сітки та основні реквізити (ДСТУ 2732-94) (рис. 1-3).

Реквізити — це сукупність обов’язкових даних у документі, без яких він
не може бути підставою для обліку й не має юридичної сили.

При оформлянні організаційно-розпорядчих документів використовується
такий склад реквізитів:

1 — Державний герб;

2 — емблема організації;

3 — зображення нагород;

4 — код організації;

5 — код документа;

6 — назва міністерства чи відомства;

7 — назва підприємства (установи, організації, фірми);

8 — назва структурного підрозділу;

9 — індекс підприємства зв’язку, поштова та телеграфна адреса, номер
телетайпа (абонентського телеграфу), номер телефону, номер рахунку в
банку;

10 — назва виду документа;

11 — дата;

12 — індекс (вихідний номер документа);

13 — посилання на індекс та дату вхідного документа;

14 — місце складання чи видання;

15 — гриф обмеження доступу до документа;

16 — адресат;

17 — гриф затвердження;

18 — резолюція;

19 — заголовок до тексту;

20 — позначка про контроль;

21 — текст;

22 — позначка про наявність додатка;

23 — підпис;

24 — гриф погодження;

25 — візи;

26 — відбиток печатки;

27 — позначка про завірення копії;

28 — прізвище виконавця та номер його телефону;

29 — позначка про виконання документа та направлення його до справи;

30 — позначка про перенесення даних на машинний носій;

31 — позначка про надходження.

Реквізити бувають: • постійні; • змінні.

Постійні реквізити наносять, коли виготовляють уніфіковану форму чи
бланк документа, а змінні — під час його складання.

Кожний із реквізитів має свою довжину, визначену у формулярі-зразку.
Довжина реквізиту — це кількість графічних знаків та пробілів, потрібна
для запису реквізиту на документі.

Для більш чіткого засвоєння правил формуляра-зразка ОРД на рис. 4
доказано фактичне розташування реквізитів (позначено цифрами в
кружечках), а на с. 13, 14 наведено зразки документів (службовий лист
виготовлено на бланкові формату А5, а витяг з протоколу — на чистому
аркуші паперу формату А4 згідно з ГОСТ 6.38—90 «Система
организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению
документов»).

Формуляр-зразок ОРД визначає робочу площу та береги документа (на рис. 4
береги заштриховано).

Робоча площа документа — це площа уніфікованої форми чи бланка
документа, призначена для заповнення основними реквізитами.

Береги документа — це площі, призначені для закріплення документа в
технічних засобах зберігання, а також для нанесення спеціальних позначок
та зображень.

ГОСТ 6.38—90 (відповідно до ГОСТ 9327— 60 «Бумага и изделия из бумаги.
Потребительские форматы») встановлює два формати паперу для виготовлення
службових документів: А4 (210×297 мм) та А5 (210 х 148 мм).

У ГОСТ 6.38—90 встановлено такі розміри берег і в формуляра-зразка:

• лівого — 20 мм (8 пробілів);

• правого — не менше ніж 8 мм (3—4 пробіли);

• верхнього — не менше ніж 10 мм (3—4 інтервали),

• нижнього — не менше ніж 8 мм (2—4 інтервали).

Однак на практиці здебільшого дотримуються розмірів берегів відповідно
до старого ГОСТ 6.39—72 «Унифицированные системы документации. Система
организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец»:

• лівого — 35 мм (13 пробілів);

• правого — не менше ніж 8 мм (3—4 пробіли);

• верхнього — 20 мм (4—5 інтервалів);

• нижнього — не менше ніж 19 мм (для формату А4); не менше ніж 16 мм
(для формату А5).

Лівий берег призначено для нанесення реквізитів 2, 20, а також для
закріплення документа в технічних засобах зберігання; правий берег — це
резерв, залишений задля збереження тексту документа; верхній берег
призначено для проставляння сторінок, нанесення реквізитів 1, 4, 5;
нижній — для нанесення реквізитів 29, 30, 31.

Якщо документ оформляють також і на звороті аркуша (термін зберігання
такого документа має становити не більше ніж 3 роки), то лівий і правий
береги на звороті відповідно міняються місцями (лівий — 8 мм, правий —
20 мм), а верхній і нижній — залишаються без змін.

У документах, що виготовляються на аркушах формату А4 і змістова частина
яких має вигляд табличних форм, допускається розміщення основних
реквізитів паралельно довгій стороні аркуша (див. рис. 2).

На рис. 1—4 штриховими лініями позначено межі реквізитів, що змінюються
в передбачених стандартом випадках (номери реквізитів позначено цифрами
в кружечках).

Оформляючи конкретний документ, застосовують не всі реквізити, а лише
ті, які необхідні при виготовленні документів цього типу і вважаються
обов’язковими відповідно до юридичних вимог.

Згідно з ГОСТ 6.38—90 допускається розміщення реквізиту 3 на площі, що
відводиться для реквізиту 6, який, відповідно, розташовують нижче від
реквізиту 3.

Реквізит 2 розташовують на рівні реквізиту 7 (на лівому березі).

Якщо обсяг реквізиту 16 або 17 завеликий, то реквізит 18 можна писати на
будь-якій вільній площі робочого поля першої сторінки Документа.

У багатосторінкових документах реквізити 22— 28, 30 проставляють на
останній сторінці на площі, відведеній формуляром-зраз-ком.

Реквізит 25 оформляють вище за реквізит 24.

ВИМОГИ ДО ВИГОТОВЛЕННЯ

ОРГАНІЗАЦІЙНО-РОЗПОРЯДЧИХ

ДОКУМЕНТІВ

ВИМОГИ ДО ВИГОТОВЛЕННЯ БЛАНКІВ

БЛАНК ДОКУМЕНТА (офіційного) — це стандартний аркуш! паперу з
відтвореною на ньому постійною інформацією документа й місцем, залишеним
для змінної.

Встановлено два види бланків ОРД (ГОСТ 6.38—90): • для службових листів;
• загальний (для виготовлення наказів, протоколів, розпоряджень,
постанов, вказівок та інших ОРД).

Для виготовлення тих чи інших бланків документів встановлено два
варіанти розташування реквізитів:

• кутове — постійні реквізити розташовуються в лівому верхньому куті
(додатки 1,3);

• поздовжнє — постійні реквізити розташовуються уздовж верхньої частини
аркуша (дод. 2, 4—7).

Своєю чергою і кутове, і поздовжнє розташування реквізитів може бути:

• флаговим — кожний рядок реквізиту починається від лівої межі робочої
площі (дод. 1, 3);

• центрованим — початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково
віддалені від меж відведеної робочої площі (дод. 2, 4—7).

При виготовленні бланків для службових листів наносять реквізити 1—9 і
трафаретні частини реквізитів 11—13. Останні розміщують ліворуч, на
площі, відведеній формуляром-зразком, незалежно від варіанту
розташування постійних реквізитів — кутове чи поздовжнє. Крім зазначених
реквізитів та трафаретних частин, можуть наноситися також обмежувальні
позначки для реквізитів 16, 19, 20, 29-31 (дод. 1-4).

Створюючи документ іноземною мовою, реквізити бланка (У межах площі,
відведеної формуляром-зразком) треба продублювати цією мовою. На бланках
з кутовим розташуванням реквізитів спочатку друкують реквізити 6— 9
державною мовою, а нижче — іноземною (дод. 3). На бланках з поздовжнім
розташуванням реквізитів зазначені реквізити друкують ліворуч державною
мовою, а праворуч — іноземною (дод. 4).

При виготовленні загальних бланків обов’язково наносяться реквізити 1—3,
6— 8, а також можуть наноситися трафаретні частини реквізитів 11, 12, 14
і обмежувальні позначки для реквізитів 4, 5, 17, 19, 20.

На основі загального бланка можуть виготовлятися бланки для окремих
видів документів — наказів (дод. 5), розпоряджень, вказівок, довідок
тощо. В цьому разі загальний бланк доповнюють реквізитами 4, 5, 10.

Організації, підприємства, установи, в яких загальна кількість вихідних
документів не перевищує 200 на рік, оформляючи документи, можуть
користуватися гумовим чи виготовленим на спеціальній основі штемпелем.
Склад і розташування реквізитів у штемпелі мають відповідати вимогам
ГОСТ 6.38— 90.

Згідно з нормативними документами дозволяється виготовляти посадові
бланки. Склад цих бланків і розташування реквізитів на них мають
відповідати вимогам ГОСТ 6.38— 90 до бланків службових листів. У
посадових бланках уводять додатковий реквізит «Назва посади», який
розташовують нижче від реквізиту 7 (дод. 6).

Зображення державного герба на бланках з кутовим та поздовжнім
розташуванням реквізитів уміщують на верхньому березі бланка над
серединою реквізитів. Зображення має вписуватися в коло діаметром до 20
мм.

Виготовляючи бланки документів, як емблему організації (реквізит 3)
використовують товарний знак (знак обслуговування), зареєстрований у
встановленому порядку. Замінювати назву організації її емблемою не
можна. Зображення емблеми розташовують на лівому березі аркуша на рівні
реквізиту 7.

Установи, об’єднання, організації, військові частини, які мають урядові
нагороди (ордени), можуть уміщувати зображення їх на бланках службових
документів чи включати назви нагород до своїх назв або робити те й інше
разом.

Замість повної назви вищого органу — міністерства чи відомства (реквізит
6) — можна наносити його скорочену назву, визначену відповідним
правовим актом (наприклад, «Мінхарчопром» замість «Міністерство харчової
промисловості»). Реквізит 8 у разі потреби вдруковують.

Індекс підприємства зв’язку, поштову та телеграфну адресу, номер
телетайпа (абонентського телеграфу), номер телефону, факсу (реквізит 9)
зазначають відповідно до «Поштових правил Міністерства зв’язку».
Банківські дані наводять таким чином, щоб їх можна було використати при
виконанні розрахунково-грошових операцій.

На бланках для недержавних підприємств (дод. 7) реквізити 1, 3, 6 не
зазначають. Реквізит 2 допускається розташовувати на місці реквізиту 1,
а реквізит 9 — на нижньому березі. Реквізити 29, 31 в такому разі
розташовуватимуться вище за реквізит 9.

Бланки документів слід виготовляти на білому папері чи папері світлих
тонів фарбами насиченого кольору.

ВИМОГИ ДО ТЕКСТІВ СЛУЖБОВИХ ДОКУМЕНТІВ

ТЕКСТ належить до основних реквізитів документа. Він має бути стислим,
конкретним, об’єктивним, юридичне бездоганним.

Текст ОРД (реквізит 21) оформляють у вигляді: — складного тексту; —
анкети; — таблиці; — поєднання цих форм.

Текст поділяють на абзаци — пов’язані за змістом частини тексту від
одного відступу до іншого. Доцільно, щоб кількість речень в абзацах ОРД
не перевищувала двох—чотирьох.

Бажано, щоб тексти службових документів складалися з двох частин:
вступної та основної. У вступній частині викладають підстави для
виготовлення документа, в основній— рішення, розпорядження, висновки,
пропозиції, прохання. Такий самий порядок викладання має зберігатися і в
тому разі, коли текст документа складається з однієї фрази.

Якщо документ створюється на підставі іншого документа, то це
зазначають, наприклад, так: «відповідно до Указу Президента України від
12.09.97 № 123 „Про…».

Якщо текст документа має великий обсяг або містить кілька рішень,
висновків, то його слід поділяти на розділи, підрозділи, пункти,
підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. Крапка між номером і
назвою, а також у кінці назви не ставиться, наприклад:

1 Назва розділу

1.1 Назва підрозділу

1.1.1 Назва пункту

1.1.1.1 Назва підпункту

Абзаци всередині пунктів не нумерують.

У службових листах, факсах використовують такі форми викладу:

• від першої особи однини, наприклад: «Вважаю за потрібне…», «Прошу
надати…»;

• від першої особи множини, наприклад: «просимо надати… »;

• від третьої особи однини, наприклад: «Міністерство не заперечує…»,
«Управління вважає…».

У розпорядчих документах організацій, що діють на принципах
єдиноначальності, а також у документах, адресованих керівництву, текст
належить викладати від першої особи однини, наприклад:

«НАКАЗУЮ:», «ПРОПОНУЮ:», «ПРОШУ…».

У спільних розпорядчих документах текст викладають від першої особи
множини, наприклад: «НАКАЗУЄМО:», «УХВАЛИЛИ:», «ВИРІШИЛИ:».

Тексти доповідей, інформацій, виступів у протоколах викладають від
першої особи однини (цитують), а ключові слова «ВИСТУПИЛИ:»,
«ВИСТУПИЛИ:», «УХВАЛИЛИ:», «ВИРІШИЛИ:» подають у множині минулого часу.

У документах, які визначають права та обов’язки (положення, інструкції),
а також, що містять аналіз чи оцінку фактів (акт, довідка),
використовують форму викладу тексту від третьої особи однини чи множини,
наприклад: «відділ здійснює функції», «до складу об’єднання входять»,
«комісією виявлено».

Текст, що містить словесну чи цифрову характеристику одного об’єкта за
низкою ознак, оформляють у вигляді анкети, яка має постійну та змінну
інформацію. До постійної інформації належить перелік ознак, наведений у
певній послідовності, а до змінної — конкретна характеристика цих ознак.

Текст, який становить зразок, що його надто часто наслідують, оформляють
у вигляді трафарету. У трафаретних документах постійну частину тексту
виготовляють друкарським способом або за допомогою ПК (друкарської
машини), а змінну — вписують від руки або вдруковують.

Цифровий матеріал, як правило, оформляють у вигляді таблиць:

Горизонтатьні та вертикальні лінійки, які розмежовують рядки таблиці, а
також лінії, що обмежують таблицю зліва, справа і знизу, можна не
робити, якщо це не ускладнює користування таблицею. Таблицю розташовують
безпосередньо після тексту, в якому про неї згадується вперше, або на
наступній сторінці. Таблиці нумерують арабськими цифрами по порядку в
межах розділу, крім тих, що наводять у додатках. Номер таблиці
складається з номера розділу й порядкового номера таблиці, відокремлених
крапкою, наприклад, Таблиця 4.2 — друга таблиця четвертого розділу.

0Таблиця може мати назву, яку друкують малими літерами (перша літера
назви — велика) й розташовують угорі. Назва має бути короткою. Якщо
рядки або графи таблиці виходять за межі формату сторінки, то таблицю
поділяють на частини, розміщуючи одну частину під одною чи поруч, або
переносять на наступну сторінку, повторюючи її головку та боковик.
Поділяючи таблицю на частини, можна головку чи боковик заміняти
відповідно номерами граф або рядків, нумеруючи їх арабськими цифрами в
першій частині таблиці.

Слово «таблиця ______» зазначають один раз зліва над першою частиною
таблиці; над іншими частинами пишуть так: «Про довжєння таблиці
______» із зазначенням її номера.

Заголовки граф починають з великої літери, а підзаголовки — з малої,
якщо вони утворюють одне речення із заголовком. Якщо підзаголовки мають
самостійне значення, то їх друкують з великої літери. Заголовки й
підзаголовки граф зазначають в однині; крапку в кінці не ставлять

ВИМОГИ ДО ДОКУМЕНТІВ,

ЩО ВИГОТОВЛЯЮТЬСЯ ЗА ДОПОМОГОЮ

ДРУКУВАЛЬНИХ ПРИСТРОЇВ

Головні вимоги до документів, що виготовляються за допомогою
друкувальних пристроїв, визначає ГОСТ 6.38—90.

При виготовленні документів машинописним способом використовують вісім
стандартних положень табулятора:

0 (нульове) — від межі лівого берега для друкування змінних реквізитів
19, 21 (без абзаців). 22 (лише слова «Підстава», «Додаток»), 23 (лише
назва посади), 24, 25, 27 (крім слова «Копія»! і розшифрування підпису),
28, 29 (останній прийнято записувати від руки, а також слів «СЛУХАЛИ:»,
«ВИСТУПИЛИ:», «УХВАЛИЛИ:», «ВИРІШИЛИ:» — у протоколах витягах з
протоколів, «НАКАЗУЮ:» — в наказах, «ПРОПОНУЮ:», «дозволяю:» в
розпорядженнях;

1-е — після 5 друкованих знаків від межі лівого берега для початку
абзаців у тексті;

2-е — після 16 друкованих знаків від межі лівого берега для складання
таблиць, трафаретних текстів, друкування реквізиту 12, слова «від» у
реквізиті 13; рекомендується друкувати текст у реквізиті 22 (можна
друкувати і через пробіл після слів «Додаток:», «Підстава:»),
розшифрування підписів у реквізитах 23 (першого при подвійному), 24, 25;

3-є — після 24 друкованих знаків від межі лівого берега для складання
таблиць і трафаретних текстів;

4-е — після 32 друкованих знаків від межі лівого берега для друкування
реквізиту 16 (дозволяється друкувати на 3— 4 знаки праворуч від середини
робочої площі);

5-е — після 40 друкованих знаків від межі лівого берега для друкування
реквізитів 15, 17;

6-е — після 48 друкованих знаків від межі лівого берега для друкування
розшифрування підписів у реквізитах 17, 23, 27;

7-е — після 56 друкованих знаків від межі лівого берега для складання
таблиць і трафаретних текстів, а також для проставляння реквізитів 4, 5,
друкування слова «Копія» в реквізиті 27.

Текст документів на аркушах (бланках) формату А4 друкують через 1,5
(півтора) міжрядкових інтервала, а на аркушах (бланках) формату А5 —
через 1 (один) міжрядковий інтервал (якщо обсяг тексту документа,
виготовленого на аркуші (бланку) формату А5, невеликий, то його можна
друкувати через 1,5 інтервала). Тексти документів, що підготовлені до
видання друкарським способом, а також тексти доповідей, виступів
друкуються через 2 міжрядкових Інтервали. Якщо текст у реквізиті 22
складається з кількох рядків, то його друкують через 1 міжрядковий
інтервал. Реквізити (крім тексту), що складаються з кількох рядків,
друкують через 1 міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів 16,
17, 22, 23, 24, 25 відокремлюють одну від одної 1,5—2 міжрядковими
інтервалами, наприклад:

або

Реквізити документа відокремлюють один від одного двома-трьома
міжрядковими інтервалами: двома інтервалами — переважно при виготовленні
документа на бланкові формату А5, трьома — на бланкові формату А4. ,

Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім тексту) — 28
знаків. Якщо довжина реквізиту 19 (заголовок до тексту) перевищує 150
друкованих знаків (5 рядків), то його можна продовжити до межі правого
берега. Крапку в кінці заголовка до тексту не ставлять.

Розшифрування підпису в реквізиті 23 друкують на рівні останнього рядка
назви посади без пробілу між ініціалами та прізвищем, наприклад:

Завідувач складу № 12

Київського заводу «Агат» В.С.Мозговий

Якщо в документі кілька грифів затвердження, грифів погодження, то іх
розташовують на одному рівні вертикальними рядами, починаючи від 0 та
5-го положень табулятора.

Якщо документ оформляють на двох чи більше аркушах, то другий та
наступні мають бути пронумеровані арабськими цифрами. Номери сторінок
проставляють посередині довжини робочої площі на верхньому березі без
слова «сторінка» (с.) та розділових знаків Якщо документ оформлено лише
на одному аркуші з двох боків, то другу сторінку не нумерують.

Реквізит 10 (назва виду документа) друкують великими літерами (якщо
друкованих знаків не більше ніж 14, то можна друкувати врозрядку).

Реквізит 14 (місце складання чи видання) зазначають відповідно до чинних
документів щодо позначень об’єктів адміністративно-територіального
поділу України, наприклад: м. Одеса; м. Умань Черкаської обл.; смт
Чарівне Волинської обл.; с. Заможна Піщанського р-ну Закарпатської обл.
Скорочення «М.» слові «Київ» можна випускати.

ВИМОГИ ДО ОФОРМЛЕННЯ ЗМІННИХ РЕКВІЗИТІВ

Реквізит 16 (адресат). Документи адресують підприємствам, організаціям,
установам, фірмам, їхнім структурним підрозділам чи конкретній посадовій
особі, наприклад:

Київський електромеханічний завод

Відділ постачання та збуту

Київський електромеханічний завод

Відділ постачання та збуту Старшому економістові п. Непийводі
В.Г.

Якщо документ адресують керівникові підприємства, то назва цього
підприємства входить до складу назви посади адресата, наприклад:

Директорові Херсонського цегельного комбінату їм. 40-річчя Перемоги

п. Пасічнику О.І.

Якщо документ надсилають до кількох споріднених підприємств та
організацій, то адресата зазначають узагальнено, наприклад:

Директорам підприємств та керівникам організацій

У Документі має бути не більше ніж чотири адресати. Слово «Копія» перед
другим, третім і четвертим адресатами не проставляють.

Направляючи документ більш як у чотири адреси, складають список
надсилань, а на кожному документі зазначають лише одного адресата.

До складу реквізиту «Адресат» може входити й поштова адреса.

Адресуючи документ приватній особі, спочатку зазначають поштову адресу,
а потім прізвище та ініціали одержувача, наприклад:

252134, Київ – 134,

вул. Пшенична, 17, кв. 24

п. Наливайку В.С.

Реквізит 18 (резолюція). Вказівки щодо виконання документа фіксують у
формі резолюції, до якої входять прізвище виконавця, зміст доручення та
термін виконання. Резолюція має бути підписана й датована, наприклад:

Єршову В.К.

Підготувати відповідь до 14.09.97

(підпис)

08.09.97

Нач. відділу кадрів

Підготувати наказ про зарахування з 21.09.97

(підпис)

20.07.97

Реквізит 17 (гриф затвердження) складається зі слова «затверджую», назви
посади особи, яка затверджує документ, її особистого підпису, його
розшифрування й дати, наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор електромеханічного заводу ім. В.С.Петрова

(підпис) А.К.Маршук

24.07.97

Якщо документ затверджує керівник вищої організації (інстанції), то до
назви посади входить і назва цієї організації (інстанції), наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Начальник Головного

архівного управління

при Кабінеті Міністрів України

(підпис) В.К.Москальчук

14.10.97

Коли документ затверджують постановою, рішенням, наказом, протоколом, то
гриф затвердження складається зі слова «Затверджено», назви документа в
називному відмінку, його дати та номера, наприклад:

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ ректора університету 24.05.97 № 96

Гриф затвердження розташовують у правому верхньому куті документа.

Датування документів. Дати підписання, затвердження, погодження
документа, а також дати, що містяться в тексті, оформляють Цифровим
способом. Елементи дати наводять арабськими цифрами в одному рядку в
такій послідовності: день місяця, місяць, рік, наприклад: 29.01.97.
Можна спочатку зазначати рік, а потім — місяць і день місяця, наприклад:
97.04.24.

У текстах документів, що містять відомості фінансового характеру,
застосовують словесно-цифровий спосіб оформлення дат, наприклад: 09
березня 1997 р.

Реквізит 19 (заголовок до тексту). Стислий виклад змісту документа
наводять у заголовку. Він має бути максимально коротким, ємким, точно
передавати зміст тексту і граматично узгоджуватися з назвою документа,
наприклад: наказ (про що?) «про заохочення»; протокол (чого?) «Засідання
вченої ради».

Заголовок до тексту в документах, виготовлених на бланках чиї аркушах
формату А5, не зазначають.

Реквізит 22 (позначка про наявність додатка). Якщо документ має додатки
і це зазначено в тексті, то реквізит 22 оформляють так:

Додаток: на 10 арк. у 2 прим.

або

Додаток: на 10 арк. у 2 прим.

Перевага віддається першому варіантові, коли текст після двокрапки
друкується від 2-го положення табулятора.

Якщо в тексті документа немає відомостей про додатки, то в реквізиті 22
наводять їхні назви із зазначенням кількості аркушів у кожному, а також
кількості примірників, наприклад:

Додатки: 1 Проект ДСТУ 0.00-00 на 30 арк. у 2 прим.

2 Пояснювальна записка до проекту ДСТУ 0.00

00 на 8 арк. у 2 прим.

Якщо до документа додається інший документ, що має додаток, то реквізит
22 оформляють так:

Додаток: лист Головархіву України від 27.04.97 № 01

04/171 та додаток до нього, всього на 7

арк.

Якщо додаток направляють не на всі зазначені в документі адреси, то
реквізит 22 оформляють так:

Додаток: на 2 арк. у 2 прим. на першу адресу.

Якщо додатки зброшуровані, то в реквізиті 22 кількість аркушів не
зазначають.

Власне документи-додатки повинні мати всі необхідні реквізити’ назву
виду документа, заголовок, дату, підпис Крім того, в правому верхньому
куті документа-додатка роблять позначку, яка вказує на його зв’язок з
основним документом, наприклад

Додаток 2

До наказу директора

AT «Енергія» 25.12.97 №97

Реквізит 23 (підпис) складається з назви посади особи, яка підписує
документ (повної, якщо документ оформляють не на бланку, скороченої,
якщо на бланку), її особистого підпису та його розшифрування, наприклад:

Директор Київського

виробничого об’єднання

«Електрон» (підпис)
Н.І.Мамалиґа

або

Директор (підпис)
Н.І.Мамалиґа

Якщо документ підписують кілька посадових осіб, то їхні підписи
розташовують один під одним, у послідовності, що відповідає обійманим
посадам, наприклад:

Директор училища (підпис) В.А.Тараненко

Головний бухгалтер (підпис)
В.К.Марчишина

Коли документ підписують кілька осіб, які обіймають посади однакового
рівня, то реквізит 23 оформляють так:

Заступник міністра Заступник міністра

сільського господарства торгівлі України

України

(підпис) A.M. Коляденко (підпис) В.К.Лавочкін

17.04.97 17.04.97

Якщо документ підписує комісія, то спочатку зазначають голову комісії, а
нижче — її членів (в алфавітному порядку, незалежно від посади),
наприклад:

Голова комісії (підпис) А.К.Чорний

Члени комісії (підпис) В.К.Авдієнко

(підпис) К.С.Вінниченко

(підпис) О.Б.Коломієць

(підпис) О.М.Ященко

Реквізит 24 (гриф погодження) складається зі слова «погоджено», назви
посади особи, яка погоджує документ (включаючи назву організації), її
особистого підпису, його розшифрування й дати, наприклад:

ПОГОДЖЕНО

Начальник Управління керівних кадрів та навчальних закладів
Мінверстатопрому України

(підпис) А.С.Музика

14.07.97

Якщо погодження здійснюється колегіальним органом чи через

службовий лист, то реквізит 24 оформляють так:

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання методичної комісії з гуманітарних дисциплін 21.07.97
№ 02

або

ПОГОДЖЕНО

Лист Головархіву України 12.08.97 № 01-04/84

Гриф погодження розташовують під реквізитом 23 (підпис), а якщо є візи,
то під ними. Коли зміст документа торкається інтересів кількох
організацій, оформляють ЛИСТОК ПОГОДЖЕННЯ, про що роблять позначку на
самому документі на місці реквізиту 24, наприклад:

Листок погодження додається.

___________ _____________

(підпис) (дата)

Листок погодження оформляють на окремому аркуші за такою формою

ЛИСТОК ПОГОДЖЕННЯ

Положення про систему ведення Українського класифікатора управлінської
документації

ПОГОДЖЕНО ПОГОДЖЕНО

Посада Посада

_____________ ____________ _____________
________________

(підпис) (розш. підпису)
(підпис) (розш. підпису)

Дата Дата

ПОГОДЖЕНО ПОГОДЖЕНО

Посада Посада

_____________ ____________ _____________
________________

(підпис) (розш. підпису)
(підпис) (розш. підпису)

Дата Дата

Реквізит 25 (візи). Оформляючи візу, крім особистого підпису
візувальника, наводять розшифрування підпису та дату (в разі потреби
зазначають посаду візувальника), наприклад:

Начальник юридичного відділу

(підпис) Ф.Г.Науменко 24.09.97

Якщо віз кілька, то реквізит 25 оформляють так:

Візи:

Юрисконсульт

(підпис) А.В.Жук 24.07.97

Начальник планового відділу

(підпис) О.К.Самолюк 24.07.97

Начальник розрахункової

частини

(підпис) О.В.Ткаченко 25.07.97

Підписання документа. У реквізитах «Підпис», «Гриф погодження», «Гриф
затвердження», «Візи» слід зазначати фактичні посади, ініціали та
прізвища осіб, які підписали документ.

Не допускається ставити прийменник «За» чи косу лінію перед назвою
посади.

Реквізит 26 (відбиток печатки). На документах, що засвідчують права
посадових осіб, які фіксують факт витрати коштів і матеріальних
цінностей, а також спеціально передбачених правовими актами, підпис
відповідальної особи має бути завірений гербовою (круглою, що
прирівнюється до гербової) печаткою.

Відбиток печатки слід проставляти таким чином, щоб він захоплював
частину (3—4 знаки) назви посади особи, яка підписала документ.

Відбиток гербової (круглої, що прирівнюється до гербової) печатки
проставляють на гарантійних листах, штатних розкладах та змінах до них,
договорах, дорученнях, посвідченнях про відрядження, заявках на
обладнання, на винаходи, на зразках відбитків печаток і підписів
працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські
операції, і т. д.

Реквізит 27 (позначка про завірення копії). Завіряючи копію документа,
проставляють надпис «З оригіналом згідно», наводять назву посади особи,
яка завірила копію, її особистий підпис, його розшифрування та дату
завірення, наприклад:

З оригіналом згідно:

Референт (підпис) А.С.Гончаренко

24.06.97

На копіях вихідних документів, що залишаються у справі, допускається не
зазначати дату завірення та посаду особи, яка завірила копію.

Якщо копія документа пересилається до інших організацій чи видається на
руки, то, крім підпису про завірення, проставляють відбиток печатки.

Реквізит 15 (гриф обмеження доступу до документа) проставляють на
документах, що містять інформацію для обмеженого кола людей.

Друкують його від 5-го положення табулятора в правому верхньому куті
робочої площі із зазначенням номера примірника даного документа,
наприклад:

кт

Прим. № 1

або

Конфіденційно

Прим. № 1

Гриф може формулюватись і так: «Цілком таємно»; «Для службового
користування»; «Не для друку»; «КТ» (комерційна

Реквізити 28 (прізвище виконавця та номер його телефону) розташовують на
лицьовому боці або, якщо немає місця, то на звороті останнього аркуша
документа в лівому нижньому куті, наприклад:

Мельник 242 47 21

У разі потреби зазначають шифр друкарки (КШ — утворюється першими
літераї Імені та прізвища — Катерина Шевченко), кількість віддрукованих
примірників (3), дату віддрукування (25.10.97), куди направлено
примірники, наприклад

Самойлов 241 72 14

КШ 3 25.10.97

прим. № 1 — за адресою

прим. № 2 — до бухгалтерії

прим. № 3 — до справи № 01-05

Реквізит 29 (позначка про виконання документа й направлення його до
справи) має містити такі дані:

• короткі відомості про виконання, якщо немає документа, котрий свідчить
про виконання, або, якщо такий документ є, посилання на його дату й
номер;

• слова “У справу”;

• номер справи, де зберігатиметься документ.

Позначка про виконання документа й направлення його до справи має бути
підписана й датована виконавцем документа чи керівником структурного
підрозділу, в якому виконано цей припис документа. Зазначений реквізит
оформляють від руки на нижньому березі першої сторінки документа
(дозволяється заходити в робоче поле), наприклад:

У справу № 21

Питання вирішено у телефонній розмові з директором технікуму Марченко
В.Ф.

(підпис) Т.К.Твердохліб

21.08.97

або

У справу № 01-05

Відправлено факс 21.07.97 № 273

(підпис) В.С.Логінов

22.08.97

Реквізит 31 (позначка про надходження документа) розташовують У правому
нижньому куті першого аркуша документа. Він складається із скороченої
назви підприємства — одержувача документа, його внутрішнього індекса та
дати надходження документа, наприклад:

ПТУ № 62

Вх. № 127

27.10.97

Підприємство може виготовити штемпель за таким зразком:

ВТЕП

Вх. № 131

24.09.97

(підпис)

Тут ВТЕП — скорочена назва Вінницького технікуму електронних приладів
(підпис особи, яка оформила реквізит 31, проставляється в разі потреби).

Індексація документів. Індекс документів, що їх створюють чи одержують,
складається з порядкового номера, який може доповнюватися індексом за
номенклатурою справ, індексом класифікатора, наприклад:

№01-7/142

Тут 01 — індекс структурного підрозділу, 17 — номер справи, в якій
зберігатиметься документ, 142 — вихідний (вхідний) номер документа.

На документах, складених спільно кількома організаціями, реєстраційні
індекси авторів проставляють через косу лінію в порядку зазначення
авторів на документі (зліва направо).

Посилання на дату й індекс вхідного документа (реквізит 13) складається
з індекса й дати, зазначених у документі, на який Дають відповідь.

Реквізит 30 (позначка про перенесення даних на машинний носій)
оформляють від руки. Він складається із запису: «Інформацію перенесено
на машинний носій», підпису особи, яка відповідає за перенесення даних,
розшифрування підпису та дати перенесення, наприклад:

Інформацію перенесено на машинний носій

(підпис) А.С.Хрущов

11.09.97

PAGE

PAGE 8

Похожие записи