РЕФЕРАТ

на тему:

Граматичні особливості ділових паперів

План

1. Граматичні особливості ділових паперів.

2. Формуляр-зразок організаційно-розпорядчих документів.

3. Реквізити документів та їх оформлення.

4. Вимоги до тексту документів.

Список використаної літератури:

Значна частина управлінських функцій не тільки здійснюється за
допомогою документів, а й знаходить тут своє відображення. До кожного з
них ставляться певні вимоги: відповідність до свого призначення,
достовірність і юридична сила, чітка структура та зручність в обробці.

Важливе завдання нинішнього етапу — спрощення роботи з документами,
прискорення їх складання та оформлення. Цій меті служили затверджені
стандарти системи організаційно-розподільчої документації: ГОСТ 6.38-72
(Основні положення) та ГОСТ 6.39-72 (Формуляр-зразок). Постановою
Держкомітету стандартів СРСР від 27.03.90 № 622 замість цих ГОСТів
введено в дію з 01.01.91 ГОСТ 6.38-90*. Він являє собою єдині, науково
обгрунтовані правила підготовки та оформлення документів. Введення таких
правил створює необхідні передумови для більш детальної уніфікації
документів, що у свою чергу буде сприяти використанню їх в
автоматизованих системах управління.

Стандарти встановлюють найбільш загальні правила складання документів, а
також регламентують машинописне оформлення їх окремих реквізитів.
Організаційно-розпорядча документація розвивалася півстоліття стихійно,
що потягло за собою виникнення безлічі видів і різновидів документів,
використання різних варіантів оформлення окремих реквізитів. Тому вона
особливо потребувала стандартизації.

Прийнятий стандарт вносить деякі доповнення та зміни у раніше
встановлені правила, по-іншому розв’язує де ГОСТ 6.38-90.
Унифицированные системы документации, системы
организационно-распорядительной документации, требования к оформлению
документов. — М.: Изд-во стандартов, 1990.

які питання складання та оформлення документів. ГОСТ 6.39-90 містить ряд
нових вимог до оформлення окремих реквізитів, змінені розміри полів та
ін.

Реквізитами називають елементи, з яких складаються документи. Сукупність
реквізитів і становить формуляр документів. Він залежить від його
призначення, конкретного змісту. До елементів документів належать дата,
підпис, адреса, заголовок та ін., а також текст.

Організаційно-розпорядчі документи повинні складатися у суворій
відповідності до ГОСТу.

Кількість ознак, тобто реквізитів, різна і визначається документом, його
видом, змістом. ГОСТ 6.38-90 встановлює максимальний склад реквізитів і
порядок їх розташування.

Для виготовлення будь-якого з організаційно-розпорядчих документів
необхідно засвоїти правила формуляра-зразка.

ФОРМУЛЯР-ЗРАЗОК — це модель побудови форми документа, яка встановлює
галузь використання, формати, розміри берегів, вимоги до побудови
конструкційної сітки та основні реквізити (ДСТУ 2732- 94) (рис. 1- 3).

Реквізити — це сукупність обов’язкових даних у документі, без яких він
не може бути підставою для обліку й не має юридичної сили.

При оформлянні організаційно-розпорядчих документів використовується
такий склад реквізитів:

1 — Державний герб;

2 — емблема організації;

3 — зображення нагород;

4 — код організації;

5 — код документа;

6 — назва міністерства чи відомства;

7 — назва підприємства (установи, організації, фірми);

8 — назва структурного підрозділу; ,

9 — індекс підприємства зв’язку, поштова та телеграфна адреса, номер
телетайпа (абонентського телеграфу), номер Телефону, номер рахунку в
банку;

10 — назва виду документа;

11 — дата;

12 — індекс (вихідний номер документа);

13 — посилання на індекс та дату вхідного документа;

14 — місце складання чи видання;

15 — гриф обмеження доступу до документа;

16 — адресат;

17 — гриф затвердження;

18 — резолюція;

19 — заголовок до тексту;

20 — позначка про контроль;

21 — текст;

22 — позначка про наявність додатка;

23 — підпис;

24 — гриф погодження;

25 — візи;

26 — відбиток печатки;

27 — позначка про завірення копії;

28 — прізвище виконавця та номер його телефону;

29 — позначка про виконання документа та направлення його до справи;

30 — позначка про перенесення даних на машинний носій;

31 — позначка про надходження.

Реквізити бувають: • постійні; • змінні.

Постійні реквізити наносять, коли виготовляють уніфіковану форму чи
бланк документа, а змінні — під час його складання.

Кожний із реквізитів має свою довжину, визначену у формулярі-зразку.
Довжина реквізиту — це кількість графічних знаків та пробілів, потрібна
для запису реквізиту на документі.

Для більш чіткого засвоєння правил формуляра-зразка ОРД на рис. 4
показано фактичне розташування реквізитів (позначено цифрами в
кружечках), а також наведено зразки документів (службовий лист
виготовлено на бланкові формату А5, а витяг з протоколу — на чистому
аркуші паперу формату А4 згідно з ГОСТ 6.38— 90 «Система
организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению
документов»).

Формуляр-зразок ОРД визначає робочу площу та береги документа (на рис. 4
береги заштриховано).

Робоча площа документа — це площа уніфікованої форми чи бланка
документа, призначена для заповнення основними реквізитами.

Береги документа — це площі, призначені для закріплення документа в
технічних засобах зберігання, а також для нанесення спеціальних позначок
та зображень.

ГОСТ 6.38— 90 (відповідно до ГОСТ 9327— 60 «Бумага и изделия из бумаги.
Потребительские форматы») встановлює два формати паперу для виготовлення
службових документів: А4 (210 х 297 мм) та А5 (210 х 148 мм).

У ГОСТ 6.38—90 встановлено такі розміри берегів формуляра-зразка:

• лівого — 20 мм (8 пробілів);

• правого — не менше ніж 8 мм (3—4 пробіли);

• верхнього — не менше ніж 10 мм (3—4 інтервали);

• нижнього — не менше ніж 8 мм (2—4 інтервали).

Однак на практиці здебільшого дотримуються розмірів берегів відповідно
до старого ГОСТ 6.39— 72 «Унифицированные системы документации. Система
организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец»:

• лівого — 35 мм (13 пробілів);

• правого — не менше ніж 8 мм (3—4 пробіли);

• верхнього — 20 мм (4— 5 інтервалів);

• нижнього — не менше ніж 19 мм (для формату А4); не менше ніж 16 мм
(для формату А5).

Лівий берег призначено для нанесення реквізитів 2, 20, а також для
закріплення документа в технічних засобах зберігання; правий берег — це
резерв, залишений задля збереження тексту документа; верхній берег
призначено для проставляння сторінок, нанесення реквізитів 1, 4, 5;
нижній — для нанесення реквізитів 29, 30, 31.

Якщо документ оформляють також і на звороті аркуша (термін зберігання
такого документа має становити не більше ніж 3 роки), то лівий і правий
береги на звороті відповідно міняються місцями (лівий — 8 мм, правий —
20 мм), а верхній і нижній — залишаються без змін.

У документах, що виготовляються на аркушах формату А4 і змістова частина
яких має вигляд табличних форм, допускається розміщення основних
реквізитів паралельно довгій стороні аркуша (див. рис. 2).

На рис. 1—4 штриховими лініями позначено межі реквізитів, що змінюються
в передбачених стандартом випадках (номери реквізитів позначено цифрами
в кружечках).

Оформляючи конкретний документ, застосовують не всі реквізити, а лише
ті, які необхідні при виготовленні документів цього типу і вважаються
обов’язковими відповідно до юридичних вимог.

Згідно з ГОСТ 6.38—90 допускається розміщення реквізиту З на площі, що
відводиться для реквізиту 6, який, відповідно, розташовують нижче від
реквізиту 3.

Реквізит 2 розташовують на рівні реквізиту 7 (на лівому березі).

Якщо обсяг реквізиту 16 або 17 завеликий, то реквізит 18 можна писати на
будь-якій вільній площі робочого поля першої сторінки Документа.

У багатосторінкових документах реквізити 22— 28, 30 проставляють на
останній сторінці на площі, відведеній формуляром-зразком.

Реквізит 25 оформляють вище за реквізит 24.

Реквізити документів та їх оформлення.

Державний герб — розташовується посередині бланка або у кутку над
серединою рядка з назвою організації.

Емблема організації чи підприємства — розміщується поряд з назвою
організації. Як емблему можна використовувати товарний знак,
зареєстрований у встановленому порядку.

Зображення державних нагород — розташовується у верхньому лівому кутку
або посередині документа.

Код підприємства, установи, організації — розташовується у верхньому
правому кутку.

Код форми документа — розташовується у верхньому правому кутку під кодом
підприємства, організації, установи.

Назва міністерства або відомства, якому підпорядковується установа —
розташовується у верхньому лівому кутку або посередині сторінки.

Повна назва установи, організації або підприємства — автора документа —
розташовується у верхньому лівому кутку. Може наноситися за допомогою
штампа або друкарським способом.

Назва структурного підрозділу — розташовується у верхньому лівому кутку.
Дозволяється друкувати машинописним способом.

Індекс підприємства зв’язку, поштова й телеграфна адреса, номер
телетайпу, номер телефону, факсу, номер рахунку в банку —
розташовується у верхньому лівому кутку, оформляється відповідно до
поштових правил: 252030; м.Київ, вул.Пирогова,9, т.22 1-99-33. На бланку
для листів вказується номер розрахункового рахунку у відділенні банку:
розрахунковий рахунок № 11632516 в Укрінбанку м. Києва МФО №321 518.

Назва виду документа — розташовується зліва або посередині сторінки. В
усіх документах, крім листів, наводиться назва його виду. Залежно від
цієї назви встановлюється формуляр, структура тексту, особливості
викладу.

l n u

8E8H;X=a> @”AEBLC`D`E?Eeeeeeeeeeeeeeeeesseeeeeeeee

?????ік — 17.06.96 (тобто 17 червня 1996 року). У документах
матеріально-фінансового характеру дата оформляється словесно-цифровим
способом.

Індекс — розташовується у верхній частині сторінки зліва. Цей реквізит
дозволяє забезпечити оперативний довідково-інформаційний пошук
документа, контроль виконання. Індекс документа включає в себе три пари
арабських цифр, де перша пара — індекс структурного підрозділу, друга —
номер справи за номенклатурою для підрозділу, третя — порядковий номер
за журналом обліку. Наприклад: № 02-10/36, де 02 — шифр структурного
підрозділу; 10 — номер справи, документа; 36 — реєстраційний номер
документа за журналом обліку вхідних документів та канцелярії.

Посилання на індекс та дату вхідного документа — розташовується у
верхній частині сторінки зліва. Містить дату та індекс, вказані у
документі організацією, яка уклала чи видала документ. Наприклад: на N°
02-10/135 від 01.03.96, де 02 — індекс структурного підрозділу; 10 —
номер справи за номенклатурою; 1 35 — порядковий номер.

Місце укладання чи видання — розташовується у верхній частині сторінки
зліва. Містить назву міста чи населеного пункту, де видається документ.

Гриф обмеження доступу до документа — розташовується з правого боку під
кодом — форми. Записується з середини рядка «для службового
користування», «секретно», «цілком секретно».

Адресат — розташовується з правого боку у верхній частині сторінки.
Кожний елемент — назва установи, підрозділу, посада, прізвище та
ініціали особи, поштова адреса — пишеться з середини нового рядка з
великої літери. Якщо документ адресовано до установи, то поштова адреса
вказується після назви установи, структурного підрозділу й прізвища
службової особи; коли приватній особі — тоді перед її прізвищем.

Наприклад:

Друкарня «Преса 252030, м.Київ,

України» вул.Пирогова,

Головному ре- 12, кв. 6

дакторові Никонову М.П.

Романову В.О.

Гриф затвердження — розташовується у верхній правій частині документа.
Затвердження — спосіб засвідчення документа після його підписання, який
санкціонує поширення дії документа на визначене коло структурних
підрозділів, організацій чи службових осіб. Елементи грифу затвердження:

— слово ЗАТВЕРДЖУЮ;

— назва посади;

— особистий підпис;

— ініціали та прізвище особи, що затвердила документ,

— дата затвердження.

Наприклад: ЗАТВЕРДЖУЮ

директор школи

(підпис) JLC. Семенова.

07.10.96

Резолюція — розміщується у правому верхньому кутку. Якщо це місце
зайняте іншим реквізитом, то резолюцію вміщують на будь-якій вільній
площі лицьового боку сторінки документа, крім полів. Складається з таких
елементів: — прізвище та ініціали виконавця, якому відправлений
документ; — вказівка про порядок у характері виконання документа; —
термін виконання документа; — особистий підпис керівника; — дата. Як
виконавці у резолюції зазначаються службові особи, а не структурні,
підрозділи. Відповідальною за виконання документа є особа, наведена в
резолюції першою.

Заголовок до тексту — друкується малими літерами, розміщується під
назвою виду документа, відображає головну ідею документа і, як правило,
починається з прийменника «про», має бути лаконічним і точним, з
максимальною повнотою розкривати зміст документа.

Відмітка про контроль — розташовується з лівого боку у верхній частині
поля першої сторінки документа, її проставляють за формою «К» або
«Контроль».

Текст — складається з таких логічних елементів: — вступу; — доказу; —
закінчення. Розташовується по всій ширині сторінки (від поля до поля).

Відмітка про наявність додатка — розташовується ліворуч у верхній
половині сторінки. Є два способи оформлення додатків:!) якщо документ
має додатки, згадувані в тексті, або ті, що пояснюють його зміст, то
відмітку про це оформляють так:

Додаток: на 2 стор. у 3 прим.:

2) якщо документ має додатки, не зазначені в тексті, то їх потрібно
перелічити із зазначенням кількості сторінок у кожному додатку й
кількість їх примірників:

Додаток: «Проект реконструкції ділянки» на 5 стор. у 2 прим.

Якщо додаток залишається у справі, то зазначається:

Додаток: на 2 стор. лише адресатові.

При великій кількості додатків окремо складається їх список, а в самому
документі після тексту зазначається:

Додаток: відповідно до списку на 7 стор.

Підпис — Підписують, як правило, перший примірник документа. До складу
підпису входять:

— зазначення посади (з лівого боку);

— підпис (з правого боку);

— ініціали й прізвище особи, що

підписала документ (праворуч).

Підписи кількох службових осіб на документах розташовуються одна під
одною у послідовності, що відповідає займаній посаді. Якщо документ
підписують кілька осіб, що займають однакову посаду, їх підписи
розташовуються на одному рівні:

Директор Директор

с/ш №277 с/ш№282

/підпис/ /підпис/

Л.С.Семенова Ю.Ю.Некрасов

Розшифрування підпису в дужки не береться.

Гриф узгодження — Розрізняють дві форми узгодження документів —
внутрішнє (з підрозділами та службовими особами установи) і зовнішнє (з
підвідомчими та непідвідомчими організаціями). Гриф узгодження ставиться
на зовнішній формі. Цей реквізит складається із:

— слова «УЗГОДЖЕНО»;

— назви посади службової особи (включаючи назву установи), з якою
узгоджується документ;

— особистого підпису;

— його розшифрування;

— дати.

Грифи узгодження розташовуються нижче від реквізиту «ПІДПИС» або на
окремій сторінці.

Наприклад:

УЗГОДЖЕНО:

Директор с/ш № 246

/підпис/ К.С. Кущаєва

01.09.96

Віза — Внутрішнє узгодження проекту документа — це його візування. Віза
складається з:

— особистого підпису особи, що візує,

— дати.

У разі потреби зазначається посада особи, що візує, і розшифровується її
підпис (зазначаються ініціали і прізвище):

Завідувач кафедри (підпис) Б.М.Сайко

28.08.96

Невеликі зауваження (1 — 2 рядки) розташовуються перед візою. При
внутрішньому узгодженні візи ставляться на першому примірнику документа,
а листи чи інші вихідні документи візуються на примірнику, який
лишається в установі.

Печатка — печатка прикладається до документів, що вимагають особливого
засвідчення. Печатки є гербові та прості. Гербова печатка прикладається
до документів, що засвідчують юридичні або фізичні права осіб; до
статутів, положень, які вимагають відбитка печатки, та інших. Прості
печатки мають різну форму: круглу, квадратну, трикутну. Герб на них не
зображується. Просту печатку прикладають до документів, що виходять за
межі організації, до розмножених примірників розпорядчих документів при
їх розсиланні, до довідок з місця роботи і т.д.

Відмітка про засвідчення копій — у правому верхньому кутку пишеться
слово «копія»; під реквізитом «підпис» слово «правильно»; дата; посада
виконавця; підпис і його розшифрування. При потребі підпис
завіряється печаткою.

Прізвище виконавця та номер його телефону — цей реквізит обов’язковий на
вихідних документах (листах, довідках, висновках). Складається з: —
прізвища виконавця; — номера його службового телефону. Вони ставляться в
нижньому лівому кутку зворотнього або лицьового боку останньої сторінки
документа.

Відмітка про виконання документа й направлення його до справи — цей
реквізит розміщується в лівій або центральній частині нижнього поля
першої сторінки документа і містить у собі такі дані: — стислу довідку
про виконання; — слова «ДО СПРАВИ» та номер справи, до якої має бути
підшитий документ, — дату скерування документа до справи; — підпис
керівника структурного підрозділу або виконавця.

Відмітка про перенесення даних на машинний носій — розміщується після
тексту в нижній частині документа. Містить:

— запис «Інформація перенесена на машинний носій»;

— підпис особи, відповідальної за перенесення даних;

— дату перенесення.

Відмітка про надходження — містить:

— скорочену назву організації, що отримала документ,

— дату його надходження.

Ця відмітка робиться від руки чи за допомогою гумового штемпеля
організації (реєстраційного штампа). Відбиток штампа містить:

— назву організації;

— дату надходження;

— індекс документа.

Відмітка про надходження розташовується праворуч на нижньому полі лівої
сторінки документа.

Вимоги до тексту документів

Текст — головний елемент документа. При складанні тексту документа
мають виконуватися вимоги, найголовніші з яких — достовірність та
об’єктивність змісту, нейтральність тону, повнота інформації та
максимальна стислість.

Достовірним текст документа є тоді, коли викладені в ньому факти
відображають справжній стан речей.

Точним текст документа є тоді, коли в ньому не допускається подвійне
тлумачення слів та висловів.

Повним називається такий текст документа, зміст якого вичерпує всі
обставини справи.

Стислим є текст, у якому відсутні зайві слова та смислові повтори,
надмірно довгі міркування не по суті справи.

Переконливим є такий текст, який веде до прийняття адресатом пропозиції
або виконання прохань, викладених у документі.

Текст складається з таких логічних елементів:

1) вступу (зазначається привід, що призвів до укладення документа,
викладається історія питання та ін.);

2) доказу (викладається суть питання: докази, пояснення, міркування, що
супроводжуються цифровими розрахунками, посиланнями на законодавчі акти
й інші матеріали);

3) закінчення (формулюється мета, заради якої складено документ).

Текст документа, що складається з самого закінчення, називається
простим, а той, що містить також інші логічні елементи, — складним.

Залежно від змісту документів застосовується прямий (після вступу іде
доказ і закінчення) або зворотній (спочатку викладається закінчення,
потім доказ, вступ відсутній) порядок розташування логічних елементів.

Список використаної літератури:

А.Н.Віденко “Сучасне діловодство”, Київ “Либідь” 1998 р.

А.С.Головач “Зразки оформлення документів”, Донецьк “Сталкер” 1997 р.

С.В.Глущик, О.В.Дияк, С.В.Шевчук “Сучасні ділові папери”, Київ “А.С.К.”
1998 р.

PAGE

PAGE 15

Похожие записи