Документування управлінської діяльності установ. Вимоги до текстів службових документів. Основні ознаки офіційно-ділового стилю (контрольна робота)

Контрольна робота

Документування управлінської діяльності установ. Вимоги до текстів
службових документів. Основні ознаки офіційно-ділового стилю

План

1. Документування управлінської діяльності установ.

2. Вимоги до текстів службових документів.

3. Основні ознаки офіційно-ділового стилю.

Список використаної літератури .

Діловодство — це діяльність, яка охоплює питання документування та
організації роботи з документами в процесі управлінської діяльності.

Особливості сучасного діловодства полягають, насамперед, у переведенні
його на державну мову, широкому застосуванні комп’ютерних систем
оброблення та друкування документів, необхідності дотримання вимог
чинних державних стандартів у цій галузі, впровадження раціональних
прийомів роботи.

Дотримання стандартів з діловодства у практичній роботі органів
управління та документування сприяє .встановленню чіткого
організаційно-технічного порядку, викоріненню бюрократизму й тяганини.
Опанування прийомів раціональної роботи з документами дає змогу
скоротити час на їх складання, оброблення й пошук, організувати чіткий
контроль за проходженням та виконанням документів. Зрештою, правильно
підготовлений і належним чином оформлений документ — це свідчення
культури виконавця.

На сучасному етапі діяльність будь-якого закладу, установи, фірми,
організації без секретаря неможлива. Секретар – перший, з ким
зустрічається відвідувач в установі. Від нього багато в чому залежить,
як розпочне свій робочий день керівник. Від поведінки секретаря залежить
престиж фірми, в якій він працює, зрештою, настрій партнерів і клієнтів
фірми, установи, організації. Секретар – це помічник, який основну
роботу з документами бере на себе, даючи змогу керівникові творчо
працювати в суто виробничому плані.

Документи з’явились разом з писемністю, спочатку як засіб закріплення
майнових відносин, а потім, із розвитком писемності, стали засобом
спілкування, передавання інформації. Документи є одним з важливих сховищ
людської пам’яті.

Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за
встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських
діл, тобто у створенні документів.

Підставою для створення документів в установах є необхідність
засвідчення наявності та змісту управлінських діл, передавання,
зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.

В установах визначається конкретний комплекс документів, передбачений
номенклатурою справ та необхідний і достатній для документування їх
діяльності.

Управлінська діяльність установ здійснюється шляхом видання розпорядчих
документів.

Видання розпорядчих документів установ визначається актами
законодавства, положеннями (статутами) про них.

З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції
різних установ, можуть прийматися спільні розпорядчі документи.

Підставами для прийняття розпорядчих документів в установах є:

• Конституція і закони України, постанови Верховної Ради України, укази
і розпорядження Президента України, декрети, постанови і розпорядження
Кабінету Міністрів України, рішення та постанови Верховної Ради
Автономної Республіки Крим, акти Ради міністрів Автономної Республіки
Крим;

• провадження виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання
установою покладених на неї завдань і функцій;

• потреба у правовому регулюванні діяльності.

Розпорядчі документи, що надходять до установи від органів вищого рівня,
доводяться до організацій, що належать до сфери її управління. Установа
має право розсилати ксерокопії документів органів вищого рівня
організаціям, що належать до сфери її управління, разом із супровідним
листом.

Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів органів
вищого рівня, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування
цих документів, дат, номерів і заголовків.

Хід обговорення питань і рішення, що приймаються в колегіальних органах,
на зборах, засіданнях, нарадах фіксуються в протоколах. Протоколи
оформляються на підставі записів і стенограм, зроблених у ході засідань.

У разі коли засідання стенографується, зміст виступів до протоколу не
заноситься. Розшифрована та оформлена належним чином стенограма
додається до протоколу.

Якщо хід засідання фіксується на магнітній плівці шляхом запису на
магнітофон чи диктофон, після засідання записані на ній тексти виступів
передруковуються і заносяться до протоколу.

Рішення колегіальних органів доводиться до виконавців і організацій, що
належать до сфери управління установи, шляхом надсилання їм рішень.

Рішення колегій установ провадяться в життя наказами установи (керівника
установи).

Установа під час здійснення оперативних зв’язків з організаціями, що
належать до сфери її управління, іншими установами та організаціями,
окремими громадянами може надсилати листи.

Як правило, листи складаються у разі, коли неможливо або важко здійснити
бездокументний обмін інформацією, дати усні роз’яснення, вказівки
(особисті або по телефону), провести інструктування тощо.

Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передача тексту
документа може здійснюватися по телефону, телеграфу або телефаксу.

ТЕКСТ належить до основних реквізитів документа. Він має бути стислим,
конкретним, об’єктивним, юридичне бездоганним. Текст ОРД (реквізит 21)
оформляють у вигляді: * складного тексту; * анкети; * таблиці; *
поєднання цих форм.

Текст поділяють на абзаци — пов’язані за змістом частини тексту від
одного відступу до іншого. Доцільно, щоб кількість речень в абзацах ОРД
не перевищувала двох—чотирьох.

Бажано, щоб тексти службових документів складалися з двох частин:
вступної та основної. У вступній частині викладають підстави для
виготовлення документа, в основній— рішення, розпорядження, висновки,
пропозиції, прохання. Такий самий порядок викладання має зберігатися і в
тому разі, коли текст документа складається з однієї фрази.

Якщо документ створюється на підставі іншого документа, то це
зазначають, наприклад, так: «Відповідно до Указу президента України від
12.09.97 № 123 “Про…”.

Якщо текст документа має великий обсяг або містить кілька рішень,
висновків, то його слід поділяти на розділи, підрозділи, пункти,
підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. Крапка між номером і
назвою, а також у кінці назви не ставиться, наприклад:

1 Назва розділу .

1.1 Назва підрозділу

1.1.1 Назва пункту

1.1.1.1 Назва підпункту

Абзаци всередині пунктів не нумерують. У службових листах, факсах
використовують такі форми викладу:

• від першої особи однини, наприклад: «Вважаю за потрібне…», «Прошу
надати…»;

• від першої особи множини, наприклад: «Просимо надати… »;

• від третьої особи однини, наприклад: «міністерство не заперечує…»,
«Управління вважає…».

У розпорядчих документах організацій, що діють на принципах
єдиноначальності, а також у документах, адресованих керівництву, текст
належить викладати від першої особи однини, наприклад:

«НАКАЗУЮ:», «ПРОПОНУЮ:», «ПРОШУ… ». У спільних розпорядчих документах
текст викладають від першої особи множини, наприклад: «НАКАЗУЄМО:»,
«УХВАЛИЛИ:», «ВИРІШИЛИ:».

Тексти доповідей, інформацій, виступів у протоколах викладають від
першої особи однини (цитують), а ключові слова «СЛУХАЛИ:», «ВИСТУПИЛИ:»,
«УХВАЛИЛИ:», «ВИРІШИЛИ:» подіють у множині минулого часу.

yyyya$ oe

орму викладу тексту від третьої особи однини чи множини, Наприклад:
«відділ здійснює функції», «до складу об’єднання входять», «комісією
виявлено».

Текст, що містить словесну чи цифрову характеристику одного об’єкта за
низкою ознак, оформляють у вигляді анкети, яка має постійну та змінну
інформацію. До постійної інформації належить перелік ознак, наведений у
певній послідовності, а до змінної — конкретна характеристика цих ознак.

Текст, який становить зразок, що його надто часто наслідують, оформляють
у вигляді трафарету. У трафаретних документах постійну частину тексту
виготовляють друкарським способом або за допомогою ПК (друкарської
машини), а змінну — вписують від руки або вдруковують.

Цифровий матеріал, як правило, оформляють у вигляді таблиць:

Горизонтальні та вертикальні лінійки, які розмежовують рядки таблиці, а
також лінії, що обмежують таблицю зліва, справа і знизу можна не робити,
якщо це не ускладнює користування таблицею) Таблицю розташовують
безпосередньо після тексту, в якому пре неї згадується вперше, або на
наступній сторінці. Таблиці нумерують арабськими цифрами по порядку в
межах розділу, крім тих, ще наводять у додатках. Номер таблиці
складається з номера розділу й порядкового номера таблиці, відокремлених
крапкою, наприклад, Таблиця 4.2 — друга таблиця четвертого розділу.

Таблиця може мати назву, яку друкують малими літерами (перша літера
назви — велика) й розташовують угорі. Назва має бути короткою. Якщо
рядки або графи таблиці виходять за межі формату сторінки, то таблицю
поділяють на частини, розміщуючи одну частину під одною чи поруч, або
переносять на наступну сторінку, і повторюючи її головку та боковик.
Поділяючи таблицю на частини, можна головку чи боковик заміняти
відповідно номерами граф або рядків, нумеруючи їх арабськими цифрами в
першій частині таблиці.

Слово «таблиця _____» зазначають один раз зліва над першою частиною
таблиці; над іншими частинами пишуть так: «продовження таблиці ______»
із зазначенням її номера.

Заголовки граф починають з великої літери, а підзаголовки — з малої,
якщо вони утворюють одне речення із заголовком. Якщо підзаголовки мають
самостійне значення, то їх друкують з великої літери. Заголовки й
підзаголовки граф зазначають в однині; крапку в кінці не ставлять.