Документ – основна одиниця офіційно-ділового стилю

Офіційно-діловий стиль – це різновид української літературної мови, що
відповідає певним усталеним формам спілкування між установами, окремою
особою та установою, між посадовими особами. Офіційно-діловий стиль –
мова ділових паперів (законів, кодексів, актів, постанов, наказів).

Сфера використання: офіційне, спілкування в державно-політичному,
громадському й економічному житті; законодавство,
адміністративно-господарська діяльність.

Головне призначення: регулювання ділових відносин мовців у
державно-правовій і суспільно-виробничій сферах, обслуговування
громадських потреб людей у типових ситуаціях.

Підстилі: законодавчий (закони, укази, статути, постанови)

дипломатичний (міжнародні угоди, протоколи)

адміністративно-канцелярський(заяви, довідки,
дорученн).

Поняття «документ» у наш час є найпоширенішим у науках, що вивчають
різні способи зберігання та передачі в суспільстві знання (або
інформації). Існує безліч визначень документа, які зафіксували певні
уявлення про те, що він собою являє.

Документ (у перекладі з лат.) – це «повчальний приклад», «спосіб
доказу»). Донедавна послуговувалися визначенням, за яким документ – це
засіб закріплення різним способом на спеціальному матеріалі інформації
про факти, події, явища об’єктивної дійсності й розумової діяльності
людини.

Є багато інших визначень поняття «документ», зокрема, у «Словнику
української мови» є таке пояснення:

Діловий папір, що посвідчує певний юридичний факт, підтверджує право на
що-небудь, служить доказом чого-небудь.

Письмове свідоцтво, що офіційно підтверджує особу.

Письмовий твір, грамота, рисунок і т. ін. як свідчення про щось
історичне, важливе.

Українська радянська енциклопедія засвідчує, що документ – це:

Письмовий акт, здатний служити доказом юридичних відносин або фактів, що
спричинюють правові наслідки.

Офіційне посвідчення особи.

Історично достовірне письмове джерело.

Матеріальний об’єкт, у якому міститься та або інша інформація.

В Україні офіційно прийняті такі визначення документа, які зафіксовані в
державних стандартах.

Документ – записана інформація, яка може розглядатися як одиниця у ході
здійснення інформаційної діяльності (ДСТУ 2392-94)

Документ – матеріальний об’єкт, що містить у зафіксованому вигляді
інформацію, оформлений у заведеному порядку і має у відповідності з
чинним законодавством юридичну силу (ДСТУ 2732-94)

Документ – матеріальний об’єкт з інформацією, закріпленою створеним
людиною способом, для її передачі у часі і просторі (ДСТУ 3017-95)

«Документ – інформація, зафіксована на матеріальному носії, основною
функцією якого є зберігати та передавати її в часі та просторі». (ДСТУ
2732:2004)

Функція документа – це його цільове призначення, органічно властиве
йому, незалежно від того, усвідомлена чи не усвідомлена вона авторами.
Дослідження показали, що документ поліфункціональний, тобто в одному і
тому ж документі спостерігається переплетення різних функцій.

Можна виділити такі функції документа:

інформаційну;

соціальну;

комунікативну;

культурну;

управлінську;

правову;

обліку;

історичного джерела;

кумулятивну;

пізнавальну (когнітивну);

гедонічну.

Єдиної класифікації документів ще немає. Всі класифікації певною мірою
умовні залежно від того, яка ознака є домінуючою. Цілком умовно можна
запропонувати таку класифікацію документів:

за назвою видів

документів або

найменуванням заяви, листи, телеграми, довідки, розписки, доручення.

походженням службові (офіційні) створюються організаціями,
підприємствами та службовими особами, які їх представляють (оформляються
у встановленому порядку);

особисті створюються окремими особами поза сферою їх службової
діяльності.

місцем виникнення внутрішні мають чинність лише всередині тієї
організації, де їх складають;

зовнішні є результатом спілкування установи з іншими установами.

призначенням організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні,
обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо особового складу.

напрямом (колі) вхідні;

вихідні.

джерелами виникнення первинні;

вторинні.

формою стандартні (типові) мають однакову форму й заповнюються у певній
послідовності за суворо визначеними правилами (типові листи, типові
інструкції);

індивідуальні (нестандартні) створюються в кожному конкретному випадку,
їх друкують або пишуть від руки (заяви, накази, протоколи).

терміном виконання звичайні безстрокові виконують у порядку загальної
черги;

термінові мають встановлений строк виконання; дуже термінові мають
позначення «дуже термінові»;

нетермінові.

таємністю для загального користування;

несекретні (для службового користування);

секретні (таємні, конфіденційні, цілком таємні).

стадіями створення чорновий;

оригінал основний вид документа, перший і єдиний його примірник;

копія точне відтворення оригіналу;

витяг відтворений не весь документ, а лише його частина;

дублікат другий примірник документа (якщо документ загублено).

складністю прості;

складні.

строками зберігання постійного;

тимчасового (до 10 років);

тривалого (понад 10 років).

технікою відтворення рукописні;

відтворенні механічним способом.

юридичною силою справжні (істинні);

фальшиві (підроблені).

носієм інформації оформленні на папері, дискеті, диску, фотоплівці,
магнітній стрічці.

Організація роботи з документами та діяльність щодо їх створення
називається діловодством.

Кількість різновидів документів, вважають, наближається до 100.
Насправді їх є набагато більше. Види документів непогано
запам’ятовуються при запропонованій умовній класифікації:

інформаційно-довідкові документи (графік, довідка, доповідна записка,
доповідь, запрошення, зведення, звіт, огляд, оголошення, перелік, план,
повідомлення, пояснювальна записка, пропозиція, протокол, список,
таблиця, телефонограма та інші);

розпорядчі документи (вказівка, наказ, постанова, резолюція, рішення,
розпорядження, ухвала тощо);

організаційні документи (інструкція, правила, положення, програма,
регламент, розпорядок, статут, функціональні обов’язки тощо);

документи з особового складу (анкета, автобіографія, відрядження, заява,
контракт, накази з особового складу, особова карточка, особова справа,
посвідчення, резюме, угода, ухвала, характеристика тощо);

документи господарсько-договірної (договір поставки; договір підряду;
договір про майнову відповідальність відповідальних осіб; договір
підряду на капітальне будівництво; договір з наукової діяльності;
договір на здійснення кредитно-розрахункового обслуговування; договір
про депозитний вклад; кредитний договір; договір про спільну діяльність;
лізингова угода; договір про пайовий внесок; договір про посередницькі
послуги; договір на інформаційно-довідкове обслуговування; договір на
брокерське обслуговування; установчий договір на створення асоціації;
установчий договір про створення на пайових засадах комерційного банку;
договір про заснування малого підприємства; договір оренди, договір
оренди з правом викупу; договір продажу майна державних підприємств,
установ, організацій юридичним особам; договір продажу майна державних
підприємств громадянам (групі громадян) тощо);

документи господарсько-претензійної діяльності (протокол розбіжностей до
договорів, комерційний акт, претензійний лист, позовна заява тощо);

обліково-фінансові документи (акти про результати інвентаризації
матеріальних цінностей; акт оцінки наявності оборотних коштів; акт
оцінки вартості основних фондів, що підлягають викупові (продажу); акт
оцінки вартості незавершеного будівництва; акт оцінки вартості майна;
державний акт про викуп майна державного підприємства; акт про результат
ревізії каси; акцепт; відмова від акцепту; доручення;
заява-зобов’язання; заява про відкриття рахунку в банку; квитанція;
накладна; розписка; трудові угоди та інші);

документи зовнішньоекономічної діяльності: а) документи з організації
зовнішньоекономічних зв’язків (комерційні листи: запит – відповідь на
запит; пропозиція (оферта) – відповідь на пропозицію; рекламація
(претензія) – відповідь на рекламацію; контракт; доповнення до
контракту; запис бесіди (ділової розмови); б) документи для створення
спільних підприємств (протокол намірів про створення спільних
підприємств; договір і статут спільного підприємства).

Однак, мабуть, класифікацію документів варто розпочинати з Державного
класифікатора управлінської документації (ДК 010-98, чинний від
01.06.1999), згідно якого проставляють реквізити 05 – код форми
документа.

Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД) є складовою
частиною державної системи класифікації і кодування техніко-економічної
та соціальної інформації.

ДКУД розроблено у зв’язку зі змінами у складі та змісті
організаційно-розпорядчої, первинно-облікової, банківської та
звітно-статистичної документації внаслідок реорганізації системи
державного управління в Україні.

ДКУД є номенклатурним переліком назв уніфікованих форм документів (УФД)
з унікальними кодовими позначеннями.

ДКУД використовується під час збирання та оброблення документів за
відповідними уніфікованими формами усіма органами державного і
господарського управління та підвідомчими підприємствами й організаціями
в процесі виконання відповідних управлінських функцій згідно з чинним
законодавством.

Класифікатор орієнтовано на однозначне визначення (ідентифікацію) УФД,
їх облік та систематизацію, контроль складу та змісту УФД у кожному
класі документації, забезпечення автоматизованого пошуку потрібних УФД.
Кожному класу документації відповідає певна уніфікована система
документації (УСД).

Об’єктом класифікації є безпосередньо УФД, які використовуються під час
виконання управлінських функцій згідно з чинним законодавством.

ДКУД орієнтовано на забезпечення оброблення інформації із застосуванням
засобів комп’ютерної техніки та прогресивних інформаційних технологій.

ДКУД містить такі класи:

організаційно-розпорядча документація (код 02);

первинно-облікова документація (код 03);

банківська документація (код 04);

фінансова документація (код 05);

звітно-статистична документація (код 06);

планова документація (код 07);

ресурсна документація (код 08);

торговельна документація (код 09);

зовнішньоторговельна документація (код 10);

цінова документація (код 13);

документація з праці, соціальних питань і соціального захисту населення
(код 15);

документація з побутового обслуговування населення (код 17);

бухгалтерсько-облікова документація (код 18);

документація з Пенсійного фонду (код 20);

словниково-довідкова документація (код 21).

Державний стандарт на оформлення документів

O

o

R T a ae $

4

8

P

?

?

I

ae

O

$

?

&

&

h•*¤>*

&

&

&

#1>*

h?.t>*

wu>*

?>*

ht&?>*

9>*

h?rA>*

[email protected]>*

>*

[email protected]>*

&

¤`„

&

&

¤`„

gdFs? Звертаємо увагу на те, що з 1 вересня 2003 року чинний в Україні
ДСТУ 4163 – 2003.

Державна уніфікована система документації.

Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації.

Вимоги до оформлення документів.

Документ є основним видом ділового мовлення і складається з окремих
елементів-реквізитів (постійних і змінних). Є 32 реквізити.

Склад реквізитів документів

Готуючи та оформляючи документи, використовують такі реквізити:

01 – зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки
Крим

02 – зображення емблеми організації або товарного знака (знака
обслуговування)

03 – зображення нагород

04 – код організації

05 – код форми документа

06 – назва організації вищого рівня

07 – назва організації

08 – назва структурного підрозділу організації

09 – довідкові дані про організацію

10 – назва виду документа

11 – дата документа

12 – реєстраційний індекс документа

13 – посилання на реєстраційний індекс документа і дату документа, на
який дають відповідь

14 – місце складення або видання документа

15 – гриф обмеження доступу до документа

16 – адресат

17 – гриф затвердження документа

18 – резолюція

19 – заголовок до тексту документа

20 – відмітка про контроль

21 – текст документа

22 – відмітка про наявність додатків

23 – підпис

24 – гриф погодження документа

25 – візи документа

26 – відбиток печатки

27 – відмітка про засвідчення копії

28 – прізвище виконавця і номер його телефону

29 – відмітка про виконання документа і направлення його до справи

30 – відмітка про наявність документа в електронній формі

31 – відмітка про надійдення документа до організації

32 – запис про державну реєстрацію

Кожен документ має певну кількість реквізитів, яка визначається видом і
змістом документа. Постійні реквізити наявні на бланку документа, а
змінні вносить суб’єкт у процесі заповнення. Реквізити мають постійні
закріплені місця на аркуші паперу, що сприяє зручності в процесі
користування документом і його обробки. Кожен вид документа має свій
формуляр (сукупність реквізитів, розміщені у встановленій
послідовності). Є 2 основні види формулярів – з повздовжнім і кутовим
розміщенням реквізитів.

Формуляр-зразок – це модель побудови однотипних документів, яка
встановлює сукупність реквізитів, властивих документу, розміщених у
певній послідовності.

Бланк – це аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містить
постійну інформацію. Для виготовлення бланків використовують два формати
паперу А4 і А5. Бланки документів повинні мати такі береги (вимоги ДСТУ
4163 – 2003):

30 мм – лівий;

10 мм – правий;

20 мм верхній і нижній.

На бланку друкується тільки перша сторінка документа, а наступні – на
чистих аркушах. Нумерація сторінок у документах, оформлених на двох і
більше аркушах паперу, починається з другої сторінки. При друкуванні
тексту документа з одного боку аркуша номери проставляють арабськими
цифрами посередині верхнього поля. При друкуванні тексту документа з
обох боків аркуша непарні сторінки позначаються у правому верхньому
куті, а парні – у лівому верхньому куті.

Текст – це головний елемент документа, який є джерелом певної
інформації. Ознаки тексту: цілісність, зв’язність, структурна
організація, завершеність. Логічні елементи тексту: вступ, доказ,
закінчення.

Текст простий, коли складається тільки із закінчення. Складний, якщо
містить інші логічні елементи. Закінчення документа може бути активне
(точно зазначає, яку дію має виконати адресат) й пасивне (проінформувати
адресата про якийсь факт, якусь обставину). Застосовують прямий порядок
розташування логічних елементів (вступ, доказ, закінчення) і зворотний
порядок (закінчення + доказ, але без вступу).

Рубрикація – це членування тексту на складові частини. Найпростіша
рубрикація – поділ на абзаци.

Вимоги до документів

Документ

має видаватися уповноваженим органом відповідно до його компетенції має
не суперечити чинному законодавству і вказівкам вищих органів має бути
складений за встановленою формою має бути достовірним, відповідати
завданням і базуватися на фактах має бути бездоганно відредагованим і
оформленим

Вимоги до мови документів

Об’єктивність (відсутність суб’єктивних

характеристик): Логічна

послідовність: Переконливість і доказовість: Уніфікація,

стандартизація: Явність

викладу

і точність опису:

– уникання особових займенників і наказового способів дієслова, слів
типу дуже, великий;

– відсутність питальних і окличних речень, прямої мови; – тісний
логічний зв’язок між реченнями; – викладення причини у конкретній формі
з точним добором фактів і цифрових даних;

– обґрунтованість висловленої думки, доказовість матеріалу; – наявність
схем побудови тексту;

– підготовка і виготовлення бланків (якщо в установі виникає більше 20%
стандартних ситуацій). – точний вибір слова;

– правильне користування термінами;

– уникання професіоналізмів;

– частотність слів з ознаками мети, причини, результативність (для
цього, з цією метою, таким чином, отже);

– орфографічна, пунктуаційна і граматична правильність і точність.

– уживання аналітичних форм і розщепленого присудка: не заводчани, а
працівники заводу, не повніший, а більш повний, не здійснюватимуться, а
будуть здійснюватися;

– переважне вживання пасивних зворотів: Завод будується робітниками.

– лаконічність (більшість документів складає одну сторінку із залученням
фактичного матеріалу у додатках). Досягається шляхом попереднього
обдумування змісту, складання плану і уживання простих речень і
скорочень.

– чітке членування тексту на окремі пункти, абзаци, параграфи.

Перелік рекомендованих джерел

Основна література

1. Антисуржик. Вчимося ввічливо поводитися і правильно говорити / за
заг. ред. О. Сербенської. – Львів: Світ, 1994. – 152 с.

2. Бабич Н. Д. Основи культури мовлення / Н. Д. Бабич. – Львів: Світ,
1990. – 232 с.

3. Бабич Н. Д. Практична стилістика і культура української мови : навч.
посіб./ Н. Д. Бабич. – Львів : Світ, 2003. – 432 с.

4. Ботвина Н.В. Офіційно-діловий та науковий стилі української мови :
навч. посіб. / Наталія Ботвина. – К. : АртЕк, 1998. – 192 с.

5. Волкотруб Г. Й. Стилістика ділової мови : навч посіб. / Г. Й.
Волкотруб. – К. : МАУП, 2002. – 208 с.

6. Глущик С. В. Сучасні ділові папери / Глущик С. В., Дияк О. В.,
Шевчук С. В. – К. : А.С.К., 2000. – 400 с.

7. Зубков М. Г. Сучасна українська ділова мова / М. Г. Зубков. – Х. :
Торсінг, 2003. – 448 с.

8. Коваль А.П. Ділове спілкування: навч. посіб. / Коваль А.П. – К. :
Либідь, 1992. – 280 с.

9. Культура фахового мовлення: навч. посіб. / за ред. Н. Д. Бабич. –
Чернівці : Книги-ХІІ, 2006. – 496с.

10. Мацюк З. Українська мова професійного спілкування: навч. посіб. /
Мацюк З., Станкевич Н. – К. : Каравела, 2006. – 352 с.

11. Онуфрієнко Г.С. Науковий стиль української мови: навч. посіб. /
Онуфрієнко Г.С. – К. : Центр навчальної літератури, 2006. – 312с.

12. Пахомов В.М. Ділова українська мова: конспект лекцій / Пахомов В.М.
– Івано-Франківськ : Факел, 2002. – 358 с.

13. Плотницька І. М. Ділова українська мова у сфері державного
управління : навч. посіб. / Плотницька І. М. – К. : Вид-во УАДУ, 2000. –
192 с.

14. Пономарів О. Д. Культура слова: Мовностилістичні поради: навч.
посіб. / О. Д. Пономарів. – 2-ге вид., стереотип. – К. : Либідь, 2001.
– 240 с.

15. Українська ділова і фахова мова: практичний посібник на щодень /
М. Д. Гінзбург, І. О. Требульова, С. Д. Левіна, І. М. Корніловська ; за
ред. М. Д. Гінзбурга. – 2-ге вид., випр. і доп. – К. : «Фірма «ІНКОС»,
Центр навчальної літератури, 2007. – 672 с.

Додаткова література

1. Ботвина Н. В. Міжнародні культурні традиції: мова та етика ділового
спілкування: навч. посіб. / Н. В. Ботвина. – К. : АртЕк, 2000. – 192 с.

2. Волошин В. Г. Комп’ютерна лінгвістика: навч. посіб. / В. Г. Волошин.
– Суми : ВТД » Університетська книга», 2004. – 382 с.

3. Гуць М.В. Українська мова у професійному спілкуванні : навч. посіб. /
Гуць М. В., Олійник І. Г., Ющук І. П. – К. : Міжнародна агенція
«BeeZone», 2004. – 336 с.

4. Довідник з культури мови: [ посібник] / С. Я. Єрмоленко, С. П. Бибик,
Н. М. Сологуб [та ін.] ; за ред. С. Я. Єрмоленко. – К. : Вища шк., 2005.
– 399 с.

5. Жайворонок В. В. Велика чи мала літера? Словник-довідник/
Жайворонок В. В. – К. : Наукова думка, 2004.

6. Корніяка О. М. Мистецтво гречності: Чи вміємо ми себе поводити ? /
О. М.  Корніяка. – К. : Либідь, 1996. – 96 с.

7. Культура мови на щодень / Н. Я. Дзюбишина-Мельник, Н. С. Дужик,
С. Я. Єрмоленко [та ін.]. – К.: Довіра, 2000. – 304с.

8. Культура української мови: довідник / С. Я. Єрмоленко, Н.
Я. Дзюбишина-Мельник, К. В. Ленець [та ін.] ; за ред. В.М.
Русанівського. – К. : Либідь, 1990. – 304 с.

9. Малиновський В. Я. Словник термінів і понять з державного управління
/ В. Я. Малиновський. – вид. 2-ге, доп. і виправл. – К. : Центр сприяння
інституційному розвитку державної служби, 2005. – 254 с.

10. Палихата Е.Я. Культура наукового і ділового мовлення / Е. Я.
Палихата. – Тернопіль, 1997. – 132 с.

11. Радевич-Винницький Я. Етикет і культура спілкування /
Радевич-Винницький Я. – 2-ге вид., перероб. і доп. – К. : Знання, 2006.
– 291с.

12. Словник-довідник з культури української мови / Д. Гринчишин,
А.Капелюшний, О.Сербенська, З.Терлак. – К. : Знання, 2004. – 367с.

13. Словник іншомовних слів : 23000 слів та термінологічних
словосполучень / уклад. Л. О. Пустовіт [та ін.]. – К. : Довіра, 2000. –
1018 с.

14. Словник скорочень в українській мові / уклад. Н.Д.Гула [та ін.] ;
ред.-упоряд. В. В, Жайворонок, М . М. Фещенко ; за ред. Л. С.
Паламарчука. – К. : Вища шк. Головне вид-во, 1988. – 512 с.

15. Словник труднощів української мови / за ред. С. Я. Єрмоленко. – К. :
Радянська школа, 1989.

16. Український правопис / НАН України, Ін-т мовознавства ім. О. О.
Потебні; Інститут української мови. – стереотип. вид. – К. : Наукова
думка, 2003. – 240 с.

17. Універсальний довідник-практикум з ділових паперів / С. П. Бибик,
І. Л. Михно, Л. О. Пустовіт, Г. М. Сюта. – К. : Довіра : УНВЦ «Рідна
мова», 1997. – 399 с. – (Б-ка держ. службовця. Держ. мова і
діловодство).

Див.: Словник української мови. В 11 т. – К.: Наукова думка. 1971. – Т.
2. С. 356.

Див.: Українська радянська енциклопедія. – Вид. – 2-ге. – К.: Головна
редакція УРЕ. 1979. – Т. 3. – С. 428.

Похожие записи