Теоретичні положення запровадження інформаційних систем в сфері
державного управління

 

Управління виконується з певною метою, яка завжди конкретна для заданого
об’єкта управління і пов’язана зі станом об’єкта та середовища, в якому
він знаходиться. Важливо визначити мету управління, яка для кожного
керованого об’єкта має бути одна й та сама. Рівень досягнення
поставленої мети визначається за допомогою цільової функції управління.
Але для досягнення мети недостатньо лише цільової функції, потрібна
також інформація про стан об’єкта управління і зовнішнього середовища.
Деталізація інформації про об’єкт управління полегшує прийняття
оптимального рішення. Без інформації не існує управління. Більше того,
управління і є безперервним процесом перероблення інформації: на
підставі однієї інформації виробляється інша, яка, у свою чергу, стає
матеріалом для отримання нової тощо [3, с. 25].

Діяльність об’єкта управління, його реакція на зміну зовнішніх  і
внутрішніх обставин базуються на аналізі й обробці інформації про
зовнішні і внутрішні умови. Класифікація інформації за видами та
джерелами надходження наведення в табл. 1.

З часом значна частина інформації швидко змінюється, і тому все
складніше стає її використання в традиційному паперовому вигляді для
прийняття управлінських рішень. Швидкість отримання інформації і її
актуальність може гарантувати лише автоматизована система.

 

Таблиця 1.

Класифікація інформації за видами та джерелами надходження

Вид інформації Джерело інформації Сфера застосування

Діюче законодавство Постанови КМУ, укази Президента, розпорядження,
інструкції Розробка стратегічних планів розвитку і функціонування
територій

Демографічні та соціальні показники Кількість, структура, розміщення,
купівельна спроможність населення Планування обороту земельних ділянок
та інших об’єктів нерухомості

Економічні показники адміністративно-територіальних утворень Обсяг
інвестицій, рівень і тенденції зростання валового доходу Економічний
розвиток регіону, підвищення ділової активності

Рівень розвитку техніки Інформатизація та комп’ютеризація процесу,
новітні технології Планування виробництва нових видів продукції,
формування технологічних процесів

Стан та характеристика використання природних ресурсів Якісна та
кількісна характеристика, оцінка, режим використання Формування банку
даних про фактичний стан, прогнозування їх змін

 

Тому виникла необхідність у створенні автоматизованої системи, що має
велику кількість графічних і тематичних баз даних і з’єднаної з
модельними розрахунковими функціями для перетворення даних у просторову
інформацію для наступного прийняття управлінських рішень [5, с.69].

Для різних видів діяльності необхідна різна інформація, тобто, можливо,
ті ж самі дані, але представлені в іншій формі або іншим чином. Різниця
між даними й інформацією визначається системою. Система містить правила,
алгоритм переробки даних в інформацію конкретної спеціалізації. Вхідні
дані невпорядковані, з погляду конкретного споживача. Так звані
інформаційні системи покликані провести стандартизовані операції з
даними для одержання заданої інформації.

Питання щодо подальшого цілеспрямованого впровадження науково-технічних
досягнень як в управлінській, так і в інших важливих видах діяльності
держави слід розглядати в аспекті постійного вдосконалення державного
механізму та його правового регулювання. Серед основних напрямків
роботи, по-перше, є підготовка чинних правових актів і норм з метою
застосування їх в умовах інформатизації суспільства. Право як загальний
регулятор суспільних відносин являє собою один з основних масивів
інформації, яка має бути пристосована до нових умов. Заходи з підготовки
та використання нормативного правового матеріалу в умовах інформатизації
передбачають не тільки централізацію, а й дотримання єдиної
методологічної основи [2, с. 82].

Підготовка правових норм до використання їх в умовах інформатизації має
ще один аспект, який полягає у визначенні міри формалізації правових
норм та актів. По-перше, не всі норми потребують перекладу їх змісту 
“машинною” мовою й піддаються такому перекладу.

По-друге, підготовка апарату управління до функціонування в умовах
інформатизації має свої особливості. Важливою умовою організації роботи
апарату управління є визначення правового статусу кожного органу, його
підрозділів, службовців. Нині, коли зміни  відбулися всіх рівнях
управління, положення про відділи та управління, посадові інструкції
необхідно суттєво обновляти. В основу розробки положень про структурні
підрозділи та посадові інструкції мають бути покладені єдині методики й
класифікатори функцій.

По-третє, успішне розв’язання питань, безпосередньо пов’язаних зі
створенням інформаційних систем, передбачає налагодження складної мережі
організаційних та управлінських відносин, що виникають при плануванні,
координації й контролі за розробкою проектів інформаційних систем
органів управління різних рівнів [2, с.85].

Важливе значення має правове регулювання відносин з приводу реєстрації
інформації. Мова йде про реєстрацію первинної, або вихідної інформації,
що лежить в основі всіх наступних перетворень інформації. Ряд
соціально-правових проблем пов’язаний з якістю цієї інформації, її
достовірністю, повнотою, однозначністю, своєчасністю й її подальшим
використанням. Це не лише проблема юридичної сили машинного документа,
повноти, достовірності, визначеності, терміновості інформації, що
міститься в ньому, а й проблема щодо права на отримання інформації,
черговості, виключності й пріоритету щодо її використання.

Останнім часом в Україні поступово здійснюється перехід до
інформатизації суспільства, який характеризується зростанням ролі
інформації у соціальних процесах, підвищенням швидкості її обробки, у
проникненні електронно-обчислювальної техніки та заснованих на ній
сучасних інформаційних технологій у всі сфери суспільного життя. Це
підтверджується прийняттям ряду нормативних актів вищих органів
державної влади та управління, що регулюють інформаційні відносини в
Україні. До них належать закони України „Про інформацію”, „Про захист
інформації у автоматизованих системах” та ін.

?вління (далі – ІСУ). Цим терміном позначається такий комплекс процедур
і методів, який спрямований на забезпечення керівництва системи
управління інформацією, що необхідна для прийняття різноманітних рішень.
Формування інформаційних систем управління передбачає:

1)       реалізацію інформаційних потоків;

2)       аналіз розподілу рішень і процесів їх прийняття, на побудову
мережевих моделей;

3)       поділ інтегрованої ІСУ на ряд невеликих підсистем, кожна з яких
зорієнтована на прийняття одного чи групи управлінських рішень. Цей
підхід зветься системно-інформаційним [4, с.58].

Методологічною засадою підходу, орієнтованого на інформаційні потоки, є
традиційна теорія управління, у межах якої система державного управління
розглядається як стабільна система управління з чітко вираженими
функціями окремих органів управління. Підвищення ефективності роботи
такої організації пов’язане з удосконаленням внутрішніх взаємозв’язків
між органами державного управління або з інтенсифікацією виконання
окремих управлінських операцій

Завдання розробників ІСУ, зорієнтованих на раціоналізацію інформаційних
потоків, полягає у виявленні найбільш трудомістких ділянок з точки зору
збирання та обробки даних і раціоналізації та автоматизації
інформаційних процесів на цих ділянках. Такий принцип має назву
«управління за допомогою систем» і передбачає використання
формалізованих методів та електронно-обчислюваної техніки в управлінні.

Принцип «управління за допомогою систем» вимагає від держави суворої
регламентації всіх управлінських операцій, зокрема часто повторюваних
операцій та рішень. Процедура управління в рамках цієї концепції
розглядається як основна ланка управління, як елементарний ланцюжок усіх
керівних дій, у якому поєднуються методи та засоби управління.

Оскільки більшість процедур в управлінні мають складний організаційний
характер, то в «управлінні за допомогою систем» домінуюче місце займає
необхідність пошуку шляхів інтеграції зусиль різних органів державного
управління, їх підрозділів та виконавців. У такому випадку виникають
проблеми щодо координації дій різних державних органів через
спеціалізовані комітети, організації комунікацій між ними [1, с.99].

При орієнтації на аналіз розподілу рішень і процесів їх прийняття
аналізуються системи прийняття рішень, щоб допомогти державному органу
ясніше зрозуміти його потреби або надати рекомендації для покращення
порядку й способів прийняття рішень. Цей підхід базується на аналізі
процесів прийняття рішень і на побудові мережевих моделей, вузловими
центрами яких є «центри прийняття рішень», тобто окремі керівники чи
державні органи, відповідальні за прийняття остаточного рішення з
конкретного питання. При цьому інформаційні потоки розглядаються лише як
параметри системи, зміна яких дає змогу підвищити ефективність
управління. Кожне рішення у таких мережах оцінюється з точки зору його
внеску в процес досягнення загальних цілей, що поставлені перед системою
управління. Такий підхід до побудови ІСУ вимагає залучення до процесу
створення інформаційних систем управління, крім фахівців з інформаційної
техніки, дослідників операцій, а також системних аналітиків та державних
службовців-управлінців.

При системно-інформаційному підході управлінська система являє собою
сукупність людей, об’єднаних у процесі своєї творчої діяльності певними
загальними цілями. Вивчаються насамперед не інформаційні потоки, а
сукупність результатів дій людей, що створюють систему державного
управління, зіставляють результати з окремими рішеннями й лише від них
переходять до потоків даних, які забезпечують прийняття рішень. На цьому
етапі визначаються потреби в інформаційному забезпеченні прийняття
рішень і виявляються джерела даних. У результаті найбільш раціонально
зв’язуються джерела даних з центрами прийняття рішень [3, с.27].

Наука про управління перебуває в постійному розвитку. Формуються нові
напрями, школи, удосконалюється науковий апарат, змінюються самі
дослідники та їх погляди. На кожному етапі розвитку під впливом
історичних, соціальних і економічних умов формується система управління,
в якій одночасно зосереджується попередній відповідний досвід, який
повільніше або швидше доповнюється  новітніми українськими надбаннями.
Зрештою формується  система управління, в якій управлінські надбання
минулого становлять його найзагальнішу основу, на якій формується
система регулювання, яка відповідає конкретним вимогам сьогодення й
майбутнього. Такий процес відбувається, як правило, неоднозначно,
особливо в умовах докорінних змін у суспільстві.

Будь-яка система організаційного управління, в тому числі
автоматизована, не може працювати без інформації про стан об’єкта, яким
управляють, і зовнішнього середовища, без передачі інформації про
управлінські дії. Визначення оптимальних обсягів інформації, що поступає
в різні органи управління, розподіл потоків інформації в часі і просторі
– необхідна умова ефективного функціонування систем організаційного
управління.

Система управління будь-якого рангу комплексно забезпечує вирішення
завдань перспективного і поточного планування, оперативного управління,
обліку і статистики. Інформація, необхідна для вирішення зазначених
завдань, також являє собою єдиний комплекс, починаючи від вихідних
первинних даних і інформаційних потоків і закінчуючи вихідними
результатами, що визначає відповідний підхід до проектування
інформаційних потоків.

Висновки

Таким чином, під потоком інформації розуміють цілеспрямований рух
інформації від джерела до користувача, який характеризується адресністю,
режимом передачі й відповідним обсягом інформації, що передається.
Оптимізація потоків інформації має на меті запобігти дублюванню
інформації, мінімізувати маршрути її проходження і забезпечити
раціональний обмін інформацією між органами управління.

 

Література

1. Береза А. М. Основи створення інформаційних систем : навч. посібник /
А. М. Береза. – 2-ге вид., перероб. і доп. – К. : КНЕУ, 2001. – 214 с.

2. Варламов А. А. Содержание и методы получения, сбора и хранения
земельно-кадастровой информации / А. А. Варламов, С. А. Кальченко,
Г. В. Ломакин // Прикладная геоэкология, чрезвычайные ситуации,
земельный кадастр и моніторинг : сборник трудов. – М. : Ин-т литосферы
РАН, 1995. – Вып. 1. – С. 81–93.

3. Гордієнко І. В. Інформаційні системи в менеджменті :
навчально-методичний посібник [для самост. вивч дисц.] /
І. В. Гордієнко. – К. : КНЕУ, 1999. – 128 с.

4. Каранфілов М. С. Інформаційні системи в державному менеджменті: навч.
посібник / Микола Сергійович Каранфілов. – Вид. 2-е, без змін. – К. :
КНЕУ, 2006. – 456 с.

5. Мельник А. Ф. Державне управління : навч. посібник / А. Ф. Мельник,
О. Ю. Оболенський, А. Ю. Расіна, Л. Ю. Гордієнко. – К. : Знання, 2004. –
342 с.

Похожие записи