Аналіз інформаційної системи органу державного управління

 

Для проведення аналізу інформаційної системи необхідно визначити основні
фактори, що впливають на ефективність її роботи. Ці фактори можна
класифікувати з використанням ієрархічної системи, в якій вони
представляються на трьох рівнях. Фактори першого рівня – це прості
фактори, які не підлягають подальшому діленню. На другому і третьому
рівнях – складні фактори, що втілюють в собі фактори попередніх рівнів.

Класифікація факторів відбувається за наступною схемою: за основу
класифікації береться ефективність функціонування інформаційної системи
органу державного управління, яка в свою чергу поділяється на фактори
третього рівня, до яких належать людський фактор, технологічний,
технічне забезпечення, інформаційні ресурси, управління і контроль,
середовище. Ці фактори в свою чергу поділені на фактори другого рівня, і
далі – першого.

На рисунку 1 показана ієрархічна модель, яка відображає результати
досліджень інформаційної системи обласної державної адміністрації, і на
якій вказані основні фактори, що впливають на функціонування
інформаційної системи органу державного управління.

Ефективність Фактори 3-го рівня Вага % Фактори 2-го рівня Вага % Фактори
1-го рівня Вага % Загальна

вага %

Ефективність функціонування інформаційної системи 1.Люд-ський фактор 10
1.1.Кваліфікація персоналу 30 1.1.1.Навички роботи з комп’ютером 40 1,2

1.1.2.Система підвищення кваліфікації 60 1,8

1.2. Бар’єри при комунікаціях 30 1.2.1.Неякісний зворотний зв’язок 60
1,8

1.2.2.Семантичні бар’єри 25 0,75

1.2.3.Одержувач інформації не пов’язує інформацію з положенням особи,
яка її посилає 15 0,45

1.3.Неуважність виконавців 40 1.3.1.Втома 20 0,8

1.3.2.Інформаційне перевантаження 30 1,2

1.3.3.Відволікання 50 2

2. Тех.-нологічні фактори 20 2.1.Докумен-тообіг 60 2.1.1.Складність
системи документообігу 60 12

2.2. Дублювання інфор-мації 30 2.2.1.Дублювання при виконанні одного
документа декількома виконавцями одночасно 40 2,4

2.2.2.Дублювання потоків інформації при використанні паперового і
електронного каналів зв’язку 20 1,2

2.2.3.Дублювання інформації в різних документах 40 2,4

2.3. Недоско-налість СУБД 10 2.3.1.Формування звітів 25 0,5

2.3.2.Забезпечення цілісності даних 50 1

2.3.3.Зручність інтерфейсу 25 0,5

3. Тех.-нічне забез-печен-ня 40 3.1. Забезпече-ність ПК 60
3.1.1.Недостатність ПК 60 14,4

3.1.2.Недостатність периферійних пристроїв 40 9,6

3.2. Стан технічного забезпечення 40 3.2.1.Реакція системи 50 8

3.2.2.Можливість збоїв 50 8

4. Ін-форма-ційні ресурси 10 4.1. Неякісна інформація 90 4.1.1.Вхідна
інформація 30 2,7

4.1.2.Оперативні дані 65 5,85

4.1.3.Нерівномірність надходження інформації 5 0,45

4.2.Неякісна внутрішня інформація 5 4.2.1.Невербальні перепони 30 0,15

4.2.2.Невміння слухати 20 0,1

4.2.3.Спрощений погляд на інформацію 50 0,25

4.3.Інформаційний шум 5 4.3.1.Різниця в статусі 30 0,15

4.3.2.Різне сприйняття інформації 20 0,1

4.3.3.Недосконала структура повідомлень 50 0,25

5.Управ-ління і контроль 17 5.1.Недосконалість структури управління 60
5.1.1.Зайва кількість ієрархічних рівнів 30 3,06

5.1.2.Недотримання норм керованості 10 1,02

5.1.3.Нечіткій розподіл обов’язків 60 6,12

5.2.Невчасне виконання документів 40 5.2.1.Організаційні проблеми 95
6,46

5.2.2.Неуважність працівників 5 0,34

6.Сере-довище 3 6.1.Недоско-налість нор-мативного забезпечення 70
6.1.1.Застосування паперових документів 40 0,84

6.1.2.Посадові інструкції 60 1,26

6.2.Соціаль-нопсихологіч-ний клімат 30 6.2.1.Відносини між
співробітниками 30 0,27

6.2.2.Слабі інформаційні потоки 50 0,45

6.2.3.Недосконалість системи збору пропозицій 20 0,18

Рис. 1 Модель аналізу інформаційної системи

Крім самого фактора в моделі надана його вага у відсотках. Вага
визначалася експертними методами з залученням державних службовців, що є
користувачами інформаційної системи обласної державної адміністрації.
Причому сумарна вага факторів, що входять до складу фактора наступного
рівня дорівнює 100%. Перемножуючи ваги кожної гілки класифікаційної
системи в долях між собою отримуємо загальну вагу фактора першого рівня,
яка є ступенем впливу цього фактора серед всіх факторів першого рівня.
При переведенні їх у відсотки (див. рис 1) їх сума дорівнює 100%.

?

¬

¬

???????????????o?опомогою графіка показані накоплені відсотки, які для
всіх факторів у сумі складають 100%. Вага фактора позначається на
вертикальній вісі зліва, а вісь накопичених відсотків – справа.

На рисунку 2 зображені фактори, що впливають на ефективність роботи
інформаційної системи після проведення ранжирування у відсотках. Першими
представлені фактори, які найбільше впливають на функціонування системи,
далі менш впливові, і так по убуванню. Фактори, які по значимості більш
важливі, потребують втручання у першу чергу, а також у першу чергу
необхідно усунути причини, що викликають ці фактори.

 

Рис. 2. Гістограма розподілу ваги впливу факторів на ефективність
інформаційної системи

 

При проведенні АВС-аналізу фактори впливу на роботу системи об’єднуються
в групи.

В групу А попадають фактори, які потребують першочергового втручання для
поліпшення роботи інформаційної системи. В цю групу входять 20%
факторів, що з 38 складає 7,6. Оскільки фактор може розглядатися тільки
в цілому, то до групи А відносимо вісім найсуттєвіших для інформаційної
системи факторів. До них належать: недостатність персональних
комп’ютерів, складність системи документообігу, недостатність
периферійних пристроїв, недостатня реакція системи (швидкодія),
можливість збоїв обладнання, організаційні проблеми при виконанні
документів, нечіткій розподіл обов’язків серед виконавців,
нерівномірність надходження інформації.

У групу В попадають фактори середньої ваги, на які необхідно впливати з
метою удосконалення роботи системи. До них належить 30% після групи А:
зайва кількість ієрархічних рівнів, неякісна вхідна інформація,
дублювання при виконанні одного документа декількома виконавцями
одночасно, дублювання інформації в різних документах, відволікання
виконавців, недосконалість системи підвищення кваліфікації, неякісний
зворотний зв’язок, недосконалість посадових інструкцій, недостатність
навичок роботи з комп’ютером, інформаційне перевантаження
співробітників, дублювання потоків інформації при використанні
паперового і електронного каналів зв’язку

Групу С складають фактори, які не потребують першочергового втручання,
але для приведення системи до стану, який дозволяє ефективно її
використовувати, необхідно впливати і на них. Це: недотримання норм
керованості; недостатнє забезпечення цілісності даних; переважне
застосування паперових документів; втома виконавців; семантичні бар’єри
при комунікаціях; недосконалість СУБД при формуванні звітів; незручність
інтерфейсу; одержувач інформації не пов’язує інформацію з положенням
особи, яка її посилає; нерівномірність надходження інформації; слабі
внутрішні інформаційні потоки; неуважність працівників, проблеми у
відносинах між співробітниками; спрощений погляд на інформацію;
недосконала структура повідомлень; недосконалість системи збору
пропозицій; невербальні перепони при передачі внутрішньої інформації;
інформаційний шум із-за різниці в статусі; інформаційний шум із-за
невміння слухати і різного сприйняття інформації.

 

ВИСНОВКИ

Результати аналізу свідчать, що 20% проблем мають 70,43% впливу на
ефективність інформаційної системи (на графіку це група А), тоді як 30%
проблем групи В – 21.02%. Таким чином, в першу чергу потрібно вирішити
такі найбільш вагомі проблеми: забезпечити комп’ютерною технікою та
допоміжними пристроями спеціалістів у структурних підрозділах; усунути
складність системи документообігу; за рахунок оновлення технічного та
програмного забезпечення підвищити швидкість роботи системи та усунути
можливість збоїв; вирішити організаційні питання при виконанні
контрольних документів; чітко розподілити обов’язки, права і
відповідальність; усунути неузгодженість функціонування локальних
інформаційних систем у місцевих органах та територіальних підрозділах
центральних органів виконавчої влади, які призводять до нерівномірності
надходження інформації в обласну державну адміністрацію. Ці проблеми
вирішуються шляхом перерозподілу повноважень між органами виконавчої
влади і місцевого самоврядування та розвитку процесів інформатизації і
комп’ютеризації в державному управлінні. Реалізація цих заходів буде
ефективною лише за умови їх комплексного впровадження.

 

Література

1.        Інформаційні технології в регіональному управлінні: Навч.
посіб. / Бутко М.П., Бутко І.М., Дітковська М.Ю. та ін. – К.: Знання
України, 2006. – 282 с.

2.        Панчук А.М. Моделювання, інформаційні системи і технології в
державному управлінні: Опорний конспект дистанційного курсу / А.М.
Панчук, Є.О. Ралдулін, І.В. Клименко. – К.: Центр навчальної літератури,
2004. – 154 с.

3.        Сендзюк М.А. Інформаційні системи в державному управлінні:
Навч. Посібник. – К.: КНЕУ, 2004. – 339 с.

4.        Інформаційне забезпечення управлінської діяльності в умовах
інформатизації: Монографія / За ред Р.А. Калюжного та В.О. Шамрая. – К.,
2002. – 296 с.

Похожие записи