Министерство образования и науки Российской Федерации

АЛТАЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

им. И.И.ПОЛЗУНОВА

Кафедра “Информационные системы в экономике”

АВТОМАТИЗАЦИЯ УЧЕТА МАТЕРИАЛА (НА ПРИМЕРЕ ООО “АЗПИ”)

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

К ДИПЛОМНОМУ ПРОЕКТУ

ДП 351400111.04.000П3

Дипломник группы 5ПИЭ-11

Руководитель

проекта доцент, к.т.н.

Нормоконтролер доцент, к.т.н

Барнаул

2007

Реферат

Дипломный проект состоит из введения, трех глав, заключения, приложений и списка литературы. Работа выполнена на 114 страницах машинописного текста, содержит 28 рисунков и 4 таблицы, использовано 31 источников литературы и приложения 1-4.

Во введении обоснована актуальность выбранной темы, сформулированы цель и основные задачи дипломного проектирования, дана общая характеристика проекта.

Цель данного дипломного проекта является разработка автоматизации учета материалов.

Задачи дипломного проекта:

– рассмотреть теоретические основы по учету материалов;

– проанализировать особенности учета материалов в ООО «АЗПИ»;

– исследовать рынок АИС по данной теме и выбрать инструмент для автоматизации учета материалов;

– автоматизировать учет материалов.

Объектом изучения данного дипломного проекта является отдел материально-технического снабжения ООО «АЗПИ».

В первой главе анализируются теоретические основы учета материалов, дефинируются понятия материально-производственных запасов, номенклатуры, себестоимости и др.; анализируется документооборот, сопровождающий движение материалов при транспортировке и во время нахождения их на складе.

Вторая глава содержит комплексное описание предприятия ООО «АЗПИ». Здесь приведены общие сведения о предприятии, организационной структуре, документообороте, а также описаны ключевые бизнес-процессы и т.д.

Третья 3 глава, посвященная разработке авторской АИС на базе MS Access.

Разработку данной системы предваряет подробный анализ АИС, представленных на современном рынке информационных технологий. Так же засчитана экономическая эффективность.

Содержание

Введение

1. Теоретические основы по учету материалов

1.1 Понятие материально-производственных запасов и организация их учета

1.2 Организация учета материалов, их себестоимость и оценка в текущем учете

1.3 Документация по учету движения материалов

1.4 Учет материалов на складах

2. Комплексное описание предприятия ООО «АЗПИ» как объекта исследования

2.1 Общие сведения о предприятии

2.2 Организационная структура и функции подразделений организационной структуры

2.3 Документооборот в ООО «АЗПИ»

2.4 Описание ключевых бизнес-процессов предприятия по учету материалов

2.5 Функциональная и организационная структуры подсистемы

2.6 Предпосылки автоматизации учета материалов

2.6.1 Постановка проблемы

2.6.2 Цели и принципы разработки подсистемы

2.6.3 Характеристика перечня задач подсистемы УМТС

2.6.4 Информационная модель подсистемы

2.6.5 Алгоритм решения задачи

2.6.6 Изучение рынка АИС

2.6.7 Обоснование выбора АИС комплексной автоматизации

2.6.8 Техническое задание на создание автоматизированной системы

2.6.9 Технический проект

3. Реализация ИС «Учет материалов»

3.1 Руководство пользователя

3.2 Показатели экономической эффективности

3.3 Расчет показателей экономической эффективности проекта

Заключение

Список литературы

Приложение А

Приложение Б

Приложение В

Приложение Г

Введение

Проблема учета товарно-материальных запасов является актуальной, так как в настоящее время производственные запасы составляют значительную часть стоимости имущества предприятия, а затраты материальных ресурсов в некоторых отраслях доходят до 90% и более в себестоимости продукции. Также производственные запасы (сырье, материалы, топливо и другие), являясь предметами труда, обеспечивают вместе со средствами труда и рабочей силой производственный процесс предприятия. Производственные запасы целиком потребляются в каждом производственном цикле и полностью переносят свою стоимость на стоимость производимой продукции.

Учет товарно-материальных запасов организуется в соответствии со стандартом бухгалтерского учета №7. Данные бухгалтерского учета должны содержать информацию для изыскания резервов снижения себестоимости продукции в части рационального использования материалов, снижения норм расхода, обеспечения надлежащего хранения материалов, их сохранности. Автоматизация учета материалов предприятия позволит более точно и эффективно вести учет материалов получать оперативную, достоверную, информацию о движении, наличии и остатках материальных ценностей

Объектом изучения данного дипломного проекта является отдел материально-технического снабжения ООО «АЗПИ».

Предмет данной работы состоит в создании автоматизированной системы учета материалов на ООО «АЗПИ».

Целью данного дипломного проекта является разработка автоматизации учета материалов на основании анализа существующих на сегодняшний день систем ведения учета материалов с применением СУБД Access. Для достижения поставленной цели необходимо решение следующих задач:

– рассмотреть теоретические основы по учету материалов;

– проанализировать особенности учета материалов в ООО «АЗПИ»;

– исследовать рынок АИС по данной теме и выбрать инструмент для автоматизации учета материалов;

– автоматизировать учет материалов.

В процессе написания данного дипломного проекта были использованы учебники и учебные пособия по теории учета и управлению материалами, открытые публикации Интернет-сайтов, а так же материалы, собранные в период прохождения преддипломной практики. В настоящее время существуют разнообразные автоматизированные информационные системы (АИС), решающие проблему учета материалов. В данном дипломном проекте проанализированы четыре из существующих на рынке систем учета материалов. Эти системы наиболее часто упоминаются в современной литературе и представляют собой хорошую базу для моделирования собственной системы на их основе.

1. Теоретические основы по учету материалов

1.1 Понятие материально-производственных запасов и организация их учета

Для осуществления основной деятельности, помимо помещения и оборудования и других основных средств, предприятию необходимо иметь определенные производственные запасы.

К материально-производственным запасам относят сырье, материалы, топливо и др., которые являются предметами труда и обеспечивают вместе со средствами труда и рабочей силой производственный процесс предприятия. В этом процессе они используются однократно, а их себестоимость полностью передается на вновь созданный продукт.

В процессе производства материалы используются различным образом. Одни из них полностью потребляются в производственном процессе (сырье и материалы), другие изменяют только свою форму (смазочные материалы, краски), третьи входят в изделия без каких-либо внешних изменений (запасные части), четвертые только способствуют изготовлению изделий.

К производственным запасам относятся:

– сырье и основные материалы;

– вспомогательные материалы;

– покупные полуфабрикаты;

– возвратные отходы;

– топливо;

– тара и тарные материалы;

– запасные части.

Сырье и основные материалы — это те предметы, из которых изготавливают продукт.

Вспомогательными называют материалы, которые используют для воздействия на сырье и основные материалы, для придания продукции определенных потребительских свойств или для обслуживания и ухода за орудиями труда (смазочные материалы).

Покупные полуфабрикаты – это сырье и материалы, прошедшие определенные стадии обработки, но не являющиеся еще готовой продукцией, которые приобретаются у других предприятий и организаций. Их роль в производственном процессе идентична роли сырья и основных материалов.

Возвратные отходы производства представляют собой остатки сырья и материалов, образовавшиеся в процессе их переработки в готовую продукцию и утратившие полностью или частично потребительские свойства исходного сырья и материалов (опилки, стружка и т.п.).

Топливо подразделяется на технологическое (для технологических целей), двигательное (горючее) и хозяйственное (для отопления).

Тара и тарные материалы – это предметы, используемые для упаковки и транспортировки, хранения различных материалов и продукции (ящики, коробки, ячейки).

Запасные части служат для замены износившихся деталей машин и механизмов.

Кроме того, материалы классифицируют по техническим свойствам и делят на группы: черные и цветные металлы, прокат, трубы и др.

Указанные классификации производственных запасов используют для построения синтетического и аналитического учета, а также составления государственного статистического наблюдения (отчета) об остатках, поступлении и расходе сырья и материалов в производственно-эксплутационной деятельности.

Учет производственных запасов регламентируется Положением о бухгалтерском учете материально-производственных запасов, утвержденным приказом Минфина РФ от 09.06.01 №44н [1].

Для успешного выполнения задач, стоящих перед бухгалтерским учетом материалов, необходимо:

– иметь номенклатуру-ценник;

– установить четкую систему документации и документооборота;

– проводить в установленном порядке инвентаризацию и контрольные выборочные проверки остатков материалов, своевременно отражать в учете их результаты.

Внутри каждой из перечисленных групп производственные запасы подразделяют на виды, сорта, марки, типоразмеры.

Для правильной организации учета материалов на предприятиях разрабатывается номенклатура-ценник.

Под номенклатурой понимают систематизированный перечень наименований материалов, полуфабрикатов, запасных частей, топлива и других материальных ценностей, используемых на данном предприятии. Номенклатура материальных ценностей должна содержать следующие данные о каждом материале: технически правильное наименование (в соответствии с общероссийскими стандартами ГОСТ); полную характеристику (марка, сорт, размер, единица измерения и пр.); номенклатурный номер – условное обозначение, заменяющее по существу перечисленные признаки [2]. Если же в номенклатуре указана учетная цена каждого вида материалов, то она называется номенклатурой-ценником.

Впоследствии при выписке каждого документа по движению материалов в нем указывается не только наименование материала, но и его номенклатурный номер, что позволяет избежать ошибок при записях в складском и бухгалтерском учете материалов.

1.2 Организация учета материалов, их себестоимость и оценка в текущем учете

Основными задачами учета материалов являются: контроль за сохранностью материальных ресурсов, соответствием складских запасов нормативам; контроль за выполнением планов снабжения материалами; выявление фактических затрат, связанных с заготовкой материалов; контроль за соблюдением норм производственного потребления; правильное распределение стоимости израсходованных в производстве материалов по объектам калькуляции; рациональная оценка материалов.

Для успешного выполнения задач, стоящих перед бухгалтерским учетом материалов, необходимо:

– иметь номенклатуру-ценник;

– установить четкую систему документации и документооборота;

– проводить в установленном порядке инвентаризацию и контрольные выборочные проверки остатков материалов, своевременно отражать в учете их результаты;

– шире внедрять современные средства автоматизации учета.

Для правильной организации учета материалов на предприятиях разрабатывается номенклатура-ценник. Как уже говорилось, номенклатура включает в себя технически правильное наименование, полную характеристику, номенклатурный номер материала. Наиболее часто используются цифровая номенклатура материалов и номенклатура-ценник.

На каждом документе по движению материалов должно быть указано не только наименование материала, но и его номенклатурный номер. Номенклатура материалов позволяет не допускать ошибок при заполнении приходных и расходных документов и при записях в складском и бухгалтерском учете материалов.

Большое значение в учете имеет оценка материалов, которая может быть оптовой, договорной, плановой и фактической.

Оптовые цены устанавливаются централизованно, утверждаются правительством и используются в виде отпускных, продажных цен при расчетах между предприятием-поставщиком и предприятием – покупателем. Изменяются они только по решению правительства. Договорные цены устанавливаются при заключении договоров – поставок.

Плановая себестоимость (цена) материалов разрабатывается предприятием и в ее состав включаются: оптовая цена, или договорная. Провозная цена (железнодорожный тариф), расходы по разгрузке и доставке материалов на склады предприятий, расходы по содержанию специальных заготовительных контор и складов в местах заготовок, командировочные расходы, непосредственно связанные с заготовлением материалов. Плановая себестоимость действует на предприятиях длительное время и меняется при изменении поставщиков, оптовых цен и тарифов за перевозку.

Фактическая себестоимость рассчитывается бухгалтерией предприятия ежемесячно на основе оптовой цены материалов, фактически израсходованных средств на провозную плату (железнодорожный тариф), фактически произведенных расходов по разгрузке и доставке материалов на склады предприятия, фактически произведенных расходов на содержание специальных заготовительных контор в местах заготовки, суммы потерь от недостачи сырья и материалов в пути в пределах норм естественной убыли; фактически произведенных расходов на командировки по непосредственному заготовлению материалов.

Расходы на содержание отдела снабжения и заводских складов в себестоимость материалов не включаются. Их относят на общезаводские (общехозяйственные) расходы предприятия.

Для упрощения планирования и учета материалов в денежном выражении расходы, включаемые в их себестоимость, делят на две статьи (части): стоимость материалов по оптовым ценам и транспортно-заготовительные расходы.

Фактическую себестоимость материалов можно рассчитать только по окончании месяца, когда бухгалтерия будет иметь слагаемые этой себестоимости (платежные требования поставщиков материалов, платежные требования за перевозку, за погрузочно-разгрузочные работы и прочие расходы). Движение же материалов происходит на предприятиях ежедневно, и документы на приход и расход материалов должны оформляться своевременно, по мере совершения операций и находить отражение в учете. Поэтому появляется необходимость использовать в текущем учете твердые, заранее установленные цены, называемые учетными. Ими могут быть оптовые или плановые цены.

В случае использования в текущем учете оптовых цен по окончании месяца рассчитываются суммы и процент транспортно заготовительных расходов для доведения их до фактической себестоимости.

При использовании плановых цен ежемесячно рассчитываются суммы и проценты отклонений фактической себестоимости от плановой (экономия или перерасход). Этот показатель предоставляет возможность дать оценку процессу заготовления материалов. Транспортно-заготовительные расходы или отклонения от плановых цен рассчитываются не по каждому номенклатурному номеру материалов, а по группам материалов (основные материалы, вспомогательные материалы, покупные полуфабрикаты, топливо и т.д.). За основу расчета берутся остатки материалов на начало месяца и их поступление за отчетный месяц.

1.3 Документация по учету движения материалов

Для учета движения материалов применяется типовая учетная документация, отвечающая требованиям основных положений по учету материалов и приспособленная для автоматизированной обработки информации. Количество экземпляров выписываемых документов и их документооборот устанавливаются в зависимости от характера предприятий, особенностей организации производства, материально-технического снабжения и от системы организации учета. Количество экземпляров должно быть минимальным: при использовании ЭВМ – один экземпляр, а при ручной обработке – не более двух.

Поступление материалов на предприятие контролирует в первую очередь отдел снабжения, который следит за выполнением поставщиками договорных обязательств, предъявляет им претензии по качеству и недостачам материалов, разыскивает грузы, если они своевременно не прибыли на предприятие.

Материалы на склад от местных и иногородних поставщиков доставляет экспедитор отдела снабжения. Принимая грузы от транспортных организаций (железной дороги, пристани), экспедитор особое внимание уделяет состоянию тары, пломб, а в случае их повреждений требует проверки и сдачи груза. Если обнаружится недостача или порча груза, составляется коммерческий акт на право предъявления претензий к транспортной организации или к поставщику.

В момент сдачи экспедитором материалов на склад материально ответственное лицо (заведующий складом, кладовщик) проверяет соответствие количества, качества и ассортимента поступивших материалов документам поставщика. Одни из них отражают количество отправленного груза (спецификации, отвесы, накладные), другие – качество (сертификаты, удостоверения и т.п.). При соответствии показателей документов фактическому наличию материально ответственное лицо выписывает приходный ордер.

Различают документы однострочные, выписанные на отдельную номенклатурную позицию материалов, и многострочные – на несколько номенклатурных позиций материалов одновременно.

В условиях ручной обработки рекомендуется применять однострочные документы, при автоматизации – многострочные. Приходные ордера необходимы для количественно-суммового учета материалов, поступающих на предприятие от поставщиков или из переработки.

Для сокращения количества первичных документов разрешается и бездокументное оформление поступивших материалов. Если расхождений ни в количестве, ни в качестве прибывшего груза с документами поставщика нет, то на документах поставщика (платежных требованиях) проставляется и заполняется специальный штамп с основными реквизитами приходного ордера.

В случае централизованной доставки материалов автотранспортом со склада поставщик выписывает товарно-транспортную накладную:

– покупателю – для оприходования материалов вместо приходного ордера;

– поставщику – для списания ценностей;

– для начисления заработной платы водителям автотранспорта;

– для предъявления в банк на оплату.

Акт о приемке материалов применяется для оформления поступивших материальных ценностей без платежных документов и в случае расхождений (количественных и качественных) с данными сопроводительных документов. Акт составляется комиссией с обязательным участием представителя поставщика или представителя незаинтересованной организации, заведующего складом и представителя отдела снабжения предприятия. Комиссия назначается руководителем предприятия. Составляется акт в двух экземплярах: первый – передается в бухгалтерию предприятия как основание для бухгалтерских записей на счетах и расчета сумм недостач или излишков; второй – поступает в отдел снабжения для предъявления претензий поставщику или сообщения ему о представлении платежного требования на излишки. Наличие акта исключает выписку приходного ордера.

Приходные документы составляются в день поступления материалов. Приходные ордера, накладные и акты содержат основные реквизиты: наименование поставщика, наименование материалов, их сорт, размер, количество, цену, сумму, подписи лиц, принявших и сдавших материалы.

Обособленно хранятся на складах материалы, подлежащие лабораторному анализу и техническому осмотру, а также материалы, принятые на ответственное хранение. Приходные ордера на них не выписываются, расходовать их не разрешается до выявления результатов анализа. Их учет организуется в специальной книге. Вначале регистрируют поступившие материалы, находящиеся на лабораторном исследовании, а затем материалы, принятые на ответственное хранение.

Кроме перечисленных документов, составляются накладные при внутреннем перемещении материалов со склада на склад или при сдаче цехами на склад неиспользованных сэкономленных материалов или ценных отходов производства, отходов от брака продукции, от ликвидации основных средств, от выбытия из эксплуатации малоценных и быстроизнашивающихся предметов. Материально ответственные лица, сдающие материалы, выписывают накладные в двух экземплярах: один цеху для списания материалов, другой складу – для их оприходования.

Расходные документы отражают отпуск материалов на производственные нужды (изготовление продукции), на хозяйственные нужды (содержание зданий, ремонтные работы), реализацию на сторону излишних, не используемых в хозяйственной деятельности предприятия материалов. К ним относятся: лимитно-заборные карты, требования, накладные.

Лимитно-заборная карта выписывается отделом снабжения на одну или несколько позиций (видов материалов), относящихся к определенному коду производственных затрат (заказу). Расчет потребности необходимого объема и вида материальных ценностей цеху для выполнения производственной программы осуществляет планово-производственный отдел. Лимит расходования и отпуска материалов при этом сокращается на количество ценностей данного вида оставшихся в цехах на начало месяца. Выписываются карты в двух экземплярах: один – цеху, другой – складу. При отпуске ценностей со склада кладовщик расписывается в лимитно-заборной карте цеха, а представитель получателя – в лимитно-заборной карте склада. В обеих картах после каждого отпуска выводится остаток неиспользованного лимита. По использовании лимита и по окончании месяца лимитно-заборные карты сдаются в бухгалтерию предприятия. На основании их оформляется отпуск материалов и осуществляется текущий контроль за соблюдением установленных лимитов их отпуска на производственные нужды.

По лимитно-заборной карте ведется также учет материалов, не использованных в производстве (возврат). При этом никаких дополнительных документов не составляется.

В целях сокращения количества лимитно-заборных карт возможно применение поквартальных карт с отрывными месячными талонами. Если лимитно-заборные карты используются при постоянном, систематическом отпуске материалов, то для оформления однократного их отпуска на хозяйственные и прочие нужды применяется требование. Выписывается требование в двух экземплярах цехами, отделами, потребителями материалов: один – остается у получателя с распиской материально ответственного лица склада, второй – у заведующего складом (кладовщика) с распиской получателя.

Всякий сверхлимитный отпуск материалов на производство (возмещение брака, перерасход, перевыполнение производственной программы) или замена материалов оформляются выпиской специального требования с отметкой в нем кода причины и виновника перерасхода. Отпуск в этих случаях допускается только с разрешения директора предприятия, или главного инженера, или лиц, ими уполномоченных.

Накладные применяются для учета и оформления отпуска материалов на сторону или хозяйствам своего предприятия, расположенным за пределами его территории. Выписываются они отделом сбыта в трех экземплярах на основании нарядов или договоров. При перевозке автотранспортом материалов, отпущенных на сторону, выписывается товарно-транспортная накладная.

1.4 Учет материалов на складах

Для хранения материальных запасов в организациях создаются:

– центральные (базисные) склады, которые находятся в ведении непосредственно руководителя организации или службы (отдела) снабжения и сбыта. Центральные склады, как правило, должны быть специализированными, особенно в случаях, когда в организации имеются материалы, требующие разных режимов хранения. Для хранения готовой продукции создаются, как правило, отдельные склады;

– склады (кладовые) цехов, филиалов и других подразделений организации.

Не должно допускаться создание излишних промежуточных складов и кладовых, а также перемещение материальных запасов с одних складов в другие.

Каждому складу приказом по организации присваивается постоянный номер, который указывается на всех документах, относящихся к операциям данного склада.

Склады (кладовые) должны быть обеспечены исправными весами, другими необходимыми измерительными приборами, мерной тарой и противопожарным оборудованием. Измерительные приборы должны периодически проверяться (переосвидетельствоваться) и осуществляться их клеймение.

Для материалов открытого хранения оборудуются специально приспособленные площадки.

На складах (кладовых) материальные запасы размещаются по секциям, а внутри них – по группам, типом и сортам, размерам. На стеллажах, полках, ячейках, в ящиках, контейнерах, мешках и другой таре и в штабелях.

Размещение материальных запасов должно обеспечивать их надлежащее хранение, быстрое отыскание, отпуск и проверку наличия.

К месту хранения материальных запасов, как правило, прикрепляется ярлык, а на ячейках (ящиках) делаются надписи (например, на приклеенных листках бумаги или бирках) с указанием наименования материала, его отличительных признаков (марка, артикул, размер, сорт и т.п.), номенклатурного номера, единицы измерения и цены.

На складах (в кладовых) должны соблюдаться соответствующие режимы хранения материальных запасов (температурно-влажностные и другие), с тем, чтобы не допускать их порчу и потерю необходимых физико-химических и других свойств.

Прием, хранение, отпуск и учет материальных запасов по каждому складу возлагаются на соответствующие должностные лица (заведующий складом, кладовщик и др.), которые несут ответственность за правильный прием, отпуск, учет и сохранность вверенных им запасов, а также за правильное и своевременное оформление операций по приему и отпуску. С указанными должностными лицами заключаются договора о полной материальной ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Если в штате организации, подразделения отсутствует должность заведующего складом (кладовщика), то его обязанности могут быть возложены на другого работника организации с обязательным заключением с ним договора о полной материальной ответственности.

Прием на работу и увольнение заведующих складами, кладовщиков и других материально ответственных лиц осуществляются по согласованию с главным бухгалтером организации.

Заведующий складом, кладовщик и другие материально ответственные лица могут освобождаться от занимаемых должностей только после сплошной инвентаризации числящихся за ними товарно-материальных запасов и передачи их другому материально ответственному лицу по акту. Акт приема-передачи визируется главным бухгалтером (или уполномоченным им лицом) и утверждается руководителем организации (или уполномоченным им лицом), а по складам (кладовым и другим местам хранения) подразделений – руководителем соответствующего цеха (подразделения).

Распоряжения (указания) главного бухгалтера организации в части учета материальных запасов, оформления и представления учетных документов и отчетности (сведений) обязательны для заведующих складами, кладовщиков, экспедиторов и других материально ответственных и должностных лиц, а также ее работников.

Учет материальных запасов (т.е. материалов, тары, товаров, основных средств, готовой продукции и др.) находящихся на хранении в складах (кладовых) организации и подразделений. Ведется на карточках складского учета по каждому наименованию, сорту, артикулу, марке, размеру и другим отличительным признакам материальных ценностей (сортовой учет). При автоматизации учетных работ указанная выше информация формируется на магнитных (электронных) носителях средств вычислительной техники.

На складах ведется количественный сортовой учет материальных запасов в установленных единицах измерения, с указанием цены и количества.

Учет измерительных приборов и приспособлений, мерной тары, а также основных средств, находящихся на складах (в кладовых) в эксплуатации (т.е. используемых по прямому назначению, а не на хранении), ведется в том же порядке, что и учет соответствующих ценностей в других подразделениях организации.

Карточки складского учета открываются на календарный год службой снабжения (снабженческо-сбытовой) организации. При этом заполняются реквизиты, предусмотренные в карточках: номер склада, полное наименование материальных ценностей, сорт, артикул, марка, размер, номенклатурный номер, единица измерения, учетная цена, год и другие реквизиты.

На каждый номенклатурный номер материала открывается отдельная карточка.

Карточки складского учета регистрируются бухгалтерской службой организации в специальном реестре (книге), а при механизированной обработке – на соответствующем машинном носителе. При регистрации на карточке ставится номер карточки и виза работника бухгалтерской службы или специалиста, осуществляющего бухгалтерскую функцию в организации.

Карточки выдаются заведующему складом (кладовщику) под расписку в реестре.

В полученных карточках складского учета заведующий складом (кладовщик) заполняет реквизиты, характеризующие места хранения материальных ценностей (стеллаж, полка, ячейка и т.п.).

Учетные цены материальных запасов, хранящихся на складах (в кладовых) организации и подразделений, проставляются на карточках складского учета организации.

В случаях изменения учетных цен на карточках делаются дополнительные записи об этом, т.е. указывается новая цена и с какого времени она действует.

В случае применения организацией в качестве учетной цены цен поставщиков или фактической себестоимости материалов:

– открывается новая карточка складского учета при каждом изменении цены;

– учет ведется на одной и той же карточке независимо от изменения цены. В этом случае в карточках по строке «Цена» указывается «Цена поставщика» или «Фактическая себестоимость». Новая цена записывается по каждой операции.

Если в бухгалтерской службе учет материалов ведется по сальдовому методу, карточки заполняются по форме оборотной ведомости, с указанием по каждой операции по приходу и расходу цены, количества и суммы, остатки выводятся соответственно по количеству и сумме. Записи сумм в карточках, как правило, производит работник бухгалтерской службы. Решением руководителя организации по представлению главного бухгалтера эта работа может быть возложена на лицо, ведущее учет на карточках складского учета.

Учет движения материальных запасов (приход, расход, остаток) на складе (в кладовой) ведется непосредственно материально ответственным лицом (заведующим складом, кладовщиком и др.). В отдельных случаях допускается возлагать ведение карточек складского учета на операторов с разрешения главного бухгалтера и с согласия материально ответственного лица.

После полного заполнения карточки для последующих записей движения материальных запасов открывается второй лист той же карточки и последующие листы. Листы карточки нумеруются и брошюруются (скрепляются).

Второй и последующие листы карточки визируются работником бухгалтерской службы при очередной проверке.

При автоматизации (механизации) учета движения материальных запасов указанные в настоящем пункте формы учетной документации и накопительные регистры оперативного учета могут быть представлены на магнитных (электронных) носителях средств вычислительной техники.

На основании оформленных в установленном порядке и исполненных первичных документов (приходных ордеров, требований, накладных, товарно-транспортных накладных, других приходных и расходных документов) заведующий складом (кладовщик) делает записи в карточках складского учета с указанием даты совершения операции, наименования и номера документа и краткого содержания операции (от кого получено, кому отпущено, для какой цели).

В карточках каждая операция, отраженная в том или ином первичном документе, записывается отдельно. При совершении в один день нескольких одинаковых (однородных) операций (по нескольким документам) может быть сделана одна запись с отражением общего количества по этим документам. В этом случае в содержании такой записи перечисляются номера всех таких документов или составляется их реестр.

Записи в карточках складского учета делаются в день совершения операций и ежедневно выводятся остатки (при наличии операций).

Разноска из лимитно-заборных карт в карточки складского учета данных об отпуске материалов может производиться по мере закрытия карт, но не позднее последнего числа месяца.

В конце месяца в карточках выводятся итоги оборотов по приходу и расходу и остаток.

Работники бухгалтерской службы организации, ведущие учет материальных запасов, обязаны систематически, в установленные организацией сроки, но не реже одного раза в месяц, осуществлять непосредственно на складах (в кладовых) в присутствии заведующего складом (кладовщика) проверку своевременности и правильности оформления первичных документов. По складским операциям, записей (разносок) операций в карточках складского учета, а также полноты и своевременности сдачи исполненных документов в бухгалтерскую службу организации.

При ведении в бухгалтерской службе сальдового метода учета материалов работник бухгалтерской службы сверяет все записи в карточках складского учета с первичными документами и подтверждает своей подписью правильность выведения остатков в карточках. Сверка карточек с документами и подтверждение операций подписью проверяющего может производиться также в случаях, когда в бухгалтерской службе учет материалов ведется с использованием оборотных ведомостей.

При ведении карточек учета в бухгалтерской службе организации (первый вариант оборотного метода) сверяются карточки бухгалтерской службы со складскими карточками.

Материально ответственные лица обязаны по требованию проверяющего работника бухгалтерской службы предъявлять для проверки наличия материальные ценности.

Периодически в сроки, установленные в организации графиком документооборота. Заведующие (кладовщики) складами обязаны сдавать, а работники бухгалтерской службы или иного подразделения организации (например, вычислительного центра) – принимать от них все первичные учетные документы прошедшие (исполненные) по складам (кладовым) за соответствующий период.

Прием-сдача первичных учетных документов оформляется, как правило, составлением реестра, на котором работник бухгалтерской службы или иного подразделения организации расписывается в получении документов.

Сдача складом лимитно-заборных карт производится после использования лимита. В начале месяца должны быть сданы все карты за прошлый месяц независимо от использования лимита. Если лимитно-заборная карта была выдана на квартал, она сдается в начале следующего квартала, а в начале второго и третьего месяцев текущего квартала сдаются месячные талоны от квартальных карт, если талоны оформлялись.

До сдачи лимитно-заборных карт их данные выверяются с цеховыми экземплярами карт (при ведении карт в двух экземплярах). Выверка подтверждается подписями заведующего складом (кладовщика) и ответственного работника подразделения организации, получавшего материалы.

О результатах произведенных на складах (в кладовых) проверок и выявленных недостатках и нарушениях, а также принятых мерах работники бухгалтерской службы, проводившие проверки, докладывают главному бухгалтеру организации.

Если при выборочной проверке склада (кладовой) были выявлены недостачи, порча, излишки, они оформляются актом, на основании которого излишки приходуются, а недостачи и потери от порчи списываются с одновременным учетом их стоимости по счету «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Главный бухгалтер организации по результатам проверок обязан информировать руководителя организации о выявленных недостатках и нарушениях

При оформлении отпуска материалов подписями получателей непосредственно в карточках складского учета, без оформления расходных документов, карточки складского учета в конце каждого месяца передаются в бухгалтерскую службу или иное подразделение организации по реестру и после обработки (составления соответствующих учетных регистров) возвращаются на склад.

При использовании средств вычислительной техники карточки передаются на вычислительный центр и после ввода данных возвращаются на склад.

Если склады (кладовые) отдельных подразделений организации (филиалов, производств, цехов, подсобных хозяйств и т.д.) расположены от бухгалтерской службы организации на отдаленном расстоянии, прием первичных учетных документов и проверка могут осуществляться непосредственно в бухгалтерской службе организации или ином подразделении организации (например, вычислительный центр). В этом случае первичные учетные документы в установленные сроки представляются (передаются, пересылаются) в соответствующие подразделения организации с реестром сдачи документов, в котором указываются номера и наименования сдаваемых документов.

Кроме того, заведующий складом (кладовщик) представляет в указанное подразделение организации в те же сроки ведомость остатков материалов на конец отчетного месяца или квартала. Форма ведомости остатков материалов, порядок ее составления и периодичность представления устанавливаются решением руководителя организации по представлению главного бухгалтера.

Работник бухгалтерской службы должен в отдаленно расположенных складах (кладовых) производить проверки в сроки, установленные главным бухгалтером.

По истечении календарного года на карточках складского учета выводятся остатки на 1 января следующего года. Которые переносятся во вновь открытые карточки на следующий год, а карточки истекшего года закрываются (в них делаются отметки: «остаток перенесен в карточку 200_ года N…»), брошюруются (подшиваются) и сдаются в архив организации.

По указанию руководителя службы снабжения (снабжения и сбыта) и разрешения главного бухгалтера карточки складского учета могут вестись (продолжаться) и в следующем календарном году. В необходимых случаях новые карточки могут закрываться и открываться в середине года.

На складах (в кладовых) вместо карточек складского учета допускается ведение учета в книгах складского учета.

В книгах складского учета на каждый номенклатурный номер открывается лицевой счет. Лицевые счета нумеруются в том же порядке, что и карточки. Для каждого лицевого счета выделяется страница (лист) или необходимое количество листов. В каждом лицевом счете предусматриваются и заполняются реквизиты, указанные в карточках складского учета.

В начале или в конце книги помещается оглавление лицевых счетов с указанием номеров лицевых счетов, наименований материальных ценностей с их отличительными признаками и количества листов в книге.

Книги складского учета должны быть пронумерованы и прошнурованы. Количество листов в книге заверяется подписью главного бухгалтера или лица, им уполномоченного, и печатью.

Книги складского учета регистрируются в бухгалтерской службе организации, о чем делается запись в книге с указанием номера по реестру.

Организацией может быть установлен иной порядок оформления книг складского учета.

Складской учет материальных запасов может вестись при помощи средств вычислительной техники. В этом случае оператором (кладовщиком) вводится информация (реквизиты), предусмотренная в карточках складского учета, и данные первичных учетных документов непосредственно в средства вычислительной техники.

За определенные промежутки времени, но не реже одного раза в месяц, составляется оборотная ведомость (табуляграмма) по движению материальных ценностей, в которой отражаются:

– номера лицевых счетов;

– номенклатурные номера (если они имеются);

– наименования материальных ценностей и их отличительные признаки;

– единица измерения;

– цена;

– остаток на начало отчетного периода;

– приход за отчетный период;

– расход за отчетный период;

– остаток на конец отчетного периода.

В графах «приход за отчетный период» и «расход за отчетный период» отражаются операции, а также итоги по приходу и расходу. В оборотной ведомости в указанных графах могут отражаться только итоговые данные по приходу и расходу. В этом случае при необходимости делаются отдельные табуляграммы (распечатки) оборотов по каждому номенклатурному номеру с указанием каждой операции по приходу и расходу.

Кроме того, при необходимости отдельно могут составляться сальдовые ведомости с указанием остатков материальных запасов на определенные даты (т.е. без указания оборотов).

При ведении складского учета механизированным способом карточки складского учета могут не вестись.

При механизированной обработке операций бухгалтерской службой должен осуществляться надлежащий контроль за движением материальных ценностей, предусмотренный в настоящем разделе.

При небольшой номенклатуре материалов и небольших оборотах разрешается на всех или на отдельных складах (кладовых) организации и подразделений вместо карточек (книг) складского учета вести месячные материальные отчеты.

В месячном материальном отчете отражаются данные (реквизиты), которые имеются в карточках складского учета, остаток материалов на начало месяца, приход и расход за месяц и остаток на конец месяца. При этом для записи операций по приходу и по расходу могут отводиться несколько граф. В том числе для отражения сведений о поступлении материалов (от поставщиков, от других складов и подразделений организации и т.д.), отпуск (производственным подразделениям, обслуживающим производствам и хозяйствам, для продажи и т.д.) и (или) для каких целей.

В месячных материальных отчетах обычно отражают материалы, по которым имелось движение (приход или расход) в данном месяце. В этом случае на начало каждого квартала составляется сальдовая ведомость по всей номенклатуре материалов данного склада (кладовой).

В материальных отчетах указывается также сумма (по приходу, расходу и остаткам) материальных ценностей. Сумма заполняется (таксировка) бухгалтерской службой организации, или специалистом, осуществляющим бухгалтерскую функцию, или заведующим складом (кладовщиком).

Материальные отчеты с приложением всех первичных документов представляются в бухгалтерскую службу организации в установленные в организации сроки. Перечень складов (кладовых), на которых ведутся месячные материальные отчеты, форма отчета, порядок его составления, представления и проверки определяются решением руководителя организации по представлению главного бухгалтера.

В организациях, имеющих службу внутреннего аудита, функции по контролю движения материальных ценностей на складах организации и других местах хранения или часть этих функций может выполняться указанной службой. По решению руководителя организации указанная работа может осуществляться и аудиторской организацией в процессе оказания ею аудиторских услуг.

2. Комплексное описание предприятия как объекта автоматизации

2.1 Общие сведения о предприятии

Автоматизируемым объектом данного проекта является ООО «АЗПИ». Данное предприятие расположено в городе Барнауле по адресу: пр. Космонавтов, 6/2.

Организационно-правовой формой предприятия является общество с ограниченной ответственностью.

Алтайский завод прецизионных изделий – ведущий российский производитель распылителей и форсунок для дизельных двигателей. Высокоточное оборудование, оригинальная технология, эффективная система качества продукции и квалифицированная работа персонала позволили заводу заработать хорошую репутацию на внутреннем и зарубежном рынке.
Продукция предприятия поставляется ряду фирм США, Германии, Китая, Египта.

В настоящее время завод изготавливает распылители и форсунки ко всем автомобильным, тракторным, комбайновым и другим дизельным двигателям, производимым в России и странах СНГ (приложение Б).

Отгрузка продукции производится различными способами:

– Ж/Д Транспорт (почтово-багажные/контейнер);

– авиа;

– почта (бандероль/посылка);

– таможенные оформления грузов;

– другие компании.

К основным потребителям продукции АЗПИ относятся такие предприятия как ОАО «Алтай-дизель» (г. Барнаул), АМО «ЗиЛ» (г. Москва), «Уральский автомоторный завод» (г. Новоуральск), ОАО «ЯЗТА» (г. Ярославль), ПО «Минский моторный завод» (Беларусь). Заводом успешно ведутся разработки для «КамАЗ» и Ярославского завода «Автодизель» (форсунки EURO 2-4). На мировом рынке клиентами ООО «АЗПИ» являются американские компании «AMBAC International» (потребитель малогабаритных распылителей) и «Hercules Engines Co» (поставляются форсунки с малогабаритным распылителем).

Мощность (штук в год) выпускаемой продукции составляет:

2.2 Организационная структура и функции подразделений организационной структуры

Основной задачей в управлении экономикой предприятия является увеличение производства, повышение качества продукции, производительности труда, экономической эффективности производства. Для этого требуется рационально и эффективно использовать средства производства, а также трудовые ресурсы. Большое значение в решении указанных вопросов принадлежит экономически обоснованной структуре управления, участие квалифицированных специалистов в организации не только технологических, но и производственных процессов.

В рамках системы управления в организации ООО «АЗПИ» решаются следующие основные задачи:

– руководство предприятия обеспечивается информацией необходимой для принятия обоснованных управленческих решений;

– участники управленческих процессов координируют свои действия для достижения стратегических целей компании;

– менеджеры компании несут ответственность за принятие решений в соответствии с их полномочиями;

– менеджеры вовлекаются в процессы планирования и контроля, вследствие чего повышается их заинтересованность в результатах работы подразделений и компании в целом.

Для наиболее эффективного управления в организации существует четкое разграничение прав и обязанностей по уровням управления, а также наличие положений об отделах и должностных инструкций. Остановимся более подробно на организационно-функциональной структуре управления. В данной организации выделены следующие основные подразделения:

– администрация;

– бухгалтерия;

– отдел производства;

– снабжение и закупки;

– маркетинг и сбыт.

Во главе каждого подразделения стоят главные специалисты.

Основными задачами в управлении подразделения «Администрация» являются:

– организация продаж продукции;

– заключение договоров с потребителями продукции на основе утвержденных цен;

– руководство отгрузками продукции при наличии договоров поставки, купли-продажи, мены, проведенного взаимозачета, либо 100% предоплаты;

– разработка маркетинговой и ассортиментной политики;

– составление плана продаж;

– выдвижение предложений по реорганизации структуры коммерческой службы;

– поиск и развитие договорных отношений со стратегическими партнерами с целью увеличения объема реализации продукции;

– способствование развитию оптовых рынков, представительств, дилерской сети;

– организация, координация и контроль деятельности подчиненных;

– отбор работников и оценка результатов деятельности подчиненных;

– повышение их профессионального уровня;

– подготовка прогнозов и текущее планирование продаж;

– исследование требований потребителей к качеству производимой продукции;

– обеспечение работы складского хозяйства, создание условий для сохранности готовой продукции;

– организация исследования рынков и конкурентов;

– организация сбора анализа информации по покупателям;

– формирование требований к информационному обеспечению и организации хранения коммерческой информации;

– организация транспортного обслуживания;

– организация ежемесячной отчетности о выполнении плана продаж;

– соблюдение условий заключенных договоров с потребителями продукции.

Главный бухгалтер подчиняется непосредственно руководителю предприятия. В компетенции главного бухгалтера входит:

– формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности;

– обеспечение соответствия осуществляемых хозяйственных операций законодательству Российской Федерации, контроль за движением имущества и выполнением обязательств

Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации.

Без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.

Менеджер по отгрузкам (сбыту) подчиняется коммерческому директору. Принимает меры по выполнению плана реализации продукции, своевременному и правильному оформлению отгрузочных документов. Обеспечивает учет выполнения заказов, состояние запасов готовой продукции на складах. Определяет потребности общества в транспортных и механизированных погрузочных средствах для отгрузки и перевозки готовой продукции. Обеспечивает контроль за отгрузками продукции, учет остатков нереализованной готовой продукции. Координирует деятельность менеджеров по работе с клиентами по оптовой, розничной торговле, водителей общества по доставке готовой продукции по заявкам потребителей.

К обязанностям менеджера по отгрузкам (сбыту) относится:

– контроль полноты и правильности оформления заявок потребителей, а также за своевременности и полноты их выполнения, правильного комплектования партии готовой продукции по сопроводительным документам;

– оформление и при необходимости корректировка заявок на ежемесячное планируемое количество вагонов для отправки готовой продукции, оформление товаросопроводительных документов;

– обеспечение готовности транспортных средств к загрузке готовой продукцией (автомобильный и железнодорожный транспорт);

– осуществление непосредственной работы с представителями железной дороги по предоставлению вагонов и оплате услуг в отсутствие ответственного за подачу вагонов и выполнение плановых заявок.

Работник несет ответственность за причиненный в результате виновных действий ущерб в соответствии с действующим законодательством.

За ненадлежащее выполнение изложенных требований, за выполнение работ в нарушение указаний коммерческого директора, если в результате таких действий Предприятию причинен материальный ущерб, либо при отсутствии допуска к работе работник несет дисциплинарную ответственность в соответствии с действующим законодательством, вплоть до увольнения.

Менеджер по снабжению подчиняется коммерческому директору.

В обязанности менеджера по снабжению входит:

– работа по закупке материалов, необходимых для собственного производства в соответствии с заключенными договорами, определяющими характер и объем поставок, а также их оплату;

– выявление потенциальных поставщиков (продавцов) производимой ими продукции, заключение договоров купли-продажи;

– оформление в соответствии с установленным порядком документации на закупаемую продукцию, заказ контейнеров и транспортных средств для её перевозки;

– контроль качества приобретаемой продукции;

– контроль наличия необходимых приспособлений, состояния транспортных средств, предназначенных для перевозки, правильности проведения погрузо-разгрузочных работ и рациональное размещение продукции;

– отправка закупленной продукции на адрес предприятия, сопровождение грузов в пути их следования, соблюдение правил хранения продукции при транспортировке, содействие их своевременной доставке;

– контроль соблюдения требований охраны труда при проведении погрузо-разгрузочных работ;

– сдача доставленной продукции, оформление установленной приемо-сдаточной документации.

Начальник отдела маркетинга подчиняется коммерческому директору.

В круг обязанностей начальника отдела маркетинга входит:

– руководство проведения исследований основных факторов, формирующих динамику потребительского спроса на предприятии, соотношения спроса и предложения на аналогичные виды продукции, технических и иных потребительских качеств конкурирующей продукции;

– обеспечение участия отдела в состоянии перспективных и текущих планов производства и реализации продукции, определение новых рынков сбыта и новых потребителей продукции;

– координирование деятельности всех функциональных подразделений по сбору и анализу коммерческо-экономической информации, созданию банка данных по маркетингу продукции предприятия (заявки на поставку, наличие запасов, емкость рынка и т.п.);

– организация изучения мнения потребителей и его влияния на сбыт продукции, а также подготовка предложений по повышению её конкурентоспособности и качества;

– осуществление контроля над своевременным устранением недостатков, указанных в поступающих от потребителей рекламациях и претензиях, мотивацией определенного отношения потребителей к товарам предприятия;

– организация разработки стратегии поведения рекламных мероприятий в средствах массовой информации с помощью наружной, световой, электронной почтовой рекламы, рекламы на транспорте, участие в отраслевых выставках, ярмарках, выставках-продажах для информирования потенциальных показателей и расширения рынков сбыта;

– подготовка предложений по формированию фирменного стиля предприятия и фирменного оформления рекламной продукции;

– осуществление методического руководства дилерской службой и обеспечение ее всей необходимой технической и рекламной документацией;

– участие совместно с другими отделами в разработке предложений и рекомендаций по изменению технических, экономических и других характеристик продукции предприятия с целью улучшения ее потребительских качеств и стимулирования сбыта.

– обеспечение руководства работой сервисных центров по гарантийному обслуживанию и ремонту продукции предприятия, подготовка предложений по техническому обоснованному планированию и производству запасных частей (по количеству и номенклатуре);

– осуществление надзора за правильностью хранения, транспортировки и использования продукции;

– руководство работниками отдела.

Менеджер по продажам подчиняется начальнику отдела маркетинга и отвечает за:

– организацию активного ведения торгово-оперативного процесса в торговых точках предприятия с целью постоянного увеличения объема продаж продукции;

– постоянный поиск перспективных и проведение ротации среди имеющихся партнеров с целью исключения неплатежеспособных клиентов;

– проведение постоянной обратной связь с покупателями продукции, анализ конъюнктуры потребительского рынка, общей ситуации в розничной торговле, при появлении новых тенденций – внесение предложений по корректировке работы соответствующих служб предприятия;

– осуществление регулярного анализа и контрольных проверок (за соблюдением правил торговли, за отпуском товаров по утвержденным оптово-розничным ценам, за своевременным оформлением актов на передачу материальных ценностей, за своевременным поступлением на предприятие денежных средств за проданные товары от оптово-розничных складов и магазинов и т.п.) с составлением плановых отчетов для администрации предприятия в пределах своей компетенции;

– рассмотрение в случае необходимости жалоб и разрешение спорных вопросов с покупателями;

– изучение передового опыта торговых предприятий, способствование его распространению и внедрению;

– проведение выставок-продаж и презентаций, осуществление комплексной рекламной поддержки подведомственных торговых точек;

– участие в проводимых отделом сбыта социологических исследованиях, а также в иной деятельности отдела.

2.3 Документооборот в ООО «АЗПИ»

Документы, используемые на предприятии, можно разделить на группы в соответствии с их принадлежностью к той или иной группе операций:

– нормативные и учредительные документы;

– документы, связанные с процессом снабжения;

– документы, отражающие производственный процесс;

– документы, связанные с процессом реализации;

– кассовые документы;

– документы общего назначения.

В таблице 2.1 отображены перечни документов, входящих в соответствующие группы.

Таблица 2.1 – Виды документов используемых на предприятии

2.4 Описание ключевых бизнес-процессов предприятия по учету материалов

Рассмотрим деятельность предприятия ООО «АЗПИ», которое занимается производством продукцией прецизионных изделий (форсунки, распылители). Модель ООО «АЗПИ» представлена в виде контекстной диаграммы IDF0 на рисунке 2.1.

Рисунок 2.2 – Контекстная диаграмма

Декомпозиция контекстной диаграммы представлена на рисунке 2.2.

Рисунок 2.2 – Декомпозиция контекстной диаграммы

Основными работами предприятия являются:

– снабжение;

– производство;

– сбыт;

– хранение;

– учет.

Ниже будет рассмотрена каждая работа в отдельности.

Декомпозиция процесса «Снабжения» представлена на рисунке 2.3

Рисунок 2.3 – Декомпозиция процесса «Снабжение»

Функция снабжения должна обеспечить своевременное и полное удовлетворение потребностей производства в материалах при минимальных затратах на их доставку, хранение и распределение.

Для этого необходимо произвести следующие работы:

– закупить ТМЦ;

– приобрести внеоборотные активы.

Потоки данных:

– заказы;

– заявки на ТМЦ;

– план потребности в материалах;

– сведения об оплате;

– документы на поставку, данные о поставщиках;

– гражданский кодекс;

– сотрудники служб снабжения;

– сотрудники предприятия, оборудование;

– накладные на приход материалов;

– счета, счет фактуры, авансовые отчеты;

– заказы, договора.

Декомпозиция процесса «Хранение» представлена на рисунке 2.4

Рисунок 2.4 – Декомпозиция процесса «Хранение»

Работы необходимые для функции «Хранение»:

– прием ТМЦ;

– внутреннее перемещение ТМЦ;

– отпуск ТМЦ;

– инвентаризация склада;

– ведение карточки складского учета.

Потоки данных:

– накладные на приход материалов;

– ЛЗК, требования на материалы, акты, накладные на приход ГП;

– накладные на отпуск;

– приходные складские ордера;

– приходные, расходные складские ордера;

– распоряжение на инвентаризацию склада;

– расходные складские ордера, ТТН

– складские ордера, отчеты;

– заявки на ТМЦ;

– инвентаризационный отчет;

– сведения об остатках.

Декомпозиция процесса «Ведение картотеки складского учета, как есть на предприятии » представлена на рисунке 2.5.

Рисунок 2.5 – Декомпозиция ведение «Ведение картотеки складского учета, как есть на предприятии»

Для правильного ведения учета материала необходимо выполнить следующие работы:

– создать карточку складского учета;

– формирование прихода ТМЦ;

– формирование отклонений;

– формирование расхода ТМЦ;

– Формирование норм запасов ТМЦ;

– расчет складских остатков;

– заказ ТМЦ.

Потоки данных:

– приходные складские ордера;

– расходные складские ордера;

– инвентаризационный отчет;

– нормы запасов;

– заявки на ТМЦ;

– потребность в материалах;

– сведения об остатков.

Декомпозиция процесса «Сбыт» представлена на рисунке 2.6.

Рисунок 2.6 – Декомпозиция процесса «Сбыт»

2.5 Функциональная и организационная структуры подсистемы «Управление материально-техническими средствами»

Объектом управления в подсистеме «Управление материально-техническими средствами» (УМТС) являются потоки материалов, начинающих свое движение со склада предприятия, а также складские транспортные и заготовительные операции.

Поток материалов как объект управления должен удовлетворять следующим требованиям:

– включать всю номенклатуру материальных ценностей, необходимых для изготовления конечной продукции предприятия;

– обеспечивать производственные процессы каждым видом материалов в количествах, строго соответствующих потребностям производства;

– обеспечивать поступление материалов на каждое рабочее место в определенный момент времени;

– вовлекать в каждый момент времени в процессе минимальное количество материалов, обеспечивающих непрерывность производственных процессов;

– предусматривать минимальные расходы по эксплуатации потока (транспортно-заготовительные, складские и т.д.).

Основными функциями подсистемы, обеспечивающими выполнение этих требований, являются планирование, регулирование и учет. Планирование обосновывает цели функционирования объекта управления, регулирование осуществляет прямую связь системы управления с объектом, а учет обеспечивает обратную связь объекта с системой управления.

Основным методом планирования в подсистеме УМТС является балансовый метод. УМТС планируется в два этапа – составление заявки и расчет плана. Материальный баланс в сводной номенклатуре в натуральном и денежном выражении является планом УМТС. В основу системы учета положен нормативный метод. В таблице 2.2 приведен перечень операций, которые выполняются в подсистеме учет материалов. Все операции УМТС сгруппированы по стадиям потока и по отношению к функциям управления подсистемы: планированию, регулированию, учету.

Таблица 2.2 – Операции выполняемые подсистемой учет материалов

Процесс движения материальных ресурсов подразделяются на следующие стадии: отгрузку материалов (комплектующих изделий) со склада предприятия-поставщика, поступление материалов на склад предприятия-потребителя, нахождение материалов на складах предприятия-потребителя, их поступление в производственное потребление, собственное производственное потребление.

Организационная структура служб аппарата управления МТС предусматривает строгое распределение обязанностей по выполнению функций управление. Количество подразделений, численный состав сотрудников каждого подразделения, взаимосвязь подразделений определяются: номенклатурой используемых материалов, их физико-химическими свойствами, величиной потребности в материалах, количеством подразделений предприятия, использующих материал, организацией движение материалов со складов в производство.

Структура органов материально-технического снабжения показана на рисунке 2.7.

Рисунок 2.7 – Структура органов материально-технического снабжения

Отдел материально-технического снабжения завода и внешнего кооперирования состоят из оперативных секторов, осуществляющих обеспечение производства однородными группами материалов, сектора управления (планового сектора) и материальных секторов. Плановые секторы этих отделов планируют текущие и перспективные потребности в материалах, распределяют их в нутрии предприятия и корректируют планы снабжения на основе учетных данных. Оперативные секторы дают заказ и организуют получение материалов для предприятия.

В функции материальных складов входят организация приемки, хранения, выдачи материалов и учет их движения.

Структура подразделений подсистемы УМТС определяется их специализацией, в общей структуре управления предприятием подразделения УМТС выделяются по линейно-функциональному признаку.

Для предприятий с относительно небольшой номенклатурой потребляемых материалов и небольшим числом поставщиков, в условиях устойчиво сложившихся связей с поставщиками, при относительно небольшом количестве подразделений предприятия должен преобладать функциональный принцип.

Для предприятия с большой номенклатурой потребляемый материалов и пользующихся услугами большого числа поставщиков при большом количестве подразделений производственной структуры должен преобладать линейный принцип. В составе службы снабжения на крупном предприятии выделяются специализированные подразделения по диспетчеризации и сводному планированию.

2.6 Предпосылки автоматизации учета материалов

2.6.1 Постановка проблемы

С целью повышения эффективности ведения учета материалов на предприятии ООО «АЗПИ» необходимо создать и внедрить АИС, позволяющую автоматизировать учет материалов.

Автоматизация учета материалов позволит более точно и эффективно вести учет материалов и получить от автоматизации оперативную, достоверную, информацию о движении, наличии и остатках материальных ценностей.

При создании АИС необходимо учитывать следующие моменты:

– необходимо включить в разрабатываемый комплекс уже отлаженную и проверенную временем технологию ведения учета материалов, используемую до настоящего момента на предприятии;

– при разработке АИС необходимо по возможности пользоваться теми же средствами разработки, что и были использованы ранее;

– при невозможности выполнить вышеуказанные требования по каким-либо сторонним причинам, необходимо максимально приблизить создаваемую АИС к уже действующей системе: обеспечить интеграцию данных, выгрузку документов и т.д.

2.6.2 Цели и принципы разработки подсистемы

Управление материально-техническим снабжением (УМТС) представляет собой совокупность операций по планированию потребностей в сырье, материалах, покупных полуфабрикатах и комплектующих изделиях, по получению и распределению их внутри предприятия, по оперативному учету, анализу и регулированию движения материалов.

Основной целью УМТС является своевременное и полное удовлетворение потребностей производства в материалах при минимальных затратах на их доставку, хранение и распределение. Для достижения поставленной цели в процессе УМТС необходимо осуществить следующий комплекс операций:

– определение потребностей в конкретных видах материалов для выпуска продукции, обеспечения производства и обоснование ее перед планирующими органами;

– заказ материалов по специфицированной номенклатуре в соответствии с выделенными фондами;

– получение и распределение материалов на предприятии в соответствии с заданными сроками;

– учет прихода, уровня запасов и расходов материалов;

– оперативный контроль за состоянием и использованием материалов на складах и в производстве.

Перечисленные операции являются специфичными, присущими только сфере материально-технического снабжения.

Основными принципами построения подсистемы УМТС являются:

– системный подход, который проявляется в комплексном решении задач в подсистеме, в установлении границ изучаемого объекта; в установлении цели и критерия функционирования подсистемы, в установлении взаимосвязей информационных потоков внутри подсистемы и с внешней средой;

– совместимость подсистемы управления МТС с другими подсистемами более высокого уровня. Выделение подсистемы управления МТС предприятия как обособленной подсистемы позволяет локально рассматривать вопросы проектирования этой подсистемы и разработать в некоторой степени законченную методологию их решения. Вместе с тем подсистема управления МТС является звеном в АСУП и АСУ МТС более высокого уровня;

– перспективность подсистемы, т.е. возможность учета новых требований, которые могут быть предъявлены к системе снабжения. Несмотря на тесную информационную взаимосвязь всех задач в подсистеме управления МТС, она должна позволять легко развивать и детализировать решаемые задачи, а также включать решение новых задач;

– экономичность подсистемы означает минимум затрат, связанных с ее функционированием;

– базирование подсистемы управления МТС на существующую организационную структуру системы снабжения с учетом необходимых и возможных изменений;

– проектируемая подсистема должна обеспечивать органы снабжения всей необходимой информацией.

2.6.3 Характеристика перечня задач подсистемы УМТС

Объединение отдельных операций, выполняемых в рамках подсистемы учет материалов на основе информационно-логической их взаимосвязи, позволяет выявить перечень задач и уточнить состав проводимых в них расчетов.

Таблица 2.3 – Перечень задач, решаемых в подсистеме УМТС

2.6.4 Информационная модель подсистемы

Информационная модель в подсистеме УМТС строится на основе алгоритмов расчетов показателей с целью оценки объемов и потоков информации, установления взаимосвязи задач в подсистеме и с задачами других подсистем АСУП, а также определения порядка функционирования подсистемы.

Информационная модель является основой рациональной организации автоматизированной подсистемы УМТС, так как способствует осуществлению принципа интегрированной обработки информации.

Используемая в подсистеме УМТС информация подразделяется на текущую информацию, определяющую движение материалов; нормативную информацию (первичную и вторичную) и управляющую информацию (расчет потребности в материалах, расчет стоимости материалов и отчет о движение материалов).

Основной объем условно-постоянной информации в системе составляют технико-экономические нормативы. Но кроме нормативов условно-постоянная информация включает массивы условных обозначений и справочную информацию.

Схема интеграции обработки управляющей информации, установленная применительно к управлению МТС приведена на рисунке 2.9

Рисунок 2.8 – Схема формирования управляющей информации в подсистеме МТС

Из рисунка следует, что принцип интеграции реализуется благодаря использованию ранее исчисленных технико-экономических показателей, предопределяющих производственно-хозяйственную деятельность предприятия и сформированных сводных нормативов – базовых показателей.

2.6.5 Алгоритм решения задачи

Одним из основных этапов решения задачи становится формирование объединенного массива нормативно-плановых данных, которые являются базой для определения потребности предприятия в материалах. Порядок формирования объединенного массива и предшествующие ему преобразования в массивах норм и планов, а также расчет потребности в материалах могут различаться в зависимости от исходной информации.

Специфицированную потребность предприятия в материалах на базе информации объеденного массива нормативно-плановых данных при использовании номенклатурных планов производства и специфицированных норм расхода материалов на сборочную единицу определяют в такой последовательности:

– рассчитывают заводскую норму расхода на сборочную единицу (d_iq):

d_iq = ∑d^z_iq ,                                                                 (1)

zÎw

где d^z_iq – специфицированная норма расхода i-го материала на q-ю сборочную единицу в Z-м цехе;

w – множество цехов, в которых используются i-й материал для производства q-й сборочной единицы.

– устанавливают специфицированную потребность в материалах на каждую сборочную единицу (t^p_iq) либо на группу сборочных единиц (t^p_iu) на квартал:

t^p_iq = d_iq*Q^p_q ;                                             (2)

t^p_iu = d_iq*Q^p_u ,                                              (3)

где d_iq – специфицированная норма расхода i-го материала d-ю сборочную единицу (или на u-ю группу сборочных единиц);

Q^p_q – номенклатурный план производства q-й сборочной единицы на p-й период;

Q^p_u – номенклатурный план производства u-й группы сборочных единиц на p-й период.

– Рассчитывают итоговою потребность по каждому типосорторазмеру материалов (t^p_i) по формулам:

t^p_i = ∑ t^p_iq;                                         (4)

qÎn

t^p_i = ∑ t^p_iu,                                                  (5)

uÎn

где n – множество сборочных единиц (группы сборочных единиц), на производство которых используется i-й материал.

– Определяют итоговую потребность (t^p_u) по каждой группе материалов:

t^p_u = ∑ t^p_i ,                                                  (6)

iÎc

где с – множество типосорторазмеров материалов, относящихся к u-й группе.

Специфицированная потребность в материалах на весь плановый период представляет собой сумму соответствующих потребностей по каждому р-му периоду.

2.6.6 Изучение рынка АИС

До недавнего времени у компаний, которые решали автоматизировать склад, был один выбор – крупнобюджетные иностранные программные продукты. Помимо серьезных финансовых и временных затрат, внедрение подобных решений требовало значительной корректировки существующих бизнес-процессов склада, в соответствие, с логикой работы внедряемой системы автоматизации склада. Данный факт усложняет процесс адаптации сотрудников, задействованных в контуре автоматизации, что влияет на результат внедрения системы в целом.

Рассмотрим некоторые программные продукты, для того чтобы изучить и проанализировать программный продукт, сделать выбор инструмента для решения поставленной задачи.

«1С:Бухгалтерии 8.0»

Контроль за наличием и движением товарно-материальных ценностей предприятия — это одна из задач бухгалтерского учета, пересекающаяся с задачами складского учета. Эта задача решена в «1С:Бухгалтерии 8.0».

Реализован учет материалов, продукции и товаров на складах. Товарно-материальные ценности учитываются в разрезе позиций номенклатуры, партий и складов. Дополнительно могут учитываться таможенные декларации и страна происхождения.

Предусматривается проведение инвентаризаций товарно-материальных ценностей и автоматическая обработка их результатов. По результатам инвентаризации автоматически подсчитывается разница между учетным количеством (зарегистрированным в информационной базе при проведении документов поступления и отгрузки) и фактическим количеством ценностей, выявленным в результате инвентаризации. После чего оформляются документы списания (в случае недостачи) или оприходования (в случае выявления излишков).

“Проксима склад ®”

Коммерческими преимуществами предлагаемых решений являются адаптивность, высокая функциональность, а также максимальная доступность для проектов автоматизации склада с различным бюджетом, которая достигается за счет последовательного масштабирования функциональных возможностей (от уровня Express до уровня WMS) и гибкой системы скидок на программное обеспечение и специализированное оборудование, а также разнообразных форматов приобретения решений.

Все модули системы Проксима склад ® обладают удобным однооконным линейным интерфейсом, что обеспечивает возможность работы с ними на интуитивном уровне. Для работы в системе не требуется специальных знаний в области ИТ-технологий, достаточно навыков опытного пользователя и понимания складских процессов. Программа терминала сбора данных проста в освоении и содержит механизмы предотвращения и контроля ошибочных действий пользователя. Для оперативного сопровождения системы со стороны клиента, достаточно ИТ-специалиста со знаниями системного администратора.

Основу решений на базе системы Проксима склад ® составляют современные технологии складского учета:

– штриховое кодирование или RFID-идентификация товара и объектов склада (мест хранения, поддонов, контейнеров, тары, идентификационных карт персонала и т.д.);

– использование мобильных компьютерных терминалов сбора данных для реализации всех технологических операций на складе, что обеспечивает увеличение скорости выполнения операций и уменьшает количество совершаемых персоналом ошибок, а также иного специализированного оборудования (сканеры штрих-кода, принтеры и аппликаторы этикеток штрих-кода).

“Галактика”

Система развивалась под заказ, и результатом такого проектирования и разработки стало следующее:

– система состоит из набора слабосвязанных между собой модулей;

– модули реализуют, в первую очередь, функции учета конкретных внешних документов (приходных ордеров, счетов-фактур, складских документов и т.д.);

– управляющих документов или автоматически генерируемых с целью управления документов в системе не существует.

Информационные связи между модулями это, в первую очередь, общие справочники и, очень редко, передача данных. Передача данных реализована, как правило, следующим образом: просматривается список документов на входе (из другого модуля) и к каждому документу можно ввести новый в текущем модуле. Так связаны модули Снабжение, Сбыт и Склад. Таким же образом связаны все модули с бухгалтерией (т. е. проводки, точнее хозяйственные операции к внешним документам, вводятся вручную).

Настройка системы производится путем настройки базовых справочников и определения хозяйственных операций (кодов проводок). Данная информация влияет на системы материального и бухгалтерского учета (учет по складам, по балансовым счетам и т.д.), а также на содержание отчетных форм. Настройки абсолютно не влияют на технологию или процедуру обработки документов. Она всегда одинакова.

Схемой настройки бухгалтерского учета – является классическая Советская схема по балансовым счетам и хозяйственным операциям. Причем, оперативные документы в системе существуют сами по себе, а хозяйственные операции – сами по себе.

Какой-либо единой базовой технологии обработки документов не существует. Результатом этого является то, что не существует способа определить сквозную (по всей системе) процедуру обработки бизнес – функции (например, реализация бизнес – функции снабжения материалами, начиная от заявки и проверки бюджета и кончая поступлением на склад и отражением этого в бухгалтерском учете).

“Ис-Про”

Система Ис-Про предназначена для использования различными предприятиями. Она применяется в торговле, в сфере услуг, в производстве. Система обеспечивает ведение оперативного, управленческого, налогового, бухгалтерского учета и позволяет проводить анализ всех бизнес – процессов, происходящих на предприятии, до бухгалтерской обработки соответствующих первичных документов.

Программный комплекс Ис-Про построен на документарном принципе ввода и хранения информации. Документ является элементарной информационной единицей системы и средством хранения данных. Учет ведется в натуральных и стоимостных измерителях. Набор натуральных измерителей определяется самим объектом учета. Учет в стоимостных измерителях ведется в валютах совершения операций и в единой валюте учета.

Программный комплекс Ис-Про имеет модульную архитектуру. Каждая подсистема обладает относительной самостоятельностью и может эксплуатироваться как в составе комплекса, так и отдельно.

Каждая подсистема предназначена для автоматизации учета одной из сторон деятельности предприятия. Кроме того, в состав комплекса входят подсистемы администрирования и ведения общих справочников. Они обеспечивают функционирование программы при любой конфигурации системы. Набор подсистем различается в зависимости от профиля предприятия или автоматизируемых задач учета.

Подсистемы структурно состоят из набора прикладных модулей. Часть модулей является обязательными, и всегда входят в поставку (базовая поставка). Остальные функции являются дополнительными и обеспечивают сервисные функции программы или реализуют нестандартные бизнес – процедуры прикладной системы.

2.6.7 Обоснование выбора АИС комплексной автоматизации

После изучения программных продуктов, их функциональных возможностей. Мы остановили свой выбор на СУБД Microsoft office Access мотивируясь следующими принципами:

– стоимость большинства программных продуктов для данного профиля слишком высока;

– будущий программный продукт будет создан с учетом особенностей производства;

– необходимо также учесть удобство интерфейса;

– легкость обучения, специалистов (заведующий складом, кладовщик) занимающейся данной задачей.

2.6.8 Техническое задание на создание автоматизированной системы

Общие сведения

Автоматизируемый объект – ООО «АЗПИ». Данное предприятие находится в городе Барнаул, основным видом его деятельности является производство прецизионных изделий (распылителей, форсунок). Для эффективного учета материалов на предприятие требуется автоматизировать картотеку складского учета.

Условное обозначение системы: «Автоматизация учета материалов»

Шифр темы или шифр (номер) договора: №00001-К от 10.02.07 г.

Перечень документов, на основании которых создается система: заказ на создание системы № 00001-КЗ от 10.02.07 г., договор об исполнении работы №00001-К от 10.02.07 г..

Утверждающая организация: ООО «АЗПИ».

Плановые сроки начала и окончания работы по созданию системы: 12.02.07 – 15.05.07г.

Полное наименование системы: автоматизированная информационная система «Учет материалов» на предприятии ООО «АЗПИ».

Цель создания системы: автоматизировать учет материалов в организации

Назначение системы:

автоматизированная обработка информации:

– о поступление материалов на предприятие;

– о движение материалов внутри организации.

составление внутренних отчётов о проделанной работе для предприятия «АЗПИ»;

– формирование отчета «Ведомость остатков».

Требования к структуре и функционированию системы

– система должна поддерживать единую технологию обработки и предоставления данных;

– система должна функционировать как единое целое;

– система должна быть реализована по принципу однократного ввода данных;

– использование в рамках системы единого набора инструментальных средств;

– открытость структур хранения информации.

Можно выделить следующие основные функциональные подсистемы:

– поступление материалов;

– учет материальных запасов;

– учет движения материальных запасов.

Все перечисленные подсистемы должны быть тесно интегрированы между собой, и использовать единый поход к обработке, хранению и передаче данных.

Все сведения заносятся в единую базу данных, к которой предъявляются следующие требования:

– адекватность БД предметной области;

– полнота;

– достоверность;

– интегрированность;

– независимость;

– минимальная избыточность данных;

– целостность, согласованность;

– безопасность данных;

– гибкость и адаптивность структуры;

– производительность;

– эффективность и надежность функционирования;

– возможность взаимодействия пользователей различных категорий и в различных режимах;

– простота и удобство эксплуатации;

Правовое обеспечение

АИС разрабатывается на основе договора, заключенного между заказчиком и разработчиком. Создание и использование системы не противоречит Законодательству РФ. Правами на использование АИС «Учет материалов».

Требования к инструментальному обеспечению

Программное обеспечение:

Для корректной работы необходима операционная система Windows 95/98/2000/XP и MS Office с установленными компонентами Access (версия не ниже 2000).

Техническое обеспечение:

Компьютер(ы) Pentium-II-(Celeron) 533, 64 Mb RAM;

Свободное место на HDD не менее 10 Mb (требуемое пространство будет увеличиваться при заполнении баз данных);

Принтер.

Лингвистическое обеспечение

Отсутствует за ненадобностью, так как АИС «Учет материалов» предназначена для конкретного предприятия, будет использоваться на одном предприятии в пределах одной страны (с русскоязычным населением) и не будет поставляться кому-либо еще.

Стадии и этапы разработки

Состав работ по проектированию АИС:

– разработка структуры баз данных;

– разработка интерфейса;

– разработка экранной оболочки;

– написание программы;

– отладка программы;

– тестирование программы;

– техническое сопровождение.

Перед вводом системы в действие необходимо осуществить ряд мероприятий:

– формы документов должны быть приведены в соответствие с формами, используемыми в системе;

– рабочее место должно быть оборудовано требуемыми техническими средствами;

– обучить персонал работе с системой.

Описание АИС «Учет материалов»

Основной частью АИС «Учет материалов»» является приложение реализованное на базе Microsoft Аccess, которое реализует основные функции и возможности системы.

Назначение АИС

Система предназначена для учета, обработки и хранения информации о поступлении и расходовании ТМЦ. АИС «Учет материалов» служит для автоматизации работ, связанных с ежедневным учетом ТМЦ.

Цели создания АИС

Цели создания АИС «Учет материалов»:

– упростить формирование отчетных документов;

– повысить оперативность обработки данных;

– повысить качество работы материально ответственного лица.

Описание среды

Программа разработана в среде MS Access. Это среда для визуальной реализации приложений для работы с базами данных. Среда MS Access работает под операционной системой семейства Windows.

Установка и запуск программы

Установка программы производится путем копирования на жесткий диск каталога Учет материалов, где хранится проект.

Запуск программы производится исполняемым файлом Uchyet.mdb.

Описание информационного обеспечения

Подход, основанный на использовании баз данных, предполагает осуществление сбора, хранения и обработки большого количества данных.

Базу данных можно определить как совокупность взаимосвязанных и хранящихся вместе данных, при наличии минимальной избыточности, для их оптимального использования. Данные запоминаются так, чтобы они были независимы от использующих их программ. Для добавления новых или модификации существующих данных, а также для поиска данных в базе данных применяется общий управляемый способ. Данные структурируются таким образом, чтобы была обеспечена возможность дальнейшего наращивания приложений. Говорят, что система содержит совокупность баз данных, если они структурно полностью самостоятельны.

Разработка баз данных должна удовлетворять следующим требованиям:

– адекватность базы данных предметной области;

– эффективность и надежность функционирования;

– независимость данных;

– минимальная избыточность данных;

– простота и удобство эксплуатации;

– целостность и согласованность данных.

Входная информация

Входной информацией для АИС «Учет материалов» служит информация о движении товарно-материальных ценностей:

– Акт приемки материалов;

– Приходный кассовый ордер;

– Расходная накладная;

– Расходный кассовый ордер.

Выходная информация

Выходной информацией для АИС «Учет материалов» служит следующая информация:

• Ведомость остатков материалов.

Также выходной информацией являются отчеты, отражающие движения материальных средств.

АИС «Учет материалов» предусматривает формирование отчета за любой промежуток времени о движение материалов (приходе, расходе), а также остаток на (начало, конец) отчетного периода. Сформированные отчеты можно просмотреть, отредактировать, сохранить и вывести на печать.

2.6.9 Технический проект

Описание системы

Разрабатываемая система предназначена для точного и эффективного ведения учета материалов, а также позволяет получать оперативную, достоверную информацию о движении материальных ценностей и наличии их остатков.

Разрабатываемая система должна выполнять следующие функции:

– учет материальных ценностей;

– позволять вводить новые данные;

– учет отчетных документов;

– расчет остатков материалов;

– автоматическое создание отчетов.

Общая структура системы представлена на рисунке 2.9

Акт приемки материалов

Приходный кассовый

ордер                                                                                    Ведомость

Расходная накладная                                                           остатков

Расходный кассовый

ордер

Рисунок 2.9 – Информационная система «Учет материалов»

Система включает в себя следующие виды справочников:

– материалы;

– единицы измерения;

– места хранения;

– организации.

Включает в себя следующие виды документов:

– акт приемки материалов

– приходный кассовый ордер

– расходная накладная

– расходный кассовый ордер

Данная система позволяет формировать следующие отчеты

– ведомость остатков на определенную дату по конкретному материалу;

– ведомость остатков за месяц.

Формы представление этих ведомостей формируются с помощью запросов. Они представлены на рисунках 2.10, 2.11.

Рисунок 2.10 – Ведомость остатков на определенную дату по конкретному материалу

Рисунок 2.11 – Ведомость остатков за месяц

Моделирование системы

Для построения информационной модели необходимо построить логическую модель, в которой необходимо определить сущности, зависимость между сущностями, задать первичные и альтернативные ключи, определить неключевые атрибуты сущностей; перейти к физическому описанию модели: назначить соответствующее имя сущности – имя таблицы, атрибуты, сущности – атрибут таблицы, задание триггеров, хранимых процедур и ограничений; и сгенерировать базу данных.

Логическая модель

На рисунке 2.12 представлена логическая модель разрабатываемой модели.

Рисунок 2.12 – Логическая модель

В данную логическую модель вошли 12 сущностей:

ПКО – Приходный кассовый ордер. Сущность включает в себя следующие атрибуты:

– Код ПКО – имеет статус ключевого поля;

-Дата;

– Номер;

– Код Организации;

ПКО материалы. Сущность включает в себя следующие атрибуты:

– Составной ключ состоит из следующих атрибутов: Код ПКО, Код материала;

– Количество;

– Цена за ед;

– Всего;

РКО. Сущность включает в себя следующие атрибуты:

– КодРКО – имеет статус ключевого поля;

– Номер;

– Дата;

– Код организации.

РКО Материалы – Расходный кассовый ордер материалов. Сущность включает в себя следующие атрибуты:

– Составной ключ состоит из следующих атрибутов: КодРКО, Код Материала.

– Количество;

– Цена за ед;

– Всего;

Организации. Сущность включает в себя следующие атрибуты:

– Код организации – имеет статус ключевого поля;

– Наименование;

– Город;

– Телефон.

Место Хранения. Сущность включает в себя следующие атрибуты:

– Код склада – имеет статус ключевого поля;

– Наименование склада.

Расходная накладная. Данная сущность включает в себя следующие атрибуты:

– Код накладной – имеет статус ключевого поля;

– номер;

– дата;

Материалы. Данная сущность включает в себя следующие атрибуты.

– Код материала – имеет статус ключевого поля;

– Код склада;

– Наименование;

– Количество;

– Код ед Измерения.

Акт приемки материалов. Данная сущность включает в себя следующие атрибуты:

– Код акта – имеет статус ключевого поля;

– Номер;

– Дата;

– Код склада.

Расходная накладная материалов. Данная сущность включает в себя следующие атрибуты:

– Составной ключ состоит из следующих атрибутов: Код накладной, код материала.

– Количество;

– Цена за единицу;

-Всего.

Акт материалов. Данная сущность включает в себя следующие атрибуты:

– Составной ключ состоит из следующих атрибутов: Код акта, код материалов;

– Оплачен;

– Количество.

Единицы измерения. Данная сущность включает в себя следующие атрибуты:

– Код ед измерения – имеет статус первичного ключа;

– Идентификатор;

– полное наименование.

На рисунке представлены обязательные и необязательные связи.

Обязательная связь отображается сплошной линией, а необязательная пунктирной.

Физическое описание модели

После построение логической модели можно перейти к описанию физической модели предметной области. В качестве СУБД был выбран MS Access. На рисунке 2.13 представлена физическая модель предметной области

Рисунок 2.13 – Физическая модель

На данном рисунке представлена физическая модель

Были заданны имена к таблицам и их атрибутам, определены типы данных атрибутов

Место хранения – место хранения. Данная таблица имеет следующие атрибуты:

– КодСклада – Код склада (имеет тип данных AutoNumber);

– НаименованиеСклада – Наименование склада (имеет тип данных Text с длинной символов 50);

ПКО – Приходный кассовый ордер. Данная таблица имеет следующие атрибуты:

– КодПКО – Код приходного кассового ордера (имеет тип данных AutoNumber);

– Дата – Дата (имеет тип данных Date/Time);

– Номер – номер (имеет тип данных Long/Integer);

– КодОрганизации – Код организации (имеет тип данных Long/Integer).

ПКОМатериалы – Приходный кассовый ордер материалы. Данная таблица имеет следующие атрибуты:

– КодПКО – Код приходного кассового ордера (имеет тип данных Long/Integer);

– КодМатериала – Код материала (имеет тип данных Long/Integer);

– Количество – Количество (имеет тип данных Long/Integer);

– ЦенаЗаЕд – Цена за единицу материала (имеет тип данных Currencu);

– Всего – Всего (имеет тип данных Currencu);

РКО – Расходный кассовый ордер. Данная таблица имеет следующие атрибуты:

– КодРКО – Код расходного кассового ордера (имеет тип данных AutoNumber);

– Номер – Номер (имеет тип данных Long/Integer);

– Дата – Дата (имеет тип данных Date/Time);

– КодОрганизации – Код организации (имеет тип данных Long/Integer).

РКОМатериалы – Расходный кассовый ордер материалов. Данная таблица имеет следующие атрибуты:

– КодРКО – Код расходного кассового ордера (имеет тип данных Long/Integer);

– КодМатериалов – Код материалов (имеет тип данных Long/Integer);

– Количество – Количество (имеет тип данных Long/Integer);

– ЦенаЗаЕд – Цена за единицу (имеет тип данных Currencu);

– Всего – Всего (имеет тип данных Currencu).

Организации – Организации. Данная таблица имеет следующие атрибуты:

– КодОрганизации – Код организации (имеет тип данных AutoNumber);

– Наименование – Наименование материала (имеет тип данных Text с длинной символов 50);

– Город – Город где находится организация (имеет тип данных Text с длинной символов 50);

– Телефон – Телефон организации (имеет тип данных Text с длинной символов 50);

РасходнаяНакладная – Расходная накладная. Данная таблица имеет следующие атрибуты:

– КодНакладной – Код накладной (имеет тип данных AutoNumber);

– Номер – Номер документа (имеет тип данных Long/Integer)

– Дата – Дата (имеет тип данных Date/Time);

Материалы – Материалы. Данная таблица имеет следующие атрибуты:

– КодМатериала – Код материала (имеет тип данных AutoNumber);

– КодСклада – Код склада (имеет тип данных Long/Integer);

– наименование – наименование склада (имеет тип данных Text с длинной символов 50);

– количество – количество (имеет тип данных Long/Integer);

– КодЕдинИзмерения – Код единицы измерения (имеет тип данных Long/Integer).

АктМатериалов – Акт материалов. Данная таблица имеет следующие атрибуты:

– КодАкта – Код акта (имеет тип данных Long/Integer);

– КодМатериалов – Код материалов (имеет тип данных Long/Integer);

– Оплачен – Оплачен (Yes/No);

– Количество – Количество (имеет тип данных Long/Integer).

Акт приемки материалов – Акт приемки материалов. Данная таблица имеет следующие атрибуты:

– КодАкта – Код акта (имеет тип данных AutoNumber);

– Номер – Номер (имеет тип данных Long/Integer);

– Дата – Дата (имеет тип данных Date/Time);

– КодСклада – Код склада (имеет тип данных Long/Integer).

РасходнаяНакладнаяМатериалов – Расходная накладная материалов. Данная таблица имеет следующие атрибуты:

– КодНакладной – Код накладной (имеет тип данных Long/Integer);

– КодМатериалов – Код материалов (имеет тип данных Long/Integer);

– Количество – Количество (имеет тип данных Long/Integer);

– ЦенаЗаЕденицу – Цена за единицу измерения (имеет тип данных Currencu);

– Всего – Всего (имеет тип данных Currencu).

Единицы измерения – Единицы измерения. Данная таблица имеет следующие атрибуты:

– КодЕдИзмерения – Код единицы измерения (имеет тип данных AutoNumber);

– Идентификатор – Идентификатор (имеет тип данных Text с длинной символов 50);

ПолноеНаименование – Полное наименование (имеет тип данных Text с длинной символов 50);

После построения физической модели мы сгенерировали базу данных, которая представлена на рисунке 2.14.

Рисунок 2.14 – Схема базы данных

Разработка интерфейса

Были определены требования к интерфейсу:

– удобство управления системой;

– простота освоение системой;

– быстрота достижение цели задачи решаемой с помощью системы.

Тип интерфейса пользователя представляет собой кнопочное меню.

Внешний вид интерфейса представлен на рисунке 2.15.

Рисунок 2.15 – Интерфейс пользователя

Таким образом была разработана система, результаты работы которой представлены в третьей главе.

3. Реализация ИС «Учет материалов»

3.1 Руководство пользователя

При запуске приложения автоматически раскрывается кнопочное меню «Учет материалов» его можно увидеть на рисунке 3.1.

Рисунок 3.1 – Кнопочное меню «Учет материалов»

При выборе кнопки справочники открывается список справочников, который состоит из следующего списка:

– единицы измерения;

– материалы;

– место хранения;

– организации.

При выборе справочника «Единицы измерения» как показано на рисунке 3.2, можно выполнять следующие виды работ: дополнить запись при помощи заполнения в ручную поля перед тем как заполнить поля необходимо поставить курсор в необходимую для заполнения данных ячейку (идентификатор – кг, полное наименование – килограмм, поле код заполняется автоматически), удалить, закрыть , свернуть окно , свернуть  перейти на следующую запись , вернуться на предыдущую запись , перейти на последнюю запись , перейти на первую запись.

Рисунок 3.2 – Справочник «Единиц измерений»

При выборе справочника «Материалы» смотреть рисунок 3.3, выполняются операции добавления записи, перед добавлением необходимо выбрать склад, к которому относится материал, а затем заполнить поля вручную наименование, количество поле единицы измерения заполняется автоматически при помощи всплывающего меню.

Рисунок 3.3 – Справочник «материалы» выбор материалов

Справочник «Места хранение» смотреть рисунок 3.4 также подлежит изменению, то есть удаления и добавления записи. Добавление записи происходит путем заполнения поля наименование, поле код заполняется автоматически.

Рисунок 3.4 – Справочник «места хранения»

Для добавления записи в справочник «Материалы» поле код заполняется автоматически, в ручную заполняются поля наименование, город, телефон.

Также со справочником «Организации» можно осуществлять операции: удаление записи, переход на первую, следующую, предыдущую, последую запись, свернуть окно справочника, закрыть окно справочника как показано на рисунке 3.5.

Рисунок 3.5 – Справочник «Организации»

При выборе кнопки документы, можно открыть формы следующих видов документов:

– Акт приемки материалов;

– Приходный кассовый ордер;

– Расходная накладная;

– Расходный кассовый ордер.

С формами документов выполняются операции, что и со справочниками.

Для добавления записи необходимо перейти на новый документ, затем заполнить в ручную поля: № документа, дату, количество, цену за единицу, а поля организация и материалы заполняются путем выбора необходимой записи из сплывающего меню рисунок 3.6.

Рисунок 3.6 – документ «Приходный кассовый ордер»

При выборе документа «Акт приемки материалов» открывается форма которая показана на рисунке 3.7. Для того чтобы добавить новый документ необходимо заполнить поля: № документа, дата, убрать галочку если документ не оплачен и заполнить поле количество, а поля склад и материалы выбираются из всплывающего меню.

Рисунок 3.7 – Документа «Акт приемки материалов»

Перед тем как записать данные нового документа необходимо перейти на новую запись, затем в ручную заполнить поля № «Расходной накладной», дата документа, количество и цену за единицу материала. Поле материалы заполняются с помощью всплывающего меню.

Чтобы внести новые данные документа «Расходный кассовый ордер» необходимо, как и предыдущих случаях перейти кнопкой перехода на следующий документ. Затем заполнить в ручную поля № документа «Приходный кассовый ордер», дату количество и цену за единицу материала, а поля организации и материалы заполняются при помощи выбора необходимой записи из всплывающего меню.

В программе реализованы следующие запросы, нажатием двойным по «Ведомости остатков», появляется окно, которое запрашивает у нас необходимый нам месяц, при вводе месяца, в нашем случае – это март у нас появляется следующая форма запроса. На форме есть кнопка «Сформировать», нажатие которой позволит нам автоматически сформировать отчет об остатках.

При нажатии двойным щелчком по операциям у нас появляется окно, которое требует у нас ввода даты и материала, при вводе необходимых данных у нас появляется следующая форма. На форме есть кнопка «Сформировать», нажатие которой позволит нам автоматически сформировать отчет об остатках, который показан на рисунке 3.8.

Рисунок 3.8 – Запрос «Ведомость остатков по материалу и дате»

При нажатии на кнопочном меню «Окно базы данных» мы автоматически переходим в «Окно базы данных» его можно увидеть на рисунке 3.9.

Рисунок 3.9 – «Окно базы данных»

3.2 Показатели экономической эффективности

В данном разделе рассмотрена методика и специфика расчета экономической эффективности проекта.

В основе описания экономической эффективности лежат сопоставление существующего и внедряемого технологических процессов.

В данном случае под существующим процессом подразумевается та методика занесения необходимой информации о приходе и расходе материалов, которую использовал специалист, до автоматизации.

Эффективность – одно из наиболее общих экономических понятий, которое не имеет единого общепризнанного определения. Это одна из возможных характеристик качества системы, а именно её характеристика с точки зрения соотношения затрат и результатов функционирования системы.

В дальнейшем будем понимать под экономической эффективностью меру соотношения затрат и результатов функционирования.

Экономическая эффективность проекта складывается из двух составляющих:

-косвенный эффект;

-прямой экономический эффект.

Косвенный эффект характеризуется увеличением прибыли, привлечением большего числа покупателей, снижением затрат на сырьё и материалы.

Прямой эффект характеризуется снижением трудовых и стоимостных показателей.

К трудовым показателям относятся следующие:

– экономии времени за один расчет (D Т)

DТ = T₁ – T₂,                                             (1)

где, Т₁ – трудовые затраты на обработку информации по базовому варианту;

Т₂ – трудовые затраты на обработку информации по предлагаемому варианту.

– количество сэкономленного времени за N операций (Q)

Q = DТ * N;                                              (2)

– экономия заработной платы за один расчет (Эзп)

Эзп = DТ * δ,                                            (3)

где, δ – часовая тарифная ставка.

– прямой эффект (Эпр)

Эпр = DТ * N * δ,                                     (4)

– эффективность (Э)

∑ Эпр

Э = *100%,(5)

∑ Z

i

где, Z _i – затраты на создание АИС

Все показатели будут рассчитаны в следующем пункте.

3.3 Расчет показателей экономической эффективности проекта

В данном разделе рассчитываются конкретные суммы затрат на работу в базовом варианте и на разработку программы автоматизации. Трудовые и стоимостные затраты при базовом и проектном варианте представлены в таблице 3.1

Таблица 3.1 – Трудовые и стоимостные затраты

Рассчитаем экономию времени за один расчет (DТ) по формуле (1).

Далее рассчитаем количество сэкономленного времени за N операций (Q) по формуле (2) и выразим его в часах.

По формуле (3) узнаем экономию заработной платы за один вид расчета (Эзп).

Прямая эффективность по каждому виду расчета в месяц (Эпр) рассчитывается по формуле (4)

Суммируя прямой эффект по каждому виду расчета, получим годовой эффект.

∑ Эпр = (1500 + 180 + 300)*12 = 23760 (руб)

Рассмотрим прямые затраты на создание АИС:

– время, затраченное на создание АИС – 80 часов;

– время, затраченное на отладку АИС – 40 часов;

– время, затраченное на тестирование АИС – 40 часов.

Материалы, используемые на создание АИС:

– бумага – 150 рублей;

– диск – 12 рублей;

– краска – 140 рублей.

Во время работы было затрачено электроэнергии на 169 рублей.

Итак, затраты на создание АИС (Z _i) при часовой тарифной ставке 30 рублей равны:

Z _I = (80 + 40 + 40) * 30 + 150 + 12 + 140 + 169 = 5271 (руб.)

По формуле (5) рассчитаем эффективность внедрения АИС за год:

Э = 23760 / 5271 *100% = 450

Заключение

Подводя итог проделанной работе, можно сделать вывод о том, что проблема по учету материалов, актуальная для организации «АЗПИ».

В ходе работы были рассмотрены литературные источники, дающие представление о теоретических основах по учету товарно-материальных ценностей (ТМЦ), порядке документирования движения МЦ учет использования материалов, порядке исчисления средств на приобретение материалов.

Исходя из полученных знаний, была проанализирована организация системы “Учет материалов”, а это бизнес-процессы учета материалов. Построенная модель позволила получить четкое представление об организации Учета материалов, исполнителях, потоках информации и пр.

Также была рассмотрена схема ведения ТМЦ, которая позволяет осуществлять основные функции по учету материалов. Поэтому множество документов и отчетов по-прежнему формируются работниками «вручную», а это связано с большими затратами ручного труда, тратой огромного количества времени, совершением многих ошибок.

Изучение информации, предприятия «АЗПИ», а также проведение обзора информационных систем по учету материалов позволили сделать выводы и внести соответствующие предложения по автоматизации данного участка предприятии.

Список литературы

1. Бухгалтерский учет: Учеб. Для студ. Вузов/ А.С. Бакаев, П.С. Безруких, Н.Д. Врублевский и др.; Под pед. П.С.Безруких. – 4-е изд., перераб. И доп. – М.: Бухгалтерский учет,2002. – 718с. – (Б-ка журн. « Бухгалтерский учет»).
2. Булавина Л.Н. Бухгалтерский учет и аудит материально-производственных запасов: Учеб. Пособие для студентов вузов/ Л. Н. Булавина. – М.: Финансы и статистика, 2001. – 144 с.
3. Богаченко В.М. Бухгалтерский учет: Учеб. пособие для студентов учреждений сред. проф. образования/ В.М. Богаченко, Н.А. Кириллова. – 3-е изд., доп. и перераб. – Ростов-н/Д.:Феникс,2003. – 471с. – (Среднее проф. образование).
4. Богатая И.Н. Бухгалтерский учет: Учеб. Пособие для студентов вузов/ И.Н. Богатая, Н.Н. Хахонова. – Ростов-н/Д.:Феникс,2002. – 607с. – (Учеб. Пособия).
5. Вендров А.М. Практикум по проектированию программного обеспечения экономических информационных систем: Учеб. Пособие. – М.: Финансы и статистика, 2002.
6. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет: Учеб. Пособие для студентов вузов/ Н.П. Кондраков. – 4-е изд., перераб. И доп. – М.:ИНФРА-М,2003. – 639с. – (Высшее образование).
7. Модин, А.А., Яковенко, Е.Г., Погребной, Е.П. Справочник разработчика АСУ. /Под ред. Н.П. Федоренко, В.В. Карибского 2-е изд., перераб. и доп. – «Экономика».: Москва, 1978. – 582 с.
8. Федотов, А.В. Как учесть материалы, поступившие без документов. [Текст]/ А.В. Федотов // Главбух. – 2002. – №14. – С. 19-25.
9. Федотов А.В. Как оценивать использованные материалы? / А.В. Федотов // Главбух. – 2002. – №23. – С. 33-38.
10. Семенова Ю.С. Транспортно-заготовительные расходы / Ю.С. Семенова // Главбух. – 2003. – №10. – С. 22-29.
11. Пронина Е.А. Учет безвозмездных поступлений / Е.А. Пронина // Бухгалтерский учет. – 2003. – №6. – С. 19-22.
12. Патров В.В., Быков В.А. Учет неотфактурованных поставок / В.В. Патров, В.А. Быков // Бухгалтерский учет. – 2002. – №19. – С. 6-12.
13. Положения по бухгалтерскому учету. – 4-е изд., перераб. И доп. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2004. – 184 с.
14. Коновалова И. Р. Учет поступления материалов / И. Р. Коновалова // Бухгалтерский учет. – 2002. – №17. – С. 17-22.
15. Земсков В.В. Учет недостач, обнаруженных при приемке материалов / В.В. Земсков // Главбух. – 2002. – №22. – С. 19-24.
16. Шевелев А.Е. Учет материалов с применением счетов 15 и 16 / А.Е. Шевелев // Бухгалтерский учет. – 2003. – №15. – С. 16-19.
17. Заровнодный И.А. Отражение в учете тары и упаковки / И.А. Заровнодный // Главбух. – 2003. – №10. – С. 14-21.
18. Волков Н.Г. Учет неотфактурованных поставок и материалов, находящихся в пути / Н.Г. Волков // Бухгалтерский учет. – 2002. – №9. – С. 33-36.
19. Терехова В.А. Международные и национальные стандарты учета и финансовой отчетности: Учеб. Пособие для студентов вузов/ В.А. Терехова. – 2-е изд., перераб. И доп. – СПб.: Питер, 2003. – 267 с. – ( Учеб пособие ).
20. Самохвалова Ю.Н. Бухгалтерский учет: Практикум: Учеб. Пособие. – М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2003. – 224 с.
21. Макарьева В.И. Учет материально-производственных запасов/ В.И. Макарьева. – М., 2002. – 235 с. – (Прил. К журн. «Налоговый вестник», [ 1 ] ).
22. Краснова Л.П. Бухгалтерский учет: учебник/ Л.П. Краснова, Н.Т. Шалашова, Н.М. Ярцева. – М.: Юристъ, 2001. – 550 с. – ( Homo faber ).
23. Козлова Елизавета Петровна Бухгалтерский учет в организациях/ Козлова Елизавета Петровна, Т.Н. Бабченко, Е.Н. Галанина. – М.: Финансы и статистика,2000. – 717с.
24. Карзаева Н.Н. Учет транспортно-заготовительных расходов / Н.Н. Карзаева // Бухгалтерский учет. – 2002. – №14. – С. 17-21.
25. Камышанов П.И. Бухгалтерский учет: отечественная система и международные стандарты/ П.И. Камышанов, И.В. Барсукова, И.М. Густяков. – М.: ИД ФБК-ПРЕСС, 2002. – 519 с.
26. Бухгалтерский учет: Учебник для студентов вузов/ Ю.А. Бабаев, И.П. Комиссарова, М.С. Крашенинникова; Под ред. Ю.А. Бабаева. – М.:ЮНИТИ-ДАНА,2003. – 476 с.
27. Методические указания по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов. – М.: ИНФРА-М, 2002. – 90 с.
28. WWW.bpro.ru
29. 29. WWW.compass.ru
30. WWW.galaktika.ru
31. WWW.gelecon.ru

Приложение А

Министерство образования и науки Российской Федерации

АЛТАЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

им. И.И.ПОЛЗУНОВА

Кафедра «Информационные системы в экономике»

УТВЕРЖДАЮ

Заведующий кафедрой ИСЭ

д. т. н., профессор __________О.И.Пятковский

«10» марта 2007 г.

ЗАДАНИЕ № 04

НА ДИПЛОМНОЕ ПРОЕКТИРОВАНИЕ

По специальности 351400 «Прикладная информатика (по областям)»

студенту группы 5ПИЕ-11 Десятниковой Юлии Владимировне

Тема: Автоматизация учета материалов на примере ООО «АЗПИ»

Утверждено приказом ректора от 07.05.2007 г. № Л – 1156

Срок исполнения дипломной работы 10 июня 2007 г.

Задание принял к исполнению___________________

БАРНАУЛ 2007

1 ИСХОДНЫЕ ДАННЫЕ

Используя отчет о предпроектном обследовании предприятия, учетную политику предприятия, положения об отделах, литературные источники, нормативные документы, разработать проект «Учет материалов» компании ООО «АЗПИ».

2 СОДЕРЖАНИЕ РАЗДЕЛОВ ПРОЕКТА

3 НАУЧНО–БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ ПОИСК

3.1 По научно-технической литературе за последние 3 года просмотреть газеты «Экономика и жизнь», «Финансовая газета», журнал «Финансы и кредит», журнал «Техника и жизнь».

3.2 По нормативной литературе просмотреть указатели государственных и отраслевых стандартов ГОСТ 2.105-95, ГОСТ34.602-89, РД50-34.698-90 за последний год.

Руководитель проекта: доцент, к.т.н. Г.Д. Ряшина

Приложение Б

Приложение В

Приложение Г

Нашли опечатку? Выделите и нажмите CTRL+Enter