.

Текстовые редакторы и электронные таблицы

Язык: русский
Формат: реферат
Тип документа: Word Doc
0 763
Скачать документ

Министерство высшего и профессионального образования РФ

Московский Институт Коммунального Хозяйства и Строительства

Кафедра: ХТСМ

Факультет: технологический

Реферат

на тему:

Текстовые редакторы и электронные таблицы

Выполнила: Успенская Ю.А.

Проверил:

Москва 2003г.

План:

1.Текстовые редакторы

а) WordPad

б) Блокнот

в) Microsoft Word

1.Возможности текстового процессора Word

2.Средства автоматизации

3.Таблицы и списки Word

4.Отличие Word 2000 от других более ранних версий

2.Электронные таблицы

а)Возможности Excel

б)Усовершенствования Excel

1.Текстовые редакторы

а) WordPad

WordPad входи в комплект поставки Windows 2000. Вряд ли его можно
считать полноценным текстовым процессором, который удовлетворяет все
запросы пользователей при создании документов. Но он подготавливает к
работе со сложными текстовыми редакторами Windows. Редактор WordPad
позволяет форматировать целиком текст и отдельные абзацы документов:
изменять шрифты, отступы, границы и т.д. WordPad работает с объектами
OLE, поэтому созданным в нем документам доступны графические изображения
и даже звуковые и видео-клипы.

Редактор WordPad открывает файлы, созданные в программе Write (с
расширением .WRI). Write – простой текстовый процессор, созданный для
версий Windows 3.х. В прошлом многие программные приложения использовали
формат Write для ведения документации, лицензионной информации и
последних версий файлов «readme». Несмотря на то что последней версии
системы программы Write уже нет, ее файлы остаются доступными в Windows
2000. Документы, созданные в редакторе Write, можно прочитать в WordPad.
Кроме того, WordPad работает с документами и сохраняет их в пяти других
форматах: Word 6.0, Rich Text Format (RTF), текстовый, текстовый в
формате MS-DOS и текстовый Unicod. Формат Word 6.0 , с которым могут
работать все последние версии текстового процессора Microsoft Word, так
же как и многие другие широко распространенные редактры, по умолчанию
является форматом программы WordPad.

б) Блокнот

В комплект поставки Windows 2000 также входит простейший редактор
ранних версий системы Блокнот (NotePad). Программа Блокнот в отличие от
WordPad практически не позволяет форматировать документы, например,
можно выбрать шрифт для работы, но нельзя его изменить в документе
программы. Блокнот, кроме того, не работает с большими документами.
Единственным достоинством программы Блокнот является скорость. Она не
только быстро запускается, но и неправдоподобно проста, так что почти
совсем ничего не умеет делать. Текстовые файлы с расширением .TXT –
зарегистрированный тип файлов программы Блокнот. Если запустить один из
таких документов, то вы попадете в Блокнот. Если файл слишком велик для
этой программы, у вас будет возможность открыть его в редакторе WordPad.

в) Microsoft Word

1.Возможности текстового процессора Word

В настоящее время наиболее популярной программой для подготовки текстов
является Microsoft Word, которая называется также текстовым процессором.
Иногда в литературе Word называют иначе – текстовый редактор. Однако
текстовый редактор-это программа или модуль с ограниченным набором
функций (ввод, изменение и сохранение символьного текста). Те программы,
которые позволяют выполнять более сложные операции по подготовке текста
(автоматический перенос слов, операции форматирования и др.) точнее
называть текстовыми процессорами.

Программа Microsoft Word, благодаря своим обширным возможностям,
фактически стала использоваться стандартом среди текстовых процессоров
своего класса. Основное назначение процессора Word – это создание и
редактирование текстовых документов. Кроме того, Word обладает широкими
возможностями размещения в документе графических объектов, таблиц,
диаграмм, гиперссылок. Программа Word удобна для работы с большими
документами благодаря имеющимся в ней средствам создания указателей,
оглавлений, колонтитулов, иерархических заголовков и т.п.

Microsoft Word – мощный текстовый процессор, предназначенный для
выполнения всех процессов обработки текста: от набора и верстки, до
проверки орфографии, вставки в текст графики в стандарте *.pcx или
*.bmp, распечатки текста. Он работает с многими шрифтами, как с русским,
так и с любым из двадцати одного языка мира. В одно из многих полезных
свойств Word входит автоматическая коррекция текста по границам,
автоматический перенос слов и правка правописи слов, сохранение текста
в определенный устанавливаемый промежуток времени, наличие макетов
текстов и шаблонов, позволяющих в считанные минуты создать деловое
письмо, факс, автобиографию, расписание, календарь и многое другое. Word
обеспечивает поиск заданного слова или фрагмента текста, замену его на
указанный фрагмент, удаление, копирование во внутренний буфер или замену
по шрифту, гарнитуре или размеру шрифта, а так же по надстрочным или по
подстрочным символам. Наличие закладки в тексте позволяет быстро перейти
к заложенному месту в тексте. Можно так же автоматически включать в
текст дату, время создания, обратный адрес и имя написавшего текст. При
помощи макрокоманд Word позволяет включать в текст базы данных или
объекты графики, музыкальные модули в формате *.wav. Для ограничения
доступа к документу можно установить пароль на текст, который Word будет
спрашивать при загрузке текста для выполнения с ним каких-либо действий.
Word позволяет открывать много окон для одновременной работы с
несколькими текстами, а также разбить одно активное окно по горизонтали
на два и выровнять их.

2.Средства автоматизации

В Word 2000 имеется широкий выбор средств автоматизации, упрощающих
выполнение типичных задач.

Например – автозамена.

Ниже перечислены некоторые типы ошибок, которые могут быть исправлены
автоматически при вводе:

· Последствия случайного нажатия клавиши CAPS LOCK (впервые появилась в
Word 95). Например, в начале предложения слово эТОТ автоматически
заменяется на Этот, а режим ввода прописных букв (соответствующий
нажатой клавише CAPS LOCK) автоматически отключается.

· Типичные опечатки в словосочетаниях. Например, слова почтовы йадрес
автоматически заменяются словами почтовый адрес.

· Грамматически не сочетаемые пары слов. Например, слова этот слово
автоматически заменяются словами это слово.

В Word предусмотрена возможность автоматического форматирования текста
при вводе.

· Автоматическое создание нумерованных и маркированных списков (впервые
появилось в Word 95). Например, если в начале первого элемента списка
ввести звездочку, будет создан маркированный список.

· Автоматическое создание границ (впервые появилось в Word 95).
Например, если ввести три и большее число дефисов (-) или знаков
равенства (=) подряд, а затем нажать клавишу ENTER, будет автоматически
создана одинарная или двойная граница.

· Автоматическое присвоение тексту встроенных стилей (впервые появилось
в Word 95). Например, если завершить строку текста не знаком препинания,
а двойным нажатием клавиши ENTER, ей будет автоматически присвоен стиль
«Заголовок 1».

· Автоматическое форматирование порядковых номеров и дробей (впервые
появилось в Word 95; применимо только к английскому тексту). Например,
сочетание «1st» автоматически заменяется сочетанием, а дробь «1/4» —
символом ј.

· Автоматическое оформление сетевых путей и адресов Интернета (например,
\\Reports\May\Week1.doc и http://www.microsoft.com/) как гиперссылок.
При выборе гиперссылки на адрес Интернета автоматически запускается
имеющееся средство просмотра Web и открывается указанная Web-страница.
При выборе гиперссылки на сетевой путь автоматически запускается
программа, необходимая для открытия файла назначения, и открывается
указанный файл.

· Автоматическая замена пробелов в начале элемента маркированного или
нумерованного списка соответствующим отступом слева.

Автоматическое создание и предварительный просмотр стилей

При работе со стилями в Word 2000 используются следующие возможности:

· В случае применения нового форматирования к тексту автоматически
создается новый стиль.

· В случае изменения форматирования текста соответствующие изменения
автоматически вносятся в определение стиля.

· Список стилей на панели форматирования содержит образцы стилей.

Мастер писем позволяет легко и быстро создать нужное письмо путем выбора
готовых элементов письма. Кроме того, раз введенные сведения об адресате
(имя, фамилия, адрес, должность и т. п.) автоматически сохраняются. При
создании следующего письма этому адресату достаточно будет выбрать его
имя из списка; все остальные данные будут добавлены автоматически.

Средство Office 2000 — помощник — использует технологию IntelliSense™.
Его основное назначение — автоматическое предоставление советов и
справочных сведений, которые могут понадобиться по ходу выполнения
задачи. Например, если помощник решит, что вы собираетесь приступить к
созданию письма, то предложит запустить мастера писем. Помощник является
основным средством получения справочных сведений о работе в Word 2000, а
также советов по повышению эффективности работы, наглядных примеров и
пошаговых инструкций по выполнению конкретных задач.

3.Таблицы и списки в Word

Таблицы Word являются исключительно мощным средством для расположения
текста в строках и колонках. Очень часто приходится иметь дело с
текстовой или числовой информацией, представление которой в виде таблицы
значительно облегчает ее восприятие. Word предоставляет мощные средства
для создания и оформления таблиц произвольной формы. Текст автоматически
располагается в ячейках таблицы, в то время как числовая информация
может автоматически рассчитываться по заданным формулам.

Форматирование абзаца Сочетание клавиш Комментарий

Увеличение левого отступа абзаца CTRL + M Отступ перемещается к
следующей позиции табуляции

Уменьшение левого отступа абзаца CTRL + SHIFT + M Отступ перемещается к
предыдущей позиции табуляции

Использование таблиц вместо символов табуляции обладает многими
преимуществами. Например, если фрагмент текста не помещается на одной
строке, Word автоматически создает новую и увеличивает высоту ячеек.
Кроме того, при работе с таблицами вы можете легко переставить строки и
столбцы, а также привлечь внимание к некоторым элементам таблицы с
помощью обрамления и фоновых заливок.

Таблицы Word это удобный инструмент для создания и редактирования
небольших и несложных списков. Они позволяют вводить данные,
форматировать их по своему усмотрению. Имеется возможность задания
формул в ячейках, а также сортировка информации. При желании
пользователь может конвертировать таблицу Word в текст. Все эти методы
позволяют успешно работать с документами, состоящими из группы записей.
Однако для более сложных работ, связанных с таблицами для баз данных
необходимо использовать соответствующие средства типа Excel или Access.

4.Отличие Word 2000 от других более ранних версий

Версия Word 2000 входит в состав интегрированного пакета Microsoft
Office 2000. Эта версия может работать под управлением как Windows
95/97, так и Windows NT, включая версию Windows 2000.

Наиболее существенные отличия Word 2000 от версий Word 97 и
соответственно от всех предыдущих версий заключается в следующем:

более развитые средства для работы с Web – страницами, включая просмотр,
создание и редактирование Web – страниц, поддержка стандартов
динамического HTML, средства создания гиперссылок.

Улучшенные средства работы с графическими объектами ( реализация
объемного и теневого эффекта, настройка яркости и контрастности
изображения, обращиние к библиотеке клипов).

более удобные инструменты создания и настройки таблиц (рисование и
стирание линий между ячейками таблиц).

Улучшенный интерфейс справочной системы (интерактивный Помощник,
предлагающий советы в ответ на действия пользователя).

Работа над главным документом в режиме Структура (режим Главный документ
в Word 2000 оказался лишним).

Наличие нового средства Буфер обмена, позволяющего хранить и вставлять в
документ до 12 фрагментов.

В Word 2000 появились и другие удобные «мелочи»: отдельное окно для
каждого документа, автоматическое переключение раскладки клавиатуры на
язык текстового фрагмента, автоматическая замена дефиса (черточки) на
тире и т.д.

2.Электронные таблицы

а)Возможности Excel

Многие вычисления, связанные с повседневной деятельностью человека,
удобно и привычно выполнять в виде таблиц. К таким вычислениям
относятся, например, бухгалтерские расчеты, расчеты оборота материалов и
продукции на заводе, товаров на складе, различные инженерные и
статистические расчеты и т.д. В виде таблиц можно оформлять деловые
документы: счета, накладные, ведомости и проч. Вообще представление
данных в виде прямоугольных таблиц является чрезвычайно удобным и
привычным.

Для оперирования с табличными данными предназначены современные
программы, называемые электронными таблицами. Электронная таблица – это
попросту матрица из строк и столбцов, образующих отдельные ячейки. В эти
ячейки могут записываться данные (числа, текст, логические переменный),
а также формулы, по которым производятся различного рода вычисления. В
одни ячейки данные вводятся, а в других ячейках они обрабатываются по
заданным формулам.

При работе с таблицами Excel распознает два вида ссылок на ячейки:

Абсолютные ссылки на ячейки – указание на конкретную ячейку,
положение которой относительно других ячеек не меняется. Для
обозначения абсолютного адреса используется знак доллара.

Относительные ссылки на ячейки – указание расположения ячейки
относительно другой с которой идет работа в данный момент.

Многие операции в Excel можно выполнять не только над отдельными
ячейками, но и над множеством ячеек. К таким операциям относятся
копирование и перемещение данных, форматирование ячеек, обработка данных
различных ячеек по одной формуле (например, суммирование) и другие.
Совокупность ячеек называется диапазоном.

Чаще всего на практике приходится работать с прямоугольными диапазонами.

В формулах можно смешивать и совмещать абсолютные и относительные ссылки
на ячейки, т. е., например, указать абсолютную ссылку на букву (номер
колонки) вместе с относительной ссылкой на номер ряда.

С помощью электронных таблиц вы можете составить, к примеру, смету
личных расходов или оформить накладную, вычислить сложное
тригонометрическое выражение или решить логическую задачу.

Однако перечисленными задачами возможности Excel не исчерпываются.
Освоив приемы работы в Excel, можно использовать электронные таблицы как
небольшое настольное издательство, эффектно оформляя с их помощью,
например, коммерческие предложения, прайс-листы или несложные рекламные
буклеты. Инструменты Excel позволяют выполнять анализ массивов данных и
представлять результаты анализа в виде графиков и диаграмм. Электронные
таблицы располагают также удобными средствами для ведения баз данных,
создаваемых на основе обычных списков. И это далеко не полный перечень
того, что можно сделать в такой мощной системе как Excel 2000.

Каждый документ в Excel называется рабочей книгой. Книга в Excel
представляет собой файл с расширением .xls, предназначенный для хранения
и обработки данных. Шаблоны рабочих книг имеют расширение .xlt. В старых
версиях электронных таблиц рабочая книга содержала всего один лист.
Поддержка множества листов в последующих версиях, сделала работу в Excel
намного эффективнее. На различные листы обычно помещают разнородную
информацию.

При работе в электронных таблицах часто приходится иметь дело со
сходными данными или с однотипными формами представления данных. Для
работы с однотипными данными или формами предусмотрено полезное
средство, называемое объединением листов в группу. Группирование листов
существенно экономит время при оформлении пакета документации.

б) Усовершенствования Excel

В последующих версиях Excel, таких 7.0 / 97 / 2000 / XP еще более
улучшен и интерфейс пользователя и другие характеристики системы.
Встроенный язык программирования VBA стал единым для всех приложений
офиса. Изменения коснулись и справочной системы которая стала более
интеллектуальной и непринужденной. В новых версиях Excel все больше
встречается анимации. Помимо традиционной интерактивной справки, Excel
предоставляет справочную информацию прямо из Web-страницы Microsoft.

Все приложения Office обладают возможностями, облегчающими работу
пользователя с интернет и локальной сетью. Такие как поиск, публикация
данных в интернете, интеграция в сеть интернет. Поддержка всех основных
форматов файлов интернета, включая HTML документы. Благодаря
усовершенствованию базовых элементов пользователю стало значительно
легче работать с программой. Значительно расширились возможности
электронных таблиц, такие как сводные таблицы, форматирование,
предпросмотр и печать, обнаружение и предупреждение ввода некорректных
данных.

Усовершенствованы панели инструментов. Работа с диаграммами стала проще.
Запросы теперь могут запускаться в фоновом режиме, предоставляя
возможность пользователям выполнять другие задачи во время ожидания
обработки данных. Кроме того появилась возможность создать запрос
помощью мастера, опрашивать базу данных, хранимую в Web, совместно
использовать запросы, сохранять запрос параметров и сохранять запрос в
качестве шаблона.

MS Excel — является самой объемной и, наверное, самой
существенной частью пакета. Без преувеличения можно сказать, что MS
Excel — это грандиозная программа. Обычно на MS Excel ссылаются как на
систему электронных таблиц. По-видимому, это правильно, поскольку в
основе MS Excel действительно лежит идея электронной таблицы, но этого
явно недостаточно для характеристики многообразных возможностей MS
Excel, именно поэтому Microsoft Excel – это универсальная система
обработки данных.

Список литературы:

1.Т. Вечерина “Эффективная работа с Word 2000((, Москва 2000г.

2.А.Ю.Гаевский, «Самоучитель работы на компьютере», Москва 2002г.

3. «Word текстовый редактор для Windows», Москва 2000г.

4. «Excel электронные таблицы», Москва 2000г.

Нашли опечатку? Выделите и нажмите CTRL+Enter

Похожие документы
Обсуждение

Оставить комментарий

avatar
  Подписаться  
Уведомление о
Заказать реферат!
UkrReferat.com. Всі права захищені. 2000-2020