Ответы на билеты по Информатике (1 курс, 2 семестр)

MS POWER POINT.

Назначение программы и способы создания презентации.

Программа Power Point является одним из наиболее популярных пакетов
подготовки презентаций и слайдов-фильмов. Она предоставляет пользователю
мощные функции работы с текстом, включая обрисовку контура текста,
средства для рисования с использованием богатейшей цветовой гаммы,
средства построения диаграмм, широкий набор стандартных рисунков,
возможность использования фотографий. Демонстрация презентации может
сопровождаться звуком и мультипликационными спецэффектами. Презентацию с
помощью Power Point можно представлять в электронном виде,
распространять через глобальную компьютерную сеть Интернет. При помощи
Power Point можно разрабатывать основные страницы для World Wide Web
(WWW).

Для ускорения создания презентаций в пакете имеются профессионально
разработанные шаблоны презентаций и шаблоны дизайна, позволяющие
использовать стандартные темы и готовые стили для оформления
презентаций.

С помощью программы Power Point можно подготовить выступление с
использованием слайдов, которые потом можно:

Распечатать:

на бумаге;

на специальных пленках;

на 35мм слайдах.

Просмотреть на широком экране с помощью цветной ЖК-панели,
непосредственно подключаемой к экрану компьютера.

Презентация – это набор слайдов и спецэффектов (слайд-фильм),
раздаточные материалы, а также конспект и план доклада, хранящиеся в
одном файле Power Point.

Слайды – это отдельные страницы презентации. Слайды могут включать в
себя заголовок, текст, графику, диаграммы, таблицы, рисунки, рисованные
объекты, фотографии, изображения из других приложений и многое другое.

При запуске Power Point открывается окно диалога, которое дает
возможность создать презентацию, используя разные методы.

1 способ – Мастер автосодержания предоставляет возможность быстрого
создания презентации по выбранной теме, запрашивая у пользователя
соответствующую информацию.

Открывается программа Мастера. В данной программе 6 окон, в каждом из
которых пользователь может задавать основные характеристики своей
презентации. Переход от окна к окну осуществляется с помощью кнопок
«НАЗАД» и «ДАЛЕЕ».

2 способ – Шаблон презентации предоставляет образцы различных типов
презентаций с готовой структурой, оформлением и содержанием.
Пользователь выбирает стандартные типы презентаций и приспосабливает их
в соответствии со своими интересами. Шаблоны дизайна помогают выдержать
во всем наборе слайдов последовательное оформление и цветовую палитру.

3 способ – Пустая презентация дает возможность пользователю максимально
проявить творческую фантазию и личные способности, не прибегая к
подсказкам Мастера автосодержания или использованию Шаблона презентаций.

Также в этом диалоговом окне имеется возможность открыть презентацию,
созданную и сохраненную ранее, чтобы отредактировать ее, добавить новые
слайды.

MS POWER POINT. Сортировщик слайдов.

В левом нижнем углу экрана находится пять кнопок, управляющих режимами
просмотра презентации:

Режим слайдов устанавливается по умолчанию, служит для разработки и
редактирования отдельного слайда.

Режим структуры отображает заголовки и текст слайдов в виде
иерархической структуры. Позволяет вводить и корректировать текст, не
отвлекаясь при этом на детали оформления. Рисунки, графика, дизайн
слайда при этом не показываются.

Режим сортировщика слайдов располагает на экране подготовленные слайды.
Он дает возможность просмотреть сразу все слайды и при необходимости
сделать их ручную перестановку, копирование или удаление.

Режим страниц заметок позволяет сделать к слайду заметки докладчика. В
верхней части страницы располагается сам слайд, нижняя часть остается
для текста заметок.

Режим показ слайдов позволяет просмотреть работу готовой презентации.

Рассмотрим Режим сортировщика слайдов. Для перехода в этот режим
следует:

Нажать кнопку Режим сортировщика слайдов;

Выполнить команду ВИД ? СОРТИРОВЩИК СЛАЙДОВ.

Количество слайдов, просматриваемых одновременно, зависит от
используемого масштаба. Главное, на чем сосредотачивается внимание
сортировщика слайдов, это стиль оформления слайдов. Каждый слайд имеет
номер в правом нижнем углу.

В режиме сортировщика слайдов можно выполнять следующие виды работ:

Сортировка слайдов. Выделяем слайд и, удерживая кнопку мыши нажатой,
перетаскиваем на новое место; номер слайда автоматически изменяется.

Удаление слайда. Выделяем слайд и нажимаем Delete.

Скрытие слайда позволяет не показывать на презентации какой-либо слайд.
Это можно сделать так: Выделить слайд ? Нажать кнопку Скрыть слайд на
панели инструментов сортировщика.

Отобразить на экране слайд ? Команда Показ слайдов ? Скрыть слайд.

Переход между слайдами. Для получения эффекта перехода:

Выделить один слайд или несколько с помощью кнопки Shift или рамки.

Команда Показ слайдов ? Переход слайда, либо кнопка Переход слайда.

В диалоговом окне Переход слайда выбрать эффект перехода и нажать ОК.

MS POWER POINT. Оформление слайда.

Вид презентации будет лучше, если оформить все слайды в одном стиле,
кроме того, часто возникает необходимость размещения на всех слайдах
одного и того же элемента дизайна, поэтому в РР существует режим работы
с образцами. С помощью образца можно задать одинаковое оформление для
всех слайдов и страниц. Чтобы войти в этот режим: Вид ? Образец ?
Откроется подменю, в котором можно выбрать элемент презентации для
которого вы хотите применить оформление. Для слайдов в меню
предназначены 2 команды:

Вид ? Образец ? Образец слайдов

Вид ? Образец ? Образец заголовков

При выборе 1 команды видно, что в каждой области слайда содержится
подсказка о том, что нужно делать для внесения тех или иных изменений в
образец.

Для 2 команды определяется образец титульных слайдов, вид всех остальных
слайдов презентации.

С помощью Образца можно устанавливать:

Тип

Начертание

Размер шрифта

Задать параметры абзацев

Изменить размеры областей образца

Вставить рисунок

Нарисовать графический объект

Все, что помещается в образец, потом отражается в каждом листе
презентации.

MS POWER POINT. Разметка слайда.

Формат ? Разметка слайда

В открывшемся окне можно выбрать разметку текущего слайда, т.е.:

макеты текста;

макеты содержимого (таблица, диаграмма, картинка, рисунок, клип);

макеты текста и содержимого;

другие макеты.

MS POWER POINT. Эффекты анимации.

Анимацию можно создавать как для отдельных объектов слайда, так и для
слайда в целом. Возможны несколько способов создания анимации, в т.ч. с
помощью панели инструментов Эффекты анимации и с помощью команды Показ
слайдов ? Эффекты анимации. Чтобы применить один из способов анимации,
надо:

Перейти к требуемому слайду.

Выделить объект слайда и применить к нему эффекты анимации

MS POWER POINT. Настройка анимации.

Для слайда, содержащего несколько уровней заголовков, эффекты анимации
можно применить к каждому из уровней. Для этого надо:

Выделить заголовок, команда Показ слайдов ? Настройка анимации

Выбрать нужный эффект, установить очередность появления объектов.

Вкладка Время дает возможность установить временные интервалы.

На вкладке Эффекты можно задать различные эффекты и их звуковое
сопровождение.

Вкладка Эффекты в диаграммах используется для управления анимацией
диаграмм, элементы диаграмм могут появляться поочередно или
одновременно.

Вкладка Параметры воспроизведения управляет выводом видеоклипов во время
показа слайдов.

MS POWER POINT. Шаблоны дизайна.

Шаблоны презентаций предоставляют возможность для создания презентаций
по определенным темам. Шаблоны дизайна обеспечивают во всем наборе
слайдов одинаковое оформление и цветовую палитру.

Для создания презентации с помощью шаблонов, в начальном окне РР надо
установить переключатель Шаблон презентации и ОК. Открывается окно
Создать презентацию. Далее:

1 способ:

Перейти на вкладку Презентации

Выбрать тему презентации

Нажать ОК и откроется 1 заголовочный слайд по этой теме

Правая кнопка мыши ? Применить шаблон дизайна

В окне выбрать шаблон дизайна и Применить

2 способ:

В окне Создать презентацию перейти на вкладку Дизайны презентаций

Выбрать дизайн, открывается окно Создать слайд, содержащее типы
авторазметки. ОК.

MS POWER POINT. Настройка времени.

Управлять временем показа слайдов можно автоматически или с помощью
мыши. Для автоматического управления устанавливается время показа
каждого слайда:

Выбрать режим сортировщика слайдов и выделить 1 слайд.

Показ слайдов ? Настройка времени

В окошке Время показа слайда установить время показа слайда

Нажать кнопку Продвижение для перехода к другому слайду

Ручная установка времени:

Выбрать режим сортировщика слайдов

Выделить 1 слайд, Показ слайдов ?Переход слайда

В окне установить флажок По щелчку и число секунд показа слайда.

MS POWER POINT. Смена слайдов (переход слайда).

Показ слайдов ? Переход слайда

Здесь можно выбрать эффект перехода слайда, скорость перехода, звуковое
сопровождение.

MS P. POINT. Сохранение и открытие презентации.

Сохранение презентации:

Файл ? Сохранить как.

Задать имя файла, устройство и папку для хранения.

Указать параметры сохранения.

Для дальнейшего сохранения: Файл ? Сохранить или кнопку Сохранить

Открытие презентации:

способ, если РР не загружен:

В главном меню Windows выбрать команду Открыть документ MS Office

В окне указать тип файла и имя файла

Открыть

способ, если РР загружен:

Файл ? Открыть или кнопка Открыть

Указать имя файла

В подменю главного меню Windows выбрать имя файла

В меню Файл выбрать из списка последних использованных файлов

MS POWER POINT. Показ презентации.

Начать презентацию можно следующими способами:

Показ слайдов ? Начать показ.

Нажать кнопку F5.

При нажатии на кнопку в нижнем левом углу, начинается показ слайдов с
текущего слайда.

Демонстрация слайдов презентации может выполняться:

В полноэкранном режиме под управлением докладчика;

Под управлением пользователя;

Автоматически.

Настройка осуществляется в окне, открывающемся по команде Показ
слайдов ? Настройка презентации.

MS POWER POINT. Печать.

Печать осуществляется для раздаточного материала и для создания пленок
для стенного экрана. Печать:

Открыть презентацию

Файл ? Параметры слайда

В окне выбрать размеры носителя, его ориентацию.

Файл ? Печать

В окне печати указать параметры печати

Выбрать тип печатаемых материалов, ОК

MS ACCESS

Базы и банки данных. Определения.

Базой данных называется совокупность связанных данных конкретной
предметной области. Базы данных используются:

Для ведения торговых операций, т.к. необходимы инфо о ценах на товары, о
поставщиках, об объемах продаж, о способах и длительности хранения.
Хранение и обработка инфо при современных масштабах требует
систематизации и она необходима во всех сферах жизни человека. Для
управления процессом обработки данных применяются программные средства,
которые позволяют вносить новые данные, корректировать и т.д. Такие
программы называются СУБД (система управления базами данных).

Банк данных – это данные, которые хранятся на машинных носителях. Банк
данных – это совокупность базы данных, системы управления базой данных,
системы администрирования БД и прикладных программ обработки.

MS ACCESS. Типы баз данных и связи.

СУБД включает в себя:

Специальный язык программирования

Системный интерфейс

Библиотеку приложений

СУБД классифицируется:

По типу представления данных:

иерархическая база данных – это база данных, в которой связь между
элементами осуществляется по типу подчинения и схематично изображается в
виде дерева. Операции над файлами в такой сети можно выполнить, если они
находятся в одном каталоге.

сетевая БД, в ней связи между данными устроены по типу сети, такая
система удобна.

реляционная БД, в этой модели связи между данными осуществляются в виде
таблиц, где каждому элементу строки соответствует один и только один
элемент столбца.

По языку, который обеспечивает работу СУБД:

dBase

RBace

Clipper

Visual Basic

По типу трансляции:

компилятирующие БД, компиляция – перевод на машинный язык целых фраз.

интерпретирующие БД, при работе с транслятором переводится каждый
символ.

Реляционная БД – это БД, где связи между данными осуществляются в виде
таблиц, где каждому элементу строки соответствует один и только один
элемент столбца. В таблицах строки называются записями или картежами, а
столбцы называются полями. Уникальность каждой таблицы создается за счет
ключей, которые содержат одно или несколько полей таблицы. Ключи
хранятся в упорядоченном виде, что обеспечивает доступ к каждой записи.

MS ACCESS. Общая характеристика СУБД ACCESS.

Современные СУБД содержат:

набор средств для поддержки таблиц и отношений между ними.

развитый пользовательский интерфейс, который позволяет вводить и
форматировать инфо.

средства программирования высокого уровня для создания приложения.

С помощью СУБД можно:

выбрать интересующие данные;

напечатать таблицу или ее часть;

выдать данные в виде диаграммы;

выполнять различные вычисления в процессе расчета.

Основным понятием базы данных являются таблицы.

Таблица – это основной объект, в котором хранятся данные, она состоит из
строк и столбцов. Строки называются записями или картежами, а столбцы
называются полями или колонками.

Запрос – это средство выборки данных из одной или нескольких таблиц.
Отбор осуществляется по условию заданному пользователем.

Форма – это средство отображения данных на экране, с их помощью можно
оформлять таблицы.

Отчеты – это средства отображения данных и результатов при выводе на
печать.

Макросы – это средства для автоматизации часто выполняемых операций.
Макросы содержат одну или несколько макрокоманд.

Счетчик – это поле, которое содержит номера записей в таблице.

Конструктор – это режим определения свойств объекта в базе данных.
Конструктор имеет свое окно, которое называется банком.

Мастер – это программа для решения узкой определенной задачи, диалоговое
решение. Эта программа состоит из нескольких окон, обычно не менее 3.

Запуск MS ACCESS:

Пуск ? Программы ? MS ACCESS

через рабочий стол

через создание документов

через Мои документы

MS ACCESS. Проектирование баз данных.

Перед созданием БД пользователь должен определить, из каких таблиц
должна состоять БД, какие данные нужно поместить в таблицы, как связать
таблицы. Такие вопросы решаются в процессе проектирования, в результате
проектирования определяется логическая структура, которая представляет
собой реляционную структуру таблиц.

Первым делом нужно создать предметную область, охватывающую базу данных.
На этом этапе определяется состав и структура данных, которая
отображается информационно логической моделью. Для этой модели
используются 2 подхода:

определяются основные задачи, для решения которых строится БД и
выявляется потребность зад. данных.

сразу устанавливаются типовые объекты предметной области.

Этапы проектирования и создания БД содержат:

анализ БД, созданных вручную, определение источника данных

разделение инфо на группы

определение типа данных, которые будут храниться в таблицах

выделение общих элементов в таблицах называется ключевыми полями

продумывание оформления форм и отчетов

определение условий выбора для запросов

продумывание, создание, автоматизация отчетов

проблемы безопасности данных (создание полей и разграничение данных)

MS ACCESS. Создание, сохранение и открытие баз данных. Копирование БД.

Запуск MS ACCESS:

Пуск ? Программы ? MS ACCESS

через рабочий стол

через создание документов

через Мои документы

Для создания БД нужно:

Файл ? Создать базу данных…;

Перейти на вкладку Общие с ярлыком Новая база данных;

Введите имя (по умолчанию имя – db и №_);

Нажать кнопку Создать.

Открывается окно для создания базы данных.

Сохранение БД:

БД сохраняется при ее создании, затем сохраняется каждая созданная в ней
таблица, форма и т.п.

MS ACCESS. Структура окна базы данных.

Окно БД состоит из 6 вкладок. В этом окне осуществляется все операции
обработки входящих в базу объектов. Их перечень соответствует ярлыкам
вкладок в верхней части окна БД. При создании новой базы данных список
объектов пуст. В Access-базу данных могут входить разнородные объекты.
Различают следующие типы объектов:

Форма – это средство отображения данных на экране, с их помощью можно
оформлять таблицы.

Отчеты – это средства отображения данных и результатов при выводе на
печать.

Модуль содержит программы на языке Visual Basic, применяемые для
настройки, оформления и расширения БД.

Всё это самостоятельные объекты, сохраняющиеся в общем файле БД.

MS ACCESS. Создание таблиц (мастер, конструктор, режим таблицы).

Создание таблицы происходит в окне БД:

Таблицы ? Создать;

в окне Новая таблица выберите вариант создания таблицы;

ОК.

Создание таблицы с помощью мастера:

В 1ом окне мастера можно выбрать категорию и образец таблицы, затем
нужные образцы полей. Допускается выбор полей из нескольких таблиц. В
2ом окне мастера можно выбрать имя для таблицы, а также способ
определения ключа; ключевое поле однозначно определяет каждую запись
таблицы.Все сведения, необходимые для создания таблицы, указаны, и в 3ем
окне мастера выбирают дальнейшие действия после создания таблицы; и
Готово. Если в дальнейшем потребуется изменить или расширить созданную с
помощью мастера таблицу, это можно сделать в режиме конструктора.

Создание таблицы через режим таблицы проходит путем непосредственного
ввода данных в таблицу. При сохранении таблицы Microsoft Access
проанализирует данные и автоматически присвоит каждому полю
соответствующий тип данных и формат.

Таблицы ? Создать ? Режим таблицы

Переименуйте нужные столбцы.

Дополнительные столбцы можно добавлять в любое время.

Введите данные в таблицу.

Введя данные, нажмите кнопку Сохранить

Создайте первичный ключ.

Создание таблицы в режиме конструктора позволяет добавлять поля,
настроить отображение полей и обработку в них данных, а затем создается
первичный ключ (одно или несколько полей, комбинация значений которых
однозначно определяет каждую запись в таблице).

Таблицы ? Создать ? Режим конструктора.

Определите все нужные поля в таблице.

Чтобы вставить в таблицу поле, щелкните строку, над которой его нужно
поместить, и нажмите кнопку Добавить строки. Чтобы добавить поле в конец
таблицы, щелкните первую пустую строку.

Щелкните ячейку в столбце Имя поля и введите имя поля.

В столбце Тип данных можно выбрать из раскрывающегося списка тип данных.

В столбце Описание введите описание данных, которые будет содержать это
поле. Текст описания будет выводиться в строке состояния при добавлении
данных в поле, а также будет включен в описание объекта таблицы. Вводить
описание не обязательно.

Для сохранения таблицы нажмите кнопку Сохранить.

MS ACCESS. Задание и уточнение свойств полей.

В нижней части окна Конструктора указываются свойства каждого поля
таблицы. Каждый тип данных связан с определенным набором свойств.

Свойство Размер поля определяет максимальное количество знаков, которые
можно ввести в данное поле.

Свойство Формат поля задает формат вывода значений данного поля

Свойство Маска ввода задает маску ввода.

Свойство Подпись определяет текст, который выводится в качестве подписи
поля.

Свойство Значение по умолчанию позволяет указать значение, автоматически
вводящееся в поле при создании новой записи.

Свойство Условие на значение определяет требования к данным, вводящимся
в запись, в поле или в элемент управления.

Свойство Сообщение об ошибке позволяет указать текст сообщения,
выводящегося на экран, если введенные данные нарушают условие,
определенное в свойстве Условие на значение.

Свойство Обязательное поле указывает, требует ли поле обязательного
ввода значения.

Свойство Пустые строки определяет, допускается ли ввод в поле пустых
строк.

Свойство Индексированное поле определяет индекс, задаваемый по одному
полю.

Свойство Новые значения определяет способ увеличения значения поля
счетчика при добавлении в таблицу новых записей.

Свойство Число десятичных знаков определяет число десятичных знаков.

MS ACCESS. Сохранение и открытие таблиц.

Сохранение таблицы:

Файл ? Сохранить как.

Для дальнейшего сохранения: Файл ? Сохранить или кнопку Сохранить

Открытие таблицы:

В окне базы данных щелкните значок Таблицы.

Выберите имя таблицы, которую требуется открыть.

Выполните одно из следующих действий.

Чтобы открыть таблицу в режиме конструктора, нажмите кнопку Конструктор
на панели инструментов окна базы данных.

Чтобы открыть таблицу в режиме таблицы, нажмите кнопку Открыть на панели
инструментов окна базы данных.

В меню Файл выбрать из списка последних использованных файлов

MS ACCESS. Формы, назначение форм.

Форма – это способ оформления заголовка, области данных, области
примечаний таблиц и заголовков. Формы позволяют создавать
пользовательский интерфейс для таблиц базы данных. Форма строится на
основе таблицы или запроса. При каждом открытии сохраненной формы
обновляются данные запроса, на основе которого создается форма. Формы
могут быть выведены на экран в 3 видах: режим конструктора, режим формы,
режим таблицы.

MS ACCESS. Способы создания форм (мастер, конструктор, автоформы).

Форму можно создать тремя различными способами.

При помощи автоформы на основе таблицы или запроса. С помощью автоформ
можно создавать формы, в которых выводятся все поля и записи базовой
таблицы или запроса. Если выбранный источник записей имеет связанные
таблицы или запросы, то в форме также будут присутствовать все поля и
записи этих источников записей.

В окне базы данных выберите Формы ? Создать.

В диалоговом окне Новая форма выберите мастера.

Автоформа: в столбец. Каждое поле располагается на отдельной строке;
подпись находится слева от поля.

Автоформа: ленточная. Поля, образующие одну запись, расположены в
одной строке; их подписи выводятся один раз в верхней части формы.

Автоформа: табличная. Поля записей расположены в формате таблицы, где
каждой записи соответствует одна строка, а каждому полю один столбец.
Имена полей служат заголовками столбцов.

Автоформа: сводная таблица. Форма открывается в режиме сводной
таблицы. Имеется возможность добавлять поля путем их перетаскивания из
списка полей в различные области макета.

Автоформа: сводная диаграмма. Форма открывается в режиме сводной
диаграммы. Имеется возможность добавлять поля путем их перетаскивания из
списка полей в различные области макета.

Выберите таблицу или запрос, содержащие данные, на основе которых
создается форма.

Нажмите кнопку OK.

Microsoft Access применяет к форме автоформат, который использовался
последним. Если до этого формы с помощью мастера не создавались и не
использовалась команда Автоформат в меню Формат, будет применяться
стандартный автоформат.

При помощи мастера на основе одной или нескольких таблиц или запросов.
Мастер задает подробные вопросы об источниках записей, полях, макете,
требуемых форматах и создает форму на основании полученных ответов.

В окне базы данных выберите Формы ? Создать.

В диалоговом окне Новая форма выберите нужного мастера.

Выберите имя таблицы или другого источника записей, содержащего данные,
на которых должна быть основана форма.

Нажмите кнопку OK и следуйте инструкциям мастера.

Созданную форму можно изменить в режиме конструктора, сводной таблицы
или сводной диаграммы.

Вручную в режиме конструктора. Сначала создается базовая форма, которая
затем изменяется в соответствии с требованиями в режиме конструктора.

В окне базы данных выберите Формы ? Создать.

В диалоговом окне Новая форма выберите строку Конструктор.

Выберите имя таблицы или другого источника записей, содержащего данные,
на которых нужно основать форму и нажмите кнопку OK.

Форма будет открыта в режиме конструктора.

MS ACCESS. Редактирование форм.

В форму можно помещать рисунки. Рисунок является одним из типов
объектов, которые создаются в другом приложении и используются в
Microsoft Access. В формы можно также помещать другие объекты или части
объектов, созданных в другом приложении. Вставка ? Рисунок.

Добавление новой диаграммы

Откройте форму в режиме конструктора.

В меню Вставка выберите команду Диаграмма.

В форме или отчете щелкните место, в которое следует поместить
диаграмму.

Следуйте инструкциям мастера диаграмм, который создает диаграмму на
основе доступных таблиц или других источников записей и выбранных полей.

Для просмотра диаграммы переключитесь в режим формы или в режим
предварительного просмотра.

MS ACCESS. Форматирование форм.

Форматирование формы осуществляется в режиме конструктора.

Нажмите кнопку Вид для перехода в другой режим.

Используйте панель инструментов Формат для изменения шрифта и
начертания, выравнивания текста, изменения ширины линий и границ, а
также применения цветов и эффектов оформления.

Выполните выравнивание элементов управления с помощью линеек.

Разместите элементы управления в области данных или в других разделах
формы.

С помощью панели элементов добавьте элементы управления, такие как
надписи и поля.

MS ACCESS. Назначение запросов и их виды.

Запросы используются для просмотра, изменения и анализа данных
различными способами. Запросы также можно использовать в качестве
источников записей для форм, отчетов и страниц доступа к данным. В
Microsoft Access есть несколько типов запросов.

Запрос на выборку является наиболее часто используемым типом запроса.
Запросы этого типа возвращают данные из одной или нескольких таблиц и
отображают их в виде таблицы, записи в которой можно обновлять (с
некоторыми ограничениями). Запросы на выборку можно также использовать
для группировки записей и вычисления сумм, средних значений, подсчета
записей и нахождения других типов итоговых значений.

Запрос с параметрами — это запрос, при выполнении отображающий в
собственном диалоговом окне приглашение ввести данные, например условие
для возвращения записей или значение, которое требуется вставить в поле.
Можно разработать запрос, выводящий приглашение на ввод нескольких
единиц данных, например двух дат. Затем Microsoft Access может вернуть
все записи, приходящиеся на интервал времени между этими датами.

Запросы с параметрами также удобно использовать в качестве основы для
форм, отчетов и страниц доступа к данным. Например, на основе запроса с
параметрами можно создать месячный отчет о доходах. При печати данного
отчета Microsoft Access выводит на экран приглашение ввести месяц,
доходы за который должны быть приведены в отчете. После ввода месяца
Microsoft Access выполняет печать соответствующего отчета.

Перекрестные запросы

Перекрестные запросы используют для расчетов и представления данных в
структуре, облегчающей их анализ. Перекрестный запрос подсчитывает
сумму, среднее, число значений или выполняет другие статистические
расчеты, после чего результаты группируются в виде таблицы по двум
наборам данных, один из которых определяет заголовки столбцов, а другой
заголовки строк.

Запросы на изменение

Запросом на изменение называют запрос, который за одну операцию изменяет
или перемещает несколько записей. Существует четыре типа запросов на
изменение.

На удаление записи. Запрос на удаление удаляет группу записей из одной
или нескольких таблиц. Например, запрос на удаление позволяет удалить
записи о товарах, поставки которых прекращены или на которые нет
заказов. С помощью запроса на удаление можно удалять только всю запись,
а не отдельные поля внутри нее.

На обновление записи. Запрос на обновление вносит общие изменения в
группу записей одной или нескольких таблиц. Например, на 10 процентов
поднимаются цены на все молочные продукты или на 5 процентов
увеличивается зарплата сотрудников определенной категории. Запрос на
обновление записей позволяет изменять данные в существующих таблицах.

На добавление записей. Запрос на добавление добавляет группу записей
из одной или нескольких таблиц в конец одной или нескольких таблиц.
Например, появилось несколько новых клиентов, а также база данных,
содержащая сведения о них. Чтобы не вводить все данные вручную, их можно
добавить в таблицу «Клиенты».

На создание таблицы. Запрос на создание таблицы создает новую таблицу
на основе всех или части данных из одной или нескольких таблиц. Запрос
на создание таблицы полезен при создании таблицы для экспорта в другие
базы данных Microsoft Access или при создания архивной таблицы,
содержащей старые записи.

Запросы SQL

Запрос SQL — это запрос, создаваемый при помощи инструкций SQL. Язык SQL
используется при создании запросов, а также для обновления и управления
реляционными базами данных, такими как базы данных Microsoft Access.

Когда пользователь создает запрос в режиме конструктора запроса,
Microsoft Access автоматически создает эквивалентную инструкцию SQL.
Фактически, для большинства свойств запроса, доступных в окне свойств в
режиме конструктора, имеются эквивалентные предложения или параметры
языка SQL, доступные в режиме SQL.

MS ACCESS. Способы создания запросов (мастер, конструктор).

Создание запроса в режиме Конструктора:

В окне базы данных выберите Запросы и нажмите кнопку Создать.

В диалоговом окне Новый запрос щелкните строку Конструктор, а затем
нажмите кнопку OK.

В диалоговом окне Добавление таблицы выберите вкладку, содержащую
объекты, данные из которых будут использованы в запросе.

Дважды щелкните объекты, которые нужно добавить в запрос, а затем
нажмите кнопку Закрыть.

Для создания запроса на основе открытой таблицы:

Вставка ? Запрос

В окне Новый запрос выберите режим Конструктора.

Создание простого запроса с помощью мастера

fpr|Z

.-ooeUOOOE1/21/21/2EOOOOOOO?

gdUe\?

?????????????.-0-2-4-6-8-:--@-B-D-F-H-J-L-N-P-R-T-V-X-Z-\-^-`-b-d-f-n
nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn

?&?

3F45P5X5n5?51/456″6^6oe6o6u6ue6th6nnaeUIIAAA¶¶¶¶¶¶¶AAAAA

gdJAE

gd6A

gdUe\?

99P9ooooooooooooeTHTHNNNAe¶e

gda=Z

gd”wa

gd‰%‚

?¦?A@rAtAvAxAzA|A~A?A‚A„A†AoeeTHNoAeAeoooooooooooooo

gdA

gd”wa

gdA

gds!?

?
?????????????eWiWXDX”YI\h^j^l^n^p^r^t^v^x^z^|^~^?^‚^„^†^oe*E»»»»»»»»»»»»
»»»»»

gd|g2

`nnnnnnnnnnnnnaOeEEEOe1/4

gd» –

gdUe\?

gdd_4

gd?Q©

uhuaew yhzUez6{¬{ooooeeeeeeeee*eeEEA?

gdSFC

*µ

?&?R??a

??¤????I???????¤?¤?$?????-

???????????данных из полей, выбранных в одной или нескольких таблицах
или запросах. С помощью мастера можно также вычислять суммы, число
записей и средние значения для всех записей или определенных групп
записей, а также находить максимальное и минимальное значение в поле.
Однако нельзя ограничить количество записей, возвращаемых этим запросом,
с помощью условий отбора.

В окне базы данных выберите Запросы и нажмите кнопку Создать.

В диалоговом окне Новый запрос выберите в списке строку Простой запрос и
нажмите OK.

Следуйте инструкциям в диалоговых окнах мастера. Последнее диалоговое
окно позволяет либо запустить запрос, либо открыть его в режиме
конструктора.

Также создаются другие запросы с помощью мастера.

MS ACCESS. Сохранение и открытие форм.

Форму, как и таблицу нужно сохранить:

Щелчок по кнопке Закрыть в строке заголовка, выйдет окно с предложением
сохранить форму, выберите имя и нажмите ОК.

Файл ? Сохранить как.

Файл ? Сохранить при последующем сохранении.

Открытие формы:

В окне базы данных выберите Формы.

Выберите форму или подчиненную форму, которую требуется открыть.

Выполните одно из следующих действий.

Чтобы открыть форму в режиме конструктора, нажмите кнопку Конструктор на
панели инструментов окна базы данных. Чтобы открыть форму в режиме
формы, нажмите кнопку Открыть.

MS ACCESS. Отчеты и способы их создания (мастер, конструктор,
автоотчеты).

Отчеты – это средства отображения данных и результатов при выводе на
печать. Отчет является эффективным средством представления данных в
печатном формате. Имея возможность управлять размером и внешним видом
всех элементов отчета, пользователь может отобразить сведения желаемым
образом.

Большинство отчетов являются присоединенными к одной или нескольким
таблицам и запросам из базы данных. Источником записей отчета являются
поля в базовых таблицах и запросах. Отчет не должен включать все поля из
каждой таблицы или запроса, на основе которых он создается.

Отчет можно создать тремя различными способами.

При помощи автоотчета на основе таблицы или запроса. Автоотчет служит
для создания отчета, в котором выводятся все поля и записи базовой
таблицы или запроса.

В окне базы данных выберите Отчеты и нажмите кнопку Создать.

В диалоговом окне Новый отчет выберите одного из следующих мастеров.

Автоотчет: в столбец — каждое поле располагается на отдельной строке;
подпись находится слева от поля.

Автоотчет: ленточный — поля каждой записи находятся на отдельной строке;
подписи печатаются сверху, один раз для каждой страницы.

Выберите таблицу или запрос, содержащие данные, на которых должен быть
основан отчет.

Нажмите кнопку OK.

Microsoft Access применяет последний автоформат, использовавшийся для
создания отчета. Если до этого отчет с помощью мастера не создавался, и
не использовалась команда Автоформат в меню Формат, то будет применен
стандартный автоформат.

При помощи мастера на основе одной или нескольких таблиц или запросов.
Мастер задает подробные вопросы об источниках записей, полях, макете,
требуемых форматах и создает отчет на основании полученных ответов.

В окне базы данных выберите Отчеты и нажмите кнопку Создать.

В диалоговом окне Новый отчет выберите нужного мастера.

Выберите таблицу или запрос, содержащие данные, на которых должен быть
основан отчет.

Нажмите кнопку OK.

Следуйте инструкциям мастера.

Созданный отчет можно изменить в режиме конструктора.

Вручную в режиме конструктора. Сначала создается базовый отчет, который
затем изменяется в соответствии с требованиями в режиме конструктора.

В окне базы данных выберите Отчеты и нажмите кнопку Создать.

В диалоговом окне Новый отчет выберите пункт Конструктор.

Выберите таблицу или запрос, содержащие данные, на которых должен быть
основан отчет. (Если нужно создать свободный отчет, не выбирайте ничего
из этого списка.)

Чтобы использовать в отчете данные из нескольких таблиц, создайте отчет
на основе запроса.

Нажмите кнопку OK.

Microsoft Access откроет отчет в режиме конструктора.

MS ACCESS. Сохранение и открытие отчетов.

Открытие отчета:

В окне базы данных выберите Отчеты.

Выберите отчет или подчиненный отчет, который требуется открыть.

Выполните одно из следующих действий.

Чтобы открыть отчет в режиме конструктора, нажмите кнопку Конструктор на
панели инструментов окна базы данных. Чтобы открыть отчет в режиме
предварительного просмотра, нажмите кнопку Просмотр.

Сохранение отчетов:

Нажмите кнопку Сохранить на панели инструментов Конструктор.

При первом сохранении введите уникальное имя в диалоговом окне
Сохранение и нажмите кнопку OK. Если нажать кнопку Отмена, объект не
будет сохранен.

MS ACCESS. Форматирование отчетов.

Использование стандартного формата

Откройте форму или отчет в режиме конструктора.

Выполните одно из следующих действий.

Для форматирования всей формы или отчета выберите область выделения
формы или область выделения отчета.

Для форматирования отдельного раздела выберите область выделения
раздела.

Для форматирования одного или нескольких элементов управления выберите
эти элементы управления.

Нажмите кнопку Автоформат на панели инструментов.

Выберите имя формата в списке.

Для того чтобы задать отдельные атрибуты форматирования (шрифт, цвет или
тип границы), нажмите кнопку Параметры.

Создание, обновление и изменение автоформата:

Откройте форму в режиме конструктора.

В меню Формат выберите команду Автоформат.

В диалоговом окне Автоформат выберите автоформат из списка.

Нажмите кнопку Параметры и выберите используемые атрибуты.

Нажмите кнопку Настройка и выберите нужный переключатель. Существуют
следующие варианты:

создание нового стиля на основе открытой формы или отчета;

обновление выбранного стиля на основе открытой формы или отчета;

удаление выбранного стиля.

Нажмите кнопку OK два раза, чтобы закрыть диалоговые окна.

MS ACCESS. Расчеты в MS ACCESS. Построитель выражения.

Окно построителя выражений состоит из трех разделов, располагающихся
сверху вниз.

Поле выражения. В верхней части окна построителя расположено поле, в
котором создается выражение. Ниже находится раздел, предназначенный для
создания элементов выражения и их последующей вставки в поле выражения.
Допускается непосредственный ввод части выражения в поле выражения.

Кнопки операторов. В средней части окна построителя находятся кнопки
с часто используемыми операторами. При нажатии на одну из этих кнопок
построитель вставит соответствующий оператор в текущую позицию поля
выражения. Чтобы вывести полный список операторов, выберите папку
Операторы в нижнем левом поле и нужный тип в среднем поле. В правом поле
будут выведены все операторы выбранного типа.

Элементы выражения. В нижней части окна построителя находятся три
поля.

В левом поле выводятся папки, содержащие таблицы, запросы, формы,
объекты базы данных, встроенные и определенные пользователем функции,
константы, операторы и общие выражения.

В среднем поле задаются определенные элементы или типы элементов для
папки, заданной в левом поле. Например, если выбрать в левом поле
Встроенные функции, то в среднем поле появится список всех типов функций
Microsoft Access.

В правом поле выводится список значений (если они существуют) для
элементов, заданных в левом и среднем полях. Например, если выбрать в
левом поле Встроенные функции и тип функции в среднем, то в правом поле
будет выведен список всех встроенных функций выбранного типа.

MS ACCESS. Просмотр и редактирование данных (добавление и удаление
записей, полей).

Добавление и изменение данных в режиме таблицы или формы

Откройте объект в режиме таблицы или откройте форму в режиме формы.

Выполните одно из следующих действий.

Чтобы добавить новую запись, нажмите кнопку Новая запись на панели
инструментов, введите данные и нажмите клавишу TAB для перехода в
следующее поле. В конце записи нажмите клавишу TAB для перехода к
следующей записи.

Чтобы изменить данные в поле, щелкните это поле и введите данные.

Чтобы заменить все значение поля, установите указатель на левую границу
поля, чтобы он превратился в указатель «плюс», и нажмите кнопку мыши.
Введите данные.

Удаление записи в режиме таблицы или формы

Откройте объект в режиме таблицы или откройте форму в режиме формы.

Выберите удаляемую запись.

Нажмите на панели инструментов кнопку Удалить запись.

При удалении данных иногда требуется удалить связанные с ними данные из
других таблиц.

Добавление полей в таблицу в режиме конструктора

Чтобы вставить в таблицу поле, щелкните строку, над которой его нужно
поместить, и нажмите кнопку Добавить строки на панели инструментов.

Чтобы добавить поле в конец таблицы, щелкните первую, пустую строку.

Щелкните ячейку в столбце Имя поля и введите уникальное имя поля.

В столбце Тип данных можно выбрать тип данных из списка Тип данных.

Добавление поля (столбца) в таблицу в режиме таблицы

Щелкните столбец, слева от которого требуется добавить новый столбец, и
выберите в меню Вставка команду Столбец.

Дважды щелкните заголовок нового столбца и введите его уникальное имя.

Дальнейшая настройка определения поля, например, изменение его типа
данных или задание условия на значение, выполняется в режиме
конструктора таблицы.

Удаление поля из таблицы в режиме конструктора

Выберите поле или поля, которые нужно удалить.

На панели инструментов нажмите кнопку Удалить строки.

Удаление поля из таблицы в режиме таблицы

Щелкните область выделения поля, которое нужно удалить.

В меню Правка выберите команду Удалить столбец.

MS ACCESS. Сортировка данных и их поиск по критерию.

Существует два вида сортировки, которые можно выполнить: простая
сортировка и сложная сортировка.

Простая сортировка. При сортировке в режиме формы, в режиме таблицы
или в режиме страницы выполняется простая сортировка, то есть все записи
поля сортируются по возрастанию или по убыванию (но не в том и другом
порядке сортировки одновременно).

Сложная сортировка. Если нужно провести сортировку записей в режиме
конструктора запроса, в окне расширенного фильтра, в режиме конструктора
отчета, в режиме конструктора страницы, в режиме сводной диаграммы или
сводной таблицы, можно выполнить сложную сортировку. Это означает, что
по некоторым полям допускается сортировка по возрастанию, а по другим
полям сортировка по убыванию.

Сортировка данных по возрастанию и по убыванию

Можно отсортировать данные, отображаемые в естественном или специальном
порядке, по возрастанию или по убыванию.

Откройте таблицу или форму в режиме сводной таблицы или в режиме сводной
диаграммы.

Выполните одно из следующих действий.

Режим сводной таблицы

Чтобы отсортировать данные в полях, основанных на подписях элементов,
щелкните подпись поля, содержащего данные, которые необходимо
отсортировать.

Чтобы отсортировать данные в полях, основанных на итоговых значениях в
столбце, щелкните ячейку в столбце, содержащем значения, которые
необходимо отсортировать.

Чтобы отсортировать данные в полях, основанных на значениях
промежуточных и общих итогов, щелкните значение поля промежуточного или
общего итога, содержащего данные, которые необходимо отсортировать.

Если щелкнуть значение общего итога в нижней строке, вместо строк будут
отсортированы столбцы.

Режим сводной диаграммы

Чтобы отсортировать числовые данные в рядах, щелкните ряд или элементы
данных в ряде, которые необходимо отсортировать.

Чтобы отсортировать элементы в поле по алфавиту, щелкните поле категории
или поля ряда или щелкните подпись оси категории.

На панели инструментов Сводные таблицы или Сводная диаграмма нажмите
кнопку Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию.

Access позволяет осуществлять поиск данных. Для того, чтобы найти
данные, открываем БД, т.е. делаем ее активной. Затем произвести поиск:

по всем полям каждой записи или отдельному полю всей записи

вперед или назад

по типу сравнения данных

Для поиска данных: Правка ? Найти. В открывшемся окне в разделе Образец
указать данные, которые хотите найти. В разделе Просмотр из списка
выбрать направление поиска. Для нахождения 1 совпадения: Найти; для
нахождения 2 совпадения: Найти ? Далее.

После установления всех параметров поиска нажать Закрыть. При поске
данных можно использовать знаки подстановки: {?} и {*}. {?} – заменяет
любой одиночный символ, {*} – заменяет любое число символов.

MS ACCESS. Группировка данных.

В таблице или форме в режиме сводной таблицы

Откройте таблицу или форму в режиме сводной таблицы.

Выполните одно или несколько следующих действий.

Группировка элементов по интервалам

Выберите поле строк или столбцов, элементы которого необходимо
группировать.

На панели инструментов Сводные таблицы нажмите кнопку Свойства и
выберите вкладку Фильтр и группировка.

Выберите в раскрывающемся списке Группировать элементы по значение
отличное от (нет группировки).

Задайте в поле Интервал необходимое значение интервала.

Чтобы задать значение, с которого необходимо начать группировку,
установите флажок Начиная с и введите значение в поле.

Чтобы задать значение, на котором необходимо закончить группировку,
установите флажок Заканчивая и введите значение в поле.

Примечание. Конечное значение должно быть больше начального.

В таблице или форме в режиме сводной диаграммы

Откройте таблицу или форму в режиме сводной диаграммы.

Выберите поле категорий или поле рядов, элементы которого необходимо
сгруппировать.

На панели инструментов Сводная диаграмма нажмите кнопку Свойства и
выберите вкладку Фильтр и группировка.

Выберите в раскрывающемся списке Группировать элементы по значение
отличное от (нет группировки).

Задайте в поле Интервал необходимое значение интервала.

Чтобы задать значение, на котором необходимо начать или закончить
группировку для числовых интервалов, установите один или оба флажка
Начиная с или Заканчивая и введите значения в соседние поля.

MS ACCESS. Подготовка к печати и печать в MS ACCESS.

При печати таблиц, запросов, форм и отчетов имеются некоторые различия.
В таблицах или запросах до начала печати устанавливается меньшее
количество параметров (размеры и ориентация полей и страниц). Чтобы
просмотреть перед печатью: Файл ? Предварительный просмотр или кнопка
Предварительный просмотр на панели инструментов. Перед печатью параметры
страницы устанавливают в Файл ? Параметры страницы, здесь указать
ориентацию листа и другие параметры.

Печать выполняется в 2 этапа:

Подготовка к печати

Настройка печати

Подготовка к печати обозначает какую из вкладок вывести на 1ый план

Файл ? Печать

Настройка печати обозначает:

Выбрать тип принтера

Указать что печатать

Сколько копий

Раскладку по копиям

ОСНОВЫ ПРОГРАМИРОВАНИЯ.

Основные определения (программирование, программа, языки
программирования).

Алгоритм и способы его изображения.

Алгоритм – совокупность правил, предписаний исполнителю-компу совершить
последовательность действий, направленных на достижение указанной цели,
решение поставленной задачи.

Способы изображения алгоритма:

Словесный;

Формульно-словесный;

Графический (чертежи, схемы, блок-схемы);

Формализованные языки – языки программирования.

Блок-схема – графическое изображение структуры алгоритма, в котором
каждый этап процесса обработки данных представляется в виде
геометрических фигур или блоков, имеющих определенную конфигурацию, в
зависимости от характера выполняемых действий.

Блок-схемы бывают:

основными – обозначают действие;

вспомогательными – обозначают соединение между блоками.

Понятие визуального языка (на примере Visual Basic).

Визуальные языки представляют собой целое направление, с их помощью
пишутся программы под Windows. Visual Basic представляет собой новый
стиль программирования, с его помощью создаются такие программы, как
Basic. Программу, написанную на языке Visual Basic можно запустить из
среды разработки. Если в ней имеются ошибки, то они распознаются сразу –
автоматически. Основным достоинством Visual Basic является графический
интерфейс (программа ввода-вывода). Язык Visual Basic позволяет
пользователю, мало понимающему в программировании, создавать сложные
программы. Приложения создаются с помощью графического инструментария и
графического языка. Создание программ осуществляется с помощью элементов
управления.

Основные символы языка VB, ключевые слова, выражения.

Как и любой другой язык, Visual Basic имеет свой алфавит. В него входят:

Прописные и строчные буквы латинского алфавита;

Прописные и строчные буквы кириллицы;

Цифры от 0 до 9;

Символ подчеркивания «_».

Из этих символов конструируются идентификаторы – имена переменных,
констант, процедур, функций, меток переходов, а также имена типов. Кроме
в него входят:

Неизображаемые символы (пробел, табуляция, переход на новую строку)

Составные символы.

Программный код Visual Basic представляет собой последовательность
лексических единиц (лексем), записанных в соответствии с принятыми
синтаксическими правилами, которая реализует некоторую семантическую
конструкцию. Для обеспечения читаемости и понятности в тексте программы
помещаются комментарии. Комментарий представляет собой
последовательность любых символов, размещаемых на одной строке исходного
текста программы, которая начинается со знака «`»(апостроф) или с
ключевого слова Rem.

Лексема – это единица текста программы, которая имеет определенный смысл
для компилятора и которая не может быть разбита в дальнейшем.

Visual Basic. Типы данных в языке.

Переменные – это объекты, предназначенные для хранения данных. В
различные моменты времени переменные могут хранить различные значения.
Перед использованием переменных в программе их нужно объявлять. При
объявлении переменной необходимо указать. Что объявляется переменная,
задать имя переменной и указать ее тип. Существуют следующие базовые
типы переменных:

Тип Хранимая информация

Целочисленные типы

Byte Целые числа

Boolean Логические значения

Integer Целые числа

Long Integer Длинные целые числа

Типы с плавающей точкой

Single Вещественные числа одинарной точности с плавающей точкой

Double Вещественные числа двойной точности с плавающей точкой

Строковые типы

String (строка фиксированной длины) Текстовая информация (строка)

String (строка переменной длины) Текстовая информация (строка)

Объектные типы

Object Рисунок или ссылка на любой другой объект

Типы Variant

Variant Значения любого из перечисленных типов данных

Прочие типы

Currency Числа. Имеющие до 15 цифр до десятичной точки и 4 цифры после
нее (денежные единицы)

Date Информация о дате и времени

Decimal Десятичное число

Visual Basic. Основные операторы.

Строка с кодом в исходном тексте программы Visual Basic называется
программным оператором. Программный оператор – это неделимое
предложение, выполняющее какое-либо действие.

Операция присваивания: ИмяПеременной = Выражение;

Математические операции:

Операция сложения: [Операнд1] + [Операнд2]

Операция вычитания: [Операнд1] – [Операнд2]

Операция изменения знака числа: -[Операнд1]

Операция умножения: [Операнд1] * [Операнд2]

Операция деления: [Операнд1] / [Операнд2]

Операция выявления целой части от деления: [Операнд1] \ [Операнд2]

Операция выявления остатка от деления: [Операнд1] Mod [Операнд2]

Операция возведения в степень: [Операнд1] ^ [Операнд2]

Операции отношения:

Равно: [Операнд1] = [Операнд2]

Неравно: [Операнд1] [Операнд2]

Больше: [Операнд1]> [Операнд2]

Меньше: [Операнд1] [Операнд2]

Меньше или равно: [Операнд1]

Нашли опечатку? Выделите и нажмите CTRL+Enter