ОБЗОР ВНЕДРЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ АРХИВОВ В СТРУКТУРЫ ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ
РОССИИ И МИРА
Введение
Актуальность исследования. Глобальный процесс, получивший название
“информатизация общества”, оказывает влияние на все стороны жизни
общества. Главное, что отличает этот процесс, заключается в приобретении
информацией статуса фундаментального фактора существования человечества.
Если ранее жизнь и прогресс человечества зависели в основном от
материального производства, то теперь они невозможны без максимального
использования информации во всех ее видах. Информационный фактор быстро
приобретает почти такую же значимость, как и материальный.
Выросшая в “технотронном” обществе индустрия информации и
информационного обслуживания приобрела настолько большой удельный вес в
жизни государства и отдельного человека, что по числу занятых в ней
людей приближается к сфере материального производства. Само материальное
производство попадает во все большую зависимость от индустрии
информации.
Изменились и общественные потребности в информации, одним из следствий
чего стала коренная трансформация делопроизводства в государственных
учреждениях. Оно все более превращается в одну из мощных и важнейших
отраслей индустрии информации, оснащаемую новейшей компьютерной
техникой, нетрадиционными носителями информации, высокоэффективными
автоматизированными технологиями ее обработки и использования.
Кардинальные социально-экономические и политические преобразования в
России и в мире, ориентация на использование новых информационных
технологий меняют положение структур государственной службы в обществе,
расширяют и усложняют ее функции и задачи. Учреждения государственной
службы в настоящее время являются основой для создания в России новой
информационной инфраструктуры.
Современное государственное учреждение является сложной информационной
системой, состоящей как из традиционных, так и новых, нетрадиционных
информационных подсистем. Важную роль среди новых информационных
подсистем государственного учреждения играет электронный архив (ЭА), и
его создание является приоритетной целью автоматизации библиотек. Именно
ЭА открывает быстрый и качественный доступ к информационным ресурсам
государственного учреждения. Качество и эффективность ЭА определяются
комплексом методов и средств, составляющих технологию его создания и
использования.
Таким образом, актуальна научная проблема, решению которой посвящено
данное исследование: выработка концепции ЭА и разработка методов и
средств, составляющих технологию внедрения ЭА, соответствующих
тенденциям развития информационных технологий и ориентированных на
реальную практику их использования.
Разработанность проблемы. Начало процесса создания ЭА относится к
1960–1962 гг., когда ряд средних и малых библиотек США, преимущественно
в учебных заведениях, независимо друг от друга приступили к разработке
систем машиночитаемых архивов и средств доступа к ним. В 1963 г. с
принятием программы MARC (MAchine-Readable Cataloguing – машиночитаемая
архивизация) в Библиотеке Конгресса США этот процесс приобретает
упорядоченный и направленный характер.
В России первые попытки создания ЭА относится к началу 1970-х годов, они
связаны с исследованиями в области форматов по обмену библиографическими
записями в ГПНТБ.
Теоретические и практические проблемы создания ЭА в течение длительного
времени разрабатывают такие видные зарубежные ученые, как Henriette D.
Avram, Hugh С. Atkinson, Cyril Cleverdon, Donald S. Culbertson, Richard
de Gennaro, Franc W. Lancaster, Gerard Salton, L. Syre и другие.
Крупномасштабные проекты по созданию ЭА реализованы и реализуются в
Библиотеке Конгресса США, Британской библиотеке, региональных и
вузовских библиотеках США и стран Западной Европы. Особо следует
отметить достижения в этой области библиотеки университета штата Огайо,
ставшей ядром крупнейшей библиотечной сети OCLC (Online Computer Library
Center) и центром масштабного распределенного ЭА.
В нашей стране основы решения проблемы создания ЭА заложены в трудах Р.
С. Гиляревского, Д. Г. Лахути, В. П. Леонова, А. В. Соколова, А. И.
Черного, Ю. И. Шемакина. Теоретические и практические вопросы создания
ЭА рассматриваются в работах А. Б. Антопольского, Ф. С. Воройского, Б.
С. Елепова, Н. Е. Каленова, О. А. Лавреневой, Я. Л. Шрайберга и др.,
постоянно обсуждаются на международных конференциях и семинарах, среди
которых следует отметить ежегодную Крымскую конференцию и конференции,
проводимые в РГБ и РНБ. Масштабные проекты по созданию ЭА реализуют
аппарат президента РФ, Счетная палата РФ, многие подразделения различных
министерств РФ и другие крупнейшие государственного учреждения страны.
Координация проектов осуществляется в рамках федеральной программы
“Либнет” и федеральной программы “Культура России (2001–2005)”.
В настоящее время в России разработано много автоматизированных
управленческих систем (АУС) различного уровня сложности и масштаба.
Среди таких систем можно выделить ИРБИС, “Библиотека”, МАРК, решающие
задачу комплексной автоматизации государственного учреждения и
содержащие стандартные средства создания и ведения ЭА, принятые для
архивных баз данных. Среди зарубежных массовых систем наиболее известны:
ALEPH, DYMX (HORIZON), GEAC, INNOPAC, Liber, TinLib, VTLS. Анализ
описаний большинства из перечисленных АУС показал, что в них, как
правило, отсутствуют эффективные средства поиска и исправления ошибок и
автоматизированного индексирования. [Степанов Е. А. Некоторые
документоведческие проблемы защиты информации. Документы в
административных структурах. – М., Постскриптум, 2002, стр. 45.]
Целью исследования является теоретический анализ методов и практическая
разработка средств внедрения ЭА, позволяющих ускорить и упростить его
создание, повысить качество и облегчить использование. Для ее достижения
следует решить следующие задачи:
1. Проанализировать современное состояние проблемы внедрения ЭА в
государственных учреждениях.
2. Рассмотреть существующие методы и средства создания ЭА, определить
возникающие при этом проблемы и наметить пути их решения.
3. Дать анализ проблемы создания ЭА как сложной комплексной задачи,
направленной на обеспечение эффективного доступа к информационным
ресурсам.
4. Разработать методы и средства внедрения ЭА в структурах
государственной службы и организации эффективного доступа к нему.
Объектом исследования является электронный архив как сложная
метаинформационная система.
Предметом исследования являются особенности технологии внедрения
электронного архива, методов и средств, используемых при его создании.
Методы исследования, используемые в работе, базируются на основных
положениях системного анализа, теории информации и информационных
процессов.
Научная ценность курсовой работы заключается в том, что электронный
архив рассматривается как сложная самообучающаяся метаинформационная
система в совокупности с методами и средствами его создания, поддержания
и развития. Предложен единый подход к технологии создания электронного
архива, основанный на систематическом применении методов автоматизации
всех этапов делопроизводства в государственном учреждении. [Степанов Е.
А. Некоторые документоведческие проблемы защиты информации. Документы в
административных структурах. – М., Постскриптум, 2002, стр. 87.]
В курсовой работе выделены следующие положения:
1. Концепция ЭА как метаинформационной системы.
2. Технология создания ЭА, включающая:
– метод контроля и корректировки вводимых библиографических записей;
– метод индексирования библиографических данных с созданием нечетких
поисковых образов документов;
– метод идентификации и сравнения библиографических записей на основе
создания многоуровневого нечеткого образа записи;
– метод повышения уровня распознаваемости и автоматизированной коррекции
данных при ретроконверсии карточных архивов;
– методику конверсии внешних баз данных для создания ЭА.
Практическая значимость работы и реализация результатов. Полученные в
работе теоретические и практические результаты являются основой
разработанных методик. Практическая ценность полученных результатов
состоит в том, что они обеспечивают архиватора, систематизатора,
библиографа и рядового пользователя средствами, позволяющими:
– ускорить процесс создания электронного архива за счет сокращения
клавиатурного ввода;
– снизить количество недоступных библиографических записей в ЭА на
основе применения метода нечеткого сравнения строк и записей;
– обеспечить эффективный поиск в ЭА с применением нового
пользовательского интерфейса.
1. Общая концепция построения и внедрения электронного архива в
учреждениях государственной службы
Создание электронных архивов является в каждом случае уникальной задачей
для каждого государственного учреждения, с одной стороны, но имеет общие
закономерности – с другой, позволяющие производить их поблочную
реализацию и поэтапно получить законченное программно-аппаратное
решение. При этом важно, что результатом каждого этапа также является
законченное решение, готовое к использованию до проведения работ по
следующим этапам. Структура любого электронного архива изображена на
рисунке 1 и состоит из следующих подсистем:
· Подсистемы ввода – комплекса программно-аппаратных средств, для
преобразования бумажной документации в электронный вид. Поскольку, часть
документов в любом государственном учреждении или организации может
находиться в электронном виде (разрабатываются в архивных, офисных и
других приложениях, т. е. сразу создаются в электронном виде),
подсистема ввода должна обеспечивать ввод и регистрацию документов,
разрабатываемых в любых приложениях, используемых в государственном
учреждении. Не будем строить иллюзий, говоря о том, что “можно быстро
решить проблемы с бумажными документами, качественно отсканировав их,
тем самым отказаться от бумажной технологии”. Действительно, современное
сканирующее оборудование позволяет достигать высоких объемов
сканирования, с одной стороны, а оборудование тиражирования позволяет –
с другой стороны – тиражировать бумажные документы со скоростью 10–15
м/минуту (инженерные комплексы Оce). Поэтому говорить о резком снижении
объемов документов на бумаге, на наш взгляд, было бы ошибочно. Исходя из
этого, подсистема ввода должна учитывать и “бумажные” документы;
· Подсистемы оперативного электронного архива – для хранения информации
оперативного использования и накопления информации перед записью её на
долговременное хранение;
· Подсистемы долгосрочного хранения – для долговременного хранения
больших и сверхбольших объемов данных, обращение к которым носит
нерегулярный характер;
· Подсистемы пользовательских приложений. Как правило, на этом уровне
организуется доступ к информации архива либо в файл-серверном режиме,
либо посредством использования систем автоматизации, СУБД. Эффективным
инструментом на этом уровне являются специализированные программные
пакеты системы электронного архива, управления потоками данных
разработки Consistent Software – OutdoCS, Search и т. д., которые будут
описаны ниже;
· Подсистемы тиражирования;
· Подсистемы технологических решений по созданию архива.
Рис 1. Схема электронного архива государственного учреждения
Проблема создания электронных архивов органов государственной службы в
настоящее время очень актуальна. Основная причина необходимости её
решения состоит в наличии большого количества бумажной документации,
постепенно приходящей в негодность, низкой эффективности ручной работы с
документацией, с одной стороны, и наличием уже внедренных в
государственных учреждениях САПР, существовании необходимых
программно-аппаратных средств для создания электронного архива – с
другой. Создание законченной системы документооборота управленческой
документации ведет прежде всего к повышению эффективности работы
государственного учреждения и, как следствие, к росту эффективности
управления. Рассмотрим создание каждой из вышеперечисленных подсистем
электронного архива.
2. Обзор подсистем электронного архива, применяемых в практике структур
государственной службы России и мира
Создание подсистемы сканирования.
Создание подсистемы следует начать прежде всего с изучения “бумажного”
архива государственного учреждения. Как правило, архив любого
государственного учреждения состоит из десятков, тысяч и даже миллионов
документов. Все документы имеют различные форматы, состояние, плотность
и толщину бумаги. Частью документов могут быть “синьки”, кальки. Часто
встречаются документы на цветных и серых бумагах. Документы могут быть в
виде отдельных листов и сброшюрованные в книги и альбомы. В любом
государственном учреждении обязательно найдется часть документации,
сохранность и состояние которой оставляют желать лучшего – ветхие и
выцветшие документы. Поэтому правильно было бы начать процесс создания
электронного архива с определения объемов документации, которые
необходимо “поместить” в электронный архив. При этом для правильного
подбора оборудования необходимо произвести тщательное изучение
документов по следующим параметрам:
· количество документов по каждому из форматов;
· наличие и количество сшитых документов по каждому из форматов;
· наличие и количество ветхих документов по каждому из форматов;
· наличие и количество документов на бумаге низкой плотности по каждому
из форматов;
· наличие и количество документов на цветной и серой бумаге по каждому
из форматов;
· наличие двусторонних документов по каждому из форматов.
Конечно, невозможно произвести абсолютно точный подсчет, но следует
помнить, что чем точнее будет проведено обследование архива, тем точнее
будет подобрано оборудование и эффективнее будет создаваться электронный
архив.
Далее необходимо определить сроки создания архива и интенсивность его
пополнения новыми документами. Очень важно определить, какие форматы
файлов должны иметь электронные документы. [Богатеев Р. Х. Основы
делопроизводства в государственном аппарате. – М., Факт-М, 2001, стр.
123.]
Наличие формализованной определенным образом информации позволяет
определить наиболее подходящее оборудование. Так, для сканирования
больших объемов узкоформатной (до формата А3) не сшитой документации
применяются поточные сканеры Fujitsu, Inotex Scamax, позволяющие
сканировать со скоростью до 90 листов/минуту или до 180 страниц/минуту.
Поточные сканеры имеют также режим ручной подачи. Так, например, при
наличии в пачках сканируемой документации некоторого количества
документов на бумаге низкой плотности, ветхих, которые сканер не может
протягивать с указанными скоростями, оператору сканирования
предоставляется возможность на время переключиться в режим ручной подачи
для сканирования таких документов и обратно в режим автоматической
подачи, не прерывая процесса сканирования пачки. [Степанов Е. А.
Некоторые документоведческие проблемы защиты информации. Документы в
административных структурах. – М., Постскриптум, 2002, стр. 65.]
Получаемые форматы файлов: tif – монохромный, Gray Scale,
одностраничный, двухстраничный, pdf. Особенностью данных сканеров и
управляющего программного обеспечения является наличие множества
дополнительных функций, например: двустороннее сканирование; аппаратные
модули динамического контраста, позволяющие получить высококачественные
изображения с неконтрастных, серых и цветных оригиналов, работа с
бар-кодами, надпечатка на документах, получение изображений Gray Scale и
другие. Для органов государственной службы, планирующих менее
интенсивные темпы создания архивов и меньшие объемы не сшитой
узкоформатной документации форматов до А3, использование дорогостоящих
сканеров Scamax не всегда целесообразно и экономически не оправдывается.
В этом случае возможно использование поточных сканеров компании Fujitsu,
имеющих в зависимости от модели производительность 15–90 листов/минуту.
Получаемый формат файлов tif монохром, Gray Scale, цветной.
Отличительной особенностью этих сканеров Fujitsu является одновременная
возможность поточного и планшетного сканирования. При наличии небольшого
процента документации, которая не может быть протянута механизмом
поточного сканирования, отдельные ветхие листы и листы на бумаге низкой
плотности можно отсканировать на планшете сканера. Сканеры Fujitsu
содержит дополнительные программные и аппаратные модули, ориентированные
на выполнение различных операций. Особенно можно отметить модуль
обработки изображений ICP, позволяющий резко поднять качество
изображений, полученных при сканировании неконтрастных, некачественных
документов.
Для сканирования сшитой узкоформатной (до формата А3) документации могут
применяться бесконтактные книжные сканеры Bookeye, Minolta и Zeutschel.
Особенностями данных сканеров является отсутствие механического контакта
со сканируемыми материалами. Сканирующая камера расположена над столом,
на котором располагаются сшитые документы. Время сканирования разворота
3–5 секунд. Получаемый формат файла – tif монохромный и Gray Scale.
Сканер и программное обеспечение управления имеют опции, необходимые для
работы со сшитыми документами, – корректировку изгиба страниц и ряд
дополнительных функций, позволяющих наиболее удобно поставить технологию
сканирования, например работа с бар-кодами. При наличии толстых книг и
пачек сшитой документации целесообразно применять специальные
дополнительные подставки. Оператор перелистывает страницы вручную.
Запуск процесса сканирования может осуществляться при помощи педали,
пульта управления сканером или прямо из ПО. Данные сканеры могут успешно
применяться и для сканирования отдельных узкоформатных листов, имеющих
ветхое состояние. Если в государственном учреждении отсутствует
необходимость сканирования узкоформатной сброшюрованной документации, но
имеются небольшие объемы ветхих узкоформатных документов, то
использование бесконтактных сканеров в этом случае нецелесообразно. Для
этих целей вполне подходит простой планшетный сканер или планшет
поточного сканера Fujitsu. [Дорбуш А. В. Информационные технологии и
автоматизация в архивном деле: аналитический обзор по зарубежным
материалам. – М., 2002, стр. 39.]
Для сканирования широкоформатной документации могут применяться
широкоформатные сканеры компаний Contex Scanning Technologies и Vidar
Systems Corporation. Эти сканеры предназначены для перевода в
электронный вид документации широких форматов (свыше А3 до А0) без
ограничения по длине сканируемого листа. В сканерах аппаратно
реализованы алгоритмы цифровой обработки изображений. Например, на
сканерах Contex оператор управляет лишь выбором алгоритмов или их
параметрами, но сам процесс обработки результата сканирования “зашит” в
устройство и происходит в режиме реального времени. Среди основных
алгоритмов, используемых для получения наилучших результатов, – механизм
независимого улучшения деталей переднего плана и фона (Dual 2D-Adaptive
Enhancement), выделение полутонов для качественного копирования (ADL +
Error Diffusion Halftoning), динамическое выставление порога
сканирования (2D-Adaptive Thresholding), фильтры повышения резкости
(2D-Sharpening), сглаживания (2D-Softening) и размытия (2D-Blur)
полутонового и цветного изображений, выделение деталей изображения по
цветовым признакам (Color Feature Extraction), приведение цветовой
палитры к заданным цветам (8 бит). Для разных типов оригинальных
изображений используются различные наборы алгоритмов. Таким образом,
оператор получает в руки мощный механизм обработки, и зачастую качество
отсканированного изображения превосходит качество оригинала – например,
при сканировании “синек” или выцветших оригиналов. Сканеры модельного
ряда Vidar и Contex имеют прямой тракт протяжки с равномерно
расположенными роликами, что позволяет успешно сканировать ветхую
документацию и кальки. Оба модельных ряда имеют возможность
монохромного, Gray Scale и цветного сканирования. Конкретные модели
отличаются также и по производительности.
При построении подсистемы сканирования электронного архива перспективным
является сканирующее оборудование репрографических комплексов OSE
TDS400, TDS600, TDS800, имеющее высокую производительность и качество. В
состав комплекса входит сканер, плоттер и контроллер, являющийся
связующим звеном между ними. Поддерживаемые форматы файлов: HP-GL,
HP-GL2, Calcomp, Tiff и Cals, используемые в большинстве CAD- и
EDMS-систем. Опционально предусмотрена поддержка Adobe PostScript 3,
включающая прямую печать PDF-форматов. PDF – наиболее распространенный
формат для большинства офисных приложений, все чаще применяемый для
обмена данными в Internet и архивного хранения. Кроме того, TDS400
поддерживает форматы ASCII. Скорость сканирования TDS400 – 3 метра/мин,
TDS600 – 5 метров/минуту, TDS800 – 10 метров/минуту. Сканеры
предназначены для сканирования большеформатной документации формат – до
А0. Длина оригиналов может достигать 15 метров и определяется
автоматически. [Степанов Е. А. Некоторые документоведческие проблемы
защиты информации. Документы в административных структурах. – М.,
Постскриптум, 2002, стр. 50–51.]
Подобрать то или иное оборудование, как отмечалось выше, можно лишь
после обследования “бумажного” архива государственного учреждения и
требований, выдвигаемых к электронному архиву. Обязательной для создания
подсистемы сканирования является разработка непосредственно самой
технологии сканирования, уникальной, как правило, в каждом отдельном
случае, и соответствующего подобранной технологии программного
обеспечения обработки сканированных изображений. При подборе
оборудования часто возникают ошибки, связанные с тем, что не учитывается
технология проведения работ. Так, например, поточный сканер A3 формата
Scamax 2600 имеет производительность 90 листов в минуту. Но это совсем
не означает, что за 8 часов работы будет отсканировано 8х60х90 = 43200
документов. На самом деле производительность данной модели в среднем
10000–20000 отсканированных документов в день. Точная цифра зависит от
качества документов, технологии работ. При наличии изображений низкого
качества на бумажных документах приходится включать дополнительные опции
автоматической обработки изображений в программном обеспечении
управления сканером, которые замедляют процесс сканирования. Если при
поточном сканировании в пачках встречаются документы на бумаге низкого
качества, то оператор сканирования будет вынужден периодически
переходить из режима автоподачи в режим ручной подачи, что, в свою
очередь, замедляет производительность сканера. Разработка технологии
проведения работ по сканированию является серьезной задачей и требует
определенного опыта и знания всех, в том числе и дополнительных
возможностей оборудования и ПО (работа с бар-кодами, корректирующие
опции ПО, дополнительные блоки и аппаратные модули). Велика вероятность
того, что потребуется дополнительная обработка файлов, например
устранение перекосов, “вырезание” изображений по формату, пакетное
удаление повторяющихся и ненужных частей изображений (например,
изображений перфорации на спецификациях). Необходимость дополнительных
операций по обработке имеет следующие причины:
· состояние подлинников (загрязненные, выцветшие, на цветных и серых
бумагах), вызывающее появление нечетких, неконтрастных изображений
низкого качества;
· наличие подлинников нестандартных размеров. Например, если оригинал на
миллиметры шире формата А1, то при тиражировании печатающее устройство
может воспринять его как документ формата А0, хотя поданные на печать
“лишние миллиметры” не несут никакой информации;
· наличие повторяющихся фрагментов изображений, не несущих информации,
но делающих размер файла больше. Например, изображение перфорации по
краям спецификаций;
· возможность перекосов изображения, связанных с перекосом ветхого
документа в протяжном тракте поточного сканера.
Эти причины могут привести к тому, что часть изображений не будет иметь
удовлетворительного качества. Часть из перечисленных недостатков может
устраняться прямо в процессе сканирования при помощи стандартных
аппаратных или программных опций. Как правило, сканирующее оборудование
и программное обеспечение имеет ряд дополнительных аппаратных и
программных блоков, приобретаемых отдельно, которые помогут справиться с
имеющейся проблемой. Не стоит скрывать того, что некоторые из
перечисленных выше недостатков изображений невозможно устранить в
процессе сканирования при помощи дополнительных аппаратных блоков и
опций программного обеспечения. В этом случае необходима дополнительная
обработка изображений. Правильно было бы стремиться максимально
исключить “ручную” обработку и использовать дополнительное программное
обеспечение пакетной обработки, которое автоматически устраняет
недостатки полученных изображений. Всегда стоит помнить о том, что в
архиве государственного учреждения найдется часть документов,
электронные копии которых возможно отредактировать лишь “вручную”.
Пакетная обработка не приемлема для файлов, недостатки изображений в
которых не имеют каких-либо закономерностей и не встречаются в других
файлах. В этих случаях, как правило, предусматривается использование
дополнительного программного обеспечения. Исходя из вышеизложенного, при
разработке подсистемы сканирования электронного архива предусматривается
использование дополнительных программных пакетов, например SPOTLIGHT PRO
V4 производства компании Consistent Software, выполняющего функции
обработки растров, дигитайзирования, трассировки, векторизации,
гибридной обработки. Специалисты компании Consistent Software помогут
произвести исследование “бумажного” архива, правильно подобрать
необходимое оборудование, программное обеспечение и разработать
технологию работы подсистемы сканирования электронного архива.
Смоделировать процессы работы подсистемы сканирования по разработанной
технологии можно прямо в офисе компании на работающем оборудовании.
Создание системы хранения.
Следующим этапом создания электронного архива является разработка
системы хранения в составе устройств оперативного накопления и
подсистемы долговременного хранения. Современные информационные
технологии и аппаратное обеспечение без особых проблем и затрат
позволяют создать оперативный электронный архив. Устройством
оперативного накопления может являться жесткий диск или Raid-массив,
объем которого определяется общей технологией создания архива. При
расчете объема учитывается общий объем информации, подлежащий
оперативному накоплению до записи в устройство долговременного хранения
и оперативному использованию (на основе производительности блока
сканирования и задач государственного учреждения). [Дорбуш А. В.
Информационные технологии и автоматизация в архивном деле: аналитический
обзор по зарубежным материалам. – М., 2002, стр. 128.]
Более сложной является разработка подсистемы долгосрочного хранения. Это
связано с большими и сверхбольшими объемами электронной информации,
полученной при переводе “бумажного” архива государственного учреждения в
электронный вид. В качестве устройств долговременного хранения могут
быть использованы роботизированные CD- и DVD-библиотеки под управлением
специализированного программного обеспечения. Система долгосрочного
хранения является одной из важнейших во всей структуре электронного
архива и выполняет следующие задачи:
1. Организация хранения больших и сверхбольших объемов информации;
2. Организация доступа к большим и сверхбольшим объемам информации;
3. Организация пополнения хранящейся информации по мере её накопления в
государственном учреждении.
Кроме требований, вытекающих из вышеперечисленных задач, к модулю
долгосрочного хранения выдвигаются следующие:
4. Надежность хранения информации (физическая, техническая надежность и
возможность разграничения по правам доступа);
5. Совместимость с системами автоматизации государственного учреждения,
обеспечение возможности обращения к информации не только в
“файл-серверном” режиме, как к открытому для тех или иных пользователей
сетевому ресурсу, но и из программных надстроек (СУБД, систем
автоматизации и т. д.);
6. Возможность расширения объемов хранения;
7. Возможность увеличения производительности при увеличении числа
пользователей;
8. Наращиваемость системы;
9. Возможность дальнейшего развития решения при развитии информационных
технологий.
Одним из решений по созданию системы долгосрочного хранения могут
являться роботизированные библиотеки компании NSM AG. Роботизированная
CD- и DVD-библиотека под управлением специализированного программного
обеспечения является высокотехнологичным накопителем информации.
Носителями информации являются CD и DVD, являющиеся в настоящее время
самыми надежными и развивающимися носителями, позволяющими иметь
удельную стоимость хранения единичного объема на порядок ниже по
отношению к HDD и Raid-массивам. Кроме того, применяемые носители менее
критичны к условиям эксплуатации (магнитные поля, температура и т. д.),
не требуют перемагничивания и прочих процедур, необходимых при
обслуживании жестких дисков. Время хранения информации ~75 лет (по
оценкам разных экспертов – от 50 до 100). [Богатеев Р. Х. Основы
делопроизводства в государственном аппарате. – М., Факт-М, 2001, стр.
61.] Все носители размещены в одном корпусе и при помощи
специализированного программного обеспечения объединены в один локальный
или сетевой ресурс сверхбольшого объема, администрируемый по правам
пользователей и позволяющий обращаться к нему как в “файл-серверном”
режиме, так и через вышестоящую программную надстройку (СУБД, систему
автоматизации и т. д.). При обращении к тому или иному файлу робот,
размещенный внутри корпуса, извлекает носитель и вставляет его в привод,
далее через SCSI-интерфейс осуществляется его передача на управляющий
PC, и при помощи ПО файл отдается в сеть.
Роботизированные библиотеки позволяют:
1. разместить в одном корпусе ~ от 120 до 600 CD- и DVD-носителей. В
зависимости от модели число дисков может быть ~ 135, 300, 400 или 600.
Каждый диск размещается в отдельном слоте внутри корпуса библиотеки.
Особенностями накопителей предлагаемого модельного ряда в организации
размещения носителей являются:
· использование технологии “No Tuch”, заключающейся в том, что каждый
носитель хранится в отдельном пластиковом конверте, исключающем
механическое прикосновение к диску, и, как следствие, не допускаются
повреждения, влияющие на работоспособность системы;
· возможность подключения дисков через mail-slot (по одному отдельно
хранимому диску) или при помощи дополнительных магазинов. Каждый
дополнительный магазин содержит по пятнадцать дисков, необходимость
постоянной работы с которыми отсутствует. Магазины могут храниться
отдельно (вне корпуса библиотеки) и подключаться при необходимости.
Важной особенностью подключения магазинов является отсутствие
необходимости выключать или перезагружать систему.
2. Представить весь массив носителей в виде локального или сетевого
ресурса (проще говоря, в виде одного диска размером до ~3 терабайт;
3. Организовать доступ к хранимой информации, как к сетевому ресурсу;
4. Организовать запись на CD и DVD при увеличении объемов информации
(пополнение архива);
5. Повышать производительность системы (модульность устройств позволяет
наращивать число приводов). Так, например, можно установить базовый
модуль NSM6000 на 620 слотомест с одним приводом. При наполнении архива
и увеличении интенсивности доступа к нему число приводов может быть
увеличено до 14;
6. Переходить на новые, постоянно развивающиеся технологии (например,
сейчас наивысшим стандартом, поддерживающим все ранее разрабатываемые,
является DVD – 4,7 Gb. Это означает, что приводы указанного стандарта
читают CD, DVD-2,6, DVD-4,7). При появлении новых стандартов библиотека
не “устаревает”. Необходимо лишь установить новый привод;
7. Увеличивать объемы хранимой информации. Так, например, при установке
пишущих DVD-приводов возможна перезапись с существующих CD на DVD, что
позволит при использовании той же модели, при том же числе слотомест
значительно повысить “емкость” хранилища;
Задача создания подсистемы долгосрочного хранения подразумевает высокую
надежность системы и большое время наработки на отказ.
Задача обеспечения надежности решается:
– Техническими параметрами устройств. Роботизированные библиотеки имеют
следующие параметры, определяющие техническую надежность устройств:
· наработка на отказ: 2500000 циклов;
· надежность управляющей электроники: 60000 часов;
· надежность дисководов – 250000 циклов.
– Организационно-техническими мероприятиями, обеспечиваемыми
государственным учреждением и поставщиком:
· стартовым обучением персонала государственного учреждения работе с
оборудованием;
· гарантийным обслуживанием. На срок гарантии – 1 год. Бесплатный выезд
технического специалиста для диагностики и устранения неисправностей.
Бесплатные консультации. Бесплатный гарантийный ремонт в случае выхода
из строя не по вине персонала;
· сервисным обслуживанием. После окончания гарантийного срока возможно
заключение договора на отдельно оговариваемых условиях;
· разовыми выездами специалиста с целью профилактических и
ремонтно-восстановительных работ после окончания гарантийного срока на
отдельной договорной основе;
· созданием резервных копий наиболее важных носителей информации для
хранения в дополнительных магазинах и/или в резервном хранилище;
– Использованием метода резервирования;
– Использованием устройств бесперебойного питания и т. д.
Необходимый объем системы долговременного хранения рассчитывается исходя
из объемов электронных документов. Необходимая производительность (число
и типы приводов) рассчитываются исходя из планируемого числа
пользователей.
При создании системы долговременного хранения важно не только правильно
рассчитать аппаратную часть, но и правильно подобрать ПО управления
библиотекой. [Богатеев Р. Х. Основы делопроизводства в государственном
аппарате. – М., Факт-М, 2001, стр. 67.]
Основные задачи и функции ПО:
1. Создание ресурса на уровне файловой системы. Говоря проще, все
хранилище представляется в виде одного логического диска размером до 3
Gb, доступ к которому определяется средствами администрирования OS
WinNT-4.0 Server, WinNT-4.0 WorkShop, Windows 2000, Unix, как к
файл-серверу;
2. Создание томов, структурирование информации, расположенной на разных
носителях;
3. Административные функции;
4. Диагностические функции;
5. Обеспечение совместимости с вышестоящим программным
обеспечением-надстройкой (системой автоматизации, СУБД). В этом случае
индексная часть СУБД хранится на сервере СУБД, а отдельные поля СУБД,
системы автоматизации содержат ссылки на объекты, хранящиеся на сетевом
ресурсе, являющемся хранилищем;
6. Кэширование информации. На HDD PC управления создается кэш, объем
которого произвольно устанавливается с использованием соответствующей
опции программным обеспечением управления. Размеры кэша определяются
исходя из конкретных задач. Кэширование информации позволяет значительно
повысить скорость доступа к архиву и делают практически незаметным
наличие механики, инерционности приводов для файлов, обращения к которым
наиболее часты.
Существует программное обеспечение управления под различные OS,
поддерживающее различные функции, работающее с разными типами носителей
и универсальное. Для правильного подбора программного обеспечения
необходимо прежде всего разработать технологию обращения и пополнения
архива долговременного хранения и выбрать версию программного
обеспечения, наиболее соответствующую не только объему хранилища и типу
носителей, но и всем необходимым звеньям технологической цепочки записи
и доступа.
Внедрение подсистемы выпуска и тиражирования управленческой документации
Ценность любого электронного архива определяется не только возможностью
надежного хранения информации, но и возможностью извлечь необходимый
документ и тиражировать его. При создании подсистемы тиражирования, как
и при создании каждой подсистемы электронного архива, прежде всего
изучаются конкретные задачи в государственном учреждении. Необходимо
уточнение задач по следующим пунктам:
· необходимая производительность подсистемы тиражирования по каждому из
форматов;
· вид печати по каждому из форматов (цветная, ч/б);
· параметры печати по каждому из форматов (разрешение и т. д.);
· перспективы увеличения объемов по каждому из форматов, виду печати.
Наиболее перспективными и производительными устройствами для
использования в подсистеме тиражирования для печати широкоформатных
документов являются LED-плоттеры Oce. Эти устройства могут работать как
отдельно, так и в составе репрографического комплекса (совместно со
сканером под управлением контроллера, объединяющего сканер и плоттер). О
сканирующей части репрографических комплексов писалось выше (при
рассмотрении подсистемы сканирования). [Степанов Е. А. Некоторые
документоведческие проблемы защиты информации. Документы в
административных структурах. – М., Постскриптум, 2002, стр. 75.]
Наиболее перспективными и производительными моделями являются TDS400,
TDS600 и TDS800, имеющие производительность печати 3 м/мин (2А0/мин),
5м/мин (4A0/мин) и 13 м/мин (10А0/мин) соответственно. Разрешение при
печати: 600 dpi (TDS400) и 400dpi (TDS600, TDS800). Все модели имеют
автоподачу бумаги. Максимальная длина печати TDS400 – 15 м, ТDS600 – 615
м, TDS800 – 200 м. Модели TDS400 и TDS600 имеют практически мгновенную
готовность к работе.
Если объемы документации, планируемой к тиражированию, относительно
невелики и отсутствуют перспективы резкого их увеличения, возможно
использование устройств модельного ряда Mutoh, Encad, HP, Canon. При
выборе конкретной модели учитываются задачи по тиражированию и
перспективы их изменения. Учитывать эти перспективы необходимо в связи с
тем, что приобретения какого-либо дополнительного оборудования для новых
задач тиражирования можно избежать, если приобретенное вами ранее
оборудование способно получить новые функциональные возможности при
использовании дополнительных программных или аппаратных модулей.
Для тиражирования узкоформатной документации (форматов до А3) имеется
множество устройств различных производителей, имеющих разные
характеристики. Наиболее интересным, на наш взгляд, являются
полноцветные принтеры HP DesignJet ColorPro CAD/GA. Эти модели
предназначены для пользователей в области машиностроения, САПР,
схемотехники, архитектуры, ГИС, дизайна и принт-бюро (модель GA). HP
DesignJet ColorPro CAD/GA предоставляют пользователям возможность
печатать документы от почтовых карточек (10х15 см) до полноформатных
А3/В (33х48 см.). HP DesignJet ColorPro CAD/GA идеальны для чертежей,
инженерной документации, иллюстраций, проспектов, презентаций и
контрольных отпечатков. Разрешение 600х600 dpi, что обеспечивает
качественную печать черно-белых и цветных материалов. Скорость печати
листа А3: ч/б – 15 секунд, цветной – 1,5–2 минуты. Модель GA имеет
сетевой интерфейс и язык PostScript. Модель CAD может иметь эти функции
как дополнительные опции.
3. Разработка технологии работ с электронным архивом и внедрение
комплексного решения
Как отмечалось выше, даже правильный подбор аппаратных и программных
средств не гарантирует стопроцентную эффективность работы каждой
подсистемы в отдельности и всего электронного архива в целом. Это
связано прежде всего с особенностями документации государственного
учреждения, спецификой работы и задачами, стоящими перед архивом. В
каждом случае задача создания электронного архива является уникальной.
На её уникальность могут влиять, казалось, совершенно не относящиеся к
информационным технологиям факторы, например даже такие, как
расположение помещений, квалификация персонала и т. д. Поскольку мы
говорим о комплексном и законченном решении, нельзя не сказать о
необходимости разработки технологии работы с архивом для конкретного
государственного учреждения и о необходимости эффективного внедрения.
Целесообразнее использовать работы поставщика решений. Компания
Consistent Software предлагает разработку комплексных решений,
технологии работ на основании изучения архивов и задач органов
государственной службы, а также внедрение решений и технологии работ.
Система пользовательских приложений.
Условно все пользовательские приложения, применяемые в комплексном
решении – электронном архиве, можно разделить на следующие группы:
– Средства управления процессами сканирования. К этой группе, как
правило, относятся пакеты, идущие в комплект аппаратных средств или
пакеты сторонних производителей;
– Средства обработки, векторизации, распознавания изображений. Примером
может являться специализированный пакет, созданный Consistent Software,
– SportLight. Основными функциями пакета являются:
· обработка растров;
· дигитайзирование;
· трассировка;
· векторизация;
· гибридная обработка.
К этой группе программных средств можно отнести пакет распознавания Fine
Reader (если требуется ввод в архив текстов не в графическом формате,
полученным после сканирования, а в текстовом формате).
– Средства разработки – приложения в которых производится разработка
электронных документов, которые помещаются в архив – AutoCad, SolidEige,
офисные приложения и т. д.;
– Средства просмотра и редактирования документов, находящихся в
электронном виде. В качестве средств редактирования могут использоваться
те же средства разработки, а в качестве средств просмотра – внешние или
встроенные просмотровщики систем управления архивом;
– Средства управления хранилищами данных. Это ПО управления
роботизированными DVD-библиотеками, которое более подробно описывалось
выше;
– Система управления архивом – специализированные программные пакеты.
Остановимся подробнее на описании этого пункта.
Условно, архивные системы можно разделить на 3 группы:
1) Картотеки с возможностью учета всех электронных и “бумажных”
документов государственного учреждения по заводимым атрибутам карточки
документа и возможностью быстрого поиска информации о документе. Работа
с системой напоминает работу с обычной архивной картотекой. Такая работа
имеет преимущество, заключающееся в следующем: при поиске карточки в
бумажной картотеке необходимо осуществлять поиск в шкафах, ящиках,
разделах – рубриках. При поиске в электронной картотеке, кроме “шкафов”,
“ящиков”, “разделов – рубрик”, используется вся мощь SQL – запросов к
серверу базы, позволяющим быстро осуществить выборку по одному или
нескольким условиям, формируемым пользователем. Подобные системы имеют
преимущество, заключающееся в простоте использования. Недостаток же
заключается в том, что пользователь получает лишь информацию о
документе, не имея доступа непосредственно к нему для просмотра,
редактирования, тиражирования. Отсутствует также взаимодействие с
подсистемами долгосрочного архивного хранения и ввода, невозможно
дальнейшее наращивание системы с целью организации документооборота,
управления процессами разработки документов, статусностью, версионностью
и т. д. Использование подобных систем можно сравнить с поиском
библиографической записи о книге, хранящейся в библиотеке. Найдя
библиографическую запись, библиотекарь или читатель не может осуществить
просмотр книги через интерфейс системы, а должен идти к шкафу, где она
хранится;
2) Полные архивные системы.
В отличие от электронных картотек данные системы позволяют получить
доступ не только к карточке документа, но и непосредственно к его
электронному образу для просмотра, тиражирования и редактирования (в
зависимости от прав пользователя). Такие системы позволяют
регистрировать документ, “содержащийся” не только в одном файле,
созданном в любых приложениях, но и в виде набора файлов, определяющих
сложное изделие, имеющее свою структуру (например, сборка).
3) Полные системы архива и документооборота в отличие от вышеприведенных
систем содержат модуль Work Flow, позволяющий маршрутизировать документы
между пользователями системы в процессе разработки, в зависимости от их
должностных прав и обязанностей. Подобные системы поддерживают
статусность и версионность документов. Документы, регистрируемые в таких
системах, автоматически “попадают” в определенный раздел архива. Работа
может быть организована так же, как и с полной архивной системой
(документы просто регистрируются и заносятся в архив сразу со статусом
“Утвержден”). Благодаря наличию модуля Work Flow возможен и другой
способ работы. Документ (или пустой бланк документа) регистрируется со
статусом “В разработке”, далее отправляется по маршруту, состоящему из
любого числа подмаршрутов. Например, документ, имеющий статус “Отправлен
на проверку”, попадает к пользователю системы, ответственному за эту
проверку. После проверки такому документу присваивается один из
нескольких возможных статусов, например “Нормоконтроль” или “Отправлен
на доработку”. В первом случае документ маршрутизируется к пользователю,
ответственному за нормоконтроль на данном маршруте (способе обработки),
а во втором – к предыдущему пользователю на доработку. Логика и способы
обработки документа могут быть как достаточно простыми (например,
документ можно сразу поместить со статусом “Утвержден” в долгосрочный
архив). С другой стороны, возможно создание маршрутов любой сложности с
любым числом подмаршрутов, переходов, проверок. В любом случае, маршруты
(способы обработки), определяемые в системе для того или иного
документа, строятся в соответствии с реальной должностной структурой
государственного учреждения.
Другой отличительной особенностью является то, что подобные системы
имеют, как правило, модуль PDM, позволяющий работать со структурой
изделия и спецификацией. [Богатеев Р. Х. Основы делопроизводства в
государственном аппарате. – М., Факт-М, 2001, стр. 32.]
Современные информационные технологии позволяют быстро и качественно при
помощи 2D-, 3D-средств разработки, различных программных продуктов и
офисных приложений создать любой документ, удовлетворяющий самым высоким
требованиям. В связи с этим эффективность работы государственного
учреждения увеличивается. Но существует и другая сторона вопроса. При
увеличении числа документов становится все сложнее и сложнее управлять
их потоком. Порой без применения специальных средств управления
документами и потоками информации эффективность работы государственного
учреждения, достигнутая вследствие внедрения высоких технологий,
перестает расти, достигнув определенных показателей. А при внедрении
новых средств автоматизации, создающих новые потоки информации, может
оказаться, что ожидаемый экономический эффект не достигается только лишь
из-за отсутствия средств управления документами и потоками информации. В
некоторых же случаях вместо ожидаемого подъема эффективности процессов
государственного учреждения даже возможно их снижение.
В любом государственном учреждении велико количество традиционных
документов на бумаге, находящихся в активном использовании. Эти
документы также участвуют в потоках информации. Не будем следовать
ошибочному утверждению, что число подобных документов уменьшается и
скоро будет сведено к нулю. Конечно, старые и ценные документы успешно
преобразуются в электронный вид методом сканирования, а новые сразу
создаются в электронном виде. Но опять же, существует и другая сторона в
этом вопросе. Дело в том, что современные информационные технологии
позволяют тиражировать, например, документы формата A0 со скоростью до
15 м/минуту (инженерные комплексы OCE), создавая, опять же, документы на
бумаге, участвующие в потоках информации. Не стоит объяснять, насколько
велики эти потоки и как актуальна проблема управления ими в целом и
каждым документом в отдельности.
Особенность документации специализированно технологических органов
государственной службы и контрольно-технологических организаций состоит
в наличии наряду с традиционным “канцелярским” документооборотом
документооборота инженерно-конструкторского.
Наличие большого объема проектных данных выдвигает задачу управления и
ими. Причем в преломлении специализированного государственного
учреждения или контрольно-технологической организации система управления
технологическими данными должна интегрироваться с системой
инженерно-конструкторского документооборота, и довольно часто требуется
интеграция системы управления технологическими данными с системой
“канцелярского” документооборота государственного учреждения. Это
связано с тем, что вследствие сферы деятельности государственного
учреждения, документы, даже относящиеся к “канцелярским”, часто имеют
логические связи с инженерно-управленческой документацией и
непосредственно с технологическими данными.
Таким образом, в современном специализированном государственном
учреждении и в современной контрольно-технологической организации
необходим единый механизм – система, выполняющая следующие задачи:
· управление документами (как “канцелярским”, так и инженерно-
конструкторскими);
· управление потоками информации;
· управления технологическими данными.
Указанный механизм должен работать с учетом наличия трех основных типов
данных и документов, имеющих между собой логические связи и определяющие
основные потоки информации, порой тесно взаимосвязанные между собой:
1) Общие документы – традиционный “канцелярский” документооборот;
2) Инженерно-конструкторская документация – документооборот
инженерно-конструкторский;
3) Контрольно-технологические данные – контрольно-технологическая
деятельность, имеющая тесные логические связи с двумя вышеперечисленными
пунктами.
Кроме выдвигаемых требований, система должна интегрироваться с любыми
средствами разработки, приложениями, процессами государственного
учреждения, программными и аппаратными средствами автоматизации любого
уровня и учитывать специфику документации. [Дорбуш А. В. Информационные
технологии и автоматизация в архивном деле: аналитический обзор по
зарубежным материалам. – М., 2002, стр. 65.]
Всем вышеперечисленным требованиям отвечает система OutDoCS разработки
компании Consistent Software. Кроме того, присутствуют свойства, которые
выгодно отличают данные системы от подобных разработок:
· Взаимодействие с любым периферийным оборудованием, используемым в
процессе документооборота, создания электронного архива, управления
потоками информации и технологическими данными: оборудованием для
сканирования документации (необходимым для преобразования бумажной
документации в электронный вид); оборудованием для тиражирования
документации (любыми сетевыми и локальными устройствами тиражирования –
плоттерами, принтерами, инженерными комплексами); оборудованием для
долгосрочного надежного архивного хранения информации (роботизированными
CD- и DVD-библиотеками и другими накопителями);
· Соответствие требованиям стандарта ISO9000;
· Учет специфики органов государственной службы, имеющих большой объем
документов на бумаге, не “переведенных” в электронный вид. И учет
специфики органов государственной службы, производящих тиражирование
документации;
· Модульность, гибкость конфигурации, возможность поэтапного внедрения и
поддержки.
Подобные системы осуществляют полное управление и взаимодействие всех
модулей электронного архива – ввода, хранения, тиражирования. В состав
систем входят:
· СУБД (Interbase, MsSQL, Oraccle);
· Серверная часть – набор таблиц СУБД, хранящих информацию, заводимую
через карточку документа, а также информацию о версии, статусе,
маршруте, действиях над документами, произведенных пользователями при
обработке и разработке. Таблицы СУБД содержат ссылку непосредственно на
файл документа, хранящийся на файл-сервере;
· Файл-серверы – хранилища непосредственно файлов документов, обращение
к которым осуществляется не в файл-серверном режиме, а через программную
надстройку – архивную систему. Так, например, при нахождении необходимой
карточки документа возможна инициализация функции просмотра или
редактирования (согласно прав пользователя) и вывода на экран
непосредственно самого документа, его редактирования, тиражирования,
изменения статуса, проверки, создания новой версии, подписи. Как
описывалось выше, существуют 2 подсистемы хранения – оперативная и
долгосрочная. Файл-сервером оперативного хранения может являться жесткий
диск сервера, где установлена СУБД, дополнительный диск, Raid-массив или
любой приемлемый по объему сетевой ресурс. Объем ресурса определяется из
реальных объемов документов, доступ к которым должен осуществляться
оперативно. Другим типом файл-серверов являются файл-серверы
долгосрочного архивного хранения на носителях повышенной надежности –
DVD-библиотеки, описанные выше. При перемещении файлов в область
долгосрочного хранения автоматически производится их копирование на DVD
и переиндексация таблиц СУБД. Переиндексация заключается в том, что
ссылка на файл, находящаяся в таблице, теперь представляет ссылку на
ресурс – DVD-библиотеку. При использовании технологии DVD-RAM процесс
переноса файлов на DVD для пользователя выглядит так же, как и процесс
копирования на обычный сетевой диск;
· Периферийное оборудование. Как описывалось выше, полное
программно-аппаратное решение включает также устройства сканирования и
тиражирования, которые взаимодействуют, например, с системой OutDoCS.
Основные функциональные возможности системы OutDoCS:
· Обеспечение прав доступа к информации согласно реальной должностной
структуре государственного учреждения;
· Обеспечение ввода любых документов государственного учреждения в
единую базу данных с заведением карточки документа и размещением файла
(файлов для сборок) в той или иной области хранения. Система позволяет
вводить любые документы, независимо от приложения, в котором они
созданы, и формата, в котором отсканированы, также независимо от потока
информации – общего (административного), инженерно-конструкторского или
проектного. Следует отметить, что система позволяет формировать
необходимые для того или иного типа документов атрибуты карточки и
работать с документами на бумаге, даже включая их в систему
документооборота;
· Обеспечение отображения структуры изделий (например, сборок);
· Обеспечение отображения логических связей между файлами документов,
созданных в различных приложениях. Например, файл чертежа может
храниться в формате TIFF, DWG и т. д., а файл спецификации быть
созданным, например, в Excel. При этом в файловой структуре одного
документа могут содержаться разнородные файлы, открываемые для
редактирования и/или просмотра соответствующими приложениями. При этом
документ имеет одну учетную запись и карточку;
· Обеспечение реально существующих логических связей документов,
созданных в разных приложениях и принадлежащих к разным потокам
информации. Например, письмо, пришедшее административным или
“канцелярским” потоком секретарю, может иметь логическую связь с
инженерно-управленческой документацией. Такая связь может быть
отображена, и файл письма “присоединен” к файлу чертежа (чертежей).
Таким же образом может осуществляться и аннотирование чертежей;
· Обеспечение логического объединения всей документации, независимо от
потока, в папку или раздел архива, относящийся, например, к одному
изделию, проекту;
· Обеспечение взаимодействия со всеми подсистемами комплексного решения
– системы электронного архива и документооборота. Система обеспечивает
взаимодействие с устройствами сканирования, тиражирования, хранения и
пользовательскими приложениями, принятыми для работы с документами любых
потоков в государственном учреждении;
· Обеспечение поиска по заданным атрибутам или формируемым пользователем
запросам любого документа;
· Обеспечение взаимодействия между пользователями посредством встроенной
системы электронной почты с возможностью рассылки сообщений и вложенных
документов;
· Обеспечение статусности документов. Система позволяет создать любое
число любых статусов, которые могут иметь реальные документы
государственного учреждения;
· Обеспечение версионности документов. Система позволяет создавать и
хранить несколько версий одного документа;
· Обеспечение подписи документа. Система имеет встроенную систему
электронной подписи. Сведения о лице, подписавшем документ, дате,
времени подписи регистрируются в системе;
· Обеспечение маршрутизации документа. Система позволяет составить
маршрут, указать его в способе обработки при регистрации нового
документа. Способ обработки включает: условия перехода документа между
пользователями, изменения статуса (например, в зависимости от
результатов проверки), подписи, автоматическое создание версий (при
необходимости), автоматическое создание извещений об изменениях (при
необходимости), автоматическую рассылку документа следующему
пользователю с автоматическим вложением документа или его версии,
извещения об изменении, перемещением из одного раздела архива в другой
(например, при присвоении статуса “Помещен на долгосрочное хранение”).
Способ обработки (маршрут) может иметь любое число переходов, учитывать
“возврат” не подписанного и не прошедшего проверку документа на
доработку. Способы обработки составляются в соответствии с имеемыми в
государственном учреждении;
· Обеспечение системы отчетов. Система позволяет формировать любые
отчеты, необходимые, например, для анализа работы;
· Механизмы способа обработки, подписи, прохождения документа, отчетов,
рассылок, извещений позволяют добиться соответствия процессов
государственного учреждения стандартам качества ISO.
4. Обзор актуальных проблем внедрения и международного сотрудничества в
практике использования электронных архивов в структурах государственной
службы
К настоящему времени в государственных учреждениях и организациях
накоплен значительный массив документов на магнитных носителях,
подлежащих приему на государственное хранение. Эти массивы представляют
собой числовые и текстовые банки и базы данных, проектно-конструкторскую
документацию, тексты компьютерных программ и т.п. Следует
констатировать, что архивная отрасль не готова к работе с ДМН в силу
большой сложности проблем, в том числе и финансового характера, решение
которых необходимо для обеспечения приема, хранения и использования
таких материалов. [Богатеев Р. Х. Основы делопроизводства в
государственном аппарате. – М., Факт-М, 2001, стр. 89.]
Основным фактором, определяющим специфику указанных документов и
порождающим трудности в их использовании, является то обстоятельство,
что ДМН, в отличие от документов на традиционных носителях, неразрывно
связаны с программным обеспечением (при более общем подходе – с
информационной технологией), в рамках которого они создавались и
трансформировались. Информационные технологии подвержены стремительному,
а иногда и революционному изменению. Крупнейшие производители ПО
стараются обеспечить в своих новых продуктах преемственность по
отношению к ранним версиям и возможность конвертации данных из одного
формата в другой, однако это не решает проблем в отношении материалов
многолетней давности, баз данных со связанными файлами, организации
процедур переиндексации и т.п. Необходимо также учитывать, что
значительный объем НТД на магнитных лентах создавался с помощью
уникальных систем автоматизированного проектирования (САПР), работавших
в устаревших операционных системах.
Динамичное развитие и смена поколений компьютерной техники привели к
тому, что сегодня уже практически невозможно прочесть некоторое
материалы, созданные 5–10 лет назад, если они не были своевременно
переведены на современные носители в форматно независимом виде.
Специфика ДМН, взаимозависимость и сложность указанных проблем выдвигают
необходимость разработки и осуществления специальной программы,
предусматривающей проведение научных исследований, создание
нормативно-методической базы по работе с ДМН, организации
специализированных архивных учреждений или подразделений,
укомплектованных квалифицированным персоналом, создание адекватной
технической и программной базы.
Необходимо провести обследование создаваемых ДМН, не имеющих копий или
аналогов на традиционных носителях, определить используемое программное
обеспечение, применявшиеся форматы представления данных, лингвистическое
обеспечение. Следующим этапом должно стать определение номенклатуры ДМН,
принимаемых на государственное хранение, критериев и порядка проведения
экспертизы ценности документов. Следует найти принципиальные подходы к
решению этих вопросов, поскольку решение по аналогии с документами на
традиционных носителях повлечет за собой комплектование множеством
разнородных материалов с неопределенной перспективой их использования.
Предварительный анализ показывает, что в этом случае предстоит
значительная работа по созданию специфического справочного аппарата к
полученным материалам, включающего описание ПО, информационного массива,
лингвистического обеспечения, документов вспомогательного характера.
Обеспечение сохранности в этом случае сведется в основном к
периодическому копированию всей информации, записанной на единичном
носителе, проблему же чтения информации пользователь должен решать
самостоятельно. [Степанов Е. А. Некоторые документоведческие проблемы
защиты информации. Документы в административных структурах. – М.,
Постскриптум, 2002, стр. 31.]
Другой подход предусматривает намного более активную роль архивистов в
организации приема на государственное хранение и использования
документов. Осуществляется прием на хранение достаточно ограниченного
круга больших массивов машиночитаемой информации простой структуры,
имеющих очевидную социально-экономическую значимость – первичных данных
демографических переписей, социологических обследований и т.п.
Принимаемые материалы, созданные в рамках любого ПО, переводятся силами
самих архивистов в определенный формат, единый для всех ДМН такого рода.
По запросу пользователю передается копия материалов на магнитном
носителе в формате, принятом в архиве для этих материалов, или
предварительно архивисты проводят конвертирование информации (на
договорных условиях) в формат, удобный для пользователя. Накопленный
зарубежный опыт показывает, что второй подход в отличие от первого
обеспечивает активное использование ДМН, облегчает доступ к архивным
материалам, открывает широкие возможности их передачи по
телекоммуникационным сетям или распространения на оптических дисках.
Доступность материалов такого типа может быть расширена за счет
исключения из передаваемых пользователю данных, идентифицирующих
респондента, – в этом случае сведения не подпадают под законодательство
о тайне личной жизни. Наконец, третий подход в более отдаленной
перспективе может быть реализован с помощью создания и повсеместного
внедрения унифицированных информационных технологий в ДОУ и т.д.,
которые применялись бы в учреждениях-источниках комплектования, а также
в читальных залах архивов.
Указанные подходы существенно различаются по критериям отбора документов
на госхранение, порядком комплектования, организацией и процедурами
обеспечения сохранности и использования и соответственно необходимыми
финансовыми затратами, обеспеченностью техникой и программными
средствами, требованиями к специализации и квалификации персонала.
Весьма перспективным и активно развивающимся направлением информационной
индустрии является в настоящее время создание гипертекстовых систем. С
появлением технологий мультимедиа и включением аудио- и видеоматериалов
в гипертекстовые системы можно говорить о системах, содержащих
гипермедиа (или гиперзаписи), т.е. интегрирующих в одной системе
документы, содержащие текстовую, графическую, звуковую и визуальную
информацию. Освоение принципов и технологии создания гипертекстовых
систем специалистами архивной отрасли полезно в двух аспектах.
Во-первых, необходима разработка с участием архивистов методических
рекомендаций (приближающихся к стандарту) по созданию систем навигации
(точнее, той части систем, которая является метабазой) для того, чтобы
при передаче гипертекстовых систем на государственное хранение данные
метабазы могли быть включены в состав справочного аппарата архива.
Создание и тиражирование гипертекстовых систем найдет применение в
деятельности ОЦНТИ, в сфере архивных научных исследований, в работе
органов управления архивным делом с нормативно-методическими
документами. [Богатеев Р. Х. Основы делопроизводства в государственном
аппарате. – М., Факт-М, 2001, стр. 118.]
Существующий разнобой в ведомственных правилах создания, накопления и
представления информации неизбежно отразится на проблемах комплектования
архивов ДМН, способах их описания, хранения и использования. Фактически,
государственные архивы являются той узловой точкой, в которую должны
прийти все разнотипные и разноплановые ДМН и где проблемы совместимости
и стандартизации предстанут в самом концентрированном виде.
Анализ научных и экспериментальных исследований за рубежом показывает,
что в области информационных технологий все более отчетливой становится
перспектива перехода к цифровым методам создания фонда пользования и
страхового фонда, при одновременном расширении доступа к архивным
материалам по телекоммуникационным системам. В качестве носителя
оцифрованной информации выступают оптические диски (ОД), на современном
этапе являющиеся наиболее емким и сравнительно дешевым средством
хранения информации, долговечным и удобным в использовании.
Оцифрование архивных документов дает возможность качественно изменить
систему работы пользователей, то есть практически совместить их работу с
НСА и архивными документами. Получающий все большее распространение
автоматизированный многоаспектный тематический поиск позволяет
идентифицировать нужный документ, который можно просмотреть на экране
и/или получить копию его факсимильного изображения на бумаге или в виде
файла. Вариант с получением электронной копии документа надежен также
при доступе с удаленного терминала с помощью телекоммуникационных сетей.
[Дорбуш А. В. Информационные технологии и автоматизация в архивном деле:
аналитический обзор по зарубежным материалам. – М., 2002, стр. 75–76.]
Использование ОД и технологий мультимедиа открывает новые перспективы в
публикаторской деятельности архивов: становится возможным в одном
издании соединить текстовые, графические, фото-, аудио- и
видеодокументы.
Ориентация на использование методов оцифрования в архивном деле получает
подкрепление в виде ряда объективных факторов, общих для современного
уровня технологического развития и специфичных для ситуации в стране:
совершенствование и одновременное снижение стоимости компьютерной
техники и носителей, развитие программного обеспечения, развертывание
компьютерных сетей происходит одновременно с повышением стоимости
материалов для создания СФ и фонда пользования традиционными методами.
Необходимо проведение комплекса экспериментальных работ по внедрению
технологий оцифрования и хранения на оптических дисках архивных
документов, в т.ч. разработка требований к выбору номенклатуры архивных
документов различных типов, подлежащих оцифрованию, выбор или разработка
оптимальной системы автоматизированного поиска изображений на оптическом
диске, разработка технологических инструкций по экспериментальному
оцифрованию архивных документов различных типов, выбор и адаптация
программ распознавания текста. Одним из результатов этой работы может
явиться дополнение Правил научной публикации исторических источников
разделом, регулирующим подготовку к изданию архивных материалов в
электронной (оцифрованной) форме.
Международное сотрудничество в сфере информатизации архивного дела
призвано способствовать внедрению прогрессивных информационных
технологий в архивную практику, развитию связей с зарубежными
архивистами и пользователями, укреплению материальных ресурсов
информатизации.
Сотрудничество со странами ближнего и дальнего зарубежья включает в
себя:
· налаживание деловых связей, организацию обмена материалами по
проблемам информатизации архивного дела, обмен специалистами с целью
ознакомления с опытом работы по информатизации;
· тесное взаимодействие с архивными и научными организациями,
проводящими исследования в области новых информационных технологий,
технологических аспектов доступа к архивным материалам, участие в
международных научных семинарах и симпозиумах;
· установление деловых контактов с крупнейшими организациями,
осуществляющими накопление, хранение и широкое использование ДМН;
· сотрудничество со странами ближнего зарубежья в разработке общих
стандартов описания архивной информации;
· реализацию совместных проектов по применению современных
информационных технологий в российских архивах.
В информатизации архивного дела исключительно важная роль принадлежит
широкомасштабным экспериментам, которые дают материал для
совершенствования разработанных технологий, а также закладывают основу
для принятия принципиальных решений по новым направлениям
информатизации. [Степанов Е. А. Некоторые документоведческие проблемы
защиты информации. Документы в административных структурах. – М.,
Постскриптум, 2002, стр. 33.]
Экспериментальные исследования сопряжены с большими финансовыми
вложениями и трудозатратами без гарантии их высокой отдачи. Поэтому
целесообразно подходить ко всем совместным международным проектам, в
которых используются автоматизированные технологии, как к полигонам для
апробации новых технологических решений в рамках российской архивной
системы и на российском материале. Такой подход предполагает самое
активное участие российской стороны в планировании не только
содержательных, но и технологических аспектов проекта: выбор решений,
обеспечивающих совместимость создаваемых автоматизированных
информационных ресурсов и их описаний (метабаз) с ранее созданными и
разрабатываемыми ААТ; анализ информационных, технических, программных,
экономических результатов; подготовка для отечественных архивистов
полного аналитического обзора хода и итогов проведенной работы;
выработка рекомендаций по предмету проекта; в отдельных случаях, если
это целесообразно и не запрещено договором по проекту, – внедрение
технологических решений в практику работы архивных учреждений.
Вместе с тем, необходим критический и взвешенный подход к изучению
зарубежного опыта информатизации архивного дела. Во-первых, в путях и
методах информатизации в каждой стране присутствует влияние традиционной
национальной системы комплектования, обеспечения сохранности, описания и
использования архивных материалов. Во-вторых, наиболее крупные и
известные сейчас базы и банки данных проектировались для программных и
технических средств, которые к настоящему времени в определенной мере
устарели. Произведенные ранее значительные затраты на ПО и оборудование,
накопление информационного массива в старых форматах создают
инерционность в использовании информационных технологий, препятствуют
своевременному внедрению новейших достижений в этой области. Необходимо
принимать во внимание, что выбор программного обеспечения, создание
информационных технологий, принятие тех или иных стандартов определяются
не только их эффективностью, но накопленными АИР, маркетинговой
деятельностью фирм-производителей ПО и компьютерной техники,
самодовлеющим стремлением к национальным приоритетам.
Важной частью международного сотрудничества в сфере информатизации
является взаимодействие с архивными учреждениями бывших советских
республик. Предпосылкой эффективного сотрудничества служат общие основы
организации архивного дела и работы с архивными документами.
Использование в России и странах ближнего зарубежья одних и тех же или
совместимых ААТ, общих стандартов будет способствовать интенсивному
информационному обмену и взаимному пополнению АИР, более полному
удовлетворению потребностей органов государственной власти, граждан в
архивной информации, развитию и совершенствованию связей между архивными
службами. Сотрудничество со странами ближнего зарубежья может
осуществляться в рамках двусторонних или многосторонних соглашений,
включающих в себя вопросы предоставления и использования ААТ;
организации взаимного обмена архивной информацией в электронной форме;
стандартизации представления информации, коммуникативных форматов и
протоколов передачи данных; ведения многоязычного лингвистического
обеспечения БД; ведения и использования в режиме удаленного доступа
централизованных баз и банков данных.
Осуществление информатизации архивной отрасли в государственных
структурах РФ требует проведения комплекса мероприятий, направленных на
организационную, научную, методическую, кадровую, материальную поддержку
проводимых работ. Конкретное содержание каждого из направлений, этапы их
реализации составят отраслевую Программу информатизации.
Для оптимизации работ по информатизации важно, чтобы каждый госархив и
центр документации, органы управления архивным делом разработали
обоснованную и реалистичную программу информатизации, то есть целостный
и всесторонний план мероприятий, определяющий порядок и основные виды
работ, проводимых архивными учреждениями, привлеченными сторонними
организациями и специалистами. Программа должна согласовываться с
общеотраслевыми проектами, а также с федеральными и региональными
программами в сфере информатизации с целью обеспечения возможности
вхождения в общее информационное пространство. В программе следует
предусмотреть рациональное использование материальных и кадровых
ресурсов: использование типового программного обеспечения, реализацию
специальных проектов совместно с другими архивными и внеотраслевыми
учреждениями и т.п. Полезно продолжить согласование
научно-исследовательских работ в сфере информатизации с федеральной
программой “Информатизация России”.
Практика информатизации архивных государственных учреждений показывает
исключительную важность планирования и регулярного проведения на
общеотраслевом и региональном уровнях семинаров сотрудников госархивов
по овладению навыками работы с современным программным обеспечением, по
вопросам проектирования БД, совещаний руководящих работников по вопросам
организации работ по информатизации. Имеется потребность в организации
учебно-методического центра, на базе которого проводились бы курсы по
повышению квалификации, включающие в себя практические занятия,
консультирование по внедрению и эксплуатации автоматизированных архивных
технологий.
Крайне необходимо проведение мероприятий по согласованию стандартов
описания и организации информационных массивов по всей цепочке движения
документа с момента его создания: делопроизводство учреждения – архив
учреждения – ведомственный архив – государственный архив. В рамках
автоматизации работы с учреждениями-источниками комплектования следует
провести разработку единых технологий, обеспечивающих совместимость
информационно-технологических решений, используемых в ведомственных и
государственных архивах. Созданные в учреждениях материалы учетного
характера должны стать органической частью баз данных по учету в
государственных архивах без повторного ручного ввода сведений и
существенной переработки данных в автоматизированном режиме. Указанный
подход необходимо закрепить в специальных разделах договоров с
учреждениями-источниками комплектования.
Следует повысить роль и активность базовых центров по информатизации,
координированность их деятельности, превратить их в проводников
прогрессивных информационных технологий в субъектах Федерации. Важно
ввести в практику целенаправленные публикации в архивной периодике
статей и обзоров по указанной проблематике, аналитических материалов,
освещающих опыт автоматизации в отечественных и зарубежных архивных
учреждениях. Полезна организация в телекоммуникационных сетях
телеконференций по проблемам информатизации архивов.
По мере накопления архивных автоматизированных информационных ресурсов
любого рода, расширения круга пользователей БД все более актуальными
становятся проблемы защиты АИР от несанкционированного доступа, хищения
и преднамеренного или неумышленного искажения. В настоящее время на
повестке дня стоит организация ведения централизованных баз данных, и
прежде всего – Центрального фондового каталога (ЦФК). Переведенный в
автоматизированный режим ЦФК сможет выполнять как функции учетного
характера, так и архивного справочника. Его сведения могут быть
использованы при анализе состава АФ РФ, реализации планов использования
в работах по зарубежной архивной Россике, при воссоздания архивов,
материалы которых были утрачены, для активного архивного сотрудничества
со странами ближнего зарубежья.
Важнейшей мерой, направленной на повышение эффективности и интенсивности
информатизации, является разработка нормативно-методической базы
применения компьютерных технологий и включение ее в Основные правила
работы государственных архивов.
5. Обзор предлагаемых путей совершенствования практики внедрения
электронных архивов в структурах государственной службы ( на материалах
конференции 1999 г.)
В конце настоящей курсовой работы сделаем краткий обзор конференции
“Электронные документы и архивы: теория и практика”.
8–9 апреля 1999 г. в Москве состоялась конференция “Электронные
документы и архивы: теория и практика”, организованная Московским
городским объединением архивов, Историческим факультетом МГУ им. М. В.
Ломоносова, Ассоциацией “История и компьютер”. [Дорбуш А. В.
Информационные технологии и автоматизация в архивном деле: аналитический
обзор по зарубежным материалам. – М., 2002, стр. 87.] В конференции
приняли участие более 40 специалистов, представлявших Федеральную
архивную службу (ФАС), ВНИИДАД, Государственный архив РФ, Российский
центр хранения и изучения документов новейшей истории (РЦХИДНИ),
Московскую областную Думу, Научно-технический центр “Информрегистр”,
Белорусский научно-исследовательский Центр электронной документации
(БелНИЦЭД), МГУ им. М. В. Ломоносова, Алтайский государственный
университет, Петрозаводский государственный университет,
Историко-архивный институт РГГУ, ВНИИ проблем вычислительной техники и
информатики и других. Было заслушано 16 докладов и сообщений, вызвавших
оживленную дискуссию и обсуждение. [Материалы Всероссийской
научно-практической конференции 1999 года в Москве “Электронные
документы и архивы: теория и практика”. – М., Факт-М, 2000, стр. 45.]
Последние 10 лет проблема архивирования электронных документов активно
обсуждается в научных кругах. Конференция была предназначена в первую
очередь для того, чтобы приземлить ученую дискуссию на почву
отечественного архивного дела. На конференции работали три секции
“Определение электронного документа и основания для придания ему
юридического статуса”, “Организация доступа и проблемы использования
электронных документов”, “Электронные документы в текущем
делопроизводстве, в архивах учреждений и на постоянном хранении.
Проблемы хранения электронных документов”.
До появления вычислительной техники и связанных с нею специфических
носителей информации человечество не сталкивалось со столь революционным
изменением средств фиксации и средств восприятия информации (в
компьютерных системах документ “исчезает” физически). Причем эти
изменения не закончились, а продолжаются с развитием технологии. В
результате – “электронный документ взорвал архивную практику”. По мнению
И. Н. Киселева, архивисты сейчас находятся в ситуации осознания и
анализа современного информационного феномена. Однако что делать архивам
в такой ситуации, пока не берется сказать никто: “Мы только что
обнаружили, что Земля не плоская, но какая она в действительности – не
знаем. Некоторые подозревают, что у Луны есть обратная сторона”.
Выводы, к которым подвел докладчик слушателей, могут быть сформулированы
следующим образом:
· Архивисты всегда предвосхищают будущих историков. Они определяют,
какие документы будут храниться в архивах.
· Архивы – посредники между информацией и человеком. Они хранят вещи, на
которых зафиксирована информация.
· Нельзя подвергать анализу феномен, который нестабилен.
· Следует определиться терминологически, сделав акцент на сходстве
понятий “документ” и “архивный документ”, а не на различии этих понятий.
· Несмотря на возможность потерять многие свидетельства о современной
истории, архивистам следует подождать некоторое время до возникновения
de facto стандартов: форматов файлов текстовой, графической, аудио-,
видеоинформации, платформ и т.п.
· Необходимость ждать вытекает и из невозможности предвидеть возможные
затраты на дальнейшее переформатирование и миграции принятых на хранение
данных и документов. Притом что сейчас наиболее существенная часть
документов создается в традиционном виде, не имеет смысла торопиться с
приемом на хранение электронных документов.
Директор НТЦ “Информрегистр” Госкомсвязи А. Б. Антопольский представил
доклад “Нормативная база электронных документов”. Докладчик начал с
освещения планов правительства по разработке нормативной базы
электронных документов. В этих планах работа по 3 законам: внесение
изменений в закон “Об информации и информатизации”, разработка закона “О
цифровой подписи”, внесение дополнений и изменений в закон “О
международном информационном обмене”. Все три закона имеют
первостепенную важность для архивистов, однако их разработка ведется без
их непосредственного участия. Также по инициативе правительства начата
разработка законопроектов “Об информационном обеспечении органов
власти”, “Об обязательном экземпляре документов”, проектируются
изменения в закон “О средствах массовой информации”.
Докладчик остановился на деятельности Комиссии по информатизации при
Президенте РФ. Ею была разработана “Концепция по управлению
информационными ресурсами” (опубликована в журнале “Информационные
ресурсы, № 1, 1999 г.). Именно на основе этой концепции правительство
приняло решение подготовить 2-летний план своих действий. Сейчас
проходит стадия согласования перечня подзаконных актов. Среди них
докладчик упомянул в первую очередь “Методические указания по
определению наиболее важных государственных информационных ресурсов”.
Последние представляют несомненный интерес для архивистов именно с точки
зрения экспертизы ценности и принятия на хранение. [Материалы
Всероссийской научно-практической конференции 1999 года в Москве
“Электронные документы и архивы: теория и практика”. – М., Факт-М, 2000,
стр. 65.]
В рамках концепции разрабатывается вопрос о разделении полномочий между
федерацией и субъектом. Не меньшие проблемы порождают и межведомственные
конфликты. Поэтому будет подготовлен документ, касающийся координации
деятельности ведомств по использованию информационных ресурсов.
Следующая проблема, которая получит разработку в нормативных актах, –
это рассмотрение информационных ресурсов как имущества для решения
вопросов инвентаризации (постановка на баланс, оценка стоимости в той
части, в которой они являются материальными ресурсами, и т.п.).
Нуждается в правовой разработке и вопрос финансирования информационной
деятельности. Тогда расходы на информационную деятельность, ныне скрытые
в других статьях, будут очевидны, доступны для проверки эффективности.
На уровне президентской власти готовится указ о регистрации
информационных ресурсов всех уровней, для чего будет создан единый
распределенный реестр.
Докладчик упомянул для обсуждения проект программы “Российская
электронная библиотека”, которая, возможно, получит отдельное
финансирование в бюджете-2000. В проекте закладывается разработка
стандартов, методических проблем, связанных с определение электронных
документов, изданий. Предполагается участие 10 министерств, в том числе
и Росархива. Отдельно следует упомянуть, по мнению докладчика, вопрос о
стандартах. Он согласен, что стандарты устанавливаются de facto, что
вызвало возражения присутствовавших специалистов. Так, например, в
Великобритании принят стандарт электронных библиотек. Стандарт Интернета
продолжает разрабатываться консорциумом WWW и Microsoft. Следует ждать
появления стандарта метаданных, который, в свою очередь, также будет
развиваться (XTML по отношению к существующим HTML и SGML).
Докладчик считает, что только во взаимодействии Информрегистра и архивов
можно получить достаточно полные сведения об имеющихся в стране
информационных ресурсах, осуществить анализ этой информации и на этой
основе расширить поле экспертизы ценности электронной документации,
выработать ее критерии. Информрегистр ежегодно издает каталог с
зарегистрированными БД.
Выступление В. Л. Носевича, директора Белорусского
Научно-исследовательского Центра электронной документации, было
посвящено освещению основных подходов к проблеме электронного
документирования в Республике Беларусь. Докладчик рассказал о
нормативной базе, определяющей функционирование электронных документов в
Белоруссии. [Материалы Всероссийской научно-практической конференции
1999 года в Москве “Электронные документы и архивы: теория и практика”.
– М., Факт-М, 2000, стр. 53.]
Так, в новой редакции закона “О Национальном архивном фонде и архивах в
Республике Беларусь” (1999) отмечается, что документы, относимые к
архивному фонду, могут быть зафиксированы как на бумажных, так и на
технотронных носителях. Предельный срок временного хранения технотронных
документов (в том числе и баз и банков данных) не должен превышать трех
лет, после чего документы с постоянным сроком хранения должны
передаваться в государственные архивы. Для постоянно обновляемых
информационных ресурсов в электронной форме предусмотрено регулярное
создание архивных копий. В законе “Об информатизации” документ
определяется как зафиксированная на материальном носителе информация с
реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (так же как и в российском
ГОСТе). Тот же закон установил, что документ, содержащий информацию,
обработанную информационной системой, приобретает юридическую силу после
его удостоверения должностным лицом в установленном порядке или
электронной подписью.
В Национальном центре законопроектной деятельности идет работа над
проектом закона “Об электронном документе”, где проведена идея полного
правового равенства электронных и бумажных документов. Понятие
электронного документа в нем значительно сужено: таковым предполагается
считать только документ, снабженный электронной цифровой подписью.
Однако более широкий подход реализован в проекте государственного
стандарта “Документы электронные. Правила выполнения, обращения и
хранения”, который предполагается ввести в действие в 1999 г. [Дорбуш А.
В. Информационные технологии и автоматизация в архивном деле:
аналитический обзор по зарубежным материалам. – М., 2002, стр. 117.] Он
предполагает два варианта удостоверения подлинности официального
электронного документа: посредством цифровой подписи или посредством
удостоверяющего листа, оформленного должностным лицом в форме обычного
бумажного документа и прилагаемого к документам на машинных носителях,
например, при их передаче в архив. Удостоверяющий лист будет
свидетельствовать, что подлинность и целостность информации
обеспечивались организационными мерами. Для проверки может быть
использована контрольная характеристика файла (значение хэш-функции),
включаемая в удостоверяющий лист. По мнению докладчика, заверение
подлинности с помощью бумажного документа может оказаться недостаточным
с точки зрения доказательной ценности документа в суде, но вполне
применимо для электронных документов, имеющих прежде всего справочную
ценность.
К концу 1999 г. предполагается введение в действие еще двух стандартов:
первый будет регламентировать процедуры выработки и проверки электронной
цифровой подписи, второй – требования к функции хэширования. В. Л.
Носевич считает, что после появления указанных стандартов и закона “Об
электронном документе” ситуация с использованием электронных документов
в делопроизводстве прояснится, что вызовет быстрый рост их количества и
массовое поступление в архивы. [Материалы Всероссийской
научно-практической конференции 1999 года в Москве “Электронные
документы и архивы: теория и практика”. – М., Факт-М, 2000, стр. 123.]
Важнейшим тезисом в выступлении В. Л. Носевича был следующий –
необходима выработка общих требований к системам безбумажного
документооборота с точки зрения архивного хранения. Сегодня такая
регламентация в Республике Беларусь практически отсутствует. Лишь в
методических рекомендациях “Архивное хранение электронных документов”
(1998) рекомендуется при проектировании или внедрении информационных
систем, в среде которых происходит создание и обращение электронных
документов, осуществлять планирование их жизненного цикла с обязательным
участием специалистов, ответственных за хранение документов в
организации, а также представителей государственной архивной службы.
В проекте стандарта “Документы электронные. Правила выполнения,
обращения и хранения” эта норма фигурирует уже в качестве обязательного
требования. Планирование жизненного цикла электронных документов
предусматривает определение требований к ним таким образом, чтобы они
были доступными и воспроизводимыми на всех стадиях жизненного цикла,
включая и архивное хранение. Среди этих требований – проведение
предварительной экспертизы ценности по видам документов, определение
процедур передачи электронных документов на ведомственное хранение и
создания сопроводительной документации, согласование форматов данных,
информационно-поисковых характеристик, на основании которых затем будет
строиться описание документов в архиве, и др. Докладчик подчеркнул, что
только практика покажет, насколько эффективными окажутся эти требования.
[Материалы Всероссийской научно-практической конференции 1999 года в
Москве “Электронные документы и архивы: теория и практика”. – М.,
Факт-М, 2000, стр. 134.]
По мнению выступающего, распределенное хранение электронных документов
для наших стран неприемлемо, поскольку рассчитано на иной уровень
правового сознания и ответственности. Трудно рассчитывать на то, что
организации будут исправно затрачивать большие ресурсы на конвертацию
документов, непосредственная надобность в которых отпала. В Белоруссии
основной стратегией является государственное хранение электронных
документов, но действующее законодательство оставляет свободу для
маневра. Закон “О Национальном архивном фонде и архивах в Республике
Беларусь” предусматривает возможность продления сроков хранения
документов по месту их создания путем выдачи лицензии Государственного
комитета по архивам и делопроизводству.
В. И. Тихонов, в.н.с. Центра научного использования Московского
городского объединения архивов, представил обзор “Архивы и работы по
информатизации органов власти и городских организаций Москвы”. Работы по
информатизации органов власти и городских организаций Москвы по-прежнему
идут полным ходом. В 1997 г. реализовывалось 148 проектов. Общее
количество запланированных на 1998 г. составило 239 проектов.
Докладчик отметил, что все указанные работы велись и ведутся без участия
представителей объединения “Мосгорархив”. Какие в результате этого
появятся электронные документы нам не известно. Не известны номенклатура
документов, их видовая классификация, стандарты форматов, требования к
жизненному циклу, как планируется осуществлять их долговременное
хранение и планируется ли вообще. В самом Распоряжении говорится, что
“подавляющее число ИС используют свои (внутриведомственные)
классификаторы, справочники, словари, имеющие общегородской характер. В
конечном итоге это отражается на степени полноты информации,
достоверности и затратах на ее формирование, возможности построения
функционально полной общегородской информационной системы. Не решены
вопросы нормативно-правового регулирования по владению, использованию и
распоряжению информационными ресурсами, сертификации и лицензированию
программно-технических средств”. Правительство Москвы в какой-то мере
осознает недостатки проводящейся информатизации. Однако оно, вероятно,
даже не подозревает о проблемах, связанных с архивированием электронной
документации и, самое главное, с возможностями доступа к ней через
продолжительный период времени. [Материалы Всероссийской
научно-практической конференции 1999 года в Москве “Электронные
документы и архивы: теория и практика”. – М., Факт-М, 2000, стр. 140.]
Докладчик считает, что решение следующих задач обеспечит подготовку
методической и организационной базы для решения стратегической задачи –
прием на хранение и использование электронных документов: 1) Участие
архивистов в выработке информационной политики московского
правительства: обсуждение стандартов и перспектив внедрения разных
программных продуктов и т.п. 2) Внедрение обязательного архивного
лицензирования программных продуктов и устанавливаемых в органах власти
и городских организациях Москвы автоматизированных информационных
систем. 3) Взаимодействие со всеми службами Правительства Москвы,
курирующими информационное обслуживание его деятельности. 4) Разработка
правил и методики приема электронных документов на постоянное хранение в
государственные архивы. 5) Участие в разработке нормативной документации
по приему-передаче на архивное хранение электронных документов.
А. Г. Цицин, генеральный директор АО “Термика”, выступил с докладом
“Правовые базы данных и проблемы полнотекстового документооборота”. Он
отметил, что за последние десять лет правовые базы данных настолько
широко внедрились в практику работы юридических и физических лиц, что
сегодня большинство из них не представляют себе, как бы они обходились
без этой глыбы информации. Но если разобраться, каков правовой статус
электронных документов, входящих в такие БД, то окажется, что
разработчики всех правовых систем всегда подчеркивают, что статус их
единиц информации носит справочный характер. Но в российской
действительности за последние годы появились попытки придать электронным
документам, входящим в подобные БД, и официальный характер! [Материалы
Всероссийской научно-практической конференции 1999 года в Москве
“Электронные документы и архивы: теория и практика”. – М., Факт-М, 2000,
стр. 143.]
В качестве примера докладчик привел указы Президента России,
определяющие статус БД, которые хранятся и непрерывно пополняются в
Научно-техническом центре (НТЦ) правовой информации “Система” ФАПСИ при
Президенте РФ. Так статья 8 Указа № 763 от 23.05.96 гласит: “Официальным
также является указанный Бюллетень [нормативных актов федеральных
органов исполнительной власти издательства “Юридическая литература”
Администрации Президента РФ], распространяемый в машиночитаемом виде
научно-техническим центром правовой информации “Система”.
Характерная особенность состоит в том, что эти документы в соответствии
с заключенными договорами поступают во многие коммерческие правовые базы
данных. Это позволяет существенно снизить затраты на ввод информации и
сделать попытку и на этом уровне придать им официальный статус. Этого,
например, добились разработчики системы “Кодекс” в Санкт-Петербурге,
разработчики БД “Саратовское региональное законодательство”. Кроме того,
сегодня любой желающий может свободно получить с Web-сервера
www.arbitr.ru электронные документы из “Эталонного банка арбитражной
практики”, хотя формально официального статуса эта БД Высшего
Арбитражного суда не имеет. Второй составляющей указанного процесса, по
мнению докладчика, является наполнение правовых баз данных информацией.
Откуда же должны поступать электронные нормативные акты? Ну конечно же
из системы электронного документооборота! Однако, несмотря на то что уже
существуют десятки таких систем, они, в лучшем случае, поддерживают
электронные картотеки, учитывающие этапы формирование документа и
контроля его исполнения. [Материалы Всероссийской научно-практической
конференции 1999 года в Москве “Электронные документы и архивы: теория и
практика”. – М., Факт-М, 2000, стр. 146.]
В этой связи и была предпринята разработка новой интегрированной
системы, в которой полнотекстовая обработка документов сочеталась со
спецификой документооборота в федеральных, региональных и муниципальных
органах законодательной и исполнительной власти. Чтобы электронные
(конечно же и печатные) документы соответствовали ГОСТам, инструкциям,
шаблонам документов, методикам и т.д., в проект вступил новый участник –
ВНИИДАД и начато производство нового продукта “Кодекс: Документовед”,
призванного методически правильно выстроить электронный документооборот
и его электронный архив. [Степанов Е. А. Некоторые документоведческие
проблемы защиты информации. Документы в административных структурах. –
М., Постскриптум, 2002, стр. 53.]
Таким образом, наметилась совершено очевидная тенденция интеграции
систем электронного документооборота и электронного архива. И тогда, по
мнению докладчика, к началу следующего тысячелетия количество
электронных документов уже будет измеряться не сотнями тысяч, а
миллионами.
Заключение
В результате выполненного курсового исследования мы можем сделать
следующие выводы и заключение.
На начальном этапе информатизации система информационных технологий
неизбежно в значительной степени копирует сложившуюся традиционную
“бумажную” технологию работы с документами, дублирует устоявшуюся схему
внутри- и межотраслевых информационных потоков. По мере увеличения
автоматизированных информационных ресурсов, их вовлечения в активный
оборот, “врастания” в архивную практику информационных технологий столь
же неизбежна трансформация структуры и интенсивности информационных
потоков, форм, методов и показателей архивной деятельности, видов работы
пользователей. Эти факторы, а также прогресс в развитии компьютерной
техники и технологии определяют необходимость постоянной и
высокоэффективной работы по информатизации архивного дела России.
Информатизация архивного дела имеет главной своей целью развитие
рациональной системы формирования, обеспечения сохранности,
всестороннего использования Архивного фонда России и защиту его
информационных ресурсов.
Среди основных задач ГАС Российской Федерации важнейшей является
обеспечение права граждан на информацию, предоставление им широкого
доступа к информационным ресурсам, находящимся в государственных архивах
и центрах хранения документации (ЦХД). В настоящее время их
использование затруднено как из-за удаленности многих архивов, так и
вследствие недостаточно высокого уровня научного описания архивных
материалов и их тематической разработки. Создание
информационно-поисковых баз данных (БД), электронных копий архивных
документов с возможностью удаленного доступа через телекоммуникационные
сети и системы позволят расширить доступ к архивной информации. [Дорбуш
А. В. Информационные технологии и автоматизация в архивном деле:
аналитический обзор по зарубежным материалам. – М., 2002, стр. 21.]
Внутриархивные БД учетного характера повысят точность сведений и
оперативность информирования об объемах и состоянии архивных документов,
послужат основой создания автоматизированных фондовых каталогов,
различных указателей, списков учреждений-источников комплектования и
т.п., в том числе межархивного и общеотраслевого уровня.
Создание комплекса БД по материально-техническому, кадровому и
финансовому состоянию федеральных архивов и использование экспертных
систем даст возможность повысить обоснованность и эффективность
управления и планирования, контроля за реализацией принимаемых решений.
Создание автоматизированного научно-справочного аппарата, баз данных,
содержащих электронные копии документов, развитие телекоммуникационных
систем улучшит обеспечение пользователей архивной информацией, позволит
более оперативно решать вопросы информационного обмена между архивными
учреждениями, будет способствовать укреплению взаимодействия архивных
учреждений с федеральными и региональными органами государственной
власти.
Внедрение и активное использование автоматизированных электронных
архивных технологий должны сделать труд архивиста более продуктивным и
содержательным, избавив его от выполнения многих рутинных операций.
Применение современных информационных технологий позволит увеличить
перечень платных услуг, повысить их эффективность.
Использование общероссийских и международных стандартов при
автоматизации открывает российским государственным архивам дорогу для
интеграции в складывающееся общероссийское информационное пространство,
для интенсификации международного сотрудничества.
Список использованной литературы
1. Конституция Российской Федерации. – М., 1996.
2. Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде
Российской Федерации и архивах. – М., 1993.
3. Федеральный Конституционный закон “О государственном гербе Российской
Федерации” от 25 декабря 2000 г. № 2 ФКЗ.
4. Федеральный конституционный закон ”О государственном гербе
Российской Федерации” от 25 декабря 2000 г. № 2 ФКЗ.
5. Федеральный закон Российской Федерации “О государственной тайне” от
21 июля 1993 г.
6. Федеральный закон Российской Федерации “Об информации, информатизации
и защите информации” от 25 января 1995 г. // Сборник законов Российской
Федерации. 1995. № 8. Ст. 609.
7. Федеральный закон “Об основах государственной службы Российской
Федерации” // Российская газета, 1995, 3 августа.
8. Закон РСФСР “О языках народов РСФСР” от 25 октября 1991 г.
9. Указ Президента Российской Федерации от 6 ноября 1996 г. “О мерах по
совершенствованию организации контроля и проверки исполнения поручений
Президента Российской Федерации” // Российская газета, 1996, 13 ноября.
10. Указ Президента Российской Федерации от 6 ноября 1996 г. “О мерах по
укреплению дисциплины в системе государственной службы” // Российская
газета, 1996, 10 июня.
11. Указ Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 г. “Об
утверждении Положения об Архивном фонде Российской Федерации и Положения
о Государственной архивной службе России” // Российская газета, 1994, 24
марта.
12. Государственная система документационного обеспечения управления.
Основные положения. Общие требования к документам и службам
документационного обеспечения. – М., 1991.
13. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах
исполнительной власти. – М., 2000.
14. Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). –
М., 2001.
15. ГОСТ Р 6.30-97. (в редакции от 21.01.2000). Унифицированные системы
документации. Система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов. – М., 1997.
16. ГОСТ Р 54141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения. Основные правила работы ведомственных архивов. – М., 2001.
17. Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии
учреждения, организации, предприятия. – М., 1995.
18. Андреева В. И. Делопроизводство. Практическое пособие. – М., 1998.
19. Богатеев Р. Х. Основы делопроизводства в государственном аппарате. –
М., Факт-М, 2001.
20. Борунков А. Ф. Дипломатический протокол в России и дипломатический
этикет. – М., 1993.
21. Васильев Д. В. Делопроизводство на компьютере. – М., 1997.
22. Веселов П. В. Как составить служебный документ. – М., 1982.
23. Веселов П. В. Аксиомы делового письма. – М., 1993.
24. Веселов П. В. Современное деловое письмо в промышленности. – М.,
1990.
25. Вуд Дж., Сорре Ж. Дипломатический церемониал и протокол. – М., 1974.
26. Герасименко В. А. Защита информации в автоматизированных системах
обработки данных. – М., 1994.
27. Государственная служба. Решения и контроль. Зарубежный опыт. Вып.
18. – М., 1997.
28. Делопроизводство в кадровой службе. – М., 2001.
29. Дмитриев Ю. А., Измайлова Ф. Ш. Проблемы контроля и ответственности
в деятельности органов государственной власти // Государство и право.,
1996, № 4.
30. Дорбуш А. В. Информационные технологии и автоматизация в архивном
деле: аналитический обзор по зарубежным материалам. – М., 2002.
31. Кирсанова М. В., Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства ДОУ. Учебное
пособие. – М.; Новосибирск, 1997.
32. Крайская З. В., Челлини Э. В. Архивоведение: Учебник. – М., 1996.
33. Кузнецов С. Л. Компьютеризация делопроизводства (компьютерные
технологии в делопроизводстве). – М., 1997.
34. Культура языка государственного служащего. – М., 1998.
35. Лукьяненко В. И. Контроль в системе государственной службы. – М.,
1995.
36. Материалы Всероссийской научно-практической конференции 1999 года в
Москве “Электронные документы и архивы: теория и практика”. – М.,
Факт-М, 2000.
37. Новиков А. В. Проблемы оптимизации деятельности контрольных структур
органов государственной власти. – М., 1998.
38. Овсянко Д. М. Административное право. – М., 1997.
39. Организация работы с документами: Учебник. – М., 1998.
40. Печникова Т. В., Печникова А. В. Документационное обеспечение
деятельности организации. – М., 1998.
41. Рахманин Л. В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных
документов. – М., 1988.
42. Справочник по подготовке и оформлению официальных документов. – М.,
1995.
43. Справочник по делопроизводству и основам работы на компьютере. – М.;
СПб, 1997.
44. Стенюков М. В. Документы. Делопроизводство. Практическое пособие по
документационному обеспечению деятельности предприятия. – М., 1996.
45. Стенюков М. В. Справочник по делопроизводству. – М., 2000.
46. Стенюков М. В., Пустозерова В. М Делопроизводство в управлении
персоналом. – М., 2001.
47. Степанов Е. А. Некоторые документоведческие проблемы защиты
информации. Документы в административных структурах. – М., Постскриптум,
2002.
48. Шмидт С. О. Археография. Архивоведение. – М., 1997.
49. Ярочкин В. И. Безопасность информационных систем. – М., 1996.
Нашли опечатку? Выделите и нажмите CTRL+Enter
