Этапы выполнения задания при формировании таблицы.
В общем виде процесс проектирования электронной таблицы включает
следующие шаги:
ввод заголовка электронной таблицы;
ввод названий граф документа;
ввод исходных данных;
ввод расчетных формул;
форматирование электронной таблицы с целью придания ей профессионального
вида;
подготовку электронной таблицы к печати и ее печать.
В нашем случае электронная таблица сопровождается пояснительными
комментариями и диаграммой.
В таблице используются следующие типы данных:
текст- это любая последовательность символов. Данные текстового типа
используются для заголовка таблицы, заголовков строк и столбцов;
число- это числовая константа;
формула – это выражение, состоящее из числовых величин и арифметических
операций.
функции – это запрограммированные формулы, позволяющие проводить часто
встречающиеся последовательности вычислений. Например, функция
Автосуммирования представлена следующим образом: =СУММ(А3:А12).
Для создания таблицы делается следующее. Щелкаем мышью по нужной
ячейке, например, по А1. Ячейка А1 стала активной, то есть готовой для
ввода данных. Вводим текст заголовка таблицы. Набранный текст сначала
отображается только в строке формул. Передать текст из строки формул в
активную ячейку можно одним из трех способов: нажать клавишу “ENTER”или
выполнить щелчок по кнопке с изображением «галочки» в строке формул, или
щелкнуть мышью вне строки ввода.
Затем также последовательно вводим заголовки столбцов в нужные ячейки,
подтверждая ввод щелчком мыши или клавишей “ENTER”. Аналогичным образом
вводятся исходные данные в информационную часть таблицы. При вводе
десятичных чисел целая часть числа от дробной отделяется запятой.
Если в таблице при просмотре обнаруживаются ошибки, их можно
отредактировать. Редактировать содержимое ячеек можно двумя способами:
набором новой информации поверх ошибочной (при полной замене информации)
или активизацией строки ввода и внесением необходимых изменений. Для
активизации строки ввода и перехода в режим редактирования используется
клавиша “F2” или двойной щелчок мыши в редактируемой ячейке.
Excel, как уже было указано, предлагает специальные средства расчетов,
которые называются формулами и функциями и позволяют почти полностью
автоматизировать составление таблицы.
При вводе формул и функций опираемся на следующие правила:
в формулу, кроме числовых величин, могут входить в качестве аргументов
адреса ячеек или блоков, а также функции и другие формулы ;
если формула начинается с адреса ячейки, перед первым символом
необходимо набрать = (знак равенства) или знак +(плюс);
в ячейке виден результат вычислений, а сама формула отражается в строке
ввода;
Excel по умолчанию вычисляет формулу каждый раз, когда изменяется
содержание таблицы.
Очень часто экономические таблицы содержат в пределах одной графы
однородные данные. В моей таблице, например, все величины в графе Итого
начислено ( столбец G) рассчитываются по одинаковым формулам, то есть в
ячейку G3 вводим формулу:=E3+F3,в ячейку G4 – =E4+F4 и т.д. Excel дает
возможность копировать формулу из одной ячейки в другие. Существует
несколько способов копирования:
графически в смежные клетки (протаскиванием рамочки выделенной
копируемой ячейки за нижний правый угол на нужный размер блока, куда
будут копироваться данные);
использование пиктограммы Копировать.
использование команд меню Правка – Копировать; Правка – Вставка.
Например, выделим ячейку G3, содержащую формулу для копирования. Выберем
Правка – Копировать. Excel окружит ячейку G3 движущейся рамочкой.
Выделить блок ячеек G4:G12 как область вставки. Выбираем Правка –
Вставить и затем снимаем выделение блока. В выделенном блоке появиться
готовый результат.
Копирование формул может осуществляться с полной модификацией адресов
клеток, входящих в формулу, или с частичной модификацией адресов. Адреса
клеток, подлежащие изменению, называются относительными, например, А1
или С10.Адреса клеток, не подлежащие изменению, называются
абсолютными($A$1). Копирование с полной модификацией может
осуществляться указанными выше способами. Копирование с частичной
модификацией адресов осуществляется описанными выше способами с
предварительным указанием адресов, не подлежащих изменению, т.е. адрес
должен быть абсолютным. Сделать адрес абсолютным можно несколькими
способами:
ввести знак $ с клавиатуры;
выделить ячейку, затем дважды щелкнуть мышью в строке формул на адресе
ячейки, чтобы выделить его, а затем нажать клавишу »F4».
Копирование с частичной модификацией адресов мной было использовано,
например, при вычислении значений в колонке Авансовые выплаты (13).
Excel содержит готовые стандартные функции (математические,
тригонометрические, статистические, логические и др. ) Ввод функций в
Excel осуществляется несколькими способами :
ручным набором имени функции и ее аргументов (ввод в ручную
начинают со знака =,например, =СУММ(В1:В5), диапазон В1:В5 выделяют
мышью);
выбором функции из списка функций с помощью команды Вставка – Функция;
выбором функции щелчком по символу fx при активной строке формул.
Для сложения чисел, расположенных над текущей или левее текущей клетки,
можно использовать пиктограмму Автосуммирование на стандартной панели
инструментов. Для этого мы активизируем ячейку, в которой будет
подсчитана сумма, щелкнув в ней,а затем дважды щелкаем пиктограмму
Автосуммирование. Данную функцию, например, я использовала при
выполнении индивидуальной части первого задания моей работы, суммируя
все значения графы Должностной оклад.
Нашли опечатку? Выделите и нажмите CTRL+Enter
