.

Совершенствование системы документооборота в Отделе участковых милиции Ленинского РОВД

Язык: русский
Формат: дипломна
Тип документа: Word Doc
0 7769
Скачать документ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«АСТРАХАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

ИНСТИТУТ ЭКОНОМИКИ

КАФЕДРА ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ И ИНФОРМАТИКИ

ДОПУЩЕН К ЗАЩИТЕ

Заведующий кафедрой, профессор

___________________ В.С. Зверев

«_____»___________ 2006г.

От __________ № ___________

ДИПЛОМНЫЙ ПРОЕКТ

? ??:

«С???????? ?с?? ????????

в ООД УУМ МОБ РОВД

Л????о ??? г.А????»

Поя????ая ???а ДП-032001 – 012777

П??т ????а ????а ?.ДФД-51 _______ «____» _______2006г.

Р.К.Д????а

Р?????ь ???а ?. ???а??? __ «_____»___________2006г.

А.Н. М????

АСТРАХАНЬ 2006

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

1 Теоретические основы построения системы документооборота на
предприятии

1.1 Обзор литературных источников

1.2 Документооборот как узловое звено системы делопроизводства

1.3 Порядок движения документов на предприятии

1.4 Основные правила составления и оформления документов

1.5 Автоматизация документооборота на предприятии

1.6 Общие проблемы управления документооборотом

1.7 Методы совершенствования документооборота на предприятии

2 Анализ системы документооборота ООД УУМ МОБ Ленинского РОВД

2.1 Общая характеристика ООД УУМ МОБ РОВД

2.2 Анализ организации документооборота ООД УУМ

2.3 Анализ движения документов в ООД УУМ

2.4 Анализ составления и оформления документов ООД УУМ

2.5 Анализ автоматизации документооборота ООД УУМ

2.6 Анализ направлений совершенствования системы документооборота ООД
УУМ

3 Мероприятия по совершенствованию системы документооборота ООД УУМ МОБ
Ленинского РОВД

3.1 Совершенствование организации документооборота ООД УУМ

3.2 Проектирование должностной инструкции для УУМ

3.3 Внедрение и адаптация комплексной автоматизации ООД УУМ

4 Обоснование экономической эффективности проекта

5 Безопасность жизнедеятельности и охрана окружающей среды

5.1 Введение

5.2 Разработка мероприятий по обеспечению безопасности труда

5.3 Обеспечение электробезопасности и пожаробезопасности

5.4 Вывод

Заключение

Список использованных источников

Приложения

Приложение А

Приложение Б

Приложение В

Приложение Г

Приложение Д

Приложение Ж

Введение

Актуальность. Создание в нашей стране правового государства с эффективно
работающими институтами представительной, исполнительной, судебной
властей, производства, науки и образования обуславливается не только
всесторонним и полноценным юридическим обоснованием их деятельности, но
и формированием рациональных, конкретных правил и процедур их
функционирования, в том числе в области работы с документами. Для
упрочения российской государственности рациональное управление
документацией может послужить одной из важных опорных точек укрепления
аппарата управления и существенным элементом его стабильности.

Современное управление государственным предприятием или коммерческой
организацией – это в значительной степени непрерывная череда процессов
составления и перемещения документов. Практически все процессы
управления предприятием вплотную связаны с теми или иными документами.
Документация, будучи тесно связана со всеми формами управленческой
деятельности, используется аппаратом управления в качестве способа и
средства реализации возложенных на него функций.

Таким образом, документированная информация составляет основу управления
и выполняет важнейшую роль, обеспечивая наполнение информационных
ресурсов организаций.

В связи с усложнением структуры и содержания информационных ресурсов,
взрывным ростом их объема возникла необходимость упорядочения потоков
информации, установления необходимого и достаточного количества видов
документов, исполняющих роль информационного обеспечения функций
управления.

В рамках работ по совершенствованию организационных структур и методов
управления, улучшению системы правового регулирования хозяйственной
деятельности все более отчетливо выделяется комплекс целенаправленных
мероприятий по упорядочению социальной и технико-экономической
информации, совершенствованию документирования и документооборота в
системах государственного управления.

Совершенствование информационной деятельности предполагает, прежде
всего, ее рационализацию. Рационализация связана с внедрением и
функционированием автоматизированных систем управления и направлена не
только на упорядочение информации, обрабатываемой средствами
электронно-вычислительной техники, и обеспечение информационной
совместимости АСУ. Одна из ее важных задач — повышение общего уровня
информационного обеспечения систем социально-экономического управления.

Непрерывный рост объемов документации во всем мире, все более широкое
применение электронно-вычислительной техники при обработке информации,
использование небумажных носителей и другие объективные факторы приводят
специалистов к выводу о необходимости поиска новых методов разработки
унифицированных форм документов с учетом возможности их компьютерной
обработки.

Акцентирование внимания на данной проблеме влечет за собой выбор
актуального на современном этапе направления научного исследования,
имеющего теоретическое и практическое значение с точки зрения
использования современных информационных технологий в управлении
документацией.

Объектом исследования выступает Отдел организации деятельности
уполномоченных участковых милиции общественной безопасности районного
отдела внутренних дел (ООД УУМ МОБ РОВД) Ленинского района г.Астрахани.

Предметом исследования является система документооборота ООД УУМ:
организация документооборота ООД УУМ МОБ РОВД в реальных условиях,
порядок движения, составления и оформления документов.

Целью исследования является анализ системы документооборота ООД УУМ МОБ
РОВД Ленинского района г.Астрахани и разработка рациональных предложений
по ее совершенствованию.

Для реализации вышеуказанной цели необходимо решить следующие задачи:

– изучить теоретические основы построения системы документооборота на
предприятии;

– охарактеризовать объект исследования, привести организационную
структуру ООД УУМ;

– провести анализ системы документооборота в ООД УУМ, выявить основные
проблемы документооборота, проанализировать направления
совершенствования существующей системы документооборота;

– разработать на основе анализа существующей системы документооборота
ООД УУМ конкретные мероприятия по ее совершенствованию;

– провести расчет экономической эффективности от внедрения проекта;

– разработать мероприятия по обеспечению безопасных для жизни и здоровья
условий работы УУМ.

Цель и задачи дипломного проекта обусловили выбор его структуры. Работа
состоит из введения, пяти глав, заключения, списка использованных при
написании работы источников, приложений к работе.

В первой главе подробно изучены теоретические основы построения системы
документооборота на предприятии. Во второй главе проводится глубокий
всесторонний анализ системы документооборота ООД УУМ. Третья глава
посвящена разработке мероприятий по совершенствованию существующей
системы документооборота ООД УУМ. В четвертой главе проводится
обоснование экономической эффективности проекта. Пятая глава посвящена
обеспечению безопасных для жизни и здоровья условий работы УУМ.

Источниковая база. При написании настоящей дипломной работы был
использован широкий круг источников: изучены труды авторитетных
специалистов в области документоведения, использованы многочисленные
периодические публикации в журналах «Секретарское дело»,
«Делопроизводство». Издания и статьи, использованные для написания
работы, написаны на основе действующих законодательных и
нормативно-методических актов, новейшей литературы, изучения опыта
работы и представляют огромный интерес для работников делопроизводства.
Дипломный проект выполнялся по материалам, собранным в период
преддипломной практики.

Научная новизна и теоретическая значимость работы. Данная работа
характеризуется достаточно глубоким изучением теоретических аспектов
построения документооборота на предприятии, научно обоснованным
проектированием мероприятий по совершенствованию существующей системы
документооборота с учетом изученного материала.

Практическая значимость работы. Реализация органами внутренних дел мер,
направленных на коренное улучшение деятельности участковых
уполномоченных милиции, способствовали определенному повышению их роли в
предупреждении правонарушений и борьбе с преступностью. Вместе с тем
коренного улучшения деятельности участковых уполномоченных милиции не
достигнуто. Отсутствие у участковых уполномоченных милиции возможности
использования автоматизированных информационно-поисковых и
адресно-справочных баз данных снижает уровень их упреждающего влияния на
криминогенные процессы в местах проживания населения.

Практическая ценность дипломной работы заключается в авторской
разработке базы данных, предназначенной для решения комплекса задач,
одобренной руководством РОВД, которая нашла применение и используется в
ООД УУМ МОБ РОВД в реальных условиях.

1 Теоретические основы построения системы документооборота на
предприятии

1.1 Обзор литературных источников

При написании настоящей дипломной работы был использован широкий круг
источников. Проводя обзор этих изданий, следует подразделить их на три
большие категории.

К первой категории следует отнести законодательные акты РФ, приказы МВД
РФ, регламентирующие деятельность отдела внутренних дел. [1, 2, 3, 4, 5,
6, 7]

Во вторую следует отнести издания, содержащие общегосударственную
нормативную базу по вопросам управления документацией, архивного дела,
делопроизводства и стандартизации.

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения». Настоящий стандарт является важным этапом обновления
нормативно-методической базы делопроизводства и архивного дела в
соответствии с федеральным законодательством и современным уровнем
развития данной отрасли. Термины, установленные настоящим стандартом,
должны быть использованы во всех видах документации. [8]

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ)
представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих
единые требования к документированию управленческой деятельности и
организации работы с документами в органах государственного управления.
ГСДОУ упорядочивает организационную структуру управления
документационным обеспечением в организациях путем решения вопросов
построения типовых служб ДОУ, организацию технологического процесса
создания и обработки документации. ГСДОУ способствует разрешению ряда
проблем автоматизации, создания и обработки документов и включает
нормативные положения и правила общегосударственного масштаба и
значения. [9]

В России современные требования к оформлению
организационно-распорядительной (административной) документации
зафиксированы государственным стандартом (ГОСТ Р 6.30-2003
«Унифицированные системы документации. Система
организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению
документов»). Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов;
требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам
документов, включая бланки документов с воспроизведением
Государственного герба Российской Федерации. [10]

Ко второй категории изданий относится научная литература. Отечественным
документоведением к настоящему времени накоплен значительный объем
знаний, отраженный сборниках статей, учебных и методических пособиях,
материалах конференций. К сожалению, до сих пор нет крупных
монографических исследований. Опубликованные работы имеют
преимущественно характер учебников и учебных пособий (работы Андреевой
В.И., Кузнецовой Т.В., Кудряева В.А., Санкиной Л.В., Лихачева М.Т. и
др.).

Особое внимание при написании дипломной работы уделялось рассмотрению и
изучению учебных пособий Кузнецовой Т.В.

В издании Т.В. Кузнецовой «Делопроизводство (документационное
обеспечение управления)» рассматриваются способы документирования, а
также нормативно-методическая база делопроизводства; изложены основы
делопроизводства, подробно описывается организация работы с документами
и бездокументационное обслуживание. Это пособие охватывает широкий
комплекс вопросов по секретарскому делу. [22]

В учебном пособии «Секретарское дело» автор уделяет большое внимание
улучшению работы с документами, научной организации секретарского труда.
Это издание содержит многочисленные образцы и формы документов. В конце
приведен обширный список законодательных актов, нормативно-методических
материалов и литературы. В каждом разделе, кроме организационных
моментов, излагаются требования к составлению и обработке специальных
документов (трудовой договор, письмо, протокол, приказ). Приведено также
большое количество учетно-регистрационных форм, на которых основываются
специальные информационно-поисковые системы. Даются детальные
характеристики федеральных нормативных актов, регламентирующих
документационное обеспечение специальных функций управления. [25]

В дипломной работе использовались материалы диссертационной работы
доктора исторических наук Ларина М.В. «Управление документацией в
организациях (проблемы истории и методологии)». Автор в своей работе
решает научную проблему управления документацией в целях новых
информационных технологий в организациях различного типа, формирование
концепции и методологии управления документационными ресурсами для
принятия решений на базе информационного менеджмента в историческом
развитии. [27]

При написании дипломной работы часто использовалось справочное издание
Стенюкова М.В. «Справочник по делопроизводству». В нем собраны самые
важные правила и нормы по составлению документов в соответствии с
существующими стандартами. Даны также образцы наиболее используемых
видов документов, рекомендации по организации документооборота на
предприятии, рациональной систематизации документов и обеспечению их
хранения. Справочное пособие включает в себя руководство по составлению
и правильному оформлению различных документов с учетом требований
существующих стандартов. [29]

Сейчас во многих современных публикациях наблюдается тенденция к
постепенному усилению теоретических исследований в области
документационного обеспечения управления.

1.2 Документооборот как узловое звено системы делопроизводства

Делопроизводство или документационное обеспечение управления (ДОУ) –
отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию
работы с официальными документами – является важным аспектом работы
любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие
результаты и ведение производственной деятельности, финансовое
состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и
т.п. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в
них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и
другая информация. В связи с этим, можно сказать, что от того, как
налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и
качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность
организации в целом.

Документооборотом называется «движение документов в организации с
момента их создания или получения до завершения исполнения или
отправки». [8]

Организация документооборота – это правила, в соответствии, с которыми
происходит движение документов в учреждении.

Организация документооборота предусматривает рациональное движение
документов, включающее как операции с документами, так и все их
перемещения в аппарате управления, т.е. их получение, рассмотрение,
передачу на исполнение, организацию исполнения, удостоверения,
оформления и отправки.

Документооборот является важным звеном делопроизводства, так как
определяет не только инстанции движения документов, но и скорость этого
движения. [22]

В делопроизводстве документооборот рассматривается как функция
коммуникации, реализация которой должна соотноситься, субординироваться
с общими целями делопроизводства – информационным обеспечение
деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и
использования ранее созданной информации.

С нечеткой организацией движения документов в настоящее время связывают
многие недостатки в организации документационного обеспечения
деятельности аппарата управления. Например, процесс документационного
обеспечения принимаемого управленческого решения включает три
составляющие: информационную поддержку решения (обеспечение принимаемого
решения достоверной и достаточной информацией); документирование решения
(создание распорядительного документа); контроль за его выполнением
(организация работы, выполнения задания, соблюдение определенных
условий, сроков и т.д.). Пооперационно этот процесс состоит из сбора
информации, подготовки проекта документа, его редактирования,
согласования, изготовления, удостоверения. Каждая операция
сопровождается перемещением документа в управленческом аппарате из
одного структурного подразделения в другое, передачей от технических
исполнителей к специалистам, а затем — к руководителям. Следовательно,
скорость перемещения документов качество выполнения каждой операции
оказывают влияние процесс управления в целом.

Документооборот — сложный технологический процесс, характеризующийся
различными параметрами, связанными с процессами документирования и со
всей деятельностью организации. Организация документооборота включает
все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению,
удостоверению и отправке документов.

Основными характеристиками документооборота являются маршрут движения,
который включает все инстанции на пути движения документа от создания
черновика (или от получения) до подшивки в дело, и время, затрачиваемое
на прохождение документов по этому маршруту. Отсюда главное правило
организации документооборота — оперативное прохождение документа по
наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени.
Кроме того, при организации движения документов необходимо выполнение
следующих правил:

– максимальное сокращение инстанций прохождения документов (за счет
исключения технологических операций и обработке документов и
управленческих звеньев, не обусловленных деловой необходимостью;

– исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов
(при их обработке – регистрация и доставка, при их подготовке –
визирование и согласование и т.д.;

– максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки
основных категорий документов, исходя из того, что каждое перемещение
документа должно быть оправданным.

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный
принцип службы делопроизводства – специализацию, возможность
централизованного выполнения однородных технологических операций,
эффективного использования средств оргтехники и персонала.

Кроме того, соблюдение этих правил позволяет улучшить документационное
обеспечение аппарата управления за счет:

– прямоточности направления документопотоков, исключения дублирующих и
повторных операций по подготовке и обработке документов;

– ритмичности движения документов, которая обеспечивает их равномерное
поступление и способствует пропорциональной загрузке как специалистов
аппарата управления, так и службы делопроизводства.

Объективные данные о состоянии документооборота можно получить из
качественных и количественных характеристик его параметров.

К качественным характеристикам документооборота относятся:

– характеристики документопотоков (состав документов, их содержание);

– маршруты движения документов (направление движения, этапы и инстанции
маршрута движения документов);

– периодичность (стадии документооборота);

– направленность движения.

Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей
— потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Под
документопотоком (потоком документной информации) понимается сложившееся
или организованное в пределах информационной системы движение данных в
определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник
и общий приемник.

Документопотоки различают по направлению и по отношению к
управленческому объекту. По направлению выделяют горизонтальные потоки,
связывающие организации одного уровня управления, и вертикальные
(восходящие и нисходящие), связывающие организации различных уровней,
например, руководящий орган власти и подчиненные ему учреждения и
организации, центральный офис фирмы и дочерние фирмы и филиалы.
Восходящие потоки — это входные документы, получаемые вышестоящей
организацией от подчиненных организаций (исходящие документы подчиненных
организаций, направляемые в вышестоящие инстанции). Нисходящие потоки –
это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления
подчиненным организациям.

По отношению к управленческому объекту выделяют входящий, исходящий и
внутренний документопотоки. Они тесно взаимосвязаны, так как информация
поступивших документов используется для подготовки внутренних и
исходящих ответных и т.д.

Входящий документопоток любой организации в соответствии с рисунком 1
складывается из:

– документов вышестоящих организаций (органов власти и управления,
центральных аппаратов министерств и др.). В состав этих документов
входят директивные указания, нормативные и методические акты, которые
являются основанием для руководителей в организации производственной,
управленческой, технической, экономической, социальной и иной
деятельности. По видовому составу к этим документам относятся: указы,
законы, постановления, распоряжения, указания, поручения, приказы,
письма, инструкции, решения, методические указания и рекомендации;

– документов от подведомственных организаций, содержащих сведения о
выполнении распорядительных действий, запросы о путях выполнения заданий
и отчетные сведения о своей деятельности. По видам документов этот поток
состоит из отчетов (о финансовой, хозяйственной, социальной,
управленческой деятельности), инициативных докладных записок, писем,
актов;

– документов от несоподчиненных организаций, направляемых с целью
согласования совместных действий или побуждения к ним, с целью
консультирования, получения информации. Основные виды документов: письма
(информационные, рекламные, оферты, гарантийные, запросы и др.) и
договоры, а также документы, сопровождающие выполнение договоров (акты
взаимозачетов, счета, заявки, сертификаты, отгрузочные документы и др.);

– обращений граждан — предложений, заявлений, жалоб.

Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной
организации и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы создаются
в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как
инициативные документы, требующие или не требующие ответа. Инициативные
документы всегда значительно превышают группу ответных документов.
Мотивы создания исходящих документов диктуются направлениями
деятельности организации и ее информационными запросами. В исходящем
документопотоке выделяется группа распорядительных документов (при
условии, что организация имеет подведомственные организации) и
информационных (коммуникативных) — письма, докладные, обзоры, справки,
отчеты, договоры, документы по их выполнению.

Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и
используемые в самом аппарате управления, не выходящие за его пределы.
Происхождение этих документов совпадает со сферой их применения.
Внутренний поток обеспечивает целенаправленное решение управленческих
задач в пределах одного учреждения, организации. К внутренним относятся
организационные документы, определяющие задачи, функции организации в
целом, а также ее структурных подразделений, компетенцию, права и
обязанности должностных лиц, правила выполнения отдельных видов
деятельности — положения, уставы, учредительные договоры, должностные
инструкции, регламенты, правила, штатные расписания и др. Функцию
оперативного регулирования деятельности учреждений выполняют
распорядительные документы, издаваемые руководством, — приказы,
указания, распоряжения, решения. Самостоятельные группы внутреннего
документопотока составляют протоколы и акты, плановые и отчетные
документы, документы по учету материальных и денежных средств,
оборудования, личного состава и т.д. В аппарате управления не
рекомендуется вести внутреннюю переписку между должностными лицами и
структурными подразделениями, вместо нее должны использоваться
бездокументные способы обмена информацией (телефон, переговоры) Однако
на практике внутренняя переписка широко распространена. Она оформляется
докладными (служебными) и объяснительными записками, рапортами.

Каждый документопоток имеет достаточно стабильный маршрут движения,
который зависит от состава и содержания документов, степени
регламентации функций руководителей и сотрудников, распределения
обязанностей между руководителями и от принятой в технологии работы
документами в соответствии с рисунком 2. Стереотипные маршруты движения
свойственны входящим документам, что определяется их адресованием.

Входящие документы образуют три направления движения: руководству
организации, руководству структурных подразделений, непосредственно
специалистам. Соотношение этих потоков неравномерно — наибольшая часть
документов попадает руководству, которое, с одной стороны, испытывает
информационные перегрузки, а с другой, — получает значительное
количество информации, не соответствующей их компетенции, областям
деятельности и функциональным обязанностям, не их уровня. Ожидание
рассмотрения документов руководством является потерянным временем,
удлиняет путь документа к исполнителю.

Маршрут движения входящих документов зависит и от принятой в учреждении
технологии работы с документами. Например, процесс регистрации
распадается на два этапа: внесение в регистрационные формы данных о
полученном документе до его рассмотрения руководством и дополнение этих
данных резолюцией, сроками исполнения, указаниями по исполнению и другим
после рассмотрения руководителем. Таким образом, технология регистрации
документов увеличивает время движения документа от получения до
исполнителя.

Исходящий документопоток, как правило, пронизывает всю управленческую
структуру. Как инициативные, так и информационные документы готовят
специалисты в структурных подразделениях. Маршрут движения этих
документов зависит от количества инстанций согласования, визирования и
подписания документов, а также от принятой технологии перепечатки
текста, регистрации и отправки документов.

Наиболее нерегламентированными являются маршруты движения внутренних
документов. Причем в этом потоке движение распорядительных документов,
как правило, упорядочено, а подготовка всех остальных документов не
имеет регламентированных маршрутов и влечет наиболее ощутимые потери
времени на прохождение документов.

Основываясь на данных, характеризующих документопотоки, служба
делопроизводства может разрабатывать наиболее целесообразные,
оптимальные маршруты движения документопотоков.

Документооборот как движение следует отличать от объема
документооборота, который выражается общим количеством документов,
поступивших в организацию и созданных в ней за определенный период. [8]
В объеме документооборота необходимо учитывать все входящие, исходящие и
внутренние документы, а также все копии, изготовленные средствами
оперативной полиграфии и оргтехники.

Объем документооборота подсчитывают на основе данных учета документов в
экспедиции или канцелярии, т.е. на участках первоначальной обработки и
отправки, а также по регистрационным формам в службе делопроизводства и
в структурных подразделениях. Так как регистрация ведется в пределах
отдельных групп документов (приказы, протоколы, переписка, отчеты,
обращения граждан и др.), то и подсчет объема документооборота нужно
проводить по выделенным участкам регистрации.

Общепринятая методика подсчета документооборота предусматривает
выражение его объема дробью, в числителе которой указывают количество
подлинников, а в знаменателе — количество копий. Однако при этом
полученный результат будет некорректным — многие документы составляются
на нескольких страницах, что при таком подходе не отразится на общем
результате. Основное правило подсчета документов — однократность.

Служба делопроизводства периодически (ежеквартально, ежегодно)
составляет сводки данных об объеме документооборота, где помимо
количественных данных приводится анализ объема документооборота. Такие
сведения позволяют установить определенные закономерности роста и
состояния документооборота, его изменений. установлено, что плотность
документооборота существенно меняется в пределах года, квартала, месяца,
недели. В начале этих временных отрезков резко возрастает количество
поступающих документов, в конце отправляемых.

Кроме того, учет документооборота позволяет:

– определить загрузку организации в целом, ее структурных подразделений
и отдельных исполнителей;

– определить соответствие маршрутов движения тех или иных документов
задачам и функциям структурных подразделений или должностных лиц;

– разработать мероприятия по совершенствованию процессов обработки
документов в целом или их отдельных операций;

– установить оптимальное количество информации, необходимой и
достаточной для функционирования аппарата управления;

– рассчитать численность службы делопроизводства.

Таким образом, документооборот учреждения представляет собой главную
организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему
технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового
звена любой системы делопроизводства.

1.3 Порядок движения документов на предприятии

Изначальную основу документооборота отражают такие организационные
документы, как устав, положение, приказы о распределении обязанностей,
организационная структура учреждения, а в инструкции по работе с
документами они закрепляются вторично.

Работа с документами состоит из ряда последовательных операций: прием
документов, их распределение и направление на исполнение, исполнение и
отправка.

Прием, обработка и распределение поступающих документов. Независимо от
объема деятельности организации, операции по приему и отправке
документов обычно проводят централизованно. В структуре службы
делопроизводства крупных организаций для этого предусматривают создание
специализированного участка — экспедиции, как одного их структурных
подразделений службы в соответствии с рисунком 3. В канцеляриях и общих
отделах организаций (если экспедиция не выделяется в отдельную службу)
создается участок по приему и отправке документов с теми же функциями. В
организациях, которые не создают свою службу делопроизводства, прием и
обработка документов, операции по их отправке производятся
централизованно секретарем в соответствии с рисунком 4.

Рекомендации по приему и отправке, если они централизованы, позволяют
реализовать основное правило организации документооборота, то есть
прохождение документа по наиболее косому маршруту с минимальными
затратами времени, так как централизация этих операций позволяет быстрее
доставлять документы исполнителям, механизировать первоначальную
обработку документов и сократить ее сроки, вести учет затрат на
обработку документов, учет объема документооборота.

Доставка документов происходит почтой, телеграфом, курьерами. В
современных условиях наряду с этими способами доставки поступление
документов осуществляется через компьютерные сети, электронную почту,
факсимильную связь. Значительная часть документов поступает путем
передачи их командированными сотрудниками других учреждений в
соответствии с рисунком 5.

Задача службы делопроизводства — организовать учет поступления
документов из всех источников, их первичную обработку, координировать их
движение.

В нормативных документах регламентированы правила первичной обработки
поступивших документов в соответствии с рисунком 6.

Правила первичной обработки поступивших документов сводятся к
следующему:

1. Проверяется правильность доставки. Ошибочно доставленная документация
возвращается на почту для пересылки адресату.

2. Проверяется целостность упаковки, сохранность печатей, конверты
вскрываются, проверяется комплектность и сохранность вложений. При
обнаружении повреждений конвертов, отсутствия документов, приложений к
ним, несоответствия документов и приложении об этом сообщают
отправителю.

3. При поступлении машиночитаемых документов обрабатывается только
сопроводительная документация, машинные носители в упаковке передаются
по назначению.

4. Как правило, конверты уничтожают. Сохраняют конверты (подкалывая их к
документу) только в тех случаях, когда на документе отсутствует обратный
адрес, когда дата на почтовом штемпеле имеет значение для доказательства
даты получения документа, когда на конверте нет надписи «лично», а
документ носит личный характер.

5. Документы с пометкой «лично» не вскрываются, а передается адресату.
Однако в некоторых организациях количество документов может быть весьма
значительным. В таком случае экспедиционная обработка поступивших
документов предусматривает учет их поступления, дата и учетный номер
проставляются на пакетах.

6. Экспедиция ведет учет всех поступивших документов — на документе
проставляется штамп об их получении, где указывается наименование
организации, дата поступления, порядковый учетный номер документа.
Обычно в штампе предусмотрено место для последующего проставления
входящего регистрационного индекса.

7. При первичной экспедиционной обработке документы сортируют по
структурным подразделениям. Главный критерий этой сортировки —
адресование документов. Обычно документы, адресованные руководству,
передаются в канцелярию для подготовки к рассмотрению, туда же поступают
документы, адресованные организации (без указания фамилии должностного
лица). Документы, адресованные в структурные подразделения, проходят
сортировку по их названиям.

В небольших организациях вся поступающая документация сортируется
секретарем. В помощь секретарю можно разработать классификатор видов
документов и вопросов деятельности с указанием исполнителей, которые
курируют определенные вопросы.

8. Процесс первичной обработки заканчивается раскладкой рассортированных
документов по ячейкам сортировочного шкафа, откуда документы забирают
секретари структурных подразделений. В небольших организациях секретари
используют папки-регистраторы, разделы которых закрепляют за отдельным
структурным подразделением или исполнителем.

Большая часть организаций и учреждений обладает помимо почты и другими
каналам информации. Например, значительное количество документов,
содержащих, как правило, оперативную информацию, поступает в организации
по факсимильным аппаратам. Масса документов доставляется сотрудниками
сторонних организаций, происходит передача «из рук в руки». Все эти
способы доставки могут создать мощные документопотоки, содержащие
необходимую для деятельности организации информацию. Служба
делопроизводства обязана обеспечить учет и контроль за движением
поступающих по различным каналам связи документов. Учет необходимо вести
и для документации, поступающей по факсимильной связи и от курьеров. В
противном случае эти документы «выпадают» из поля зрения службы
делопроизводства и не включаются в информационную систему организаций,
оседая у исполнителей. Учет телеграмм, телексов, телетайпограмм, которые
затем передаются в службу делопроизводства, должен проводиться в службах
связи.

Практически во всех сферах управления используются компьютеры, в связи с
чем коренные изменения происходят в процедуре получения и отправки
документов. С распространением факсимильной связи и факс-модемных
устройств для компьютера документ может быть отправлен и получен из
любого места. Факс-модем позволяет соединять компьютеры друг с другом по
телефонным линиям и передавать сообщения непосредственно с одного
компьютера на другой, пользоваться электронной почтой и подключаться к
международным глобальным компьютерным сетям. При этом документ может
передаваться в том виде, как он был создан, со всеми особенностями его
внешнего вида, значит, возникает возможность использовать сведения из
годного документа для создания другого.

Это приводит к децентрализации приема-передачи документов, результатом
чего становится потеря службой делопроизводства контроля за
документооборотом организации. Следствием такого положения может стать
чрезмерная автономность структурных подразделений и утрата руководством
организации контроля за их деятельностью. [21] Поэтому для включения
электронных документов в информационную базу организации (фирмы) служба
делопроизводства должна участвовать в регламентации и этих потоков
информации (в отношении доступа к информации, ответственности за ее
сохранность и использование).

Согласно рекомендациям Основных положений ГСДОУ, передача документов
между структурными подразделениями (из экспедиции в канцелярию, из
канцелярии в структурные подразделения и т.д.) осуществляется через
секретарей этих подразделений или тех должностных лиц, которые отвечают
в них за работу с документами.

Документы передаются с соответствующими отметками в регистрационных
формах.

В крупных фирмах, учреждениях, на промышленных предприятиях, там, где
структурные подразделения расположены на значительном расстоянии друг от
друга, организуется курьерская связь для доставки поступивших
документов. Курьеры совершают два-три обхода здания (территории) по
заранее разработанным маршрутам в установленные часы, забирая документы
для отправки и доставляя поступившие документы.

Самый нерациональный способ доставки документов — выполнение этой работы
специалистами аппарата управления, так как расходуется их рабочее время,
дорожает доставка и соответственно весь аппарат управления.

Таким образом, организация первичной обработки документов позволяет
выделить первичные потоки поступивших документов: в адрес руководства
организации, руководства структурных подразделений, исполнителей.
Движение этих потоков будет зависеть от количества инстанций прохождения
документов в процессе рассмотрения и принятой в организации технологии
регистрации документов.

Порядок направления на исполнение и работы исполнителя с документами. Из
экспедиции документы, адресованные руководству, передаются в службу
делопроизводства для регистрации и подготовки рассмотрения документов
руководителем.

Документы, адресованные в структурные подразделения, направляются в их
секретариаты для тех же операций.

С 1970-х годов получила широкое распространение методика
предварительного рассмотрения документов. Предварительное смотрение
документов проводится секретарем-референтом руководителя, его помощником
или одним из работников службы делопроизводства. Требования к этим
сотрудникам — высокая квалификация, достаточный стаж работы, знание
состояния дел организации, а также доверие к ним руководителя.
Предварительное рассмотрение состоит в просмотре всех поступивших на
руководства документов. При этом секретарь-референт выявляет
документацию, которая должна быть представлена руководителем в
обязательном порядке — документы по принципиальным вопросам
деятельности, имеющие важное значение в связи со сложившейся ситуацией,
требующие координации работы структурных подразделений и т.д. Перечень
таких вопросов может быть составлен самим руководителем. Назначение
процедуры предварительного рассмотрения документов — в освобождении
руководителя от просмотра всего объема документов, среди которых имеется
типовая документация, не требующая его компетенции, не имеющая
принципиального характера. Предварительное смотрение ликвидирует «узкие»
места в движении входящего документопотока, скопление документов на
столе руководителя, предотвращает увеличение сроков рассмотрения и
возможные срывы исполнения в необходимые сроки.

Основным критерием, влияющим на движение документов к исполнителю,
является содержание документа, поэтому референт должен иметь четкие
представления о положении дел в организации, хорошо знать распределение
обязанностей между руководством, функции структурных подразделений,
функции и специализацию отдельных сотрудников.

Предварительное рассмотрение проводится непосредственно после первичной
обработки документов и значительно ускоряет движение документов, так как
существенная часть их передается в структурные подразделения, минуя
рассмотрение у руководителя. Отобранный массив документов «спускается»
на следующий уровень управленческой структуры, то есть документы
попадают к исполнителю уже в день их поступления в организацию.

Рассмотрение документов руководителем организуется в этом случае более
рационально — к нему попадают документы, которые имеют принципиально
важное значение. Практикуется доклад руководителю документов, в ходе
которого помимо поступивших документов еще представляется подборка
справочных данный или предварительной переписки.

Движение документов задается резолюцией руководителя. В зависимости от
содержания и назначения поступивших документов исполнение каждого из них
различное.

Постановления, решения, приказы, письма вышестоящих организаций, органов
власти и управления не всегда требуют письменного ответа — они
необходимы для ознакомления, содержат инструкции по выполнению каких-то
операций или действий. Их исполнение будет состоять в принятии указаний
к действию. Для этого секретариат или канцелярия проводит ознакомление с
документом необходимого круга сотрудников. Визы ознакомления с
документом проставляются в левом нижнем углу на обороте последнего листа
документа или на листах ознакомления. На документе делается отметка
«Принято к сведению» или «Принято к руководству», ставится подпись лица,
которое проводило ознакомление, дата и номер дела, в котором документ
будет храниться.

Сводки, отчеты, заявки, информационные письма и другие документы, не
требующие письменного ответа, передаются специалистам функциональных
подразделений, которые используют их в оперативной работе, а затем
списывают в дело, делая отметки «Включено в план», «Включено в отчет», и
подшивают в дела.

Наибольшее внимание исполнителя занимают документы, которые требуют
ответа.

Исполнение документа начинается со сбора информации по вопросу. Анализ
собранной информации позволяет определить, достаточны ли ее объем и
качество (достоверность, актуальность, объективность). На этом этапе
исполнитель особенно нуждается в документационном обеспечении своей
деятельности, в использовании информационно-поисковой системы по
документам организации и самих документов, т.е. в рациональной системе
хранения документов. Свои соображения по характеру исполнения документа
исполнитель представляет руководителю либо в устной, либо в письменной
(представляя проект ответного документа) форме.

Проект документа проходит этап согласования — сбора виз руководителей
структурных подразделений и специалистов, которые выражают свое согласие
с содержанием документа. Процесс согласования может быть организован в
виде рассылки необходимого количества экземпляров проекта документа для
сбора замечаний и предложений — так называемое параллельное
согласование. Однако иногда требуется последовательное согласование, в
соответствии с функциями структурных подразделений.

Принципиальные изменения в процессах визирования могут исходить при
наличии в организации локальной компьютерной сети. Такая сеть позволяет
осуществлять обмен информацией между структурными подразделениями и
отдельными автоматизированными рабочими местами. Документ может
создаваться в электронной форме и передаваться для редактирования,
получения заключения, визирования. Технические возможности компьютерных
технологий позволяют изменить прежние методы работы, но тут возникают
организационные трудности из-за проблемы доступа к информации. Часть
сотрудников имеет ограниченный доступ (право чтения, право копирования,
право внесения изменений) только к строго нормированным массивам. Полный
доступ ко всем документам организации могут иметь только руководитель,
его доверенное лицо, руководство службы делопроизводства.

После получения на проекте документа всех виз документ перепечатывают с
учетом сделанных замечаний и передают на подпись руководителю.
Исполнитель, получив эту подпись, передает документ на регистрацию,
снимает его с контроля и передает на отправку в службу делопроизводства.
Если адресат подготовленного документа является новым партнером, если их
несколько, в службу делопроизводства передается также адрес или адреса.
В необходимых случаях составляется список рассылки документа.

Поступивший документ, копию отправленного документа и его проект с
визами согласования исполнитель подшивает в дело, сделав соответствующие
отметки об исполнении.

По такой же схеме работает исполнитель и над инициативными документами —
запросами, уведомлениями, гарантиями, просьбами, заявками,
информационными письмами.

Таким образом, подготовка исходящих документов складывается из
подготовки проекта документа, его согласования, визирования,
перепечатки, подписания, регистрации и отправки. На движение исходящих
документов, прежде всего, оказывает влияние количество подразделений,
участвующих в составлении документа, количество операций по согласованию
и визированию. Кроме того, чем выше уровень подписания документа, тем
больше инстанций он проходит.

Подготовка и оформление внутренних документов организуется так же, как и
исходящих. На этапе исполнения маршруты их движения совпадают с входящим
документопотоком. Например, докладные записки рассматриваются
руководителем на общих основаниях. Отличия имеются в подготовке
распорядительных документов. Приказы по основной деятельности должны
согласовываться в юридическом отделе, приказы по личному составу должны
готовить отделы кадров с соблюдением трудового законодательства, решения
коллегиального органа — специальный аппарат (секретариат коллегии).

Правила обработки исходящих документов. Документы, отправляемые
организацией, в том числе на машинных носителях, проходят сортировку,
упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи.

Обработка и отправка осуществляются централизованно экспедицией,
участком канцелярии или секретарем в соответствии с действующими
Почтовыми правилами.

Экспедиция принимает документы для отправки полностью оформленными,
подписанными, зарегистрированными, с отметкой о категории отправления.

Служба делопроизводства проверяет правильность оформления документов,
наличие указанных в документе приложений, соответствие количества
экземпляров количеству адресатов, даты подписания, регистрации и
отправки.

Неоформленные или неправильно оформленные документы возвращаются
исполнителям на доработку в структурные подразделения.

На заказную корреспонденцию сотрудники делопроизводства составляют опись
рассылки, на которой в экспедиции проставляется фамилия сотрудника и
дата отправки.

Документы на машинных носителях принимаются к отправке в упаковке,
соответствующей техническим требованиям, при наличии сопроводительного
письма, оформленного и зарегистрированного в установленном порядке

Документы, переданные на отправку, обрабатываются и отправляются в тот
же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня.

1.4 Основные правила составления и оформления документов

Основные правила составления и оформления управленческих документов
закреплены в действующих в настоящее время в России общегосударственных
нормативно-методических документах – государственных стандартах, которые
являются основой для конкретизации правил работы с документами в каждой
организации, их уточнения с учетом специфики ее деятельности, технологии
документирования, условий работы управленческого аппарата.

На основе законодательных, нормативных и нормативно – методических
документов каждое учреждение (организация, фирма) устанавливает свои
требования к работе с документами в уставе (положении), регламенте,
правилах, инструкциях. В них закрепляются конкретные правила
документирования, в том числе:

– права и обязанности должностных лиц, отдельных сотрудников в
процедурах оформления документов;

– состав применяемых в аппарате управленческих документов;

– компетенция руководителя, его заместителей и руководителей среднего
звена, их право на издание различных видов распорядительных документов;

– порядок подписания, согласования и визирования документов, их
заверение печатью;

– обязательные требования к оформлению и порядок работы с документами.

Независимо от способа документирования и вида носителя к документам,
используемым в управленческой деятельности, предъявляются следующие
основные требования:

– обеспечение юридической силы документа;

– создание условий для оперативного исполнения документов;

возможность оперативного поиска документов (использования их в
справочных целях);

– возможность использования для создания, копирования, обработки
документов средства организационной техники.

Действующие государственные нормативно – технические документы
предназначены также для обеспечения качественного внешнего вида
документов. Для этого в стандарт включены рекомендации по расположению
реквизитов на поле документа и их рациональной компоновке.

При составлении документа особое значение имеет оформление всех его
реквизитов. Реквизиты – это обязательные признаки, установленные законом
или распорядительными положениями для отдельных видов документов. Именно
реквизиты обеспечивают фактологическую достоверность и узнаваемость
официальных бумаг.

В России современные требования к оформлению документации зафиксированы
государственным стандартом (ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы
документации. Система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов»). [10]

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов;
требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам
документов, включая бланки документов с воспроизведением
Государственного герба Российской Федерации.

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 – Государственный герб Российской Федерации;

02 – герб субъекта Российской Федерации;

03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 – код организации;

05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического
лица;

06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на
учет (ИНН/КПП);

07 – код формы документа;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные об организации;

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 – место составления или издания документа;

15 – адресат;

16 – гриф утверждения документа;

17 – резолюция;

18 – заголовок к тексту;

19 – отметка о контроле;

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии приложения;

22 – подпись;

23 – гриф согласования документа;

24 – визы согласования документа;

25 – оттиск печати;

26 – отметка о заверении копии;

27 – отметка об исполнителе;

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 – отметка о поступлении документа в организацию;

30 – идентификатор электронной копии документа.

Документы изготавливаются на бланках. ГОСТом установлено два основных
формата бланков А4 и А5. Все бланки изготавливаются типографским
способом, средствами оперативной полиграфии или с помощью средств
вычислительной техники на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Структура унифицированного документа представлена в таблице 1.

Таблица 1 – Структура унифицированного документа

Заголовочная частьНаименование учитываемого объекта

(предприятия, организации, работающего)Характеристика документа

(индекс, код по ОКУД)Наименование документаЗона для проставления кодов
постоянных для документа реквизитов-признаковСодержательная
часть Заголовок графы таблицыЗаголовок графы таблицыНазвание
количественно-суммового основания документаЗначениеЗначениеНазвание
количественно-суммового основания
документаЗначениеЗначениеПримечаниеОформляющая частьДата заполнения
документаПодпись юридически ответственных лиц

за правильность составления документа

Развитие системы автоматизированной обработки экономической информации,
предусматривающей обмен информацией, потребовало унификации и
стандартизации всей документации. По ряду документов разработаны единые
унифицированные и стандартизированные формы бланков. Унификация
выдвинула следующие требования к документам:

– стандартная форма построения,

– приспособление к автоматизированной обработке,

– минимизация показателей,

– исключение дублирования,

– включение всех необходимых для целей управления показателей.

Все унифицированные системы должны включать в себя эталонные образцы
бланков конкретных документов, состав и наполнение которых
актуализируется (обновляется) по мере необходимости, а также нормативные
и методические материалы по заполнению и применению этих документов.

1.5 Автоматизация документооборота на предприятии

Современный уровень информатизации общества предопределяет использование
новейших технических, технологических, программных средств в различных
информационных системах экономических объектов, методов и моделей,
технических, программных, технологических средств и специалистов,
предназначенных для обработки информации и принятия управленческих
решений. Создание АИС способствует повышению эффективности производства
экономического объекта и обеспечивает качество управления.

Достижение науки и техники, бурное развитие научно – технической
революции, воздействующие на всю сферу человеческой деятельности,
требуют дальнейшего совершенствования управления, стиля и методов
работы, повышения качества и эффективности управленческого труда. В
начале 3-го тысячелетия количество электронных документов на предприятии
уже будет измеряться миллионами, поэтому системы управления электронными
документами и архивами станут одной из важнейших составляющих
корпоративной информационной системы. Одним из путей, обеспечивающим
высокую эффективность работы аппарата управления является правильная
организация работы с управленческими документами.

В связи с большим потоком документооборота, представляет большой интерес
обработки ведения учётов документации в автоматизированном режиме. При
наличии или отсутствии автоматизации, с компьютерной техникой или без
нее, информация существует и циркулирует внутри предприятия, составляя
его информационную систему (ИС). При этом автоматизация, даже частичная,
внедряемая искусственным путем в естественные информационные потоки
будет эффективна только тогда, когда произойдет успешно интеграция
автоматизированной информационной системы (АИС) в структуру предприятия.

Сегодня эффективность управленческой деятельности зависит в первую
очередь от автоматизации всех управленческих процессов. Таким образом,
успешная автоматизация управления предприятием будет зависеть от
правильного выбора автоматизированной системы.

Представляется целесообразным сформулировать требования к современной
автоматизированной системе управления документацией (АСУД) в
организации.

Прежде всего, АСУД должна выполнять все задачи документационного
обеспечения управления в полном объеме: подготовку документов, их
регистрацию, контроль за исполнением, поиск документов, их хранение и
справочную работу по массиву документов.

Система должна быть построена на единых методологических принципах,
программно-технических и технологических решениях в рамках действующих
организационно-правовых условий в виде отечественного законодательства,
государственных стандартов, инструкций и требований.

АСУД должна обеспечить полноценное использование (интегрирование)
накопленного информационного ресурса и реализовывать принцип
однократного ввода информации и ее многократного использования как
подокументно, так и фактически. Система также должна помогать
администраторам выбирать маршруты движения документации внутри
организации, обеспечивая необходимую степень защиты информации от
несанкционированного доступа.

АСУД в современных условиях должна быть приспособлена к возможному
расширению номенклатуры документов и параметров системы (количество
технических устройств и технологий, количество документов, объем
информации, количество пользователей) и быть способной к адаптации в
соответствии с меняющимися требованиями пользователей.

Главным итогом внедрения АСУД должно явиться создание в учреждении
эффективного и действенного механизма управления, охватывающего
бизнес-процессы – финансово-производственные, технологические,
маркетинг, продажи и т.д. В результате этого организация выходит на
качественно новый уровень управления и планирования своей деятельности.

Современные специализированные средства автоматизации делопроизводства
позволяют построить систему автоматизации, решающую задачи в широком
диапазоне, — от автоматизации учета бумажных документов до систем
безбумажного делопроизводства.

Эффективным является эволюционный подход к автоматизации
делопроизводства, который предусматривает на первом этапе учет бумажных
документов (в специализированных подразделениях) и организацию
корпоративного хранилища (архива) электронных документов. В рамках
развития системы автоматизации делопроизводства масштаб внедрения
расширяется до уровня организации в целом и в дальнейшем обеспечивается
переход к преимущественно безбумажному делопроизводству. [30]

К составляющим эффективность при использовании данной системы
электронного документооборота можно отнести также следующее:

– во всех подразделениях и в организации в целом вводится
унифицированная, формализованная и строго регламентированная технология
делопроизводства;

– организация становится полностью управляемой. Появляется возможность
ответить на любой вопрос по документам и исполнителям, осуществлять
анализ и управление документационной деятельностью;

– система автоматизации делопроизводства, по сути, является носителем
строго формализованной и документированной технологической информации о
правилах и порядке работы с документами. В результате уменьшается
зависимость организации от персонала как физического носителя
технологических знаний и правил работы с документами.

– создаются условия для резкого ускорения прохождения документов по
организации, особенно при организации электронного документооборота.

– минимизируется трудоемкость делопроизводственных операций. При этом,
однако, надо иметь в виду, что необходимость ввода полной и точной
информации о документе, скажем, при первичной регистрации может
потребовать дополнительных усилий на некоторых рабочих мест, тогда как
трудоемкость работы на других рабочих местах, использующих эту
информацию, может сократиться, как показывает опыт, в несколько раз.

– качественный выигрыш достигается организации взаимоувязанного
электронного документооборота между организациями, поскольку полностью
отпадают проблемы, связанные изготовлением и пересылкой бумажных
документов, а затем — в повторном вводе реквизитов текстов полученных
документов. [12]

Рационализация связана с внедрением и функционированием
автоматизированных систем управления и направлена не только на
упорядочение информации, обрабатываемой средствами
электронно-вычислительной техники, и обеспечение информационной
совместимости АСУ. Одна из ее важных задач — повышение общего уровня
информационного обеспечения систем социально-экономического управления.

Решение проблемы управления документацией в современных условиях
позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций,
обеспечить их эффективное функционирование, а также открыть доступ
потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени,
труда и средств.

Эффективная деятельность современного предприятия и укрепление его
конкурентоспособности возможна только при наличии хорошо отлаженного
механизма электронного документооборота в организации. [31]

1.6 Общие проблемы управления документооборотом

Практически все процессы управления предприятием вплотную связаны с теми
или иными документами. Для эффективного развития бизнеса компании
необходимо управление документами на протяжении всего их жизненного
цикла — от создания до списания в архив.

В процессе управления документами возникают различные проблемы. Среди
общих проблем управления документированной информацией в организациях
можно выделить:

– большое количество документов;

– большое количество сотрудников, работающих с документами (бумажными и
электронными);

– сложные схемы согласования документов;

– территориальная распределенность подразделений;

– отсутствие информации об исполнении в реальном времени;

– поиск документов в рамках организации затруднен из-за
децентрализованной регистрации и хранения.

Объем документации, создаваемой в учреждениях как всего мира, так и
нашей страны, имеет тенденцию к постоянному и все более ускоряющемуся
росту. В связи с научно-техническим прогрессом увеличение объемов
управленческой документации происходит пропорционально изменению роста
объемов производства продукции и производительности труда. Это первая
закономерность документообразования.

Рост объемов производства приводит к стремительному росту объемов
информации. В то же время производительность труда в производственной
сфере растет гораздо быстрее производительности труда в управлении. Этот
разрыв — одна из основных причин роста аппарата управления во всех
развитых странах мира.

Причины роста объема документооборота подразделяют на объективные и
субъективные.

Главными объективными причинами увеличения объемов документов являются
влияние научно-технического прогресса, развитие экономики, расширение и
усложнение номенклатуры выпускаемой продукции, освоение новых районов,
строительство новых объектов, усложнение процессов управления. При этом
объемы создаваемых документов увеличиваются с ростом количества
документируемых действий и количества адресатов, которым эти действия
направлены. Таким образом, возрастание или сокращение объемов документов
значительным образом связано с процессами документирования.

К субъективным причинам относят:

– бюрократизацию аппарата управления, с которой связано увеличение
количества проверяющих инстанций, разбухание контролирующих органов,
ущемление и игнорирование законных прав граждан. Все это приводит к
созданию документов, не обусловленных деловой необходимостью, для
подстраховки, на всякий случай;

– незнание или несоблюдение работниками управленческих структур
законодательства, нормативных актов, устанавливающих юридические
требования к оформлению документов. В результате возникает недоверие к
документам и их перепроверка, т.е. создание новых документов;

– неквалифицированное документирование распорядительной деятельности.
Например, приказ, содержащий неясные задания, нереальные сроки
исполнения, противоречащий изданным ранее приказам, обязательно вызовет
поток писем или докладных записок управляемых организаций (структурных
подразделений) разъяснительного характера;

– несвоевременное, некачественное выполнение заданий, поручений,
договорных обязательств, срыв сроков их исполнения порождает потоки
документов с просьбами переноса сроков, рекламациями, объяснениями,
претензиями и т.д.;

– отсутствие прав у подведомственных или подчиненных организаций в
решении стоящих перед ними задач вынуждает постоянно обращаться в
вышестоящие учреждения за разъяснениями или разрешениями спорных
вопросов;

– некомпетентность управленческого персонала в решении производственных,
экономических, управленческих задач приводит к выбору нецелесообразных
вариантов их решений, что отражается на документировании самих этих
действий, а затем исправлении принятого решения и т.д.;

– отсутствие в управленческом аппарате регламентации
документообразования приводит к использованию значительного количества
разнообразных видов и форм документов, предназначенных для
документирования идентичных функций и содержащих аналогичную информацию,
но отличающихся по форме представления информации или по составу
показателей;

– широкое распространение копировальной техники и ее бесконтрольное
использование в учреждениях приводит к созданию огромного количества
копий документов, которые используются в незначительной мере;

– использование в процессах создания и подготовки документов
компьютеров, с одной стороны, значительно повысило скорость подготовки
документов, сократило трудоемкость этих операций, но, с другой стороны,
привело к значительному увеличению количества документов за счет
создания одного и того же документа в бумажной и электронной форме.

Таким образом, в числе субъективных причин, влияющих на увеличение
документооборота, мы видим как связанные с отдельной личностью
(деятельность руководителя, специалиста), так и с нарушениями требований
законодательства, с организацией документирования.

К субъективным причинам надо отнести и новые технологии подготовки
документов, которые, сократив время на создание текста, его распечатку и
копирование, увеличили их потоки и видовое разнообразие, но не решили
проблему управления этими потоками. Этот вывод сделан и отечественными
документоведами, и зарубежными специалистами в области управления
документацией.

Имеется ещё ряд причин возрастания документопотоков в настоящее время:
недостаточная разработанность законодательной базы; нарастание
трудностей в экономике; подмена реального дела «бумаготворчества»;
экстенсивное развитие документации, приводящее к вовлечению в «бумажную»
бюрократическую деятельность всё большего числа работающих. Документы в
аппарате управления нередко создаются в ритуальных целях, то есть как
дань своеобразной традиции или как единственное выражение реакции
организации на решение вышестоящих органов; происходит дублирование
документов в силу дублирования функций учреждений и их структурных
подразделений; большой поток неоправданной документации возникает при
издании некачественных документов, особенно нормативных актов,
вызывающих лавину запросов и разъяснений. И, наконец, документооборот
является неуправляемым, так как в стране отсутствует орган, который нёс
бы ответственность за состояние документации и её объёме. [22]

1.7 Методы совершенствования документооборота на предприятии

На данный момент среди методов, направленных на совершенствование
документирования, выделяются две группы: совершенствование технологии
документооборота и сокращение объема документооборота.

К первой группе относят все процедуры прохождения документов в
учреждении: создание моделей учрежденческого документооборота,
составление маршрутных карт технологического процесса, разработка
рациональных схем документооборота, составление оперограмм и
документограмм, схем движения документов и др.

К числу способов, позволяющих эффективно совершенствовать технологию
документооборота, относят оптимизацию процедур подготовки и оформления
документации, упорядочения документационной нагрузки во времени с целью
более равномерного ее распределения. [23]

Важное современное средство совершенствование документооборота –
компьютеризация операций составления и обработки документов: технические
средства должны уменьшаться на тех участках и такой производительности,
которые позволяют получить экономический эффект, окупить затраты на
приобретение и эксплуатацию.

Главное условие сокращения объемов документов — упорядочение их
возникновения. Основным методом упорядочения процесса документирования
является унификация как отдельных групп документов, так и всей системы
делопроизводства. На практике это выражается в создании различных систем
документации, строго устанавливающих состав применяемых документальных
форм и регламент пользования ими. При унификации из документальных
цепочек изымаются лишние звенья, документы, не соответствующие
требованиям сегодняшнего дня и создаваемые просто по привычке.
Применяемые однотипные формы заменяются единой. Таким образом,
унификация позволяет упорядочить образование документов и тем самым
сократить объем документооборота.

Сокращение объема документооборота связывается с регламентацией
документирования, уменьшением количества внутренних документов,
рационализацией документации, созданием унифицированных систем
документации (УСД), разработкой унифицированных требований к текстам, а
также использованием бездокументных связей.

В связи с тем, что объем документации возрастает из-за некачественного
или несвоевременного исполнения решений и поручений, большая роль в деле
сокращения документооборота принадлежит контролю исполнения. На службу
документации учреждения возлагается разработка рациональных форм
контроля, ведение картотеки, наблюдение за сроками и т.п. Чем лучше
контроль, тем больше поручений исполняется в срок, тем меньше возникает
непредусмотренных документов, и наоборот.

Автономные компьютеры на рабочих местах делопроизводителей или даже
небольшие сети в канцеляриях или секретариатах вышеперечисленных проблем
принципиально не решают, фактически они просто заменяют способ ведения
картотеки или журнала. Принципиальным же решением является компьютерная
сеть, связывающая компьютеры на рабочих местах в различных
подразделениях организации. В этом случае сведения о работе с
документами, вводимые с рабочих мест в подразделениях, могут
автоматически собираться и накапливаться на сервере сети, формируя базу
данных о состоянии и истории документооборота организации. Для
организации такой работы с использованием сети организации
разрабатываются специальные программы, называемые обычно системами
автоматизации делопроизводства и документооборота (АС ДОУ). Наиболее
продвинутые из них позволяют, как отслеживать бумажный документооборот,
так и организовать перемещение по сети и работу с электронными
документами. Чем большее число рабочих мест, связанных с обработкой
документов, охватывает такая система, тем эффективнее осуществляется
управление. Желательно, чтобы система доходила хотя бы до каждого
структурного подразделения, в котором осуществляется учет и контроль. В
идеале же она должна охватывать все рабочие места сотрудников,
осуществляющих собственно работу с документами. В этом случае при
минимизации трудозатрат делопроизводственного персонала обеспечивается
полный контроль над документационной деятельностью организации в
реальном масштабе времени. Наиболее рациональным является на сегодняшний
день автоматизированный контроль за исполнением документов, который
секретарь ведет на персональном компьютере.

Четко налаженный контроль исполнения является средством повышения
эффективности работы сотрудников, создания деловой атмосферы в офисе,
условием понимания, что каждое задание должно быть выполнено в срок и
т.п. Автоматизированный контроль за исполнением документов выполняется
либо с использованием специализированных программ контроля, либо как
составная часть комплексной программы автоматизации документооборота.

Одним из центральных вопросов в организации
информационно-документационного обслуживания деятельности любого
учреждения, фирмы, предприятия является создание службы ДОУ. Это
обязательно должно быть самостоятельное структурное подразделение,
подчинённое непосредственно руководителю. И хотя об этом много писалось
и говорилось, осознание, что служба, руководящая всем
информационно-документационным ресурсом фирмы, организации, предприятия
– одна из важнейших, происходит в стране очень медленно. Вместе с тем
именно в плохой работе этой службы кроется несвоевременность принятия
решений, отправки ответов, посылки запросов, плохая подготовленность
командировок руководителя, неграмотный ответ по телефону, неэффективное
и неоперативное проведение совещаний и т.д. Сегодня уже никому не надо
доказывать значение информации в сфере управления, и каждый управленец
понимает, что принять решение по любому вопросу он может, только
располагая соответствующей информацией по вопросу. Чем быстрее он
получит информацию, и чем она будет полнее, тем больше у него шансов
разработать наилучшее решение в кратчайший срок и опередить своих
конкурентов. Кроме того, место службы ДОУ коренным образом меняется с
внедрением компьютерных технологий, созданием баз данных. Чаще всего
внедрением компьютерных систем в организации занимается специально
созданный отдел (служба информационного обеспечения). На наш взгляд, это
должна быть единая с ДОУ служба, имеющая соответствующую структуру.

Только комплексное решение всех указанных проблем позволяет поставить
работу по информационно-документационному обеспечению деятельности
фирмы, предприятия, организации или учреждения на уровень потребностей
XXI века.

2 Анализ системы документооборота ООД УУМ МОБ Ленинского РОВД

2.1 Общая характеристика ООД УУМ МОБ РОВД

Отдел организации деятельности участковых уполномоченных милиции (ООД
УУМ) является структурным подразделением милиции общественной
безопасности РОВД, обеспечивающим деятельность участковых уполномоченных
милиции. [5]

В задачи ООД УУМ входят:

– обеспечение безопасности личности, общественной безопасности, охрана
собственности, общественного порядка;

– выявление, предупреждение и пресечение преступлений и административных
правонарушений;

– раскрытие преступлений, по делам о которых производство
предварительного следствия не обязательно;

– розыск отдельных категорий лиц, установление места нахождения которых
отнесено к компетенции милиции общественной безопасности.

В состав ООД УУМ входят:

– начальник ООД УУМ, непосредственно подчиняющийся начальнику МОБ;

– старшие участковые уполномоченные милиции (Ст. УУМ), непосредственно
подчиняющиеся начальнику ООД УУМ;

– участковые уполномоченные милиции (УУМ), подчиняющиеся начальнику ООД
УУМ.

Начальник ООД УУМ назначается на должность и освобождается от должности
министром внутренних дел Российской Федерации по представлению министров
внутренних дел, начальников управлений (главных управлений) внутренних
дел субъектов Российской Федерации, согласованному с высшими
должностными лицами субъектов Российской Федерации (руководителями
высших исполнительных органов государственной власти субъектов
Российской Федерации), и является по должности заместителем министра или
начальника управлений (главных управлений) внутренних дел субъектов
Российской Федерации.

Старший участковый уполномоченный возглавляет участковый пункт милиции
(УПМ), в состав которого входят участковые уполномоченные милиции.

Старшие участковые назначаются на должность и освобождаются от должности
министром внутренних дел Российской Федерации по представлению министров
внутренних дел, начальников управлений (главных управлений) внутренних
дел субъектов Российской Федерации, согласованному с высшими
должностными лицами субъектов Российской Федерации (руководителями
высших исполнительных органов государственной власти субъектов
Российской Федерации), и являются по должности заместителями министров
или начальников управлений (главных управлений) внутренних дел субъектов
Российской Федерации.

За старшим участковым уполномоченным закрепляется участок с проживающим
на нем населением в городах не более 1,5 тысяч человек, а в сельской
местности – по аналогии с участковым уполномоченным.

Старший участковый уполномоченный наряду с обслуживанием закрепленного
за ним участка:

– организует работу подчиненных ему участковых уполномоченных по
предупреждению, выявлению и раскрытию преступлений, по делам о которых
предварительное расследование производится в форме дознания и отнесенных
законодательством к компетенции органов внутренних дел;

– координирует взаимодействие подчиненных участковых уполномоченных с
другими подразделениями органов внутренних дел;

– организует участие подчиненных участковых уполномоченных в проведении
комплексных оперативно-профилактических мероприятий на территории
обслуживаемых ими административных участков;

– оказывает помощь подчиненным участковым уполномоченным в повышении их
профессионального мастерства, подборе и организации работы внештатных
сотрудников милиции, установлении доверительных отношений с гражданами,
укреплении взаимодействия с общественными объединениями
правоохранительной направленности, проведении индивидуальной
профилактической работы с правонарушителями, рассмотрении писем и
заявлений граждан, выполнении других обязанностей по службе;

– обобщает и оценивает результаты деятельности подчиненных участковых
уполномоченных за месяц, квартал, полугодие, год и докладывает их с
соответствующими предложениями начальнику милиции общественной
безопасности или руководителю подразделения по организации работы
участковых уполномоченных.

Участковый уполномоченный милиции входит в состав милиции общественной
безопасности, состоит на должностях среднего и старшего начальствующего
состава органов внутренних дел, в пределах своей компетенции выполняет
обязанности и пользуется правами, предусмотренными Законом Российской
Федерации “О милиции”.

Участковый уполномоченный назначается на должность и освобождается от
должности начальником органа внутренних дел по представлению его
заместителя – начальника милиции общественной безопасности.

За каждым участковым уполномоченным приказом начальника органа
внутренних дел закрепляется для обслуживания административный участок с
населением не свыше 3 – 3,5 тысяч человек на одного участкового
уполномоченного В случае, когда на территории сельского (поселкового)
административно-территориального образования насчитывается свыше 3,5
тысяч человек населения, вводится дополнительная должность участкового
уполномоченного..

Личный состав, звания и распределение участковых уполномоченных по зонам
административных участков Ленинского района представлены в приложении А.

ООД УУМ располагается в ОВД Ленинского района г.Астрахани по адресу:
414041, г.Астрахань, Ленинский район, ул.Б.Алексеева, 41, тел. (8512)
36-01-60.

Организационная структура ООД УУМ МОБ ОВД Ленинского района г.Астрахани
представлена на рисунке 7.

2.2 Анализ организации документооборота ООД УУМ

Делопроизводство ООД УУМ обеспечивает документирование и организацию
работы с официальными документами и является важным аспектом работы
всего РОВД: в ООД УУМ создаются документы, отражающие результаты службы
участковых уполномоченных милиции, криминальную обстановку на территории
административного участка, работу с населением, проживающим на
территории административного участка, профилактическую работу с условно
освобожденными и т.п. Именно документы ООД УУМ обеспечивают реализацию
решений, так как именно ООД УУМ является исходной точкой
документооборота РОВД, в документах ООД УУМ определяются обстоятельства
расследуемого дела, фиксируются учетные и отчетные показатели
преступности и другая информация.

В таблице 2 приведен анализ распределения документов по структурным
подразделениям РОВД за 2003-2005 гг. Следует обратить особое внимание на
роль ООД УУМ в организации документооборота в РОВД: практически все
операции выполняются именно этим структурным подразделением.

Таблица 2 – Распределение документов по структурным подразделениям РОВД
за 2003-2005 гг.

Подразделение РОВДКол-во документов, штВсего2003 г2004 г2005 гИнспекция
по делам несовершеннолетних2052621976455Криминальная
милиция1880874353653Оперативный розыск415078613212043Отдел
дознания14867345456565757Отдел организации деятельности
УУМ22866962473725870Отдел по борьбе с имущественными
преступлениями1926676575675Отдел по борьбе с тяжкими
преступлениями1672456763453Отдел по борьбе с экономическими
преступлениями1788565878345Уголовный
розыск1740321654765Итого52941173771854817016

На рисунке 8 наглядно видно, что практически большая часть объема
документооборота приходится на ООД УУМ МОБ РОВД. Прием поступающих
документов осуществляется участковыми уполномоченными милиции от
граждан, проживающих на территории административного участка, либо
документы поступают с дежурной части по распределению по зональному
признаку. Следует отметить, что практически любое сообщение о
преступлении и иной информации о совершенных правонарушениях после
регистрации в Книге учета совершенных преступлений или Журнале учета
информации, а, следовательно, входящий документ, анализируется и
обрабатывается ООД УУМ, в частности участковыми уполномоченными милиции,
а это первоначальный и, соответственно, важный для рациональной
организации документооборота этап документопотока в РОВД.

Таким образом, документооборот ООД УУМ занимает место узлового звена
системы делопроизводства РОВД. В связи с этим можно сказать, что от
того, как налажена работа с документами в ООД УУМ, во многом зависят
оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их
выполнения и деятельность РОВД в целом.

Документооборот ООД УУМ практически не отличается от обычных организаций
военного типа и попадает под современную классификацию. Однако в ООД УУМ
имеется большое число документов с грифами «СЕКРЕТНО», «СОВЕРШЕННО
СЕКРЕТНО», «ДЛЯ СЛУЖЕБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ», поэтому анализ документооборота
ООД УУМ проводился на основании тех материалов, к которым был обеспечен
доступ в период преддипломной практики.

Важно отметить, что специфической особенностью документооборота ООД УУМ
является наличие неформальных информационных связей наряду с
документированной информацией. Как правило, это оперативная информация,
субъективное мнение, собственные позиции, обмен опыта между сотрудниками
РОВД и пр. Неформальная информация в зависимости от обстоятельств дела
может послужить в своем роде катализатором разрешения дела или,
наоборот, замедлить процесс его рассмотрения. Ввиду этого представляется
целесообразным также включить данный документопоток в состав
анализируемого в ООД УУМ документооборота. Основываясь на данных,
характеризующих качественные характеристики документопотоков,
представляется возможным разрабатывать наиболее целесообразные,
оптимальные маршруты движения документопотоков.

Документооборот ООД УУМ делится на несколько документопотоков: входящий,
исходящий, внутренний в соответствии с рисунком 9.

Входящий документопоток ООД УУМ складывается из:

– документов вышестоящих организаций (МВД, ОВД, УВД АО и др.). В состав
этих документов входят директивные указания, нормативные и методические
акты, приказы и распоряжения, которые являются основанием для начальника
ООД УУМ и Ст.УУМ в организации службы участковых уполномоченных милиции;

– документов от несоподчиненных организаций, направляемых с целью
консультирования, получения информации и др.;

– обращений граждан — предложений, заявлений, жалоб.

Исходящий документопоток ООД УУМ состоит из документов, создаваемых в
ООД УУМ и отправляемых за его пределы. Исходящие документы ООД УУМ
создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как
инициативные документы, требующие или не требующие ответа. Ответные
документы ООД УУМ значительно превышают инициативную группу документов.
Это связано с тем, что в большинстве случаев информацией владеют
участковые уполномоченные, будь то информация о гражданах, проживающих
на территории административного участка или об исполнении и состоянии
запрашиваемого дела. Как правило, запросы поступают в ООД УУМ от таких
организаций, как ЖЭК, ПВС и др. Также к исходящим документам ООД УУМ
относятся сопроводительные письма, отправляемые заявителю вместе с
копией решения.

Внутренний документопоток ООД УУМ составляют документы, создаваемые и
используемые в самом ООД УУМ, не выходящие за его пределы. К ним
относятся организационные документы, определяющие правила выполнения
отдельных видов деятельности – расписания дежурств, схема расстановки
оперативных групп, сроки сдач дел и др. Самостоятельные группы
внутреннего документопотока ООД УУМ составляют плановые и отчетные
документы Ст.УУМ и УУМ, документы по учету личного состава ООД УУМ и
т.д. Как уже было сказано ранее, в ООД УУМ используются бездокументные
способы обмена информацией (телефон, переговоры и пр.).

Изначальную основу документооборота в ООД УУМ отражает Инструкция о
порядке приема, регистрации и разрешения сообщений о преступлениях и
иной информации о правонарушениях, утвержденной Приказом МВД РФ №158 от
13.03.2003 г. [6]

Инструкция устанавливает следующие этапы документооборота ООД УУМ в
соответствии с рисунком 10:

– прием сообщений о преступлениях и иной информации;

– регистрация сообщений о преступлениях и иной информации;

– разрешение сообщений о преступлениях и иной информации;

– контроль за соблюдением порядка приема, регистрации и разрешения
сообщений о преступлениях и иной информации;

– сдача в архив.

Рассмотрим и проанализируем более подробно каждый из вышеперечисленных
этапов.

Прием сообщений о преступлениях и иной информации.

Поступающие сообщения о преступлениях и иная информация, вне зависимости
от места и времени совершения правонарушений, а также полноты сообщаемых
сведений и формы представления, принимаются в любом органе внутренних
дел.

Сообщения о преступлениях и иная информация, поступившие в подразделения
делопроизводства органа внутренних дел по почте, нарочным, телеграфу,
факсимильной связью или иным видом связи, регистрируются по
установленным правилам делопроизводства, изучаются начальником органа
внутренних дел и при наличии признаков преступления в обязательном
порядке направляются в дежурную часть органа внутренних дел для
незамедлительной регистрации.

Вне органов внутренних дел, а также в органах внутренних дел, где нет
дежурных частей, сообщения о преступлениях или иную информацию обязаны
принимать любые сотрудники органов внутренних дел и действовать в
соответствии с требованиями, установленными статьей 18 Закона Российской
Федерации «О милиции». Полученные при этом ими сообщения о преступлениях
и иная информация передаются в дежурную часть соответствующего органа
внутренних дел (по телефону или с помощью иного вида связи).

Дежурные подразделений вневедомственной охраны и государственной
инспекции безопасности дорожного движения информацию о выявленных
преступлениях или происшествиях, а также о принятых по ним решениях
передают в дежурные части территориальных органов внутренних дел.

Устные и письменные заявления о преступлении или о явке с повинной,
которые подаются непосредственно заявителями, должны быть оформлены в
соответствии с уголовно-процессуальным законодательством Российской
Федерации должностным лицом, наделенным полномочиями по составлению
соответствующих процессуальных документов. При этом заявитель
предупреждается об уголовной ответственности за заведомо ложный донос, о
чем в протоколе принятия устного заявления о преступлении делается
соответствующая запись, которая удостоверяется подписью заявителя.

Устное сообщение о преступлении, сделанное при производстве
следственного действия, о ранее не зарегистрированном преступлении
заносится в протокол следственного действия и оформляется в соответствии
с уголовно-процессуальным законодательством Российской Федерации Ч. 4
ст. 141 УПК Российской Федерации..

Вся информация о преступлениях и правонарушениях, в зависимости от ее
содержания и формы поступления (обнаружения), в соответствии с рисунком
11 подразделяется на:

– сообщения о преступлениях Пункт 43 ст. 5 УПК Российской Федерации.:

– устные и письменные заявления о преступлениях и явки с повинной,
которые подаются непосредственно заявителями;

– сообщения о совершенных или готовящихся преступлениях, полученные из
иных источников.

– непосредственное обнаружение признаков преступления сотрудниками
органов внутренних дел;

– иную информацию о правонарушениях (происшествиях и событиях,
угрожающих личной и общественной безопасности), поступившую по телефону,
телеграфу, факсимильной связью или иным видом связи.

Анализируя организацию документооборота в ООД УУМ, важно отметить, что
основу правильной организации работы с документами составляет
оперативность сбора, обработки и использования документированной
информации сотрудниками милиции. Документооборот ООД УУМ можно
охарактеризовать как функцию коммуникации участковых уполномоченных
милиции с гражданами, коллегами, сторонними организациями, реализация
которой должна соотноситься, субординироваться с общими целями
делопроизводства – информационным обеспечение деятельности ООД УУМ, его
документирования, хранения и использования ранее созданной информации.

Регистрация сообщений о преступлениях и иной информации.

Согласно Инструкции сообщения о преступлениях (письменные заявления о
преступлениях и явке с повинной, протоколы принятия устных заявлений о
преступлениях и явке с повинной, рапорты об обнаружении признаков
преступления) и поручения прокурора о проведении проверки по сообщениям
о преступлениях, распространенных в средствах массовой информации,
регистрируются в Книге учета сообщений о преступлениях в дежурной части
органа внутренних дел.

Также в КУС регистрируются заявления, содержащие признаки безвестного
исчезновения человека, и рапорты сотрудников органов внутренних дел о
непосредственном обнаружении и выявлении ими признаков преступлений.

Протокол принятия устного сообщения о преступлении, сделанного при
производстве следственного действия, о ранее не зарегистрированном
преступлении регистрируется в КУС с отметкой «Дополнительно выявлено в
ходе расследования».

Иная информация и письменные заявления о несчастных случаях, авариях,
катастрофах, стихийных бедствиях и иных событиях, требующих проверки для
обнаружения признаков преступления, регистрируются в Журнале учета иной
информации о правонарушениях.

Сообщения о преступлениях и иная информация, поступившие в ООД УУМ по
почте, нарочным, телеграфу, факсимильной связью или иным видом связи,
регистрируются по установленным правилам делопроизводства, изучаются
начальником ООД УУМ и при наличии признаков преступления в обязательном
порядке направляются в дежурную часть органа внутренних дел для
незамедлительной регистрации.

Сообщение о преступлении и иная информация, поступившие по
подследственности из других правоохранительных органов, регистрируются в
соответствии с требованиями Инструкции, о чем отправитель уведомляется
письменно. Срок разрешения сообщения о преступлении и иной информации
исчисляется с момента поступления их в орган внутренних дел по
подследственности.

При регистрации сообщений о преступлениях, поступивших в дежурную часть
органа внутренних дел, на заявлении (протоколе заявления), рапорте об
обнаружении преступления в обязательном порядке проставляется штамп о
регистрации в соответствии с рисунком 12.

В оттиск штампа УУМ вносит регистрационный номер записи в КУС, дату
регистрации, наименование органа внутренних дел, свои подпись, инициалы
и фамилию.

При поступлении письменного заявления о преступлении, информация о
котором ранее была зарегистрирована в ЖУИ, заявление регистрируется в
КУС, о чем в ЖУИ делается соответствующая отметка.

Разрешение сообщений о преступлениях и иной информации.

По результатам рассмотрения сообщений и иной информации участковым
уполномоченным милиции принимается одно из следующих решений Ч. 1 ст.
145 УПК Российской Федерации.:

– о возбуждении уголовного дела;

– об отказе в возбуждении уголовного дела;

– о передаче сообщения по подследственности.

О принятом решении сообщается заявителю и разъясняются его право
обжаловать принятое решение и порядок обжалования в соответствии с
уголовно-процессуальным законодательством Российской Федерации.

Материалы об отказе в возбуждении уголовного дела регистрируются в
журнале учета материалов, по которым вынесены постановления об отказе в
возбуждении уголовного дела, который ведется в органах внутренних дел
сотрудником по учетно-регистрационной работе или лицом, исполняющим его
обязанности. Материалу присваивается очередной двойной порядковый номер
(через дробь): номер по КУС/номер по журналу учета отказных материалов в
соответствии с рисунком 14.

Если разрешение поступивших сообщений о преступлениях и иной информации
не относится к компетенции данного органа внутренних дел или
правонарушение совершено на территории обслуживания другого органа
внутренних дел, то все имеющиеся материалы после регистрации по указанию
начальника органа внутренних дел в соответствии с
уголовно-процессуальным законодательством Российской Федерации
передаются по подследственности или в суд (по делам частного обвинения)
Пункт 3 ч. 1 ст. 145 УПК Российской Федерации., о чем делается отметка в
КУС с указанием даты и исходящего номера. Одновременно с этим
принимаются необходимые меры по предотвращению или пресечению
преступления, а равно по сохранению следов преступления Ч. 3 ст. 145 УПК
Российской Федерации..

Заявитель информируется о передаче его сообщения о преступлении по
подследственности или в суд Ч. 2 ст. 145 УПК Российской Федерации. в
течение суток с момента принятия решения.

По результатам проверки иной информации, содержащей признаки
правонарушения, начальник органа внутренних дел принимает решения о:

– перерегистрации в КУС (при обнаружении признаков преступления);

– приобщении материалов проверки при отсутствии признаков правонарушения
в специальное номенклатурное дело.

Порядок разрешения сообщений о преступлениях и иной информации
представлен на рисунке 15.

Передача сообщений и иной информации УУМ для проведения проверки без
регистрации в КУС или ЖУИ категорически запрещается.

Проверка сообщений о преступлениях и иной информации осуществляется в
соответствии с письменным указанием начальника органа внутренних дел
либо лица, исполняющего его обязанности, в порядке, установленном
уголовно-процессуальным законодательством Российской Федерации.

Однако в действительности распределение поступившей информации и ее
дальнейшее движение представляется достаточно трудным для измерения,
поскольку документационное обеспечение деятельности ООД УУМ часто идет с
опозданием от оперативной работы, и передача информации сначала идет без
документационного сопровождения в соответствии с рисунком 16.

Контроль за соблюдением порядка приема, регистрации и разрешения
сообщений о преступлениях и иной информации.

Начальник ООД УУМ несет ответственность за соблюдение законности при
приеме, регистрации и разрешении сообщений о преступлениях и иной
информации. Однако в действительности он не осуществляет ежедневный
контроль за своевременностью и полнотой регистрации и сроками разрешения
сообщений о преступлениях и иной информации, а также правильностью
ведения КУС и ЖУИ.

Для проведения сверок полноты регистрации сообщений и иной информации в
ООД УУМ создается комиссия, состав которой утверждается приказом
начальника органа внутренних дел. Председателем комиссии, как правило,
назначается начальник ООД УУМ. Включение в состав комиссии сотрудника по
учетно-регистрационной и статистической работе обязательно, но в
действительности это требование не выполняется. Начальник ООД УУМ не
утверждает обязанности членов комиссии, планы ее работы, а секретарь
комиссии не ведет делопроизводство. Это обусловлено тем фактором, что
большой объем работы с документами не позволяет сотрудникам заниматься
организацией проведения сверок полноты регистрации сообщений и иной
информации,

Сдача в архив.

По окончании КУС, ЖУИ, журналы учета материалов, по которым вынесены
постановления об отказе в возбуждении уголовного дела, накопительные
дела по материалам проверок, книжки с талонами-корешками передаются из
дежурной части органа внутренних дел в секретариат для их хранения в
течение 5 лет.

Магнитные записи с поступившей в дежурную часть органов внутренних дел
по телефону информацией о правонарушениях, в том числе полученные с
помощью многофункционального цифрового регистратора сигналов,
сохраняются в течение 30 суток, затем уничтожаются в установленном
порядке с письменного согласия председателя комиссии.

Итак, документооборот ООД УУМ – сложный технологический процесс,
характеризующийся различными параметрами, связанными с процессами
документирования и со всей деятельностью ООД УУМ.

2.3 Анализ движения документов в ООД УУМ

Технологическая цепочка движения и обработки документов в ООД УУМ МОБ
РОВД состоит из ряда этапов:

– приема документов и регистрации документов;

– передачи на рассмотрение начальнику РОВД;

– рассмотрения начальником РОВД;

– фиксации резолюции начальника РОВД;

– передачи на рассмотрение начальнику МОБ;

– рассмотрения начальником МОБ;

– фиксации резолюции начальника МОБ;

– передачи на рассмотрение начальнику ООД УУМ;

– рассмотрения начальником ООД УМ;

– фиксации резолюции начальника ООД УУМ;

– передачи на исполнение УУМ;

– принятия решения УУМ;

– передачи решения на рассмотрение и утверждение начальнику РОВД;

– отправки документов заявителям;

– сдачи в архив.

Таким образом, организация первичной обработки документов позволяет
выделить первичные потоки поступивших документов: в адрес руководства
РОВД, руководства МОБ, руководства ООД УУМ, УУМ. На основании анализа
перечисленных этапов документооборота методом наблюдения и
непосредственного участия в работе с документацией ООД УУМ МОБ РОВД
составим оперограмму движения входящего документа в процессе принятия
решения в соответствии с рисунком 17.

Как видно из рисунка 17, на этапе от первичной обработки до поступления
на исполнение документы движение документов в ООД УУМ проходит
последовательно от начальника РОВД к начальнику МОБ и начальнику ООД
УУМ, затем Ст.УУМ и УПМ.

Оперограмма движения исходящих документов в соответствии с рисунком 18
показывает, что на этапе от принятия УУМ решения до отправки заявителю и
сдачи в архив движение документов в ООД УУМ проходит от УУМ к начальнику
РОВД. Таким образом, подготовка исходящих документов складывается из
принятия решения, согласования, визирования и отправки.

На оперограммах наглядно видны затраты времени на повторные операции и
весь путь прохождения документа, что предопределяет направление
рационализаторских предложений по прямоточности движения документов и
централизации их обработки.

Cреди этапов движения входящих документов ООД УУМ значительное время
занимает рассмотрение документа руководством РОВД.

Аналогичная ситуация складывается и в процессе движения исходящих
документов ООД УУМ в соответствии с рисунком 20.

Документооборот ООД УУМ как движение следует отличать от объема
документооборота ООД УУМ, который выражается общим количеством
документов, поступивших в ООД УУМ и созданных в нем за определенный
период. Для выявления динамики в движении документов определяются темпы
роста входящих, исходящих документов ООД УУМ.

Анализ объема документооборота ООД УУМ позволяет:

– определить загрузку ООД УУМ в целом, УПМ и УПМ;

– проанализировать распределение документооборота по зональному
признаку;

– разработать мероприятия по совершенствованию процессов обработки
документов в ООД УУМ в целом или их отдельных операций.

Для анализа количественных характеристик документооборота в ООД УУМ
рассмотрим структуру и динамику документооборота ООД УУМ МОБ РОВД за
последние 3 года, приведенный в таблице 3.

Таблица 3 – Анализ структуры и динамики документооборота ООД УУМ МОБ
РОВД

ПодразделениеКол-во документов, штИзменение (+, -)Темп роста, %2003
г2004 г2005 г2004/20032005/20042004/20032005/2004Участковый пункт
милиции №1765621754-144133-2318Участковый пункт милиции
№2909718446-191-272-27-61Участковый пункт милиции
№3715537345-178-192-2756Участковый пункт милиции
№4582410273-172137-4250Участковый пункт милиции
№5551319259-232-60-73-23Участковый пункт милиции
№6305172115-133-57-77-50Участковый пункт милиции
№7521938503464-1369-386-36-11Участковый пункт милиции
№8578745214167-53122-248Итого962473725870-2252-1502-30-25

Как видно из таблицы 3, в 2004 году по сравнению с 2003 годом общее
количество документов уменьшилось на 30% (2252), а в 2005 году по
сравнению с 2004 годом – на 25% (1502).

Таким образом, за период 2003-2005 гг. наблюдается уменьшение общего
количества документов в соответствии с рисунком 21. Однако это не
связано с уменьшением роста преступности на территории административного
участка. Проанализировав график потери документов в соответствии с
рисунком 22, можно сделать вывод, что значительная часть документов,
создаваемых и обрабатываемых в процессе возбуждения, рассмотрения
административного или уголовного дела о правонарушении, просто была
утеряна.
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Рисунок 21 – Изменение количества документов за 2003-2005 гг.
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Рисунок 22 – График потери документов за 2003-2005 гг.

Группировка документов ООД УУМ по УПМ позволяет определить: какие из УПМ
наиболее сильно загружают документооборот. Графическое распределение
документооборота ООД УУМ по зональному признаку представлено на рисунке
23.

Из рис 23 видно, что более 30% объема документооборота приходится на УПМ
№7. Это объясняется тем, что данный участковый пункт находится на
территории так называемого «тревожного» административного участка.
Большое количество совершаемых преступлений влечет за собой большое
количество документов, создаваемых и обрабатываемых в процессе
возбуждения, рассмотрения административного или уголовного дела о
правонарушении. Меньше всего документов обрабатывается УПМ №6. Это можно
было бы обосновать достаточно спокойной обстановкой на территории
данного участка, и, соответственно, меньшим количеством создаваемых
документов. Однако если привести сравнительный анализ графиков потери
документов в УПМ №6 и в УПМ №7, то можно сделать следующий вывод, что
количество документов, потерянных УУМ УПМ№6, гораздо больше по сравнению
с УПМ№7 в соответствии с рисунком 24.

Сравнительный анализ объема входящего и исходящего документооборота ООД
УУМ за 2005 г. приведен в таблице 4.

Таблица 4 – Сравнительный анализ входящего и исходящего документооборота

МесяцКол-во документов, штВходящиеИсходящиеВсегоЯнварь
189107296Февраль234155389Март245100345Апрель400245645Май243100343Июнь150
304454Июль260166426Август368196564Сентябрь321105426Октябрь289175464Ноябр
ь128635763Декабрь228527755Итого403918315870

Анализ объема документооборота ООД УУМ позволит установить определенные
закономерности роста и состояния документооборота, его изменений. В ходе
анализа установлено, что плотность документооборота существенно меняется
в пределах года, квартала, месяца. Как правило, это связано с отчетными
кварталами, возрастающим количеством поступающих сообщений, требующих
разрешения, запросов от несоподчиненных организаций и пр. Кроме этого,
существующая в ООД УУМ технология работы с документами вызывает
длительную задержку процесса исполнения. Сроки прохождения документов
увеличивает «ожидание» рассмотрения документов руководителями, которые в
силу занятости или информационной перегрузки не успевают регулировать
направление документов. Это, в свою очередь, значительно увеличивает
время доставки документов УУМ и самого процесса исполнения. А это, в
свою очередь, влечет за собой задержку принятия решения, значительно
увеличивает время разрешения сообщения, в течение которого может
появиться новая информация, необходимая для решения, и, возможно даже,
являющаяся решением, однако из-за длительного прохождения документов
устаревает или аннулируется.

Итак, в ходе анализа движения документооборота ООД УУМ выявлено, что, к
сожалению, ввиду существующей технологии работы с документами, УУМ не
соблюдается главное правило организации документооборота — оперативное
прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с
наименьшими затратами времени.

С нечеткой организацией движения документов в ООД УУМ связано много
недостатков в организации документооборота ООД УУМ.

При существующей схеме движения документооборота сотрудникам ООД УУМ
катастрофически не хватает времени приступить к оформлению дел в то
время, как параллельно необходимо проверить факты, изложенные в
сообщении. Следует добавить, что материалы оформляются вручную, а это
занимает много времени, так что к концу рабочего дня УУМ не успевает
выполнить необходимый объем работы. В течение месяца материалы
накапливаются, что влечет за собой избыточность документооборота,
который имеет тенденцию к постоянному и все более ускоряющемуся росту,
потерю документов, задержки прохождения и исполнения документов. В связи
с этим возникают проблемы своевременного исполнения решений, так как
неформальная передача информации и ее отсутствие в документированном
виде об исполнении в реальном времени порождает противоречивость
принимаемых решений.

Отсутствие контроля за соблюдением законности при приеме, регистрации и
разрешении сообщений о преступлениях и иной информации, за
своевременностью и полнотой регистрации и сроками разрешения сообщений о
преступлениях и иной информации, а также правильностью ведения КУС и
ЖУИ, порождает противоречивость принимаемых решений.

Таким образом, в существующей системе документооборота ООД УУМ МОБ РОВД
существуют следующие проблемы документационной деятельности:

– задержки прохождения и исполнения документов;

– потеря документов;

– избыточность документооборота;

– противоречивость принимаемых решений;

– сложные схемы согласования документов;

– отсутствие информации об исполнении в реальном времени;

– бесконтрольность исполнителей.

В процессе управления в ООД УУМ собирается, обрабатывается и передается
огромное количество информации, как неформальной, так и
задокументированной. Эффективность управления ООД УУМ зависит от объема,
оперативности и достоверности информации, подавляющая часть которой
фиксируется в документах.

Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы ООД
УУМ во многом определяется умением УУМ составлять и оформлять
управленческие документы. Все это особенно необходимо для оперативного
выполнения срочного задания руководства определенным должностным лицам
ООД УУМ. По сути дела, организация работы ООД УУМ с документами является
координирующим центром РОВД, что на практике означает полную
осведомленность о состоянии криминальной обстановки на территории
участка, правильное оформление переписки с несоподочиненными
организациями, гражданами и т.д.

2.4 Анализ составления и оформления документов ООД УУМ

Конкретные правила составления и оформления документов ООД УУМ
закреплены в Уголовно-процессуальном кодексе РФ №174-ФЗ от 29.06.2004
г., Инструкцией о порядке приема, регистрации и разрешения сообщений о
преступлениях и иной информации о правонарушениях, утвержденной Приказом
МВД РФ №158 от 13.03.2003 г. [4, 6]

В них закрепляются:

– состав применяемых в ООД УУМ документов;

– компетенция руководителя РОВД, его заместителей, их право на
согласование и утверждение различных видов документов;

– порядок подписания, согласования и визирования документов, их
заверение печатью;

– обязательные требования к оформлению и порядок работы с документами.

В состав применяемых в ООД УУМ документов входят: рапорт об обнаружении
признаков преступления, постановление об отказе в возбуждении уголовного
дела (приложение Б), постановление о перерегистрации в КУС, определение
об отказе в возбуждении дела об административном правонарушении
(приложение В), постановление о передаче сообщения по подследственности
(приложение Г). Данные документы составляются в соответствии с принятым
УУМ решением в соответствии с рисунком 26.

Документирование в ООД УУМ может осуществляться на естественном языке
(рукопись, машинопись, телеграмма, телефонограмма, факсограмма,
машинограмма) или на искусственных языках с использованием
соответствующих носителей (магнитные ленты, диски, лазерные диски,
дискеты и др.). На сегодняшний день в практике ООД УУМ преобладающим
способом документирования является рукописный способ.

Независимо от способа документирования и вида носителя к вышеуказанным
документам предъявляются следующие основные требования:

– обеспечение юридической силы документа;

– создание условий для оперативного исполнения документов;

– возможность оперативного поиска документов (использования их в
справочных целях);

– возможность использования для создания, копирования, обработки
документов средства организационной техники.

Подписание, согласование и визирование входящих документов
осуществляется начальником РОВД, в его отсутствие – начальником МОБ, и в
последовательном порядке – начальником ООД УУМ. Утверждение исходящих
документов осуществляется начальником РОВД. Порядок подписания,
согласования и визирования входящих документов и утверждения исходящих
документов представлен на рисунке 27.

Приведенный порядок движения документов в ООД УУМ включает три
составляющие: информационную поддержку решения (обеспечение принимаемого
решения достоверной и достаточной информацией); документирование решения
(создание документа); контроль за его выполнением (организация работы,
выполнения задания, соблюдение определенных условий, сроков и т.д.).

Пооперационно этот процесс состоит из сбора информации, подготовки
проекта документа, его редактирования, согласования, изготовления,
удостоверения. Каждая операция сопровождается перемещением документа в
РОВД из одного структурного подразделения в другое, передачей УУМ к
начальнику РОВД, а затем — к начальнику МОБ. Следовательно, скорость
перемещения документов в ООД УУМ и качество выполнения каждой операции
оказывают влияние на процесс управления РОВД в целом.

Источник причин большинства проблем ДОУ в ООД УУМ МОБ РОВД – изначальное
противоречие между требованием централизованного управления
документацией и децентрализованной технологией учета.
Карточно-журнальный учет работы с документами ведется автономно в каждом
УПМ. При процедуре выяснения состояния конкретного документа состоит в
последовательном сборе данных о документе во всех точках его
прохождения. Для того же, чтобы обеспечить эффективное централизованное
управление по некоторой совокупности документов, необходимо оперативно
дублировать информацию из УПМ в ООД УУМ. Это требует огромных накладных
расходов: нужны строго регламентированные и трудоемкие технологии сбора
и анализа распределенной информации, детально проработанные
нормативно-методические документы и подготовленный персонал. Сегодня ООД
УУМ МОБ РОВД не может позволить себе в полном объеме поддерживать такие
технологии.

Упорядочение процессов документирования ООД УУМ включает помимо
соблюдения процедур составления документов также и определенные
требования к их изготовлению, что обеспечивает единый стиль их
оформления.

В России современные требования к оформлению документации зафиксированы
государственным стандартом (ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы
документации. Система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов»). Настоящий стандарт устанавливает:
состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов
документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с
воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Требования
настоящего стандарта являются рекомендуемыми. [10]

Однако в ходе проведенного анализа было выявлено, что в процессе
организации документирования ООД УУМ нарушаются основные требования к
составлению и оформлению документов.

В процессе принятия УУМ решения, проверки фактов, изложенных в
сообщениях, документы начинают выглядеть неаккуратно, а в связи с
экономией времени или низким уровнем правописания составляются
неграмотно, с помарками и исправлениями.

Документы, как правило, создаются на бланках. Требования к бланкам
организационно-распорядительных документов установлены ГОСТ Р 6.30-2003.
Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге
светлых тонов. Тем не менее, в ООД УУМ практикуется использование писчей
бумаги серого цвета. Это обусловлено слабым финансированием ООД УУМ и
приобретением необходимых в работе материалов УУМ лично.

В связи с тем, что документы в большинстве случаев создаются рукописным
способом, УУМ не соблюдаются правила расположения реквизитов. При этом
возникает закономерность произвольного расположения реквизитов бланка,
не соответствующих требования государственного стандарта, а иногда даже
размещения дополнительных элементов в оформлении (лишние линии, штрихи,
вензеля, другие «художественные» украшения).

При оформлении дела УУМ иногда не указывается количество пронумерованных
и прошнурованных страниц, а при составлении описи дела УУМ довольно
часто не указываются порядковые номера листов, на которых расположены
указанные в описи материалы дела.

Таким образом, ООД УУМ нарушаются основные правила составления и
оформления документов, являющиеся обязательными для исполнения и
предписывающиеся законами и актами государственного управления.

Знание правил современного документирования деятельности, организации
работы с документами поможет УУМ работать результативнее, сосредоточив
основное внимание на решении поставленных задач.

2.5 Анализ автоматизации документооборота ООД УУМ

Эффективность борьбы ООД УУМ с преступностью определяется уровнем
организации оперативной, следственной, профилактической работы,
проводимой органами внутренних дел. В свою очередь, результаты этой
работы зависят от качества информационной поддержки, поскольку основные
усилия УУМ в расследовании, раскрытии и предотвращении преступлений так
или иначе связаны с получением необходимой информации, именно эти
функции и призваны обеспечить система информационного обеспечения
органов внутренних дел, которая поддерживает в настоящее время
незначительный объем информации.

Сейчас в ООД УУМ Ленинского РОВД накоплен значительный массив
оперативно-розыскной и справочной информации, необходимой работникам
правоохранительных органов для проведения оперативно-следственных и
розыскных мероприятий, а также для решения других служебных задач.
Однако отсутствие у участковых уполномоченных милиции возможности
использования автоматизированных информационно-поисковых и
адресно-справочных баз данных снижает уровень их упреждающего влияния на
криминогенные процессы в местах проживания населения.

В целом в ООД УУМ в автоматизированном режиме с помощью ЭВМ
обрабатываются документы примерно 1000 документов в год, всего же
ежегодно обрабатывается свыше 20000 документов в соответствии с рисунком
28.

До сих пор компьютеризация ООД УУМ сводится только к поставке
персональных компьютеров и создания на их базе простейших автономных
систем в соответствии с рисунком 29.

Анализируя наличие и соответствие современным требованиям в этой области
уже имеющееся в ООД УУМ техническое оборудование в соответствии с
таблицей 5, можно сделать вывод, что в целом оснащенность ООД УУМ
техническими средствами и офисным оборудованием можно назвать
неудовлетворительным.

Таблица 5 – Техническое оборудование ООД УУМ

Технические характеристики оборудованияКол-во, штИзнос, летКомпьютер:

2.66GHz процессор Pentium 2 (512k,533MHz) Socket478 box

MB Socket478 GB 8SIMLH-P (mATX,2DDR,SB,SVGA,LAN,U2.0)oem

DIMM 128Mb DDR SDRAM M.Tec (PC3200,CL2.5)

HDD 40 Gb IDE WESTERN DIGITAL U-ATA100 7200r

FDD 3.5″ SONY

Корпус MIDITOWER MARATHON II MI-160 ATX 2,03 300w

Клавиатура Genius Easy Touch “KB-10″ PS/2 + мышь NetScroll+ PS

15″Roverscan 115GS, FST /0.28 /[email protected] /”95

1

20Принтер Hp laserjet 1150, lpt14Телефонный аппарат220

Однако с помощью одних только персональных ЭВМ не решить проблем
информатизации ООД УУМ. Прежде всего, необходимы крупные хранилища
колоссальных картотек – интегрированные банки данных, в которых вся
информация, по всем категориям учета систематизируется, хранится и
поддерживается в актуальном состоянии в одном месте, с обеспечением
обмена между УПМ, а также прямого доступа к УУМ с УПМ в пределах своей
компетенции. Эти функции обеспечивают мощные базовые ЭВМ и
специализированные сетевые компьютерные средства. Развитие электронных
средств сбора, обработки и передачи информации обусловило активное
внедрение новых информационных технологий во все сферы деятельности
общества и в том числе и в правоохранительную. Автономные компьютеры на
рабочих местах УУМ или даже небольшие сети в УПМ принципиально не решают
характерных для ООД УУМ проблем документооборота, фактически они просто
заменяют способ ведения картотеки или журнала.

Принципиальным же решением является компьютерная сеть, связывающая
компьютеры на рабочих местах в УПМ. В этом случае сведения о работе
документами, вводимые с рабочих мест в УПМ, могут автоматически
собираться и накапливаться на сервере сети, формируя базу данных о
состоянии и истории документооборота ООД УУМ. В ООД УУМ отсутствует
компьютерная сеть, связывающая компьютеры на рабочих местах в УПМ в
соответствии с рисунком 30.

Чем большее число рабочих мест, связанных с обработкой документов,
охватывает такая система, тем эффективнее осуществляется управление.
Желательно, чтобы система доходила до каждого УПМ.

Одна из основных целей автоматизации – снабдить каждого сотрудника ООД
УУМ МОБ РОВД информацией в то время и в той форме и объеме, которые ему
необходимы (естественно, в пределах его уровня доступа к секретной части
базы данных). Для этого необходима единая интегрированная база данных,
локальная вычислительная сеть и соответствующим образом оборудованные
автоматизированные рабочие места (АРМ) для каждого из УУМ. Такой подход
подразумевает комплексную автоматизацию ООД УУМ, то есть создание
компьютеризированной системы управления ООД УУМ в целом, в которой
подсистемы УПМ должны взаимодействовать, предоставлять оперативный
доступ к информации, поддерживать принятие решения и т.п.

Для быстрой и эффективной работы АИС в ООД УУМ необходимо, в первую
очередь, наличие соответствующего технического обеспечения, отвечающего
требованиям современных систем электронного делопроизводства. Такое
техническое обеспечение в ООД УУМ практически полностью отсутствует, что
значительно затрудняет внедрение АИС в ООД УУМ.

Деятельность ООД УУМ будет эффективной только при наличии общей
информационной системы, объединяющей процессы приема, регистрации,
разрешения и контроля поступающей информации о преступлениях. Создание и
внедрение комплексной системы управления документооборотом ООД УУМ
позволяет перейти на качественно новый уровень эффективности работы с
документами.

2.6 Анализ направлений совершенствования системы документооборота ООД
УУМ

Рациональная организация системы документооборота ООД УУМ требует
решения, на наш взгляд, трех задач в соответствии с рисунком 31.

Первой задачей является совершенствование существующих в ООД УУМ порядка
документирования документов и организации работы с ними: разработка
рациональных схем движения документов, оптимизация процедур подготовки и
оформления документации, упорядочения документационной нагрузки во
времени с целью более равномерного ее распределения и др. Именно в
неэффективной организации документооборота ООД УУМ кроется
несвоевременность принятия УУМ решений, отправки ответов заявителям,
посылки запросов, неэффективное и неоперативное проведение совещаний и
т.д.

Вторая задача, решаемая при организации системы документооборота ООД УУМ
– это разработка должностной инструкции для каждого работника ООД УУМ,
определяющей порядок документирования документов и организации работы с
ними в ООД УУМ, наличие которой, если она составлена качественно,
гарантирует порядок и оперативность в информационно-документационном
обеспечении деятельности ООД УУМ. Решение организационных задач
подразумевает совокупность приказов и распоряжений начальника РОВД,
определяющих порядок движения документов в ООД УУМ и организации работы
с ними, создание должностных инструкций для УУМ, регламентирующих данный
порядок движения документов в ООД УУМ.

Третья задача, решаемая при организации системы документооборота ООД УУМ
на современном этапе – это внедрение компьютерных технологий и их
постоянная модернизация. Повышение эффективности системы
документооборота ООД УУМ может быть достигнуто за счет механизации и
автоматизации выполнения наиболее трудоемких процессов деятельности УУМ.
Компьютеризация операций составления и обработки документов в ООД УУМ
является важным современным средством совершенствование документооборота
ООД УУМ. Решение технических задач подразумевает разработку
специализированного программного обеспечения ООД УУМ, оснащение ООД УУМ
современной компьютерной техникой, объединенной в локальные
вычислительные сети, обеспечение эффективной бесперебойной связи между
УПМ.

Наибольший эффект достигается при комплексном, взаимосвязанном и
гармоничном развитии всех этих направлений. Таким образом, повышение
качества работы ООД УУМ в современных условиях невозможно без
комплексного решения организационных, кадровых, методических задач,
применения перспективных средств вычислительной техники и программных
продуктов, разработанных с использованием современных технологий. От
этого зависит эффективность борьбы с различными видами преступности,
предупреждение правонарушений, ускорение раскрытия преступлений, как на
территории административного участка, района, так и всего города в
целом.

3 Мероприятия по совершенствованию системы документооборота ООД УУМ МОБ
Ленинского РОВД

3.1 Совершенствование организации документооборота ООД УУМ

Разработка рациональных схем движения документов. В ходе анализа
движения документов в ООД УУМ было выявлено, что на этапе от первичной
обработки до поступления на исполнение документы движение документов в
ООД УУМ проходит последовательно от начальника РОВД к начальнику МОБ и
начальнику ООД УУМ, затем Ст.УУМ и УПМ, на этапе от принятия УУМ решения
до отправки заявителю и сдачи в архив движение документов в ООД УУМ
проходит от УУМ к начальнику РОВД. Среди этапов движения как входящих,
так и исходящих документов ООД УУМ значительное время занимает
рассмотрение документа руководством РОВД. «Ожидание» рассмотрения
документов руководством РОВД, которые в силу занятости или
информационной перегрузки не успевают регулировать направление
документов, увеличивает сроки прохождения документов. Таким образом,
существующая в ООД УУМ технология работы с документами вызывает
длительную задержку процесса исполнения – принятия УУМ решения по
сообщению, поступившему от заявителя.

Оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому
маршруту с наименьшими затратами времени позволит наиболее эффективно
организовать документооборот в ООД УУМ.

При применении в работе методики предварительного рассмотрения
документов входящих и исходящих документов УУМ выявляет документацию по
принципиальным вопросам деятельности, имеющие важное значение в связи со
сложившейся ситуацией, требующие координации работы УПМ и т.д.

Основным критерием, влияющим на движение документов к УУМ, является
содержание документа, поэтому УУМ должен иметь четкие представления о
порядке рассмотрения и разрешения сообщений о преступлениях. В связи с
этим к УУМ предъявляются такие требования, как высокая квалификация,
достаточный стаж работы, знание законов, доверие к ним руководителя.

Назначение процедуры предварительного рассмотрения документов – в
освобождении руководителя РОВД от просмотра всего объема документов,
среди которых имеется типовая документация, не требующая его
компетенции, не имеющая принципиального характера. Рассмотрение
документов руководителем РОВД организуется в этом случае более
рационально – к нему попадают документы, которые имеют принципиально
важное значение.

Предварительное рассмотрение ликвидирует «узкие» места в движении
входящего и исходящего документопотока, скопление документов на столе
руководителя, предотвращает увеличение сроков рассмотрения и возможные
срывы принятия УУМ решения в необходимые сроки.

Предварительное рассмотрение проводится непосредственно после первичной
обработки документов и значительно ускоряет движение документов, так как
существенная часть их передается в УПМ, минуя рассмотрение у
руководителя. Отобранный массив документов «спускается» на следующий
уровень управленческой структуры, то есть документы попадают к
исполнителю уже в день их поступления в РОВД. УУМ может непосредственно
приступить к процессу исполнения документа, принятия решения по
сообщению.

Таким образом, технологическая цепочка движения и обработки входящих
документов в ООД УУМ состоит из следующих этапов:

– приема сообщений о преступлениях;

– регистрации сообщении о преступлениях;

– принятия решения УУМ.

Предлагаемый к практической реализации в ООД УУМ порядок движения
входящих документов представлен на разработанной оперограмме движения
входящих документов в соответствии с рисунком 32.

Разработанная оперограмма движения исходящих документов в соответствии с
рисунком 33 показывает, что после принятия решения УУМ непосредственно
отправляет документ заявителю и сдает материал в архив. Таким образом,
предлагаемый к практической реализации в ООД УУМ процесс исходящих
документов складывается из принятия решения, отправки документа
заявителю и сдачи материала в архив.

На оперограммах наглядно видны затраты времени на операции и весь путь
прохождения документа. В таблице 6 приведен сравнительный анализ затрат
времени на путь прохождения документов.

Таблица 6- Сравнительный анализ затрат времени на путь прохождения
документов

Процесс движения документов в ООД УУМ Затраты времени,
чел/часСуществующийРазработанныйВсего44,21,1Время обработки входящих
документов310,5Время обработки исходящих документов13,20,6

Как видно из таблицы 6, время обработки входящих документов сократилось
на 30,5 часов, время обработки исходящих документов – на 12,6 часов. В
целом время прохождения документа от приема до отправки сократилось на
43,1 час в соответствии с рисунком 34.

Таким образом, вышеизложенная схема перемещения документа в процессе его
жизненного цикла позволит обеспечить своевременность принятия УУМ
решения по поступившему сообщению, оперативность обработки поступившей
информации, определения обстоятельств расследуемого дела, сокращение
самого процесса исполнения документа, достижения высоких показателей
раскрываемости преступлений.

По сути дела, рациональная организация работы УУМ с документами
обеспечивает повышение эффективности организации работы УУМ в целом,
приводит к экономии рабочего времени или освобождению его для
рассмотрения других материалов. Это особенно необходимо для оперативного
выполнения срочного задания руководства РОВД. На практике это означает
полную осведомленность УУМ о состоянии криминальной обстановки на
территории участка, рациональное использование времени для повышения
квалификации, обмена опытом с коллегами, прием граждан и пр.

Итак, эффективно организовать документооборот в ООД УУМ позволит
оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому
маршруту с наименьшими затратами времени.

Разработка унифицированных форм документов. Упорядочение процессов
документирования ООД УУМ помимо соблюдения процедур составления
документов включает в себя также и определенные требования к их
изготовлению, что обеспечивает единый стиль их оформления.

В ходе проведенного анализа было выявлено, что в процессе организации
документирования ООД УУМ нарушаются основные требования к составлению и
оформлению документов, являющиеся обязательными для исполнения и
предписывающиеся законами и актами государственного управления.

Оптимизацию процедур подготовки и оформления документации, применяемой в
ООД УУМ, упорядочения документационной нагрузки во времени с целью более
равномерного ее распределения относят к числу способов, позволяющих
эффективно совершенствовать технологию документооборота в ООД УУМ, и
связывают с разработкой унифицированных требований к текстам документов.

Под унификацией документов в ООД УУМ понимается их приведение к
единообразию на основе установления рационального количества их форм и
типизации построения. Основная цель унификации документов, применяемых в
деятельности ООД УУМ, заключается в создании стабильных комплексов
документов, содержащих необходимую и достаточную информацию для
эффективного принятия решения по поступившим сообщениям о преступлениях
как в традиционных условиях, так и в условиях использования новых
информационных технологий, при минимальных затратах средств на сбор,
обработку, передачу и хранение данных.

Как правило, в процессе принятия решения по поступившему сообщению о
преступлении создается от 5 до 15 документов. Каждая форма документа
сопровождается сопутствующими документами, собранными в процессе
проверки фактов, изложенных в сообщении, рассмотрения обстоятельств дела
и т.п.

Комплекс документов, содержащих необходимую и достаточную информацию для
эффективного принятия решения по поступившим сообщениям о преступлениях,
в зависимости от обстоятельств дела, может принимать немыслимые размеры.

При унификации документов, применяемых в деятельности ООД УУМ, из
документальных цепочек изымаются лишние звенья, документы, не
соответствующие требованиям сегодняшнего дня и создаваемые просто по
привычке. Применяемые однотипные формы документов заменяются единой
унифицированной формой документа в соответствии с рисунком 35.

В таблице 7 проведен анализ относительного количества документов,
применяемых в деятельности ООД УУМ, после унификации.

Таблица 7 – Относительное количество документов, образующихся в процессе
решения

РешениеКоличество

решений

за месяцКоличество

документов,

образующихся

в процессе

принятия

решенияКоличество

документов

за месяцКоличество

документов

за месяц

после

унификации документовО возбуждении уголовного дела414564Об отказе в
возбуждении уголовного дела17813617О перерегистрации в КУС (при
обнаружении признаков преступления)910909О приобщении материалов
проверки при отсутствии признаков правонарушения в специальное
номенклатурное дело38622838О передаче сообщения по
подследственности1758517

Из рисунка 36 наглядно видно, что количество документов, образующихся в
процессе принятия решения по поступившему сообщению о преступлении,
после унификации сократится в 7 раз.

Унифицированная форма документа (таблица 8) должна быть удобна для
заполнения и чтения, содержать достаточно места для размещения нужной
информации. Реальные возможности повышения качества документов и
сокращения объемов текстов заключаются в следующем:

– уменьшение различных преамбул, не несущих полезной информации
(особенно это положение относится к решениям, где констатирующая часть в
ряде случаев является либо дословным воспроизведением обстоятельств либо
чем-то вроде краткого отчета или перечисления фактов);

– применение унифицированных текстов, четкая структура, ясность
формулировок, реальность сроков исполнения.

В документе может указываться: название формы документа, номер и дата
регистрации в КУС или ЖУИ, адресование, срок исполнения, краткая
преамбула принятия решения, примечание, номер и дата регистрации в
Журнале учета отказных материалов или КУС, номер и дата проверки, дата
сдачи в архив, срок хранения, дата заполнения, должность, звание, Ф.И.О
и подпись УУМ. Могут быть внесены и другие графы, например, особые
сведения и др.

Ежегодно унифицированная форма пересматривается, в нее вносятся
соответствующие коррективы, отражающие изменения в законодательстве РФ,
функциях и задачах ООД УУМ.

Таблица 8 – Структура разработанной унифицированной формы документа

Заголовочная частьНаименование документаНомер и дата регистрации в КУС
или ЖУИАдресованиеСрок исполнения Содержательная частьКраткая преамбула
принятия решенияПримечаниеИнформационная частьНомер и дата регистрации в
Журнале учета отказных материалов или КУС

Номер и дата проверки

Дата сдачи в архив

Срок храненияОформляющая частьДата заполнения Должность, звание, Ф.И.О и
подпись УУМ

Разработанная унифицированная форма документа графически изображена на
рисунке 37.

Как наглядно видно из рисунка 37, разработанная унифицированная форма
документа характеризуется стандартной формой построения, возможностью
приспособления к автоматизированной обработке, минимизацией показателей,
исключением дублирования, включением всех необходимых для принятия
решений показателей.

Таким образом, унификация документов, применяемых в деятельности ООД
УУМ, внедрение и использование разработанной унифицированной формы
документа в делопроизводственный цикл ООД УУМ позволяет перейти на
качественно новый уровень эффективности работы УУМ с документами,
упорядочить образование документов и тем самым сократить объем
документооборота ООД УУМ, способствуя возможности использования менее
квалифицированных работников и высвобождение значительного количества
УУМ с более высокой квалификацией для организации профилактической и
иной работы с гражданами.

3.2 Проектирование должностной инструкции для УУМ

Совершенствование организации документооборота ООД УУМ предполагает
введения должности секретаря ООД УУМ. Однако, поскольку работу с
входящими и исходящими документами осуществляют в основном УУМ,
обладающие оперативной информацией о состоянии исполнения конкретного
документа, эту функцию следует поручить именно УУМ. Исходя из этого,
необходимо разработать нормативный документ – должностную инструкцию для
УУМ по ведению делопроизводства в ООД УУМ – для того, чтобы очертить
круг его обязанностей, обеспечить права, установить взаимоотношения,
взаимозаменяемость с другими работниками в случае отсутствия или в связи
с временной перегрузкой.

Проектируемая должностная инструкция для УУМ разрабатывается исходя из
задач и функций, возложенных на ООД УУМ в соответствии с его штатным
расписанием. Разрабатываемая должностная инструкция для УУМ составлена
по каждой штатной должности ООД УУМ, носит обезличенный характер, и
объявляется сотруднику под расписку при заключении трудового договора, в
том числе при перемещении на другую должность, а также при временном
исполнении обязанностей по должности.

В должностной инструкции для УУМ указывают наименование ООД УУМ,
конкретной должности, звания, реквизиты согласования и утверждения.

Текст разрабатываемой должностной инструкции для УУМ состоит из
следующих разделов:

I. Общие положения.

II. Прием сообщений о преступлениях и иной информации

III. Регистрация сообщений о преступлениях и иной информации

IV. Разрешение сообщений о преступлениях и иной информации

V. Контроль за соблюдением порядка приема, регистрации и разрешения
сообщений о преступлениях и иной информации. Сроки хранения документов.

Разрабатываемая должностная инструкция для УУМ должна быть согласована с
юридическим отделом РОВД. Согласованную и утвержденную должностную
инструкцию для УУМ заверяют гербовой печатью РОВД и хранят в отделе
кадров РОВД в соответствии с установленным порядком ведения
делопроизводства в РОВД.

Должностная инструкция для УУМ вступает в силу с момента ее утверждения
начальником РОВД и действует до ее замены новой должностной инструкцией.

Требования должностной инструкции для УУМ являются обязательными для
УУМ, работающего в данной должности, с момента его ознакомления с
инструкцией под расписку и до перемещения на другую должность или
увольнения с предприятия.

Таким образом, содержание разрабатываемой должностной инструкции для УУМ
охватывает весь делопроизводственный процесс ООД УУМ. Сотрудник ООД УУМ
при работе с документами сможет руководствоваться конкретными и четкими
требованиями и рекомендациями по осуществлению каждой
делопроизводственной операции.

Разрабатываемая должностная инструкция для УУМ – правовой акт,
устанавливающий и регулирующий организационные стороны деятельности УУМ,
составляющих персонал ООД УУМ.

Целями разработки должностной инструкции для УУМ являются:

– создание организационно-правовой основы служебной деятельности УУМ;

– повышение ответственности УУМ за результаты его деятельности,
осуществляемой на основании трудового договора;

– обеспечение объективности при аттестации УУМ, его поощрении и при
наложении на него дисциплинарного взыскания.

Значение должностной инструкции для УУМ как организационного документа
заключается в том, что она закрепляет правовой статус и место УУМ в
системе ООД УУМ, определяет его задачи, функции, права и обязанности,
позволяет обоснованно оценить результаты деятельности, является правовой
основой для аттестации работника, устанавливает организационные основы
работы с документооборотом.

Знание правил современного документирования деятельности, организации
работы с документами поможет УУМ работать результативнее, сосредоточив
основное внимание на решении поставленных задач.

Разработанная должностная инструкция для УУМ по ведению делопроизводства
в ООД УУМ, представлена в приложении Д.

3.3 Внедрение и адаптация комплексной автоматизации ООД УУМ

Совершенствование организации документооборота ООД УУМ подразумевает
комплексную автоматизацию ООД УУМ, то есть создание компьютеризированной
системы управления ООД УУМ. Для этого необходима единая интегрированная
база данных, локальная вычислительная сеть и соответствующим образом
оборудованные автоматизированные рабочие места (АРМ) для каждого из УУМ.

Таким образом, проектирование комплексной автоматизации ООД УУМ включает
в себя разработку специализированного программного обеспечения ООД УУМ,
оснащение ООД УУМ современной компьютерной техникой, объединенной в
локальные вычислительные сети, обеспечение эффективной бесперебойной
связи между УПМ в соответствии с рисунком 38.

Для быстрой и эффективной работы АИС в ООД УУМ необходимо наличие
соответствующего технического обеспечения, отвечающего требованиям
современных систем электронного делопроизводства.

Синтез АРМ, выбор его конфигурации и оборудования для реальных видов
экономической и управленческой работы носят конкретный характер,
диктуемый специализацией, поставленными целями, объемами работы. Однако
любая конфигурация АРМ должна отвечать общим требованиям в отношении
организации информационного, технического, программного обеспечения АРМ,
которые обеспечат быстрое и эффективное внедрение АИС в ООД УУМ (таблица
9).

Таблица 9 – Характеристики АРМ При выборе технических средств АРМ были
использованы прайс-листы поставщиков компьютерной техники на
астраханский рынок

Назначение Описание Сервер2.66GHz процессор Pentium4 (512k,533MHz)
Socket478 boxMB Socket478 GB 8SIMLH-P
(mATX,2DDR,SB,SVGA,LAN,U2.0)oemDIMM 512Mb DDR SDRAM M.Tec
(PC3200,CL2.5)HDD 80000 Mb IDE WESTERN DIGITAL U-ATA100 7200rFDD 3.5”
SONYCD DRIVE IDE 52x TEAC “CD-552E” oemКорпус MIDITOWER MARATHON II
MI-160 ATX 2,03 300wУстройство охлаждения HDD “HD-2” (2
вентилятора)Клавиатура Genius Easy Touch “KB-10″ PS/2 + мышь NetScroll+
PSКоврик для мыши с картинкой17″Roverscan 115GS, FST /0.28 /[email protected]
/”95Сетевой фильтр на 5 розеток DIGITEX (1,8 м)Powercom back ups
425vaРабочие места (8)

имеют

одинаковую

конфигурацию1700MHz процессор Celeron (128k,box) Socket478MB Socket478
GB 8SIMLH-P (mATX,2DDR,SB,SVGA,LAN,U2.0)oemDIMM 256Mb DDR SDRAM M.Tec
(PC2100,266MHz,CL2.5)HDD 40000 Mb IDE WESTERN DIGITAL ATA100 5600rpmFDD
3.5” SONYCD DRIVE IDE 52x TEAC “CD-552E” oemКорпус MIDITOWER MARATHON II
MI-160 ATX 2,03 250wУстройство охлаждения HDD “HD-2” (2
вентилятора)Клавиатура Genius Easy Touch “KB-10″ PS/2 + мышь NetScroll+
PSКоврик для мыши с картинкой17” LG “Flatron F700B” LR MPRII TCO’99 NI D
OSDСетевой фильтр на 5 розеток DIGITEX (1,8 м)Powercom back ups 425va

Однако автономные компьютеры на рабочих местах УУМ или даже небольшие
сети в УПМ принципиально не решают характерных для ООД УУМ проблем
документооборота, фактически они просто заменяют способ ведения
картотеки или журнала. Принципиальным же решением является компьютерная
сеть, связывающая компьютеры на рабочих местах в УПМ. В этом случае
сведения о работе документами, вводимые с рабочих мест в УПМ, могут
автоматически собираться и накапливаться на сервере сети, формируя базу
данных о состоянии и истории документооборота ООД УУМ.

Внедрение и использование топологии сети типа «звезда» при
проектировании компьютерной сети ООД УУМ позволит обмениваться данными
между УПМ с наименьшими потерями времени в соответствии с рисунком 39..
При соединении звездой сеть очень устойчива к повреждениям. При
повреждении одного из соединений от сети отключается только один
компьютер. Кроме того, эта схема соединения позволяет создавать сложные
разветвленные сети.

Чем большее число рабочих мест, связанных с обработкой документов,
охватывает такая система, тем эффективнее осуществляется управление.
Желательно, чтобы система доходила до каждого УПМ МОБ РОВД.

Рабочее место нельзя рассматривать узко специализированно – только
решение задач учета информации о преступлениях, помимо этого необходимо
решать множество задач подготовки деловой документации, ведения архива,
текущего обслуживания компьютера и т. п. Эти задачи поможет решить
базовое программное обеспечение. Кроме того, в отдельных случаях
требуются средства для разработки собственных программ-приложений
(инструментальных средств). Поэтому в общей совокупности программное
обеспечение АРМ УУМ представляет собой достаточно большой комплекс
программ, который укрупненно можно на следующие группы и подгруппы.

– Операционные системы и оболочки.

– Инструментальные средства.

– Прикладное программное обеспечение, которое подразделяется, в свою
очередь, на общесистемное и проблемно-ориентированное обеспечение

Операционные системы подразделяются на однопользовательские
(преимущественно для домашнего использования) и многопользовательские,
предназначенные для работы компьютера в офисной сети. Поэтому выбор ОС
для АРМ специалиста не представляет особого труда: это должна быть
современная система, совместимая с ОС сервера предприятия, а именно,
операционная система Microsoft Windows XP.

Windows XP имеет высокий уровень защиты, она облегчает администратору
сети управление защитой, в частности, он может контролировать круг
пользователей, имеющих права доступа к сетевым ресурсам: файлам,
каталогам, принтерам, программам-приложениям и т.д. Причем правами на
каждый ресурс и правами для каждого пользователя можно управлять
централизованно. Учетные записи пользователей хранятся централизованно
(на сервере) в зашифрованном виде, что препятствует обнаружению пароля
каждого пользователя как при его передаче в сети, так и при попытке
несанкционированного просмотра параметров регистрации.

Любой пользователь также, создав свой документ, может определить права
доступа к нему для других пользователей сети в соответствии с рисунком
40.

Можно установить для пользователя индивидуальный набор прав, выбирая их
из заданного перечня (полный доступ, изменить, чтение и выполнение,
чтение, запись).

На более глубоком уровне Windows ХР защищает данные, хранящиеся в
физической памяти компьютера, предоставляя к ним доступ только тем
программам, которые имеют на это право. Никакая программа не может
«подсмотреть» информацию, которой оперирует в данный момент другая
программа. [12]

Не маловажным является тот факт, под эту операционную систему можно
установить множество прикладных программных продуктов, в том числе
Microsoft Office XP (включающий Microsoft Access, Microsoft Excel,
Microsoft Word, Microsoft Power Point, Microsoft Outlook Express).

Из инструментальных средств представлены: программа архивирования данных
WinRar 3,0, программа защиты от вирусов Kaspersky Antivirus, комплект
поставки Консультант Плюс, отражающий изменения в законодательстве РФ.

Разработанное программное обеспечение АРМ УУМ представлено в таблице 10.

Таблица 10 – Программное обеспечение АРМ УУМ

№п/пНаименование программного продуктаСтоимость, руб.1MS Windows XP
Professional Russian OEM (SP1)70172MS Office SB XP Win32 Russian OEM
(SP2)53943Антивирус Касперского OEM Lite69364Программа архивирования
данных WinRar 3.09865Комплект поставки Консультант Плюс1100Итого21433

Все программы специального программного обеспечения конкретной АСУ
должны быть совместимы как между собой, так и с ее общим программным
обеспечением.

Эффективность деятельности ООД УУМ зависит в первую очередь от
разработки специализированного программного обеспечения ООД УУМ.
Деятельность ООД УУМ будет эффективной только при наличии общей
информационной системы, объединяющей процессы приема, регистрации,
разрешения и контроля поступающей информации о преступлениях. Создание и
внедрение комплексной системы управления документооборотом ООД УУМ
позволяет перейти на качественно новый уровень эффективности работы с
документами.

На российском рынке представлен довольно широкий выбор отечественных
разработок программных комплексов. В настоящее время наибольшую
известность в России получили следующие системы электронного
документооборота: Lotus Notes, Docs Open, БОСС-Референт, LanDocs,
Documentum, StaffWare, Дело, Евфрат-Документооборот и ряд других систем.
[20]

Однако внедрение данных программных продуктов в документооборот ООД УУМ
в настоящий момент представляется достаточно сложной задачей, причиной
тому служат сложность и комплексность данной задачи и, как следствие,
множественность подходов к решению этой проблемы и отсутствие
общепринятых стандартов в данной области. Помимо этого, решения в данной
области достаточно дорогостоящие. Эти факторы послужили основанием
внедрения в документооборот программы собственной разработки – БД
«Участковый».

В таблице 11. проведен сравнительный анализ преимуществ программы
авторской разработки с системами документооборота.

Таблица 11 – Сравнительный анализ преимуществ программы собственной
разработки

Преимущества Авторская разработкаГотовые программные продуктыПростота
внедренияОсуществление настройки и внедрения без привлечения
специалистов разработчикаНастройки и внедрение чаще всего осуществляются
разработчиком системИспользование собственных разработокВсе
технологические и функциональные компоненты собственной
разработкиОграничены возможностями базового ПО разработки или
дополнительных модулей, поставляемых сторонними
разработчикамиПривлекательная стоимость внедренияБесплатноСтоимость
складывается из стоимости базовых модулей, дополнительных модулей, ПО
сторонних разработчиков, услуг по внедрению

Разработку информационного обеспечения АРМ проведем на базе системы
управления базами данных (СУБД) Access XP из состава выбранного
интегрированного пакета Microsoft Office XP. СУБД Access предназначена
для разработки баз данных реляционного типа для локального их
использования на персональных компьютерах и для работы с этими базами.

Разрабатываемая система является автоматизированной информационной
системой «Участковый» и решает задачу автоматизации основных операций в
деятельности УУМ.

При оформлении УПМ в БД вносится вся информация о нем, которая включает:

– номер УПМ;

– адрес УПМ;

– телефон УПМ.

УУМ может просмотреть список УПМ, после чего он имеет возможность
отредактировать данные выбранного УПМ либо совсем удалить его из
системы.

Справочник УПМ хранится в таблице Справочник УПМ, структура и правила
поддержки целостности данных которой приводятся в таблице 12.

Таблица 12 – Участковые пункты милиции

Наименование реквизитаТип данныхОписаниеНомер УПМЧисловойНомер
УПМАдресТекстовыйАдрес УПМТелефонЧисловойТелефон УПМ

При создании новой записи о сотруднике ООД УУМ в БД вносится вся
информация о нем, которая включает:

– табельный номер;

– фамилия, имя, отчество УУМ;

– должность УУМ;

– звание УУМ;

– номер УПМ.

Пользователь впоследствии может просмотреть список УУМ, после чего он
имеет возможность отредактировать данные выбранного УУМ либо совсем
удалить его из системы.

Справочник личного состава УУМ хранится в таблице Личный состав УУМ,
структура и правила поддержки целостности данных которой приводятся в
таблице 13.

Таблица 13 – Личный состав УУМ

Наименование реквизитаТип данныхОписаниеТабельный номерТекстовыйНомер
удостоверенияФИОТекстовыйФамилия, имя, отчество УУМЗваниеТекстовыйЗвание
УУМДолжностьТекстовыйЗанимаемая УУМ должностьНомер
УПМЧисловойПринадлежность к УПМ

При регистрации новой записи о сообщении и решении по данному сообщению
в БД вносится вся информация о них, которая включает:

– табельный номер УУМ, регистрирующего поступившее сообщение;

– классификация сообщения (КУС или ЖУИ);

– номер и дата регистрации сообщения;

– фамилия, имя, отчество заявителя;

– адрес и телефон заявителя;

– краткая фабула дела;

– код решения по поступившему сообщению;

– номер регистрации решения.

УУМ может просмотреть список сообщений, после чего он имеет возможность
отредактировать данные выбранного сообщения либо совсем удалить его из
системы.

Данные о регистрации сообщений хранятся в таблице Регистрация сообщений,
структура и правила поддержки целостности данных которой приводятся в
таблице 14.

Таблица 14 – Регистрация сообщений

Наименование реквизитаТип данныхОписаниеТабельный номерЧисловойУУМ при
исполненииКод регистрацииТекстовыйКлассификация сообщенияНомер
регистрацииЧисловойНомер регистрации сообщенияДатаДата/ВремяДата
регистрацииЗаявительТекстовыйФИО заявителяДата рожденияДата/ВремяДата
рождения заявителяАдресТекстовыйАдрес заявителяКраткая фабула
делаТекстовыйСодержание заявленияНомер решенияЧисловойНомер регистрации
решенияКод решенияТекстовыйКлассификация решения

Входными документами в разрабатываемой системе являются:

– данные об УУМ;

– данные об УПМ;

– данные о регистрации сообщений и разрешении сообщений.

Выходными документами в разрабатываемой системе являются:

– рапорт об обнаружении признаков преступления;

– постановление об отказе в возбуждении уголовного дела;

– постановление о передаче сообщения по последственности;

– постановление о перерегистрации в КУС при обнаружении признаков
преступления;

– определение об отказе в возбуждении дела об административном
правонарушении.

Данные отчеты могут быть выведены на экран для предварительного
просмотра или на печать на листах формата А4.

После запуска программы на экране появляется главная кнопочная форма
«Участковый» в соответствии с рисунком 41.

Описания логики интерфейсов приводятся в приложении Ж.

Данная база данных, предназначенная для УУМ, одобрена руководством РОВД,
нашла применение и используется в ООД УУМ для решения задач в реальных
условиях. Благодаря тому, что программа является универсальной и
доступной для пользователя, овладение продуктом является простым делом.
Для работы с программным продуктом используется простой, интуитивно
понятный интерфейс. Последовательность работы с объектами формы
определяется доступностью командных кнопок.

Использование разработанной системы управления документооборотом в ООД
УУМ в реальных условиях привело к улучшению ряда показателей:

– вводится унифицированная, формализованная и строго регламентированная
технология делопроизводства;

– появляется возможность ответить на любой вопрос по документам и
исполнителям, осуществлять анализ и управление документационной
деятельностью;

– уменьшается зависимость организации от персонала как физического
носителя технологических знаний и правил работы с документами;

– создаются условия для резкого ускорения прохождения документов,
особенно при организации электронного документооборота.

– минимизируется трудоемкость делопроизводственных операций в несколько
раз.

4 Обоснование экономической эффективности проекта

Задачей проекта является проектирование автоматизированной системы
управления документооборотом Отдела организации деятельности участковых
уполномоченных милиции Ленинского РОВД.

Результатом проекта является снижение трудоемкости, сокращение объема
документооборота, повышение достоверности и качества входящей и
исходящей информации.

В качестве исходных данных для расчета экономической эффективности от
проекта используем существующие показатели деятельности ООД УУМ, в
направлении которых предполагается достижение качественных и
количественных изменений (таблица 15).

Таблица 15 – Трудоемкость выполняемых операций до внедрения СЭД

В?олня?ая

??а?яС??? ??я ????ия (?н.)Ч?? УУМС??? ???я?? ????? ??лня?? ????С????
???ы ???и (?л/?)Р????ия ??я?? ?ку??а30332003Р????ия ?????о
?ку??а3012301Р????ия ??дя?? ?к?ен?30331002Р????? ????а ?
??люциям50332005П????а ?по?х ???в12085013П?? ????? ? ????м
??бу?м2014501П?? ????? ? ?????м ??бу?м12011204П????а ????
?ку??а1803320018С?????е ???? ?ку??а2403320024В??а ?????й о ?и???? ??а
????ия ???н?60810013П???а ????а ? ????? ?и ????е?я1803320018П??????е
????о ?к??? в э???н?й ?д3017501Анализ затрат времени на выполнение
операций после внедрения системы электронного документооборота
представлен в таблице 16.

Таблица 16 – Трудоемкость выполняемых операций после внедрения СЭД

В?олня?ая

??а?яС??? ??я ????ия (?н)Ч?? УУМЕж??я?? ????? ???я?? ????С???? за??ы
???и (в ?л/?)Р????ия ??я?? ?ку?н?10172002Р????ия ?????о
?ку??а561002Р????ия ??дя?? ???н?5171001Р????? ????а ?
??люциям5171001П????а ?по?х ???в5451П?? ????? ? ???н? ??бу?м17501П??
????? ? ???с?? ??бу?м56151П????а ???? ?ку?н?2017101С?????е ????
?ку?н?1517501В??а ?????й о ?????е ??а ????ия ?ку??а143002П???а ????а ?
??л??е ?и ????е?я5173002П??????е ????о ????а в э???н?й ?д292001

Таблица 17 – Затраты времени на выполнение операций до и после внедрения
СЭД

С??р?е ???ы ?е?? ? ????? ????К???т?, (?л/??)До ????я ???ы э??р???
??????ро?, ЗВ1103П?? ????я ???ы э?????о ??????ро?, ЗВ216

Как видно из таблицы 17, суммарные затраты времени на выполнение
операций до внедрения системы электронного документооборота составляют
103 дня, а суммарные затраты времени на выполнение операций после
внедрения СЭД составляет 16 дней.

Расчет трудоемкости выполнения операций до внедрения системы
электронного документооборота производится по формуле (1):

Т1 = ЗВ1 *количество операций*число сотрудников/480 (1),

где Т1 – трудоемкость выполнения операций до внедрения системы
электронного документооборота, дней;

ЗВ1 – суммарные затраты времени на выполнение операций до внедрения
системы электронного документооборота, чел/дней (ЗВ1=103 дня).

Т1 = 103 *17*50/480=182

Расчет трудоемкости выполнения операций после внедрения системы
электронного документооборота производится по формуле (2):

Т2 = ЗВ2 *количество операций*число сотрудников/480 (2),

где Т2 – трудоемкость выполнения операций после внедрения системы
электронного документооборота, дней;

ЗВ2 – суммарные затраты времени на выполнение операций после внедрения
системы электронного документооборота, чел/дней (ЗВ1=16 дней).

Т2 = 16 *9*200/480=60

Таким образом, в результате внедрения системы электронного
документооборота удается достичь снижения трудоемкости выполнения
операций на 122 дня (182-60=122).

Определим общую экономию средств от снижения трудоёмкости на выполнения
операций после внедрения системы электронного документооборота.

По формуле (3) определим, сколько стоит один час работы сотрудников ООД
УУМ, исходя из их месячных окладов.

Сч = О / Кч (3),

где Сч – стоимость часа работы;

О – месячный оклад;

Кч – количество часов в месяце (Кч=160 час).

По формуле (4) можно определить общую экономию средств от снижения
трудоёмкости.
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(4),

где Э – экономия от снижения трудоёмкости;

Т1 и Т2 – трудоёмкость операции до и после внедрения СЭД, дней,
(Т1-Т2=122);

n – число сотрудников в подразделении (n=33).

Результаты расчётов приведены в таблице 18.

Таблица 18 – Определение экономии от снижения трудоёмкости

ДолжностьОклад,

руб.

Число

УУМСредняя

зарплата

1 сотрудника,

руб.Стоимость

часа работы,

руб.Экономия от снижения

трудоёмкости,

руб.Начальник ООД УУМ1500011500093,7511438Ст.УУМ100008125062,57625УУМ,
майор98004326761,257473УУМ, капитан87003217554,3756634УУМ, старший
лейтенант770011770048,1255871УУМ, лейтенант74001430846,255643УУМ,
младший лейтенант63001630039,3754804Итого649003351425849486

Полученная сумма экономии (15414 руб.) составляет примерно 23% от суммы
окладов всех сотрудников этого подразделения.

Вычислим срок окупаемости АИС. При расчете стоимости необходимо
учитывать, что РОВД является государственным учреждением и находится на
финансировании местного и федерального бюджета, что обуславливает
предоставление скидок на приобретение операционной системы Microsoft
Windows XP и Microsoft Office XP. Учитывая это, определим срок
окупаемости.

Число АРМ в ООД УУМ составляет 8.

Стоимость 1 рабочего места определим по формуле (5):

Стоимость 1 рабочего места (руб.) = Стоимость обеспечения / 8 (5)

Стоимость 1 рабочего места составляет 49532/8=6192 руб.

Ежемесячные расходы до внедрения (руб.) вычисляются по формуле (6):

Ежемесячные расходы до внедрения = Средняя заработная плата 1
работника*Т1 (6)

Ежемесячные расходы после внедрения (руб.) вычисляются по формуле (6):

Ежемесячные расходы после внедрения = Средняя заработная плата 1
работника*Т2 (7)

Ежемесячная экономия (руб.) вычисляется по формуле (8):

Ежемесячная экономия = Ежемесячные расходы до внедрения – Ежемесячные
расходы после внедрения (8)

Затраты на автоматизацию (руб.) определим по формуле (9):

Затраты на автоматизацию = Стоимость 1 рабочего места (руб.) *8 (9)

Вычислим срок окупаемости (мес.) программы по формуле (10):

Срок окупаемости = Затраты на автоматизацию / Ежемесячная экономия (10)

Результаты расчетов приведены в таблице 19.

Таблица 19 – Расчет срока окупаемости программы

Показатель для расчетаРезультат расчетаСтоимость 1 рабочего места
(руб.)6192Средняя заработная плата 1 работника (руб.)58Ежемесячные
расходы до внедрения (руб.)10556Ежемесячные расходы после внедрения
(руб.)3480Ежемесячная экономия (руб.)7076Затраты на автоматизацию
(руб.)49532Срок окупаемости (в месяцах)7Как видно из таблицы 19, затраты
на внедрение электронного документооборота окупаются за семь месяцев
работы. Такие показатели могут быть достигнуты благодаря применению
современных информационных технологий.

Использование разработанной системы управления документооборотом в ООД
УУМ в реальных условиях приведет к улучшению ряда показателей:

– снижение трудоемкости работы с информацией и документами;

– уменьшение сроков подготовки отчетности;

– облегчение труда сотрудников;

– увеличение времени для интеллектуального труда;

– легкость освоения системы при работе со справочной информацией;

– достоверность обмена информацией.

Таким образом, данный проект экономически и социально выгоден. С
внедрением системы автоматизации сотрудниками технического отдела для
ООД УУМ сократится трудоёмкость операций, и в результате у сотрудников
ООД УУМ остаётся больше времени на стратегическое планирование своей
деятельности.

5 Безопасность жизнедеятельности и охрана окружающей среды

5.1 Введение

Персональный компьютер превратился в конторский инструмент, доступ к
которому получил не слишком подготовленный пользователь (современные
операционные системы это учитывают), а самым распространенным видом
деятельности стало считывание текстовой информации с дисплея, и ее набор
с использованием различных текстовых процессоров. Массовое
распространение ПК, при всех плюсах этого явления, не позволяет забывать
и о ряде отрицательных факторов, воздействующих на людей, проводящих
рабочий день перед дисплеем. Поэтому выявление, оценка влияния и
разработка мер по устранению или минимизации вредных воздействий,
сегодня приобрели еще большее значение, чем несколько лет назад.

Отрицательные факторы, воздействующие на пользователя ПК, можно
разделить на две группы. Первые связаны с психологическими и
физиологическими особенностями человека. Это монотонность работы
операторов при вводе текстов, эмоциональные перегрузки, стрессы из-за
вероятности как сбоев в системах, так и появления собственных ошибок,
перегрузки ряда систем организма (глаз, мышц кисти, предплечья, шеи и
спины). Немаловажен также и недостаток физической нагрузки на другие
части организма.

Факторы второй группы связаны с внешними условиями, в которых находится
во время работы пользователь: нарушение эргономических требований на
рабочем месте, дискомфортный микроклимат, различные излучения,
недостаточная освещенность рабочей поверхности и т.п. Сюда же относятся
факторы, связанные с особенностями конструкции устройств отображения
информации — ВТ. Очевидно, что все факторы взаимосвязаны, поэтому
необходим комплексный подход к рассмотрению их влияния на пользователя
ПК с учетом их взаимной корреляции. Существуют также и социальные
аспекты массового распространения ПК и компьютерных сетей.

Очевидно, невозможно создать систему, которая будет полностью
соответствовать всем требованиям безопасности и эргономики, но
реализовать максимум таких требований необходимо. Прежде всего,
необходимо обеспечить:

– защиту персонала от вредных и опасных факторов;

– защиту персонала от аварий, пожаров и взрывов;

– повышенную устойчивость функционирования системы.

Учитывая все вышеизложенное, было проведено исследование разрабатываемой
комплексной системы автоматизации документооборота ООД УУМ, и на основе
этого анализа и санитарных правил и норм были представлены на основе
санитарных правил и норм основные требования к техническому обеспечению
и помещению.

5.2 Разработка мероприятий по обеспечению безопасности труда

Обеспечение мер безопасности по электромагнитным излучениям

Монитор должен соответствовать стандарту ТСО-99,2002 защиты от
воздействия электрических и магнитных полей, а так же соответствовать
СанПиН 2.2.2./2.41340-30 по электромагнитному излучению и
электростатическому полю (таблица 20).

Таблица 20 – Допустимые значения параметров неионизирующих
электромагнитных излучений

Наименование параметровДопустимые

значенияНапряженность электромагнитного поля на расстоянии 50 см. Вокруг
ВДТ по электрической составляющей должна быть не более:

– в диапазоне частот 5 Гц – 2 кГц;

– в диапазоне частот 2 – 400 кГц

25В/М

2,5В/мПлотность магнитного потока должна быть не более:

– в диапазоне частот 5 Гц – 2 кГц;

– в диапазоне частот 2 – 400 кГц

250 нТл

25 нТлПоверхностный электростатический потенциал не должен превышать500
В

Для того чтобы снизить воздействие излучений и полей при работе с
монитором, необходимо поддерживать расстояние от монитора до
пользователя 450 – 700 мм. Схемы размещения рабочих мест должны
учитывать расстояния между рабочими столами с видеомониторами (в
направлении тыла поверхности одного видеомонитора и экрана другого
видеомонитора), которое должно быть не менее 2,0 м, а расстояние между
боковыми поверхностями видеомониторов – не менее 1,2 м. Также необходимо
поддерживать правильную организацию труда и отдыха. Согласно
рекомендациям НИИ гигиены труда и профзаболеваний АМН РФ рабочий день за
компьютером должен быть не более 6 часов, с дополнительными перерывами
по 3 минуты через каждые полчаса, а через 2 часа работы по 15 – 20
минут. [7]

Снижение нагрузки на глаза

Утомление зрения при работе с компьютером вызывается мерцанием,
дрожанием изображения на экране. Более всех страдают операторы,
занимающиеся выводом данных и считыванием текстовой информации, потому,
что чем мельче символ, тем больше нагрузка на зрение.

Возникновению зрительного утомления способствует использование
неблагоприятных цветовых сочетаний и неправильная организация освещения
в помещении. Яркое и неровное освещение вызывает нежелательные
отражения, блики на экране.

Монитор, используемый при работе, должен иметь гигиенический сертификат
и маркировку соответствия РосСтандарт. Конструкция монитора должна
обеспечивать возможность фронтального наблюдения экрана путем поворота
корпуса в горизонтальной плоскости вокруг вертикальной оси и в
вертикальной плоскости вокруг горизонтальной с фиксацией в заданном
положении. Корпуса монитора и системного блока должны быть