7
ОФОРМЛЕНИЕ И РЕГИСТРАЦИЯ ОТВЕТОВ.
КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ЗАМЕЧАНИЙ И ПРЕДЛОЖЕНИЙ
Cогласно п. 2.5.3 и 2.5.5 Декрета Президента Республики Беларусь от
14.01.2005 № 2 «О совершенствовании работы с населением» (далее –
Декрет) гражданину должно быть направлено уведомление при продлении
срока исполнения замечания или предложения, а в случае отказа в
удовлетворении замечания или предложения – отрицательный ответ с
мотивацией причин отказа.
Уведомление или отрицательный ответ оформляются в виде письма, которое
должно быть подготовлено и зарегистрировано в соответствии с
требованиями действующих нормативных актов по делопроизводству:
– Государственного стандарта Республики Беларусь (СТБ) 6.382004
«Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система
организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению
документов»;
– Инструкции по делопроизводству в государственных органах и
организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением
Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее –
Инструкция по делопроизводству).
Государственным стандартом установлено, что письменный ответ оформляется
на бланке для писем, реквизиты которого дублируются на двух языках
независимо от вида и формы собственности организации. Например:
Государственный герб
Республики Беларусь*
(товарный знак)Назва вышэйстаячай
арганізацыі
Назва арганiзацыі
Паштовы адрас
Камунiкацыйныя даныя
Камерцыйныя даныя
________________ № ____________
На № ___________ ад ____________Наименование вышестоящей
организации
Наименование организации
Почтовый адрес
Коммуникативные данные
Коммерческие данные
К письму составляется заголовок, кратко раскрывающий содержание
документа. Он формулируется при помощи существительного в предложном
падеже и отвечает на вопрос «о чем?»: «О продлении срока исполнения
предложения», «Об отказе в удовлетворении предложения» и т.п. Заголовок
к тексту пишется строчными буквами (кроме заглавной буквы «О»), не
отступая от границы левого поля, и помещается в письмах слева под
реквизитом «Ссылка на индекс и дату входящего документа».
В письме должен быть указан адресат. При адресовании письма частному
лицу (гражданину) вначале указываются фамилия и инициалы получателя
(гражданина), а затем – почтовый адрес. Например:
Линнику П.А.
ул. Кижеватова, д. 117, кв. 53
200000, г. Минск
Адресат в письмах располагается в правом верхнем углу рабочей площади
документа сразу под надписями бланка (на уровне реквизитов «Дата» и
«Индекс документа»). Печатается адресат от 4-го положения табулятора
(при оформлении на компьютере отступ составляет 80 мм).
Письмо должно быть подписано руководителем организации, индивидуальным
предпринимателем. Делегирование права подписи соответствующих документов
иным должностным лицам организации должно быть закреплено в локальном
правовом акте (как правило, в приказе).
Ниже подписи в левом нижнем углу письма оформляется отметка об
исполнителе. Она включает в себя фамилию должностного лица,
подготовившего письменный ответ, и номер его служебного телефона. Эта
отметка может быть дополнена иной информацией: индексом структурного
подразделения, в котором готовился документ, инициалами (для
машинисток), датой создания документа, названием файла. Например:
5 Новицкий 2000000
тн 10.05.2009 Предложение отвод.doc
Датой письма является дата его подписания. Она проставляется на
специально отведенном на бланке месте лицом, подписавшим письмо.
После подписания письмо подлежит регистрации. Положением о порядке
выдачи, регистрации, ведения и хранения книги замечаний и предложений,
утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от
16.03.2005 № 285 «О мерах по реализации Декрета Президента Республики
Беларусь от 14 января 2005 г. № 2 «О совершенствовании работы с
населением» и внесении изменений и дополнения в некоторые постановления
Совета Министров Республики Беларусь», не определен порядок регистрации
письменных ответов гражданам. Поэтому в зависимости от объема
документооборота и других факторов, определяющих порядок ведения
делопроизводства в организации, может быть выбрано несколько вариантов.
Вариант 1
Подпунктом 141.5 Инструкции по делопроизводству установлено, что
сведения о документахответах регистрируются на
регистрационно-контрольных карточках (РКК), на которых были
зарегистрированы соответствующие документызапросы. По принципу аналогии
регистрация ответов (уведомлений) гражданам на замечания или
предложения, внесенные в книгу, может осуществляться на тех страницах
книги, на которых зафиксированы сами замечания или предложения. Номер,
указанный в графе книги «Порядковый номер замечания и (или)
предложения», в этом случае будет являться исходящим порядковым номером
ответа.
Пример. Гражданином Линником П.А. в книгу внесено замечание под № 31. В
случае направления ему отрицательного ответа или уведомления о продлении
срока рассмотрения замечания номер ответа (уведомления) также будет 31.
Соответствующая запись будет сделана в графе «Отметка о направлении
ответа гражданину (дата и регистрационный номер ответа)».
Направлен ответ. Исх. № 31 от 11.06.2009.
или:
Направлено уведомление. Исх. № 31 от 11.06.2009.
Порядковый номер ответа (уведомления) может быть дополнен иными
поисковыми признаками: первой буквой фамилии заявителя, индексом дела по
номенклатуре дел, в которое будет подшито уведомление (отрицательный
ответ), и др.
Пример. № 59/31, где 5 – индекс структурного подразделения, в котором
ведется книга и дело с копиями письменных ответов гражданам, 9 – номер
дела по номенклатуре дел структурного подразделения, в котором будет
храниться копия письменного ответа, 31 – порядковый номер записи в
книге; № 59/31Л, где Л – первая буква фамилии гражданина.
В отличие от регистрационного индекса ответа на обращения граждан первую
букву фамилии заявителя целесообразно проставлять после порядкового
регистрационного номера.
Такой порядок удобен тем, что исключает ведение дополнительной
регистрационной формы в организации (у индивидуального предпринимателя)
для учета письменных ответов на замечания и предложения граждан,
вносимые в книгу.
Вариант 2
В организации, у индивидуального предпринимателя может быть заведена
отдельная регистрационная форма для учета письменных ответов
(уведомлений) на замечания и предложения граждан (журнал или РКК). В ней
целесообразно выделить следующие графы: «Индекс ответа (уведомления)»;
«Дата ответа (уведомления)»; «Фамилия, имя, отчество гражданина»; «Адрес
места жительства и (или) работы»; «Краткое содержание ответа». По
усмотрению организации данная регистрационная форма может быть дополнена
иными необходимыми графами. В этом случае регистрационные номера ответов
не будут совпадать с порядковыми номерами замечаний и предложений,
внесенных в книгу.
Пример. В книгу внесено замечание под № 31. Внесенные ранее замечания и
предложения под номерами 1–30 не требовали ответа гражданам, поэтому
ответ на замечание под № 31 в журнале или на РРК будет зарегистрирован
под № 1. Следующему ответу (уведомлению) будет присвоен № 2 независимо
от того, под каким порядковым номером замечание или предложение будет
записано в книге.
Вариант 3
Уведомления и отрицательные ответы на замечания или предложения граждан
могут регистрироваться в общей форме, применяемой в организации для
регистрации всех исходящих документов (РРК, журнале). В этом случае
регистрационный индекс наряду с порядковым номером ответа или
уведомления в обязательном порядке будет включать индекс дела по
номенклатуре дел, а также первую букву фамилии гражданина. Например, №
59/197Л. Добавление литеры к регистрационному индексу позволит
осуществлять оперативную выборку документов, связанных с рассмотрением
замечаний и предложений граждан, из общей массы зарегистрированных
исходящих документов.
Дата и индекс письменного ответа гражданину вносятся в графу книги
«Отметка о направлении ответа гражданину (дата и регистрационный номер
ответа)». Следует обратить внимание, что дата и индекс наряду с подписью
и наименованием организации, указанными на бланке, являются реквизитами,
придающими юридическую силу документу. Правильное их оформление будет
иметь большое значение в случае, если гражданин в соответствии с п. 2.6
Декрета будет обжаловать в установленном порядке отказ в рассмотрении по
существу изложенных в книге замечаний или предложений в вышестоящей
организации и (или) суде, а в отношении индивидуального
предпринимателя – в органе, его зарегистрировавшем, и (или) суде.
Первый экземпляр отрицательного ответа (уведомления), оформленный в
установленном порядке, направляется гражданину, в организации остается
его копия, которая должна быть заверена в установленном порядке с
проставлением соответствующей отметки. Отметка о заверении копии
включает в себя слово «Верно», личную подпись лица, заверившего копию, и
расшифровку подписи (должность и дату при заверении копий исходящих
документов допускается не указывать). Например:
Верно
Терина О.С.Терина
Оформляется отметка о заверении копии на последнем листе документа ниже
подписи.
В соответствии с п. 2.6 Декрета граждане имеют право знакомиться с
материалами проверок, использованными при рассмотрении их замечаний и
предложений. Переписку, связанную с получением необходимой информации
для решения вопроса об исполнении замечания или предложения, а также
иные документы, создаваемые в ходе рассмотрения замечания или
предложения, можно регистрировать в установленном порядке: в общих
регистрационных формах, принятых в организации для регистрации входящих,
исходящих и внутренних документов (журнал, РКК).
Регистрационные формы для учета направляемых в другие организации
(должностным лицам) запросов и ответов на них могут вестись и
непосредственно у лица, ответственного за ведение книги. В этом случае в
регистрационной форме для учета исходящих документов лицо, ответственное
за ведение книги, может регистрировать также и отрицательные ответы об
отказе в удовлетворении замечания или предложения, уведомления о
продлении срока исполнения.
Контроль за исполнением замечаний и предложений осуществляет, как
правило, лицо, ответственное за ведение книги замечаний и предложений.
При незначительном количестве замечаний и предложений, вносимых в книгу
(5–10 в год), ответственный за ведение книги может осуществлять контроль
путем регулярного полистного просмотра ее содержания.
При большом количестве замечаний и предложений осуществление контроля по
книге, в которую они вносятся в валовом порядке, а сроки исполнения
различаются, может оказаться затруднительным. Поэтому для этих целей
используются РКК, которые систематизируются в контрольной картотеке по
срокам исполнения, указанным в резолюциях руководителя. Если срок
исполнения в резолюции не указан, то он согласно установленным
требованиям не должен превышать 15 дней. При продлении срока исполнения
РКК переносится в соответствующий раздел картотеки согласно новому
сроку.
Для осуществления контроля могут использоваться также экземпляры копий
страниц книги, сделанные в процессе рассмотрения замечания или
предложения и оставшиеся у лица, ответственного за ведение книги. Они
группируются по датам исполнения так же, как РРК в контрольной
картотеке.
Контроль может осуществляться с помощью так называемого «Листа
контроля», в котором будут указаны порядковые номера записей предложений
или замечаний, даты записей, даты исполнения (при продлении срока
исполнения указывается новая дата), исполнители, отметки об исполнении.
В любом случае порядок осуществления контроля в организации должен быть
зафиксирован в соответствующем правовом акте.
Срок исполнения исчисляют в календарных днях, начиная с даты внесения
записи в книгу гражданином.
Лицо, ответственное за ведение книги, обязано за 2–3 дня до истечения
срока исполнения замечания или предложения предупреждать исполнителя о
приближении срока исполнения.
Если в резолюции указано несколько исполнителей, то ответственным
исполнителем является должностное лицо, указанное первым.
При направлении гражданину уведомления о продлении срока исполнения
замечания или предложения они с контроля не снимаются и считаются
исполненными только после вынесения окончательного решения, принятия
исчерпывающих мер и внесения сведений о результатах рассмотрения в
соответствующую графу книги.
Замечания и предложения снимаются с контроля в порядке, определенном
нормативными правовыми актами по делопроизводству. Снятие с контроля
осуществляется по указанию должностного лица, которым был установлен
срок исполнения соответствующего замечания или предложения. Данная
процедура может быть реализована несколькими путями, в зависимости от
того, какой порядок исполнения замечаний и предложений установлен в
организации.
Вариант 1
При использовании копии страницы книги исполнитель после рассмотрения
замечания или предложения и принятия по нему мер делает в своем
экземпляре копии соответствующую запись в графе «Сведения о результатах
рассмотрения замечания и (или) предложения, дата рассмотрения,
наименование должности, подпись и фамилия лица, внесшего сведения». С
этой записью должен быть ознакомлен руководитель организации, который в
случае согласия с принятыми мерами (решением) расписывается в
соответствующей графе и проставляет дату. После этого экземпляр копии
передается лицу, ответственному за ведение книги, которое вносит
сведения о результатах рассмотрения замечания или предложения в
соответствующую графу книги, переносит дату, проставленную
руководителем, указывает наименование своей должности, фамилию и личную
подпись. Таким образом, дата рассмотрения замечания или предложения,
вносимая в книгу, будет совпадать с датой исполнения и снятия с
контроля.
Вариант 2
При использовании РКК сведения об исполнении замечания или предложения
вносятся исполнителем в соответствующую графу карточки, которая
передается руководителю. В случае согласия с принятыми мерами (решением)
руководитель проставляет в ней дату исполнения и свою подпись. Затем
карточка передается лицу, ответственному за ведение книги, который
переносит сведения о результатах рассмотрения замечания или предложения
в соответствующую графу книги, дополняет их датой, указанной
руководителем, наименованием своей должности, фамилией и личной
подписью.
Проставляемые в размноженных экземплярах страницы книги или карточках
подпись руководителя и дата являются для лица, ответственного за ведение
книги, основанием для снятия с контроля замечания или предложения. При
отрицательном решении вопроса и направлении гражданину ответа об отказе
в удовлетворении замечания или предложения основанием для снятия с
контроля и внесения записи в графу «Сведения о результатах рассмотрения
замечания и (или) предложения, дата рассмотрения, наименование
должности, подпись и фамилия лица, внесшего сведения» является
письменный ответ гражданину, подписанный руководителем. При этом следует
помнить, что датой письмаответа является дата его подписания
руководителем. Она и является датой рассмотрения замечания
(предложения).
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
1. Конституция Республики Беларусь. Принята на республиканском
референдуме 24 ноября 1996г. / Минск « Беларусь» 1997.
2. Трудовой кодекс Республики Беларусь, принят Палатой Представителей 8
июня 1999 года. Одобрен Советом республики 30 июня 1999 года / Мн.:
Амалфея 1999. – 240с. ЮРИДИЧЕСКАЯ СПРАВОЧНО-ИНФОРМАЦИОННАЯ
АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ СИСТЕМА «ЮСИАС» – 2008г.
3. Дмитрук В. Н. Трудовое право. / Учебное пособие. – Мн.: Амалфея,
2000.
4. Комментарий к Трудовому кодексу Республики Беларусь. Под ред.
Василевича Г.А. Издательство Амалфея. / 2003. – 1120с.
5. Трудовое право: Учебник / В.И. Семенков, В.Н. Артемова, Г.А.
Василевич и др.; Под общ. ред. Семенкова В.И. / Мн.; Амалфея, 2001 –
592с.
6. Трудовое право: Учебник / В.И. Семенков; Под общ. ред. Семенкова
В.И. / Мн.; Амалфея, 2002 – 672с.
7. Трудовое и социальное право: Учебник/под общей редакцией В.И.
Семенкова. Мн.: Амалфея, 1999.-664с.
8. Трудовое право: Учебник/В.И Семенков, Г.А. Василевич Г.Б. Шишко и
др.; Под общ. ред. В.И. Семенкова. – 3-е изд.; перераб. и доп. – Мн.:
Амалфея, 2006с.
9. Трудовое право Республики Беларусь: Практическое пособие / Важенкова
Т.Н. – Мн.: УП «Молодежное», 2003.
10. Трудовое право Республики Беларусь, Краткое изложение курса / В.А.
Круглов. – Мн.: Дикта 2004. – 75с.
Нашли опечатку? Выделите и нажмите CTRL+Enter
