11
Анализ Инструкции по делопроизводству в государственных органах и
организациях Республики Беларусь
Утверждение Инструкция по делопроизводству
В начале 2009 года произошло событие, значимое для работников службы
ДОУ, кадровых служб организаций. Постановлением Министерства юстиции
Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 была утверждена Инструкция по
делопроизводству в государственных органах и организациях Республики
Беларусь.
До утверждения Инструкции по делопроизводству в государственных органах
и организациях Республики Беларусь (далее – Инструкция) организации
руководствовались нормами Примерной инструкции по делопроизводству в
министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления,
учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь1,
которая действовала без изменений с 1995 года (далее – Примерная
инструкция по делопроизводству). С принятием нового нормативного
правового акта Примерная инструкция по делопроизводству утратила силу.
В соответствии с Законом Республики Беларусь от 10.01.2000 № 361-З «О
нормативных правовых актах Республики Беларусь» (с изменениями и
дополнениями по состоянию на 14.08.2008) Инструкция является актом
законодательства, обязательным для исполнения всеми государственными
органами и юридическими лицами страны. Установленные Инструкцией нормы
распространяются на организации как государственной, так и
негосударственной формы собственности.
Инструкция разработана на основании ст. 25 Закона Республики Беларусь от
06.10.1994 № 3277-XII «О Национальном архивном фонде и архивах в
Республике Беларусь» (с изменениями и дополнениями по состоянию на
01.07.2008). Данной статьей предусмотрено, что государственные органы, а
также предприятия, учреждения и организации независимо от форм
собственности обязаны соблюдать нормы и требования, предъявляемые к
порядку работы с документами, их обработке, движению и хранению.
Общие требования к порядку документирования и организации работы с
документами в республиканских и местных органах государственного
управления, на предприятиях, в учреждениях, организациях независимо от
форм собственности устанавливаются республиканским органом
государственного управления по архивам и делопроизводству.
Характеристика положений инструкций
Разработчики Инструкции постарались в максимальной степени учесть
современные реалии, которые в определенной степени затрудняли применение
действовавшей ранее Примерной инструкции по делопроизводству
(существование различных организационно-правовых форм юридических лиц,
внедрение в делопроизводство информационных технологий и т.д.).
Вместе с тем Инструкция не вносит каких-либо «революционных» новаций в
отечественные традиции ведения делопроизводства, в целом сохраняя
преемственность с Примерной инструкцией по делопроизводству (несмотря на
ряд изменений и дополнений). Исключением, пожалуй, являются нормы в
отношении работы с документами в электронном виде, выделенные в
отдельную главу.
В отличие от Примерной инструкции по делопроизводству новая Инструкция
не содержит в своем названии слово «примерная», что обусловлено нормами
Закона «О нормативных правовых актах Республики Беларусь», согласно
которым нормативный правовой акт не может иметь в своем названии слова
«примерный» или «типовой». Вместе с тем Инструкция не отменяет
необходимости разработки в организациях локальной инструкции по
делопроизводству. В частности, в п. 4 Инструкции говорится, что
«организация и ведение делопроизводства в организациях осуществляются на
основе самостоятельно разрабатываемых инструкций по делопроизводству в
соответствии с требованиями настоящей Инструкции».
Нормы Инструкции распространяются на работу с управленческой
документацией. Следует отметить, что в белорусском законодательстве
отсутствует определение понятия «управленческая документация». Не
содержит такого определения и новая Инструкция. По своему составу
система управленческой документации обычно включает
организационно-распорядительную документацию, а также иные подсистемы
документации, необходимые для реализации управленческих функций:
бухгалтерскую, планово-отчетную, финансовую и др.
В полной мере нормы Инструкции распространяются лишь на систему
организационно-распорядительной документации, тогда как в отношении
документов, относящихся к иным системам, ее нормы должны применяться в
части организации общего порядка работы с документами (регистрация и
учет, контроль исполнения, систематизация, хранение, передача в архив и
т.д.), то есть практически по всем аспектам работы с документами, за
исключением оформления.
Инструкция и государственный стандарт
Инструкция фактически закрепила статус Государственного стандарта
Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации
Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов»2 в качестве
обязательного к применению. До принятия Инструкции статус данного
стандарта в качестве обязательного нормативного документа постоянно
вызывал споры с учетом того, что согласно Закону Республики Беларусь от
05.01.2004 № 262-З «О техническом нормировании и стандартизации» (с
изменениями и дополнениями по состоянию на 04.08.2008) по общему правилу
государственные стандарты являются добровольными к применению. С
принятием Инструкции обязательный статус данного стандарта закреплен в
явной форме, не вызывающей двоякого толкования. Поэтому организациям,
которые ранее не соблюдали требования СТБ 6.38-2004, необходимо провести
работу по приведению всей документации, в том числе и локальных
нормативных правовых актов, в соответствие с требованиями,
установленными стандартом и Инструкцией. Следует отметить, что положения
СТБ 6.38-2004 в некоторой степени уточнены и дополнены нормами
Инструкции. Так, например, в Инструкции закреплена возможность
использования угловых штампов при оформлении документов и установлены
общие требования к таким штампам (п. 19, 32–34). Можно отметить, что в
отношении угловых штампов в Инструкции применен подход, при котором
состав их реквизитов, порядок их расположения и оформления должны
соответствовать составу, порядку размещения и оформления реквизитов
бланка соответствующего документа.
Новшества в порядке ведения кадровой документации
Работникам кадровых служб необходимо обратить внимание на то, что по
сравнению с Примерной инструкцией по делопроизводству в новую Инструкцию
не включены нормы, определяющие порядок формирования личных дел
работников, потому как данный вопрос урегулирован Инструкцией о порядке
формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной
постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете
Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2.
В части порядка работы с кадровой документацией Инструкция не привнесла
каких-либо значительных изменений и дополнений. Так, сохранились
устоявшиеся правила составления и оформления распорядительных документов
по личному составу, порядок их отдельной регистрации от распорядительных
документов по основной деятельности и др.
Вместе с тем отдельные нормы Примерной инструкции по делопроизводству в
части работы с документами по личному составу были скорректированы и
уточнены. Например, в Инструкции нашел закрепление де-факто устоявшийся
и применяемый в организациях порядок присвоения регистрационных индексов
приказам и распоряжениям по личному составу. Согласно нормам Примерной
инструкции по делопроизводству при регистрации данной категории
документов к их порядковым номерам должна была добавляться буква «К»,
что означало «кадровый». Это позволяло отделить приказы и распоряжения
по личному составу от приказов и распоряжений по основной деятельности,
в том числе с целью раздельного формирования в дела. Вместе с тем
приказы и распоряжения по личному составу также делятся на группы в
зависимости от срока их хранения (75 лет и 3 года) и поэтому,
соответственно, должны регистрироваться и формироваться в дела
раздельно. С учетом этого присвоение идентичных индексов с одинаковыми
литерными обозначениями различным категориям приказов недопустимо.
Для соблюдения этого правила в практике кадровых служб, как правило,
стал применяться порядок, при котором приказам по личному составу
различных сроков хранения присваивались различные литерные обозначения:
«к» – для приказов и распоряжений 75-летнего срока хранения (прием,
перевод, увольнение и др.), «л» – для приказов и распоряжений 3-летнего
срока хранения (отпуска, командирование и др.). Например, «приказ о
приеме на работу № 7-к» и «приказ о предоставлении трудового отпуска №
14-л».
Подобный порядок поддерживался представителями Государственной архивной
службы, однако не был закреплен нормативно. С принятием новой Инструкции
подобная «нормативная недосказанность» была ликвидирована.
Помимо этого, в Инструкции закреплен новый порядок, согласно которому
отдельные категории распорядительных документов по личному составу
(например, о командировании, о предоставлении отпусков и др.) при их
значительном объеме могут регистрироваться и храниться отдельно. При
этом регистрационные индексы таких документов следует дополнять
самостоятельными буквенными обозначениями. Например, регистрационные
индексы приказов о командировании могут дополняться литерами «ком», об
отпусках – литерой «о» и т.д.
В части формирования распорядительных документов по личному составу в
дела Инструкцией уточнены некоторые аспекты. Так, уточнен и дополнен
перечень категорий приказов и распоряжений по личному составу,
формируемых раздельно. Согласно Инструкции, в зависимости от сроков
хранения, раздельно должны группироваться приказы и распоряжения:
· о приеме, переводе, увольнении, поощрении, премировании, установлении
надбавок, присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов,
длительных (более месяца) и зарубежных командировках, заключении и
продлении трудовых договоров (контрактов);
· о предоставлении отпусков, наложении взысканий, назначении дежурных,
командировках (длительностью не более месяца в пределах Республики
Беларусь).
Подобное деление, по сути, обусловлено нормами Перечня типовых
документов с указанием сроков хранения3.
Коснулись новшества и порядка оформления локальных нормативных правовых
актов. Так, теперь в организациях возможно применение сквозной нумерации
пунктов в сложных документах, объединение пунктов в главы и т.д., что
установлено для оформления документов, относящихся к нормативным
правовым актам Республики Беларусь.
Порядок работы с электронными документами
Наиболее существенным отличием новой Инструкции от действовавшей ранее
Примерной инструкции по делопроизводству является наличие в ней
отдельной главы по работе с документами в электронном виде. Нормы
Примерной инструкции по делопроизводству практически не описывали
технологию работы с подобными документами, хотя и закрепляли ряд общих
принципов, «увязывающих» традиционное делопроизводство и работу с
документами на машинных носителях. С момента утверждения Примерной
инструкции были приняты Закон Республики Беларусь от 10.01.2000 № 357-З
«Об электронном документе» (с изменениями и дополнениями по состоянию на
02.08.2006) (далее – Закон об электронном документе), СТБ 1221-2000
«Документы электронные. Правила выполнения, обращения и хранения»4, СТБ
1176.2-99 «Информационная технология. Защита информации. Процедура
выработки и проверки электронной цифровой подписи», иные нормативные
акты и методические документы по работе с электронными документами.
Положения данных нормативных актов, отражающие новые технологические
реалии, практически не учитывались Примерной инструкцией по
делопроизводству.
Можно отметить, что и в новой Инструкции вопросы работы в
делопроизводстве с документами в электронном виде максимально не
урегулированы. Ряд норм, заложенных в Инструкции по вопросам работы с
документами в электронном виде, носит общий, рамочный характер. В
частности, отсутствуют единые стандарты и нормативные правовые акты,
устанавливающие форматы хранения электронных документов, системы
электронного документооборота, единый формат электронной цифровой
подписи (далее – ЭЦП), унифицированные форматы коммуникативного обмена в
электронном виде и т.д.
Учитывая указанный аспект, в Инструкции, например, определено, что
форматы документов в электронном виде, а также виды используемых
материальных носителей для их хранения определяются организацией, если
иное не установлено законодательством Республики Беларусь. При этом
организации, передающие документы на хранение в государственные архивы,
должны согласовывать используемые форматы с уполномоченным органом или
учреждением Государственной архивной службы Республики Беларусь.
Анализируя положения Инструкции, можно отметить, что вместо понятия
«электронный документ» в ней используется понятие «документ в
электронном виде». Это обусловлено тем, что согласно Закону об
электронном документе электронным документом признается лишь тот,
который заверен при помощи ЭЦП. Такой же подход к трактовке понятия
«электронный документ» сохранится и в новой редакции указанного Закона,
принятие которой планируется в ближайшем будущем. Согласно Закону об
электронном документе электронный документ, заверенный ЭЦП,
приравнивается к документу на бумажном носителе и имеет одинаковую с ним
юридическую силу. Вместе с тем Гражданский кодекс Республики Беларусь
при совершении сделок сторонами допускает (в соответствии с
законодательством или предварительно заключенным соглашением)
использовать не только ЭЦП, но и иные аналоги собственноручной подписи.
Поэтому разработчики Инструкции предусмотрели возможность использования
в оперативном управлении и информационном обмене между организациями
документов в электронном виде, не заверенных ЭЦП (при условии, что
программные средства организаций позволяют однозначно идентифицировать
участников управления и информационного обмена, обеспечить подлинность и
целостность передаваемых документов, и при этом стороны признают такие
документы).
Таким образом, используемое в Инструкции понятие «документ в электронном
виде» включает в себя понятие гораздо шире, чем «электронный документ».
Разработчики Инструкции исходили из принципа сохранения преемственности
и единства делопроизводственных технологий как при работе с бумажными,
так и с электронными документами. Например, Инструкцией установлено, что
подготовка и согласование проектов документов в электронном виде
осуществляются по правилам, установленным в отношении аналогичных
документов на бумажном носителе. Также документ в электронном виде
должен иметь все реквизиты, установленные для аналогичного документа на
бумажном носителе, за исключением оттисков печатей и штампов.
Расположение и оформление реквизитов документа в электронном виде при
его внешнем представлении (на мониторе компьютера или при распечатке)
должно соответствовать требованиям Инструкции.
Учитывая, что не все нормы работы с бумажными документами можно «один в
один» перенести на практику работы с документами в электронном виде,
разработчики Инструкции предусмотрели особенности, связанные, например,
с подписанием документов, использованием различных реквизитов и отметок,
проставляемых в традиционном делопроизводстве непосредственно на
бумажных документах, но при работе с документами в электронном виде
отражаемых только в регистрационно-контрольных формах и т.д.
Рамочный характер ряда норм Инструкции в части работы с документами в
электронном виде скорее говорит о несовершенстве и неполноте
нормативно-методической базы в данной сфере. Также, несомненно, в мире
стремительно развивающихся и меняющихся технологий с течением времени
некоторые общие подходы, а также частные методы, закрепленные в
Инструкции в отношении документов в электронном виде, будут
пересмотрены. Вместе с тем сегодня данные нормы вполне могут применяться
на практике и способствовать более четкой организации делопроизводства в
организациях.
Список использованных источников
1. Конституция Республики Беларусь. Принята на республиканском
референдуме 24 ноября 1996г. / Минск « Беларусь» 1997.
2. Декрет Президента Республики Беларусь от 26 июля 1999 г. N 29 «О
дополнительных мерах по совершенствованию трудовых отношений, укреплению
трудовой и исполнительской дисциплины» (Национальный реестр правовых
актов Республики Беларусь, 06.08.1999, N 58, рег. № 1/512 от 28.07.1999)
(с учетом изменений, внесенных Указом Президента Республики Беларусь от
27.02.2002 № 145; Декретами Президента Республики Беларусь от 04.04.2002
N 10; 30.08.2002 № 22). ЮРИДИЧЕСКАЯ БАЗА «ЮСИАС» 2008г.
3. Указ Президента Республики Беларусь от 12 апреля 2000 г. № 180 «О
порядке применения Декрета Президента Республики Беларусь от
26.07.1999г. №29» (Национальный реестр правовых актов Республики
Беларусь, 21.04.2000, N 37, рег. № 1/1164 от 14.04.2000) (с учетом
изменений, внесенных Указами Президента Республики Беларусь от
23.08.2005 № 392, рег. № 1/6727 от 24.08.2005; 02.06.2006 № 369, рег. №
1/7644 от 05.06.2006). ЮРИДИЧЕСКАЯ БАЗА «ЮСИАС» 2008г.
4. Трудовой кодекс Республики Беларусь, принят Палатой Представителей 8
июня 1999 года. Одобрен Советом республики 30 июня 1999 года.
ЮРИДИЧЕСКАЯ БАЗА «ЮСИАС» 2008г.
5. Комментарий к Трудовому кодексу Республики Беларусь. Под ред.
Василевича Г.А. Издательство Амалфея. / 2003. – 1120с.
6. Трудовое право: Учебник / В.И. Семенков, В.Н. Артемова, Г.А.
Василевич и др.; Под общ. ред. Семенкова В.И. / Мн.; Амалфея, 2001 –
592с.
7. Трудовое право: Учебник / В.И. Семенков; Под общ. ред. Семенкова
В.И. / Мн.; Амалфея, 2002 – 672с.
8. Трудовое и социальное право: Учебник/под общей редакцией В.И.
Семенкова. Мн.: Амалфея, 1999.-664с.
9. Трудовое право: Учебник/В.И Семенков, Г.А. Василевич Г.Б. Шишко и
др.; Под общ. ред. В.И. Семенкова. – 3-е изд.; перераб. и доп. – Мн.:
Амалфея, 2006с.
10. Трудовое право Республики Беларусь: Практическое пособие /
Важенкова Т.Н. – Мн.: УП «Молодежное», 2003.
11. Трудовое право Республики Беларусь, Краткое изложение курса / В.А.
Круглов. – Мн.: Дикта 2004. – 75с.
Нашли опечатку? Выделите и нажмите CTRL+Enter
