.

Государственный учет документов в архивах Республики Беларусь

Язык: русский
Формат: курсова
Тип документа: Word Doc
0 972
Скачать документ

Министерство образования Республики Беларусь

Учреждение образования

«Минский государственный политехнический колледж»

Специальность 2-26 02 32 «Документационное обеспечение

управления и архивоведение»

Дисциплина «Архивоведение»

Курсовая работа

Государственный учет документов в архивах Республики Беларусь

Разработала

Руководитель

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

УТВЕРЖДАЮ

Председатель цикловой

комиссии

_______

ЗАДАНИЕ

Для курсовой работы по дисциплине Архивоведение

учащейся____ курса 3 группы

Тема курсовой работы Государственный учет документов в архивах

ПЛАН

Введение

1 Понятие и правовые основы учета документов в архивах

2 Организация государственного учета документов в архивах

Заключение

Литература

Приложение А Обложка книги учета поступления и выбытия документов.

Приложение Б Список фонда

Введение

В соответствии с Законом Республики Беларусь «О Национальном архивном
фонде и архивах в Республике Беларусь» документы Национального архивного
фонда, хранящиеся в архивах организации государственной и
негосударственной формы собственности подлежат обязательному
централизованному учету.

Во все времена было важно сохранить документы для будущих поколений, для
этого, и предназначен учет, т.к. он определяет количество документов и
их состав в установленных единицах учета и отражает это количества в
учетных документах. Правильное и точное заполнение всех учетных форм в
архивохранилище, оперативное внесение всех изменений в них гарантирует
точность учета. Это означает, что все документы, передаваемые на
постоянное хранение в архив, будут сохранены в должном состоянии.

Документ – это ценный носитель информации, сохраняемый и подлежащий
сохранению в силу значимости. Учет документов происходил во все времена:
при образовании государственности, в Великом Княжестве Литовском, в Речи
Посполитой, в Российской империи, в Советский период, а также на
современном этапе развития. Учет документов является средством для
обеспечения сохранности и контроля над их наличием, дает возможность
адресного поиска необходимой информации. В каждом архиве нашей страны,
как в государственном, так и в ведомственном, имеется научно-справочный
аппарат для учета, поиска и использования хранящихся документов. Учету
подлежат документы, которые передаются из структурного подразделения в
ведомственный архив, в книге поступления и выбытия, а также электронные
документы.

Учету подлежат все документы, находящиеся в архиве, в том числе
необработанные и непрофильные для данного архива, фонды, объеденные
фонды, описи дел. Принципиальной основой учета архивных документов
является единство их хранения и учета. Осуществляется с помощью основных
и вспомогательных документов. В архиве в обязательном порядке ведутся
следующие основные учетные документы:

– описи дел;

– книга поступления и выбытия документов;

– листы фондов;

– список фондов;

– номенклатура дел;

– дела фонда;

Кроме учетной документации на архивные материалы в государственных
архивах имеются системы учета особо ценных фондов и дел. Система учетных
документов, имеющихся в архиве, обеспечивает контроль над сохранением,
приемом, движением и выбытием документов.

Целью моей курсовой работы является: описать основные моменты
организации учета документов в архивах Республики Беларусь; закрепление
теоретических знаний, полученных в процессе обучения и овладение
навыками самостоятельной работы; развитие ответственного отношения к
своей будущей профессии; поиска информации; научиться самостоятельной
работы с нормативно-правовыми документами.

1. Понятие и правовые основы учета документов

В соответствии с Законом Республики ‘Беларусь от 06.10.1994 № 3277-ХІІ
«О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь»
документы Национального архивного фонда, хранящиеся в архивах
организаций государственной и негосударственной формы собственности,
подлежат обязательному централизованному учету.

Учет документов — определение их количества и состава в установленных
единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных
документах. Данный процесс является важным для обеспечения сохранности
архивных документов, т. к. без упорядоченной системы, в том числе и в
учете документации, они могут быть бесследно утерян, а вместе с ним
может исчезнуть и частичка нашей истории.

Учету подлежат все документы, находящиеся в архиве, в том числе
необработанные и непрофильные для данного архива, фонды, объединенные
фонды, описи дел, копии документов страхового фонда и фонда пользования,
копии документов, поступивших из других источников, номенклатуры дел и
другие единицы хранения. Принципиальной основой учета архивных
документов является единство их хранения и учета. Учет документов
строится на принципах: централизации; преемственности учетных документов
на всех стадиях работ; динамичности; единого методического руководства.

Централизация архивного дела создала предпосылки для централизованного
учета. Установлены единые требования к учетным данным, без чего было бы
невозможно их суммирование и обобщение, единые формы учета и единая
методика их заполнения. Преемственность в ведении учета достигается за
счет строгой регламентации системы учетной документации, (единообразия
ее заполнения и наличия единого методического руководства. Состав и
объем почти всех комплексов (особенно тех, которые постоянно пополняются
документами действующих учреждений) меняются, что вызвано приемом новых
документов, передачей их из одного архива в другой, выделением к
уничтожению дел, не представляющих научной и практической ценности, и т.
п. Это требует от системы учета динамичности, т. е. способности
оперативно отражать происходящие изменения как в объеме, так и в составе
документов.

Прием документов в государственные архивы производится на основе письма
учреждения и актов приема-передачи документов в централизованном учете
при этом вносятся изменения в книгу учета поступлений, список фондов,
лист и карточку фонда, дело фонда, его внутреннюю опись и
лист-заверитель, паспорт архива, а также ряд вспомогательных форм учета.
В архивохранилищах он отражается в описях дел, паспорте архивохранилища,
карточках пофондового и постеллажного топографических указателей и

Кроме учетной документации на архивные материалы в государственных
архивах имеются, системы учета особо ценных фондов и дел, копий
страхового фонда и фонда пользования. Они включают описи особо ценных
дел, книги учета поступлений страхового фонда и фонда пользования, книги
выдачи микрофильмов в читальный зал и др.

Он осуществляется с помощью основных и вспомогательных документов.
Учетные документы должны быть сосредоточены у заведующего архивом или
лица, отвечающего за учет документов в архиве. Учетная документация
должна размещаться в изолированном помещении, храниться в сейфах, а по
окончании работы помещения и сейфы должны опечатываться. В архиве в
обязательном порядке ведутся следующие основные учетные документы:

– книга поступления и выбытия документов;

-список фондов;

-листы фондов; описи дел;

– номенклатура дел;

-книга выдачи дел во временное пользование.

Сложившаяся система учета, представляющая собой комплекс взаимосвязанных
и взаимодополняющих справочников, позволяет определить объемы хранимых
документов, обеспечивает их сохранность и возможность адресного поиска,
раскрывает состав и содержание архивных материалов. Правильно налаженный
учет является залогом успешной работы архива

2. Организация государственного учета документов в архивах

В соответствии с Законом Республики Беларусь “О Национальном архивном
фонде и архивах в Республике Беларусь” документы НАФ независимо от места
их хранения подлежат централизованному государственному учету. Учет
документов Национального архивного фонда Беларуси — это определение их
количества и отражение его в учетных документах.

Учету подлежат все документы, входящие в НАФ Республики, независимо от
их содержания, подлинности, способа воспроизведения. Принципиальной
основой учета архивных документов является единство их хранения и учета.
Документы, образующие НАФ, объединяются в ряд комплексов путем их
классификации, которая начинается в процессе делопроизводства в
учреждении и завершается в государственном архиве. Выделяются следующие
комплексы: дело, архивный фонд (или его разновидности), материалы архива
в целом и наконец, Национальный архивный фонд. Учет строится таким
образом, что каждому комплексу соответствует свое звено в системе учета,
свой набор учетных документов. Учетные данные последовательно
концентрируются по каждому комплексу. Первичное звено — дело —
принимается за исходную величину (единицу количественного подсчета) в
системе учета. Далее учетные данные обобщаются по фонду, а затем по
архиву

Установлены единые требования к учетным данным, без чего были бы
невозможны их суммирование и обобщение, единые формы учета и единая
методика их заполнения. Преемственность в ведении учета достигается за
счет строгой регламентации системы учетной документации, единообразия ее
заполнения и наличия единого методического руководства. Состав и объем
почти всех комплексов (особенно тех, которые постоянно пополняются
документами действующих учреждений) меняется. Эти изменения вызваны
приемом новых документов, передачей их из одного архива в другой,
выделением к уничтожению дел, не представляющих научной и практической
ценности, и т.п. Это требует от системы учета динамичности, т.е.
способности оперативно отражать происходящие изменения как в объеме, так
и в составе документов.

В государственных архивах существует централизованный учет документов,
который ведет специальное подразделение или специально выделенный
сотрудник. Кроме того, учет документов организован в каждом хранилище
отдела обеспечения сохранности документов и фондов.. Учет документов в
архивных учреждениях осуществляется с помощью основных и вспомогательных
документов. Ведение первых обязательно для каждого архива, необходимость
вторых определяется самим архивом.

В централизованном учете должна быть следующая основная учетная
документация:

— книга учета поступления документов;

— список фондов;

— листы фондов;

— описи дел (первый экземпляр);

— карточки фондов;

— паспорт архива на 01.01.;

— дела фондов;

— сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 01.01.

В книге поступления и выбытия документов ведется учет описанных и
неописанных дел постоянного, временного хранения и дел по личному
составу, принятых архивом . Ведется книга по годам, но порядковая
нумерация валовая. В книге указывается дата поступления, организация,
сдающая документы, и документ, на основании которого материалы поступили
в архив, отмечаются их наименования, хронологические рамки и объем, а
также присвоенный номер фонда или номера фондов, хранящихся в архиве, к
которым они присоединены. Количество поступивших и выбывших дел
(документов) ежегодно подсчитывается и оформляется в итоговой записи. В
книгу поступления и выбытия документов вносятся также обнаруженные и
ранее неучтенные в архиве дела.

Список фондов— это перечень наименований архивных фондов, расположенных
в порядке их номеров. Он фиксирует фондовый состав архива. В него фонд
записывается только один раз, при первом поступлении. Каждому, вновь
принятому фонду присваивается очередной номер по списку фондов, а также
отмечается дата его приема. Объединенные фонды и архивные коллекции
учитываются как обычный фонд. Название фонда вносится в список с
титульного листа описи или из исторической справки. Он состоит из
полного и в скобках официально принятого сокращенного названия
учреждения — фондообразователя, указаний о подчиненности,
местонахождении, времени деятельности фондообразователя. В случае
передачи фонда в другой архив или ликвидации в списке в графе “Отметка о
выбытии” указывается, куда выбыл фонд, номер фонда другому фонду не
присваивается. Перенумерация производится только с разрешения
Белкомархива.

Лист фонда заводится при первом поступлении фонда. В нем содержатся
суммарные сведения о составе фонда в целом и происходящих изменениях.

Лист фонда состоит из трех основных разделов:

В первом разделе даются все названия фондов и крайние даты каждого
наименования, дата первого поступления, местонахождение фонда
(наименование государственного архива), номер фонда, дата посылки
карточки фонда вышестоящему архивному органу, прежний номер фонда;

Во втором разделе приводятся количественные показатели и документальное
основание поступления и выбытия материалов, а также наличное количество
дел на каждую дату записи;

В третий раздел содержит характеристику описей (номера описей, их
названия, даты и объем в делах), выбытия описанных документов, а также
сведения о количестве дел в наличии по каждой описи и фонду в целом по
состоянию на каждую дату записи. Если на листе фонда не остается места
для очередных записей, заводится лист-продолжение, в верхней части
которого пишется: “Продолжение, ф. … л. 2”. На первом листе делается
ссылка: “См. продолжение, л. 2, 3, 4 и т.д.” Листы продолжения
подкладываются вслед за основными листами. В верхних углах нового и
старого листов фонда делается отметка: “Лист пересоставлен” и
указывается, когда и по какой причине.

Карточка фонда заполняется на каждый впервые поступивший фонд и
высылается всеми госархивами в Госкомархив. Она составляется на
основании листа фонда. В карточке указываются даты первого поступления
фонда и получения карточки в фондовом каталоге, название архива, где
хранится фонд, его категория и номер, наименование фонда со всеми его
переименованиями и датами этих изменений, объем фонда на 01.01. с
перечислением количества описанных, микрофильмированных и неописанных
единиц хранения. На оборотной стороне карточки приводится название описи
и дается аннотация документов. Карточка подписывается составителем. На
базе карточек фондов в Госкомархиве и архивных отделах облисполкомов
сформированы фондовые каталоги, в которые ежегодно вносятся все
изменения. Информацию об этих изменения сообщают государственные архивы.
“Сведения об изменениях в составе и объеме архивных фондов на 01.01.”
заполняется архивами и высылается ежегодно так же, как и карточки
фондов. В них включаются все фонды, в составе которых произошли
следующие изменения: прием и передача из архивов фондов, выделение дел,
не подлежащих дальнейшему хранению, объединение фондов, объемов и
состава документов, изменение названия фондообразователя, его
подчиненности, местонахождения, изготовления микрофильмов страхового
фонда. В итоговой записи формы указываются данные: количество фондов в
архиве на начало истекшего года, по скольким фондам произошли изменения,
сколько фондов и дел принято, передано, выделено к уничтожению, какое
число фондов и дел значится на 1 января текущего года. Сведения
подписываются директором архива.

Паспорт архива— учетный документ периодической отчетности, отражающей
состояние архива за прошедший год. Он составляется ежегодно на 1 января
наступившего года в двух экземплярах, один из которых остается в архиве,
второй высылается в вышестоящую организацию. Паспорт включает следующие
разделы:

В первом разделе даются сведения о количестве помещений (зданий) архива,
объеме и площадях архивохранилищ, протяженности стеллажных полок и
степени загруженности архивохранилищ, а также краткая характеристика
помещений и год постройки здания.

Второй раздел посвящен количественной характеристике фондов и документов
на бумажной основе, кино-, фото- и фотодокументов, машиночитаемых
документов.

В третьем разделе отражается информация о количестве
учреждений-источников комплектования архива и объема хранимых документов
и дел в них.

В четвертом разделе даются данные о страховом фонде архива и наличии в
нем микрофотокопий из зарубежных архивов.

В пятом разделе приводятся сведения о наличии описей дел, каталогизации
документов, подготовке обзоров документов.

В шестой раздел включается информация об исполнении запросов, выдаче дел
из архивохранилищ, количестве подготовленных статей, подборок и баз
данных.

В седьмом разделе анализируется количественный состав библиотечного
фонда (книги, журналы, газеты). Паспорт подписывает директор архива.

В деле фондов, которое заводится на каждый фонд, хранится документация,
раскрывающая его историю и состояние. В него помещаются историческая
справка о фондообразователе, акты о приеме документов, акты о выделении
материалов к уничтожению, акты проверки наличия и состояния документов,
обзоры фонда и др. Эти документы дают сведения о том, когда было создано
учреждение, какие функции оно выполняло, как менялось его название и
подчиненность, в каких условиях находились его материалы, как
проводилась их обработка, экспертиза ценности, использование. Каждому
делу фонда присваивается номер. Хранятся дела фонда в порядке их
номеров. Все листы, входящие в дело фонда, нумеруются, подшиваются. На
все документы составляется внутренняя опись.

Описи дел постоянного хранения составляется по установленной форме.
Графы описи заполняются в точном соответствии со сведениями, вынесенными
на обложку дела. Систематизация дел внутри описи аналогична
систематизации дел по номенклатуре дел: учредительные документы,
протоколы, приказы, планы, сметы, штатные расписания, балансы, отчеты,
статистические отчеты, переписка и др.

В конце каждого годового раздела сводной описи дел постоянного хранения
за последней описательной статьей составляется итоговая запись, в
которой цифрами и прописью указывается фактическое количество дел,
включенных в раздел, первый и последний номера дел, отражаются
особенности нумерации (наличие литерных и пропущенных номеров). Итоговая
запись подписывается составителем раздела с указанием должности
составителя и даты составления описи. В ведении заведующего
архивохранилищем находятся вторые экземпляры описей каждого фонда, за
состоянием которых он следит, производит выдачу и подкладку, вносит
изменения, происходящие в процессе движения дел, и в соответствии с ними
готовит новые итоговые записи к описям.

В централизованном учете, кроме обязательных, могут вестись
вспомогательные учетные формы. Среди них

— реестры описей,

– карточный указатель к листам фондов,

– книги движения документов.

— книги учета фондов архивохранилища;

— книги учета движения дел по архивохранилищам;

— карточки пофондового топографического указателя;

— карточки постеллажного топографического указателя;

— карточки на необнаруженные дела и др.

Реестр описей заводится при наличии значительного количества описей в
архиве. В нем устанавливается номер фонда, описи, название описи,
крайние даты документов, внесенных в опись, количество дел и листов в
описи, экземплярность описи, отметка о выбытии. Описи заносятся в реестр
по порядку номеров фондов, внутри фондов — по порядку номеров описей.
Реестры описей обеспечивают точный учет всех описей архива.

Карточный указатель к листам фондов, карточки для него составляются на
каждый фонд. Если наименование фондообразователя менялось, то карточки
пишутся отдельно на все переименования. В них содержатся сведения о
номере, названии и объеме фонда, крайних датах существования учреждения
фондообразователя и его документов. Систематизируются карточки в
указателе чаще всего по производственно-отраслевому принципу. Карточный
указатель к листам фондов позволяет быстро навести справку о наличии
того или иного фонда, установить его номер. Он может быть также
использован при присвоении номеров фондов. Проверка наличия фонда
позволит избежать присвоения двух различных номеров документам одного и
того же фонда, поступившим в разное время.

Контроль за движением дел в архиве осуществляется по книгам учета их
выдачи. Выбытие документов также фиксируется в учетной документации. Оно
проводится на оснований актов о выделении к уничтожению документов, не
подлежащих хранению, актов о неисправимых повреждениях дел (документов),
актов об обнаружении дел, актов приема-передачи документов в другой
государственный и ведомственный архив, акта описания, переработки
описей, акта о технических ошибках в учетных документах, актов о
необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны. При снятии с учета
документов в описях в графе “Примечание” против каждого выбывшего дела
ставится отметка “Выбыло” с указанием на основании чего и когда. После
этого пересоставляется итоговая запись описи.

Книга учета фондов архивохранилища может заводиться в каждом хранилище.
В ней в порядке возрастания номеров перечисляются все фонды, хранящиеся
в данном хранилище, с указанием их названия, категории, количества дел и
описей, даты поступления фонда. Графу “Количество описей и дел”
рекомендуется заполнять карандашом, так как эти цифры могут изменяться,
особенно у фондов действующих

Книга ежедневного учета движения фондов, описей и фондов может вестись в
каждом архивохранилище. Первая запись в ней отражает сводные данные
книги учета фондов архивохранилища. Далее при каждом движении дел
(прием, выделение к уничтожению, передача дел и др.) в книгу вносятся
изменения и подводится новый итог количества описей и дел по конкретному
фонду и количества фондов, описей и дел в целом по хранилищу.

Пофондовые и постеллажные топографические указатели составляются для
закрепления места хранения и поиска документов в архивохранилищах.
Карточка пофондового топографического указателя заполняется отдельно на
каждый фонд и они располагаются в порядке номеров фондов. Карточки
постеллажного топографического указателя заводятся на каждый стеллаж и
группируются по порядку их номеров в пределах отдельного помещения.

Картотека необнаруженных дел (при проверке наличия, выдачи дел из
хранилища) ведется для облегчения и контроля за их поиском

Паспорт архивохранилища заполняет и подписывает заведующий
архивохранилищем. Он составляется ежегодно на 01.01. текущего года и
сдается для обобщения сведений в централизованный учет. Паспорт
заводится на каждое хранилище и состоит из четырех разделов: В первом
указывается местонахождение архивохранилища и дается характеристика его
помещения, системы охраны, средств пожаротушения, сведения о наличии
приборов для изменения температурно-влажностного режима, данные о
количестве закартонированных дел.

Во втором разделе общее количество фондов и их объем, в том числе
количество фондов и дел по категориям, наличие особо ценных и
микрофильмированных фондов и дел. В него включается характеристика
физического состояния дел, фиксируется число дел, нуждающихся в
реставрации, ремонте, переплете, указываются сведения о создании
страхового фонда и фонда пользования, количество фондов и дел выбывших и
прибывших в хранилище.

Третий раздел посвящен анализу состояния научно-справочного аппарата. В
нем приводятся данные о количестве описей, наличии указателей и
карточек, их видах и количестве.

В четвертом разделе указывается должность и дата приказа о назначении
ответственного за хранилище.

Например, для обеспечения сохранности особо ценных документов, для
которых невозможна подшивка, а хранение их возможно только
горизонтальном состоянии, или в специальной упаковке необходимы
специальные учетные документы.

Также особенности Государственного учета особо ценных документов вызваны
особенностями их комплектования. Например:

-поступление в архив неописанных документов;

-поступление документов в один фонд с разных источников комплектования;

-практически неограниченный по времени период комплектования;

-неравномерность поступлений по количеству документов.

В связи с этим в течение всего процесса комплектования могут изменяться:

-условия фонда;

-категория фонда;

-хронологические рамки документов фонда.

Названные факторы обусловливают и особенности государственного учета
фондов личного происхождения. Основными с таких особенностей являются:

-оперативность учетных операций;

-учет не только описанных единиц хранения, но и документов, которые
прошли этап сложения предыдущей описи в отделе комплектования;

-единый учет документов разных исторических периодах и в границах одного
фонда.

Учет документов личного происхождения обеспечивается двумя видами
документации: основной и оперативной.

К основным учетным документам по фондам личного происхождения относятся:

-книга учета поступлений;

-список фондов;

-лист фонда;

-архивные описи;

-реестры описей;

-сведенья об объеме и смене в составе архивных фондов;

-описи особо ценных единиц хранения;

-списки фондов, которые удерживают единицы хранения;

-реестры описей единицами хранения;

-описи страхового фонда.

Основные учетные документы обеспечивают учет фондов на стадии хранения и
использования.

Оперативная документация обеспечивает учет документов на стадии
комплектования, ученого описания и их хранения. К оперативным учетным
документам относятся:

-акты приему документов;

-акты ученого описания документов;

-акты о выявлении неучтенных документов;

-акты о неисправных повреждениях документов;

-акты о потере документов, пути поиска и пр.;

-акты о завершении работы по выявлению особо ценных документов.

Для скорого адресного поиска каждого фонда складывается карт-кофе
указатель к листам фонда.

Под учетом Научно-технической документации понимается определение ее
количества и состава в установленных единицах учета, отражение
количества и состава в учетных документах. Учет НТД в архиве
осуществляется в целях упорядочения и обеспечения сохранности, а также
контроля за ее наличием и состоянием, организации поиска документной
информации. Вся НТД переданная на хранение, независимо от вида,
носителя, техники и способа закрепления информации подлежит
обязательному государственному учету.

Учет НТД ведется централизованно и возлагается на специализированное
подразделение или на специально выделенного работника. Помимо
централизованного, ведется учет документов по каждому хранилищу.

С целью правильной организации учета в архиве составляется схема учета,
в которой последовательно (в графической форме) отражаются все этапы
работы по учету при приеме (или выбытии) документов.

Учет НТД в архиве осуществляется посредством основных и вспомогательных
учетных документов.

Основными учетными документами архива являются:

– книга учета поступлений документов;

– список фондов;

– лист фонда;

– опись НТД;

– дело фонда;

Вспомогательными учетными документами архива являются

– реестр описей ;

– опись особо ценных единиц хранения;

– книги учета поступлений микрофотокопий страхового фонда и фонда
пользования на рулонной пленке и на микрофишах;

– паспорт архивохранилища;

– карточка фонда.

Основная и вспомогательная учетная документация архива размещается в
изолированном помещении, хранится в сейфах и находится в ведении
работника, ответственного за учет. По окончании работы помещения и
сейфы, в которых находится учетная документация, опечатываются.

Особенности учета документов личного происхождения связаны с их
поступлением в архив в неописанном виде. Первичный учет таких документов
ведется в книге учета поступлений неописанных документов, в которой
указывается условное название и номер фонда, источник поступления, дата
поступления, количество документов.

После первичной обработки документов, составления сдаточной
(расценочной) описи и утверждения ее ЭМК архива оформляются договор
дарения (купли-продажи), акт приема-передачи документов личного
происхождения на государственное хранение, который служит основанием для
внесения записей в учетные документы архива. В листе фонда заполняется
раздел «Учет неописанных документов».

При последующей обработке документов, составлении архивной описи дел
личного происхождения и акта описания документов, документы снимаются с
учета как неописанные и вносятся в раздел «Учет описанных документов»
листа фонда. На документы, не подлежащие хранению, составляется акт о
возвращении документов собственнику личного архива или акт о выделении к
уничтожению документов (в случае смерти фондообразователя, отказа
наследников или иных обстоятельств). Архив ведет учет поступающих и
исполненных тематических и генеалогических запросов на карточках,
пользователей и их личных дел по журналу регистрации пользователей и их
личных дел, пользователей и тематики исследований в читальном зале на
карточках согласно числа посещений пользователями читального зала по
журналу регистрации посещений пользователями читального зала. Учет и
регистрация запросов социально-правового характера осуществляется в
порядке, установленном законодательством Республики Беларусь.

Учет подготовленных архивом выставок, встреч с общественностью,
экскурсий, презентаций, лекций, статей, тематических подборок, уроков
для студентов и школьников, печатных изданий, радио- и телепередач
инициативных информации ведется на карточках учета форм использования
документов.

Архив ведет учет количественных показателей использования документов
(количество использованных фондов, количество выданных для использования
дел, снятых копий). Учет и регистрация запросов социально-правового
характера, поступающих от белорусских и иностранных юридических и
физических лиц, ведется раздельно.

Литература

1 Закон Республики Беларусь «О Национальном архивном фонде и архивах в
Республике Беларусь».1994г., с изменениями и дополнениями от
06.01.1999г.

2 Правила работы государственных архивов Республики Беларусь. – Мн.:
БелНИИДАД, 2006.

3 Жумарь С.В. Ведомственные архивы и отраслевые фонды Республики
Беларусь. – Мн.: БелНИДАД, 2005.

4 Шумейко М.Ф., Козак К.И., Селезнев В.Д. Архивоведение Беларуси.
Учебное пособие в двух частях. – Мн.: Издательский центр РИВШБГУ, 1998.

5 Шостак Г.Н. Белорусский государственный архив научно-технической
документации. – Мн.: БелНИДАД, 1998.

6 Основные правила работы архивов центральных и местных органов
Государственной власти и управления, учреждений, организации и
предприятий Республики Беларуси. – Мн.: БелНИДАД, 2008.

7 Кудрякова Г.Н. Архив с нуля. – Мн.: Информационное правовое агентство
Регистр,2008.

8 Метадычныя рэкамендацыі па рабоце архіваў з дакументамі асабістага
паходжання (Беларускі Дзяржаўны архіў-музей літаратуры і мастацства). –
Мн.: БелНІДАД, 2005.

9 Шилин Ю. Учет документов в архиве. Журнал «Секретарское дело», 2008, №
7, с 31-34.

Приложение А

Обложка книги учета поступления и выбытия документов

_____________________________________________________________

(наименование организации)

_____________________________________________________________

(название архива)

КНИГА

учета поступления и выбытия документов

ТОМ ______________

НАЧАТ ____________

ОКОНЧЕН _________

Приложение Б

Список фонда

_____________________________________________________________

(наименование организации)

_____________________________________________________________

(наименование архива)

СПИСОК ФОНДОВ

ТОМ ______________

НАЧАТ ____________

ОКОНЧЕН _________

фондаНазвание фонда (коллекции)Дата первого поступления документов
фондаОтметка о выбытии фонда (дата, подпись работника архива)1234

На 01.01 _______ года в архиве хранится ________________________

_____________________________________________________ фондов

Наименование должности

лица, составившего

итоговою годовую запись

Подпись Расшифровка подписи

Заведующий архивом

(лицо, ответственное за архив)

Подпись Расшифровка подписи

Похожие документы
Обсуждение
    Заказать реферат
    UkrReferat.com. Всі права захищені. 2000-2019