Министерство образования Республики Беларусь
Учреждение образования
«Минский государственный политехнический колледж»
Специальность 2-26 02 32 «Документационное обеспечение
управления и архивоведение»
Дисциплина «Архивоведение»
Курсовая работа
Государственный учет документов в архивах Республики Беларусь
Разработала
Руководитель
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
УТВЕРЖДАЮ
Председатель цикловой
комиссии
_______
ЗАДАНИЕ
Для курсовой работы по дисциплине Архивоведение
учащейся____ курса 3 группы
Тема курсовой работы Государственный учет документов в архивах
ПЛАН
Введение
1 Понятие и правовые основы учета документов в архивах
2 Организация государственного учета документов в архивах
Заключение
Литература
Приложение А Обложка книги учета поступления и выбытия документов.
Приложение Б Список фонда
Введение
В соответствии с Законом Республики Беларусь «О Национальном архивном
фонде и архивах в Республике Беларусь» документы Национального архивного
фонда, хранящиеся в архивах организации государственной и
негосударственной формы собственности подлежат обязательному
централизованному учету.
Во все времена было важно сохранить документы для будущих поколений, для
этого, и предназначен учет, т.к. он определяет количество документов и
их состав в установленных единицах учета и отражает это количества в
учетных документах. Правильное и точное заполнение всех учетных форм в
архивохранилище, оперативное внесение всех изменений в них гарантирует
точность учета. Это означает, что все документы, передаваемые на
постоянное хранение в архив, будут сохранены в должном состоянии.
Документ – это ценный носитель информации, сохраняемый и подлежащий
сохранению в силу значимости. Учет документов происходил во все времена:
при образовании государственности, в Великом Княжестве Литовском, в Речи
Посполитой, в Российской империи, в Советский период, а также на
современном этапе развития. Учет документов является средством для
обеспечения сохранности и контроля над их наличием, дает возможность
адресного поиска необходимой информации. В каждом архиве нашей страны,
как в государственном, так и в ведомственном, имеется научно-справочный
аппарат для учета, поиска и использования хранящихся документов. Учету
подлежат документы, которые передаются из структурного подразделения в
ведомственный архив, в книге поступления и выбытия, а также электронные
документы.
Учету подлежат все документы, находящиеся в архиве, в том числе
необработанные и непрофильные для данного архива, фонды, объеденные
фонды, описи дел. Принципиальной основой учета архивных документов
является единство их хранения и учета. Осуществляется с помощью основных
и вспомогательных документов. В архиве в обязательном порядке ведутся
следующие основные учетные документы:
– описи дел;
– книга поступления и выбытия документов;
– листы фондов;
– список фондов;
– номенклатура дел;
– дела фонда;
Кроме учетной документации на архивные материалы в государственных
архивах имеются системы учета особо ценных фондов и дел. Система учетных
документов, имеющихся в архиве, обеспечивает контроль над сохранением,
приемом, движением и выбытием документов.
Целью моей курсовой работы является: описать основные моменты
организации учета документов в архивах Республики Беларусь; закрепление
теоретических знаний, полученных в процессе обучения и овладение
навыками самостоятельной работы; развитие ответственного отношения к
своей будущей профессии; поиска информации; научиться самостоятельной
работы с нормативно-правовыми документами.
1. Понятие и правовые основы учета документов
В соответствии с Законом Республики ‘Беларусь от 06.10.1994 № 3277-ХІІ
«О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь»
документы Национального архивного фонда, хранящиеся в архивах
организаций государственной и негосударственной формы собственности,
подлежат обязательному централизованному учету.
Учет документов — определение их количества и состава в установленных
единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных
документах. Данный процесс является важным для обеспечения сохранности
архивных документов, т. к. без упорядоченной системы, в том числе и в
учете документации, они могут быть бесследно утерян, а вместе с ним
может исчезнуть и частичка нашей истории.
Учету подлежат все документы, находящиеся в архиве, в том числе
необработанные и непрофильные для данного архива, фонды, объединенные
фонды, описи дел, копии документов страхового фонда и фонда пользования,
копии документов, поступивших из других источников, номенклатуры дел и
другие единицы хранения. Принципиальной основой учета архивных
документов является единство их хранения и учета. Учет документов
строится на принципах: централизации; преемственности учетных документов
на всех стадиях работ; динамичности; единого методического руководства.
Централизация архивного дела создала предпосылки для централизованного
учета. Установлены единые требования к учетным данным, без чего было бы
невозможно их суммирование и обобщение, единые формы учета и единая
методика их заполнения. Преемственность в ведении учета достигается за
счет строгой регламентации системы учетной документации, (единообразия
ее заполнения и наличия единого методического руководства. Состав и
объем почти всех комплексов (особенно тех, которые постоянно пополняются
документами действующих учреждений) меняются, что вызвано приемом новых
документов, передачей их из одного архива в другой, выделением к
уничтожению дел, не представляющих научной и практической ценности, и т.
п. Это требует от системы учета динамичности, т. е. способности
оперативно отражать происходящие изменения как в объеме, так и в составе
документов.
Прием документов в государственные архивы производится на основе письма
учреждения и актов приема-передачи документов в централизованном учете
при этом вносятся изменения в книгу учета поступлений, список фондов,
лист и карточку фонда, дело фонда, его внутреннюю опись и
лист-заверитель, паспорт архива, а также ряд вспомогательных форм учета.
В архивохранилищах он отражается в описях дел, паспорте архивохранилища,
карточках пофондового и постеллажного топографических указателей и
Кроме учетной документации на архивные материалы в государственных
архивах имеются, системы учета особо ценных фондов и дел, копий
страхового фонда и фонда пользования. Они включают описи особо ценных
дел, книги учета поступлений страхового фонда и фонда пользования, книги
выдачи микрофильмов в читальный зал и др.
Он осуществляется с помощью основных и вспомогательных документов.
Учетные документы должны быть сосредоточены у заведующего архивом или
лица, отвечающего за учет документов в архиве. Учетная документация
должна размещаться в изолированном помещении, храниться в сейфах, а по
окончании работы помещения и сейфы должны опечатываться. В архиве в
обязательном порядке ведутся следующие основные учетные документы:
– книга поступления и выбытия документов;
-список фондов;
-листы фондов; описи дел;
– номенклатура дел;
-книга выдачи дел во временное пользование.
Сложившаяся система учета, представляющая собой комплекс взаимосвязанных
и взаимодополняющих справочников, позволяет определить объемы хранимых
документов, обеспечивает их сохранность и возможность адресного поиска,
раскрывает состав и содержание архивных материалов. Правильно налаженный
учет является залогом успешной работы архива
2. Организация государственного учета документов в архивах
В соответствии с Законом Республики Беларусь “О Национальном архивном
фонде и архивах в Республике Беларусь” документы НАФ независимо от места
их хранения подлежат централизованному государственному учету. Учет
документов Национального архивного фонда Беларуси — это определение их
количества и отражение его в учетных документах.
Учету подлежат все документы, входящие в НАФ Республики, независимо от
их содержания, подлинности, способа воспроизведения. Принципиальной
основой учета архивных документов является единство их хранения и учета.
Документы, образующие НАФ, объединяются в ряд комплексов путем их
классификации, которая начинается в процессе делопроизводства в
учреждении и завершается в государственном архиве. Выделяются следующие
комплексы: дело, архивный фонд (или его разновидности), материалы архива
в целом и наконец, Национальный архивный фонд. Учет строится таким
образом, что каждому комплексу соответствует свое звено в системе учета,
свой набор учетных документов. Учетные данные последовательно
концентрируются по каждому комплексу. Первичное звено — дело —
принимается за исходную величину (единицу количественного подсчета) в
системе учета. Далее учетные данные обобщаются по фонду, а затем по
архиву
Установлены единые требования к учетным данным, без чего были бы
невозможны их суммирование и обобщение, единые формы учета и единая
методика их заполнения. Преемственность в ведении учета достигается за
счет строгой регламентации системы учетной документации, единообразия ее
заполнения и наличия единого методического руководства. Состав и объем
почти всех комплексов (особенно тех, которые постоянно пополняются
документами действующих учреждений) меняется. Эти изменения вызваны
приемом новых документов, передачей их из одного архива в другой,
выделением к уничтожению дел, не представляющих научной и практической
ценности, и т.п. Это требует от системы учета динамичности, т.е.
способности оперативно отражать происходящие изменения как в объеме, так
и в составе документов.
В государственных архивах существует централизованный учет документов,
который ведет специальное подразделение или специально выделенный
сотрудник. Кроме того, учет документов организован в каждом хранилище
отдела обеспечения сохранности документов и фондов.. Учет документов в
архивных учреждениях осуществляется с помощью основных и вспомогательных
документов. Ведение первых обязательно для каждого архива, необходимость
вторых определяется самим архивом.
В централизованном учете должна быть следующая основная учетная
документация:
— книга учета поступления документов;
— список фондов;
— листы фондов;
— описи дел (первый экземпляр);
— карточки фондов;
— паспорт архива на 01.01.;
— дела фондов;
— сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 01.01.
В книге поступления и выбытия документов ведется учет описанных и
неописанных дел постоянного, временного хранения и дел по личному
составу, принятых архивом . Ведется книга по годам, но порядковая
нумерация валовая. В книге указывается дата поступления, организация,
сдающая документы, и документ, на основании которого материалы поступили
в архив, отмечаются их наименования, хронологические рамки и объем, а
также присвоенный номер фонда или номера фондов, хранящихся в архиве, к
которым они присоединены. Количество поступивших и выбывших дел
(документов) ежегодно подсчитывается и оформляется в итоговой записи. В
книгу поступления и выбытия документов вносятся также обнаруженные и
ранее неучтенные в архиве дела.
Список фондов— это перечень наименований архивных фондов, расположенных
в порядке их номеров. Он фиксирует фондовый состав архива. В него фонд
записывается только один раз, при первом поступлении. Каждому, вновь
принятому фонду присваивается очередной номер по списку фондов, а также
отмечается дата его приема. Объединенные фонды и архивные коллекции
учитываются как обычный фонд. Название фонда вносится в список с
титульного листа описи или из исторической справки. Он состоит из
полного и в скобках официально принятого сокращенного названия
учреждения — фондообразователя, указаний о подчиненности,
местонахождении, времени деятельности фондообразователя. В случае
передачи фонда в другой архив или ликвидации в списке в графе “Отметка о
выбытии” указывается, куда выбыл фонд, номер фонда другому фонду не
присваивается. Перенумерация производится только с разрешения
Белкомархива.
Лист фонда заводится при первом поступлении фонда. В нем содержатся
суммарные сведения о составе фонда в целом и происходящих изменениях.
Лист фонда состоит из трех основных разделов:
В первом разделе даются все названия фондов и крайние даты каждого
наименования, дата первого поступления, местонахождение фонда
(наименование государственного архива), номер фонда, дата посылки
карточки фонда вышестоящему архивному органу, прежний номер фонда;
Во втором разделе приводятся количественные показатели и документальное
основание поступления и выбытия материалов, а также наличное количество
дел на каждую дату записи;
В третий раздел содержит характеристику описей (номера описей, их
названия, даты и объем в делах), выбытия описанных документов, а также
сведения о количестве дел в наличии по каждой описи и фонду в целом по
состоянию на каждую дату записи. Если на листе фонда не остается места
для очередных записей, заводится лист-продолжение, в верхней части
которого пишется: “Продолжение, ф. … л. 2”. На первом листе делается
ссылка: “См. продолжение, л. 2, 3, 4 и т.д.” Листы продолжения
подкладываются вслед за основными листами. В верхних углах нового и
старого листов фонда делается отметка: “Лист пересоставлен” и
указывается, когда и по какой причине.
Карточка фонда заполняется на каждый впервые поступивший фонд и
высылается всеми госархивами в Госкомархив. Она составляется на
основании листа фонда. В карточке указываются даты первого поступления
фонда и получения карточки в фондовом каталоге, название архива, где
хранится фонд, его категория и номер, наименование фонда со всеми его
переименованиями и датами этих изменений, объем фонда на 01.01. с
перечислением количества описанных, микрофильмированных и неописанных
единиц хранения. На оборотной стороне карточки приводится название описи
и дается аннотация документов. Карточка подписывается составителем. На
базе карточек фондов в Госкомархиве и архивных отделах облисполкомов
сформированы фондовые каталоги, в которые ежегодно вносятся все
изменения. Информацию об этих изменения сообщают государственные архивы.
“Сведения об изменениях в составе и объеме архивных фондов на 01.01.”
заполняется архивами и высылается ежегодно так же, как и карточки
фондов. В них включаются все фонды, в составе которых произошли
следующие изменения: прием и передача из архивов фондов, выделение дел,
не подлежащих дальнейшему хранению, объединение фондов, объемов и
состава документов, изменение названия фондообразователя, его
подчиненности, местонахождения, изготовления микрофильмов страхового
фонда. В итоговой записи формы указываются данные: количество фондов в
архиве на начало истекшего года, по скольким фондам произошли изменения,
сколько фондов и дел принято, передано, выделено к уничтожению, какое
число фондов и дел значится на 1 января текущего года. Сведения
подписываются директором архива.
Паспорт архива— учетный документ периодической отчетности, отражающей
состояние архива за прошедший год. Он составляется ежегодно на 1 января
наступившего года в двух экземплярах, один из которых остается в архиве,
второй высылается в вышестоящую организацию. Паспорт включает следующие
разделы:
В первом разделе даются сведения о количестве помещений (зданий) архива,
объеме и площадях архивохранилищ, протяженности стеллажных полок и
степени загруженности архивохранилищ, а также краткая характеристика
помещений и год постройки здания.
Второй раздел посвящен количественной характеристике фондов и документов
на бумажной основе, кино-, фото- и фотодокументов, машиночитаемых
документов.
В третьем разделе отражается информация о количестве
учреждений-источников комплектования архива и объема хранимых документов
и дел в них.
В четвертом разделе даются данные о страховом фонде архива и наличии в
нем микрофотокопий из зарубежных архивов.
В пятом разделе приводятся сведения о наличии описей дел, каталогизации
документов, подготовке обзоров документов.
В шестой раздел включается информация об исполнении запросов, выдаче дел
из архивохранилищ, количестве подготовленных статей, подборок и баз
данных.
В седьмом разделе анализируется количественный состав библиотечного
фонда (книги, журналы, газеты). Паспорт подписывает директор архива.
В деле фондов, которое заводится на каждый фонд, хранится документация,
раскрывающая его историю и состояние. В него помещаются историческая
справка о фондообразователе, акты о приеме документов, акты о выделении
материалов к уничтожению, акты проверки наличия и состояния документов,
обзоры фонда и др. Эти документы дают сведения о том, когда было создано
учреждение, какие функции оно выполняло, как менялось его название и
подчиненность, в каких условиях находились его материалы, как
проводилась их обработка, экспертиза ценности, использование. Каждому
делу фонда присваивается номер. Хранятся дела фонда в порядке их
номеров. Все листы, входящие в дело фонда, нумеруются, подшиваются. На
все документы составляется внутренняя опись.
Описи дел постоянного хранения составляется по установленной форме.
Графы описи заполняются в точном соответствии со сведениями, вынесенными
на обложку дела. Систематизация дел внутри описи аналогична
систематизации дел по номенклатуре дел: учредительные документы,
протоколы, приказы, планы, сметы, штатные расписания, балансы, отчеты,
статистические отчеты, переписка и др.
В конце каждого годового раздела сводной описи дел постоянного хранения
за последней описательной статьей составляется итоговая запись, в
которой цифрами и прописью указывается фактическое количество дел,
включенных в раздел, первый и последний номера дел, отражаются
особенности нумерации (наличие литерных и пропущенных номеров). Итоговая
запись подписывается составителем раздела с указанием должности
составителя и даты составления описи. В ведении заведующего
архивохранилищем находятся вторые экземпляры описей каждого фонда, за
состоянием которых он следит, производит выдачу и подкладку, вносит
изменения, происходящие в процессе движения дел, и в соответствии с ними
готовит новые итоговые записи к описям.
В централизованном учете, кроме обязательных, могут вестись
вспомогательные учетные формы. Среди них
— реестры описей,
– карточный указатель к листам фондов,
– книги движения документов.
— книги учета фондов архивохранилища;
— книги учета движения дел по архивохранилищам;
— карточки пофондового топографического указателя;
— карточки постеллажного топографического указателя;
— карточки на необнаруженные дела и др.
Реестр описей заводится при наличии значительного количества описей в
архиве. В нем устанавливается номер фонда, описи, название описи,
крайние даты документов, внесенных в опись, количество дел и листов в
описи, экземплярность описи, отметка о выбытии. Описи заносятся в реестр
по порядку номеров фондов, внутри фондов — по порядку номеров описей.
Реестры описей обеспечивают точный учет всех описей архива.
Карточный указатель к листам фондов, карточки для него составляются на
каждый фонд. Если наименование фондообразователя менялось, то карточки
пишутся отдельно на все переименования. В них содержатся сведения о
номере, названии и объеме фонда, крайних датах существования учреждения
фондообразователя и его документов. Систематизируются карточки в
указателе чаще всего по производственно-отраслевому принципу. Карточный
указатель к листам фондов позволяет быстро навести справку о наличии
того или иного фонда, установить его номер. Он может быть также
использован при присвоении номеров фондов. Проверка наличия фонда
позволит избежать присвоения двух различных номеров документам одного и
того же фонда, поступившим в разное время.
Контроль за движением дел в архиве осуществляется по книгам учета их
выдачи. Выбытие документов также фиксируется в учетной документации. Оно
проводится на оснований актов о выделении к уничтожению документов, не
подлежащих хранению, актов о неисправимых повреждениях дел (документов),
актов об обнаружении дел, актов приема-передачи документов в другой
государственный и ведомственный архив, акта описания, переработки
описей, акта о технических ошибках в учетных документах, актов о
необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны. При снятии с учета
документов в описях в графе “Примечание” против каждого выбывшего дела
ставится отметка “Выбыло” с указанием на основании чего и когда. После
этого пересоставляется итоговая запись описи.
Книга учета фондов архивохранилища может заводиться в каждом хранилище.
В ней в порядке возрастания номеров перечисляются все фонды, хранящиеся
в данном хранилище, с указанием их названия, категории, количества дел и
описей, даты поступления фонда. Графу “Количество описей и дел”
рекомендуется заполнять карандашом, так как эти цифры могут изменяться,
особенно у фондов действующих
Книга ежедневного учета движения фондов, описей и фондов может вестись в
каждом архивохранилище. Первая запись в ней отражает сводные данные
книги учета фондов архивохранилища. Далее при каждом движении дел
(прием, выделение к уничтожению, передача дел и др.) в книгу вносятся
изменения и подводится новый итог количества описей и дел по конкретному
фонду и количества фондов, описей и дел в целом по хранилищу.
Пофондовые и постеллажные топографические указатели составляются для
закрепления места хранения и поиска документов в архивохранилищах.
Карточка пофондового топографического указателя заполняется отдельно на
каждый фонд и они располагаются в порядке номеров фондов. Карточки
постеллажного топографического указателя заводятся на каждый стеллаж и
группируются по порядку их номеров в пределах отдельного помещения.
Картотека необнаруженных дел (при проверке наличия, выдачи дел из
хранилища) ведется для облегчения и контроля за их поиском
Паспорт архивохранилища заполняет и подписывает заведующий
архивохранилищем. Он составляется ежегодно на 01.01. текущего года и
сдается для обобщения сведений в централизованный учет. Паспорт
заводится на каждое хранилище и состоит из четырех разделов: В первом
указывается местонахождение архивохранилища и дается характеристика его
помещения, системы охраны, средств пожаротушения, сведения о наличии
приборов для изменения температурно-влажностного режима, данные о
количестве закартонированных дел.
Во втором разделе общее количество фондов и их объем, в том числе
количество фондов и дел по категориям, наличие особо ценных и
микрофильмированных фондов и дел. В него включается характеристика
физического состояния дел, фиксируется число дел, нуждающихся в
реставрации, ремонте, переплете, указываются сведения о создании
страхового фонда и фонда пользования, количество фондов и дел выбывших и
прибывших в хранилище.
Третий раздел посвящен анализу состояния научно-справочного аппарата. В
нем приводятся данные о количестве описей, наличии указателей и
карточек, их видах и количестве.
В четвертом разделе указывается должность и дата приказа о назначении
ответственного за хранилище.
Например, для обеспечения сохранности особо ценных документов, для
которых невозможна подшивка, а хранение их возможно только
горизонтальном состоянии, или в специальной упаковке необходимы
специальные учетные документы.
Также особенности Государственного учета особо ценных документов вызваны
особенностями их комплектования. Например:
-поступление в архив неописанных документов;
-поступление документов в один фонд с разных источников комплектования;
-практически неограниченный по времени период комплектования;
-неравномерность поступлений по количеству документов.
В связи с этим в течение всего процесса комплектования могут изменяться:
-условия фонда;
-категория фонда;
-хронологические рамки документов фонда.
Названные факторы обусловливают и особенности государственного учета
фондов личного происхождения. Основными с таких особенностей являются:
-оперативность учетных операций;
-учет не только описанных единиц хранения, но и документов, которые
прошли этап сложения предыдущей описи в отделе комплектования;
-единый учет документов разных исторических периодах и в границах одного
фонда.
Учет документов личного происхождения обеспечивается двумя видами
документации: основной и оперативной.
К основным учетным документам по фондам личного происхождения относятся:
-книга учета поступлений;
-список фондов;
-лист фонда;
-архивные описи;
-реестры описей;
-сведенья об объеме и смене в составе архивных фондов;
-описи особо ценных единиц хранения;
-списки фондов, которые удерживают единицы хранения;
-реестры описей единицами хранения;
-описи страхового фонда.
Основные учетные документы обеспечивают учет фондов на стадии хранения и
использования.
Оперативная документация обеспечивает учет документов на стадии
комплектования, ученого описания и их хранения. К оперативным учетным
документам относятся:
-акты приему документов;
-акты ученого описания документов;
-акты о выявлении неучтенных документов;
-акты о неисправных повреждениях документов;
-акты о потере документов, пути поиска и пр.;
-акты о завершении работы по выявлению особо ценных документов.
Для скорого адресного поиска каждого фонда складывается карт-кофе
указатель к листам фонда.
Под учетом Научно-технической документации понимается определение ее
количества и состава в установленных единицах учета, отражение
количества и состава в учетных документах. Учет НТД в архиве
осуществляется в целях упорядочения и обеспечения сохранности, а также
контроля за ее наличием и состоянием, организации поиска документной
информации. Вся НТД переданная на хранение, независимо от вида,
носителя, техники и способа закрепления информации подлежит
обязательному государственному учету.
Учет НТД ведется централизованно и возлагается на специализированное
подразделение или на специально выделенного работника. Помимо
централизованного, ведется учет документов по каждому хранилищу.
С целью правильной организации учета в архиве составляется схема учета,
в которой последовательно (в графической форме) отражаются все этапы
работы по учету при приеме (или выбытии) документов.
Учет НТД в архиве осуществляется посредством основных и вспомогательных
учетных документов.
Основными учетными документами архива являются:
– книга учета поступлений документов;
– список фондов;
– лист фонда;
– опись НТД;
– дело фонда;
Вспомогательными учетными документами архива являются
– реестр описей ;
– опись особо ценных единиц хранения;
– книги учета поступлений микрофотокопий страхового фонда и фонда
пользования на рулонной пленке и на микрофишах;
– паспорт архивохранилища;
– карточка фонда.
Основная и вспомогательная учетная документация архива размещается в
изолированном помещении, хранится в сейфах и находится в ведении
работника, ответственного за учет. По окончании работы помещения и
сейфы, в которых находится учетная документация, опечатываются.
Особенности учета документов личного происхождения связаны с их
поступлением в архив в неописанном виде. Первичный учет таких документов
ведется в книге учета поступлений неописанных документов, в которой
указывается условное название и номер фонда, источник поступления, дата
поступления, количество документов.
После первичной обработки документов, составления сдаточной
(расценочной) описи и утверждения ее ЭМК архива оформляются договор
дарения (купли-продажи), акт приема-передачи документов личного
происхождения на государственное хранение, который служит основанием для
внесения записей в учетные документы архива. В листе фонда заполняется
раздел «Учет неописанных документов».
При последующей обработке документов, составлении архивной описи дел
личного происхождения и акта описания документов, документы снимаются с
учета как неописанные и вносятся в раздел «Учет описанных документов»
листа фонда. На документы, не подлежащие хранению, составляется акт о
возвращении документов собственнику личного архива или акт о выделении к
уничтожению документов (в случае смерти фондообразователя, отказа
наследников или иных обстоятельств). Архив ведет учет поступающих и
исполненных тематических и генеалогических запросов на карточках,
пользователей и их личных дел по журналу регистрации пользователей и их
личных дел, пользователей и тематики исследований в читальном зале на
карточках согласно числа посещений пользователями читального зала по
журналу регистрации посещений пользователями читального зала. Учет и
регистрация запросов социально-правового характера осуществляется в
порядке, установленном законодательством Республики Беларусь.
Учет подготовленных архивом выставок, встреч с общественностью,
экскурсий, презентаций, лекций, статей, тематических подборок, уроков
для студентов и школьников, печатных изданий, радио- и телепередач
инициативных информации ведется на карточках учета форм использования
документов.
Архив ведет учет количественных показателей использования документов
(количество использованных фондов, количество выданных для использования
дел, снятых копий). Учет и регистрация запросов социально-правового
характера, поступающих от белорусских и иностранных юридических и
физических лиц, ведется раздельно.
Литература
1 Закон Республики Беларусь «О Национальном архивном фонде и архивах в
Республике Беларусь».1994г., с изменениями и дополнениями от
06.01.1999г.
2 Правила работы государственных архивов Республики Беларусь. – Мн.:
БелНИИДАД, 2006.
3 Жумарь С.В. Ведомственные архивы и отраслевые фонды Республики
Беларусь. – Мн.: БелНИДАД, 2005.
4 Шумейко М.Ф., Козак К.И., Селезнев В.Д. Архивоведение Беларуси.
Учебное пособие в двух частях. – Мн.: Издательский центр РИВШБГУ, 1998.
5 Шостак Г.Н. Белорусский государственный архив научно-технической
документации. – Мн.: БелНИДАД, 1998.
6 Основные правила работы архивов центральных и местных органов
Государственной власти и управления, учреждений, организации и
предприятий Республики Беларуси. – Мн.: БелНИДАД, 2008.
7 Кудрякова Г.Н. Архив с нуля. – Мн.: Информационное правовое агентство
Регистр,2008.
8 Метадычныя рэкамендацыі па рабоце архіваў з дакументамі асабістага
паходжання (Беларускі Дзяржаўны архіў-музей літаратуры і мастацства). –
Мн.: БелНІДАД, 2005.
9 Шилин Ю. Учет документов в архиве. Журнал «Секретарское дело», 2008, №
7, с 31-34.
Приложение А
Обложка книги учета поступления и выбытия документов
_____________________________________________________________
(наименование организации)
_____________________________________________________________
(название архива)
КНИГА
учета поступления и выбытия документов
ТОМ ______________
НАЧАТ ____________
ОКОНЧЕН _________
Приложение Б
Список фонда
_____________________________________________________________
(наименование организации)
_____________________________________________________________
(наименование архива)
СПИСОК ФОНДОВ
ТОМ ______________
НАЧАТ ____________
ОКОНЧЕН _________
фондаНазвание фонда (коллекции)Дата первого поступления документов
фондаОтметка о выбытии фонда (дата, подпись работника архива)1234
На 01.01 _______ года в архиве хранится ________________________
_____________________________________________________ фондов
Наименование должности
лица, составившего
итоговою годовую запись
Подпись Расшифровка подписи
Заведующий архивом
(лицо, ответственное за архив)
Подпись Расшифровка подписи
Нашли опечатку? Выделите и нажмите CTRL+Enter
