Калакура Я.С., Матяш І.Б. 2002 – Архівознавство (книга)

Калакура Я.С., Матяш І.Б. 2002 – Архівознавство

ЗМІСТ

Передмова (Я. С. Калакура, І. Б. Матяш)………………………….

Розділ 1. Архівознавство як наукова система і навчальна дисципліна (Я.
С. Калакура)………………………………………..

§ 1. Предмет, об’єкт і методи архівознавства…………………..

§ 2. Зв’язок архівознавства з іншими науками та навчальними
дисциплінами………………………………………………………..

§ 3. Джерельна база та історіографія архівознавства……………..

Розділ 2. Історія архівної справи в Україні (К. І. Климова, В. П.
Ляхоцький)…………………………………………..

§ 1. Початок архівів в Україні. Центри зосередження писемних матеріалів
у Київській Русі та Галицько-Волинській державі……..

§ 2. Архіви литовсько-польської доби (XV ст. – перша половина XVII ст.)

§ 3. Архіви та архівна справа козацько-гетьманської України (середина
ХУІІ-ХУІІІ ст.)

§ 4. Архіви та архівна справа в Україні кінця ХУІІІ-ХІХ ст.

§ 5. Архіви України в контексті проектів архівних реформ у Росії XIX –
початку XX ст.

§ 6. Архіви та архівна справа доби Української революції (1917-1920 рр.)

§ 7. Архівна справа в Західній Україні, на Буковині та Закарпатті у
1920-1930-х рр.

§ 8. Архівне будівництво в Україні за часів радянської влади
(1920-1980-х рр.)

§ 9. Розвиток архівної справи в незалежній Україні

Розділ 3. Архівна система та система архівних установ (Я. С. Калакура)

§ 1. Поняття «архівна система», її основні види

§ 2. Система архівних установ України

Розділ 4. Національний архівний фонд України: склад, структура, правові
засади (І. Б. Матяш, К. Є. Новохатський)

§1. 3 історії формування поняття про сукупний архівний фонд держави.

§ 2. Склад і структура Національного архівного фонду

§ 3. Право власності на документи Національного архівного фонду

Розділ 5. Архівна україніка (Г. В. Боряк)

§ 1. Український комплекс

§ 2. Зарубіжний комплекс

§ 3. Проблеми опрацювання і передачі в Україну архівної україніки

Розділ 6. Організація роботи державних архівів (Р. Я. Пиріг)

§ 1. Статус та структура архівів

§ 2. Виробничі підрозділи архіву та основні архівні технології

§ 3. Планування, звітність та економічна діяльність архівів

Розділ 7. Організація архівних документів (М. Г. Щербак)

§ 1. Організація документів на рівні системи архівних установ

§ 2. Організація документів на рівні архіву

§ 3. Організація документів на рівні архівного фонду

§ 4. Організація документів на рівні справи

Розділ 8. Формуванна Національного архівного фонду (І. Б. Матяш, 3. О.
Сендик , Н. М. Христова

§ 1. Експертиза цінності документів: завдання, принципи, критерії

§ 2. Діяльність експертних комісій

§ 3. Переліки документів

§ 4. Комплектування державного архіву

§ 5. Державна реєстрація документів Національного архівного фонду

§ 6. Робота державного архіву з джерелами комплектування

Розділ 9. Архівне описування (К. Т. Селіверстова)

§ 1. Архівне описування: поняття, види

§ 2. Принципи і методи архівного описування

Розділ 10. Облік документів Національного архівного фонду (К. Т.
Селіверстова, Н. М. Христова)

§ 1. Поняття про облік архівних документів

§ 2. Облікові документи архіву

Розділ 11. Довідковий апарат до документів Національного архівного фонду
(Н.М. Христова)

§ 1. Поняття про довідковий апарат архівів

§ 2. Типо-видова структура довідкового апарату архівів

Розділ 12. Забезпечення збереженості архівних документів (Н. М.
Христова, А. К. Шурубура)

§ 1. Поняття про матеріальну основу архівних документів

§ 2. Технології зберігання документів

§ 3. Забезпечення фізико-хімічної збереженості архівних документів

Розділ 13. Інформатизація архівної справи (Л. А. Дубровіна)

§ 1. Інформатизація архівної справи: поняття, мета, завдання

§ 2. Основні шляхи інформатизації архівної справи: світовий досвід

§ 3. Інформатизація архівної справи в Україні

Розділ 14. Науково-дослідна та методична робота архівних установ (І. Б.
Матяш)

§ 1. Основні напрями та форми науково-дослідної роботи архівних установ

§ 2. Система архівної науково-технічної інформації

§ 3. Завдання, зміст і форми методичної роботи в архівних установах

Розділ 15. Використання архівної інформації. Архівна евристика. Архівний
маркетинг (Г. В. Папакін)

§ 1. Потреби в архівній інформації та групи її споживачів

§ 2. Основні напрями і форми використання архівної інформації

§ 3. Архівна евристика

§ 4. Архівний маркетинг

Розділ 16. Зарубіжні архіви (Т. В. Боряк)

§ 1. Структура архівів та архівні системи зарубіжних країн

§ 2. Правові засади зарубіжної архівістики. Проблеми доступу до архівної
інформації

§ 3. Особливості організації архівної справи

§ 4. Приватні архіви

Висновки (Я. С. Калакура)

Додаток № 1. Основні поняття та терміни (упоряд. О. М. Загорецька)

Додаток № 2. Рекомендовані джерела та література (упоряд. А. А.
Слободніченко, Р. В. Романовський)

Додаток № 3. Серійні архівознавчі та археографічні видання (упоряд. А.
А. Слободніченко)

Додаток № 4. Архівні служби та архіви країн світу у мережі Інтернет
(упоряд. А. А. Кисельова)

ПЕРЕДМОВА

ЦЯ ПРАЦЯ є другим, виправленим і доповненим, виданням підручника
«Архівознавство», призначеного для студентів історичних факультетів
вищих навчальних закладів України. Перше видання підручника побачило
світ 1998 р. Його підготовку уможливили відновлення державної
незалежності України, активізація історичних досліджень (в тому числі
архівознавчих) та культурного життя, створення наукової установи в
галузі архівної справи, реформування системи освіти. Символічно, що його
було здійснено через 70 років після виходу праці видатного українського
архівіста В. Романовського «Нариси з архівознавства: Історія архівної
справи та принципи порядкування в архівах» (Харків, 1927), що свого часу
стала першим підручником з архівознавства не лише в Україні, а загалом у
тодішньому Радянському Союзі. Автори підручника «Архівознавство» мали на
меті передусім відродження традицій національної архівознавчої думки.

Початок видання навчальної архівознавчої літератури в Україні пов’язаний
з діяльністю першого навчального закладу, в якому відбувалася підготовка
архівістів, – Київського археологічного інституту. Тут практикувалося
друкування найважливіших курсів лекцій «по подписке», що значно
допомагало студентам в опануванні навчальними дисциплінами. Підготовці
архівістів сприяли й опубліковані в 1930-х роках курси лекцій з
архівознавства В. Веретенникова, посібник з архівного законодавства В.
Мігуліна, «Архівознавство: елементарний підручник» (Харків, 1932).

За три роки навчальне видання пройшло ґрунтовну апробацію і дістало
позитивну оцінку наукової громадськості, архівістів, представників вищої
школи. При підготовці другого видання було враховано зауваження
викладачів і студентів Київського національного університету імені
Тараса Шевченка, Державної академії керівних кадрів культури і мистецтв,
Київського національного університету культури і мистецтв, Харківського
національного університету імені В. Каразіна, які безпосередньо
користувалися підручником у процесі викладання і засвоєння курсу
«Архівознавство». В результаті такої творчої співпраці авторського
колективу із «зацікавленими читачами» було внесено виправлення,
уніфіковано визначення, проведено додаткове наукове редагування,
уточнено структуру підручника, збільшено його наклад.

Необхідність другого видання зумовили також істотні зміни в архівній
справі, розвиток комп’ютеризації державних архівів, затвердження низки
нових нормативно-правових документів, у тому числі нової редакції Закону
України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» (2001).
Відтак матеріал, викладений у підручнику, узгоджено з положеннями
Закону, новими «Основними правилами роботи державних архівів»,
«Основними положеннями науково-дослідної та методичної роботи державних
архівних установ», термінологічним та іншими галузевими стандартами.

У ході підготовки другого видання на веб-сайті Державного комітету
архівів України було репрезентовано електронну повнотекстову версію
книги (http: // www.scau.kiev /Publicat/ Archivoznavstvo.ua.html).
Частота звернень користувачів до електронної версії – понад 300
копіювань за два місяці – засвідчила підвищений попит на неї. До праці
спонукали й неможливість задовольнити численні запити щодо друкованого
видання підручника через обмеженість накладу.

В основу концепції підручника покладено проблемно-хронологічний принцип
викладення матеріалу і розуміння архівознавства як наукової системи.

Автори другого видання підручника – працівники Державного комітету
архівів України, співробітники Українського науково-дослідного інституту
архівної справи та документознавства, викладачі кафедри архівознавства
та спеціальних галузей історичної науки Київського національного
університету імені

Тараса Шевченка, науковці Інституту рукопису Національної бібліотеки
України імені В. Вернадського – прагнули на основі новітніх здобутків
українського та зарубіжного архівознавства й узагальнення досвіду
архівної практики, врахування критичних зауважень щодо першого видання
підручника викласти сучасні підходи до історії, теорії та методики
архівної справи.

Засвоєння уроків власного минулого, опанування досвідом зарубіжних
держав, теоретичне осмислення сучасних проблем архівного будівництва є
неодмінною умовою підготовки висококваліфікованих фахівців архівної
справи, прищеплення їм історико-філософського розуміння архівів як
феномена духовної культури людства, прогнозування перспектив розвитку
архівної галузі. Матеріал підручника передусім ґрунтується на досвіді
роботи державних архівних установ України й має практичне спрямування.
Відтак завдання підручника полягає в тому, щоб допомогти майбутнім
фахівцям архівних установ опанувати теоретичними знаннями, ознайомитися
з особливостями організації архівної справи не лише в Україні, а й у
зарубіжних країнах, специфікою складу і змісту Національного архівного
фонду України, основними принципами, формами й методами роботи державних
установ, а також закласти основи для практичної діяльності, наповнити її
новим змістом, сприяти оволодінню новітніми технологіями архівної
справи, піднести соціальне і духовне значення професії.

Загалом друге видання має 16 розділів, представлених кількома блоками.
Перший стосується поняття про архівознавство як науку і навчальну
дисципліну, науково-дослідну і методичну роботу державних архівів
(розділи 1,14), оскільки архівознавство як наукова система служить
розробленню теоретико-методологічних і практичних проблем, пов’язаних з
осмисленням історичного досвіду, удосконаленням підходів до формування
Національного архівного фонду, описування, зберігання документів та
використання відомостей, що містяться в них, а як навчальна дисципліна
відіграє важливу роль у підготовці кадрів для архівних установ.
Усвідомлюючи необхідність науково-архівознавчої підготовки архівістів,
В. Веретенников ще наприкінці 1920-х років наголошував: некваліфікований
архівіст може «накоїти великої шкоди Єдиному Державному Архівному фонду,
що його саме він має охороняти та пильнувати». Закон «Про Національний
архівний фонд та архівні установи» стверджує: «професійною діяльністю в
архівних установах можуть займатися громадяни, які мають відповідну
освіту».

Другий блок складає короткий екскурс у історію архівів та архівної
справи (розділ 2). Перші сховища документів та інших пам’яток були
засновані в Київській Русі в IX – Х ст. Традиції Києва щодо дбайливого
ставлення до історичної пам’яті, зберігання духовних скарбів успадкувала
й збагатила Галицько-Волинська держава. Дальшого розвитку вони набули за
козацько-гетьманської доби. Великий вплив на архівну справу в Україні
справили архівні системи держав, до складу яких входили українські
землі, – Польщі, Литви, Австро-Угорщини та Росії. Незважаючи на
заборони, переслідування і репресії, у контексті розвитку української
історичної науки розгорнулася архівознавча робота. З XIX ст.
започатковано наукове осмислення діяльності архівних установ,
джерелознавчої та археографічної практики. Новий поштовх інтенсивному
розвитку архівістики дали відновлення української державності, утворення
Української Народної Республіки, «українізація» 1920-х років,
пожвавлення історико-архівних досліджень у період хрущовської «відлиги».
Значний час (1920-1980) українська архівістика розвивалася в
загальносоюзному контексті й здобула новий імпульс до розвитку лише в
незалежній Україні 1991 р. Глибшому вивченню історії архівної справи в
Україні допоможе нове наукове видання Українського науково-дослідного
інституту архівної справи та документознавства, рекомендоване
Міністерством науки і освіти України як навчальний посібник для
студентів історичних факультетів, – «Нариси історії архівної справи в
Україні» (К., 2002).

Третій блок складають розділи про Національний архівний фонд України
(4,5), де розглядаються його склад, зміст, правові засади, поняття
«архівна україніка», проблеми реституції архівної спадщини українського
народу.

Четвертий, найбільший, блок представлено розділами (6-13, 15),
присвяченими організації роботи державних архівів, особливостям
формування Національного архівного фонду України, принципам та методам
архівного описування, створення довідкового апарату, організації
користування архівною інформацією.

Підручник простежує історичну тяглість, наступність архівної справи і
науки про неї, враховує тенденції розвитку зарубіжного архівознавства.
Автори творчо використали напрацювання учених Історико-архівного
інституту Російського гуманітарного університету, врахували досвід
підготовки архівістів та архіво-знавців на пострадянському просторі та в
Софійському університеті, на історичному факультеті Нью-Йоркського
університету, спеціальної школи архівістів і бібліотекарів у Римі,
Державної архівної школи Нідерландів, Французької національної школи
хартій, відділу архівістики Народного університету Китаю, школи з
вивчення проблем у галузі інформації, архівів і бібліотек Лондонського
університету та ін. Ширшому ознайомленню з принципами організації
архівної справи за рубежами України допоможе п’ятий блок (розділ 15),
присвячений розвитку архівів та архівної справи в світі.

Для вивчення окремих тем курсу, поглибленого їх засвоєння вміщено
короткий термінологічний словник, рекомендовано документальну базу і
додаткову літературу, подану в кінці підручника, а також у навчальній
програмі з курсу «Архівознавство». Питання для самоконтролю, що
подаються після кожного розділу, допоможуть студентам звернути увагу на
основні положення викладеного матеріалу і перевірити ступінь його
засвоєння. і Підручник створено силами авторського колективу у складі
докторів історичних наук:

Г. В. Боряка,

Л. А. Дубровіної,

Я. С. Калакури,

В. П. Ляхоцького,

І. Б. Матяш,

Р. Я. Пирога,

М. Т. Щербака,

кандидатів історичних наук:

К. І. Климової,

Г. В. Папакіна,

Н. М. Христової,

кандидата пед. наук К. Г. Селіверстової,

канд. хім. наук А. К. Шурубури,

засл. працівника культури України К. Є. Новохатського.

За час, що минув між виходом першого і другого видання підручника, пішов
із життя член авторського колективу, відомий архівіст, щира, порядна
людина – 3. О. Сендик.

Кваліфіковані консультації при підготовці другого видання авторському
колективу надали старші наукові співробітники УНДІАСД Л. О. Скрицька та
Н. П. Павловська, завідувач відділу

Держкомархіву Г. П. Рижкова, доцент Київського національного
університету культури і мистецтв, кандидат історичних наук Н. В.
Маковська. Рекомендовану бібліографію та додатки уклали наукові
співробітники УНДІАСД О. М. Загорецька, А. А. Слободніченко, А. А.
Кисельова, Р. В. Романовський.

Для найчастіше повторюваних у тексті назв застосовано скорочення:
Державний комітет архівів України – Держкомархів, Національний архівний
фонд Українин – НАФ або Національний архівний фонд. Використовувалися й
усталені скорочені назви центральних державних архівів

Сподіваємося, що підручник сприятиме подоланню стереотипів, які ще й
досі побутують у поглядах на історію, теорію і практику архівної справи
в Україні, та опануванню новими поколіннями українських архівістів
сучасної методології архівознавства. Автори будуть і надалі вдячні за
критичні зауваження, поради і рекомендації, висловлені про підручник
«Архівознавство», і врахують їх при підготовці наступних навчальних
посібників.

РОЗДІЛ 1

АРХІВОЗНАВСТВО ЯК НАУКОВА СИСТЕМА І НАВЧАЛЬНА ДИСЦИПЛІНА

Серед галузей науки і навчальних дисциплін гуманітарного циклу, роль і
значення яких неухильно зростає, одне з чільних місць посідає
архівознавство як система наукових знань про архіви, архівну справу, її
історію, теорію і практику.

Словом «архів» у Стародавній Греції називали будинки вищих урядових
установ, де ухвалювалися і зберігалися важливі державні акти. В сучасній
професійній лексиці поняття «архів» має два основних значення: а)
соціальна інституція (спеціалізована і установа), що забезпечує потреби
суспільства у ретроспективній документній інформації через архівні
документи, організовуючи їх зберігання та користування ними; б)
сукупність документів, сформованих в результаті діяльності установ,
підприємств, організацій, окремих осіб. Архіви – скарбниці
історико-культурної . пам’яті народу. Відповідно до Конституції України
(ст. 54), і «культурна спадщина охороняється законом. Держава забезпечує
збереження історичних пам’яток та інших об’єктів, що становлять
культурну цінність, вживає заходів для повернення в Україну культурних
цінностей народу, які знаходяться за її межами’4. Архіви є
інформаційними системами, де застосовуються новітні інформаційні
технології під час опрацювання, класифікації, зберігання і використання
документів. Водночас архіви є установами державного управління і
багатьма своїми функціями тісно пов’язані з різними сферами державного
життя. Галузь життєдіяльності суспільства, яка охоплює наукові,
організаційні, правові, технологічні, економічні та інші питання
діяльності юридичних і фізичних осіб, пов’язані з нагромадженням,
обліком, зберіганням архівних доку ментів та використанням відомостей,
що містяться в них, називають архівною справою.

Знання про архіви, як і самі архіви, зародилися давно, але наукового
характеру вони набули в країнах Західної Європи у XVIII ст., в Росії та
Україні – в середині XIX ст. На зламі XIX-XX ст. виник термін
«архівістика». Спочатку його пов’язували з вивченням історії архівної
справи, збиранням і зберіганням документів, а згодом до завдань
архівістики почали відносити розроблення наукових основ організації
роботи з документами, їх пошуку, відбору і публікації. В 1920-х роках
поряд з поняттям «архівістика» дедалі частіше стали вживати термін
«архівознавство», який відображав не лише прикладне, а й
теоретико-методологічне призначення цієї галузі знань. Оскільки
архівознавство сформувалося в рамках історичної науки і виділилося в
окрему галузь у процесі диференціації наук, тривалий час його вважали
«допоміжною історичною дисципліною», а починаючи з 1970-х років –
спеціальною галуззю історичної науки. З розширенням сфери діяльності
архівів, збагаченням їх функцій та підвищенням ролі в
державно-політичному, науково-культурному і духовному житті,
архівознавство набуло статусу автономної наукової системи, тісно
пов’язаної з історичною та іншими науками.

§ 1. Предмет, об’єкт і методи архівознавства

Архівознавство – це комплексна система знань, що вивчає історію, теорію
і практику архівної справи, її правові та економічні засади.

З цього визначення архівознавства випливає його суть як навчальної
дисципліни, що сприяє підготовці фахівців для архівних установ, дає
необхідні знання для істориків, правників, культурологів, філологів,
фахівців державного управління, яким у науковій і практичній діяльності
доводиться вирішувати проблеми архівістики.

Місце, роль і функції архівознавства як навчальної дисципліни
визначаються кваліфікаційними характеристиками та державним стандартом
рівня знань і практичних навиків бакалаврів, спеціалістів та магістрів.
Загальне завдання курсу «Архівознавство» полягає в тому, щоб дати
майбутнім фахівцям систему знань з історії зародження і розвитку
архівної справи, формування Національного архівного фонду України,
становлення архівної системи та діяльності державних архівних установ,
основних принципів комплектування, зберігання і використання
інформаційно-документальних ресурсів.

Надзвичайно важливою є роль архівознавства як навчальної дисципліни в
підготовці істориків, адже професія історика будь-якого профілю потребує
знань і практичних навичок роботи з усіма видами історичних джерел,
насамперед – з архівними документами.

Предметом архівознавства як наукової системи є тенденції та
закономірності становлення й розвитку архівної справи, наукові засади
експертизи цінності документів, організації документів Національного
архівного фонду, архівного описування, створення довідкового апарату,
зберігання та використання відомостей, що містяться в архівних
документах.

Об’єкт архівознавства складають Національний архівний фонд та система
архівних установ.

У теоретичному осмисленні проблем, пов’язаних із предметом та об’єктом
архівознавства, виробленням методів їх вирішення полягає головне
завдання архівознавства.

Архівознавство стало наукою завдяки тому, що спирається на
загальнонаукові й специфічні методи дослідження. Сукупність цих методів
та основоположних принципів науковості, історизму, об’єктивності,
всебічності становить методологічну основу архівознавства. Розглянемо
докладніше основні методи та принципи архівознавчого дослідження. Його
підґрунтям є загальна теорія історичного пізнання, що користується
універсальними методами наукового аналізу і синтезу, які дозволяють
досліджувати структуру архівного фонду, аналізувати всі його елементи,
ідентифікувати документи. Водночас за допомогою методу синтезу роблять
висновки й теоретичні узагальнення.

Пріоритетним методом архівознавства є історичний, який разом з логічним
та хронологічним уможливлює ґрунтовне дослідження витоків і розвитку
архівної справи, виявлення основних етапів формування архівної системи,
з’ясування внеску провідних архівістів в архівну науку і практику,
аналіз впливу конкретно-історичних чинників на стан і характер архівного
будівництва.

Важливу роль відіграють ретроспективний та порівняльний (компаративний)
методи. Перший дає змогу відштовхнутися від сьогодення і поступово
зануритися у архівну минувшину, виділяючи при цьому найхарактерніші риси
і тенденції для кожного

етапу архівного будівництва, закономірності розвитку архівознавчої
думки. Другий уможливлює порівняння нових і старих знань, архівних
технологій, виявлення приросту наукових знань і прогресивних методик
опрацювання архівних фондів, модернізацію технологій їх зберігання і
використання.

Вивчення документів як одне з найважливіших завдань архівознавства
найчастіше опирається на методи історичного джерелознавства: наукової
евристики, класифікації і критики джерел, їх ідентифікації тощо. Крім
того в архівознавстві застосовують методи соціологічних досліджень,
статистично-математичного опрацювання матеріалів із застосуванням
комп’ютерної техніки та новітніх інформаційних технологій.

Жодний з названих методів не є універсальним і не може абсолютизуватися.
Оптимальних результатів досягають за умови комплексного використання
методів, віддаючи перевагу тим, які найповніше відбивають специфіку
дослідження, його проблематику та дозволяють вирішувати дослідницькі
завдання.

Усі компоненти архівознавства, насамперед історія, теорія і практика
архівної справи, ґрунтуються на основоположних принципах науковості,
історизму, об’єктивності та всебічності. Послідовне дотримання всіх цих
принципів, своєрідних правил для дослідника, є гарантом правдивого
висвітлення будь-якої архівознавчої проблеми. Принцип науковості
застерігає від описовості, фактографічності, кон’юнктурності та
заідеологізованості. Неодмінною умовою успішного архівознавчого
дослідження є постійне дотримання принципу історизму. Він орієнтує
дослідника на необхідність ґрунтовно з’ясовувати, як і коли виникло те
чи інше явище в архівній сфері, які основні етапи у своєму розвитку воно
пройшло, чим стало або які уроки випливають з минулого. Цей принцип
вимагає від дослідника глибоко аналізувати конкретно-історичні умови, в
яких розвивалась архівна справа, уникати будь-яких проявів модернізації
історичного процесу.

Важливе значення має принцип об’єктивності. Як відомо, об’єкти
джерелознавчого і архівознавчого дослідження мають об’єктивний характер,
але позначені суб’єктивізмом, оскільки створені людьми. Документи, що
передаються на зберігання до архівів, в т. ч. законодавчі акти,
міжнародні угоди, є продуктом діяльності чи творчості конкретної людини
або групи людей. Отже, чинник суб’єктивності притаманний самому об’єкту
пізнання. У ролі суб’єкта щодо об’єкта вивчення виступає сам дослідник,
що неминуче відбивається на його оцінках подій, явищ та осіб. Досягти
об’єктивності можна лише за умови врахування всіх точок зору на ту чи
іншу подію, зіставлення їх аргументації, побудови оптимальної версії.

Принцип об’єктивності передбачає всебічність дослідження, що має бути
нормою для всіх етапів пізнавання: від пошуку, відбору і вивчення джерел
та літератури до реконструкції на їх основі процесу архівного
будівництва. Всебічність дослідження застерігає від упереджених схем,
однобічних оцінок, замовчування подій і фактів, які «не вписуються» в
авторську доктрину.

Крім загальних принципів архівознавства, слід враховувати специфічні
принципи ведення архівної справи. Йдеться про принципи неподільності
архівних фондів, доступності архівної інформації (відкритості) та ін.

Архівознавство як наукова система і навчальна дисципліна тісно пов’язане
з практикою архівної справи. Воно має першочергове значення для
прикладних досліджень, неодмінною рисою яких повинно бути наукове
обґрунтування практичних рекомендацій і пропозицій, спрямованих на
вдосконалення роботи архівних установ, підвищення її ефективності. У
тісному зв’язку з практикою проводяться і дослідження з історії й теорії
архівного будівництва. Історіософія позитивізму орієнтує на виявлення
позитивного, прогресивного у процесах та явищах минулого, узагальнення
кращого досвіду, винесення уроків з минулого, застереження від
повторення помилок і негативних явищ.

§ 2. Зв’язок архівознавства з іншими науками та навчальними дисциплінами

Архівознавство як система знань, або комплексна наука про архівну
справу, тісно пов’язане також із іншими науками і навчальними
дисциплінами, насамперед з історією, правознавством, філософією,
культурологією. Як структурна одиниця спеціальних галузей історичної
науки архівознавство є невід’ємним від вузлових проблем всесвітньої
історії, зокрема історії порубіжних з Україною держав: Білорусі, Литви,
Молдови, Польщі, Росії, Румунії, Словаччини, Туреччини, Угорщини, Чехії
– країн, з якими пов’язане історичне минуле українського народу, або
країн, де живуть українці: Австрії, Аргентини, Болгарії, Великобританії,
Казахстану, Канади, Німеччини, Сполучених Штатів Америки, Франції,
Швеції та ін.

Численними артеріями взаємопроникнуті архівознавство та історія України,
української державності, культури, філософської думки, але найрельєфніше
ці зв’язки окреслюються з такими галузями знань як українознавство,
історичне джерелознавство, археографія, історична географія; з
джерелознавчими дисциплінами – палеографією, дипломатикою, сфрагістикою,
текстологією, метрологією, хронологією та ін.

Архівознавство спирається на здобутки політології, етнології, зокрема в
тих розділах, що стосуються історії політичних партій та рухів, їх
документальних масивів, формування української нації, етносів та
етнічних груп, пам’яток історії та культури. В результаті взаємодії цих
наук започатковується архівософія, покликана осмислити філософію
архівістики, феномен архівів у всесвітньо-історичному процесі й розвитку
цивілізацій.

Різноманітні плідні зв’язки пов’язують архівознавство з
документознавством – спеціальною дисципліною, яка вивчає закономірності
утворення документів і займається розробленням методів їх створення,
принципів організації документообігу та побудови систем документації.
Обидві науки мають справу з документами, але документознавство досліджує
ті, які функціонують у сфері управління, а архівознавство – у сфері їх
зберігання та використання як носіїв історичної пам’яті та інформації.
Спираючись на здобутки документознавства, архівознавці глибше проникають
у зміст документів, встановлюють їх походження і характер, ідентичність
та інформаційну цінність.

Важливими є зв’язки архівознавства з філологічними науками, які вивчають
письмові тексти і на основі їх змістовного, мовного і стилістичного
аналізу здобувають знання з історії духовної культури суспільства.
Особливістю інформаційних ресурсів України є те, що значна частина його
документів представлена давньоукраїнською, церковнослов’янською,
польською, російською, давньогрецькою, латинською, а також німецькою,
англійською, тюркською, давньотурецькою, французькою та іншими мовами.
Все це вимагає від працівників архівних установ знання сучасних і
класичних мов – давньогрецької і латинської.

В архівній справі, в технологіях зберігання та консервації документів,
їх реставрації, перенесенні на інші носії інформації архівістам
доводиться мати справу з сучасними здобутками природничих і технічних
наук, зокрема фізики, хімії, біології, вірусологи, математики,
кібернетики та інформатики. Важко уявити сучасне архівознавство поза
зв’язками з найновішими інформаційними системами і технологіями. Досвід
розвинутих західних держав свідчить про додаткові можливості для
архівної практики та архівознавчих досліджень, які відкривають сучасні
комп’ютерні системи, особливо в науково-довідковій та інформаційній
діяльності установ.

Отже, архівознавство, що є самостійною науковою системою і навчальною
дисципліною, має тісні зв’язки з багатьма галузями знань і дисциплінами.
Вони мають двосторонній та багатосторонній характер. Найвагоміші
здобутки досягаються на міждисциплінарному рівні досліджень. Досягнення
архівознавства стають надбанням інших наук, що в свою чергу підносить
його роль і значення в інтелектуальній та прикладній сферах суспільства.

§ 3. Джерельна база та історіографія архівознавства

Архівознавство має багату й різноманітну джерельну базу, що охоплює
загальноісторичні та спеціальні архівознавчі джерела. Основний масив їх
складають історичні джерела, які набувають архівознавчого характеру
внаслідок специфіки пізнання. Класифікацію писемних архівознавчих джерел
проводять за критеріями, прийнятими в сучасному історичному
джерелознавстві.

До першої групи джерел належать нормативні акти та інші документи
державних органів, політичних партій, громадських і релігійних
організацій, творчих спілок, пов’язані із заснуванням архівів,
визначенням їх профілю і структури. До цієї групи належать документи
органів управління архівною справою, адміністрації архівів.

Другу групу складають твори, промови, виступи державних і громадських
діячів з питань архівної політики, діяльності архівних установ та праці
відповідальних працівників архівної галузі всіх рівнів, які містять
інформацію про реалізацію архівної політики, діяльність відповідних
установ.

Третю групу становлять так звані масові джерела, насамперед матеріали
преси, періодики. Серед них пріоритетними є матеріали архівної
періодики, зокрема журналів «Архівна справа» (1926-1931), «Радянський
архів» (1931), «Архів Радянської України» (1932-1933), «Бюлетень
Центрального архівного управління УРСР», «Архіви України» (з 1965 р.),
«Студії з архівної справи та документознавства» (з 1996 р.) та ін.
Інформація, вміщена на сторінках історичної та архівної періодики про
досвід роботи архівних установ, нові надходження до архівів, підготовку
архівістів, спорудження архівосховищ і архівних комплексів, є джерелом
для дослідження історії та організації архівної справи.

До четвертої групи джерел належать інструктивні та
довідково-інформаційні матеріали, підготовлені архівними установами –
службові інструкції, правила, путівники, довідники та інші, які дають
цінну інформацію щодо технології архівної роботи. З певною мірою
умовності до цієї групи можна віднести самі архівні фонди, облікову
документацію, акти експертизи, каталоги і тематичні картотеки, програмне
забезпечення інформаційних систем тощо.

Джерельне значення мають і наукові праці з історії, теорії та
організації архівної справи, матеріали науково-практичних конференцій.
Це п’ята група джерел, які є насамперед історіографічним джерелом
архівознавства.

Як окрему, шосту, групу виділяють мемуари, спогади, щоденники і
листування істориків, архівознавців, архівістів. Так, збереглися спогади
М. Грушевського, Д. Дорошенка, М. Костомарова, О. Оглоблина, Н.
Полонської-Василенко, В. Романовського та ін. істориків, епістолярій
видатних архівознавців.

Комплексно використовуючи джерела всіх указаних груп, архівознавство
збагачується новими знаннями, узагальненнями, теоретичними положеннями,
поповнюється маловідомими фактами з історії та практики архівної справи.

Архівознавство, що є порівняно молодою наукою, має широку історіографію.
Її можна трактувати як галузь знань про історію і закономірності
розвитку архівознавчих досліджень, еволюцію Гітеоретико-методологічних
принципів та повноту дослідження проблем архівної справи.

Завдання її як предметно-проблемної історіографії полягає в тому, щоб
дати відповіді на такі питання:

• які проблеми архівознавства досліджено з достатньою повнотою?

• які архівознавчі питання висвітлено частково, неповно або невірно?

• які проблеми не порушувалися і не досліджувалися?

Аналіз відповідей на ці питання, їх синтез становлять історіографію
архівознавства, оскільки дають цілісне уявлення про витоки архівознавчих
знань, основні етапи і здобутки їх розвитку, достовірність і повноту
дослідження теоретичних і практичних аспектів архівної справи,
дозволяють прогнозувати подальші дослідження.

До завдань історіографії архівознавства належить вироблення наукової
періодизації розвитку архівознавчих знань, виявлення найвагоміших
наукових концепцій, з’ясування персонального внеску вчених у розвиток
архівної науки, створення їх творчих біографій.

Трансформація знань про архіви у науку відбувалася в середині та другій
половині XIX ст. Цей процес проходив майже одночасно на українських
землях, які були в складі Російської та Австро-Угорської імперій.
Історія українського архівознавства тісно пов’язана з традиціями
Києво-Могилянської академії, Університету Св. Володимира й Київської
археографічної комісії (1843-1921), київської, харківської та львівської
наукових історичних шкіл. Збирання давніх актів, підготовка і публікація
«Архива Юго-Западной России» (1858-1914), «Актов, относящихся к истории
Западной России» (1844-1853), «Жерел до історії України-Руси»
(1895-1924) та ін. супроводжувалися розробленням теоретичних та
методологічних питань архіві-стики. Наголос робився на джерелознавчих та
археографічних аспекти архівної справи. Відпрацьовувалися методики
пошуку, відбору, оцінки, описування давніх актів, принципів їх
публікації, вироблявся понятійно-категоріальний апарат архівознавства.
Біля витоків української архівістики стояли таки видатні вчені, як М.
Максимович, М. Костомаров, П. Куліш, О. Левиць-кий, М. Іванишев, М.
Владимирський-Буданов, В. Антонович, М. Грушевський, О. Грушевський, В.
Романовський та ін.

Вагомим є внесок в українську архівістику та джерелознавство В.
Антоновича. Як один з подвижників української ідеї, В. Антонович
утверджував в українській історичній науці традицію документалізму. Він
особисто підготував 9 томів «Архіву Південно-Західної Росії» (так
офіційно називались українські землі), до яких увійшло понад 2 тис.
документів і пам’яток, започаткував в Університеті Св. Володимира
лекційний курс з джерелознавства , брав участь у виданні «Київської
старовини», на сторінках якої оприлюднювалися архівні документи з
авторськими коментарями.

Створення національної архівістики продовжив учень В. Антоновича –
видатний український історик, політичний та державний діяч М.
Грушевський. З його ініціативи було реформовано Наукове товариство імені
Т. Шевченка у Львові, створено при ньому Археографічну комісію і
започатковано видання «Українсько-Руського архіву». М. Грушевський
утвердив в українській історичній науці дух відповідального і поважного
ставлення до джерела, прищепив своїм численним учням інтерес до пошуку і
збирання джерел, залучив їх до опрацювання архівних фондів Варшави,
Відня, Женеви, Москви, Санкт-Петербурга, які мали великий документальний
шар джерельної інформації з історії України. Отже, другу половину XIX
ст. можна розглядати як перший етап становлення і розвитку українського
архівознавства, якому в XX ст. попри всі суперечності судилося
сформуватися як окремій галузі знань, а згодом набути статусу наукової
системи.

У XX ст. простежується кілька етапів дальшого розвитку українського
архівознавства, які за хронологічними рамками співпадають з основними
періодами розвитку української історичної науки, а також історії
архівної справи. Рубіжною віхою другого етапу, що охоплює перші три
десятиріччя, стала Українська національно-демократична революція
1917-1920 рр., під час якої відродилася Українська держава, згодом
знищена більшовиками. Національне державотворення дало поштовх
виробленню державної політики в архівній галузі, розробленню проекту
Національного архіву, офіційному заснуванню Національної бібліотеки,
Української академії наук та Історичної секції в її структурі.

Зі встановленням радянської влади в Україні почалася націоналізація
архівів і зрештою було проведено архівну реформу на засадах
централізації. Після включення України до складу СРСР на її територію
було остаточно поширено схему архівного будівництва РФСРР. Політика
коренізації (або «українізації») спочатку позитивно позначилася на
розвитку архівної справи і архівознавства. В цей період закладалися
наукові основи створення єдиного Державного архівного фонду України,
розроблялася і впроваджувалася українська архівна термінологія,
вироблялася методика описування фондів, експертизи цінності документів.
Помітну роль у розвитку архівної науки відігравав журнал «Архівна
справа» та інші фахові видання. Важливою подією цього етапу був вихід у
світ книги В. Романовського «Нариси з архівознавства: Історія архівної
справи на Україні та принципи порядкування в архівах» (1927), яка стала
першим навчальним посібником з архівознавства. Другий етап розвитку
українського архівознавства завершився згортанням політики
«українізації», дедалі глибшою ідеологізацією всіх наук на принципах
партійно-класового підходу і революційної доцільності використання
джерел, що знайшло офіційне закріплення у листі Й. Сталіна до журналу
«Пролетарская революция» (1931).

Третій етап (1930-і – початок 1950-х років) пов’язаний з остаточним
утвердженням тоталітаризму в СРСР. У цей час ще більше
централізовувалася архівна система, яка підпорядковувалася Наркомату
внутрішніх справ, було максимально звужено доступ до архівів. Масові
репресії торкнулися працівників архівної галузі, істориків та
архівознавців. Остракізму і звинуваченням в «українському буржуазному
націоналізмі» було піддано посібник «Архівознавство. Елементарний
підручник» (Харків, 1932 ). Разом з тим створення Кабінету
архівознавства при Укрцентрархіві, публікація на сторінках «Радянського
архіву» та «Архіву Радянської України» статей науковців і практиків,
загалом націлених на обґрунтування централізації архівної справи, її
закритості, протиставляння радянської архівної системи
західноєвропейським, певною мірою сприяли удосконаленню архівних
технологій. У 1940-х рр. до радянської архівної системи було включено
архіви західних областей України, Буковини, Бессарабії, Закарпаття, які
увійшли до УРСР. Значних втрат архівна справа зазнало під час Другої
світової війни. У повоєнні роки було здійснено деякі заходи щодо
відбудови архівів, повернення з евакуації документальних ресурсів,
кадрового оновлення галузі, що позитивно вплинуло на архівознавчі
дослідження. Важливою подією було відкриття на історичному факультеті
Київського державного університету ім. Т. Шевченка кафедри
архівознавства (1944), згодом – історико-архівного відділення та
аспірантури. Низку актуальних проблем архівної практики та
архівознавства було порушено на сторінках «Науково-інформаційного
бюлетня Архівного управління МВС УРСР».

З середини 1950-х років окреслився четвертий етап історії
архівознавства, який тривав до розпаду СРСР. Його початок пов’язаний з
хрущовською «відлигою», критикою культу особи Й. Сталіна, активізацією
історичних досліджень, що не могло не позначитися на архівній системі.
Залишаючись під повним партійно-державним контролем, архівна справа
сформувалася в окрему галузь, якою керувало Головне архівне управління
при Раді Міністрів СРСР (1966). Підготовка фахівців архівної справи
зосереджувалася у Московському державному історико-архівному інституті,
який разом зі Всесоюзним науково-дослідним інститутом документознавства
та архівної справи був своєрідним «законодавцем» і центром
науково-теоретичної роботи в галузі архівознавства. На цьому етапі
архівознавство набуло виразнішого статусу науки і навчальної дисципліни,
було опубліковано низку праць і посібників.

У 1960- 1980-х роках помітно розширилася тематика архівознавчих
досліджень в Україні, вийшли праці з історії, теорії і практики архівної
справи, було захищено кілька кандидатських дисертацій. Посилилась увага
до науково-дослідної роботи в центральних державних архівах, зріс
науково-теоретичний рівень публікацій на сторінках
науково-інформаційного бюлетеня «Архіви України» (з 1965 р.). На стан
наукових досліджень негативно впливала обстановка авторитаризму, застою,
орієнтація на суто прикладну тематику, провінціоналізм.

Проголошення у серпні 1991 р. державної незалежності України, нова хвиля
національно-культурного відродження, демократизація країни, її входження
у світове співтовариство започаткували п’ятий етап розвитку
архівознавства, пов’язаний з потребою суспільства і держави в новому
осмисленні ролі архівів, значення історико-архівознавчих, джерелознавчих
та археографічних досліджень, прийняттям Закону України «Про
національний архівний фонд і архівні установи» (1993, нова редакція –
2001), з реформуванням архівної системи України, її демократизацією.
Важливою віхою в розвитку архівознавства стало заснування 1994 р.
галузевої наукової установи. Помітними подіями в науковому житті архівів
були наукові конференції «Українське архівознавство: історія, сучасний
стан та перспективи» (1996), «Архівна та бібліотечна справа в Україні
доби визвольних змагань (1917-1921 рр.)» (1997), архівознавчічитання в
Національному університеті імені Тараса Шевченка, заснування нових
часописів: «Студії з архівної справи та документознавства», «Архівіст»,
«Константи», «Пам’ятки» та ін.

Важливі теоретико-методологічні проблеми архівознавства, особливо
камеральної археографії, висвітлено в монографії Г. Боряка, де архівні
фонди розглядалися як складова загальнонаціональних інформаційних
ресурсів, обґрунтовувалися шляхи створення Археографічного реєстру
національної спадщини України. Збагаченню знань з історії архівної
освіти і науки сприяли дослідження І. Матяш. 2002 р. побачила світ
фундаментальна колективна праця «Нариси історії архівної справи в
Україні».

Таким чином, архівознавство є комплексною системою знань, яка, з одного
боку, органічно входить в історичну науку, а з другого, – інтегрує в
собі низку спеціальних знань з теорії, історії і практики архівної
справи, державного будівництва, документознавства, інформаційних систем.
Архівознавство має свій предмет і об’єкт дослідження, спирається на
різноманітну джерельну базу, застосовує широкий спектр дослідницьких
методів, тісно пов’язане з іншими науками, навчальними дисциплінами. Як
самостійна навчальна дисципліна архівознавство займає важливе місце в
системі підготовки не тільки професійних архівістів, але й істориків,
правників, філологів, культурологів, фахівців системи державного
управління.

ЗАПИТАННЯ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЮ:

1. Дайте визначення архівознавства як науки, охарактеризуйте його
предмет і об’єкт.

2. Які завдання архівознавства як навчальної дисципліни?

3. Які основні методи застосовуються в архівознавстві?

4. Що означають принципи науковості, історизму, об’єктивності та
всебічності в архівознавстві?

5. На яких групах джерел ґрунтується архівознавство?

6. Назвіть і охарактеризуйте основні етапи розвитку українського
архівознавства.

7. Хто з українських учених зробив вагомий внесок у розвиток
архівознавства?

8. Які центри архівознавчих досліджень в Україні вам відомі?

РОЗДІЛ 2

ІСТОРІЯ АРХІВНОЇ СПРАВИ В УКРАЇНІ

Історія архівної справи в Україні невіддільна від світової історії
зародження і розвитку архівів, формування архівних систем, генези
світової архівознавчої думки. Водночас вона пов’язана з історією
державних установ, громадських об’єднань і рухів. Особливості формування
та функціонування мережі архівів різних регіонів України (Лівобережжя,
Правобережжя, західні та південні регіони), які перебували у складі
Литви, Польщі, Росії та Австро-Угорщини, зумовлювалися їхнім тодішнім
адміністративно-політичним устроєм.

Вивчення історії архівів допомагає осмислити їх місце і роль у житті
суспільства, пізнати закономірності еволюції різних типів архівів: від
сховищ документів до наукових центрів їх зберігання та використання,
простежити процес збирання документів та формування архівних фондів;
стимулює теоретичні студії в архівознавстві. Дослідження історії
архівної справи сприяє також вирішенню евристичних завдань, дозволяє
з’ясувати причини та обсяги втрат документів у архівах, націлює на пошук
архівних фондів та їх окремих частин, на реконструкцію національної
архівної спадщини.

§ 1. Початок архівів в Україні.

Центри зосередження писемних матеріалів у

Київській Русі та Галицьке-Волинській державі

Історія архівів та архівної справи в Україні починається з утвердження
її державності. Найдавніші писемні документи – грамоти періоду Київської
Русі – виникали як результат взаємовідносин між великим князем і його
васалами, між окремими феодалами. Грамоти закріплювали права на
власність і привілеї. «Повість минулих літ» згадує русичів, які служили
в Греції і писали заповіти на успадкування майна. Документи, що
засвідчували права успадкування, відображали діяльність землевласників,
збиралися і зберігалися дружинниками і боярами.

Від часу запровадження християнства як державної релігії та
інституційного утвердження церкви на території України беруть початок
церковні архіви. Монастирі, церкви, митрополичі та єпископські кафедри
були найважливішими центрами зосередження писемних документів.
Давньоруська православна церква невдовзі після свого утворення стала не
лише важливим духовним осередком, а й великим землевласником. Основним
джерелом розширення церковних земельних володінь були бенефіції –
пожалування з боку князівської влади та великих феодалів. Монастирі
дбайливо зберігали документи про своє заснування, на право володіння
земельними угіддями та привілеї. В монастирських церквах і соборах
документи зберігалися в ризницях разом з цінними культовими речами і
богослужебними книгами. Давні монастирські архіви Київської Русі не
збереглися переважно через ворожі навали, війни, природні катаклізми.

Давньоруські літописи зафіксували важливі відомості про широкі стосунки
київських князів з чужоземними країнами, тексти договорів з Візантією,
волзькими болгарами. Угоди скріплювалися писемними документами. «Цей
договір учинили ми (руси) і ви оба (цесарі), – зазначається в тексті
договору між Греками і Руссю 912 р., – новим написанням на двох
хартіях». Хрисовули, клятвені грамоти руських послів та інші важливі
документи на пергаменті зберігалися в казні київських великих князів.
Місцезнаходження князівських архівів разом з коштовностями свідчило про
роль документів і ставлення до них великокнязівської влади.

Княжий двір як орган центрального управління Галицько-волинської держави
XIII -XIV ст. мав серед своїх державних функцій, що домінували над
приватними князівськими, завдання збирати та зберігати важливі
документи. Галицький літопис серед двірських урядників, які виконували
державні функції, називає печатника (канцлера). Коло обов’язків цього
урядника не обмежувалося проставлянням печаток на князівських грамотах,
він виконував доручення князя, зокрема здійснював слідство над боярами.
У княжому дворі зосереджувалися документи про адміністративні,
військові, судові, фінансові, церковні й дипломатичні справи
Галицько-волинської держави. Так, писані грамоти (тестаменти) князя
Володимир Волинського і Берестейського Володимира Васильковича
засвідчували право успадкування його родичами земель, сіл з митом,
стольного міста Володимира (на Волині). З княжої канцелярії в місті
Володимирі походять відомі грамоти XIV ст. (про відновлення і
підтвердження союзу з Пруссією, надання свободи купцям, привілеї містам)
останніх галицько-волинських князів Андрія і Льва, Юрія (Болеслава).

Монастирі й церкви, засновані галицько-волинськими князями, крім
маєтностей, грошових і речових пожертвувань, отримували богослужебні
книги. Так, князь Володимир Василько-вич спорядив монастир Св.
Апостолів, церкви та єпископії (пе-ремиську, чернігівську) книгами. На
книгах, які зберігалися в ризницях, нерідко робили записи про
пожертвування храмам, нотатки господарського характеру. Монастирські
зібрання книг і документів відігравали роль архівів-бібліотек.
Хранителями книг і грамот були ризничі (завідувачі ризниці).

Отже, виникнення архівів в Україні безпосередньо пов’язане з
утвердженням державності на її землях, насамперед Київської Русі.
Розширення державних функцій княжого двору, економічне зміцнення церкви
зумовлювали зростання великокнязівського і церковних архівів, які мали
важливе політичне й культурне значення для внутрішнього життя держави та
міждержавних відносин. Формувалися й особові архіви дружинників і бояр.
Документи захищали приватну власність, закріплювали станові привілеї.
Розпад Київської Русі, занепад Галицько-волинської держави негативно
позначилися на розвитку архівної справи, але закладені архівні традиції
знайшли своє продовження в литовсько-польській добі української історії.

§ 2. Архіви литовсько-польської доби (XVст. -перша половина XVII ст.)

«У ХІУ-ХУІ ст. українські землі Волині, Поділля, в Київщини,
Чернігово-Сіверщини опинилися під владою Великого князівства Литовського
(ВКЛ). Литовська доба залишила багаті архіви центральних та місцевих
установ. Особливістю державного устрою ВКЛ було зосередження
центрального управління в руках великого князя. З великокнязівської
канцелярії, яка мала загальнодержавний характер, виходили документи, що
регламентували життя на території ВКЛ: господарство, фінанси, військову
справу, суд, зносини з іншими державами. Централізація влади у ВКЛ
відобразилася на архівах.

Литовська та Коронна метрики, Волинська метрика

Акти, видані від імені великого князя, середжувалися в архіві, відомому
під назвою Литовська метрика (ЛМ). Характер діловодства
великокнязівської канцелярії визначив склад документів ЛМ. Канцелярія
встановлювала порядок видавання грамот. Виготовлену грамоту переписували
і відпуск («отпуск») заносили до книги. Далі грамоту передавали писареві
для її скріплення. За «скріпою» писаря грамота могла виходити від імені
князя без його підпису. Канцлер чи підкан-цлер скріплював грамоту
печаткою.

В діловодстві середньовічних установ використовувалися регістри
(реєстри) – книги з записом текстів вихідних документів, що спричинило
розвиток різновидів актових книг, до яких вписували різні документи.
Акти верховної влади записували до книг ЛМ. Відомо також, що вже з XV
ст. відпуски грамот, які видавалися від імені князя, копіювалися. До
книги заносили і документи, які надходили до великокнязівської
канцелярії, щоб на випадок втрати якогось з них була копія. Оригінальні
книги та книги записів документів становлять основну частину архівного
фонду ЛМ, яка зберігається в Російському державному архіві давніх актів
у Москві (ф. 389). У середньовічному діловодстві термін «метрика»
відповідав термінові «реєстр» («регест»). У вузькому розумінні ЛМ
означає реєстри канцелярії ВКЛ, куди заносили записи важливих, як
правило, вихідних з канцелярії документів. Функціональне призначення
книг записів актових документів – відтворювати офіційні копії
документів, що вийшли з великокнязівської канцелярії, які підтверджували
права успадкування, привілеї, шляхетність походження тощо.

Практичні потреби зберігання і використання архівних документів
диктували архівістам доцільність складання реєстрів документів. 1570
року документи, які зберігалися у державній скарбниці, були детально
описані. Для прискорення пошуку документів канцлери запровадили
групування матеріалу під час записування до книги метрики. Наприкінці XV
ст. книги ЛМ складалися за тематичним принципом. Канцелярія вела «книги
І данин і судових справ», «книги аренд», «книги відправ», «книги
посольств».

З ініціативи канцлера Льва Сапєги 1594 р. почали переписувати книги ЛМ.
За кілька років всі книги було переписано, зроблено реєстри внесених до
них документів. Старі книги мали зберігатися в казні, а переписані – у
канцлера для загального користування. Саме ці книги-копії XV – першої
половини XVI ст. збереглися, а давні оригінальні книги втрачені.

За час свого існування ЛМ зазнала кількох географічних переміщень і, як
наслідок, – структурних змін. Головний архів ВКЛ в давні часи зберігався
в Троках (біля Вільни) у великокнязівській скарбниці. 1511р. ЛМ
перевезли до Вільни, де зберігали її у державній скарбниці (Вільнюський
замок). Місцезнаходження архіву в замку під наглядом скарбника свідчить
про ставлення уряду до державного архіву Державна скарбниця була для
великокнязівської канцелярії архівом. Крім цієї основної канцелярії,
існувала «похідна» при великому князі у його подорожах. Записи з книг
похідної канцелярії заносили до основних книг ЛМ. 1765 р. ЛМ було
перевезено до Варшави, де під керівництвом польського історика Адама
Нарушевича книги ЛМ було оправлено і укладено реєстри документів до
кожної.

Після третього поділу Речі Посполитої ЛМ було передано до Петербурга, де
спеціально створена комісія (експедиція 1803 р.) уклала реєстр перших
сорока книг ЛМ. 1799 р. за умовами російсько-пру сської угоди частину
матеріалів ЛМ було передано Пруссії. Із книг переписів і справ публічних
у сенатському архіві залишилося те, що стосувалося Литви і Галичини. Зі
створенням Варшавського генерал-губернаторства в період наполеонівських
війн матеріали ЛМ Пруссія повернула до Варшави.

Метрику, яка зберігалася в Сенаті, 1809 р. було розділено і частина
матеріалів (козацькі справи і, частково, польські) потрапила до Депо
манускриптів при імператорській Публічній бібліотеці. ЛМ використовували
у довідковій діяльності Сенату (видавали копії грамот та інших актів для
доказу прав власності).

Упорядкуванню ЛМ сприяла діяльність комісії, створеної 1835 р. з метою
перевірки архівів Міністерства юстиції. Крім заходів щодо охорони і
збереження документів ЛМ, комісія систематизувала ЛМ, поділила всі книги
на 12 відділів: книги записів, судові справи, публічні справи, переписи,
виписи, справи за печаткою, книги Неодмінної Ради і справи новітнього
діловодства XVIII ст., реєстри, книги копій, давні акти, родовідні
справи, межові карти і плани. Метрикант С. Пташицький затвердив цю
структуру, уклав і видав опис книг ЛМ.

1887 року ЛМ передали до Московського архіву Міністерства юстиції
(МАМЮ). Наступного року 350 «давніх актів» надійшли до Московського
архіву Міністерства закордонних справ. За умовами Ризької угоди 1921 р.
ці документи було повернуто до Варшави в Архів головний актів давніх
(АГАД). 1939 року Центральний державний архів давніх актів у Москві
(ЦДАДА) взяв на облік фонд ЛМ (ф. 389, 662 од. зб.). Крім книг
великокнязівської канцелярії, до складу фонду ЛМ в РДАДА входять архіви
судових установ, документи приватних архівів. Таким чином, фонд 389, в
якому об’єднано документи різних фондоутво-рювачів, набув характеру
архівної колекції.

Центральним архівом Речі Посполитої, куди після Люблінської унії (1569)
увійшли українські землі, була Коронна метрика (КМ). Ця назва
закріпилася за урядово-адміністративними книгами, які вели в Коронній
канцелярії. До книг вписували документи, що виходили з королівської
канцелярії: королівські універсали, привілеї шляхетським родам і
католицькій церкві, приватноправові акти, конституції, документи
зовнішньополітичної діяльності. Для інкорпорованих до Корони Польської
воєводств – Волинського, Брацлавського і Київського у Коронній
канцелярії започаткували з серпня 1569 р. окрему групу книг – Руську
(Волинську) метрику. Волинська метрика стала структурною частиною КМ.
Книги перебували у віданні коронного канцлера, їх вели окремі «руські
писарі» Коронної канцелярії.

На українських землях у складі Речі Посполитої за Люблінською унією 1569
р. діяло не коронне, а русько-литовське право, офіційною мовою
визнавалася українська («руська») мова, що і було підставою для
виділення «руських» книг у діловодстві Коронної канцелярії. Таким чином,
відмінність у мові офіційного діловодства зумовила появу «руської» серії
у складі КМ.

До книг записували не тільки грамоти, привілеї, а й судові рішення
короля.

Особливості діловодства Коронної канцелярії та порядкування в державному
архівосховищі Речі Посполитої були такими, як і у ВКЛ. Подібною стала і
дальша доля обох метрик (Литовської і Коронної): 1765 р. їх об’єднали у
Варшаві, 1796 р. перевезли до Петербурга, а згодом – до Москви. 1923
року за Ризькою угодою між Польщею та Росією КМ було повернуто Польщі.
Волинська метрика 1569-1673 рр. залишилась у Москві.

Архіви судових установ, Магістратські архіви

Крім архівів центральних установ ВКЛ, а згодом Речі Посполитої, існували
місцеві архіви, оскільки місцевій владі належала важлива роль в
управлінні внутрішніми справами. У вигляді компактних архівних зібрань
збереглися судово-адміністративні (актові) книги місцевих замків, гродів
і земств. Подібно до ведення книг у центральних установах, на місцях
також існувала практика запису актів до книг. Перший Литовський статут
1529 р. лише закріпив існуючу в судах традицію ведення актових книг, які
складалися відповідно до категорій судів – Бродських, земських,
підкомор-ських.

У Центральному державному історичному архіві України в м. Києві (ЦДІАК)
зберігаються книги з канцелярій судів: Во-лодимирських гродського і
земського, Кременецьких гродського і земського, Луцьких гродського,
земського і підкоморського, каптурового суду Волинського воєводства, а
також з судово-адміністративних архівів Київщини та Брацлавщини.

До місцевих архівів з великою кількістю актових книг ставилися вимоги
щодо належного їх зберігання. Литовськими статутами 1566 та 1588 рр.
передбачалося зберігати актові книги «в скринях моцних за трьома
замками».

Компетенція місцевих судів поширювалася не на всі соціальні верстви
Польсько-литовської держави. Судові справи знатних шляхтичів не
вирішувались на місцях, їх розглядала центральна влада. В останній
чверті XVII ст. було створено трибунали: Головний Коронний (власне в
Польщі), Луцький (як вища судова інстанція для Волинського,
Брацлавського і Київського воєводств) та Головний литовський трибунал. В
результаті діяльності цих трибуналів виникли їх архіви. Луцький трибунал
проіснував недовго, але залишки його архіву у вигляді книг збереглися в
ЦДІАК України.

Акти, пов’язані з діяльністю міських урядів (магістратів, ратуш),
відклалися в міських архівах. Найціннішу частину магістратських архівів
становили привілеї та інші грамоти, які визначали права міста. Грамоти
на магдебурзьке право, королівські акти, документи про межі міста тощо
зберігалися в магістратських архівах під замком у скрині або спеціальній
шафі. На колекції привілеїв та інших найважливіших документів складали
описи. Більшість документів, як правило, зберігалася у фасци-кулах
(зв’язках різних за змістом документів) і описи на них не складалися.
Окремі вхідні документи переписували до міських актових книг. У деяких
містах існували спеціальні книги – ко-піарії, куди вписували привілеї
міста. У Самборі така книга («Привілеї міста Самбора») відома з 1562 р.
У магістратських архівах, окрім збірки привілеїв, зберігалися
адміністративно-судові книги та книги, пов’язані з веденням міського
господарства. Судові книги ретельно оберігалися. Різні категорії книг
XVI-XVII ст. з міст Самбора, Кам’янця, Дубна, Кременця і Дрогобича
зберігаються в архівосховищах Києва та Львова.

Таким чином, зміцнення державного управління на українських землях
литовсько-польської доби та розвиток діловодства зумовили формування
центральних і місцевих архівів, зростання їх ролі у суспільному житті.
Казна, державна скарбниця (так називали архіви, сховища важливих
документів) були пов’язані зі сферою державної влади. Особливості
діловодства адміністративних і судових установ зумовили склад архівів.
Державна влада дедалі більше дбала про впорядкування та охорону архівів.

§ 3. Архіви та архівна справа козацько-гетьманської України (середина
ХУІІ-ХУШ ст.)

Український державний архів XVII ст.

ПОЧАТОК УКРАЇНСЬКОГО Державного архіву (термін «державний архів України»
запровадив відомий український історик І. Крип’якевич) пов’язують з
зародженням козацтва, формуванням Запорозької Січі виникненням
козацького управління. Історичні джерела XVI ст. засвідчують існування
військового архіву у Трахтемирові Київського воєводства. Реєстрове
козацтво зберігало у цьому місті свій арсенал, казну, королівські
корогви, переховувало важливі документи – козацькі привілеї. З
утворенням козацько-гетьманської держави Богдана Хмельницького архів
став державним. При гетьмані існувала Генеральна військова канцелярія,
до якої надходили численні акти про внутрішнє врядування, дипломатичні
стосунки з сусідніми країнами. Необхідність наведення різних довідок для
гетьманського правління зумовила утворення архіву при Генеральній
військовій канцелярії. Очолював архів і опікувався веденням діловодства
генеральний військовий писар. Державний архів за Б. Хмельницького
розташовувався у гетьманській резиденції в Чигирині під наглядом
генерального писаря І. Виговського.

Під час військових походів деякі документи перебували в похідному архіві
в гетьманському таборі. Уявлення про склад похідного архіву гетьмана
дають повідомлення про захоплення поляками під Берестечком 1651 р.
козацьких привілеїв від польських королів, оригінального тексту
Зборівські угоди (1649), листів від турецького цісаря, кримського хана
та московського царя.

В архіві при Генеральній військовій канцелярії відкладалися документи
про стосунки гетьмана з місцевою адміністрацією – полковими і сотенними
канцеляріями, привілеї, угоди, листування. Є свідчення про те, що
канцелярія зберігала копії дипломатичних актів, надісланих до інших
держав.

Реляції російських послів початку 50-х років XVII ст. повідомляли про
передання до Москви оригінальних документів з гетьманського архіву. Це
стало початком руйнування українського архіву. За умовами Березневих
статей українсько-московської угоди 1654 р. гетьман був зобов’язаний
надсилати найважливіші дипломатичні акти російському цареві. Оригінальні
грамоти і листування гетьмана із сусідніми державами зосереджувалися
відтоді в московських приказах. Поділ України на Лівобережну та
Правобережну, політичні й воєнні події після Андрусівського перемир’я
1667 р. мали катастрофічні наслідки для українських архівів – вели до
розпорошування державного архіву і значних втрат документів.

Відомо, що за гетьманування І. Виговського важливі документи
(королівські грамоти) було вивезено з Чигирина, їх переховували в
Межигірському монастирі. Правобережний гетьман П. Тетеря, залишаючи
Україну 1665 р., забрав до Польщі привілеї Запорозького війська. З
утворенням у Лівобережній Україні окремого гетьманства при гетьмані
виникла генеральна канцелярія з архівом у гетьманській столиці.
Столичним містом лівобережних гетьманів був Переяслав, згодом Гадяч і
Батурин, Де формувався архів. При гетьмані Іванові Самойловичу
чигиримський гетьманський архів перевезли до Батурина. Внаслідок погрому
Батурина московськими військами 1708 р. було зруйновано архів, ймовірно,
він згорів разом з гетьманськими будинками. Уціліла лише невелика
кількість документів, які вивіз гетьман І. Мазепа. Гетьман І.
Скоропадський гетьманську столицю переніс до Глухова, куди було
переміщено й архів.

«Генеральная малороссийская архива»

У XVIII ст., крім канцелярії гетьманського уряду, існували інші вищі
урядові інституції Гетьманщини – Генеральна скарбова канцелярія
(генеральний підскарбій відав і архівом), генеральний суд, при якому
було своє діловодство та архів. При канцелярії генерального обозного,
який відав артилерією, також формувався архів (частина документального
зібрання канцелярії генеральної артилерії зберігається в ЦДІАК України,
ф. 1641). 1722 р. наказом Петра І було запроваджено правління
Малоросійської колегії, яка перебувала в Глухові й підпорядковувалася
Сенатові. В результаті діяльності цих центральних установ відклалися
величезні архівні фонди. У фонді канцелярії гетьмана Кирила
Розумовського (ЦДІАК України, ф. 269) є документ 1763 року, який
повідомляє про порядкування в архіві Генеральної канцелярії, зокрема про
правила зберігання документів, їх обліку, створення довідкового апарату.
В документі є перше свідчення про затвердження генерального архіваріуса.
Генеральна канцелярія призначила на цю посаду українського письменника
Семена Дівовича. Враховуючи те, що «дела в архиве не в надлежащем
порядке содержатся», ставилося перед архіваріусом головне завдання –
«принятые в архиву указы, грамоты, книги й дела… содержать в
найприлежнейшем бережений й сохранности».

Друга Малоросійська колегія, відновлена указом Катерини II 1764 р.,
стала найвищим урядом Гетьманщини. Генеральну військову канцелярію було
скасовано, а її архів перевезено до будинку Малоросійської колегії.
Таким чином, до складу архіву Малоросійської колегії входили справи
Генеральної військової канцелярії, яка функціонувала при українських
гетьманах з середини XVII ст., і справи власне Малоросійської колегії,
яка існувала в 1722-1727 рр. та в 1764-1786 рр. Архіви центральних
установ Гетьманщини, з’єднані в «Генеральную Малороссийскую архиву»,
президент Малоросійської колегії граф П. Рум’янцев упорядкував і
організував охорону архівного майна. Важливим моментом в архівній справі
було утворення окремої структури у складі Малоросійської колегії, яка
відала архівним матеріалом, – «Генеральной Малороссийской архивы».

1764 року було скасовано гетьманське правління, а з поширенням на
Україну «Учреждения о губерниях» (1781) і введенням намісницького
правління ліквідовувались усі установи Гетьманщини. У 1782 р. було
ліквідовано і Малоросійську колегію. Матеріали «Генеральной
Малороссийской архивы», які стосувалися територій Київського,
Чернігівського і Новгород-Сівер-ського новостворених намісництв
передавалися до казенних палат трьох намісництв. Усі справи загального
характеру з архіву Гетьманщини («почитались генеральними») і за указом
Сенату 1781 р. перевозилися до Чернігова. З архівом Малоросійської
колегії мав їхати архіваріус Адамович. Пожежа 1784 р. в Глухові знищила
значну частину архіву. Документи, які залишилися, 1786 р. частково було
перевезено до Чернігова і розміщено в архіві намісництва (згодом – в
архіві губернського правління). Багато справ відправили також до Києва
та Новгород-Сіверська. Деякі акти з архіву Гетьманщини потрапили до
петербурзького архіву Військово-топографічного депо. 1880 р. його
частину було передано до Харківського історичного архіву. Архівні
документи Старої Гетьманщини поповнили приватні колекції відомих
збирачів старожитностей М. Маркевича, М. Судієнка, О. Лазаревського, О.
Кістяківського. Такою складністю і драматизмом позначена «одіссея»
Генеральної малоросійської архіви.

В Україні-Гетьманщині архіви формувалися і при місцевих органах влади –
полкових і сотенних канцеляріях, органах міського самоврядування.
Полкове діловодство зосереджувалося в полкових канцеляріях. Відав
канцелярією полковий писар, який мав окремий штат службовців. У
канцелярії було кілька відділень (повиттів), які у XVIII ст. називали
«столами», і полковий архів, де зберігалися оригінали документів.
«Полкова архіва», як правило, зберігалася на горищі або в підвалі
будинку полкової канцелярії. Справи з полкових канцелярій і архівів
нерідко потрапляли до архіву Малоросійської колегії в Глухові.

Монастирські архіви

Серед церковних архівів ХУІІ-ХУІП ст. найціннішими були монастирські
фонди. Монастирі – важливі церковно-політичні та соціально-економічні
інституції – мали багаті бібліотеки, друкарні, скрипторії (майстерні, де
переписували книги). У монастирях документи (універсали гетьманів,
жалувані грамоти російських царів, дарчі, купчі на землі і маєтки)
ретельно зберігали як вагомі юридичні свідчення про надані права і
привілеї. Великі за обсягом архівні фонди зосередилися у
Києво-Печерській лаврі, Михайлівському Золотоверхому і Михайлівському
Видубиць-кому. Не змінилися особливості монастирських архівів як мішаних
сховищ вотчинної і церковно-адміністративної документації. Поряд з
практичним використанням монастирських архівних документів зростала їх
роль як історичних джерел. Монастирі були місцем, де складалися хроніки
та літописи.

Монастирські архіви у XVIII ст. зазнали значних втрат внаслідок
цілеспрямованого вилучення документів. 1720 р. Петро І наказав архієреям
усіх єпархій оглянути в монастирях стародавні жалувані грамоти і «другеє
курьезные письма оригинальны, также книги исторические, рукописные й
печатные». 1781 р. Святійший Синод звелів Києво-Печерській лаврі
відібрати і надіслати документи для складання історичних описів
монастирів Російської імперії. Після секуляризації монастирських земель
1786 р. багато документів українських монастирів було передано до
Київської казенної палати.

Формування фамільних архівів в Україні-Гетьманщині

Піднесення політичного і культурного фамільних архівів в Україні
–Гетьманщині у другій половині ХVII-ХVIII ст., прагнення
козацько-старшинської верхівки закріпити за собою привілеї, права
власності сприяли формуванню родинних (фамільних) архівів. Архівні
зібрання найвпливовіших у Гетьманщині родин – Забіл, Кочубеїв,
Маркевичів, Милора-довичів, Новицьких, Полуботків, Стороженків, Судим
охоплювали численні матеріали офіційних установ, документи на право
власності та володіння, надання привілеїв (універсали, купчі, дарчі,
духовні грамоти), офіційне і приватне листування, родовідні документи
тощо. Дбайливе ставлення власників до цих паперів було характерною рисою
українського дворянства – еліти суспільства Лівобережної України. Відтак
у фамільних архівах було зосереджено унікальні пам’ятки історії та
культури.

Фамільні архіви Гетьманщини розпорошувалися при неодноразових поділах
майна між спадкоємцями, поповнювали приватні зібрання колекціонерів,
псувалися від несприятливих умов зберігання. Деякі залишки фамільних
архівів відклалися в архівах, бібліотеках, музеях України та Росії.

Отже, функціонування козацько-гетьманської держави сприяло розвиткові
архівної справи в Україні. Найважливішим моментом цього періоду було
формування українського державного архіву. Поступова ліквідація
автономії України, створення імперських інституцій для управління
Україною впливали на формування і склад архівів адміністративних
установ, вели до централізації архівної справи. Поряд з архівами
центральних і місцевих адміністрацій існували монастирські архіви,
формувалися фамільні архіви старшинсько-дворянських родів.

Архів Коша Нової Запорозької Січі

Унікальним документальним комплексом XVIII ст. був архів Коша Нової
Запорозької Січі, матеріали якого охоплювали 1713-1776 рр. Архів Січі
існував ще з XVII ст. Відомо, що Січова школа на Запорожжі готувала
канцеляристів, до обов’язків яких входило також зберігання документів.
Під час руйнування Січі 1709 р. зазнав розгрому і архів. Архів Нової
Запорозької Січі сформувався в результаті діяльності військової
канцелярії Коша, де було зосереджено його діловодство. Широкі взаємини
Запорозької Січі з Росією, Кримом, Правобережною Україною, Гетьманщиною
позначилися на особливостях архіву Коша. Велику частину архівних
матеріалів становило зовнішнє листування з кримським ханом, султанами
ногайських орд, польськими старостами, з гетьманами та Генеральною
військовою канцелярією, з російською владою. В канцелярії Коша протягом
року зосереджувалося від 10 до 12 тис. документів.

Діловодство військової канцелярії Запорозької Січі зазнало російського
впливу, документація приводилась у відповідність з вимогами російських
канцелярій. Документи в канцелярії систематизували, справам надавали
діловодні заголовки, наприклад «Разные дела прежних годов». Наприкінці
року складали описи справ, які передавали до архіву. Щороку архів
поповнювався майже 400 справами. За час існування канцелярії та архіву в
ньому зосереджувалося до 15 тис. справ. Архів Коша було упорядковано,
більшу частину справ зшито, складено опис (про існування опису свідчать
номери на справах). Опис архіву, складений у XVIII ст., не зберігся.

Архів Коша з часом був розпорошений.

Після захоплення Січі 1775 р. Г. Потьомкін вилучив з кошового архіву
унікальні документи: універсал Б. Хмельницького 15 січня 1655 р. на
підтвердження грамоти 1575 р. польського короля Стефана Баторія війську
запорозькому, яка визначала кордони його володінь, приватні листи
Потьомкіна до кошового П. Калнишевського, журнали вихідних документів
канцелярії Потьомкіна та ін. Опис Лефортівського архіву, куди згодом
потрапили папери Г. Потьомкіна, містить «Документи, найденные при
уничтожении Сечи Запорожской й Кошевой церкви».

Основний масив документів архіву після 1775 р. опинився у розпорядженні
коменданта Новосіченського ретраншементу, а після його скасуванням
потрапив до Катеринославського повітового суду. За наказом
новоросійського і бессарабського генерал-губернатора М. Воронцова
повітовий суд у 1839-1845 рр. надіслав запорозький архів до Одеси.
Документи Січового архіву надійшли у розпорядження А. Скальковського,
який майже 60 років зберігав документи вдома і вивчав їх. Після смерті
А. Скальковського із запорозького архіву документи вилучалися і
потрапляли до приватних зібрань, наукових архівів історичних товариств.
Збірку запорозьких матеріалів, які були частиною фонду Коша, син А.
Скальковського передав до Російської академії наук.

До Єдиного державного архівного фонду архів Коша приєднано 1926 р., в
Одеському губархіві його упорядкували і склали опис. У 1931 р. Одеський
крайовий історичний архів передав фонд Коша до Всеукраїнського архіву
давніх актів у м. Харкові» де він зберігався до 1941 р. У роки Другої
світової війни фонд було евакуйовано на схід, а під час реевакуації
архівних документів фонд Коша Нової Запорозької Січі привезли до Києва в
ЦДІАК України (ф. 229).

§ 4. Архіви та архівна справа в Україні кінця ХУШ-ХІХст.

З ЛІКВІДАЦІЄЮ АВТОНОМІЇ України та введенням загальноросійського
адміністративного устрою розвиток українських архівів тісно пов’язувався
з архівним будівництвом у Російській імперії. Зміни в адміністративному
управлінні українськими територіями впливали на долю архівних фондів.

Архіви ліквідованих установ надходили у розпорядження нових
адміністративно-територіальних органів.

1797 р. граф І. Салтиков, який управляв Малоросією на правах
генерал-губернатора, в листі до малоросійського губернатора Я.
Бакуринського порушував питання про організацію в губернському місті
Чернігові «архива всех дел до Малороссии касающихся й в различньїх
местах без призрения оставленньїх… позначенню в Чернигове дома
прочного й способного ко вмеще-нию всех тех бумаг». Для «розбирання всех
дел, приведення их в порядок» намісник призначав чиновників. Так, архів
колишньої Малоросійської колегії було передано до Чернігівського
губернського правління. В архіві Київського губернського правління
зосереджувалися в різний час архівні документи Київського магістрату,
справи Малоросійської колегії, архіви полкових канцелярій і судів. У
Катеринославському губернському архіві було об’єднано архіви колишніх
Новоросійської і Азовської губернських канцелярій (1764-1784)
Катеринославського намісництва (1784-1796), другої Новоросійської
губернії (1797-1802), генерал-губернаторських канцелярій, фортеці Св.
Димитрія. На Правобережжі архіви губернських правлінь поповнювалися
справами колишніх воєводських канцелярій, а казенні палати -вотчинними
документами і грамотами монастирів. У 20-х роках XIX ст. в архіві старих
справ Київської казенної палати в льохах та підвалах псувалися
документи, які потрапили туди після ліквідації монастирських вотчин.
Великий за обсягом архів утворився при Полтавській казенній палаті, де
зберігалися справи про монастирське землеволодіння, матеріали
Румянцевського опису, документи Гадяцької полкової канцелярії.

У 1831-1835 рр. у містах України було скасовано магдебурзьке право,
зокрема давнє самоуправління Києва. Відповідно до «Городового положення»
від 12 червня 1870 р. створювали нові органи самоуправління – Міські
думи (розпорядчі органи) та Міські управи (виконавчі органи),
функціонування яких призвело до створення архівів. В архівах міських дум
і управ зберігалися документи про права і привілеї міст.

Внаслідок реформ 60-х років XIX ст. було ліквідовано багато установ –
різні комітети і комісії, старі судові установи, «приказьі общественного
призрения». Діловодство ліквідованих установ стало заповнювати архіви
губернських правлінь, казенних і судових палат, внаслідок чого кількість
справ в архівах збільшувалася вдвічі або й втричі.

Документи місцевих дореформених установ в Україні, які перетворилися на
історичні матеріали, почали передавати до історичних відомчих архівів у
Росії. Після судової реформи 1864 р. справи ліквідованих повітових судів
надходили до МАМЮ. Порядок передавання справ встановлювали «Правила о
разборе ар-хивов судебньїх мест». Деякі окружні суди намагалися спочатку
розібрати справи з 1800 р., відібрати ті, які мали залишитися у них, а
потім відправляти до Москви. Найбільше документів ліквідованих судів
передано до МАМЮ з Чернігівської (понад ЗО тис.), Полтавської (близько
18 тис.) та Харківської (близько 14 тис. справ) губерній.

Поточне діловодство й архіви

Архіви губернських правлінь, казенних і судових палат зростали швидкими
темпами не лише за, рахунок документів ліквідованих установ, а й в
результаті організації власного діловодства. Російські бюрократичні
порядки, регламентація канцелярської служби сприяли зростанню
документообігу. В XIX ст. поточне діловодство канцелярій було
відокремлене від архівів. Канцелярії впорядковували документи, формували
справи, надавали їм заголовки, наприклад: «Дело, состоящее из регистров
бумагам, отправленным в Санкт-Петербург для доклада Г.
генерал-губернатору. Начато 18 марта 1843 г.» В кінці кожного року на
закінчені справи складали описи, в яких зазначали порядкові номери, дати
початку і закінчення справи, зміст та кількість аркушів у кожній справі.
«Решенные дела», непотрібні для поточних справ, канцелярії передавали до
архівів за описом. В архіві справи зберігали у в’язках, у шафах, на
полицях. На обкладинці справи проставляли номери шафи, полиці, в’язки.
Наприклад, «Дело об учреждении в Києве Временной комиссии для разбора
Архива разньїх присутственньїх мест й монастьірей тут й о мерах к
от-крьітию действий ея. Начато 30 апреля 1843 г. – кончилось 12 ок-тября
1844 г. По судной части на 547 листах» зберігалося в архіві у в’язці 16,
на 4 полиці, в 113 шафі.

В архівах, переповнених старими справами, документи зберігалися без
належного порядку. «Сбитые в кучу дела,… истлевшие й подгнившие от
сырости, ни в какую опись не занесен-ные», – з таким порядкуванням
зіткнувся дослідник О. Андрі-євський в архіві Київського губернського
правління 1881 р. Обсяг матеріалів колишньої Малоросійської колегії, які
зберігалися при Чернігівському губернському правлінні, був неві

домий. Чернігівський губернатор у листі до ректора Харківського
університету повідомляв лише приблизну вагу згаданих документів – 150
пудів».

Установи, яким належали архіви, нерідко позбавлялися непотрібних для
довідок документів шляхом передання їх до інших установ або прямого
знищення.

Для знищення старих архівних справ створювали спеціальні комісії, які
узгоджували питання з вищими установами. 1861 р. Проскурівський
повітовий суд звертався до Подільського губернського правління з
проханням розглянути питання про старі справи (з 1803 р.), які
зберігалися «без всякой надобности… й увеличивали только архив».
Подільське губернське правління порушувало перед київським, подільським
і волинським генерал-губернатором питання про запровадження в
Подільській губернії «особых» комісій для розбирання старих непотрібних
архівних справ у повітових судах цієї губернії і визначення, які з них
підлягають знищенню. У лютому 1861 р. комісія, створена для розбирання
архіву Балтського земського суду, склала опис старих справ з 1795 до
1834 р., які підлягали знищенню. Відомі факти стихійного знищування
документів. Так, у кінці XIX ст. у м. Черкасах Київської губернії на
базарах продавався весь архів Кременчуцького нижнього земського суду зі
справами останньої чверті XVIII – першої чверті XIX ст.

Архівне законодавство і відомчі архіви

На розвиток архівів в Україні у XIX ст. суттєво впливала загальна
постановка архівної справи в Російській імперії. Укази, розпорядження,
накази і постанови різних відомств стосувалися усіх сторін архівної
справи: концентрації архівного матеріалу, розбиранню і впорядкуванню
архівних фондів, правил знищення старих архівних справ, зберігання
архівних документів.

За указом 1798 р. всі закінчені в різних місцевих інстанціях судові
справи в кожній губернії здавалися до архіву губернської судової палати.
Указ 1800 р. вимагав «решенньїе дела» адміністративного характеру
передавати до архіву губернського правління, а фінансово-економічні
справи зосереджувати у казенній палаті.

Циркуляри та інструкції Міністерства внутрішніх справ передбачали
впорядкування архівів судових місць, канцелярій прокурорів і стряпчих
(1850 ), щорічний перегляд справ, яким минуло десять років, та перевірку
архівів раз на рік (1852). Перегляд справ мала проводити комісія,
утворена з дозволу вищої влади. З 1867 р. такі комісії встановлювалися
губернською владою.

Циркуляром від 9 грудня 1852 р. Міністерство внутрішніх справ
запровадило «Росписание тех родов архивных дел, которые не должны
подлежать уничтожению по губернским правленням й уездным присутственным
местам», яке передбачало 23 категорії таких справ. Встановлювалися
відповідні категорії для міських дум та квартирних комісій.

Не залишилися поза увагою уряду архіви ліквідованих установ. Так, після
ліквідації управління новоросійського і бессарабського
генерал-губернатора (січень 1874 р.) вирішувалося питання про
влаштування архіву цієї канцелярії і було асигновано суму понад 3 тис.
карбованців на утримання цього архіву, виплату коштів службовцям архіву.

Військове міністерство розробило Правила передавання закінчених справ до
архівів військових канцелярій. Всі справи і книги поточного діловодства
було розділено на три категорії («разрядьі»), відповідно до яких після
закінчення справи документи призначалися для знищення або для зберігання
в архівах. Справи, призначені для зберігання в архівах, поділилися на
дві групи: справи, які зберігалися певний строк (1,3,5,10,35, 40 років)
та справи, які необхідно «хранить всегда», «хранить вечно». До категорії
«хранить всегда» належали «описи делам й книгам, хранящимся в архиве».

Упорядкуванням архівів духовного відомства з середини XVIII ст.
опікувався Святійший Синод. 1865 р. було створено комісію для розбирання
справ Синодального архіву. Крім справ власне цього архіву, комісія
приділяла увагу архівам консисторським. У грудні 1868 р. комісія дійшла
висновку, що архівні справи не можуть розглядатися як потрібні чи не
потрібні, вказавши на їх цінність як писемних пам’яток, що дають багатий
матеріал для статистики, історії, юридичної науки. Указом 1869 р.
Святійший Синод заборонив єпархіальній владі знищувати старі архівні
справи і передбачив заходи щодо упорядкування архівів духовного
відомства.

У відповідності з указом Святійшого Синоду, Церковно-історичне і
археологічне товариство при Київській духовній академії 1898 р. створило
комісію для розбору і опису справ Київ ської духовної консисторії.
Протягом року комісія ретельно переглянула архів, виділила всі справи
XVIII ст. і перших трьох років XIX ст. (адміністративні й судові), а
також книги указів, описи монастирів і церков, прибутково-видаткові
книги, клірові, сповідні і метричні книги 1731-1803 рр. Комісія
відзначила відсутність у консисторському архіві загальних описів справ і
книг за XVIII ст. Для успішного розбирання та впорядкування архівних
документів комісія рекомендувала передати справи і книги старого
консисторського архіву до 1803 р. включно «без отчуждения их от
консистории».

1873 р. при Міністерстві народної освіти було створено «особливу»
комісію з представників різних відомств під головуванням сенатора М.
Калачова для обговорення питання про влаштування архівів і зберігання в
них документів. З цією метою збиралися дані про стан архівів усіх
відомств. Департамент загальних справ Міністерства внутрішніх справ
розіслав «вопросньїе пунктьі», для з’ясування питання приміщень архівів,
співробітників, кількості справ і хронології, способів зберігання,
систематизації документів, наявності опису справ, існування фактів
знищення і передання архівних матеріалів.

Наприкінці XIX – на початку XX ст. на пропозиції істориків та архівістів
уряд визнав за необхідне провести реорганізацію архівної справи.

Архіви адміністративних та сидових установ Правобережної України

Особливості формування архівів адміністративних та судових установ у
Право-бережній Україні пов’язані з перебуванням її земель у складі Речі
Посполитої. Всі акти, що торкалися українського Правобережжя,
записувалися до Коронної метрики.

У XVIII ст. співвідношення між архівами Центральних і місцевих установ
змінилося. Важливу роль в управлінні внутрішніми справами відігравала
місцева влада, що позначилося на складі архівів гродських судів (органів
судової і військово-адміністративної діяльності старост, яких призначав
король), архівів шляхетських станових судів — земських і під-коморських,
архівів міського самоуправління – магістратів і ратуш, а також приватних
архівів великих землевласників.

В архівах місцевих судово-адміністративних установ відкладалися
діловодні документи: протоколи (чорнові записи), індукти (чистописи),
фасцикули, допоміжні реєстри та індекси справ, суммаріуші.

У XVIII ст. значно поповнилися архіви магістратів і ратуш. Найважливішу
групу документів в архівах становили актові книги, до яких вносили
ухвали з адміністративних питань, записи про процеси міського суду. Іншу
цінну групу документів складали рахункові акти і книги, наприклад книги
запису прибутків і видатків. У великих містах, зокрема Львові,
Перемишлі, Самборі та ін. велися окремі книги ради (радецькі), куди
записували ухвали ради як законодавчого і адміністративного органу в
місті, акти про діяльність цехів та книги лавничі з матеріалами
лавницького суду, який розглядав кримінальні й цивільні справи. У малих
та приватних містечках Правобережжя, де міський уряд не ділився на раду
й лаву, велися єдині міські книги.

Зміна адміністративного устрою у Правобережній Україні після її
приєднання до Російської імперії внаслідок поділів Польщі в кінці XVIII
ст. докорінно вплинула на архівну справу цього регіону. Становлення
нового адміністративного правління за губернським положенням 1775 р.,
введення губернських та повітових судів супроводжувалося запровадженням
російського діловодства, формуванням при нових канцеляріях архівів за
російським взірцем. Старі архіви судово-адміністративних установ,
міського самоврядування зазнали великої руйнації. Магдебурзькі книги і
книги ратуш майже всі загинули, деякі ратушні книги потрапили до
приватних зібрань. Актові книги передавалися до архівів нових державних
установ.

Церковні архіви

Церковні архіви Правобережжя XVIII ст. (архіви церковної адміністрації,
храмів та монастирів) відображали релігійну ситуацію в регіоні, церковну
організацію, підпорядкування церков, адміністративне управління та
ієрархію Римо-католицької, Греко-католицької та Православної церков. До
архівів церковної адміністрації належать архіви Греко-католицької
митрополії, Римо-католицьких єпископських кафедр, консисторій та архіви
архієреїв, де зосереджувалася документація не лише про їх особисту
діяльність, а й документи окремих єпархій.

На збереженість церковних архівів впливала соціально-політична ситуація
на Правобережжі у XVIII ст. Так, через безперервні конфлікти, у т.ч.
релігійні, католицькі ієрархи не мали постійної резиденції. Переїзд
єпископських кафедр, заснування тимчасових резиденцій, відсутність
постійних приміщень для архівів призводило до розпорошення архівних
комплексів. Не мали постійної резиденції на Правобережжі у XVIII ст. і
греко-като-лицькі митрополити. У другій половині XVIII ст. резиденція
митрополита найдовше перебувала у Радомишлі. Слідом за митрополитами по
їхніх резиденціях мігрував митрополичий архів у повному складі, або
розрізнений на частини (згадуються «ми-трополитанські архіви»
Варшавський, Львівський, Луцький та ін.).

Важливість на той час архівів церковної адміністрації підтверджують
факти упорядкування Архіву митрополитів Української греко-католицької
церкви. Опис (можливо, перший) цього архіву відомий з 1699 р. За наказом
митрополита було систематизовано документи (з кожного предмета,
наприклад про Брестський собор, про владу і права митрополита тощо,
зібрані в одне місце), з’єднано у фасцикули. Опис документів складено за
предметами, географічними і власними іменами. Розбирання й описування
митрополичого архіву здійснювали і в другій половині XVIII ст.
Митрополичий архівіст А. Война 1763 р. склав «Реєстр остатка найденньїх
бумаг». Згрупованим документам надавали заголовки, наприклад «про унію»,
«про релігію», були заголовки за характером документів: папські булли,
присяги митрополитів, королівські привілеї. Зберігалися фасцикули з
різними змішаними документами. На групу документів, систематизованих за
хронологією, складали описи. З часом, порядок у митрополичому архіві був
порушений. Після смерті останнього митрополита і так званого акту
з’єднання уніатів з православними (1839) частину архіву з Радомишля було
передано до Бі-лорусько-Литовської колегії, в тюках, на вагу, без описів
і «без всякого порядка, с совершенно перемешанньїми документами». За
постановою Святійшого Синоду 1843 р. архів колишніх уніатських
митрополитів передано до Синодального архіву «для надлежашего хранения».

Православна церква в Правобережній Україні після переходу в унію
Перемиської, Львівської і Луцької єпархій своїх єпархій До кінця XVIII
ст. не мала. Для керівництва православними монастирями Правобережжя при
Київській духовній консисторії було створено «окремий стіл» –
«генеральне повиття». Після включення Правобережної України до складу
Російської імперії було проведено і церковно-адміністративну реформу,
створювалися самостійні єпархії: Брацлавська (з 1796 р. – Подільська),
Житомирська (з 1799 р. – Волинсько-житомирська). Київська єпархія
остаточно оформилася до 1797 р. З часу заснування православних єпархій
на Правобережжі ведуть свою історію архіви духовних консисторій.

Архіви функціонували при Луцько-Житомирській та Кам’я-нецькій
римо-католицьких духовних консисторіях (обидві засновані в 1798р.).

Магнатські архіви

3 діяльністю найбільших землевласників Правобережної України – князів
Любомирських, Сангушків, графів Потоцьких, Браницьких та ін. пов’язано
формування магнатськім архівів. Тут зосереджувалися королівські грамоти
на володіння, приватні акти на право власності, тестаменти, купчі,
орендні контракти, інвентарі та люстра-ції маєтків, родовідні книги,
метрики про хрещення, свідоцтва прсмшіюб, виписки із метричних книг та
ін. До приватних архівів різними шляхами потрапляли і документи з
архівів окремих установ. Крім юридичних актів, у магнатських архівах
зберігалося офіційне і приватне листування.

Як залишки магнатських архівів відомі архівні фонди Любо-мирських,
Потоцьких, Сангушків в архівосховищах Києва та Львова, або компактні
комплекси в складі наукових документальних колекцій.

Розвиток архіви справи на Закарпатті

На архівну справу Закарпаття значний вплив мало включення його до
складу Угорщини і реформування місцевих органів управління.
Адміністративно-територіальними одиницями на Закарпатті були комітати
(жупанії), в результаті діяльності яких відкладалися різні документи,
насамперед записи постанов жупних зборів. У 1733 р. угорська влада
прийняла рішення про будівництво адміністративних будинків для жуп. У
зв’язку з цим стало можливим заснування жупаністських архівів. В
адміністративних будинках обов’язково передбачалося приміщення для
комітатських архівів. Тут зберігалося поточне діловодство: протоколи
зборів, листи громадян, скарги.

Хранителем і упорядником документів у комітатських архівах був старший
нотар, він завідував і комітатською печаткою. Матеріали комітатських
архівів використовували не лише для наведення довідок, а й у наукових
цілях. Відомо, що документами Угочанської жупи користувалися у XVIII.ст.
закарпатські дослідники, зокрема історик Антон Сірмай.

Територіальні зміни жуп негативно впливали на долю архівів: під час
переміщень документи розпорошувалися, пошкоджувалися, частково
втрачалися. Відомі на Закарпатті у XVIII ст. архіви привілейованих міст
Берегова, Мукачева, Ужгорода, приватні графські архіви, архіви
Мукачівської дієцезії (єпархії) та Мукачівського чернечого монастиря
отців Василівн (останній зберігав документи про монастирські володіння,
декрети про дарування монастиреві сіл).

Заснування історичного архіву у Львові

Важливим етапом у розвитку архівної справи було заснування історичного
архіву у Львові. Перші відомості про його формування за часів
панування на західноукраїнських землях австро-угорської монархії сягають
кінця XVIII ст., коли за розпорядженням крайового трибуналу 1783 р.
австрійська адміністрація почала надсилати до Львова майже з усіх міст
Галичини актові книги ліквідованих гродських і земських судів. Для
розміщення цих книг крайова адміністрація виділила приміщення колишньої
бібліотеки Бернардинського монастиря. З 1784 р. акти почали надходити до
Львова. Того ж року галицький губернатор призначив регентом
новоствореного архіву Антонія Полетила. Архів отримав назву
«Цісарсько-королівська установа давніх галицьких гродських і земських
актів та корро-борації документів». Неофіційно його називали
Бернардинським за місцем перебування. Крім гродських і земських актів
Галичини (включно з Краківським і Сандомирським воєводствами) сюди
потрапили книги підкоморських, каптурових (періоду між-королів’я),
скарбових судів, Коронного трибуналу. Різноманітність зосереджених в
архіві документів, брак будь-якого довідкового апарату до них змусили
місцеві влади кілька разів звертатися до імператора з проханням про
впорядкування архіву. За розпорядженням уряду 1787 р. А. Полетилові
доручили прийняти 150 писарів для нумерації документів, складання до них
алфавітних покажчиків (індексів) і відновлення пошкоджених документів. У
1828 р. в історичному архіві Львова зберігалося 15 323 томи книг,
фасцикул та індексів. Архів видавав і засвідчував архівні довідки про
шляхетське походження на підставі документів, що відклалися у фонді
Станового комітету У Львові.

НЕПЕРЕВІРЕНО

Першої реорганізації архів зазнав 1808 р., коли його формально
ліквідували як окрему установу й підпорядкували Шляхетському судові.
1877 р. архів перейшов у відання Крайового комітету і знову став
самостійною установою під назвою Крайовий архів гродських і земських
актів у Львові. У 1860-х рр. граф О. Стадницький заповів значні кошти на
видання найдавніших документів архіву. Перший том фундаментального
видання «АЬїа §госІ2кіе і гіетзкіе г сгазо-^ Кгесгурозроіііе роізкіє)
гагспгйаїт <:. xix .. . vi v xvii>

Важливе місце у створенні наукових Документальні ... - ‘ -.„ г* - ... архівів і документальних колекцій на-колекші ‘ « • . лежить науково-історичним товарист-нацково -історичних ог; >

у „ .. . вам. Збиранням писемних пам яток товариств в Україні
. ‘ — . . ,-,„ • уу плідно займалися
Харківське історико-XIX – початку XX ст. ,. . Г ^ Г

« філологічне товариство, Одеське товариство історії і
старожитностей, Церковно-історичне і археологічне товариство при
Київській духовній академії, Волинське та Подільське
церковно-археологічні товариства, Історичне товариство
Нестора-Літописця, Київське товариство старожитностей і мистецтва,
Київський відділ імператорського Російського воєнно-історичного
товариства та ін.

Науково-історичні товариства значну увагу приділяли формуванню власних
документальних колегій та наукових архівів. Документальні зібрання
входили до складу або бібліотеки товариства (Одеське товариство історії
і старожитностей, Історичне товариство Нестора-Літописця) або
рукописного відділу музею («давньосховища»), створеного товариством
(церковно-історичні і археологічні товариства, Київське товариство
старожитностей і мистецтва), чи становили власне науковий архів
(Київський відділ Воєнно-історичного товариства).

Умови, а звідси шляхи і методи формування документальних колекцій
(архівів) наукових товариств, відрізнялися від притаманних офіційним
організаціям – археографічним та губернським архівних комісіям, що мали
«предписания» «допускать немед-ленно й без препятствия» до відомчих
архівів. Лише допомога з боку місцевої влади, наприклад сприяння
головного начальника Новоросійського краю Одеському товариству історії і
старожитностей, дозволяла певною мірою розгорнути евристичну діяльність.

Документальні колекції науково-історичних товариств поповнювалися
матеріалами відомчих архівів. Так, Одеське товариство історії і
старожитностей отримало у своє розпорядження справи з
Катеринославського, Таврійського і Херсонського губернських правлінь
Катеринославської казенної палати, серед яких – акти Катеринославського
намісництва і Новоросійської губернії. Церковно-археологічне товариство
при Київській духовній академії придбало документи з архівів канцелярії
генерал-губернатора, Київської казенної палати Полтавської та Київської
консисторій, митрополичих архівів.

Матеріали з церковних та монастирських архівів надходили, як правило, до
наукових товариств від настоятелів монастирів, церковних
священнослужителів. Основним джерелом поповнення колекцій історичних
товариств були пожертви їхніх дійсних членів, членів-кореспондентів та
колекціонерів. Значна кількість цінних історичних документів до
церковно-археологічних товариств надходила від вихованців духовних
академій і семінарій, священиків. Серед дарувальників документів –
відомі вчені М. Мурзакевич, І. Каманін, К. Болсуновський, В.
Ляско-ронський, Ю. Сіцинський. Документальні комплекси, зібрані
науковими товариствами, були різноманітні за змістом, охоплювали
загальну історію, історію України та Росії, церковну і воєнну історію,
історію права, філософію та літературні пам’ятки.

Основу кожної колекції складали документи, які відповідали тематиці
досліджень (профілеві) товариства. У колекціях церковно-археологічних
товариств відклалися документальні джерела з історії церкви, церковної
ієрархії, духовних закладів, описи монастирів. Документальне зібрання
Історичного товариства Нестора-Літописця, у центрі досліджень якого була
історія України доби Київської Русі і новітнього часу, складали
рукописи, документи XVIII ст., історико-юридичні пам’ятки. В архіві
Київського відділу Воєнно-історичного товариства зберігалися документи з
історії воєн і воєнного мистецтва, військових частин.

Однак тематика документів згаданих колекцій не звужувалася рамками
наукових інтересів того чи іншого товариства. В архіві місцевого відділу
Воєнно-історичного товариства відклалися документи з церковної історії.
Об’єктом особливої уваги членів цього товариства був архів князів
Вишневецьких, який потрапив до Києва. Рукописна колекція
Церковно-археологічного товариства при Київській духовній академії
поповнилася грамотами і патентами на військові чини, гетьманськими
універсалами на земельні володіння, відписками чугуївських воєвод XVII
ст. В архівах наукових товариств були документи фамільних архівів та
приватних наукових зібрань.

Найплідніше архівною діяльністю займався Київський відділ
імператорського Російського воєнно-історичного товариства. Його архівна
комісія, на чолі з професором В. Іконниковим, збирала воєнно-історичні
матеріали в архівах військових та інших відомств, у родинних архівах
Волинської і Полтавської губерній. Відділ мав масштабну і перспективну
програми створення Вій-

ськово-центрального архіву Київського військового округу. Програму
влаштування Військово-історичного архіву в Києві розробив І. Каманін у
праці «Об устройстве военно-центральньїх ар-хивов»21. Створення такого
архівосховища відділ вважав реальною справою.

Огляди, описи, каталоги архівів і документальних колекцій наукових
товариств публікувалися в історичній періодиці, виходили окремими
виданнями.

Пуиватні Колекціонування писемних пам’яток приват-наикові аихіви
ними особами, що зародилося в давнину, стало уолекиії поширеним
явищем в Україні у XVIII ст. На-оикописних приклад, маємо свідчення
про збирача доку-чптогчп^а ментальних джерел раннього українського

ми-іііїї^лиліо ^ ^

історюфіла А.Чепу. Він служив у канцелярії

П. Рум’янцева-Задунайського і захоплювався збиранням рукописів з історії
Малої Русі.

Серед приватних документальних зібрань XIX ст. відомим і важливим у
науковому відношенні був архів історика О. Лазаревського, в якому були
зібрані матеріали ХУП-ХУШ ст. стосовно Чернігівської та Полтавської
губерній. Остання велика праця О. Лазаревського «Описание Старой
Малороссии. Старо-дубовский полк» майже повністю написана за документами
його власного наукового архіву.

Українські акти і грамоти XVI- XVIII ст. зберігалися в колекції відомого
історика України М. Маркевича. Історико-юридичні матеріали щодо
українських земель та цехові книги (особливо київських цехів) були
широко представлені в документальній збірці професора О. Кістяківського.

Цінна колекція П. Дорошенка в Глухові складалася з сімейного архіву та
зібрання різних документів з історії України і включала роду Дорошенків
з кінця XVII ст.: жалувані грамоти, купчі на землі, духовні заповіти,
акти поділу майна. Найважливішим у науковому відношенні, за визначенням
колекціонера, був відділ уагіа, що містив близько 50 оригінальних
універсалів українських гетьманів, починаючи з Б. Хмельницького і до К.
Розумов-ського, автографи М. Гоголя, М. Максимовича, Маркевичів,
збірники оригінальних документів кінця XVII- початку XVIII ст.

Дослідник Новоросійського краю А. Скальковський вивіз з
Катеринославського губернського архіву до Одеси значну кількість
документів Січового архіву і зберігав Їх в особистому архіві.

Діяльність відомого колекціонера М. Судієнка в Київській археографічній
комісії допомогла йому сформувати багатий приватний архів. На початку
50-х років XIX ст. М. Судієнко придбав значну частину рукописів з архіву
Полетик, у тому числі козацькі літописи та документи, що склали два томи
«Материалов», які він видав. Приватний науковий архів відомого воєнного
історика, музеєзнавця та колекціонера П. Потоцького складався з
фамільного архіву козацько-дворянського роду Потоцьких з Полтавщини,
колекції документів з історії України та цінного документального
зібрання з воєнної історії.

Загалом характер писемних джерел та тематика приватних зібрань значною
мірою зумовлювалися особистими науковими інтересами збирача, його
соціальним оточенням, видом занять. Незважаючи на те, що приватне
колекціонування мало і свої негативні сторони (руйнування архівних
фондів, які історично склалися, розпорошення документів), воно відіграло
позитивну роль, оскільки врятувало від загибелі багато цінних
документів, сконцентрувало їх, надало можливість залучити до наукового
обігу унікальні пам’ятки.

§ 5. Архіви України в контексті проектів архівних реформ у Росії XIX –
початку XX ст.

1. Л ЕРША СПРОБА реорганізації архівної справи, яка б усувала монополію
відомств на документи, мала місце ще на початку XIX ст. 1820 р. барон Г.
Розенкампф передав до Державної ради план щодо поліпшення упорядкування
архівів. В його основі була ідея централізації архівів Москви і
Петербурга, об’єднання їх у єдиний державний архів. Передбачалося
створити для управління об’єднаними архівними фондами Головне управління
архівами, яке б підпорядковувалося Державній раді. Йшлося й про
необхідність фахової підготовки архівістів.

Активізація архівного руху наприкінці 60-х років XIX ст., усвідомлення
необхідності реформування архівної справи зумовлювалися, з одного боку,
загрозливим розмахом нищення документів, з другого – зростанням інтересу
до архівів у зв’язку з розвитком історичної науки і потребами
суспільного життя. Новий проект архівної реформи запропонував начальник
МАМЮ М. Калачов. На першому Археологічному з’їзді у Москві (1869) він
зробив доповідь про катастрофічний стан архівів

у Росії і загибель архівних документів. Другий Археологічний з’їзд
(1871) розглянув і схвалив пропозиції М. Калачева щодо реформування
архівної справи. Архіви, на думку вченого, мали поділятися на поточні,
довідкові при кожній установі й центральні історичні. Останні
передбачалося створити при центральних міністерствах та інших вищих
урядових установах, а також у кожній губернії. Допускалася можливість
створення єдиного (головного) центрального архіву. М. Калачов пропонував
створити в Петербурзі Головну архівну комісію, яка б відала всіма
архівами Росії і визначала порядок розбирання і знищення архівних
матеріалів.

Для детального опрацювання реформи та її втілення 1873 р. при
Міністерстві народної освіти під головуванням М. Калачова було створено
комісію, яка проіснувала до 1885 р. До основних напрямів її діяльності
належали врегулювання питань знищення архівних документів, вироблення
правил їх зберігання, обстеження за спеціальними анкетами архівів,
розгляд питань, пов’язаних зі створенням центральних історичних архівів
у провінції, вивчення досвіду архівного будівництва за кордоном,
підготовка спеціалістів для роботи в архівах. Важливим результатом
діяльності комісії М. Калачова було створення в Петербурзі
Археологічного інституту як першої науково-навчальної установи, що
займалася професійною підготовкою архівістів.

Після смерті М. Калачова ідеї централізації обстоював автор нового
проекту архівної реформи І. Андрієвський. Це був план обмеженої
централізації, що залишав поза сферою реформ найбільші історичні архіви
Росії. Автор прагнув провести централізацію за допомогою Археологічного
інституту та губернських учених архівних комісій. Проект І.
Андрієвського був нереальним, враховуючи неспроможність архівних комісій
провести ґрунтовні перетворення в архівній галузі.

Однак ідею реформування архівної справи підтримало Московське
археологічне товариство, яке 1898 р. доручило своєму членові, начальнику
МАМЮ Д. Самоквасову провести анкетування центральних і провінційних
архівів. Надіслані до Москви відповіді на анкети давали невтішну картину
архівної справи. Нова хвиля нищення архівів переконувала в необхідності
проведення архівної реформи, проект якої Д. Самоквасов висунув У
доповіді Московському археологічному товариству (опублікована 1899 р.
під назвою «Централизация государственньїх

архивов Западной Европьі в связи с архивной реформой в Рос-сии»). Він
передбачав централізацію архівноїсправи, створення особливого (вищого)
центрального органу. Окрім архівів центральних урядових установ, у
центрах учбових округів, куди входило кілька губерній, мали створюватися
центральні архіви давніх актів на зразок Київського, Віденського і
Вітебського архівів. За проектом такі архіви зосереджували б документи
місцевих урядових і громадських установ до 1800 р. (їх Д. Само-квасов
назвав обласними). Діловодство губернських, повітових і волосних установ
після 1800 р. відкладалося в губернських архівах, створених у кожній
губернії.

Діяльність 3 ініціативи Археологічного інституту губернських
учених ДО архівної роботи залучались наукові архівних комісій
сили в провінції. Результатом такої діяльності була організація
губернських учених архівних комісій. За задумом М. Калачова, губернські
учені архівні комісії мали функціонувати у містах, де передбачалося
створити місцеві центральні історичні архіви. До обов’язків архівних
комісій, які виникли після урядового закону 1884 р., входило розбирання
справ і документів, призначених до знищення в губернських і повітових
архівах різних відомств, виділення з них матеріалів, важливих в
історичному відношенні, складання описів і покажчиків, передання
документів на зберігання до місцевих історичних архівів.

При деяких учених архівних комісіях (їх налічувалося близько 40)
створювали історичні архіви. Архівні комісії були у віданні губернатора
і, відповідно, Міністерства внутрішніх справ. По науковій лінії архівні
комісії підпорядковувалися Археологічному інститутові. Склад комісій
формувався (за погодженням директора Археологічного інституту та
місцевих губернаторів) з чиновників і приватних осіб, які могли бути
корисними своїми знаннями і бажанням допомогти архівній справі. Одні з
перших комісії було створено в Україні, зокрема Таврійську учену архівну
комісію (1887). 1896 р. започаткувала роботу учена архівна комісія в
Чернігові, а 1898 р. – в Херсоні, але через брак кадрів остання так і не
змогла розгорнути свою діяльність, проіснувши лише до 1910 р. 1903 р.
було засновано комісії в Полтаві та Катеринославі, 1914р.. створено
архівну комісію в Києві, 1915р.-Харкові. Періодичні видання комісій
(«Трудьі» Чернігівської

і Полтавської, «Летопись» Катеринославської, «Известия» Таврійської)
широко висвітлювали питання з історії архівної справи, публікували
документи історії краю. Наукову цінність має видане Полтавською ученою
архівною комісією 1915р. «Опи-сание архивов Полтавской губернии» І.
Павловського. Деякі комісії налагодили збирання та опрацювання архівних
документів. Великий за обсягом історичний архів зібрала Чернігівська
учена архівна комісія. Полтавська учена архівна комісія через
відсутність приміщення не змогла організувати свій історичний архів. У
складі губернських учених архівних комісій працювали відомі історики,
краєзнавці, фахівці-архівісти: О. Лазаревський, П. Дорошенко (Чернігів),
І. Павловський, Л. Падалка (Полтава), В. Біднов, Я. Новицький, В. Пічет,
Д. Яворницький (Катеринослав), І. Каманін, М. Петров, В. Іконников
(Київ).

Губернські учені архівні комісії висунули програму організації
центральних архівів у кожній губернії, якою архівним комісіям
відводилася керівна роль у створенні центральних губернських архівів. Д.
Самоквасов піддав критиці діяльність губернських учених архівних
комісій. Він критикував не тільки фаховий рівень членів комісій, але й
практику здійснення ними відбирання документів для зберігання.

Проекти Д. Самоквасова та губернських учених архівних комісій було
винесено на розгляд київського XI (1899) та харківського XII (1902)
археологічних з’їздів. В основу організації архівної системи, схваленої
XI Археологічним з’їздом, покладено проект Д. Самоквасова. Поступкою
архівним комісіям була його відмова від ідеї створення обласних архівів.
Боротьба послідовників проекту Д. Самоквасова і представників
губернських учених архівних комісій закінчилася перемогою останніх. У
червні 1903 р. імператор затвердив пропозицію Міністерства внутрішніх
справ про проведення архівної реформи за допомогою губернських учених
архівних комісій.

§ 6. Архіви та архівна справа доби Української революції (1917- 1920рр.)

1 і ОБОРОТНИМ РУБЕЖЕМ в історії архівної справи в Україні стала
Українська революція 1917-1920 рр., відновлення Української держави.

З одного боку, за умов першої світової війни, революційних подій,
ліквідації старого адміністративно-політичного апарату та формування
нових державних структур архіви зазнали численних втрат. З другого –
проголошення Української Народної Республіки (УНР), заходи Центральної
Ради щодо збереження архівів, підвищення їх ролі і значення в незалежній
державі знайшло конкретний вияв у створенні восени 1917 р.
Бібліотечно-архівного відділу при департаменті мистецтв Генерального
секретарства справ освітніх Центральної Ради (з січня 1918 р. -Народного
міністерства освіти УНР) на чолі з відомим істориком О. Грушевським.
Основними напрямами діяльності цього відділу в архівній галузі були
реєстрація архівів, складання описів відомих архівів, розширення
діяльності існуючих архівних комісій і утворення нових, рятування
приватних архівів, яким загрожувало знищення22. Не залишалися поза
увагою уряду УНР питання реєстрації українських документів в
архівосховищах Росії і повернення їх в Україну. З ініціативи
Секретаріату народної освіти восени 1917 р. у Петрограді було створено
комісію, яка почала реєстрацію «предметів та документів історичного
минулого України в фондах петроградських архівів, музеїв і приватних
колекціях»23. До складу комісії входили відомі вчені:

Ф. Вовк (голова), М. Макаренко, П. Стебницький, С. Тройниць-кий, В.
Щавинський, П. Потоцький та ін.

Уряд Центральної Ради надавав важливого значення розбудові системи
державних архівних установ. У березні 1918 р. при Головному управлінні
Генерального штабу було засновано Державний військово-історичний архів
(очолював Я. Жданович), на який покладалися функції архівного
управління, що мало організувати військово-історичні архіви в Україні.
Державний військово-історичний архів порушував питання про збирання і
зберігання архівів російських військових частин та штабів, дислокованих
свого часу в Україні, архівних фондів Південно-Західного і Румунського
фронтів колишньої російської армії, а також документів про українізацію
військ, формування українських військових частин. Однак план Державного
військово-історичного архіву через відомі причини не вдалося втілити в
життя. Програма уряду Центральної Ради, спрямована на збереження старих
та створення нових архівів і архівних фондів, не передбачала докорінного
реформування архівної справи.

Проект архівної реформи в Українській державі був розроблений за
правління гетьманського уряду П. Скоропадського. Проведення загальної
архівної реформи державного характеру запропонував Архівно-бібліотечний
відділ, що продовжив роботу при Головному управлінні мистецтв і
національної культури. Його очолив відомий історик і архівіст В.
Модзалевський. Основний зміст реформи полягав у проголошенні державної
власності на архівні документи. Архівні справи всіх відомств, які
втратили актуальність для поточного діловодства, переходили у власність
держави. Центральною установою архівної системи мав стати Національний
архів Української держави (або Головний державний архів). Крім
Національного архіву в Києві, де мали зосереджуватися документи
загальнодержавного характеру, які відображали діяльність головних
державних установ, передбачалося створити губернські архіви для
зберігання документів губернських інституцій. Ідеї централізації
архівної справи одержали конкретизацію в проекті реформи, розробленому
1918р. Він передбачав функціонування в системі архівних установ місцевих
управлінських органів. Автори проекту реформи (В. Модзалевський, Д.
Багалій, В. Іконников, І. Каманін, О. Ле-вицький) пропонували створити в
губерніях архівні комісії зі статусом «державних інституцій» для
управління архівною справою на місцях. Саме на ці архівні комісії,
призначені Головним управлінням, покладались обов’язки розбирання
архівних документів, виділення і відбір тих, які мали передаватися до
Національного або губернських архівів.

Проекти архівної реформи не вдалося реалізувати ні урядові П.
Скоропадського, ні Директорії УНР.

В умовах військових дій та частих змін місця перебування уряд Директорії
УНР не випускав з поля зору діяльність архівів. У січні 1919 р. за
постановою Ради народних міністрів у відання Головного управління
мистецтв та національної культури передавався Київський центральний
архів давніх актів, а на його утримання виділялось понад 66 тис.
карбованців. Головна увага уряду Директорії була зосереджена на
зберіганні архівних документів, зокрема військових архівних фондів,
збиранні документів УНР.

Військово-архівну роботу 1919 р. проводила Культурно-освітня управа
Генерального штабу Армії УНР, яка організувала архівні комори у Кам’янці
та Проскурові. Основою для архівних комор були архівні фонди періоду
першої світової війни, зосе-

реджені в цих містах. Сюди передбачалося передавати й фонди українських
частин доби визвольних змагань. Однак з відходом української влади з тих
міст архівні комори припинили своє існування

6 жовтня 1919 р. у Кам’янці головний отаман С. Петлюра видав наказ
Головної команди війська УНР, в якому заборонялося знищувати
військово-історичні документи і надавалося право секвестру для
державного архіву. Справа охорони архівів на місцях покладалась на
військових начальників і комендантів.

Важливим етапом формування військово-архівних фондів стала архівна
діяльність українських інституцій на еміграції, зокрема в Польщі. У
Тарнові (центрі державного осідку УНР) було засновано Головний
військово-історичний архів, який з літа 1921 р. став центром
зосереджування воєнно-історичних матеріалів, вивезених українською
еміграцією на чужину.

Відповідно до Закону УНР від 1 вересня 1921 р. передбачалося утворити за
кордоном Музей-архів визволення України для збирання, впорядкування та
охорони історичних документів і пам’яток визвольної боротьби української
нації. 1922 р. при Міністерстві освіти було створено Архівну комісію для
«перебирання історичних матеріалів для Музею-архіву визволення
України»24. Архівна комісія переглядала архівні фонди міністерств, щоб
виявити і відібрати документи історичного значення.

Загалом увага урядів Центральної Ради, Гетьманату, Директорії у складних
умовах війн та революції зосереджувалася на врятуванні архівних
матеріалів, реєстрації архівів в Україні та українських архівних
документів за кордоном. Важливе значення мала спроба архівної реформи
1918 р., яка полягала у проголошенні державної власності на архівні
документи, централізації архівів, створенні Національного архіву
Української держави та підготовці архівних кадрів.

§ 7. Архівна справа в Західній Україні, на Буковині та Закарпатті у
1920-1930-х рр.

О АРХІВНІЙ СПРАВІ Західної України, Буковини та Закарпаття у 1920-1930-х
рр. відбувалися важливі зміни:

було прийнято державні закони щодо архівів, розбудовано мережу державних
архівів, створено органи управління архівною справою, встановлено
контроль за діяльністю відомчих архівів.

Так, у Західній Україні робота архівів велася згідно з декретом про
утворення державних архівів та опіку над архівними мате-піалами,
прийнятим польським урядом 7 лютого 1919 р. Для керівництва архівами при
Міністерстві віросповідання і громадської освіти було створено Відділ
державних архівів, який здійснював і науково-технічний нагляд за
архівами міських і гмінних установ та громадських організацій,
забезпечував охорону документів, готував інструкції, правила щодо
комплектування архівів, зберігання та використання документів.

На західноукраїнських землях було створено Державний архів у Львові на
базі документів колишнього намісництва та Земський архів на основі
документальних фондів крайового архіву гродських і земських актів.
Земський архів проіснував до 1933 р., коли його фонди увійшли до складу
Державного архіву у Львові. Одночасно при управлінні міста Львова
існував Міський архів стародавніх актів, заснований ще в середині XIII
ст.

Архіви створювалися у тих місцях, де зосереджувалися великі
документальні комплекси як результат діяльності адміністративних і
судових установ, громадських організацій. У воєводських центрах –
Луцьку, Станіславі (колишня назва Івано-Франківська) і Тернополі
державних архівів не було, а документи зберігалися при установах та
організаціях. Така архівна система існувала в Західній Україні до її
включення до складу УРСР.

Архіви Буковини, зокрема Крайовий державний архів, створений 1907 р. у
Чернівцях, зазнали значних втрат під час першої світової війни (Буковина
була ареною військових дій) та розпаду Австро-Угорської імперії. Перший
історичний архів Буковини на початку 1918 р. практично був ліквідований
разом з імперськими державними установами. Трагічною виявилася доля
Крайового архіву після включення Північної Буковини разом з Хотинським
повітом Бессарабії до складу Румунії. Архівні документи через
відсутність приміщень довго зберігалися у вологих підвалах, де істотно
псувалися. 1924 р. матеріали Крайового архіву розмістили у кількох
кімнатах адміністративного палацу Буковини. У зв’язку з переміщенням
документів Крайового архіву багато архівних справ було пошкоджено або
втрачено. Найціннішими документальними комплексами були архіви колишніх
адміністративних установ, зокрема Окружного управління Буковини
(1786-1854), Крайової управи Буковини (1854-1918), Адміністрації
Буковини (1918-1923) та ін.

Важливу роль в архівному будівництві краю відіграла Комісія державних
архівів Буковини, створена у Чернівцях за наказом Міністерства освіти
Румунії 1924 р. на чолі з відомим румунським істориком і політичним
діячем І. Ністором. Її завдання полягали в концентрації архівних
документів та організації окружного державного архіву. Прийнятий в
Румунії 1925 р. Закон «Про організацію державних архівів» визначив
статус і завдання державних архівів, у тому числі Чернівецького.
Державні архіви країни підпорядковувалися Міністерству освіти, а
керівництво ними здійснювала Генеральна дирекція державних архівів
Румунії, яка дислокувалася в Бухаресті. Для керівництва державними
архівами в окремих регіонах створювалися регіональні дирекції.
Чернівецька дирекція державних архівів мала зосереджувати і зберігати
документи Буковинського краю. Органи державної влади, військові,
церковні й громадські установи зобов’язані були передавати до державних
архівів закінчені діловодством документи після тридцятирічного відомчого
зберігання, а також передбачалося передання відомчими архівами всіх
історичних документів до 1881 р. включно. Закон гарантував забезпечення
державних архівів приміщеннями.

Архівні фонди адміністративних і судових установ зберігалися в
Державному архіві в такому порядку, як надходили, разом з довідковим
апаратом. В архіві існували інвентарні описи, тематичні й географічні
покажчики. Архівісти описували документи, перекладали їх румунською
мовою, надавали довідки. Державний архів здійснював контроль над
діловодством установ та відомчим зберіганням документів, затверджував
розроблені номенклатури справ, проводив обстеження архівів різних
установ, перевіряв якість відбору архівних справ, призначених до
знищення. Крім матеріалів відомчих архівів, Державний архів поповнювався
історичними документами, придбаними у приватних осіб.

1938 року Комісію державних архівів було реорганізовано у Чернівецьку
регіональну дирекцію державних архівів, яка керувала архівною справою до
середини 1940 р., коли Північна Буковина і Хотинський повіт Бессарабії
ввійшли по складу УРСР.

Архіви Закарпаття після його приєднання до Чехословач-чини були
підпорядковані новій адміністрації Підкарпатської Русі (урядова назва
автономного Закарпаття). Керівником земської архівної служби в краї на
початку 1920-х рр. був призна

чений М. Радвані, якому крайова адміністрація доручила перевірити всі
архіви Закарпаття. Результатом обстеження стану архівів були ґрунтовні
звіти М. Радвані, на основі яких архівіст видав в Ужгороді 1922 р.
книгу, що давала характеристику най-значніших архівосховищ Закарпаття:
комітатських архівів, архівів привілейованих міст Берегова, Мукачева,
Ужгорода, архіву Мукачівської єпархії та ін. Комітатські архіви були
розрізненими; документи зберігалися в хаотичному стані у переповнених
приміщеннях, потребували впорядкування та обліку. Відтак М. Радвані
вважав за необхідне об’єднати комітатські архіви і створити єдиний архів
Підкарпатської Русі. Він особисто взяв участь у підготовці проекту його
створення, а в травні 1923 р. очолив Крайову архівну комісію, основним
завданням якої була організація крайового архіву. Комісія порушила
питання перед Міністерством шкіл та освіти Чехословаччини про
будівництво приміщення для архіву. Наприкінці 1920-х рр. архіву було
виділено кілька кімнат та підвальні приміщення у жупному
адміністративному будинку, куди звозилися документи різних архівів
Закарпаття. У спорудженому 1936 р. будинку Крайового управління для
архіву спеціально відвели обладнані приміщення з металевими стелажами.
Значних втрат крайовий архів Закарпаття зазнав під час окупації краю в
роки Другої світової війни.

Отже, в західних регіонах України, які у 1920 – 1930-х рр. перебували
під владою Польщі, Румунії та Чехословаччини, відбувалися процеси
централізації архівної справи, що знайшло конкретний вияв в організації
центральних органів управління державними архівами, концентрації
документів і створенні державних крайових архівів. Діяльність архівів
регулювалася державним законодавством. Архівні установи очолювали
видатні діячі науки і культури, які відігравали важливу роль в архівному
будівництві Галичини, Буковини та Закарпаття.

§ 8. Архівне будівництво в Україні за часів радянської влади
(1920-1980рр.). Централізація управління архівною справою

О І ВСТАНОВЛЕННЯМ радянської влади в Україні архівне будівництво
розвивалося відповідно до декрету РНК РРФСР «Про реорганізацію і
централізацію архівної спра-

ви» (червень 1918 р.). Ідея централізації управління архівною справою,
її одержавлення відповідали схемі централізації та ідеологізації всього
суспільного життя. У січні 1919 р. у Харкові в складі Всеукраїнського
комітету охорони пам’яток мистецтва і старовини (ВУКОПМИС) Наркомосвіти
УРСР було створено архівно-бібліотечну секцію на чолі з В. Барвинським –
всеукраїнську установу з керівництва архівною справою. Пошуки шляхів
удосконалення керівництва архівними установами і партійно-державного
контролю за їх діяльністю вели до реорганізації архівних органів
управління. Рішенням Наркомосвіти УРСР у липні 1919 р. архівну секцію
ВУКОПМИС було перейменовано на Головне управління архівною справою,
підпорядковане позашкільному відділові Наркомосвіти УРСР. Головне
управління архівною справою розробило проект загальної архівної реформи
в республіці, яка передбачала створення Всеукраїнського архівного фонду,
організацію мережі центральних і місцевих архівних установ, підготовку
кадрів для архівної системи. У серпні 1919р. було засновано
Всеукраїнський Головний архів у Києві, де зосереджувалися фонди
київського, подільського і волинського генерал-губернатора, київського
губернатора і губернського правління, губернського жандармського
управління, попечителя Київського учбового округу.

Практичні заходи щодо реформування архівної галузі, централізації та
націоналізації архівної справи почали здійснюватися після остаточного
встановлення в Україні радянської влади. Основи архівної політики
радянського уряду було викладено у «Тимчасовому положенні про архівну
справу», затвердженому РНК УРСР 20 квітня 1920 р. Всі архіви, в тому
числі приватні документальні зібрання, оголошувалися загальнонародним
надбанням. Архіви ліквідованих установ, а також архівні документи діючих
установ і організацій передавалися у повне розпорядження архівних секцій
при губнаросвітах, встановлювалася відповідальність у законодавчому
порядку за знищення і продаж архівів. Виконання цієї постанови уряду
УРСР покладалося на Архівний відділ ВУКОПМИСу, реорганізований у квітні
1921 р. у Головне архівне управління при Наркомосвіті УРСР (Головарх). У
вересні 1921 р. народний комісар освіти затвердив Положення про
Головарх, його штати і колегію. До складу колегії Го-ловарху увійшли М.
Скрипник, Д. Багалій, В. Веретенников,

М. Довнар-Запольський. Головарх здійснював загальне керівництво архівною
справою в Україні, а на місцях створювалися губернські архівні
управління (губархи).

Централізація передбачала концентрацію документів, логічним завершенням
якої була загальнодержавна централізація зберігання і організація
використання архівної інформації. у 1920- 1930-х роках розгорнулася
практична централізація документів в архівосховищах і організація
центральних архівів республіки: Центрального архіву революції у Харкові
(січень 1922 р.), Центрального історичного архіву ім. В. Антоновича у
Києві (травень 1922 р.), Центрального архіву праці (1925),
Всеукраїнського центрального фотокіноархіву (1931). Постановою РНК УРСР
«Про охорону архівів» від 31 жовтня 1922 р. оголошувалося створення
єдиного Державного архівного фонду (ЄДАФ).

Хоч принцип централізації архівної справи передбачав звільнення архівів
від відомчого контролю, вже в 1920-і р. він набув нового тлумачення. На
перший план висунулися управлінсько-контролюючі аспекти централізації, а
державні (партійно-політичні) інтереси домінували над науковими. Це
позначилося на організаційній перебудові системи управління архівами
республіки. З січня 1923 р. Всеукраїнський Центральний Виконавчий
Комітет (ВУЦВК) затвердив «Положення про Центральне архівне управління»,
за яким Головарх при Наркомосі УРСР реорганізовувався в Українське
центральне архівне управління (Укр-центрархів) при ВУЦВК. Укрцентрархів
здійснював загальне керівництво архівною справою в республіці. Місцевими
органами Укрцентрархіву були губархи при президіях губвиконкомів, при
яких створювали губернські історичні архіви для зберігання,
впорядкування і наукового розроблення місцевих архівних матеріалів.

Адміністративно-територіальні реформи в Україні 1920-1930-х рр.
супроводжувалися не тільки перебудовою мережі центральних і місцевих
архівних установ (організація окружних (1925), місцевих (1930), обласних
(1932) архівних управлінь, створення крайових, державних обласних
історичних, міських і районних архівів), але й вирішенням практичних
питань охорони архівів і архівних фондів, концентрації документів,
опрацюванням методик їх опису, класифікації, зберігання та використання.

Впродовж кінця 1920-1930-х рр. в ар-Зміцнення хівній системі
УРСР відбувалося зміц-

їуґ) иґ}т-/ґ1’}~/ґ) —

-, . . _ нення командно-адміністративних мето-адмгшстративног
^ управління архівами. Посилення системи управління
адміністративно-командної системи об-архівами межувало права
республік. Спроби створити союзний орган управління архівною справою
зустрічали опір українських архівістів. Лише у квітні 1929 р. було
створено ЦАУ СРСР. Партійно-державна диктатура в архівній галузі, яка
опиралася на репресивний апарат ОДПУ – НКВС, помітно впливала на
принципи роботи архівів. Партійно-урядові органи організовували кампанії
«чисток» архівів (так звані макулатурні кампанії) і архівних кадрів.
Репресії 1920-1930-х років мали негативний вплив на розвиток
українського архівознавства. Наступ партійної ідеології на архівістику
знайшов вияв у «нищівній критиці» науковців-архівістів на сторінках
архівознавчих видань «Радянський архів» та «Архів Радянської України»,
звільненні з роботи досвідчених архівістів та заміні їх членами партії,
в арештах архівістів. Ворожими марксистсько-ленінській ідеології було
визнано погляди відомих українських теоретиків-архівістів В.
Веретенникова, В. Рома-новського, В. Барвинського. Під слідством
перебували сотні архівістів, безпідставно звинувачених у зв’язках з
білоемігрантськими, контрреволюційними військово-офіцерськими,
націоналістичними організаціями. Серед них – В. Романовський, О.
Ря-бінін-Скляревський, В. Новицький, С. Гаєвський, О. Грушев-ський, П.
Федоренко та ін.

Логічним завершенням курсу більшовиків на тотальну полі-тизацію і
одержавлення архівів стало підпорядкування архівної системи НКВС –
наймогутнішому карально-репресивному органові. 1938 р. уряд СРСР прийняв
постанову про передання управління архівами до НКВС СРСР. Центральне
архівне управління СРСР було реорганізоване в Головне архівне управління
НКВС СРСР, якому підпорядковувалися архівні установи союзних республік.
Нове підпорядкування архівної системи в СРСР викликало зміни в
організації управління архівною справою в УРСР 3 березня 1939 р. відання
архівними установами передавалося НКВС УРСР. Центральне архівне
управління УРСР було перетворене нйАрхівний відділ НКВС УРСР (з червня
1941 р. -Архівне управління НКВС УРСР). Центральні і обласні

історичні архіви підпорядковувалися відповідно народному комісару
внутрішніх справ УРСР та начальникам управлінь НКВС областей, міські і
районні архіви – начальникам міських і районних відділів НКВС. Наслідком
включення архівів до системи НКВС була строга централізація і
секретність. Засекреченими виявилися не тільки документи, які складали
державну або військову таємницю, але й відомості про роботу самих
архівів. Прикладом тому було складання секретних архівних путівників з
грифом «для службового користування».

У 1939-1940 рр. за радянською системою почалося архівне будівництво в
західних областях, на Буковині та частині Бесса-рабії, які були включені
до складу СРСР та УРСР. Стан архівів цих регіонів був надзвичайно
складним. Архіви, як самостійні установи, існували лише у Львові
(державний архів і міський архів давніх актів) та у Чернівцях (Крайовий
архів Буковини). Колишні воєводські центри Луцьк, Тернопіль, Станіслав,
Дрогобич, Рівне державних архівів не мали. Документи зберігалися у
відомчих, церковних та приватних архівах. Першочерговими були заходи
щодо збереження архівів ліквідованих установ, встановлення контролю над
найбільшими документосхови-щами, зокрема архівами воєводських управлінь,
Галицького намісництва у Львові, судових установ. У західних областях
організовувались архівні відділи УНКВС та обласні історичні архіви,
мережа міських і районних архівів.

формування 3 1920 р- ««Р^ 3 державною архівною системою в Україні
формувалася система партійних архівів як складова частина архівного фон-

їїсіитїїіип.їлл ^. . . .. ,_

• • ду Комуністичної партії. Формування парт-

и^/ліою . . – . .,_,

архівів офіційно започаткувала постанова РНК РРФСР (вересень 1920 р.)
про створення комісії для збирання і вивчення матеріалів з історії
Жовтневої революції та історії російської комуністичної партії
більшовиків (згодом ширше відомою під назвою Істпарт). В Україні таку
комісію було створено навесні 1921 р. при ВУЦВК з метою збирання,
зберігання, систематизації, вивчення і видання архівних документів з
історії революції. В руках Істпарту зосереджувалася монополія на
володіння документами з історії КП(б)У та революційного руху в Україні.
У 1922 р. Істпарт підпорядковувався ЦК КП(б)У (з 1923 р. на правах
відділу ЦК), водночас створювалася мережа

бюро істпартів (на правах відділів губкомів партії), завданням яких було
збирання документів з історії революційного руху в Україні, заснування
історико-революційних архівів, музеїв та публікація документів.
Історико-революційні документи зосереджувалися в спеціальних відділах
державних історичних архівів. 1922 р. у Харкові було організовано
Центральний архів революції, фактично підпорядкований Істпарту.

З реорганізацією 1929 р. Українського Істпарту в Інститут історії партії
і Жовтневої революції в Україні при ЦК КП(б)У і створенням у його складі
спеціального підрозділу – Єдиного партійного архіву КП(б)Ув республіці
почала діяти автономна архівна система. Єдиний партійний архів у
1929-1930 рр. організував приймання документів від Центрального архіву
революції. До нього передавали документи поточного діловодства (до 1926
р. включно) відділів ЦК КП(б)У. Сюди надходили і матеріали з ЦК ЛКСМУ,
партійних секцій окружних історичних архівів. Єдиний партійний архів
здійснював організаційно-методичне керівництво партійними секціями в
окружних історичних архівах.

Адміністративно-територіальні реформи позначалися на мережі місцевих
партійних архівів. Після утворення областей формувалися партійні архіви
обкомів КП(б)У. Згодом Єдиний партійний архів виділився в самостійну
одиницю – Центральний партархів ЦК КП(б)У. 1940 р. функціонувало 17
партархівів. Партійні архіви обслуговували політико-ідеологічні,
науково-інформаційні та кадрові потреби партії. Характерною особливістю
партійного архівного фонду була засекреченість, обмежений доступ, повний
контроль за використанням архівних документів. Правила використовування
документів партархівів, розроблені у 1930-і рр., були спрямовані на
перетворення архівного фонду партії в закритий, надсекретний. Так
сформувалася замкнена архівна система ВКП(б), складовою якої були
партархіви КП(б)У.

З початком гітлерівської агресії діяльність

/4 7ТУ7/?і//7

Г -, .. . архівних установ України підпорядкову-

с’уї’пґїуїґї д \»ї/»гї/тіиі л. ^
і. і ^і

триииц окраїні далася вимогам воєнного часу Першочер-в роки другої
говим завданням стала евакуація докумен-світовог війни ^ ^ ^д
Невідкладному і обов’язковому вивезенню підлягали секретні і надсекретні
фонди, які мали опе

ративне значення для НКВС (у віданні якого з 1938 р. перебували архіви):
списки і картотеки на «ворогів народу», осіб, підозрюваних у шпигунстві.
До категорії «першочергових для евакуації» було віднесено фонди
політичної поліції другої половини XIX – початку XX ст., які містили
джерела до історії революційної боротьби, та обліковий і
науково-довідковий апарат держархівів. Водночас в окупованому Києві
залишалися найдавніші й націнніші фонди, серед яких актові книги ХУІ-ХУП
ст. На початку липня 1941 р. Архівне управління НКВС УРСР встановило
порядок евакуації архівів. Керуючись політичними пріоритетами і
вузьковідомчими інтересами, керівні архівні органи НКВС наказали знищити
матеріали, які не вдалося евакуювати.

Санкціоноване знищення документів та руйнування архівних приміщень
відбувалося в партійних архівах. Через брак достатньої кількості вагонів
для вивезення архівних документів рекомендувалося спалювати документи,
щоб вони не потрапили до рук окупантів. Із 1,5 млн справ усіх
партархівів евакуйовано було лише 700 тис. Найбільших втрат партійні
фонди зазнали в Київській, Дніпропетровській, Житомирській,
Кам’янець-Поділь-ській областях.

Архіви України вивозили до міст Поволжя, Уралу, Сибіру, Казахстану та
Узбекистану. Найбільша їх частина потрапила до м. Златоуста. Оперативні
і наукові завдання архівів у евакуації полягали в дальшому розробленні
документів для виявляння контрреволюційних елементів, упорядкування
довідників для органів держбезпеки НКВС, підготовці інформації про
буржуазно-націоналістичні партії в Україні, про систему каральних
органів попередніх урядів. Крім оперативно-чекістських завдань, були й
наукові теми: підготовка збірників документів, присвячених 25-річчю
Жовтневої революції, оборонна тематика25. У надзвичайно складних умовах
українські архівісти працювали над підготовкою документів до видання,
складанням описів і путівників, удосконаленням науково-довідкового
апарату архівів. З початком визволення України 1943 р. працівники
евакогруп держархівів УРСР приступили до виявлення документів
народногосподарського значення, складали на них картотеки.

Політику окупаційних властей щодо архівів характеризують Діяльність
групи Кюнсберга та представників військової влади, метою яких було
виявляння, відбирання та вилучання цінностей з метою вивезення їх до
Німеччини. Перші місяці окупації по-

значені не лише стихійним пограбуванням архівів, а й спробами
відповідних окупаційних служб забезпечити їх збереження. Архівне
керівництво Німеччини обговорювало концепцію архівної політики в
окупованих країнах, у тому числі в Україні, розробляло систему архівного
управління за німецькою моделлю. Головною німецькою установою до кінця
1942 р., яка займалася питаннями архівної справи в Україні, був
Айнзацштаб рейхсляй-тера Розенберга. З жовтня 1941 р. до квітня 1942 р.
за ініціативою місцевих органів управління та архівістів відновлювалася
робота та забезпечувалося функціонування архівів. У цей період
Айнзацштаб майже не втручався в роботу архівів. На другому етапі
(квітень – грудень 1942 р.) вплив окупаційних установ на діяльність
архівів посилювався, створювалися умови для переходу архівів до
цивільного управління. В кінці 1942 р. було створено Крайове управління
архівами, бібліотеками та музеями при рейхскомісарові України.
Підрозділом цієї провідної організації, яка займалася питаннями
культурних установ в Україні, став Крайовий архіві/Києві (грудень 1942 –
вересень 1943 рр.). Крайове управління архівами з кінця 1942 р. очолив
німецький архівіст доктор Г. Вінтер.

Грабіжницька політика окупаційних архівних служб щодо архівних цінностей
активізувалася з осені 1943 р., коли в ході війни відбувся вирішальний
перелом. Почалося масове вивезення і нищення архівних фондів, руйнування
архівних приміщень. Вивезення документів з України організувало Крайове
управління. Відбирала документи з українських архівів адміністрація Г.
Він-тера та спеціалісти штабу Розенберга. Нацистське командування
вивозило на Захід цінні матеріали, які з точки зору фашистської
пропаганди характеризували німецький вплив на інші землі, досягнення
німецьких колоній. Першорядними вважалися документи німецьких громад в
Україні, актові книги місцевих магістратів (як приклад функціонування
середньовічного магдебурзького права). В результаті було вивезено
частину Київського архіву давніх актів спочатку до
Кам’янця-Подільського, а 1944 р. – до Тро-пау (Чехословаччина).
Найдавніша і найцінніша частина матеріалів цього архіву збереглася
завдяки зусиллям колишнього співробітника Бібліотеки АН України М.
Геппенера, співробітників архіву М. Тищенка та сестер Остроградських.

Таким чином, архіви України в роки Другої світової війни зазнали значних
збитків внаслідок невдало проведеної евакуації,

руйнування в ході воєнних дій з обох сторін, а також свідомого нищення
архівних цінностей двома тоталітарними режимами, які використовували
архівні документи як засоби ідеологічної та пропагандистської боротьби.

З визволенням України восени 1944 р. почалася робота з відновлення
радянської архівної системи і відбудова архівного господарства. Ще у
листопаді 1943 р. до Києва повернулося Управління державними архівами
НКВС УРСР, основними напрямами діяльності якого була реевакуація
архівних фондів, відновлення діяльності центральних державних архівів,
реорганізація їх мережі.

Архіви України Повоєнний період в^історії архівної справи ‘с./жг/)
України пов язании насамперед з відбу-

довою архівів, їх приміщень, з включенням до Державного архівного фонду
України архівних документів Закарпатської (1945) та Кримської (1954)
областей, з розширенням підготовки в республіці архівістів, відкриттям
кафедри архівознавства в Київському державному університеті імені Т.
Шевченка (1944). Суттєвих змін зазнала архівна система УРСР. З одного
боку, залишалося повне підпорядкування та підкон-трольність архівної
системи тоталітарному режимові, що призводило до засекречування архівів
і архівних фондів, кадрових перестановок. З другого боку, після смерті
Сталіна відбувався процес деякої лібералізації архівів, розширення
доступу до них, розгортання наукових функцій архівних установ,
встановлення міжнародних зв’язків українських архівістів. На розвиток
архівної справи цього періоду впливали зміни у суспільно-політичному,
науковому та культурному житті республіки. В період так званої
хрущовської відлиги (з середини 1950-х років) вживалися заходи щодо
розвитку основної функції архівів – задоволення потреб суспільства у
ретроспективній інформації, поліпшення зберігання і використання
архівних матеріалів. Постановою Ради Міністрів УРСР від 18 квітня 1956р.
«Про заходи по впорядкуванню режиму зберігання і кращому використанню
архівних матеріалів міністерств і відомств Української РСР» Уряд
дозволив публікацію і «всебічне використання архівних матеріалів,
вказавши на потребу видання путівників, описів та оглядів фондів»26. Ця
постанова дублювала відповідний союзний Документ, підготовлений під
егідою ЦК КПРС, засвідчувала по-

силення впливу партійно-адміністративних органів на політику і характер
роботи архівних установ.

Путівники держархівів УРСР, видання яких започатковано наприкінці 1950-х
років, досить неповно відбивали склад і зміст документів архівного фонду
республіки. Багато архівних фондів залишалися засекреченими. Критерії
засекречування визначали партійні і державні інстанції, від яких
залежали архіви. Відтак встановлювалася тотальна цензура на видання
збірників документів, підготовлених архівами, контролювалася діяльність
видавництв. Науково-дослідна діяльність архівних установ зазнавала
ідеологічного впливу.

Поряд з державним архівним фондом зміцнювався архівний фонд КПРС. На
1959 р. в УРСР існувало 25 обласних партархі-вів та Партійний архів
Інституту історії партії при ЦК КПУ (згодом – Архів ЦК компартії
України, що проіснував до серпня 1991 р.). У 1966 р. система партархівів
отримала нормативне оформлення. Секретаріат ЦК КПРС затвердив «Положення
про Архівний фонд КПРС», яке закріплювало паралельне існування двох
архівних фондів.

У червні 1960 р. архівні установи республіки було передано з системи
органів МВС УРСР у відання Архівного управління при Раді Міністрів УРСР.
Перепідпорядкування архівів не привело до радикальних змін в архівній
галузі. Архівне управління опинилося в могутній структурі
партійно-бюрократичного апарату і йому відводилися здебільшого
контрольно-наглядові та ідеологічні функції.

У 1960-1970-х роках значна увага приділялася поліпшенню умов зберігання
документів, будівництву нових архівосховищ, формуванню документальної
бази державних архівів, створенню системи науково-довідкового апарату,
науково-дослідній і археографічній роботі архівних установ. Результатом
широкої програми будівництва нових і реконструкції існуючих архівних
приміщень стало введення в експлуатацію (на 1978 р.) 11 нових і 6
реконструйованих будинків держархівів, у тому числі комплексу споруд
центральних державних архівів УРСР у Києві.

Нові підходи спостерігалися у формуванні документальної бази архівів.
Вони комплектувалися науково-технічною документацією (1969 р. у Харкові
було створено Центральний державний архів науково-технічної документації
УРСР), документами особового походження, кінофотодокументами,
звукозаписами.

З середини 1950-х років архівні установи УРСР залучалися до міжнародного
співробітництва (1956 р. Україна стала членом Міжнародної ради архівів),
брали участь у міжнародних конгресах архівістів, конференціях, «круглих
столів» архівів (XVI міжнародна конференція відбулася 1975 р. у Києві).

Процеси лібералізації архівів в умовах партійно-бюрократичної системи
проходили надто повільно. Широкі кола громадськості домагалися
розширення доступу до архівів. Прагнення до змін в архівній системі, її
демократизації, яке стало наростати з середини 1980-х років, пов’язане з
«горбачовською перебудовою» та усвідомленням архівістами своєї ролі в
суспільстві. Саме «знизу» посилювались вимоги докорінних перемін в
архівній галузі, приверталась увага до невідкладних потреб архівних
установ. З цією метою у березні 1991 р. вперше в історії української
архівістики було засновано Спілку архівістів України – незалежну
самостійну громадську організацію, яка об’єднала архівістів державних і
відомчих архівів, учених, працівників культури та краєзнавців.

Архівне будівництво в радянській Україні, як і в інших союзних
республіках, перебувало в кризовому стані. Строга централізація та
бюрократизація управління архівною справою, підпорядкування діяльності
архівів партійній ідеології, витіснення архівів на периферію суспільного
життя, заміна частини висококваліфікованих фахівців-архівістів
партійними функціонерами, обмежений доступ до ретроспективної
інформації, ізоляція архівів від зарубіжних архівних процесів – такі
ознаки, характерні для радянського архівного будівництва, привели до
кризової ситуації. Назрівала об’єктивна необхідність вироблення нової
стратегії і тактики архівного будівництва на нових демократичних
засадах.

§ 9. Розвиток архівної справи в незалежній Україні

І5 ІДНОВЛЕННЯ ДЕРЖАВНОЇ незалежності поклало початок новому етапу
розвитку архівної справи України, відродженню її національних традицій,
демократизації архівної системи. З падінням тоталітарного режиму,
виходом України з Союзу РСР гостро постала проблема правового
врегулювання нових відносин в архівній сфері, створення
нормативно-правової

бази, яка б відповідала сучасним реаліям, вирішенню питань
правонаступництва щодо Державного архівного фонду колишнього СРСР.
Основою формування самостійного НАФ стала вітчизняна частина ДАФ СРСР.
27 серпня 1991 р. Президія Верховної Ради України ухвалила передати
архіви компартії на державне зберігання. На базі Архіву ЦК КПУ було
утворено Центральний державний архів громадських об’єднань. Партархіви
структурно влилися до складу обласних держархівів. Так було ліквідовано
паралельне існування двох архівних фондів. Згідно з постановою Президії
Верховної Ради України від 9 вересня 1991 р. на державне зберігання
передавалися деякі категорії документів колишнього КДБ УРСР, зокрема
архівно-слідчі справи колишніх репресованих і так звані фільтраційні
справи громадян – жертв нацистських переслідувань, вивезених на
примусові роботи до Німеччини та її сателітів. Відбувся процес
інтеграції вітчизняних документальних надбань в НАФ, що отримав
законодавче закріплення 24 грудня 1993 р. з прийняттям Верховною Радою
України Закону «Про Національний архівний фонд і архівні установи».
Закон визнав НАФ складовою частиною вітчизняної і світової
історико-культурної спадщини та інформаційних ресурсів суспільства,
поставив його під охорону держави і зафіксував державні гарантії його
зберігання, примноження і використання.

Після прийняття базового архівного закону, механізм реалізації якого
передбачав створення понад ЗО нормативно-правових актів різного рівня,
активізувалася нормотворча діяльність у сфері архівної справи. Перший
пакет таких актів було затверджено урядом у жовтні 1995 р. постановою
«Питання діяльності архівних установ України». Кількома урядовими
постановами було засновано галузеві державні архіви в системах геодезії
і картографії, гідрометеорології, геології, силових відомств. 1996 р.
Кабінет Міністрів України затвердив Типове положення про державний архів
області, міст Києва і Севастополя, а 1998 р. – Типове положення про
архівний відділ районної державної адміністрації.

Протягом 1996-2000 рр. було розроблено або перескладено положення
практично про всі державні архівні установи, про порядок передавання до
державних архівів України кінофото-фонодокументів, типові положення про
експертні комісії, порядок ведення державного обліку документів НАФ,
методику і критерії виявлення унікальних документальних пам’яток,
перелік

•типових документів із зазначенням строків їх зберігання, інструкцію про
порядок зупинення діяльності архівних установ, порядок надання платних
послуг державними архівними установами і ще низку документів з різних
напрямів діяльності. Новою для архівістів України формою унормування
питань архівної справи стала участь у підготовці державних і галузевих
стандартів. Першим результатом досліджень українських архівістів у
галузі архівної термінології стала колективна праця, здійснена під
керівництвом К. Новохатського – термінологічний словник «Архівістика»
(1998).

Поряд із напрацюванням нових нормативно-правових актів здійснювався
систематичний перегляд раніше затверджених актів з метою підтримання їх
відповідності чинному законодавству, досягненням теорії і практики
архівної справи. У руслі цього напряму нормотворчої діяльності
Головархів України 1996 р. розпочав внесення змін і доповнень до
архівного Закону. У вересні 2000 р. уряд подав до Верховної Ради України
проект нової редакції Закону. У цьому проекті посилено регулюючу роль
держави в організації архівної справи, внесено уточнення до системи
архівних установ, режиму регулювання щодо документів НАФ залежно від
форми власності на них, удосконалено норми щодо процедури експертизи
цінності документів, захисту НАФ і забезпечення збереженості його
документів, зафіксовано статус цих документів як культурних цінностей,
додатково внесено положення щодо соціального захисту архівних
працівників та інші зміни, що розширять сферу застосування Закону і
спрямовані на його повнішу реалізацію. 13 грудня 2001 р. проект нової
редакції парламент схвалив у цілому.

Одним із найважливіших обов’язків державних архівних установ у 1991-2001
рр. було поповнення НАФ документами, що відображають стан розбудови
державності України. Архівні установи країни провели значну роботу щодо
організації своєчасного відбору до НАФ і приймання на державне
зберігання різноманітних документів. За 10 років державної незалежності
До складу НАФ надійшло майже 19 млн. од. зб. різних видів документів, у
тому числі 10,5 млн від архівного фонду КПРС, майже 3 млн від колишнього
КДБ та близько 6 млн. від підприємств, установ і організацій –
традиційних джерел комплекту-яання державних архівів. Загалом на початок
2001 р. НАФ становив майже 60 млн справ.

Важливою складовою діяльності державної архівної служби впродовж
1991-2001 рр. була організаційна робота, спрямована на зміцнення
матеріально-технічної бази державних архівів. Затверджена постановою
Кабінету Міністрів України від 15 вересня 1999 р. «Програма збереження
бібліотечних та архівних фондів на 2000-2005 рр.» дала певні можливості
для отримання додаткових коштів і технічних засобів. Однак упродовж
всього десятиліття деградація матеріально-технічної бази залишалася
однією з найсуттєвіших негативних тенденцій архівної сфери.

Необхідність наукового забезпечення розвитку галузі зумовила створення
галузевої наукової установи. 1994 р. почав діяти Український державний
науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства,
основними завданнями якого стало розроблення кардинальних проблем
вітчизняного архівознавства, документознавства, методики архівної
справи.

Відповіддю на вимоги часу стала інформатизація архівної справи в
Україні. Формальною точкою відліку на цьому шляху було рішення колегії
Головархіву України про створення автоматизованої інформаційної системи
на базі Центрального фондового каталога (1989). Важливе значення для
розроблення тео-ретико-методологічних засад інформатизації мала Державна
програма «Національна архівна інформаційна система (НАІС)». Логічного
розвитку її положення набули в концепції Археографічного реєстру
національної архівної спадщини України (1996) та Основних положеннях
концепції комп’ютеризації архівної справи в Україні (1998).

В другій половині 1990-х років продовжувалося удосконалення підготовки
кадрів. З цією метою було розроблено прогностичну концепцію
архівознавчої освіти, в якій представлено конструктивні погляди на
зміст, форми і методи організації підготовки спеціалістів архівної
справи. Поряд із Київським національним університетом імені Тараса
Шевченка підготовку архівістів започаткували Харківський національний
університет імені В. Каразіна, Київський національний університет
культури і мистецтв, Східноєвропейський університет імені В. Даля.
Систематичності набули курси підвищення кваліфікації для різних
категорій архівних працівників.

Статус самостійної держави змінив характер міжнародних зв’язків України
в архівній сфері. Україна підписала угоди про співпрацю з багатьма
державами – колишніми республіками

СРСР, Болгарією, Польщею, Румунією, Швецією. Представника Головархіву
України обрано членом Виконавчого комітету МРА, українських архівістів
включено до складу Європейської комісії та професійних комітетів МРА.
Українські архівісти залучалися до участі у розробленні і впровадженні
архівних програм Ради Європи, роботи регіональних архівно-бібліотечних
структур. регулярною стала участь українських архівістів у міжнародних
науково-практичних конференціях, присвячених актуальним питанням
архівної справи та стану джерельної бази історичних досліджень,
реституції архівних фондів. Декілька з них проходили в Україні:
Міжнародний симпозіум з правових питань реституції (1995), конференція з
проблем збереження архівних і бібліотечних фондів (1999).

1999 року в Україні було запроваджено День працівників архівних установ
– 24 грудня, започатковано галузеву наукову премію імені Василя
Веретенникова (2000).

Отже, архівна справа в Україні має давню історію, національні традиції,
тісно пов’язані зі світовими тенденціями розвитку архі-вістики. За
багатовікову історію нагромаджено великий досвід збирання, зберігання
документів та використання архівної інформації, удосконалення технологій
та методик. Творче використання цього досвіду є важливим чинником
зростання ролі архівів у духовному і державному житті, підвищення
соціального статусу архівістів.

ЗАПИТАННЯ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЮ:

1. Чим зумовлена необхідність вивчення історії архівної справи?

2. Дайте загальну періодизацію становлення і розвитку архівів в Україні.

3. Назвіть основні центри зосередження документальних матеріалів у
найдавніші часи.

4. Покажіть на конкретних прикладах, як потреби суспільного розвитку і
діловодство державних установ впливали на формування архівів.

5. Розкрийте особливості формування та функціонування архівів різних
регіонів України.

6. Як адміністративні реформи ХУШ-ХІХ ст. впливали на становище і долю
архівів в Україні?

7. Які проекти архівних реформ вам відомі? У чому їх спорідненість та
відмінність?

8. Чим зумовлена централізація архівної справи в Україні за роки
радянської влади і яка її особливість?

9. Назвіть визначальні риси архівного будівництва в незалежній Україні.

‘ Літопис руський. – К., 1989. – С. 21.

2 Яковенко Н. М. Українська шляхта з кінця XIV до середини XVII ст.
(Волинь і Центральна Україна). – К., 1993. – С. 11.

3 Крип’якевич І. До історії українського державного архіва в XVII ст. //
Записки НТШ. – Т. – 134-135. – Л., 1924. – С. 67-78.

4 ЦДІАК України, ф. 269, оп. 1, спр. 4021, арк. 7.

5 К истории церковньїх й монастьірских архивов // Киевская Старина.
-1891.- №7.- С.148.

6 Архів Коша Нової Запорозької Січі. Опис справ. 1713 -1776. – К., 1994.
-С.18.

7 Каталог Московского отделения Общего архива Главного Штаба. Опись дел
фельдмаршалов графа Румянцева-Задунайского й князя
Потемкина-Таврического (193 й 194 описи). Вьш. III. – СП6., 1892. – С.
29.

8 ЦДІАК України, ф. 442, оп. 152, спр. 154.

9 Там само, спр. 232»в», ч. 1.

10 Записки Императорского Одесского общества истории й древностей. -Т.
XIV – Одесса, 1886. – С. 1.

« ЦДІАК України, ф, 2017, оп. 1, спр. 284.

12 ЦДІАК України, ф. 442, оп. 38, спр. 181, арк. 7.

13 Свод воєнних постановлений. – 1869. – Кн. 5. – С. 262. м ЦДІАК
України, ф. 1396, он. 1, спр. 78, арк. 4-5зв.

15 Держархів м. Києва, ф. 163, оп. 7, спр. 266, арк. 1.

16 ЦДІАК України, ф. 442, оп. 152, спр. 232»в», ч. І, арк. 251.
17Делеган М. В. До питання про історію архівної справи на Закарпатті //

Українське архівознавство: історія, сучасний стан і перспективи. – Ч. 1.
– К.,

. 1997. -С. 144.

18 Сборник материалов, относящихся к архивной части в России. Т. II.
-Пг., 1917. – С. 191.

19 ЦДІАК України, ф. 442, оп. 152, спр. 232, ч. І, арк. 89зв.

20 ЦДІАК України, ф. 2017, оп. 1, спр. 281, арк. 1.

21 ІР НБУ, ф. 83, од. зб. 12, арк. 1-бзв.

22 Гругиевський О. Сучасне українське архівознавство // Україна.
-1918.-Кн.1/2.- С.82.

23 ІР НБУ В, ф. 68, спр. 37, арк. 1.

24 ЦДАВО України, ф. 3504, оп. 1, спр. 2а, арк, 61.

25 ДАРФ, ф. 5325, оп. 10, спр. 856, арк. 39-40.

26 Мітюков О. Г. Радянське архівне будівництво на Україні. — К., 1975. —
С. 172-173.

РОЗДІЛ З

АРХІВНА СИСТЕМА ТА СИСТЕМА АРХІВНИХ УСТАНОВ

Л-РХІВОЗНАВСТВО, ЯК і кожна наука, послуговується певними категоріями,
поняттями, термінами як вищою формою раціональної фіксації знань про той
чи інший предмет, явище, факт. Поняття є способом відображення знання,
інструментом пізнання і наукового дослідження. До визначальних
архівознавчих категорій належать поняття: «архівна система», «архівна
справа», «система архівних установ», «мережа архівних установ», що
розглядаються в цьому розділі.

§ 1. Поняття «архівна система», її основні види

(^ЛОВО ГРЕЦЬКОГО походження «система» означає цілісність, яка базується
на певних складових частинах і елементах, пов’язаних між собою
відповідними взаємозв’язками і спільними ознаками. Архівна система – це
сукупність основоположних принципів організації архівної справи,
способів технологій її ведення, що забезпечують цілісність та
скоординованість функціонування архівних установ. Архівна система має
конкретно-історичний зміст, є похідною від суспільно-державного ладу,
політичного устрою, національно-культурних традицій Держави, регулюється
відповідними законодавчими актами і фунюнує в правовому полі. Таке
трактування архівної системи, вирізняється від підходів радянського
архівознавства, за яким ярхівні системи поділялися на соціалістичні та
буржуазні, оцінювалися з класово-партійних позицій.

Осмислення суті архівної системи дає можливість засвоїти її особливості,
зіставити сильні й слабкі сторони, глибше вникнути в тенденції і
перспективи розвитку архівної справи – галузі життєдіяльності
суспільства, що охоплює наукові, політико-правові, культурологічні та
техніко-економічні аспекти організації зберігання архівних документів та
використання їх інформації. Тобто, ця суспільна сфера безпосередньо
пов’язана зі збереженням історичної пам’яті народу, збиранням,
зберіганням використанням документально-інформаційних ресурсів країни.
Її функціонування, як і інших сфер суспільного життя, регулюється
законодавством і має правовий характер.

За принципами побудови і характером управління архівні системи з певною
мірою умовності поділяють на дві основні групи: централізовані, де
управління архівною справою здійснюється єдиним державним органом на
спільних засадах, і децентралізовані, що включають автономні підсистеми
управління архівною справою. Однак у чистому вигляді такі системи майже
не зустрічаються. Найпоширенішими є мішані системи з елементами
централізму і децентралізму, міру співвідношення між якими визначають у
кожному конкретному випадку.

Як показує досвід історії, централізовані архівні системи властиві
країнам з абсолютистськими або тоталітарними режимами, що встановлюють
тотальний контроль за всіма сферами суспільного життя, у тому числі
архівною справою. Прикладом централізації архівної справи є архівна
система колишнього СРСР. Однак ця система не мала цілісного характеру,
оскільки архіви РКП(б) – ВКП(б) -КПРС було виділено в окрему ланку –
централізовану й цілком підлеглу ЦК КПРС структуру, що перебувала під
постійним наглядом партійних органів. Контролюючи всі архівні установи,
КПРС встановлювала особливо пильний нагляд за діяльністю архівів
НКВС-МВС, ВНК-ДПУ-КДБ, Міністерства закордонних справ та ін.
Бюрократичний централізм позначився на архівних системах країн так
званої соціалістичної співдружності.

Цілком централізована архівна система в Китаї, де з 1993 р. центральна
архівна установа і державне архівне управління було об’єднано в єдине
управління, що функціонує під безпосереднім керівництвом ЦК КПК і
Державної Ради КНР. У його віданні перебувають сім спеціалізованих
архівних установ, Науково-технічний архівний інститут та журнал
«Китайський архів».

У більшості цивілізованих країн світу архівні системи склалися як
державні, а управління ними має різний рівень централізації при
забезпеченні досить широких самоврядних прав архівних установ. Пріоритет
елементів централізації архівної

^ системи зберігається у Франції, Бельгії, Італії, Португалії, скан-

I: динавських країнах.

і Наприклад, у Франції організація архівної системи зумов-

| лена адміністративно-територіальним устроєм та управлінням. Структура
архівів Франції склалася ще наприкінці XIX ст. Організаційне керівництво
державною архівною службою здійснювали міністерства внутрішніх справ,
пізніше – освіти, а з 1958 р. -Міністерство освіти і культури, якому
безпосередньо підпорядкована дирекція Національного архіву Франції з
його головною інстанцією – відділом адміністративної служби і технічного
нагляду. У Національному архіві Франції працює близько 400
співробітників і зберігається понад 800 000 од. зб. Це одне з
найба-гатших архівосховищ Західної Європи. Генеральна дирекція архівів,
керує регіональними та департаментськими архівами, здійснює професійний
контроль і надає методичну допомогу комунальним, госпітальним, поточним
архівам установ, проміжним і автономним архівосховищам. Поза
компетенцією Генеральної дирекції перебувають архіви Міністерства
оборони, Морського флоту, Військово-повітряних сил, Державної ради,
Управління монет і медалей тощо. Генеральну дирекцію очолює генеральний
директор, призначений Радою Міністрів. Вища архівна рада при Генеральній
дирекції є консультативним органом, що збирається раз на рік. У перервах
між засіданнями його функції виконує комісія, але її рекомендації не
мають обов’язкового характеру. Впродовж 1980-х років французька архівна
система зазнала помітних змін. 1982 року архівні служби всіх
департаментів одержали статус територіальних і здобули право

І самостійно формувати фонди державних закладів, розташова-

| них у межах відповідного департаменту

й Політика децентралізації архівної справи притаманна Вели-

I кобританії, США, Канаді, Німеччині, Японії та деяким іншим країнам.
Суттєві реформи відбулися в архівній системі Великобританії.
Національний архів Сполученого Королівства та Північної Ірландії,
створений 1838 р., зберігає державні документи, що належать здебільшого
Англії та Уельсу. Архіви Шотландії та Ірландії мають статус самостійних
агенств, на які, крім суто технічних функцій, покладено організаційні та
фінансові. Агентства організаційно підпорядковані міністрові та уряду.
Агентство Національного архіву замикається на Лорд-канцлері, який очолює
правові департаменти і судові органи. Директор Національного архіву
Сполученого Королівства і Північної Ірландії є Головним архівістом
держави. Діяльність державних архівів фінансується Міністерством
фінансів, а координаційним органом є спеціальна рада керівників
департаментів Національного архіву. Правове регулювання архівної системи
здійснюється на підставі закону про архіви 1958 р. з деякими поправками
1967 р.

В Італії управління архівною справою покладено на Державну архівну
адміністрацію. Для нагляду за недержавними архівами створено відповідні
архівні інспекції. Згідно з законом 1963 р., італійські архіви є
самоврядними інституціями, а Державна архівна адміністрація надає
методичну допомогу, керує науковими дослідженнями в сфері
архівознавства, інформаційними службами, підготовкою кадрів, організовує
видавничу діяльність архівів.

Архівну систему США, відповідно до закону 1984 р., складають автономні
архіви усіх штатів. На Адміністрацію з управління архівами та
документацією як незалежний виконавчий орган покладено управління
архівами та документацією лише в системі федерального уряду США.

Децентралізована архівна система Канади включає загальнодержавну,
провінційні та територіальні ради архівів, відповідні асоціації
архівістів. Визначальною є децентралізація архівної системи, при якій
кожен архів перебуває на автономному становищі. Центрального архівного
управління в Канаді не існує. Відповідно до закону про архіви 1987 р.,
консультативні функції покладено на Національний архів Канади, який
збирає, зберігає і надає для користування історично цінні документи,
створені урядовими структурами чи приватними особами, допомагає в
управлінні документацією в межах федерального уряду, сприяє діяльності
архівних товариств у країні, співробітництву їх з зарубіжними
об’єднаннями архівістів.

Архівна системи Німеччини відбиває специфіку федерального устрою країни,
деякі успадковані традиції широкої автономії земель, що дістали
законодавче закріплення в зв’язку з утворенням германського союзу (1854)
як союзу територіальних держав. У рамках архівної системи функціонують
архіви колишніх міст-держав Бремена і Гамбурга, у великих землях –
Баден-Вюртемберг, Баварія, Саксонія та ін. – діють земельні архівні
дирекції, яким підпорядковані державні архіви. У Нижній Саксонії,
Північній Рейн-Вестфалії та Гессені діють архівні управління та
підпорядковані їм по одному головному і 2-7 державних архівів. Переважна
більшість архівів Німеччини має галузеве підпорядкування міністерствам
культури своїх земель, а в Саксонії та Саксонії-Ангальт – міністерству
внутрішніх справ. У період націонал-соціалізму (1933-1945) головним був
Райхсархів, де зберігалися документи імперського уряду, його
міністерств, відомств, судів. 1952 року було створено Федеральний архів,
який не має адміністративне-управлінських функцій, але надає методичну
допомогу федеральним установам у роботі з документами як потенційним
фондоутворювачам. Маючи статус національного Федеральний архів
співпрацює з архівами земель на принципах партнерського співробітництва,
обміну досвідом. Координаційним центром архівістів Німеччини є
Конференція архівних референтів, до якої входить представник
Федерального архіву і представники 16 державних архівів земель. Вона не
має ні статуту, ні постійної штаб-квартири, а її засідання відбуваються
почергово на запрошення адміністрації того чи іншого архіву. На них
розглядають найактуальніші проблеми архівної справи. В країні діє Спілка
німецьких архівістів, практикується періодичне проведення «Дня
німецького архіву», наукових конференцій та «круглих столів».

Отже, провідною тенденцією розвитку архівних систем в другій половині XX
ст. була їх децентралізація, демократизація архівної справи, що
відповідає процесам світової інтеграції, розвиткові комунікацій та
інформаційних систем.

Архівна система України, як і будь-якої іншої країни, складалася
історично. Вона має давню традицію і своїми витоками пов’язана з княжою
добою Київської Русі та Галицьке-Волинської держави (див. розділ 2).
Тривалий час за радянської доби (1920-1980) їй були притаманні риси
централізованої архівної системи, характерні для всього СРСР. Із
відновленням державної незалежності України (1991) в її архівній системі
сталися істотні зміни, пов’язані з відродженням національних традицій
архівної справи. Передусім реформувалося, набуваючи якісно нових рис,
управління архівною справою, основним змістом якого стало створення
оптимальних умов для нормального функціонування усіх ланок системи
архівних установ.

Суттєві зміни сталися в архівних системах інших країн -колишніх
республік СРСР. Кардинальні реформи проведено в Литві, Латвії, Естонії,
де було прийнято перші закони про архівну справу. Значних змін зазнала
система архівних установ Російської Федерації, де створено Федеральну
архівну службу, прийнято закон про Держаний архівний фонд РФ (1992),
підготовлено Закон «Про архівну справу в Російській Федерації» (2002),
реформовано архівні установи. В окремих суб’єктах федерації прийнято
свої правові документи з архівної справи. Так, Державна рада Чуваської
республіки прийняла закон «Про Архівний фонд Чуваської республіки і
архіви» (1995) і створила Комітет у справах архівів.

Магістральним напрямом пострадянського архівного будівництва стала
демократизація національних архівних систем у рамках державотворчих
процесів та інтеграції їх у світове архівне поле. Реформування архівної
системи України за період після проголошення державної незалежності
відповідало загальним тенденціям. Протягом 1991-2001 рр. було здійснено
організаційні заходи щодо уточнення профілю архівів та їх
перейменування. Колишній Центральний державний архів Жовтневої
революції, вищих органів державної влади і управління УРСР було
перейменовано на Центральний державний архів вищих органів влади і
управління України, Державний архів Кримської області дістав назву
Державний архів в Автономній Республіці Крим. Якщо ці заходи мали
здебільшого механічний характер зміни вивісок і уточнення назв
структурних підрозділів, то значно складнішим було реформування колишніх
партійних архівів. Партійний архів Інституту історії партії при ЦК
компартії України було реформовано в Центральний державний архів
громадських об’єднань України, що розширило його профілю та збільшило
кількість джерел комплектування. Партійні архіви обкомів партії було
організаційно ліквідовано, а їхні фонди передано до державних архівів
відповідних областей.

Важливим рубежем реформування архівної системи України стало прийняття
Верховною Радою України в грудні 1993 р. Закону «Про Національний
архівний фонд і архівні установи». 2001 р. до нього внесено ряд змін і
затверджено його нову редакцію. Закон визначив поняття Національного
архівного фонду як однієї із загальнонаціональних цінностей, зафіксував
його як об’єкт права, заклав єдині основи системи архівних установ.

Закон регулює суспільні відносини, пов’язані з формуванням, обліком,
зберіганням і використанням Національного архівного фонду, та інші
основні питання архівної справи.

§ 2. Система архівних установ України

О ПОНЯТТЯМ «АРХІВНА система» тісно пов’язані поняття система архівних
установ, під яким розуміють ієрархічно побудовану сукупність архівних
установ, та мережа архівних установ – сукупність архівних установ,
розташованих на певній території. Систему архівних установ України
складає сукупність архівів та архівних підрозділів, що забезпечують
формування Національного архівного фонду, його зберігання та
використання відомостей, що містяться в архівних документах, здійснюють
управлінські, науково-дослідні та довідково-інформаційні функції в
архівній справі. Архівні установи можуть засновуватися органами влади,
органами місцевого самоврядування, юридичними та фізичними особами на
будь-якій формі власності. Належність державного архіву до певного рівня
системи архівних установ (районного, міського, обласного,
республіканського, загальнодержавного) визначає його ранг, що відповідає
рівню державного органу чи органу місцевого самоврядування, який утворив
цей архів, і складу документів, що у ньому зберігаються й підлягають
зберіганню. Діяльність архівних установ регулюється Законом України «Про
Національний архівний фонд і архівні установи», правилами, положеннями,
інструкціями, затвердженими центральним органом виконавчої влади у сфері
архівної справи та діловодства, державними стандартами та іншими
нормативно-правовими актами.

Систему архівних установ України складають такі групи:

• спеціально уповноважений центральний орган виконавчої влади у сфері
архівної справи та діловодства;

• науково-дослідні установи;

• центральні державні архіви України;

• галузеві державні архіви;

• державний архів в Автономній Республіці Крим;

• місцеві державні архівні установи;

• інші місцеві архівні установи;

• архівні підрозділи державних наукових установ, музеїв, бібліотек;

• архівні підрозділи органів державної влади, органів місцевого
самоврядування, державних і комунальних підприємств, установ і
організацій;

• архівні підрозділи об’єднань громадян, релігійних організацій, а також
підприємств, установ та організацій, заснованих на приватній власності;
архівні установи, засновані фізичними особами;

• підприємства та організації у сфері архівної справи та діловодства.

Спеціально уповноваженим центральним органом виконавчої влади у сфері
архівної справи та діловодства є Державний комітет архівів України, на
який покладено функції управління архівною справою, контролю і
нормативно-методичного забезпечення ведення діловодства. У межах
визначених законом повноважень Держкомархів бере участь у формуванні та
забезпеченні реалізації державної політики у сфері архівної справи та
діловодства, здійснює нормативно-правове регулювання відносин, визначає
перспективи і пріоритетні напрями розвитку, здійснює міжгалузеву
координацію, функціональне регулювання та міжнародне співробітництво. У
своїй діяльності він керується Конституцією України, чинним
законодавством, Положенням про Держкомархів. Його структура відповідає
найголовнішим напрямам діяльності установ галузі: від формування НАФ,
створення оптимальних умов зберігання і користування архівними
документами, організації інформаційних систем, розвитку
матеріально-технічної бази до розгортання міжнародного співробітництва.
Спираючись на науково-дослідний потенціал галузі, співпрацюючи з
установами НАН України, провідними університетами, Держкомархів виробляє
стратегію архівного будівництва, конкретні програми її реалізації,
впливає на матеріально-фінансове забезпечення архівів, кадрову політику.
Він також контролює діяльність архівних установ і служб діловодства,
організовує нормативно-правове та науково-методичне та інформаційне
забезпечення їх діяльності. Держкомархів розпоряджається Національним
архівним фондом, організовує його формування, державну реєстрацію,
державний облік та зберігання його документів, використання архівної
інформації.

Безпосередньо підпорядковані Держкомархіву архівні установи складають
систему Держкомархіву України, до якої входять центральні державні
архіви України, інші центральні державні архівні установи та місцеві
державні архівні установи.

; За складом документів, що підлягають зберіганню в них, і (профілем)
державні архіви поділяються на загальні й спеціа-’ лізовані; такі, що
комплектуються, та історичні. і Загальні державні архіви зберігають
документи незалежно від | часу їх створення, виду матеріальної основи
документів, спо-’ собу і техніки закріплення інформації.

Спеціалізовані державні архіви зберігають документи, що об-і межуються
конкретним часом, тематикою, галузевою належте -, тю, видами
матеріальної основи документів, способом і технікою закріплення
інформації. До спеціалізованих архівів належать Центральний державний
архів громадських об’єднань України, Центральний державний
кінофотофоноархів України ім. Г. Пшеничного, Центральний державний
науково-технічний архів України, Центральний державний архів-музей
літератури і мистецтва України, галузеві державні архіви.

Архівами, що комплектуються, є державні архіви, які здійснюють
систематичне поповнення своїх архівних фондів документами, що утворилися
в їхніх джерелах комплектування. Державні архіви, що зберігають закриті
архівні фонди установ попередніх історичних епох є історичні.

Розглянемо докладніше місце і значення основних ланок системи архівних
установ України у функціонуванні галузі. Провідна роль у формуванні НАФ
та забезпеченні його збереженості належить центральним державним
архівам. Вони створюються за рішенням Кабінету Міністрів України для
постійного зберігання документів Національного архівного фонду
загальнодержавного значення відповідно до свого профілю, виконання
завдань та функцій держави з управління архівною справою і діловодством.

Найважливіші документи Національного архівного фонду, присвячені
новітній історії України (після 1917 р.), зосереджені в Центральному
державному архіві вищих органів влади і управління (ЦДАВО) України. Він
організований в Харкові наприкінці 1945 р. на базі документів
Центрального архіву революції УРСР, Центрального архіву праці УРСР і
Центрального історичного архіву. В 1970 р. архів було передислоковано до
Києва в новозбудований комплекс споруд центральних державних архівів
України по вул. Солом’янській, 24. До 1991 р. установа мала офіційну
назву Центральний державний архів Жовтневої революції, вищих органів
державної влади і органів державного

управління УРСР, що позначилося на профілі й характері комплектування
архіву, формуванні його фондів. Переважна більшість документів архіву
відклалася як спадщина органів державної влади і управління радянської
доби: всеукраїнських з’їздів Рад, Верховної Ради УРСР, Всеукраїнського
Центрального Виконавчого Комітету, Президії Верховної Ради, Раднарко-му
УРСР і Ради Міністрів республіки, інших органів управління.

Багато документів, особливо органів юстиції, суду, прокуратури,
Держплану, статистики, Міністерства фінансів України тривалий час були
недоступними для дослідників. Демократизація суспільства і архівної
справи створлила сприятливі умови для залучення усіх джерел до наукових
досліджень. У сховищах ЦДАВО України зберігаються документи державних
органів освіти, культури, мистецтва, особові фонди державних і
громадських діячів, учених. Архів має понад 3 тис. фондів/близько 2 млн.
справ, відповідний довідковий апарат.

Винятково цінні та унікальні документи й колекції зосереджені в сховищах
Центральних державних історичних архівів у Києві та Львові. ЦДІАК
України бере свій початок з 1852 р. Формування його основних фондів,
чисельність яких перевищує 1,6 тис., а одиниць зберігання понад 1,5
млн., завершилося після Другої світової війни. Тут зібрано колекції
документів, що зберігалися у колишньому архіві при Університеті Св.
Володимира в Києві, Всеукраїнському центральному архіві давніх актів,
частини фондів Центрального архіву революції в Харкові та Київського
обласного історичного архіву. ЦДІАК України зосередив у своїх фондах
документи з 1369 до 1917 рр. Вони стосуються перебування українських
земель у складі Литовсько-Руської держави, під владою Литви і Польщі,
містять цінну інформацію про зародження українського козацтва, його
боротьбу за національне визволення і державність. Важливими
документальними збірками є архів Коша Запорозької Січі, документи
Генеральної військової канцелярії, Малоросійських колегій та ін.,
значний масив документів діяльності російських владних структур в
Україні XIX – початку XX ст., релігійних установ, зокрема Канцелярії
київського митрополита, Києво-Печерської лаври, а також матеріали
науково-технічного, історичного та культурних товариств. У фондах
цензурних установ зберігаються документи, пов’язані з виданням та
розповсюдженням творів Т. Шевченка, Л. Українки, І. Франка, М.
Коцюбинського та ін. Гордістю архіву є фамільні фонди Ханенків,
Максимовичів, Терещенків, Гру-щевських та ін. Цінну інформацію містять
особові фонди істориків Д. Багалія, В. Базилевича, М.
Владимирського-Буданова, М. Довнар-Запольського, В. Іконникова, І.
Каманіна та ін.

У ЦДІАК України зберігається понад 40 колекцій мікрофільмів документів з
української історії ХУІ-початку XX ст., виявлені під час підготовки до
видання збірників документів, оригінали яких зберігаються в архівах
Москви, Санкт-Петербурга, у рукописних колекціях зарубіжних бібліотек.
Архів має досконалий довідковий апарат: інвентарні книги, систематичний,
географічний та іменний каталоги, огляди фондів за тематикою, різні
покажчики, бази даних.

Певну специфіку має Центральний державний історичний архів України у
Львові, заснований як Центральний державний архів давніх актів у 1939 р.
на базі Львівського архіву давніх актів. Тут зберігається 800 фондів.
Найдавніші документи архіву датуються 1233 р. Тут представлено
найстарішу гродську книгу Львова 1382-1389 рр.,
фінансово-адміністративні книги 1401-1414 і 1414-1426рр., рукописні
хроніки В. Зиморовича, Я. Юзе-фовича та ін. Колекції документів
зафіксували інформацію про становище західноукраїнських земель у складі
Речі Посполитої, під час Визвольної війни українського народу під
проводом Б. Хмельницького 1648-1657 рр., в них представлено 13
оригінальних листів гетьмана, документи польських королів і вельмож.

Унікальну цінність мають колекції карт і планів Львова XVI -XVII ст.,
інших міст, України в цілому. У фондах Львівського братства представлено
документи про розвиток культури, освіти та мистецтва ХУІ-ХУІІІ ст.
Окремий розділ становлять документи з історії західноукраїнських земель
періоду перебування їх у складі Австро-Угорської імперії. Вони
стосуються господарського, культурного, релігійного і політичного життя
населення краю. Неоціниме значення мають колекції документів про
діяльність Наукового товариства імені Т. Шевченка, товариства
«Просвіта», Народного дому, театрального товариства «Українська бесіда»,
Українського педагогічного товариства «Рідна школа» та ін. Реліквіями є
і документи, пов’язані з іменами Т. Шевченка, І. Франка, М.
Грушевського, М. Драгоманова, М. Павлика, В. Гнатюка, М. Шашкевича, І.
Вагилевича, Я. Головацького та ін.

Заслуговують уваги колекції документів 1920-1930-х років про український
рух опору політиці Польщі в Західній Україні, діяльність Організації
українських націоналістів, Українського народно-демократичного
об’єднання, ліворадикальних і комуністичних угруповань. Окремий розділ
становлять особові фонди істориків К. Бадецького, Ф. Ковалишина, І.
Крип’якевича, А. Петрушевича, письменників М. Федюшка, А.
Крушельниць-кого, О. Маковея, Г. Хоткевича та ін. В архіві є величезні
масиви друкованих пам’яток, серед яких десятки тисяч книг, брошур,
часописів та газет, у тому числі, понад 5 тис. стародруків. Історичну
цінність мають колекції листівок, афіш, відозв, плакатів тощо. Гордістю
архіву є науково-методичний кабінет спеціальних історичних дисциплін, а
також довідковий апарат та археографічний доробок колективу архівістів.

Скарбницею документів та пам’яток новітньої політичної історії України є
Центральний державний архів громадських об’єднань (ЦДАГО) України,
створений 1991 р. на базі Партійного архіву Інституту історії партії при
ЦК КПУ і розміщений в Києві по вул. Кутузова, 8. Основний масив колекції
архіву становлять документи комуністичної партії України, обласних
парторганізацій. Тут представлено документи інших політичних партій,
зокрема української комуністичної партії, партії «боротьбистів»,
українських соціалістів-революціонерів та ін. Окремий фонд складають
документи комсомолу України. Враховуючи те, що компартія України за доби
тоталітаризму впливала на всі сфери суспільного розвитку, вивчення її
документальної спадщини є важливим чинником пізнання вітчизняної історії
1920-1980-х років. В окремий архівний фонд сформовано документи з
відомостями про діяльність підпільних партійних і комсомольських
організацій, партизанський рух в Україні під час Другої світової війни.
1993 р. в ЦДАГО України із судово-слідчих документів, переданих з архіву
Служби безпеки України, створено 263-й фонд, що є важливим джерелом для
дослідження трагічних наслідків карально-репресивних акцій 1920- 1930-х
років проти українського народу. Архів має автоматизовану інформаційну
систему і банк даних про учасників партизанського руху в Україні,
тематичні покажчики, тісно взаємодіє з джерелами комплектування –
громадськими об’єднаннями, політичними партіями, товариствами як
майбутніми фондоутворювачами, надає їм допомогу в організації
діловодства.

Центральний державний кінофотофоноархів (ЦДКФФА) України імені Г. С.
Пшеничного було засновано в Києві 1932 р., а

;;; 1943 р. реорганізовано в Центральний державний архів кінофо-|
тофонодокументів УРСР. Цю назву було змінено лише після | проголошення
державної незалежності України. Унікальність І архіву полягає в
збиранні, обліку і зберіганні аудіовізуальних | документів. Вони
дозволяють простежити і прогрес у галузі аудіо- та відеотехніки. У
фондах архіву збереглися контратипи портретів Т. Шевченка, портретні й
групові фотографії І. Франка, Л. Українки, М. Грушевського, М. Лисенка,
М. Заньковецької, багатьох політичних діячів, сподвижників українського
відродження, зокрема В. Винниченка, С. Петлюри, П. Скоропадського та ін.
Збереглися й унікальні кінохроніки, що зафіксували історичні події
української революції 1917-1920 рр.

Зібрані у фондах архіву документи віддзеркалюють історію розвитку
продуктивних сил України, будівництво промислових підприємств,
електростанцій, модернізації сільського господарства, здобутки у сфері
науки, освіти, культури та мистецтва. Кінофотодокументи зафіксували
багатьох діячів української культури: А. Бучму, О. Вишню, О. Довженка,
Л. Курбаса, П. Тичину, А. Малишка, В. Сосюру, М. Рильського, Ю.
Яновського;

видатних учених: А. Кримського, В. Вернадського, С. Корольова, В.
Глушкова, Б. Патона та ін. Загалом у фондах архіву зберігається понад 50
тис. кінодокументів, ЗО тис. фотодокументів і стільки ж фонодокументів,
систематичні та іменні покажчики і каталоги. Архів розташований у
комплексі споруд центральних державних архівів України по вул.
Солом’янській, 24.

Виразну специфіку має і Центральний державний архів-музей літератури і
мистецтва (ЦДАМЛМ) України, заснований 1968 р. для збирання й зберігання
документів і використання архівної інформації з історії української
культури, літератури і, і мистецтва. Архів комплектується документами
установ куль-,; тури і творчих спілок та документами особового
походження 1 Діячів літератури і мистецтва. Тут сформовано колекції
доку-у. ментів Київського товариства старожитностей та мистецтв Ки-4
ївського художньо-промислового і наукового музеїв, Київського ^
відділення імператорського російського музичного товариства. |
Особливість ЦДАМЛМ України зумовлена й тим, що пере-’’’• важну більшість
його фондів становлять особові фонди відомих Діячів літератури та
мистецтва: П Тичини, А. Головка, О. Гончара, П. Панча, М. Рильського, В.
Сосюри, Ю. Яновського, І. Сенчен-ка, В. Еллана-Блакитного, Ю. Смолича,
А. Малишка та ін. Архів

має понад тисячу фондів, майже 200 тис. одиниць зберігання та понад 3
тис. музейних експонатів. Його фонди впорядковано, описи уніфіковано, є
систематичний та іменний каталоги. Архів розташовано в Києві по вул.
Володимирській, 22 а.

1989 р. у Харкові створено Центральний державний науково-технічний архів
України для зберігання науково-технічної документації, що об’єктивно
відображає історію розвитку науки і техніки: проектів спорудження
найважливіших об’єктів паливно-енергетичного комплексу, підприємств
важкої промисловості (Дніпровського каскаду гідроелектростанцій,
Харківського заводу тепловозного обладнання, Новокраматорського
машинобудівного заводу). В архіві зосереджено проектну документацію
повоєнної відбудови Хрещатика в Києві, спорудження метрополітену,
житлових комплексів тощо. Документальна база архіву використовується у
наукових дослідженнях з історії науки і техніки і під час розроблення
проектів реконструкції, перепрофі-лювання підприємств, при повторному
проектуванні тощо.

Важливою ланкою системи установ Держкомархіву є створений 1994 р.
Український науково-дослідний інститут архівної справи та
документознавства, на який покладено науково-методичне забезпечення
розвитку архівної справи, розроблення теоретичних та методичних проблем
архівознавства, документознавства, археографії, дослідження історії
архівістики, новітніх архівних технологій. До пріоритетних напрямів
діяльності інституту належать створення концепцій та прогнозування
розвитку архівної справи і діловодства в умовах інформатизації
суспільства; розроблення нормативних і методичних документів із основних
напрямів діяльності державних архівів, удосконалення систем
документаційного забезпечення управління і архівних технологій;
дослідження правових аспектів роботи з документами Національного
архівного фонду України; надання науково-методичної і практичної
допомоги з питань архівної справи, діловодства архівним установам;
організація і проведення робіт з науково-технічної інформації в архівній
справі; випуск

архівознавчих видань.

До системи Держкомархіву належать також місцеві державні архівні
установи: Державний архів в Автономній республіці Крим, державні архіви
областей, міст Києва і Севастополя, підзвітні й підконтрольні
відповідному органу виконавчої влади і Державному комітету архівів
України. Вони здійснюють управління архівною справою і діловодством у
регіонах та постійне зберігання документів Національного архівного
фонду, що мають місцеве значення.

її Те одну групу установ системи Держкомархіву складають архівні відділи
районних державних адміністрацій, підзвітні й підконтрольні головам
районних державних адміністрацій і Державному архіву в Автономній
Республіці Крим, державному архіву області, міста Києва і Севастополя, а
також Держкомархіву України. Вони здійснюють управління архівною справою
і діловодством на території району та тимчасове або постійне зберігання
документів Національного архівного фонду, що мають районне значення,
фіксуючи інформацію про державні органи, органи місцевого
самоврядування, підприємства, установи і організації, що діяли раніше на
цій території, та інші архівні документи з її історії.

Місцеві архівні установи можуть створюватися й органами виконавчої влади
та органами місцевого самоврядування для централізованого тимчасового
зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування
службових, трудових або інших правовідносин юридичних і фізичних осіб на
території міста, району та інших документів, що не належать до
Національного архівного фонду. Архівні установи міських рад
класифікуються в Законі України «Про Національний архівний фонд і
архівні установи» як «інші місцеві архівні установи» (ст. 29).

До місцевих архівних установ належать також спеціалізовані архівні
установи – трудові архіви, які в порядку, передбаченому законодавством,
створюються місцевими органами виконавчої влади та органами місцевого
самоврядування для централізованого тимчасового зберігання архівних
документів, не внесених до Національного архівного фонду.

Державне зберігання документів Національного архівного фонду здійснюють
також державні архівні установи, що не входять до системи Держкомархіву
України: галузеві державні архіви, архівні підрозділи державних наукових
установ, музеїв та бібліотек.

Галузеві державні архіви створюються за рішенням Кабінету Міністрів
України для постійного централізованого (в межах галузі або системи
установ) зберігання геологічних, гідрометеорологічних, картографічних та
інших специфічних видів архівних документів, які потребують особливих
умов їх зберігання і використання відомостей, що містяться в них. Такі
архіви належать до спеціалізованих державних архівів. Положення про них
затверджуються Держкомархівом і відповідними центральними органами
виконавчої влади.

В другій половині 1990-х років статус галузевих державних архівів
дістали архіви Міністерства оборони України, Міністерства внутрішніх
справ України, Служби безпеки України, Державного комітету України з
питань гідрометеорології, Фонду державного майна, Департаменту з питань
виконання покарань України, Державний картографо-геодезичний фонд
України, Державний інформаційний геологічний фонд України, документи
яких мають певну специфіку. Найважливіша новація цих архівів полягає в
удоступненні їхніх фондів для дослідників. З цією метою уніфіковано за
загальними нормативами описи фондів, створено довідковий апарат.

Архівні підрозділи державних наукових установ, музеїв та бібліотек
(відділи рукописів та інші структурні підрозділи) створюються в порядку,
встановленому законодавством, для постійного зберігання документів
Національного архівного фонду, що нагромадилися у сховищах цих установ,
та інших профільних документів. Положення про такі архівні підрозділи
затверджуються відповідними науковими установами, музеями і бібліотеками
за погодженням з Держкомархівом України.

Найбагатші фонди серед архівних установ цієї групи мають Інститути
рукопису та архівознавства Національної бібліотеки України імені В.
Вернадського, відділи рукописів Львівської наукової бібліотеки імені В.
Стефаника, Інституту мистецтвознавства, фольклористики та етнології
імені М. Рильського НАН України, Відділ рукописних фондів і текстології
Інституту літератури імені Т. Шевченка НАН України, наукові архіви
Інститут історії України та Інституту археології НАН України, Відділ
колекцій рідкісних видань та рукописів ЦНБ Харківського національного
університету ім. В. Каразіна, Національний музей історії України, Музей
мистецтв ім. Б. і В. Ханенків та ін.

До системи архівних установ належать також архіви та архівні підрозділи
об’єднань громадян, релігійних організацій, підприємств, установ і
організацій, заснованих на колективній та приватній формах власності або
фізичними особами. Такі архівні установи створюються для постійного або
тимчасового зберігання документів, що не належать державі та
територіальним громадам. Положення про архівні установи з приватною
формою власності, затверджуються їх засновниками з урахуванням
рекомендацій Держкомархіву. Чисельність цих установ має тенденцію до
зростання в міру здійснення економічних реформ, роз-т витку приватного
підприємництва, утворення нових громад-; ських об’єднань, політичних
партій.

Документи, що не належать державі та територіальним громадам можуть
зберігатися також в установах, заснованих фізичними особами. Строки
зберігання документів у таких архівних установах визначаються договором,
укладеним засновником з власником документів або уповноваженою власником
особою, з урахуванням мінімальних строків зберігання документів,
визначених відповідно до законодавства. В договорі обумовлюється й ;
місце подальшого зберігання документів у разі ліквідації установи. ^
Отже, розглянувши суть і значення поняття «архівна систе-, ма», можна
зробити висновок про те, що воно включає сукуп-І ність основоположних
принципів організації архівної справи , у тій чи іншій державі, способів
і технологій її ведення. Разом ( з тим архівна система не є чимось
незмінним, її характер значною ;, мірою визначається державним устроєм,
організацією суспільного життя. Сучасним архівним системам притаманні
ознаки централізації та децентралізації, причому провідною тенденцією є
децентралізація, що зумовлено процесами демократизації усіх сфер
суспільного життя, у тому числі й архівної справи.

З відновленням державної незалежності України почався глибинний процес
реформування архівної системи, визначальною рисою якого є її
демократизація, децентралізація, відкритість, перехід усіх ланок системи
архівних установ на правові засади.

; Визначальними критеріями класифікації архівних установ є їх видова
приналежність і форма власності, на якій вони засно-„ вані. Систему
архівних установ України складають уповноважений центральний орган
виконавчої влади у сфері архівної справи та діловодства, державні
архіви, науково-дослідні установи, архівні підрозділи в галузі
архівознавства, державних наукових установ, музеїв та бібліотек, архівні
підрозділи органів Державної влади, органів місцевого самоврядування,
державних і комунальних підприємств, установ і організацій та архівні
підрозділи об’єднань громадян, релігійних організацій, а також
підприємств, установ та організацій, заснованих на приватній формі
власності, приватні архіви. Основною ланкою системи архівних установ
України є державні архіви.

ЗАПИТАННЯ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЮ:

1. ТІ І о Ви розумієте під поняттям «архівна система»?

2. Які архівні системи існують у світі? Визначіть тип архівної системи
України?

3. Які провідні тенденції притаманні процесу реформування архівної
системи України в 1990-х роках?

4. Чи тотожні поняття «архівна система» і «система архівних

установ»?

5. Назвіть основні компоненти системи архівних установ.

6. Дайте стислу характеристику центральних державних

архівів.

7. Які архіви належать до галузевих і в чому полягає специфіка

їх діяльності ?

8. Чи можуть фізичні особи заснувати архіви?

9. Охарактеризуйте основні функції центрального органу виконавчої влади
у сфері архівної справи і діловодства.

10. Які установи здійснюють науково-методичне забезпечення архівної
справи?

РОЗДІЛ 4

/ « НАЦІОНАЛЬНИЙ АРХІВНИЙ ФОНД УКРАЇНИ: СКЛАД, СТРУКТУРА, ПРАВОВІ ЗАСАДИ

‘Г5 АЖЛИВОЮ ПРОБЛЕМОЮ архівознавства є проблема сукупного архівного
фонду, зокрема його статусу. Кожна держава, нація мають свої матеріальні
й духовні цінності, в тому числі архівну спадщину. В Україні діяльність
архівів, пов’язану з формуванням Національного архівного фонду,
зберіганням його документів та використанням архівної інформації,
регулюють норми близько 20 законів. Найзначнішими з них є Основи
законодавства України про культуру, Закон України «Про інформацію»,
базовий галузевий Закон України «Про Національний архівний фонд та
архівні установи України».

§ 1. З історії формування поняття про сукупний архівний фонд держави

сукупність ДОКУМЕНТІВ, що мають суспільне, наукове і духовно-культурне
значення, пов’язані з історією народу і його держави й перебувають під
її опікою, в радянському архівознавстві називали Державним архівним
фондом (ДАФ). У колишньому СРСР за зразком РСФРР, де Декретом РНК «О
реорганизации й централизации архивного дела в Рос-сийской
Социалистической Федеративной Советской Респу-блике» від 1 червня 1918
р. було встановлено поняття єдиного Державного архівного фонду, з метою
централізованого обліку, контролю та зберігання документів існував ДАФ
СРСР, що включав архівні документи УРСР.

В Україні постанову «Про єдиний державний архівний фонд УРСР» вперше
було прийнято ВУЦВК та РНК 16 грудня 1925 р. Склад ЄДАФ України
визначався в ній як сукупність закінчених діловодством справ, документів
та листування всіх урядових і громадських установ на території УРСР.
Згодом «Устава про єдиний державний архівний фонд УРСР», затверджена
Президією ВУЦВК 5 квітня 1930 р., уточнила склад ЄДАФ України: закінчені
діловодством справи, документи та листування установ, підприємств,
організацій на території УРСР; «конфісковані рукописи»
культурно-історичного або громадського значення;

фамільні архіви та архіви релігійних громад і установ релігійного
культу; кінофотодокументи, «в тому числі заборонені до постанови та
оголошення»; рукописи літературних і наукових творів, «заборонені
ілюстративні матеріали». Таким чином, опіка держави поширювалася на ті
документи, якими пізніше тривалий час комплектувалися «спецхрани».
Фізичні особи зобов’язувалися реєструвати в місцевих органах ЦАУ УРСР
особисті збірки архівних документів. «За затаювання, не здачу,
протизаконне знищення архівних матеріалів» встановлювалася кримінальна
відповідальність. Паралельно з ЄДАФом на теренах України (як інших
союзних республік) з 1929 р. існував Єдиний партійний архівний фонд ВКП
(б). Двозначність терміна «єдиний», що виникла у зв’язку з цим, була
знята лише 1941 р. із запровадженням поняття Державного архівного фонду.
«Положенням про Державний архівний фонд Союзу РСР» до його складу були
віднесені всі державні, релігійні, корпоративні, колективні та приватні
архіви й колекції, що існували до встановлення радянської влади на
тогочасній території СРСР, документи усіх державних установ та установ
державного підпорядкування, фізичних осіб. Згодом «Положення про Головне
архівне управління при Раді Міністрів СРСР і мережу центральних
державних архівів СРСР» (1961), не розглядаючи поняття «державного
архівного фонду», встановило, що документи державних архівів союзних
республік через відповідні архівні органи перебувають у віданні
Головархіву СРСР. У положенні 1980 р. ДАФ традиційно проголошувався
власністю держави без згадки про «позадержавні фонди» (архівні фонди
КПРС) та закриті архівні фонди КДБ, Міністерства оборони, інших
відомств.

Одним із результатів розпаду СРСР на початку 1990-х років була поява
нових законодавчих актів, зокрема в галузі архівної

справи. В процесі законотворення на пострадянському просторі було
констатовано виникнення проблеми використання спільної спадщини і
запроваджено нове поняття «національний архівний фонд».

Політологічна наука розглядає поняття «державний» і «національний» як
синоніми. Перевага поняття «національний» (яке витіснило поняття
«державний») щодо архівного фонду держави полягає в тому, що воно
підкреслює синтез найбільших цінностей загальнонародного характеру,
акумулює найвище надбання нації, яке виходить за географічні межі тієї
чи іншої держави. Так, наприклад, у США, Великобританії, Канаді,
Іспанії, Китаї поняття «національний» стосовно архівної справи має
переважно державно-політичний зміст і означає сукупний архівний фонд, що
зберігається в межах території держави і перебуває під державною
юрисдикцією. Серед держав, що виникли після краху СРСР, окремі (Литва,
Молдова, Росія) дали назву сукупності цінних для нації архівних джерел –
«архівний фонд», у інших, як правило, з унітарною побудовою (Білорусі,
Казахстані, Киргизькій Республіці, Україні) утвердилася назва
«національний архівний фонд». Вперше її застосували архівні закони
Латвії та Естонії, фактично продублювавши закон про «архівний фонд
Литви» (лютий 1990 р.), який ще не оперував поняттям «національний», бо
укладався в часи агонії СРСР.

В Україні цю назву закріплено у положенні про Головне архівне управління
при Кабінеті Міністрів України (21 липня 1992 р.), що засвідчило потребу
в такому новому понятті архівної практики і суспільних відносин. Зміст
його офіційно вперше було подано у Законі «Про Національний архівний
фонд і архівні установи», прийнятому 24 грудня 1993 р. Прийняття Закону
стимулювали з одного боку загальні процеси державотворення в незалежній
Україні, побудови правової демократичної держави, законодавчого
регулювання усіх сфер державного і суспільного життя, а з іншого –
потреби архівної практики, рівень розвитку суспільних відносин у галузі
архівної справи і співвіднесення його з досягнутим в інших державах.

Під час розбудови незалежної держави загострилися проблеми архівів:
поряд з підвищенням інтересу до їхніх інформаційних багатств
спостерігалися прояви нігілістичного ставлення окремих суспільних груп
до документальної спадщини, стала відчутною невідповідність союзних
нормативних актів новим сус-

пільним умовам, загострилося відставання від потреб
матеріально-технічної бази архівів, виявилася слабкість соціальної
захищеності архівістів. У ситуації невизначеності з багатьох питань
Закон забезпечив правовий захист Національного архівного фонду як єдиної
сукупності всіх документів, що зберігаються на території України і мають
офіційно визнану наукову та історико-культурну цінність. Він
конституював поняття «Національний архівний фонд» та «архівні установи»,
увівши їх до правового простору, встановив над НАФ юрисдикцію держави,
визначив певний механізм регулювання суспільних відносин, які виникають
у зв’язку з його формуванням, обліком, зберіганням і використанням
документної інформації. Цей документ став першим в історії нашої держави
законодавчим актом такого рівня, стимулювавши розвиток правової бази
архівної справи.

Закон визначив центральний орган виконавчої влади, який від імені
держави здійснює управління архівною справою, несе відповідальність за
її стан і подальший розвиток (ст. 24). Для ведення роботи з документами
НАФ, здійснення управлінської, науково-дослідної та інформаційної
діяльності у сфері архівної справи і діловодства закон декларував
створення системи архівних установ (ст. 23-33). Отже, прийняття закону
забезпечило правову основу існування архівної системи, побудованої на
єдиних принципах і засадах, юридичне оформило величезний інформаційний
масив – Національний архівний фонд України.

Розбудова законодавчої системи держави, передусім прийняття Конституції
України, розвиток теорії і практики вітчизняної архівної справи,
поглиблене вивчення зарубіжного архівного законодавства згодом зумовили
потребу вдосконалення цього закону. Нову його редакцію під назвою «Про
внесення змін до Закону України «Про Національний архівний фонд та
архівні установи» було ухвалено Верховною Радою України 13 грудня 2001
р. У ній посилено консолідуючий і координуючий вплив держави на сферу не
лише зберігання, а й створення документів, чим розширено компетенцію
державних архівних установ у галузі діловодства; визначено архівні
документи як рухоме майно;

підвищено статус державних архівів та їхніх працівників. У новій
редакції Закону наголошено поряд з національним, загальносвітовий аспект
значення НАФ, у чому виявилося самоусвідомлення українською нацією свого
суттєвого місця в загальнолюдській цивілізації.

§ 2. Склад і структура Національного архівного фонду

1. 1.Щ ПОНЯТТЯМ Національний архівний фонд

України розуміють сукупність архівних документів, що відображають
історію духовного і матеріального життя українського народу та інших
народів, мають культурну цінність і є надбан-\ цям української нації.
НАФ є надбанням української нації, скла-, добою частиною вітчизняної й
світової культурної спадщини та інформаційних ресурсів суспільства,
перебуває під охороною держави і призначений для задоволення
інформаційних потреб суспільства і держави, реалізацій прав та законних
інтересів кожної людини.

До Національного архівного фонду відносять архівні документи незалежно
від їх виду, місця і часу створення, виду матеріального носія
інформації, та форм власності на них. Для внесення архівних документів
до НАФ проводиться відповідна експертиза та державна реєстрація.

Документи НАФ є культурними цінностями, що постійно зберігаються на
території України або поза її межами й згідно з міжнародними угодами,
ратифікованими Верховною Радою, підлягають поверненню в Україну.

В складі НАФ виокремлюють три основні групи документів:

а) документальні комплекси, що утворилися в різні історичні періоди на
теренах сучасної України у діяльності органів державної влади і
місцевого самоврядування, громадських і релігійних організацій, установ,
підприємств усіх форм власності, окремих осіб, та зберігаються на
території України;

б) документи українського походження, що утворилися за межами України як
результат діяльності української політичної та трудової еміграції,
українських військових, культурно-освітніх і наукових установ,
громадських об’єднань та окремих осіб і передані у власність України чи
її громадян у порядку реституції, на підставі дарування або зберігаються
за межами України і відповідно до міжнародних угод підлягають поверненню
в Україну (в оригіналах або копіях);

в) документи іноземного походження, що утворилися на теренах інших
держав і, за різних обставин опинившись на території України, стали
невід’ємною частиною національної іс-торико-культурної спадщини.

Серед документів кожної з цих груп є такі, що мають особливе значення та
унікальний характер. Тому чільне місце у складі НАФ належить особливо
цінним і унікальним документам.

До особливо цінних (ОЦ) належать архівні документи, що містять
інформацію про найважливіші події, факти і явища в житті суспільства, не
втрачають значення для економіки, культури, науки, духовного життя,
міжнародних відносин, екології, державного управління, оборони і є
неповторними з погляду їх юридичного значення і автографічності. До ОЦ
можуть бути віднесені як окремі документи чи справи, так і групи
документів, справ і навіть окремі архівні фонди. В державних архівах
планомірне виявлення ОЦ документів і взяття їх на окремий облік
здійснюється з початку 1980-х років.

Унікальні документи НАФ становлять виняткову культурну цінність, мають
важливе значення для формування національної самосвідомості українського
народу, визначають його вклад у всесвітню культурну спадщину. Для
унікальних документів передбачено особливу форму обліку – облік у
Державному реєстрі національного культурного надбання.

Організаційні, науково-методичні і практичні заходи щодо встановлення
критеріїв визначення унікальних документів, розроблення методики їх
виявлення, порядок включення до Державного реєстру національного
культурного надбання, організації обліку і забезпечення збереженості
визначені «Положенням про віднесення документів Національного архівного
фонду до унікальних, внесення їх до Державного реєстру національного
культурного надбання, а також їх зберігання», затвердженим Кабінетом
Міністрів України. Вони дістали роз’яснення у затверджених
Держкомархівом відповідних Методичних рекомендаціях.

До унікальних документів НАФ можуть бути віднесені акти органів
державної влади, органів місцевого самоврядування, громадських і
релігійних організацій, установ та підприємств усіх форм власності,
окремих осіб, інші письмові та графічні матеріали,
кінофотофонодокументи, записи фольклорних творів, рідкісні друковані
видання, які виникли в різні історичні періоди на території сучасної
України та поза її межами.

З’ясування виключної історико-культурної цінності документів НАФ і
віднесення їх до унікальних відбувається з ураху

ванням таких критеріїв: статус і значення фондоутворювача; походження,
авторство документів та час створення документів;

цінність інформації, відображеної в документах; юридична сила документів
та їх оригінальність; наявність художніх або палеографічних особливостей
документів.

При виявленні унікальних документів ці критерії застосовують, як
правило, комплексно. З особливо цінних і унікальних документів,
незалежно від форми власності, так само, як і з особливо цінних
документів, в обов’язковому порядку створюють страхові копії, які
зберігаються окремо від оригіналів. Державні архівні установи
зобов’язані надавати юридичним особам і громадянам, які є власниками
унікальних документів, допомогу у виготовленні таких копій, що надалі
перебувають на державному зберіганні і можуть бути надані у користування
лише з дозволу власника оригіналу. Одночасно зі страховими копіями, які
є недоторканими, виготовляються копії фонду користування. Крім того,
унікальні документи підлягають обов’язковому страхуванню і
відокремленому зберіганню. Всі ці заходи спрямовані на підвищення
гарантій забезпечення збереженості унікальних документів. Іншими
словами,, серцевиною НАФ, його золотим фондом є унікальні документи, що
беруться на облік Держкомархівом України у вигляді Державного реєстру
національного культурного надбання.

Класифікація документів НАФ ґрунтується на дещо інших критеріях, ніж
прийнята в архівознавстві радянської доби класифікація документів ДАФ
СРСР і Архівного фонду КПРС. З метою організації зберігання і пошуку їх
групували за такими найсуттєвішими ознаками, як належність до певних
історичних епох, до установ і організацій певного рівня підпорядкування,
до певних адміністративно-територіальних одиниць, до певних галузей та
сфер діяльності, бралися до уваги спосіб і техніка фіксації документної
інформації. Групування архівних документів у межах усього СРСР з
урахуванням цих ознак визначало організацію мережі державних і партійних
архівів. Така класифікація документів втратила вичерпність щодо НАФ
України, хоча зберігає певне значення для організації мережі державних
архівних установ. Так, за хронологічними межами до 1918 р., а для
території Західної України – до 1939 р. зосереджені документи у
центральних державних історичних архівах. Фонди вищих та центральних
органів державної влади становлять основу ЦДАВО

України. Поєднання ознак належності документів до установ певного рівня
підпорядкування та відповідних адміністративно-територіальних одиниць
лягло в основу побудови мережі місцевих державних установ.

До реального формування НАФ Україна вперше в своїй історії приступила
після відновлення незалежності. Основою вітчизняного НАФ стала
українська частина ДАФ СРСР, а також передані на державне зберігання
архіви та документи КПУ і ЛКСМУ. Отже, на початку 1990-х років в Україні
було ліквідовано паралельне існування двох архівних фондів і зроблено
рішучі кроки щодо інтеграції національних архівних надбань, які
поповнили близько 13 млн справ. У зв’язку з передаванням після
ліквідації колишніх партархівів КПУ до державних архівних установ перед
ними постало складне завдання: інтегрувати ці архіви, де на 1 січня 1991
р. налічувалося 65 297 фондів (майже 11 млн справ), 134 384 описів та
інший обліково-довідковий апарат, у систему державних архівних установ,
перевести їхню облікову документацію на єдині форми державного обліку
документів НАФ. При цьому працівники держархівів не лише проводили
перевірку наявності документів колишніх партархівів, а й склали понад 65
тис. листів фондів, завели понад 45 тис. нових справ на фонди первинних
парторганізацій, які у партархівах не велися. Водночас було створено
галузеві державні архіви, які активно почали збирати документи НАФ у
системах збройних сил, внутрішніх справ, служби безпеки,
гідрометеорології, геодезії і картографії.

Станом на 1 січня 2002 р. НАФ України налічував 60 млн од. зб., в тому
числі в системі Держкомархіву було зосереджено 52,1 млн справ, серед
яких документів науково-технічної документації -639 тис., кінодокументів
– 69,9 тис., фотодокументів – понад 1 млн фонодокументів – понад 31,6
тис. од. зб. Документи НАФ зберігають не лише державні установи системи
Держкомархіву (див. розділ 3), а й «архівні підрозділи державних
наукових установ, музеїв та бібліотек», де у зв’язку зі специфікою їх
комплектування відклалися безцінні документи колекційного рівня.

Бібліотечні відділи рукописів історично сформувалися у XIX ст. як
колекційні та архівні фонди у результаті цілеспрямованого збирання
книжково-рукописної та писемної старовини на засадах самостійної
археографічної діяльності бібліотек, за рахунок вкладів та придбання
приватних колекцій. Основу цих

зібрань становлять рукописні книги та писемні пам’ятки з найдавніших
часів до наших днів, а також особові архівні фонди діячів науки і
культури. В Україні такі фонди сформовані у кількох бібліотеках та
академічних інститутах, яким надано статус архівних установ та право
постійного зберігання документів на засадах державної власності. Серед
установ НАН України це Інститут рукопису НБУВ, відділ рукописів
Львівської наукової бібліотеки імені В. Стефаника, відділи рукописів
Інституту літератури імені Т. Шевченка, Інституту мистецтвознавства,
фольклору та етнології імені М. Рильського, Інституту археології, а у
підпорядкуванні Міністерства культури та мистецтв України -відділи
рукописів Одеської та Харківської наукових бібліотек. Тут сконцентровані
рукописні документи, зібрані впродовж ХУІІІ-ХІХ ст. різними
просвітницькими установами, навчальними закладами, науковими
товариствами та громадськими об’єднаннями, а також колекційні матеріали,
придбані у XX ст.

Найбагатшими серед них є фонди Інституту рукопису НБУВ, де зібрано
близько 437 тис. од. зб. Тут зосереджено особові архівні фонди видатних
учених-просвітників ХІХ-ХХ ст.: архів відомого громадського діяча,
педагога В. Науменка, збирача старовини О. Лазаревського,
історика-архівіста В. Модзалевського, професорів О. Кістяківського, М.
Максимовича, В. Антоновича, В. Іконникова; академіків ВУАН: В.
Вернадського, М. Василенка, Д. Багалія, О. Левицького, Д. Яворницького,
В. Хвойки; автографи Тараса Шевченка, Марко Вовчок та ін.

Важливою складовою частиною НАФ є Архівний фонд Національної академії
наук України (загалом близько 1 млн 100 тис. справ документів з
паперовими носіями), документи якого зберігаються в архіві Президії НАН
України, Інституті рукопису та Інституті архівознавства НБУВ. Зокрема в
Інституті архівознавства НБУВ зберігається понад 20 000 справ документів
з паперовою основою – 302 фонди, в тому числі 8 фондів наукових установ,
2 колекції, 290 фондів особового походження, серед яких важливе місце
посідають документи президентів Академії наук (В. Вернадського, Д.
Заболотного, О. Богомольця, Б. Патона). Тут відклалися також
документальні звукозаписи нарад секції біологічних та
сільськогосподарських наук за 1956 р., засідань Президії АН України за
1969-1980 рр. тощо.

Основна частина документів Архівного фонду НАН України зберігається у
наукових та науково-технічних архівах 221 уста-

нов і організацій Академії, в тому числі у 113 науково-дослідних
інститутів та їх відділеннях, 7 наукових центрах НАН України, 17
заповідниках, ботанічних садах, в обсерваторії, наукових бібліотеках, а
також у 74 допоміжних організаціях – науково-технічних центрах,
спеціальних конструкторсько-технологічних бюро,
дослідно-конструкторських бюро, дослідних заводах та виробництвах. На
початку XXI ст. підготовлена для передавання на постійне зберігання з
наукових та науково-технічних архівів установ і організацій Академії 530
справ документів з паперовими носіями та аудіовізуальних документів.

Понад 100 тис. од. зб. важливих документів, згрупованих у 218 фондів і
колекцій, зберігає відділ рукописів ЛНБ імені В. Стефаника. Це
кириличні, латинські, польські рукописи (XIII-XX ст.); особові фонди
членів «Руської трійці» – М. Шашкевича, І. Вагилевича, Я. Головацького;
громадсько-просвітніх діячів -Барвінських, Заклинських, Грушевичів;
бібліографів – В. Дорошенка, І. Левицького, І. Калиновича; етнографів і
фольклористів – М. Дикарева, М. Кордуби, Д. Зубрицького та ін.

Рукописні фонди існують і в деяких навчальних закладах та музеях: у
Національному музеї історії України в Києві та Національному музеї у
Львові, Дніпропетровському історичному музеї, Чернігівському історичному
музеї, Харківському історичному музеї, Одеському історико-краєзнавчому
музеї та ін. Закон України «Про Національний архівний фонд та архівні
установи» (ст. 302) визнає за музеями, так само як за бібліотеками,
право постійно зберігати архівні документи, нагромаджені у музейних
фондосховищах, а також поповнювати свої фонди і колекції профільними
документами. Документи НАФ, які зберігаються у музеях, зосереджені у
складі: а) основних фондів; б) музеїв архівів;

в) поточного діловодства (облікова документація).

Особливе значення мають багатства основних фондів музеїв. Так,
документальний фонд Національного музею історії України складають
стародруки, рукописні документи, рідкісні авторські видання, що
відображають соціально-економічний розвиток та культурне життя в Україні
XIX – початку XX ст. Тут відклалися комплекси документів М.
Біляшівського, В. Хвойки, Х.Алчев-ськоїта ін. У Національному художньому
музеї документально-архівний фонд (57 окремих фондів особового
походження й колекцій у кількості понад 6 тис. од. зб. за період ХУІІ-ХХ
ст.) виділено як допоміжний до основного фонду – мистецьких тво

рів. Це фонди визначних художників: М. Бойчука, К. Костанді, Г. Нарбута,
М. Попова, О. Сластіона, О. Сахновської та ін.

Важливою державною проблемою залишається поповнення НАФ документами
культурної спадщини України, що перебувають за кордоном. Лише в
архівосховищах Російської Федерації – Російському державний архів давніх
актів, Російському державному військово-історичному архіві (Москва),
Російському державному історичному архіві (Санкт-Петербург), Відділі ;
рукописів Російської Національної бібліотеки (Москва), Російській
національній бібліотеці імені М.Салтикова-Щедріна та ін. зосереджено
величезні масиви документів з історії України. Централізований облік
документів «архівної україніки» здійснює Держкомархів. Виявлення таких
документів і створення їх археографічних реєстрів та бібліографії
проводиться у межах державної програми «Архівна та рукописна україніка»
(див. розділ 12). Ці документи як складова частина НАФ підлягають
поверненню в Україну у вигляді оригіналів або копій відповідно до
міжнародних угод, внаслідок дарування, чи придбання.

НАФ України формується з архівних документів «органів державної влади,
органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій
усіх форм власності, а також з архівних документів громадян та їх
об’єднань». Єдиною підставою включення архівних документів до НАФ є
експертиза їх цінності, яку проводять експертні комісії різних рівнів
(див. розділ 8). Експертиза цінності документів здійснюється за
принципами об’єктивності, історизму, всебічності та комплексності згідно
з ухваленим Кабінетом Міністрів України «Положенням про принципи і
критерії визначення цінності документів, порядок створення та діяльності
експертних комісій з питань віднесення документів до НАФ», «Положенням
про державну реєстрацію документів НАФ».

Складним питанням правового і практичного характеру є подання архівних
документів на експертизу цінності фізичними особами – власниками цих
документів. Відповідно до вимог Закону України «Про Національний
архівний фонд та архівні установи» обов’язково мають подаватися на
розгляд експертних комісій документи, які належать громадянам, у разі
виникнення загрози знищення цих документів або значного погіршення їх
стану, а також документи, від часу створення яких минуло понад 50 років,
або які мають бути продані чи вивезені за кордон.

Отже, документи НАФ України, склад якого представлено документами, що
повноцінно відбивають всі напрями життєдіяльності суспільства,
зберігаються в державних архівних установах та приватних колекціях і
перебувають під охороною держави. Облік, збереження і використання цього
вельми цінного для держави інформаційного масиву є основними завданнями
архівних установ України.

§ 3. Право власності на документи Національного архівного фонду

(^/УСШЛЬНІ ВІДНОСИНИ навколо історико-культурного надбання і, зокрема
архівів в Україні, як і в більшості країн світу врегульовані відповідним
законодавством. Одним із суттєвих чинників, що впливає на правовий режим
регулювання відносин, пов’язаних з документами НАФ, є належність їх до
певної форми власності.

Закон України «Про Національний архівний фонд та архівні установи»
визнає будь-які форми власності на документи НАФ;

передбачені Конституцією та законами України. Класифікація НАФ за
аспектами власності передбачає такі категорії:

• документальні комплекси, що належать державі;

• комплекси, що належать територіальним громадян;

• документи, що є власністю суб’єктів господарювання недержавного
походження, релігійних організацій та об’єднань громадян;

• приватні архівні зібрання, або окремі документи. Визначення архівних
документів, які підпадатимуть під юрисдикцію держави, було однією з
перших проблем, що постали перед законотворцями України, як і в інших
колишніх республіках СРСР. Предметом законодавчого регулювання стала
сукупність історично цінних документів, які належать Україні або її
громадянам. Таке регулювання здійснюється на рівних засадах, незалежно
від того, у чиїй власності перебувають документи: держави,
територіальних громад чи приватних осіб. Усі власники документів мають
рівні права. Тому закон України не передбачає, як в деяких інших
державах, розподілу НАФ на частини за формами власності. Адже збереження
культурної спадщини, в тому числі документальної її частини, є турботою
всього

суспільства і насамперед його основного інституту – держави. Юрисдикція
держави над НАФ не порушує основних прав власників документів та
користувачів ними. Навпаки, через законодавче регулювання і державні
гарантії умов для зберігання, примноження і використання НАФ
забезпечується реальне здійснення цих прав.

Пріоритет держави орієнтований на вирішення головного завдання –
забезпечення збереженості документів НАФ. Для його реалізації в законі
передбачено державний облік архівних документів, державну реєстрацію і
контроль за додержанням законодавчих вимог щодо їх зберігання, державну
допомогу недержавним власникам НАФ і турботу держави про виявлення та
збирання архівної україніки, повернення таких документів в Україну. В
архівному законі на підставі вітчизняного і зарубіжного досвіду з питань
реституції чітко зафіксоване узгоджене з міжнародним правом та архівною
практикою формулювання щодо матеріалів українського походження, які
опинилися за кордоном:

до НАФ віднесені лише ті документи, що згідно з міжнародними договорами
підлягають поверненню в Україну.

Відповідно до одного з конституційних прав особи «вільно збирати,
зберігати, використовувати і поширювати інформацію» (ст. 34) Закон
України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» послідовно
проводить право будь-кого володіти архівними документами і документами
НАФ, створювати власні архіви чи передавати свої документи в інші
архівні установи на власний розсуд і вільно користуватися відкритими
архівними документами. Єдиною підставою для користування документами для
кожної повнолітньої, дієздатної, ідентифікованої особи є її заява. До
обов’язків фізичних осіб – власників цінних архівних документів –
належить легалізація свого архіву шляхом реєстрації його в державній
архівній установі. На власників архівних документів Законом (ст. 13)
покладається завдання забезпечення збереженості документів НАФ. У разі
недотримання належних умов збереженості власник може бути за рішенням
суду позбавлений права власності на ці документи (ст. 11).

Відповідно до Конституції України (ст. 26, 34) іноземці та особи без
громадянства мають рівні права щодо доступу до документів НАФ з правами
громадян України. Кабінет Міністрів України може обмежувати доступ до
документів НАФ громадян тих держав, в яких передбачено обмеження доступу
громадян України до їхніх державних архівів. Закон надає державним ар-

хівним установам певні функції щодо контролю за дотриманням архівного
законодавства.

Надання таких функцій забезпечується відповідним правовим механізмом. З
цією метою архівний закон передбачає норму про обов’язкову реєстрацію
архівних документів, які пройшли експертизу цінності. Якщо експертиза є
архівною частиною процедури віднесення документа до НАФ, то державна
реєстрація є юридичною частиною цієї процедури. Вона здійснюється з
метою фіксації правового статусу документів, як документів НАФ,
підтвердження права власності на них, а також для забезпечення
державного контролю за їх збереженістю. З фактом реєстрації закон
пов’язує виникнення, зміну або припинення певних прав і обов’язків щодо
документів НАФ. Як передбачає положення про державну реєстрацію
документів НАФ, власник документів зобов’язаний ставити до відома
державну архівну установу, яка видала реєстраційне свідоцтво, про
передачу права власності на документи або про будь-які зміни їх
місцеперебування, умов зберігання. Відчуження документів у будь-якій
формі має бути документально засвідчене: при даруванні чи пожертвуванні
це можуть бути листи, відповідні свідоцтва, при купівлі – рахунок, угода
про продаж, при успадкуванні – заповіт тощо.

Певні обмеження прав вільного володіння, розпорядження і користування
документами НАФ торкаються лише випадків можливого завдання шкоди
збереженості документів чи порушення законних інтересів держави,
власника документів або інших осіб; виникнення загрози незаконного
вилучення документів зі складу НАФ. Наприклад, власник документів НАФ не
має права знищувати, пошкоджувати їх, змінювати зміст або безповоротно
передавати за межі України.

Вивезення оригіналів документів НАФ за межі України забороняється.
Винятком є тимчасове експонування документів на виставках, наукова
експертиза або реставрація документів. У такому разі власник документів
або його офіційний представник, установа, що вивозить документи НАФ за
кордон, повинні мати дозвіл Держкомархіву. Вивезення копій документів
НАФ та витягів з них здійснюється вільно після офіційного засвідчення їх
державною архівною установою, де зареєстровані оригінали цих документів.
На запобігання виснаженню національних архівних інформаційних ресурсів
спрямовані певні обмеження щодо суцільного копіювання великих
документальних комплексів.

З метою законодавчого визначенням архівних документів як об’єктів, що
мають цінність для власника саме як об’єкти рухомого майна, науковцями
УНДІАСД розроблено методи грошової оцінки документів НАФ та віднесення
їх до складу НАФ. Задля захисту законних майнових інтересів власника
грошова оцінка документів НАФ здійснюється у разі купівлі-продажу та
інших угод, пов’язаних з передаванням права власності, ви-

іі значення розміру збитків у разі заподіяння власнику шкоди, про-

^ ведення страхування документів.

Отже, з культурологічного боку, Національний архівний фонд України – це
невід’ємна і важлива складова частина національної і загальносвітової
культурної спадщини, сукупність належних Україні як державі цінних
архівних документів. Її найціннішими компонентами є унікальні документи,
що вносяться до Державного реєстру національного культурного надбання. З
архівознавчого погляду НАФ – не лише комплекс матеріальних носіїв із
зафіксованою на них різними способами цінної ретроспективної документної
інформації, а й найвища класифікаційна категорія. Водночас НАФ є
правовою категорією, тому що вона в цілому або будь-якими своїми
частинами вступає в певні правовідносини, породжує конкретні права,
обов’язки і відповідальність юридичних і фізичних осіб. Крім того, НАФ –
це глобальна, складно структурована інформаційна система, складова
світових і вітчизняних інформаційних ресурсів.

ЗАПИТАННЯ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЮ:

1. Коротко охарактеризуйте розуміння сукупного архівного фонду держави в
радянському архівознавстві.

2. Розкрийте зміст поняття «Національний архівний фонд України». Чому
для визначення сукупного архівного фонду України використано такий
термін?

З Які складові частини має Національний архівний фонд ?

4. Що становлять собою особливо цінні документи?

5. Що становлять собою унікальні документи НАФ? Яка особлива форма
обліку передбачена для них?

6. Який архівний фонд існував у радянські часи паралельно з ДАФ та яка
його доля?

7. Розкрийте передумови прийняття Закону України «Про Національний
архівний фонд та архівні установи» та його значення для архівного
будівництва.

8. Які основні відмінності має нова редакція Закону України «Про
Національний архівний фонд та архівні установи» у порівнянні з
попередньою?

9. Які принципи є визначальними для проведення експертизи цінності
документів?

10. Охарактеризуйте форми власності на документи НАФ та права доступу
іноземних громадян до цих документів.

РОЗДІЛ5 АРХІВНА УКРАЇНІКА

О А МЕЖАМИ УКРАЇНИ у державних, корпоративних, церковних і приватних
архівах та колекціях, бібліотечних і музейних зібраннях різних країн
зберігаються величезні масиви інформації з історії та культури України.
В історичній науці для визначення архівних документів, пов’язаних з
Україною, що зберігаються за її межами, закріпилося поняття архівна
україніка (аналогічно: росіка – для російських документів, полоніка –
для польських). У бібліографії та книгознавстві терміни «гоззік.а» чи
«україніка» звичайно стосуються зарубіжних публікацій про Росію або
Україну, як, наприклад, колекція «гоз-зіка» в дореволюційній
Імператорській публічній бібліотеці в Санкт-Петербурзі. Серед
бібліофілів за кордоном цей термін ; вживається щодо ранніх (до XIX ст.)
книг, виданих у Росії (в то-I. му числі слов’янських, що походять з
Російської імперії). Порі-і’ вняно недавно до терміна «україніка» було
додано слово «архів-’’ на» з метою уточнення його змісту

‘ Архівна україніка є важливим інформаційним масивом і ба-| зовим
історико-культурним потенціалом гуманітарної сфери

знань. Вона дозволяє залучати до соціального обігу інформацію, ;1 яка
формує духовність, закладає фундамент нової національної [; і соціальної
психології, політики і культури. За Законом України ( «Про Національний
архівний фонд та архівні установи» такі ^ документи, є частиною
Національного архівного фонду і відповідно до міжнародних угод,
підлягають поверненню в Україну , в оригіналах або копіях.

ї Інформаційний масив архівної україніки формувався три-[ валий час.
Систематичне вивезення документів та книжкових • зібрань з України
почалося за Петра І. Згідно з його наказом від 20 грудня 1720 р.,
київському губернаторові Голіцину доручалося оглянути і забрати вірчі
грамоти та інші цінні документи

разом з рукописними та друкованими книгами з монастирських архівів.
Значну кількість документів захопило військо Менши-кова під час розгрому
Батурина 1708 р. Передавалися документи до Москви і внаслідок арештів
українських державних і військових діячів. Так, під час слідства у
справі гетьмана П. Полуботка було конфісковано частину документів
Генеральної військової канцелярії, листування козацької старшини.
Причинами вивезення архівних документів до столиць були реформи органів
центральної та місцевої влади. Після ліквідації 1750 р. Канцелярії
міністерського правління малоросійських справ у Глухові з неї у повному
складі було вилучено і відправлено до Росії справи таємного діловодства.
В результаті судової реформи 1864 р. тисячі пудів архівних матеріалів
було вивезено до Москви. Славнозвісний архів греко-католицьких
митрополитів після ліквідації Греко-католицької церкви у 40-х роках XIX
ст. було перевезено з Радомишля до Петербурга. Найцінніші матеріали з
давніх українських архівів звозилися до столиці на вимогу Петербурзької
археографічної комісії у 1837-1840 рр. Найдраматичніші зміни відбувалися
за радянських часів, коли було ліквідовано величезну кількість установ
та націоналізовано їхні фонди. Відтоді за принципом права метрополії до
Росії «законно» переміщувалися колосальні масиви документів, створені
українськими установами на українській території. Так, 1924 р. почалася
реквізиція документів Центрального чорноморського архіву у Миколаєві й
перевезення їх до Петрограда. Згодом з України було вивезено документи
майже всіх військових установ і підприємств. За неповними даними,
протягом 1951-1972 рр. вивезено понад 3000 фондів обсягом 80 тис. справ
з військової історії. Зокрема, 1956 р. з ЦДІАК УРСР до Ленінграда було
відправлено цінний фонд 345, Штаб Одеського військового округу. Одна з
останніх акцій відвертого пограбування українських архівів -передання до
Москви 1991 р. значного масиву документів з архівів МВС та КДБ щодо руху
опору більшовицькому режимові у 1940-х – на початку 1950-х років.

Архівні документи українського походження, які перебу-. вають за межами
України, є невід’ємною частиною багатьох зарубіжних документальних груп
або колекцій документів у державних і приватних сховищах. Значні масиви
архівної україніки не знайшли свого шляху до публічних сховищ і не були
ані оцінені, ані описані взагалі. Багатьом зібранням загрожує руйну

вання через незадовільні умови зберігання, а багато унікальних та цінних
документів приречені бути викинутими наступними поколіннями чи новими
власниками, які не зможуть визначити потенційної цінності цих
матеріалів, написаних уже чужою для них мовою, із невідомої їм далекої
країни. Більшість документів, вивезених з батьківщини емігрантами або
привезених іноземцями додому з України, занадто фрагментарні й буденні
для того, щоб заслуговувати на витрати, пов’язані з архівною обробкою.
Але навіть ті, які потрапили до університетських бібліотек, історичних
товариств та музеїв або архівів етнічних груп як зразки іноземної
екзотики, переважно не описані, закриті для дослідників. Численні
українські організації докладають великих зусиль до повернення на
батьківщину архівної україніки.

В архівній україніці виділяють два головні комплекси: український, який
складають документи, створені українським урядом, українськими
установами або окремими особами, та зарубіжний – документи, створені
іноземцями.

§ 1. Український комплекс

український КОМПЛЕКС включає документи, створені Урядом України;
місцевими органами управління Російської імперії або СРСР, що діяли на
українських землях;

іншими установами, зареєстрованими в Російській імперії або СРСР, чия
діяльність відбувалася на сучасних українських землях; або окремими
особами (незалежно від національності), що були підданими України, або
етнічними українцями – підданими Російської імперії. Ці документи
становлять першорядний інтерес для України як українська архівна
спадщина в най-ширшому розумінні.

Зупинимося докладніше на характеристиці основних груп документів
українського комплексу, який включає:

1. Офіційні документи давніх українських урядових установ, що діяли на
сучасних українських землях (у тому числі будь-які фрагменти офіційних
державних документів, створені українськими урядовими установами, а
потім захоплені іншими імперськими режимами або вивезені за кордон
емігрантами і, що тепер на законних підставах складають частину
національної архівної спадщини України). До них належать документи
Запо-Ь.

розької Січі та Гетьманщини XVIII ст. з резиденцією у Глухові та
Чернігові, а також документи їх місцевих адміністративних органів; усі
документи Центральної Ради та УНРдоби української революції 1917-1920
рр., а також документи ЗУНР того періоду, коли уряд діяв ще на власне
українських землях. Особливий науковий інтерес мають документи У НЕ
Після поразки незалежної Української держави в 1920 р. та падіння ЗУНР
багато їхніх лідерів рятувалися втечею й забрали з собою деякі урядові
документи. Протягом наступних двох десятиліть вони були розпорошені в
Парижі, Берліні, Відні та Празі. Під час Другої світової війни велику
кількість цих документів конфіскували нацисти. Після війни деякі
документи потрапили до США, а інші були захоплені радянськими
представниками й перевезені до Києва.

2. Дипломатичні та інші офіційні документи, створені за кордоном
українськими місіями або представниками офіційних українських установ та
організацій. До них належать документи постійного представника УРСР у
Москві. Оскільки Україна була одним з офіційних членів-засновників 00Н,
вона має законне право на документи українських місій при 00Н
(Нью-Йорк), ЮНЕСКО (Париж) та інших офіційних міжнародних організацій.
Так, з політичних причин після поразки УНР залишишся за кордоном
закордонні дипломатичні документи. Це матеріали Посольства в Берліні,
перевезені з Праги разом з колекціями Російського зарубіжного
історичного архіву до Москві.

3. Офіційні документи центральних установ, яким владами попередніх
імперських режимів було доручено адміністративну діяльність на
українських землях. Це документи Росії, Польщі, Австрії, Угорщини,
Австро-Угорщини, Румунії і Туреччини.

4. Офіційні державні документи провінційних, регіональних та місцевих
органів, що перебували на українських землях, і були утворені владою
попередніх імперських режимів (у тому числі документи КПУ радянського
періоду). Відносно часів Російської імперії, наприклад, не виникає
питання щодо місцевих губернських або судових документів, утворених
російськими генерал-губернаторами або губернськими адміністраціями
земель держав-спадкоємиць, усі вони є документами провенієнції цих
держав і, таким чином, законною частиною їх власних архівних спадків.
Отже, документи київського, волинського та подільського
генерал-губернатора київського походження, і вони – частка української
національної архівної спадщини.

5. Документи офіційних українських військових підрозділів або виразно
українські складники документації російських (радянських) збройних сил.
За кордоном перебуває порівняно мало офіційних документів українських
військових підрозділів, хоча Україна дійсно має претензії принаймні на
частину документів Чорноморського флоту, як стає ясним з резолюцій, що
стосуються проблеми Чорноморського флоту взагалі. У будь-якому випадку
може йтися про копії таких документів, на які претендують обидві
сторони. До військових документів, на які можуть поширюватися претензії,
належать документи українських підрозділів у складі імперських
австрійської, польської, російської та радянської армій, у т.ч. місцеві
документи щодо комплектації та оперативні документи місцевого
військового командування. Багато місцевих військових документів було
вивезено з України нацистськими військовими архівними службами під час
Другої світової війни, і вони не були повернені. Багато інших місцевих
військових документів було після війни вивезено до Москви й розмішено в
центральних військових архівах.

6. Документи, що виникли за кордоном, за межами колишньої Російської
радянської імперії внаслідок діяльності там представників інших не
дипломатичних офіційних українських (радянських) державних установ.
Таких офіційних документів радянського періоду існує значно більше, аніж
тих, що виникли в дореволюційні часи, тому що держава в цей період мала
надзвичайні функції в усіх сферах господарського та суспільного життя,
і, отже, її представників за кордоном було значно більше. Це документи
офіційних українських торговельних місій, представництв преси та ін.

7. Документація українських недержавних приватних установ: ділові,
церковні або культурні представництва, що офіційно не контролювалися
державою. До цієї категорії належать документи закордонних представництв
тих українських установ або організацій, що мали офіційний дозвіл на
ділову діяльність у межах України. В більшості країн такі документи
підпадають під закони щодо приватної або корпоративної власності, хоча
за радянського режиму вони скоріше за все були націоналізовані.

^.Документація нелегальних організацій або організацій у засланні та
окремих осіб, у тому числі підпільних та дисидентських груп, що діяли на
території сучасної України в часи російського імперського чи радянського
режимів. Ця категорія пам’яток

представлена документами українських політичних партій, військових та
мілітаризованих організацій, зокрема Української повстанської армії
(УПА), переслідуваних релігійних угруповань, національних громад, груп
та окремих осіб, що діяли в підпіллі або були дисидентами. Проте через
їх нелегальний і підконтрольний статус в умовах імперських режимів
законність вимог чи права на повернення довести значно важче, аніж у
випадку з офіційними, легальними установами, діяльність яких була
дозволена. Протягом радянського періоду велику кількість нелегальної
(яку іноді називали неофіційною) документації захопив союзний КДБ та
його зарубіжні оперативні розвідувальні підрозділи, отож вони були
інкорпоровані до документації КДБ. У багатьох випадках копії деяких
творів української дисидентської літератури та підпільного самвидаву, а
також періодичні видання, що виходили напівлегальне, висипалися за
кордон для публікації або для передачі через радіостанцію «Свобода» та
інші, вони зберігаються в архівах радіо «Свобода» та «Вільна Європа» або
українських груп на Заході. Багато паперів висланих українських
«буржуазних націоналістів» були захоплені нацистами в різних
європейських країнах. Більшість їх повернулася в Україну після війни,
оскільки вони були знайдені радянськими представниками. Під час Другої
світової війни нацистські органи також зібрали багато справ українських
емігрантських організацій за кордоном. Незначна кількість документів тих
груп, що діяли в Польщі, була, наприклад, захоплена радянськими
представниками наприкінці війни. Вони зберігаються у фондах Російського
центру зберігання та вивчення документів новітньої історії або в ДАРФ.
Інші разом з матеріалами з Праги зберігаються в ЦДАВО України.

9. Особисті папери окремих українців, у тому числі українських
емігрантів. Існує багато важливих груп особистих паперів видатних
українців, які були створені на українських землях і на законних
підставах вивезені за кордон окремими вигнанцями або політичними чи
інтелектуальними емігрантами, або ж для них. Копії або оригінали
важливих урядових документів часто бувають інкорпоровані до приватних
персональних документів урядових діячів, але, за звичайних умов у
більшості країн, якщо такі документи потрапляють у приватну власність,
вони не можуть стати об’єктами вимог чи претензій на повернення. Багато
таких документів тепер дуже тісно переплітаються з особистими

паперами, що виникли пізніше, в еміграції або у вигнанні. Особисті
папери в більшості країн поза колишнім соціалістичним блоком належать до
особистої (персональної) власності й на них поширюється законодавство
країни, громадянином якої є тепер

І їх власник. Крім того, вони можуть захищатися авторським

І правом.

1: 10. Рукописні книги, зібрання історичних документів та ав-

г тографи, аудіовізуальні документи, вивезені з України. Емігранти
несуть відповідальність за відчуження за кордон значних кількостей
архівних документів українського походження або пов’язаних з Україною.
Разом з особистими паперами вони забирали з собою важливі колекції
історичних документів, рукописних книг та аудіовізуальних документів.

У 1920- 1930-х роках відомі українські політичні діячі та інтелектуали,
що виїхали на Захід, забирали з собою, крім особистих паперів, архівні
документи багатьох важливих українських установ та документи інших осіб.
Доля більшості таких документів залежить від законодавчих актів країни,
де перебувають їх законні власники (особи і установи). Подібно до
особистих паперів у більшості країн за межами колишнього соціалістичного
блоку рукописні зібрання є персональною власністю їх творця або збирача.
Відтак виникає питання, до якої категорії віднести офіційні українські
державні архівні матеріали, вивезені за кордон емігрантами. Проблеми
дещо іншого характеру виникають у зв’язку з долею рукописних зібрань
вірменської митрополії в Галичині та інших вірменських рукописів із
бібліотеки Львівського університету, більшість яких зараз перебуває
головним чином у Польщі. Деякі рукописи з цієї колекції тепер
інтегровані з колекціями Оссолінеума у Вроцлаві, хоча незначні частини
цього зібрання, вивезені зі Львова раніше, зберігаються у Відні.
Проблема ускладнюється тими обставинами, що сама колекція була
розпорошена, а її законний власник до 1939 р. – вірменська митрополія у
Львові ще не відновлена. Додаткові труднощі виникають через те, що
Матенадаран (офіційне вірменське державне сховище рукописів) у згоді з
цивільною та церковною владами Єревана, намагається взяти на себе
функції захисту вірменської рукописної спадщини в усіх частинах світу.
Окремі ускладнення щодо походження та попередніх власників виникають
щодо інших рукописів церковнослов’янською та східними мовами, вивезених
зі Львова. Колекції рукописів, окремі рідкісні

рукописні книги та відомі автографи не завжди можна трактувати за тими ж
принципами, що й державні архіви і особисті папери. Проте для багатьох
надзвичайно цінних ранніх слов’янських рукописів та українських
автографів, що зберігаються за кордоном, значно важливіше отримати
професійні описи текстів та відкрити доступ до подробиць їх міграції та
сучасного перебування, щоб науковці знали, що вони збереглися, й могли
отримати їх копії.

11. Доку’менти, створені за кордоном приватними-українськими
емігрантськими організаціями та громадами, що продовжували зберігати
українські традиції в еміграції. Багато таких груп підтримували тісні
зв’язки з батьківщиною й стежили за подіями на офіційному й неофіційному
рівні. Як і серед особистих паперів видатних українських емігрантів, у
них можна знайти значну кількість листів та інших документів
українського походження. На Заході, як правило, всі такі групи
документів захищені законами про приватну власність та культурні
цінності країни, де вони виникли або перебувають тепер. Таким чином,
документи установ та організацій української громади в Празі або
Мюнхені, хоча пов’язані з Україною і важливі для українських історії та
культури, повинні вважатися документами іноземного походження, що
підлягають законам країни, де вони виникли.

Під час Другої світової війни нацисти привласнили багато архівів та
окремих справ закордонних організацій українських емігрантів. Частину
цих документів у свою чергу незаконно захопили радянські представники
наприкінці або одразу після війни. Деякі з них зберігаються у ЦДАВО
України, в той час як інші були передані до колишнього ЦДАЖР СРСР та
інших сховищ. Однак значно більше претензій може з’явитися щодо
документів організацій-спадкоємців споріднених установ в Україні, або
тих установ чи організацій, які були відроджені в Україні після
відновлення незалежності. Менше ускладнень виникає щодо документів,
створених за кордоном українськими недержавними підприємствами,
культурними, релігійними та іншими організаціями, що не пов’язані зі
своїми аналогами власне в Україні.

12. Зібрання українських архівних документів, створені за кордоном, або
українські складники інших зібрань. У багатьох архівах чи бібліотеках
українських емігрантських груп зберігаються документальні джерела або
літературні рукописи, а також інші документи українського походження.
Так само, як і особисті

папери емігрантів, вони вважаються приватною власністю, що захищається
законом щодо приватної культурної власності країни, де вони тепер
перебувають. У більшості країн документи, придбані легальне на аукціоні
або у літературних посередників, вважаються, на підставі факту купівлі,
законною власністю своїх нових власників, навіть якщо їх попередній
статус підозрілий.

§ 2. Зарубіжний комплекс

^ [^ РУГИЙ ВЕЛИКИЙ (зарубіжний) комплекс до-кументації складають
документи, створені іноземними урядами, установами та окремими особами.
У зарубіжному комплексі виділяють шість груп документів:

і. Документи у рядів, напівприватних або приватних установ та
організацій, окремих осіб. Відповідно до міжнародних законів та
усталеної архівної практики багатьох західних країн, більшість таких
документів, створених іноземцями в Україні або пов’язаних з Україною, в
тому числі особисті папери, документи приватних організацій, і особливо
документація, яка виникла за кордоном, безумовно, не може бути об’єктом
вимог як офіційна частина національної архівної спадщини, що цей
обшир-ний комплекс документів сам по собі в дійсності не є архівною
українікою. Чимало таких матеріалів викликають виправданий інтерес через
інформативність та зв’язок з українськими історією та культурою,
особливо в сфері міжнародних стосунків та іноземного досвіду на
українських землях.

2. Дипломатичні або консульські документи офіційних місій інших держав
на українських землях і/або пов’язані з Україною матеріали серед
дипломатичних документів іноземних місій у Російській імперії та
Радянському Союзі. Проте, відповідно до дипломатичних прецедентів,
навіть консульські документи інших держав, які виникли в Києві, Львові
або Одесі, повинні залишатися під юрисдикцією країни, що їх утворила.
Згідно з дипломатичною практикою останніх століть, нема жодних підстав
вимагати повернення навіть надзвичайно цікавих перехоплених або
дешифрованих російських/українських документів, на які можна натрапити
серед цієї документації. Вимоги на копії документів, що вже протягом
багатьох років відкриті для дослідників у зарубіжних архівах, були б
виправданими. Обширну,

пов’язану з Україною, документацію часто важко відшукати серед
документів іноземних посольств у Росії, Польщі або Австрії. Дуже рідко
вони зберігаються під українськими рубриками. Навіть на найвищому
дипломатичному рівні уряди зарубіжних країн мали лише одне посольство в
Російській імперії або пізніше в Радянському Союзі, в Австро-Угорській
монархії та в державах-спадкоємицях цієї імперії, в Польщі, в Османській
імперії, так що документи, наприклад, британського Форін-офісу, занесені
до архівних груп під назвою «Росія», «Польща», «Австрія» і т.д., містять
у собі донесення та інші документальні свідчення щодо земель у межах
сучасної України, які в різні проміжки часу були частинами того чи
іншого державного утворення. Донесення щодо Західної України до 1918 р.
є в справах британського посольства у Відні, тобто утворюють частину
архівної групи «Австрія», а не «Росія», в той час, як документи про цей
же регіон, датовані XVII – XVIII ст. та за період 1919-1940рр.,
надходили з посольства у Кракові чи Варшаві та включалися до справ
архівної (документальної) групи «Польща». Що ж до британських
документів, наприклад з архівної групи «Південна Росія», то вони
вимагають дальшого аналізу з метою визначення російської чи української
провенієнції та пертиненції цих документів або ж спільної
російсько-української значущості. Крім того, архівісти, залежно від
знання географії чи етнічних почуттів, могли додержуватися різних точок
зору. Навіть у тому випадку, коли кваліфікований та компетентний в
етнічних питаннях архівіст надавав вірне визначення та назву певній
одиниці зберігання в якийсь із періодів історії, дальші зміни кордонів
часто робили ці визначення застарілими. І через якийсь час працівник
відділу каталогізації, особливо якщо в нього не було часу на вивчення
змісту самих справ, заносив їх до зовсім іншого розділу каталогу.

3. Документи військової та цивільної окупаційної влади на українських
землях часів війни. У більшості випадків військові документи законно
вимагали держави, що їх створили, і звичайно в них вбачають власність
окупаційних армії та військово-морського флоту. Відтак документи
окупаційних армій найчастіше можна знайти в архівах країни-окупанта
(наприклад, Франції часів наполеонівських війн, Німеччини часів обох
світових воєн).

Під час багатьох воєн окупантам удавалося евакуйовувати свої документи
або повертати їх пізніше внаслідок переговорів.

Протягом століть було багато прикладів захоплення та повернення
військових архівів. Під час другої світової війни нацистам вдалося
знайти й вивезти з України військові документи минулих часів, особливо
тих, що стосувалися воєнних операцій першої світової війни. У
міжнародній архівній практиці документи органів військової окупації за
традицією трактовано інакше, аніж документацію місцевих органів окупації
імперських режимів мирного часу або цивільної окупаційної влади.

Отже, окупаційні документи щодо цивільних установ та цивільного
населення на окупованій території слід вважати окремою підгрупою, тому
що це документи спільної пертиненції, важливі як для окупованої країни,
так і для окупантів (як для агресорів, так і для переможених). Звідси
важливість надання копій обом зацікавленим країнам.

Під час Другої світової війни нацистські війська, відступаючи,
намагалися забирати з собою окупаційні документи з радянської території,
і в багатьох випадках це їм вдавалося. Але в інших випадках радянські
представники пізніше знаходили їх на Заході й забирали нацистські
окупаційні документи. Так, наприклад, деякі документи міністерства рейху
в справах окупованих східних територій зберігаються тепер у Москві, хоча
значно більшу частину захопили після війни представники США, а потім
повернули Німеччині, як державі, яка їх створила. Більшу частину
відповідних документів так званої спецкоманди Розен-берга, яку нацистам
вдалося евакуювати на захід і потім нею оволоділи збройні сили США,
також було повернуто Німеччині. Проте інші надзвичайно важливі документи
Розенберга були інкорпоровані до масиву документів Нюрнберзького
процесу. Вони були доступними для всіх союзників по антигітлерівській
коаліції. Деякі інші нечисленні оригінали з досьє Розенберга
зберігаються в Центрі сучасної єврейської документації в Парижі. Ще одну
значну частину документів Розенберга, у тому числі щодо операцій на
окупованій радянській території, а також у багатьох інших країнах
Європи, захопили після війни радянські служби. Більша частина їх
зберігається в Києві, а інші – в Москві. Оскільки німецькі архіви мають
законне право вимагати документи Розенберга та інші документи органів
нацистської окупації, які перебувають у Києві, українські архіви можуть
претендувати на копії пов’язаних з Україною документів періоду окупації,
що зберігаються тепер у Кобленці, Парижі та Москві.

4. Документи іноземних неурядових фірм, культурних релігійних,
журналістських та інших організацій, які діяли в Україні (або на
українських землях Російської імперії/Радянського Союзу). Багато
документів української пертиненції приватних установ (у тому числі
церковних організацій та релігійних угруповань, благодійних організацій
та місій допомоги, ділових підприємств, органів преси та політичних
груп), які мали відділення або діяли в Російській імперії або
Радянському Союзі, ще зберігаються за кордоном. Слід також віднести до
цієї категорії документи міжнародних організацій – Червоний Хрест,
«Емністі Інтернешнл», Грін Піс» та інші, що надсилали свої місії в
Україну або підтримували з нею контакти. У більшості випадків
міжнародної практики подібні документи вважаються такими, що на законних
підставах були вивезені за кордон як приватні або як корпоративна
власність. Проте за радянської влади створені на території Російської
імперії документи іноземних фірм та інших установ, які залишалися там,
було націоналізовано. Статус багатьох таких документів може бути
опротестований з боку відповідних іноземних установ, але одночасно для
України було б корисно отримати копії документів, що зберігаються за
кордоном, тих фірм, які діяли в Україні. У небагатьох випадках були
окремі фірми чи організації, що діяли виключно на сучасній території
України, і, таким чином, уся їхня документація може вважатися архівною
українікою. Але в інших випадках документи великих фірм і організацій,
що діяли на всій території Російської імперії або Радянського Союзу,
можуть містити суто українську документацію, хоча її дуже рідко описують
як таку. Наприклад, на спільно організований Росархівом та Гуверівським
інститутом виставці «Щоб справи просувалися: російсько-американські
економічні стосунки, 1900 – 1930 рр.», яка відбулася в Москві (листопад
1992 р.), а потім у Пало-Альто, Каліфорнія (березень – квітень 1993 р.),
було багато зразків важливих ділових документів американських компаній,
що діяли в Росії наприкінці XIX – на початку XX ст. Серед них були
документи українського походження.

5. Особисті папери іноземців, що перебували в Україні. Йдеться про їх
подорожні записи під час подорожей до українських земель, наприклад до
Києва, Волині чи Південної Росії (або інші документи, додані до цих
записок чи мемуарів), написані після повернення додому. Хоча такі
особисті папери цілком належать

їх власникам, вони можуть становити значний інтерес через
інформативність про українські справи. Серед багатьох іноземців, що
мешкали в Росії (або конкретно в Україні) протягом останніх століть,
чимало вчених, журналістів та дипломатів зібрали обшйрну інформацію зі
свідченнями про події в Україні та взагалі в Росії/ СРСР, рукописні
копії документальних матеріалів та аудіовізуальні матеріали, багато з
них вели щоденники або писали про свої враження після повернення додому.

6. Колекції рукописів та документів, зібрані іноземцями, що мешкали в
Україні. Як відомо, іноземні візитери і офіційно акредитовані дипломати
вивозили багато рукописів та історичних документів, які за існуючими
законами вивозити заборонялося. Брак доказів про те, що ці матеріали не
було куплено або було вивезено під прикриттям дипломатичного імунітету,
робить спроби судового переслідування марними, до того ж у деяких
випадках застосування правила про строк давності ускладнює аргументацію
вимог або претензій. Іноземці, що перебували в Україні, збирали важливі
офіційні державні або нелегальні документи, чи їх рукописні копії, та
аудіовізуальні матеріали. Графічні матеріали: естампи, креслення та
фотографії вимагають особливої уваги під час опису особистих паперів та
зібрань рукописів. Надзвичайно важливі кінострічки, звуко- та
відеозаписи.

Найбільші колекції українських архівів за кордоном були зібрані
провідними українознавчими науковими, культурно-освітніми і політичними
еміграційними центрами у США, Канаді, Великобританії, ФРН, Чехії. В них
відклалися особові архіви діячів української науки і культури,
інституційні архіви академічних установ, громадських організацій,
політичних об’єднань, партій тощо.

Першорядні українські етнічні збірки зосереджено в архівах Наукового
товариства імені Шевченка в Америці (Нью-Йорк) та Європі (Сарсель,
Франція), Української вільної академії наук (Нью-Йорк, США),
Східно-Єропейського дослідного інституту імені В. Липинського
(Філадельфія, США), Центру для вивчення етнічних публікацій та
культурних інститутів при Кент-ському університеті (Кент, США),
Українського дослідницького та документаційного центру в Канаді
(Торонто, Канада), Українського культурно-освітнього осередку (Вінніпег,
Канада), Українського вільного університету (Мюнхен, ФРН), Українського
католицького університету (Ватикан), архівах осередків

Союзу українців у Великобританії; в Українському музеї в Пря-щеві
(Словаччина), Державному центральному архіві в Празі та Слов’янській
Бібліотеці (Прага, Чехія).

Значні українські колекції зберігаються в Національному архіві Канади
(Оттава), Архіві Провінції Альберти (Едмонтон), Архіві Альбертського
університету (Едмонтон).

Результатом багаторічних дослідницьких та збирацьких зусиль українських
учених на еміграції стала нещодавно сформована Колекція документів про
повстанський рух та боротьбу з повстанським рухом в Україні Петра Й.
Натічного (1941 -1954) (Центр слов’янських та східно-європейських джерел
імені Петра Яцика Бібліотеки Робертса, Університет Торонто).

Іншу категорію архівної україніки складають матеріали центральних
архівів тих країн, у складі яких тривалий час перебували українські
землі, в першу чергу – Росії, Польщі, Австрії, величезні за обсягом та
першочергові за складом і змістом фонди зберігаються в Російському
державному архіві давніх актів, Російському державному історичному
архіві, Державному архіві Російської Федерації, Російському державному
військово-історичному архіві, Російському державному військовому архіві,
Російському державному архіві соціально-політичної історії, Російському
державному архіві новітньої історії; Головному архіві давніх актів та
Архіві нових актів (Варшава), Державному архіві в Кракові, Державному
архіві в Любліні, Державному архіві в Перемишлі та ін.; в Австрійському
державному архіві, Австрійській національній бібліотеці, Бібліотеці та
Архіві Віденьського університету (Відень, Австрія).

Важливі зібрання, що стосуються історії України XVIII-XX ст.,
зберігаються в Національному архіві Великобританії (РиЬІіс Кесогсі
ОГПсе), бібліотеках Бірмінгемського, Брістоль-ського, Кембріджського та
інших британських університетів;

в Імперському воєнному музеї, Національному морському музеї;

Архіві Британського товариства Червоного Хреста. Історія України XX ст.
представлена у зібраннях Федерального архіву ФРН (Кобленц) та
Військового архіву (Фрайбург).

Перші результати систематичного опрацювання зарубіжних архівних зібрань
державною архівною службою України представлені на офіційному веб-сайті
Державного комітету архівів України в розділі «Архівна Україніка»
(пйр://1ис1су.8саи.кіеу/ Агспикг/іпаех.иа.шлпі).

§ 3. Проблеми опрацювання і передачі в Україну архівної україніки

IV! ІСЦЕПЕРЕБУВАННЯ та стан упорядкування архівної україніки- важливі
чинники для визначення можливостей повернення відповідних матеріалів або
отримання їх копій. Суттєвою обставиною щодо перспективності
реституційних зусиль є те, що західні архівісти називають інкорпорацією
документів, тобто чи можна такі документи вважати окремою групою, чи
вони утворюють цілісний фонд або групу в документах певної у станови.
Тут визнаний архівний принцип поваги до цілісності фондів іноді
проводиться неоднозначне щодо переміщених фрагментів, інкорпорованих до
цілісних груп іноземних архівних документів. Зважаючи на визнаний у
міжнародній архівній практиці принцип поваги до цілісності фондів, як
зазначено в «Професійних рекомендаціях» МРА, слід вважати, що документи
або справи з документами, які перебувають за кордоном і походять з
України або мають зв’язок з нею, інкорпоровані до цілісних груп
зарубіжних архівних документів, звичайно не можуть бути об’єктами вимог,
і можна розраховувати лише на їх копії. Наприклад, документи Розенберга,
інкорпоровані до документів Нюрнберзького процесу, або інші документи,
що були офіційними доказами під час судових процесів і, відповідно з
законами, повинні залишатися частиною цих судових документів.

Аналогічно державні документи або їх копії, через якісь обставини
інкорпоровані до приватних паперів, за звичайних умов не можуть бути
об’єктами ретроактивних вимог з боку державних архівів як частка
державної документації.

Подібні проблеми виникають щодо документів, інкорпорованих до відомих
або давно існуючих рукописних зібрань. Оскільки міжнародними нормами
поважаються давно засновані колекції, не менш важливо знайти попереднє
місцеперебування та колишній стан упорядкування матеріалів, про які
йдеться, а також обставини інкорпорації їх до інших фондів або колекцій.
У багатьох випадках важливою може виявитися інформація про так зване
проміжне перебування, оскільки часом окремі рукописи, автографи або
групи документів інтегруються до фондів різних установ у бібліотеках,
інститутах або історичних товариствах, без урахування їх походження.
Такі документи технічно

можна вважати частиною зібрань даного сховища, тим більше, що вони могли
бути врятованими або законно придбаними від осіб, які перевезли їх за
кордон, або від посередників, і відтак отримали свою постійну «архівну
домівку». Їх юридичний статус не може бути таким самим, як у документів,
інкорпорованих до державної документації, але зважаючи на повагу до
зібрань, підтриману ЮНЕСКО, а також на факт їх законної купівлі, у
більшості країн претензії на них вважатимуться необгрунтованими.

Під час розгляду претензій на реституцію або на копії надзвичайно
важливо ретельно дослідити усі специфічні угоди та інші відповідні
юридичні фактори, що можуть вплинути на сучасний правовий статус та
право власності, наприклад претензії колишніх власників. У випадку з
подарунками або посмертним заповіданням майна можуть існувати листи про
де-позицію або передання. У випадку купівлі може залишатися посвідчення
про походження або купча чи контракт про продаж. Може мати місце
попередня купівля з аукціону або від посередника колекціонером,
який.пізніше комусь заповів свою колекцію. У деяких випадках специфічні
групи документів можуть підлягати попереднім двостороннім або
багатостороннім міжнародним угодам.

Багато цих проблем є наслідками відсутності відповідних міжнародних
конвенцій, угод або детальних описів процедур архівної реституції. Хоча
загальні рекомендації МРА існують, угод щодо права на копіювання
архівних документів, які належать або стосуються однієї країни, а
перебувають в іншій, нема.

Існують інші значні проблеми – невизнання приватної власності та
масштаби націоналізації в Радянському Союзі. Обидва ці чинники ще
впливають на архівні зібрання пострадянської України. Багато пов’язаних
з Україною документів залишаються у володінні окремих осіб і законно
утворюють приватну власність у країнах, де вони тепер перебувають, яка
не може підлягати якому-небудь контролю з боку урядових архівних
установ.

Цілком зрозуміло, чому українські архівісти надають пріоритету
ідентифікації, виявленню та поверненню, якщо це можливо, переміщених або
«загублених» складників української культури за кордоном. Проте
довготривала взаємна секретність та конспіративний характер взаємин між
радянською владою та українськими й іншими емігрантськими громадами за
кордоном значно гальмували потік інформації в обох напрямах. Про

тягом десятиліть холодної війни виховувалося шовіністське ставлення
багатьох радянських архівних урядовців до зарубіжних архівних
документів, пов’язаних з Україною. Перевезення їх з волі законних
власників викликало в той час підозри та негативну реакцію частини
українських емігрантських громад, і протягом тривалого часу виключало
можливість укладення справедливих угод стосовно доступу та
фотокопіювання. У деяких випадках групи українських емігрантів навіть
боялися друкувати описи матеріалів, якими вони володіли, або надавати
інформацію про них до публічних каталогів через острах перед тим, що
радянська влада шукатиме й робитиме спроби захопити ці матеріали, як це
траплялося протягом повоєнного десятиліття. Захоплення радянською владою
Російського зарубіжного історичного архіву та Українського історичного
кабінету у Празі 1945 р., матеріалів Петлюри в Кракові та Відні, а також
інших емігрантських зібрань спричинило холодну війну в архівному світі.

Упродовж 1990-х років ситуація докорінно змінилася. З визнанням України
у світі як незалежної демократичної держави активізувалися процеси
реституції української архівної спадщини, що зберігається за межами
України. 1992 р. Урядом України створено Національну комісію з питань
повернення в Україну культурних цінностей при Кабінеті Міністрів (з 2001
р. це Державна служба контролю за переміщенням культурних цінностей
через державний кордон України), яка опікується питаннями реституції.
Окремі українські архіви починають повертатися Україну з Канади, Чехії,
Німеччини, Росії та інших країн.

Серед повернутих архівів, що мали статус переміщених, тобто, незаконно
вивезених, – фото- і кінодокументи із збірки довоєнного Всеукраїнського
центрального фотокіноархіву (повернуто з ФРН), Архів Товариства
«Просвіта» (з Польщі), пергаментна грамота Петра І ( з ФРН), архів
ученого і громадського діяча Степана Сірополка (з Чехії).

Десятки архівних колекцій було передано в Україну як вияв доброї волі з
боку власників. Це фрагменти приватних архівів Олександра Довженка
(передано з Росії), Дмитра Дорошенка, Олега Ольжича і Олександра Олеся
(зі Словаччини), письменника Уласа Самчука (з Канади), письменників
Івана Багряного (з ФРН), Василя Барки (з США), архів Державницького
центру УНР в екзилі (зі США), фрагменти повоєнного архіву Українського
вільного університету (ФРН). Загалом упродовж

1990-х рр. в Україну було передано або повернуто понад 50 архівних
зібрань.

Виконуючи міжнародні зобов’язання і активно включившись у реституційнй
процеси в Європі, Україна 2001 р. повернула до Німеччини так званий
«Архів Баха» – унікальну колекцію музичних партитур європейських
композиторів XVI- XIX ст., що до Другої світової війни належала Академії
співу в Берліні, а згодом як трофей опинилися в Києві, де і зберігалася
понад півстоліття. Копії матеріалів колекції, звичайно, залишилися в
Україні. Світова громадськість високо оцінила цю акцію як крок

доброї волі.

Загалом архівна україніка є частиною духовного багатства українського
народу, його історичної пам’яті. Вона включає численні залишки
матеріальної і духовної культури, які, відповідно до міжнародних
правових актів та угод, підлягають поверненню в Україну.

ЗАПИТАННЯ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЮ:

•

1. Охарактеризуйте поняття «архівна україніка». Які групи документів до
неї належать?

2. Опишіть основні етапи утворення інформаційного масиву архівної
україніки.

3. Які два головні комплекси матеріалів виділяють у зарубіжній
україніці?

4. Охарактеризуйте український комплекс документів.

5. Охарактеризуйте зарубіжний комплекс документів.

6. В чому полягають проблеми повернення архівної україніки?

7. На яких підставах архівна україніка вноситься до Національного
архівного фонду України?

8. Які відомі центри в світі зберігають архівну україніку?

у Р О 3 Д І Л 6

ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ ДЕРЖАВНИХ АРХІВІВ

І^ДНІЄЮ 3 ВУЗЛОВИХ практичних проблем архівної справи є організація
роботи державних архівів. Вона включає наукові засади усіх сфер
діяльності: управлінської, організаційної, фінансової, господарської.

§1. Статус та структура архівів

Ц-^ УНДАМЕНТ СИСТЕМИ архівних установ України складають державні архіви,
які збирають, ідентифікують, описують, класифікують і зберігають
документи, здійснюють реставрацію їх і організовують користування ними.

Державний архів – це створена державою установа, призначена для
формування Національного архівного фонду, обліку і зберігання його
документів та забезпечення використання архівної інформації. Фонди
державного архіву складають інформаційну систему – організаційно
упорядковану сукупність архівних документів, довідкового апарату, баз і
банків даних. Відтак як інформаційна служба і суб’єкт інформаційних
відносин державний архів бере участь у здійсненні інформаційної
діяльності, основними видами якої є одержання, зберігання, використання
та поширення архівної інформації.

Пріоритетними завданнями державних архівів є реалізація державної
політики в галузі архівної справи, координування діяльності державних
органів, підприємств, установ, організацій з питань архівної справи та
діловодства, забезпечення здійснення державної реєстрації, обліку,
постійного зберігання, комплектування, використання документної
інформації та науково-методична робота в галузі архівознавства,
документознавства та археографії.

З метою забезпечення збереженості документів, цілісності упорядкованих
документальних комплексів, удоступнення їх для користувачів державні
архіви ведуть комплектування, здійснюють заходи щодо забезпечення
фізичної та фізико-хімічної збереженості документів, створюють і
вдосконалюють довідковий апарат, забезпечують умови для користування
документами, задовольняють інформаційні потреби юридичних та фізичних
осіб, конституційні права громадян, а також здійснюють самостійне
використання архівної інформації в державних та суспільних інтересах.

Відповідно до призначення і мети діяльності державні архіви за
дорученням держави і в межах, визначених законодавством, здійснюють
певні повноваження держави щодо володіння, користування і розпорядження
частиною Національного архівного фонду, що належить державі і
зберігається в архіві згідно з його профілем і рангом. У державному
архіві можуть зберігатися також документи Національного архівного фонду,
що не належать державі. Тоді архів за дорученням їх власників здійснює
певні повноваження щодо володіння, користування і розпорядження

цими документами.

Державні архіви зберігають документи Національного архівного фонду
постійно. Частина місцевих державних архівних установ залежно від їх
рангу зберігають документи протягом строків, визначених органом
виконавчої влади вищого рівня чи органом самоврядування, що утворив цю
місцеву державну архівну установу, з наступним передаванням таких
документів до відповідного державного архіву на постійне зберігання.

Правовою базою діяльності державних архівів є Закон України «Про
Національний архівний фонд та архівні установи», «Основи законодавства
України про культуру», закони «Про інформацію», «Про державну таємницю»,
«Про авторське право та суміжні права», «Про бібліотеки і бібліотечну
справу», «Про охорону та використання пам’яток історії та культури»,
постанови Верховної Ради України, укази Президента України, постанови
.та розпорядження Кабінету Міністрів України, міжнародні правові акти, в
яких бере участь Україна.

Основні питання, пов’язані з функціонуванням державних архівів, регулює
Закон України «Про національний архівний фонд та архівні установи». Він
встановлює поняття Національного архівного фонду України як однієї із
загальнонаціональних

цінностей, фіксує його як об’єкт права, закладає єдині основи системи
архівних установ, регулює суспільні відносини, пов’язані з формуванням,
обліком, зберіганням і використанням Національного архівного фонду.

Діяльність державних архівів регулюється також підзакон-ними
нормативно-правовими актами Держкомархіву, інших центральних органів
виконавчої влади, місцевих органів виконавчої влади і органів місцевого
самоврядування, виданими в межах їхньої компетенції і відповідно до
законодавства.

Основними нормативними документами з організації роботи архіву є
положення про архів та його структурні підрозділи, „ структура й штатний
розпис, коштори доходів і видатків, посадові інструкції працівників.

Статус, завдання, функції державних архівів, порядок їх створення і
підпорядкування визначаються спеціальним нормативним документом –
положенням. У положенні зафіксовані й права архіву. Зокрема, державний
архів області має право одержувати від підрозділів обласної державної
адміністрації, органів місцевого самоврядування, установ і організацій
інформацію про зберігання і впорядкування документів. У межах своїх
повноважень державний архів може давати підприємствам, установам та
організаціям обов’язкові для виконання вказівки щодо роботи їхніх
архівних підрозділів і ведення діловодства. Одним з важливих прав архіву
є право порушувати у встановленому порядку питання про призупинення
діяльності архівних установ, які не забезпечують збереженості документів
НАФ. До прав державного архіву належить і обмеження доступу до
документів та встановлення особливих умов використання інформації, що
міститься в них.

Управління архівом здійснюється відповідними органами виконавчої влади і
місцевого самоврядування вищого рівня, директором та іншими керівними
працівниками архіву з допомогою органцізаційно-розпорядчих, економічних,
соціальних і виховних методів. Директора центрального державного архіву
призначає і звільняє Держкомархів, директорів державних архівів областей
– голови облдержадміністрацій за погодженням з Держкомархівом, галузевих
державних архівів – керівники міністерств і відомств. Директор
персонально відповідає за виконання покладених на архів завдань. Він
затверджує виробничі плани і штатний розпис, положення про структурні
підрозділи,

функціональні обов’язки співробітників установи, видає накази та
контролює їх виконання, призначає і звільняє з посад працівників архіву.

З метою погодженого вирішення питань компетенції державного архіву, в
ньому може утворюватися колегія у складі директора, його заступників та
інших працівників архіву.

В Державному архіві діють також науково-методичні ради (див. розділ 14)
та експертно-перевірні комісії (див. розділ 8).

Державні архіви є юридичними особами, мають самостійний баланс, рахунки
в установах банків, гербову печатку. Вони утримуються за рахунок коштів
Державного бюджету України. Гранична чисельність співробітників, фонд
оплати праці та видатки на утримання установи затверджують голови
відповідних державних адміністрацій.

Типові положення про місцеві державні архівні установи затверджує
Кабінет Міністрів України, інших державних архівів -Держкомархів чи
відповідне відомство разом з Держкомархівом. Положення про архіви
(архівні підрозділи) об’єднань громадян, підприємств, установ і
організацій, заснованих на недержавних формах власності, затверджують
їхні засновники.

Важливим для діяльності архіву документом, що визначає склад
функціональних структурних підрозділів, є структура.
Організаційно-виробнича структура державних архівів зумовлена основними
напрямами і завданнями їхньої діяльності, умовами і особливостями їхньої
роботи. Наприклад, у центральних державних архівах та архівах областей
функціонують такі відділи: забезпечення збереженості та обліку фондів,
довідкового апарату, використання архівної інформації. Усередині
відділів можуть утворюватися менші виробничі одиниці (сектори, групи)
для вужчої спеціалізації праці – група наукового описування, група
зберігання друкованих видань, сектор користування документами, сектор
планування та організаційно-методичної роботи та ін. В окремих архівах
створюються відділи, що відповідають специфіці їх діяльності. Так, у
Центральному державному архівів громадських об’єднань України діє відділ
науково-технічного опрацювання документів у міністерствах і відомствах,
у центральних державних історичних архівах України у Києві та Львові –
відділи давніх актів, у Центральному державному архіві-музеї літератури
і мистецтв України – видавничий відділ та відділ зберігання архівних,
музейних і бібліо-

течних фондів. В архівах можуть створюватися і позаштатні,
господарсько-розрахункові підрозділи для впорядкування документів
поточного діловодства в організаціях-фондоутворювачах, що фінансуються
за їхній рахунок. Завдання, функції, права й організацію діяльності
підрозділів архіву визначають положення про структурні підрозділи
архіву, розробляються на основі положення про архів.

Розподіл співробітників у відділах за посадами здійснюється відповідно
до штатного розпису – документу, що визначає конкретний набір посад
працівників архіву та складові їх заробітної плати відповідно до умов
оплати праці. Працівники архівної установи поділяються: керівний склад –
директор, заступники, головний охоронець фондів, головний бухгалтер;
спеціалісти – головний, провідний, 1 та 2-ї категорій, старший науковий
співробітник, науковий і молодший науковий співробітники, старший
охоронець фондів, охоронець фондів, реставратор 1 та 2-ї категорій;
службовці – старший майстер, старший касир, старший інспектор,
завідуючий канцелярією, оператор, техніки різних спеціальностей,
секретар-друкарка, діловод та інші; обслуговуючий персонал –
кваліфіковані робітники, прибиральниці, двірники, вахтери та інші.

Діяльність архівів значною мірою залежить від стану їх
матеріально-технічної бази. Переважна більшість центральних і обласних
державних архівів розташовано у спеціалізованих спорудах. Вони зведені у
1960-1980-хрр. як типові архівосховища, розраховані на зберігання
близько 1 млн справ кожне. Архіви оснащено технологічним обладнанням для
підтримки темпера-турно-вологісного режиму, системами протипожежної
сигналізації, автоматичного пожежогасіння. Частина обласних, більшість
районних і міських державних архівів розміщені в пристосованих
приміщеннях.

Для нормального функціонування архівних установ постійного зберігання
документів, крім архівосховищ і технологічного обладнання, потрібні такі
служби та приміщення: читальний зал;

науково-довідкова бібліотека; лабораторія фото- і мікрокопію-вання;
методичний кабінет; реставраційно-палітурна майстерня (дільниця);
ремонтно-технічна майстерня; приміщення для довідкового апарату; робочі
кімнати співробітників; виставочний зал; допоміжні приміщення
(приміщення для приймання їжі, гардероб тощо).

Оскільки діяльність архівіста має переважно творчий, інтелектуальний
характер, найдоцільнішою є кабінетна організація праці. При цьому
важливе значення має раціональне використовування робочої площі,
зручність транспортування документів, виробничих комунікацій тощо.
Організація робочих кімнат вимагає оснащення їх відповідними меблями,
комп’ютерами, засобами зв’язку, репрографічною технікою, освітлення,
канцелярським приладдям, забезпечення відповідною довідковою,

інструктивно-методичною літературою.

Від характеру роботи (керівна, наукова, допоміжна, технічна) залежить
кількість співробітників у робочих кімнатах. Вона коливається від 1 до
3-4 осіб, залежно від наявних робочих площ. Основні вимоги щодо
обладнання виробничих приміщень такі:

середня площа на одного співробітника до 5 кв. м.; потужність настільних
ламп – 60-75 Вт, температура повітря – 18-22»С;

вологість повітря – 60-40%; рівень інтенсивності звуку – не

більше 40-50 ДБ.

Важливим елементом організації виробничого процесу є дотримування вимог
охорони праці, запобігання травматизмові та професійним захворюванням. В
архівних установах необхідно суворо дотримуватися правил безпеки під час
роботи з ліфтами, піднімальними механізмами, електроприладами,
комп’ютерами, хімікаліями та реагентами в процесі мікрофільмування,
реставрації та ремонту документів, проведення дезінфекції тощо.

Організація охорони архіву здійснюється згідно з погодженою з органами
МВС України Інструкцією про охоронний режим архіву.

§ 2. Виробничі подрозділи архіву та основні архівні технології

\^ ЕРЕД ВИРОБНИЧИХ підрозділів архіву головним є архівосховище –
спеціалізоване приміщення для зберігання документів. Воно, як правило,
має необхідне технологічне обладнання і устаткування: системи
автоматичного підтримування температурно-вологісного режиму,
протипожежної і охоронної сигналізації, спеціального освітлення, а також
стелажне обладнання, картонажі, транспортні візки, розсувні драбини,
ліфтові підйомники, прилади термо- і гігрометрії тощо.

Але архівосховище – не тільки приміщення, а й виробничий підрозділ. Це
група співробітників, до складу якої може входити . певна кількість
працівників, залежно від обсягу роботи. Наприк-; лад, архівосховище І
групи, як правило, має понад 300 тис. справ. | Його обслуговують
завідувач архівосховища, старший охоро-I нець фондів і двоє охоронців
фондів.

І Працівники архівосховища здійснюють увесь комплекс робіт,
пов’язаних із забезпеченням збереженості документів – дотримання
температурно-вологісного режиму, прибирання приміщень, дезінфекцію та
дезінсекцію, видавання та підкладання справ до картонажів, проведення
перевірок наявності документів, участь у громадському огляді стану їх
збереженості тощо.

Архівосховища є об’єктами режимного порядку і доступ до | них
визначається спеціальною інструкцією та наказом директора. Вхід до
сховищ особам, не визначених наказом, категорич-

!» но забороняється, як і вхід у верхньому одязі, з сумками тощо.
Підтримування оптимального санітарного та температурно-вологісного
режиму є запорукою забезпечення довговічності документів (див. розділ
12).

До основних підрозділів архіву належить читальний зал, робота якого
регламентується спеціальними правилами, що розробляє кожен архів на
основі затвердженого Держкомархівом «Порядку користування документами
НАФ в державних архівах». Вони визначають основні функціональні напрями
діяльності цих підрозділів щодо задоволення потреб громадян у
ретроспективній документній інформації. До роботи в читальному залі
допускають осіб, які в офіційній письмовій заяві аргументують потребу
ознайомитися з документами за тією чи іншою тематикою. Відповідний
дозвіл дає керівник архівної установи або його заступник. Такий дозвіл
діє протягом року.

Приступаючи до роботи у читальному залі, громадяни знайомляться з
правилами, заповнюють спеціальну анкету. Інформація цього документу
складає основу бази даних про склад користувачів та науково-тематичну
спрямованість їхніх інтересів. Замовлення документів здійснюється після
перегляду дослідником описів, картотек, каталогів та іншого довідкового
апарату. Дані про потрібні документи вносяться у бланки замовлень і
передаються завідувачеві читальним залом для виконання. Як правило,
дослідник замовляє не більше 10 справ на день. Надходження замовлених
справ фіксуються у журналі, а дослідник розпи-

сується в отриманні їх у бланку замовлень. Справи, з якими працюють
громадяни, зберігаються у спеціальних шафах-боксах не більше одного
місяця, а потім повертаються до архівосховищ. Під час видавання і
приймання справи переглядають співробітники архіву, щоб виявити повноту
аркушів, їх ушкодження тощо.

Працюючи з документами, дослідник може робити витяги. Після закінчення
роботи із справою дослідник робить запис в аркуші користування
документами, де зазначає дату, своє прізвище, тему роботи, номери
аркушів, з яких зроблено витяги, а також ставить розбірливий підпис.

У разі публікації архівних документів дослідник зобов’язаний подавати в
установленій формі посилання на архів, фонд, опис, справу та аркуші.
Наприклад: ЦДАВО України, ф. 14, оп. 1, спр. 125, арк. 18-21. Він несе
відповідальність за достовірне пе-редання змісту відомостей, що
містяться в документах. За порушення чинних правил громадяни можуть бути
позбавлені права користування архівними документами.

З діяльністю читального залу тісно пов’язана робота довідкової групи
(столу довідок), яка входить до функціональної сфери використання
архівної інформації. Як правило, вона полягає у задоволенні
соціально-правових потреб громадян. Тематичний спектр цих запитів досить
широкий – про місце і дату народження, стаж роботи, заробітну плату,
майно, житло, освіту, родовід, репресії, реабілітацію, участь у бойових
діях, партизанському русі тощо.

У більшості архівів цей вид робіт виконує спеціальний структурний
підрозділ – відділ використання інформації документів, група (стіл)
довідок. Його співробітники готують на кожний запит фізичних чи
юридичних осіб архівну довідку. Вона може бути усталеної чи довільної
форми, але повинна мати обов’язкові реквізити: штамп та печатку архівної
установи, підписи керівника та виконавця, дату, точну адресу громадян чи
юридичних осіб, чіткий виклад відповіді по суті запиту з посиланням на
архівні документи. У разі негативної відповіді викладається рекомендація
щодо дальшого звернення громадян у цій справі, наводяться адреси
відповідних архівних чи інших установ. Для виконання запитів громадян
нормативами передбачено місячний термін.

Тематичні запити виконують наукові співробітники або провідні архівісти.
Для виконання складних запитів можуть ство

рюватися тимчасові робочі групи. Термін виконання запиту визначає
керівник архіву.

Важливою умовою активізації роботи архівів є впровадження комп’ютерної
техніки. Найширше її використовують у сфері вдосконалення довідкового
апарату, зокрема для створення баз даних та автоматизованого пошуку
архівної інформації. Наприклад, в Держкомархіві створюється
автоматизована інформаційно-пошукова система «Національний архівний
фонд». У Центральному державному архіві громадських об’єднань України
впроваджено інформаційно-довідкову систему щодо архівно-слідчих справ
репресованих. У державних архівах більшості областей і створено бази
даних на осіб, вивезених до Німеччини в 1941-1943 рр. Вони побудовані на
документах фільтраційних справ. Внаслідок впровадження цих програм
автоматизовано досить трудомісткі процеси, вдалося відмовитися від
традиційних архівних технологій.

З метою підвищення ефективності архівних технологій в архіві створюються
багатопрофільні відкриті комп’ютерні системи, що дозволяють легко
нарощувати додаткові автоматизовані функції- автоматизовані робочі місця
СЛ-РМ) для співробітників та в читальному залі для користувачів.
Функціональне призначення останніх – полегшити пошук потрібних даних у
великих масивах інформації. Держкомархів та деякі архіви мають веб-сайти
в Інтернеті, функціонує мережа електронної пошти.

Робота одного із основних виробничих підрозділів архівної установи
реставраційно-палітурної майстерні (дільниці) полягає в реставрації,
ремонті та оправі документів задля підтримання їх належного фізичного
стану. Майстерня повинна мати певний набір обладнання (залежно від
кількості працівників):

стіл реставраційний з підставкою, шафа металева (чи сейф), стіл-верстак,
прес обтискний палітурний, картонорубальний верстак, паперорізальна
машина, пристрій для сушіння паперу, електроплита, електропраска, ваги,
пристрій для укладання та прошивання аркушів, візок, холодильник тощо.

До основного набору інструментів реставратора належать:

скальпелі медичні, шпателі, ножиці прямі, пінцети, голки, шила,
термометри хімічні, щіточки, лінійки тощо. Певні вимоги висуваються й до
посуду, яким користуються в робочому процесі.

У реставраційних роботах застосовують спеціальні види паперу:
мікалентний, конденсаторний, фільтрувальний, чайний,

писальний, парафіновий, афішний, пергаментний, цигарковий та інші. До
найуживаніших матеріалів для палітурних робіт належать картон
палітурний, електроізоляційний, пресшпан, лідерин, бумвівіл, папір
форзацний, марля спеціальна, коленкор палітурний, нитки льняні тощо.
Майстерня забезпечується також певними видами клеїв. Основною вимогою до
робочого місця реставратора є захищення робочого столу від прямих
сонячних променів. Реставраційні інструменти та матеріали раціонально і
зручно розташовують навколо робочого місця реставратора. Особливу увагу
звертають при цьому на дотримання правил безпеки при виконанні робіт.

Реставрації підлягають насамперед документи, які мають механічні,
фізико-хімічні чи біологічні пошкодження або ураження. При надходженні
до майстерні їх реєструють у спеціальному журналі, після закінчення
реставрації роблять запис про повернення документів до архівосховища.

§ 3. Планування, звітність та економічна діяльність архівів

_1_ _|_ ЛАНУВАННЯ, тобто визначення видів і обсягів робіт працівників на
певний період відповідно до мети і призначення архіву, є складовою
частиною управлінських функцій. Воно має дві форми: перспективну і
поточну. Перша властива органам управління архівною справою
(Держкомархів, центральні державні архіви, державні архіви областей) і
розрахована на тривалий термін. Друга – архівним установам і архівним
підрозділам. Вони, як правило, складають річні плани. В державному
архіві постійного зберігання документів складаються такі види планів:
основної діяльності (розвитку архівної справи);

науково-дослідної та методичної роботи; науково-видавничої роботи; план
впровадження наукових і методичних розробок.

Планування здійснюється архівом самостійно на основі досягнутих
результатів попередньої діяльності, перспективних планів і програм,
виходячи з наявних та прогнозованих фінансових, матеріальних і трудових
ресурсів. Враховуються також рекомендації та доручення органів вищого
рівня.

Виходячи з обсягу робіт, бюджету часу та кількості штатних працівників,
структурні підрозділи готують пропозиції до про

екту плану, який затверджує керівник установи. План основної діяльності
має дві частини – текстову і табличну.

До показників плану входять: види робіт, одиниця виміру (справ, аркушів,
карток тощо), норматив, обсяг робіт з розбиттям по кварталах, бюджет
часу, виконавці та пояснення. Розділи плану відбивають головні напрями
діяльності архіву. Структура плану може змінюватися у відповідності з
вимогами часу.

Для обліку витрат часу при складанні плану дирекція архіву керується
«Нормативами трудомісткості основних видів робіт, які виконуються в
державних архівах України», що затверджуються наказом начальника
Держкомархіву наприклад, приймання справ на державне зберігання:
загального діловодства – 450 справ – 1 людино-день; особового походження
– 200 справ або 3,5 тис. арк. – 1 людино-день; страхового фонду – 6 тис.
кадрів -1 людино-день.

Виконання запитів: за документами – 3 довідки – 1 людино-| день; за
довідковою картотекою – 9 довідок – 1 людино-день. | Підготовка:
статті, огляду наукової доповіді – 1 друк. арк. -•! ЗО людино-днів;
методичного посібника, методики, інструкції -» 1 друк. арк. – 26
людино-днів.

Г Введення цих нормативів сприяє поліпшенню організації та І
координації праці, підвищенню її продуктивності, уніфікації | виробничих
процесів, налагодженню обліку виконаних робіт. І На роботи, не
передбачені типовими галузевими нормами або | якщо умови їх виконання
суттєво відрізняються від стандарт-| них, в архіві можуть розроблятися
місцеві норми. | Архівні установи зі змінним складом документів
планують І роботу відповідно до вимог органів вищого рівня, їх плани
мо-I жуть бути річними, піврічними або квартальними. Характерною
особливістю їх є посилена увага до таких видів робіт, як контроль за
діяльністю архівних підрозділів та служб діловодства установ,
підприємств і організацій, приймання документів на тимчасове зберігання
та передання їх на постійне державне зберігання. В архівних установах
практикують і складання індивідуальних робочих планів співробітників.

Для контролю за виконанням планових завдань і використанням робочого
часу в архівах використовують застосовуються різні форми обліку праці.
Найпоширенішою є ведення щоденників, до яких керівник відділу заносить
цифрові показники рубіжного контролю. У виробничих підрозділах
щомісячно,

а в межах архівної установи — щоквартально підбивають підсумки виконання
плану.

Державні архіви звітують за кількома статистичними формами.

Основною зведеною звітно-обліковою формою є паспорт архівної установи,
де в чотирьох розділах подається така інформація: про кількість споруд,
об’єм та площу архівосховищ, протяжність стелажного обладнання,
кількість робочих кімнат, читальних залів, допоміжних приміщень;
документів з паперовою основою (фондів, справ тощо), кіно-, фото- і
фонодокументів;

стан довідкового апарату (описів, книг обліку, карток, обсяг інформації,
введеної до комп’ютерів тощо); про кадровий склад (всього працівників, у
т.ч. керівних, спеціалістів, службовців та інших).

Паспорт заповнюють за станом на 1 січня поточного року і подають до
Держкомархіву до 1 лютого.

Наступна зведена звітна форма – звіт про виконання плану розвитку
архівної справи. Він складається за основними напрямами діяльності
архіву: забезпечення збереженості та державний облік документів,
створення та розвиток довідкового апарату, формування НАФ та експертиза
цінності документів, використання інформації документів, зміцнення
матеріально-технічної бази.

До цієї форми включають види робіт, одиницю виміру, планове завдання і
фактичне виконання. Даний звіт також подають

до 5 січня.

Місцеві архівні установи зі змінним складом документів звітують за
спеціальною формою про стан і обсяг документів НАФ, що перебувають на
відомчому зберіганні. Подають відомості про кількість установ – джерел
комплектування, наявні приміщення, кількість працюючих, характеристики
складу документів тощо. За цією формою архіви (архівні підрозділи)
подають відомості державним архівам областей до 10 грудня.

Архіви звітують і про чисельність, склад та рух працівників, які
займають посади керівників і спеціалістів (форма № І-К), та про
чисельність окремих категорій працівників (форма № 6-ПВ). Звіти подають
до 5 січня. Крім того, складають бухгалтерську звітність за формами,
встановленими для бюджетних організацій.

В умовах ринкових відносин ретроспективна інформація документів набуває
значення товару. Це стимулює економічну діяльність архівних установ,
розширення сфери архівних послуг. Найпоширенішими формами такої
діяльності є виконання за

мовлень на виготовлення мікрофільмів чи ксерокопій. Практикують також
надання документів для експонування на виставках, у телепередачах, для
кінозйомок. В архіві виконуються те-1 матичні запити, складаються
історичні довідки, готуються збір-I ники документів. Доволі поширеним є
замовлення генеалогічного характеру. Формою позабюджетних надходжень
залишаються також кошти від діяльності господарсько-розрахункових
підрозділів за платне впорядкування документів міністерств і відомств,
підприємств, установ та організацій.

Розцінки і тарифи на основні види робіт і послуг затверджує орган вищого
рівня. Ціни за виконані роботи залежать насамперед від категорії
документів (унікальні, особливо цінні та інші), амортизаційних витрат на
мікроплівку, папір, електроенергію тощо. З окремими користувачами
документів можуть узгоджуватися договірні ціни. Кошти, отримані від
економічної діяльності, використовують на матеріальне заохочення
працівників, розвиток технічної бази, господарські потреби архіву.

Для поліпшення організації та розгортання планових робіт і послуг архів
здійснює маркетингову діяльність за такими напрямами: вивчає попит на
такі роботи потенційних замовників, обраховує економічну доцільність та
ефективність надання таких послуг, використовує їх рекламне
забезпечення, веде пошук ;; нових споживачів.

,; Отже, основні питання організації роботи архівних установ |
пов’язані з соціальними функціями архівів як центрів зберігання ї, та
використання інформаційних ресурсів. Статус, завдання, фор-| ми та зміст
діяльності архівів зумовлюють їх структуру, кадро-I вий,
матеріально-технічний та фінансовий потенціал. Діяльність | архівних
установ регламентується нормативними актами, Iі відбивається у планах
роботи та звітах.

ЗАПИТАННЯ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЮ:

1. Висвітліть суспільні функції архівів.

2. Які завдання і права архівів?

3. Назвіть структурні підрозділи архіву та основні вимоги до робочого
місця архівіста.

4. Розкажіть про організацію та правила роботи читального залу архіву.

5. Яке обладнання, інструменти, матеріали необхідні для функціонування
реставраційно-палітурної майстерні?

6. За якими формами складається звітність архіву?

7. Як фінансується діяльність державних архівних установ?

8. Які основні напрями економічної діяльності архівів?

| РОЗДІЛУ

ОРГАНІЗАЦІЯ АРХІВНИХ ДОКУМЕНТІВ

О МЕТОЮ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ інформаційної цілісності Національного архівного
фонду, підвищення ефективності систем інтелектуального доступу до
документів архіви проводять організаційно-правові, науково-методичні та
техно-; логічні заходи, спрямовані на формування ієрархічно пов’язаних ;
документальних комплексів на усіх структурних рівнях НАФ, І створення
мережі архівних установ і визначення профілю архі-’ вів. Тобто
здійснюється організація документів Національного ^ архівного фонду, що
має такі основні структурні рівні: міжар-| хівний – розподіл комплексів
документів в межах системи ар-| хівних установ; внутріархівний –
формування цілісних документальних комплексів в межах окремого архіву;
внутріфондовий -систематизація документів на рівні фонду, рівень
сукупності документів – їх систематизація в межах справи (одиниці
збері-; гання, одиниці обліку).

ї Організація документів НАФ на всіх структурних рівнях здій-’
снюється на підставі наукової класифікації за такими ознаками:

• належність документів до документації одного утворювача;

• право власності на документи;

• строки зберігання документів;

• ступінь інформаційної значущості документів (належність до комплексів
загальнодержавного та місцевого значення, ступінь цінності);

• належність документів до певних адміністративно-територіальних одиниць
(область, округ, район, місто);

• історичні умови, час і місце створення;

• належність документів до певних галузей, напрямків і сфер
життєдіяльності суспільства;

• види носіїв, способи і техніка закріплення інформації;

• рівень доступу до документів.

§ 1. Організація документів нарівні системи

архівних установ

1.1. РИ ОРГАНІЗАЦІЇ архівних документів в межах системи архівних установ
передусім враховують правовий статус, профіль і повноваження архівної
установи.

Організація документів за правом власності реалізується в зберіганні
документів НАФ у конкретних архівосховищах або приватних архівах:
документи НАФ, що належать державі, зберігають державні архні установи,
а такі, що перебувають у приватній власності, зберігаються в архівах
власників.

Порядок організації документів за строками зберігання визначає наявність
серед них двох основних груп – документів постійного і тимчасового
зберігання. Строки зберігання документів визначаються чинними
нормативно-правовими актами.

На організацію документів на міжархівному рівні істотно впливає
загальний ступінь інформаційної значущості документів, залежно від якого
їх відносять до комплексів загальнодержавного та місцевого значення.

Комплекс документів загальнодержавного значення складають документи, що
утворилися в процесі життя і діяльності видатних діячів українського
народу, а також у різні історичні періоди:

• в межах сучасної України в діяльності центральних органів державної
влади і управління, підприємств, установ і організацій, що поширювали
(поширюють) свою компетенцію на всю або значну частину її території;

• за межами України в діяльності провідних органів української
еміграції, зокрема еміграційних урядів, політичних партій і об’єднань,
військових, культурно-освітніх, наукових закладів та громадських
організацій;

• в межах сучасної України в діяльності місцевих установ, якщо склад і
зміст документів переважно відображає історію не лише окремого регіону,
а й усієї України, а також у випадках, коли документна інформація має
практичну цінність і може широко використовуватися в загальнодержавному
масштабі.

До комплексу документів місцевого значення належать документи, що
утворилися в діяльності органів державної влади і управління, органів
місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, що діяли
або продовжують діяти на території певної адміністративно-територіальної
одиниці, якщо документи цих органів, підприємств, установ і організацій
не віднесено до комплексу документів загальнодержавного значення.

Документальні комплекси загальнодержавного значення зосереджуються в
сховищах центральних державних архівів відпо-I відного профілю,
галузевих державних архівів і архівних підроз-| ділів державних наукових
установ, державних музеїв і бібліотек. І Документальні комплекси
місцевого значення зберігаються І в державних архівах областей,
Автономної Республіки Крим, | міст Києва і Севастополя, інших місцевих
архівних установ, якщо вони здійснюють постійне зберігання документів
НАФ.

Віднесення документів до комплексів загальнодержавного або місцевого
значення здійснює Держкомархів спільно з заці-^ кавленими архівними та
іншими установами.

| Документальні комплекси місцевого значення розподіляють-ю ся між
архівними установами, що здійснюють їх зберігання, за | територіальним
принципом, на підставі належності цих ком-| плексів до певних
адміністративно-територіальних одиниць. | У випадках утворення нових або
зміни меж адміністративно-’! територіальних одиниць документальні
комплекси місцевого | значення, що утворилися в процесі діяльності
місцевих установ І на територіях, включених до складу новоутворених або
укруп-| нених адміністративно-територіальних одиниць, передають на |
зберігання до тих архівних установ, які поширюють свої повно-I важення і
зону комплектування на ці новоутворені або укруп-I нені
адміністративно-територіальні одиниці.

| Істотно впливають на організацію документів на міжархів-| ному рівні
історичні умови і місце їх створення. За цими ознака-| ми виділяють три
групи:

;; • документальні комплекси, що утворилися в різні історичні періоди
в межах сучасної України в діяльності органів влади і місцевого
самоврядування, громадських і релігійних організацій, установ і
підприємств усіх форм власності та окремих осіб;

• документальні комплекси українського походження, що І утворилися в
різні історичні періоди за межами України

І’

в діяльності органів української еміграції, зокрема еміграційних урядів
УНР, ЗУНР, українських політичних партій і об’єднань, військових,
культурно-освітніх і наукових установ, громадських організацій та
окремих осіб, що повернулися на батьківщину в порядку реституції, на
підставі дарування та в інший спосіб;

• документальні комплекси неукраїнського походження, у тому числі й ті,
що стосуються історії України, що утворилися на теренах інших держав і
надійшли до українських архівів на підставі дарування, заповіту і стали
складовою частиною історико-культурної спадщини українського

народу

Документи, що входять до складу першої групи, умовно поділяються на три
підгрупи з відповідними загальними назвами:

«документи дорадянського періоду», «документи радянського періоду»,
«документи періоду незалежної України».

До документів «дорадянського періоду» належать документальні комплекси,
що утворилися на території України в її сучасних межах, в процесі
діяльності юридичних і фізичних осіб

у періоди:

• існування Київської Русі (Х-ХІІ ст.), Галицьке-Волинського та інших
князівств, які виникли на теренах колишньої Київської Русі (ХІІ-ХІУ
ст.), Гетьманщини (XII-XVIII ст.), Запорозької Січі (ХУІ-ХУПІ ст.),
Центральної Ради і Директорії Української Народної Республіки (1917-1920
рр.), Української Держави (1918 р.), Західноукраїнської Народної
Республіки (1918-1919 рр.), Карпатської України (1938-1939 рр.);

• входження українських земель до складу інших держав, окрім СРСР (з
кінця XIV до середини 40-х років XX ст.);

• нацистської окупації (1941-1944).

Документи «радянського періоду» охоплюють документальні комплекси, що
утворилися в період перебування України в складі СРСР. Початкову межу
періоду визначають для кожного регіону окремо. Вона зумовлюється часом
поширення радянської влади на його територіях. Кінцева дата єдина для
всіх регіонів

України – 24 серпня 1991 р.

До документів «періоду незалежної України» належать документальні
комплекси, що утворилися на території сучасної України після
проголошення Акту про Незалежність 24 серпня

1991 року в процесі діяльності органів державної влади і управління всіх
рівнів, органів місцевого самоврядування, цивільних підприємств, установ
і організацій всіх форм власності, військових частин і з’єднань, а також
окремих осіб.

За категоріями доступу до них документи НАФ поділяються на документи з
відкритим доступом та документи з обмеженим доступом: документи з
таємною інформацією, документи з конфіденційною інформацією та документи
з особливими умовами доступу. Виокремлені за цією ознакою документальні
комплекси на міжархівному рівні організаційно не розмежовуються.

§ 2. Організація документів на рівні архіву

(^) РГАНІЗАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ на внутріархів-ному рівні відбувається за
фондовою системою. При цьому основною класифікаційною одиницею НАФ є
архівний фонд. Деякі групи аудіовізуальних, електронних,
науково-технічних документів організовують за нефондовою системою.

Практичне здійснення організації документів за фондовою системою в межах
державного архіву називається фондуванням архівних документів.
Фондування архівних документів включає утворення архівних фондів і
надання їм назв, визначення або уточнення фондової належності архівних
документів, визначення хронологічних меж архівних фондів.

Архівні фонди утворюють в архівних установах із документів юридичних і
фізичних осіб. Кожна з них у своїй діяльності накопичує безпосередньо
утворені та зібрані нею документи – документальний фонд. Таку особу
називають утворювачем документального фонду. За умови проведення
відповідної експертизи частина документального фонду, що має певну
цінність для суспільства або практичну цінність для свого власника і
підлягає архівному зберіганню, набуває статусу архівного документального
фонду. З частини архівного документального фонду, визнаної в результаті
експертизи цінною для суспільства і віднесеної до НАФ, в архівній
установі формують архівний фонд, під яким розуміють накопичену в процесі
діяльності однієї або декількох юридичних чи фізичних осіб сукупність
документів, об’єднаних за ознакою генетичного, історичного чи логічного
зв’язку між документами та їх утворювачами. Неподільність тієї

частини документального фонду установи чи особи, яка за висновками
експертизи цінності віднесена до НАФ, є основним принципом організації
документів на внутріархівному рівні. Дія цього принципу обмежується лише
правом власності на документи.

Юридична чи фізична особа, що є утворювачем архівного документального
фонду, цілісна частина якого є архівним фондом,

називається фондоутворювачем.

Сукупність документів, утворених у діяльності юридичної особи, складає
фонд офіційного походження. Обов’язковою умовою створення такого
архівного фонду є наявність утворених або зібраних установою документів,
що мають наукову, культурну або практичну цінність і висвітлюють
діяльність даної установи чи організації. Формальними ознаками
самостійності фондоутворювача-юридичної особи є наявність нормативного
акту про створення, реєстрацію, компетенцію установи, визначення її
функцій та структури, самостійного кошторису і розрахункового рахунку в
банку, гербової печатки, штатного розпису, атрибутів власного
діловодства.

Ознаку фондоутворювача – фізичної особи складає наявність його архівного
документального фонду, помітна роль фондоутворювача в житті суспільства
та ступінь цінності (повнота, склад і зміст) утворених ним документів.
Фізичні особи є фондоутво-рювачами фондів особового походження. Такі
фонди створюють для осіб, життя і діяльність яких отримала високу
державну, наукову чи громадську оцінку або, навпаки, мали значний
деструктивний вплив на розвиток суспільства; для типових представників
своєї соціальної групи, якщо склад документів є досить повним; для
«пересічних» громадян, документи яких містять цінну для суспільства
інформацію.

Фонди особового походження можуть складати не лише документи, пов’язані
з життям, суспільною діяльністю, творчістю чи вшануванням пам’яті
окремої особи, а й її сім’ї, роду. В такому разі йдеться про сімейні та
родові фонди як різновид фондів особового походження. Межі сімейних і
родових фондів визначаються кількістю поколінь, що залишили документи.
Фонд сім’ї складають документи не більше трьох поколінь, а фонд роду –
не менше чотирьох. Наприклад, у ЦДІАК України зберігаються фонди роду
Скоропадських, сім’ї Терещенків, родини Грушев-ських, особові фонди
професорів В. Іконникова, Ю. Кулаков-ського, В. Довнар-Запольського та
інші.

З документів, однорідних за функціями і цільовим призначенням,
однойменних установ або керівної установи і підпорядкованих їй установ,
що функціонують (функціонували) у межах однієї
адміністративно-територіальної одиниці; органів влади та підпорядкованих
їм установ; установ, пов’язаних об’єктом діяльності; установ, що
послідовно змінювали одна одну, якщо функції попередників повністю або
частково передавались наступникам; двох або більше осіб на підставі
родинного, творчого, професійного або іншого зв’язку між ними, можуть
створюватися об’єднані архівні фонди. Наприклад, «Школи
фабрично-заводського навчання м. Харкова», «Спілка письменників України
та її Київська організація», «Луцька повітова команда державної поліції
та її постерунки». Отже, об’єднаним архівним фондом є сукупність
цілісних комплексів декількох архівних фондів, між утворювачами яких
простежуються генетичні, історичні або логічно обумовлені зв’язки
(однорідність функцій, підлеглість, місцезнаходження,
правонаступністьтощо). Об’єднані архівні фонди створюють для
раціонального розміщення документів в архівах, удосконалення обліку
документів, створення компактного і якісного довідкового апарату.

Як окремий самостійний комплекс або частина документального комплексу
особи чи установи до державних архівів від їх власників надходять
архівні колекції – сукупність окремих документів, що виникли в процесі
діяльності різних фондоутво-рювачів і поєднані за однією або декількома
ознаками. На відміну від об’єднаних архівних фондів, архівні колекції
формують на основі не історичних, а логічних зв’язків: тематичного,
авторського, номінального, хронологічного. Переважна більшість колекцій
має тематичний характер: «Колекція фотокопій документів про визвольну
війну українського народу 1648-1657 рр.», «Колекція театральних афіш і
програм», «Колекція українського | некрополя»та ін.

І Утвореним архівним фондам на першому етапі фондування І надають
назви. Назва архівного фонду установи складається 1 з офіційної повної
та скороченої назви фондоутворювача з усіма в його перейменуваннями в
хронологічній послідовності, підпо-і рядкування, місцезнаходження,
крайніх дат існування під кож-[I ною з назв. Назва особового архівного
фонду складається із загальновизнаного та всіх інших, менш відомих
найменувань особи – метричних і змінених прізвищ, імен, по батькові,
псев-

донімів, криптонімів тощо; визначення сфери творчої, громадської,
державної і політичної діяльності (професії) особи із зазначенням її
належності до тієї чи іншої національної культури/культур та крайні дати
життя особи. Назва об’єднаного архівного фонду офіційного походження
складається із загальної назви фондів, що ввійшли до його складу, або із
назви керівної установи і загальної назви підпорядкованих їй установ. В
назві архівної колекції, що надійшла до архіву, зазначаються характер
або загальний зміст колекції, найменування установи-фондоут-ворювача і
крайні дати періоду формування колекції або прізвище, ім’я й по батькові
колекціонера і крайні дати його життя.

За ступенем цінності архівні фонди поділяють на три категорії, що
визначають ранг фонду, обумовлений ступенем інформативності документів
фонду, значущістю фондоутворювача, часом створення документів та
наявністю особливо цінних і унікальних документів. До першої категорії
належать фонди, переважна частина документів яких мають статус особливо
цінних і містять інформацію, що стосується всіх або більшості сторін
функціонування держави і діяльності суспільства та його провідних
діячів, а також фонди, в складі яких є унікальні документи. Другу
категорію надають фондам, документна інформація яких стосується певних
галузей або напрямків діяльності держави і суспільства та окремих
діячів. Як правило, значна частина документів другої категорії є
особливо цінними. Третю категорію отримують фонди, документна інформація
яких стосується тієї чи іншої теми або питання і доповнює інформацію
фондів першої та другої категорій. Кожний державний архів здійснює
розподіл фондів за цими категоріями відповідно до тільки йому
притаманних історичних умов, специфіки регіону та фондового складу
документів. Категорійність фондів не є ста-• лою. Залежно від потреб
держави і суспільства в ретроспективній інформації категорія фонду
відповідно може бути змінена. Категорійність фондів встановлюють
експертно-перевірні комісії державних архівів.

Різний порядок організації застосовується для документів з різними
умовами доступу до них. Документи обмеженого доступу, що визначаються як
конфіденційні, та документи, передані їхнім власниками на умовах
дотримання певного обмеження доступу, організуються на загальних
засадах. Таємні документи організуються в порядку, передбаченому
спеціальною ін-

, струкцією, з віднесенням їх до відповідних архівних фондів або І
нефондових комплексів на загальних для всіх документів засадах.

Важливим етапом організації архівних документів за фондовою системою в
межах архіву є визначення фондової належності, тобто віднесення архівних
документів до архівного фонду відповідної установи або особи. Воно
відбувається на підставі вивчення складу, змісту та діловодного
оформлення документ-ного масиву. При визначенні фондової належності
документів особового походження береться до уваги зміст документів,
звернення в листах, підписи, почерк тощо. У разі виявлення в складі
одного архівного фонду помилково включених до нього документів, що
належать до складу інших фондів, документи вилучають і приєднують до
того фонду, до якого вони належать.

Важливим при фондуванні є також визначення хронологічних меж архівного
фонду, тобто встановлення дат створення і ліквідації фондоутворювача.
Для архівного фонду установи хронологічні межі визначають за офіційними
датами утворення і ліквідації фондоутворювача; для особового архівного
фонду – за датами народження і смерті фондоутворювача; для об’єднаного
архівного фонду офіційного походження – за датами утворення
фондоутворювача, створеного у часі першим та дати ліквідації
фондоутворювача, ліквідованого у часі пізніше за всіх фондо-утворювачів
цього фонду; для об’єднаного архівного фонду особового походження – за
датами народження фондоутворювача, що народився раніше за всіх, та дати
смерті фондоутворювача, що помер пізніше за всіх фондоутворювачів цього
фонду; для архівної колекції, сформованої фізичною особою – за датами
народження і смерті фондоутворювача; для архівної колекції, сформованої
установою – за крайніми датами періоду формування колекції.

При визначенні хронологічних меж архівного фонду враховують чинники, що
впливають на діяльність фондоутворювачів, визначальними з яких є
політичний, юридичний, адміністративний.

Політичні чинники виявляються в зміні конституційних основ держави.
Наприклад, розпад СРСР, виникнення незалежних держав й поява в
результаті таких процесів нових фондоутворювачів – комерційних банків,
акціонерних товариств, трастів, приватних навчальних закладів,
політичних партій, органів державного управління. Зокрема, документи
українських міні-

стерств, державних комітетів та інших органів виконавчої влади,
створених на базі ліквідованих управлінських структур УРСР, складають
нові фонди, навіть у випадках визнання їх юридичної правонаступності.
Документи державних установ (промислових підприємств, фінансових,
судових, охорони здоров’я, наукових, навчальних та ін. установ і
організацій), що діяли до і продовжують діяти після змін конституційних
основ держави без зміни форми власності, із збереженням своїх функцій, і
не були істотно реорганізовані, продовжують раніше прийняті від цих
установ архівні фонди. Документи урядів УНР, Української Держави,
Західно-Української Народної Республіки, Карпатської України,
Української РСР з моменту їх утворення і до ліквідації складають єдині
архівні фонди.

До юридичних чинників належать розширення або звуження прав
фондоутворювача, зміна його форми власності. Так, зміна юридичних прав і
масштабів діяльності державних урядових установ та керівних органів
громадських організацій відбулася в зв’язку з перетворенням Кримської
області на Автономну Республіку Крим. Нові державні установи – Верховна
Рада Криму, Рада Міністрів, міністерства стали новими фондоутворювачами,
документи яких склали нові архівні фонди. Однак ці зміни не впливають на
хронологічні межі архівних фондів установ і підприємств, що діють на
території Криму.

Адміністративні чинники полягають в зміні
адміністративно-територіального поділу, реорганізації або ліквідації
фондоутворювача. Слід мати на увазі, що на хронологічні межі діяльності
фондоутворювачів та межі архівних фондів впливають лише ті
адміністративно-територіальні зміни, які супроводжувалися ліквідацією
одних установ і заміною їх іншими. Так, під час проведення
адміністративно-територіальної реформи в УРСР 1925 р. було ліквідовано
губернії і повіти, а разом з ними – губернські й повітові ради та їх
виконкоми. Ці установи як фондо-утворювачі перестали існувати. Замість
них було утворено окружні та районні ради і виконкоми з ширшими правами
та іншими масштабами діяльності. Вони стали новими фондоутворювачами, а
їх документи склали нові архівні фонди.

Якщо установа тимчасово припинила свою діяльність, а потім знову
поновила з тими ж функціями, вона залишається єдиним фондоутворювачем, а
її документи утворюють єдиний архівний фонд. Так, 1962 р. у зв’язку з
укрупненням сільських районів у Ки

ївській області з 31 району залишилося 12,19 райрад було ліквідовано.
Через три роки частину з них знову було відновлено. Отже, документи
кожної з відновлених рад за 1930-1962 і після 1965 рр. утворюють єдині
фонди.

І Визначення хронологічних меж фондів особового походження передусім
пов’язане зі встановленням дат життя і діяльності фондоутворювачів. У
більшості особових фондів зустрічаються ширші хронологічні межі фонду,
ніж крайні дати життя фондоутворювача. Наприклад, відомий архівіст,
директор Харківського історичного архіву Є. Іванов жив з 1873 р. до 1929
р. Але в його особовому фонді зберігаються документи з 1723 р. до 1929
р. – карти Слобідське-Української та Катеринославської губерній, плани
різних міст, сімейні документи. До складу особового фонду, крім
особистих документів фондоутворювача, входять документи близьких
родичів, якщо бони мають значення для характеристики фондоутворювача або
самі є історичною чи іншою цінністю. До складу особового фонду можуть
бути віднесені й документи, створені після смерті фондоутворювача:
некрологи, посмертні видання його праць, спогади про нього тощо.

У межах архіву поряд із організацією документів за фондовою системою
здійснюється організація документів у спеціальних архівах або
спеціалізованих відділах загальних архівних установ за нефондовою
системою. Так організуються аудіовізуальні та електронні документи, що
створюються як продукція і є результатом цільової виробничої діяльності
кінофотостудій, студій звукозапису, комп’ютерних центрів тощо. За цією
системою в основу організації кіновідеодокументів покладаються такі
класифікаційні ознаки: жанри кіно (документальне, науково-популярне,
навчальне, ігрове тощо), форми організації відзнятого матеріалу (фільми,
спецвипуски, кіножурнали, окремі сюжети);

носії інформації (негативи і позитиви, горюча і негорюча плівка,
магнітна відеоплівка). Фотодокументи організуються за жанрами фотографії
(хронікальне фото, портрети, пейзажі), формами організації відзнятого
матеріалу (окремі фото, фотона-риси, фотоальбоми), носіями інформації
(негативи і позитиви на склі, фотоплівці, фотопапері). На жанрову
належність (хронікальний, мемуарний характер, виконання творів
літератури і мистецтва, навчальні, науково-освітні програми тощо), форми
організації записаного матеріалу (репортажі, хронікальні записи подій,
радіопрограми, виступи, спогади, інтерв’ю тощо), місце

запису (студійні, позастудійні, трансляційні); системи запису звукової
інформації (механічна, фотооптична, магнітна) та носії інформації
(граморигінали, грамплатівки, магнітні стрічки, компакт-диски тощо)
спираються при організації фонодокументів. Класифікаційними ознаками для
організації електронних документів є тип комп’ютерного обладнання,
програмного забезпечення, на основі яких вони були створені; характер
змісту та мета використання документної інформації. Технічні документи,
як правило, групуються в комплекси за об’єктною, територіальною або
тематичною ознаками.

§ 3. Організація документів на рівні архівного фонду

О АЗОВОЮ КЛАСИФІКАЦІЙНОЮ одиницею організації документів у межах
архівного фонду є справа (одиниця зберігання, одиниця обліку). Вона може
складатися з одного, частини одного, кількох документів, що мають
самостійне значення. Організація документів у межах архівного фонду
ґрунтується на схемі систематизації доку ментів – переліку одиниць
поділу, розміщених у певній послідовності, і призначена для розміщення
документів фонду за цим поділом. Одиницями поділу є відділи, розділи,
рубрики і т.д. Складання схеми систематизації вимагає знання історії,
структури, компетенції, особливостей діяльності фондоутворювача, його
системи діловодства. Воно передбачає охоплення всіх документів архівного
фонду. Групування проводиться за методом дедукції, тобто від загального
до конкретного, за однією і тією самою ознакою, при чому ознаки
групування визначають у кожному конкретному випадку залежно від наукової
і практичної цілей. Розподіл починають за основною ознакою, притаманною
для всього фонду, і закінчують за ознаками, характерними для окремих,
найменших груп документів.

Процес групування справ фонду здійснюється з урахуванням таких ознак:

• структурної, що фіксує належністю до структурних підрозділів (відділ,
цех, факультет), внаслідок діяльності яких вони виникли;

• хронологічної, що відображає час появи документів (рік, місяць,
число);

• галузевої, функціональної, тематичної, що встановлюють галузеву
належність і функції фондоутворювача та тематикою документів;

• номінальної, що відображає належність до конкретного виду одиниць
зберігання чи виду документів;

• авторської – для групування справ за авторською належністю (юридична
чи фізична особа);

• кореспондентської – для групування справ, що виникли внаслідок
листування з певними особами чи установами;

• географічної – для групування справ за окремими
адміністративно-територіальними одиницями, з якими пов’язані автор,
кореспондент чи зміст документа (області, району, міста і села).

Крім того, враховують і такі ознаки, як мова документів, фор-I мат,
оригінальність, носій.

‘ У кожному конкретному випадку визначають головні і друго-I рядні
ознаки. До головних найчастіше належать структурна і хро-; нелогічна,
рідше – галузева, географічна, авторська. Вибір го-; повних ознак
зумовлюється особливостями діяльності фондо-* утворювача, складом і
змістом документів, цілями групування. 5: Вид схеми організації фонду
визначають згідно з ознаками, ; за якими здійснюють два перші поділи
документів фонду. Схеми ‘ бувають структурно-хронологічні;
галузево-хронологічні ;

і функціонально-хронологічні; номінально-хронологічні ;

І географічно-хронологічні і т.д.

Для фондоутворювачів, які припинили своє існування, найчастіше
застосовують хронологічно-структурну схему, групуючи документи за
роками, а потім за структурними підрозділами.

Наприклад:

2000р. 2001р.

1. Ректорат. 1. Ректорат.

2. Біологічний ф-т. 2. Біологічний ф-т.

3. Географічний ф-т і т.д. 3. Географічний ф-т і т.д.

У межах хронологічно-галузевої схеми справи спочатку групують за роками,
а потім за галузями діяльності:

2000 р. 2001 р.

1. Освіта. 1. Освіта.

2. Охорона здоров’я. 2. Охорона здоров’я.

3. Міський транспорт і т.д. 3. Міський транспорт і т.д.

Для класифікації документів колекцій застосовують тематично-хронологічну
схему:

1. Відбудова промисловості – 1944 р., 1945 р., 1946 р.

2. Відбудова сільського господарства – 1944 р., 1945 р., 1946 р.

3. Відбудова установ освіти – 1944 р., 1945 р., 1946 р.

Під час групування документів за роками справи відносять до того року,
коли вони були розпочаті. Винятком є плани і звіти, які належать до того
року, на який або за який вони складалися. Якщо це плани чи звіти на
кілька років, то плани відносять до першого року, а звіти – до
останнього.

Організацію документів архівного фонду починають зі створення груп
одиниць зберігання, близьких за змістом, авторством, формою чи іншими
ознаками. Потім розміщують справи у цих групах і групи у фонді, які
систематизують відповідно до структури установ-фондоутворювачів. За
відсутності такої структури документи групують за функціональною
ознакою.

В орієнтовній схемі класифікації документів особових фондів виділяють
такі групи: біографічні матеріали; документи службової та громадської
діяльності; творчі документи; підготовчі документи, зібрані
фондоуторювачем для його робіт; листування; майново-господарські
документи; образотворчі документи;

колекції, зібрані фондоутворювачем. В кожному конкретному випадку
послідовність розміщення і значення розділів схеми залежать від
характеру діяльності фондоутворювача та документів. У фондах відомих
митців найбільшу цінність мають творчі документи, державних і
громадських діячів – документи про службову і громадську діяльність,
меценатів і підприємців -майново-господарські документи. ~~

Вибір схеми систематизації документів сімейних та родових фондів
залежить від складу фондоутворювачів, характеру їх діяльності, видів та
кількості залишених ними документів. Типова схема групування цих фондів
може мати такі розділи: документи з історії роду чи сім’ї; спільні для
всіх документи (сімейне листування, колекції); особисті документи членів
сім’ї (у хронологічній послідовності).

Певні особливості має організація документів об’єднаних архівних фондів
та колекцій. Найбільшими групами в межах об’єднаних архівних фондів є
архівні фонди, що входять до їх складу. Порядок розміщення їх у межах
об’єднаного фонду може бути різним – за значимістю фондоутворювачів
хронологією їх ут

ворення, алфавітом. В архівних колекціях, створених безпосередньо їх
власниками, як правило, зберігається порядок організації, обраний
утворювачами колекцій.

При нефондовій організації документів кіновідеодокументи організовують
за видами (фільм, спецвипуск, кіножурнал; кіно-, відео-, телесюжет
певної кольоровості), всередині видів – за назвами, роками виробництва,
виробничими номерами, одиницями обліку, кольоровістю, форматом носія,
типом відеокасет. Фотодокументи систематизуються за видами (негативи,
слайди певної кольоровості, позитиви, фотоальбоми). Всередині виду
негативи систематизуються за кольоровістю; негативи додатково
систематизуються за видом носія (скло, плівка) і його розмірами.
Фонодокументи систематизуються за видами, всередині видів – за одиницями
обліку і комплектами; за установами-виробниками і виробничими номерами.
Технічні документи, як правило, групуються в комплекси за об’єктною
ознакою – спільністю змісту і належністю до об’єкту роботи (проектування
споруди, конструювання виробу, розроблення технологій виготовлення
виробів або будівництва споруд, дослідження наукової проблеми). Комплекс
технічних документів є обліковою одиницею НАФ. В межах комплексу
проектно-кошторисних, конструкторських технічних документів включені до
його складу документи систематизуються за стадіями проекту відповідно до
схеми, прийнятої при розробленні проекту і закріпленої у специфікації.
Електронні документи систематизуються за видами (магнітні стрічки,
лазерні й жорсткі диски, дискети), всередині видів – за типами
програмного забезпечення, а потім – за характером документної
інформації.

§ 4. Організація документів нарівні справи

[^) РГАНІЗАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ нарівні одиниці зберігання, де наявні в її
складі різні архівні документи, відбувається на двох рівнях:
документному та аркушному. Для документів з паперовими носіями одиницею
зберігання є справа.

Документний рівень організації на рівні справи передбачає таку її
організацію, яка б фіксувала процес її створення, внутрішню структуру та
правильну систематизацію наявних у ній документів.

Систематизація документів у межах одиниці зберігання здійснюється за
такими ознаками:

• хронологічною – за датами документів;

• предметною (тематичною) – за змістом документів;

• номінальною – за видами документів;

• кореспондентською – назвами адресатів або адресантів;

• географічною – за історичними регіонами,
адміністративно-територіальними одиницями, географічними поняттями, з
якими пов’язаний зміст документів, їх автори і кореспонденти;

• авторською – за назвами підприємств, установ і організацій,

прізвищами та іменами осіб – авторів документів. Як правило, документи
групуються (систематизуються) не за однією ознакою, а тими ознаками,
застосування яких визнано

найраціональнішим.

Систематизація документів закріплюється нумерацією аркушів. Аркушний
рівень організації одиниць зберігання забезпечує внутрішню організацію
кожного з документів.

Таким чином, організація архівних документів проходить чотири етапи, які
тісно пов’язані між собою і доповнюють один одного. Обов’язковою вимогою
до всіх етапів організації архівних документів є її здійснення за
науково-обгрунтованими ознаками з урахуванням особливостей документів і
характеру діяльності фондоутворювача.

ЗАПИТАННЯ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЮ:

1. Назвіть і охарактеризуйте рівні організації^рхівних документів.

2. Що таке фондування і яке його призначення?

3. Які основні ознаки самостійності фондоутворювача?

4. Які чинники впливають на визначення хронологічних меж

архівного фонду?

5. У чому полягає організація архівних документів на рівні

системи архівних установ?

6. Як відбувається організація документів на рівні архівного

фонду?

7. Як здійснюється організація спеціальних видів архівних

документів у межах нефондових комплексів?

8. За якими ознаками здійснюється систематизація документів на рівні
справи?

В РОЗДІЛ 8

ФОРМУВАННЯ НАЦІОНАЛЬНОГО АРХІВНОГО ФОНДУ

-І -1 ІД ФОРМУВАННЯМ Національного архівного фонду України розуміють
комплекс організаційних, методичних і практичних заходів, спрямованих на
систематичне поповнення його цінними для суспільства документами та
виключення із його складу документів, що втратили свою суспільну
значущість. Його метою є пошук, відбір і збереження цінних
документальних комплексів та окремих архівних документів, що
репрезентують усі сфери життєдіяльності,суспільства і держави. НАФ
формується з документів, що утворилися в процесі діяльності органів
державної влади, місцевого самоврядування; державних і комунальних
підприємств, установ і організацій; громадян України та їх об’єднань,
релігійних організацій, а також підприємств, установ та організацій,
заснованих на приватній формі власності; архівної україніки.

Практично формування НАФ здійснюється державними архівами через:
експертизу цінності документів, утворюваних в діяльності юридичних і
фізичних осіб; державний централізований облік (див. розділ 10) і
державну реєстрацію документів НАФ;

безпосереднє комплектування документами НАФ; організаційно-методичне
керівництво і контроль за роботою архівних підрозділів і служб
діловодства установ джерел комплектування.

§ 1. Експертиза цінності документів:

завдання, принципи, критерії

1 ЕОРЕТИКО-МЕТОДИЧНОЮ основою формування НАФ є експертиза цінності
документів, тобто

визначення на підставі чинних засад та критеріїв культурної і практичної
цінності документів. Її основними завданнями є:

а) визначення по кожній установі складу документів, що мають наукову та
культурну цінність і підлягають постійному, тривалому (понад 10 років)
або тимчасовому (до 10 років) зберіганню. До документів постійного
зберігання належать такі, що відображають основні напрями та підсумки
діяльності установи, її управлінську, контрольну, виробничу, наукову,
навчальну, фінансову та інші функції: накази з основної діяльності,
протоколи засідань колегіальних органів і виробничих нарад, плани,
звіти,

аналітичні матеріали тощо.

Документи тривалого зберігання складають матеріали, необхідні для
практичного використання впродовж багатьох років. Їх окрему групу
становлять документи з особового складу, які передбачають експертизу
через 75 років з наступним відбиранням певної її частини на постійне
зберігання.

Групу документів тимчасового зберігання становлять документи, необхідні
установі для оперативної практичної діяльності;

б) визначення складу документів, що відповідають профілю конкретного
державного архіву, обмеження приймання на державне зберігання дублетної
документації. Так, серед кількох установ однієї системи
організаційно-розпорядчу документацію приймають на державне зберігання
лише до архівного фонду установи, яка їх затверджувала; планову
документацію – до фонду установи-автора документа; статистичну
документацію – до фонду органу державної статистики; укази і
розпорядження Президента України, постанови Кабінету Міністрів України,
накази міністерств, інших центральних органів державної виконавчої
влади, щодо діяльності конкретних установ – до фондів цих установ.

в) забезпечення повноти складу документів кожного фонду

зокрема і архіву в цілому.

Кінцевою метою експертизи є комплектування кожного державного архіву
повним комплексом документів його профілю, отже – забезпечення
повноцінного формування Національного архівного фонду за принципом: при
найменшому фізичному обсязі документів – найбільша інформаційна
наповненість.

Проведення експертизи цінності документів вимагає дотримання принципів
об’єктивності, історизму, всебічності, комплексності. Принцип
об’єктивності передбачає оцінку докумен-

К тів з врахуванням їх змісту, автентичності, значущості авторів Р
(фондоутворювачів), юридичної сили документів та їх оригінальності, часу
і місця створення, повторюваності інформації. Принцип історизму орієнтує
на вивчення відомостей про авторів (фондоутворювачів), явища, події,
процеси, відображені в документах, в історичному розвитку з урахуванням
умов і особливостей того періоду, коли вони виникли. Принцип всебічності
та комплексності передбачає вивчення відомостей про авторів
(фондоутворювачів) та документів, що вони склали, не ізольовано, а у
складі певних комплексів, з урахуванням їх місця серед документів інших
авторів (фондоутворювачів).

Застосування цих принципів експертизи цінності документів дозволяє
відтворити історичні умови створення документів, установити їх
науково-історичне та суспільне значення.

При проведенні експертизи цінності комплексно застосовують критерії
цінності документів, тобто систему науково обґрунтованих ознак
(походження, зміст, час та місце створення, зовнішні ознаки), на
підставі яких практично визначається ступінь цінності документів.

До критеріїв походження належать функціонально-цільове призначення
установи (особлива роль і типовий характер), значення особи в житті
суспільства (особлива роль, типовий представник, учасник певного процесу
чи події), час і місце створення документів. Повнота відображення в
документах явищ, подій і процесів історичної дійсності, визначальних
періодів у історії держави, суспільства зумовлює цінність відомостей, що
містяться в них. Суттєве значення має час і місце створення документів:

чим давніший документ, тим він цінніший з погляду історії, бо як
«уламок» своєї епохи несе певну інформацію про цей період.

До критеріїв змісту належать особливості документної інформації
(унікальність, типовість), її повторюваність в інших документах, цільове
призначення, юридична сила, автентичність, вид документів. Основним
критерієм цінності змісту документів, що складає сукупність зафіксованих
у ньому відомостей про конкретні факти, події, явища, процеси, є
значущість його інформації. Чим вагоміший зміст, тим цінніший документ.

В ході експертизи звертають увагу на цільове призначення документів.
Кожний документ створюють з певною метою, насамперед для передавання
інформації не тільки між адресантом і адресатом чи поширення в
суспільстві, а й для наступних поколінь.

Важливим є ступінь збереженості документів, що дозволяє встановити
повноту документального комплексу, окремого фонду, групи однорідних
фондів. Цей критерій застосовують переважно за відсутності оригіналу
документа, коли на державне зберігання приймають його засвідчену копію
(на правах оригіналу). Наприклад, у фонді втрачено оригінали наказів
організації з основної діяльності. Тоді розшукують засвідчені копії цих
наказів у структурних підрозділах, формують з них у встановленому
порядку справи і включають до складу фонду на правах оригіналів,
зазначаючи про це в передмові до опису. Діє цей критерій і за
відсутності оригіналів документів у фонді організації. Тоді їх замінюють
засвідченими копіями з фондів нижчих або вищих установ системи, де вони
зберігаються тимчасово.

Під час експертизи цінності документів важливе значення має критерій
зовнішніх особливостей документів як один з основних підходів відбору
оригіналів документів, у випадку їх відсутності – юридичне засвідчених
копій, а за їх відсутності -незасвідчених копій. До критеріїв зовнішніх
особливостей документів належать наявність резолюцій, віз, позначок на
документі, зовнішній вигляд і оформлення документу, форма передавання
змісту, засвідчення і оформлення документів (в тому числі художні,
палеографічні, мовні та інші особливості, фізичний стан документів).
Якщо основний документ має поганий фізичний стан, то залишають на
зберігання його копію або інші документи, де основна інформація
повторюється.

§ 2. Діяльність експертних комісій

.1. ОЗГЛЯД ПИТАНЬ, пов’язаних з формуванням НАФ, зокрема
науково-методичне та організаційне керівництво експертизою цінності
документів належить до компетенції таких експертних комісій:

• Центральної експертно-перевірної комісії Держкомархіву України (ЦЕПК);

• експертно-перевірних комісій (ЕПК) центральних і галузевих державних
архівів, Державного архіву в Автономній Республіці Крим, державних
архівів областей, міст Києва і Севастополя, державних наукових установ,
музеїв і бібліотек;

І • експертних комісій (ЕК) архівних відділів районних дер-|;
жавних адміністрацій та міських рад архівних підрозділів;

І органів державної влади, органів місцевого самовряду-1 вання;
підприємств, установ і організацій усіх форм власності; архівів
(архівних підрозділів) об’єднань громадян. Діяльність експертних комісій
кожної архівної установи регулюється положеннями про них, розробленими
на основі типового положення. У комплексі вони складають єдину систему
експертних органів, розробляють методику виконання цієї роботи,
організовують і контролюють хід її проведення.

Склад експертних комісій всіх рівнів формують з досвідчених архівістів,
представників наукової і творчої громадськості, практичних
архівістів-спеціалістів з урахуванням профілю комплектування архівної
установи. До вирішення особливо складних питань експертизи можуть
залучатися експерти і консультанти з числа осіб, які не входять до їх
складу на постійній основі. Головами експертних комісій призначають, як
правило, заступників керівників відповідних організацій.

Рішення експертних комісій та норми архівного законодавства складають
організаційно-правову основу формування НАФ.

Право остаточного вирішення питань відбору документів на зберігання та
до знищення надається експертно-перевірним комісіям. Рішення експертної
комісії щодо віднесення документів до НАФ або вилучення документів з
нього може бути представлене на перегляд експертно-перевірною комісією,
а у випадку відмови або незгоди – Центральною експертно-перевірною
комісією. Її рішення щодо цього питання може бути оскаржене лише в
судовому порядку.

Підготовка до експертизи цінності документів розпочинається з вивчення
історії (для особи – життєвого та творчого шляху) фондоутворювача та
фонду, його місця і ролі у суспільстві, а також складу і змісту
документів.

Безпосередня експертиза цінності документів здійснюється поетапно з
метою встановлення наявності документального фонду, що утворився в
діяльності фізичної чи юридичної особи і підлягає віднесенню до НАФ;
відбору цінних документів документального фонду з метою безпосереднього
внесення їх до НАФ;

визначення можливості приймання на державне зберігання документів НАФ;
уточнення цінності вже прийнятих до архівів фондів та окремих документів
НАФ.

Експертиза цінності документів конкретних фондоутворю-вачів з метою
віднесення до НАФ здійснюється експертно-перевірними комісіями державних
архівів одночасно із встановленням конкретного кола джерел формування
НАФта висновків співробітників державного архіву за результатами
попереднього експертного огляду документів у приватних архівних
зібраннях за місцем їх зберігання. Основним критерієм на цьому етапі є
критерій походження.

Експертиза цінності фондів, їх частин та окремих документів з метою
внесення до НАФ, визначення цінності фондів і документів, а також
виділення до знищення документів, що не підлягають подальшому
зберіганню, здійснюється у діловодстві установ, в архіві (архівному
підрозділі) установи, безпосередньо за місцем зберігання приватного
архівного зібрання; в державних архівах. Основним критерієм на цьому
етапі є зміст і зовнішні особливості документів.

Проведення експертизи у діловодстві установ спирається на результати
детального вивчення напрямів діяльності установи, її функцій,
організації документальної частини діловодства (централізоване,
децентралізоване, змішане), а також складу документації.

В архіві (архівному підрозділі) установи експертиза документів може бути
як самостійним видом роботи, так і частиною комплексу робіт із
науково-технічного опрацювання документів даної організації. Її метою є
виявлення дублетної документації.

В державних архівах експертиза цінності здійснюється під час первинного
розбирання документів особового походження та документів громадських,
релігійних організацій, політичних партій і рухів; наукового описування
документів у процесі їх упорядкування та перероблення недосконало
укладених архівних описів; як вид самостійної роботи (цільова
експертиза). Цільова експертиза здійснюється за наявності у фондах
значної кількості справ, що не підлягають подальшому зберіганню і
проводиться комплексно з метою ліквідаціїдублетності, а також
відновлення втраченої документації за рахунок фондів, що не входять до
даної системи установ і організацій.

Під час проведення експертизи визначають наукову і практичну цінність
усіх наявних документів на основі відомчого або типового переліків та
затвердженої номенклатури справ на поточний рік.

Після формування справ, складання їх заголовків та описів справ на
документи постійного, тривалого зберігання і з особового складу
оформлюють результати експертизи цінності. На цьому етапі укладають
описи документів постійного зберігання, описи документів з особового
складу; акти про виділення до знищення документів, що не підлягають
зберіганню; акти про повернення документів власнику, акти про виявлення
документів, що не стосуються даного фонду, архіву. Акти і описи
подаються на розгляд, погодження і затвердження в установленому порядку.

Після розгляду акта на засіданні експертно-перевірної комісії та
затвердження його керівництвом, погодженням з Центральною
експертно-перевірною комісією документи передаються до знищення. Не
підлягають виділенню до знищення унікальні документи та документи
Національного архівного фонду, утворені до 1946 р. включно.

§ 3. Переліки документів

Л \_ РИ ПРОВЕДЕННІ експертизи цінності документів застосовують переліки
документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та
місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із
зазначенням строків зберігання документів. Вони сприяють організації
документів та якісному поповненню Національного архівного фонду.

Переліки бувають міжвідомчі – для всіх органів державної влади та
місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств;
відомчі – для установ і організацій кожного окремого міністерства чи
відомства; конкретні – для кожної організації (за відсутності
відповідного відомчого переліку).

Зазначені в переліках строки зберігання обов’язкові для всіх установ і
організацій в Україні. Жодна установа, організація і підприємство не
мають права ці строки зменшувати. Подовження строків зберігання
документів можливе з подання організації експертною комісією архівної
установи.

Переліки структуровано за основними напрямами діяльності організацій
незалежно від їх статусу в ієрархічній системі управління і галузевої
належності, а в межах її – за функціональним принципом призначення тієї
чи іншої документації. Кожний напрямок діяльності відповідає окремому
розділові переліку.

Структура типового переліку така:

І. Документи, що утворюються в управлінській діяльності:

організація системи управління; прогнозування, планування,
ціноутворення; фінансування, кредитування, податкова політика; облік та
звітність; організація використання трудових ресурсів; робота з кадрами;
соціально-культурний розвиток населення; науково-інформаційна
діяльність; економічне, науково-технічне і культурне співробітництво з
зарубіжними країнами; матеріально-технічне постачання;
адміністративно-господарське обслуговування; діяльність громадських
організацій.

II. Документи, що створюються в науково-технічній та виробничій сфері:
науково-дослідна і конструкторська робота; винахідництво, раціоналізація
та патентно-ліцензійна робота; проектування, будівництво, реконструкція;
виробництво; якість продукції, технічний контроль, стандартизація;
охорона навколишнього середовища; автоматизовані системи.

Перший у незалежній Україні міжвідомчий перелік «Перелік типових
документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та
місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із
зазначенням термінів зберігання документів» (К., 1997) склав основу для
визначення строків зберігання документів та відбору їх для внесення до
НАФ або до знищення документів. Він охоплює всі документи, що
утворюються в процесі однотипних управлінських функцій органів державної
влади, місцевого самоврядування та інших установ, організацій і
підприємств (частина І), а також документи, що утворилися в результаті
виробничої і науково-технічної діяльності установ, організацій і
підприємств всіх форм власності (частина II).

Прикладом відомчого є «Перелік документів, які утворюються в діяльності
Національного банку України, установ і організацій його системи,
акціонерно-комерційних та комерційних банків України із зазначенням
термінів зберігання» (К., 1996). Схема його організації, співпадаючи в
багатьох позиціях зі схемою типового переліку, відображує специфічні для
банківської системи напрями діяльності.

Обчислення строків зберігання документів проводять з 1 січня наступного
за діловодним року. Наприклад: термін зберігання документа, створеного в
діловодстві 1999 р., обчислюється з 1 січня 2000 р. Строки зберігання
науково-технічної документації вираховують з 1 січня того року, який
наступає за роком закін-

Щ чення розробки теми чи проекту. Для документів, яким вста-•I новлено
термін «75 р. – В» розрахунок часу зберігання встановім люють через
віднімання числа, що відповідає віку працівника | на час звільнення, від
75. Так, особова справа працівника, якому на дату звільнення виповнилося
25 років, підлягає зберіганню 75- 25= 50 (років). Примітка «доки не мине
потреба» означає,

що документи мають тривале практичне значення і зберігаються ‘ не менше
10 років.

[ Інші примітки («На державне зберігання не надходить. Збе-1
рігаються в організаціях»; «За умови завершення ревізії. У разі І;
виникнення спорів, розбіжностей, слідчих і судових справ – збе-11
рігаються до винесення остаточного рішення»; «Після закінчен-’ ня строку
договору» тощо), що застосовуються в переліках, лише коментують порядок
зберігання документів. Позначка «ЕПК», яку встановлено проти термінів
зберігання окремих видів доку-. ментів, означає, що такі документи або
частина їх можуть мати ; наукове та історико-культурне значення і після
експертизи цін-| ності вони вносяться до НАФ.

1 Усім статтям у переліках присвоєно наскрізну нумерацію. , Для
зручності користування.переліками до кожного з них укладають абетковий
та предметний покажчик на види і різновиди документів з посиланням на
конкретні статті.

Підготовка переліку – складний, тривалий (в кілька років) і
відповідальний процес. Як правило, розробляють їх галузеві
науково-дослідні інститути або спеціально створені з цією метою при
центральних відомствах тимчасові творчі колективи. До складу їх входять
працівники діловодних та архівних служб відомчої системи, провідні
спеціалісти і науковці.

Перелік рецензують всередині системи, розглядають експерт-но-перевірні
комісії міністерства або відомства, потім – ЦЕПК

Держкомархіву. Після цього його затверджує керівництво, тиражують і
вводять у дію.

§ 4. Комплектування державного архіву

iv ОМПЛЕКТУВАННЯ ДЕРЖАВНОГО архіву – це систематичне, цілеспрямоване і
планомірне поповнення його складу документами НАФ відповідно до його
профілю. Безпосередня організація комплектування архіву починається з
визначення джерел комплектування – юридичних і фізичних осіб,

які є утворювачами і/або власниками документів НАФ (або віднесених до
НАФ), що підлягають подальшому передаванню на постійне державне
зберігання на правах державної власності в обов’язковому порядку або на
підставі угоди. Для цього укладаються списки установ (незалежно від
форми їх власності), що функціонують в зоні його комплектування і у
своїй діяльності утворюють або не утворюють документи, що підлягають
віднесенню до НАФ. Такі списки поділяються на список установ-джерел
формування НАФ і список установ, що не підлягають внесенню до джерел
комплектування (список № 2).

На підставі списку установ-джерел формування НАФ укладається список
джерел комплектування – складений відповідно до профілю архіву перелік
установ, що функціонують в зоні його комплектування і зобов’язані
передавати на державне зберігання до архівів у визначені строки на
підставі вимог чинного законодавства чи угод між власником і архівом
документи НАФ або такі, що підлягають внесенню до нього (список № 1).

На державне зберігання документи НАФ передають органи державної влади,
органи місцевого самоврядування, державні і комунальні підприємства,
установи і організації, віднесені до джерел комплектування архіву. Склад
недержавних установ – джерел комплектування архіву визначається архівами
спільно з власниками після укладання відповідних угод про передавання
документів на правах державної власності.

Державні архіви ведуть систематичну роботу щодо уточнення списків
установ-джерел комплектування. Підставами для внесення уточнень і змін
до списків установ та їх перескладання є вказівки Держкомархіву, рішення
експертних комісій відповідного державного архіву; створення або
ліквідація окремих установ, зміна функцій або масштабу їх діяльності,
зміна підпорядкування установ; перехід установи під контроль іншого
державного архіву; зміна порядку комплектування державного архіву
документами даної установи.

Водночас державні архіви здійснюють заходи щодо виявлення джерел
поповнення НАФ та комплектування документами архівної україніки.
Державний архів веде допоміжні списки джерел такого комплектування
(фондоутворювачів, власників, їхніх адрес, адрес зберігання документів),
формує наглядові справи, укладає картки централізованого державного
обліку документів архівної україніки.

Організацію комплектування здійснюють безпосередньо державні архіви. На
Держкомархів покладено функції контролю щодо цієї роботи. Такі само
функції мають державні архіви областей щодо своїх відділів, районних та
міських державних архівів.

Документи установ – джерел комплектування приймаються на зберігання до
державних архівів у двох формах: повній та вибірковій. Повна форма
приймання передбачає приймання всіх цінних документів від одного
фондоутворювача. Вибіркова форма передбачає приймання всіх цінних
документів від окремих фондоутворювачів певного виду – джерел
комплектування групового вибіркового приймання; або частину цінних
документів (інформація яких не повторюється в документах інших установ)
від конкретного фондоутворювача-джерела комплектування повидового
вибіркового приймання. Для документів особового походження повна і
вибіркова форма приймання застосовується з урахуванням критерію
значущості особи-фондоутворювача.

Державні установи – джерела комплектування тимчасово зберігають
документи НАФ у своїх архівних підрозділах. Приймання документів НАФ від
державних установ – джерел комплектування здійснюється після закінчення
таких строків:

• документи Верховної Ради України, Адміністрації Президента України,
Центральної Виборчої Комісії, Кабінету Міністрів України,
Конституційного Суду України, Верховного Суду України, Вищого
господарського суду України, Генеральної прокуратури України,
Центральної виборчої комісії, Рахункової палати України, Національного
банку України, міністерств, інших центральних органів виконав-. чої
влади та безпосередньо підпорядкованих їм організацій – 15 років;

• документи Верховної Ради і Ради міністрів Автономної Республіки Крим,
обласних, Київської та Севастопольської міських рад і державних
адміністрацій та підпорядкованих їм організацій, обласних судів і
прокуратур – 10 років;

• документи районних рад і державних адміністрацій, органів місцевого
самоврядування та підпорядкованих їм організацій, районних і міських
судів і прокуратур, а також сільськогосподарських підприємств – 5 років;

• записи актів громадянського стану, документи з особового складу,
записи нотаріальних дій і судові справи, господарські книги – 75 років;

• науково-технічна документація – 25 років;

• аудіовізуальні документи, що створюються як продукт цільової
виробничої діяльності установ – 3 роки після закінчення копіювання;

• електронні документи, що створюються як продукт цільової виробничої
діяльності установ – 5 років;

• аудіовізуальні та електронні документи, що входять до складу
управлінської документації, – впродовж строків, передбачених для
зберігання управлінської документації в архівних підрозділах відповідних
фондоутворювачів;

• аудіовізуальні та електронні документи, що входять до складу
науково-технічної документації, – впродовж строків, передбачених для
науково-технічної документації.

Документи недержавних установ – джерел комплектування впродовж строків
тимчасового зберігання зберігаються в архівних підрозділах власників або
в державних архівах на підставі угод з власниками. Документи, що
зберігаються архівних підрозділах власників – суб’єктів підприємницької
діяльності, передаються до державних архівів після закінчення строків
тимчасового зберігання, документи громадських об’єднань і релігійних
організацій – щорічно або в строки, визначені угодами.

Архівні документи, що утворилися в діяльності установ змішаної форми
власності – джерел комплектування, у статутному капіталі яких частка
державної власності є переважною, зберігаються в своїх архівних
підрозділах впродовж строків, передбачених для зберігання аналогічних
документів в архівних підрозділах державних установ.

Кожна установа має щорічно передавати документи до державного архіву за
графіками, затвердженими державним архівом і погодженими з керівниками
установ-джерел комплектування. Архівам зі значною кількістю джерел
комплектування (від кількох сотень і до понад тисячу) дозволяється
приймати раз на 2 – 3 роки, але не рідше одного разу на 5 років. Важливе
значення при цьому має повноцінне представлення в складі фондів архіву
всіх галузей народного господарства, науки і культури.

Документи приймаються в упорядкованому стані разом із страховими копіями
унікальних та особливо цінних документів за попередньо затвердженими
описами. Разом з документами передаються три примірники описів, у тому
числі контрольний примірник, та довідковий апарат до них. Четвертий
примірник

опису разом з примірником акту приймання-передавання залишається в
установі.

Приймання документів на постійне зберігання від недержавних установ –
джерел комплектування здійснюється, як правило, безкоштовно (дарування,
наслідування) відповідно до умов угоди. Приймання-передавання документів
особового походження відбувається на підставі рішення
експертно-перевірної комісії архіву після затвердження опису первинного
розбирання та акту приймання-передавання (у разі дарування, приймання
документів за заповітом чи як безгосподарного майна). Приймання
науково-технічних, аудіовізуальних та електронних документів на постійне
зберігання здійснюється за наявності в архіві технічних можливостей
забезпечення їх збереженості.

Заходи, пов’язані із реституцією документів, що зберігаються за
кордоном, архів погоджує з Держкомархівом. Приймання документів архівної
україніки здійснюється на підставі міжнародних угод про співробітництво;
угод між власниками документів та архівом щодо дарування оригіналів
документів або їх копій, обміну копіями, купівлі-продажу оригіналів
документів; заповіту або в якийсь інший законний спосіб.

Тимчасове зберігання архівних документів відбувається впродовж певного
нормативне визначеного для кожного виду документів проміжку часу.

У разі ліквідації установи – джерела комплектування державного архіву її
документи впродовж строків тимчасового зберігання зберігає
правонаступник, а після їх закінчення документи НАФ передаються до
державних архівів на загальних засадах. Документи тимчасового зберігання
ліквідованих установ (внесених і не внесених до джерел комплектування
державного архіву), строки зберігання яких вичерпано, виділяються до
знищення, документи, строки зберігання яких не вичерпано, зберігаються у
трудових архівах і знищуються після закінчення строків зберігання.

Відбір і знищення документів, строки зберігання яких вичерпано;
упорядкування документів тривалого і постійного зберігання та
передавання їх до відповідних архівних установ забезпечує ліквідаційна
комісія.

Від правильності комплектування кожного державного архіву залежить
якість формування НАФ України, ефективність його використання.

§ 5. Державна реєстрація документів Національного архівного фонду

О МЕТОЮ ВСТАНОВЛЕННЯ правового статусу документів, підтвердження права
власності на них та забезпечення державного контролю за їх збереженістю
Держкомар-хів та уповноважені ним державні архівні установи здійснюють
державну реєстрацію документів НАФ.

Державній реєстрації підлягають документи, що віднесені експертиузою їх
цінності до НАФ, незалежно від місця їх зберігання та права власності на
них. Факт реєстрації засвідчується в реєстраційному свідоцтві, яке може
оформлятися на окремий документ, групу чи комплекс документів. Його
отримують усі архіви та фізичні особи (громадяни), що зберігають
документи НАФ. У свідоцтві зазначається сумарна кількість взятих на
державний облік документів НАФ, які на момент реєстрації зберігаються в
сховищах архівів або у приватному зібранні. Чинність свідоцтва
поширює-рься на всі документи НАФ, що надхо-дитимуть до цих архівів і
приватних архівних зібрань, з моменту державної реєстрації. У разі зміни
кількості і стану документів внаслідок проведення внутріархівних робіт
реєстраційне свідоцтво не переоформлюється. Про видачу реєстраційного
свідоцтва робиться запис у книзі державної реєстрації документів.

Документи, на які оформлено реєстраційне свідоцтво або поширена чинність
виданого раніше свідоцтва, та описи цих документів у встановленому
порядку позначаються штампом «Україна. Національний архівний фонд».

Порядок видавання, переоформлення, внесення змін до реєстраційного
свідоцтва та його анулювання, відповідальність за недотримання порядку
державної реєстрації документів НАФ, а також інші питання, пов’язані з
державною реєстрацією документів НАФ, регулюються «Положенням про
державну реєстрацію документів Національного архівного фонду».

§ 6. Робота державного архіву з джерелами комплектування

О АЖЛИВОЮ ПЕРЕДУМОВОЮ якісного формування НАФ є організаційна та
методична робота державних

:

H

J

L

–

??|?H

J

L

^

¤

ae

Ou

l

”

dn–¬®°Ae D
uouoia*a*ououoia*a*ououououoia*aEa*ouououoia*a*ouoia*3/4?a*ououoia*

J

?

J

–

†

?

? ? ?

?

®

°

o

o

yuiaeUuOuIuAuAu1/4O1/4OuAuIuAuIuOu?uOuAu¬u¬uIuOu¬uAuYuY?YuAuAuAuAuAu

oiaiaiaiaiUiOEOEOAai»i»iaiaiaiµi»i»i»i»iµi®iaiaiµiaiµiµi»i»i»i»®i

?

oooooooooooooooooooooooooooo

oooooooooooooooooooooooooooo

?

oooooooooooooooooooooooooooo

oooooooooooooooooooooooooooo

oooooooooooooooooooooooooooo

’

?

U oooooooooooooooooooooooooooo

l¦ U? ¤® ’° oooooooooooooooooooooooooooo

oooooooooooooooooooooooooooo

oooooooooooooooooooooooooooo

oooooooooooooooooooooooooooo

E oooooooooooooooooooooooooooo

V ?W oooooooooooooooooooooooooooo

u „u °u ?u ?| ?} ~ `~  ~ ? oooooooooooooooooooooooooooo

© oooooooooooooooooooooooooooo

oooooooooooooooooooooooooooo

oooooooooooooooooooooooooooo

oooooooooooooooooooooooooooo

oooooooooooooooooooooooooooo

oooooooooooooooooooooooooooo

?

?

$

&

J

L

t

v

?

?

R

T

X

Z

x

z

c

`

b

h

j

B

?

?

`

?

?

?

?

?

ooooooooooooooooo

?

B

?

v-

?!

?%

?(

l*

i/

°1

H5

7

¶8

I9

&:

0;

o;

®=

o>

¶B

HE

I

NK

eK

oooooooooooooooooooooooooooo

?

’

”

U

?

j+

”+

&,

F,

A

A

B

-B

G

G

?G

G

?K

¶K

Q

Q

0T

?T

@\

A\

t^

?^

*`

\`

&g

(g

ng

pg

i

i

~i

?i

j

j

-j

?j

Tm

@eK

Q

0T

BU

?Y

:[

@\

Ae\

1/4^

?e

tg

-j

j

Jk

A”A”AB

lC8Doooooooooooooooooooooooooooo рхівних підрозділів і служб діловодства органів державної влади, органів місцевого самоврядування, державних і комунальних підприємств, установ і організацій - джерел комплектування. Робота державного архіву з джерелами його комплектування полягає в організації та вдосконаленні роботи служб діловодства, роботи архівних підрозділів, взаємодії з експертними комісіями, проведенні перевірок роботи архівних підрозділів, служб діловодства та експертних комісій, громадських оглядів роботи архівних підрозділів і служб діловодства; організації державного обліку документів НАФ; підвищенні кваліфікації працівників архівних підрозділів, служб діловодства, голів і членів експертних комісій; методичній і практичній допомозі та наданні послуг з питань архівної справи і діловодства на договірних засадах. З метою захисту соціальних прав громадян державні архіви надають установам-джерелам комплектування методичну і практичну допомогу в роботі з документами з особового складу. У кожній установі (організації, підприємстві) функціонує архівний підрозділ, діяльність якого регламентується положенням, розробленого на підставі відповідного типового положення. До функцій архівного підрозділу належать: • ведення списків установ і організацій, документи яких підлягають і не підлягають передаванню йому на зберігання; • виконання всього комплексу заходів щодо забезпечення збереженості документів; • ведення облікової документації на документи і укладання І довідкового апарату до них; ; • здійснення науково-технічного опрацювання документів, які в ньому зберігаються, і надання методичної та органі-^ заційної допомоги структурним підрозділам у виконанні цієї роботи; і • виявлення унікальних та особливо цінних документів; створення страхового фонду мікрофільмів для наступного передання державному архіву; • забезпечення укладання у встановлені строки статистичної звітності, а також щорічних відомостей про склад і обсяг наявних на зберіганні документів; • видавання документів для користування працівникам організації, а також дослідникам у читальний зал; • виконання запитів організацій і заяв громадян соціально-правового характеру; розроблення або участь у підготовці нормативно-методичних документів з питань діяльності діловодних та архівних служб, внесення керівництву організації пропозицій щодо поліпшення їх діяльності. Для установи обов’язковим інформаційним довідником, який складається для створення єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, пошуку документів за змістом і видом та їх відбору для внесення до складу НАФ, є номенклатура справ, тобто систематизований та проіндексований список назв справ із зазначенням строків їх зберігання. Розрізняють типову, примірну та індивідуальну номенклатури. Типова номенклатура справ установлює типовий склад справ для установ однорідних за характером діяльності, однаковою структурою з єдиною системою індексації кожної справи. Типова номенклатура справ для галузі в цілому розробляється міністерством, іншим центральним органом виконавчої влади, погоджується з ЦЕПК Держкомархіву, затверджується керівництвом відповідного міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади та керівництвом Держкомархіву. Вона реєструється в міністерстві юстиції України і є нормативним актом. Примірна номенклатура справ установлює примірний склад справ для установ однорідних за характером діяльності, але різних за структурою. Примірна номенклатура розробляється міністерством, іншими центральними та місцевими ораганами виконавчої влади, погоджується з ЦЕПК Держкомархіву або ЕПК відповідного державного архіву і затверджується керівництвом установи-автора. Примірна номенклатура має рекомендаційний характер. Типові і примірні номенклатури використовуються установами для складання їх індивідуальних номенклатур. Незалежно від наявності типової чи примірної номенклатури справ кожна установа складає індивідуальну номенклатуру справ. Зведена індивідуальна номенклатура справ складається з номенклатур справ структурних підрозділів. Її схвалює •Експертна комісія і затверджує керівництво установи після •^огодження з експертно-перевірною комісією відповідного дер-Цйкавного архіву. Номенклатуру справ щорічно закривають, тобто підбивають підсумки діловодного року, зазначаючи кількість заведених справ, їх розподіл за категоріями залежно від строків зберігання. Впродовж другого року після закінчення справ у діловодстві здійснюють експертизу їх наукової і практичної цінності та підготовку справ для передавання до державного архіву. При цьому проводять повне чи часткове оформлення справ (підшивання або палітурні роботи, нумерацію аркушів, укладання за-свідчувальних аркушів та внутрішніх описів до справ, оформлення обкладинок, встановлення крайніх дат справ), складання і оформлення описів структурного підрозділу. Завершує цей процес безпосереднє передавання документів до державного архіву. До обов’язків архівного підрозділу входить поетапне складання і оформлення: річних розділів, а потім зведених описів справ постійного, тривалого зберігання та з особового складу. Всі ці описи підлягають розгляду і схваленню на засіданні експертних комісій організації та ЕПК відповідного державного архіву. Водночас архівний підрозділ виконує запити установ, організацій, окремих громадян (в тому числі соціально-правового характеру), здійснює культурно-просвітницьку роботу, організовує роботу читального залу, обліковує усі форми використання архівних матеріалів. ) Отже, експертиза цінності документів, утворюваних в діяль-[ ності конкретних юридичних і фізичних осіб, державна реєстра-; ція документів НАФ, комплектування державних архівів документами НАФ, організаційно-методичне керівництво і контроль • за роботою архівних підрозділів і служб діловодства установ - джерел комплектування є важливими складовими процесу формування Національного архівного фонду України. ЗАПИТАННЯ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЮ: 1. Назвіть основні завдання експертизи наукової, культурної та практичної цінності документів. 2. Чим зумовлені різні строки зберігання архівних документів? 3. Висвітліть основні принципи експертизи цінності документів і порядок їх практичного застосування. 4. Охарактеризуйте основні критерії експертизи цінності документів. 5. Які завдання експертних комісії, їх функції та організація діяльності? 7. Які граничні терміни зберігання документів у архівних підрозділах організацій, установ? 8. В чому полягає комплектування державного архіву? 9. З якою метою укладають переліки архівних документів, охарактеризуйте типи переліків. 10. Що розуміють під державною реєстрацією документів НАФ? Р О 3 Д І Л 9 І •• АРХІВНЕ ОПИСУВАННЯ І 13 МІННЯ ОПИСУВАТИ архівні документи єод-|ним із головних професійних обов’язків архівіста і показників Цйого фахової компетенції. Правила і прийоми описування архів-Рних документів виробляли багато поколінь архівістів, пройшовши шлях від складання довідників, які слугували їм самим орієнтиром у документах до створення системи наукових довідників, що полегшують умови доступу дослідників до документів та інформації, що міститься в них. Помітний внесок у теорію і практику архівного описування зробили українські історики й архівісти: І. Новицький, В. Антонович, І. Каманін, О. Левицький, М. Владимирський-Буданов, О. Грушевський, К. Лазаревська, В. Абрамович, В. Веретенников, В. Романовський, П. Федоренко та ін. Значний внесок у розроблення систем описування та пра- (вил публікації стародавніх українських рукописних пам’яток належить історикам-археографам В. Німчуку, М. Пещак, В. Руса-нівському, у методику і правила архівного описування - Г. Боря-ку, Л. Дубровіній, О. Купчинському, Л. Проценко, В. Страшку. § 1. Архівне описування: поняття, види й ПИСУВАННЯ ДОКУМЕНТІВ є предметом не однієї науки, а кількох. Так, бібліографія виробляє правила описування друкованих видань, археографія - публікації писемних пам’яток, кодикографія - рукописної книги, а архівознавство розробляє теорію та методику описування документів, що утворилися в діяльності підприємств, організацій, установ або окремих осіб і призначені для архівного зберігання. Під архівним описуванням (описуванням архівних документів) розуміють процес створення вторинної документної інформації шляхом аналітико-синтетичного опрацювання первинної документної інформації та відбирання й відтворення в описовій статті інформаційних характеристик об’єкта описування. Послідовність робіт з описування можна простежити за наведеною схемою, яка окреслює місце архівного описування у системі архівних технологій. З наведеної схеми видно, що описування є важливою технологічною операцією, яка виконує функції закріплення організованих систем документів та їх ідентифікації; проведення облікових робіт; створення систем фізичного та інтелектуального доступу до архівних документів та інформації, що міститься в них. Метою архівного описування є створення точних, адекватних відображень інформації архівних документів, які б допомогли користувачеві з мінімальною сторонньою допомогою зрозуміти а їх зміст і визначити місцезнаходження документів. , Розглянемо докладніше зміст термінів, які складають дефі-і ніцію «архівного описування» - «інформаційні характеристики», ‘ «об’єкт описування», «описова стаття». Групу документів або окремий документ у будь-якій фізичній формі, що є об’єктом окремого описування і розглядається як ціле, називають одиницею описування. Основними одиницями описування є архівний фонд, одиниця зберігання, одиниця обліку, документ. Водночас об’єктами описування можуть бути група фондів, архівний опис, комплект документів, група документів, частина документа. Відомості про об’єкт описування як засоби інформування про архівні документи та інформаційно-пошукові ознаки, необхідні для його репрезентації й ідентифікації, називають інформаційними характеристиками, або елементами описання. Наприклад, такі характеристики як заголовок, номер фонду/справи, дата, зміст та форма документа, його географічна локалізація, обсяг і розміри полегшують пошук необхідної інформації. В практиці архівного описування вироблено багато елементів, за допомогою яких можна ідентифікувати архівні документи. Так, у Загальному міжнародному стандарті архівного описання (Сепегаї іпіегпаїіопаї зіапаага агсЬіуа! сіезспрііоп І§АО(С)-99) їх названо 26, у Структурі стислого автоматизованого кодико-логічного описання (АІС «Кодекс») - 105 елементів описання для східнослов’янської рукописної книги. Елементи описання, що містять характеристику складу і змісту одиниці описування, у сукупності становлять описову статтю. Наприклад, описова стаття на групу документів, об’єднаних у справу, включає такі елементи: порядковий номер справи, діловодний індекс або старий інвентарний номер, заголовок справи, вказівки на оригінальність документів, спосіб відтворення інформації, ступінь повноти документів, зовнішні особливості справи, анотація, крайні дати документів у справі, кількість аркушів. Описування одних і тих самих документів відбувається в архіві неодноразово і залежить від завдання, яке виконує при цьому архівіст (див. схему). Відповідно визначається вид описування. Основним видом є описування архівних документів на першому етапі, коли визначають назву фонду або заголовок справи, встановлюють дати створення документів, їх просторові координати, форму передання запису інформації, джерело походження інформації, історію документів. Фактично створюється описова модель комплексу документів для його ідентифікації та надання інформаційних характеристик, які б допомогли виокремити його серед інших документів (первинне базове описання). Такому виду описування підлягають усі документи після того, як вони згруповані у справи - одиниці зберігання і віднесені до конкретного архівного фонду - основної облікової одиниці НАФ. Цей вид описування називають ідентифікаційним, або основним, базовим. Саме на ньому базується описування архівних документів у облікових документах архіву, а потім в архівних довідниках. ^ /- Базове описання є найвідповідальнішою і найскладнішою роботою, від якості якої залежать усі інші види описувальних робіт архіву, якість довідкового апарату, ефективність використання документної інформації. Найважливішим елементом описання є заголовок справи. Від точності, стислості і водночас необхідної повноти заголовка залежать усі інші види описань. У ньому відображають склад і зміст документів кожної одиниці зберігання та систему їх організації. До елементів заголовка справи належать: • назва виду справи (справа, журнал, книга) або виду документів (листи, протоколи,накази, циркуляри); • автор документів (назва установи, посада і прізвище особи, яка склала документи); • адресат або адресант (кому адресовані або від кого отримані документи); • питання або предмет, подію, факт, прізвища тощо, яких стосується зміст документів справи; • назва місцевості (території), з якою пов’язані зміст документів справи; • дати, до яких належать документи справи або викладені в них події. Елементами описання справи є також: шифр (скорочена назва архіву, номер фонду, номер опису і порядковий номер справи за ш описом); анотація документів; визначення оригінальності чи І, копійності документів, ступеня повноти («розрізнені аркуші», | «без початку» тощо), способу відтворення (рукопис, машинопис, •друк, гектограф і ін.); зовнішні особливості справи і документа В (матеріальна основа документів: шовк, пергамент, береста, папір; г матеріал обкладинки: шкіра, дерево тощо; наявність прикрас; мова документів); назва фонду (повна і в дужках офіційно прийняте скорочення назви установи-фондоутворювача, його підпорядкованість, місцеперебування, хронологічні межі фонду; назва структурної частини установи); діловодний номер справи; крайні дати документів справи; кількість аркушів. Прикладом первинного базового описання архівного фонду як основної облікової одиниці є картка фонду та аркуш фонду. Картка і аркуш фонду та справа є первинним джерелом для наступного опрацювання архівної інформації і базою для створення вторинного рівня організації та узагальнення інформації для описових статей у довіднику або каталозі. Первинна описова стаття може не збігатися з вторинною, яка залежить від мети і завдання (теми) певного виду довідкового апарату. Другий обов’язковий для всіх документів архіву вид описування пов’язаний з їх обліком і призначений для забезпечення контролю за наявністю документів. Саме тому об’єктами описування на другому етапі є фонд як основна облікова одиниця і справа як основна одиниця зберігання. У списку фондів кожний архівний фонд отримує тільки йому належний номер - складову частину шифру як пошукового ключа документів, що стає одним з найголовніших елементів описання. На цьс-.у етапі описування складають архівний опис - головний архівний довідник і обліковий документ архіву. Розкриваючи склад і зміст архівного фонду, він водночас закріплює його систематизацію і виконує облікову функцію. В описі реєструють кожну справу конкретного фонду і відтворюють основні елементи базового описання: заголовок справи, кількісну характеристику, крайні дати документів тощо. Номер опису і порядковий номер справи за описом, разом з номером фонду, стають складовою частиною архівного шифру. Таким чином, на етапі описування в облікових документах одиниця описування одержує архівний шифр, за допомогою якого забезпечується доступ до необхідних документів, здійснюється пошук документів або інформації про них. Цей вид архів- ного описування в облікових документах архіву, на відміну від основного, базового, називається реєстраційним, або обліковим. Третій вид описування документи архіву проходять на наступних етапах наукового опрацювання, якщо треба відтворити їхню інформацію у каталогах чи путівниках. Цей вид описування є обов’язковим тільки для тих документів, які важко відшукати за описами, або які становлять інтерес для користувачів. Він спрямований на надання допомоги у використанні документної інформації і виконує пошукову функцію. Презентація об’єкту описування в архівному довіднику може здійснюватися через дальше згортання інформації, поданої у базовому описанні, або навіть шляхом зміни заголовка, чого не допускається в облікових документах. Відтак описування, яке документи проходять спеціально для архівних довідників інформаційно-пошукового характеру, називається спеціальним (презентаційним). Якщо перший і другий види описування фіксують створені системи організації архівних документів і завершують технологічний цикл їх впорядкування, то третій вид описування починає новий етап - роботу над архівною інформацією та організацію довідкового апарату. У світлі інформаційного підходу може йтися про створення шляхом описування документальних архівних систем двох рівнів: фондової - первинного рівня, представленої самими документами, та інформаційної - вторинного, репрезентованої описовими статтями, тобто інформацією про документи. § 2. Принципи і методи архівного описування описування ЗАБЕЗПЕЧУЄ доступ до архів-них документів згідно з певними правилами і умовами. Для цього первинна інформація, що міститься в документах, за спе-. ціальною методикою перероблюється, спрощується, згортається. Так утворюється вторинний рівень інформації - підґрунтя для укладання архівних довідників. Виявлення інформації про документи, а також самих документів уможливлюють пошукові дані: назви, ключові слова, рубрики, архівні шифри. Створюється система авторитетного контролю за правильним застосуванням стандартних форм термінів, які означають назви (персоналій, колективів чи географічні) і використовуються як пошукові засоби. ‘ В В ході описування архівних документів архівісти користують- • ся певними правилами, головні з яких набувають характеру ме- • тодологічних принципів. На першому місці стоїть принцип аде-1 кватності або відповідності інформації описуваному об’єкту. І Описання в усіх його видах покликане достовірно розкривати •склад і основний зміст певного обсягу документів у конкретних ^Характеристиках, уникаючи невизначеності висловів, ідеологізації інформації. Цим забезпечується науковість описання. Адже для науки немає «хорошої» чи «поганої» інформації, а архівне описання - не рекомендаційний перелік спеціально підібраних документів. Його завдання - орієнтувати у складі й змісті реального матеріалу. Тому головним критерієм описувальних робіт є дотримання принципів наукової об’єктивності та історизму. Принцип наступності та уніфікації в організації та описуванні документів від їх створення в діловодстві до зберігання в архіві називається принципом континуїтету. Принципи всебічності й комплексності використовують як вимоги до організації довідково-пошукових систем. Принцип всебічності враховує цільову спрямованість кожного типу й виду довідників і вимагає встановлення та зміцнення структурно-інформаційних зв’язків між’ними. Принцип комплексності відбиває установку на взаємодію цих самих довідників у межах пошукових систем. Всебічність є принципом організації довідкового апарату, а комплексність - принципом структури і функції пошуку. При створенні і розвитку довідкового апарату застосовується і принцип диференційованого підходу до різних категорій фондів з урахуванням від їх інформативності, тобто властивості задовольнити потреби в різноманітній і повній інформації. Відтворити всю первинну документну інформацію в довідковому апаратіз однаковим ступенем повноти неможливо. Тому в архівній практиці вироблено спеціальні методики для визначення доцільності складу і наповнення архівних довідників та покажчиків, встановлення черговості і обсягів робіт з розкриття фондів залежно від їх значимості та характеру документів. Архівні фонди залежно від їх інформативності та інтенсивності користування ними можна умовно поділити на три категорії. Перша категорія: фонди, які мають особливу науково-історичну цінність і потребують такого довідкового апарату, інформаційний рівень якого забезпечить інтенсивне користування документами. До них належать фонди вищих органів влади та управлін- ця, губернських управлінь, місцевих рад.. Друга категорія: фонди, ніо містять інформацію в межах одного напряму діяльності суспільства, рівень інформативності довідкового апарату яких обмсжспішпй. Наприклад, фонди галузевих відділів облвиконкомів, вищих навчальних закладів, духовних консисторій. Третя категорія: документи мало інформативні, обмежені рамками однієї теми. Такі фонди (сільських рад, колгоспів, міських міщанських управ) як правило, використовують зрідка, а тому не потребують складного довідкового апарату. Таким чином, диференціація за ступенем інформативної значимості архівних документів обумовлює необхідний мінімум вимог щодо інформаційного рівня довідників відповідних категорій (описів, каталогів, путівників). Спільними для всіх видів описування є ще такі правила: • міпімаксу, тобто максимальної повноти інформації при мінімумі словесних засобів, характеристик, за допомогою яких ідентифікується документ чи група документів. Це правило реалізується в прагненні при описуванні повноти інформації і економності її відображення мінімальними (але доступними для розуміння) мовними засобами; • багатофункціональності описання, а саме неодноразове використання визначених у базовому первинному описанні інформаційних характеристик (в обліковій документації, на картках каталогів, в архівних довідниках); • ієрархічності, або багаторівневості описування, що передбачає розкриття інформації на певному рівні організаційної структури НАФ (документа, групи документів, фонду, групи фондів, архіву, групи архівів). Деякі правила застосовуються лише для окремих видів описування. Скажімо, принцип походження, або провенієнцприн-цин («поваги до фонду», неподільності фонду), є обов’язковим для первинного і реєстраційного описування, коли закріплюється систематизація архівних документів, але не може бути таким при спеціальному описуванні, коли об’єктом стає будь-яка група документів або справ навіть з різних архівних фондів. Серед головних методів описування виділяють: метод інформаційного аналізу та синтезу, розроблений на початку 1930-х років з урахуванням попереднього досвіду, і номенклатурний метод, поширений у архівній практиці 1960-х років. Перший охоплює всі типи і види описування, на якому б рівні вони не виконувалися, але починається з описування справ і складання описів. Другий метод охоплює лише справи і описи. При цьому описові статті наближаються до формулювань номенклатур справ, які визначають у діловодстві установ як попередню програму організації майбутніх справ на кожний рік. На базі «номенклатурних заголовків» працівники канцелярій складають описи і передають їх разом з документами у визначені терміни до державних архівів, що звільняє архівістів від повторного описування цих надходжень. Цим обумовлене поширення рекомендованого ЮНЕСКО принципу діловодства, або «життєвого циклу документа», метою якого є встановлення контролю архівів за повним циклом життя документів від створення його в діловодстві до передавання на архівне зберігання. Науковий метод описування передбачає аналіз представленого в одиниці описування певного обсягу інформації і наступне її згортання в узагальнюючу характеристику - описову статтю. В основі наукового описування лежить метод аналітико-синтетичного оброблення інформації, який передбачає перетворення за допомогою методів аналізу і синтезу вихідних початкових документів і даних у інші документи, суттєво відмінні від попередніх. Це документи вторинного рівня інформації, до яких належать архівні довідники. ‘ Процес перетворення документної інформації в описову статтю архівного довідника може бути поділеним на такі етапи (стадії): аналітичний, на якому виявляють і реєструють усі можливі інформаційні ознаки об’єкта, та наукового синтезу в описовій статті одержаних внаслідок аналізу характеристик об’єкта описування. Предметом аналізу під час архівного описування є: • джерело походження документної інформації, або автор документа/масиву документів. Це поняття пов’язане з поняттям походження документів і фондоутворювача. • зміст інформації, яку подає текст документа або сукупний зміст групи документів, виражений у заголовку документа (справи, фонду). • часові координати (дати створення документів). • просторові координати (географічна локалізація документа). • форми передавання інформації (матеріальні носії і засоби передавання - мовні, звукові, графічні, комп’ютерні тощо, обсяги). • евристична зона - координати зберігання та історія документів. Система структурування інформації у процесі передавання її має важливе значення для створення описання, для побудови описової статті, покликаної виконувати функції (завдання) ідентифікації комплексів документів та обліку. На третьому спеціальному рівні описування у цілях репрезентації документної інформації в довіднику (каталозі, путівнику, базі даних) описова стаття набуває характеру інформаційної моделі об’єкта описання і виконує інформаційно-пошукові функції. Описова стаття, як правило, є результатом серйозної роботи архівіста, археографа з аналізу, оцінки, зіставлення й узагальнення документної інформації, що становить зміст одиниці описування. Які з елементів і в якій кількості подаються в описовій статті, залежить від виду описування. Структуру описової статті (моделі) складають зони описання, які об’єднують декілька елементів. Так, загальний міжнародний стандарт архівного описання включає шість інформаційних зон описання: • ідентифікації даних - найважливіша інформація для ідентифікації одиниці описування (довідкові коди, заголовок, дати створення документів, рівень описування, обсяг); • контексту - інформація про походження і зберігання одиниці описування (назва фондоутворювача, його історія, крайні дати накопичення документів, історія зберігання, основне джерело комплектування); • змісту та структури - інформацію про тему і систему організації одиниці опису (анотація, оцінка інформації; її систематизація ); • умов доступу та використання - інформація про форму власності, умови доступу та копіювання, мову та фізичний стан документів; • інформації про споріднені документи - відомості про документи, які мають суттєве відношення до об’єкта описування (місцезнаходження оригіналів, наявність копій, записи про наявність публікацій з використанням даних документів); • приміток - додаткова інформацію, не прийнятна для жодної іншої зони. У кожній зоні представлено від 4 до 6 елементів описання. Наприклад, перша зона ідентифікації даних складається з довідкового коду, заголовка, дати створення документу в одиниці описування, рівня описування та ємності одиниці описування (кількості, обсягу, розміру). Під час облікового описування використовують головні елементи з них - порядковий номер справи, діловодний індекс або старий інвентарний номер, заголовок справи, оригінальність документа, спосіб відтворення інформації, ступінь повноти документів, зовнішні особливості справи, анотація документів, крайні дати документів у справі, кількість аркушів у справі. Повнота інформації в описовій статті спеціального виду описування, зокрема для архівних довідників, залежить від характеру довідника. Обов’язковими для відтворення є такі елементи: заголовок одиниці описування з зазначенням назви фондоутворювача; дата або дати створення документів, що входять до одиниці описування; обсяг одиниці описування; рівень описування і довідковий код, або шифр. Ці елементи складають основу описової статті для довідників міжнародного характеру. ; Архівознавство розглядає описові статті як початкові і умовно неподільні елементи архівних довідників та систем архівних І довідників різних рівнів. Ступінь згортання та узагальнення інформації в описовій статті залежить від обсягу групи документів, які складають одиницю описування: він тим вищий, чим об’ємніший об’єкт описування. Природно, що це позначається на типові довідника. Схематично це виглядає так: Одиниця описування Тип довідника Ступінь згортання первинної інформації Назва описової статті документ каталог найнижчий запис на каталожній картці справа опис значний заголовок справи група справ анотований реєстр описів значніший описова стаття | фонд путівник по архіву; короткий довідник по фондах архіву високий вищий анотація фонду фонди державного архіву довідник по архівах найвищий анотація фондів одного архіву Особливості описової статті залежать від того, що є об’єктом або одиницею описування: документ, група документів, справа, фонд. У зв’язку з цим розглядають подокументне і групове описування. Якщо одиницею описування є документ або його частина, ведеться подокументне описування’, одиницею групового описування можуть бути різні групи документів. Якщо описують справу або фонд, - це групове поодиничне описування, тому що об’єкти описування є відповідно одиницями зберігання та обліку. Архівний опис як приклад групового описання одночасно поодинично розкриває склад і зміст фонду. В тематичних путівниках та оглядах архівних документів одиницею описування часто є тематичні комплекси документів, справ, фондів, тому цей підвид групового описування називають предметно-тематичним. В архівній практиці створення довідкового апарату більше поширено не подокументне, а групове описування (за справами, колекціями, тематичними групами, фондів). Структурування архівної інформації за рівнями під час описування отримало назву багаторівневого описування. Воно передбачає розкриття інформації через описові статті різного рівня узагальнення та згортання інформації. Описання справи і фонду є первинним джерелом як для опрацювання інформації на інших рівнях, так і для складання комп’ютерного варіанту описань для довідкового апарату. Зарубіжна практика організації, обліку та описування масивів архівних документів за рівнем узагальнення інформації має деякі відмінності. У США виділяють, наприклад, такі рівні: документ, серія, колекція (архівний фонд особового походження), документальний архівний фонд (установи, організації), діловодні архіви державних установ. В принципових моментах описуваних українських архівів має більше подібності з архівною практикою Західної та Східної Європи, країн СНД. Внутрішня структура НАФ України історично і логічно пов’язана з диференціацією архівних документів на документи, справи, фонди, комплекси фондів, тому інформацію про об’єкти описування представляють на таких рівнях: окремий документ - окрема справа - група справ/документів у складі фонду - окремий архівний фонд (колекція, об’єднаний архівний фонд) - групи архівних фондів -архів - група архівів. Головним правилом багаторівневого описування є запобігання дублюванню інформації і забезпечення лише такої інформа- ; ції, яка відповідає описуваному рівневі; результати описання ‘, представляються в ієрархії «частина-ціле» як процес руху від за-. гального (фонду) до окремого, більш специфічного (окремих його частин). В архівній практиці зарубіжних країн існують різні правила архівного описування. Місцеві або загальнонаціональні, у вигляді інструкцій, рекомендацій, методичних посібників, які формалізують інформацію про одиницю описування, виділяють найнеобхідніші інформаційні характеристики, за допомогою ^яких її можна ідентифікувати. Правила оформляють у стандар-•ги, якими користуються архівісти або однієї країни (національ-Щіі) або багатьох (міжнародні). |Р Щоб полегшити пошук і обмін архівною інформацією на міжнародному рівні між країнами світу, а також щоб поєднати описи з різних сховищ у загальну інформаційну систему, МРА організувала розроблення важливих документів - «Правила архівного описування (1990) та «Загального міжнародного стандарту архівного описання» (1994-2000), Міжнародного стандарту архівних гасел, «взірцевим для інституцій, осіб та родин» (1995). «Принципи архівного описування» мали забезпечити теоретичний фундамент для створення стандартів описання. Метою архівного описування однозначно проголошено «Ідентифікацію і роз’яснення контексту і змісту архівного матеріалу для полегшення його доступності». Одиницею описування визначено будь-який окремо описуваний архівний матеріал, а найбільшою одиницею описування - архівний фонд, іншими - складові частини фонду: підфонд, група документів, справа, окремий документ, представлені в ієрархії рівнів фонду - об’єктів описування. Незалежно від рівнів, кожне описання складається з упорядкованого набору елементів, визначеного стандартом. З 1988 по 1993 рік кращі фахівці з архівного описування різних країн, об’єднані у спеціальну комісію МРА, розробляли міжнародний стандарт описання, схвалений Комітетом з дескриптивних стандартів МРА у вересні 1999 р. як Загальний міжнародний стандарт архівного описування І5АВ (С). Структурно він складається з трьох частин: передмови, вступу і термінологічного словника; правил багаторівневого описування та основного розділу, що подає правила описування архівних документів, струк-туруючи відомості за 26 елементами описання. Стандарт поширюється на будь-які архівні документи, незалежно від їх природи, форми або обсягу одиниці описування. Стандартизація архівного описування сприяє уніфікації його правил, створенню поряд з традиційними формами передавання інформації (довідниками, каталогами), електронних баз даних. Прийняття єдиних нормативів описування сприяє розвитку комп’ютеризації архівної справи на національному рівні, а також комп’ютерному обміну інформацією на міжнародному рівні, створює перспективи для обміну інформацією з бібліотеками, службами науково-технічної інформації, музеями. Таким чином, архівне описування закладає підвалини доступу до архівних документів, створюючи умови для користування ними, та допомагає у вирішенні важливого соціального завдання суспільства - реалізації права людини на інформацію. Як важливий процес відбирання й відтворювання в описовій статті таких характеристик документа, які б сприялиг користувачеві на подальших етапах архівної, довідкової або дослідницької роботи, архівне описування допомагає ідентифікації доку-ментної інформації серед інших та визначенню місцезнаходження документів і використанню відомостей, що містяться в них. ЗАПИТАННЯ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЮ: 1. З’ясуйте внесок вітчизняних архівістів у розвиток теорії та методики архівного описування. 2. Назвіть основні принципи архівного описування. 3. Які методи застосовуються при архівному описуванні? 4. Як описування допомагає організувати архівні документи? 5. її То таке інформаційна документальна модель? 6. Яка роль інформаційної документальної моделі в створенні доступу до ретроспективної інформації? 7. Як вирішується проблема уніфікації архівного описування в зарубіжних країнах? РОЗДІЛ 10 ОБЛІК ДОКУМЕНТІВ НАЦІОНАЛЬНОГО АРХІВНОГО ФОНДУ \^/ БЛІК АРХІВНИХ документів належить до ос-яовних функцій архівної установи й передбачає визначення кількості, складу і стану документів у одиницях обліку та відображення їх в облікових документах. Державний облік документів НАФ здійснюється централізовано відповідними архівними установами та власниками приватних архівів у межах повноважень, визначених чинним законодавством; на рівні архіву (архівного відділу, підрозділу), приватного архівного зібрання; певної адміністративно-територіальної одиниці; архівної системи. § 1. Поняття про облік архівних документів 11 ІД ОБЛІКОМ АРХІВНИХ ДОКУМЕНТІВ розуміють комплекс контрольно-охоронних заходів/операцій, що забезпечують фіксацію наявності архівних доку ментів, а також отримання відомостей про їхній склад, обсяг і рух в одиницях обліку. Сутність обліку полягає у визначенні одиниць обліку архівних документів та принципів систематизації облікових даних у системі спеціально створених облікових форм; у реєстрації в облікових документах фактів стану та руху документів/груп документів; у встановленні кількості документів/груп документів та змін, які відбуваються у визначених одиницях обліку, та відображенні цих даних в обліковій документації; у систематизації даних про обсяг, склад і рух документів архіву. До обліку архівних документів висуваються такі вимоги: По-перше, в ході облікових процесів не можна порушувати структурну організацію архівних документів, зафіксовану на ь етапі систематизації та фондування за принципом походження документів. Основними одиницями обліку є групи документів, сформовані в архівні фонди та в одиниці зберігання (справи). Саме в цих одиницях виміру - архівних фондах і одиницях зберігання - фіксуються дані обліку в обліковій документації. В цьому полягає вимога єдності обліку з структурною організацією архівних документів. По-друге, облік повинен відповідати тій структурній організації документів НАФ, яка починається у процесі діловодства і завершується в державних архівах. Облікові дані мають послідовно, як і самі документи, концентруватися по кожному комплексу, починаючи з найменшого - справи, і далі узагальнюватися в фонді, а потім - у архіві. Дані архівів надходятй до Держ-комархіву, де зосереджуються в Центральному фондовому каталозі. Завдяки цьому правилу забезпечується наявність даних про обсяг і склад архівних зібрань на всіх структурних рівнях НАФ. Концентрування даних обліку сприяє також закріпленню організації архівних документів в утворених комплексах і забезпечує реалізацію принципу єдності обліку з системою зберігання документів. По-третє, обліку підлягають усі документи, що зберігаються в архіві, у тому числі неописані та непрофільні для даного архіву, копії документів страхового фонду і копії фонду користування, а також самі облікові документи. Визначальними принципами обліку архівних документів є централізація, уніфікація, динамічність, достовірність і повнота. Принцип централізації реалізується через взаємодію співробітників, відповідальних за облік в архіві та дотримання порядку ведення і строків подання облікових документів для централізованого державного обліку. Централізований державний облік НАФ на рівні усієї архівної системи контролює та здійснює Держкомархів через ведення Центрального фондового каталогу на підставі відомостей про зміни в складі та обсязі фондів і карток фондів, що складаються архівними установами та власниками приватних архівних зібрань. Керівництво і контроль за станом державного обліку документів НАФ в межах певної адміністративно-територіальної одиниці за місцем державної реєстрації документів здійснюють відповідні державні архіви. У державному архіві облік архівних документів, що зберігаються в ньому, їхніх описів, страхових копій і копій фонду користування здійснюється централізовано окремим структурним ; підрозділом чи співробітником. Крім централізованого обліку по ; архіву в цілому облік документів ведеться також в кожному архівосховищі та в підрозділі, що здійснює комплектування архіву. Принцип уніфікації обліку забезпечується єдиним методич-,ним керівництвом, що сприяє дотриманню наступності обліку на всіх стадіях роботи з документами - у діловодстві і архівах (архівних підрозділах) установ та державних архівах - через сувору регламентацію системи основних облікових документів та вимог до її ведення. Принцип уніфікації зумовлює стабільність облікових одиниць у масштабах НАФ, що полегшує розміщення і зберігання архівних документів, перевіряння їхньої наявності. В основу виміру кількісного і якісного складу архівних зібрань покладено головну класифікаційну одиницю - архівний фонд, до якої прирівняно архівну колекцію та об’єднаний архівний фонд. Через архівний фонд як одиницю обліку представляються дані про кількісний склад архіву, НАФ. На нижчих рівнях обліку, наприклад на рівні архівного фонду, відповідна інформація відображається за допомогою одиниці зберігання (справи, фотоальбому, карти, рулону плівки тощо). На рівні одиниці зберігання межею точності є «аркуш», «документ», але вони не використовуються у формах обліку на вищих за одиницю зберігання рівнях. Принцип динамічності забезпечується оперативним внесенням необхідних змін до облікових документів та баз даних або своєчасним укладанням нових облікових документів. Несвоєчасно облікований документ піддається ризику втрати, оперативність прискорює надання користувачеві інформації про документ та його видавання. Принцип достеменності та повноти обліку гарантується проведенням комплексу організаційно-методичних заходів, спрямованих на забезпечення дотримання порядку ведення основних облікових документів і баз даних та відображення в них фактичної кількості, складу і стану документів, що зберігаються в архівній установі. Точність обліку забезпечується надійністю вихідних початкових даних, які переносять у форми обліку з первинних документів, а також чітким і розбірливим оформленням документації при надходженні або вибуванні кожної одиниці обліку. При фондовій організації архівних документів основними одиницями їх обліку незалежно від виду носія, способу і техніки закріплення інформації є архівний фонд, одиниця зберігання (справа). При обох (фондовій і нефондовій) системах організації архівних документів документи зі спеціальними носіями обліковуються також в одиницях обліку, за комплектами, видами; науково-технічні документи - за групами і комплексами. У зарубіжній практиці в облікових документах забезпечується первинний облік об’єднаних за походженням великих комплексів документів, які зберігаються в державних архівах. У Франції одиницями обліку є серії, у Великобританії - архівні групи, у США - документальні групи. Хоча за назвами вони відрізняються, але за змістом становлять комплекси документів, прирівняні до архівного фонду, і є класифікаційними та обліковими одиницями. Поряд з ними одиницями обліку є і «метро-полиця» (довжина стелажних полиць), фізичний обсяг документів. Таким чином, за одиницю обліку архівних документів прийнято одиницю виміру кількості документів (аркуш, документ, справу, архівний фонд, проект, комплект кінофільму чи фоно-документа, погонний метр тощо). Безпосередній державний облік документів НАФ здійснюють державні архіви, а також власники документів НАФ - юридичні чи фізичні особи - в основних облікових документах архівної установи чи власника приватного архіву. § 2. Облікові документи архіву 1 НФОРМАЦІЯ ПРО СТАН архівних зібрань має динамічний характер: до архівів постійно надходять або вибувають з них документи, створюються нові архівні фонди, відбувається передавання документів з одних архівів і фондів до інших, вдосконалюється внутріфондова систематизація. Рух архівних документів, тобто, зміни, що відбуваються з ними, фіксується в облікових документах архіву. У процесі обліку розрізняють два етапи: накопичення вихідних початкових даних та їх дальше оброблення з відображенням в облікових формах. На першому етапі реєструють виражені у кількісних або якісних показниках факти, взяті у статиці або у динаміці і представляють, як правило, в «актах». На основі актів | формують і обробляють облікову інформацію на другому етапі | та відображають у системі облікових документів. В В документах установленої форми - облікових документах • архіву - фіксують обсяг, склад і рух архівних документів у оди-И|ницях обліку. Вони призначені для контролю за збереженістю архівних документів та закріплення їх організації за певними групами (фондами, справами). Облікові документи визначають місце знаходження архівних документів в архіві, забезпечуючи можливість їх адресного пошуку й допомагають встановити сумарні дані обсягу архівного фонду, архіву, групи архівів, НАФ. Статистичні дані про обсяг і склад архівних документів використовуються як інструмент управління і допомагають організувати планове, науково обґрунтоване комплектування архівів і всього НАФ, зберігання архівних документів і користування ними. Отже, облік архівних документів виконує функції: контрольну, зорієнтовану на організацію зберігання документів та контролю їх наявності і стану, та регуляторну, спрямовану на підтримування рівня впорядкованості архівних фондів та його вдосконалення. Облік документів у державному архіві забезпечується веденням основних і допоміжних облікових документів. Перелік основних облікових документів визначають «Основні правила роботи державних архівів». Необхідність ведення допоміжних облікових документів вирішується кожним архівом самостійно з врахуванням особливостей складу і змісту архівних документів, що зберігаються в ньому. Щойно документи потрапляють до архівної установи, вони обліковуються в книзі обліку надходжень документів на постійне зберігання, де вказуються такі основні дані: коли, від кого і на підставі якого документа відбулися надходження, назва, роки, обсяг і стан документів, який номер фонду їм присвоєно (або до якого архівного фонду вони долучені). Записи у книзі дозволяють встановити, які надходження відбулися до архіву, а також сумарну кількість документів, що надійшли на зберігання за певний хронологічний період. До книги обліку надходжень документів на постійне зберігання записуються послідовно усі первинні та повторні надходження документів кожного фонду. Підставою для внесення записів є акти приймання або акти про виявлення необлікованих документів, які складаються окремо на документи кожного фонду. До системи облікових документів належить список фондів архіву, що складається для реєстрації прийнятих на постійне зберігання архівних фондів. Списком фондів є перелік назв архівних фондів, розташованих у порядку їх номерів, призначений для обліку фондів архіву. До списку фондів архівний фонд записується тільки раз при першому надходженні його до архіву. Йому присвоюється номер згідно зі списком фондів у порядку надходження до архіву Номер, присвоєний фонду за списком фондів, є його обліковим номером, зберігається за ним в усіх облікових документах і є складовою частиною архівного шифру одиниць зберігання даного фонду. Порядковий номер ідентифікує кожен архівний фонд і тому не може бути присвоєний іншому, навіть у разі передавання або втрати фонду. Для поодиничного та сумарного обліку фондів, описів і справ, що містять особливо цінні та унікальні документи складають перелік фондів, що містять особливо цінні документи. В облікових документах і архівних шифрах фонди, описи, справи, що містять особливо цінні та унікальні документи, а також безпосередньо самі архівні документи, визнані особливо цінними та унікальними, позначають відповідно індексами «ОЦД» та «УД». На виявлені унікальні документи складається Державний реєстр національного культурного надбання унікальних документів Національного архівного фонду. Після запису до книги надходжень і до списку фондів документи кожного фонду обліковують в аркуші архівного фонду, призначеному для сумарного обліку, який відображає рух документів та зміни кількісних та якісних характеристик. Аркуш фонду складається на кожний фонд і містить його назву та номер, категорію, вказує місце знаходження (архів), склад документів фонду, їх кількість та хронологічні межі, довідковий апарат до фонду Облік кількості аудіовізуальних документів певного виду, динаміку їх змін по кожному опису і фонду в цілому, обліку й нумерації аудіовізуальних документів певного виду фіксують аркуші обліку аудіовізуальних документів. Система облікових документів включає і архівний опис -архівний довідник, що виконує облікову та довідково-пошукову функції. Він призначений для поодиничного та сумарного обліку справ (комплексів, одиниць зберігання, одиниць обліку, внесених до опису); закріплення порядку їх систематизації та обліку змін в їхньому складі та обсязі. Як правило, окремі види документів включаються до різних описів (управлінська докумен-, тація, документи з особового складу, різні групи науково-тех-; нічної документації, кінофотофонодокументи, відеодокументи, електронні документи). Виключення складають описи документів особового походження, до складу яких включаються різно-, видові документи незалежно від способу чи техніки закріплення інформації. Описам присвоюються номери: в межах фонду - за ‘ аркушем фонду, а при нефондовій організації - в межах ство-; рюваної за формальними ознаками сукупності документів за ар-ікушем обліку. Наприкінці опису в усіх примірниках укладачем робиться підсумковий запис, який фіксує кількість одиниць зберігання (одиниць обліку), внесених до опису. ; Для поодинокого та сумарного обліку одиниць зберігання Істрахового фонду копій особливо цінних документів складають ^опис страхового фонду. Облік описів здійснюється в реєстрі описів із зазначенням у відповідних графах дати реєстрації, назви фонду, назви опису, кількості внесених до нього справ та їхніх крайніх дат, кількості аркушів у опису, а також номера фонду, номера опису, номеру тому опису та інвентарного’номера. Книгу обліку надходжень страхового фонду та фонду користування та Книгу обліку надходжень страхового фонду та фонду користування унікальних документів НАФ, включених до Державного реєстру національного культурного надбання, застосовують для реєстрації кожного відповідного надходження. Справи, що мають у зовнішньому оформленні або в додатку до них матеріальні цінності, обліковуються у відповідній книзі, призначеній для по одиничного та сумарного обліку кількості, стану і складу таких справ. На кожний новостворений фонд заводиться справа фонду, якій присвоюється номер фонду, на який її заведено. Документи справи фонду мають постійний строк зберігання. До справи фонду включають історичну довідку, листування з фондоутворю-вачем (власником архіву); акти й інші документи, що фіксують зміни у назві, складі й обсязі фонду; копії характеристики фонду, складені для путівника (довідника); робочі інструкції та методичні вказівки з удосконалення й перероблення описів фонду, з опрацювання документів фонду; схеми систематизації його документів; відомості про користування документами фонду; матеріали перевірок наявності документів, про віднесення документів до категорії особливо цінних і унікальних; акти про каталогізацію фонду та внесення інформації до баз даних. Документи справи фонду нумерують і складають аркуш-за-свідчувач, відповідно оформлюють. На документи справи фонду складається внутрішній опис. Справи фондів зберігаються у порядку номерів фонду. Для централізованого державного обліку документів НАФ державні архіви складають такі документи: • паспорт архіву - обліковий документ періодичної звітності, що містить відомості про кількість, стан та умови зберігання архівних документів та їх мікрокопій, склад довідкового апарату і кадри архіву; • Державний реєстр національного культурного надбання. Унікальні документи НАФ; • відомості про зміни у складі та обсязі фондів’, • картка архівного фонду; • картка обліку унікальних документів НАФ, включених до Державного реєстру національного культурного надбання; • картка централізованого державного обліку архівної україніки. Картка архівного фонду складається на кожний фонд, що уперше надійшов до архіву. Вона призначена для централізованого обліку документів НАФ і містить назку і номер архівного фонду, відомості про кількість і склад його одиниць зберігання, а також місце його зберігання. Картка фонду заповнюється на підставі аркуша фонду на 1 січня кожного року. Реєстрація змін у назві, складі та обсязі фондів ведеться в архівах протягом року. Раз на рік (до і березня поточного року) ця інформація подається архівному органу (до відома та для внесення змін у фондовий каталог) пофондово у «Відомостях про зміни у складі та обсязі фондів на 01.01 поточного року» та по архіву - у паспорті архіву. Загалом облік здійснюється на основі надання архівним документам облікових номерів. Вони надаються архівним фондам, архівним описам, що розглядаються як сукупності документів, до складу яких можуть входити цілісні архівні фонди, нефондові документальні комплекси або їх частини; справам (одиницям зберігання, одиницям обліку) в межах архівних описів; окремим документам у межах справ (одиниць зберігання, одиниць обліку) за внутрішніми описами. Таким чином, в архівних установах забезпечується облік архівних документів на різних рівнях комплексів у двох видах -| індивідуальний і сумарний (див. таблицю). І Індивідуальний і сумарний облік архівних документів Рівень комплексу Одиниці виміру Форми облікової документів документації , індивідуального обліку сумарного обліку Справа кількість документів; кількість аркушів внутрішній опис документів справи підсумковий запис справи Архівний .фонд кількість одиниць зберігання архівний опис; інвентарна книга обліку справ, що ма ють в оформленні матеріальні цінності засвідчувальний напис опису; картка фонду; аркуш фонду Архів, група , архівів, НАФ кількість архівних фондів список фондів; ЦФК паспорт архіву; паспорт архівів з перемінним складом В облікових документах фіксуються також всі вибуття документів з архіву та зменшення їх кількості в результаті проведення окремих видів внутріархівних робіт (експертизи цінності, об’єднання справ в результаті перероблення описів, реставрації, розсекречення документів, звіряння й уточнення облікових даних, виявлення неточностей у підрахунку під час приймання; зняття з обліку загублених, невиправне пошкоджених справ тощо). Документи можуть бути зняті з обліку на підставі актів про виділення до знищення документів, що не підлягають зберіганню; про виявлення справ, що не належать до даного фонду, архіву; приймання-передавання документів до іншого архіву; описування документів, перероблення архівних описів; про технічні помилки в облікових документах; про не-виявлення справ, шляхи розшуку яких вичерпано; про невиправні пошкодження справ. До допоміжних облікових документів належать: книги обліку приймання документів на тимчасове та депоноване зберігання; паспорт архівосховища для сумарного обліку фондів, одиниць зберігання та їхнього стану в даному сховищі на 1 січня поточного року; книга обліку видавання одиниць зберігання з архівосховища; книга обліку видавання документів у тимчасове користування; книга і картотека обліку вибуття документів; покажчик до аркушів фондів; книга обліку справ з особового складу; книга та картотека руху фондів, описів, справ (одиниць зберігання, одиниць обліку) та ін. \ В архівній установі забезпечується повна збереженість облікових документів, для чого вони зосереджуються в ізольованому приміщенні і перебувають у віданні спеціального підрозділу або у працівника архіву, який відповідає за облік. За обліковими документами перевіряють наявність справ згідно з їхніми описовими статтями і підсумковими записами в описах, що є важливим елементом у забезпеченні збереженості архівних документів. Загалом система облікових документів дозволяє на різних рівнях комплексів документів послідовно розкривати склад і зміст архівних фондів. Облікова документація архівних установ є створеним на єдиних науково-методичних засадах завершеним обліково-довідковим комплексом, що органічно входить до довідкового апарату державних архівів. Правильно організований облік забезпечує збереженість документів НАФ, закріплюючи їх систематизацію і зберігання за єдиними для всіх сховищ одиницями обліку. Відтворений в облікових формах склад, зміст і обсяг документів забезпечує їхній адресний пошук, створюючи фундамент довідкового апарату архівної установи. ЗАПИТАННЯ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЮ: 1. Дайте визначення поняттю «облік архівних документів». 2. Які вимоги висуваються до обліку архівних документів? 3. Охарактеризуйте визначальні принципи обліку? 4. Назвіть основні функції облікових документів архіву? 5. Які основні облікові документи ведуть державні архіви? 6. Які допоміжні облікові документи ведуть державні архіви? 7. З допомогою яких документів здійснюється централізований державний облік документів НАФ? і РОЗДІЛ 11 ДОВІДКОВИЙ АПАРАТ ДО ДОКУМЕНТІВ НАЦІОНАЛЬНОГО АРХІВНОГО ФОНДУ щорічно НА ДЕРЖАВНЕ зберігання надходить близько 1 млн. справ від міністерств, відомств, установ, організацій та підприємств. Із метою створення доступу до ве-’, личезного масиву цих документів Національного архівного фонду України необхідно мати досконалий довідковий апарат. Тому в українському архівознавстві та архівній практиці проблема довідкового апарату є пріоритетною, а її вирішення безпосеред- !’ ньо пов’язане з останніми здобутками української історичної науки, станом впровадження новітніх технологій, узагальненням І світового досвіду І § 1. Поняття про довідковий апарат архівів 8 ІЗ АЖЛИВОЮ СУСПІЛЬНОЮ функцією архівних установ є створення доступу до інформації, що міститься в ; документах Національного архівного фонду України. В українському архівознавстві розрізняють правовий, фізичний та інтелектуальний доступ. Правовий доступ як право на отримання інформації про наявність та кількісні характеристики документів, склад і зміст архівних фондів забезпечують закони України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» та «Про інформацію». Зокрема, Закон України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» проголошує основний принцип організації архівної справи в Україні як загальнодоступність документів НАФ та гарантує забезпечення доступу до архівних документів з моменту надходження їх до архівної установи й право користування ними усім громадянам України, іноземцям та особам без громадянства. Тимчасові обмеження в доступі пов’язані лише з необхідністю науково-технічного опрацювання, перевіркою наявності та стану або реставрацією документів, забезпеченням державної або іншої передбаченої законом таємниці, охороною законних прав та інтересів громадян. Розширення впродовж 1990-х років доступу до архівних фондів, що перебували на таємному зберіганні, є показовою рисою демократизації архівної справи в незалежній Україні. Обмеження доступу можуть встановлюватися і власником документів -особою або архівними підрозділами об’єднань громадян, релігійними організаціями, а також підприємствами, установами і організаціями, заснованими на приватній формі власності. Доступ до приватних архівних зібрань регулюється розпорядженням власника, причому держава заохочує власників розширювати цей доступ. Фізичний доступ полягає в організації зберігання документів НАФ та отримання первинного документа, що зберігається в архіві, через читальний зал. Під інтелектуальним доступом розуміють комплекс засобів та заходів, що забезпечують розкриття складу і змісту інформаційних ресурсів архівів, отримання необхідної довідкової інформації через документи вторинного рівня - довідковий апарат, у тому числі через інформаційні системи та публікації текстів документів у спеціальних виданнях. Реалізація доступу до відомостей, що містяться в документах Національного архівного фонду України, відбувається через довідковий апарат, тобто створений на єдиних методологічних і методичних засадах комплекс взаємопов ‘язаних архівних довідників (у тому числі електронних), призначений для розкриття складу і змісту архівних документів. Довідковий апарат утворюється кожною архівною установою. Його побудовано відповідно до структури Національного архівного фонду. Архівні довідники містять відомості про склад і зміст документів на рівні: • НАФ у цілому; • державного архіву; • архівного фонду; • одиниці зберігання. Термін «довідковий апарат до документів НАФ України» введено до наукового і практичного обігу новою редакцією Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» 2001 р. Відповідне поняття містить і проект державного стан дарту «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення» (2002), розроблений відділом документознавства УНДІАСД. До цього часу в практиці роботи архівних установ традиційно застосовувалися терміни «науково-довідковий апарат» та «система ; науково-довідкового апарату». До найсуттєвіших ознак довідкового апарату належать вторинність по відношенню до архівних документів, оскільки в елементах довідкового апарату міститься інформація, отримана в результаті аналітико-синтетичного опрацювання первинної до-кументної інформації. Довідковому апарату притаманна ієрар-хічність, пов’язана з взаємо підпорядкованістю та взаємозалежністю всіх його елементів, та динамічність - здатність до якісних І та кількісних змін. Дореволюційні архіви мали описи, покажчики, каталоги, але всі довідники не були єдиною, взаємопов’язаною системою. Кожен довідник існував лише в одній «функціональній площині». Усвідомлення зв’язків розвитку описання з розвитком архівної справи, зокрема, з її централізацією, інтенсивністю комплектування і користування документною інформацією сприяло розвитку довідкового апарату архівів. Послідовно побудовані елементи довідкового апарату забезпечують багатоапекстний інформаційний пошук. Його створення та функціонування прямо залежить від організаційно-методичного забезпечення, наявності фінансування, інтенсивності користування документами. Основні вимоги до довідкового апарату полягають у забезпеченні багатоаспектного пошуку інформації на всіх рівнях НАФ, придатності для документів з різними носіями, застосуванні уніфікованої методики складання архівних довідників. (§ 2. Типо-видова структура довідкового апарату архівів /^ОВІДКОВИЙ АПАРАТ АРХІВІВ має чітку ти-по-видову структуру, розвиток якої відбувався від інвентарних описів до електронних довідників. Формування структури довідкового апарату конкретного архіву передусім детермінувалося складом і змістом його фондів, інтенсивністю використання доку-ментної інформації, матеріально-технічних можливостей архіву. Під типо-видовою структурою довідкового апарату розуміють організований комплекс архівних довідників, відповідно до виконуваних ними функцій (горизонтальний рівень), та ієрархії комплексів документів (вертикальний рівень). Тип архівного довідника визначається його цільовим призначенням. Існують такі типи архівних довідників: Центральний фондовий каталог, фондовий каталог архіву, архівний опис, архівний каталог, путівник по фондах архіву (архівів), покажчик, огляд документів, анотований реєстр описів. - На початок XXI ст. кількісні характеристики довідкового апарату державних архівів України були такими: • центральний фондовий каталог (представлено 180123 фондів); • описи (575652 одиниці); • каталоги державних архівів (представлено 11664533 тематичних карток; 338823 на кінодокументи; 1040064 на фотодокументи; 117978 на фонодокументи; 2719 на ві-деодокументи; тематично опрацьовано 18442 фонди, 6342415 од. зб.); • огляди архівних фондів (всього 1156, в т.ч. 323 тематичних, 833 фондових). Горизонтальний рівень включає облікові документи (див. розділ 9) та інформаційно-пошукові архівні довідники. Всі облікові документи та архівні довідники створюють у комплексі необхідні умови для доступу до архівних документів: забезпечують облік і контроль за збереженням архівних документів, а також надають інформацію про їх наявність, зміст та місцезнаходження. Вертикальний рівень структури забезпечують архівні довідники, що відтворюють інформацію на всіх рівнях НАФ: про склад і зміст архівних фондів країни в цілому, окремого регіону, державного архіву, групи фондів, одного архівного фонду, частини фонду, групи справ, справи, групи одиниць обліку (одиниць зберігання), групи документів, окремого документа. Інформаційно-пошукову функцію виконують такі типи архівних довідників: Центральний фондовий каталог, фондовий каталог архіву, архівний опис, анотований реєстр описів, путівник, система каталогів архіву, огляд, покажчик. Такі довідники як фондовий каталог та опис виконують як облікову, так і інформаційно-пошукову функцію. Окремі типи довідників подають інформацію на декількох рівнях: путівник - на рівні архів-фонд, анотований реєстр описів -на рівні фонд -частина фонду, огляд фонду - на рівні фонд -справа, каталог - на рівні справа-документ. Залежно від представлених у довідниках документних комплексів усі архівні довідники поділяють на: міжархівні, які забезпечують облік і пошук інформації у цілому по країні, а також по регіону, групі архівів, - ЦФК, путівники по архівах, тематичні путівники, тематичні огляди; міжфондові, які забезпечують пошук документів по конкрет-і ному архіву, - список фондів архіву, путівник по фондах архіву, каталоги, тематичні огляди, покажчик фондів архіву, анотований реєстр описів фондів; внутріфондові, які забезпечують облік і пошук документів по ‘конкретному архівному фонду - аркуш фонду, архівний опис, ; покажчик описів фонду, огляд фонду. Залежно від об’єкту описування, його аспекту, ступеня деталізації кожен тип архівного довідника має свої види, а в середині ‘і виду - підвиди. Видами архівного опису є опис справ, опис аудіовізуальних документів, монтажні листи кіно документів. До видів архівного каталогу належать систематичний, предметний (іменний, географічний, хронологічний), тематичний тощо. Видом путівника є короткий довідник по фондах архіву. Огляди бувають тематичними або фондовими. Покажчики поділяються на покажчики описів фондів та покажчики до справ (документів) -систематичні, предметні, хронологічні та ін. Відповідно до цільо-| вого призначення типу та виду архівного довідника розробляється І, методика його створення. ш 2000 року державними архівними установами розпочато ви-Цконання програми «Архівні зібрання України», головне завдання Гйкої полягає в створенні кожним державним архівом високоін-формативного путівника, системи міжархівних та міжфондових покажчиків, які б аналізували документну інформацію не лише за місцем її зберігання, а й за предметно-тематичною ознакою. Програма передбачає підготовку довідників «Анотовані реєстри описів державних архівів», «Реєстр розсекречених архівних фондів. 1991-2000», «Національний реєстр втрачених архівних фондів», «Празькі архіви»: Зведений каталог архівів української еміграції у міжвоєнний період», «Еліта України XX ст.: Національний реєстр особових фондів» та путівників нового покоління за фондами архівів. Серед таких путівників - видані впродовж 2000-2002 років довідник «Архівні установи України», путівники за фондами Центрального державного архіву громадських об’єднань України, Центрального державного історичного архіву, м. Львів, державного архіву Чернігівської та Сумської об- ластей. Інформацію про склад і зміст наявного у державних архівах довідкового апарату містить довідник «Національний архівний фонд України: засоби інтелектуального доступу до документів» (2002), який визначає основні напрями пошуку до-кументної інформації в кожному конкретному архіві. Державні архіви України ведуть роботу щодо створення принципово нових довідників - електронних версій реєстрів фондів як сегментів Національної архівної інформаційної системи. Найважливішою ланкою довідкового апарату є архівні описи, що служать основою для складання всіх інших довідників про склад та зміст документів. Архівний опис призначений для розкриття складу і змісту одиниць зберігання (обліку) та закріплення їх систематизації всередині фонду, а також обліку справ. Описи складаються у діловодстві та архівних підрозділах установ. У державних архівах описи складаються на документи, що надійшли неописаними до архіву та під час перероблення неякісних описів, що викликано невідповідністю їх інформаційного рівня сучасним вимогам використання відомостей, що містяться в документах НАФ. Опис складається з переліку справ (описових статей) і допоміжного довідкового апарату до нього. Описова стаття включає такі інформаційні характеристики одиниці зберігання (одиниці обліку): порядковий номер запису до опису; індекс за номенклатурою; заголовок з інформацією про оригінальність документів, спосіб їх відтворення, анотацію найцінніших документів; крайні дати; кількість аркушів. Додаткові дані можуть уміщуватися в графі для приміток, а також зазначатися строки зберігання в описах на документи довготривалого зберігання. Допоміжний довідковий апарат до опису, як правило, складається з титулу, передмови, списку скорочень, покажчиків, перевідної таблиці шифрів (якщо опис перескладався), змісту. Описи побудовані за структурно-хронологічною, хронологічно-структурною або функціонально-хронологічною ознаками, щоб відтворити організаційний устрій та напрями діяльності фондоутворювача. У державних архівах описи мають всі фонди. Однак, описи періоду до 1917 року в більшості архівів мають поганий фізичний стан, велика частина їх рукописна. У заголовках справ багато застарілих термінів, зворотів, відсутні номінальні ознаки документів. Значний обсяг таких фондів, наявність великої кіль кості річних описів по кожній з численних структурних частин, відсутність допоміжного довідкового апарату до описів утруднює користування ними. Від середини 1970-х рр. в державних архівах активізувалося перероблення та удосконалення описів. Підвищення інформативного рівня описів досягалося шляхом редагування та перескладання заголовків, складання до них допоміжного довідкового апарату. Обов’язковим елементом довідкового апарату архівів архівний каталог. Архівний каталог становить собою архівний довідник, в якому інформацію систематизовано відповідно до обраної схеми класифікації. Державні архіви розпочали планову роботу з каталогізації на початку 1960-х рр. В результаті тематичного опрацювання фондів було створено систему взаємопов’язаних і взаємодоповнюваних каталогів, різних за цільовим призначенням та структурою, що уможливило здійснення багатоаспект-ного пошуку документної інформації. На відміну від описів, архівні каталоги не виконують функції обліку і складаються незалежно від фондової належності, на будь-який комплекс документів, найчастіше на фонди окремого архі-; ву. Вторинна документна інформація представлена у каталогах | у вигляді описових статей на одиниці описування, як правило, : на каталожних картках. [ Одиницею описування для каталогів є окремий документ | (його фрагмент), група документів, справа або група справ. Ка- Італожні картки з описовими статтями групують за рубриками класифікаційної схеми, яка містить перелік класифікаційних ділень, розміщених у певній послідовності за принципом логічної ‘ або алфавітної структури. За логічним принципом структурують систематичний, тематичний і хронологічний каталоги. В систематичному каталозі документну інформацію представлено за галузями знань і практичної діяльності суспільства, згідно зі «Схемою єдиної класифікації документної інформації для державних архівів», що водночас є інформаційно-пошуковою системою для організації пошуку інформації в систематичному | каталозі архівної установи. Схеми класифікації документної інформації відіграють важливу роль в організації каталогів Класифікаційний поділ схем радянського періоду зумовлювався ідеологічними міркуваннями, в них не враховувалася специфіка історичного національного розвитку. Наприкінці 1990-х років на базі УНДІАСД роз- почалося розроблення генеральної «Схеми класифікації доку-ментної інформації в систематичних каталогах державних архівів України» з урахуванням нової періодизації історії України. Тематичний каталог складається за однією темою. Навіть при наявності систематичного тематичний каталог може бути корисним під час наукової розробки однопрофільних архівних документів і для підготовки тематичних архівних довідників. Вторинну документну інформацію в каталозі розташовують у логічній послідовності за наперед розробленою схемою. Хронологічний каталог містить вторинну документну інформацію архіву, систематизовану за послідовно розміщеними періодами часу, що дає можливість розкрити історичні зв’язки між подіями, послідовно розглянути розвиток історичного процесу. Розділами і підрозділами класифікаційної схеми хронологічного каталогу може бути епоха, століття, або якийсь інший відрізок часу, рубриками - роки, підрубриками - конкретні дати подій, фактів, що відбулися за конкретний хронологічний період. Предметний каталог містить вторинну документну інформацію архіву у вигляді назв предметів, явищ, розташованих в алфавітній послідовності. Рубриками предметного каталогу можуть бути предмети в широкому розумінні слова, до яких можна віднести загальні поняття («Національне питання») і окремі («Українська школа»), назву установи («Український науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства»), назву професії («Бандурист»), назву теорії («Археографія»), прізвища вчених (Вернадський В. І.), назву міст («Севастополь»), події («Референдум 1 грудня 1991 року»). Таким чином, створюється можливість збирання в одному місці за предметною рубрикою одиниць описування, присвячених одному конкретному предмету, особі, події, явищу. Різновидом предметного каталогу може бути каталог з історії установ, в якому картки з відомостями класифікуються за галузями, а потім за конкретними установами та організаціями. Іменний каталог містить вторинну документну інформацію архівів про осіб, які є авторами документів або згадуються в документах, і становить собою перелік прізвищ, імен, псевдонімів, прізвиськ, розташованих в алфавітному порядку. Підрубриками бувають назви окремих сторін діяльності тієї чи іншої особи або категорії документів. Наприклад: Грушевський Михайло Сергійович (рубрика). Підрубрики: Біографічні матеріали. Наукова ) діяльність. Публікації. Рукописи. Громадська діяльність. Висту-1 пи. Урядові документи, підписані М. Грушевським. Географічний каталог містить вторинну документну інформацію про географічні й топографічні об’єкти (моря, ріки, озера, міста тощо). Він може бути як самостійним, так і частиною пред-; метного каталогу, де за рубриками з географічними назвами зібрано інформацію про архівні документи певного архіву. Руб-: рики розташовують в алфавітному порядку, а підрубрики - в логічному або алфавітному. Наприклад, рубрика: Миколаїв. Підрубрики: Історія. Райони. Населення: кількість і склад, міграція. Навчальні заклади тощо. Система каталогів архіву повинна забезпечити повноту інформації про зміст фондів архіву. Спочатку каталогізують фонди • першої категорії, особливо ті, відомості яких можуть бути використані при підготовці публікації документів, складанні оглядів тощо. Каталоги містять інформацію про сутність подій, фактів, явищ, відображених у документах, які розкривають закономірності їхнього розвитку, показують характерні особливості їх прояву, про діяльність фондоутворювача або закладів його системи. Під час відбору документів для каталогізації віддають перевагу інформації про характер, напрями і підсумки діяльності установи-фондоутворювача та його системи, враховують час виникнення документа або час описуваних у документі подій, коли значення має сам історичний період; авторство та ступінь збереженості документів. Відомості про одиницю описування, що становлять собою у сукупності описову статтю, розміщують на картці за визначеною формою (макетом, схемою). Елементи описання об’єднують у зони класифікаційних відомостей (індекс, назва рубрики та підрубрики, дата і місце події), які, крім двох останніх, мають співпадати з класифікаційною схемою каталогу; інформаційних даних (згорнуте визначення змісту одиниці описування, зазначення автора-фондоутворювача, адресата, визначення різновиду документів, оригінальності; при поодиничному описуванні у графу «Зміст» переносять заголовок справи з описів); пошукових даних (назва архіву, де зберігається документ; назва фонду, в якому знаходиться документ; назва структурної частини, в якій його було створено, архівний шифр документа, який складається з номера фонду, номера опису, номера одиниці зберігання і номера аркушів); зовнішніх даних (мова документа, спосіб його відтво- рення); контрольних даних (прізвище архівіста, що склав картку; дата складання картки). Зразок картки з описанням для каталогу: Центральний державний архів вищих органів влади та управління України Дата події 12 березня — 8 вересня 1994р. Місце події Тернопільська обл., Скалатськийр-н, с. Криве Індекс ЙЗ 02 10 (.02) Зміст Список членів і симпатиків ОУН, що загинули в боротьбі проти радянської влади Назва фонду З’єднання північних груп У ПА. Західна група Ф.3838 Оп.1 Спр. 91 Арк. 37 Мова документа укр. Спосіб відтворення рукоп. Зав. відділом підпис 01.08.1997 Н.Рубльова Посада дата розшифрування підпису Після завершення описування архівних документів каталожну картку індексують шляхом аналізу змісту об’єкта описування і віднесення його до певного структурного підрозділу схеми класифікації відповідного каталогу. За класифікаційною схемою на основі зіставлення обирають рубрику, якій найбільше відповідає зміст одиниці описування. Індекс рубрики переносять до каталожної картки. Картки систематизують за індексами і рубриками й розставляють у каталозі. Важливими посібниками для дослідників є також путівники, які містять інформацію про склад та зміст усіх фондів архіву. Переважна більшість з них створена на початку 1960-х рр. і не охоплює основного масиву документів, що надійшли на державне зберігання впродовж останніх десятиліть від установ-джерел ‘ комплектування, Служби безпеки України, колишніх партійних архівів. Роботу зі створення путівників в Україні було припинено в середині 1970-х рр. Програма «Архівні зібрання України» відновила систематичну підготовку оновлених путівників. Путівники можуть створюватися по фондах усіх архівів в цілому по країні, по фондах декількох архівів, по фондах окремого архіву, по окремому комплексу фондів архіву (архівів), утворюючи такі види: путівник по архівах, путівник або короткий довідник по фондах архіву, тематичний путівник. Путівник складається з описань фондів і довідкового апарату. Схема розташування описань залежить від складу фондів архіву. Найчастіше структура розділів включає перелік фондів органів державної влади і управління, громадських організацій та фондів особового походження і архівних колекцій. Всередині розділів фонди групуються у підрозділи за галузями або характером виробничої діяльності, в межах підрозділів - за ознакою підпорядкування або однотипності установ, а далі за хронологією, значимістю фондів, алфавітом назв тощо. Основна частина путівника - описання фондів складається з назв фондів, довідкових даних про фонд, короткої історичної довідки і анотації документів фонду, бібліографічного списку літератури про фонд. Путівники і короткі довідники по фондах декількох архівів складаються за аналогічною схемою, місце зберігання фонду зазначають у його описанні. Тематичні путівники розробляються за схемами, що деталізують обрану для путівника тематику. Описання кожного архіву включає його повну назву, адресу, коротку історичну довідку, анотацію складу фондів і змісту документів архіву. Основними елементами довідкового апарату до путівників є титульний аркуш, зміст, передмова, покажчики (предметний, іменний, географічний, покажчик фондів). Склад і зміст документів фонду за його описами розкривають такі самостійні архівні довідники як анотовані реєстри описів. Реєстри укладаються у порядку списку фондів з використанням таких елементів описання: номер і назва фонду за списком фондів, крайні дати діяльності фондоутворювача; номери описів фонду за аркушем фонду, кількість одиниць зберігання, внесених до окремого опису, їх крайні дати і стисла анотація складу і змісту документів, внесених до опису. Довідковий апарат до анотованого реєстру складають титульний аркуш, передмова, покажчик до списку фондів. Покажчики можуть бути самостійними архівними довідниками або елементом довідкового апарату до них. Вони значно підвищують інформаційну цінність описів, каталогів, оглядів, путівників; містять додаткові відомості про документи (їх склад, історію фондів і фондоутворювачів) і полегшують користування довідниками, допомагаючи швидко отримати всі наявні у довіднику відомості про документи. Покажчики, що є самостійними архівними довідниками, складаються до описів (документів) одного фонду або сукупності їх. Покажчик до архівного довідника - перелік предметів (ключових слів), які зустрічаються у довіднику, з необхідними поясненнями і посиланнями -складають для прискорення пошуку інформації за аспектами, що не співпадають з групуванням основного тексту довідника. Орієнтуючи в інформації документів, які увійшли до архівного довідника, покажчики дають уявлення і про зміст певного комплексу. Покажчики можуть бути іменними, географічними, предметними або хронологічними. Залежно від змісту архівного довідника до нього може складатися один або декілька покажчиків. Основним елементом покажчика є рубрика, що включає предметне поняття і пошукові дані. Предметними поняттями у покажчику можуть бути імена осіб, географічні назви, назви предметів, явищ, подій. Іменний покажчик включає прізвища, імена, псевдоніми, прізвиська. Предметами рубрик у географічному покажчику є назви держав, адміністративно-територіальних одиниць, морів, річок тощо. Предметний покажчик може бути загальним і включати предметні поняття різного характеру, а також спеціальним і складатися з однорідних предметних понять (покажчик видів документів, авторський і установ, структурний, галузевий і ін.). До складу рубрики предметного покажчика входять позначення наукових понять, історичних фактів, подій, явищ, назви установ, організацій, підприємств та ін. У хронологічному покажчику дати подій або дати документів подають у хронологічному порядку. Основними вимогами, що висуваються при складанні покажчиків, є повнота, тобто відображення усіх найсуттєвіших понять, які містяться у тексті, і точність, тобто правильність зазначення місцезнаходження інформації. Архівні огляди включають систематизовані відомості про склад і зміст окремих комплексів документів з джерелознавчим аналізом їх і призначені для інформації зацікавлених фізичних ‘ і юридичних осіб про характер і значення цих документів з метою активного використання. Огляд може давати інформацію або про документи одного фонду (огляд фонду) або декількох -за певною темою (тематичний огляд). Описання документів подають у вигляді логічно послідовної інформації у компактній ^ узагальненій формі за однорідними групами документів і справ. Іноді вона супроводжується джерелознавчим аналізом окремих груп документів. Огляди складають на документи, актуальні для ‘ даного періоду, особливо з недостатньо розроблених проблем І суспільного розвитку, а також на великі, але мало вивчені фонди. Описання документів у огляді розміщують у певному порядку, обумовлюючи відповідно до обраної схеми побудови довідника: структурної (за структурою фондоутворювача), і, галузевої (за галузями або функціями діяльності фондоутворю-’вача), хронологічної (за періодами діяльності фондоутворювача ; або системи однорідних установ), номінальної (за номінальною \ ознакою документів: журнали засідань, рукописи творів тощо), .тематичної (за змістом). До складу довідкового апарату огляду входять: титульний аркуш, зміст, список скорочень; для тематичних оглядів - список фондів; у необхідних випадках - бібліо-! графічний список. Складовою частиною довідкового апарату архівів є інформаційно-пошукові системи (див. розділ 13). Отже, кожен вид архівного довідника створюється для виконання певних функцій (облікових або інформаційно-пошукових), на певних рівнях комплексів документів (НАФ, групи архівів, архіву, фонду, справи). Від репрезентативності відображення інформаційних багатств фондів архівними довідниками залежить підвищення інформаційних можливостей архівних зібрань. (ЗАПИТАННЯ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЮ: 1. Охарактеризуйте поняття доступу до архівних документів? Які його види розрізняють? 2. Що розуміють під інтелектуальним доступом до архівних документів? 3. Охарактеризуйте поняття «довідковий апарат архіву»? 4. Розкрийте типо-видову структуру довідкового апарату. 5. Що Ви знаєте про основний довідник для обліку та пошуку архівних документів? 6. Які особливості каталогізації архівних документів? 7. Назвіть основні види каталогів у державних архівах. 8. У чому полягає роль путівників при пошуку документної інформації? 9. Розкрийте призначення тематичних та фондових оглядів? 1-0. Яку програму започатковано Держкомархівом щодо створення довідкового апарату державних архівів, у чому полягає її основне завдання? РОЗДІЛ 12 ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ЗБЕРЕЖЕНОСТІ АРХІВНИХ ДОКУМЕНТІВ У 1 О НАЙВАЖЛИВІШИХ завдань архівів належить забезпечення збереженості архівних документів. Його вирішенню сприяє дотримання нормативних режимів та організації зберігання документів для утримання їх у належному фі- ‘ зичному стані й запобігання втрат, проведення заходів з відновлення фізико-хімічної та біологічної цілісності пошкоджених І документів. Дослідження проблем, пов’язаних із забезпеченням збереженості архівних документів, лежить у площині не лише архівознавства, а й природничих наук - хімії, біології, фізики, а також інформатики. § 1. Поняття про матеріальну основу архівних документів О 9^/ АЛЕЖНО ВІД матеріалу, на якому зафіксовано інформацію, документи поділяються на такі групи: І* документи з паперовими носіями; • документи з плівковими носіями; • електронні документи. Матеріальний об’єкт, основною функцією якого є збереження та передавання документної інформації, називають носієм документної інформації. Сукупність матеріалів носія документної інформації та її запису складає матеріальну основу документа. Найпоширенішим матеріалом для створення текстових документів є папір - багатокомпонентна система, яка складається з волокон целюлози, наповнювачів, проклеювальних і барвни- кових матеріалів. Тривалість «життя» документа з паперовою основою багато в чому визначається первісними властивостями матеріалів, з яких виготовлено його матеріальну основу. Папір і більшість барвників складні за своїм хімічним складом і структурою матеріали. Знаючи деякі показники паперу і барвників, можна прогнозувати тривалість збереження документа з такою матеріальною основою. Чорно-білі й кольорові кіно- і фотоплівки, роликові і форматні фотоплівки, магнітні стрічки складають матеріальну основу аудіовізуальних документів (кінодокументів, фотодокументів, фонодокументів, відеодокументів). Документи з плівковими носіями в процесі використання піддаються багаторазовим розтягуванням і ударним навантаженням, перегинам і перекосам у стрічкопротяжних механізмах апаратури. Кінофотодокументи піддаються дії інтенсивного світла і тепла при проекції на екран, стикаються з кислими і лужними середовищами під час фотографічного і реставраційного оброблення. Це призводить до зміни фізико-механічних властивостей плівок під час зберігання і використання. Носіями інформації в електронних документах є магнітні стрічки, магніто-оптичні, оптичні та ін. диски. Вони дозволяють безконтактне зчитування інформації та мають високу щільність запису. До 1990-х років такі документи визначалися як маши-ночитані, а з розвитком новітніх технологій і обчислювальної техніки набуває все ширшого застосування термін «цифрові документи». Матеріальна основа документів з часом зазнає фізико-хіміч-них і фізико-механічних змін, які називають її природним старінням. Процес старіння незворотний. Він супроводжується, наприклад, зміною хімічного складу паперу і зменшенням його механічної міцності. Папір стає з часом ламким і може розпастися на частини. Текст вицвітає, згасає, в деяких випадках осипається (фарби, туш, олівець). Подібних змін зазнають клеї рослинного, тваринного і синтетичного походження. На процес старіння матеріальної основи впливають умови зберігання документів: відносна вологість і температура навколишнього повітря, ступінь його забруднення і вміст у ньому домішок різних газів, характер зміни цих факторів; дія світла (ультрафіолетове і інфрачервоне випромінювання); чинники, що викликають біологічне руйнування документів. Тому для за побігання природному старінню матеріальної основи документів в архівах проводять заходи, що підвищують здатність документів протистояти руйнівній дії зовнішніх і внутрішніх чинників. Основним фізичним чинником, який викликає швидке руйнування матеріальної основи документів з паперовими носіями, є світло. Швидкість руйнування залежить від його спектральної характеристики, інтенсивності й тривалості випромінювання, а також від здатності матеріальної основи документа поглинати ; енергію світла. Папір відбиває більшу частину світлових про-I менів. Під дією світла він буріє і втрачає механічну міцність та ‘ еластичність, а більшість текстів вицвітає. Вицвітання є окислювальним процесом, зумовленим дією кисню на активовану світ-| лом молекулу барвника. Довговічність барвників на документі залежить від кислотності, але ця залежність обернена стосовно паперу: чим нижче кислотність, тим швидше вицвітає барвник На фізичний стан документів істотно впливають температура і вологість повітря. Природне старіння паперу переважно зумовлюють окислювальні процеси в ньому під впливом кисню повітря. Підвищення температури і вологості повітря їх прискорюють. У випадках, коли документи зберігаються у стосах і погано провітрюються, можливе локальне підвищення температури і створення сприятливих умов для розвитку плісняви. На прискорення процесу природного старіння впливає не лише понаднормове підвищення температури, а й значні її коливання. Висока відносна вологість повітря спричиняє появу й швидке поширення плісняви. Старіння плівкової основи документів зумовлене незворот-ними змінами її властивостей під час тривалого зберігання і використання документів. Воно проходить внаслідок фізичних, хімічних і біологічних процесів, які відбуваються під впливом температури і вологості повітря, дії світла, радіаційного випромінювання, агресивних середовищ, механічних деформацій. Під дією променевої енергії, тобто електромагнітних коливань з різними довжинами хвиль, температури і вологості повітря довкілля відбувається старіння кінодокументів. Зміна електроакустичних характеристик магнітної стрічки спричинює старіння магнітного запису. До основних причин погіршення його електроакустичних характеристик належить зміна форми і зменшення еластичності стрічки. Погіршення частотної характеристики не пов’язане зі зміною магнітних властивостей робочого шару ма- гнітної стрічки й переважно зумовлюється її деформацією, забрудненням і зниженням гнучкості та еластичності. Документам з плівковими носіями притаманне і біологічне старіння, викликане діяльністю живих організмів, які розвиваються на полімерних матеріалах. Ушкодження документів бактеріями, мікроскопічними грибами, комахами, гризунами належать до біопошкоджень. Відомо близько 400 видів грибів і комах - шкідників архівних документів. Найбільшої шкоди завдають мікроскопічні гриби. Вони здатні уражати документи з паперовими, плівковими носіями, а також воскові й сургучні печатки. Ураження матеріальної основи документа грибами має безліч проявів. Це розростання колоній, що забруднюють поверхню спорами, проникнення ниток грибниць і плідних тіл у волокна субстрату, виділення багатьох продуктів обміну, що діють як хімічні реагенти. Гриби руйнують целюлозу за допомогою ферментів, перетворюючи її на живий субстрат для своєї життєдіяльності. При вологості повітря понад 70 % відбувається капілярна конденсація вологи, яка сприяє появі й поширенню грибів. При проростанні спор грибів капіляри паперу заповнюються грибницею, що викликає гідрофобізацію паперу і зміну його властивостей, зокрема гнучкості, еластичності. Спори грибів уражають і синтетичні матеріали, руйнують пластифікатори робочого шару та ацетилцелюлозну основу аудіовізуальних документів і негативно діють на них утвореними в процесі руйнування хімічними продуктами - ферментами і кислотами. Значної шкоди завдають документам і комахи. Найпоширеніші серед них жуки - точильники, «притворяшки», шкіроїди. Лялечки й дорослі жуки живуть серед аркушів документів, прогризаючи в них ходи. На відміну від цих комах, шкіроїди обгризають документи з поверхні, але можуть знищувати папір, пергамент, всі частини обкладинки. Харчуються борошняним клеєм і значно забруднюють документи таргани. В зв’язку з цим до найголовніших завдань архівістів належить суворе дотримання правил зберігання документів. § 2. Технології зберігання архівних документів ^3 абезпечення збереженості документів НАФ потребує раціонального розміщення документів, запобігання їх втрат, контролю за фізичним станом і переміщенням, копіювання документів для створення страхового фонду й фонду користування, відновлення первісних або близьких до первісних властивостей і зовнішніх ознак документів, що зазнали пошкодження або руйнування. Такий комплекс робіт називають організацією зберігання документів. Оптимальні умови зберігання документів забезпечуються будівництвом, реконструкцією і ремонтом будівель архіву; обладнанням будівель і сховищ засобами пожежегасіння, охоронної та пожежної сигналізації; застосуванням технічних засобів для створення оптимального температурно-вологісного та світлового режимів, здійсненням санітарно-гігієнічних заходів у приміщеннях сховищ; застосуванням спеціальних засобів зберігання документів. Архівні документи розміщують у спеціально збудованих або пристосованих для постійного зберігання документів будівлях чи окремих приміщеннях будівель. Для зведення таких будівель використовують індивідуальні або - частіше - типові проекти. Вони передбачають ряд обов’язкових приміщень, необхідних для нормальної роботи з документами. Основну площу архівної будівлі займають сховища. Вони максимально ізолюються від читального залу, адміністративних та інших приміщень. Крім того, площа архівної будівлі відводиться під робочі приміщення співробітників архіву, приміщення для приймання і тимчасового зберігання, акліматизації документів; для ізоляції, знепилюван-ня, дезінфекції й дезінсекції пошкоджених документів; для реставраційно-палітурних робіт; для приготування клеїв і розчинів; для відтворення копій документів, оброблення плівки; для зберігання облікових документів. Передбачаються також приміщення для науково-довідкової бібліотеки, методичного кабінету, виставкового залу. Будівлі архівів розміщують у місцях, віддалених від пожежонебезпечних об’єктів (нафтосховищ, автозаправних станцій), об’єктів, що забруднюють повітря агресивними газами й пилом (підприємств зі шкідливими технологіями, ТЕЦ), що підпадають під загрозу затоплення та проникнення Ґрунтових вод або є потенційним джерелом поширення гризунів (елеватори, ринки). У районі розташування архівних будівель середньодобовий вміст шкідливих домішок у повітрі не повинен перевищувати гранично допустимі концентрації (мг/м3): сірководню - 0,008, сірчистого ангідриду - 0,5; окислів азоту - 0,06; хлору - 0,03; неорганічного пилу, що містить двоокис кремнію, - 0,05. Будівлі архівів оснащують пожежною та охоронною сигналізацією, засобами пожежегасіння. Розташування та обладнання приміщень основного призначення мають забезпечувати раціональний взаємозв’язок функціональних підрозділів архіву, збереженість документів на всіх ділянках роботи з ними, дотримання технологічних вимог, охорони праці, техніки безпеки, пожежної безпеки, виробничої санітарії. Важливе значення для створення належних умов зберігання документів має обладнання сховищ системами кондиціювання та вентиляції, що забезпечують рециркуляцію повітря, очищення від агресивних домішок і пилу, підтримання оптимального температурно-вологісного режиму. Приміщення сховищ обладнують стаціонарними металевими стелажами або дерев’яними, обробленими вогнезахисним розчином. У сховищах з природним освітленням стелажі та шафи відкритого типу встановлюють перпендикулярно стінам із вікнами. У сховищах без вікон стелажі та шафи встановлюють з урахуванням особливостей приміщення, конструкції обладнання й норм його розміщення. Не допускається розміщення стелажів, шаф та іншого обладнання для зберігання документів упритул до зовнішніх стін будівлі та до систем опалення, щоб уникнути впливу на них вологи та різких коливань температури. Документи розміщують на стелажах, у металевих шафах горизонтально або вертикально в картонажах або іншому упакуванні з метою запобігання проникнення в них пилу, що згубно діє на матеріальну основу документів. Розміщення документів на підлозі, підвіконнях, у нерозібраних стосах не припустиме. Електрична проводка у приміщеннях сховищ повинна бути закрита металевими трубами, штепсельні розетки для переносної апаратури (пилососів, ламп тощо) - герметичними або напів-герметичними, шнури переносної апаратури повинні мати гумову ізоляцію. Категорично забороняється в сховищі курити, застосовувати електронагрівальні прилади, зберігати вибухонебезпечні, легкозаймисті речовини та продукти харчування. Важливе значення для забезпечення збереженості документів має їх раціональне розміщення. Документи розміщуються в сховищах в порядку, який забезпечує їх комплексне зберігання у межах груп чи окремих фондів і описів, відповідає обліковій до кументації, вимогам оперативного розшуку й потребам евакуації документів за екстремальних умов. Відокремленому зберіганню : підлягають секретні документи; унікальні документи; документи, що мають у зовнішньому оформленні або у додатках до них матеріальні цінності; документи з різними видами носіїв; документи, вражені біологічними шкідниками; документи, що прийняті до архіву на тимчасове зберігання; документи, не внесені до облікової документації архіву. ; Документи видаються зі сховищ для використання дослідникам і відвідувачам до читального залу архіву (на один місяць); співробітникам архіву до службових приміщень для виконання ! планових робіт і доручень керівництва архіву (на 10 днів); установам і організаціям у тимчасове користування (на три місяці); до лабораторії архіву для проведення робіт із створення страхового фонду й фонду копій користування, для поліпшення фізико-хімічного стану документів (по мірі необхідності, але не більше, ніж на один рік). Судово-слідчим органам справи видаються у тимчасове користування на термін до шести місяців із можливим продовженням до одного року. Видавання документів користувачам здійснюють відповідно до «Основних правил роботи державних архівів». Користувачі несуть відповідальність за збереженість документів і дотримання правил роботи з ними. З метою встановлення фактичної наявності одиниць зберігання і відповідності їх кількості, зазначеній у описах справ (книгах обліку), а також виявлення документів, які потребують наукового, реставраційного, косерваційно-профілактичного та технічного оброблення, проводять перевіряння наявності, фізичного та технічного стану документів. Перевіряння наявності і стану документів є постійною плановою роботою кожного державного архіву і проводиться для фондів першої категорії і таких, що містять особливо цінні документи - один раз на 10 років; для унікальних документів - не менш як один раз на п’ять років; для фондів другої категорії - один раз на 15 років; фондів третьої категорії - один раз на 20 років; секретних документів - відповідно до вимог спеціальних нормативних документів. Періодичність контролю наявності та технічного стану кіновідеофото-фонодокументів становить один раз на 5 років. Позачергові одноразові перевіряння наявності й стану документів усіх або частини фондів архіву проводяться у разі стихій- ного лиха, масових переміщень, надзвичайних ситуацій, в результаті яких виникала можливість втрати або пошкодження документів. Важливою умовою забезпечення збереженості документів є дотримання режимів їх зберігання, тобто сукупності темпера-турно-вологісних, світлових та санітарно-гігієнічних умов, створюваних в архівосховищі, реалізація контрольно-охоронних заходів. Температурно-вологісний режим забезпечує захист матеріальної основи документів від руйнівної дії температури й вологості повітря. Температура та відносна вологість повітря в приміщеннях сховищ, обладнаних системами кондиціювання повітря, повинні відповідати нормам, приведеним у таблиці. Вид документа Температура, °С Відносна вологість повітря, % Документи з паперовою основою 17-19 50-55 Фотодокументи чорно-білі кольорові чорно-білі кольорові на скляній підкладці 15-20 - 40-50 - з паперовою основою 15-20 2-4 40-50 40-50 на плівці з триацетатною основою 15-20 -5±2 40-50 40-50 Кінодокументи (на плівці з триацетатною основою) 10-15 не вище (-5) 40-50 40-50 Фонодокументи Відеодокументи 16-20 55-65 У приміщеннях з нерегульованим кліматом здійснюються заходи з оптимізації кліматичного режиму зберігання із застосуванням раціонального опалювання і провітрювання приміщень, а також технічних засобів зволоження або осушення повітря. При тривалому порушенні режиму зберігання (від 7 до 10 діб), що супроводжується підвищенням відносної вологості повітря до (80-90)%, вживаються заходи з нормалізації кліматичних умов (інтенсивне провітрювання, осушення сховища). | Температурно-вологісний режим зберігання документів кон-| трелюється регулярним вимірюванням параметрів повітря з допомогою контрольно-вимірювальних приладів: термометрів, гігрометрів, психроматерів, електронних термогігрометрів. Світловий режим дозволяє запобігти руйнівній дії світла на , матеріальну основу документа. В сховищах та інших приміщеннях архівів, де проводиться робота з документами, виключено І освітлення прямими сонячними променями. З метою запобігання руйнівній дії світла на документи вікна в таких приміщеннях щільно завішують світлонепроникною тканиною, обладнують світлорозсіювачами. Для штучного освітлення сховищ застосовують лампи розжарювання в закритих плафонах із рівною зовнішньою поверхнею або люмінесцентні лампи зі скороченою ділянкою спектра. Освітленість на вертикальній поверхні стелажа на висоті 1 м від підлоги - 20-30 лк, на робочому місці - 100 лк, не більше 50 лк -для міжстелажних проходів. Дотримання санітарно-гігієнічного режиму забезпечує запобігання біодеструкції і забрудненню матеріальної основи документа. Найпершими запобіжними заходами щодо накопиченню пилу, появи плісняви, комах та гризунів у приміщеннях архіву є утримуватися їх у зразковому порядку та чистоті. З метою своєчасного виявлення плісеневих грибів і комах двічі на рік (початок і кінець опалювального сезону) вибірково проводять мікробіологічне та ентомологічне обстеження документів і приміщень сховищ. Реалізація охоронного режиму спрямована на збереження документів від розкрадання, втрат, несанкціонованого винесення. Охорона архіву забезпечується шляхом технічного укріплення та обладнання будівлі засобами охоронної сигналізації, організацією посту охорони, опечатування приміщень, дотриманням умов пропускного режиму й порядку доступу до сховищ. Обов’язковому оснащенню засобами охоронної сигналізації та опечатуванню підлягають сховища, приміщення, в яких тимчасово зберігаються документи (в тому числі читальний зал, лабораторія мікрофільмування та реставрації), матеріальні цінності, копіювальна техніка; аварійні й запасні виходи з будівлі архіву, основний вхід за умови відсутності цілодобового поста охорони. До завдань архівістів щодо зберігання архівних документів належить і створення їх страхового фонду - упорядкованої су- купності страхових копій архівних документів - для збереження документної інформації на випадок пошкодження (втрати) оригіналів документів. При визначенні черговості страхового копіювання враховується інформаційна значущість документів, їх фізичний стан та інтенсивність використання. Серед рівноцінних за значенням фондів, першочерговому копіюванню підлягають ті документи, які мають незадовільний фізичний (технічний) стан або інтенсивно використовуються. Страховий фонд на унікальні документи створюється незалежно від їх форм власності. Він є недоторканим і зберігається відокремлено від оригіналів документів у спеціальних архівосховищах. Під час страхового копіювання, в обов’язковому комплекті створюються і копії для фонду користування. До фонду користування включаються, як правило, копії повністю відзнятих одиниць зберігання. Копії окремих документів включаються до фонду користування як тематичні добірки документів або поодинично, за умови особливої значущості оригіналу документа. « §3. Забезпечення фізико-хімічної збереженості архівних документів О МЕТОЮ УСУНЕННЯ причин прискореного старіння та руйнування документів; відновлення їх властивостей, технічних характеристик, тривкості; виготовлення копій документів за допомогою засобів відтворення та копіювання в архівах здійснюють реставраційне та консерваційно-профілак-тичне оброблення документів. Таке оброблення документів проводиться на основі диференційованого підходу в порядку черговості, встановленої в архіві з урахуваннями видових особливостей, цінності, фізичного стану документів і можливостей архіву. До пріоритетних об’єктів належать унікальні документи з низькою потенційною довговічністю. У процесі зберігання та використання документи зазнають багаторазових впливів, які призводять до ветхості, появи різних механічних пошкоджень у вигляді розривів аркушів, проколів, закручення країв, складок, а також часткового або повного руйнування паперу, підвищення ламкості й крихкості; випадання частин основи; склеювання (зацементування) аркушів; осипання тексту разом з частками паперу; осипання облицювального шару крейдяного паперу; значного пожовтіння паперу в резуль-? таті підвищення кислотності; втрат окремих частин тексту. В таких випадках матеріальна основа документу потребує відновлення початкових або наближених до початкових властивостей та зовнішніх ознак, тобто реставрації. Для відновлення матеріальної основи документа застосовують комплекс методів, основними з яких є відновлення меха-1 нічної цілісності, пластифікація, очищення. І Комплекс робіт з відновлення механічної цілісності документів і; виконують у лабораторії реставрації і мікрофотокопіювання. • Основними методами реставрації документів з паперовою основою є відновлення механічної цілісності, ламінування, реставрація, аероформування, нейтралізація і стабілізація кислотності паперу методом забуферювання. Перед проведенням реставрації | попередньо визначають структуру та якість матеріальної основи | документа, характер дій речовин і засобів оброблення. Виконання технологічних операцій реставрації проводять так, щоб не пошкодити текст, не послабити його контрастність, не викликати розмивання штрихів. З цією метою використовують безпечні ; для документів речовини і матеріали: папір з кислотністю - від і 6,0 до 8,5; шкіра - від 4,5 до 6,0; пергамент - від 7,0 до 8,0 тощо. Для механічного захисту ветхих книг і документів використовують метод ламінування. Цей найпродуктивніший метод реставрації давно відомий під різними назвами: ламінування, імпрегнування, суха реставрація, сухе дублювання, гаряче пресування. Всі названі методи спираються на загальний принцип: з’єднання ветхого паперу з термопластичною полімерною плівкою, яка застосовується самостійно чи в сполученні з лавсано-|, вою плівкою, іншими матеріалами. ? Механічне пошкодження основи документів, стирання тексту ‘ при тривалому користуванні, вплив агресивного середовища спричинюють також згасання текстів документів, тобто зменшення контрастності - різниці оптичних густин елементів зображення і прогалин документів. При цьому зображення візуально (частково чи повністю) не сприймається. Відновлювання текстів, що вицвіли або згасли, є складовою частиною забезпечення фізико-хімічної збереженості документів. Для відновлення таких текстів застосовують фотографічні методи, які базуються на використанні ультрафіолетового, видимого та інфрачервоного випромінювань. Суть цих методів полягає у тому, що під час експонування світлом відпорідного спектрального складу, між основою і текстом документа виникає різниця контрастів і яскравості, яка фіксується фотографічними матеріалами. Так, при експонуванні документів за допомогою джерела ультрафіолетового світла елементи тексту частково поглинають проміння (за рахунок чорнила у штрихах), а прогалини їх відбивають. Перевага фізико-фотографічних методів полягає у високій чутливість виявлення і реєстрації малих концентрацій речовин; незмінності зовнішнього виду і хімічної природи документа; виключення можливостей втрати слідів зображення або інших елементів документа; можливості підсилення, маскування, тиражування фотографічних зображень. Відновлювання якості фотозображень проводять механічними, хімічними, фотографічними та комп’ютерними методами. Простим механічним способом реставрації фотозображень є ретуш, яка дозволяє змінювати оптичну густину негатива. Оптичне підсилювання негатива, ослаблення зернистості, відновлювання вицвілих і забарвлених фотозображень проводять фотографічними методами, тобто шляхом репродукування документів із підбиранням умов експонування хіміко- фотографічного оброблення, спеціальних джерел світла, світлофільтрів і фотоматеріалів. Механічні дефекти кінофотодокументів типу подряпин можуть бути усунені фотографічним методом з використанням імерсійного друку. Хімічними методами реставрації усувають на документах різнокольорові плями, вуалі, які виникають внаслідок фізико-хімічного руйнування. Найпростіші із ручних хімічних і фотографічних способів - промивання негативів водою, додаткове обробляння їх у фіксуючих розчинах, склеювання розбитих фотопластинок. Загальним недоліком цих методівв є обмежене число ліквідованих дефектів. Значно ефективнішими є метод усунення дефектів і поліпшення якості фотозображень з використанням комп’ютера, що включає візуальний аналіз і оцінку дефекту, вибір його математичної моделі; оцифровування фотозображення і запис його в пам’ять комп’ютера; машинний аналіз дефекту і оцінка параметрів його математичної моделі; вибір або розроблення алгоритму усування дефекту; усування дефекту за допомогою програми, яка реалізує вибраний алгоритм; візуальної оцінки реставрованого документа на екрані дисплея і повторення окремих опера- цій у тому випадку, якщо не одержано необхідних результатів; зворотного перетворення оцифрованого зображення на фото-• графічне. Цей метод є універсальним, оскільки дозволяє усувати дефекти, забезпечує повну збереженість оригіналу під час проведення реставраційних робіт, не потребує трудомістких ручних , операцій. Консерваційно-реставраційне оброблення кіно- і фотодокументи складається з декількох послідовних операцій: ; • ручне загальне очищення та знепилювання, видалення жирових та воскових забруднень за допомогою м’яких щіточок із білки чи колонка, протирання неворсистим матеріалом (замшею, оксамитом), змоченим етиловим спиртом, бензином, скипидаром чи 0,001% розчином аміаку; • машинне консерваційно-реставраційне оброблення, що забезпечує переведення за допомогою додаткового фіксування нерозчинених солей срібла фотошару у водорозчинні сполуки, вимивання водорозчинних сполук, які зумовлюють появу дефектів фотозображення, що накопичуються при хіміко-фотографічному обробленні фотошару, , усунення загального забруднення, як фотошару, так і ос-нови та зменшення поверхневих подряпин і пошкоджень фотошару у процесі його набухання та подальшого сушіння. Відео- і фонодокументи з магнітною плівкою для зняття статистичної електрики, внутрішньої напруги в рулонах проходять перемотування з початку на кінець і навпаки один раз в 1-2 роки в залежності від інтенсивності користування документами. З метою збільшення еластичності носіїв запису проводять пластифікацію - оброблення матеріалів (магнітних стрічок, кі- Інострічок) леткими органічними розчинниками (пластифікаторами). Радикальним вирішенням питань збереженості документів є переведення інформації на новітні носії, запису цифрових образів документів на оптичні диски з метою створення фонду користування та страхового фонду. При оцифровуванні документів для фонду користування може використовуватися менша розпізнавальна здатність, ніж при страховому копіюванні, завдяки чому досягається велика щільність розміщення копій документів на диску. Технологія цифрового кодування забезпечує довготривале збереження інформації, але за умови періодичного пере-записування, наприклад, компакт-дисків, - через 20-25 років. При великих масивах ушкоджених документів у екстремальних умовах застосовують превентивні заходи, які сповільнюють прискорене старіння документів у визначені моменти (фази) їх існування. Така технологія, вперше розроблена і застосована в Бібліотеці Конгресу США, дістала назву фазова консервація. Вона дозволяє забезпечити довгострокову збереженість документів. Успішно цей метод застосували спеціалісти Бібліотеки Російської Академії Наук при ліквідації наслідків пожежі 1988 р. для попередження руйнування книг. Сповільнення процесів старіння документів було досягнуто шляхом розміщення їх в індивідуальних мікрокліматичних контейнерах (картонних коробках), які точно відповідали розміру документів. Контейнери виготовляли зі спеціального безкислотного картону з мікро-гофрованим шаром, чим було досягнуто захисту пошкоджених документів від впливу навколишього середовища, стабілізація процесів старіння паперу за рахунок поглинання шкідливих домішок спеціальним картоном. Документи, уражені біологічними шкідниками, направляють на санітарно-гігієнічне оброблення: дезінфекцію - з метою знищення в них пліснявих грибів та дезінсекцію - з метою знищення комах. Вилучення проводиться оперативно, з виконанням заходів щодо ізоляції уражених документів. Вилучення та санітарно-гігієнічне оброблення документів проводять вибірково або в повному обсязі. Вибіркове вилучення документів та їх оброблення здійснюється при ураженні плісеневими грибами чи комахами окремих справ. Оброблення документів в повному обсязі проводиться у випадках масового ураження плісеневими грибами або комахами. Якщо у сховищі виявлено біологічних шкідників, вживають такі термінові заходи: • уражені плісеневими грибами або комахами документи загортають у плівку або папір, ізолюють в окремому приміщенні до вирішення питання щодо передання їх на дезінфекцію або дезінсекцію; • кіно- і фотодокументи зі слідами біологічного ураження (плісняви) обробляють машинним фунгіцидним методом із застосуванням 1% розчину ніцтедину або метациду; • стелажі та шафи, в яких зберігалися уражені плісеневими грибами документи, протирають водними розчинами антисептиків (3% формаліну, У/о катаміну АБ) і просушують; • місцеву дезінсекцію сховищ проводять водними розчинами інсектицидів (3-5% хлорофос) або аерозольними препаратами, обробляючи підлогу, плінтуси, вікна, підвіконня, стіни на висоті до 1,5 м; • при масовому ураженні документів проводять дезінфекцію та дезінсекцію сховищ силами санепідемстанцій або карантинних служб під контролем робітників архіву; • при ураженні стін (підлоги, стелі) плісеневими грибами усувають причини зволоження приміщень, знімають штукатурку та фарбу, обробляють поверхню водним 5% розчином формаліну, проводять ремонт з додаванням в будівельні матеріали розчинів антисептика; • знищення гризунів проводять із залученням спеціалістів санепідемстанцій. Боротьбу з біологічними шкідниками проводять переважно хімічними методами, іноді - з використанням струму високої частоти. Найпоширенішим є метод дезінфекції документів у спеціальних камерах (автоклавах) шляхом використання хімічних препаратів (фумігантів) у газоподібному стані. Дезінсекцію документів і книг проводять методами вологого оброблення і газового знезараження. Важливим засобом захисту документів від біологічних шкідників є фумігація - оброблення сховищ спеціальними парами, газами, аерозолями. Однією з важливих умов зберігання документів є боротьба з пилом, який проникає у сховище ззовні і утворюється у ньому за рахунок стирання стін, підлоги, пакувальних матеріалів, самих документів. Пилові частинки мають електричний заряд, завдяки чому осідають і міцно утримуються папером, а мінеральні частинки пилу, проникаючи в папір між волокнами, пошкоджують волокна целюлози, викликаючи зниження механічної міцності. Шар пилу, який покриває документ, порушує в ньому повітрообмін, сприяє збільшенню вологості і біологічному пошкодженню. Пил є основним переносником спор грибів, а інколи і яєць комах. Частинки пилу, які осідають на кінофотофонодокументи, утримуються на їх поверхні електростатичними силами. Під дією тепла, тертя і тиску вони укорінюються в робочий шар стрічок і викликають забруднення. Накопичення пилу на одному витку магнітної або кінострічки може проявитися у вигляді виступу на рулоні і бути причиною деформації його зовнішніх шарів. • Для ліквідації внутрішньої причини утворення пилу стіни, стелю, перегородки і стелажі обробляють міцним, вогнестійким матеріалом. Особливу увагу приділяють покриттю підлоги у сховищах, яка має бути рівною і гладкою. Знепилювання документів з паперовими носіями проводять з урахуванням ступеня їх запиленості, фізичного та санітарно-гігієнічного стану. Ефективний засіб боротьби з зовнішнім пилом - герметизація приміщень, фільтрація повітря за допомогою кондиціонерів шляхом пропускання його через масляні фільтри, водяний пил. Обов’язковому знепилюванню підлягають коробки, папки, палітурки і корінці справ. Особливо цінні документи, унікальні документи, а також документи з високим ступенем забрудненості та запиленості, зі слідами старої плісняви знепилюють поаркушне. Знепилювання аудіовізуальних документів проводять вручну чи на спеціальному обладнанні. Знепилені документи, що не потребують дезінфекції (дезінсекції) або акліматизації, передаються до сховища на постійне зберігання. Отже, зберігання документів включає цілий комплекс завдань пов’язаних зі створенням оптимальних санітарно-гігієнічних, температурно-вологісних та охоронних умов зберігання документів з різними носіями, з попередженням їх руйнування. На службу архівістиці приходять найновіші досягнення математики, фізики, хімії, біології, електронно-обчислювальна техніка. Все це вимагає від архівістів глибоких знань щодо хімічних і фізичних властивостей усіх носіїв документної інформації, причин і факторів їх старіння, новітніх методів забезпечення збереженості документів НАФ України. ЗАПИТАННЯ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЮ: 1. Які основні групи документів можна виділити за ознакою носіїв інформації? 2. Які вимоги ставляться до будівель архівів? 3. Дотримання яких режимів потребує забезпечення збереженості архівних документів? 4. Яке обладнання необхідне для приміщення архівів? 5. Висвітліть основні технології зберігання документів. 6. Які параметри включає режим зберігання документів? 7. Що таке реставрація документів? 8. Назвіть методи відновлення механічної цілісності документів. Р О З Д І Л 13 ІНФОРМАТИЗАЦІЯ АРХІВНОЇ СПРАВИ ІНФОРМАТИЗАЦІЯ АРХІВНОЇ справи, спрямована на вдосконалення управління архівною справою, інтенсифікацію архівних технологій та удоступнення документної інформації, є важливим чинником розвитку культури й науки, входження України у міжнародний інформаційний простір. Інформатизація архівних установ у нашій державі почалася в 1990-х роках, а до кінця XX ст. вже визначилися основні шляхи її реалізації та розпочалося широке впровадження в практику. § 1. Інформатизація архівної справи: поняття, мета, завдання ІНФОРМАТИЗАЦІЄЮ АРХІВНОЇ справи є комплексна система організаційних, науково-методичних і технологічних заходів, що забезпечують розроблення на єдиних методологічних та методичних засадах взаємопов’язаних інформаційних технологій в галузі архівної справи, створення мережі локальних і централізованих баз даних, формування національної архівної інформаційної системи. Інформатизація передбачає створення умов для заміни традиційних архівних технологій новими інформаційними з метою забезпечення раціонального, повного і своєчасного використання інформаційного потенціалу архівних ресурсів. Заміна традиційних архівних технологій зумовлена потребою модернізації усталених процесів, впровадження новітніх форм роботи з документами і формування різнохарактерних електронних інформаційних ресурсів, розширення доступу до архівної інформації та її оперативного використання. Основна мета інформатизації архівної справи полягає в оптимізації формування Національного архівного фонду та зберігання документів, захисті національних інтересів в архівній справі, вирішенні проблем оперативного і повноцінного доступу до архівної інформації, актуалізації інформації, що міститься в документах, та прискорення залучення її до суспільного обігу, інтеграції документальних ресурсів у світових інформаційних мережах. Процес інформатизації складається з: • розроблення взаємопов ‘язаних інформаційних технологій комплектування, експертизи документів, їх описування й обліку, каталогізації та використання документної інформації, створення страхового фонду копій; • формування електронних архівних інформаційних ресурсів, створення локальних баз даних (БД) в архівних установах та централізованих БД галузі, створення єдиної національної архівної інформаційної системи (НАІС); • формування архівних веб-ресурсів, включення їх у міжнародний інформаційний простір через систему Інтернет, використання архівних інформаційних ресурсів різних країн, міжнародних товариств та організацій. Інформатизація спрямована на розширення інтелектуального доступу до архівної інформації, отримання необхідної інформації без фізичного контакту з документами завдяки формуванню баз електронних копій документів, забезпечення збереженості архівної інформації та захист національних інтересів в архівній справі через створення страхового фонду документів НАФ. Перехід від паперових до електронних технологій вимагає від архівістів пристосування традиційних методик архівної справи до нових вимог. Важливе значення при цьому має набуває чіткість структури опису документів, справ, фондів, встановлення взаємозв’язку різних технологічних процесів у єдиний цикл на рівні обліку та довідкового апарату тощо. Засобом реалізації інформатизації є комп ‘ютеризація, але вона забезпечує лише одну ланку - програмно-технологічне і матеріально-технічне забезпечення технологічних процесів завдяки обчислювальній техніці, інформаційним системам та базам даних. На початку XXI ст. комп’ютерні технології досягли надзвичайно високого рівня і набули можливостей, які розглядалися як нереальні ще в середині 90-х років XX ст. ‘ Головні завдання інформатизації в архівній справі полягають в: і • оптимізації традиційних технологій справи - експертизи, комплектування, описування та обліку фондів, каталогізації; • удосконаленні системи управління архівною справою - підвищенні ефективності матеріально-технічного, фінансового і кадрового забезпечення та управління інформаційними \ документальними ресурсами архівної системи; І • забезпеченні широкого доступу до документної інформації ‘, через створення системи електронних архівних довідників, 1 взаємопов’язаних електронних каталогів, комп’ютерних баз даних та інформаційних систем, що дозволять сформувати І інтегровані дані архівної документної інформації про склад І і зміст архівних фондів; і • вирішенні проблеми забезпечення збереженості фондів та збе-! рігання інформації з використанням комп’ютерних технологій, страхового копіювання, формування повнотекстових баз даних, публікації документів, організації ринку інформаційних продуктів і послуг, що надаються без безпосереднього доступу до архівних документів тощо. Інформатизація архівної справи в науково-методичному плані поєднує і взаємоузгоджує увесь цикл документотворення, ; документозберігання та використання документної інформації, й базується на поєднанні методик архівознавства, археографії, документознавства. Процес інформатизації архівної справи має три взаємопов’язані складові: • науково-архівознавчу - визначення об’єктів комп’ютеризації технологічних процесів архівної справи на етапах ком- (плектування, обліку, використання, зберігання документів, розроблення методичних засад каталогізації та методики і архівного описування для комп’ютеризованих систем, І; створення уніфікованої та стандартизованої терміносисте-ми тощо; • інформаційно-технологічну - вибір оптимального програмного забезпечення та його раціональне пристосування до специфіки різних об’єктів комп’ютеризації, побудова інформаційних систем і мережі відповідно до завдань, що стоять перед архівною справою, а також постійна підтримка функціонування систем, захист інформації, оновлення обладнання та модифікації програмних рішень тощо; • науково-організаційну та управлінську - організація роботи та реалізація концепції інформатизації архівної справи, вдосконалення системи управління архівною справою, прийняття оптимальних фінансово-економічних та організаційних рішень для різних об’єктів комп’ютеризації. § 2. Основні шляхи інформатизації архівної справи: світовий досвід \_ нформатизація в західних країнах починалася з автоматизації всього циклу архівних процесів з метою їх інтеграції. Це дозволило сформувати електронні архівні ресурси найрізноманітнішого характеру і надати широкий доступ до інформації у світових мережах. З перших кроків фахівці зіткнулися з обмеженими можливостями комп’ютерної техніки для автоматизації довідкового апарату, зокрема на ретроспективні фонди. В 1960-х роках у інформаційно розвинутих країн було прийнято принцип спрощення та жорсткої уніфікації опису документної інформації. При цьому особливості різного типу і виду документів часто втрачалися. У західних країнах у 1960-1980-х роках бурхливо розвивалися подокументні бази даних діяльності установ і відомств, комерційні бази даних. У той час було практично повністю автоматизовано основні технологічні процеси архівів на основі численних програмних продуктів, десятки з яких створювалися за рік. Ці роботи здійснювалися без координації на державному рівні, стимулюючи розвиток комп’ютерних технологій, створення нових програм для обміну інформацією, конвертування їх з одних систем в інші, розширення можливостей пошуку. На початку 1980-х років обсяги інформації значно зросли, а управління базами даних ускладнилося. Виникло питання про розроблення уніфікованих систем опису та створення національних систем архівної інформації. Інтенсивне зростання інформації вимагало нових програмно-технологічних рішень. За основу універсального архівного опису багато країн взяли добре сформований на той час бібліографічний опис, пристосований до завдань архівістики. Найбільшого розвитку цей підхід набув у США, де Бібліотека Конгресу США та група архівістів Національних архівів США створили в 1980-х роках структуру опису для архівних документів, узгоджену зі спеціальним технологічним форматом зверігання та обміну - АМС МАКС. Це зумовлювалося необхідністю інтеграції документального бібліотечного та архівного масиву в єдину за принципами створення інформаційну систему загальнодержавного типу для обміну інформацією у міжнародних мережах. Такий підхід прийняли майже 20 держав світу (Канада, Великобританія, Іспанія, Австралія, скандинавські та ін.). У США було створено систему Ким (Кезеагсп иЬгагу ІпГотаїіоп МеІ\УогЬ), до якої включено дані про архівні колекції та матеріали в бібліотеках і архівах США. Оскільки систему запропонувала Бібліотека Конгресу США, вона стала головним методичним центром, який розробляє основи структурування інформації на базі структури бібліотечного опису. Завдяки універсальному форматові даних ипіуегзаі МАКС в англомовному світі значно полегшився обмін інформацією і родина МАКС-форматів запанувала в ньому. Найскладніший серед них архівний АМС МАКС (1985), призначений для універсального опису документів, справ, фондів. Декілька років архівісти впроваджували його в практику і активно обговорювали. До кінця XX ст. ці технології застріли, їх замінили нові гнучки платформи, що дозволяють уникати жорсткого форматування, застарілої індексації та кодування (понад 200 полів і підполів, що вписувалися в понад 800 індексованих бібліографічних полів у АМС МАРС), трудомістких термінологічних узгоджень. Утім ця робота була важливою для розвитку архівної справи, теорії та практики архівознавства. Архівна методика, прийнята для АМС МАКС, сприяла удосконаленню системи описування, (уніфікації термінів та універсалізації архівного опису, що було вкрай важливим на першому етапі інформатизації. Вона застосовувалася до всіх видів і типів архівних документів, опису справ, колекцій, фондів. Форма АМС МАКС поєднувала адміністративну інформацію про надходження, опрацювання, зберігання, використання, облік, збереженість, страхове копіювання, обмеження доступу та ін:, фізичний опис усіх кількісних характеристик документів; опис змісту інформації на основні спеціальної системи заголовків і предметних рубрик тощо. Для пошуку застосовувалися спеціальні предметні рубрики: імена, назви установ, колективів, географічні, адміністративно-територіальні найменування, теми та предмети, заголовки груп ма- теріалів, жанр архівних документів, їх види і типи. Загалом ця система виконала поставлені перед нею завдання. У зв’язку з розвитком інформатизації актуалізувалася необхідність розроблення стандарту архівного описування. Від початку 1980-х років над створенням національної системи описування шляхом стандартизації архівного описання рівня колекції та архівного фонду працювали канадські архівісти. Обговорення результатів напруженої праці спеціально створеного комітету на чолі з К. Хавортом експертами з дескриптивних стандартів різних країн на зустрічі в Оттаві у жовтні 1988 р. поклало початок розробленню «Загального міжнародного стандарту архівного описування», схваленого в остаточному варіанті Комітетом з дескриптивних стандартів МРА у вересні 1999 р. Проникнення інформаційних технологій в архівну справу на теренах СРСР почалося в 1970-х роках, коли комп’ютеризація набула значення державного завдання. Впродовж 1980-х років у деяких центральних радянських архівах почали формуватися автоматизовані масиви актуальної архівної інформації. Але закритість архівів, обмежені можливості радянської техніки та програмних засобів дозволяли вирішувати завдання лише частково. Від архівістів вимагалася додаткова робота з каталогізації фондів для пристосування різної інформації до форматів записів, уніфікації текстів, формулювання заголовків. Це викликало створення трудомісткої технології «згортання інформації» під час каталогізації, формування предметних тезаурусів, жорсткого лінгвістичного забезпечення. Архівні документи через ускладнення їх опрацювання і необхідність використання спеціальних джерелознавчих та археографічних методик не розглядалися як об’єкти інформатизації. Перші спроби інформатизації показали, що від велетенських планів та надмірних сподівань слід відмовитися, натомість розпочинати автоматизацію з конкретних архівних об’єктів (робочого місця каталогізатора, відповідального за комплектування, облік тощо) або технологічних процесів. Науково-методичні розробки зі створення автоматизованих пошукових систем знайшли втілення в «Основних положеннях розвитку системи науково-довідкового апарату до документів архівів СРСР» (М., 1981), де було зафіксовано головні підходи до створення автоматизованих систем і технологій в контексті проблеми багатоаспектного пошуку. Як найважливіше завдання розглядався вибір об’єкта автоматизації з урахуванням значимості документів, довгостроковості потреби в ретроспективній інформації, інтенсивності використання комплексів архівних документів, концентрації інформації, що дозволяє пошук на між-архівному рівні. Об’єктом автоматизації було обрано окремі документи, справи, групи справ, фонди, або тематична архівна інформація. Тим самим формувалися основні концептуальні положення інформатизації архівної справи. Автоматизована інформаційно-пошукова система (АІПС) мала забезпечити різноцільове використання, видавання даних у різних режимах роботи, підготовку науково-довідкових видань, облік, сумісність з традиційними видами та системою, зв’язок з довідковим апаратом СНТІ. Її об’єктом визнавався окремий архівний фонд, а в основу формату (структури) даних було по- • кладено картку фонду, що мала облікове значення і містила його основні інформаційні атрибути. Сумісність класифікації інформації про документи довідкового апарату СНТІ та архівних довідників забезпечувалася за допомогою спеціально розробленої таблиці відповідності понять тематичного рубрикатора довідкового апарату СНТІ і Схеми єдиної класифікації (СЄК) документальної інформації в системі каталогів державних архівів (радянський період). Навіть таке обмежене завдання, як коротке описування за усталеною технологією, виявилося надзвичайно трудомістким. Далі АІПС мала розвиватися двома шляхами: а) створення довідкового апарату СНТІ за документами Державного архівного фонду на базі Центрального фондового каталогу СРСР; І- б) розроблення АІПС на вибіркові комплекси документів з ак- | туальної тематики «непересічного значення» (як правило, на між- ‘ архівні комплекси). Отже, на початку 1980-х років у СРСР було підготовлено основні положення та методичні документи щодо розроблення єдиного формату опису картки фонду для довідкового апарату СНТІ і АІПС, відповідного рівня класифікаційного та лінгвістичного апарату архівної термінології, почалося формування масиву інформації АІПС Центрального фондового каталогу СРСР (ЦФК) на базі ЕС ЕОМ, а пізніше - на базі персональних ЕОМ. База даних архівної інформації, створеної на базі ЦФК СРСР, обмежувалася доволі простою пошуковою інформацією. Після розпаду СРСР база даних системи ЦФК, що охоплювала понад 70 тис описів архівних фондів, залишилася у власності Росії. Багато матеріалів у системі безпосередньо торкаються архівної україніки і містять інформацію про документи, документальні комплекси та архівні фонди українського походження. Згодом стало зрозуміло, що необхідно створювати складніші системи, які виправдали б витрати часу та зусиль архівістів. Бурхливий розвиток інформаційних технологій обумовив старіння архівних АІПС ще до закінчення зведення масивів інформації. На рубежі тисячоліть, коли світова цивілізація вступила в нову фазу свого розвитку, інформатизація архівної справи сконцентрувалася на формуванні ресурсів у всесвітній мережі Ін-тернет і наданні безпосередньої можливості отримання інформації в он-лайновому режимі. Протягом кількох лише років Інтернет докорінно змінив обличчя архівних служб світу, позначився на діяльності архівних установ. На початок 2002 року в світі пересічно на одного дослідника читального залу припадає 100 - в Інтернеті, на сторінках веб-сайтів національних архівів передових країн реєструються мільйони відвідувачів. Спільною рисою діяльності усіх архівних служб світу є інтенсивні спроби створення національних електронних каталогів архівних інформаційних ресурсів, майже усіх без винятку на рівні архівного фонду (за зарубіжною термінологією - колекції, чи групи документів). Світова практика демонструє широкий спектр підходів. До певної міри тут найбільше поталанило малим країнам і тим, хто має недовгу писемну історію, тобто історію, зафіксовану в писем них пам’ятках. Національний архівний фонд, наприклад, Чорногорії, що відраховує свою історію як держава з 1918 р., складають масив усього з 7 000 одиниць зберігання — 3,5 млн документів, з яких 1,5 млн - «давні» (до 1918 р.). Австралія поглибила рівень представлення інформації до подо-кументого: 25 млн одиниць зберігання. З них лише 2,6 млн представлено в Національному електронному каталозі. Другою загальною рисою процесу розвитку світової архівної практики і наступним логічним кроком є надання он-лайнового доступу до електронних каталогів через Інтернет. Так, на початок XXI ст. 32 архівні проекти США пов’язані з публікацією електронних довідників в Інтернеті; 7 - Канади; 71 - країн Європи: І серед яких передова позиція належить Великобританії (29), І франції (19), Німеччини (8), Швеції (4), Росії та Угорщині (2). Зокрема Національний звелений каталог колекцій в СЩА, представлений в он-лайновіму режимі пропонує інформацію про 72 300 колекцій рукописів та архівних фондів, що зберігаються в 1406 різних архівосховищах, починаючи з 1959 р. Польські архівісти представили електронний каталог «Сезам», Російська Федерація - бази архівних ресурсів: «Російський державний архів кінофотодокументів» (близько 22 000 документів), «Національні архіви Карелії: архівна мозаїка культури в Інтернет» та ін. Стратегічний напрямок актуалізації архівних інформаційних ресурсів склали публікації в Інтернет електронних версій традиційних архівних довідників - описів, інвентарів, індексів (переважно у вигляді баз даних, подекуди - у текстовому режимі). Помітний розвиток він знайшов у Росії, де на веб-сайті «Архивьі России» представлено путівники по фондах колишніх партійних архівів Санкт-Петербурга, Кіровської області, республік Комі й Татарстану. Не менш важливий напрямок представлення інформації про архівні ресурси - створення банку цифрових копій давніх документів, що характерно практично для усіх країн світу. Корпус найдавніших документів з історії держави і національних документальних пам’яток є не лише важливою складовою документальних ресурсів суспільства і держави, а становить собою знакові символи процесу державотворення і є фактором консолідації та самоусвідомлення нації. Публікація цих документів в Інтернеті стала надзвичайно популярним напрямком діяльності архівних служб світу. § 3. Інформатизація архівної справи в Україні У КРАЇНА БРАЛА участь у створенні АІПС ЦФК, але до початку 1990-х років питання комп’ютеризації архівних технологій практично не ставилося. Після відновлення державної незалежності України в архівній системі відбулися помітні зміни, юридичне закріплені в Законі України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» й інших нормативно-правових актах. Курс на демократизацію архівної справи дав новий поштовх для розвитку її інформатизації. Впродовж 1990-х років було підготовлено низку офіційних документів, що регулюють створення єдиного державного інформаційного простору, користування документами та забезпечення їх збереженості: Закони України «Про інформацію», «Про Концепцію Національної програми інформатизації», «Про захист інформації в автоматизированніх системах», Постанови Кабінету Міністрів України «Про затвердження Програми збереження бібліотечних і архівних фондів на 2000-2005 рр.» як складової всесвітньої інформаційної програми «Пам’ять світу». Найбільше значення для архівної галузі мають Закон України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», Указ Президента України «Про заходи щодо розвитку національної складової глобальної інформаційної мережі Інтернет та забезпечення широкого доступу до цієї мережі в Україні» (2000) і Розпорядження Президента України «Про невідкладні заходи щодо розвитку архівної справи»(2000). На початку 1990-х років Україна мала певний досвід створення архівних інформаційних ресурсів різних рівнів. Загаль-носистемний централізований рівень передбачав створення АІПС українського Фондового каталогу на базі ЦФК. Перші кроки на шляху його створення були зроблені 1989 р., коли Го-ловархів України видав наказ «Про створення автоматизованої інформаційної системи (АІС) в Головархіві України». Рішення базувалося на досвіді створення загальносоюзної АІПС. Спочатку АІПС «Фондовий каталог» було створено на персональних ЕОМ типу ІВМ РС 486 з застосуванням пакету прикладних програм СОЗ/1515. За досвідом попередників, система передбачала створення бази даних на всі фонди, які зберігаються в архівних установах України на базі облікової інформації фондового каталогу. Вона створювалася традиційними технологіями протягом 50 років і сконцентрувала інформацію про понад 200 тис. архівних фондів, які зберігалися в системі Головархіву України. База даних ЦФК зберегла всі реквізити традиційної картки фонду, тому виконувала функції державного обліку, містила переважно службову інформацію й дозволяла вести пошук інформації по кожному архіву, номеру, категорії, типу фондів, предметно-тематичній ознаці, географічній назві та прізвищу. Отже, система передбачала й елементи науково-пошукових функцій. Рівень внутрішньоархівних інформаційних баз даних фондового та подокументного рівня з актуальних питань соціаль ного розвитку відображає створення баз даних різної функціональної спрямованості окремих центральних та обласних архівів. Ця практика окреслила деякі актуальні аспекти, що витікають з функцій баз даних. Вони визначили типи даних та інформаційних систем. Перший тип - обліковий, викликаний функцією управління інформацією та обліком, заснований на створенні баз даних, коли в основу опису покладено зведені облікові документи фондового рівня (паспорт, аркуш фонду). Науковий пошук є додатковою функцією. Цей підхід, наприклад, був реалізований у ЦДАМЛМ України. Головною особливістю архіву-музею є те, що більшу частину документів становлять фонди особового походження діячів літератури і мистецтва, а також інформація про фонди творчих спілок, установ і організацій профілю комплектування, яка охоплює одну предметну галузь і тип фондів. Така база даних розрахована на тривале використання і є перспективною щодо включення її ресурсів до зведених БД державного рівня. Другий тип - тематичний, пов’язаний з необхідністю оперативного використання актуальної інформації подокументного рівня за предметно-тематичною ознакою. В цьому випадку формуються тематичні бази даних інформації на базі міжфондового або фондового подокументного предметно-тематичного пошуку. Предмет визначається актуальністю тематики та орієнтуванням на певні категорії користувачів і враховує нагальні суспільні потреби. Проблема виникає, як правило, під впливом рішень владних структур, виконання яких потребує використання архівної інформації, або для вирішення внутрішніх питань довідкового апарату архіву. В Україні такий процес визначився в кінці XX ст. і був обмежений галуззю соціально-правових запитів. Прикладом є бази даних, розроблені під впливом ситуації з метою встановлення соціальних та пенсійних пільг, компенсацій тощо: на репресованих (ЦДАГО України) та осіб, вивезених під час Другої світової війни до Німеччини (Держархіви Волинської, Київської, Харківської, Донецької областей). Створення баз даних тематичної інформації надто трудомістке й потребує спеціального методичного забезпечення. Третій тип - обліково-пошуковий, пов’язаний з поєднанням функції обліку та пошуку на подокументному рівні. Він характеризується послідовним описом і реєстрацією власне окремих видів документів за принципом архівного облікового документа - архівного опису. Цікавий досвід поєднання подокументного обліку та видового опису фотодокументів як окремого різновиду документів має ЦДКФФА імені Г. Пшеничного. Четвертий тип - пошуково-видавничий, коли база даних створюється для тривалих видавничих проектів внутрішньоар-хівних довідників, путівників. Це дозволяє публікувати довідники за певною структурою будь-якої інформації з баз даних, а в міру нарощування та модифікації інформації видавати чергове видання, доповнене та виправлене. Воно маже мати електронну форму і публікуватися як традиційним способом так і на компакт-дисках. Окремий напрям в інформатизації архівної справи становить «Національна архівна інформаційна система «Архівна та рукописна україніка», розробка якої почалася 1992 р. з метою створення єдиної інформаційної системи, що поєднала б облікові та науково-пошукові функції рівня фонду на всі архівні фонди, що зберігають документи українського походження (або про Україну) в архівосховищах світу. Об’єктом комп’ютеризації став опис групового рівня - пофондовий та за систематизованою групою документів, яка заслуговує на виокремлення як єдине ціле. Система орієнтована на кумуляцію інформації про архівні фонди та окремі групи документів, що за змістом поєднані поняттям «україніка» не лише в рамках державної системи України, а й поза її межами. Характерною особливістю системи є те, що вона розкриває зміст, склад та походження фонду детальніше, ніж у ЦФК. Отже, в Україні апробовано різні об’єкти комп’ютеризації, проводилася міжфондова, пофондова, подокументна, предметно-тематична каталогізації груп документів, а також створення національних, центральних та локальних баз даних. Проте ці процеси розвивалися значною мірою стихійно. Практика показала, що дальший ефективний розвиток системи без узгодженої координованої політики інформатизації неможливий. Кінець 1980-х і початок 1990-х років виявився революційним не лише в суспільно-політичній галузі, він відкрив двері для ринку західної електронної техніки і технологій, значно вищих за рівнем розвитку. Програмні продукти розширювали можливості зростання обсягів інформації та її класифікації, з’явилися методи інтелектуалізації систем, а, отже, - можливість врахування специфіки архівної інформації. Виникла потреба з нових пози цій розглянути функції, завдання та принципи побудови інформаційних масивів і систем; забезпечити розроблення єдиної державної та наукової, науково-організаційної стратегії створення уніфікованих систем опису та класифікації архівної інформації. Ця стратегія передбачала створення взаємоузгоджених технічних, технологічних, лінгвістичних та організаційних засад інтеграції інформації в комп’ютерних системах різних рівнів, входження до складу сучасної інформаційної інфраструктури України та міжнародних комп’ютерних мереж. Реальні кроки до формування централізованої інформаційної системи пов’язані зі створенням 1994 р. галузевого науково-дослідного інституту. Відділ автоматизованих інформаційно-пошукових систем УНДІАСД впродовж 1996-1998 рр. розробив концептуальні положення комп’ютеризації архівної справи та організував широке обговорення на спеціальних нарадах основних підходів до інформатизації архівної справи в Україні. Об’єктом комп’ютеризації було обрано окремі організаційно-управлінські та технологічні процеси (комплектування, облік, зберігання, використання) і довідковий апарат (описи, покажчики, каталоги). Комп’ютеризація організаційно-управлінських функцій Держкомархіву здійснювалася за такими напрямами: а) централізоване управління архівною справою (відповідно до матеріального, фінансового, кадрового стану та структури системи) і створення локальних баз даних, не пов’язаних з інформаційними ресурсами архівної галузі; б) централізоване управління архівними інформаційними ресурсами через комп’ютеризацію основних функцій Держкомархіву в галузі централізованого обліку ресурсів архівів та їх використання, а також створення Державного реєстру національного культурного надбання. Комп’ютеризація довідкового апарату архіву є другим організаційно-обліковим і найскладнішим завданням. Вона охоплює процеси створення довідкового апарату про склад та зміст фондів НАФ та організацію науково-публікаційної і науково-інформаційної діяльності архіву, яка базується на інших методичних і технологічних засадах. Необхідність представлення об’єкта в моделі даних вимагала уніфікації архівного опису різного рівня та стандартизації технологічних процесів як на архівознавчому рівні, так і на рівні типо-логізації програмних рішень. Моделі даних (форма опису) містять стандартизовану структуру опису архівної інформації, яка застосовується в усіх вертикальних та горизонтальних структурах архівної галузі й має стати обов’язковим нормативним документом, що забезпечує взаємозв’язок різних технологічних процесів і систем в архівній галузі України. Найдоцільнішою на першому етапі є комп’ютеризація процесів комплектування та централізованого обліку на рівні Держ-комархіву і окремого архіву - облікова інформація рівня установ-джерел комплектування та рівня архівного фонду. Цей напрям реалізується в процесі створення інформаційної системи «Центральний фондовий каталог» та формуванням баз даних «Джерела комплектування». Оскільки розгортання комп’ютеризації потребує розроблення відповідної стандартизованої архівної термінології та її використання в комп’ютерних системах, важливе завдання полягає в розробленні предметних рубрик класифікаційних схем, що містять класифікацію за системою знань, адміністративно-політичним і територіальним поділом, географічних найменувань, пер-соналій, авторитетні бази даних (установ та імен). Основа покладена створенням термінологічного словника «Архівістика», підготовленого УНДІАСД та його розробками нової схеми класифікації документної інформації в систематичних каталогах. В умовах системного підходу до інформатизації архівної галузі принципове значення має типологізація програмного забезпечення та основних технологічних рішень, що дозволяє ефективно використовувати матеріальні ресурси та кадровий потенціал архівних установ, забезпечити сумісність національних, регіональних і локальних баз даних архівних установ на рівні горизонтальних та вертикальних зв’язків. В 1999-2001 р. питання координації інформатизації та уніфікації дескриптивних методик покладалися на Державний комітет архівів України, який розробив Програму створення галузевої інформаційної системи. Реалізація програми розпочалася з заснування Центру інформаційних технологій Держ-комархіву, встановлення виділеного каналу доступу до мережі Інтернет, побудови першого сегменту локальної мережі, введення в експлуатацію серверів Держкомархіву. Одночасно було розроблено веб-сайт Держкомархіву, що сконцентрувала комплексні ресурси, які висвітлюють основні напрями діяльності архівної галузі, хроніку подій, основні видання, а також різні інформаційні ресурси принципами загальносистемного централізованого рівня. Обсяг веб-сайту Держкомархіву склав 27 МБ, однак інтенсивність користування ним надзвичайна висока - кількість запитів до сайту, що надходять зі США, Росії, Німеччини, Польщі, Франції, Сингапур, Тайвань, Норвегія, Угорщина, Італія, Киргизстан та ін., варіюється від 50 до 450 на годину Таким чином, на початок XXI ст. вихідним положенням кон-; цепнії комп’ютеризації галузі стало створення можливостей доступу до інформації і представлення архівних ресурсів галузі в Ін-тернеті на декількох рівнях. Інституційний рівень представлено електронним довідником «Архівні установи в Україні», що складає головне інформаційне ядро офіційного веб-сайту Держкомархіву і налічує 56 об’єктів (центральних і регіональних державних архівів, галузевих архівів, архівних уставнов Національної академії наук України, наукових бібліотек і музеїв). Електронний довідник має постійний бібліографічний супровід. Пофондовий рівень репрезентовано інформаційної системою «Центральний фондовий каталог». Облікові бази пофондового рівня підтримуются в 14 архівах. Структурно практично усі вони базуються на основному обліковому документі архіва - аркуші фонду. В цілому на початок 2002 р. у них представлено близько 40 тис. фондів - до 20% загальної кількості фондів НАФ України. Повні електронні пофондові каталоги створені на документи Кам’янець-Подільского міського державного архіву і Державного архіву Київськой області. Третій, поглиблений рівень централізованої системи акумулює відомості про структурні частини фондів - описи (близько 600 тис. об’єктів опису). З кінця 2000 р. прийнято програму підготовки анотованих реєстрів описів фондів - своєрідних путівників нового покоління. Важливе значення для цього рівня має створення й підтримка та інтеграція в єдину систему тематичних баз даних, що з’явилися в результаті «стихійної» комп’ютеризації архівів з другої половини 1990-х років. На початок 2002 р. у 20 архівних установах створено понад 40 тематичних баз даних, сумарним обсягом близько 1,5 млн записів. Це бази даних для задоволення запитів соціально-правового характеру - на громадян, вивезених на примусові роботи під час Другої світової війни, репресованих і реабілітованих, «розкуркулених», загиб- лих під час війни, тих, що мешкали на окупованій території, а також бази даних метричних книг, що дозволяють проводити пошук за запитами генеалогічного характеру. В Інституті рукопису Національної бібліотеки України імені В. Вернадського існує база даних «Кодекс», що включає кодикологічні відомості про рукописну книгу XIV - XVII ст. Бази даних з опису рукописної книги існують і в Інституті українознавства ім. І. Крип’якевича НАН України у Львові. Наприкінці 1990-х років Центром інформаційних технологій Держкомархіву розроблено програму ствоення мережі Інтернет-ресурсів державних архівів на 2000-2005 рр., що передбачає створення Центра веб-ресурсів галузі в Держкомархіві із побу-дувою локальної мережі, введення в експлуатацію серверів і представлення центральним та іншим архівам Київа, виходу через них до мережі Інтернет; впровадження поштових веб-серве-рів і серверів баз даних в регіональних архівах; побудова галузевої мережі передавання даних. Загалом розвиток інформаційних технологій за 1990-ті роки досягнув таких рівнів, що дозволив значно прискорити переведення змісту документів з паперових на електронні версії з допомогою цифрових технологій, тисячократне прискорити обмін інформацією і надав можливості конвертації інформація з будь-яких технологічно застарілих баз даних до новітних, розширивши можливості обігу інформації. Водночас технологічно вирішена проблема класифікації інформації в інформаційних системах, яка складала практично неподоланний бар’єр на початок 1990-х років. ЗАПИТАННЯ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЮ: 1. Розкрийте поняття інформатизації архівної справи. 2. Яка основна мета інформатизації архівної справи? 3. В чому полягають завдання інформатизації архівної справи? 4. Як розвивалася автоматизація у країнах світу? 5. Як можна оцінити сучасний стан інформатизації та комп’ютеризації архівної галузі України? 6. Визначіть пріоритетні завдання та етапи інформатизації архівної справи в Україні. 7. Назвіть шляхи формування веб-ресурсів України в Інтернеті. 8. Наведіть приклад відомих вам баз даних про архівні ресурси України. РОЗДІЛ 14 НАУКОВО-ДОСЛІДНА ТА МЕТОДИЧНА РОБОТА АРХІВНИХ УСТАНОВ П АУКОВО-ДОСЛІДНА та методична робота є одним із основних напрямів діяльності державних архівних установ, метою якого є розвиток і вдосконалення на наукових засадах архівної справи, раціоналізація праці архівістів, поліпшення організації документів у діловодстві та підвищення ефективності виконання основних завдань і функцій архівів. «Самостійними установами науково^дослідчого типу» вважав архіви на початку 1930-х років професор В. Веретенников. На різних етапах розвитку архівної справи розуміння наукового компонента в практиці роботи архівів було неоднаковим: від офіційного визнання архівів науковими установами до повної переорієнтації їх на виконання суто прикладних завдань. Утім, спеціальні наукові дослідження навіть у найскладніші часи не припинялися, часто завдяки лише зусиллям аматорів архівістики. § 1. Основні напрями та форми науково-дослідної роботи архівних установ ^_\ ЕРЖАВНІ АРХІВНІ УСТАНОВИ відповідно до специфіки своєї діяльності проводять наукові дослідження у галузі архівознавства, археографії, джерелознавства, дипломатики, документознавства, генеалогії, історії державних установ, історичної географії, кодикології, палеографії, сфрагістики та інших галузей історичної науки. Водночас співробітники архівних установ досліджують окремі аспекти природничих, економічних, юридичних, технічних наук, пов’язані з архівістикою, а саме: питання удосконалення методів реставрації та консервації документів, розроблення засобів і способів захисту документів від біопошкоджень, визначення нормативів чисельності працівників різних типів архівних установ, економічного аналіз діяльності архівів, комп’ютеризації архівних технологій та ін. Практика державних архівів і близьких до них за профілем наукових інституцій та навчальних закладів свідчить, що в науковій роботі архівних установ склалися чотири самостійні, але взаємопов’язані напрями: дослідницький, методичний, науково-інформаційний та науково-організаційний. Безпосередньо під науково-дослідною роботою архівних установ розуміють здійснення наукових досліджень для отримання теоретичних, методичних і практичних результатів, спрямованих на удосконалення архівної справи та діловодства. Важливою ланкою наукової роботи архівних установ є науково-інформаційна діяльність, що охоплює публікацію документів, підготовку та видання науково-довідкової літератури, організацію користування документами з метою забезпечення потреб держави, суспільства та особи в повноцінній та неупередженій ретроспективній документній інформації. Складовою наукової роботи є науково-організаційна діяльність - підготовка й проведення наукових конференцій, семінарів, «круглих столів». Ці заходи сприяють апробації результатів наукових досліджень, вирішенню актуальних проблем, залученню до каналів масової та наукової комунікації архівної інформації. Науково-дослідна робота архівних установ охоплює розроблення теоретичних і прикладних проблем, створення наукових праць, необхідною умовою й підґрунтям яких є глибокий аналіз джерельної бази та історіографії кожної конкретної проблеми, всебічне дослідження історії та практики діяльності українських і зарубіжних архівів, вивчення здобутків інших наукових дисциплін, комплексне застосування методів різних галузей знань. Найважливішими загальнонауковими принципами досліджень в архівознавстві, документознавстві, археографії є принципи історизму, об’єктивності, всебічності, системний підхід до розвитку суспільних процесів і соціальних структур. Широко застосовуються в таких студіях загальнонаукові методи (історичний, логічний, абстрагування, системно-структурний), що дозволяє комплексно вивчити об’єкт і предмет, спеціально-наукові методи (генетичний, компаративний), які уможливлюють встановлення тенденцій розвитку архівістики, визначення його специфіки. Важливе гносеологічне значення має в архівознавчих дослідженнях соціокультурний підхід, що сприяє встановленню взаємозв’язків архівної, бібліотечної, музейної справи, інформаційної діяльності, освіти. Методи проблемної хронологізації та персоналізації допомогають встановити структуру історіографічного комплексу, охарактеризувати персональний внесок у архівне будівництво відомих учених. При аналізі актуалізованої і неактуалізованої інформації джерельної бази застосовуються методи джерелознавства (наукової евристики, класифікації і критики джерел та ін.), методи наукознавства (зокрема, бібліометричний аналіз) сприяють вивченню кількісних параметрів архівознавчих видань. Теоретичні дослідження мають перспективний характер і спрямовані на розвиток загальної теорії. Вони проводяться з метою вивчення закономірностей розвитку архівістики та створення теоретичної бази з конкретних проблем архівознавства, археографії, документознавства та інших споріднених дисциплін на основі новітніх наукових методів. До теоретичних належать методологічні та історичні праці як такі, що встановлюють загальні тенденції, виводять теоретичні положення. У процесі таких досліджень, кінцевим результатом яких є нова науково-теоретична інформація, виявляють емпіричний матеріал, проводять наукові експерименти, узагальнюють отримані дані, формулюють висновки. Це, зокрема, теоретичні дослідження механізму старіння документів, науково-методичних основ публікаційної діяльності державних архівів, історії архівної справи в Україні, розроблення концепцій комп’ютеризації архівної справи, підготовки та пі-слядипломної освіти кадрів, забезпечення національних інтересів України в архівній справі. Теоретичні дослідження у галузі архівної справи в Україні здійснюють наукові центри: Український науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства, Інститут української археографії та джерелознавства імені М Грушевського НАН України, Інститути рукопису і архівознавства Національної бібліотеки України імені В. Вернадського. Помітну роль у розвитку теорії архівознавства відіграють студії науковців - представників вищих навчальних закладів (Київського національного університету імені Тараса Шевченка, Київського національного університету культури і мистецтв, Харківського національного університету імені В. Каразіна, Східноєвропейського університету імені В. Даля), центральних і обласних державних архівів. Архівознавчі дослідження дозволяють простежувати закономірності та провідні тенденції розвитку архівістики, виносити уроки з минулого, уникати повторення помилок. Результати таких досліджень упродовж 1990-х років втілено в індивідуальних монографіях Г. Боряка «Національна архівна спадщина України та державний реєстр «Археографічна україніка»: архівні документальні ресурси та науково-інформаційні системи» (К., 1995), Л. Дубровіної «Кодикологія та кодикографія української рукописної книжки» (К., 1993), В. Шандри «Київське генерал-губернаторство. 1832 - 1914: Історія створення та діяльності, архівний комплекс і його інформаційний потенціал» (К., 1999) та «Малоросійське генерал-губернаторство. 1802-1856: Функції, структура, архів» (К., 2001), С. Кулешова «Документознавство: Історія. Теоретичні основи» (К., 2000), І. Матяш «Українська архівна періодика 1920-1930-х рр.: історія, бібліографія, бібліометрія» (К., 1999) та «Архівна наука і освіта в Україні 1920-1930-х років» (К., 2000) та ін.; колективних працях: «Нариси історії архівної справи в Україні» (К., 2002), біобібліографічному довіднику «Архівісти України» (1998-2002), термінологічному словнику «Архівістика»(К., 1998) та ін. Проекти окремих теоретичних розробок (концепцій, схем, моделей) публікуються для обговорення у наукових фахових виданнях: науково-практичному журналі «Архіви України», науковому щорічнику «Студії з архівної справи та документознав-ства», міжвідомчому збірнику наукових праць «Архівознавство. Археографія. Джерелознавство». Прикладні дослідження необхідні для забезпечення насамперед практичної діяльності державних архівів. Вони передбачають використання теоретичних положень та позитивного практичного досвіду для вирішення актуальних питань архівного будівництва й спрямовані на вирішення конкретних проблем практичної діяльності архівних установ за допомогою наукових методик. Результати прикладних досліджень (нові методи роботи або технологічні процеси, обґрунтування застосування нової техніки й технологій тощо) викладаються у вигляді нормативних документів (стандартів, правил роботи, інструкцій), науково-методичних посібників (основних положень, методичних рекомендацій, схем класифікації документів у каталогах ар хівів, аналітичних оглядах тощо), науково-інформаційних видань (збірників документів, архівних довідників), баз даних. Прикладні дослідження проводять усі державні архівні установи. Так, за результатами прикладних досліджень протягом 1996-2001 рр. на базі УНДІАСД підготовлено галузеві стандарти «Документи на паперових носіях: Правила зберігання. Технічні вимоги», «Фотодокументи: Правила зберігання. Технічні вимоги», «Кінодокументи: Правила зберігання. Технічні вимоги», міжархівний довідник «Національний архівний фонд України: засоби інтелектуального доступу до документів», розроблено та видано методичні посібники «Система планування і звітності державних архівних установ», «Основні положення організації науково-дослідної та методичної роботи в державних архівних установах України», «Використання архівно-слідчих справ громадян, репресованих у 1920-1950-і рр.: методичні рекомендації» (спільно з ЦДАГО України), «Методичні рекомендації з розробки та застосування примірних та типових номенклатур справ», «Організація комп’ютерного діловодства в установах: Програмно-апаратне забезпечення» та ін. Результатом низки прикладних досліджень, проведених державними архівами стали методичні рекомендації: «Проведення вивчення впливу зовнішніх факторів на фізичний стан документів» (ЦДІАК України), «Про організацію та проведення суцільної перевірки наявності справ в держархівах з перемінним складом документів та в відомчих архівах» (Держархів Чернівецької обл.), «Рекомендації по відбору листів громадян із фондів органів влади, управління та редакції газет» (Держархів Миколаївської обл.) та ін. Примірники неопублі-кованих методичних розробок зберігаються в довідково-інформаційному фонді галузевого центру науково-технічної інформації й доступні зацікавленим особами. В процесі науково-дослідної роботи поглибюються взаємовигідні творчі контакти українських архівознавців з зарубіжними колегами, відбувається обмін досвідом, розробляються спільні наукові, видавничі, освітні проекти. Визнаними центрами архівознавчих досліджень у світі є Міжнародний інститут архівної науки (Словенія, Марібор) і Всеросійський науково-дослідний інститут документознавства та архівної справи (Російська Федерація, Москва). Архівознавчі дослідження у різних країнах проводять під егідою Архіву відкритого суспільства (Будапешт), Міжнародної ради архівів, Європейської мережі культурної спадщини; органів управління архівною справою -Дирекції Національного архіву Франції (Париж), Генеральної дирекції державних архівів Польщі, а також громадських об’єднань (спілок, товариств) архівістів в Австралії, Канаді, Німеччині, Росії, Польщі, Угорщині. Розвитку наукових студій у галузі архівної справи сприяють вищі навчальні заклади, які готують архівістів: Архівна школа Міністерства науки та мистецтв землі Гессен (Марбург, Німеччина), Школа бібліотекознавства та архівознавства при Лондонському університеті (Великобританія), Національна вища школа інформаційних наук і бібліотек (Франція, Париж), Університет документалістів, архівістів і бібліотекарів у Мадриді (Іспанія), Школа бібліотечної справи та архівознавства (Колумбія), Школи архівістики, палеографії і дипломатики при 17-ти державних архівах Італії, Архівний інститут Китайського університету, Вища школа документної інформації (Швейцарія, Женева), Історико-архівний інститут Російського державного гуманітарного університету (Москва), Київський національний університет шені Тараса Шевченка та ін. На початку 1990-х років створено спеціалізовані науково-дослідні установи у галузі архівної справи - Білоруський науково-дослідний центр (від 1997 року - інститут) документознавства та архівної справи (Мінськ) та Український науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства (Київ). Відкриття в травні 1994 р. галузевої наукової установи стало важливим етапом архівного будівництва в незалежній Україні. Відтоді УНДІАСД - головна науково-дослідна інституція в системі Державного комітету архівів України. Його основні завдання полягають у дослідження теоретичних і методичних проблем архівознавства, документознавства, археографії, створення доку-ментних інформаційно-пошукових систем, здійснення експериментальних робіт задля вирішення проблем фізико-хімічних та біологічних умов зберігання документів і розроблення відповідних нормативів, надання науково-методичної допомоги з питань архівної справи, організація широкої оперативної інформації з основної діяльності державних архівних установ. Організація наукових досліджень передбачає чітке визначення напрямів і видів науково-дослідної роботи, їх прогнозування, планування та систематичний контроль за виконанням планів, координацію всієї наукової діяльності, державну реєстрацію найважливіших запланованих робіт, поетапний облік виконаної роботи, оформлення результатів наукових досліджень та впровадження їх у практичну діяльність архівних установ, оцінку ефективності НДР. Науково-дослідні роботи, що виконуються архівними установами України, підлягають обов’язковій державній реєстрації та обліку задля поширення у масштабах держави інформації про планові, розпочаті, виконувані та виконані роботи з різних галузей знань та практичної діяльності. Це уможливлює проведення моніторингу розвитку галузі, аналізу її сучасного стану та окреслення перспективних напрямів, реалізації можливостей кооперування співпраці з розробниками на основі реєстрації інформації, а також використання результатів розроблення тем шляхом замовлення звітної документації у даному інформаційному органі чи безпосередньо у виконавця. Державну реєстрацію та облік розпочатих, виконуваних і закінчених науково-дослідних робіт, дисертацій, а також підготовку та видавання в установленому порядку інформаційних матеріалів за запитами підприємств, установ, організацій, органів виконавчої влади, формування фондів документів, розповсюдження відповідної інформації проводить Український інститут науково-технічної та економічної інформації. Обов’язковій державній реєстрації підлягають розроблювані архівними установами наукові звіти, монографії, науково-довідкові видання, збірники документів. Архівні установи можуть проводити науково-дослідні роботи самостійно (як головна організація) або брати участь у розроблюваній кількома установами темі як співвиконавець. Колективні дослідження забезпечують єдність застосування результатів дослідження в усіх державних документосховищах (державних архівах, рукописних відділах бібліотек та музеїв). Головна організація координує всю роботу за темою, розробляє організаційно-методичні документи, виконує найвідповідальніші етапи дослідження, здійснює контроль за підготовкою співвико-навцями матеріалів, надає методичну допомогу, узагальнює й оформлює підсумкові матеріали з теми й складає науковий звіт. Установа-співвиконавець бере участь у розробленні організаційно-методичних документів, досліджує відповідно до програми частину теми з самостійним науковим значенням, або готує аналітичні матеріали (експериментальні дані) для головної організації, залучається до обговорення, рецензування, експериментального впровадження результатів дослідження. Проведення наукових досліджень, як правило, включає такі етапи: ознайомлення зі станом досліджуваної проблеми; розроблення та затвердження організаційно-методичних документів; аналіз та узагальнення матеріалів, формулювання наукових висновків; обговорення, експериментальне впровадження результатів та оформлення підсумкових документів. Знайомлячись зі станом об’єкту дослідження, виконавці вивчають джерела та літературу, встановлюють ступінь розробленості теми, складають бібліографічний список. Висновки, зроблені на цьому етапі, використовують для підготовки організаційно-методичних документів: програми дослідження, плану-проспекту, координаційного плану. Програма дослідження (технічне завдання) акумулює коло питань, пов’язаних з організацією дослідження: наукове обґрунтування необхідності розроблення теми та підстави для проведення роботи (назва державної програми чи проекту, вказівки на зведене замовлення та ін.), мета, завдання, методи, хронологічні межі дослідження, видюги до розробки (предмет, об’єкт, робоча гіпотеза), основні параметри підсумкового документа (склад, зміст, очікуваний ефект), етапи роботи (у тому числі види контактів із співвиконавцями), строки виконання. План-проспект розробляють у випадках, коли результатом наукових досліджень має бути монографія, науково-довідкове видання, підручник, документальна публікація, правила чи науково-методичний посібник. У плані-проспекті визначають основну концепцію дослідження і структуру роботи в цілому, вказують етапи роботи, коротко розкривають основний зміст кожного розділу (етапу), визначають мету завдання дослідження, виконавця розділів і строки їх виконання. Координаційний план розробляють на колективні теми, фіксуючи види роботи кожного співвико-навця з зазначенням строків та відповідальних за виконання конкретних етапів дослідження. Тему вважають закінченою, якщо її виконано, а підсумкові документи розглянуто і затверджено у встановленому порядку. Спрямованість наукових досліджень на підвищення якісного рівня роботи архівних установ передбачає застосування на практиці результатів наукових досліджень. Впровадження результатів наукових досліджень буває експериментальним і практичним. Експериментальне (дослідне) впровадження здійснюється на стадії розроблення теми і є одним з його етапів. Практичне впровадження - це повне або часткове використання положень і висновків теоретичних і прикладних досліджень у науково-дослідній, методичній та практичній діяльності архівних установ. Воно полягає у виданні праць, оформленні за встановленими правилами наукових звітів, оприлюдненні документів конгресів, конференцій, «круглих столів» семінарів, введенні в дію ДСТУ, технічних умов, правил; затвердженні керівництвом архівних установ методичних посібників та застосуванні їх у роботі тощо. Наукові дослідження в галузі архівознавства, як правило, не мають прямого економічного ефекту, тому показником ефективності таких робіт є ступінь їх впливу на розвиток архівної справи, підвищення наукового рівня виконуваних робіт. Науково-ефективними вважають праці, що розвивають теорію, узагальнюють наукові знання з окремих напрямів діяльності, сприяють виявленню нових методів, а також ті дослідження, висновки яких безпосередньо застосовуються в роботі архівних установ. Типова дослідницька тематика архівних установ, визначена їхньою специфікою як центрів зберігання «документальної пам’яті народу», охоплює історичні, джерелознавчі, краєзнавчі, бібліографознавчі та інші теми. Державні архіви областей беруть активну участь у підготовці документальних видань типу хрестоматій «Наш край» (Держархів Донецької, Тернопільської, Харківської, Хмельницької та Черкаської обл.), працюють над створенням довідково-інформаційних видань: путівників (ЦДІАЛ України, ЦДАМЛМ України, Держархіви Вінницької, Запорізької, Сумської, Тернопільської, Чернівецької обл.), довідників (Держархіви Рівненської і Харківської обл.), каталогів документів («Документи Михайла Грушевського у фондах ЦДІАЛ України», «Музикалії у фондах ЦДІАЛ України», «Каталог особових фондів українських істориків, що зберігаються в ЦДІАК України» та ін.); фіксують спогади очевидців історичних подій для публікації «усна історія» (Держархів Миколаївської обл.); досліджують історію державних установ (ЦДІАК України, ЦДАВО України) тощо. Обговорення проблем науково-дослідної роботи архівних установ проводиться на різних рівнях. Для розгляду основних напрямів та підсумків наукової роботи та методичних питань архівної практики у державних архівних установах функціонують відповідні науково-дорадчі органи. Так, у Держкомархіві України діють Наукова та Редакційно-видавнича ради; в галузевих науково-дослідних установах - вчені ради, у державних архівах -науково-методичні ради. Ці науково-дорадчі органи надають керівництву установ допомогу в організації наукових досліджень, науково-видавничої та науково-організаційної роботи. Зокрема, до компетенції Наукової ради Держкомархіву входить розгляд питань удосконалення законодавства України в галузі архівної справи та діловодства; аналізу діяльності державних архівів як науково-методичних центрів з питань архівної справи; перспективне планування науково-дослідної та методичної роботи державних архівів; міжвідомчої координації досліджень з проблем архівознавства документознавства, археографії; економічних аспектів діяльності державних архівних установ; використання архівної інформації; вироблення концептуальних засад підготовки навчальних посібників, навчальних програм з архівознавчих та документознавчих дисциплін; організації наукового співробітництва; висування профільних визначних наукових праць на здобуття державних і галузевих нагород. Питання рекомендації до друку та публікації рукописів збірників архівних документів, путівників, каталогів, описів та інших архівних довідників про склад і зміст НАФ, документальних публікацій, продовжуваних видань, а також іншої науково-популярної, навчальної, довідкової і рекламно-інформаційної літератури; плани науково-видавничої роботи архівних установ України розглядає Редакційно-видавнича рада Держкомархіву. Вчена рада УНДІАСД розглядає основні напрями і проблематику наукових досліджень інституту, питання планування науково-дослідної, методичної, науково-видавничої та організаційної роботи, а також питання, пов’язані з підготовкою та підвищенням кваліфікації наукових кадрів, конкурсним заміщенням вакантних посад, обговорює наукові доповіді з профілю роботи інституту. Науково-методичні ради державних архівів розглядають плани НДР та плани впровадження нормативних і науково-методичних розробок архівів, обговорюють інформацію про їх виконання, виносять рішення за результатами виконаних досліджень; затверджують експозиційні плани документальних виставок; висувають кращі роботи на конкурс; визначають види джерел комплектування державних архівних установ і складу документів, що підлягають зберіганню в цих архівах; здійснюють методичне керівництво діяльністю експертних комісій установ, орга нізацій і підприємств. Основні завдання рад полягають у визначенні перспективних проблем наукової і методичної роботи з усіх напрямів діяльності державних архівів, розгляді та оцінці результатів цієї роботи, сприянні підвищенню якості усіх видів архівних робіт. При науково-дорадчих органах можуть створюватися методичні комісії, експертні комісії, групи консультантів, рецензентів. Так, з 1993 р. при науковій раді Головархіву діє методична комісія, до компетенції якої входить розгляд нормативних документів з питань архівної справи загальногалузевого або міжгалузевого характеру, що підлягають розробленню або переробленню в зв’язку з прийняттям нових законодавчих актів. § 2. Система архівної науково-технічної інформації її ажливим чинником розвитку наукових досліджень та удосконалення практичної діяльності у галузі архівної справи та документознавства є науково-технічна інформація. Сукупність процесів з підготовки та надання науково-технічної інформації, необхідної для вирішення управлінських, науково-дослідних, методичних та практичних завдань, називають інформаційним обслуговуванням. Інформаційне забезпечення науково-дослідної і методичної роботи, практичної діяльності архівів, а також поширення набутого досвіду в галузі архівної справи покладається на Галузеву службу науково-технічної інформації (ГСНТІ). Вона склада-.: ється зі служб НТІ різного рівня (центрального галузевого органу НТІ та служб НТІ державних архівів) і довідково-інформаційних фондів (ДІФ) при них. Функції Галузевого центру науково-технічної інформації з кінця 1990-х років виконує сектор НТІ науково-інформаційного відділу УНДІАСД. Його головні завдання полягають у систематичному вивченні й обробці літератури з питань архівної справи і документознавства та неопублікованих документів, що надходять до ДІФ, і підготовка на їх основі аналітичної, реферативної, оглядової, бібліографічної інформації; забезпечення працівників державних архівних установ науковою інформацією з проблем архівної справи, документознавства та інших суміж- них дисциплін; комплектування ДІФ ГЦНТІ профільними виданнями, організація висхідного потоку неопублікованих документів з питань основної діяльності установ архівної галузі; надання науково-методичної допомоги службам НТІ архівних установ, координація їх діяльності. Основними завданнями служб НТІ держархівів є: • вивчення інформаційних потреб спеціалістів архіву; • комплектування, зберігання, облік, опрацювання і систематизація матеріалів ДІФ; • ведення довідково-пошукового апарату ДІФ, що забезпечує організацію інформації про склад і зміст матеріалів фонду; • регулярне інформування співробітників архіву про склад і зміст матеріалів ДІФ через надання документів для користування, проведення днів інформації, організації виставок нових надходжень, складання рекомендаційних списків літератури з тематики наукових досліджень і основних напрямів практичної роботи архіву; перелік чинних нормативних документів та ін.; • вивчення матеріалів НТІ та узагальнення даних про найважливіші українські і зарубіжні досягнення науки й техніки та підготовки рекомендацій щодо впровадження їх у практику роботи архіву; • участь у реалізації проектів автоматизації інформаційного забезпечення архівної галузі; • регулярне і своєчасне направлення до центрального галузевого органу завершених розробок, які мають загально-галузеве значення; • надання допомоги спеціалістам архіву в організації депонування вузькоспеціальних рукописних робіт. Для задоволення інформаційних запитів працівників архіву та інших організацій СНТІ проводить систематичне, цілеспрямоване інформування працівників архіву шляхом вибіркового розповсюдження інформації (ВРІ), здійснює диференційоване забезпечення керівництва (ДЗК) науково-технічною інформацією, організовує «дні інформації» та виставки нових надходжень, складає рекомендаційні та інформаційні списки літератури за тематикою наукових і методичних робіт, що виконуються в архіві, основних напрямів практичної роботи архіву, чинних нормативних документів. ДІФ призначений для оперативного довідкового та інформаційного забезпечення основних напрямів діяльності архіву й складає сукупність впорядкованого масиву первинних і вторинних джерел інформації та довідково-пошукового апарату до них. Оскільки основні функції ДІФ - довідкова та інформаційна, він є надійною базою для інформаційного забезпечення організаційної, практичної і наукової діяльності архівних установ. ДІФ державного архіву складається з фонду первинних матеріалів (друкованих, неопублікованих і таких, що не публікуються) та довідково-пошукового апарату. Фонд первинних матеріалів концентрує інформацію багатоаспектного масиву даних з проблем архівної справи та суміжних галузей і включає: • літературу з історії України і краєзнавства, документознав-ства, архівознавства, археографії та інших спеціальних галузей історичної науки; • наукову літературу з питань управління, планування, нормування, організації науково-інформаційної діяльності, бібліотечної та видавничої справи; • офіційні нормативні і науково-методичні видання, довідкову літературу: • нормативні і науково-методичні розробки з документо-знавства, архівознавства, археографії і спеціальних історичних дисциплін; • періодичні видання; • неопубліковані розробки архіву та документи, які не публікуються (інформаційні карти, переклади, депоновані рукописи). Матеріали ДІФ залежно від рівня СНТІ можуть використовуватися: • для забезпечення інформативних потреб співробітників архівної установи у вирішенні завдань управлінської діяльності; у практичній та науково-дослідній роботі; • для задоволення запитів архівних установ галузі; • для забезпечення запитів відомчих архівів (установ - джерел комплектування); • для забезпечення запитів на матеріали з документознавст-ва та архівної справи різних установ і організацій незалежно від їх відомчої приналежності. Використання матеріалів ДІФ передбачає організацію різних видів інформаційного обслуговування (видавання матеріалів на абонемент та через читальний зал; виконання різних одиничних інформаційних запитів, вибіркове поширення інформації, диференційоване забезпечення керівництва НТІ, організація виставок нових надходжень) залежно від завдань найповнішого забезпечення запитів з профільної і суміжної проблематики. Довідково-пошуковий апарат ДІФ становить систему каталогів (систематичного, алфавітного, предметного), картотек (у тому числі фактографічних, які уможливлюють отримання безпосередньої відповіді на конкретний запит) та бібліографічних посібників, довідкових видань, реферативних журналів, автоматизованих баз даних, що забезпечують нагромадження і видачу інформації про склад і зміст матеріалів ДІФ, а також інформації про матеріали профільного для архіву характеру незалежно від місця їх зберігання. Від удосконалення інформаційної служби в усіх установах галузі, застосування новітньої техніки і технологій для пошуку інформації залежить підвищення наукового рівня діяльності архівних установ. § 3. Завдання, зміст і форми методичної роботи в архівних установах ]і_ _і. а основі результатів наукових досліджень, вивчення і узагальнення практичного досвіду діяльності архіви проводять методичну роботу, спрямовану на створення і впровадження найдоцільніших прийомів і методів конкретних робіт. Методична робота архівів полягає у розробленні й удосконалюванні архівних технологій та впровадження у практику результатів наукових досліджень. Основними формами методичної роботи є розроблення актуальних питань методики архівної справи, підготовка на цій основі методичних посібників; впровадження розроблених документів у практичну діяльність архівних установ; обговорення і вирішення методичних питань, що виникли під час роботи, на засіданнях науково-дорадчих органів, методичних нарадах; вивчення і узагальнення набутого досвіду роботи у галузі архівної справи та документознавства, його поширення шляхом публікації оглядів та статей на сторінках архівознавчих періодичних видань, підготовки доповідей та повідомлень на конференціях, нарадах, семінарах; надання методичної допомоги працівникам архівних установ, Діловодних служб інших організацій, відомчих архівів. До методичної роботи належить і складання номенклатур справ і схем систематизації, історичних довідок про фонди та огляди робіт, підготовку повідомлень щодо методичних питань, складу документів для співробітників архівних установ. Методичне керівництво роботою у архівах здійснюють директори архівів, їх заступники, завідувачі відділів, методисти, інформатори. Важливу роль у розробленні актуальних науково-методичних проблем та в практичному удосконаленні методів архівних робіт відіграють центральні державні архіви, де зосереджено не тільки найцінніші комплекси документів загальнодержавного значення, а й сконцентровано висококваліфіковані наукові кадри. Центральні держархіви є науково-методичними центрами в галузі архівної справи, тобто установами, які ведуть науково-дослідну і методичну роботу з профільних питань. Їх завдання полягають у координації наукових досліджень їх компетенції, підготовці збірників документів і довідників про склад і зміст профільних архіву документів, організації методичної і консультативної допомоги установам з питань архівної справи, участь у підготовці та впровадженні нормативних і методичних документів галузевого значення, проведення методичних нарад, семінарів. Державні архіви Автономної Республіки Крим та областей України є регіональними науково-методичними центрами. Вони надають методичну і консультативну допомогу міським та районним архівам, установам, організаціям, навчальним закладам з питань архівної справи. На базі регіональних науково-методичних центрів проводяться курси для завідувачів архівними відділами райдержадміністрацій, держміськархівів (Держархів Кіровоградської області), укладаються методичні посібники для працівників державних і відомчих архівів області (Держархів Чернівецької обл.), розробляються інструкції щодо комплектування архівних відділів райвиконкомів, міських архівів документами особового походження та наукового описання цих документів (Держархів Хмельницької обл.). Держархіви областей України співпрацюють з середніми та вищими навчальними закладами (Держархіви Закарпатської, Одеської, Тернопільської, Хмельницької обл., Автономної Республіки Крим, м. Києва та ін.). Найпоширенішою формою методичної роботи є підготовка різних типів прикладних методичних посібників, які створюють державні архіви на основі нормативних і методичних документів Держкомархіву, наукових розробок УНДІАСД та інших архівних установ за окремими напрямами і видами робіт. У цих виданнях конкретизуються загальні методичні положення і визначаються особливості роботи відповідно до специфіки профільних для архіву документів з урахуванням наявного досвіду роботи. Видами методичних посібників є методичні рекомендації, пам’ятки, інструкції, методичні листи, номенклатури справ для установ і закладів, схеми систематизації документів фондів, історичні довідки до фондів, огляди окремих ділянок роботи з метою обміну досвідом тощо. Спільна риса всіх видів методичних посібників - їх практична спрямованість. Методичні рекомендації укладають для галузевого (внутрішнього) і позагалузево-го (зовнішнього) використання. Вони репрезентують ефективні форми організації праці та нові технології, що Грунтуються на результатах наукових досліджень і вивченні досвіду роботи архівних та інших установ. Методичні рекомендації для співробітників діловодної та архівної служб міністерств і відомств України готують архівні установи на основі відповідних нормативно-методичних документів, аналізу і узагальнення практичної діяльності, обґрунтовують нові підходи до організації і методики проведення окремих видів робіт, і виконання технологічних процесів. Пам’ятка як методичний посібник має вужче прикладне значення. Вона призначена для детального опису окремих операцій і прийомів праці й може бути як самостійним документом, так і додатком до іншого нормативно-методичного документу. Інструкція регламентує порядок виконання роботи, подає зміст окремих процесів і послідовність виконання дій. Робочі інструкції визначають організацію і методику роботи щодо конкретного завдання: підготовки збірника до видання, підготовки виставки, опрацювання фонду. Як правило, інструкція включає такі розділи: мета і завдання роботи, склад матеріалів, за якими вона проводиться, організація роботи (у тому числі і послідовність проведення), методичні вказівки для виконання кожного виду робіт. Додатками до інструкції можуть бути розрахункова частина, довідки, схеми, таблиці. Схема класифікації документної інформації є методичним посібником для систематизації документної інформації в систематичних каталогах у вигляді переліку класифікаційних ділень, розташованих у логічній послідовності, що має задовольняти вимоги науковості, істориз му, повноти архівного фонду, завершеності справ, групування документів від загального до часткового. Методичні листи розробляють з конкретних питань з метою пояснення необхідності проведення певного виду роботи. Номенклатура справ становить собою затверджений у встановленому порядку систематизований і проіндексований список назв справ, що заводяться у діловодстві установи або її структурного підрозділу. Історична довідка до фонду містить відомості з історії (біографії) фондоутворюва-ча, його документального та архівного фондів, коротку характеристику складу і змісту документів архівного фонду та довідкового апарату до нього. Необхідна вимога до всіх методичних посібників - чіткість формулювань, використання загальновживаної термінології, відсутність повторів і загальних суджень. Обов’язковими реквізитами і структурними компонентами методичного посібника є назва, анотація, загальні положення (вступ), основні розділи, список використаних джерел і літератури; у разі необхідності -додатки. Назва має бути інформативною і повністю відбивати зміст посібника, підзаголовок - вказувати на його вид. У анотації стисло передають зміст, формулюють мету, вказують на цінність посібника, подають рекомендації щодо його застосування. Вступ коротко висвітлює досвід роботи з цього питання, аналіз нормативно-методичних документів і літератури з даної проблеми, тут обґрунтовується запропонована методика роботи, мета і завдання посібника. Важливе також чітке визначення цілей, основних завдань і методів робіт, що дають максимальний ефект з мінімальними затратами, послідовність їх проведення, склад виконавців. Підготовка методичних посібників включає такі етапи: розроблення плану, підготовка проекту, рецензування і обговорення на засіданні науково-дорадчого органу, доопрацювання проекту з урахуванням зауважень і пропозицій, остаточне оформлення проекту і затвердження посібника керівництвом архівної установи. Проекти підготовлених методичних посібників обговорюють на засіданнях методичних комісій або на методичних нарадах. Така форма методичної роботи поширена в державних архівних установах. На методичних нарадах, практичних заняттях з підвищення кваліфікації роз’яснюють основні положення впроваджуваних методик, визначають сфери їх застосування і можливості використання, організаційні заходи. Аналогічні семі- нари, наради і консультації проводять також для співробітників відомств. Проекти нормативно-правових актів та актів нормативного порядку, що підлягають державній реєстраці; наукових звітів, правил, концепцій, положень, методичних рекомендацій та інших методичних документів загальногалузевого та міжгалузевого значення обговорюються на засіданнях Методичної комісії Держкомархіву, що є дорадчим органом для розгляду методичних документів з архівної справи, діловодстіва та інших питань діяльності архівних установ й рекомендує розглянуті документи до впровадження. Впровадження нормативних документів та методичних розробок відбувається згідно зі спеціальним планом. Впровадження нових методичних розробок шляхом консультації співробітників та надання їм допомоги безпосередньо на робочих місцях є ще однією формою методичної роботи. Його підрозділяють на експериментальне і практичне. Експериментальне (дослідне) впровадження є початковою стадією, яка забезпечує підтвердження основних положень розроблюваної теми ще до її завершення. Експериментальне впровадження передбачається в планах робіт як один з етапів розроблення теми. Практичним впровадженням є затвердження видання (тиражування) та введення в дію нормативних документів і методичних розробок або використання положень і висновків теоретичних та прикладних досліджень у науково-дослідній, методичній, практичній діяльності архівів. Нормативні документи і методичні посібники вважаються впровадженими, якщо у відповідності з ними проводиться практична робота. Так, упродовж 1959-1965 рр. архівами видано 105 праць, 64 з яких - документальні збірники. Найбільше архівні установи створили методичних посібників протягом 1976-1980 рр., коли було підготовлено 522 методичні посібники, що відображали особливості складу, змісту фондів, впорядкування й описання документів, умови та організацію роботи архівних установ. 79 з них було присвячено забезпеченню збереженості документів, 82 - їх відбору на державне зберігання, експертизі цінності та фондуванню, 163 - створенню і удосконаленню науково-довідкового апарату, 67 - використанню документів, 22 - організації роботи, й плануванню, здійсненню контролю за виконанням планових завдань, звітності тощо. Впродовж 1991 -1997 рр. дер жавні архівні установи України підготували 82 методичні посібники, 27 інструкцій, 28 пам’яток, 8 аналітичних оглядів, 13 номенклатур справ та ін. науково-методичних видань із актуальних проблем архівістики. Значну роль у вирішенні питань організації та удосконаленні методики роботи архівних установ, узагальнення та поширення передового досвіду відіграють періодичні видання. Науково-практичний журнал «Архіви України», науковий щорічник УНДІАСД «Студії з архівної справи та документознавства» публікують статті та повідомлення, присвячені методичним аспектам діяльності архівних установ. Питання методики висвітлюють і регіональних виданнях архівів Автономної Республіки Крим, Донецької, Херсонської та Закарпатської обл., що сприяє розв’язанню низки науково-методичних проблем, забезпеченню тиражуванню нормативно-методичними документами районних і міських архівів. Однією з важливих ділянок науково-дослідної та методичної роботи є підготовка і проведення науково-теоретичних конференцій, семінарів, читань, «круглих столів». Позитивне значення таких форм роботи полягає у тому, що вони сприяють підвищенню фахового рівня архівних працівників, дають їм можливість глибше опанувати методами наукових досліджень, отримати цінну інформацію з конкретних питань, налагодити корисні наукові контакти. Залежно від концепції та якісного складу учасників, конференції бувають міжнародними, всеукраїнськими, міжгалузевими, міськими і у межах одного архіву. Запорукою успіху наукової конференції є детально розроблена програма і тематика виступів, своєчасне інформування зацікавлених організацій, установ та окремих науковців про її проведення. Заявка про участь (з відомостями про автора), тексти доповідей, повідомлень, виступів надсилаються заздалегідь до оргкомітету конференції. На підставі отриманих документів оргкомітет формує програму й по можливості забезпечує широке ознайомлення (через видання збірників матеріалів чи електронні публікації) з текстами виступів з метою їх ефективного обговорення під час роботи конференції. Перша в Україні наукова конференція істориків-архівістів відбулася у червні 1961 р. На ній розглядалися завдання архівних установ у розробленні теоретичних питань архівознавства та інших спеціальних історичних дисциплін. Відтоді такі наукові заходи проходили у 1965,1967,1972,1978 рр. Крім працівників архівних установ, у них брали участь учені академічних інститутів, викладачі вищих навчальних закладів, представники музеїв, бібліотек України та інших країн. Традиції проведення наукових та науково-практичних архівознавчих конференцій в Україні відроджені з початком 1990-х років Держкомархівом та Українським науково-дослідним інститутом архівної справи та документознавства. Наукові аспекти здійснення архівної реформи з метою виведення архівної справи на рівень сучасних вимог, питання про стан науково-дослідної і методичної роботи архівних установ, перспективи їх публікаційної діяльності обговорювалися на науково-практичній конференції «Актуальні проблеми розвитку архівної справи в Україні» 15-16 березня 1995 р. у Києві. 19-20 листопада 1996 р. відбулася наукова конференція «Українське архівознавство: історія, сучасний стан та перспективи», де розглядалися актуальні питання архівного будівництва, шляхи розвитку архівознавства як науки у незалежній Україні, проблеми підготовки архівістів і викладання архівознавчих дисциплін. Стабільність відновленої традиції засвідчило проведення у Києві восени 1997 р. двох наукових конференцій. Зініційовану УНДІАСД наукову конференцію «Архівна та бібліотечна справа в Україні доби визвольних змагань 1917-1920 рр.» (28-29 жовтня 1997р.) організатори присвятили 80-літтю створення при Генеральному секретарстві справ освітніх Української Центральної Ради Бібліотечно-архівного відділу. 23 жовтня 1997 р. на базі ЦДАГО України відбулася науково-практична конференція «Архівно-слідчі справи репресованих: науково-методичні аспекти використання», вперше присвячена темі джерелознавчого аналізу архівно-слідчих справ, раніше засекречених. Проблеми вивчення і багатоцільового використання цього специфічного історичного джерела обговорювали співробітники архівних установ, академічних інститутів, СБУ, прокуратур, комісій з питань поновлення прав колишніх репресованих, члени товариства «Меморіал» та ін. На Міжнародній науковій конференції «Національна архівна спадщина: проблеми збереження» (2-5 листопада 1999 р.) розглядалися питання історії природознавчих досліджень в Україні, технології реставрації документів, захисту документів від біопошкоджень, технічного оснащення архівів, професійної підготовки реставраторів. Залучення молоді до архівознавчих досліджень мала на меті конференція молодих дослідників «Архів і особа» (21-22 вересня 1999 р.), у ході якої дискутувалися проблеми, пов’язані з перспективами розвитку архівної справи та персональним внеском українських учених у теорію архівознавства. Теоретичним і прикладним проблемам спеціальних галузей історичної науки та архівної освіти, перспективам інформатизації архівної справи присвячувалася Міжнародна науково-практична конференція «Архіви - складова інформаційних ресурсів суспільства» (17 - 18жовтня2001 р.). Наприкінці 1990-хроків набули традиційності архівознавчі та джерелознавчі читання, започатковані кафедрою архівознавства та спеціальних галузей історичної науки Київського національного університету імені Тараса Шевченка. Активну участь в архівознавчих конференціях 1990-х років брали українські вчені: Г. Боряк, І. Верба, І. Войцехівська, Л. Ду-бровіна, Я. Калакура, К. Климова, О. Коваленко, С. Кульчиць-кий, В. Лозицький, О. Мацюк, І. Матяш, Г. Папакін, Р. Пиріг, П. Сохань, В. Ульяновський, В. Шандра, А. Шурубура та архівісти-практики: О. Алтухова, М. Делеган, В. Гика, Л. Гісцова, Л. Іурбова, Т. Зуб, Р. Кондратюк, В. Коротенко, Н. Метальникова, О. Музичук, В. Рєзнікова, Н. Слончак, М. Чиркова, Б. Хаварів-ський, Г. Порохнюк та ін., що сприяло зближенню архівної науки і практики. Активізація держархівів областей України у справі проведення конференцій (спільно з вищими навчальними закладами, краєзнавчими товариствами та ін.) переконливо свідчить на користь ефективності й популярності такої форми науково-методичної роботи архівних установ в умовах становлення системи післядипломної освіти. Зокрема, лише серед проведених впродовж 1997 р. (на базі або за участю архівів) заходів: ЦДІАЛ України - семінар з допоміжних історичних дисциплін, Держархів Вінницької області - Міжнародна конференція «Історія і культура євреїв в Україні», Держархів Автономної Республіки Крим - наукові читання «Крим. Рік 1917 - рік 1997», Держархів Луганської області - Перші обласні краєзнавчі читання з історії краю, Держархів Закарпатської області - Екуменічна конференція, Держархів Полтавської області - наукові читання пам’яті Л. Падалки, Держархів Тернопільської області - Всеукраїнська наукова конференція «Ідея національної церкви в Україні», Держархів Харківської області - Всеукраїнська наукова конференція «Історичне краєзнавство і культура» та Міжнародна наукова конференція «Проблеми історії та археології України» (до 140-річ-чя від дня народження акад. Д. Багалія), Держархів Херсонської області - «Заселення Півдня України. Проблеми національного та культурного розвитку» та ін. Міжнародну архівознавчу конференцію «Архів. Документ. Історія. Сучасність» провів за підтримки Одеської обласної державної адміністрації та Одеської філії фонду Грецької культури Держархів Одеської області 11 - 12 вересня 2000р. Збірники наукових праць, видані за матеріалами конференцій: «Українське архівознавство: історія, сучасний стан та перспективи» (К.,1996), «Актуальні проблеми розвитку архівної справи» (К., 1996), «Український біографічний словник: історія і проблематика створення» (Львів, 1997), «Архівна та бібліотечна справа в Україні доби визвольних змагань» (К.,1998), «Архівно-слідчі справи репресованих: науково-методичні аспекти використання» (К., 1998), випуск 5-й міжвідомчого збірника наукових праць «Архівознавство. Археографія. Джерелознавство» -»Архіви - складова інформаційних ресурсів суспільства» (К., 2002) та ін. не лише подають тексти доповідей, а й слугують посібниками при вивченні історії теорії та практики архівної справи. Українські архівісти беруть активну участь і в міжнародних наукових конференціях, нарадах, симпозіумах. Зокрема, в другій половині 1990-х років систематичною стала участь представників архівних установ України в Міжнародних конференціях архівів країн Центральної і Східної Європи, що від 1997 р. мають назву «Сковронківські читання» й відбуваються щорічно в Польщі. Позитивні результати таких наукових зустрічей полягають в обміні практичним досвідом та розширенні міжнародних професійних контактів. Іншим напрямом науково-методичної роботи є проведення на базі Держкомархіву України, УНДІАСД, центральних державних архівів «круглих столів» із залученням представників профільних комітетів Верховної Ради України, органів виконавчої влади, міністерств, відомств, близьких за профілем академічних інститутів, вищих навчальних закладів для вирішення важливих питань архівного будівництва. Так, на засіданні «круглого стола» з питань підготовки і перепідготовки кадрів архівістів 29 листопада 1995 р. відзначалося, що розвиток діяльності архівних установ в умовах розбудови незалежної дер жави та демократизація кадрової роботи в галузі вимагають якісно нових підходів до організації та змісту освітньої і професійної підготовки працівників архівних установ. На засідання «круглого стола» з питань інформатизації архівної справи, проведеному в червні 1997 р. на базі УДНДІАСД, обговорювалася і була в цілому прийнята концепція інформатизації на засадах системної комп’ютеризації архівної справи в Україні. «Круглий стіл», присвячений обговоренню основних положень Концепції забезпечення національних інтересів в архівній справі (розробники: К. Є.Новохатський, Л. О. Скрицька ), відбувся 14 червня 2000 року. В ході засідання було визначено пріоритети у забезпеченні національних інтересів в архівній справі: привернення уваги суспільства, відповідних державних структур до нагальних професійних потреб архівістів, розроблення і систематичне здійснення заходів щодо піднесення їх статусу, посилення державного контролю за збереженням архівних документів та архівної інформації, першочергове фінансування програм, спрямованих на збереження Національного архівного фонду та ін. Для поліпшення постановки науково-дослідної роботи, її організації і методичного забезпечення важливе значення мають інструктивні наради, науково-практичні семінари, збори уста-нов-співвиконавців конкретної наукової теми. На таких нарадах визначають актуальність кожної з розроблюваних тем, окреслюють завдання і методику виконання досліджень. Зокрема, систематичне проведення впродовж 2000-2002 рр. Центром інформаційних технологій Держкомархіву України спеціальних науково-практичних семінарів сприяло розвитку комп’ютеризації галузі й вирішенню прикладних проблем архівних установ. Так, семінар «Створення електронних версій фондових каталогів у державних архівах України» (13-14 червня 2002 р.) переконливо довів, що інформатизація архівної справи є одним із най-пріоритетніших напрямів розвитку галузі. Ефективною формою широкого залучення співробітників архівних установ до науково-дослідної і методичної роботи, активного обміну думками і новою інформацією є науково-методичні семінари. До роботи семінару, як правило, залучають усіх спеціалістів архівів. Кожний учасник розробляє тему чи питання, пов’язане з профілем його роботи. На засіданнях семінару, куди можуть бути запрошені співробітники інших установ або вищих навчальних закладів, заслуховують повідомлення про нові дослідження і методичні розробки, обговорюють актуальні проблеми архівної галузі. Позитивну оцінку наукової громадськості одержали науково-практичні семінари з проблем спеціальних історичних дисциплін, що проводяться у центральних архівах. Заслуговує уваги в цьому контексті досвід роботи Науково-методичного кабінету архівознавства та спеціальних історичних дисциплін ЦДІАЛ України, що виник на базі постійнодіючого архівознавчого семінару. Наукову концепцію кабінету, сформульовану академіком І. П. Крип’якевичем на початку 1970-х років, в основному було втілено у кінці 1985 р. На базі кабінету проводяться науково-практичні конференції, методичні семінари, заняття зі студентами і школярами тощо. Багаторічний досвід роботи теоретичного семінару з питань організації науково-технічної документації (ЦДАНТД України) та методичного семінару ЦДАГО України свідчить про важливість такої форми роботи. Архівні установи України мають певний досвід морального і матеріального стимулювання працівників, котрі займаються дослідницькою роботою. Впродовж 1971-1990рр. в Україні щорічно проводився конкурс на кращі наукові праці та методичні розробки з питань архівознавства, діловодства та спеціальних історичних дисциплін, підготовлені співробітниками архівних установ. З метою піднесення творчої ініціативи архівістів у вирішенні важливих наукових проблем галузі було встановлено заохочувальні грошові премії. Переможцями конкурсу і лауреатами премії стали за цей час близько 100 українських архівістів, серед яких відомі учені й практики: І. Бутич, Г. Боряк, Н. Врадій Л. Гісцова, І. Глизь, М. Крячок, О. Мацюк, О. Мітюков, К. Но-вохатський, Г. Папакін, Г. Портнов, Г. Пшеничний, Н. Слончак, І. Сварник, В. Шандра, Н. Яковенко та ін. Наприкінці XX ст. таку практику було відновлено: моральним і матеріальним стимулом для архівістів-дослідників стало заснування 2000 року галузевої премії імені Василя Веретенникова за кращі наукові дослідження в галузі архівної справи та документознавства. Серед її лауреатів - Г. Боряк, Л. Дубровіна, Я. Калакура, І. Ма-тяш, Р. Пиріг, Т. Пустовіт, В. Шандра та ін. Важливу роль у поширенні наукових ідей в царині архівної справи, вирішенні питань організації та методики роботи архівних установ, узагальнення й поширення набутого досвіду відігравала архівна періодика. Перший спеціальний архівний часо пис в Україні - науковий (згодом - науково-популярний) журнал «Архівна справа» - було засновано 1925 року. До 1930 року він висвітлював питання теорії і практики архівного будівництва в Україні, друкував статті архівознавчого характеру, відомості з історії архівних установ в Україні та за кордоном, огляди документів центральних і місцевих архівів, рецензії на архівознавчу літературу. Одночасно робилися спроби видавати довідково-інформаційні бюлетені з питань поточного архівного будівництва на місцях: «Червоний архівіст» (Київський губарх, 1924), «Архівний робітник» (Луганський окрарх, 1926-1927). На початку 1930-х років періодичні видання Укрцентрархіву (часопис «Радянський архів» у 1931-1932 рр. замінив «Архівну справу») було реорганізовано і злито в єдиний орган наукової публікації документів та теорії й практики архівного будівництва - «Архів Радянської України» (1932-1933). Після тривалої перерви з виходом у 1947 р. першого числа «Науково-інформаційного бюлетеня АУ УРСР» (з 1965 р. - науково-інформаційний бюлетень «Архіви України», з 1991 р. - науково-практичний журнал) архівну періодику відновлено. На початку 1970-х років Донецький облвиконком організував видання тематичного архівознавчого бюлетеня (1971-1973), присвяченого науковим та методичним питанням у галузі архівної справи. У 1980-х роках аналогічний інформаційно-методичний бюлетень започаткував архівний відділ Кримського облвиконкому, що сприяло розв’язанню низки науково-методичних проблем. У другій половині 1990-років поряд з єдиним галузевим науково-практичним журналом «Архіви України» було засновано (з 1996 р.) науковий щорічник УНДІАСД - «Студії з архівної справи та документознавства», основним завданням якого є висвітлення здобутків української архівної науки і практики. Загалом науково-дослідна та методична робота має важливіше значення в діяльності усіх установ архівної галузі. Науково-теоретичні та науково-методичні розробки закладають надійний фундамент реформування архівної системи, впровадження новітніх технологій і методик в архівну справу, узагальнення і використання вітчизняного й зарубіжного досвіду. ЗАПИТАННЯ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЮ: 1. Дайте визначення поняття «науково-дослідна робота архівних установ». 2. Визначте мету і особливості організації науково-дослідної роботи в архівних установах. 3. Назвіть етапи дослідження у процесі роботи над науково-дослідною темою і розкрийте зміст кожного етапу. 4. Які ви знаєте спеціальні науково-дослідні установи у галузі архівної справи та документознавства, що діють в Україні та за рубежем? 5. Охарактеризуйте функції науково-дорадчих органів державних архівних установ. 6. Яка мета створення і завдання галузевої служби НТІ? 7. Розкажіть про склад і завдання ДІФ як галузевого центру НТІ. 8. Розкрийте завдання, зміст і форми методичної роботи архівних установ. 9. У чому полягає значення конференцій, семінарів як форми науково-методичної роботи? 10. Розкрийте роль архівознавчої періодики у науково-методичній роботі. РОЗДІЛ 15 ВИКОРИСТАННЯ АРХІВНОЇ ІНФОРМАЦІЇ. АРХІВНА ЕВРИСТИКА. АРХІВНИЙ МАРКЕТИНГ У 1 О ОСНОВНИХ напрямів діяльності державних архівів належить створення умов для всебічного використання відомостей, що містяться в документах НАФ. Прийняття Верховною Радою в другій половині 1990-х років законів України «Про інформацію», «Про Національний архівний фонд та архівні установи», «Про державну таємницю», «Про охорону авторських і суміжних прав», «Про Національну програму інформатизації», Конституції України створило міцне підґрунтя для впровадження нових інформаційних відносин, у тому числі в галузі архівної справи. Фактично відбулася своєрідна революція -ліквідація обмежень, встановлених з політичних та ідеологічних міркувань, створення можливості вільного доступу громадян до ретроспективної інформації, яку зберігають державні архіви. Першим проявом демократизації архівної справи в Україні, наближення її до світових стандартів доступу і використання інформаційних ресурсів стало масове розсекречування архівних документів. Упродовж 1989-1995 рр. було розсекречено понад 10 тис фондів (близько 1 млн справ) усіх центральних та обласних державних архівів. Серед них документи державних і партійних органів влади, фонди періоду Української революції 1917-1921 рр., нацистської окупації 1941-1944 рр., урядування інших держав (Австро-Угорщини, Чехо-Словаччини, Польщі, Росії, Румунії) на українській території. Для дослідників відкрилися фонди об’єднань та партій української еміграції, карально-репресивних органів царської Росії, СРСР. Вперше до- ступними стали архівні документи, що віддзеркалюють події найдраматичніших періодів історії України: колективізації, голодоморів 1932-1933, 1947рр., депортацій, масових репресій 1930- 1940-х рр., особові фонди видатних діячів України - жертв тоталітарного режиму. Інший прояв нових підходів - різке зростання кількості звернень громадян до архівів. Завдяки демократичним процесам реабілітації незаконно засуджених громадян, вдосконалення соціального захисту учасників Другої світової війни та бойових дій, компенсацій насильно вивезеним на роботи до Німеччини, депортованим народам та окремим громадянам тільки в продовж 1991-2001 рр. надано понад 2,5 млн довідок. Тенденцію до зростання має кількість дослідників, які працюють у читальних залах архівів. Упродовж 1990-х років вона склала понад 136 тис. осіб. На початку XXI ст. змінилася проблематика використання НАФ, що виявилося в дослідженні раніше заборонених або «не перспективних», «не актуальних» тем. Зріс інтерес до документів і фондів, які раніше належали до категорії утильних: банків, приватних підприємств, страхових компаній, нотаріатів, приватних повірених, що діяли до 1917-1920 рр. Поряд з розширенням тематики звернень за архівною інформацією значних змін зазнала «географія» запитів. Так, залучення архівної інформації вимагали міждержавні угоди з Молдовою, Росією, Румунією, особливо з питань делімітації державного кордону. Підвищення інтересу до архівної інформації ініціювали й самі архіви, оприлюднюючи раніше закриті відомості на документальних виставках, радіо і телебаченні, газетних шпальтах, у мережі Інтернет. Активніше включення до процесу поширення ретроспективної документної інформації серед членів суспільства стимулював XIV Міжнародний конгрес архівів у Севільї (2000), який констатував необхідність рівних прав і можливостей «у користування документальною спадщиною» всіх громадян. Все це вимагало від архівістів пильної уваги до потреб використання архівної інформації як працівниками архівів, так і науковцями, зацікавленими особами та пересічними громадянами, що спонукає до пошуків ініціативних форм використання документної інформації, наполегливості у доведенні до споживачів відомостей про потрібні їм архівні документи. § 1. Потреби в архівній інформації та групи її споживачів У ПРОЦЕСІ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ суспільства ретроспективною документною інформацією виділяють три етапи. Суть першого - організації користування документами - полягає у тому, що архівісти, використовуючи різні форми роботи, надають користувачам певні архівні документи. На другому етапі здійснюється користування документами - їх перегляд, читання, прослуховування. При цьому у ролі користувачів можуть бути як зовнішні споживачі, так і самі архівісти. Під час першого і особливо другого етапів користування відбувається творчий процес отримання з архівних документів потрібної користувачеві інформації. У такому випадку використання НАФ переходить у третій етап - власне використання архівної інформації, коли споживач у потрібній йому формі реалізує отриману з архівних документів інформацію. Для правильної організації цього процесу працівники архівів мають постійно вивчати потреби в архівній інформації, орієнтуватися в її джерелах. Джерела ретроспективній інформації поділяються на чотири групи: • документи про характер потреб в архівній інформації, які є в архіві: матеріали архівного обліку та статистики, різні запити; • нормативні документи: закони України, укази Президента, постанови Верховної Ради, акти уряду, міждержавні угоди, інші офіційні матеріали, для підготовки яких необхідне залучення архівної інформації; • історичні та джерелознавчі праці, матеріали наукових дискусій та «круглих столів», що ставлять невивчені проблеми і висвітлюють малодосліджені періоди історії, а також поточні та перспективні плани наукової роботи науково-дослідних інститутів, вузів тощо. Потреби в ретроспективній інформації архівознавство поділяє на очевидні та приховані. Очевидні потреби - це чітко усвідомлені, достатньо повно сформульовані, спрямовані на ознайомлення з конкретною архівною інформацією. Приховані потреби виявляються поступово або раптово, під час ознайомлення з певною інформацією. Перехід прихованих потреб в очевидні від- бувається під впливом ознайомлення із загальними відомостями про склад і зміст архівних фондів, зокрема, вивчення архівних довідників, аналізу інформації веб-сайтів архівних установ, документальних експозицій, радіо- і телепередач, екскурсій до архівів. Поряд із найпоширенішою класифікацією потреб за предметно-тематичною ознакою в архівознавстві розрізняють групування потреб за додатковими ознаками: • хронологічною (історичною), що характеризує потребу в інформації певного історичного періоду, яка міститься у документах відповідної історичної епохи; • географічною, що відбиває потребу в інформації щодо певного регіону та за документами конкретних адміністративно-територіальних одиниць; • ієрархічною, пов’язаною з потребою в інформації різних рівнів місцевих, регіональних та центральних органів, структур,угрупувань; • галузевою, що окреслює потребу в інформації, що належить до певних галузей державної, господарської, культурної, громадської діяльності; • адресною, що визначає потребу в інформації, що характеризує діяльність певного фондоутворювача чи кількох фондоутворювачів, якщо йдеться про об’єднаний або родинно-фамільний фонд; • матеріальною, що розкриває потребу в інформації, яка міститься в документах залежно від способу закріплення в них інформації. Групування потреб в архівній інформації за цими ознаками допомагає архівістам виявити відомості про те, які саме державні архіви, фонди, колекції, окремі документи користуються найбільшим попитом у споживачів, спрогнозувати використання документної інформації. Це, в свою чергу, допомагає архівістам не тільки враховувати наявні запити, а й керувати процесом регулювання потреб у архівній інформації, краще організовувати користування документами НАФ, вдосконалювати довідковий апарат до них. Цікавою є спроба запровадити класифікацію потреб у ретроспективній документній інформації за ознакою ефекту, очікуваного споживачами від її використання. Свого часу це питання досліджував російський архівознавець В. Автократов, який відділяв науково-історичний, технічно-економічний, управлін ський і соціально-правовий ефекти, ефект створення суб’єктивного світу людини, а також стратегічний та естетичний ефекти. Оскільки потреба в архівній інформації може виявлятися лише через її споживачів, доцільно виділити категорії споживачів інформації. Загальноприйнятої схеми класифікації споживачів не існує, оскільки не виділено засадничу ознаку класифікації. Під час аналізу складу користувачів архіви висувають свої кваліфікаційні схеми, а це ускладнює узагальнення й порівняння даних у межах всієї системи. Підхід до аналізу залежить від того, кого вважати споживачем: фахівця, який прийшов до архіву, чи установу, яку він може представляти. Більшість архівознавців схиляється до того, щоб відмовитися від професійної ознаки як засадничої і прийняти за класифікаційну ознаку сферу діяльності користувача: сфера управління, наукові дослідження і проектно-конструкторські роботи, виробництво, навчання, підготовка та перепідготовка кадрів, творча діяльність. На другому рівні класифікації пропонується розподіляти користувачів за фахом, спеціалізацією, посадовим становищем, освітою, науковими ступенями і ін. Слід враховувати і такі ознаки, як професійна та регіональна приналежність користувачів, їх кваліфікація, наявність друкованих праць. § 2. Основні напрями і форми використання архівної інформації У ПРАКТИЦІ НАУКОВО-інформаційної діяльності державних архівів виділяють кілька напрямів використання архівної інформації. У сфері управління ретроспективна документна інформація використовується для підготовки управлінських рішень, коли потрібні відомості про стан об’єктів управління та їх роботи у минулому. Архівну інформацію використовують для розв’язання проблем політичного та економічного життя держави або її регіону: прогнозування тенденцій розвитку; аналізу динаміки розвитку галузей господарства, регіонів, міст; реорганізації органів влади та управління, їх структури та функцій. Одержану в архівах інформацію споживачі, як правило, використовують у найхарактернішій для сфери управління формі: при складанні планів, доповідей, довідок, різних розрахунків; У сфері економіки використання архівної інформації має переважно прикладне значення: її застосовують під час реконструкції старих і проектування нових промислових об’єктів, вивчення водних енергетичних ресурсів, покладів корисних копалин, прокладання шляхів сполучення у будівництві, архітектурі та в багатьох інших сферах. На підставі виявленої в архівах інформації користувачі створюють нові документи - проекти, статистичні таблиці, збірники, довідники, доповідні записки, різну науково-технічну документацію насамперед на стадії проектно-конструкторських робіт (креслення з пояснювальними записками і специфікаціями, заяви на винаходи їх, описання тощо); У політичному житті ретроспективна інформація характеризує взаємини між різними державами, націями, класами, соціальними верствами, громадськими та політичними об’єднаннями, партіями. Такі відомості активно використовуються у міжнародних відносинах та внутрішній політиці держави. У цьому випадку інформація стає підґрунтям інших праць користувачів -книг, брошур, статей, документальних збірників, плакатів, радіо-та телепередач, документальних фільмів, документів дипломатичного та зовнішньоторговельного характеру (меморандуми, ноти, пам’ятні записки, заяви); У науковій діяльності ретроспективна документна інформація використовується для забезпечення джерельної бази розвитку гуманітарних, природознавчих, технічних та інших наук. Споживачі продукують збірники документів, наукові монографії, дисертації, науково-популярні брошури, статті у наукових та популярних періодичних виданнях; У культурно-духовному житті через ретроспективну інформацію забезпечується популяризація знань у різних галузях освіти, культури і мистецтва, особливо у зв’язку з вивченням історичних подій, біографій національних, державних та культурних діячів, історії установ освіти, науки і культури тощо. Інформація відтворюється споживачами в формі книг, статтею, експозицій музеїв, документальних фільмів, теле- і радіопередач, творів літератури і мистецтва, проектів реставрації у галузі архітектури і прикладного мистецтва тощо; У соціально-правовому напрямі інформація безпосередньо служить конкретній людині, захищає права та інтереси громадян. Її використовують для підтвердження юридичних, майнових та спадкових прав громадян, для встановлення різних пільг, нарахування пенсій, підтвердження фактів переслідування тоталітарним режимом, інших важливих фактів державної та громадської діяльності. Споживач отримує від архівної установи архівну довідку встановленого зразка, на підставі якої він звертається з різними листами, заявами, скаргами, запитами до державних установ, судових та правоохоронних органів. Найпоширенішими формами використання документної інформації архівів є ініціативне інформування; виконання соціально-правових, генеалогічних і тематичних запитів громадян; експозиційна робота архіву; використання через засоби масової інформації; користування документами у читальному залі; публікація документів. Ефективним засобом розкриття інформаційного потенціалу НАФ та доведення суспільного значення архівів традиційно лишається ініціативне інформування, з допомогою якого формуються суспільно-державні потреби в архівній інформації, стимулюється постійне звернення до архівів. Особливість ініціативного інформування полягає у випереджальному задоволенні попиту великих суспільних груп, владних структур, установ, організацій, окремих громадян. З цією метою в архіві готують спеціальні інформаційні документи: інформаційні листи, довідки-орієнту-вальники, тематичні інформаційні переліки, списки-довідники. Інформаційний лист та довідка-орієнтувальник є офіційним зверненням архіву до будь-якого адресата (органу влади, наукової або проектної інституції, банку, страхової кампанії) з коротким повідомленням про архівні документи, що можуть викликати його інтерес. Інформаційний лист має на меті встановити ділові контакти з адресатом, тому відомості надаються в описовій формі. Тематичний перелік містить конкретні переліки заголовків справ, окремих документів за певною темою із зазначенням дат, пошукових даних. Він складається переважно на прохання зацікавлених споживачів, які вже отримали інформаційний лист архіву. Значно рідше він є первинною інформацією, що направляється споживачеві. Усталена форма тематичного переліку передбачає назву, короткий вступ, де викладено значення теми, вказано фонди, на підставі відомостей яких складено перелік, і такі, які містять додаткову інформацію, та характеристику документів. При цьому вказується дата документа, його вид, автор, кореспондент, зміст (докладніше, ніж в опису), пошукові дані. Специфічною формою ініціативного формування є список-довідник, який містить відомості лише про корисні копалини (історію віднайдення та експлуатації) і надсилається геологічним організаціям для допомоги у вирішенні практичних питань розробки покладів. Формами ініціативного інформування вважають також реклами, буклети, плакати, документальні фільми, фотоальбоми, оскільки цей вид використання має рекламно-довідкове значення й наближає інформацію НАФ до потенціального користувача. Однією з найважливіших суспільних функцій архіву є виконання соціально-правових, генеалогічних і тематичних запитів громадян через надання архівних копій та довідок про трудовий стаж, заробітну платню, освіту, перебування в армії, участь у бойових діях, нагородження, переслідування тоталітарним режимом, громадянський стан, майнові права, державну і громадську діяльність. Для отримання такої інформації здійснюється широкий архівний пошук за багатьма фондами державних, адміністративних, освітніх та інших установ. Виконують соціально-правові запити в архівах, як правило, спеціальні довідкові підрозділи (довідковий стіл, група довідок). Довідковий стіл приймає заяви від громадян, реєструє їх, надає необхідні консультації відвідувачам і видає архівні довідки. Для ефективного функціонування довідкового підрозділу необхідні забезпечення його загальною і спеціальною довідковою літературою, спеціальними картотеками (перейменувань установ і організацій, нагород, з особового складу). Основна робота працівників довідкового підрозділу полягає у точному визначенні архівних фондів з потрібними відомостями, перегляді описів, довідкових картотек і поаркушного перегляду справ. Результати пошуку подають у вигляді архівної довідки - інформаційного документа, який має юридичну силу і містить повідомлення про наявність у фондах архіву відомостей, що відповідають змісту запиту, із посиланням на пошукові дані документів; архівної копії - письмового відтворення всього тексту документа, офіційно завіреного архівом; архівного витягу - дослівного відтворення частини тексту документа, що належить до певного питання, факту, особи, офіційно завіреного архівом. Цей вид роботи архівних установ має надзвичайно важливе суспільне значення, оскільки безпосередньо пов’язаний з виплатою пенсій, компенсацій, наданням пільг та іншими формами соціального захисту громадян. До форм використання архівної інформації належить і виконання генеалогічних запитів. Архівні установи колишнього СРСР отримали дозвіл займатися нею лише 1989 р., тоді як для архівів практично усіх країн світу це звична робота. Наприклад, у Національному архіві США (цей вид діяльності не покладається на архівістів), безпосередньо відвідувачами розроблено спеціальну методику досліджень. Їм у зручній формі (переважно у вигляді мікрофільмів) доступні всі відомості генеральних переписів населення, які проводилися у США регулярно через 10 років, починаючи від 1790 р. Окремо містяться звіти про індіанців (1830-1940) з фондів бюро в індіанських справах, а також документи на земельне володіння, відомості про натуралізацію емігрантів (1790-1950), де вказувалися ім’я, вік, національність та країна, звідки прибув переселенець. Цікавим генеалогічним документом є списки пасажирів з портів Атлантичного і Тихого океанів, започатковані 1820 р. Оскільки в Україні подібні документи збереглися в обмежених обсягах і поганому фізичному стані, не мікрофільмовані, а відтак - не доступні для масового дослідника, такі дослідження проводять архівісти. Генеалогічний запит передбачає пошук архівної інформації, яка встановлює родинні зв’язки у ланцюгу поколінь, необхідні для складання родовідного дерева. Форми відповіді практично ті самі, що й на запит соціально-правового характеру. Як правило, до довідки додаються ксерокопії метричних та інших документів, що цікавлять заявника. Але споживач може забажати, щоб йому знайшли предків на глибину 3-7 поколінь, побудували генеалогічне дерево, що є надзвичайно складною науковою роботою, якою архіви практично не займаються. Для наведення такої довідки необхідні точні біографічні дані, назви установ та організацій. Чіткість відомостей забезпечує правильний пошук необхідної інформації і значно скорочує строки виконання запиту. Значна частина негативних відповідей спричинена непоправними втратами НАФ у період світових воєн XX ст., а також неви-рішеністю проблеми комплектування документами, що містять інформацію особового характеру. Ситуацію ускладнює неповнота архівних фондів, прийнятих на державне зберігання, у частині інформації з особового складу установ, організацій і підприємств, розпорошеність архівних документів про громадянський стан між державними архівами і архівами відділів РАГС, які зберігають їх протягом 75 років. Тематичні запити надходять здебільшого від державних органів, наукових установ, редакцій газет і журналів, музеїв. Вони потребують виявлення архівної інформації з певної теми, для чого, як правило, переглядаються систематичний, предметно-тематичний, іменний, хронологічний каталоги архіву. Для складання довідки результати виявлення архівних документів фіксують на картках, які потім систематизують за хронологією. Відповіді на тематичний запит викладають у формі архівної довідки, архівного витягу, архівної копії, а також інформаційного листа, тематичного переліку.Усі форми довідкової роботи, орієнтовані на широкого споживача, є важливим чинником підвищення суспільної значущості архівів і створення їх позитивного іміджу в очах пересічних громадян. Активною формою пропаганди архівних документів є експозиційна робота архіві/, організація документальних виставок, які надають можливість значній кількості відвідувачів наочно знайомитися з унікальними документами НАФ України. Для експонування відбирають найцінніші і найцікавіші документи (писані, друковані, ілюстративні, фотографії, карти), які потім подають у зручній для сприйняття пересічним глядачем формі. Тематику виставок, як правило, пов’язують з актуальними питаннями громадсько-політичного життя країни, присвячують історичним датам, ювілеям видатних державних, громадських та культурних діячів, іншим подіям, які цікавлять громадськість. Залежно від строку проведення виставки поділяються на постійно діючі (наприклад, з історії державотворення, архівної установи), експонати на яких періодично замінюються, і тимчасові, що діють від кількох днів до кількох місяців. Відповідно до місця розташування виставки бувають стаціонарними і пересувними. Стаціонарні розмішують у спеціальних приміщеннях, обладнаних стендами, вітринами, іншим устаткуванням. Пересувні виготовляють лише з копій документів, що розміщуються на пересувних стендах, щитах і експонують у зручних для цього місцях (палаци культури, кінотеатри, фойє установ, парки тощо). Успіх виставки залежить, як правило, від використання усіх можливих експонатів, а не лише архівних документів, вдалого художнього оформлення, використання специфічних засобів (монтаж, колаж, освітлення). Важливе значення набуває тиражування виставок (виготовлення фотокомплектів, наборів ксерокопій), експонування їх за кордоном, в українських дипломатичних і культурних установах. Це вимагає дбайливого ставлення до відбирання документів, особливо щодо якості їх відтворення, видовищності, перекладу на інші мови. Виставки значно розширюють кількість споживачів архівної інформації, особливо тоді, коли на їх базі проводяться наукові та культурні заходи. На платі століть новим видом експозиційної роботи є виставки на комерційній основі. Вони можуть виготовлятися на замовлення комерційних та підприємницьких структур, супроводжуватися отриманням плати за вхід, наданням різних платних послуг, зокрема продажем фотокопій та ксерокопій документів. За умови чіткої організації виставок, надання якісних послуг та широкої реклами такі експозиції дозволяють архівам активніше і різноманітніше пропагувати документи архіву. Експозиційна діяльність архівних установ має надзвичайно велике значення в історико-культурному вихованні громадян, пропаганді документів НАФ, доведенні широкому загалові соціальної значущості архівів. Прикладом цього є постійно діюча виставка у Національному архіві США, де експонується оригінал Декларації незалежності та інші документи. Документи НАФ широко використовуються через засоби масової інформації зокрема пресу, радіо, телебачення, інформування широкого кола споживачів ретроспективної документної інформації про склад і зміст НАФ в цілому, групи архівів окремої установи, роботу державної архівної служби та послуги, які вона надає. Для преси готуються добірки документів, документальні нариси, короткі інформації, статті, або ж цілі газетні шпальти. У добірках документів відтворюють повністю або фрагментарне декілька документів однієї тематики, під одним заголовком у предметному чи хронологічному порядку. Публікацію добірок документів супроводжують пояснювальним текстом, що містить їх характеристику, описання історичної обстановки часу створення тощо. Документальний нарис відтворює на підставі архівних документів конкретних історичних подій або діяльності історичних постатей. Тематична шпальта становить газетну сторінку, відведену для висвітлення певної теми (історичної події, особи, регіону, окремого підприємства) з широким залученням архівних документів. Найбільша ефективність публікацій досягається при використанні у ній різних видів документів: текстових, графічних, фото, карт, таблиць тощо. Позитивно впливає і періодичність архівних публікацій та їх тематичний зв’язок. Архівні установи організовують також використання доку-ментної інформації засобами радіо і телебачення у вигляді тематичних бесід, бесід-інтерв’ю, репортажів, прес-конференцій. Передачі можуть бути об’єднані у цикли, постійні рубрики. Велике значення мають творчі контакти з радіо і телестудіями. Цей вид роботи вимагає складання тематичного сценарію передачі. За масовістю аудиторії ця форма використання архівної інформації має надзвичайне значення. Традиційною формою використання НАФ є користування документами у читальному залі, яка зближує роботу архіву та бібліотеки. Читальні зали є при всіх державних архівах: центральних і галузевих, обласних, міських, багатьох архівах установ та організацій. Згідно з Законом України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» до роботи з документами НАФ допускаються громадяни України та іноземні громадяни на підставі особистої заяви і документа, що посвідчує особу. Дослідникам, які працюють у читальному залі, надається весь необхідний довідковий апарат: описи, каталоги, а також друковані видання (путівники, довідники, покажчики, огляди, збірники документів) у рамках тем, заявлених для дослідження. До послуг користувачів консультації досвідчених архівістів. Закордонна практика у цій ділянці дещо відрізняється від вітчизняної. Наприклад, у Національному архіві Канади контакти між дослідником і працівником читального залу зведено до мінімуму. Відвідувач отримує рекламно-інформаційні буклети, які докладно інформують про фонди архіву, техніку роботи у читальному залі, до його послуг комп’ютери з ознайомлюваль-ними програмами. На відкритому доступі є фондовий покажчик архіву - індекс усіх фондів і колекцій та їх описи. Вивчивши ці довідкові видання і документи, дослідник робить замовлення. В українських архівах замовлення приймає завідувач читального залу, який здійснює загальний контроль за роботою дослідників. З метою забезпечення збереженості документів в архівах усі унікальні, цінні й найбільш затребувані фонди мікро фільмуються. До читального залу такі документи видаються лише у вигляді мікрофільмів. Велике значення має технічне оснащення читальних залів. Наприклад, у Національному архіві Канади приймання, облік замовлень і контроль за проведенням документів здійснюють за допомогою комп’ютера. В Україні застосування техніки обмежено. Так, з метою кращого збереження найстаріших документальних пам’яток заборонено знімати ксерокопії з документів, створених до початку XX ст. До найефективніших засобів поширення архівної інформації належить публікація документів. Вона здійснюється шляхом наукової кооперації праці істориків, археографів, архівістів. Публікації документів стимулюють історичні дослідження. Прикладом такого впливу є 28 томів «Пам’ятки італійської історії» моденського архівіста Л. Кураторі (1723-738), велика колекція німецьких середньовічних джерел «Мопитепіа Сегтапіае Ьіз-їогіса» яку започаткував 1826 р. секретар ганноверського архіву Г. Пертц (видано близько 120 томів), 251 том «Серії сувоїв» («Ке-^ит Вгіїаппісагит теаіі аеуі зсгіріогез»), виданий архівістами Державного архіву Великобританії протягом 1858-1911 рр. В Україні вперше документи і літературні пам’ятки Правобережної і Західної України ХІУ-ХУПІст. почала публікувати Тимчасова комісія для розгляду давніх актів. Починаючи з 1845 р. вона видавала «Пам’ятки», впродовж 1859-1914 рр. вийшло 35 томів «Архиву Юго-Западной России». Археографічна комісія НТШ у Львові з кінця XIX ст. видавала започатковану М. Грушевським серію «Жерела з історії України-Руси». Першими суто архівними збірниками документів в Україні стали «Повстання декабристів» та «Відозви до шевченківських роковин», опубліковані 1925 р. Загалом до 2002 р. українськими архівістами підготовлено 460 збірників документів та документальних видань. Публікація архівних документів здійснюється у різних формах і має кілька типів. Корпусне видання - публікація всіх документів певного фонду або колекції чи усіх документів певної тематики з різних архівних сховищ. Серійні публікації передбачають подання якомога повнішого комплексу документів за однією темою на підставі однакових підходів і вимог. Для цього залучають друковані джерела (листівки, газети, брошури). Поширеною формою видання архівних документів є формалізований виклад змісту архівних документів зі збереженням особливостей мови і по можливості структури - регести. Як правило, таку форму застосовують за потреби друкувати велику кількість однотипних документів. Типи документально-археографічних видань визначаються їх цільовим призначенням. Розрізняють науково-академічними публікації, що уможливлюють всебічне наукове дослідження (історичне, філологічне, текстологічне, палеографічне тощо) і подають текст у якомога більшій відповідності до оригіналу; науково-критичні, які не мають за мету повне відтворення оригіналу, а більше уваги звертають на історію джерела, наявність різних його редакцій; видання популярного типу, що подають тільки найцікавіші та яскраві документи обраної тематики, відтворені за сучасним правописом та синтаксисом. В англомовних країнах, зокрема у Великобританії та США, існує особлива форма видання державних документів за серіями. У 1831-1861 рр. історики А. Гейлс і С. Ситон опублікували в 38 томах «Державні документи Америки». Серія охоплює інформацію з усіх сфер діяльності Федерального уряду за 1789-1832 рр. У практиці Державного архіву Великобританії розроблено скорочену форму відтворення урядових документів - «Календарі державних паперів». Перший британський архівіст Ф. Пелгрейв після створення Державного архіву видав наказ про систематичні підготовку календарів, виходячи з розробки, класифікації і взяття на облік кожного документа. З 1841 р. ці календарі виходили як додаток до звітів архіву, а з 1855 р. - окремими серіями. З розвитком цієї роботи відомості про документи ставали повнішими, іноді текст відтворювався повністю або у найдокладнішому переказі. Календарі є одночасно і однією з форм довідкового видання. Цей спосіб публікацій широко вживався наприкінці минулого століття у США, де у 1893-1903 рр. вийшла серія календарів. Найціннішими вважаються календарі паперів третього, четвертого та п’ятого президентів Т. Джеферсона, Д. Медісона і Д. Монро. Особливою формою публікації джерел є видання окремої пам’ятки - тобто документа або групи документів, близьких за змістом: «Правда Русская», «Литовский статут», «Літопис гадяць-кого полковника Гр. Граб’янки», «Опис Київського намісництва XVIII ст.» Крім звичайної текстової форми відтворення документа, використовують і публікації джерел у вигляді мікрофільмів та мі-крофіш. Вигідність мікрофільмової публікації зумовлена її порівняно низькою вартістю, можливістю отримання точних копій з оригіналів документів, відсутністю потреби в їх археографічному опрацюванні. У Національному архіві США план мікрофільмування вибраних серій документів, що становлять велику наукову цінність, було складено ще 1940 р. за участю доктора С. Бака. На початок 1960-х років було відтворено понад 4 млн. сторінок документів. Видання «Журналів Континентального Конгресу» (за 1774-1789 рр.) у 1904-1937 рр. здійснювали друкарським способом, а 1952 р. його доповнено мікрофільмами. Підготовка архівних документів до друку проводиться згідно з чинними правилами. В Україні такі нормативні документи розробляють Інститут української археографії та джерелознавства ім. М. Грушевського НАН України та УНДІАСД. До характерних особливостей НАФ належить наявність у ньому документів з різними носіями (паперовими, плівковими, магнітними тощо). Завдяки широкому впровадженню у практику документування нових технічних засобів, у тому числі комп’ютерних технологій, новостворений документ може фіксуватися на якому завгодно з цих носіїв інформації. Проблема одержування їх, зберігання, а особливо користування ними турбує світову архівну громадськість. «Новим архівам» був спеціально присвячений XI Міжнародний конгрес архівів (1988 р., Париж); йшлося про це і на двох останніх у XX ст. міжнародних конгресах архівів (XIII та XIV), де навіть ставилося питання про віртуальні архіви, жваво обговорювалися проблеми автентичності електронних документів. Після Міжнародного конгресу архівів у Севільї (2000) ця проблематика стала провідною у планах роботи всіх професійних комітетів та комісій МРА. Користування документами з плівковими, магнітними, а в окремих випадках і паперовими носіями вимагає застосування спеціальних технічних засобів: кіно-, фото-, відео- і звуковід-творюючої апаратури, проекторів, кіномонтажних столів, читальних апаратів, комп’ютерів різних марок і типів. Оскільки далеко не всі архіви мають таке обладнання, то можливі варіанти: використовування власних технічних засобів архіву, технічних засобів користувачів, або тих та інших на правах оренди. Все це враховується при складанні угоди щодо користування такими документами. Справжню революцію спричинило впровадження комп’ютерних технологій. Нові технології створюють можливості для використання архівної інформації у тих місцях, де вона не зберігається. Користувачам різних банків даних, що існують у світі, не обов’язково особисто відвідувати архіви, бібліотеки. Вони цікавляться передусім не сховищами, де є інформація, а тими шляхами, якими зможуть цю інформацію отримати. § 3. Архівна евристика П АЙВАЖЛИВІШЕ ЗНАЧЕННЯ для ефективного виявлення архівних документів та організації використання ретроспективних відомостей має культура інформаційного пошуку, яка органічно поєднує в собі комплекс таких знань, як закономірності формування документів фондоутворювачем, історія самих фондоутворювачів та системи державних і громадських установ; історія формування системи державних архівів країни; принципи комплектування державних архівів і критерії експертизи цінності документів; система довідкового апарату, комплекс довідкової літератури, публікацій документів та ін. Архівна евристика, тобто спеціальна історична дисципліна про шляхи і засоби пошуку архівної інформації, своїм головним завданням має пошуки і виявлення документів певної тематики, спрямування, авторства тощо. Виявлення раніше невикористо-вуваної або маловикористовуваної інформації, залучення її до наукового та практичного обігу - найважливіший засіб підвищення ефективності використання НАФ. Архівний пошук має супроводжуватися джерелознавчим аналізом виявлених документів. Глибока джерелознавча розробка архівних фондів одночасно із вивченням інформаційних потреб суспільства дозволяє повніше задовольнити духовні й наукові потреби як споживачів документної інформації, так і самих архівістів. У дослідженнях, присвячених питанням архівної евристики, виділяють ряд особливостей процесу пошуку інформації. Перша з цих особливостей є ще відносно малодослідженим творчим процесом, який має індивідуальний, специфічний характер і залежить від інтелектуальних здібностей користувача (дослідника, вченого, фахівця). Суттєва особливість цього процесу полягає у встановленні та поясненні зв’язків між явищами (затребуваною ретроспективною інформацією; архівними документами, в яких вона міститься; окремими фактами, що є складовими цієї інформації). Друга є технічним процесом пошуку архівної інформації. У широкому понятті він полягає в методичній підго товці, вивченні бібліографії, збиранні різної інформації, у тому числі роботі з архівними документами. При цьому центральне місце посідає пошук архівних документів. Так званий перехресний пошук, ідея якого вперше сформульована В. Автократовим, дозволяє повніше використовувати теорію фондування і особливості побудови системи довідкового апарату, а також враховувати специфіку роботи дослідників -однієї з головних категорій користувачів архівної інформації. Дослідниками стають і самі архівісти, які здійснюють пошук документів. Перехресний пошук включає одночасний пошук за генетичною вертикаллю, що спирається на пофондове описання, тобто на систему архівних довідників конкретного архівного фонду (описів, оглядів, різних покажчиків), та логічною горизонталлю, що спирається на систему міжфондових архівних довідників (каталогів, тематичних оглядів, автоматизованих пошукових систем) і дозволяє виходити безпосередньо на документи, що стосуються досліджуваної проблеми. Використовуючи обидва способи пошуку документів, користувач знаходить необхідну інформацію. Однак найчастіше він здійснює довготривалий пошук інформації за генетичною вертикаллю. Це викликано тим, що архівні довідники, побудовані відповідно до класифікації документів, займають провідне місце у системі довідкового апарату державних архівів. Західні архівознавці виділяють інші два взаємозалежні шляхи здійснення архівних пошуків. Перший, названий англійським ученим Літлом «процесом здогадок», пов’язаний з тим, що користувач (архівіст або дослідник) робить узагальнені висновки на підставі отриманої інформації, виходячи з того, які адміністративні або суспільні інституції створювали документи, що мали відношення до об’єкту дослідження. Другий шлях пошуку орієнтований на необхідний документ: користувач починає роботу з картотечного каталога або покажчика, де докладно розписано зміст кожного документа. Цей шлях дуже близький до практики роботи бібліотек. Тому всі бібліотечні нововведення - техніка індексування, конструкція тезаурусів, пошукові мови, марк-формат - значно впливають на пошук у державних архівах. Впровадження інформаційних технологій в архівну практику збільшує прогалину між цими двома шляхами пошуку. Багатосторонній пошук окремих документів, на відміну від лінійного, заснованого на принципі походження, стає багатофіліальним. Розвиток архівної евристики безпосередньо пов’язаний з подоланням всіляких труднощів, до яких належать бар’єри неінформованості, зокрема матеріальний, мовний та ін. Бар’єр неінформованості виникає не тільки через відсутність у даний момент у користувача інформації про архівні документи, що буває наслідком відносної недоступності архівних довідників (обмежений наклад, відсутність реклами) або недостатньої інформаційної культури користувача, але і через брак інформації про архівні документи, через обмеження технічного характеру або як наслідок штучних ідеологічних обмежень минулих років. Вони, власне, і мали на меті створити обстановку наукової неінформованості. Тому необхідне оперативне інформування широкої громадськості про зняття необгрунтованих обмежень на доступ до окремих категорій архівних документів. Матеріальний бар’єр є вагомою перепоною для архівних розвідок. Відсутність комп’ютерного зв’язку між окремими державними архівами або загальноукраїнської бази даних заважає користувачеві оперативно отримувати інформацію за своєю пошуковою темою, що призводить до невиправданих поїздок, значних втрат часу, або навпаки, неможливості здійснити необхідні наукові відрядження з пошуковою метою. Мовний бар’єр характерний для архівів західного та південного регіонів України, які зберігають документи, складені латиною, польською, німецькою, угорською, румунською, єврейською мовами. Для користувача це створює додаткові ускладнення, вимагає володіння цими мовами. Певним бар’єром є також наявність галузевих архівних установ, які здійснюють довготривале зберігання специфічних архівних документів. Фактично дослідник ще не має жодних довідників про зміст цих документів і не має відомостей про те, яка архівна інформація може там міститися. Невирішені проблеми архівної евристики суттєво впливають на ефективність використання НАФ. § 4. Архівний маркетинг 11 РОБЛЕМА ЕФЕКТИВНОСТІ використання НАФ має не лише внутріархівне значення, але й винятково важлива в умовах інформатизації суспільства. Вона відбиває рівень сприйняття ретроспективної документної інформації споживачами, результативність використання інформації у тих галузях політики, господарства, культури, науки, в яких вони функціонують. Ефективність організації використання відображає результативність діяльності архівної установи з надавання суспільству архівної інформації. Відтак висока ефективність організації використання - це максимальне задоволення архівістами усіх вимог суспільства у ретроспективній документній інформації при оптимальному використанні інформаційних ресурсів. Під вимогами суспільства розуміють не тільки ті потреби, що знайшли своє втілення у реальному попиті, а й потенціальні інформаційні потреби, виявлені архівною установою на перспективу. До показників ефективності належать: • відношення кількості виданих для використання справ до загальної кількості справ, які зберігаються в архіві, або кількісний показник включення інформаційних ресурсів архіву до процесу активного використання; • відношення кількості справ, якими активно користувалися (з яких користувачі зробили витяги, зняли копії) •до загальної кількості виданих справ; • результативність інформаційних заходів архіву, яку визначають шляхом зіставлення тематики ініціативної інформації архіву і тематики звернення до архіву. Ефективне використання НАФ досягається шляхом інтеграції усіх головних ділянок роботи архіву: експертизи цінності до-• кументів НАФ, комплектування ними архівних установ, забезпечення збереженості документів, їх обліку та створення досконалого довідкового апарату. У цьому контексті всю роботу архівних установ націлено на всебічне розкриття і оптимізацію інформаційного потенціалу НАФ, забезпечення правових, економічних, фінансових, організаційних, технічних, наукових умов організації користування архівними документами й архівною інформацією. Існування НАФ як інформаційної системи вимагає комплексного вирішення багатьох проблем, зокрема всебічного правового регулювання суспільних відносин, що виникають у зв’язку з архівними документами та архівною інформацією. Правового захисту вимагає інформація, що створюється під час функціонування архівних автоматизованих систем, процедури інформаційного забезпечення споживачів і права останніх. Важливим комплексним завданням є підготовка масиву архівних документів НАФ та документної інформації, що міститься у них, до ак- тивного використання суспільством. Це пов’язано з усуненням необгрунтованих обмежень щодо користування документами, інтенсифікацією роботи зі створення страхового фонду і фонду користування, забезпеченням необхідних реставраційних робіт, вдосконаленням режимів зберігання документів і сучасним технічним забезпеченням роботи як архівів, так і користувачів. Ефективність використання архівної інформації має і матеріально-грошовий вимір. Збільшення спектру платних послуг у цій галузі й зростання вартості інформації наприкінці 1990-х років зумовили необхідність у архівному маркетингу - спеціальній соціологічна-консалтинговій службі, яка займатиметься забезпеченням зв’язків архівних установ та споживачів архівної інформації, створенням ринку архівних послуг і визначенням вартості інформаційної роботи. Соціологічну частину архівного маркетингу складає вивчення і певною мірою формування кола реальних і потенційних споживачів ретроспективної документ -ної інформації, дослідження мотивів звернення споживачів і збільшення їх кількості; стимулювання попиту на архівну інформацію і накопичення відомостей про споживачів, їхні цілі і характер зацікавленості; дослідження їхніх потреб, що задовольняються наданням архівної інформації, рекламування інформаційних послуг архівів і вивчення наслідків їх надання; вироблення перспективних рекомендацій з тематики і форм організації використання архівної інформації. Консалтингово-фінансовий бік цієї справи полягає у визначенні конкретних цін на інформаційні послуги, відслідковуванні ефективності форм надання архівної інформації, відповідності встановлених цін на послуги архівних установ реальному попиту на них та стимулювання цього попиту. Така спеціальна маркетингова служба існує в європейських і американських архівах. Наприклад, у Національному архіві Канади функціонує спеціальна генеральна дирекція, яка займається зв’язками з громадськістю, засобами масової інформації, органами влади, архівною рекламою та вивчає ефективність використання інформації документів Національного архіву. Доцільність створення такої служби при центральному органі управління архівною справою в Україні на початку XXI ст. стала потребою часу. Вона зумовлена необхідністю розроблення рекомендацій, організації заходів щодо підвищення інформаційної культури потенційних споживачів ретроспективної документної інформації та архівістів, вироблення критеріїв оцінки вартості архівних послуг з метою створення умов архівам для зосередження на виробництві вторинної інформації, безпосередньому наданню інформаційних послуг. Під час визначення вартості архівної інформації треба враховувати, що існує загальновизнаний архівною громадськістю світу і внесений до основних рекомендаційних документів міжнародних організацій принцип безплатного користування архівами. Безоплатний доступ до архівів став наріжним каменем архівного законодавства з часу прийняття 23 червня 1794 р. революційним Конвентом першого французького декрету про архіви. Цей законодавче проголошений принцип закріпився і в архівному законодавстві України. Безоплатно виконуються запити українських та іноземних громадян про стаж роботи, нагородження, життя, навчання, ‘участь у війнах та військових конфліктах, репресії і депортації. Відповіді на ці запити потрібні для соціального захисту громадян відповідно до законодавства України. Так само безоплатно виконуються запити органів влади, судових і слідчих органів, державних установ. Безоплатними залишаються послуги, що надаються дослідникові у читальному залі. Оплату передбачено лише за додаткові послуги - копіювання документів технічними засобами, переклад, розшифрування текстів, завірювання їх, консультування зі складних проблем. На платній основі надаються генеалогічні довідки приватним особам. Розвиток ринкових відносин стимулює перегляд переліку платних послуг і ринку архівної інформації. Таким чином, організація використання архівної інформації є інтеграційним фактором усіх інших напрямів роботи архівних установ, вона зближує архіви усіх типів і рівнів, підносить їх роль в усіх сферах суспільного життя. В сучасних умовах незмір-но зростає суспільна потреба в документній інформації, неухильно збільшується кількість її споживачів, урізноманітнюються форми і засоби поширення архівної інформації, удосконалюються її технічні можливості. Важливим чинником пошуку і використання документної інформації є архівна евристика. ЗАПИТАННЯ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЮ: 1. Що розуміють під поняттям «користування архівними документами»? 2. Назвіть ознаки потреб в архівній інформації. 3. Назвіть основні напрями використання НАФ 4. Охарактеризуйте основні форми використання НАФ. 5. Що таке архівна евристика і яка її роль у використанні документної інформації? 6. Назвіть характерні особливості перехресного пошуку інформації? 7. Від яких чинників залежить ефективність використання архівної інформації? 8. Що можуть запозичити українські архівісти із зарубіжного досвіду використання архівної інформації? 9. Що таке архівний маркетинг і які основні його засади? 10. Які послуги архівів з надання архівної інформації мають лишатися безплатними і чому? РОЗДІЛ 16 ЗАРУБІЖНІ АРХІВИ У |^ ЛЯ АРХІВІСТІВ України багато цікавого і повчального мають організація управління архівною справою в зарубіжних країнах, особливості експертизи цінності документів, специфіка зберігання документів та використання документної інформації, методи впровадження в архівну справу новітніх технологій, напрями та зміст підготовки кадрів архівістів, організація приватних архівів та міжнародного обміну архівною інформацією. В цьому розділі розглянемо основні типи та структуру архівів провідних країн світу, характерні тенденції розвитку архівної справи, основні правові засади функціонування архівної системи зарубіжних країн. § 1. Структура архівів та архівні системи зарубіжних країн У СВІДОМЛЕННЯ НЕОБХІДНОСТІ упорядкування архівів та раціональної організації архівної справи в Західній Європі відбулося наприкінці XVIII - в першій половині XIX ст. Створення спеціальних архівних установ було результатом суттєвого збільшення обсягів документів, деструктивних процесів в архівах, викликаних революціями та іншими соціальними катаклізмами. Водночас було зроблено перші спроби закласти єдине наукове підґрунтя організації комплексів документів для всіх державних архівів, що реалізовувалося в зародженні архівознавства як науки. Структура архівів західноєвропейських країн остаточно викристалізувалася після Другої світової війни. До неї входять державні (національні та відомчі), корпоративні та приватні архі- ви. Мережа державних і приватних архівів відбиває систему державного управління, що склалася в різних країнах, її правову основу, адміністративно-територіальний поділ, рівень культури. Систему державних архівів складають центральні та місцеві архівні установи. Центральні державні архіви мають статус національних архівів і виконують загалом ідентичні функції: зберігають національну архівну спадщину, удоступнюють її для користувачів, організовують роботу з поточними урядовими документами. Водночас у різних країнах діяльність національних архівів має відмінності, зумовлені національними та історичними традиціями, фінансовими і кадровими ресурсами, архівним законодавством. Відомчі (галузеві) архіви зберігають документи, створені в результаті діяльності окремих державних установ і відомств. У багатьох країнах існують відомчі історичні архіви. Наприклад, у Франції це - Архів Міністерства закордонних справ, Архів сухопутних військ, Архів Міністерства морського флоту, Архів Міністерства військово-повітряних сил, Архів Державної Ради. Діяльність відомчих архівів, як правило, перебуває під наглядом національних архівних установ, які надають їм методичну допомогу. Корпоративні архіви зберігають документи різних громадських, наукових, культурно-освітніх та інших недержавних установ і, як правило, є самоврядними і не підлеглими уряду архівним органам. В організації роботи з приватними архівами великий досвід, вартий використання, накопичений в багатьох країнах Заходу, зокрема в Канаді та США. За принципами побудови і управління в світі існують два основних типи архівних систем - централізовані: Франція, Бельгія, Данія, Греція, Нідерланди, Португалія та децентралізовані: США, Канада, ФРН, Швеція, Великобританія, Іспанія, Японія. Створені в різні епохи національні архіви підпорядковуються різним урядовим відомствам - міністерствам науки (Бельгія), культури (Данія, Іспанія, Люксембург), національної освіти та культури (Франція), добробуту, охорони здоров’я і культури (Нідерланди), внутрішніх справ (Румунія, Словаччина, Чехія), юстиції (Латвія). Державна архівна служба Російської Федерації має.подвійний рівень підпорядкованості - президенту та уряду. У Литві та Молдові архівна система, подібно до України, підпорядкована уряду, в Білорусі - адміністрації президента. У ФРН, залежно від федерального устрою її земель, національні архіви підпорядковуються Міністерству внутрішніх справ, федеральному канцлеру або бундестагу, в Португалії - президентові Ради міністрів, в Англії та Уельсі - лорду-канцлеру. Національний архів США безпосередньо підпорядкований федеральному урядові. У країнах з централізованими системами місцеві (регіональні) архіви звітують перед центральною (національною) архівною службою. У ФРН, наприклад, немає центральної архівної адміністрації на загальнодержавному рівні. Бундесархів зберігає документи федерального уряду; регіональні архіви - архіви земель - і місцеві архіви перебувають під юрисдикцією земель, кожна з яких має свою архівну організацію. В Англії та Уельсі юрисдикція державного архіву поширюється лише на центральні урядові архіви Англії та Уельсу, місцеві архіви мають свої незалежні від центральної адміністрації архівосховища. В Іспанії спостерігається тенденція до подальшої автономізації 17 провінційних архівних установ. Тут національний архів відповідає за збереженість лише історичних документів. У Нідерландах органи місцевої влади мають свої архівосховища, якими керують місцеві секретарі або професійні архівісти. В Італії муніципалітети, провінційні і регіональні архівні ради організовують окремі служби з видавання дослідникам документів, що мають 40-річ-і ний термін зберігання. В Англії та Шотландії документи, створені центральним урядом, можуть за спеціальною згодою передаватися на зберігання до архівів графств. 20% таких матеріалів ; зберігаються за межами державного архіву, який має право ; контролювати умови зберігання лише цих документів. У Бельгії, Великобританії, Греції, Ірландії, Італії, Нідерландах, Португалії, Франції міністр, відповідальний за стан архівів, має у своєму розпорядженні консультативні архівні комітети, до складу яких входять головний архівіст країни, представники урядових та громадських установ і організацій, технічні експерти. У багатьох західних країнах існують так звані проміжні архіви, які приймають на тимчасове зберігання документи від різних відомств, установ і організацій, а згодом після експертизи частину цих документів передають на постійне зберігання до центральних державних архівів. У більшості країн здійснюється контроль з боку національних архівних служб як за проміжними, так і за поточними архівами. Інколи він охоплює повний «жит- тєвий цикл» документа - з моменту його створення до остаточного розміщення в архіві. § 2. Правові засади зарубіжної архівістики. Проблеми доступу до архівної інформації О УПИНИМОСЯ ДЕТАЛЬНІШЕ на правових аспектах зарубіжної архівістики, що стосуються проблем доступу до архівної інформації, загальнодержавного архівного законодавства, державного або національного архівного фонду. У більшості західних країн право доступу до архівів відоме з початку XIX ст. На практиці в кожній окремій країні його застосовують з урахуванням критерію часу. Офіційно встановлені строки, протягом якого документи не видаються дослідникам, у різних країнах не однакові. Так, країни-члени Ради Європи прийняли загальну угоду, яка обмежує його 30-ма роками (в Нідерландах - 20 років). Провідними європейськими країнами протягом останніх 15 років прийняті національні закони про свободу інформації подібні до американського. Ці закони відкривають громадянам вільний доступ до адміністративних документів незалежно від часу їх створення, за умови, що в результаті використання відомостей, які містяться в цих документах, не буде заподіяно шкоду особистому життю окремих громадян та державі в цілому. В національних архівних законодавствах західних країн існують три категорії документів, доступ до яких протягом певного часу закритий. До першої належать документи, що містять відомості з питань захисту приватної таємниці громадян (100 років від часу їх створення - у Бельгії, 80 років - у Данії; ЗО років після смерті людини; коли дата смерті невідома - 110 років від дня народження; в Іспанії - відповідно 25 і 50 років; в Італії - 70 років від часу створення документів; у Великобританії - від 50 до 100 років залежно від виду документа). Другу категорію складають документи, інформація яких стосується безпеки держави (60 років після створення документа - у Франції, 50 років -в Італії, від 50 до 100 років - у Великобританії). Третя категорія охоплює документи, відомості яких торкаються економічних інтересів громадян та підприємств (від ЗО до 60 років - у різних країнах, 80 років - у ФРН). У законах деяких країн (ФРН, Греція, Нідерланди, Португалія) обмеження доступу зумовлені потребою захисту документів з огляду на їх фізичний стан. Низка інших обмежень доступу до архівних документів випливає не з норм архівного законодавства, а із законів про національну оборону, судочинство, про особистий статус, податки, статистику, комерційну таємницю тощо. Окремі з них вступають у протиріччя з архівним законодавством. Тому неодноразово на міжнародних форумах обговорюються питання гармонізації європейського архівного законодавства щодо доступу до документів з урахуванням інших законів, громадянського статусу, середньої тривалості життя в Європі. У більшості західних країн (США, Канада, Швеція, ФРН, Японія) централізованого управління архівною справою не існує. Діяльність архівів регламентується актами, серед яких є закони про державні архіви. В окремих випадках європейська практика (Франція, Іспанія, Швеція) передбачає регулювання правових відносин між державою і власниками громадських та приватних архівів, визначає права розпорядження документами і державного контролю за ними. Тому в цих країнах активно підтримується концепція державної реєстрації та опису культурної спадщини, що зберігається поза державними архівами. Західні держави не мають спеціальних законів про державний або національний архівний фонд. Чинні закони в галузі архівної справи, як правило, регулюють правовий статус, управління та діяльність національних архівів, державних та федеральних органів і концентрують увагу на проблемах зберігання, доступу, власності, авторських прав, а також юридичних та фінансових питаннях використання документної інформації, їх переміщення за кордон (у цих ситуаціях архіви найчастіше оцінюються як державна нерухомість і підпадають під відповідне законодавство). Немає єдиного загальнодержавного закону стосовно архівної справи і в США. Тут вона регулюється законами кількох рівнів (федерального, штату, місцевої влади). Декілька законів, що враховують різні форми власності та специфічні фонди (переважно федеральної власності), також регламентують окремі аспекти архівної справи. До загальнонаціональних належать, наприклад, «Закон про таємницю», «Закон про систему федеральних архівів та управління», «Закон про зберігання архіву документів та матеріалів Президента», «Закон про авторські права», «Закон про Президентський архів», «Закон про Адміністрацію Національ- ного архіву», «Закон про архівну колекцію документів у справі замаху на Президента Дж. Ф. Кеннеді». Основні питання архівних законів США, як, до речі, й інших країн, які не порушували природний стан соціальних відносин та основ власності, полягають у вирішенні питань управління архівною справою та доступу до інформації. Приклади більш централізованого підходу до державної юрисдикції архівної спадщини подає Австралія (Австралійський Союз держав Південної Півкулі), що входить до Британської співдружності, і має окремі закони в кожному з шести штатів федерації (наприклад, архівні закони Тасманії, Нового Південного Уельсу), які регламентують функціонування державних установ. Показовим є поєднання в єдиному законодавчому акті архівного та бібліотечного законодавства, наприклад у Квінслен-ді та в Південній Австралії. Особливістю юридичної практики західних країн є відкритість законодавства про різні види і типи фондів. Усю сукупність законодавчих актів можна розцінювати як прояв централізованого управління архівними установами. § 3. Особливості організації архівної справи й РГАНІЗАЦІЯ АРХІВНОЇ справи в країнах Заходу має спільні риси і водночас притаманну кожній країні специфіку, зумовлену історичним розвитком, адміністративно-територіальним поділом, особливостями державного управління. «Класичною країною архівів» є Франція. Вона має централізовану архівну систему, що склалася наприкінці XIX ст. На усталену структуру архівів не справили значного впливу і закони про децентралізацію 1982 - 1983 рр. На Генеральну дирекцію архівів покладено керівництво Національним архівом, регіональними та департаментськими архівами. Їй надано контролюючі функції щодо комунальних, госпітальних, поточних архівів установ, проміжних і автономних сховищ. Генеральна дирекція здійснює контроль за збереженістю поточних архівів на місцях їх зберігання, організує зберігання і контроль за збереженістю проміжних архівів, забезпечення збереженості, розбирання, класифікацію, описування та користування документами, призначеними для постійного зберігання в Національному та департаментських архівах та ін. Очолює Генеральну дирекцію архівів генеральний директор, призначений Радою міністрів. Консультаційним органом при Генеральній дирекції архівів є Вища архівна рада, яка щорічно збирається для розгляду практичних питань роботи Національного архіву, департаментських, комунальних і госпітальних архівів та обговорення звіту генерального директора. Одне із найбагатших сховищ Західної Європи - Національний архів Франції - територіальне розташований у Парижі. В його 400 приміщеннях зберігається понад 800’000 од. зб. Структуру Національного архіву складають «наукові та культурні служби»: стара секція для зберігання документів до кінця Французької революції кінця XVIII ст.; нова секція, що зберігає фонди періоду революції і наступних режимів до Другої світової війни; сучасна секція, де акумулюються матеріали періоду окупації та звільнення Франції від нацистської окупації, за посередництвом «архівних місій» приймаються документи міністерств; секція архівних місій, яка займається питаннями комплектування. При старій секції функціонує сигілографічна служба зі спеціальним ательє для реставрації та виготовлення муляжів. У Національному архіві функціонують інші служби: читальний зал і довідкова служба історичних досліджень, служба фотографії, мікрофільмів та аудіо архівів, нотаріальний архів, служба родинних і персональних архівів, міжнародний стаж, служба публікації і служба економічних архівів. В архіві існує створений А. Шам-соном у повоєнні роки «зал описів», де зібрані всі колекції описів та путівників. Від початку 1970-х років із створення Р. Гурме-лоном баз даних про описи нотаріальних протоколів для архіву розпочалася «доба комп’ютеризації». Регіональні архіви створені у Франції згідно з законом 1983 р. про децентралізацію як тимчасові сховища. Вони зберігають документи урядових установ регіонального рівня. Й підпорядковані директорам архівних служб регіону. Департаментських архівів налічується 99 для території колишньої метрополії і два для заморських земель (Нова Каледонія і французька Полінезія). Тут зберігають папери установ, ліквідованих 1790 р., і фонди департаментської адміністрації наступних режимів. Загальна довжина усіх департаментських архівів перевищує 1000 км. Майже половина з них має путівники. Комунальні (муніципальні) належать до найстарших архівних установ. Вони виникли в XII ст., а до кінця XX ст. їх було сформовано в кожній комуні - 36 000 архівосховищ. Відповідальність за роботу комунальних архівів цілком покладається на мера, а нагляд за ними здійснює секретар мера, як правило, з педагогічною освітою. Водночас комунальні архіви перебувають під постійним контролем директора служб архівів департаменту. В їх фондах зберігаються регистри з записами актів громадянського стану, кадастри (описи земельних володінь), рішення муніципальної ради тощо. Поліпшенню роботи комунальних архівів сприяло створення в 1970-х роках спеціальних архівних служб. Найактивніше розвиваються архівні служби в районах Парижу, Ельзасу, Жирон-ди та ін. Госпітальні архіви близькі за своїм юридичним статусом до комунальних. Вони незалежні від Національного архіву, департаментських і комунальних архівів. У невеликих центрах відповідальним за збереження документації призначається лікар. Документи, створені понад 100 років тому, як правило, передаються з госпітальних до департаментських архівів. У країні функціонує п’ять спеціальних архівних служб госпітальних центрів. Специфічні особливості має архівна система і система архівних установ ФРН. Вона відбиває своєрідність історичного розвитку її адміністративно-територіальних одиниць і є типовим зразком децентралізованої архівної системи. У ФРН діє розгалужена система архівів, побудована з урахуванням історичних традицій та федеративного устрою і досягла високого рівня раціонального використання ретроспективної документної інформації. Німецька демократична республіка (НДР) свідомо зруйнувала традиції і німецькі федералістські принципи. Замість старих 5 земель було створено 14 нових округів, їх матеріали були розосереджені по 9 державних архівах та їх філіях. Усі вони підпорядковувалися Державному архівному управлінню МВС у Потсдамі. Після возз’єднання Німеччини між архівістами західних і східних земель спонтанно, без участі будь-яких центральних установ, склалися стосунки взаємодопомоги і рівноправного співробітництва, активно відбувався процес обміну спеціалістами, надання нових технологій, що сприяло успішній інтеграції та подоланню розбіжностей в архівних системах. На відміну від колишньої НДР, архівна справа у ФРН не була централізована, тут не існувало центрального архівного управління. Колишній Райхсархів відповідав за документи імперського уряду, його міністерств та відомств. Він не мав права давати вказівки архівним структурам у німецьких державах і землях. Те саме стосується створеного 1952 р. Федерального архіву в Коб-ленці, на який покладено зберігання документів конституційних органів, центральних урядових установ, збройних сил, федеральних корпорацій, інших інституцій федерального уряду, німецьких центральних установ, що діяли в зонах окупації, Німецького рейху (1871-1945), Німецького Союзу (1815-1866). У кожній землі діє свій федеральний архівний закон, хоча основні положення федерального і земельних архівних законів збігаються. Як правило, державні архіви земель мають давню історію і зберігають компактні комплекси документів, починаючи від часів середньовіччя, ядро яких становлять урядові матеріали колишніх незалежних земель, федеральний і земельні архіви тісно співпрацюють у рамках постійної Конференції архівних референтів (керівників архівних установ Федерації та земель), що збирається двічі на рік і обговорює проблеми координації у різних галузях архівної справи. Поза державною архівною системою існують спеціальні архіви різних напівавтономних установ і організацій - парламентські і університетські архіви, архіви преси, архівирадіо-, кіно- і телекорпорацій. До місцевих архівних установ належать численні муніципальні та комунальні архіви (найстарші й найбільші міські архіви є у великих середньовічних містах - Кельні, Франкфурті, Мюнхені, Аусбурзі), а в окремих регіонах -районні архіви (комплектуються документами органів районного управління). Окрему категорію, також неоднорідну за адміністративним статусом, підпорядкуванням і складом документів, становлять церковні архіви: парафій, деканатів, єпис-копств, монастирів, орденів тощо. Маючи статус приватних установ, єпископські архіви, так само, як і дворянські й особові архіви, протягом останнього століття активно передають на депозитне зберігання або продають свої матеріали державним архівам. При політичних фондах, пов’язаних із провідними партіями, існують архіви політичних партій і спілок. До бізнесових архівів належать великі регіональні архівні центри (Кельн, Штутгарт, Дортмунд), архіви окремих, галузей промисловості (Архів гірничої промисловості в Бахумі) та численні архіви окремих промислових підприємств, фірм і корпорацій. Архіви літератури і мистецтв функціонують як окремі спеціалізовані установи, або структурні підрозділи центральних, земельних, регіональних і муніципальних бібліотек та музеїв. Показовою з погляду інформаційного суспільства є організація багатьох напрямів діяльності Національного архіву Канади. В другій половині 1990-х років тут започатковано цілеспрямовану програму комплектування архіву документами державних установ (до того надходження звідти мали епізодичний характер), а також документами особового походження, документами громадських та комерційних організацій. Оскільки державні установи не зобов’язані передавати свої документи на державне зберігання, комплектування такими документами здійснюється на договірних засадах. При цьому враховують усі типи діловодства (їх налічують близько 10; єдиних і обов’язкових стандартів не існує) і всі види носіїв інформації, включно з електронними (магнітні, лазерні й оптичні диски). Загальна схема документообігу і відомчого зберігання документів у діловодстві урядових структур, зокрема міністерств, у цілому виглядає так: експедиція - бюро (тобто відділ контролю за діловодством) - виконавець - бюро. В бюро кожний документ заноситься до комп’ютера. Оправи формуються за темами. Згідно із спеціальним класифікатором кожній справі (файлу) надається номер теми. Справи мають три терміни зберігання: активний (два роки в структурному підрозділі), «сплячий» - 8 років у спеціальному підвідділі міністерства (своєрідному відомчому архіві) і постійний. Після відповідної експертизи історично цінні документи передають на державне зберігання до Національного архіву, решту знищують. Передання документів від комерційних установ здійснюють виключно на договірних засадах, оскільки Національний архів не має права втручатися в діловодство, облік і організацію зберігання документів приватних фірм і банківських структур. Водночас комерційні фірми зобов’язані забезпечувати зберігання певних категорій документів, причому контроль за цим здійснюють спеціальні органи державного управління - податкова інспекція та казначейство. Крім того, фірми самі зацікавлені в передаванні документів на державне зберігання, оскільки вони за це отримують певні податкові пільги. Для отримання пільг спеціальні експертні комісії здійснюють оцінку переданого фонду (вартість його коливається в межах від 2 до 500 тис. доларів, пересічна ціна - 20-50 тис. доларів). Вартий уваги досвід з організації комплектування особовими фондами і документами громадських установ. Архіви прагнуть отримати особові фонди політичних діячів, зокрема всіх прем’єр-міністрів та міністрів. Особові фонди членів парламенту приймаються вибірково, з огляду на політичну активність. § 4. Приватні архіви 11 РОБЛЕМА ПРИВАТНИХ архівів у зарубіжному архівознавстві та архівній практиці країн Заходу є надзвичайно цікавою. Шляхи її вирішення можуть бути корисними для вітчизняних архівістів. і На прикладі архівів президентів США можна переконатися ! в ефективності створеної тут системи. Історична цінність президентського архіву не викликає сумніву. Проте до 1938 р., коли президент США Франклін Рузвельт зробив офіційну заяву про будівництво президентської бібліотеки-архіву і передання її в дарунок американському народові, папери попередніх президентів зберігалися в різних місцях. Їх доля складалася подекуди трагічно - документи горіли під час пожеж, знищувалися нащадками або й самими екс-президентами. Започатковану Ф. Рузвельтом традицію підтримали наступні президенти. Вони залишали нащадкам цінні комплекси історичних документів, особисті архіви і бібліотеки, визнані актом 1955 р. «Про Президентські бібліотеки» такими, що мають державне значення. Комплекси документів президентських бібліотек, розташованих у різних місцях (це створює певні незручності у користуванні ними), опрацьовуються, постійно поповнюються завдяки активній збиральницькій діяльності співробітників Національного архіву США (такою роботою займаються 200 з 2400 архівістів), до документів створюються різні науково-пошукові системи, вони є доступними для публічного використання. Архіви західних країн нагромадили помітний досвід вирішення проблем, пов’язаних із зберіганням та використанням документів із новими носіями, що виникли в епоху інформаційного ; суспільства в результаті бурхливого розвитку обчислювальної І техніки. Для задоволення потреб різних груп користувачів фор-I муються загальнодоступні бази даних. Так, у США функціону-| ють понад 3, 5 тисячі баз даних з усіх сфер науки, техніки, гро-і мадсько-політичної та побутової діяльності, у Великобрита-| нії - понад 2, 5 тисячі баз, у ФРН - близько 300. Наявність персональних комп’ютерів у громадян і установ, можливість підключення їх до інформаційних мереж, зокрема до світової інформаційної мережі Інтернет, дозволяють будь-якій фізичній або юридичній особі отримати необхідну інформацію або документи з будь-якої галузі знань. Архівні служби західних країн, насамперед Національні архіви США і Великобританії, починаючи з 1960-х років, здійснюють комплектування електронними документами. У структурі Національних архівів США і Канади створено відповідні центри. У середині 1990-х років в Національному архіві Канади зберігалося понад 200 тис. файлів. Спеціальні центри зберігання подібної документації існують у Національних архівах Франції, Швеції, Данії, Нідерландів, Фінляндії. 1993 р. Центральний архів документів з машинними носіями створено в республіці Білорусь. 1998 р. тут розпочав діяльність Білоруський науково-дослідний центр електронної документації (БілНДЦЕД), структурним підрозділом якого є перший на території Східної і Центральної Європи державний архів електронних документів. Експериментальне комплектування подібними документами здійснює Федеральна архівна служба Росії, де з 2000 р. при Державному архіві економіки створено спеціалізований Центр інформаційних технологій для дослідження проблем, пов’язаних з електронними документами. На початок XXI ст. багатий досвід роботи з електронними документами накопичено в Національнтх архівах Данії, Франції, Швеції, Фінляндії, ФРН, у так званих історичних архівах Данії, Нідерландів, Великобританії та ін. На рубежі століть та тисячоліть у діяльності зарубіжних архівів та архівних служб країн світу відбулися кардинальні зміни, пов’язані з переходом від традиційного «паперового» до інформаційного суспільства. Бурхливий розвиток інтернет-техноло-гій, глобалізаційні процеси призвели до появи єдиного інформаційного середовища, важливим сегментом якого стали архівні інформаційні ресурси. На початку XXI ст. в Інтернеті функціонувало близько 5000 веб-сайтів національних, регіональних, муніципальних, університетських, інших архівів, національних архівних служб, музейних, бібліотечних колекцій документів і писемних пам’яток, приватних документальних зібрань, національних і міжнародних професійних організацій, архівознавчих дослідницьких центрів тощо. З’явилися своєрідні архівні Інтернет-енциклопедії - архівні портали, що в інтегрованому систематизованому вигляді представляють інформацію і містять посилання на веб-ресурси архівів світу. Потужними і постійно оновлюваними довідниками стали Архівний портал Юнеско ІІМЕЗСО Агспіуез Роїтаї (Ьйр:// \V^Vжипезсо.о^§/\Vе^\V0^1а/ро^їа1_а^сЬіVе5/ра§е8/іпаех.5п1;т1), а також Інтернет-проект Університету штату Огайо Зібрання першоджерел (Керо$ігогіез оі Ргітагу Зоигсез) (Ьіір:// \у\у\у.иіааЬо.еаи/5ресіа1-со11есїіоп8/ОіЬег.Кер05І<: n01 xxi : ii. xix x.: x. xvii . xvi xx n n100 i8 page>

Нашли опечатку? Выделите и нажмите CTRL+Enter