Коваленко В.В. та ін. 2001 – Організація діловодства в органах ДПС
1.1. HYPERLINK “http://in1.com.ua/book/16387/13545/” ДОКУМЕНТУВАННЯ
УПРАВЛІНСЬКОЇ ДІЯЛЬНОСТІ В ОРГАНАХ ДЕРЖАВНОЇ ПОДАТКОВОЇ СЛУЖБИ УКРАЇНИ
1.2. HYPERLINK “http://in1.com.ua/book/16387/13546/” ТЕХНОЛОГІЯ РОБОТИ
З ДОКУМЕНТАМИ
1.3. HYPERLINK “http://in1.com.ua/book/16387/13547/” ОСОБЛИВОСТІ
ОФОРМЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ З ОСОБОВОГО СКЛАДУ
1.4. HYPERLINK “http://in1.com.ua/book/16387/13548/” ДІЛОВОДСТВО ЗА
ЗВЕРНЕННЯМИ ГРОМАДЯН
1.5. HYPERLINK “http://in1.com.ua/book/16387/13549/” СИСТЕМАТИЗАЦІЯ
ДОКУМЕНТІВ ТА ЇХ ЗБЕРІГАННЯ
1.6. HYPERLINK “http://in1.com.ua/book/16387/13550/” Список
рекомендованої літератури
1.1. ДОКУМЕНТУВАННЯ УПРАВЛІНСЬКОЇ ДІЯЛЬНОСТІ В ОРГАНАХ ДЕРЖАВНОЇ
ПОДАТКОВОЇ СЛУЖБИ УКРАЇНИ
1.1. Службові документи та їх класифікація
Документ є засобом закріплення на папері або іншому матеріалі інформації
про конкретні факти, події і явища об’єктивної дійсності та
інтелектуальної діяльності людини.
Документи створюються для того, щоб зафіксувати необхідну інформацію,
передати її на відстань, зберегти при необхідності її використання в
майбутньому.
Діяльність підприємства, установи, організації відображається в
різноманітних документах, сукупність яких становить систему
документації.
Процес створення документа називається документуванням діяльності
конкретної установи, організації. Система документування – це сукупність
процесів у створенні всіх видів документації, яка використовується,
наприклад, в органах державної податкової служби.
Документування включає операції зі складання, погодження, оформлення
документа. При цьому працівники повинні дотримуватись відповідних вимог,
норм, стандартів щодо створення документів.
У системі державної податкової служби України такі вимоги встановлені
Типовою інструкцією з діловодства, затвердженою наказом ДПА України від
1 липня 1998 року № 315. Зазначена інструкція введена в дію з 1 січня
1999 року.
Робота з готовими документами, створеними в установі та одержаними
ззовні, називається документообігом. Документообіг об’єднує такі процеси
діловодства, як приймання, реєстрація і розгляд документів, рух
документів до виконавців, контроль за виконанням, зберігання і
використання документів тощо.
Головне завдання служби діловодства – організувати документообіг таким
чином, щоб це забезпечувало оперативну, безперебійну та ефективну
діяльність установи.
З метою кращого розуміння суті документування управлінської діяльності,
вироблення специфічних вимог до окремих видів документів, останні
прийнято поділяти на певні однорідні групи, тобто класифікувати.
Документи можна класифікувати за різними ознаками, зокрема, за змістом,
походженням, формою, за місцем складання, за термінами зберігання тощо.
Класифікація документів
Ознаки класифікації
Групи документів
1
2
1. За змістом
1. Організаційно-розпорядчі (уп равлінські документи: інструкції,
накази, листи, акти, протоколи)
2. Фінансово-розрахункові (бухгал терсь кі, банківські документи)
3. Постачально-збутові
2. За призначенням
1. Організаційні (положення, ста тути, інст рук ції, правила тощо)
2. Розпорядчі (накази, роз по ряд ження, вка зів ки, рішення)
3. Інформаційно-довідкові (довідки, лис ти, телеграми, доповідні і
пояснювальні записки тощо)
3. За формою
1. Типові (положення, статути, інструкції, які розробляються вищими
органами)
2. Трафаретні (бланки документів з постій ною інформацією та вільними
місцями для заповнення змінної інформації)
3. Індивідуальні (готуються кожного разу ви ко нав цями по-новому:
доповідні і пояс ню валь ні записки, переважна більшість служ бо
вих листів та ін.)
4. За напрямом руху
1. Вхідні
2. Вихідні
5. За місцем скла дан ня і викорис тання
1. Внутрішні (складаються і використовуються безпосередньо в установі)
2. Зовнішні (вхідна і вихідна кореспон ден ція)
6. За походженням
1. Офіційні (стосуються діяльності юри дич них осіб)
2. Особисті:
2.1. Офіційно-особисті (трудова книжка, по с відчення особи);
2.2. Особисті власного походження
7. За терміном виконання
1. Термінові (повинні бути виконані у вста новлені строки та з
позначкою “Терміново”)
2. Нетермінові (без конкретно зазна че но го в них терміну виконання)
8. За стадіями створення
1. Оригінали (перші примірники документів, які мають оригінали підписів
по са до вих осіб)
2. Копії:
2.1. Відпуск (повна копія документа, оформ лена одночасно з оригіналом
під копірку)
2.2. Витяг (копія частини документу, зас від чена у встановленому
порядку)
2.3. Дублікат (повторно виданий до ку мент)
9. За ступенем гласності
1. Звичайні
2. Для службового користування (інфор ма ція для обмеженого кола
осіб, не під ля гає публікації у засобах масової інфор ма ції)
3. Таємні (містять державну таємницю)
10. За терміном збе рі гання
1. Документи постійного зберігання
2. Документи довгострокового зберігання (понад 10 років)
3. Документи короткострокового зберігання (до 10 років)
1.2. Вимоги до оформлення службових документів
Формуляр-зразок організаційно-розпорядчих документів
Важливе значення у діловодстві мають правила оформлення документів.
При документуванні управлінської діяльності органами державної
податкової служби України організаційно-розпорядчі документи (ОРД)
оформляються на папері формату А4 (297 х 210 мм) та А5 (210 х 146 мм).
Інколи використовується папір формату А3 (420 х 297 мм).
Кожний документ складається з окремих елементів – реквізитів.
Документи з використанням реквізитів оформляють відповідно до
формуляра-зразка, який є моделлю побудови комплексу
організаційно-розпорядчих документів.
При оформленні ОРД використовується такий склад реквізитів:
1 – Державний герб України;
2 – емблема підприємства, організації, установи;
3 – зображення нагород;
4 – код підприємства, організації, установи;
5 – код форми документа;
6 – назва міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади;
7 – назва підприємства, установи, організації;
8 – назва структурного підрозділу;
9 – індекс підприємства зв’язку, поштова, телеграфна адреса, номер
телетайпу, номер телефону, факсу, номер рахунка в банку;
10 – назва виду документа;
11 – дата;
12 – індекс (вихідний номер документа);
13 – посилання на індекс і дату вхідного документа;
14 – місце складання чи видання;
15 – гриф обмеження доступу до документа;
16 – адресат;
17 – гриф затвердження;
18 – резолюція;
19 – заголовок до тексту;
20 – позначка про контроль;
21 – текст;
22 – позначка про наявність додатку;
23 – підпис;
24 – гриф погодження;
25 – візи;
26 – печатка;
27 – позначка про засвідчення копії;
28 – прізвище виконавця та номер його телефону;
29 – позначка про виконання документа та направлення його до справи;
30 – відмітка про перенесення даних на машинний носій;
31 – відмітка про надходження.
На документах реквізити повинні розташовуватися відповідно до
формуляра-зразка, з дотриманням полів, встановлених ГОСТом 6.38 – 90:
ліве поле – 20 мм, верхнє поле – не менше 10 мм; праве і нижнє – не
менше ніж 8 мм (схематичне розташування реквізитів див. на стор. 9).
Оформлення бланків документів
Бланк документа – це аркуш паперу відповідного формату, на який
заздалегідь нанесені постійні реквізити і залишене місце для змінної
інформації, що вноситься під час оформлення (виготовлення) конкретного
документа.
Є два види бланків ОРД:
– для службових листів;
– загальний бланк.
При виготовленні бланків для листів на них обов’язково зазначаються
реквізити 1–3, 6–9, а також вказується місце для реквізитів 11–13.
Загальні бланки (для наказів, розпоряджень, протоколів та інших ОРД)
повинні мати реквізити 1–3, 6–8, а також визначені місця для реквізитів
10–12, 14.
В управлінській діяльності ОДПС практикується виготовлення на основі
загального бланка спеціальних бланків для окремих видів документів –
найчастіше наказів, а також розпоряджень, протоколів, довідок тощо.
Розташування постійних реквізитів на бланках може бути поздовжнім або
кутовим, центрованим чи прапоровим.
Схематичне розташування реквізитів на папері формату А4
Поздовжнє розташування реквізитів передбачає їх нанесення вздовж
верхньої частини аркуша; кутове – у лівому верхньому куті.
Як поздовжнє, так і кутове розташування реквізитів може бути центрованим
(кожний рядок реквізиту однаково віддалений від лівого і правого полів
аркушу) і прапоровим (кожний рядок починається від лівого поля аркуша).
Крім згаданих бланків, можуть виготовлятися посадові бланки, в яких
зазначається додатковий реквізит “Назва посади”. Розташовується він
нижче від реквізиту 7.
Бланки документів потрібно виготовляти на білому папері або папері
світлих тонів фарбами насиченого кольору.
Вимоги до текстів документів
Текст – центральний реквізит будь-якого документа. Це та структурна його
частина, що несе найбільше інформаційне навантаження. Правильно
побудований текст, вдалі формулювання визначають ефективність впливу
документа на адресата.
У структурі тексту можна вичленувати декілька логічних елементів, що
сприяють правильній послідовності викладення змісту:
1) вступ, в якому зазначаються причини складання документа,
характеризується соціальна ситуація або умови написання; у цій частині
тексту можуть робитися посилання на розпорядчі документи вищих органів
або організацій, що зумовили оформлення документа;
2) основна частина, де викладається суть питання, аналізуються факти,
цифри, докази, аргументи;
3) закінчення (заключна частина) містить суть документа (пропозицію,
прохання, рішення тощо).
Вираженням композиційної будови документа виступає рубрикація –
виділення окремих частин тексту, об’єднаних змістом, логічно завершених
– графічне, з допомогою заголовків тощо.
Універсальним засобом рубрикації є абзац – відступ від початку рядка на
п’ять знаків, а також частина тексту між двома такими відступами.
Структурно абзац представляє собою окрему закінчену думку.
Абзаци для кращого членування тексту можуть доповнюватись нумерацією
його частин.
У практиці ведення документації використовуються дві системи нумерації:
1) буквено-цифрова (традиційна);
2) цифрова (порівняно нова).
Буквено-цифрова нумерація базується на використанні різних графічних
знаків – цифр (римських, арабських), літер. Розрізнювальне значення
мають також розділові знаки після цифр і літер (крапка, дужка).
Схематично цей спосіб нумерації можна зобразити таким чином:
А. Б. В. Г. …
І ІІ ІІІ IV …
1) 2) 3) 4) ….
а) б) в) г) …1
Однак на практиці великі літери майже не використовуються. Найзначніші
частини документа нумеруються римськими літерами, після яких не
ставляться крапки.
Структурні частини наступного порядку позначаються арабськими цифрами з
крапкою (речення після них завжди починається з великої літери).
Дрібніші підрозділи позначаються арабськими цифрами з дужкою (крапка
після дужки не ставиться; фраза пишеться з малої літери). Найменші
структурні частини нумеруються малими літерами українського алфавіту з
дужкою після них.
Для важливих за значенням і значних за обсягом частин тексту
використовуються спеціальні найменування – “частина”, “розділ”, “глава”,
“параграф” тощо, які також нумеруються.
Слід пам’ятати, що нумерація рубрик можлива тоді, коли є хоча б два
однорідних елементи перерахування; однотипні засоби виділення (слова,
цифри, літери) можуть застосовуватися лише до однорідних частин тексту.
Останнім часом в умовах переважання машинної обробки інформації набуває
поширення цифрова система нумерації, за якою використовуються лише
арабські цифри, після яких ставляться крапки, словесний текст пишеться з
великої літери. Номери найбільших за обсягом частин тексту складаються з
однієї цифри. На другому ступені поділу складові частини мають номери з
двох цифр (наприклад, 1.1.; 1.2.; 1.3. і т.д.); на третьому – із трьох
(1.1.1.; 1.1.2.; 1.1.3. і т.д.)
Таким чином, номер кожної складової частини включає номери частин вищих
ступенів поділу. Кількість цифр у номері частини вказує на кількість
рівнів або ступенів поділу.
На відміну від попереднього, традиційного способу нумерації, цифровий не
має обмежень щодо глибини поділу тексту. В окремих випадках можуть
використовуватися і заголовки до частин документа.
Специфіка мовного оформлення документа визначається багатьма чинниками:
1) сферою спілкування (документи використовуються в офіційній сфері зі
стійкими ієрархічними відносинами, що регулюються правовими нормами);
2) авторством документів (незалежно від безпосереднього укладача,
автором виступає організація, установа, підприємство в цілому. Хоча
діловий папір підписує одна особа, його автор – “колектив”, посадова
особа-укладач виступає від імені юридичної особи);
3) повторюваність управлінських дій і ситуацій, що зумовлює
повторюваність управлінської інформації, а отже – використання одних і
тих самих мовних засобів;
4) тематичною обмеженістю кола питань, які знаходять відображення в
певних видах документів.
У процесі багаторічного використання пройшов відбір найбільш відповідних
мовних засобів, що сприяють ефективності документів.
Обов’язковою вимогою до оформлення будь-якого документа є відповідність
нормам офіційно-ділового стилю.
Офіційно-діловий стиль – це система мовних засобів (слів,
словосполучень, речень), способів їх поєднання, що використовуються в
офіційному спілкуванні.
Особливості офіційно-ділового стилю:
– нейтральний, коректний тон викладення думки, що не допускає
суб’єктивізму, надмірної емоційності;
– точність, однозначність і зрозумілість формулювань;
– лаконічність, стислість;
– уніфікованість, стандартизованість мовних засобів;
– використання термінів, спеціальних слів.
Перед автором кожного документа звичайно постає відразу декілька
завдань:
– якомога точніше й повніше подати інформацію;
– досягти найбільшого впливу на адресата;
– сформулювати позитивне враження про авторів документа.
Зміст і оформлення документів повинні свідчити про мовну майстерність,
високу культуру діловодства, управлінської діяльності. Тому потрібно
ретельно вибирати папір, шрифт, колір друку. Пам’ятаючи про вимоги до
оформлення сторінки, варто також прагнути до пропорційного, естетичного
розміщення на папері структурних частин тексту, виділення абзаців.
Виконанню документом усіх функцій сприятиме також дотримання
рекомендацій про використання мовних засобів:
1. Оскільки документ призначається широкому колу адресатів, з якими
відсутній безпосередній контакт, краще віддавати перевагу простим
реченням – доступним, зрозумілим, однозначним. Проте в окремих випадках
не варто відмовлятися і від складних речень, найчастіше
складнопідрядних. Вони сприяють переконливості, аргументованості
формулювань, дають можливість пом’якшити наказ, претензію, відмову тощо.
2. Для точності і чіткості формулювань у простих реченнях
офіційно-ділового стилю використовують прямий порядок слів: підмет
ставиться перед присудком, узгоджене означення перед означуваним словом,
неузгоджене означення – після означуваного слова, обставини – перед
дієсловом-присудком.
3. У діловому мовленні надзвичайно активно використовуються конструкції
“дієслово + іменник”:
– надати допомогу замість допомогти;
– здійснити ремонт замість відремонтувати;
– справити враження замість вразити та ін.
Словосполучення, на відміну від дієслів, точніше передають значення –
називають і дію, і предмет цієї дії.
4. Для текстів документів характерне використання вставних слів і
словосполучень, які виконують різні функції: служать для зв’язку частин
тексту, вказують на джерело інформації, передають ставлення автора до
висловленої думки, пом’якшують категоричність висловлень.
Найпоширеніші вставні слова і словосполучення безперечно, без сумніву,
очевидно, головним чином, у першу чергу, звичайно, звісно, здається,
можливо, навпаки, на жаль, на наш погляд, на нашу думку, наприклад,
нарешті, очевидно, отже, по-перше, по-друге, як видно, як свідчать.., за
даними та ін.
Вставні конструкції на письмі завжди виділяються комами.
5. Стислість, зрозумілість, доступність текстів досягається
використанням стійких (шаблонних, стандартних) словосполучень – готових
мовних конструкцій. Їх наявність у діловому мовленні є результатом
регламентованості службових стосунків, повторюваності управлінських
ситуацій і тематичної обмеженості ділового спілкування. Мовні формули
виникають у результаті уніфікації мовних засобів. Інколи вони є
елементами, що визначають видову приналежність документа.
Наприклад, у заявах використовуються такі мовні конструкції: “за
сімейними обставинами”, “прошу надати можливість”, “за власний рахунок”;
в актах: “комісія у складі…”, “перевіркою встановлено”; у наказах:
“зважаючи на викладене вище”, “контроль за виконанням наказу покласти на
…” та ін.
Уніфіковані формулювання дають можливість заощаджувати на складанні
офіційних листів 40–50 % часу, утричі скорочують час, що витрачається на
написання та редагування ділових текстів, сприяють підвищенню культури
офіційного писемного мовлення1.
З метою скорочення текстів, надання їм офіційного характеру замість
підрядних частин складних речень можна вживати дієприслівникові звороти,
які називають причину того чи іншого рішення. Дієприслівниковим зворотом
треба починати, а не закінчувати речення. Вживаючи дієприслівникові
звороти, треба пам’ятати, що дієприслівник повинен стосуватися іменника,
який називає особу – діяча, а не предмет – об’єкт дії.
Неправильно: доопрацювавши проект, він був затверджений членами
комітету.
Правильно: доопрацювавши законопроект, члени комітету його затвердили.
Вживання великої літери у власних назвах
Індивідуальні імена людей і міфологічних істот
З великої літери пишуться імена, по батькові, прізвища, псевдоніми,
прізвиська людей: Михайло Сергійович Грушевський, Володимир Іванович
Вернадський, Володимир Мономах, Остап Вишня (Павло Михайлович Губенко).
У складних прізвищах, псевдонімах та іменах, які пишуться через дефіс,
кожне слово починається з великої літери: Драй-Хмара,
Гулак-Артемовський, Максимович-Амбодик, Миклухо-Маклай, Нечуй-Левицький.
Географічні й топографічні власні назви
1. Усі слова пишуться з великої літери у назвах держав та автономних
адміністративно-територіальних одиниць: Князівство Монако, Держава
Бахрейн, Республіка Польща, Угорська Республіка, Автономна Республіка
Крим.
2. У назвах груп або союзів держав усі слова, крім рядових назв,
пишуться з великої літери: Закавказькі держави, Балканські держави.
3. У назвах автономних областей та округів, а також країв, областей,
районів з великої літери пишеться лише перше слово: Краснодарський край,
Вінницька область, Кам’янець-Подільський район.
4. Неофіційні назви держав, одиниць територіального поділу та образні
назви географічних об’єктів пишуться з великої літери: Буковина, Волинь,
Причорномор’я, Велика Британія, Славутич (Дніпро), Полісся, Полтавщина.
5. Географічні й топографічні власні назви (назви вулиць, бульварів,
провулків, проспектів, майданів, парків, шляхів тощо пишуться з великої
літери (крім родових назв у їх складі): Андріївський узвіз, Харківське
шосе, майдан Незалежності, Європейська площа.
Коли загальне слово, що входить до географічної назви не виражає
родового поняття, то воно пишеться з великої літери: вулиця Сім’ї
Сосніних, проспект Академіка Вернадського, вулиця Ярославів Вал, вулиця
Кузнецький Міст.
Назви установ, організацій, підприємств, навчальних закладів, партій,
спілок, колективів
1. З великої літери пишуться:
а) всі слова у назвах найвищих державних органів: Верховна Рада України,
Кабінет Міністрів України, Конституційний Суд України.
Традиційні, неофіційні назви закордонних органів, які періодично
скликаються, пишуться з малої літери: конгрес, меджліс, джирга, сейм,
сенат, стортинг;
б) усі слова, крім родових назв, у назвах міжнародних організацій:
Європейське Економічне Товариство, Всесвітня Рада Миру, Міжнародний
комітет Червоного Хреста, Організація Об’єднаних Націй.
2. Тільки перше слово і власні імена, що входять до складу назви,
пишуться з великої літери:
а) у назвах державних установ і організацій, міністерств і їх головних
управлінь, фондів: Державна податкова адміністрація України,
Національний банк України, Збройні сили України, Міністерство фінансів,
Державне казначейство, Головне управління по роботі з платниками
податків;
б) у назвах партій, міжнародних і закордонних професійних, громадських
та інших організацій і спілок: Народно-демократична партія України,
Народний рух України, Всесвітній конгрес прихильників миру, Міжнародна
асоціація юристів, Спілка юристів України;
в) в офіційних назвах установ місцевого значення: Виконавчий комітет
Київської обласної ради народних депутатів, Волинська облспоживспілка;
г) у назвах навчальних закладів, науково-дослідних установ, театрів,
музеїв, парків культури та відпочинку тощо: Національний університет
імені Т.Г. Шевченка, Академія державної податкової служби України,
Інститут економіки АН України, Київський театр оперети, Чернівецький
краєзнавчий музей, Львівський парк культури та відпочинку, Ірпінська
середня школа № 2;
ґ) у назвах підприємств, установ, організацій: Національна бібліотека
України ім. В.І. Вернадського.
За цим правилом також пишуться назви пам’яток архітектури, замків,
храмів: Києво-Печерська лавра, Андріївська церква.
Умовні назви будинків відпочинку, санаторіїв, дитячих таборів, готелів,
ресторанів та ін. пишуться в лапках і з великої літери: дитячий садок
“Сонечко”, готель “Приморський”, ресторан “Крим”, дитячий табір
“Ентузіаст”.
За цим правилом пишуться назви літаків, автомобілів, тракторів, умовні
назви виробів, продуктів: автомобіль “Таврія”, автобус “Турист”, печиво
“Надія”, цигарки “Козак” тощо.
Назви посад, звань, титулів
1. З великої літери пишуться назви найвищих державних посад України та
міжнародних посад: Генеральний Секретар ООН, Президент України, Голова
Верховної Ради України, Генеральний Прокурор України
Назви найвищих державних посад зарубіжних країн пишуться з малої літери,
але в офіційних документах згідно з вимогами дипломатичного протоколу
(наприклад, під час візитів до України) – з великої.
2. Назви посад, звань, учених ступенів пишуться з малої літери: міністр,
декан, ректор; академік, професор, генерал-лейтенант, заслужений діяч
мистецтв, народний артист України, лауреат Державної премії України.
3. Назви титулів пишуться також з малої літери: барон, герцог, граф,
імператор, князь, король, принц, цар, шах.
Назви історичних епох і подій, свят, важливих документів
1. Назви історичних епох подій, свят пишуться з великої літери: епоха
Відродження, Середньовіччя, Велика Вітчизняна війна, День юриста, День
Незалежності України, День учителя, Новий рік.
З великої літери пишуться й назви релігійних свят: Благовіщення,
Покрова, Різдво.
2. З великої літери пишуться назви міжнародних договорів, найважливіших
документів: Конституція України, Акт проголошення незалежності України,
Версальський мир, Декларація прав людини.
Назви державних нагород
У назвах орденів, відзнак перше слово (крім родового) пишеться з великої
літери: орден Дружби народів, орден Вітчизняної війни, орден
Незалежності.
Якщо назва відзнаки береться в лапки, то теж із великої літери пишеться
лише перше слово та власне ім’я, що входить до складу цієї назви: орден
“Мати-героїня”, медаль “За відвагу”.
Правопис прикметників, утворених від власних назв
1. Прикметники, утворені від власних особових назв за допомогою суфіксів
–ів (-ова, -ове, -еве), їв (-єва, -єве), -ин (-ина, -ине), -їн (-на,
-їне), якщо вони означають належність чогось особі, пишуться з великої
літери: Василів почерк, Шевченків стиль, Маріїн лист, Тичинине слово,
Симоненкові поезії.
2. Присвійно-відносні прикметники, утворені від власних особових назв за
допомогою суфіксів -івськ (-ївськ), -инськ (-інськ), пишуться з малої
літери: франківські сонети, довженківський край.
Прикметники ж із цими суфіксами, які утворені від іменників-власних назв
і мають значення “імені чогось”, “пам’яті когось”, пишуться з великої
букви: Шевченківська премія, Гоголівські читання, Франківська кімната.
Відносні прикметники, утворені за допомогою суфікса -ськ- від власних
географічних назв, пишуться з малої літери, якщо вони не є першим словом
складної географічної назви: карпатські полонини, волинські озера,
українські землі.
Прикметники, утворені за допомогою суфіксів, вказаних у п. 1–2, у складі
стійких фразеологічних сполук або наукових термінів пишуться з малої
літери: ахіллесова п’ята, гордіїв вузол, езопівська мова, прокрустове
ложе, бертолетова сіль, гайморова порожнина.
Основні приписи мовного етикету
Різні ситуації спілкування вимагають певних мовних зворотів,
використання яких дає можливість налагодити контакт, взаєморозуміння,
створити сприятливу психологічну обстановку, підтримати спілкування в
необхідній тональності відповідно до соціального положення учасників
спілкування.
1. Завдання встановлення контакту із адресатом, привертання його уваги
покладається на звертання.
Звертання традиційно використовується в усному мовленні, в
напівофіційних листах, листах-запрошеннях, адресованих конкретним
особам. Звертання – обов’язковий елемент у комерційному листуванні.
Останнім часом нерідко використовується і в діловій кореспонденції, якщо
необхідно звернутися безпосередньо до посадової особи.
Нормативною формою звертання в українській мові є кличний відмінок: Юрію
Володимировичу, Петре Івановичу, Зоє Петрівно. Причому, у кличному
відмінку ставиться і загальне слово, і власна назва: пані Світлано, пане
інспекторе, хоча можливі і такі форми звертання: пане офіцер, пане
президент, які вважаються більш офіційними.
При звертанні до адресата враховується його вік, службове положення,
сфера діяльності, тип взаємин із співрозмовником тощо.
Найзагальнішими формулами звертання, які можуть використовуватися
незалежно від зазначених факторів, є такі:
Шановний пане Володимире!
Вельмишановний пане Олексію!
Шановний добродію Коваленко В.І.!
При звертанні до посадових осіб вищих і центральних органів державної
влади й управління, президентів товариств, компаній фірм, інших осіб
можливе звертання із зазначенням посади без прізвища:
Шановний пане президент!
Шановний пане мер!
Шановний пане міністр!
Шановний лікарю!
Вельмишановний професоре!
Пане вчителю!
У листах-запрошеннях можливе звертання на ім’я й по батькові:
Шановний Миколо Яновичу!
Шановна Маріє Йосипівно!
Етикет вимагає: якщо документ починається формулою особистого звертання
до адресата, то й закінчуватися повинен формулою ввічливості “З повагою
… “.
У ділових листах прийняте формулювання від першої особи множини –
оскільки автори діють від імені організації, установи, підприємства:
Нагадуємо, що термін виконання нашого замовлення…
Просимо повідомити про можливість виготовлення партії ЕККА…
Пропонуємо нові зразки продукції…
2. Слід пам’ятати, що займенник Ви в усіх відмінкових формах пишеться з
великої літери.
3. Готуючи відповідь на лист, зверніть увагу на оформлення вхідного
документа: якщо його підписав керівник, то відповідь слід адресувати
йому, причому підписану теж керівником, а не його заступником.
4. Не поспішайте категорично висловлювати відмову на звернене до вас
прохання, якого ви не можете виконати – поясніть відмову; подумайте, що
можете запропонувати натомість; порекомендуйте звернутися в іншу
організацію або трохи пізніше – до вас.
Пам’ятайте про можливість використання вставних слів, які дозволять
трохи пом’якшити негативну відповідь не лише в листах, а й в інших
ситуаціях офіційного спілкування (на жаль, на превеликий жаль,
незважаючи на наше бажання вам допомогти…; засмучені необхідністю
відмовити…; нам дуже шкода, але…; дуже прикро, проте…; щиро жалкуємо,
але…) та пасивних конструкцій, які акцентують увагу на дії, а не на
виконавцеві: Наказ Вами не виконується замість Ви не виконуєте наказ.
Скорочення у ділових текстах
Офіційний текст сприймається, в першу чергу, як джерело інформації, тому
й вимоги до нього ставляться особливі: інформація має добуватися швидко,
легко. З метою зменшення обсягу документів на письмі нерідко
застосовують скорочений запис слів і словосполучень. Загалом,
скорочуватися може будь-яке слово, але в документах дозволяється
використання лише типових, загальнозрозумілих скорочень, закріплених
державними стандартами. Необхідно пам’ятати, що текст, який рясніє
скороченнями, справляє негативне враження, а інколи виникають труднощі і
в тлумаченні його змісту. Тому скорочення в документах повинні бути
виправданими, а їх кількість обмеженою.
Розрізняються два типи скорочень:
1) абревіатури, або складноскорочені слова;
2) графічні скорочення.
Абревіатури використовуються і в писемному, і в усному спілкуванні. Коли
написаний текст озвучується, абревіатури можуть подаватися без
розшифрування.
Абревіатури утворюються різними способами: поєднанням початкових частин
слів (держстрах – державне страхування, райвійськкомат – районний
військовий комісаріат); поєднанням початкових звуків слів (КРУ [кру] –
контрольно-ревізійне управління), поєднанням початкових літер слів (ДПА
[депеа] – Державна податкова адміністрація).
Існують абревіатури комбінованого типу – коли поєднуються різні частини
(наприклад, склади і початкові літери слів: завуч (зав – завідуючий, у –
учбовою, ч – частиною).
Абревіатури, які називають одиничні установи, організації, заклади
пишуться з великої літери: Нацбанк, Міненерго.
З малої літери пишуться абревіатури, які є родовими назвами: телецентр,
фінвідділ, юрфак, держзамовлення.
Складноскорочені слова, утворені з початкових букв власних і загальних
назв, пишуться великими літерами: ДПІ, АТС, ТОВ, ЗАТ, НЛО, ВАК.
Загальновживані скорочення назв організацій, установ, явищ легко
розшифровуються, зрозумілі тим, хто користується мовою. Якщо виникають
труднощі у читанні таких скорочень, то слід звертатися до спеціальних
словників.
Інколи через частотність вживання у житті певної складної назви виникає
необхідність введення так званої авторської абревіатури, тоді спочатку
подається розгорнута назва, в дужках записується запропонована автором
абревіатура. Далі в тексті це скорочення може писатися без пояснення.
Наприклад. Одним із видів територіальних комплексів є регіональний
інвестиційний комплекс (РІК), в основі якого лежить будівельний цикл, що
є виробничою ланкою структури (з наук. статті).
Графічні скорочення, на відміну від абревіатур, придатні лише для
писемного спілкування. При усному відтворенні вони обов’язково
розгортаються у повне слово або словосполучення.
На практиці встановилося декілька способів графічних скорочень:
1) крапковий (після частини слова ставиться крапка: с. – сторінка, ст. –
стаття);
2) дефісний (подаються початок і кінець слова, на місце пропущеної
частини ставиться дефіс: хар-ний – характерний, фак-т – факультет);
3) скіснолінійний (як правило, скорочуються словосполучення: с/г –
сільське господарство, а/с – абонентська скринька, п/в – поштове
відділення; після цих скорочень крапки не ставляться).
У графічних скороченнях зберігається написання великих і малих літер,
дефісів – як у повних назвах: Півн.-Зах. – Північно-Західний.
Нагадаємо загальні правила графічних скорочень:
1. Слова скорочуються до рівня зрозумілості.
2. Не прийнято скорочувати слова на голосну, якщо вона не початкова у
слові, і на м’який знак.
3. При подвоєнні однакових приголосних крапка ставиться після першої
приголосної літери: денний виробіток – ден. виробіток, машинне
відділення – машин. відділен. При збігові двох (і більше) різних
приголосних скорочення можна робити як після першого, так і після
останнього приголосного, залежно від структури слова.
4. Скорочення слова в межах одного тексту повинно бути однаковим: не
можна “інститут” скоротити “інст.” і “ін-т”.
5. Назви топографічних понять скорочуються тільки поряд із словом, до
якого належать (перед або після нього: с. Остропіль
Старокостянтинівського р-ну Хмельницької обл.).
6. Назви вчених ступенів, звань, посад і професій скорочуються
безпосередньо перед прізвищем особи: акад. Вернадський, проф. Харченко,
доц. Семеняк.
7. Стандартні скорочення одиниць вимірювання (кг, см, мм, т, ц тощо)
подаються без крапок. Вони скорочуються в тексті тільки поряд із
цифровими позначеннями (220 кВт, 260 т) і в таблицях. Ці скорочення
повинні відповідати державним стандартам.
В інформаційних документах після скорочення слів година, хвилина,
секунда крапка ставиться (год., хв., сек.). Наприклад: Засідання
розпочнеться о 10 год. 20 хв.
Зверніть увагу!
Не скорочуються псевдоніми: не можна писати Л. Українка (треба Леся
Українка).
Для скорочення імен і по батькові використовуються ініціали – початкові
літери цих слів. Такі скорочення відомі ще з XVIII століття. Скорочення
типу Ів. (Іван, Іванович), Вас. (Василь, Васильович) неправильні.
Ініціали прийнято писати перед прізвищем: Ю.С. Левківський, Л.І.
Гончарук. Якщо ж перед прізвищем вказується посада, професія, вчений
ступінь або звання, то ініціали подаються після прізвища: канд. юрид.
наук, доц. Твердохліб Ю.Д., інспектор Семенюк В.О.
До серйозної вади текстів документів слід віднести невідповідність
формулювань літературним нормам української мови, засміченість
русизмами.
Вкажемо на найпоширеніші відхилення від правил.
1. Замість активних дієприкметників та прикметникових форм на –уч(ий),
-юч(ий), функціонування яких в українській літературній мові обмежене,
потрібно використовувати:
а) описові конструкції з який або що:
рос. мовою: укр. мовою:
проживающий по адресу – що(який) проживає за адресою;
собирающий налоги – що(який) збирає податки;
влияющий на развитие – що (який) впливає на розвиток;
б) віддієслівні іменники на -ач, -ник:
заведующий отделом – завідувач відділу;
командующий армией – командувач армії;
нападающий – нападник;
в) прикметники
следующее решение – таке рішення;
следующий месяц – наступний місяць;
вышестоящая организация – вища організація;
текущий ремонт – поточний ремонт.
2. Надмірне використання прийменника по в документах – поширена помилка
сучасного ділового мовлення. Очевидно, вона спричинена впливом
російської мови, де цей прийменник дуже продуктивний.
Щоб не зловживати прийменником по в документах, потрібно пам’ятати про
такі російсько-українські паралелі.
По
по приказу, по правилам, по схе ме, по роману, по сведениям, по
указанию, по адресу (про жи вать), по призванию
За
за наказом, за правилами, за схе мою, за романом, за свідченнями, за
вказівкою, за адресою (мешкати), за покликанням
По
по случаю, по инициативе, по вопросам торговли, по уважительной причине,
исследования по маркетингу, лекции по праву, заместитель по хозчасти
З
з нагоди, з ініціативи, з питань торгівлі, з поважної причини,
дослідження з маркетингу, лекції з права, заступник з госпчас тини
По
по заказу, по требованию, по просьбе, по адресу (прислать), по
предложению
На
на замовлення, на вимогу, на прохання, на адресу (надіслати), на
пропозицію
По
инспекция по делам несовершеннолетних, прийти по делу, по выходным, по
всем направлениям
У (в)
інспекція у справах неповнолітніх, прийти у справі, у вихідні, у всіх
напрямках
По
меры по улучшению условий, курсы по изучению английского языка
Для (значення мети)
заходи для поліпшення умов праці, курси для вивчення англійської мови
По
по прибытии, по истечении вре мени, по получении
Після (значення часу)
після прибуття, після закінчення часу, після отримання
По
по улице, по почте, по телефону, по объёму, младший по званию
Без прийменника
вулицею, поштою, обсягом, мо лодший званням
По
дежурный по району, по возможности, коллеги по работе, приказ по
институту
По
черговий по району, по можливості, колеги по роботі, наказ по інституту
3. Надзвичайно широко використовується прийменник при, у більшості
випадків невиправдано.
Доречним є його вживання у словосполученнях із значенням “вказання на
наявність чогось поряд, а також вказання на службу десь”: залишити при
штабі, проводити стажування при кафедрі фінансів, бібліотека при заводі;
“у присутності”: при свідках, при сторонніх.
Значення близькості до чогось може передаватися словосполученнями з
прийменниками при або біля, коло: коло (біля, при) станції, коло (край)
дороги (при дорозі).
Вказання на обставини, умови, за яких що-небудь відбувається,
позначається словосполученнями із різними прийменниками або
безприйменниковими конструкціями.
рос. мовою: укр. мовою:
при температуре 60оС – при температурі 60оС;
при всякой погоде – за будь-якої погоди;
при условии невыполнения – за умови невиконання
обязательств зобов’язань
при одном воспоминании о … – від самої згадки про…
при этих словах – сказавши це
при исполнении служебных – під час виконання
обязанностей службових обов’язків
при подписании договора – під час підписання
договору
при принятии решения – приймаючи рішення
при изучении – у процесі вивчення
при жизни – за життя
при феодализме – за часів феодалізму
при капитализме – в умовах капіталізму.
Заголовок до тексту документа
Заголовок складається до тексту документа, який оформляється на бланку
чи аркуші паперу формату А4. Він повинен бути коротким, точним,
розкривати зміст документа і граматично узгоджуватися з назвою документа
та відповідати на запитання “про що?” або “чого?” Наприклад: наказ (про
що?) “Про підготовчу роботу до …”, протокол (чого?) “Засідання
колегії”.
Заголовок формулюється складачем документа, його обсяг не повинен
перевищувати 5 рядків машинописного тексту при довжині рядка у 28
друкованих знаків. Не рекомендується перенесення слів.
Друкується заголовок без абзацу. В кінці заголовка крапка не ставиться.
Адресування документів
Документи адресують підприємствам, установам, фірмам, їхнім структурним
підрозділам або конкретній посадовій особі. При цьому назва установи,
службового підрозділу вказується у називному відмінку, наприклад:
Академія державної податкової
служби України
або
Академія державної податкової
служби України
Відділ кадрів
Якщо документ адресують керівникові підприємства, то назва цього
підприємства входить до назви посади адресата.
Якщо документ надсилають до кількох споріднених підприємств, установ,
тоді адресат зазначається узагальнено.
У документі може зазначитися не більше чотирьох адресатів, при цьому
слово “копія” не проставляється.
В разі направлення документа більш як за чотирма адресами, складається
список надсилань, а на кожному документі зазначають лише одного
адресата.
Якщо документ надсилається разовим кореспондентам або вперше, то до
складу реквізиту “Адресат” слід включати і поштову адресу.
В кореспонденції, яка надсилається урядовим організаціям та постійним
адресатам, їх поштова адреса на документах не зазначається.
Адресуючи документ приватній особі, спочатку зазначають поштову адресу,
потім прізвище та ініціали одержувача, наприклад:
08200, Київська обл.,
м. Ірпінь,
вул. Гагаріна, 9, кв. 6
Прізвище, ініціали
Датування та індексація документів
Дата – один із реквізитів, який надає документу юридичну силу. Датою
наказу, розпорядження, листа, довідки, службової записки та інших є дата
їх підписання; рішень колегії – дата їх прийняття; акта, протоколу –
дата зафіксованої події; статуту, положення, інструкції – дата
затвердження.
Дата оформляється двома способами: цифровим і словесно-цифровим.
Перший спосіб передбачає проставлення трьох пар арабських цифр у такій
послідовності: день (число) місяця, місяць, рік. Наприклад, дату 25
лютого 1999 року цифровим способом слід позначити так: 25.02.99.
Починаючи з 2001 року, рекомендується рік писати повністю. Тобто запис
словесно-цифровим способом дати 25 лютого 2001 року матиме такий вигляд:
25.02.2001.
На документах, які містять інформацію фінансового характеру, дату
проставляють словесно-цифровим способом: 30 березня 2001 року.
Дата проставляється в лівій верхній частині бланка документа у
відведеному для цього місці. Якщо документ оформляється не на бланку,
дата ставиться нижче від підпису зліва.
Обов’язковому датуванню і підписанню підлягають всі службові позначки на
документах, пов’язані з їх проходженням, виконанням (резолюції,
погодження, візи, затвердження, позначки про виконання документа і
направлення його до справи).
Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень –
індексів, які надають документам під час реєстрації і вказують на місце
складання, виконання та зберігання документів.
Індекси можуть бути простими і складними. Простий індекс складається із
порядкових номерів певної групи документів у межах календарного року.
Складний індекс, крім порядкового номера, включає індекс за
номенклатурою справ. У системі ОДПС індекс справи за номенклатурою
повинен складатися з індексу (номера) структурного підрозділу та
порядкового номера справи в межах самостійного структурного підрозділу.
Наприклад: 25-231, де 25 – номер самостійного структурного підрозділу
управління, 2 – номер відділу у складі управління, 31 – номер справи
зазначеного відділу.
Індексація вхідних, вихідних та внутрішніх документів має свої
особливості.
Індекс вхідного документа складається із порядкового номера з початку
року (за журналом реєстрації) і може доповнюватись постійними позначками
груп кореспондентів, видів документа тощо.
Індекс вихідного документа складається із порядкового номера документа з
початку року за журналом реєстрації, постійної позначки певної
реєстраційної групи кореспондентів та індексу справи, де зберігається
копія документа. Наприклад: № 139 / 2 / 05-031, де 139 – порядковий
номер вихідного документа з початку року, 2 – номер реєстраційної групи
кореспондентів, 05-031 – номер справи за номенклатурою.
Індекс внутрішнього документа (крім розпорядчих документів) складається
із порядкового номера певної реєстраційної групи документів з початку
року та індексу справи, де зберігається документ. Розпорядчі документи,
як правило, мають прості індекси, але в ряді випадків можуть
доповнюватися окремими буквами (накази з кадрових питань, з
матеріального стимулювання тощо).
Індекс проставляється на відповідному місці документа, визначеному
формуляром-зразком.
Він забезпечує юридичну повноцінність документа, дозволяє швидко
розшукати необхідний документ при здійсненні довідково-інформаційної
роботи, забезпечує зберігання документа та можливість контролю за його
виконанням.
Погодження та засвідчення документів
Проекти підготовлених документів перед їх підписуванням або
затвердженням у ряді випадків погоджують із зацікавленими установами,
структурними підрозділами ОДПС, окремими посадовими особами. Мета
погодження – підвищення якості ділових паперів.
Є дві форми погодження документів:
1. Внутрішнє (із структурними підрозділами та службовими особами).
2. Зовнішнє (з іншими організаціями).
Внутрішнє погодження оформляється візуванням проекту документа.
Віза включає: особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка візує
проект документа, та дату візування. Може зазначатися при потребі і
найменування посади.
Віза проставляється як на лицевому, так і на зворотному боці останнього
аркуша документа, що залишається в установі.
Зовнішнє погодження оформляється відповідним грифом. Він ставиться нижче
від підпису і включає слово “ПОГОДЖЕНО”, найменування посади особи, з
якою погоджується проект документа, особистий підпис, ініціали й
прізвище та дату погодження.
Якщо погодження проводиться більше ніж трьома установами, застосовують
аркуш погодження, який додається до документа.
Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження
та проставлення печатки.
Підпис – обов’язковий реквізит документа, він є формою вираження
законності документа і відповідальності за його зміст.
В ОДПС документи підписуються посадовими особами відповідно до їх
компетенції, встановленої чинними нормативно-правовими актами, наказом
керівника ОДПС та положеннями про структурні підрозділи.
Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ,
особистого підпису, ініціалів і прізвища.
Якщо за зміст документа відповідають кілька осіб (фінансові документи,
акти), ставлять два чи більше підписів. При цьому їх розміщують один під
одним у послідовності відповідно до посади.
Документи, підготовлені ОДПС разом з іншими установами, оформляються не
на бланках і підписуються керівниками цих установ. Підписи ставляться на
документі поряд, на одному рівні. До назви посади в цьому випадку
включається і назва установи.
Документи колегіальних органів підписуються головуючим на засіданні та
секретарем.
Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на проекті документа,
відсутня, то документ підписується особою, яка виконує її функції із
виправленням назви посади і розшифруванням підпису.
Затвердження документа є особливим способом його засвідчення після
підписання, що забезпечує поширення дії документа на відповідне коло
установ або осіб.
Затвердження здійснюється за допомогою грифа затвердження або виданням
розпорядчого документа. При першому способі гриф затвердження
складається із таких елементів: слова “ЗАТВЕРДЖУЮ”, найменування посади,
підпису, ініціалів і прізвища особи, яка затвердила документ, дати
затвердження. Наприклад:
ЗАТВЕРДЖУЮ
Заступник начальника
Державної податкової
інспекції у районі
(підпис) (ініціали, прізвище)
(Дата)
У другому випадку до складу грифу затвердження включається слово
“ЗАТВЕРДЖЕНО”, назва розпорядчого документа, його дата і номер.
Наприклад:
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Державної податкової
інспекції у районі
25.02.2001 № 31
Гриф затвердження розташовується у правому верхньому куті документа.
На документах, що вимагають засвідчення прав громадян і юридичних осіб,
фіксації фактів витрат грошових коштів і матеріальних цінностей, підпис
має бути завірений печаткою.
Печатки є гербові і прості.
Відбиток печатки слід проставляти так, щоб він накрив частину
найменування посади особи, що підписала документ, або у спеціально
визначеному місці.
Перелік документів, на які необхідно ставити гербову печатку, повинен
визначатися керівником ОДПС на підставі діючих нормативно-правових
актів.
Позначки на документах
Гриф обмеження доступу до документа (реквізит 15) проставляється на
документах, що містять інформацію для обмеженого кола осіб. Він
проставляється у верхньому правому куті документа і може формулюватися:
“ТАЄМНО”, “ЦІЛКОМ ТАЄМНО”, “ДЛЯ СЛУЖБОВОГО КОРИСТУВАННЯ” і інше.
Резолюція (реквізит 18) – це напис на документі, зроблений керівником,
що містить вказівки щодо виконання документа. Елементи резолюції:
прізвище та ініціали виконавця (виконавців), зміст доручення, термін
виконання, особистий підпис керівника, дата.
Рекомендується оформляти резолюцію безпосередньо на документі (якщо він
не підлягає поверненню) нижче від реквізиту “Адресат” або на іншому
вільному місці першого аркуша документа, крім лівого поля.
Якщо виконавців декілька, перший вважається основним.
Позначка про контроль (20) – проставляється на лівому полі першого
аркуша документа на рівні заголовка і позначається в системі ОДПС буквою
“К” або буквами “ОК”. Позначка “ОК” (обов’язковий контроль) означає
перший рівень контролю, а “К” (контроль термінів виконання) – другий
рівень контролю (організація контролю виконання документів розглядається
в розділі “Технологія роботи з документами”).
Позначка про наявність додатка (22)
Додатки до документів бувають трьох видів:
1. Додатки, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими
документами.
2. Додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа.
3. Додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним
листом.
Додатки повинні оформлятися на стандартних аркушах і мати всі необхідні
реквізити. На верхньому правому полі першого аркуша вказують слово
“Додаток” і зазначають, до якого конкретного документа він належить.
Наприклад:
Додаток
до листа ДПА України
від 10.02.2001 № 14/21-15
Додаток повинен мати свою назву (заголовок до тексту), текст, підпис
особи, відповідальної за його складання, і дату.
Про наявність додатків зазначається у тексті документа (характерно для
розпорядчих документів) або після тексту перед підписом. Якщо додатків
декілька, їх нумерують без значка “№”.
Відомості про наявність додатків до листів, звітів, протоколів
оформляються з дотриманням таких правил:
· Якщо документ має додатки, назва яких згадується в тексті, то позначка
про наявність додатків оформляється таким чином:
Додаток на 3 аркушах в 1 примірнику.
· Якщо документ має додатки, які конкретно не називаються в тексті, то
їх необхідно перерахувати із зазначенням обсягу і кількості, наприклад:
Додаток:
1. Довідка про … на 5 аркушах у 2 примірниках.
2. Розрахунок вартості … на 1 аркуші в 1 примірнику.
· Якщо до документа додається інший документ, що має додатки, позначка
про це оформляється так:
Додаток: лист ДПІ у місті Ірпені від 15.02.2001 № 31/07-12 і додаток до
нього; всього на 4 аркушах в 1 примірнику.
Позначка про засвідчення копії (27)
Копія документа (витяг з документа) виготовляється з дозволу керівництва
ОДПС і лише з власних документів (архіви можуть оформляти копії й інших
документів, які в них зберігаються).
Після відтворення тексту документа, включаючи елементи бланка та
інформації про підпис, оформляється позначка про засвідчення копії. Вона
включає слово “Згідно”, назву посади, підпис особи, яка засвідчує копію,
розшифровки підпису і дати.
Якщо копія документа пересилається іншій установі, то при її засвідченні
проставляється також відбиток печатки.
На копіях вихідних документів, що залишаються у справах (відпуск), текст
бланка не відтворюється; вони повинні мати візи посадових осіб та
виконавців.
Прізвище виконавця та номер його телефону (28)
Цей реквізит включає в себе прізвище безпосереднього виконавця та номер
його службового телефону і зазначається на лицевому або зворотному боці
останнього аркуша документа. У разі потреби під прізвищем виконавця
можуть зазначатися індекс друкарки (перші літери імені та прізвища
друкарки), кількість надрукованих примірників і дата друкування.
Реквізит оформляється в лівому нижньому куті, наприклад:
Петренко 2213240
або
Петренко 2213240
ОП4 12.02.2001
Позначка про виконання документа і направлення його до справи (29)
передбачає зазначення на нижньому полі першої сторінки документа таких
даних:
· слова “До справи № …” (де буде зберігатися документ);
· короткі відомості про виконання документа;
· посада, підпис виконавця, його ініціали, прізвище і дата.
Позначка про перенесення даних до машинного носія (30) оформляється на
нижньому правому полі першого аркуша документа і свідчить про дату
перенесення даних, номер масиву, про що стверджується підписом особи,
відповідальної за перенесення даних, та розшифруванням підпису.
Позначка про надходження документа (31) розташовується у нижньому
правому куті першого аркуша документа. Реквізит включає скорочену назву
установи – одержувача документа, вхідний індекс і дату надходження
документа. У більшості випадків для цього використовується реєстраційний
штамп (19*41 мм).
1.3. Організаційні документи
Організаційні документи закріплюють конкретні функції, права та
обов’язки органів управління, окремих посадових осіб, регламентують
організаційні, трудові та інші відносини з конкретного питання.
До найбільш поширених організаційних документів належать положення,
статути, інструкції, правила, штатні розписи тощо. Разом із
розпорядчими, довідковими та інформаційними документами вони складають
документацію із питань загальної діяльності.
Положення
Положення – це правовий акт, що визначає основні правила організації та
діяльності державних органів, їх структурних підрозділів, а також
підпорядкованих установ, організацій, підприємств.
Положення є типові та індивідуальні.
Типові положення розробляються вищими органами для системи, як правило,
підпорядкованих їм установ, організацій.
Індивідуальні положення розробляються кожною організацією, установою на
основі типових. Такі положення підписуються керівниками організацій і
затверджуються розпорядчим документом вищої організації.
Положення може мати такі реквізити: герб; назва відомства; назва
організації; гриф затвердження; назва виду документа; дата (дата
затвердження); індекс; місце видання; заголовок; текст; підпис; позначки
про погодження.
Положення набуває чинності з дня його затвердження, якщо інша дата не
обумовлена в розпорядчому документі, яким затверджене положення.
Крім зазначених, можуть розроблятися положення, що регулюють
організаційні, трудові та інші відносини із конкретного питання, про
організацію і проведення культурно-масових і спортивних заходів,
конкурсів-оглядів тощо. Структура і зміст таких положень визначаються
авторами-організаторами заходів.
Важливе значення для ефективної діяльності установи, організації має
розробка положень про структурні підрозділи.
Такі положення повинні визначати і конкретизувати завдання і функції
підрозділу, права та відповідальність його керівника.
Підписується проект положення керівником структурного підрозділу,
погоджується з іншими структурними підрозділами за вказівкою керівництва
установи, з юридичною службою і затверджується керівником установи,
організації.
Текст положення, про структурний підрозділ, як правило, складається із
таких розділів:
1. Загальні положення.
2. Завдання і функції.
3. Керівництво.
4. Права керівника структурного підрозділу.
5. Відповідальність керівника структурного підрозділу.
6. Взаємовідносини.
У розділі “Загальні положення” визначається правовий статус і структура
підрозділу, його підпорядкованість, вказуються також правові акти і
нормативні документи, якими повинен керуватися структурний підрозділ у
своїй діяльності.
Розділ “Завдання і функції” визначає основний напрям роботи та
конкретний перелік функцій, які повинні виконувати фахівці підрозділу.
Від чіткості формулювання завдань та функцій структурного підрозділу
залежить повнота і об’єктивність оцінок діяльності його працівників.
У розділі “Керівництво” зазначається назва посади керівника структурного
підрозділу, кваліфікаційні вимоги, які ставляться до претендента на цю
посаду, порядок заміщення керівника підрозділу на час його відсутності.
Розділ “Права керівника структурного підрозділу” визначає права
керівника для забезпечення покладених на підрозділ завдань і функцій.
Обов’язково слід зазначити, з яких питань він може приймати рішення, які
документи уповноважений візувати, підписувати, затверджувати.
У розділі “Відповідальність керівника структурного підрозділу” слід
зазначити, що керівник структурного підрозділу несе повну
відповідальність за роботу підрозділу в цілому.
Розділ “Взаємовідносини” конкретизує взаємовідносини колективу
підрозділу з іншими структурними підрозділами установи, організації.
Із затвердженим положенням рекомендується ознайомити працівників
структурного підрозділу під розписку.
Статути
Статути – це юридичні акти, якими оформляється створення конкретного
підприємства, установи, товариства, фірми, визначається їх структура,
функції, правове становище.
Статути є типові та індивідуальні. Типові розробляються вищими органами
для однотипних підприємств (типовий статут для вищих навчальних
закладів). Індивідуальні статути складаються окремою юридичною особою на
основі типового.
Проекти статутів, оформлені належним чином, підписані авторами
(керівниками) та погоджені в установленому порядку, підлягають
затвердженню.
Статути державних підприємств і установ затверджуються їх вищими
органами; статути підприємств, які знаходяться у колективній власності –
загальними зборами трудових колективів (акціонерних товариств –
установчими зборами акціонерів); статути малих підприємств
затверджуються організаціями-засновниками.
Після затвердження статути реєструються у виконкомах місцевих рад
народних депутатів або райдержадміністраціях за місцем юридичної адреси,
вказаної у статуті.
Статути оформляються на папері формату А4 друкарським способом.
Реквізити статуту:
– назва підприємства, установи, товариства;
– гриф затвердження;
– позначка про реєстрацію;
– назва виду документа;
– місце складання (видання), рік; (зазначені реквізити оформляються, як
правило, на окремому аркуші – титульній сторінці, причому нерідко назва
підприємства, установи, товариства зазначається після назви виду
документа);
– текст;
– підпис;
– позначки про погодження.
Структура тексту статуту залежить від напряму діяльності підприємства,
установи, товариства, форм власності тощо.
Так, статут Академії державної податкової служби України має такі
розділи тексту:
– загальна частина;
– завдання, права та обов’язки;
– структура Академії;
– управління;
– органи студентського (курсантського) самоврядування;
– права та обов’язки ректора;
– права та обов’язки учасників навчально-виховного процесу;
– організація навчального процесу;
– наукова діяльність;
– міжнародні зв’язки та зовнішньоекономічна діяльність;
– планування та фінансування;
– ліквідація і реорганізація;
– порядок запровадження статуту.
Інструкції
Інструкція – це нормативний документ, у якому викладаються правила, що
регулюють спеціальні аспекти діяльності і стосунків підприємств,
установ, організацій, службових осіб. Наприклад, “Інструкція з
діловодства”, “Інструкція про порядок ведення трудових книжок” тощо.
Текст інструкції може розбиватися на розділи й пункти і повинен мати
вказівний характер. З цією метою вживаються формулювання: “необхідно”,
“слід”, “повинен” та ін.
Усі інструкції можна умовно поділити на дві групи:
– інструкції, що регулюють порядок здійснення певного процесу кількома
виконавцями;
– посадові інструкції.
Реквізити інструкції: назва виду документа (Інструкція); дата, індекс,
місце складання чи видання; гриф затвердження; заголовок до тексту
(нерідко його розташовують разом із назвою виду документа); текст;
підпис; позначки про погодження.
Особливу групу інструкцій становлять посадові інструкції. Вони є
нормативними документами, які визначають функції, права та обов’язки
працівника.
Посадова інструкція працівника структурного підрозділу ОДПС
розробляється і вводиться з метою:
– чіткого визначення вимог, що висуваються до певної посадової особи;
– раціонального розподілу обов’язків між працівниками структурного
підрозділу;
– наділення працівника необхідними правами;
– підвищення відповідальності працівника за доручену ділянку роботи.
Посадова інструкція повинна відповідати чинному законодавству, а також
положенню про відповідний структурний підрозділ.
Вимоги посадової інструкції слід враховувати при найманні працівника на
роботу, при його атестації, притягненні працівника до відповідальності у
разі невиконання або неналежного виконання ним обов’язків.
Текст посадової інструкції, як правило, складається із таких розділів:
– загальні положення;
– кваліфікаційні вимоги і необхідний рівень знань;
– обов’язки;
– права;
– відповідальність.
У розділі “Загальні положення” зазначається безпосередня
підпорядкованість працівника, його основні завдання, вказуються
нормативні документи, якими працівник керується у своїй роботі, перелік
безпосередньо підпорядкованих працівнику структурних підрозділів,
ділянок і напрямів роботи або посадових осіб, визначається порядок
заміни (при необхідності) інших посадових осіб на період їхньої
тимчасової відсутності.
При потребі в цьому розділі зазначається, що на працівника покладається
повна матеріальна відповідальність, якщо це передбачено чинним
законодавством.
У розділі “Кваліфікаційні вимоги і необхідний рівень знань”
конкретизуються вимоги і необхідні знання відповідно до умов діяльності
певного структурного підрозділу. Кваліфікаційні вимоги – це рівень
спеціальної підготовки або освіти, а у разі необхідності – і практичний
стаж роботи.
У розділі “Обов’язки” визначаються необхідні для виконання дії
працівника, що зумовлюються специфікою посади. Визначаючи обов’язки
працівника, слід врахувати, що вони повинні забезпечити виконання певних
функцій структурного підрозділу.
У посадовій інструкції не наводяться обов’язки, які покладені на
працівника загальними нормами законодавства про працю.
У розділі “Права” визначаються дії, які може здійснювати працівник з
метою забезпечення виконання покладених на нього обов’язків. У посадовій
інструкції не наводяться права, що надані працівнику загальними нормами
законодавства про працю.
Працівник, що має підлеглих, повинен мати права щодо них: давати
доручення, вимагати пояснення при невиконанні або неналежному виконанні
ними своїх обов’язків, вносити пропозиції про їх заохочення тощо.
У розділі “Відповідальність” зазначається, що працівник несе
відповідальність за невиконання або неналежне виконання обов’язків тощо.
Посадова інструкція затверджується керівником ОДПС або керівником
структурного підрозділу, якщо тому такі повноваження делеговані.
Посадові інструкції доводяться до працівників під розписку із
зазначенням дати ознайомлення.
Посадові інструкції повинні бути замінені і знову затвердженні у таких
випадках:
– при зміні назви ОДПС або структурного підрозділу;
– при зміні назви посади;
– при зміні працівника на зазначеній посаді, якщо інструкція була
іменною.
Штатний розпис
Посадовий і чисельний склад ОДПС із зазначенням фонду заробітної плати
закріпляється у штатному розписі. У ньому зазначається перелік посад,
дані про кількість штатних одиниць, посадові оклади, надбавки та
місячний і річний фонди заробітної плати.
Реквізити штатного розпису: назва виду документа; дата; індекс; місце
складання; гриф затвердження; заголовок до тексту; текст (у формі
таблиці); підпис; позначки про погодження.
У тексті (таблиці) штатного розпису зазначаються такі дані:
– найменування структурних підрозділів і посад;
– кількість штатних одиниць;
– посадові оклади;
– надбавки (за ранг, за звання, інші);
– місячний фонд заробітної плати;
– річний фонд заробітної плати.
Штатний розпис підписується, як правило, керівником і головним
бухгалтером, затверджується ОДПС вищого рівня.
Підписи засвідчуються гербовою печаткою.
1.4. Розпорядчі документи
Розпорядча діяльність в органах державної податкової служби
документується шляхом прийняття рішень колегії, видання наказів та
розпоряджень.
Рішення колегії
Рішення як розпорядчий документ є правовим актом діяльності колегій
органів державної податкової служби України. Його текст складається із
двох взаємопов’язаних частин: констатуючої та розпорядчої. У
констатуючій частині пояснюється, чим викликане рішення і включає в себе
вступ, оцінку ситуації, переказується суть акта вищого органу
управління, на виконання якого видається рішення.
У розпорядчій частині документа, яку прийнято розпочинати словами:
“колегія ВИРІШИЛА:” дається перелік заходів, визначаються виконавці,
вказуються терміни виконання. Важливо, щоб текст розпорядчої частини,
який може поділятися на окремі пункти, був сформульований конкретно,
чітко, ясно, не вступав у суперечність із раніше прийнятими розпорядчими
документами.
Рішення підписуються головою та секретарем колегії і втілюються у життя
наказами керівників ОДПС або доводяться до виконавців у формі витягу з
протоколу засідання колегії.
Накази
Накази за своїм змістом і призначенням поділяються на накази з питань
основної діяльності, з кадрової роботи, праці і заробітної плати тощо.
Наказ із питань основної діяльності – це розпорядчий документ, в якому
керівником приймається управлінське рішення з організаційних питань,
планування, звітності, фінансування, удосконалення структури тощо з
метою повного і своєчасного виконання законів, рішень та доручень
органів вищого рівня.
Накази бувають ініціативні та на виконання рішень вищих органів.
Ініціативний наказ видається з метою оперативного впливу на діяльність
колективу з урахуванням ситуації, яка склалася, та перспектив розвитку.
Проекти наказів готуються працівниками установи, організації,
погоджуються з керівниками чи головними спеціалістами відповідних
структурних підрозділів, юридичною службою і підписуються керівником.
Накази вступають у силу з моменту їх підписання, якщо в тексті не
вказано іншого терміну.
Накази оформляються на відповідних бланках і мають такі реквізити: назва
установи, організації; назва виду документа (Наказ); дата; індекс; місце
складання; заголовок до тексту; текст; підпис; візи; прізвище і номер
телефону виконавця.
Текст наказу складається із двох частин: констатуючої та розпорядчої.
У констатуючій частині може вказуватись мета і причини видання наказу,
дається посилання на документ, який став підставою для підготовки
наказу.
У розпорядчій частині передбачаються необхідні заходи, прізвища
відповідальних за їх виконання осіб, терміни виконання. Розпорядча
частина починається словом “НАКАЗУЮ”, яке друкується великими літерами
на окремому рядку без абзацу.
Розпорядча частина тексту наказу, як правило, поділяється на пункти, які
позначаються арабськими цифрами. У кожному пункті вказується конкретна
дія, виконавці і терміни виконання. В останньому пункті наказу, як
правило, вказується посадова особа, на яку покладається контроль за
виконанням наказу.
У наказах, які видаються на виконання рішень вищих органів, констатуюча
частина, як правило, не пишеться. Замість цього вказується, на виконання
якого документа підготовлено наказ.
Зміст доручень, вказаних у наказі, доводиться до конкретних виконавців
найчастіше у формі витягів з наказу.
Розпорядження
З оперативних питань діяльності та для організації виконання доручень
органів вищого рівня, наказів органів державної податкової служби,
рішень колегій можуть видаватися розпорядження.
Реквізити розпоряджень аналогічні реквізитам наказів. При цьому
констатуюча частина тексту в них відділяється від розпорядчої словами:
“ЗОБОВ’ЯЗУЮ”, “ПРОПОНУЮ”, “ДОРУЧАЮ”, “ВИМАГАЮ” та ін.
Підписуватися розпорядження можуть, крім керівника, його заступниками в
межах їх компетенції.
1.5. Інформаційно-довідкові документи
До інформаційно-довідкових документів можна віднести різноманітні
документи, якими підтверджуються певні факти, обґрунтовуються конкретні
дії, відображається хід розгляду окремих питань тощо. До цієї групи
документів належать різноманітні листи, телеграми, телефонограми,
службові записки, акти, протоколи та інші документи.
Акти
Акт – це організаційний документ, який складається групою осіб для
підтвердження встановлених фактів та подій.
Акт, як правило, оформляється на бланку і має такі реквізити: назва
організації; гриф затвердження (при необхідності); назва виду документа
(Акт); дата; індекс (номер); місце складання; заголовок до тексту;
текст; підписи.
Заголовок до тексту повинен відповідати на запитання: “чого?”
(“Інвентаризації”, “Перевірки стану …” і т. д.).
Текст акта складається із вступної та констатуючої частин.
У вступній частині вказуються підстави для складання акта та називаються
особи, які склали акт або були присутні при цьому.
При переліку осіб, що брали участь у складанні акта, вказуються їхні
посади, прізвища та ініціали.
Якщо акт складено комісією, то першим вказується прізвище голови, а
потім, за алфавітом, прізвища членів комісії.
У констатуючій частині викладають суть, завдання, характер виконаної
роботи, встановлені факти, пропозиції та висновки. Констатуюча частина
може оформлятися у вигляді таблиці.
У кінці тексту слід вказувати дані про кількість примірників складеного
акта, місце їх знаходження або адресатів, яким вони направлені.
Акт підписується головою і членами комісії, а також особами, які брали
участь у складанні акта (без зазначення посад). Особа, яка має
зауваження до змісту акта, підписує його і викладає свою думку на
окремому аркуші, який додається до акта.
Датою акта є дата актованої події.
Службові листи
Службовий лист – це один із основних засобів обміну інформацією між
громадянами, установами, організаціями і підприємствами, а також засобом
оперативного управління діяльністю організацій і установ.
Усі листи поділяються на такі види: ділові; особисті (приватні);
рекомендаційні; прямої поштової реклами.
Ділові листи за функціональною ознакою поділяються на дві категорії:
листи, що потребують (вимагають) відповіді (лист-запит; лист-пропозиція;
лист-прохання; лист-вимога; лист-нагадування) та листи, що не вимагають
відповіді (лист-відповідь; лист-підтвердження; гарантійний лист;
супровідний лист; лист-відмова).
За кількістю адресатів розрізняють листи: звичайні (надсилаються на одну
адресу) і циркулярні (за багатьма адресами).
За кількістю авторів є листи індивідуальні та колективні.
Вкажемо характерні ознаки окремих видів листів:
1. Інформаційні листи – це службові листи, в яких автор інформує
адресата про якісь факти, події, заходи. Такі листи можуть готуватися як
листи-відповіді про виконання певного доручення ОДПС вищого рівня.
Інформаційні листи можуть бути також ініціативними.
Різновидом інформаційних листів є рекламні листи. Вони мають
ініціативний характер і містять детальний опис товарів або послуг.
Направляються такі листи конкретним адресатам з метою залучення їх до
числа замовників – покупців готової продукції чи послуг.
Особливістю таких листів є те, що в тексті зазначається поштова адреса
автора листа, телефон для довідок, номери рахунків у банках, незважаючи
на те, що листи оформляються на фірмових бланках.
2. Листи-підтвердження – це службові листи, в яких підтверджується той
чи інший факт (участь у конференціях, нарадах; одержання вантажів,
цінних паперів тощо).
У листах-підтвердженнях може бути також інформація про чинність
затверджених інструкцій, правил, положень, раніше укладених угод та ін.
Розпочинається текст таких листів словами “підтверджуємо”,
“підтверджуючи” і т. п.
3. Листи-нагадування – це службові листи, за допомогою яких нагадується
про наближення чи закінчення раніше встановлених термінів виконання
певних доручень, завдань чи взятих зобов’язань з проханням (вимогою)
вжити відповідних заходів. Тексти таких листів, як правило,
розпочинаються словами: “нагадуємо”, “нагадую”.
4. Гарантійні листи – це такі службові листи, якими підтверджуються
певні зобов’язання чи умови, дається гарантія оплати за товари чи
послуги, надання роботи тощо. Якщо в гарантійному листі містяться дані
фінансового або матеріального характеру, то в тексті необхідно
продублювати банківські реквізити автора листа, незважаючи на те, що
вони можуть бути відображені на фірмовому бланку.
Гарантійні листи підписуються керівником і головним бухгалтером, підписи
засвідчуються печаткою.
5. Супровідні листи – це такі службові листи, в яких повідомляється про
направлення адресатові документів, що додаються до листа.
Такі листи оформляються у більшості випадків на бланках формату А5,
оскільки текст їх невеликий за обсягом. Обов’язковим реквізитом таких
листів є позначка про наявність додатків.
6. Листи-відповіді – це службові листи, в яких даються відповіді на
різного роду ініціативні листи (запити, прохання, звернення тощо). Якщо
в тексті таких листів ставиться декілька питань, то відповідати
необхідно на кожне з них. При цьому, якщо відповідь негативна,
обов’язково треба обґрунтувати неможливість позитивного вирішення
прохання.
До складання листів ставляться ті ж вимоги, що і до інших службових
документів. Листи повинні бути присвячені, як правило, одному питанню,
тобто простими.
Реквізити службових листів: назва й адреса організації-відправника
листа; дата; індекс; адресат; заголовок до тексту; текст; перелік
додатків; підпис керівника; прізвище виконавця та номер його телефону.
У листах-відповідях заповнюється реквізит “посилання на індекс і дату
вхідного документа”.
Особливості оформлення листів іноземним партнерам
Листи діловим партнерам із зарубіжних країн повинні складатися з
урахуванням міжнародних стандартів на основні документи. Від якості
підготовленого листа, його оформлення нерідко залежить результат
спілкування адресата з автором, особливо на початковій стадії, коли
стосунки лише зав’язуються.
Готуючи листа іноземному партнеру, необхідно написати так, щоб
привернути його увагу до певної ситуації чи проблеми, дати змогу легко
зрозуміти суть послання, спонукати його діяти у бажаному для автора
напрямі.
Для цього після визначення мети листа доцільно скласти його план (вступ,
основний зміст, заключна частина), обрати необхідний стиль і тон листа.
Стиль міжнародного листа швидко змінюється, спрощується, стає менш
офіційним. Наводимо рекомендації до підготовки листів іноземним
партнерам1:
– кожне положення пишіть з нового рядка;
– пишіть про те, чого ви хочете, найбільш просто, зрозуміло;
– не пишіть агресивно;
– знайте міру, висловлюючи компліменти;
– пам’ятайте, що справжні почуття створюють більший ефект, ніж фальшиві;
– не допускайте командно-бюрократичних фраз, які стали нормою
вітчизняного діловодства. Виключіть фрази типу “Ми пропонуємо всім взяти
участь …”, “Про виконання повідомте …”, “Направляється для
керівництва” тощо. Етично відстоюйте свої інтереси;
– не перебільшуйте значущості свого становища; пам’ятайте, що для
іноземного партнера вітчизняні звання не мають навіть другорядного
значення. Здобути авторитет можна тільки справжніми знаннями та досвідом
роботи;
– прискіпливо перевіряйте текст з погляду повноти відображення
інформації та ясності викладу. Згадуйте вираз французького теоретика
класицизму Ніколя Буало: “Хто ясно мислить, той ясно викладає”.
Складаючи діловий лист до іноземного партнера, використовують такі
елементи (реквізити), як заголовок, дата, найменування, адреса того, хто
отримує листа, вступне звертання, основний текст, заключна форма
ввічливості, підпис, позначка про наявність додатків.
Реквізити листа розміщуються відповідно до національно-культурних
традицій, згідно з вимогами законодавства країни адресата.
Особливості оформлення окремих реквізитів листів до іноземних партнерів:
дата (відправлення) – проставляється у правому верхньому куті під
заголовком (дані про автора листа) так, щоб остання цифра закінчувала
рядок правого поля листа;
адресат – складається з найменування організації, посади адресата, його
імені та поштової адреси. Розташовується нижче від рядка з датою;
вступне звертання – це формула ввічливості. Пишеться з лівого боку листа
під адресою;
основний текст листа – складається з інформації для адресата, і є
головним реквізитом документа.
При оформленні тексту необхідно враховувати такі моменти:
– текст листа повинен складатися з абзаців, кожний з яких містить
закінчену думку. В американських листах абзаци друкують без відступу, в
англійських – починають з червоного рядка (як у вітчизняних);
– короткі листи потрібно друкувати через два інтервали;
– для наступних сторінок тексту використовуються або звичайні аркуші,
або бланки, зазначаючи на них номер сторінки;
– не можна допускати в тексті ніяких орфографічних помилок. Написаний
непрофесійною мовою лист створює враження про низький професіоналізм
виконавця (установи, фірми);
– підпис – справа на аркуші, нижче від заключної форми ввічливості і
включає в себе повне ім’я автора листа із зазначенням його посади.
Службові телеграми
Телеграма – це документ, що становить буквено-цифрове повідомлення,
передане за допомогою телеграфного зв’язку (телеграфом).
Використовуються у разі необхідності вирішення термінових питань. За
терміновістю телеграми бувають прості, термінові, “блискавки”, урядові.
Характерна риса телеграм – особлива стислість. З тексту вилучають
сполучники, прийменники, розділові знаки (залишають лише тоді, коли
зміст без них втрачає зрозумілість, точність). Розділові знаки пишуться
скорочено літерами: “крп”, “км”, “лпк”. Знаки: №, “–“, “+”, 0 (нуль)
пишуться словами. Перенесення слів не допускається.
Оформляються на спеціальних бланках або на чистому аркуші паперу.
Друкується телеграма у двох примірниках, з одного боку аркуша великими
літерами через два інтервали між рядками.
Інформація, яка не підлягає передачі (назва і поштова адреса
відправника, підпис посадової особи, дата, індекс), друкується, як
правило, під суцільною рискою нижче від основного тексту. Телеграма
візується виконавцем, підписується керівником, завіряється печаткою.
Реквізити телеграми: назва виду документа; категорія; адресат і
телеграфна адреса; текст із зазначенням особи, що підписала телеграму;
назва організації-відправника; поштова адреса; підпис; дата; індекс;
печатка.
Телефонограми
Телефонограма – це документ, що є оперативним повідомленням, переданим
телефоном. Текст телефонограми повинен бути лаконічним, чітким, стислим,
(як правило, до 50 слів), конкретним. Складену та оформлену
телефонограму повинен підписати керівник або інший відповідальний
працівник установи, організації.
Телефонограми оформляють на загальних, трафаретних або спеціальних
бланках.
Реквізити телефонограми: назва установи, організації; назва виду
документа; адресат; дата; індекс; текст; підпис.
Крім цього, на телефонограмі зазначається прізвище особи – передавача
телефонограми, номер службового телефону, час передачі; посада і
прізвище особи, яка прийняла телефонограму, номер її службового
телефону.
Складена вихідна телефонограма підписується, реєструється в журналі
вихідної кореспонденції і передається адресатові телефоном. Вхідна
телефонограма записується працівником організації – одержувачем,
друкується на окремому аркуші та передається для розгляду керівником.
На підприємствах з невеликим обсягом документообігу телефонограми
записують від руки у спеціальних журналах.
Довідки
Довідка – це документ інформаційного характеру, в якому описуються і
встановлюються певні факти, події. Довідки можуть бути службового та
особистого характеру.
Довідка службового характеру складається на запит чи вказівку вищих
органів або службових осіб. Якщо довідка подається структурним
підрозділом чи окремою службовою особою всередині установи, вона
підписується автором або керівником структурного підрозділу. Текст
службової довідки, як правило, має всі логічні елементи (вступ, докази,
висновок), які розташовуються в прямому порядку. Довідки, що
направляються за межі ОДПС, оформляються на бланках і містять такі
реквізити: назву установи, організації – автора документа; назву виду
документа (довідка); дату; індекс; місце складання; заголовок до тексту;
текст; підпис.
При наявності даних фінансового характеру довідку підписують керівник
ОДПС і головний бухгалтер. Довідки особистого характеру оформляються, як
правило, на трафаретних бланках.
Доповідні записки
Доповідна записка – це документ, адресований керівникові даної або вищої
організації. Він містить у собі обґрунтований виклад з конкретного
питання з висновками та пропозиціями. Доповідні записки можуть бути:
звітними, інформаційними, ініціативними, внутрішніми, зовнішніми.
Доповідні записки внутрішнього характеру оформляються, як правило, на
чистих аркушах паперу та підписуються автором.
Зовнішні доповідні записки складаються на бланках і повинні мати підпис
керівника ОДПС або його заступника.
Реквізити доповідної записки (зовнішньої): назва установи, організації –
автора документа; назва виду документа; дата; індекс; місце складання;
адресат; заголовок до тексту; текст; підпис.
Пояснювальні записки
Пояснювальна записка – це документ, яким пояснюється зміст окремих
положень основного документа (плану, звіту тощо.) або розкриваються
причини невиконання певного доручення, порушення трудової дисципліни
тощо.
За своїм змістом і призначенням пояснювальні записки поділяються на дві
групи: службові (оформляються на бланку) і особисті.
Вимоги до оформлення пояснювальних записок аналогічні до складання
довідок і доповідних записок.
Доповіді і звіти
Доповідь – це документ, у якому викладаються певні питання, робляться
висновки, оформляються пропозиції.
Готуються доповіді для публічного повідомлення з конкретно визначеної
теми (періоду) на колегіях, нарадах, засіданнях. Вони можуть бути
поточними, звітними, науковими та ін.
У тексті доповіді обов’язково повинні бути такі логічні елементи, як
вступ, основна частина (обґрунтування) і висновки.
У вступній частині доповіді слід зазначати причини, які викликали
необхідність розгляду питання та підготовки доповіді.
Основна частина доповіді повинна бути насичена фактами, які
підтверджуються інформацією про перевірку роботи, висновками наукових
установ, слідчих органів тощо.
У висновках доповіді повинні бути сформульовані конкретні пропозиції,
мають даватися дані оцінки.
Підготовка доповіді – кропітка й відповідальна робота, яка вимагає
глибокого вивчення стану справ у відповідній галузі (напрямі
діяльності), ознайомлення із результатами наукових досліджень, передовим
досвідом роботи (власним і зарубіжним).
До підготовки доповіді повинні залучатися висококваліфіковані фахівці
ОДПС, науковці, практичні працівники. Організовує роботу щодо підготовки
доповіді особа, яка повинна виступати з такою доповіддю на відповідному
зібранні. Це, як правило, заступники керівника ОДПС, керівники
структурних підрозділів.
Звіт – це документ про стан (хід) виконання доручень, завдань, планів.
Він може бути табличної або текстової форми (залежно від тематики
звіту).
Звіти можуть бути зовнішніми (для ОДПС вищого рівня) і внутрішніми.
Оформлятися звіти можуть на трафаретних бланках або звичайних аркушах
паперу. Реквізитами звіту, як правило, є: назва документа (Звіт) і його
тематичне спрямування; звітний період; назва органу, що звітує; підпис;
дата.
Протоколи зборів, засідань, нарад
Протокол – один з найпоширеніших документів діяльності колегіальних
органів. У ньому фіксується місце, час, мета проведення зборів,
конференцій, засідань, нарад, склад присутніх, зміст заслуханих
доповідей, виступів, рішень (ухвал) з обговорених питань.
Проведення засідання колегії передує велика підготовча робота, у ході
якої складається група документів, що супроводжує протокол: порядок
денний, списки учасників, доповіді та тези доповідей, довідки з
обговорюваних питань, проекти рішень з кожного питання.
Складається протокол, як правило, під час засідання. Якщо засідання
стенографується або записується на магнітну плівку, протокол може
складатися після їх розшифрування.
Якість протоколу великою мірою залежить від кваліфікації, уміння особи,
яка складає протокол, розібратися у суті обговорюваних питань.
За обсягом фіксованих даних протоколи можуть бути стислими й повними. У
стислих протоколах зазначають лише питання порядку денного, прізвища
доповідачів і тих, хто виступив, та прийняті рішення.
Протоколи оформляються на загальних бланках і мають такі реквізити:
назву установи, організації; назву виду документа (Протокол); дату
засідання, наради, конференції; індекс; місце засідання; гриф
затвердження (якщо потрібно); заголовок до тексту; текст; перелік
додатків (якщо є); підписи (голови й секретаря).
Текст протоколу поділяють на дві частини: вступну й основну.
У вступній частині зазначають кількість присутніх (10–12 чоловік –
персонально, якщо більше присутніх – зазначається лише кількість, а
список учасників додається), прізвища голови й секретаря, порядок
денний.
Основна частина тексту повного протоколу складається із розділів, які
відповідають кожному пункту порядку денного. Кожний розділ у свою чергу
поділяється на підрозділи: “СЛУХАЛИ”, “ВИСТУПИЛИ”, “УХВАЛИЛИ”.
Слово “СЛУХАЛИ” пишуть в одному рядку із цифрою, що позначає питання
порядку денного, великими літерами без абзацу. Прізвище й ініціали
доповідача зазначаються з нового рядка, з абзацу, у родовому відмінку та
підкреслюються. Потім ставиться тире та пишеться зміст доповіді. Після
цього пишуться запитання і відповіді (якщо були).
Підрозділ “ВИСТУПИЛИ” оформляється аналогічно.
У підрозділі “УХВАЛИЛИ” зазначають зміст прийнятого рішення з
обговореного пункту порядку денного.
1.6. Планові документи
Важливим засобом ефективного управління в системі державної податкової
служби України є планування роботи. План – це документ, яким
встановлюється конкретний перелік заходів, термінів їх виконання,
відповідальних осіб за організацію виконання.
Основою для планування роботи є чинне законодавство, рішення вищих
органів з питань податкової політики, реалізація функціональних завдань,
покладених на ОДПС у цілому та на їх структурні підрозділи.
Плани можуть бути перспективними (на кілька років), річними,
квартальними, місячними, а також щодо підготовки та проведення
конкретних тематичних заходів (контролю роботи, проведенню семінарів,
нарад, конференцій і т.п.).
Обов’язковому плануванню підлягає робота колегій ОДПС, їх структурних
підрозділів, спеціалістів. При цьому всі види планів повинні становити
єдину систему планування діяльності ОДПС, бути взаємопов’язаними, що
дозволить комплексно реалізувати поставлені перед податковими органами
завдання.
Схема побудови плану залежить від змісту заходів та організації їх
виконання. У практиці здебільшого використовується таблична форма.
Реквізити планів: гриф затвердження; назва виду документа (План) із
зазначенням виду плану чи заходу, періоду планування; текст; підпис.
При табличній побудові тексту в таблиці прийнято виділяти такі основні
графи: “найменування заходів”; “термін виконання”; “відповідальні
виконавці” (в індивідуальних планах не вказується); “позначка про
виконання”.
Плани підписуються посадовими особами, відповідальними за їх складання
та організацію виконання – секретарями колегій ОДПС, керівниками
структурних підрозділів, спеціалістами (індивідуальні плани).
Затверджуються плани після їх погодження (при необхідності) керівниками
ОДПС або структурних підрозділів залежно від виду плану та запланованого
заходу. Так, план роботи колегії обов’язково повинен затверджувати
керівник ОДПС, плани роботи структурних підрозділів – керівник ОДПС або
його заступники згідно з розподілом повноважень, індивідуальні плани
роботи спеціалістів затверджують керівники структурних підрозділів.
1.2. ТЕХНОЛОГІЯ РОБОТИ З ДОКУМЕНТАМИ
2.1. Організаційне забезпечення раціональної роботи з документами
Залежно від обсягу документообігу, технічного оснащення установи,
територіального розташування та кількості структурних підрозділів в
установах, організаціях може застосовуватись повна або часткова
централізація діловодства.
Централізована система передбачає здійснення всіх операцій з документами
одним структурним підрозділом або однією особою (секретарем). Така
система прийнятна для установ з невеликим обсягом документообігу (до 10
тисяч документів за рік) і для органів державної податкової служби не
характерна.
Часткова централізація діловодства передбачає здійснення таких операцій
з документами, як прийняття, реєстрація, відправлення кореспонденції в
підрозділах служби діловодства (канцелярії, загальному відділі тощо), а
підготовка документів, формування справ, передача на зберігання в архів
проводиться кожним самостійним структурним підрозділом.
Незалежно від форми організації діловодства необхідно забезпечити чітке
і своєчасне оформлення всіх службових документів, збереження справ,
печаток і штампів установи, уважне обслуговування громадян.
Загальне керівництво організацією діловодства здійснює керівник органу
державної податкової служби. Він зобов’язаний:
– вживати заходів для скорочення документообігу в установі;
– забезпечувати регулярний контроль за роботою служби діловодства та
усунення виявлених недоліків у роботі з документами;
– всебічно сприяти вдосконаленню організації діловодного забезпечення
управлінської діяльності, вживати необхідних заходів для оснащення
діловодної служби сучасним технічним обладнанням;
– забезпечувати організацію навчання працівників діловодної служби;
– здійснювати контроль за дотриманням встановлених вимог щодо складання
та оформлення службових документів.
Конкретна робота з організації діловодства покладається на службу
діловодства, яка, як правило, є самостійним підрозділом ОДПС і
підпорядковується її керівнику.
У своїй роботі служба діловодства керується законами України, що
встановлюють порядок організації і діяльності державного апарату, актами
органів державної виконавчої влади з питань здійснення контролю за
виконанням документів, державними стандартами на
організаційно-розпорядчу документацію, положеннями типової інструкції з
діловодства, вказівками архівних органів та іншими чинними нормативами
щодо роботи з документами.
Завданням служби діловодства є встановлення єдиного порядку роботи з
документами на основі використання автоматизованої технології роботи з
документами та скорочення документообігу.
$
&
(
2
4
’
”
Ue
TH
a
e
i
P
R
T
(
a
¤T
u
укції з діловодства та номенклатури справ, забезпечення оформлення
документів, організація документаційного та організаційно-технічного
обслуговування роботи колегіальних органів, організація роботи щодо
розгляду звернень громадян, контроль за своєчасним виконанням
документів.
2.2. Організація роботи з вхідними документами
Приймання і первинна обробка вхідних документів
Вся кореспонденція, що надходить до установи, приймається централізовано
діловодною службою.
Телеграми і термінова кореспонденція у вихідні та святкові дні, а також
після закінчення робочого дня приймається відповідальним черговим
працівником, який наступного робочого дня повинен передати отриману
кореспонденцію до діловодної служби, а при необхідності термінового
вирішення окремих питань – поінформувати телефоном керівництво установи.
У діловодній службі розкриваються всі конверти, за винятком тих, що
мають напис “особисто” або адресовані громадським організаціям.
При розкритті конвертів працівники діловодної служби перевіряють
правильність доставки кореспонденції, цілісність упаковки, відповідність
номерів на конвертах і документах, наявність документів у них. У разі
відсутності документа або додатків до нього, пошкодженні окремих
документів або невідповідності номера документа номеру на конверті
складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається
відправнику, другий залишається у діловодній службі.
При відсутності або ушкодженні частини документа про це робиться
позначка на документі (внизу першого аркуша), а також оформляється
відповідний акт. Повертаються документи адресату лише тоді, коли не
можна розпочати роботу щодо виконання документа.
Неправильно адресовані або помилково вкладені документи передаються за
призначенням або повертаються відправникові.
Конверти від листів зберігаються і додаються до документів у тих
випадках, коли дата поштового штемпеля необхідна для підтвердження дати
відправлення або одержання документа (на конкурс, арбітражні документи,
позовні заяви, касаційні скарги, листи громадян), якщо на документі
взагалі відсутня дата або якщо адресу відправника можна встановити лише
за допомогою конверта.
Документи, які складаються із двох і більше аркушів, скріплюються за
допомогою канцелярських скріпок або зшиваються.
Попередній розгляд вхідної кореспонденції
Вся вхідна кореспонденція підлягає обов’язковому попередньому розгляду,
який здійснює керівник діловодної служби або інша особа згідно з
розподілом обов’язків між працівниками.
Метою такого розгляду є визначення необхідності їх реєстрації, розподіл
на групи документів, які обов’язково повинні розглядатися керівництвом,
і ті, що передаються безпосередньо структурним підрозділам. Керівництву
передаються документи органів, а також найважливіші документи вищого
рівня, які містять інформацію з принципових питань діяльності. Інші
документи передаються після реєстрації у структурні підрозділи.
Реєстрація вхідної кореспонденції
Реєстрація документів – це фіксування факту одержання документа шляхом
проставлення на ньому індексу і дати з наступним записом необхідних
даних про документ у відповідних реєстраційних формах (журналах,
картках).
Реєстрація необхідна для обліку, контролю виконання і пошуку документа.
Основний принцип реєстрації – однократність.
Реєстрація документів здійснюється, як правило, централізовано за
реєстраційними групами документів.
В органах державної податкової служби визначені такі реєстраційні групи
документів та їх постійні цифрові позначки:
а) для ДПА України постійні цифрові позначки
Адміністрація Президента України 1
Верховна Рада України 2
Кабінет Міністрів України 3
Народні депутати 4
Міністерства і відомства 5
Підприємства, установи, організації 6
Державні податкові органи 7
Громадяни початкова літера
прізвища заявника
б) для обласного і районного рівнів
Органи державної податкової служби вищого рівня 8
Місцеві органи державної влади і управління 9
Народні депутати 4
Державні податкові органи 7
Загальна кореспонденція 10
Громадяни початкова літера
прізвища заявника
Реєстраційний індекс вхідного документа складається із порядкового
номера цього документа з початку року у межах відповідної реєстраційної
групи кореспондентів та постійної цифрової позначки цієї групи.
Наприклад, вхідний індекс документа 316/3 означає: 316 – порядковий
номер документа з початку року у межах відповідної групи кореспондентів,
3 – постійна цифрова позначка реєстраційної групи документів.
Частина документів, яка надходить в органи державної податкової служби,
може не реєструватись. Зокрема, це такі документи, як вітальні листи і
телеграми, запрошення, друковані видання, рекламні матеріали, навчальні
плани і програми, зведення погоди. Не підлягають централізованій
реєстрації місячні, квартальні та інші звіти державних податкових
органів, бланки бухгалтерського й статистичного обліку й звітності, які
надходять електронною поштою і містять інформацію звітного або
інформаційно-довідкового характеру та інші. Такі документи повинні
реєструватися у відповідних структурних підрозділах.
Розгляд документів керівництвом
Вхідні документи після їх реєстрації передаються на розгляд керівництву
відповідного органу державної податкової служби або до структурних
підрозділів.
Розгляд вхідної кореспонденції повинен здійснюватися невідкладно. У разі
тимчасової відсутності керівника або його заступника (відпустка,
відрядження тощо), вхідна кореспонденція передається на розгляд особі,
яка тимчасово виконує обов’язки відсутнього працівника відповідно до
розподілу функціональних обов’язків.
Керівник установи, його заступники, керівники структурних підрозділів,
розглянувши документ, оформляють на ньому резолюцію. У ній вказується,
кому направляється документ на виконання (прізвище виконавця); зміст
доручення; термін виконання (якщо він не називається в самому
документі); підпис керівника; дата.
Якщо виконання доручається декільком виконавцям, прізвище
відповідального виконавця вказується першим.
Резолюція повинна бути короткою. Її слід писати на самому документі
(крім законів, указів, постанов, розпоряджень вищих органів державної
влади і управління, а також документів, які підлягають поверненню).
Документи з резолюціями керівництва повертаються в діловодну службу, де
зміст доручень щодо виконанню кожного документа (резолюція) переноситься
до відповідних граф журналу реєстрації вхідної кореспонденції. Одночасно
до документів, поставлених на контроль, оформляються два примірники
контрольних карток.
Документи з одним примірником контрольної картки передаються на
виконання. Якщо в резолюції зазначено два і більше виконавці, діловодна
служба передає оригінал документа з контрольною карткою першому
виконавцю, а копії документів направляються решті.
2.3. Проходження вихідних документів
Проходження вихідного документа в установі включає в себе такі стадії:
– складання проекту документа і його виготовлення;
– погодження проекту документа, візування;
– підписання, а в окремих випадках і затвердження;
– реєстрація;
– відправлення.
Складання проекту документа і його виготовлення – це написання
рукописного проекту документа і друкування його на бланку установи або
чистому аркуші паперу відповідного формату. Рукопис складається
безпосереднім виконавцем, якому доручено підготувати необхідний
документ.
Вимоги до тексту, правила погодження і засвідчення документів викладені
у попередніх розділах.
Підготовлений і погоджений проект вихідного документа (найчастіше це
лист) передається на підпис керівнику. Перед цим виконавець повинен
переконатись у правильності тексту, перевірити наявність необхідних
додатків і правильність їх оформлення, наявність віз на копії вихідного
документа, зауважень і пропозицій (якщо такі були) та інших матеріалів,
на основі яких готувався проект документа.
Якщо передається на підпис проект листа-відповіді, то одночасно
передається і лист-запит.
Вихідні документи підписуються посадовими особами органів державної
податкової служби відповідно до їх компетенції. Зокрема, документи, які
направляються до органів вищого рівня, а також з важливих питань
діяльності установи, підписуються керівником, а в разі його відсутності
– посадовою особою, яка виконує його функції. Інші документи можуть
підписуватися заступниками керівника чи керівниками структурних
підрозділів відповідно до розподілу функцій і в межах визначення їх
прав.
Після підписання вихідні документи передаються на реєстрацію і
відправлення у діловодну службу.
Реєстрація вихідної кореспонденції – це фіксування факту створення і
надсилання документа відповідному адресату шляхом проставлення на ньому
реєстраційного індексу і дати надходження в службу діловодства. При
цьому необхідні дані про документ заносяться до журналу реєстрації
вихідної кореспонденції.
Реєстрація документів повинна здійснюватися централізовано.
Децентралізована реєстрація вихідної кореспондентів допускається лише в
міжрайонних та об’єднаних органах держаної податкової служби з
територіально роз’єднаними структурними підрозділами.
Реєстраційний індекс вихідного документа складається, як правило, із
порядкового номера з початку року (за журналом реєстрації) та індексу
справи за номенклатурою, в яку підшивається копія вихідного документа.
Наприклад: № 139/12-33, де 139 – порядковий номер вихідного документа за
журналом реєстрації, 12-33 – номер справи, в якій зберігається копія
вихідного документа.
До складу реєстраційного індексу можуть входити і цифрові позначки
постійних реєстраційних груп кореспондентів. Так, якщо попередній
документ направляється на адресу Кабінету Міністрів України, то його
реєстраційний індекс може бути таким: № 139 / 3 / 12-33.
Діловодна служба під час приймання документів на реєстрацію і
відправлення повинна перевірити:
– правильність оформлення документа і розміщення на ньому всіх
реквізитів;
– правильність зазначення адреси одержувача;
– наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках на ньому;
– наявність віз на копії документа, що залишається у справах;
– наявність на документі відмітки про додатки;
– відповідність кількості примірників документа кількості адресатів.
На оригіналах документів, які підлягають поверненню, зверху на правому
полі першої сторінки діловодною службою ставиться штамп “Підлягає
поверненню”.
Кореспонденція, що надсилається одночасно одному і тому ж адресату,
вкладається в один конверт, на якому проставляються реєстраційні індекси
всіх вкладених документів.
Для скорочення часу на підготовку до відправлення вихідної
кореспонденції рекомендується заздалегідь заготовляти машинописним або
друкарським способом конверти для постійних кореспондентів.
Вихідна кореспонденція залежно від її важливості може відправлятися
простими, рекомендованими, цінними відправленнями, електронною поштою та
факсом.
Документи, що доставляються місцевим кореспондентам кур’єрами,
передаються під розпис у журналі (розносній книжці).
2.4. Контроль за виконанням документів
Контроль як одна із функцій управління включає в себе:
– контроль за виконанням документів за змістом порушених у них питань;
– контроль за термінами виконання документів;
– контроль за відповідністю форми документів вимогам державних
стандартів.
Завданням контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного і
якісного їх виконання, підвищення відповідальності посадових осіб за
стан виконавської дисципліни.
Контролю підлягають документи, в яких встановлені завдання.
Нормативними документами ОДПС передбачено обов’язковий контроль за
виконанням таких документів:
– закони України;
– постанови Верховної Ради України;
– доручення Комітетів Верховної Ради України;
– укази Президента України;
– розпорядження Президента України;
– доручення Президента України;
– доручення Адміністрації Президента України;
– постанови Кабінету Міністрів України;
– розпорядження Кабінету Міністрів України;
– доручення Кабінету Міністрів України;
– звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад
народних депутатів;
– рішення і доручення органів ДПС вищого рівня;
– звернення органів ДПС України;
– звернення міністерств, відомств, установ, підприємств, організацій;
– звернення громадян;
– власні рішення (накази, розпорядження, рішення колегії та ін.);
– вихідні документи, на які очікуються відповіді.
В органах ДПС України встановлено дворівневий контроль за виконанням
документів.
До першого рівня контролю належать такі документи:
– закони України;
– постанови Верховної Ради України;
– укази Президента України;
– розпорядження Президента України;
– доручення Президента України;
– постанови Кабінету Міністрів України;
– запити та звернення народних депутатів України.
Контроль за виконанням зазначених документів здійснюється як за суттю
поставлених завдань, так і за термінами їх виконання. При цьому, як
правило, здійснюються попередні перевірки і регулювання ходу виконання.
До другого рівня контролю належать документи, за якими здійснюється
контроль лише термінів виконання.
Контроль за виконанням документів здійснює керівник установи,
організації, який повинен встановлювати порядок проведення
безпосереднього контролю за виконанням документів, визначати рівень
контролю та вживати необхідних заходів до керівників структурних
підрозділів у разі неякісного та несвоєчасного виконання ними
документів.
Безпосередньо контроль за виконанням документів здійснюється контрольним
підрозділом (відділом, сектором, групою) або окремою особою служби
діловодства установи, організації.
Контроль за виконання документів включає такі види роботи:
– постановку документів на контроль;
– формування картотеки контрольних документів;
– перевірку своєчасного доведення документів до виконавців;
– перевірку ходу виконання документів (для документів першого рівня
контролю);
– облік і узагальнення наслідків контролю за виконанням документів;
– інформування про хід та підсумки виконання документів;
– зняття документів з контролю;
– формування картотеки виконаних документів.
Початок контролю – з моменту реєстрації документів. На документах, які
ставляться на контроль, проставляється штамп “Контроль” або позначка
“К”. Одночасно діловодною службою оформляють два примірники контрольних
карток, один із яких передається разом з документом виконавцеві; другий
примірник передається до контрольної служби та поміщається у контрольну
картотеку.
При оформленні контрольної картотеки в “ручному режимі” незалежно від
обсягу карток, слід дотримуватися єдиних принципів. Картотека
складається, як правило, з 33 секторів, 31 з яких відповідає
максимальній кількості днів у місяці, один – для карток до прострочених
документів і ще один – для карток до документів, терміни виконання яких
визначені на наступні місяці (періоди).
Усередині секторів контрольні картки можуть розміщуватися за індексами
структурних підрозділів, прізвищами виконавців тощо. При великому обсязі
контрольних документів і значній кількості структурних підрозділів
контрольна картотека може будуватися за підрозділами, групами постійних
кореспондентів чи за іншими ознаками.
В органах державної податкової служби України документи ставляться на
автоматизований контроль. Контрольна служба здійснює автоматизоване
формування картотеки контрольних документів.
Порядок здійснення контролю за документами, які належать до першого
рівня контролю, визначає керівник органу державної податкової служби в
процесі розгляду вхідної кореспонденції та підписанні внутрішніх і
вихідних документів. При цьому на контрольну службу (або посадову особу)
покладаються обов’язки по підготовки плану (порядку) контролю взятого на
контроль документа. Відповідно до цього плану здійснюються попередні
перевірки і регулювання ходу виконання документів, які належать до
першого рівня контролю.
Після вирішення всіх питань, порушених у документі, виконавець оформляє
на документі відмітку про його виконання. Одночасно наслідки розгляду
документа переносяться до журналу обліку вхідної кореспонденції і
контрольної картки, де засвідчуються підписом, як правило, керівника
структурного підрозділу. Картка передається до контрольної служби у день
виконання документа.
Дані про наслідки виконання взятих на контроль документів періодично
узагальнюються і доповідаються керівництву, розглядаються на засіданнях
колегіальних органів, виробничих нарадах. Обговорення наслідків аналізу
виконавської дисципліни є важливим критерієм для морального та
матеріального стимулювання працівників управлінського апарату.
Терміни виконання документів
Документи можуть бути із зазначенням і без зазначення терміну виконання.
Терміни виконання можуть вказуватися як в самому документі, так і
встановлюватися актами законодавства.
Документи без зазначення терміну виконання повинні бути виконані не
пізніше як за 30 календарних днів, а документи з позначкою “терміново” –
протягом 7 робочих днів з дати підписання документа.
Депутатські запити розглядаються у 15-денний термін з дня їх одержання
або в інший термін, встановлений Верховною Радою України.
Звернення народних депутатів України та депутатів місцевих Рад народних
депутатів повинні бути розглянуті протягом не більше як 10 днів з дня
одержання.
Листи-доручення і листи-запити установ вищого рівня розглядаються у
зазначений у них термін або протягом 30 днів від дати підписання
документа.
Звернення громадян розглядаються і вирішуються у термін не більше одного
місяця від їх одержання, а ті, що не потребують додаткового вивчення –
невідкладно, але не пізніше ніж через 15 днів від дати їх отримання. В
окремих випадках з об’єктивних причин термін розгляду звернень громадян
може бути продовжений, але загальний термін вирішення питань, порушених
у зверненнях, не повинен перевищувати 45 днів.
Скарги платників податків повинні розглядатися у місячний термін.
Телеграми, у яких порушуються питання, що потребують термінового
вирішення, виконуються протягом не більше 2 днів, решта – до 10 днів.
Термін виконання документа може бути змінений лише за вказівкою
посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності –
посадовою особою, яка її заміщає. Термін розгляду документа може бути
продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, яке подається не
пізніше як за 3 робочих дні до закінчення встановленого терміну.
Документ вважається виконаним і знімається з контролю лише тоді, коли
всі поставлені в ньому питання вирішені або розглянуті і кореспондентові
дано вичерпні відповіді.
2.5. Особливості роботи з електронними документами
У наш час удосконалювати будь-яку управлінську систему без впровадження
комп’ютерних технологій неможливо. Важливе значення має створення
системи автоматизації документообігу, що сприятиме значному скороченню
терміну проходження документів в органах державної податкової служби,
вдосконаленню контролю за виконанням документів, забезпечить більш
якісну взаємодію структурних підрозділів у вирішенні спільних питань.
Діючою Типовою інструкцією з діловодства в органах державної податкової
служби України визначений порядок роботи з документами, що формуються на
магнітних носіях.
Так, кореспонденція, що надійшла електронною поштою і адресована
керівництву ОДПС, копіюється на принтер (тверду копію), реєструється у
діловодній службі і передається за призначенням. Одночасно надходження
такої кореспонденції обліковується у журналі, який ведеться електронною
поштою.
Підготовка документів на магнітних носіях здійснюється безпосередньо
виконавцями. При цьому обов’язково необхідно зазначати такі реквізити:
ім’я файла; дату і реєстраційний індекс документа; номер і дату листа,
на який дається відповідь; адресата; заголовок до тексту; текст; перелік
додатків із зазначенням сторінок; підпис; прізвище і номер службового
телефону виконавця.
Ім’я файла при підготовці вихідних документів для надсилання електронною
поштою формується залежно від адресата. Наприклад, при відправці
кореспонденції із ДПА України на адресу державної податкової
адміністрації обласного рівня (ОДПА), до складу імені файла повинні бути
включені такі позначки: Е ОО ДД ММ І. УУ, де:
Е – знак “Е” означає, що службова інформація призначена для відправлення
із ДПА України до державної податкової адміністрації обласного рівня. У
випадку відправлення інформації термінового призначення замість знака
“Е” вводиться знак “А”;
ОО – індекс державної податкової адміністрації обласного рівня
(двозначний). Якщо документ надсилається всім ОДПА, то проставляються
два нулі;
ДД – число місяця надсилання інформації;
ММ – місяць надсилання інформації (двома арабськими цифрами);
І – літерний ідентифікатор (А – Z);
УУ – перші два знаки індексу самостійного структурного підрозділу ДПА
України, що відправляє документ.
За аналогічним принципом формуються імена файлів при надсиланні
кореспонденції електронною поштою за напрямами:
– ОДПА – ДПА України;
– ОДПА – ОДПА;
– ОДПА – державні податкові інспекції (ДПІ);
– ДПІ – ОДПА;
– ДПІ – ДПА України;
– ДПА ВПП – ДПА України;
– ДПІ – ДПІ (внутрішньообласна);
– ДПА ВПП – ДПА України.
Всі дискети з електронними документами маркуються – вказується індекс
структурного підрозділу, за яким закріплена дискета, й прізвище та
ініціали виконавця.
Підготовлений проект документа (тверда копія) подається на підпис в
установленому порядку, після чого реєструється у діловодній службі і
разом з дискетою передається до електронної пошти для надсилання.
Після перенесення інформації з дискети на ПЕОМ електронної пошти дискета
повертається виконавцеві, а підписана тверда копія документа
підшивається до справи за номенклатурою.
Службовою інформацією для внутрішнього користування структурні
підрозділи обмінюються шляхом передачі її на дискетах.
При наявності в установі локальної обчислювальної мережі текст документа
передається від одного підрозділу до іншого безпосередньо мережею з
обов’язковою, у відповідних випадках, реєстрацією у діловодній службі.
Важливе значення в діяльності органів державної податкової служби всіх
рівнів має створення реєстру нормативних актів і службових документів
державної податкової служби України. Він являє собою автоматизовану
систему збирання, систематизації, класифікації і використання документів
з основних питань діяльності органів державної податкової служби
України.
До реєстру вносяться такі види документів:
– закони України, постанови Верховної Ради України;
– укази і розпорядження Президента України;
– постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України;
– документи нормативного характеру міністерств, відомств та інших
державних органів;
– статистичні збірники, листи-роз’яснення та інші документи методичного
та інформаційного характеру;
– документи нормативного характеру органів державної податкової служби;
– листи з питань роз’яснення податкового законодавства;
– накази і розпорядження органів державної податкової служби;
– протоколи виробничих нарад;
– положення про структурні підрозділи органів державної податкової
служби.
До зазначеного реєстру не вносяться документи, що містять несекретні
відомості обмеженого характеру (конфіденційні) та документи з грифом
“таємно”, “не для друку”.
У 2000 році прийнята Концепція системи діловодства та автоматизації
документообігу в органах державної податкової служби України.
Нею передбачені основні програмно-технічні вимоги до створення системи
електронного документообігу, схеми реєстрації, опрацювання та контролю
документів, склад функціональних комплексів, вимоги щодо захисту
інформації в системі документообігу, до програмного і технічного
забезпечення тощо.
Концепцією передбачено створити таку систему електронного обігу
документів, яка б змогла охопити всі діловодні процеси, починаючи з
надходження або створення документів і закінчуючи передачею їх на
архівне зберігання. Система повинна поширюватись вверх – до рівня
керівництва і вниз – до рівня рядових виконавців, забезпечуючи при цьому
контроль встановлених прав доступу до інформації.
Система автоматизації документообігу повинна враховувати організаційну
структуру ДПА України, отже, складатися з двох рівнів – центрального та
локального.
Формування інформації центрального рівня забезпечується діловодною
службою. Тут повинні створюватися реєстраційні картки та картки контролю
вхідних службових документів, запитів-звернень народних депутатів,
пропозицій, заяв і скарг громадян, власних нормативно-розпорядчих
документів і доручень керівництва, службових вихідних документів. На
центральному рівні здійснюється контроль за виконанням документів.
Складаються реєстри документів паперового архіву документів ДПА України
за минулі роки та ефективний архів цих документів.
Локальний рівень системи автоматизації документообігу передбачає
відповідні функції структурних підрозділів у роботі з електронними
документами. Вони пов’язуються з опрацюванням надісланих із центрального
рівня засобами електронної пересилки реєстраційних карток, електронних
копій вхідних і нормативно-розпорядчих документів, а також електронних
копій документів, що надходять в підрозділ з інших структурних
підрозділів та вхідних зовнішніх документів. На локальному рівні за
умови повного забезпечення працівників комп’ютерною технікою є
можливість запровадити підсистему колективної розробки електронних
документів.
При запровадженні системи автоматизації документообігу значно
підвищується ефективність контролю за виконанням документів. Контроль
може здійснюватися шляхом візуального перегляду переліків реєстрів
документів та контрольних карток, розсилки виконавцям нагадувань про
терміни виконання документів, формування довідок про документообіг та
стан виконання документів. Зокрема, в автоматизованому режимі є
можливість одержати довідки про стан виконавської дисципліни в цілому по
установі (за відповідний період), про хід виконання завдань по
управлінню, про аналіз кореспонденції, що надійшла до установи, про
термін розгляду документів керівництвом, про своєчасно виконані
документи, про виконані документи з порушенням термінів, про виконання
депутатських запитів і доручень, про стан розгляду звернень громадян,
про невиконані документи, термін виконання яких закінчився.
Крім цього, система електронного документообігу забезпечує підготовку
інформації (довідок) про опрацювання контрольних доручень керівництва,
про відправлення кореспонденції структурними підрозділами, про
підготовку документів підрозділами, про документи, на які очікується
відповідь.
Враховуючи велику кількість службових документів, які виникають у
системі органів державної податкової служби, великої ваги набуває
питання вдосконалення системи зберігання цих документів і їх наступного
використання. Розв’язанню цієї проблеми може сприяти ведення
централізованого архіву документів у електронному вигляді.
За допомогою програмного забезпечення електронного архіву є можливість
оперативно віднайти текстові і графічні електронні зразки документів,
визначити фізичне місцезнаходження оригіналу документа.
Для кожного документа архіву мають місце три форми зберігання: оригінал
(паперовий примірник, одночасно зв’язаний з електронним каталогом, де
зафіксовано реальне місцезнаходження документа); електронне графічне
зображення документа (сканований та переведений у графічну форму із
збереженням зображень написів, підписів, печаток); символьний документ
(файл, у якому відображено зміст документа у текстовій формі і який
дозволяє експорт фрагментів та всього тексту до комп’ютерних програм
користувача).
Вирішення завдань щодо впровадження сучасних комп’ютерних інформаційних
технологій із метою вдосконалення діловодних процесів в органах
державної податкової служби дасть можливість підвищити оперативність
роботи з документами, скоротити документообіг, посилити контроль за
виконанням документів, запровадити безпаперову технологію роботи з
документами, формувати архів електронних копій документів, що в свою
чергу повинне позитивно позначитися на якості системи управління в
податковій службі України.
2.6. Робота з документами для службового користування
Державною податковою адміністрацією України розроблено і затверджено
Положення про податкову інформацію в державній податкові службі України
(наказ від 02.04.99 р. № 175).
Положенням визначено класифікацію інформації, що циркулює в органах
державної податкової служби, за ступенем її конфіденційності, правила її
підготовки, використання, зберігання та розповсюдження, а також
відповідальність осіб, які мають право доступу до неї під час її обробки
та зберігання в органах державної податкової служби.
Конфіденційна інформація – це інформація обмеженого доступу, що
перебуває у володінні, користуванні або розпорядженні органів державної
податкової служби, крім інформації, що становить державну таємницю.
З метою запобігання безконтрольному розповсюдженню конфіденційної
інформації, що є власністю держави, в системі державної податкової
служби України при розробці документів встановлюють гриф “Для службового
користування”, яким вводиться обмеження щодо розповсюдження, обліку та
зберігання цієї категорії документів.
Зазначений гриф і номер примірника проставляється в правому верхньому
куті першої сторінки документа, титульному аркуші видання і на
супровідному листі до цих матеріалів. Якщо гриф обмеження доступу
неможливо внести безпосередньо на магнітний носій, він обов’язково
зазначається у супровідному листі.
Кореспонденція з грифом “Для службового користування”, що надходить на
адресу податкових органів, приймається і реєструється централізовано у
діловодній службі. При прийманні обов’язково перевіряється: правильність
доставки, цілісність пакетів, відповідність номерів, кількість
примірників і сторінок, наявність додатків. У разі відсутності
документа, додатків до нього або пошкодження, складається акт
встановленої форми у двох примірниках, один з яких направляється
відправнику для надсилання документів, яких не вистачає або зіпсовані.
Помилково надіслані документи з грифом “Для службового користування”
повертаються відправнику або пересилаються за призначенням.
Реєстрація документів та видань з грифом “Для службового користування”
ведеться, як правило, окремо від реєстрації іншої несекретної
документації у журналах або картках, при цьому необхідно обов’язково
вказувати кількість сторінок документа або кількість примірників видань.
Облік магнітних носіїв інформації з грифом “Для службового користування”
потрібно вести окремо від обліку паперових носіїв такої інформації.
Сторінки зазначених реєстраційних журналів обов’язково нумеруються, а
самі журнали прошнуровуються та опечатуються із оформленням на останній
сторінці запису про кількості сторінок у журналі. Запис робиться службою
діловодства і засвідчується печаткою.
Існують конкретні правила користування документами, що мають гриф “Для
службового користування”. Зокрема, до роботи з такими документами
допускаються лише працівники, які зазначаються у резолюціях керівництва,
а до роботи із справами – лише посадові особи, які мають безпосереднє
відношення до цих справ.
Ознайомлювати представників сторонніх організацій із документами, що
містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, в державній
податковій службі України можна лише за письмовим дозволом керівництва
ОДПС після одержання письмового запиту від зацікавлених організацій. У
разі наявності в документах із грифом “Для службового користування”
відомостей, що належать до компетенції інших організацій, передавати
такі відомості можна лише за письмовою згодою цих організацій.
Справи з грифом “Для службового користування” необхідно періодично
переглядати з метою можливого зняття цього грифа. Рішення про зняття
грифа “Для службового користування” приймається експертною комісією
(ЕК), яке оформляється актом та затверджується керівником ОДПС.
Підготовка справ для архівного зберігання (оформлення, опис справ,
складання описів справ) здійснюється відповідно до правил, встановлених
Головархівом України.
Відібрані для знищення справи з грифом “Для службового користування”, що
не мають науково-історичної цінності і практичного значення,
оформляються окремим актом або включаються у загальний акт про виділення
справ до знищення (в останньому випадку після зазначення індексів
відібраних справ необхідно проставляти відмітку “ДСК”).
Відібрані для знищення документи, справи, видання з грифом “Для
службового користування” перед здачею на переробку як макулатура
обов’язково повинні подрібнюватися до стану, що виключає можливість їх
читання.
Документи, що мають гриф “Для службового користування” повинні
зберігатися у службових приміщеннях у шафах (сховищах), які надійно
замикаються і опечатуються. У разі видачі таких справ для користування
співробітникам, вони повинні бути повернуті, як правило, у той же день.
Не дозволяється виносити документи, справи з грифом “Для службового
користування” за межі службових приміщень, а в разі необхідності дозвіл
виконавцю на винесення документів з грифом “Для службового користування”
може дати керівник ОДПС чи структурного підрозділу, якщо організація
знаходиться в межах одного населеного пункту.
У разі зміни працівників, які відповідають за облік і зберігання
документів і справ з грифом “Для службового користування”, складається
акт приймання-передачі цих документів (справ).
З метою контролю за дотриманням правил роботи з документами, що містять
гриф “Для службового користування”, та їх зберіганням щорічно необхідно
проводити перевірку наявності зазначених документів. Така перевірка
здійснюється комісією, що призначається наказом керівника ОДПС, наслідки
перевірки оформляються актом.
У разі втрати або незаконного знищення документів із грифом “Для
службового користування” чи розголошення конфіденційної інформації винні
особи несуть дисциплінарну чи цивільно-правову відповідальність згідно з
чинним законодавством.
1.3. ОСОБЛИВОСТІ ОФОРМЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ З ОСОБОВОГО СКЛАДУ
3.1. Документування процесів руху кадрів
Кадрове діловодство – це діяльність апарату управління, що охоплює
процеси документування та організації роботи з документами з питань
приймання, переведення, звільнення, обліку працівників.
Основні напрями кадрового діловодства:
– облік особового складу установи;
– підготовка звітів та необхідних довідок про рух кадрів;
– облік стану підготовки, перепідготовки і підвищення кваліфікації
кадрів та зарахування їх до резерву;
– облік та реєстрація документів, що стосуються особового складу,
контроль за їх виконанням;
– організація документообігу з метою забезпечення чіткого виконання
документів та доручень керівництва з питань роботи із кадрами;
– оформлення та ведення особових справ працівників.
Документація з особового складу характеризує правові, трудові та
службові відносини окремої особи з установою.
У цій документації відображається діяльність ОДПС із питань обліку
кадрів; прийняття на роботу; переведення на іншу роботу; підготовки,
перепідготовки, підвищення кваліфікації; атестації працівників;
нагородження; пенсійного забезпечення тощо.
Найхарактернішою особливістю кадрової документації є те, що вона завжди
відображає діяльність конкретної особи, отже, вона є іменною
документацією. Тому ведення кадрової документації повинне бути
зразковим.
До документації з особового складу в органах державної податкової служби
належать: особисті заяви працівників, рапорти, контракти, подання,
особові картки (типова форма № П-2), характеристики, накази з особового
складу, особові справи, трудові книжки.
При прийнятті на роботу в органи державної податкової служби особа
повинна підготувати такі документи: заяву, особову картку (форма П-2ДС),
копії документів про освіту, науковий ступінь, вчене звання, підвищення
кваліфікації, паспорта, військового квитка (для військовозобов’язаних),
довідки про присвоєння ідентифікаційного номера, документа про надання
пільг, декларації про доходи.
Крім цього, працівники кадрових служб, приймаючи на роботу особу,
повинні ретельно звірити всі відомості, внесені в анкету (особовий
листок з обліку кадрів) з оригіналами особистих документів – паспортом,
документами про освіту, трудовою книжкою.
Особисті заяви про прийняття на роботу, переведення на іншу посаду,
надання відпустки, звільнення з роботи оформляються на чистому аркуші
паперу формату А 4. Складаються заяви від руки, але вони повинні мати
такі реквізити:
– адресат;
– відомості про заявника (у заявах про прийняття на роботу – прізвище,
ім’я, по батькові в родовому відмінку, домашня адреса, номер телефону; в
інших заявах зазначається займана посада, прізвище та ініціали);
– назва виду документа (заява);
– текст;
– перелік додатків (копії документів);
– підпис;
– дата.
Тексти заяв про прийняття на роботу, переведення, звільнення з роботи,
про надання різних видів відпусток мають свою специфіку. Тому з метою
надання заявникам допомоги в оформленні цих документів доцільно
працівникам кадрових служб оформити зразки таких заяв, а також
попереджувати авторів документів про необхідність залишення лівого поля
для підшивання заяв до справи.
Прийняті рішення керівників ОДПС щодо прийняття на роботу, переведення
працівників на інші посади, звільнення, надання відпусток, про
заохочення, накладення стягнень тощо оформляються наказами з особового
складу.
Такі накази бувають прості (індивідуальні) і складні (зведені).
В індивідуальних наказах міститься інформація тільки про одного
працівника, у зведених – про кількох, незалежно під які управлінські дії
вони підпадають.
Накази з особового складу мають аналогічні реквізити з наказами щодо
основної діяльності, але при їх оформленні необхідно враховувати ряд
особливостей.
Заголовок до тексту наказу формулюють так: “З особового складу” (у
зведених наказах);”Про призначення”; “Про звільнення”; “Про
переведення”; “Про відрядження” тощо.
Констатуюча частина у наказах з особового складу, як правило, відсутня
(крім наказів про нагородження і стягнення).
У розпорядчій частині зведених наказів розділи розміщують у такій
послідовності:
– призначення;
– переведення на іншу роботу;
– звільнення з посади.
Кожний розділ зведеного наказу розпочинається з дієслова, що означає
дію: “ПРИЗНАЧИТИ”, “ПЕРЕВЕСТИ”, “ЗВІЛЬНИТИ”, “ОГОЛОСИТИ ПОДЯКУ”, а
кожний пункт розподілу – з прізвищ, імен і по батькові працівників.
У тексті індивідуального наказу про призначення, переведення чи
звільнення працівника доцільно спочатку зазначити його прізвище, ім’я,
по батькові, посаду, назву структурного підрозділу, а потім – дію.
Наприкінці кожного пункту наказу про призначення, переведення,
звільнення працівників зазначається підстава (заява, подання, контракт
та ін.).
У наказах з особового складу дуже важливе значення має чіткість і
правильність записів.
Проекти наказів обов’язково візуються автором проекту документа (як
правило, відділ кадрів), керівниками зацікавлених структурних
підрозділів, юридичною службою.
Після підписання і реєстрації наказів із ними ознайомлюють працівників
персонально під розписку із зазначенням дати.
3.2. Ведення трудових книжок працівників
Трудова книжка – це основний документ, який свідчить про трудову
діяльність працівника. Вона призначена для встановлення загального,
безперервного та спеціального стажу. Ведуться трудові книжки на всіх
працівників, які відпрацювали не менше 5 днів. На осіб, які працюють за
сумісництвом, трудові книжки ведуться тільки за місцем основної роботи.
Особи, які вперше стають до роботи і не мають трудової книжки, повинні
пред’явити паспорт, диплом або інший документ про освіту.
Військовослужбовці, звільнені із Збройних сил України та інших
військових формувань, пред’являють військовий квиток.
Трудова книжка складається із титульного аркуша і розділів:
1. Відомості про роботу.
2. Відомості про нагородження.
3. Відомості про заохочення.
4. Відомості про призначення пенсії.
Якщо в трудовій книжці заповнені всі сторінки відповідних розділів, вона
доповнюється вкладишем, який вшивається в трудову книжку. Він має ті ж
розділи, що й трудова книжка.
Вкладиш без трудової книжки не дійсний. Тому в трудовій книжці ставиться
штамп з написом “Виданий вкладиш”, зазначається його номер і серія.
Заповнюється трудова книжка адміністрацією установи, організації
(секретарем, інспектором по кадрах, відділом кадрів). Записи в трудовій
книжці проводяться відповідно до ст. 48 КЗпП України та Інструкції про
порядок ведення трудових книжок, затвердженої спільним наказом Мінпраці,
Мін’юсту, Мінсоцзахисту населення України від 29.07.93 № 58, із
внесенням змін наказом цих же органів від 26.03.96 № 29.
На титульному аркуші зазначається:
– прізвище, ім’я, по батькові працівника (з паспорта або свідоцтва про
народження);
– дата народження;
– дата заповнення трудової книжки.
Тут же є підписи власника книжки та особи, відповідальної за її видачу,
а також відбиток печатки.
У розділі “Відомості про роботу” оформляються записи про прийняття на
роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення, присвоєння
спеціальних звань, рангів, прийняття присяги державного службовця.
Записи про причини звільнення у трудовій книжці повинні провадитись у
точній відповідності з чинним законодавством із посиланням на відповідну
статтю, пункт закону. Наприклад: “Звільнений у зв’язку з прогулом без
поважних причин, п. 4 ст. 40 КЗпП України”.
У трудові книжки за місцем роботи до відомостей про роботу окремим
рядком можуть заноситись такі записи:
– про тривалість військової служби;
– про тривалість навчання в ПТУ, навчально-курсових комбінатах, вищих
навчальних закладах;
– про час догляду за інвалідом першої групи або за дитиною-інвалідом
віком до 16 років та іншими особами згідно з медичним висновком;
– про період одержання допомоги у зв’язку з безробіттям (вноситься в
трудову книжку Центром державної служби зайнятості населення), а також
деякі інші дані, які згідно з діючим законодавством, можуть включаться
до загального трудового стану.
У розділі “Відомості про нагородження” оформляють записи про:
– нагородження державними нагородами та відзнаками України;
– присвоєння звань;
– нагородження нагрудними знаками, дипломами, грамотами;
– присвоєння звання “Кращий за професією” та ін.
У розділі “Відомості про заохочення” записують:
– подяки, нагородження цінним подарунком, занесення на Дошку (Книгу)
пошани, видачу премій за успіхи в роботі;
– відкриття, на які видані дипломи, використані винаходи і
раціоналізаторські пропозиції та про видані за це винагороди.
Всі записи до трудової книжки вносяться у відповідних розділах
українською та російською мовами на підставі наказу (розпорядження) не
пізніше ніж у тижневий термін, а в разі звільнення – в день звільнення.
Записи повинні точно відповідати текстові наказу (розпорядження).
При необхідності внесення змін на титульному аркуші трудової книжки або
вкладишу до неї особа, яка відповідає за видачу книжок, однією рискою
закреслює старі дані і записує нові, посилаючись на відповідні документи
на внутрішньому боці обкладинки. Нові записи завіряють підписом
керівника або уповноваженої особи і печаткою.
У розділах “Відомості про роботу”, “Відомості про нагородження”,
“Відомості про заохочення” закреслювати раніше внесені неточні або
неправильні записи забороняється. Якщо, наприклад, треба змінити запис
відомостей про роботу, то після зазначення відповідного порядкового
номера запису і дати його внесення пишуть: “Запис за номером… не
дійсний. Прийнято на посаду…” і повторно зазначають у графі 4 дату і
номер наказу, запис якого неправильно внесено в трудову книжку.
Якщо установа, організація, де зроблено неправильний або неточний запис,
ліквідовані, відповідний запис робить правонаступник і засвідчує
печаткою, якщо правонаступника немає – то вища організація, якій було
підпорядковане підприємство, а в разі її відсутності – обласні архіви,
держархів м. Києва, держархів м. Севастополя та держархів при Раді
Міністрів Автономної Республіки Крим.
У разі втрати трудової книжки або її зіпсування власник книжки повинен
подати письмову заяву адміністрації установи за останнім місцем роботи.
Не пізніше як через 15 днів після подання заяви, адміністрація повинна
видати працівникові дублікат трудової книжки або вкладиша до неї.
На бланку нової трудової книжки або вкладиша в правому верхньому куті
титульного аркуша робиться напис “Дублікат”.
Записи в дублікат трудової книжки заносяться згідно із загальними
правилами. У відповідних розділах оформлюються записи про роботу, про
нагороди і заохочення за останнім місцем роботи на підставі наказів, які
видавалися раніше.
Якщо працівник раніше працював на інших підприємствах, установах,
організаціях, то в розділі “Відомості про роботу” в гр. 3 на підставі
відповідних документів оформляється запис про загальний стаж роботи до
початку роботи в даній установі, організації.
Загальний стаж роботи записується сумарно, тобто зазначається загальна
кількість років, місяців, днів роботи без уточнення, на якому
підприємстві, в які періоди часу і на яких посадах працював у минулому
власник трудової книжки.
Після цього на підставі належно оформлених документів до дубліката
можуть вноситися дані про окремі періоди роботи. У гр. 2 зазначається
дата прийняття на роботу, в гр. 3 пишеться назва підприємства, де
працював працівник, а також назва посади (роботи), на яку було прийнято.
Якщо є документальні дані про переведення працівника на іншу постійну
роботу на тому самому підприємстві, то про це теж робиться запис.
Після цього аналогічно вносяться дані про звільнення працівника.
Якщо подані працівником документи не містять повних даних про роботу в
минулому, то до дубліката трудової книжки вносяться лише ті дані, що є в
документах.
Є випадки, коли для підтвердження загального трудового стажу надаються
документи, що не мають повної дати початку або кінця цього періоду.
Якщо в документах, які підтверджують трудовий стаж, вказано лише рік
роботи, то враховується початок роботи з 1 липня відповідного року, а
якщо відомий місяць, а не зазначене число місяця – враховується початок
роботи з 15 числа.
Дублікат трудової книжки видається також у випадку, якщо трудова книжка
стала непридатною до використання (порвалася, обгоріла та ін.). На
титульній сторінці трудової книжки записується: “На заміну виданий
дублікат” і вона видається на руки працівникові, а в справах установи
залишається дублікат трудової книжки.
3.3. Оформлення особових справ працівників
Особова справа – це сукупність документів, які містять найповніші
відомості про працівника і характеризують його біографічні, ділові,
особисті якості. Вона займає основне місце у системі персонального
обліку працівників.
Особові справи працівників органів державної податкової служби ведуться
відповідно до Порядку ведення особових справ державних службовців в
органах виконавчої влади, затвердженого постановою Кабінету Міністрів
України від 25 травня 1998 року № 731. У практичній роботі
використовуються Методичні рекомендації щодо застосування Порядку
ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади,
затверджені наказом начальника Головдержслужби від 5 липня 1998 року №
24 з доповненнями, внесеними наказом Головного управління державної
служби України від 12 грудня 2000 року № 73, зареєстрованого в
Міністерстві юстиції України 27 грудня 2000 року за № 956/5177.
Формування особової справи розпочинається з дати розгляду питання про
призначення на посаду державного службовця.
В особовій справі повинні міститися такі документи:
– особова картка (форма П-2 ДС) із відповідними додатками та фотокарткою
розміром 4 6 сантиметрів;
– копії документів про освіту, науковий ступінь, вчене звання,
підвищення кваліфікації;
– відповідно до статті 13 Закону України “Про державну службу” відомості
про доходи, зобов’язання фінансового характеру та майновий стан
державного службовця чи особи, що претендує на заняття посади державного
службовця (далі – претендент), і членів його сім’ї;
– підписані претендентом попередження про встановлені законодавством
України обмеження, пов’язані з прийняттям на державну службу та її
проходженням, а також документ про ознайомлення із Загальними правилами
поведінки державного службовця;
– довідка про наявність встановленої форми допуску до державної таємниці
(для відповідних посад);
– біографічна довідка, подання про призначення на посаду, картка
погодження (у разі потреби);
– погодження, передбачені законодавством для призначення на посади
керівників відповідних органів;
– довідка про перебування у кадровому резерві (для осіб, зарахованих до
кадрового резерву);
– направлення на роботу (для магістрів державного управління і
випускників вищих навчальних закладів);
– заява про участь у конкурсі, протокол (витяг з протоколу) конкурсної
комісії (для осіб, які призначаються на конкурсній основі);
– заява про проходження стажування на відповідній посаді, індивідуальний
план стажування та доповідна записка про стажування з висновками
керівника структурного підрозділу (для осіб, які проходили стажування);
– заява щодо призначення на відповідну посаду.
Після призначення працівника на посаду державного службовця до особової
справи додаються:
– наказ, розпорядження про призначення на посаду;
– копії указів, постанов, наказів, розпоряджень органів вищого рівня про
призначення (рішень про обрання) на посаду (у випадках, передбачених
законодавством);
– текст Присяги, скріплений підписом державного службовця (для осіб,
уперше прийнятих на державну службу);
– копії документів про надані пільги;
– копія паспорта;
– копія військового квитка (для військовозобов’язаних);
– опис документів особової справи.
Працівник кадрової служби, отримуючи матеріали до особової справи,
повинен перевірити дотримання правил їх заповнення, відповідність
зазначених у них відомостей оригіналам документів (паспорта, військового
квитка, документа про освіту тощо).
Особова справа повинна бути сформована і зареєстрована у книзі обліку
руху особових справ не пізніше тижневого терміну з дня призначення на
посаду.
Не рекомендується включення до особової справи наказів (розпоряджень)
про відпустки, про направлення у відрядження, на курси перепідготовки,
підвищення кваліфікації чи стажування. Не включаються також документи
другорядного значення: довідки з місця проживання, про житлові умови,
про стан здоров’я (вони не підлягають тривалому зберіганню).
Копії документів про освіту, які включаються до особової справи, повинні
бути засвідчені в установленому порядку. Це ж стосується копій наказів
або витягів із них.
Документи особової справи підшиваються в спеціально виготовлених
обкладинках або у стандартних швидкозшивачах.
На обкладинці особової справи необхідно зазначити:
– повну назву ОДПС;
– номер справи;
– прізвище, ім’я та по батькові (у називному відмінку);
– дату заведення та закінчення особової справи (день прийняття на роботу
і день звільнення).
Після звільнення працівника заяву про його звільнення, копію наказу
(розпорядження) або витяг з нього, а також інші документи (лист про
переведення, подання на звільнення та ін.) підшивають в особову справу.
У додатку до особової справи робиться запис про звільнення працівника.
Після цього особова справа вилучається та зберігається у підрозділі по
кадрах протягом двох років, потім здається на зберігання в архів ОДПС.
При підготовці особової справи до передачі в архів у кінці справи
оформляється на окремому аркуші підсумковий запис.
У ньому зазначається цифрами і прописом кількість пронумерованих аркушів
справи і окремо (через “+”) кількість аркушів внутрішнього опису.
Підсумковий запис підписується його укладачем (з розшифруванням посади і
підпису), проставляється дата.
1.4. ДІЛОВОДСТВО ЗА ЗВЕРНЕННЯМИ ГРОМАДЯН
4.1. Характеристика звернень громадян та вимоги до їх розгляду
Звернення громадян до органів державної податкової служби можуть бути у
формі пропозицій (зауважень), заяв (клопотання), скарг.
Пропозиція – це порада, побажання, рекомендація щодо діяльності
державних податкових органів, поліпшення їх роботи.
Заява – це, як правило, прохання про задоволення суб’єктивних прав,
свобод і законних інтересів громадян; повідомлення про порушення, які
допускаються в роботі податкових органів, підприємств, установ,
організацій, про зловживання, незаконні дії окремих осіб і т. ін.
Скарга – це повідомлення про порушення прав, свобод чи інших особистих
інтересів громадян з одночасним проханням або вимогою про усунення
зазначених порушень.
У зверненні необхідно зазначити прізвище, ім’я, по батькові, місце
проживання громадянина, викласти суть порушеного питання.
Звернення може бути усним чи письмовим, індивідуальним чи колективним.
Письмове звернення повинне бути підписане заявником (заявниками) із
зазначенням дати.
Звернення, оформлене без дотримання зазначених вимог, повертається
заявникові з відповідними роз’ясненнями не пізніше як через 10 днів від
дня його надходження.
Не розглядаються письмові звернення громадян, в яких не зазначене місце
проживання автора, не підписані автором, а також такі, з яких неможливо
встановити авторство.
Не розглядаються повторні звернення одним і тим же органом від одного і
того ж громадянина, з одного і того ж питання, якщо перше вирішено по
суті, а також звернення осіб, визнаних судом недієздатними. Рішення про
це приймає керівник ОДПС, про що повідомляється особі, яка подала
звернення.
Органи державної податкової служби зобов’язані розглянути у встановлений
термін звернення громадян та повідомити їх про результати розгляду.
Звернення громадян, які є Героями Радянського Союзу, Героями
Соціалістичної Праці, інвалідами Великої Вітчизняної війни,
розглядаються першими керівниками ОДПС особисто.
Рішення про відмову в задоволенні вимог, викладених у заяві, доводиться
до відома громадянина в письмовій формі з посиланням на закон і мотиви
відмови, а також із роз’ясненням порядку оскарження рішення.
Скарга та рішення, що оскаржувалось, можуть бути подані до ОДПС чи
посадової особи вищого рівня протягом одного року з моменту його
прийняття, але не пізніше ніж через один місяць з часу ознайомлення
громадянина з прийняттям рішення. Скарги, подані з порушенням даного
терміну, не розглядаються.
Скарги на рішення загальних зборів членів підприємств, товариств,
юридичних осіб, створених на основі колективної власності, а також на
рішення вищих державних органів вирішуються у судовому порядку.
Якщо питання, порушене в одержаному органом державної податкової служби
зверненні, не входить до його компетенції, воно в термін не більше 5
днів повинне бути переслане за належністю відповідному органу чи
посадовій особі, про що необхідно повідомити громадянина, який подав
звернення. У разі, якщо звернення не містить даних, необхідних для
прийняття обґрунтованого рішення, його в той же термін необхідно
повернути громадянину з відповідними роз’ясненнями.
Забороняється направляти скарги громадян для розгляду тим органам або
посадовим особам, дії чи рішення яких оскаржуються.
Громадянин, який звернувся із заявою чи скаргою до ОДПС, має право:
– особисто викласти аргументи особі, що перевіряла заяву чи скаргу;
– знайомитися з матеріалами перевірки;
– подавати додаткові матеріали;
– бути присутнім при розгляді заяви чи скарги;
– користуватися послугами адвоката чи організації, яка здійснює
правозахисну функцію;
– одержувати письмову відповідь про результати розгляду;
– висловлювати вимогу щодо дотримання таємниці розгляду заяви;
– вимагати відшкодування збитків, якщо вони стали результатом порушень
встановленого порядку розгляду звернень.
Звернення громадян розглядаються і вирішуються у термін не більше 1
місяця від дня одержання, а ті, які не потребують додаткового вивчення,
– негайно, але не пізніше ніж через 15 днів від дня надходження. В
окремих випадках з об’єктивних причин термін розгляду може бути
продовжений на 15 днів, але загальний термін вирішення не повинен
перевищувати 45 днів.
Органи державної податкової служби, їх керівники та інші посадові особи
при розгляді заяв і скарг громадян в межах своєї компетенції
зобов’язані:
– об’єктивно, всебічно та вчасно перевіряти заяви чи скарги;
– на прохання громадянина запрошувати його до розгляду поданої ним заяви
чи скарги;
– відміняти або змінювати рішення, що оскаржуються, у випадках, якщо
вони не відповідають закону або іншим нормативним актам, невідкладно
вживати заходів до припинення неправомірних дій, виявляти й усувати
причини та умови, які сприяли порушенням;
– забезпечувати поновлення порушених прав, реальне виконання прийнятих у
зв’язку із заявою чи скаргою рішень;
– письмово повідомляти громадянинові про результати перевірки заяви чи
скарги;
– вживати заходів щодо відшкодування у встановленому порядку
матеріальних збитків, якщо їх було завдано громадянинові в результаті
ущемлення його прав та законних інтересів, а також на прохання
громадянина не пізніше, як у місячний термін, довести прийняте рішення
до відома органу місцевого самоврядування, трудового колективу чи
об’єднання громадян за місцем проживання громадянина;
– у разі визнання заяви чи скарги необґрунтованою роз’яснити порядок
оскарження прийнятого за нею рішення;
– особисто організовувати чи перевіряти стан розгляду заяв чи скарг
громадян, вживати заходів щодо усунення причин, що їх породжують,
систематично аналізувати та інформувати населення про хід цієї роботи.
Керівник та інші посадові особи ОДПС зобов’язані проводити особистий
прийом громадян.
Прийом проводиться регулярно у встановлені дні та години, у зручний для
громадян час. Графіки прийому доводяться до відома громадян.
Порядок прийому громадян в ОДПС та перелік посадових осіб, що проводять
особистий прийом, визначається наказом його керівника.
Керівні працівники під час особистого прийому громадян зобов’язані:
– уважно і по суті розглянути порушені відвідувачем питання;
– надавати вичерпні й обґрунтовані чинним законодавством роз’яснення
щодо всіх проблем, з якими звернувся громадянин;
– забезпечувати усунення помилок і порушень, допущених стосовно
відвідувача, у тому числі при нарахуванні платежів до бюджету, включаючи
надання встановлених чинним законодавством пільг або проведення
перерахунків за податками, якщо помилки й порушення очевидні, а право на
пільги або на перерахування підтверджено відповідними документами.
Усе це повинно бути виконане негайно, без подання громадянином письмових
заяв.
У тих випадках, коли для вирішення порушених питань необхідно провести
спеціальну перевірку, одержати додаткові матеріали або вжити інших
заходів, відвідувачі можуть залишити письмову заяву, яка розглядається у
встановленому порядку. Про результати розгляду громадянинові
повідомляється письмово або усно, за бажанням громадянина.
4.2 Особливості розгляду скарг платників податків в органах державної
податкової служби
Кожна особа має право оскаржувати рішення органів державної податкової
служби, якщо вони обмежують її права, встановлені законами України, у
вищому органі державної податкової служби або в судовому порядку.
Положенням про порядок подання та розгляду скарг платників податків
органами державної податкової служби визначено процедуру подання та
розгляду скарг платників податків при оскарженні ними в
адміністративному порядку податкових повідомлень про суми податкових
зобов’язань, постанов про накладення адміністративних стягнень та рішень
щодо визначення сум податкових зобов’язань, узгодження операцій із
заставленими активами платника податків, узгодження плану реорганізації,
продажу активів, що перебувають у податковій заставі, про застосування
штрафних (фінансових) санкцій, арешт активів, покладення
відповідальності за погашення залишкового боргу платника податків на
третю особу, дострокове розірвання договорів про розстрочення,
відстрочення податкових зобов’язань за ініціативою органу державної
податкової служби.
У разі, коли платник податків вважає, що орган державної податкової
служби неправильно визначив суму податкового зобов’язання або прийняв
будь-яке інше рішення, що суперечить законодавству з питань
оподаткування або виходить за межі його компетенції, встановленої
законом, такий платник податків має право звернутися до органу державної
податкової служби, податкове повідомлення або рішення якого
оскаржується, зі скаргою про перегляд цього рішення, яка подається у
письмовій формі та може супроводжуватися документами, розрахунками та
доказами, які платник податків вважає за потрібне надати.
Відмова в прийнятті скарги (заяви) платника податків забороняється.
Реєстрація скарги (заяви) повинна відбуватися в день її подання або
надходження до органу державної податкової служби, але не пізніше
наступного робочого дня.
У скарзі (заяві) має бути зазначено:
1) прізвище, ім’я, по батькові, місце проживання фізичної особи, а для
юридичної особи – її найменування, місцезнаходження;
2) найменування органу державної податкової служби, яким видано
податкове повідомлення або рішення, що оскаржується, дата й номер;
3) суть порушеного питання, прохання чи вимога;
4) про подання чи неподання позовної заяви до суду (арбітражного суду)
про визнання недійсним податкового повідомлення або рішення органу
державної податкової служби;
5) підпис фізичної особи або уповноваженої на те особи, а для юридичної
особи – підпис керівника або представника юридичної особи, скріплений
печаткою юридичної особи.
Скарга (заява) повинна бути викладена в письмовій формі та надіслана до
органу державної податкової служби протягом десяти календарних днів,
наступних після дня отримання платником податків податкового
повідомлення або іншого рішення органу державної податкової служби,
поштою або передана фізичною чи юридичною особою через представника.
Якщо скарга (заява) в інтересах фізичної або юридичної особи подається
її представником, то до скарги (заяви) додається копія довіреності
(доручення), оформленої відповідно до вимог чинного законодавства.
Якщо відповідно до закону орган державної податкової служби самостійно
визначає податкове зобов’язання платника податків за причинами, не
пов’язаними із порушеннями податкового законодавства, такий платник
податків має право на адміністративне оскарження рішень органу державної
податкової служби протягом тридцяти календарних днів від дня отримання
податкового повідомлення або відповіді органу державної податкової
служби на скаргу замість десятиденного строку.
Скарга (заява), оформлена без дотримання цих вимог, що не дає можливості
розглянути скаргу (заяву) по суті, повертається особі, яка її подала, з
відповідними роз’ясненнями не пізніше п’яти днів від дня отримання такої
скарги (заяви).
Якщо питання, порушені у скарзі (заяві), одержаній органом державної
податкової служби, не входять до його повноважень, то така скарга
(заява) у термін не більше п’яти днів пересилається за належністю
відповідному органу чи посадовій особі, про що повідомляється особі, яка
подала скаргу (заяву).
Оскарження рішень органів податкової служби передбачає первинне й
повторне оскарження. Зокрема, пунктом 3 наказу ДПА України від 2 березня
2001 року № 82 “Про внесення змін до Положення про порядок розгляду
скарг платників податків органами державної податкової служби”
встановлено, що апеляційне узгодження податкового зобов’язання та
розгляд первинних скарг на рішення здійснюється працівниками державних
податкових інспекцій, податкове повідомлення або рішення яких
оскаржується, уповноваженими на це керівником органу державної
податкової служби (або його заступником), повторні скарги платників
податків в органах державної податкової служби вищого рівня
розглядаються підрозділами апеляцій або за дорученням керівника органу
державної податкової служби (або його заступника) працівником іншого
підрозділу.
Державна податкова адміністрація (інспекція) при розгляді скарги (заяви)
платника податків перевіряє законність і обґрунтованість рішення
(податкового повідомлення), що оскаржується, і приймає одне з таких
рішень:
1) залишає рішення (податкове повідомлення), яке оскаржується, без змін,
а скаргу (заяву) без задоволення;
2) скасовує в певній частині рішення (податкове повідомлення), яке
оскаржується, і не задовольняє скаргу (заяву) платника податків у певній
частині;
3) скасовує рішення (податкове повідомлення), яке оскаржується, і
задовольняє скаргу (заяву) платника податків;
4) про податковий компроміс.
За наслідками розгляду скарги на постанову у справі про накладення
адміністративного стягнення керівник органу державної податкової служби
(або його заступник), уповноважений розглядати скаргу, приймає одне з
таких рішень:
1) залишає постанову без змін, а скаргу – без задоволення;
2) скасовує постанову та надсилає справу на новий розгляд;
3) скасовує постанову та закриває справу;
4) зменшує розмір штрафу в межах, передбачених законодавчим актом про
відповідальність за це правопорушення.
Керівник органу державної податкової служби (або його заступник)
зобов’язаний прийняти вмотивоване рішення та надіслати його протягом
двадцяти календарних днів з дня отримання скарги платника податків
протягом строку, продовженого за рішенням керівника органу державної
податкової служби (або його заступника) на його адресу поштою з
повідомленням про вручення або надати йому під розписку.
Керівник органу державної податкової служби (або його заступник) може
прийняти рішення про впровадження термінів розгляду скарги платника
податків понад двадцять календарних днів, але не більше ніж шістдесят,
та письмово повідомити про це платника податків до закінчення
двадцятиденного терміну. Підставою для прийняття такого рішення може
бути: відсутність доданих до скарги (заяви) документів (акта перевірки,
розрахунків до акта перевірки, рішення, прийнятого за розглядом акта
перевірки, рішення, прийнятого за розглядом скарги (заяви), необхідних
для розгляду скарги (заяви); необхідність додаткової перевірки наданих
бухгалтерських документів або документів податкового обліку;
необхідність документів інших організацій, що входять до їх компетенції,
для з’ясування обставин справи).
Скарги на постанову у справі про накладення адміністративного стягнення
розглядаються в десятиденний термін з дня їх надходження.
Скарги, подані з порушенням зазначеного строку, не розглядаються
органами державної податкової служби.
Порушений з поважної причини термін подання скарги може бути поновлений
на підставі заяви особи керівником органу державної податкової служби
(або його заступником), правомочним розглядати скаргу.
Рішення за розглядом скарги (заяви) платника податків приймає керівник
органу державної податкової служби (або його заступник). Перший
примірник рішення після зазначення реєстраційного номера вихідної
кореспонденції надсилається (вручається) платнику податків.
Рішення вважається надісланим (врученим) юридичній особі, якщо його
передано її посадовій особі під розписку або надіслано листом з
повідомленням про вручення, а фізичній особі – якщо його вручено
особисто такій фізичній особі або її законному представникові чи
надіслано листом на її адресу за місцем проживання або останнього
відомого місця її знаходження із повідомленням про вручення.
У практиці організації і ведення діловодства в органах державної
податкової служби з розгляду скарг платників податків слід керуватися
вимогами Положення про порядок подання та розгляду скарг платників
податків органами державної податкової служби (затверджено наказом ДПА
України від 2 березня 2001 року № 82 та зареєстровано в Міністерстві
юстиції України 15 березня 2001 року за № 238/5429), Методичними
рекомендаціями про порядок подання та розгляду скарг (апеляцій)
платників податків органами державної податкової служби (надісланого
листом ДПА України від 30 березня 2001 року № 4173/7/25-0017) та іншими
нормативно-правовими актами, якими передбачено обов’язки посадових осіб
органів державної податкової служби з розгляду скарг платників податків.
4.3. Організація діловодства за зверненнями громадян
Діловодство за зверненнями громадян ведеться окремо від інших видів
діловодства спеціально призначеною посадовою особою або окремим
структурним підрозділом служби діловодства.
Всі звернення громадян приймаються, обліковуються, реєструються в день
надходження. Реєстрація письмових звернень здійснюється або в окремих
реєстраційних журналах, або на реєстраційно-контрольних картках,
придатних для оброблення персональними комп’ютерами. Конверти або
вирізки з них необхідно зберігати разом із пропозиціями, заявами,
скаргами.
Облік особистого прийому громадян керівництвом ОДПС, а також контроль за
дотриманням термінів виконання прийнятих під час особистого прийому
громадян рішень, здійснюється діловодною службою. При цьому
використовується журнальна форма обліку особистого прийому.
Керівники структурних підрозділів органів державної податкової служби
ведуть облік особистого прийому громадян самостійно.
Можлива автоматизована реєстрація пропозицій, заяв і скарг та облік
особистого прийому громадян шляхом введення в персональний комп’ютер
відповідних даних, наприклад: дата надходження звернення; прізвище,
ім’я, по батькові, категорія (соціальний стан) заявника; звідки одержано
звернення, дата, індекс, контроль; порушені питання – короткий зміст,
індекси; зміст і дата резолюції, прізвище автора, виконавець, термін
виконання; дата надіслання, індекс і зміст документа, прийняті рішення,
дата зняття з контролю; номер справи за номенклатурою.
Перелік реєстраційних елементів при автоматизованій реєстрації
особистого прийому громадян буде дещо іншим і визначається службою
діловодства.
У процесі автоматизованої реєстрації формується банк реєстраційних
даних. При потребі користувач може швидко отримати інформацію про всі
документи і їх місцезнаходження за допомогою виведення інформації на
екран комп’ютера, а у разі потреби – на принтер.
Реєстраційний індекс письмового звернення громадян до органів державної
податкової служби включає порядковий номер звернення за журналом
реєстрації, початкову літеру прізвища заявника та умовне позначення виду
звернення. Наприклад: № 349/Г/С, де 349 – порядковий номер звернення з
початку року, Г – початкова літера прізвища громадянина, С – вид
звернення (скарга).
Повторним зверненням присвоюється черговий реєстраційний індекс, а у
відповідній графі журналу або реєстраційно-контрольної картки
зазначається індекс першої пропозиції, заяви, скарги. На верхньому полі
першого аркуша повторних звернень праворуч і на реєстраційних формах
робиться позначка (як правило, ставиться штамп) “ПОВТОРНО”. До цих
документів підбирається все попереднє листування.
У разі, коли про результати розгляду письмових звернень громадян
необхідно повідомити іншу організацію, на всіх примірниках
реєстраційно-контрольних форм і на першому аркуші контрольного звернення
ставиться позначка “КОНТРОЛЬ” або буква “К”.
Письмові звернення громадян знімаються з контролю керівником ОДПС або
структурного підрозділу після повного вирішення питання по суті й
направленні відповіді автору листа.
Посадові особи, які ведуть діловодство за пропозиціями, заявами та
скаргами, щороку до 15 січня повинні готувати для керівництва ОДПС
матеріали для аналізу й узагальнення у формі аналітикних довідок. Такі
довідки поточного характеру можуть складатися в міру потреби, але, як
правило, не рідше одного разу на квартал. Матеріали розглядаються
керівником органу державної податкової служби, обговорюються на
засіданнях колегіальних органів, виробничих оперативних нарадах, після
цього приймаються відповідні рішення.
Пропозиції, заяви і скарги громадян після їх вирішення з усіма
документами щодо їх розгляду та вирішення повертаються виконавцями до
служби діловодства для централізованого формування справи. При цьому
перевіряється правильність спрямування документів до справи, їх
комплексність.
Звернення громадян зберігаються для надання довідок і використання їх в
інших цілях. Термін зберігання цих документів визначається відомчими
переліками документів та номенклатурами справ. Як правило,
встановлюється п’ятирічний термін зберігання пропозицій, заяв і скарг та
документів, пов’язаних з їх розглядом та вирішенням.
Постійно діюча експертна комісія ОДПС може прийняти рішення про
збільшення термінів зберігання або про постійне зберігання найцінніших
пропозицій громадян.
Справи, що підлягають постійному й довготерміновому (понад 10 років)
зберіганню, передаються до архіву ОДПС, як правило, через два роки після
завершення діловодства за ними.
1.5. СИСТЕМАТИЗАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ ТА ЇХ ЗБЕРІГАННЯ
5.1. Номенклатура справ
Номенклатура справ – це систематизований перелік найменувань справ,
створюваних у діловодстві ОДПС, оформлений у відповідному порядку із
зазначенням термінів зберігання справ.
Номенклатура справ є обов’язковим для кожної установи документом, який
складається для створення єдиної системи формування справ, забезпечення
їх обліку, швидкого розшуку документа за його змістом та видом, відбору
документів на державне зберігання у процесі діловодства.
Є три види номенклатур справ: типова, взірцева та індивідуальна.
Типова номенклатура справ встановлює типовий склад справ для установ,
однорідних за характером діяльності, з єдиною системою індексації, і є
нормативним актом.
Взірцева номенклатура справ встановлює примірний склад справ для
установ, однорідних за характером діяльності, але різних за структурою,
і має рекомендаційний характер.
Типові та взірцева номенклатури справ розробляються органами вищого
рівня для мережі підвідомчих та використовуються останніми як методичні
посібники під час складання індивідуальних номенклатур справ.
Індивідуальна номенклатура справ складається з конкретних номенклатур
справ структурних підрозділів і оформляється у зведену номенклатуру.
Незалежно від наявності типової чи взірцевої номенклатури справ, органи
державної податкової служби повинні мати індивідуальну номенклатуру
справ.
Реквізити номенклатури справ: назва установи, організації; назва виду
документа; гриф затвердження; дата; індекс (номер); місце складання;
заголовок до тексту; текст (у формі таблиці); підпис; гриф погодження,
візи.
Кожна справа, включена до номенклатури справ, повинна мати умовне
позначення (арабськими цифрами) – індекс. Індекс справи складається з
номера структурного підрозділу (чотири знаки для Державної податкової
адміністрації України і три знаки для обласного й районного рівнів) та
порядкового номера справи (два знаки) у межах самостійного структурного
підрозділу. Наприклад: 12-2318, де 12 – номер самостійного структурного
підрозділу (головного управління), 2 – номер управління у складі
головного управління, 3 – номер відділу у складі зазначеного управління,
18 – номер справи зазначеного відділу. У тому випадку, коли самостійний
структурний підрозділ не має внутрішнього поділу на управління або
відділи, то у зазначених місцях проставляється цифра “0” (нуль).
Наприклад: 13-0215, 01-0012.
Номенклатура справ структурного підрозділу складається на підставі
глибокого вивчення документів з усіх питань його діяльності під
методичним керівництвом служби діловодства та архівного підрозділу.
Номенклатура справ структурного підрозділу складається у трьох
примірниках:
– перший примірник – оригінал, зберігається у структурному підрозділі;
– другий примірник – передається до діловодної служби ОДПС;
– третій примірник – використовується для формування справ і пошуків
потрібного документа.
Зведена номенклатура справ ОДПС розробляється діловодною службою на
підставі номенклатур справ структурних підрозділів та аналізу діяльності
ОДПС у цілому. При цьому слід враховувати чинне законодавство України з
питань оподаткування та про державну податкову службу, положення про
структурні підрозділи ОДПС, номенклатури справ за минулі роки, відомчі й
типові переліки документів із зазначенням термінів зберігання
документів, рекомендації Головархіву України тощо.
Зведену номенклатуру справ доцільно складати, враховуючи структурний
принцип її побудови. Назви розділів номенклатури справ повинні
відповідати назві структурних підрозділів (згідно зі штатним розписом),
при цьому першим розділом номенклатури зазначається діловодна служба.
Зведена номенклатура справ після її остаточного доопрацювання
погоджується з експертною комісією (ЕК) установи й експертно-перевірною
комісією (ЕПК) відповідного державного архіву, після чого затверджується
керівником ОДПС.
Зведена номенклатура справ складається у чотирьох примірниках, на
кожному з яких повинен бути заповнений гриф погодження з архівною
установою:
– перший – зберігається у справі в діловодній службі;
– другий – передається до архіву ОДПС для здійснення контролю за
формуванням справ у структурних підрозділах;
– третій – надсилається до відповідного державного архіву, з яким
погоджувалася номенклатура справ;
– четвертий – розподіляється за розділами між відповідними структурними
підрозділами для практичної роботи.
У кінці діловодного року номенклатура справ обов’язково закривається
підсумковим записом. Підсумковий запис скріплює своїм підписом керівник
діловодної служби (у структурному підрозділі – відповідальна за
діловодство особа). Про наявність заведених за рік справ повідомляється
архів ОДПС.
Зведена номенклатура справ ОДПС, як і номенклатура справ структурного
підрозділу, щорічно (не пізніше листопада – грудня) переглядається,
аналізується і уточнюється. Після внесення змін номенклатура справ
передруковується і затверджується в установленому порядку.
Зведена номенклатура справ підлягає повторному перескладанню і
перепогодженню з відповідним державним архівом один раз на п’ять років
або у разі змін у структурі, функціях та характері роботи ОДПС.
5.2. Систематизація документів і формування справ
Справа – це сукупність документів, які стосуються одного питання чи
ділянки діяльності й уміщені в окрему обкладинку.
Формування справи – це визначення належності документів до певної справи
й систематизація документів усередині справи.
Правильне формування справ сприяє оперативному пошукові потрібних
документів, збереженню їх, упорядкуванню діловодства.
При формуванні справ рекомендується дотримуватися таких вимог:
– до справи включаються документи, робота над якими завершена;
– документи, що підшиваються до справи, повинні бути оригіналами або
завіреними копіями;
– документи різних термінів зберігання формуються в різні справи;
– документи, що стосуються одного питання, включаються в одну справу;
– до справи включається один примірник документа;
– кожен вміщений до справи документ повинен бути правильно оформлений,
мати дату, підпис, позначку про виконання та ін.;
– до справи формуються, як правило, документи одного року (крім
перехідних справ);
– до справи не підшиваються ті документи, що підлягають поверненню, а
також чернетки;
– документи всередині справи повинні розташовуватися в хронологічній або
нумераційній послідовності;
– документи обмеженого доступу формуються окремо від решти документів.
Розпорядчі документи разом з додатками до них групуються за їх видами та
хронологією. При цьому накази з питань основної діяльності, з особового
складу, різних адміністративно-господарських питань слід розміщувати у
різні справи.
Документи засідань колегіальних органів групуються у двох справах:
– протоколи й документи до них (доповіді, довідки та ін.);
– документи з організації засідань (порядок денний, проекти та копії
рішень тощо).
У зв’язку з великим обсягом і різноманітною тематикою листування в
практиці найчастіше формується у справи за змістом та кореспондентським
принципом і систематизується у хронологічній послідовності:
документ-відповідь розташовується за документом-запитом.
Для формування справ використовують звичайні канцелярські папки
(швидкозшивачі) розраховані на 200–250 аркушів (30–40 мм). Папки
імпортного виробництва дозволяють збільшити обсяг підшитих документів у
2–3 рази.
Методичне керівництво й контроль за формуванням справ в органах
державної податкової служби здійснює діловодна служба.
5.3. Підготовка документів до зберігання і наступного використання
Підготовка документів і справ до наступного архівного зберігання і
використання включає в себе:
– експертизу наукової і практичної цінності документів;
– оформлення справ;
– опис справ;
– передачу справ до архіву ОДПС.
Експертиза цінності документів – це визначення науково-історичної та
практичної цінності документів з метою встановлення термінів зберігання
та відбору документів зберігання.
Робота з організації і проведення експертизи цінності документів повинна
проводитись постійно діючою експертною комісією (ЕК), яка утворюється
наказом керівника ОДПС з числа найбільш кваліфікованих працівників у
складі не менше 3-х осіб (у т.ч. завідувач архіву).
Експертиза цінності документів повинна проводитись щорічно. Відбір
документів постійного й довготривалого (понад 10 років) зберігання
проводиться на підставі закритих номенклатур справ з обов’язковим
поаркушним переглядом справ. Підлягають вилученню із справи дублюючі
примірники документів, чернетки, неоформлені копії документів, документи
з тимчасовими термінами зберігання.
За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ
постійного і тривалого термінів зберігання та акти про виділення для
знищення документів розгляду, що не підлягають зберіганню. Ці описи та
акти підлягають схваленню експертною комісією.
Виділення документів до знищення і складання про це акта проводиться
після підготовки описів справ постійного і тривалого термінів зберігання
за цей же період. Акти підписуються особами, що проводили експертизу
цінності, розглядаються на засіданні ЕК та затверджуються керівником
ОДПС.
Для ОДПС, що передають документи на державне зберігання, акти
затверджуються керівником ОДПС після затвердження описів справ
постійного зберігання ЕПК відповідного державного архіву.
Знищення відібраних справ оформляється актом. Акт про знищення
документів або справ підписують голова та члени експертної комісії,
затверджує керівник ОДПС.
Після закінчення діловодного року в процесі підготовки справ до
наступного зберігання і використання вони підлягають відповідному
оформленню працівниками структурних підрозділів, які відповідають за
ведення діловодства, за методичної допомоги і контролю працівників
служби діловодства та архівних підрозділів ОДПС. Ця робота
організовується та проводиться так, щоб до архіву надходили справи, які
не потребують додаткової обробки.
Залежно від термінів зберігання проводиться повне або часткове
оформлення справ. Повному оформленню підлягають справи постійного,
тривалого (понад 10 років) зберігання та справи особового складу.
Повне оформлення передбачає виконання таких видів робіт:
– перегрупування документів справи у пряму хронологічну послідовність
(із січня до грудня);
– нумерацію аркушів у справі чорним графітним олівцем у верхньому
правому куті арабськими цифрами;
– складання для більш цінних справ внутрішнього опису документів;
– складання підсумкового запису справи;
– підшивання документів справи у тверду обкладинку з картону на 3–4
проколи міцною ниткою;
– оформлення обкладинки справи.
На обкладинці справи постійного і тривалого зберігання вказується:
– назва ОДПС;
– назва структурного підрозділу;
– індекс справи;
– заголовок справи;
– № тому;
– дата;
– кількість аркушів;
– термін зберігання справи.
Справи короткотермінового зберігання (до 10 років) підлягають частковому
оформленню. Документи в них не підшиваються, аркуші не нумеруються, опис
документів і підсумковий напис не оформляється. При необхідності
уточнюється оформлення обкладинки справи.
Важливим реквізитом обкладинки справи є її дата.
Датою справи постійного і тривалого зберігання, а також справи, які
містять декілька томів, є крайні дати документів, занесених до справи.
Датою справи, яка містить протоколи засідань колегіальних органів,
комісій тощо, є дата складання першого та останнього протоколів або дати
їх затвердження.
Датою особової справи є дати підпису наказів про призначення та
звільнення працівника.
Внутрішній опис для найбільш важливих документів справ постійного і
тривалого зберігання розміщується на початку справи та містить
зазначення індексів документів у справі, дату, їх короткий зміст і
номери аркушів у справі.
У кінці кожної справи постійного і тривалого зберігання (понад 10 років)
для обліку кількості та фіксації особливостей нумерації аркушів
складається підсумковий запис на окремому аркуші.
У ньому цифрами та прописом вказується кількість пронумерованих аркушів
та окремо через знак “+” (плюс) кількість аркушів внутрішнього опису
(при його наявності). Напис підписується укладачем (посада, особистий
підпис з розшифруванням) і датується.
Після закінчення діловодного року справи постійного і тривалого
зберігання та з особового складу, які пройшли експертизу цінності,
сформовані та оформлені відповідно до вимог державного стандарту,
включаються до описів справ.
Опис справ – це систематизований перелік заголовків справ, які
розкривають їх склад та зміст і закріплюють систематизацію справ та їх
облік.
Описи справ є обліковими документами й основною частиною
науково-довідкового апарату архіву, який забезпечує оперативний пошук
документів.
Вони складаються працівниками структурних підрозділів, відповідальних за
діловодство, при методичній допомозі архівного підрозділу ОДПС. При
цьому необхідно дотримуватись таких правил:
– номер структурного підрозділу повинен складатися з цифрового
позначення структурного підрозділу за номенклатурою справ з додаванням
початкової літери назви категорії документів, що входять до опису, та
останніх двох цифр року, в якому заведені включені до опису справи.
Наприклад, описи справ структурного підрозділу № 12-21 і заведені у 1999
році матимуть номер 12-21/П-99 (постійного зберігання); 12-21/Т-99
(тривалого зберігання); 12-21/ОС-99 (з особового складу);
– систематизація справ структурного підрозділу, що включаються до опису,
повинна відповідати систематизації за номенклатурою справ як
структурного підрозділу, так і ОДПС у цілому;
– кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером.
Якщо справа складається з кількох томів, то кожний том вноситься до
опису під окремим номером;
– справи з особового складу вносяться до опису за алфавітом, тематикою,
хронологією.
У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням кількості справ,
включених до опису, перший і останній номери за описом, а також при
необхідності вказуються особливості нумерації справ в описі.
Опис справ структурного підрозділу підписується особою, що його
підготувала (із зазначенням посади й дати), погоджується з керівником
діловодної служби та затверджується керівником структурного підрозділу.
Закінчені діловодством справи постійного і тривалого (понад 10 років)
зберігання разом з реєстраційним журналом і контрольно-обліковими
картками передаються на зберігання до архіву ОДПС через два роки після
завершення їх у діловодстві. Так, справи за 2000 рік повинні
передаватись на зберігання до архіву у 2003 році).
Передача справ до архіву здійснюється, як правило, за графіком,
складеним архівом і затвердженим керівником ОДПС.
Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) передачі до архіву
не підлягають і повинні зберігатися, як правило, у структурних
підрозділах. У виняткових випадках за рішенням керівника ОДПС вони
можуть бути передані до архіву за описом або номенклатурою справ.
У кінці опису в кожному його примірнику цифрами та прописом вказують
кількість фактично прийнятих до архіву справ, дата прийому-передачі
справ, а також ставляться підписи співробітника архіву та особи, яка
передала справи.
При прийнятті особливо цінних справ перевіряється кількість аркушів у
справі.
1.6. Список рекомендованої літератури
Андреева В.И. Делопроизводство. – Изд. 4. – М.: ЗАО «Бизнес-школа
«Интел-Синтез», 1997.
Бондарева Т.Н. Секретарское дело. – М.: Высш. шк., 1989.
Головач А.С. Зразки оформлення документів. – Донецьк: Сталкер, 1997.
Веселов П.В. Современное деловое письмо в промышленности. – 3-е изд. –
М.: Изд. стандартов, 1990.
Діденко А.Н. Сучасне діловодство. – 2-е вид. – К.: Либідь, 2000.
Коваль А.П. Ділове спілкування. – К.: Либідь, 1992.
Молдованов М.І., Сидорова Г.М. Сучасний діловий документ. – К.: Техніка,
1992.
Паламар Л.М., Кацавець Г.М. Українське ділове мовлення. – К.: НМКВО,
1991.
Палеха Ю.І. Документаційне забезпечення управління. – К.: МАУП, 1997.
Слиньков В.Н. Документы административного делопроизводства в менеджменте
бизнеса. – К., 1999.
Шевчук С.В. Українське ділове мовлення. – К.: Вища школа, 1997.
Нашли опечатку? Выделите и нажмите CTRL+Enter
