Реферат на тему:

Ділова документація

Класифікація ділових паперів. правила написання тексту документів

І. Класифікація ділових паперів

Офіційно-ділова сфера діяльності суспільства знаходить найповніше
відображення у документах. Документ (від лат. documentum — повчальний
приклад, взірець, доказ) — це діловий папір, що закріплює інформацію про
факти, події, явища об’єктивної дійсності та розумової діяльності людей.

Документи поділяються на види за різними ознаками.

За стадіями виготовлення розрізняють:

• оригінали;

• копії.

Оригінал офіційного документа — перший або єдиний його примірник. Копія
точно відтворює текст оригіналу, а також усі реквізити. Виготовляється
вона рукописним, машинописним або іншим способом. Копія обов’язково має
у верхньому правому куті позначку «Копія», завіряється підписом
посадової особи. В юридичному аспекті оригінали і копії є рівнозначними.

За ступенем гласності документи бувають:

• звичайні;

• для службового користування (ДСК);

• таємні та ін.

За місцем складання документи поділяють на:

• внутрішні, які фіксують внутрішні питання підприємства і не виходять
за його межі;

• зовнішні, тобто вхідна та вихідна документація. За авторством
розрізняють такі документи:

• службові (офіційні);

• особисті.

Службові документи створюються в організаціях, установах, на
підприємствах службовими особами. Особисті документи пишуться
громадянами поза сферою їхньої службової діяльності.

За технікою відтворення розрізняються документи:

• рукописні;

• відтворені механічним способом.

За змістом документи поділяють на:

• організаційні (положення, інструкції, директиви, правила, статути
тощо);

• розпорядчі (постанови, ухвали, рішення, розпорядження, накази,
вказівки тощо);

• довідково-інформаційні (пояснювальні та доповідні записки, службові
листи, телеграми, телефонограми, оголошення, запрошення, довідки, акти,
плани роботи, звіти, доповіді тощо);

• документи колегіальних органів (протоколи);

• документи особового складу (автобіографії, резюме, характеристики,
особові листки, трудові книжки, особові картки, трудові угоди,
контракти);

• особисті офіційні документи (доручення, розписки, заяви, пропозиції,
скарги, заповіти).

За формою документи поділяються на:

• трафаретні (стандартні, регламентовані);

• індивідуальні (нестандартні, нерегламентовані).

Трафаретні документи відображають регулярну виробничо-управлінську
ситуацію і складаються за однаковими зразками. Як правило, в них
використовуються типові слова і вирази. При складанні таких документів
можуть використовуватися бланки — друковані стандартні форми, що
заповнюються конкретними даними. Трафаретні документи мають найвищий
рівень стандартизації.

Індивідуальні документи створюються для вирішення конкретної, часто
нестандартної, ситуації, вони передбачають більший вибір слів і
конструкцій, способу викладу, тобто характеризуються низьким рівнем
стандартизації.

Далі розглядатимуться документи, які передбачають словесну творчість
автора, мають низький рівень стандартизації.

II. Вимоги до тексту документів

Будь-який службовий документ належить до офіційно-ділового стилю. Це
означає, що у ньому мають реалізовуватися такі загальні особливості
цього стилю, як стислість і нейтральність викладу. Важливими вимогами до
тексту документів є також достовірність, повнота, точність,
переконливість.

Стислість документа забезпечується відсутністю у ньому зайвої
інформації, зайвих слів тощо. Всі частини тексту мають стосуватися суті
справи, що викладається у ньому.

Нейтральність викладу є нормою ділового етикету і означає, що мовні
засоби, використовувані у документі, не повинні вказувати на почуття та
емоції автора. Нейтральність тексту створюється різними мовними
засобами. На рівні лексики ця риса виявляється у використанні
нейтральної, або міжстильової, лексики, а також певної термінології.
Текст документів не повинен містити стилістично знижених або
емоційно-експресивних слів (просторіччя, жаргонізми, діалектизми,
іменники і прикметники із суфіксами суб’єктивної оцінки, вигуки тощо).
На рівні синтаксису нейтральність стилю створюється використанням
розповідних речень, прямого порядку слів. Якщо документ має метою
вплинути певним чином на адресата, то для цього повинні
використовуватися засоби логічної оцінки фактів, які не порушують
беземоційності викладу.

Достовірність документа означає, що викладені у ньому факти відповідають
дійсності.

Повним є документ, зміст якого вичерпує всі обставини справи.

Точним є такий документ, в якому будь-яка фраза, будь-яке слово чи
речення тлумачаться однозначно. Інакше кажучи, точність документа
означає бездоганний виклад думки у ньому. Для досягнення точності у
документах можуть повторюватися ті самі слова: «У разі непереказування
Пайовиком коштів у встановлений договором термін Банк має право зняти
кошти з рахунку Пайовика на підставі платіжної вимоги без акцепту з боку
Пайовика»: «Керівникові належать повноваження і права, які
встановлюються нормативними і іншими актами, що поширюються на
Підприємство, закріплені за Керівником адміністрацією, дирекцією, іншим
виконавчим керівним органом, якщо зі згаданих актів Статуту Підприємства
і умов цього контракту не випливає інше». У всіх функціональних стилях,
крім офіційно-ділового, такі повтори лексичних одиниць є неприпустимими.

Переконливим є документ, здатний вплинути певним чином на адресата, —
привести до прийняття пропозиції чи запрошення, виконання прохання тощо.

Важливою ознакою офіційно-ділового стилю є стереотипність, використання
стандартних форм висловлювання. Ця риса, як і нейтральність викладу,
реалізується на різних мовних рівнях.

Для лексики ділових паперів характерним є вживання стереотипних формул,
штампів на зразок: довести до відома, взяти до уваги, вжити заходів,
відшкодувати збитки, згідно з метою забезпечення, схвалювати пропозицію.
Високою частотністю у ділових документах відзначаються віддієслівні
іменники з абстрактним значенням типу: невиконання, відповідальність,
зобов’язання, порушення, замовлення тощо.

Для ділового стилю характерне переважання простих речень, як правило,
розповідних, поширених. Із складних речень найчастотні-шими є поширені
безсполучникові й складнопідрядні з підрядними з’ясувальними,
причиновими, умовними. Серед особливостей ділової документації —
використання таких синтаксичних одиниць, як:

• пасивні конструкції («Доручення видане терміном на 2 роки»; «Середній
та капітальний ремонт машин здійснюється на підприємстві Виконавця»; «До
обслуговування приймаються технічні засоби, що знаходяться в
експлуатації у справному стані»; «Виплата провадиться через установи
Ощадного банку України»);

• безособові речення («Договір укладено на 4 роки»; «У разі несплати
вказаної суми в зазначений термін справу буде передано до арбітражу»);

• означено-особові речення («Просимо Вас терміново повідомити про строки
відправлення товару»; «Дякуємо за надіслані зауваження до проекту
контракту»; «Прошу надати мені позику в розмірі 500 грн. з виплатою
протягом 6 місяців»; «Запевняємо Вас у своїй готовності продовжувати
співробітництво»).

Використання готових словесних формул полегшує як створення, так і
сприйняття тексту документа, а отже, дозволяє діловій людині зекономити
час. Стандартизація протиставляє діловий стиль усім іншим стилям. Вона
не є вадою ділового мовлення, а лише його особливістю. Канцеляризми та
штампи, властиві діловодству, не повинні штучно переноситися на інші
сфери — побутове мовлення, публіцистику, художню літературу. Важливо
навчитися використовувати засоби кожного функціонального стилю правильно
й доречно.

Будь-який документ складається з окремих елементів, які називаються
реквізитами. Кількість таких елементів неоднакова у різних документах.
До реквізитів належать, наприклад, емблема, код організації, установи чи
підприємства, назва виду документа, дата, резолюція, візи, печатка тощо.
Кожний реквізит має точно визначене місце на бланку або аркуші.
Наприклад, назва виду документа, дата, реєстраційний номер зазначаються
вгорі, відомості про укладача розміщуються внизу. Обов’язковим елементом
кожного документа є текст, який містить основну інформацію. Сукупність
розміщених у встановленій послідовності реквізитів називається
формуляром документа.

Список використаної літератури

Волощак М. Неправильно — правильно: Довідник з українського
слововживання: За матеріалами засобів масової інформації. — К., 2000.

Глущик С. В., Дияк О. В., Шевчук С. В. Сучасні ділові папери. — К.: А.
С. К., 2000.

Гнаткевич Ю. Уникаймо русизмів в українській мові. — К.: Видавничий
центр «Просвіта», 2000.

Головащук С. І. Словник-довідник з українського літературного
слововживання. — К.: Рідна мова, 2000.

Гринчишин Д. Г., Сербенська О.А. Словник паронімів української мови. —
К.: Рад. шк., 1986.

Ділова українська мова: Навч. посіб. — К.: Т-во «Знання», КОО, 2000.

Ділова українська мова: Посіб. для студентів вузів / За ред. Н. Д.
Бабич. — Чернівці: Рута, 1996.

Ділові папери та документи підприємницької діяльності / Упоряд. В. -Л.
Кулініченко. — К.: Український центр духовної культури, 1996.

Караванський С. Пошук українського слова, або Боротьба за національне
«я». —К.: Видавничий центр «Академія», 2001.

Коваль А. П. Ділове спілкування. —К.: Либідь, 1992.

Коваль А. П. Практична стилістика сучасної української мови. — К.: Вища
шк., 1978.

Кочан І. М., Токарська А. С. Культура рідної мови. — Львів: Світ, 1996.

Культура мови на щодень. — К.: Довіра, 2000.

Культура української мови: Довідник. — К.: Либідь, 1990.

Молдованов М. І., Сидорова Г. М. Сучасний діловий документ: зразки
найважливіших документів українською мовою. — К.: Техніка, 1992.

Пилинський М. М. Мовна норма і стиль.— К.: Наук, думка, 1976.

Пономарів О. Д Культура слова: Мовностилістичні поради. — К.: Либідь,
1999.

Пономарів О. Д Стилістика сучасної української мови. — Тернопіль: Навч.
книга-Богдан, 2000.

Російсько-український словник-довідник “Порадник ділової людини”. -К.:
Основи, 1995.

Сліпушко О. М. Українська мова й етапи кар’єри ділової людини. -К:
Криниця, 1999.

Словник-довідник з культури української мови. — Львів: ФЕНІКС, 1996.

Український правопис. — К: Наук. думка, 1996.

Універсальний довідник-практикум з ділових паперів. — К.: Довіра, 1998.

Чак Є. Д Чи правильно ми говоримо? — К: Освіта, 1997.

Шевчук С. В. Службове листування: Довідник. — К.: Літера, 1999.

Шевчук С. В. Українське ділове мовлення. — К.: Вища шк., 1997.

Похожие записи