Институт Бизнеса и Политики
Нижегородский филиал
Факультет «Экономики и управления»
РЕФЕРАТ
по дисциплине «Русский язык и культура речи»
На тему : «Язык и стиль распорядительных документов:
язык и стиль коммерческой кореспонденции, язык
и стиль инструктивно-методических документов.
Реклама деловой речи. Правила оформления документов.
Речевой этикет в документах. »
Выполнил:
Студент 3 курса
Заочного отделения
№ з/книжки 3097
Катрова О.В.
Проверил:
Пещерова И.А.
Н.Новгород
2003 г.
Содержание
Введение.
– 3
Основная часть:
Язык и стиль коммерческой коресспонденции. – 4
2. Язык и стиль инструктивно-методических документов. –
4
Реклама деловой речи.
– 6
Правила оформления документов. –
6
Речевой этикет в документах.
– 9
Заключение.
– 11
Список использованной литературы.
– 12
Введение.
«Это я почтальон Печкин, принес посылку. Только я вам её
не отдам, потому что у вас документов нету.»
из книги Э. Успенского
«Трое из Простоквашино».
В жизни любого человека документы играют огромную роль. Практически в
любой сфере нашей деятельности требуются какие-либо документы. Что же
означает слово документ? В Федеральном законе от 27 ноября 1994 г.
даётся следующее определение термина «документ».
Документ-это материальный объект, имеющий юридическую (правовую)
значимость с зафиксированной на нем информацией, предназначенный для
передачи во времени и пространстве в целях его хранения и использования.
Деловой стиль- это совокупность языковых средств, функция которых –
обслуживание сферы официально-деловых отношений, т. е. отношений,
возникающих между органами государства, между организациями или внутри
них, между организациями и частными лицами в процессе их
производственной, хозяйственной и юридической деятельности.
Как правило, документ составляется и оформляется на основе правил и
требований принятого стандарта: Единой государственной системы
делопроизводства (ЕГСД). Форма документов разных видов унифицирована.
В тексте документа обычно выделяются две смысловые части: в одной
излагаются причины, основания и цели составления документа, в другой –
выводы, предложения, просьбы, рекомендации, распоряжения.Различают две
категории документов: для внешнего и внутреннего пользования. Документы
не однородны по степени унификации и стандартизации. Одну группу
составляют документы, в которых единообразной является не только форма,
но и типовое содержание. В другую группу входят документы, имеющие
унифицированную форму, но вариативное содержание, т.е. значительно
различаются по имеющейся в них информации.
Основная часть.
1.Язык и стиль коммерческой коресспонденции.
Неоднородность тематики и разнообразие жанров позволяет выделить в
рассматриваемом стиле две разновидности, одной из которых является
обиходно-деловой стиль, к которому относится коммерческая
корреспонденция: частные деловые бумаги (заявление, доверенность,
расписка, автобиография, счет и др.). Она характеризуется известной
стандартизацией, облегчающей её составление и использование и
рассчитанной на экономию языковых средств, на устранение неоправданной
информационной избыточности.
Язык и стиль инструктивно-методических документов.
Официально-деловой стиль – это стиль документов: международных
договоров, государственных актов, юридических законов, постановлений,
уставов, инструкций, служебной переписки, деловых бумаг и т.д. Документы
– это письменные тексты, имеющие юридическую (правовую) значимость.
Несмотря на различия в содеожании и разнообразие жанров,
официально-деловой стиль в целом характеризуется рядом общих
черт,(обладает следующими обязательными качествами):
Употребление канцелярских штампов – воспроизводимых лексико-
фразеологических единиц, которые соотносятся с часто повторяющимися
ситуациями, распространенными понятиями (за отчетный период, принимая во
внимание, выдана для предоставления, прослушав и обсудив…);
Использование слов-наименований лиц по действию, состоянию (вкладчик,
квартиросъемщик); собирательных существительных (выборы, дети,
родители); название лиц по профессии и социальному положению, значение
совокупности (граждане, служащие);
Введение специальной терминологии, не имеющий синонимов в
общеупотребительной лексике (приказ, протокол, согласовано, сторона,
реализация…);
Ограничение возможности лексической сочетаемости слов. Например,
служебное письмо – составляется (не пишется, не направляется, не
посылается);
Преобладание имен существительных;
Использование отглагольных существительных (проезд, выполнение);
Большинство форм инфинитива выступают в значении долженствования
(считать, принять, должен, обязан);
Почти полное отсутствие личных местоимений 1 и 2 лица и соответствующих
личных форм глагола;
Употребление преимущественно форм настоящего времени глагола в значении
предписания или долженствования, а также форм глагола со значением
констатации (комиссия осмотрела);
Широкое распространение сложных отыменных предлогов (в целях, в силу, по
линии, в части);
Употребление по преимуществу следующих синтаксических конструкций:
простые предложения (как правило, повествовательные, личные,
распространенные, полные), с однородными членами, обособленными
оборотами, с вводными и вставными конструкциями, преобладание в
предложениях союзной связи над бессоюзной; безличные предложения;
Использование прямого порядка слов в предложениях;
Сжатость, максимальная краткость, компактность изложения, лаконизм
формулировок, экономное использование языковых средств;
Стандартное расположение материала, нередкая обязательность формы
(удостоверение личности, различного рода дипломы и т. д.), употребление
присущих этому стилю клише;
Широкое использование терминологии, номенклатурных наименований
(юридических, военных и др.), наличие особого запаса лексики и
фразеологии, включение в текст сложносокращенных слов, аббревеатур;
Частое употребление отглагольных существительных, отыменных предлогов
(на основании, в соответствии с, в деле, в силу и др.), а также
различных устойчивых словосочетаний, служащих для связи частей
предложения (на случай, если…, на том основании что… и т.п.);
Повествовательный характер изложения (нейтральный тон), использование
номинативных предложений с перечислением;
Прямой порядок слов в предложении как преобладающий принцип его
конструирования (точность, исключающая двоякое понимание);
Тенденция к употреблению сложных предложений, отражающих логическое
подчинение одних фактов другим;
Почти полное отсутствие эмоционально-экспрессивных речевых средств;
Слабая индивидуализация стиля;
Достоверность и объективность;
Безупречность в юридическом отношении. Т.е.должна быть стандартность
языка при изложении типовых ситуаций делового общения;
Соответствие нормам официального этикета, который проявляется в выборе
устойчивых форм обращения и соответствующих жанру слов и словосочетаний,
в построении фразы и всего текста.
По возможности точно и полно объяснить факты окружающей нас
действительности, показать причинно следственые связи между явлениями,
выявить закономерности исторического развития и т. д. Научный стиль
характеризуется логической последовательностью изложения,упорядоченной
системой связей между частями высказывания, стремление авторов к
точности, сжатости, однозначности выражения при сохранении насыщенности
содержания. Характерной чертой стиля научных работ является их
насыщенность терминами, в частности интернациональнами. Не следует,
однако, переоценивать степень этой насыщенности: в среднем
терминологическая лексика обычно составляет 15-25 процентов общей
лексики, использованной в работе.
Во-первых, в качестве условия высокой частотности сложных предложений в
текстах деловой речи выступает её письменный характер, требующий полноты
изложения дела в тексте документа. Заметим,что с этим же фактором
связано частое употребление в деловом тексте «цепочек» многочленных
именных словосочетаний, преимущественно с родительным падежом типа: 1)
разработка +2) проблем +3) дальнейшего совершенствования +4) очистки +5)
промышленных стоков.
Во-вторых, здесь сказывается требование логичности изложения: в этом
плане необходимыми становятся схемы сложноподчиненного роедложения с
союзной связью, с придаточными причины, следствия, условия.
В-третьих, свою роль играет и своеобразие понимания требования краткости
изложения в деловом тексте: имеется в виду не только и не столько
количество слов в предложении, сколько «стремление вместить в пределы
одной фразы максимум необходимой информации». Это связано с задачей
«представить все обстоятельства дела во всех их логических
взаимоотношениях вместе с выводом из них в одном целом».
3. Реклама деловой речи.
В рекламе широко применяется промышленная графика, плакат,
оформительское исскуство, малые формы архитектуры. Современными
средствами рекламы деловой речи являются:
печать (газеты, журналы, афишы, проспекты и др.);
телевидение;
радио;
витрины;
вывески;
световые объявления;
товарные и фирменные знаки.
4. Правила оформления документов.
Сколько существует документов, столько существует способов их
оформления. Каждый документ оформляется по-своему. Рассмотрим на примере
делового письма. Деловое письмо принято писать на бланках фирмы или
организации, где уже имеются реквизиты учреждения или фирмы-отправителя.
Внешний вид бланка является своеобразной визитной карточкой фирмы,
поэтому к его оформлению следует отнестись со всей серьезностью. Чем
официальнее бланк, тем официальнее должен быть стиль письма.
Рассмотрим его структуру:
С правой стороны и чуть ниже реквизитов фирмы-отправителя указывается
дата отправления с указанием месяца буквами, например: 10 мая 1999 г.
Принятые у нас сокращения 10.05.99 в международной переписке не
употребляются. В США принято указывать сначала месяц, а затем число –
май 10, 1999.
Само письмо необходимо начинать с точного повторения в левом верхнем
углу адреса, написанного на конверте.
Еще ниже, без абзаца, сразу у поля опять же с левой стороны пишут
вежливое обращение. Оно традиционно состоит из слов:
· «Дорогой г–н (или г–жа) + фамилия»;
· «Дорогой доктор + фамилия»;
· «Господа»;
· «Уважаемые господа»;
· «Уважаемый г–н + фамилия».
После вступительного обращения ставится запятая, а не восклицательный
знак, как принято в нашей практике.
В официальных письмах не принято обращаться на ты. К людям, занимающим
достаточно высокие посты, в таких письмах не следует обращаться на ты
даже в том случае, если в жизни вы с ними накоротке. В зависимости от
степени близости с корреспондентом обращение может начинаться словами:
«Уважаемый Джон» (имя), либо «Уважаемый Смит» (фамилия).Посылая письмо в
ФРГ, необходимо употребить обращение: «Дорогой г–н доктор (фамилия)».
А в Австрию и Швейцарию, например, достаточно написать «Дорогой г–н
доктор».
Следующей строкой после обращения принято обозначать тему письма. Для
этого достаточно поставить Re: (английское in Reference to —
относительно, что касается), Русский эквивалент – «касательно» или
«Kac.». Например; «Re: В ответ на ваш телекс oт 05 мая 1999 г.».
Если письмо касается только одной проблемы, то тему письма можно
обозначить и до обращения сразу после адреса. Если же переписка с
партнером ведется сразу по нескольким контрактам, то в таком случае было
бы удобнее сразу после однократного обращения обозначить темы письма и
этим разбить письмо на соответствующее число блоков. Например:
Дорогой г–н Смит,
Re: О ваших предложениях по проекту «Омега»;
Неоплаченные счета №№ 28765, 54б78;
О поставках картофеля в октябре 1998 г.
Однако более современным считается способ, при котором заголовок к
тексту письма просто подчеркивается или пишется заглавными буквами.
Например:
Дорогой г–н Смит,
О Ваших предложениях по проекту «Омега».
Дорогой г–н Смит,
О ваших предложениях по проекту «омега»,
Далее следует текст письма. В настоящее время все большую популярность
приобретает так называемый цельноблочный стиль, при котором абзацы не
начинаются с отступлением на 5 знаков, а даются вровень с левым полем
страницы так же, как и внутренний адрес, заголовок к тексту письма,
вступительное обращение и заключительная формула вежливости. Чтобы четко
отделить один абзац от другого, каждый новый абзац печатается не через
2, а через 3-4 интервала.
Заканчивается письмо обычно комплиментом. Если письмо официальное, как
правило, употребляется комплимент «Весьма искренне Ваш» («Very truly
yours»). В других случаях употребляется комплимент «Искренне Ваш»
(«Sincerely yours»). Можно в конце письма ограничиться добрыми
пожеланиями: «Наилучшие пожелания г-ну…», «С наилучшими пожеланиями»,
«Примите мои наилучшие пожелания» («My best regards») и т. д.
Этим комплиментам должны соответствовать, следующие обращения:Уважаемый
г–н (Dear Sir.) – С уважением, (Your faithfully.); Уважаемый г–и Браун,
(Dear Mr. Brown,) – Искренне Ваш, (Sincerely yours,); Многоуважаемый г–н
Браун, (Му Dear Mr. Brown,) – С искренним уважением, (Very truly yours).
При формулировке вступительного обращения и комплимента учитывается
принцип взаимности. Особенно это касается ответов на письма. В ответном
письме используются те же выражения, что и в присланном. Заключительная
форма письма зависит от степени близости корреспондентов, их отношений,
стиля общения и пр.
Под комплиментом ставится подпись с указанием под ней фамилии и
должности. В большинстве стран подпись на письме ставится с правой
стороны листа, как раз под заключительной формулой вежливости. Если
заключительный комплимент расположен с левой стороны (это практикуется в
Германии), то подпись ставится с левой стороны также под заключительной
формулой вежливости. Фамилия подписывающего письмо печатается на машинке
под его рукописной подписью. Расстояние между комплиментом и фамилией,
напечатанной на машинке, – 2-2,5 см.
Чтобы не ставить партнера в трудное положение с определением вашего
пола, желательно написать своё имя полностью.
Если после написания письма срочно надо сообщить о событиях, которые
произошли позже, то в этом случае в письме ставится P. S. (постскриптум)
и дописывается необходимая информация. В конце постскриптума снова
ставится подпись. Желательно, по возможности припиской в конце письма не
злоупотреблять.
Если к письму прилагаются какие-либо материалы или документы, то они
обычно перечисляются в левой нижней части письма на отдельной строке
после слова «Приложение (Enclosurе)». Например:
Приложение: 1. Контракт (5 л.)
2. Страховой полис (6 л. ).
Указание на рассылку копий (Carbon сору или СС) занимает отдельную
строку под приложением и появляется в письме, когда возникает
необходимость направить его по нескольким адресам. Например:
Копия: Г–ну С. Шатайло «Нацбанк».
Речевой этикет в документах.
Речевой этикет регламентирует словесные формулы приветствия, знакомства,
поздравления, пожелания, благодарности, извинения, просьбы, приглашения,
совета, предложения, утешения, сочувствия, соболезнования, комплимента,
одобрения; к речевому этикету относят также манеру разговаривать
(искусство вести беседу).
В культуре современного типа, в которой превыше всего ценится
возможность свободного выбора и полной реализации личности, «искусство
общения» заключается не столько в том, чтобы сохранить свой статус,
сколько в умелом и разумном приспособлении его к конкретной ситуации.
Наиболее высоко оценивается не буквальное соблюдение правил, а умение в
случае необходимости нарушать их. Вместо обязательных предписаний и
запретов ритуализованного поведения — творческое обыгрывание существенно
более мобильных норм.
Строго говоря, речевым этикетом может быть признан только такой этикет,
который предполагает возможность выбора. Вежливость начинается там, где
кончается целесообразность, хотя в вежливости, несомненно, есть
целесообразность более высокого порядка. Речевой этикет всегда
предполагает определенную избыточность, и с этим во многом связан его
художественный, эстетический характер.
Заключение.
Официально-деловой стиль представляет собой один из функциональных
стилей современного русского литературного языка: набор языковых
средств, предназначение которых – обслуживание сферы официально деловых
отношений. Деловая речь реализуется в виде письменных документов,
построенных по единым для каждой из их жанровых разновидностей правилам.
Типы документов различаются спецификой своего содержания, а
соответственно и своей формой; объединены они набором языковых средств,
традиционно используемых для передачи деловой информации. А всё это
очень важно в сегодняшнем бурно развивающемся деловом мире.
Список используемой литературы.
Русский язык и культура речи- под редакцией профессора
В.И.Максимова.М,2002 г.
Дифференциальные признаки официально-делового стиля на синтаксическом
уровне – И.С. Вольская. М, 1963 г.
Корреспонденция и делопроизводство – В.А.Бахарев, Г.Н. Корякин. М,
1970г.
Русский язык и культура речи – Н.Ю.Штрейкер. М, 2003г.
Нашли опечатку? Выделите и нажмите CTRL+Enter
