Інформатика (шпаргалка)

Операційна система MS WINDOWS

Робочі характеристики комп’ютера визначаються характеристиками
функціональних пристроїв, що входять до його складу, та програмним
забезпеченням. Основу програмного забезпечення складає операційна
система, яка являє собою сукупність програм, призначених для управління
всіма апаратними та програмними ресурсами і координації проходження
різноманітних завдань через комп’ютер. Операційна система слугує
ланцюгом, що з’єднує комп’ютер і людину, а також комп’ютер і прикладні
програми. ОС поділяються на одно- і багатозадачні, одно- і
багатокористувацькі, важливими характеристиками є розрядність і
спеціалізація. Існує багато операційних систем Windows(3.1, 3.11, 9x,
Me, NT, 2000, 2003, XP), Unix, Linux, Lindows, MacOS, OS/2, BeOS. Але
найбільш відомим для нас, звичайно, є WINDOWS.

Можна виділити основні ознаки MS WINDOWS: використовує 32-розрядний код,
що підвищує надійність та захищеність від відмов роботи. побудована на
основі спільної витискуючої багатозадачності — режим із розподілом часу,
при якому операційна система повністю контролює всі додатки і програми й
може втрутитися в роботу будь-якої з них, що значно підвищує
ефективність роботи. підтримує багатопоточність. підтримує режим
емуляції MS DOS, тобто може виконувати ті додатки і програми, які
працюють тільки у середовищі MS DOS. включає більш спрощені й
удосконалені засоби діагностики та оптимізації роботи. Підтримує
використання довгих імен файлів та папок (до 255 символів для імені та
розширення). Вклюдчає вбудовану можливість роботи у мережі. Максимально
спрощена процедура встановлення та настроювання нових периферичних
пристроїв. Передача даних на інші пристрої (мобільні телефони,
фотоапарати…) Вбудовані засоби роботи з аудіо-, відео- та
компакт-дисками Можливість виходу до мережі Інтернет

Перша версія WINDOWS з`явилася наприкінці 80-х років і залишилася
повністю непоміченою. Аналогічно трапилося і з наступною версією – лише
версія WINDOWS 3.0 (1992) зуміла пробити собі шлях до користувачів і
стати «продуктом року». А і ще через 2 роки були презентовані версії 3.1
і 3.11(остання включала підтримку мультимедіа і роботу в локальній
мережі). Запитання про те чи були перші версії насправді операційними
системами залишається відкритим, адже вони установлювалися на існуючу
ДОС і лише розширяли її можливості. Багато користувачів відносилися до
неї як до гри. Але з»явилася примітивна, але багатозадачність(хоча
кількість додатків, що могли бути запущені обмежувалася 2-3), а саме
головне – зник бар`єр у 640 кб оперативної пам`яті, але одночасно з цим,
система була досить нестабільною, часто «зависала» і виникала велика
кількість помилок.

У серпні 1995 року була представлена WINDOWS 95. Операційна система
вперше із надстройки для ДОСа перетворилася на повноцінну операційну
систему(так писали розробники). Нова операційна система стала 32
розрядною, користувачі могли хизуватися абсолютно новим графічним
інтерфейсом(більш елегантним, зручним і просто привабливим), вперше був
інтегрований програмно-драйверний комплекс DirectX, також система могла
сама розпізнавати досить велику кількість додаткових комплектуючих.
Літом 1996 року користувачі отримали нову версію OSR2 – було виправлено
багато помилок, додана підтримка ряду присторіїв і її користувачі могли
використовувати FAT32, що дозволяло зберігати місце на диску.

Розробка наступної версії розпочалася уже в 1996 році, але ОС під
кодовою назвою «Мемфіс» вийшла лише у 1998 році і логічно отримала назву
WINDOWS 98. Основні зміни відбулися в інтерфейсі – «Робочий стіл» став
більш красивим, а головне він був повністю інтегрований з Інтернетом.
Була стерта різниця між файлами на ПК і у Інтернеті за допомогою нової
програми – Internet Explorer. Були також розширені можливості роботи з
інтерфейсом, введена коректна робота з новими комплектуючими, WINDOWS98
включала значну кількість додатків. В кінці 1999 року з’явилася
WINDOWS98SE.

Чергова ОС WINDOWS ME спочатку розглядалася як розширена версія
попередниці і лише після її презентації стало зрозумілим, що були
внесені кардинальні зміни: ОС відмовилася від підтримки «Режиму MS-DOS»,
зросла стабільність роботи, серйозних змін зазнала система безпеки ОС,
невеликі, але досить важливі зміни були зроблені в структурі інтерфейсу.

Одночасно з розробкою «домашніх ОС» розроблялися і ОС для корпоративних
користувачів і локальній мережі. Так на арені у 1993 році з’явилася
WINDOWS NT(остання версія була випущена у 1998 році). Вона створювалася
я над стабільна, надійна ОС розрахована на роботу, але більшість її
переваг виявляється лише при роботі у мережі. Її наступницею стала
WINDOWS2000(стабільне ядро NT поєднувалося з інтерфейсом 98).
«Об’єднуючою» ОС стала WINDOWS ХР (якщо 2000 так і поширилася на
персональних ПК, то її наступниця існує в декількох версіях:Server,
Professional, Home). Вона може використовуватися і на 32 і на 64
розрядних ПК, має повністю налаштовує мий графічний інтерфейс,
інтелектуальне меню Пуск, кардинально була перероблена Панель
управління, нововведенням стала підтримка запису СД-дисків, є маса
мультимедійних нововведень і оновлень програм.

Логічним продовженням існуючих є кардинально нова версія – WINDOWS Vista
(вихід планується на 2007 рік разом з пакетом MS Office 2007).

Робочий стіл (Desktop).

Багато, хто запитує як знайти Робочий стіл. Не найти його просто
неможливо, все що можна побачити на екрані після запуску Windows – це
він і є. На ньому зібрані необхідні програми і інструменти, представлені
у вигляді значків. Деякі значки Робочого столу є обов’язковими: Мой
компьютер(дозволяє отримати доступ до наявних у системі дисків,
встановлених програм і т.д), Корзина(вилучаються видалені об’єкти).
Значки відповідають одному файлові – документові чи програмі. Вони
дозволяють «замінити» розширення файлу. Кожна програма має свій
унікальний значок, що дозволяє відрізняти її від інших. Значок може
означати не лише файл, але і директорію(папку, каталог). Клацнувши лівою
кнопкою миші ми можемо відкрити її у вигляді вікна, при цьому всі файли
будуть відображені у вигляді рядків значків з підписами(відповідні
назви). Їх можна перейменовувати, переміщати, видаляти чи копіювати.
Існують також посилання на файли – ярлики(містить стрілочку внизу
значка). Створити його можна декількома способами: перетягуванням або
використовуючи відповідний пункт Контекстного меню. Меню – це список
команд, які можна виконати для даного об’єкта, залежить воно від того на
якому об’єкті ми клацнули (звідси і контекстне). Воно завжди
закінчується пунктом Свойства, який дозволяє довідатися про властивості
даного об’єкта. Панель задач – майже невід’ємний атрибут Робочого
стола. На ній можна знайти 4 характерні елементи: кнопка
Пуск(універсальний засіб навігації по ПК), панель швидкого доступу,
кнопки відкритих вікон і додатків, панель індикації(годинник, мова, ряд
системних додатківі т.д.). Основними елементами робочого стола є вікна.
У WINDOWS існує 4 типи вікон – вікна папок, вікна додатків, діалогові
вікна і вікна довідкової системи. Кожен тип характеризується своїми
елементами і оформленням. Якщо екран перевантажений вікнами, потрібно
клацнути по пустому місцеві на панелі задач і обрати пункт Показати
робочий стіл – всі вікна будуть звернуті. Отже, робочий стіл дозволяє
максимально спростити роботу для користувача.

Вікна, піктограми.

Основними елементами робочого стола є вікна. У WINDOWS існує 4 типи
вікон – вікна папок, вікна додатків, діалогові вікна і вікна довідкової
системи. Вікна папок є свого роду контейнерами для збереження
об’єктів(файлів, інших папок – вкладених). Вони мають рядок заголовку,
рядок меню, панель інструментів, адресний рядок та рядок стану. Рядок
заголовку виконує декоративні, службові(перетягання вікна по екрану
здійснюється «взявшись» за цей рядок) та інформаційні(повідомляє з якою
саме папкою ми працюємо) функції. Залежно від настроювань переміщатися
може або тільки рамка, або вікно зі змістом. На правому краї рядка
розміщені кнопки керування розміром вікна. Це згортаюча(має вигляд _ –
дозволяє звернути вікно до розмірів кнопки на Панелі задач),
розгортаюча(розгортає вікно до розміру екрану) та закриваюча(має вигляд
х, дозволяє закрити непотрібне вікно) кнопки. На лівому краї рядка
розміщений Системний значок – клацнувши по ньому ми бачимо системне
меню. Під рядком заголовку розміщений рядок меню, він містить 6 команд
(Файл, Правка, Вид, Переход, Избранное, Справка). Клацання по кожній з
них викликає меню, яке містить команди для роботи з об’єктами, виглядом
вікна, навігації, отримання додаткової інформації. Панель інструментів
містить кнопки для виконання часто використовуваних команд(копіювання,
видалення і т.д.). Рядок адреси має величезне значення при роботі в
Інтернеті, з нього можна довідатися про місце знаходження об’єкта. На
його правому краї є кнопка, яка дозволяє побачити всю структуру дисків й
основних папок та швидко перейти до потрібного об’єкта. Робоча ділянка
вікна-це основна частина вікна папки, у якій відображаються значки
файлів і вкладених папок. Фактично всі інші елементи керування вікна
служать для роботи з об’єктами, що перебувають у робочій ділянці.
Останнім іде рядок стану – він є інформаційним і несе короткий опис
об’єктів вікна. Діалогові вікна призначені для керування системою та її
обслуговування. Коли потрібно змінити якісь параметри або надати
відповідь на запит використовуються діалогові вікна. Вони обов’язково
містять кнопку, що закриває і кнопку «Что это такое», яка дозволяє
звернутися до довідкової системи. Досить часто діалогові вікна мають
декілька вкладень. Вікна додатків – це фактично робоче поле, в межах
якого можна виконувати роботу з додатком: набирати, редагувати, керувати
відтворенням файлів. На відміну від рядку меню у папках, рядок меню у
додатках різниться від функціональних особливостей. Вікна довідкової
системи можна розглядати як різновид діалогових вікон. Вони містять
вкладки Содержание, Указатель и Поиск. Вікна довідкової системи мають
стандартні кнопки управління.

Піктограми або значки є невід’ємним атрибутом Робочого стола. Вони
дозволяють «замінити» розширення файлу. Кожна програма має свій
унікальний значок-піктограму, що дозволяє відрізняти її від інших.
Піктограма може означати не лише файл, але і директорію(папку, каталог).
Клацнувши лівою кнопкою миші ми можемо відкрити її у вигляді вікна, при
цьому всі файли будуть відображені у вигляді рядків значків з
підписами(відповідні назви). Існують також посилання на файли –
ярлики(містить стрілочку внизу значка). Створити його можна декількома
способами: перетягуванням або використовуючи відповідний пункт
Контекстного меню.

Властивості вікон: заголовна частина, системне меню, системні кнопки,
рамки, смужки прокрутки (Scrollbars).

Майже кожне вікно має невід’ємні складові (особливо це стосується вікон
папок). Рядок заголовку виконує декоративні, службові(перетягання вікна
по екрану здійснюється «взявшись» за цей рядок) та
інформаційні(повідомляє з якою саме папкою ми працюємо) функції. Залежно
від настроювань переміщатися може або тільки рамка, або вікно зі
змістом. На правому краї рядка розміщені кнопки керування розміром
вікна. Це згортаюча(має вигляд _ – дозволяє звернути вікно до розмірів
кнопки на Панелі задач), розгортаюча(розгортає вікно до розміру екрану)
та закриваюча(має вигляд х, дозволяє закрити непотрібне вікно) кнопки.
На лівому краї рядка розміщений Системний значок – клацнувши по ньому ми
бачимо системне меню – за допомогою якого ми можемо керувати
вікном(перемістити, розвернути), а подвійне клацання закриває вікно.
Наведення мишки на межі вікна дозволить змінити його розміри (значок
мишки набуває вигляду двонаправленої стрілки)- перетягуючи в потрібному
напрямі досягаємо бажаних розмірів. Смуги прокручування виникають, якщо
вміст вікна не може поміститися в робочій області. Їх можна уникнути
розгорнувши вікно чи перетягнувши його межі. Кожна смуга має кінцеві
кнопки(кнопки зі стрілками) і повзунок, що показує яка частина вікна
зараз переглядається. Порядок прокручування визначається клацанням на
одній із кінцевих кнопок. Клацання вище повзунка – прокручування вгору,
нижче – вниз. Аналогічно діє прокручування ліворуч і праворуч. Швидке
прокручування здійснюється за допомогою миші перетягуванням мовзунка.

Меню: головне меню, ієрархія підменю.

Клацнувши по кнопці Пуск ми бачимо Головне меню. У різних ОС вони мають
різний вигляд (ХР та МЕ), але принцип роботи залишається незмінним. У
останній версії колонок меню 2. І кожна складається з декількох частин.
«Шапка» показує під яким іменем ви ввійшли в систему, нижче розміщені
посилання на найбільш часто використовувані програми та додатки для
роботи з Інтернетом, закінчує список пункт Все программы. Інша колонка
містить пункти Недавние документы(список документів з якими працювали
протягом останніх сеансів), Мой компьютер(дублікат відповідної кнопки на
Робочому столі), Сетевое окружение(доступ до всіх комп’ютерів у
локальній мережі), Панель управления(доступ до налаштувань ОС),
Подключение(меню, що дозволяє вийти в Інтернет за наявності
налаштувань), Справка и поддержка(докладний електронний посібник по
Віндовз), Поиск(дозволяє знайти необхідні елементи за їх назвами,
змістом, даті створення), Выполнить(аналог командного рядка ДОС,
дозволяє запустити програму, ввівши її точну адресу). Низ меню пуск
містить кнопки Вихід із системи(не перезавантажуючи комп’ютер дозволяє
змінити користувача) і меню Выкючение(Выключение, Перезагрузка, Ждущий
режим). Пункт Все программы дозволяє не лише побачити встановлені
програми, але і використати Стандартні(Службові, Связь, Развлечения),
перегляд папки Авто загрузка, дозволяє побачити додатки, що
завантажуються при запускові системи. Запуск відповідних додатків
виконується клацанням по значку. У Віндовз 98 відповідне меню містить
наступні пункти: Программы, Избранное, Документы, Настройка(Панель
управления, Принтеры, Панель задач и меню Пуск, Свойства папки и т.д.),
Найти(Файлы и папки, компьютер, В Интернете), Справка, Выполнить,
Завершение сеанса, Завершение работы.

Панелі інструментів (Toolbars).

Панелі інструментів є не лише атрибутом вікон папок і містить часто
використовувані команди (Вперед, Назад, Пошук). Розміри значків на ПІ
можна змінювати. Якщо значки маленькі, то наведення кнопки викли
підказку, що виринає, з назвою кнопки. Нові версії багатьох програмних
продуктів містять власні ПІ. Також ПІ інструментів може містити кнопки з
випадаючими меню(праворуч від таких кнопок розташовані кнопки, позначені
стрілочкою). Прикладом панелі і інструментів є Швидкий запуск, куди ми
заносимо посилання на програми, до яких потрібен швидкий доступ-для
запуску достатньо лише одного натискання клавіші миші). Їх можна
ствоювати і самому. Для цього потрібно клацнути на Панелі задач і
вибрати пункт «ПІ», Створити ПІ. Додати значки можна з меню Пуск, з
Робочого столу чи з Провідника. Крім ярликів на ПІ можна додавати цілі
папки. ПІ дозволяє запустити програму навіть коли на Робочому столі
відкрито безліч вікон.

Маніпулювання вікнами: розміри, мінімізація та максимізація, розміщення
вікон на робочому

столі, смужка задач (Taskbar).

Вікна можуть мати як повно екранний так і віконний розмір. Для зміни їх
розміру ми можемо використовувати відповідні кнопки і мишку.На правому
краї рядка заголовка розміщені кнопки керування розміром вікна. Це
згортаюча(має вигляд _ – дозволяє звернути вікно до розмірів кнопки на
Панелі задач), розгортаюча(розгортає вікно до розміру екрану) та
закриваюча(має вигляд х, дозволяє закрити непотрібне вікно) кнопки.
Комбінація клавіш Win+D дозволяє згорнути всі вікна, аналогічну функцію
виконує відповідний значок на панелі Швидкого запуску. Комбінація
ALT+TAB дозволяє відкрити із потрібних, але згорнутих вікон. Якщо
клацнути по пустому місцеві на панелі задач і обрати пункт Показати
робочий стіл – всі вікна будуть звернуті. Наведення мишки на межі вікна
дозволить змінити його розміри (значок мишки набуває вигляду
двонаправленої стрілки)- перетягуючи в потрібному напрямі досягаємо
бажаних розмірів. Якщо на робочому столі досить багато вікон, то їх
можна відсортувати – потрібно клацнути по пустому місці на Панелі задач
і вибрати як потрібно сортувати вікна Каскадом, Зверху вниз, Зліва
направо. Якщо не було отримано бажаного результату, то перетягуючи вікна
за рядок заголовку ми можемо розмістити вікна так, як нам потрібно.
Панель задач – майже невід’ємний атрибут Робочого стола. На ній можна
знайти 4 характерні елементи: кнопка Пуск(універсальний засіб навігації
по ПК), панель швидкого доступу, кнопки відкритих вікон і додатків,
панель індикації(годинник, мова, ряд системних додатків і т.д.)

Концепція робочого поля.

Склад, структура й оформлення робочого поля вікна додатка визначаються
винятково функціональністю. Вікно може містити робоче поле для
розміщення документів (у текстовому редакторі Word) чи тільки елементи
керування додатком, як, наприклад, у додатках Калькулятор, Media Player
(Універсальний програвач) тощо. У багатьох вікнах є робоче поле з
панеллю інструментів й інших панелей (наприклад, у графічному редакторі
Paint).

Чимало додатків дає змогу відкривати всередині свого робочого вікна
кілька вікон для різних документів. У цьому разі кожне вікно документа
може мати свої власні елементи керування. Таким режимом роботи часто
користуються для одночасного редагування кількох документів з
перенесенням об’єктів з одного документа в інший через копіювання через
буфер обміну.

Кожне вікно документа має свої кнопки зміни розміру (кнопку, що згортає,
кнопку, що розгортає, і кнопку, що закриває), які розташовані всередині
вікна додатка. Особливість дії кнопки, що розгортає, документа вікна,
полягає в тому, що вона розгортає документ не на весь екран, а лише до
повного розміру вікна батьківського додатка, в якому відкритий документ.

Особливість кнопки, що згортає, в тому, що при згортанні документа він
не відкладається у вигляді кнопки на Панель завдань. Замість кнопки, що
закриває, краще використовувати Збереження і вихід з документа з меню
Файл. Це пов’язано з тим, що можливі помилки, коли замість кнопки, що
закриває документ, використовують кнопку, що закриває весь додаток.

Підлеглі вікна.

Окнами являются практически все видимые объекты (иногда и невидимые
тоже): окно приложения, окно документа внутри приложения, диалог,
элементы диалога и т.д. Окна приложений являются окнами верхнего уровня.
Окна, которые находятся внутри другого окна или вызываются из другого
окна, – например, окна документов внутри приложения, окно диалога,
вызванного некоторым приложением, элементы диалога внутри диалога –
являются подчинёнными, и для каждого из них определено родительское окно
– т.е. окно, внутри которого они находятся или из которого были вызваны.
Подчинённое окно может иметь свои подчинённые окна.

Windows Explorer: файли та папки, жорсткий та змінний диски, пошук
інформації на дисках, використання правої кнопки мишки.

Клацнувши правою кнопкою по Пуску і вибравши Провідник або вибравши його
у меню програми. Ми побачимо вікно програми Провідник, яке складається з
2 частин: ліва панель – навігаційна панель папок, на ній відображена
ієрархічна структура папок, права – панель змісту. Коли на лівій вкладці
відкрита папка, то справа відображається її вміст. Розгортання папок
відбувається клацанням по значках +/-. Файли-це об’єкти, що об’єднують
розміщену на диску інформацію одним ім’ям, каталоги можуть містити певну
кількість файлів і забезпечують полегшення роботи з останніми. Папки і
файли можна копіювати, видаляти, вирізати, переміщати, створювати. Для
цього, залежно від ситуації, ми можемо використовувати контекстне меню,
меню Файл. Для створення нового об’єкта досить клацнути по порожньому
місцеві на екрані і вибрати, що потрібно створити. Для виділення файлу
потрібно нажати ліву кнопку миші один раз, подвійне клацання відкриває
файл.

Копіювання: Пункт меню Правка/Копировать. Права кнопка мишки, пункт
Копировать Натискається сукупність клавіш CTRL+C. Потім викликається
диск і, якщо потрібно, папка, куди треба скопіювати зазначену папку.
Пункт меню Правка/Вставить Права кнопка мишки, пункт Вставить
Натискається сукупність клавіш CTRL+V переміщення; Використовуємо пункт
меню Правка/Переместить в папку, В Проводнику перетягуємо потрібний
об’єкт із одного каталогу в інший; Використовуємо команду Вырезать и
Вставить вилучення;Права кнопка миші по файлу, пункт Удалить, а потім
підтвердити видалення; Пункт меню Файл/Удалить Натиснути клавішу DEL.
відновлення; Відкрити Корзину. Вибрати потрібний файл і натиснути
Восстановить объект. перегляд.Для перегляду можна натиснути, перед цим
виділивши файл клавішу ENTER. Використати подвійне клацання лівою
кнопкою миші. Використати пункт Открыть контекстного меню Використати
пункт Файл/Открыть Використовуючи меню Вид ми можемо налашувати вигляд
папки: стиль відображення значків, їх розмір. В залежності від того диск
постійно підключений до ПК, а також від свого типу від може носити
статус змінного(УСБ-диски, МП3-плеери, дискети) і постійного (Жорсткий
диск). Диски характеризуються файловою системою. Різними типами файлових
систем є NTFS, FAT і FAT32. Файлова система Windows представляє собою
дерево каталогів: у кожній папці може бути створено декілька інших і
т.д.

Для пошуку файлів і папок використовуємо пункт Пуск/Поиск, якщо ми
можемо бачити РС, то аналогічний результат буде після натиснення кнопки
Ф3, або натиснувши кнопку Поиск на ПІ у вікні папки. Вікно пошуку
складається з 2 частин: справа ми вводимо критерії пошуку(частина назви
файлу, місце пошуку і т.д.), у правій частині – відображаються
результати пошуку.

У правої кнопки миші одна, але дуже важлива функція – виклик
контекстного меню, яке містить команди операцій, які ми можемо виконати
з файлом. Клацнувши по такому пункту лівою кнопкою миші відбудеться
виконання цієї команди.

Використання кількох мов.

ОС Віндовз дозволяє не лише виконувати декілька операцій одночасно, але
і використовувати декілька мов, особливо важливим це є для текстових
редакторів. мова введення – мова, вживана користувачем при введенні
даних. Не всі програми Windows підтримують цей параметр. При додаванні
нової мови введення додається і розкладка клавіатури для цієї мови. Для
встановлення додаткових мов потрібно перейти на Панель управления і
вибрати пункт Язик и региональные стандарты (ХР) або Клавіатура (98). На
вкладці Язики ми можемо додати новий зі списку, вибрати комбінацію
клавіш, яка дозволятиме змінювати мову(як правило це Shift+Ctrl,
Shift+Alt) та розкладку клавіатури. Потрібно зауважити, що для
використання східних мов потрібне встановлювання додаткових файлів.

Захист інформації: режим “тільки для читання”, використання паролів,
комп’ютерні віруси.

Оскільки Віндовз передбачає багатокористувацький режим. То
використовуючи пункт Свойства контекстного меню ми можемо встановити
атрибут тільки для читання. Аналогічний атрибут автоматично накладається
на файл, якщо ми його читаємо у мережі безпосередньо з іншого ПК.

Використання паролів дозволяє зберегти свій профіль від стороннього
втручання. Для цього ми можемо використати пункт Учетные записи
пользователей у Панелі управління, де для відповідного профілю можна
встановити пароль. Тепер при завантаженні системи, відповідний профіль
буде відкритий лише після введення паролю, для полегшення згадування
останнього можна встановити підказку.

Віруси є найбільш небезпечними для користувачів ПК. Як правило вони
поширюються, через вкладення у листах, з іншими документами. Відповідно
до цього розрізняють макровіруси(заражають офісні документи),
черви(поширюються через почтові програми, самі пересилають себе
контактам у Адресній книзі), поліморфні(змінюють свою структуру, чим
ускладнюють їх знайдення), троянські програми(досить часто посилають
важливу інформацію іншим користувачам – паролі, документи). Також віруси
різняться впливом на систему, вони можуть видавати лише якісь відео чи
звукові ефекти, а можуть знищити всю інформацію, чи взагалі пошкодити
обладнання. Для запобігання потрібно використовувати антивірусні
програми і постійно оновлювати їх базу, а також ретельно перевіряти
файли принесені з інших ПК.

Довідкова інформація (Help).

Довідкова система дозволяє отримати потрібну інформацію. Для запуску
потрібно перейти Пуск/Справка и поддержка або нажати в будь якому місці
клавішу Ф1. Вікна довідкової системи(Віндовз98) можна розглядати як
різновид діалогових вікон. Вони містять вкладки Содержание, Указатель и
Поиск. Якщо ми бажаємо просто ознайомитися з потрібною інформацією, то
можна переходити по «книжечкам», якщо відображається + – значить вона не
розгорнута і містить вкладену інформацію, – – уже відкрита. Коли нас
цікавить певний пункт, то можна використати вкладку Пошук – ввівши
потрібне слово і натиснувши пошук, внизу зліва ми побачимо результати
пошуку, натиснувши по потрібній статті – справа відкриється її зміст.

Основні функції текстового процесора MS Word.

Практично кожен користувач комп`ютера стикається з необхідністю
підготовки тих чи інших документів (листів, статей, службових
документів, звітів, рекламних матеріалів тощо). Зрозуміло, що ці
документи можна підготувати і без комп`ютера, наприклад на друкарській
машинці. Однак з появою персональних комп`ютерів стало значно простіше,
а отже, і вигідніше користуватися саме ними.

При застосуванні персональних комп`ютерів для підготовки документів
текст, що редагується, виводиться на екран і користувач може в
діалоговому режимі вносити в нього зміни, які відразу ж відображаються
на екрані комп`ютера. Потім при роздруковуванні виводиться правильно і
якісно оформлений текст, у якому враховані всі зміни, внесені
користувачем. У процесі редагування можна переносити фрагменти тексту з
одного місця документа в інше, використовувати кілька видів шрифтів для
виділення окремих ділянок тексту, задавати довільні міжрядкові пробіли,
вирівнювати межу тeксту і абзаци в ньому. При цьому комп`ютер
автоматично переносить слова на новий рядок, перевіряє правопис і
підбирає можливі синоніми, автоматично нумерує сторінки, друкує на
принтері потрібну кількість примірників документа. Найбільш поширеною
програмою для виконання даних операцій є MS Word. До традиційних засобів
форматування процесора Word належать: шрифтове оформлення документів,
управління вирівнюванням текстів на смузі набору, управління режимами
обтікання вбудованих об’єктів. У питаннях форматування особливої уваги
заслуговують унікальні можливості останніх версій Word у роботі з
таблицями. Розвиваючись від версії до версії, текстовий процесор
поступово набуває все нових і нових можливостей з автоматизації роботи з
документами: використання стилів оформлення абзаців і застосування
шаблонів документа, перевірка граматики та орфографії, створення
комплексних документів і документів злиття на основі табличних даних.
Наявність розвинутих засобів управління вставкою та текстовий документ
об’єктів, що підготовлені в інших додатках (креслень, малюнків, діаграм,
таблиць) певною мірою виводить Word за рамки звичайного текстового
процесора. Незважаючи на те, що програма не є системою електронної
верстки поліграфічних видань, маємо приклади, коли великі за обсягом
видання використовують її саме в цій ролі. В останні роки з’явився ще
один напрямок розширення операційного простору Word. У світлі загальної
орієнтації операційних програмних продуктів на взаємодію з Інтернетом,
Word підтримує концепцію гіпертекстових посилань і дає можливість
створити не лише друковані, а й електронні документи. Існує кілька
версій Word для Windows, кожна наступна версія сумісна, як правило, з
попередніми версіями і має додаткові можливості.

Введення та редагування текстів: об’єкти редагування, гарячі клавіші.

Уводити і редагувати можна тільки текст активного вікна.Уведення
символів. Перед уведенням символів слід вибрати шрифт, його розмір,
формат. Основні можливості форматування будуть розглянуті далі. Символи
клавіатури вводяться в позицію текстового курсора (мерехтливий
вертикальний штрих). Пересунути текстовий курсор можна за допомогою
клавіш керування курсором або за допомогою миші (покажчик миші перевести
в потрібну позицію і натиснути ліву кнопку).

Символи можуть вводитись у режимі заміни або вставки. У першому випадку
введений символ заміщає той, на якому знаходився курсор. У режимі
вставки частина рядка, що розміщена праворуч від курсора, зсувається на
одну позицію, і символ вводиться на звільнене місце. Переключення між
режимами здійснюється клавішею Ins. У режимі заміни індикатор ЗАМ рядка
стану має чорний колір, у режимі вставки — сірий. Після введення символу
курсор переміщається на одну позицію праворуч. Для вилучення символу
ліворуч від курсора слід тиснути клавішу Backspsece, а символу в позиції
праворуч від курсора — клавішу Del. При цьому курсор переміщується на
одну позицію ліворуч. Коли курсор стоїть у кінці рядка, то слово, яке не
вміщується в даному рядку, переноситься в наступний. У редакторі Word є
можливість переносити слова командою меню Сервис/Язьїк/Расстановка
переносов. На екрані з’явиться вікно діалогу. В цьому вікні можна
встановити дві опції: автоматичне перенесення слів у документі;
переносити слова з великих букв. Звичайно Word розділяє для перенесення
тільки слова з малих букв або слова, які починаються з великої букви.
Встановлення останньої опції дає змогу переносити слова, написані
великими буквами. Якщо в будь-якій позиції рядка натиснути клавішу
Enter, то редактор переходить на новий рядок з абзацу. Для переходу в
наступний рядок без створення абзацу слід натиснути комбінацію клавіш
Shift + Enter. Службові символи (закінчення рядка, закінчення абзацу та
ін.), як правило, на екран не виводяться. Користувач може включати
виведення цих символів відповідною кнопкою панелі інструментів
Стандартная. Поруч з автоматичною версткою рядків існує й автоматична
верстка сторінок. Як тільки рядки тексту не помістяться на одній
сторінці, вони автоматично перемістяться на наступну. На екрані між
сторінками буде видно штрихову розподільну лінію. Автоматична верстка
сторінок функціонує тільки тоді, коли у вікні діалогу Параметри
вкладника Общие встановлено прапорець Фоновая разбивка на страницьі.
Користувач може примусово ввести роздільник сторінок. Для цього слід
підвести курсор до рядка, з якого має починатися наступна сторінка, і
натиснути комбінацію клавіш Ctrl + Enter. На екрані з’явиться новий
розділ сторінок — штрихова лінія з написом Разрьів страницьі. Ці
розподільні лінії легко вилучити як звичайні рядки тексту.Переміщення за
текстом. Переміщуватися за текстом можна за допомогою миші,
використовуючи смуги прокрутки. Для переміщення є можливість
використовувати і такі клавіші:

—», < на символ праворуч, ліворуч; T, -і — на рядок вгору, вниз; PgUp, PgDn — на розмір вікна вгору, вниз; Home, End — на початок, закінчення рядка; Ctrl + Home, Ctrl + End — на початок, закінчення тексту. Виділення тексту. Виділення тексту є однією з важливих операцій, оскільки редагування можна виконувати тільки з виділеним фрагментом тексту. Для виділення тексту мишею слід встановити курсор миші на початок фрагмента, натиснути на ліву кнопку і, не відпускаючи її, перемістити курсор до кінця фрагмента. При цьому колір виділеного фрагмента інвертуватиметься. Подвійне натискування лівої кнопки миші виділяє слово, на якому встановлено курсор миші. Натискування лівої кнопки миші, коли курсор знаходиться біля лівої межі рядка, виділяє рядок, а подвійне натискування — весь абзац. Весь текст можна виділити, виконавши команду меню Правка/Вьіделить все. Фрагмент залишається виділеним, поки не буде виділений інший фрагмент. Для зняття виділення слід встановити курсор миші в будь-яке місце поза виділеним фрагментом і натиснути ліву кнопку миші. Фрагмент можна виділити і за допомогою комбінацій клавіш: Shift н—>, Shift + < виділення символу праворуч,
ліворуч від курсора; Shift + f, Shift + si — виділення рядка згори,
знизу від курсора;

Shift + Home, Shift + End — виділення тексту від курсора до початку,
кінця рядка; Shift + PgUp, Shift + PgDn — виділення фрагмента від
курсора до початку, кінця тексту. Редагування виділеного фрагмента.
Виділений фрагмент можна вилучити, перемістити, скопіювати. За таких
операцій часто використовують буфер обміну Word. Через цей буфер
редактор Word може обмінюватись інформацією з іншими програмами, що
працюють у середовищі Windows. Вилучити виділений фрагмент можна за
допомогою команди Правка/Вьірезать або .кнопки Вьірезать панелі
інструментів Стандартная. Фрагмент вилучається з тексту і поміщається в
буфер обміну. Текст з буфера обміну можна багаторазово читати. Цей текст
зберігається в буфері доти, доки в нього не буде занесено новий фрагмент
(це може зробити й будь-яка інша програма, що працює в середовищі
Windows). Вилучити виділений фрагмент можна і за допомогою клавіші Del,
але при цьому фрагмент у буфер обміну не заноситься. Вставка фрагмента з
буфера обміну здійснюється командою Пранка/Вставить або кнопки Вставить
панелі інструментів Стандартна. Фрагмент вставляється в позицію
текстового курсора. Перенести фрагмент можна за допомогою послідовно
виконаних двох команд: Правка/Вырезать і Правка/Вставить. Досить просто
можна перемістити фрагмент за допомогою миші. Для ці.ого слід встановити
курсор миші на виділеному фрагменті і, не підпускаючи натиснутої лівої
кнопки, перетягнути фрагмент на мине місце. Якщо тепер відпустити ліву
кнопку, то фрагмент буде переміщено. .Скопіювати фрагмент можна за
допомогою послідовно виконаних двох команд: Правка/Копировать і
Правка/Вставить. Під час виконання першої команди виділений фрагмент
переноситься в буфер обміну, але з тексту не вилучається. Копіювання їй
допомогою миші аналогічне переміщенню, але при цьому повинна бути
додатково натиснута клавіша Ctrl. Команди редагування діють і під час
роботи з документами в річних вікнах. Це дає змогу обмінюватися
фрагментами тексту між різними документами.

Оформлення текстів: сторінки, колонки, розділи, посилання, зміст,
індекс.

Для нумерації сторінок використовують команду Вставка/Номера страниц.
При цьому відкривається вікно діалогу Номера страниц. У списку Положение
необхідно вибрати місце розміщення номера сторінки, а в списку
Выравнивание — спосіб вирівнювання номерів сторінок. Встановлення
прапорця Номер на первой странице дозволяє виводити номер на першій
сторінці В полі Образец буде зображено приклад розміщення номера
сторінки. Кнопка Формат… відкриває вікно діалогу Формат номера
страницы, в якому, зокрема, можна встановити початковий номер сторінки
(поле начать с:).

Для вилучення номерів сторінок необхідно: Виконати команду
Вид/Колонтитулы, виділити номер сторінки в колонтитулі та натиснути
клавішу Delete. Натиснути кнопку Закрыть на панелі інструментів
Колонтитули.

Розділ — частина документа, в якій використовується певний формат
сторінки. Для зміни формату сторінки, колонтитула, нумерації сторінок
необхідно ввести в документ новий розділ. За замовчуванням документ
містить один загальний розділ. Щоб створити новий розділ, необхідно
вставити в документ маркер закінчення розділу (горизонтальна подвійна
штрихова лінія). Для цього слід встановити курсор у ту позицію
документа, де потрібно створити новий розділ і виконати команду
Вставка/Разрыв при цьому на екран виводиться вікно діалогу Разрыв, в
якому в полі Новый раздел потрібно вибрати необхідну опцію. Після
натискування кнопки ОК в рядку курсора з’явиться маркер закінчення
розділу у вигляді подвійної пунктирної лінії з текстом Разрыв раздела.
Для вилучення маркера кінця розділу необхідно його виділити і вилучити
звичайний виділений фрагмент.

Word надає можливість розбивати документ на два розділи й більше, в
кожному з яких може бути власне форматування сторінок. Вам знадобляться
розділи, якщо необхідно встановити різні параметри форматування сторінки
чи поля, для різних сторінок. За замовчуванням ці види форматування
застосовуються до всього документа. Є три типи розбивки на розділи. Вони
однаково діють на розмітку сторінки, але різняться в тому, де
розміщується текст, введений після розбивки. Со следующей страницы. На
текущей странице. С чётной страницы чи С нечётной страницы. У
звичайному режимі перегляду документа Word позначує межу розділу
подвійною горизонтальною лінією з оцінкою Разрыв раздела і наступну за
ним назву типу розриву. Ці мітки не будуть видимі ні в режимі перегляду
розмітки сторінки, ні в роздруковці. Для вставки лінії розриву: Виберіть
команду Вставка/Разрыв для відкриття діалогового вікна Разрыв. Виберіть
потрібний тип розбивки на розділи (виходячи з описаного вище). Натисніть
кнопку ОК. З лінією розриву можна працювати так само, як і з будь-яким
символом вашого документа. Для її видалення встановіть курсор ліворуч
від її і натисніть клавішу Delete чи встановіть курсор праворуч від неї
й натисніть клавішу Backspase. Лінія розриву стосується розділу, що
знаходиться перед ним; таким чином, коли ви видаляєте її з документа,
текст перед нею стає частиною наступного розділу, і це означає, що для
тексту будуть застосовні параметри форматування сторінки.

У програмі Word є чотири заздалегідь визначені режими створення
стовпчиків:два стовпчики рівної ширини;три стовпчики рівної ширини; два
нерівні за шириною стовпчики, причому ширший стовп чик розташовується
ліворуч; два нерівні за шириною стовпчики, причому ширший стовпчик
розташований праворуч. Ви можете застосувати будь-який вид форматування
колонок до всього документа, до поточного розділу, до виділеного тексту
чи до тексту від поточної позиції курсора до кінця документа. Для цього
слід виконати такі операції: Якщо ви хочете розбити на стовпчики лише
частину документа, виділіть текст, що потрапить у стовпчики, чи
встановіть курсор у позицію, з якої починатиметься розбивка на
стовпчики, Word вставить лінію розриву, якщо потрібно. Виберіть команду
Формат/Колонки… для відкриття діалогового вікна Колонки. У ділянці
вікна Тип виберіть потрібний вам формат стовпчиків, клацнувши на
піктограмі з його зображенням. За допомогою списку, що розкривається, чи
поля Применить вкажіть, до якої частини документа застосувати розбивку
на стовпчики: Ко всему документу. К этому разделу, До конца документа.
Word вставить лінію розриву замість поточної позиції курсора і застосує
розбивку на стовпчики до останнього розділу документа. Встановіть
прапорець Разделитель для виведення вертикальної лінії між колонками (як
у газеті). Натисніть кнопку ОК. Ви можете змінювати вже існуючі
стовпчики: їх число, ширину й інтервал між ними. Для цього виконайте
такі операції: Встановіть курсор у стовпчик, який хочете змінити.
Виберіть команду Формат/Колонки… для відкриття діалогового вікна
Колонки… Зміна параметрів у діалоговому вікні вплине на формат
обраного вами стовпчика. Для того, щоб перетворити текст, розбитий на
стовпчики, у звичайний текст (тобто в один стовпчик), виконайте такі
дії. Виділіть текст, що ви збираєтеся перетворити, в один
стовпчик.Виберіть команду Формат/Колонки… для відкриття діалогового
вікна Колонки. В ділянці Тип клацніть на піктограмі одна. Натисніть
кнопку ОК.

Під час роботи з документом можна вставити посилання, просто набравши
його адресу і дозволивши програмі Word автоматично розпізнати її, як
описано вище. Найлегший шлях — використовувати команду
Вставка/Гиперссылка… Ви зможете зв’язатися з файлами Internet,
документами Word та іншими типами файлів. Для цього: 1. Виберіть команду
Вставка/Гиперссылка чи натисніть клавіші Ctrl + К або кнопку Добавить
гиперссылку на стандартній панелі інструментів. З’явиться діалогове
вікно Добавить гиперссылку. 2. Якщо ви знаєте адресу посилання, наберіть
її в текстовому полі Связать с файлом/URL, для зазначення адреси на
жорсткому чи мережному диску натисніть кнопку Обзор… і використовуйте
діалогове вікно Связать с файлом. 3. Якщо ви хочете додати посилання на
певний об’єкт файла, наприклад, на закладку файла Word, уведіть ім’я в
текстовом) полі Имя объекта в документе чи натисніть на кнопці Обзор для
перегляду списку об’єктів, доступних у файлі, обраному на кроці 2. 4.
Натисніть кнопку ОК.

Створення змісту починається з застосування вбудованих стилів заголовків
(«Заголовок 1—9») до заголовків, які варто включити в зміст. За бажання
замість убудованих стилів заголовків можна використовувати стилі
структури чи користувальницькі стилі. Зміст зручно використовувати для
швидкого переміщення по документу, що переглядається на екрані: для
переходу до будь-якого заголовка документа досить клацнути відповідний
йому номер сторінки в змісті.

Створення змісту з використанням убудованих стилів заголовків:У
документі застосуйте вбудовані стилі заголовків («Заголовок 1» —
«Заголовок 9») до заголовків, які варто включити в зміст. Клацніть у
тому місці документа, куди варто вставити зміст. Виберіть команду
Оглавление и указатели в меню Вставка, а потім — вкладку Оглавление.
Виберіть потрібний вид змісту зі списку Вид.Відновлення покажчика: 1.
Помістіть курсор у будь-яке місце покажчика, який варто оновити. 2.
Натисніть клавішу F9. Якщо покажчик оновлюється цілком, будуть втрачені
всі дані та форматування, внесені в нього вручну.

Створення предметного покажчика починається з позначки елементів
покажчика (слів, фраз чи символів) у документі. Далі потрібно вибрати
вигляд покажчика, після чого скласти покажчик. Word знайде всі позначені
елементи, відсортує їх за алфавітом, додасть відповідні номери сторінок,
видалить повторювані елементи і відобразить покажчик у документі.

Створення предметного покажчика починається з позначання елементів
покажчика в документі. До покажчика можуть бути включені слова, фрази,
символи, посилання на фрагменти тексту, що займають кілька сторінок, а
також перехресні посилання.Включення слів і фраз до предметного
покажчика: Виділіть текст, який ви бажаєте використовувати як елемент
предметного покажчика. Щоб увести довільний текст як елемент покажчика,
клацніть у те місце, куди потрібно вставити елемент покажчика. Натисніть
клавіші Alt + Shift + X. Щоб створити основний елемент покажчика,
введіть чи змініть текст у полі Основной элемент. Щоб створити
додатковий елемент покажчика, уведіть текст у поле Дополнительный. Щоб
додати елемент третього рівня, у поле Дополнительный уведіть текст
додаткового елемента покажчика, поставте двокрапку, а потім уведіть
текст елемента третього рівня. Натисніть кнопку Пометить.

Щоб відзначити всі входження зазначеного тексту в документі, натисніть
кнопку Пометить все. Продовжуйте позначати потрібний текст. До
закінчення процесу позначання елементів покажчика діалогове вікно
Определение елемента указателя залишається відкритим. Якщо натиснута
кнопка Пометить все, буде позначено перше входження згаданого тексту (з
урахуванням регістра букв) у кожному абзаці. Усі позначені елементи
покажчика вставляються у вигляді полів {ХЕ}, оформлених схованим
текстом. Якщо поля {ХЕ} не видно на екрані, натисніть кнопку
Непечатаемые символы. Допускаються до форматування елементи предметного
покажчика за позначень: підкреслення назв розділів, виділення номерів
сторінок напівжирним шрифтом і т. ін.

Меню, панелі інструментів та команди.

Меню – список команд, що відображається при виборі імені меню в рядку
меню або на іншій панелі інструментів, містить список команд. Поряд з
деякими з цих команд є значки, що дозволяють швидко пов’язати команду із
значком. Більшість меню знаходяться в рядку меню(Файл, Правка, Вид,
Вставка, Формат, Сервис, Таблица, Окно, Справка.), який є панеллю
інструментів, розташованою у верхній частині екрану. Панелі інструментів
можуть містити кнопки, меню або кнопки разом з меню.

Microsoft Office автоматично настроює меню і панелі інструментів
відповідно до частоти використання команд. При першому запуску додатку
Office відображаються всі команди. Потім, у міру роботи, меню і панелі
інструментів настроюються так, щоб відображати тільки найбільш часто
використовувані команди. Щоб знайти команду, яка використовується рідко
або взагалі ніколи раніше не використовувалася, клацніть стрілки в
нижній частині меню, щоб відобразити повний список команд. Для
розгортання меню також можна двічі клацнути його назву. При розгортанні
одного меню всі меню відображаються повністю до тих пір, поки не буде
вибрана команда або виконана інша дія. При виборі команди в розгорненому
меню ця команда негайно додається в скорочену версію меню. Якщо команда
використовуватиметься рідко, вона буде видалена з скороченої версії
меню.

Панели інструментів можна розташувати один за одним в одному рядку.
Наприклад, при першому запуску додатку Microsoft Office панель
інструментів Стандартна розташовується поряд з панеллю інструментів
Форматування. При розміщенні в одному рядку декількох панелей
інструментів може не хапати місця для відображення всіх кнопок. В цьому
випадку відображаються найбільш часто використовувані кнопки.

Можно змінити розміри панелі інструментів, щоб на ній поміщалися більше
кнопок, а можна відобразити всі кнопки. Для проглядання списку кнопок,
що не поміщаються на вбудованій закріпленій панелі інструментів,
натисніть кнопку Параметри панелей інструментів в кінці цієї панелі
інструментів. При використанні кнопки, яка не відображається на панелі
інструментів, ця кнопка переміщається на панель інструментів, а інша
кнопка, яка давно не використовувалася, переміщається в список Параметри
панелей інструментів.

Отображение панелі інструментів: клацніть правою кнопкою миші по
вільному місці на панелі інструментів, а потім виберіть в контекстному
меню назву панелі інструментів, яку потрібно показати; якщо назва
потрібної панелі інструментів відсутня в контекстному меню, натисніть
кнопку із стрілкою Настройка, перейдіть на вкладку Панелі інструментів і
виберіть потрібну панель інструментів в списку Панелі інструментів. Або
виконати команду Вид/Панели инструментов і обрати потрібну панель.

Видалення панелі інструментів: Клацніть правою кнопкою миші панель
інструментів, потім зніміть прапорець зліва від панелі інструментів, яку
потрібно приховати. Щоб швидко приховати переміщувану панель
інструментів, натисніть кнопку Закрити на цій панелі інструментів.

Збереження документу, редагування існуючого документу.

Для збереження документу встановіть покажчик миші на кнопці із
зображенням дискети і натисніть кнопку миші або виберіть у меню
Файл/Сохранить, чи Сохранить как. У другому випадку потрібно буде також
вибрати місце збереження документа та ввести його назву, його формат.
Для збереження документу можна використовувати відповідні комбінації
клавіш. Для збереження резервної копії потрібно: В меню Сервис выберите
команду Параметры, а затем откройте вкладку Сохранение. Установите
флажок всегда создавать резервную копию. Часте збереження, що
виконується регулярно, також скорочує час підсумкового збереження
документа на диску в кінці сеансу роботи. Для цього можна виконати
наступні дії: В меню Сервис выберите команду Параметры, а затем откройте
вкладку Сохранение. Установите флажок автосохранение каждые. В поле
минут укажите нужный интервал сохранения файлов. Чем чаще сохраняются
файлы, тем больше данных можно восстановить в случае падения напряжения
или подобной аварии во время работы над файлом Таким чином, ви ще й
заощаджуєте час, що також важливо. До того ж, цей спосіб зручний ще й
тим, що Word автоматично приєднує новий збережений фрагмент до
матеріалу, який уже є за замовчуванням. Якщо необхідно зберегти
результати роботи у вигляді різних варіантів, можна давати ім’я файлу,
кожен раз дещо змінюючи його — наприклад, присвоюючи йому номер, або
доповнюючи ім’я іншою літерою абетки. Таким чином, якщо є необхідність,
ви завжди можете повернутися до більш ранньої версії та порівняти
варіанти. Будь-який текст, який був збережений під певним іменем, можна
завантажити для перегляду або редагування. Для цього подати команду
Файл/Открыть або вибрати значок папки на ПІ— на екрані з’явиться вікно
діалогу Открытие документа, в якому можна вказати диск, папку, файл.
Опція Тип файла дає можливість завантажувати документи у форматі,
відмінному від формату Word. Процедура вибору формату подібна до
аналогічної процедури для вікна діалогу Сохранить как.

Форматування сторінок, попередній перегляд, режими відображення.

Форматування сторінки здійснюється для того, щоб визначити вигляд кожної
сторінки документа. Форматування сторінки передбачає встановлення таких
параметрів, як розмір сторінки, орієнтація і поля. Щоб змінити параметри
сторінки, виконайте команду Файл та її опцію Параметры страницы. На
екрані з’явиться дiалогове вікно Параметры страницы з чотирма
вкладеннями : Поля, Размер бумаги, Источник бумаги і Макет.В усіх
вкладеннях є кнопка По умолчанию, список Применить і вікно
попереднього перегляду Образец . Кнопка По умолчанию використовується
для того, щоб змінювати параметри, встановлені у Word за замовчуванням.
(Якщо ви працюєте з іншим шаблоном, а не з визначеним за замовчуванням
шаблоном Обычный , то зміни будуть збережені в шаблоні, з яким ви
працюєте в даний момент.) Встановлені параметри застосовуються до
різноманіт-них частин документа, що зазначаються в списку Применить.
Якщо вибрати пункт Ко всему документу, то встановлені параметри будуть
застосовані до всього документа, а якщо вибрати пункт До конца
документа, то тільки для тієї частини документа, що розміщена нижче від
курсора. Вікно попереднього перегляду Образец використовується для того,
щоб дізнатися, який вигляд матиме сторінка при друці. У вкладенні Поля
встановлюються розміри полів сторінки, відстані від краю сторінки до
тексту. (Пам’ятайте, що якщо ви додатково встановлюєте абзацні відступи,
то вони відраховуються від вже встановлених полів.) Зверніть увагу на
те, що якщо ви встановите пра-порець опції Зеркальные поля, то поля
Левое і Правое зміняться на поля Внутри і Снаружи. Якщо сторінки
повинні мати дзеркальні поля (при двосторонній верстці), встановіть
прапорець опції Зеркальные поля. Ця опція використовується при
друкуванні на обох боках сторінки. Після встановлення цієї опції
внутрішні поля сторінки будуть дорівнювати зовнішнім. Введіть значення в
поле Переплет . В розділі От края до колонтитула вказується відстань від
краю аркуша до верхнього та нижнього колонтитулів. У списку Применить
виберіть опцію Ко всему документу, щоб застосувати встановлені параметри
сторінки до всього документа, або опцію До конца документа, щоб
змінилась тільки частина документа, яка залишилася. У вкладенні Размер
бумаги можна вибрати один з указаних розмірів паперу. Наприклад,
виберіть пункт Специальный , щоб задати нестандартний розмір паперу, і
вкажіть висоту і ширину сторінки в полях Ширина і Висота. Орієнтація
сторінки (книжкова чи альбомна) визначається в розділі Ориентация . У
вкладенні Источник бумаги є два списки: Первая страница і Остальные
Страницы. В цих списках визначають, з яких лотків буде подаватися папір
при друкуванні першої сторінки і решти сторінок документу. ( Якщо у
вашого принтера є тільки один лоток, використовуйте встановлення за
замовчуванням.) Якщо виконати команду Файл та її опцію Предварительный
просмотр або клацнути мишкою на кнопці Предварительный просмотр, то
користувач побачить на екрані документ у тому вигляді, в якому він буде
роздрукований .

Word пропонує кілька режимів перегляду. Ми розглянемо лише найважливіші
з них.Під час відкриття нового документа Word за замовчуванням
відображає його в нормальному режимі. Як правило, в цьому режимі
здійснюється введення і форматування тексту, будуть відображені всі
елементи форматування. Проте макет сторінки (поля сторінки, формат
паперу і т. ін.) відображається в спрощеному вигляді. Для переходу до
нормального режиму потрібно виконати команду Вид/Обычный або натиснути
крайню ліву кнопку горизонтальної смуги прокрутки. Окремим випадком
нормального режиму є режим чернетки. В ньому не форматуються шрифти, що
зменшує час на виведення документа. Для переходу в цей режим потрібно
виконати команду Сервис/Параметры й у вікні діалогу Параметры, вкладка
Вид встановити прапорець Черновик. Режим перегляду розмітки сторінок
використовують у процесі оформлення тексту. В цьому режимі текст можна
побачити на екрані в тому вигляді, в якому він буде надрукований. Для
переходу в режим розмітки сторінок слід виконати команду Вид/Разметка
страницы або натиснути третю зліва кнопку на горизонтальній смузі
прокрутки. Засіб програми Word під назвою Предварительный просмотр дає
змогу побачити документ на екрані таким, яким він буде роздрукований.
Хоча режим розмітки сторінки також показує ваш документ в остаточному
вигляді, режим попереднього перегляду пропонує кілька додаткових
функцій, що можуть вам знадобитися. Для того, щоб запустити попередній
перегляд, виберіть Файл/Предварительный просмотр чи клацніть на кнопці
Предварительный просмотр стандартної панелі інструментів. Поточна
сторінка з’явиться у вікні Предварительный просмотр. Під рядком меню
з’явиться панель інструментів Просмотр печати. Натисніть клавішу PageUp
чи PageDown, чи використовуйте смугу прокрутки для перегляду інших
сторінок документа. Кнопки панелі мають таке призначення: Печать —
друкування документа; Лупа — курсор набирає вигляду лупи, і документ в
районі лупи зображується в збільшеному вигляді; Одна страница —
відображення однієї сторінки документа. Натисніть кнопку Одна страница
для перегляду однієї сторінки; Несколько страниц — відображення кількох
(до шести) сторінок. Клацніть на кнопці Несколько страниц і, не
відпускаючи кнопку миші, перетягніть покажчик, виділивши стільки
піктограм сторінок, скільки вам потрібно бачити на екрані одночасно;
Масштаб — збільшення (зменшення) розміру відображува них сторінок.
Клацніть на стрілці Масштаб і виберіть із запропонованого списку
потрібне вам збільшення; Линейка — управління відображенням координатної
лінійки. Натисніть кнопку Линейка, щоб з’явилася лінійка. Ви її зможете
використовувати для встановлення полів і відступів; Подгонка страниц —
спроба скоротити кількість сторінок на одну за рахунок ущільнення
тексту. Натисніть кнопку Подгонка страниц, якщо на останній сторінці
вашого документа кілька рядків тексту. Word спробує форматувати текст
таким чином, щоб кількість сторінок документа зменшилася на одну; Во
весь экран — розширення вікна документа на весь екран. На екрані, крім
вікна документа, залишається тільки панель

інструментів Просмотр печати. Повторне натискування цієї кнопки
надасть екрану початкового вигляду; Закрыть — повернення до нормального
режиму перегляду. Натисніть кнопку Закрыть чи клавішу Esc, щоб вийти з
режиму попереднього перегляду. Щоб збільшити частину документа,
натисніть кнопку Увеличение, а потім клацніть на документі. Натисніть
кнопку Печать, щоб роздрукувати документ. Клацніть на ній ще раз, щоб
повернутися до звичайного вигляду документа.

Технологія “розрізай та склеюй”.

Сравнение и объединение документов

Открытие документа В меню Сервис выберите команду Сравнить и объединить
исправления. Выберите документ, который нужно сравнить с копией уже
открытого документа. Щелкните стрелку рядом с кнопкой Объединить, а
затем выполните одно из следующих действий. Чтобы отобразить результаты
сравнения в выбранном документе, выберите команду Объединить.Чтобы
отобразить результаты в текущем документе, выберите команду Объединить в
текущий документ. Чтобы отобразить результаты в новом документе,
выберите команду Объединить в новый документ. Примечания Чтобы
обеспечить получение наилучших возможных результатов объединения,
установите флажок сохранить случайное число для повышения точности
слияния на вкладке Безопасность диалогового окна Параметры (меню Сервис,
команда Параметры). Если разные версии документа были сохранены в одном
файле с помощью команды Версии (меню Файл), то для сравнения текущей
версии этого документа с одной из предыдущих версий необходимо сохранить
эту предыдущую версию как отдельный файл с другим именем.

Объединение и разбиение вложенных документов В меню Вид выберите команду
Структура.

Если вложенные документы свернуты, на HYPERLINK
“mk:@MSITStore:C:\\Program%20Files\\Microsoft%20Office\\OFFICE11\\1049\\
wdmain11.chm::/html/wohowMergesubdocuments1.htm” \l “#” панели
инструментов Структура нажмите кнопку Развернуть вложенные документы.
Если вложенные документы заблокированы, снимите блокировку.

Объединение: Если значок вложенного документа не отображается, нажмите
кнопку Главный документ на панели инструментов Структура.Поместите
вложенные документы, которые следует объединить, рядом.

Выделите первый из документов, которые следует объединить, щелкнув его
значок.

Нажмите клавишу SHIFT и, удерживая ее, щелкните последний значок в
группе вложенных документов, подлежащих объединению.

На панели инструментов Структура нажмите кнопку Объединить вложенные
документы.

Примечания

При сохранении HYPERLINK
“mk:@MSITStore:C:\\Program%20Files\\Microsoft%20Office\\OFFICE11\\1049\\
wdmain11.chm::/html/wohowMergesubdocuments1.htm” \l “#” главного
документа объединенному вложенному документу автоматически
присваивается имя первого из исходных документов.

HYPERLINK
“mk:@MSITStore:C:\\Program%20Files\\Microsoft%20Office\\OFFICE11\\1049\\
wdmain11.chm::/html/wohowMergesubdocuments1.htm” \l “#” Разбиение:
Создайте заголовок для нового документа. Присвойте заголовку встроенный
HYPERLINK
“mk:@MSITStore:C:\\Program%20Files\\Microsoft%20Office\\OFFICE11\\1049\\
wdmain11.chm::/html/wohowMergesubdocuments1.htm” \l “#” стиль заголовка
или HYPERLINK
“mk:@MSITStore:C:\\Program%20Files\\Microsoft%20Office\\OFFICE11\\1049\\
wdmain11.chm::/html/wohowMergesubdocuments1.htm” \l “#” уровень
структуры . Выберите заголовок для нового вложенного документа. На
панели инструментов Структура нажмите кнопку Разбить вложенный документ.

Меню Insert (вставити).

Меню Вставка є одним з меню, що містить Microsoft Word. Для того, щоб
відкрити цей пункт меню треба клацнути по ньому мишкою, або набрати
комбінацію Alt+a, або натиснути F10 і мишкою виділити цей пункт меню.
Його функції – вставка в документ малюнків(Рисунок), поточної дати і
часу(Дата и время…), номерів сторінок (Номера станиц…), кінця
колонки, сторінки, розділу (Разрів…), автотексту (Атотекст), поля
(Поле…), символів, яких нема на клавіатурі (Символ…), пиміток,
анотації (Примечание), зносок (Сноска…). назви для позначених об’єктів
(Название…), посилань на абзац (Перекрестная ссілка…), зміст
документа та створення алфавітного покажчика (Оглавление и
указатели…), надпис (Надпись…), зміст з вибраного файла (Файл…),
об’єктів з інших програм-додатків (Объект), створення закладки
(Закладка), створення гіперпосилання (Гиперссылка).

Шаблони, стилі та форматування документу.

У шаблонах зберігаються стандартні тексти, панелі інструментів, макроси,
сполучення клавіш, стилі й елементи списку автотексту. Найпростіший
спосіб створити шаблон — відкрити документ, що містить елементи, які
потрібно використовувати повторно, і зберегти його як шаблон. Якщо
зберегти шаблон у папці «Шаблоны», то він з’явиться на вкладці Общие у
разі вибору команди Создать (меню Файл). Якщо зберегти шаблон в одній з
папок, вкладених у папку Шаблоны, наприклад, Записки чи Отчеты, то,
обравши команду Создать, матимемо його на вкладці з відповідною назвою.
Щоб створити новий шаблон на основі існуючого документа, виберіть
команду Открыть в меню Файл, а потім відкрийте потрібний документ. Щоб
створити новий шаблон на основі існуючого, виберіть команду Создать в
меню Файл. Виберіть шаблон, схожий на новостворюваний, установіть
перемикач Новый документ у положення Шаблон, а потім натисніть кнопку
ОК. Виберіть команду Файл/Сохранить как. Виберіть значення Шаблон
документа в полі Тип файла. Це значення автоматично з’явиться у разі
збереження файла, для якого під час створення був установлений тип
Шаблону.

За замовчуванням у полі Папка відкриється папка Шаблоны. Щоб побачити
список шаблонів на окремій вкладці в діалоговому вікні Создание
документа, відкрийте одну з папок, вкладених у папку Шаблоны. Введіть
ім’я для нового шаблону в полі Имя файла і натисніть кнопку Сохранить.
Додайте текст чи малюнки, що повинні з’являтися в усіх нових документах,
що базуються на цьому шаблоні, і видаліть усі елементи, що не повинні
з’являтися в документах. Внесіть необхідні зміни в розміри полів і
сторінок, визначте орієнтацію сторінок, стилі й інші параметри
форматування. Натисніть кнопку Сохранить, а потім виберіть команду
Закрыть в меню Файл. Щоб зробити елементи списку автотексту і макроси
доступними лише для документів, що базуються на новому шаблоні,
збережіть їх у новому шаблоні, а не в шаблоні Обычный.Зміна шаблону:

Виберіть команду Файл/Открыть, а потім відкрийте шаблон, що потрібно
змінити. Якщо в діалоговому вікні Открытие документа немає списку
шаблонів, виберіть значення Шаблон документа в полі Тип файла. Змініть
будь-які з наявних у шаблоні написи, малюнки, стилі, формати, макроси,
елементи списку автотексту, панелі інструментів, настроювань меню і
сполучень клавіш. Натисніть кнопку Сохранить. Внесені в зміст і
форматування шаблону зміни позначаються на всіх нових документах,
створених на основі даного шаблону; існуючі документи не зміняться.
Змінені стилі будуть оновлені в існуючих документах, тільки якщо
встановлено прапорець Автоматически обновлять етили документа.
Встановіть цей прапорець у вікні Шаблоны и надстройки, що викликається у
разі вибору команди Сервис/Шаблоны и надстройки в меню.

Стиль — це іменований і збережений набір параметрів форматування. Стилі
задають зовнішній вигляд різних елементів тексту в документі, наприклад,
заголовків, підписів під малюнками й основним текстом. Стилі дають
можливість застосувати до абзацу чи слова цілу сукупність атрибутів
форматування за одну дію. Якщо потрібно змінити форматування якогось
одного елемента тексту, то досить змінити стиль, що був застосований до
цього елемента. Стилі значно полегшують форматування документа. Крім
того, з їх допомогою створюються структури і змісти. Якщо,
використовуючи стилі, потрібно змінити зовнішній вигляд тексту,
відформатованого за допомогою одного зі стилів, то досить перевизначити
цей стиль. Нехай, наприклад, під час форматування всіх заголовків у
документі використовувалися вирівнювання по лівому краю та напівжирний
шрифт «Arial Суг» розміру 14. Тоді, щоб пізніше змінити форматування на
вирівнювання по центру і шрифт «Arial Cyr» розміру 16, зовсім не
потрібно буде застосовувати форматування до кожного заголовка. Досить
буде змінити властивості стилю. Стилі автоматично створюються в процесі
набору документа, якщо встановлений прапорець Определять стили (команда
Автозамена меню Сервис, вкладка Автоформат під час введення). При цьому
Word автоматично відстежує тип форматування та розташування тексту, а
потім застосовує зв’язаний з цим форматуванням стиль. Наприклад, під час
набору в рядку лише кількох слів, збільшення розміру шрифту і
вирівнювання тексту по центру може бути застосований стиль заголовка.
Стилі, що були створені автоматично, можна перевизначити. Крім цього, є
можливість автоматичного відновлення створених стилів. Word відстежує
зміну тексту, в якому міститься стиль, а потім оновлює стиль і змінює
форматування всіх елементів тексту з цим стилем. За бажання автоматичне
створення та відновлення стилів може бути вимкнуто. Стилі також
застосовуються для створення змісту і структур. Наприклад, у разі вибору
команди Оглавление и указатели в меню Вставка Word автоматично створює
зміст документа на основі заголовків.

У програмі Word є кілька визначених стилів, але можна створювати власні.

Word має два типи стилів: 1.стилі абзацу застосовують до цілих абзаців;
ці стилі можуть містити в собі всі елементи форматування, що стосуються
абзацу: шрифт, міжрядковий інтервал, відступи, табулятори, рамки і т.
ін. Стиль є в кожного абзацу. Стиль абзацу, використовуваний за
замовчуванням, називається Normal.2. стиль символу застосовується до
будь-якої частини тексту і містить у собі будь-які елементи
форматування, що впливають на зовнішній вигляд символу: гарнітуру та
розмір шрифту, його накреслення тощо (одне слово, будь-які параметри
форматування,які можна задати у вікні команди Формат/Шрифт). Не існує
стилю символу, використовуваного за замовчуванням. Коли застосовують
стиль символу, його параметри форматування застосовуються на додаток до
вже встановленого. Приміром, якщо ви застосуєте стиль символу з
напівжирним накресленням до речення, вже відформатованого курсивом,
слова будуть виділені напівжирним курсивом. Для того, щоб присвоїти
стиль абзацу відразу кільком абзацам, потрібно їх виділити. Для
присвоєння стилю абзацу одному абзацу потрібно установити курсор
де-небудь у його межах. Для присвоєння якого-небудь стилю символу
текстовому блоку виділіть останній, а потім виконайте такі операції: 1.
Клацніть на кнопці зі стрілкою в списку, що розкривається, Стиль панелі
форматування для перегляду списку всіх доступних стилів, у якому назву
кожного стилю написано шрифтом, що відповідає стилю. Символи, що
знаходяться праворуч у цьому списку, вказують на стиль абзацу чи
символу, а також на розмір шрифту і вид вирівнювання. 2. Виберіть
потрібний стиль, клацнувши на його імені. Стиль буде застосований до
виділеного тексту. Для скасування стилю символу, що ви присвоїли тексту,
виділіть текст і застосуйте стиль Основной шрифт. Насправді це, скоріше,
не стиль, а вказівка на те, що параметри форматування, визначені в стилі
поточного абзацу, повинні бути застосовані до тексту. Ви не обмежені
використанням існуючих стилів Word. Створення власних стилів — одна з
головних переваг, що їх надає Word у роботі зі стилями. Один із шляхів
створення нового стилю (за заданим прикладом) такий. Знайдіть абзац, до
якого ви хочете застосувати новий стиль. Відформатуйте цей абзац на свій
розсуд. Іншими словами,

застосуєте ті види форматування, що ви хочете включити у визначення
нового стилю. Встановивши курсор де-небудь у цьому абзаці, відкрийте
список стилів на панелі інструментів чи форматування, натисніть клавіші
Ctrl + Shift + S (обидві дії дають той самий результат). Надрукуйте нове
ім’я стилю і натисніть клавішу Enter. На четвертому кроці не вводьте
ім’я вже існуючого стилю. Якщо ви зробите це, до вашого абзацу буде
застосований вже існуючий стиль, і всі зміни формату, зроблені вами,
будуть утрачені. Але якщо це все-таки станеться, відновіть втрачене за
допомогою команди Правка/Отменить применение стиля, потім повторіть пп.
З, 4, увівши нове ім’я стилю. Можна створити новий стиль, вносячи зміни
формату в діалогові вікна. Вам доведеться використовувати цей метод для
створення стилю символу. Ви можете створити стиль з нуля чи взяти за
основу вже існуючий стиль. Якщо ви виберете другий метод, у новому стилі
залишаться всі види форматування, властиві старому, крім того, туди
ввійдуть усі зміни та доповнення, що ви внесете, визначаючи стиль. Ось
що вам потрібно зробити. Виберіть команду Формат/Стиль, щоб відкрити
діалогове вікно Стиль. Натисніть кнопку Создать, з’явиться діалогове
вікно Создание стиля. Зі списку, що розкривається, Стиль виберіть стиль
Абзаца чи Символа.. Клацніть у текстовому полі Имя і введіть ім’я нового
стилю. Якщо ви хочете, щоб новий стиль ґрунтувався на вже наявному,
виберіть потрібний базовий стиль зі списку, що розкривається, Основан па
стиле. Якщо ви хочете, щоб новий стиль став частиною шаблону, на якому
базується поточний документ, установіть прапорець Добавить в шаблон.
Якщо ви не зробите цього, новий стиль буде використовуватися тільки в
поточному документі. Прапорець Обновлять автоматически доступний тільки
в разі створення стилю абзацу. Якщо ви його встановите, то в процесі
внесення вручну змін формату абзацу, якому присвоєний даий стиль, усі
зміни будуть внесені в опис стилю. Натисніть кнопку Формат і виберіть
Шрифт чи Рамка для указания шрифта і/чи рамки в новом стиле. Коли ви
внесете зміни формату, в ділянці вікна Образец ви побачите, який вигляд
матиме новий стиль, а в ділянці вікна Описание з’явиться описелементів
стилю.

У Word передбачені опції для форматування різноманітних елементів
документа – символів, абзаців, сторінок і розділів. Найменшим
елементом документа, що можна відформатувати, є символ. При
форматуваннi символа будь-які типи форматування будуть застосовуватися
до всіх символів виділеної частини тексту чи до всіх символів, що будуть
введені після визначення типу форматування. Наступним елементом
документа, до якого можна застосувати форматування, є абзац. При
форматуванні абзацу текст від одного маркера кінця абзацу до іншого буде
поданий одним типом форматування. Маркери кінця абзацу з’являються при
натисканні клавіші <Еnter>. Форматування символу визначає його вигляд
на екрані монітору чи на папері. Форматування символу означає, що ви
змінюєте його формат. Щоб забезпечити різноманітне сприймання, символи і
рядки можна оформити різноманітними способами (і навіть їх сукупністю).
Крім того, існує можливість подавати символи документа в різноманітних
кольорах. Однак чи зможете ви розрізнити кольори на екрані або вивести
на друк кольорове зображення, залежить від типу вашого принтера і
монітора.

Для форматування символу передбачені різноманітні параметри, наведені в
дiалоговому вікні Шрифт.

Це дiалогове вікно з’являється при виконанні команди Формат та її опції
Шрифт. У вкладенні Интервал дiалогового вікна Шрифт вміщені параметри
для зміни iнтервалу між символами (обычный, разреженный, уплотненный),
визначення Смещение (без смещения, вверх або вниз), а також для
встановлення кернiнга (відстані між символами). Для того, щоб усунути
формат символу чи застосувати його, виділіть текстовий фрагмент, який ви
хочете відформатувати, або помістiть курсор туди, куди ви будете вводити
символи встановленого формату. Після цього скористайтеся кнопками панелi
форматування, щоб встановити певний тип форматування.

Переходячи на новий рядок з допомогою комбiнації клавіш ,
а не просто клавіші , ви cпрощуєте процес форматування абзацу.
При натисканні клавіш <Shift+Enter> вставляється символ нового рядка
(абзац при цьому не розбивається).

Міжрядковий iнтервал визначає відстань між рядками в абзаці. Для того,
щоб змінити міжрядковий iнтервал, розмістіть курсор у будь-якому місці
вибраного абзацу та встановіть потрібне значення з допомогою комбiнації
клавіш або виконайте команду Формат та її опцію Абзац i у вкладенні
Отступы и интервалы дiалогового вікна Абзац скористайтеся списком
Межстрочный. Відстань між абзацами встановлюється в полях, що містяться
в розділі Интервал вкладення Отступы и интервалы дiалогового вікна
Абзац. В поля Перед і После вводяться значення iнтервалів відповідно
перед і після абзацу. Як і при встановленні значення міжрядкового
iнтервалу, значення iнтервалів між абзацами вводяться в пунктах (кожний
пункт дорівнює 1/72 дюйма). Обрамлення – це засіб виділення тексту.
Обрамлення часто використовується при оформленні буклетів. Щоб додати до
абзаца обрамлення, виконайте команду Формат та її опцію Обрамление и
заливка. Якщо ви часто використовуєте обрамлення, клацнiть мишкою на
кнопці Показать панель у дiалоговому вікні Обрамление и заливка абзаца.
На екрані з’явиться панель інструментів Обрамление, з допомогою якої
можна дуже просто додати до абзацу обрамлення. Узор заливки
встановлюється у вкладенні Заливка дiалогового вікна Обрамление и
заливка абзаца Інтенсивність узору варіює від світло-сірого до
суцільного чорного. Word значно cпрощує додавання в документ верхнього і
нижнього колонтитулів. Щоб додати в документ колонтитули, виконайте
команду Вид та її опцію Колонтитулы, Word перейде в режим розмічування
сторінки, і на екрані з’явиться панель інструментів Колонтитулы. Щоб
перейти від верхнього колонтитула до нижнього, клацніть мишкою на кнопці
Верхний/нижний колонтитул або прокрутіть з допомогою вертикальної смуги
прокручування сторінку документа вниз. В колонтитул можна додати номер
сторінки, дату і час. Для цього клацніть мишкою на кнопці Номер страницы
, Дата чи Время на панелi інструментів Колонтитулы. Пам’ятайте, що
текст у колонтитулах форматуєтся так само, як звичайний, тому
відцентрувати номер сторінки, час чи дату можна так само, як при роботі
зі звичайним текстом. Нумерація стрінок – одна з найпростіших операцій
форматування. Виконайте команду Вставка та її опцію Номера страниц, щоб
відкрити дiалогове вікно Номера страниц. У цьому дiалоговому вікні
зазначте положення номера на сторінці і вирівнювання щодо полів. Якщо
клацнути мишкою на кнопці Формат, на екрані з’явиться дiалогове вікно
Формат номера страницы. В цьому вікні вибирається формат нумерації.
Можна також занумерувати розділи документа, але для цього необхідно
повідомити, де починається новий розділ (тобто вказати в списку
Начинается со стиля стиль, що використовується в заголовках розділів
вашого документа). Крім того, можна занумерувати тільки частину сторінок
документа чи почати нумерацію з певного номера.

Використання шаблонів: звіти, публікації, листи та факси.

Для создания нескольких одинаковых текстовых документов всегда можно
воспользоваться буфером обмена. Создав документ один раз, можно
скопировать его содержимое в другие документы и внести в них необходимые
изменения. Но этот путь не самый эффективный, особенно в тех случаях,
когда документы имеют некоторую общую часть и незначительно отличаются.
Примером таких документов могут быть отсылаемые заказчикам письма о
предстоящем событии (в этом случае такие документы будут отличаться лишь
именем получателя, возможно незначительно – текстом письма). Еще одним
примером могут быть стандартные формы для оформления заказа, в которые
необходимо “вписывать” нужные данные.

Для решения таких задач в текстовом редакторе Microsoft Word можно
воспользоваться шаблонами. Шаблон – это документ, сформировав который
один раз, затем можно использовать для создания других документов.
Создав свой шаблон, содержащий неизменяемую часть документа, можно
впоследствии только вносить нужные правки в документ.

Любой документ текстового редактора Word создается на основе шаблона.
Даже пустой документ, который мы привыкли видеть на экране после запуска
программы, создается на основе шаблона заданного по умолчанию, его имя –
normal.dot. Кроме этого стандартного шаблона, в редакторе есть несколько
других для создания писем, факсов, заявлений и других типичных
документов. Воспользоваться этими стандартными шаблонами можно, выбрав
“Файл -> Создать”. В результате в окне редактора появился область задач
“Создание документа”.

Отчеты: изисканный, современный, стандартный.

Публикации: брошюра, дисертация, руководство, справ очник

Письма (стандартное, совремеенно) и факси: деловой, личный, изысканный,

Факс. Когда документ готов к отправке, выполните следующий пример.

{ В окне Word} Файл > Создать… -> Общие шаблоны Письма и факсы Мастер
факсов ОК Далее Следующий документ: Документ 1 Далее Другое приложение
FAX Далее Введите сведения о получателе Далее Изысканный

Далее Введите сведения об отправителе Далее Готово. Итак, титульная
страница для факсимильного сообщения создана. При необходимости можно
изменить некоторые параметры, например ввести примечание к сообщению, с
помощью флажка установить специфику факса (секретно, срочно, на
утверждение и т. д.)- После чего, убедившись в готовности созданного
факсимильного сообщения к отправке, нажмите кнопку Отправить факс (Send
Fax) на панели инструментов Мастер факсов.

Письмо. Как только Вы начинаете составлять письмо, он предлагает помощь
в его подготовке. Мастер писем позволяет установить все параметры
письма, его оформление, вставить общий текст (например, обратный адрес и
адрес получателя), а также отредактировать письмо. В результате на
составление письма уходит гораздо меньше времени за счет экономии на
оформлении. Кроме того, мастер писем поможет создать конверт для письма
и поместить на него адрес и другие необходимые атрибуты.

Побудова шаблонів: стилі та форматування, збереження шаблону,
редагування існуючого

шаблону.

Виберіть значення Шаблон документа в полі Тип файла. Це значення
автоматично з’явиться у разі збереження файла, для якого під час
створення був установлений тип Шаблону. За замовчуванням у полі Папка
відкриється папка Шаблоны. Щоб побачити список шаблонів на окремій
вкладці в діалоговому вікні Создание документа, відкрийте одну з папок,
вкладених у папку Шаблоны. Введіть ім’я для нового шаблону в полі Имя
файла і натисніть кнопку Сохранить. Додайте текст чи малюнки, що повинні
з’являтися в усіх нових документах, що базуються на цьому шаблоні, і
видаліть усі елементи, що не повинні з’являтися в документах. Внесіть
необхідні зміни в розміри полів і сторінок, визначте орієнтацію
сторінок, стилі й інші параметри форматування. Натисніть кнопку
Сохранить, а потім виберіть команду Закрыть в меню Файл. Щоб зробити
елементи списку автотексту і макроси доступними лише для документів, що
базуються на новому шаблоні, збережіть їх у новому шаблоні, а не в
шаблоні Обычный. Зміна шаблону:Виберіть команду Файл/Открыть, а потім
відкрийте шаблон, що потрібно змінити.

Якщо в діалоговому вікні Открытие документа немає списку шаблонів,
виберіть значення Шаблон документа в полі Тип файла. Змініть будь-які з
наявних у шаблоні написи, малюнки, стилі, формати, макроси, елементи
списку автотексту, панелі інструментів, настроювань меню і сполучень
клавіш. Натисніть кнопку Сохранить.

Внесені в зміст і форматування шаблону зміни позначаються на всіх нових
документах, створених на основі даного шаблону; існуючі документи не
зміняться. Змінені стилі будуть оновлені в існуючих документах, тільки
якщо встановлено прапорець Автоматически обновлять етили документа.
Встановіть цей прапорець у вікні Шаблоны и надстройки, що викликається у
разі вибору команди Сервис/Шаблоны и надстройки в меню.

Основні режими форматування: шрифти, параграфи, колонтитули, рамки та
інші ефекти, колонки авто форматування.

Для форматування символу передбачені різноманітні параметри, наведені в
дiалоговому вікні Шрифт (Font).

Це дiалогове вікно з’являється при виконанні команди Формат та її опції
Шрифт (Format ( Font).

Відкритий діалог Шрифт показує поточні атрибути формату виділеного
тексту. Якщо значення якогось атрибута змінюється у виділеному тексті
(наприклад, деякі символи — напівжирні, а інші — ні), то поле,
відповідне цьому атрибуту, залишається не-заповненим (або, якщо атрибут
вмикається установкою прапорця, маркер буде сірого кольору). У списку
Шрифт наведені назви всіх шрифтів, встановлених у вашій системі.
Зверніть увагу на те, як Word відмічає різні типи шрифтів. Шрифти
принтера — це ті, які вбудовані у ваш поточний принтер, прийнятий за
замовчуванням; якщо змінити його, то склад шрифтів принтера стане
найімовірніше іншим. Кожний такий шрифт існує для обмеженої кількості
розмірів. Установка прапорців Верхний индекс і Нижний индекс підіймає
або опускає текст на стандартну відстань і зменшує розміри символів. Щоб
просто підняти чи опустити текст, не змінюючи його розміру, виберіть
вкладку Интервал, виберіть зі списку Смещение значення Вверх або Вниз, а
потім укажіть у лічильнику на точну відстань у пунктах, на яку текст має
піднятися чи опуститися (1 пункт = 1/72 дюйма). Прапорець Скрытый дає
можливість робити текст невидимим на екрані або при друці документа. Для
контролю відображення прихованого тексту застосовується команда
Параметры в меню Сервис. Прихований текст буде видимим на екрані тільки
за установлення прапорця. Для контролю відображення прихованого тексту
застосовується команда Параметры в меню Сервис. Скрытый текст на вкладці
Вид, а під час друкування — тільки під час установлення прапорця Скрытый
текст на вкладці Печать. Нарешті, ви можете натиснути кнопку По
умолчанию, щоб змінити атрибути формату символів, що задаються за
замовчанням, і привести їх у відповідність із значеннями на вкладках
Шрифт і Интервал вікна діалогу Шрифт. Натиснення кнопки По умолчанию (і
відповідь Да на вимогу підтвердити своє рішення) призначає вибрані
атрибути стилю Звичайний як документа, так і шаблону, на базі якого
створювався документ. У процесі створення кожного нового документа на
базі цього шаблону його текст матиме нові атрибути формату (однак кнопка
За умолчанием не впливає на інші документи, що були створені раніше на
основі цього шаблону). Крім того, основні параметри шрифту (гарнітуру,
розмір, зображення і підкреслення) можна задати за допомогою кнопок
панелі інструментів Форматирование. (Якщо перед завданням параметрів
шрифту виділити певний текстовий фрагмент, то вибрані параметри будуть
застосовані до цього фрагмента. В іншому разі нові параметри
поширюватимуться на текст, що вводиться.)У списку Анимация наведені
назви всіх видів анімації, встановлених у вашій системі: По умолчанию,
Вид анимации, НЕТ.

При форматування абзацу слід пам’ятати, що він складається з рядків.
Форматування, застосоване до абзацу, поширюється на всі рядки абзацу до
маркера кінця абзацу, що з’являється при натисканні клавіші <Еnter>. При
форматуванні абзацу встановлюється довжина рядка, вирівнювання по лівому
і правому краях, зазначається відстань між рядками і між абзацами,
розставляється табуляція і визначається її тип. Переходячи на новий
рядок з допомогою комбiнації клавіш , а не просто клавіші
, ви cпрощуєте процес форматування абзацу. При натисканні клавіш
<Shift+Enter> вставляється символ нового рядка (абзац при цьому не
розбивається). Міжрядковий iнтервал визначає відстань між рядками в
абзаці. Для того, щоб змінити міжрядковий iнтервал, розмістіть курсор у
будь-якому місці вибраного абзацу та встановіть потрібне значення з
допомогою комбiнації клавіш або виконайте команду Формат та її опцію
Абзац i у вкладенні Отступы и интервалы дiалогового вікна Абзац
скористайтеся списком Межстрочный. Відстань між абзацами встановлюється
в полях, що містяться в розділі Интервал вкладення Отступы и интервалы
дiалогового вікна Абзац. В поля Перед і После вводяться значення
iнтервалів відповідно перед і після абзацу. Як і при встановленні
значення міжрядкового iнтервалу, значення iнтервалів між абзацами
вводяться в пунктах (кожний пункт дорівнює 1/72 дюйма).

Word значно cпрощує додавання в документ верхнього і нижнього
колонтитулів. Щоб додати в документ колонтитули, виконайте команду Вид
та її опцію Колонтитулы. Word перейде в режим розмічування сторінки, і
на екрані з’явиться панель інструментів Колонтитулы. Щоб перейти від
верхнього колонтитула до нижнього, клацніть мишкою на кнопці
Верхний/нижний колонтитул або прокрутіть з допомогою вертикальної смуги
прокручування сторінку документа вниз. В колонтитул можна додати номер
сторінки, дату і час. Для цього клацніть мишкою на кнопці Номер
страницы, Дата чи Время на панелi інструментів Колонтитулы. Пам’ятайте,
що текст у колонтитулах форматуєтся так само, як звичайний, тому
відцентрувати номер сторінки, час чи дату можна так само, як при роботі
зі звичайним текстом.

Обрамлення – це засіб виділення тексту. Обрамлення часто
використовується при оформленні буклетів. Щоб додати до абзаца
обрамлення, виконайте команду Формат та її опцію Обрамление и заливка.
Якщо ви часто використовуєте обрамлення, клацнiть мишкою на кнопці
Показать панель у дiалоговому вікні Обрамление и заливка абзаца.. На
екрані з’явиться панель інструментів Обрамление, з допомогою якої можна
дуже просто додати до абзацу обрамлення. Узор заливки встановлюється у
вкладенні Заливка дiалогового вікна Обрамление и заливка абзаца.
Інтенсивність узору варіює від світло-сірого до суцільного чорного.

Автоформат у програмі Word допомагає створити привабливий вигляд
документа, що легко читається, не примушуючи користувача відволікатися
від змісту. Проводиться аналіз використання кожного абзацу в документі
(наприклад, абзац є заголовком або елементом нумерованого списку), потім
до кожного елемента застосовується відповідний стиль. Автоматично
форматуються як гіперпосилання адреси Інтернету, мереж і електронної
пошти, до частин документа, виділених зірочками (*) і знаками
підкреслення, застосовується напівжирний або підкреслений шрифт
відповідно, два дефіси (–) замінюються довгим тире (—) і т. ін.

Автоформат працює таким чином: автоматично в процесі введення документа
форматуються заголовки, маркіровані і нумеровані списки, кордони, числа,
символи і т. ін. Є можливості настройки роботи автоформату і віді-

мкнення його зовсім; за допомогою команди Автоформат можна відразу
відформатувати виділений текст або цілий неформатований документ,
наприклад повідомлення електронної пошти. При цьому кожну зміну можна
записати, прийняти або відмінити; під час відкриття повідомлень
проводиться автоматичне форматування заголовків і списків. Можна легко
відрізнити останнє повідомлення електронної пошти від попередніх.

Ілюстрації, кадри та включення об’єктів у документ.

Для того щоб вставити графічне зображення в документ, виконайте такі
дії. Помістiть курсор в те місце документа, де має з’явитися графічне
зображення.   Виконайте команду Вставка та її опцію, щоб відкрити
дiалогове вікно Вставка рисунка.   В поле Имя файла введіть ім’я файлу,
в якому зберігається графічне зображення, чи виберіть його з поданого
списку. Щоб побачити тільки файли певного типу, виберіть цей тип зі
списку Тип файла. Для того щоб змінити папку або дисковод, скористайтесь
списком Папка і кнопкою Переход на один уровень вверх. Після того, як у
полі опції Имя файла буде вказане ім’я, клацніть мишкою на кнопці Вывод
содержимого у верхній частині дiалогового вікна, щоб побачити у вікні
попереднього перегляду зображення, що зберігається в цьому файлі. Вікно
попереднього перегляду дає змогу швидко проглянути файли. Клацніть
мишкою на кнопці OК, щоб закрити дiалоговое вікно і вставити графічне
зображення в документ Word. Графічне зображення з’явиться у зазначеному
курсором місці Графічне зображення, що вставляється в документ, слушно
розглядати як один великий символ, наприклад такий, як гігантська буква
А. Якщо це так, то розміщувати навколо графічного зображення текст не
можна, оскільки воно займає один гігантський текстовий рядок. Однак є
змога вставити графічне зображення в кадр, і тоді можна буде помістити
такий кадр із зображенням в будь-яке місце документа. Текст буде
автоматично розміщуватися навколо кадру (хоча, щоб побачити це,
доведеться переключaтися в режим Разметка страницы. Графічні зображення
можна не тільки імпортувати в документи Word, але і створювати
безпосередньо у Word. У Word є панель інструментів Рисование для
створення графічних зображень. Якщо на екрані немає панелi Рисование, то
для її активізації виконайте команду Вид та її опцію Панели
инструментов, в дiалоговому вікні Панели инструментов встановіть
прапорець напроти пункту Рисование і після цього клацніть мишкою на
кнопці ОК. Коли панель Рисование з’явиться на екрані, клацніть мишкою
на будь-якій кнопці цієї панелi і використовуйте мишку для того, щоб
намалювати будь-яку фігуру. Якщо додаток, в якому створюється графічне
зображення, працює під Windows, то завжди можна використовувати буфер
обміну для того, щоб cкопiювати зображення в документ Word. Для цього
виконайте такі дії. З меню Пуск запустіть векторний чи растровий
графічний редактор.   Після того, як в запущеному графічному редакторі
буде створено зоб-раження, скористайтеся інструментами виділення, щоб
виділити потрібну частину зображення.    Виконайте команду Правка та її
опцію Копировать (всі програми, що відповідають стандартам Windows,
підтримують цю команду). Відкрийте потрібний документ, помістiть курсор
в те місце документа, де повинно з’явитися графічне зображення, і
виконайте команду Правка та її опцію Вставить. Внаслідок цього
зображення, створене в іншій програмі, буде вставлене в документ
Word.Після того, як графічне зображення буде вставлене в документ Word,
можна змінювати його розміри шляхом масштабування і урізання. Значно
легше змінювати розміри графічних зображень з допомогою мишки, а не
клавiатури. Для цього необхідно виділити зображення і перемістити
відповідні маркери виділення. З допомогою клавiатури розміри можна
змінити у такий спосіб: виконайте команду Формат та її опцію Рисунок і
введіть новий розмір у дiалоговому вікні, що з’явилося. До графічного
зображення можна також додати обрамлення, виконавши команду Формат та її
опцію Обрамление и заливка або клацнувши мишкою на кнопці Обрамление на
панелi форматування. Однак до графічного зображення не можна застосувати
заливку, як це робилося з абзацем. Зверніть увагу на те, що якщо ви
виділите рисунок і виконаєте команду Формат та її опцію Обрамление и
заливка вкладення Заливка (Shading) буде недосяжним.

Для масштабування графічного зображення спочатку виділіть його. Для
цього клацніть на ньому кнопкою мишки. З допомогою клавiатури це
робиться так: помістiть курсор ліворуч від рисунка і після цього,
утримуючи натиснутою клавішу , натисніть клавішу < ( >.

Щоб змінити розмір графічного зображення з допомогою мишки, перетягніть
один з маркерів виділення так, щоб зображення набуло потрібного розміру.
Якщо переміщувати маркер, розміщений по центру бокової сторони, то
зміниться ширина. Якщо переміщувати маркер, розміщений по центру
верхньої чи нижньої сторони, то зміниться висота. При переміщенні
кутових маркерів ширина і висота змінюються пропорційно. Для зміни
розмірів графічного зображення з допомогою клавiатури виділіть його і
виконайте команду Формат та її опцію Рисунок, щоб відкрити дiалоговое
вікно Рисунок. Інколи об’єкти необхідно розміщувати в строго визначених
місцях документа. Для того щоб мати можливість змінити місце
розташування об’єкта, необхідно спочатку помістити його в кадр. Об’єкти,
що звичайно вставляються в кадр, є або графічними зображеннями, або
таблицями, або текстовими фрагментами. Після поміщення в кадр об’єкт
можна вставити в будь-яке місце документа. Одночасно з кадром
переміщується і його вміст.Можливо, користувачі, працюючи з настільними
видавничими сис-темами, вбачають призначення кадрів тільки в переміщенні
графічних об’єктів. Але це не так. Кадри використовуються для
переміщення і розміщення в певному місці документа і абзаців тексту.Коли
кадр поміщений у певне місце документа, можна вибрати спосіб розміщення
тексту навколо нього. Зверніть увагу на те, що з кадрами найкраще
працювати в режимі размiчування сторінки (в цьому режимі видно
розміщення кадру і тексту навколо нього). Для того щоб вставити об’єкт у
кадр, виділіть його і виконайте команду Вставка та її опцію Кадр. Існує
й інший спосіб: клацніть правою кнопкою мишки на об’єкті і з
контекстного меню вибе-ріть команду Вставить рисунок в кадр. Після
вставляння кадру самий об’єкт залишиться виділеним. Тепер можна змінити
розміри кадру і перемістити його в будь-яке місце документа. Зверніть
увагу на те, що за замовчуванням кадр вставляється разом з обрамленням
навколо об’єкта. Якщо ви видалите кадр, обрамлення навколо об’єкта
залишиться. Щоб його усунути, виконайте команду Формат та її опцію
Обрамление и заливка і клацніть мишкою на відповідній кнопці у
дiалоговому вікні, що з’явилося. Інколи виникають ситуації, коли в
документ необхідно вставити пустий кадр. Останній часто використовується
як місце, в яке потім буде вставлене графічне зображення чи текстовий
фрагмент. Після вставляння пустого кадру в документі можна набирати
будь-який текст. Щоб створити пустий кадр, виконайте такі дії.
Переконайтеся в тому, що у тексті нічого не виділено. Виконайте команду
Вставка та її опцію Кадр. Перетягніть маркери кадру так, щоб установити
потрібні розміри. Введіть в кадр текст. Якщо кадр необхідно
збільшити, перетягніть його маркери. Коли кадр вставлений в документ,
можна встановити його розмір, місце розташування і спосіб обтікання
тексту. Щоправда, більшість цих дій можна виконати з допомогою мишки,
деякі з них виконуються тільки з допомогою дiалогового вікна Кадр. Щоб
відкрити дiалогове вікно Кадр , виділіть кадр і виконайте команду Формат
та її опцію Кадр.Розміщення кадру по горизонталі і вертикалі
визначається з допомогою груп параметрів По горизонтали і По вертикали.
Позиція зазначається щодо елемента документа чи сторінки залежно від
того, який параметр встановлений у списку Относительно (відстань
зазначається відносно краю сторінки, поля сторінки, колонки та абзацу,
до якого прив’язаний кадр). В опції Перемещать с текстом розділу По
вертикали зазначається, чи потрібно переміщувати кадр слідом за
абзацем, до якого він прив’язаний. Параметри в розділі Обтекание текста
призначені для указання способу розміщення тексту навколо кадру. Якщо
активізована опция Нет , то текст не буде обтікати кадр, якщо опція
Вокруг , то текст буде обтікати кадр. Розмір кадру встановлюється в
полях Ширина і Высота розділу Размер . Після вставлення в документ кадр
можна досить просто переміщати на нове місце. (Цю дію, а також інші
подібні дії найкраще виконувати з допомогою мишки, а не клавiатури.)
Розміри кадру можна змінити як з допомогою мишки, так і з допомогою
клавiатури. За замовчуванням при вставлянні кадру вмикається режим
обтікання тексту. Ввімкнути або вимкнути цей режим для кожного окремого
кадру можна з допомогою опцій розділу Обтекание текста дiалогового вікна
Кадр.

Оформлення таблиці: розміри клітинок, склеювання та розділення клітинок,
рамки, фон та

кольори, сортування даних.

Для того щоб помістити таблицю в документ, виконайте команду Таблица та
її опцію Вставить таблицу або клацніть мишкою на кнопці Вставить таблицу
на стандартній панелi інструментів. Після виконання команди Таблица та
її опції Вставить таблицу на екрані з’явиться діалогове вікно Вставка
таблицы .У полі Число столбцов вводиться кількість граф у таблиці. За
замовчуванням Word пропонує 2 графи, однак можна ввести будь-яке їх
число (аж до 31). У полі Число строк вводиться кількість рядків у
таб-лиці. Пізніше можна додатково вставити необхідну кількість рядків. У
полі Ширина столбца можна або залишити параметр Auto, що встановлюється
за замовчуванням, або ввести значення ширини графи. Якщо
використовується параметр Auto, ширина всіх граф буде однаковою.
Можливо, ви вже звернули увагу на те, що в цьому дiалоговому вікні є
кнопка Мастер. Майстер таблиць з допомогою дiалогових вікон дасть змогу
створити таблицю необхідної структури. Після цього він вставить таблицю
в документ. Використання Майстра є зручним і швидким засобом для
створення стандартних таблиць. Після створення таблиці в кожну комірку
вводяться дані. Для переходу до наступної комірки таблиці в процесі
введення інформації натисніть клавішу <Тab>, а щоб повернутися до
попередньої комірки – комбiнацію клавіш . Якщо курсор
розміщений в нижній правій комірці таблиці і ви натиснете клавішу <Тab>,
у таблицю буде додано ще один ря-док. З допомогою клавіш управління
курсором можна легко переміщати курсор по таблиці, а також змінювати її
розміри. Переміщати курсор по таблиці можна і з допомогою мишки.
Клацніть мишкою на будь-якій ко-мірці таблиці, і ви помістите у неї
курсор. Щоб перейти від однієї комірки таблиці до іншої, вам надається
можливість або клацнути мишкою на потрібній комірці, або натиснути
клавішу <Таb> (щоб перейти на наступну комірку), або натиснути
комбiнацію клавіш (щоб перейти на попередню комірку). Для
переміщення по таблиці використовуються ті самі клавіші, що й для
переміщeня по документу. Якщо ви натиснете клавішу <Таb>, коли курсор
розміщений в правій нижній комірці таблиці, то до таблиці автоматично
додається новий рядок і курсор разміститься в першій комірці нового
рядка. Додавати нові рядки можна і з допомогою команди Таблица та її
опції Вставить строки чи клацнувши мишкою на кнопці Вставить строки на
стандартній панелi інструментів (залежно від ситуації ця кнопка може
називатися порізному: Вставить таблицу, Вставить столбцы і Вставить
ячейки). Проте найпрос-тіший спосіб – використати клавішу <Таb>. Існує
кілька способів редагування таблиці після того, як вона створена і в
неї введений текст. Ви можете додати і видалити рядки і графи, об’єднати
інформацію, що розміщена в кількох комірках, і, крім того, поділити
таблицю на кілька частин. Але перш ніж розпочати редагування таблиці,
треба навчитися виділяти комірки. Для того щоб виділити комірки в
таблиці, скористайтесь такими самими прийомами, що і при виділенні
звичайного тексту. Отже, клацніть мишкою і перетягніть курсор мишки по
тексту в одній чи кількох комірках або, утримуючи натиснутою клавішу
, натисніть одну з клавіш управління курсором. Щоб вилучити з
таблиці рядки, графи або комірки, спочатку треба виділити останні, а
після цього виконати команду Таблица та її опцію Удалить ячейки. В
дiалоговому вікні Удаление ячеек визначено, як це можна зробити. Со
сдвигом вліво, Со сдвигом вверх, Удалить всю строку, Удалить весь
столбец. Щоб додати комірку або групу комірок, скористайтесь командою
Вставка ячеек. Спочатку виділіть комірку, поряд з якою буде розміщена
нова комірка або група комірок. Після цього виконайте команду Таблица та
її опцію Вставить ячейки або клацніть мишкою на кнопці Вставить ячейки
стандартної панелi інстру-ментів. Вибравши один з пунктів у дiалоговому
вікні Вставка ячеек ви вкажете, що треба зробити: додати рядок або
зсунути комірки після додавання нових. Інколи необхідно об’єднати
кілька комірок. Для того щоб об’єднати інформацію, що міститься в
сусідніх комірках рядка, і помістити її в одну комірку, виділіть ці
комірки і виконайте команду Таблица та її опцію Объединить ячейки. Як
результат виконання цих дій інформація, розміщена у виділених комірках,
об’єднається в одній комірці.Зверніть увагу на те, що вміст двох комірок
об’єднано і розміщено в одній комірці Таблицю можна розбити по
горизонталі по будь-якому рядку. Якщо ви виконаєте команду Таблица та її
опцію Разбить таблицу, то таблиця поділиться на дві, причому поділ
відбудеться перед тим рядком, в якому розміщений курсор. (Для того щоб
розбити таблицю, можна також натиснути комбiнацію клавіш <Сtrl + Shift + Enter>.) Ця операція використовується тоді, коли потрібно відокремити
групи в таб-лиці. Розбиття таблиці дає змогу подати групи більш наочно.
Крім того, таблиці розбиваються в тому випадку, коли необхідно помістити
текст не в саму таблицю, а між її рядками.

У Word можна відформатувати не тільки вміст таблиці (звичайно це текст),
а й саму таблицю. Форматування тексту всередині таблиці виконується з
допомогою тих самих засобів, що і форматування символів і абзаців.
Наприклад, якщо ви бажаєте використати напівжирний шрифт, виділіть текст
і клацніть мишкою на кнопці Полужирный на стандартній панелi
інструментів чи натисніть комбiнацію клавіш <Сtrl+В>.

Якщо ви хочете змінити формат самої таблиці (а не її вмісту), виконайте
команду Таблица та її опцію Автоформат, щоб відкрити дiалогове вікно
Автоформат таблицы, в якому виберіть один з поданих форматів і
застосуйте його до своєї таблиці. Виберіть потрібний формат і вкажіть
частини таблиці, які потрібно відформатувати, причому ви можете
встановити будь-яку кількість прапорців опцій. У вікні попереднього
перегляду Образец подана таблиця після форматування. Якщо ви встановили
всі потрібні параметри, клацніть мишкою на кнопці ОК. Параметри
дiалогового вікна Обрамление и заливка ячейки дають змогу додати
обрамлення навколо комірки або групи комірок. Виділіть комірку або
групу комірок, відкрийте дiалогове вікно Обрамление и заливка ячейки,
виконавши команду Формат та її опцію Обрамление и заливка, курсор при
цьому повинен розміщуватися всередині таблиці. Обрамлення, встановлені з
допомогою цього дiалогового вікна, на відміну від від сітки таблиці,
виводяться на друк. Обрамлення виконується саме по лініям цієї сітки.

Розміщення обрамлення залежить вiд того, які параметри ви встано-вили в
дiалоговому вікні Обрамление и заливка ячейки.Після встановлення
відповідних параметрів до виділеної коміpки (або групи комірок) буде
додано обрамлення.

Сортування інформації.Можливо, при впорядкуванні даних в алфавітному чи
іншому порядку (в основному в таблицях) ви стикаєтеся з труднощами.
Пропонуємо скористатися командою Сортировка.Пам’ятайте, що команда
Сортировка (Sort) призначена не тільки для сортування даних у таблиці. З
її допомогою можна сортувати елементи будь-якого списку, і немає
значення, розміщені вони в таблиці чи в простому списку із символами
кінця абзацу в кінці кожного рядка.Сортування здійснюється в
алфавітно-цифровому порядку. Виберіть напрямок сортування (за зменшенням
або за збільшенням) і його тип (за текстом, датою або числом).

Для того, щоб відсортувати дані в таблиці, зробіть ось що.Виділіть
колонку, рядок чи елементи таблиці, які ви бажаєте відсортувати.
Виконайте команду Таблица та її опцію Сортировка. (Якщо інформація, що
виділена, знаходиться не в таблиці, ця опція буде називатися Сортировка
текста, На екрані з’явиться дiалогове вікно Сортировка. Якщо в тексті є
заголовки, які ви не бажаєте сортувати, в розділі Список виберіть пункт
Со строкой заголовка.У розділі Сортировать виберіть графу, за якою треба
сортувати в першу чергу. В списку Тип вкажіть тип інформації, що
міститься в графі, вибравши пункт Текст (Text), Число чи Дата. Після
цього вкажіть напрямок сортування, вибравши опцію По возрастанию або
опцію По убыванию . Повторіть пп. 4 і 5 для сортування інформації в
решті граф.Клацніть мишкою на кнопці ОК, щоб виконати сортування.

Використання формул.

Укажите место для вставки формулы. В меню Вставка выберите команду
Объект, а затем откройте вкладку Создание. В списке Тип объекта выберите
Microsoft Equation 3.0. Если редактор формул недоступен, его необходимо
установить.Нажмите кнопку OK. Создайте формулу, выборирая символы на
панели инструментов Формула и вводя переменные и числа с клавиатуры.
Верхняя строка панели инструментов Формула содержит более 150
математических символов. Нижняя строка используется для выбора
разнообразных шаблонов, предназначенных для построения дробей,
интегралов, сумм и других сложных выражений. Для получения справочных
сведений выберите команду Вызов справки в меню Справка.Чтобы вернуться в
Microsoft Word, щелкните документ.

Для введення формул у таблицю виконайте наступні дії: Виділіть комірку,
в яку буде поміщений результат.

Виберіть команду Формула в меню Таблица. Якщо Word пропонує непідходящу
формулу, видаліть її з

поля Формула. У списку Вставить функцию виберіть функцію. Наприклад, для
складання чисел виберіть SUM.Для посилання на комірки таблиці введіть їх
у дужках у формулу. Наприклад, для посилання на комірки А1 і В4 уведіть
=SUM(al, Ь4).У поле Формат числа уведіть формат для чисел. Напри

клад, для відображення чисел у вигляді відсотків виберіть 0,00 %. Word
вставляє результат обчислення в обрану комірку у вигляді поля. Змінивши
посилання на комірки, результати обчислень можна оновити, виділивши поле
і натиснувши клавішу F9.

Побудова графіків.

В документи Word можна вставляти діаграми і графіки, створені програмою
Microsoft Graph, що спеціально призначена для побудови різноманітних
графіків. Крім того, можна вставляти діаграми, створені в програмах,
спеціально призначених для обробки електронних таблиць, таких як Lotus
1-2-3, Excel і Microsoft Works. Щоб у документ Word вставити діаграму,
створену з допомогою Microsoft Graph, зробіть ось що.Виконайте команду
Вставка та її опцію Объект, щоб відкрити дiалогове вікно Вставка
объекта, і виберіть вкладення Создание. В списку Тип объекта виберіть
пункт Microsoft Graph 5.0 і клацніть мишкою на кнопці ОК. На екрані
з’явиться встановлена за замовчуванням діаграма і вікно таблиці даних.
Зміниться також головне меню: в ньому будуть подані пункти, спеціально
призначені для роботи з діаграмами. В таблицю даних вводяться значення,
що використовуються при побудові діаграми. Якщо ви працюєте з такими
програмами, як Microsoft Excel, Microsoft Works або іншими, що
відповідають стандартам Windows, то для копіювання діаграм із цих
програм в документ Word використовуйте буфер обміну. Буфер обміну слугує
для копіювання в документи Word будь-якої інформації із всіх додатків
Windows.

Настроювання режиму друку.

Будь-який текстовий процесор дозволяє роздруковувати документ. Але Word
має більш широкі можливості (можна друкувати тільки вибрані частини
документа, кілька копій документа, виводити на друк інформацію, що
стосується документа – коротку довідку про документ, анотації, елементи
автотексту, таблиці стилів). Для роздрукування документа виконайте
команду Файл та її опцію Печать. На екрані з’явиться діалогове вікно
Печать. У діалоговому вікні Печать можна задавати такі параметри.
Принтер. Зі списку Имя розділу Принтер можна вибрати принтер, з яким
користувач збирається працювати. Після вибору принтера Word повідомить
про його стан.Копии. В розділі Копии у полі Число копий вказується
кількість копій документа (за замовчуванням буде віддрукована одна
копія). При друкуванні багатосторінкового документа в кількох
примірниках можна надрукувати всі копії першої сторінки, потім другої
тощо або повністю надрукувати перший примірник документа, після цього
другий тощо. Якщо користувач бажає надрукувати перший примірник, а потім
решту, необхідно встановити прапорець опції Разобрать по копиям. А якщо
потрібно друкувати спочатку всі копії першої сторінки, потім – другої
тощо, необхідно зняти цей прапорець.Страницы. Встановлення параметрів
сторінки у розділі Страницы визначає, яка частина документа буде
виведена на друк. Щоб роздрукувати весь документ, виберіть опцію Все.
При виборі опції Выделенный фрагмент буде друкуватися тільки вибраний
фрагмент документа. Якщо вибрати опцію Текущая, буде роздрукована тільки
поточна сторінка. Вибравши опцію Номера, можна вивести на друк сторінки,
номери яких будуть вказані в полі праворуч.Вывести на печать. У цьому
списку пункт Все страницы диапазона вибирається для того, щоб
віддрукувати всі сторінки, вказані в полі Страницы. Можна також
роздруковувати тільки парні або непарні сторінки.Параметры. Клацніть
мишкою на цій кнопці, щоб відтворити на екрані вікно Параметры для
настроювання параметрів друку.Свойства. Після клацання мишкою на цій
кнопці на екрані з’явиться вікно Свойства принтера. У ньому настроюються
різні параметри принтера. Кожному типу принтера будуть відповідати свої
параметри. Напечатать. З допомогою цієї опції визначається тип
інформації, що виводиться на друк. Встановивши необхідні параметри у
діалоговому вікні Печать, клацніть мишкою на кнопці ОК, щоб почати
роздрукування документа. Інколи буває необхідно роздрукувати документ в
альбомній орієнтації. Це особливо доцільно при роботі з документами,
які, наприклад, вміщують таблиці або рисунки. Якщо ваш принтер дає змогу
друкувати такий документ, то встановити альбомну орієнтацію дуже просто.
Для виведення на друк документа в альбомній орієнтації виконайте команду
Файл та її опцію Параметры страницы і в діалоговому вікні Параметры
страницы активізуйте вкладення Размер бумаги. В розділі Ориентация
виберіть пункт Альбомная і клацніть мишкою на кнопці ОК. Після цього
для друкування документа виконайте команду Файл та її опцію Печать. Якщо
в діалоговому вікні Параметры страницы відсутній пункт Альбомная, то
ваш принтер не дає змоги друкувати документ у такій орієнтації.

Друк окремих сторінок.

У діалоговому вікні Печать можна задавати такі параметри.Страницы.
Встановлення параметрів сторінки у розділі Страницы (Page Range)
визначає, яка частина документа буде виведена на друк. Щоб роздрукувати
весь документ, виберіть опцію Все (All). При виборі опції Выделенный
фрагмент (Selection) буде друкуватися тільки вибраний фрагмент
документа. Якщо вибрати опцію Текущая (Current Page), буде роздрукована
тільки поточна сторінка. Вибравши опцію Номера (Pages), можна вивести на
друк сторінки, номери яких будуть вказані в полі праворуч. Вывести на
печать. У цьому списку пункт Все страницы диапазона (All Pages in Range)
вибирається для того, щоб віддрукувати всі сторінки, вказані в полі
Страницы (Pages). Можна також роздруковувати тільки парні або непарні
сторінки.

Призначення та основні функції електронної таблиці MS Excel.

Популярність персональних комп`ютерів визначається, в основному,
різноманітністю прикладних програм. На цей час серед ділових застосувань
персональних комп`ютерів особливу роль відіграють електронні таблиці,
які часто стають ядром інформаційних систем при автоматизації робочих
місць. В основі електронної таблиці лежить “електронна” модель звичайної
таблиці, поділеної на графи (колонки), рядки і клітинки. Реалізація
такої моделі дає змогу користувачеві переглядати на екрані дисплея
ділянку таблиці, переміщувати видиму частину (вікно) таблиці, вибирати
потрібні йому клітинки, вводити, редагувати і форматувати дані в них.
Табличні дані можуть бути зображені у вигляді чисел і текстів, формул,
функцій та інших операцій з даними. Електронні таблиці дають змогу не
тільки швидко перераховувати таблицю, виконуючи досить складні
економічні, інженерні, наукові розрахунки, а й аналізувати проблеми
типу: “А що буде, якщо . . .?”. У багатьох випадках застосування таких
програм значно знижує потребу в спеціальному програмному забезпеченні і
полегшує перехід до комп`ю-теризованої обробки даних для
користувача-початківця. Наведемо стандартний набір покажчиків і
можливостей, що враховуються консультантами з програмного забезпечення і
користувачами при виборі і порівнянні електронних таблиць: зв`язок між
таблицями; припустимість одночасної обробки в таблиці текстів, чисел,
дат, арифметичних і логічних виразів, захист клітинок від редагування;
графічні можливості; інтерфейс користувача управління “табличними
базами даних” ,обсяг бібліотеки функцій та операцій, комунікації.
Microsoft Excel є складовою офісного пакета Microsoft Office, тісно
інтегрованого з іншими додатками, що входять у пакет, що дає змогу
імпортувати й експортувати дані з інших додатків, створювати зв’язані
документи та зберігати в них єдиний стиль.Меню та панелі інструментів
Excel максимально відповідають меню і панелям Microsoft Word. Усі
діалогові вікна додатків Windows, створених Microsoft, витримані в
єдиному стилі. Ярлики вкладок у верхній частині діалогового вікна,
подібні до ярликів аркушів у нижній частині вікна робочої книги, дають
змогу швидко переходити від однієї вкладки до іншої. Наприклад, різні
вкладки діалогового вікна Формат ячеек дають можливість установити
числові формати, типи вирівнювання, шрифти, рамки, додати візерунки,
встановити захист комірок і багато чого іншого.

Реалізовано можливість перетягування даних з Excel до інших додатків з
пакета Microsoft Office, а також підтримку другої версії протоколу
зв’язку та впровадження об’єктів (Object Linking and Embedding, OLE
2).Для полегшення роботи в Microsoft Excel передбачені різні засоби, що
полегшують рутинну роботу. Одним з таких засобів є Майстри (помічники).
їх небагато: Мастер Диаграмм, що дає можливість спростити побудову
діаграм; Мастер Функций, що дає можливість спростити написання

функцій; Мастер Подсказок для швидкого пошуку інформації (хоча він і не
є майстром у прямому значенні цього слова);Мастер Web-страниц для
створення HTML-сторінки за допомогою Microsoft Excel;

Мастер шаблонов дає можливість створити новий шаблон чи базу даних;
Мастер сводных таблиц дає можливість аналізувати не тільки будь-який
зріз наявної інформації, а й упорядковувати стовпці, рядки та заголовки
сторінок методом «перетягнути і відпустити». Мастер преобразований дає
можливість конвертувати до кументи в Excel з інших форматів. У Microsoft
Excel включені деякі можливості, що дають змогу спростити роботу і
виконати необхідні обчислення.

????????_

можливе створення різних користувацьких програм, що автоматизують
специфічні стандартні задачі.

Будова електронної таблиці: робоча книга, робочий лист, клітина робочого
листа та їх

властивості.

Робочий аркуш — це власне електронна таблиця, основний тип документа,
використовуваний в Excel для збереження та маніпулювання даними. Він
складається з комірок, організованих у стовпці і рядки, і завжди є
частиною робочої книги. Робочі книги — це файли MS Excel, що можуть
містити один чи кілька робочих аркушів. Такі файли мають розширення
.xls. Комірка — це основний елемент електронної таблиці, лише в ній може
міститися якась інформація (текст, значення, формули). Структура комірки
Excel: 1-й рівень містить видиме на екрані зображення (тобто
відформатований текст чи результат обчислення формули). 2-й рівень
містить формати комірки (формат чисел, шрифти, вимикач/вмикач ознаки,
показувати чи ні комірку, вид рамки, захист комірки). 3-й рівень містить
формулу, що може складатися з тексту, числа чи вбудованих функцій. 4-й
рівень містить ім’я комірки, це ім’я може використовуватися у формулах
інших комірок, при цьому забезпечується абсолютна адресація даної
комірки.

5-й рівень містить примітки даної комірки (довільний текст). Якщо
комірка містить примітку, то в правому верхньому куті з’являється
червоний квадратик (крапка).

Інформація у клітинах.

Комірка — це основний елемент електронної таблиці, лише в ній може
міститися якась інформація (текст, значення, формули).

Структура комірки Excel:

1-й рівень містить видиме на екрані зображення (тобто відформатований
текст чи результат обчислення формули).

2-й рівень містить формати комірки (формат чисел, шрифти, вимикач/вмикач
ознаки, показувати чи ні комірку, вид рамки, захист комірки).

3-й рівень містить формулу, що може складатися з тексту, числа чи
вбудованих функцій.

4-й рівень містить ім’я комірки, це ім’я може використовуватися у
формулах інших комірок, при цьому забезпечується абсолютна адресація
даної комірки.

Для введення даних у клітинку потрібно клацнути по ній, ввести потрібну
інформацію і натиснути ENTER чи ESC. Отображение нескольких строк текста
внутри ячейки: Выделите ячейки, формат которых требуется изменить. В
меню Формат выберите команду Ячейки и откройте вкладку Выравнивание. В
группе Отображение установите флажок переносить по словам.

Виділення областей клітинок.

Для роботи з кількома комірками відразу необхідно виділити блок комірок.
Це робиться в такий спосіб: клацнувши на комірці і утримуючи кнопку
миші, протягнемо по аркушу покажчиком миші. При цьому буде зроблено
виділення суміжних комірок. Блок описується двома адресами, розділеними
знаком двокрапки — адресою верхньої лівої та нижньої правої комірок. На
рис. 8.4, 8.5, наприклад, виділений блок: A2:D4.

Для вибору діапазону клітинок можна використовувати також мишку і
клавішу : клацніть кнопкою мишки на першій клітинці, потім
натисніть клавішу і , не відпускаючи її, клацніть на останній
клітинці діапазону (всі клітинки між першою і останньою будуть вибрані,
а активною стане остання клітинка). Наприклад, якщо користувач клацнув
на клітинці В2, потім натиснув клавішу і клацнув мишкою на
клітинці Е15, то буде вибраний діапазон клітинок від В2 до Е15 (активною
стає клітинка Е15). Якщо користувачеві потрібно вибрати дуже великий
діапазон клітинок, то це можна зробити з допомогою команди Перейти:
виберіть першу клітинку діапазону клітинок, який має бути вибраним;
натисніть клавішу для відкриття діалогового вікна Переход; у
текстовому полі Ссылка (Reference) введіть координати останньої клітинки
діапазону; натисніть клавішу і, не відпускаючи її, клацніть
мишкою на кнопці ОК. Є й інші можливості вибору діапазону клітинок.
Вибрати весь рядок можна, клацнувши мишкою на заголовку рядка у лівій
частині таблиці, а вибрати весь стовпчик – клацнувши мишкою на заголовку
стовпця у верхній частині таблиці.

Введення та редагування інформації.

Для введення інформації в задану комірку потрібно встановити на неї
курсор чи натиснути мишею на цю комірку. Після цього можна починати
вводити дані. З уведенням першого символу ви переходите в режим
уведення, при цьому в рядку стану відображається слово Введение. Во
время ввода содержимое одновременно появляется и в ячейке, и в поле
ввода строки формул; левее поля ввода появляются галочка и крестик.
Текст, выходящий за рамки столбца, продолжается в последующих ячейках,
если они пусты. В противном случае изображение текста в ячейке
обрезается. При этом часть текста, не поместившаяся в ячейке, не
пропадает (она только не отображается), а, кроме того, в строке формул
весь вводимый текст виден целиком. Если увеличить ширину столбца, в
ячейке появится невидимая ранее часть текста. Если вводимый текст должен
начинаться со знака равенства, то перед знаком равенства следует
вставить одинарную кавычку (прямой апостроф). Это связано с тем, что
текст, начинающийся со знака равенства, интерпретируется программой
Excel как формула. Апостроф, который в активной ячейке не отображается
(он виден только в строке формул), указывает программе Excel, что далее
последует текст, а не формула.

Если листы сгруппированы, то информация вводится одновременно во все
листы.

Якщо інформація вже введена в комірку і потрібно лише додати чи
скорегувати раніше введені дані, двічі натисніть мишею на потрібній
комірці чи натисніть клавішу F2, коли необхідна комірка виділена. При
цьому ви переходите в режим введення і можете внести необхідні зміни в
дані, що знаходяться в цій комірці.

Ви можете відновити вміст комірки, не виходячи з режиму введення. Для
цього потрібно натиснути Ctrl +Z чи Esc. Відновлення даних і вихід з
режиму введення здійснюється натисканням мишею червоного хрестика,
розташованого в рядку введення. Рядок уведення Смуга під панелями
інструментів Microsoft Excel, використовується для введення чи
редагування значень або формул в осередках чи діаграмах. Тут виводиться
постійне значення чи формула активної комірки. Для введення даних
виділіть комірку, введіть дані і натисніть кнопку із зеленою «галочкою»
чи Enter. Дані з’являються в рядку формул у міру їх набору.

Поле імені розташоване в лівому кінці рядка введення. Використовуйте
поле імені для надання імен активній комірці чи виділеному блоку. Для
цього клацніть на полі імені, введіть туди ім’я і натисніть Enter. Такі
імена можна використовувати при написанні формул чи при побудові
діаграм. Також поле імені можна використовувати для переходу до
пойменованого осередку чи блоку. Для цього відкрийте список і виберіть з
нього потрібне ім’я.

теся вставити порожній стовпець, у результаті чого він буде виділений
кольором;натисніть праву кнопку миші. З’явиться список команд; виберіть
команду Прибавить. З’явиться новий стовпець.

Можна вставити стовпець і в інший спосіб. Установіть маркер у будь-якій
комірці стовпця, перед яким потрібно вставити новий стовпець, і
виконайте команду Вставка/Столбик. Аналогічно для вставки рядка
виконайте команду Вставка/Строчка. Крім стовпців і рядків у таблицю
можна вставляти й комірки. Для цього виконайте команду Вставка/Ячейки.

Формати даних: числа, дати, грошові суми, текстова інформація.

В Excel предусмотрено несколько числовых форматов. Для форматирования
чисел используется вкладка Число.

Существует несколько способов вызова диалогового окна Формат ячеек.
Прежде всего необходимо выделить ячейку или ячейки, которые надо
отформатировать, а затем выполнить одно из приведенных действий:

Выберать команду Формат | Ячейки. Щелкнуть правой кнопкой мыши на
выделенных ячейках и из контекстного меню выберать команду Формат ячеек.
Воспользоваться комбинацией клавиш Ctrl + 1. Во вкладке Число
диалогового окна Формат ячеек предусмотрено 12 категорий числовых
форматов. При выборе соответствующей категории из списка правая сторона
панели изменяется так, чтобы отобразить соответствующие опции.
Категория Числовой представлена тремя опциями: число отображаемых
десятичных знаков, использование разделителя тысяч и способ отображения
отрицательных чисел. Обратите внимание на то, что в окне списка
Отрицательные числа представлено четыре варианта отображения
отрицательных чисел (два из них выделены красным цветом), которые
изменяются в зависимости от количества десятичных знаков и использования
символа разделителя тысяч. В верхней части вкладки будет показан образец
отформатированного числа. Выбрав все необходимые опции, щелкните на
кнопке ОК, чтобы применить числовой формат к выделенным ячейкам. Список
категорий числовых форматов:

Общий. Этот формат принят по умолчанию. При его выборе числа
отображаются в виде целых чисел, десятичных дробей или в
экспоненциальном формате, если число слишком большое и не помещается в
ячейке.

Числовой. Этот формат позволяет указать число десятичных знаков,
определить использование разделителя групп разрядов и способ отображения
отрицательных чисел (со знаком “минус”, красным цветом или красным
цветом со знаком “минус”).

Денежный. Этот формат позволяет указать число десятичных знаков,
использование знака денежной единицы и способ отображения отрицательных
чисел (со знаком “минус”, красным цветом или красным цветом со знаком
“минус”). В этом формате всегда используется разделитель групп разрядов.

Финансовый. Этот формат отличается от денежного тем, что знаки денежной
единицы всегда выровнены по вертикали.

Дата. Эта категория позволяет выбрать один из 15 форматов отображения
дат.

Время. Эта категория предоставляет на выбор 8 форматов отображения
времени.

Процентный. Эта категория позволяет выбрать число десятичных знаков.
Символ процента отображается всегда.

Дробный. Эта категория позволяет выбрать один из 9 дробных форматов
отображения чисел.

Экспоненциальный. В этом формате число всегда отображается с буквой Е.
Можно выбрать число десятичных знаков для отображения.

Текстовый. Применение текстового формата к числовому значению заставляет
Excel рассматривать это число как текст.

Дополнительный. В эту категорию включено четыре дополнительных числовых
формата (Почтовый индекс, Индекс+4, Номер телефона и Табельный номер).

Все форматы. Эта категория позволяет создавать собственные числовые
форматы, не входящие ни в одну из других категорий.

Если в ячейке находится ряд символов “решетка” (#########), то это
значит, что столбец недостаточно широк для отображения числа в выбранном
формате. Необходимо увеличить ширину столбца или изменить числовой
формат.

Копіювання, пересування та розповсюдження даних.

Копіювання даних здійснюється в стандартний для середовища Windows
спосіб: виділіть частину комірки чи кілька комірок; скопіюйте виділений
діапазон у буфер обміну. Після цього ви можете відновлювати вміст
виділеного блоку в будь-якому додатку Windows; для вставки скопійованої
інформації встановіть курсор у потрібне місце і вставте інформацію з
буфера. Тому в програмі Excel передбачена можливість копіювання формул
за графами або рядками. При копіюванні за графами програма автоматично
змінює у формулах номери рядків, а при копіюванні за рядками – імена
граф. Заполнение смежных ячеек:Чтобы задать прогрессию, следует либо
перетащить маркер заполнения выделенного диапазона ячеек, либо
воспользоваться командой Прогрессия (выберите пункт Заполнить в меню
Правка , затем щелкните пункт Прогрессия). Копирование данных в строке
или столбце . При перетаскивании маркера заполнения ячейки содержимое
этой ячейки копируется в ячейки вдоль стоки, либо вдоль столбца.
Перемещение и копирование листов: Откройте книгу, в которую нужно
переместить или скопировать листы. Переключитесь в книгу, содержащую
листы, которые требуется скопировать или переместить, и выделите эти
листы. Чтобы отменить выделение нескольких листов книги, щелкните любой
невыделенный лист. Если на экране видны только выделенные листы,
наведите указатель на выделенный лист и нажмите правую кнопку мыши.
Затем выберите в контекстном меню команду Разгруппировать листы. В меню
Правка выберите команду Переместить/скопировать лист. Выберите
соответствующую книгу в поле Переместить выбранные листы в книгу. Чтобы
переместить или скопировать выбранные листы в новую книгу, выберите
пункт (новая книга). В поле Перед листом выберите лист, перед которым
нужно вставить перемещаемые или копируемые листы. Чтобы только
скопировать, а не переместить листы, установите флажок Создавать копию.
При перетаскивании, а также при выборе команд Вырезать или Копировать и
Вставить, Microsoft Excel полностью копирует ячейку, включая формулы и
возвращаемые ими значения, примечания и форматы.

Если область копирования содержит скрытые ячейки, они также будут
скопированы. Существует возможность просмотреть все ячейки, которые
содержатся в скрытых строках или столбцах области вставки. Вместо
копирования содержимого ячеек целиком можно скопировать только часть
содержимого ячейки, например возвращаемое формулой значение, без
копирования самой формулы. Также можно вставлять часть ячейки, для этого
нажмите кнопку Параметры вставки в нижнем правом углу выделенной
области. Примечание. Кнопка Параметры вставки доступна только после
копирования выделения, не переноса или вырезания.

Оформлення таблиць: заголовки, розміщення даних, рамки, фони та кольори.

В HYPERLINK
“mk:@MSITStore:C:\\Program%20Files\\Microsoft%20Office\\OFFICE11\\1049\\
xlmain11.chm::/html/xlconAboutJoiningTextNumbersTogether1.htm” \l “#”
объединенную ячейку Microsoft Excel помещает только данные верхнего
левого угла из выделенного HYPERLINK
“mk:@MSITStore:C:\\Program%20Files\\Microsoft%20Office\\OFFICE11\\1049\\
xlmain11.chm::/html/xlconAboutJoiningTextNumbersTogether1.htm” \l “#”
диапазона . Данные из других ячеек уничтожаются.

Скопируйте нужные данные в верхнюю левую ячейку внутри диапазона(вводим
заголовок).

Выделите ячейки, которые необходимо объединить.

Для объединения ячеек в одной строке или одном столбце и выравнивания по
центру содержимого ячеек нажмите кнопку Объединить и поместить в центре

Положение данных в ячейке

Выберите ячейки, положение данных в которых следует изменить. Для
центрирования или выравнивания данных, занимающих несколько столбцов или
строк, например метка столбца и строки, сначала объедините выбранный
HYPERLINK
“mk:@MSITStore:C:\\Program%20Files\\Microsoft%20Office\\OFFICE11\\1049\\
xlmain11.chm::/html/xldecCenterAlignIndentOrRotateDataInCell1.htm” \l
“#” диапазон ячеек, а затем укажите HYPERLINK
“mk:@MSITStore:C:\\Program%20Files\\Microsoft%20Office\\OFFICE11\\1049\\
xlmain11.chm::/html/xldecCenterAlignIndentOrRotateDataInCell1.htm” \l
“#” объединенную ячейку для перемещения.

Выполните одно из следующих действий: HYPERLINK
“mk:@MSITStore:C:\\Program%20Files\\Microsoft%20Office\\OFFICE11\\1049\\
xlmain11.chm::/html/xldecCenterAlignIndentOrRotateDataInCell1.htm” \l
“#” Выровняйте данные по центру, по левому краю или по правому краю
Нажмите соответствующую кнопку на HYPERLINK
“mk:@MSITStore:C:\\Program%20Files\\Microsoft%20Office\\OFFICE11\\1049\\
xlmain11.chm::/html/xldecCenterAlignIndentOrRotateDataInCell1.htm” \l
“#” панели инструментов Форматирование. Чтобы выровнять текст по
левому краю, нажмите кнопку Выровнять по левому краю. Чтобы выровнять
текст по центру, нажмите кнопку Выровнять по центру . Чтобы выровнять
текст по правому краю, нажмите кнопку Выровнять по правому краю. Для
восстановления выравнивания, установленного по умолчанию, выделите
ячейки, в меню Формат выберите команду Ячейки, а затем перейдите к
вкладке Выравнивание. В поле Горизонтальное установите флажок Обычное.

HYPERLINK
“mk:@MSITStore:C:\\Program%20Files\\Microsoft%20Office\\OFFICE11\\1049\\
xlmain11.chm::/html/xldecCenterAlignIndentOrRotateDataInCell1.htm” \l
“#” Увеличьте или уменьшите отступ текста от левого края ячейки

На HYPERLINK
“mk:@MSITStore:C:\\Program%20Files\\Microsoft%20Office\\OFFICE11\\1049\\
xlmain11.chm::/html/xldecCenterAlignIndentOrRotateDataInCell1.htm” \l
“#” панели инструментов Форматирование нажмите кнопку Увеличить отступ
или Уменьшить отступ

В меню Формат выберите команду Ячейки и откройте вкладку Выравнивание.

Выполните одно из следующих действий.

Для отступа текста слева, справа или с обоих сторон ячейки выберите в
поле по горизонтали вариант по левому краю (отступ), по правому краю
(отступ) или распределенный (отступ). Затем в поле отступ задайте
требуемый отступ.

Для отступа текста сверху, снизу или и сверху, и снизу выберите в поле
по вертикали вариант по верхнему краю, по нижнему краю или
распределенный. Затем в поле отступ задайте требуемый отступ.

Чтобы растянуть строку, распределенную в ячейке (с отступами справа и
слева), в списке по горизонтали выберите вариант по ширине.

Чтобы растянуть по горизонтали текст, не распределенный в ячейке, в
списке по горизонтали выберите вариант распределенный (отступ), а затем
установите флажок Распределять по ширине.

Чтобы растянуть текст в ячейке по вертикали, выберите в списке по
вертикали значение по высоте.

HYPERLINK
“mk:@MSITStore:C:\\Program%20Files\\Microsoft%20Office\\OFFICE11\\1049\\
xlmain11.chm::/html/xldecCenterAlignIndentOrRotateDataInCell1.htm” \l
“#” Выравнивание данных вверху, в центре и внизу ячейки

В меню Формат выберите команду Ячейки и откройте вкладку Выравнивание.

В поле Вертикальное выберите необходимый параметр.

В меню Формат выберите команду Ячейки и откройте вкладку Выравнивание.

В группе Ориентация задайте угол наклона текста точно либо переместите
индикатор на необходимый угол.

Для отображения текста вертикально сверху вниз в группе Ориентация
щелкните поле с вертикальной надписью Текст.

Заливка и удаление заливки из ячеек

Выделите ячейки, к которым требуется применить заливку или удалить ее.
Выполните одно из следующих действий. HYPERLINK
“mk:@MSITStore:C:\\Program%20Files\\Microsoft%20Office\\OFFICE11\\1049\\
xlmain11.chm::/html/xlhowShadeCellsWithSolidColors1.htm” \l “#”
Выполните заливку цветом Чтобы использовать последний выбранный цвет,
нажмите кнопку Цвет заливки на HYPERLINK
“mk:@MSITStore:C:\\Program%20Files\\Microsoft%20Office\\OFFICE11\\1049\\
xlmain11.chm::/html/xlhowShadeCellsWithSolidColors1.htm” \l “#” панели
инструментов Форматирование.Чтобы использовать другой цвет, нажмите
стрелку рядом с кнопкой Цвет заливки, а затем выберите необходимый цвет.

HYPERLINK
“mk:@MSITStore:C:\\Program%20Files\\Microsoft%20Office\\OFFICE11\\1049\\
xlmain11.chm::/html/xlhowShadeCellsWithSolidColors1.htm” \l “#”
Выполните заливку ячеек узором В меню Формат выберите команду Ячейки, а
затем перейдите к вкладке Вид. Для использования цвета фона с узором
выберите необходимый цвет в поле Заливка ячеек.

Нажмите стрелку рядом с полем Узор, а затем выберите необходимый узор и
цвет.

Если цвет узора не выбран, он будет черным.

HYPERLINK
“mk:@MSITStore:C:\\Program%20Files\\Microsoft%20Office\\OFFICE11\\1049\\
xlmain11.chm::/html/xlhowShadeCellsWithSolidColors1.htm” \l “#” Удалите
заливку

На HYPERLINK
“mk:@MSITStore:C:\\Program%20Files\\Microsoft%20Office\\OFFICE11\\1049\\
xlmain11.chm::/html/xlhowShadeCellsWithSolidColors1.htm” \l “#” панели
инструментов Форматирование нажмите стрелку рядом с кнопкой Цвет
заливки и выберите вариант Нет заливки.

Сортування та фільтрація даних.

Excel дає змогу сортувати як числові, так і нечислові дані робочої
таблиці. Сортування може відбуватися за двома напрямками: за збільшенням
значення ключової ознаки; за зменшенням значення ключової ознаки.

Для швидкого сортування списку за збільшенням значення ключової ознаки
необхідно встановити табличний курсор у клітинку, з якої список
починається потім клацнути мишкою на кнопці сортування По возрастанию,
розміщеній на стандартній панелі інструментів. Кнопка сортування По
убыванию працює так само, але список сортується за зменшенням значення
ключової ознаки. В обох випадках Excel визначає розмір списку і сортує
всі рядки в ньому. Примітка. Будьте уважні під час сортування списку з
формулами. Якщо у формулах використовується значення клітинок,
розміщених у інших рядках списку, то після сортування ці формули будуть
неправильні. Якщо формули в списку пов`язані з клітинками поза списком,
переконайтеся, що були вказані абсолютні адреси цих клітинок. Наприклад,
необхідно впорядкувати список робітників за номерами цехів, а в кожному
цеху – за алфавітом. Для сортування цього списку в порядку зменшення
номерів цехів, а прізвищ робітників кожного цеху – за алфавітом
необхідно виконати сортування за двома графами – Прізвище і Номер цеху.
У разі потреби відсортувати більш ніж одне поле необхідно виконати
команду Данные та її опцію Сортировка, при цьому з`явиться діалогове
вікно Сортировка диапазона. В списку, що розкривається, Сортировать по
(виберіть поле і вкажіть порядок сортування (за зменшенням чи за
збільшенням значення ключової ознаки). Потім зробіть це саме для другого
поля. Якщо необхідно сортувати і за третім полем, визначте останнє в
третьому розділі. Якщо активізована опція Идентифицировать поля по
Подписям (первая строка диапазона), рядок заголовка граф не буде
впливати на сортування. Клацніть мишкою на кнопці ОК, і рядки швидко
перегрупуються.Якщо результат сортування виявився незадовільним,
виконайте команду Правка та її опцію Отменить Сортировку або натисніть
комбінацію клавіш , щоб повернути список до початкового
стану. Примітка. Досить часто потрібно, щоб рядки робочої таблиці
зберігалися в початковому стані, а сортування виконувалось лише
тимчасово для проглядання. Вихід один – доповнити робочу таблицю ще
однією додатковою графою і зберігати в ній порядкові номери рядків (для
створення номерів рядків не використовуйте формулу). В цьому випадку
після сортування можна повернутися до початкового порядку рядків, якщо
ще раз відсортувати робочу таблицю за графою, в якій зберігаються
порядкові номери рядків.

Якщо клацнути мишкою на кнопці Параметры у діалоговому вікні Сортировка
диапазона, на екрані з`явиться діалогове вікно Параметры сортировки, у
якому є такі поля:Порядок сортировки по первому ключу. Дає змогу
визначити особливий порядок сортування. Учитывать регистр. При
сортуванні буде враховуватися відмінність між великими і малими буквами.
В результаті при сортуванні за збільшенням ключової ознаки спочатку
будуть йти малі букви а потім – великі.Сортировать. Дає змогу визначити
порядок сортування рядків (задано за замовчуванням) або граф.

Фільтрація списку дає можливість знаходити й відбирати для обробки
частину записів у списку, таблиці, базі даних. У відфільтрованому списку
виводяться на екран лише ті рядки, що містять певне значення чи
відповідають певним критеріям. При цьому інші рядки виявляються
схованими. В Excel для фільтрації даних використовуються команди
Ав-тофильтр і Расширенный фильтр. У випадку простих критеріїв для
вибірки потрібної інформації досить команди Автофильтр у комірках
виділених заголовків повинні з’явитися нові елементи: 2І. З їх допомогою
можна встановлювати критерії фільтрації даних. Під час використання
складних критеріїв варто застосовувати команду Расширенный фильтр.
Обидві команди викликаються командою Данные/Фильтр.

Використання форм та “заморожування” підвікон.

Команда Форма відображає на екрані форму, що являє собою вікно діалогу,
призначене для перегляду та редагування записів у базі даних, а також
для додавання нових і видалення існуючих записів. Крім того, за
допомогою форми ви можете здійснити пошук конкретних записів на підставі
складних критеріїв.

Кожному стовпцю таблиці у формі відповідає поле, найменування якого
визначається введеним вами заголовком стовпця. Крім таких полів, у формі
можуть бути присутніми поля, що обчислюються, за допомогою яких ви
можете виконувати різноманітні обчислення. Значення цих полів
автоматично заповнюються Excel на підставі інформації, що міститься в
базі даних. Ви не можете безпосередньо ввести чи змінити значення в
полях, що обчислюються, тому в режимі редагування ці поля у формі не
відображаються. Крім того, ви можете самостійно визначити деякі з полів
таблиці як редаговані. У результаті ці поля також не відображатимуться у
формі в режимі редагування.Крім полів, форма містить ряд кнопок й
індикатор номера запису. Кнопка Добавить призначена для введення в базу
даних нового запису. В результаті натискання цієї кнопки Excel очистить
усі поля форми, після чого ви можете ввести необхідні дані. Уведений
запис додається в кінець бази даних.

Команда Разбить ділить активне вікно на два чи чотири підвікна. Ця
команда дає можливість прокручувати підвікна одночас но. Два
горизонтальні підвікна завжди матимуть однакові заголовки стовпців; два
вертикальні підвікна завжди матимуть однакові заголовки рядків
Використовуймо команду Фиксировать подокна для скасування прокручування
у верхньому, лівому чи обох підвікнах розбивки. Команда Удалить
разбиение видаляє розбивку в активному вікні. Ця команда доступна лише
тоді, коли активне вікно поділене. Подвійне клацання на маркері чи на
лінії поділу також вилучає розбивку. Команда Фиксировать подокна фіксує
верхнє підвікно, ліве иідвікно чи обидва підвікна на активному робочому
аркуші. Ця команда потрібна для того, щоб зберегти заголовки рядків чи
стовпців на екрані, якщо на робочому аркуші прокручуються довгі списки.
Ця команда забороняє підвікнам ліворуч від вертикальної розбивки
прокручуватися горизонтально, а підвікнам над горизонтальною розбивкою —
прокручуватися вертикально. Можна також використовувати кнопку Фиксация
подокон для фіксації чи скасування фіксації підвікон на робочому аркуші.
Якщо вікно не розділене на підвікна, то ця команда розділить вікно по
активній комірці. Примітка. Фіксація заголовків на робочому аркуші не
впливає на друк.

Команда Отменить фиксацию скасовує фіксацію підвікон на робочому листі.
Також можна повторно натиснути кнопку Фиксация подокон для скасування
фіксації. Ця команда з’являється в меню Окно тільки в тому разі, якщо
фіксація вже введена за допомогою команди Фиксировать подокна.

Формули – основний засіб використання електронних таблиць.

Формули – це те, що робить електронні таблиці дуже корисними. Саме
формули дають змогу обчислювати результати на підставі даних, які
зберігаються в робочій таблиці. У формулах використовуються арифметичні
операції для роботи з числами, спеціальні функції для обробки тексту, а
також інші формули для обчислення значень у клітинці. Числа і текст
можуть бути в інших комірках, що дає змогу легко змінювати дані і надає
робочим таблицям особливої динамічності. Наприклад, при зміні початкових
даних Excel виконує перерахунки за всіма формулами, де задіяні ці дані.
Отже, багато разів змінюючи початкові дані в робочій таблиці, користувач
зможе швидко побачити, як ці зміни впливають на результати розрахунків.

Формула, яка введена в комірку, може мати будь-які з наступних
елементів: оператори (наприклад, + “додавання” або * “множення”); адреса
клітинки, включаючи поіменовані клітинки і діапазони;

числа; функції робочих таблиць (наприклад, СУММ (SUM)).

Довжина формули не повинна перевищувати 1024 символи. Якщо ввести
формулу в клітинку, то в ній буде відтворений результат розрахунку за
цією формулою. Однак у пам’яті комп’ютера зберігається саме формула, а
не результат розрахунків за нею.

Основні стандартні функції Excel.

Для зручності роботи функції в Excel розбиті по категоріях: функції
керування базами даних і списками, функції да ти і часу, DDE/Зовнішні
функції, інженерні функції, фінансові, інформаційні, логічні, функції
перегляду і посилань. Крім того, присутні такі категорії функцій:
статистичні, текстові та математичні.

Математичні і тригонометричні функції В Excel входять 52 функції цієї
категорії. В неї включені як звичайні функції типу СУММ або ЦЕЛОЕ, так і
багато інших, одна з яких може виявитися потрібною користувачеві.
Функція КОРЕНЬ повертає значення квадратного кореня з аргументу. Якщо
аргумент від’ємний, функція сприймає його як помилку. СУММ .Якщо взяти
навмання кілька робочих книг, то можна переконатися, що найчастіше в них
використовується функція СУММ. Ця функція – одна з найпростіших. Вона
може мати від 1 до 30 аргументів. В основному Excel призначений для
роботи з числами, але він має ще 23 вбудовані функції для роботи з
текстом. Функція СИМВОЛ повертає окремий символ, який відповідає
заданому як аргумент ANSI-коду. Значення аргумента має міститися в
інтервалі від 1 до 255. (Функція КОДСИМВ виконує обернену дію.) Функція
ЛЕВСИМВ віділяє рядок символів заданої довжини з іншого рядка,
починаючи з крайньої лівої позиції. Ця функція використовує два
аргументи: перший аргумент – рядок, а другий (необов’язковий) – число
символів. Якщо другий аргумент відсутній, Excel за замовчуванням виділяє
перший символ тексту. Функція ЗАМЕНИТЬ (REPLACE) дає змогу замінювати
символи в тексті. Вона має чотири аргументи: перший – рядок тексту, в
якому потрібно зробити заміну; другий – позиція в текстовому рядку, з
якої необхідно починати заміну; третій – кількість символів, які
необхідно замінити; четвертий – новий текст, який має замінити той, що
був у рядку. Функція ПРОПИСН перетворює малі букви у рядку тексту на
великі Логічні функції До цієї категорії в Excel віднесено тільки шість
функцій. ЕСЛИ Ця функція наділяє формули користувача здатністю приймати
рішення. В ній використовуються три аргументи. Перший аргумент – це
логічний вираз, який може набувати значення ИСТИНА або ЛОЖЬ. Другий і
третій аргументи – це такі вирази, які виконуються, якщо перший аргумент
набуде відповідне значення ИСТИНА або ЛОЖЬ. Функція И повертає логічне
значення ИСТИНА або ЛОЖЬ залежно від логічного значення своїх
аргументів. Якщо всі аргументи набувають значення ИСТИНА, то функція И
повертає значення ИСТИНА. Якшо не всі аргументи набувають значення
ИСТИНА, то функція И повертає значення ЛОЖЬ. Наприклад, формула
=И(А1<0);А2<0;А3<0) або =AND(А1<0);А2<0;А3<0) повертає значення ИСТИНА
(TRUE), якщо всі клітинки діапазону А1:А3 вміщують від’ємні числа.
Функція И (AND) може використовуватися як аргумент функції ЕСЛИ.
Наприклад, формула =ЕСЛИ(И(А1<0);А2<0;А3<0);”Всі від’ємні”;”Не всі
від’ємні”)). відтворює на екрані рядок “Всі від’ємні”, якщо всі клітинки
діапазону А1:А3 вміщують від’ємні числа. Але якщо хоча б одне з цих
значень не є від’ємним або дорівнює нулю, формула повертає рядок “Не всі
від’ємні”. Функція ИЛИ дуже схожа на функцію И лише з тією різницею,
що функція ИЛИ повертає логічне значення ИСТИНА, якщо хоча б один з її
аргументів істинний. У противному разі функція повертає логічне значення
ЛОЖЬ. В Excel передбачено 14 функцій, що працюють з типом значень Дата и
время. Функція СЕГОДНЯ не має аргументу. Вона повертає поточну дату,
точніше, дату, встановлену в системі. Функція ДАТА відтворює на екрані
дату залежно від своїх трьох аргументів: рік, місяць і день. Ця функція
допоможе скомпонувати дату на підставі інформації, поміщеної в робочу
таблицю. Функція ДЕНЬНЕД визначає день тижня в даті, що вказана. Вона
має два аргументи: дату і код, що визначає тип результату (другий
аргумент не обов’язковий). Функція ВРЕМЯ повертає час залежно від своїх
трьох аргументів: годин, хвилин і секунд. Ця функція допоможе
скомпонувати час на підставі інформації, вміщеної в робочій таблиці.
Функція ЧАС виділяє з часу кількість годин. В Excel передбачено 15
функцій, призначених для фінансових розрахунків. Синтаксис функції БЗ
БЗ(Норма;Число_периодов;Выплата;Нз;Тип)

Де, Норма —процентна ставка за період. Число_периодов —загальна
кількість періодів поповнення рахунку ренты. Выплата —сума, якою
поповнюеться рахунок кажний період; це значення не можє змінюватися на
протязі періоду користування рахунком. Нз — початкова сума, або загальна
сума усіх майбутніх платежів з поточного момента. Якщо аргумент Нз
відсутній, то він приймається рівним 0. У такому випадку повинно бути
вказано значення аргументу Выплата. Тип — це число 0 або 1, що вказуэ у
який час повинен поповнюватися рахунок. Якщо аргумент Тип выдсутный, то
він приймається рівним 0.

Синтаксис функції НОРМА НОРМА(Кпер;выплата;Нз;Бс;Тип;Предположение) Де,
Кпер —загальне число періодів виплати. Выплата —виплата у кожному
періоді, це значення не може змінюватися на протязі періоду виплат. Нз —
поточна сума, або загальна сума усіх майбутніх платежів з поточного
момента. Бс – сума, яку маємо досягнути, або баланс готівки, якого
необхідно досягнути після останнього платежу (при відсутності значення
БС = 0) Тип — це число 0 або 1, що вказуе у який час повинен
поповнюватися рахунок. Якщо аргумент Тип відсутній, то він приймається
рівним 0. Синтаксис функції КПЕР КПЕР(Норма;Выплата;Нз;Бс;Тип) Де, Норма
– % ставка за період; Выплата —виплата, яка проводиться у кожному
періоді, її розмір не змінюється на протязі періодів виплат. Звичайно
виплата включає фіксовану суму і суму за відсотками, але в її розмірі не
враховуються значення інших податків та сборів. Нз — поточна сума, або
загальна сума усіх майбутніх платежів з поточного момента. Бс – сума,
яку маємо досягнути, або баланс готівки, якого необхідно досягнути після
останнього платежу; при відсутності значення БС = 0 (наприклад, для
займу Бс = 0 ); Тип — це число 0 або 1, що вказуе у якій час необхідно
робити виплату. Якщо аргумент Тип відсутній, то він приймається рівним
0. В Excel передбачено кілька функцій, призначених для роботи з
матрицями. Функція МУМНОЖ має два аргументи: перший – масив1; другий –
масив2. Вона повертає добуток матриць, розміщених у масивах. Результат –
масив з таким самим числом рядків, як і масив1, та таким самим числом
стовпців, як масив2.. Для одержання результату при будь-яких операціях з
матрицями натискання клавіші , а потім комбінації клавіш
<Ctrl+Shift+Enter> обов’язкове. Функція МОБР має один аргумент – масив.
Вона повертає обернену матрицю. Функція ТРАНСП має один аргумент –
масив. Вона повертає транспоновану матрицю. До категорії Статистические
віднесено 71 функцію, що дає змогу виконувати різноманітні розрахунки.
Функція СРЗНАЧ повертає середнє значення (середнє арифметичне)
діапазону клітинок, що еквівалентне сумі вмісту всіх клітинок діапазону,
поділеній на кількість клітинок у діапазоні.

Функція МАКС використовується для визначення найбільшого значення з
діапазону, а функція МИН – найменшого.

Створення діаграм.

При создании диаграммы имеет смысл вначале выделить ту область таблицы,
которая содержит данные для построения диаграммы, включая заголовки
столбцов и строк. Эти заголовки программа Excel использует в качестве
элементов описания. При этом совсем не обязательно выделять только
смежные области ячеек. Область данных можно также задать позже в
диалоговых окнах Мастера диаграмм. Однако без выделения области данных
невозможен предварительный просмотр диаграммы, поэтому рекомендуется
сначала выделить данные.Создание диаграммы осуществляется за четыре
шага.

Первый шаг. Первое окно Мастера диаграмм, называемое Тип диаграммы,
вызывается щелчком на кнопке панели инструментов. Окно состоит из двух
вкладок. На вкладке Стандартные в области Тип программа Excel выводит
стандартные типы диаграмм. Для каждого типа диаграммы в поле Вид
предлагаются разновидности выбранного типа диаграммы. С помощью
командной кнопки Просмотр результата можно увидеть диаграмму,
построенную на основе выделенных данных. Дополнительные виды диаграмм
приведены на вкладке Нестандартные. Программа Excel позволяет
подключать созданные ранее пользователем типы диаграмм. Для этого на
вкладке Нестандартные в области Вывести следует выбрать опцию
Дополнительные.

После выбора типа диаграммы нужно щелкнуть на кнопке Далее.

Второй шаг. Раскрывается следующее диалоговое окно – Источник данных
диаграммы – с двумя вкладками. На этих вкладках можно уточнить область
ячеек с данными для построения диаграммы или указать другую область
ячеек. В поле Диапазон выводятся координаты области ячеек, которая была
предварительно выделена. Для того чтобы изменить эти координаты с
помощью мыши, нужно щелкнуть на кнопке справа в конце поля Диапазон (в
результате чего размер диалогового окна уменьшится) и выделить новую
область, которая послужит источником данных. После второго щелчка на той
же кнопке диалоговое окно снова увеличится. Иначе адрес блока данных
можно вписать с клавиатуры. Обратим внимание, что в полях ввода задаются
абсолютные адреса. Для таблицы, содержащей не менее двух рядов, можно
задать, в какой последовательности должен происходить перебор ячеек при
построении диаграммы. Если задана опция Ряды в строках, то внутренний
перебор производится по строкам, а внешний – по столбцам; т.е. сначала
перебираются все строки для первого столбца, затем – все строки для
второго и т.д. При этом в качестве подписей к оси X используются
названия столбцов. В рассмотренном выше примере установлена опция Ряды в
строках, поэтому производится перебор сначала в понедельник для первого
и второго автомобиля, затем во вторник и т.д. В качестве подписей
используются названия дней недели. Если задана опция Ряды в столбцах, то
внутренний перебор производится по столбцам, а внешний – по строкам;
т.е. сначала перебираются все столбцы для первой строки, затем – все
столбцы для второй и т.д. В качестве подписей используются названия
строк. Если данную опцию установить в рассмотренном примере, то в
диаграмме сначала будут представлены все пробеги первого автомобиля, а
затем второго. Третий шаг. В следующем диалоговом окне – Параметры
диаграммы – устанавливаются детали оформления диаграммы. На различных
вкладках, в частности, определяется, появится ли на диаграмме легенда,
таблица значений и заголовок диаграммы. На вкладке Заголовок можно
ввести названия диаграммы и осей координат. На вкладке Оси можно
указать, изображается ось на диаграмме или нет, а также определить
характер подписей меток оси X. Вкладка Линии сетки позволяет заказать
отображение координатной сетки, которая существенно упрощает сравнение
величин, представленных на диаграмме. Для каждой оси можно установить
режим отображения на экране только главных или главных и вспомогательных
линий сетки. Вкладка Легенда используется, когда нужно пояснить
диаграмму. В области Размещение можно выбрать позицию легенды. Легенду
можно переместить также с помощью мыши. Вкладка Подписи данных позволяет
поместить надписи на самой диаграмме, например, возле столбиков на
столбчатой диаграмме или возле точек на линейчатой диаграмме. В области
Подписи значений представлены варианты подписей, зависящие от выбранного
типа диаграммы. Если необходимо вставить метки данных, то рядом с ними
можно также показывать ключ легенды. С помощью вкладки Таблица данных
можно вставить под диаграммой таблицу данных. В этой таблице выводятся
исходные данные диаграммы. Таблица размещается таким образом, что данные
появляются в соответствии с рубриками оси Х под относящимися к ним
столбиками или точками диаграммы. В заголовки строк таблицы можно также
вставить ключ легенды.

Четвертый шаг – размещение диаграммы. В четвертом окне Мастера диаграмм
можно выбрать: поместить ли диаграмму на текущем листе таблицы или на
отдельном листе. Сложную и насыщенную диаграмму лучше располагать на
отдельном листе. В этом случае, с одной стороны, проще осуществить
подгонку ее размера под стандартный лист бумаги, а с другой стороны, не
возникнет проблем при импортировании ее в программу PowerPoint. После
завершения всех необходимых установок следует щелкнуть на кнопке Готово.

Изменение диаграммы

Для того чтобы изменить диаграмму, прежде всего ее следует выделить
щелчком мыши. После этого в строке меню появится новый пункт: Диаграмма.
В этом меню собраны команды, предназначенные для вызова диалоговых окон
Мастера диаграмм. Вызвав нужное окно, можно изменить настройки
диаграммы.

Форматирование элементов диаграммы

В построенной диаграмме можно изменять ее отдельные элементы: оси
координат, заголовки, область построения диаграммы, встроенную таблицу,
линии сетки, а также охватывающую область – область диаграммы.

Для форматирования нужного элемента нужно его выделить, а затем открыть
меню Формат и вызвать диалоговое окно. Диалоговое окно для
форматирования выделенного элемента можно вызвать также одновременным
нажатием клавиш +. Команды форматирования позволяют менять
толщину и цвет линий, цвет заливки, шрифт и размер букв, ориентацию
надписей и т.д.

Изменение размеров диаграммы

Изменение размеров и взаимного расположения частей диаграммы
производится с помощью мыши. При этом следует учитывать, что внешняя
рамка ограничивает поле диаграммы. Поэтому вначале внешнюю рамку
целесообразно расширить, а по окончании форматирования уменьшить до
нужных размеров.

Особливості друку робочих листів.

Настроювання режиму друку.

Установив параметры страницы, Вы можете определить диапазон, который
необходимо распечатать. По умолчанию Excel печатает текущий лист. В этом
случае распечатка включает прямоугольную область, охватывающую все
ячейки, содержащие данные или элементы форматирования. В диалоговом окне
Печать имеется переключатель Выделенные листы, который позволяет
распечатать содержимое сразу нескольких листов книги. Другой
переключатель – Всю книгу – выбирается в том случае, если необходимо
распечатать все листы рабочей книги. Чтобы вывести на печать только
выделенный диапазон рабочего листа, следует выбрать переключатель
Выделенный диапазон диалогового окна Печать.Однако в том случае, если Вы
работаете со сложной таблицей, содержащей множество вспомогательных
частей, которые не нужны на распечатке, имеет смысл определить область
печати. Для этого: выделите часть таблицы, которую хотите указать в
качестве области печати; выберите последовательно команды Область
печати, Задать операционного меню Файл.

Заданная Вами область печати будет автоматически добавлена к списку имён
диапазонов. Если Вам необходимо выделить её, щёлкните на стрелке вниз
рядом с полем имён (слева от строки формул) и выберите из раскрывшегося
списка Область печати. После того, как Вы определите область печати,
Excel всегда будет выводить на печать именно эту область, даже если Вы
добавите к своей таблице другие объекты. Единственная возможность
распечатать другой диапазон при заданной области печати – это выделить
его и воспользоваться командой Печать при включенном переключателе
Выделенный диапазон. Область печати можно переопределить с целью
включения в неё добавленных объектов. Для полной отмены области печати
выберите последовательно команды Область печати, Убрать операционного
меню Файл. Распечатать документ можно, также, кликнув на значке с
изображением принтера. При этом, если задана область печати, то
распечатана будет именно она. В противном случае Вы получите
распечатанный активный лист рабочей книги. Если содержимое рабочего
листа не помещается на одной странице, на экране отобразятся пунктирные
линии, обозначающие границы печатных страниц (разделители страниц). Это
позволит во время обработки таблицы получить представление о том, как
будут размещены данные на бумаге. Разделители страниц можно вставить и
вручную. Для этого сначала следует активизировать ячейку, расположенную
снизу и справа от позиции, в которой должен находится разделитель. Затем
необходимо выбрать команду Page Break (Разрыв страницы) меню Insert
(Вставка). В результате в указанной позиции рабочего листа появится
пунктирная линия – разделитель.

Удалять разделители страниц позволяет команда Remove Page Break (Убрать
разрыв страницы) меню Insert (Вставка). Перед удалением разделителя
необходимо активизировать ячейку, расположенную справа от него или под
ним. Удалить можно только разделители, вставленные пользователем. Более
удобен для работы со страницами режим Page Break Preview (Разметки
страницы), который выбирается с помощью меню View (Вид). В этом режиме
разделители страницы показаны жирными синими линиями, причем вставленные
вручную разделители отличается по внешнему виду от вставленных
автоматически (разделители, вставленные ручную, показаны сплошной
линией, а автоматически – пунктирной). На страницах проставлены номера,
что позволяет определить порядок их распечатки. Вы можете передвигать
разделители с помощью мышки и, тем самым, формировать страницы в
соответствии с Вашим желанием.

Диалоговое окно Печать используется для настройки параметров принтера и
предварительного просмотра документа перед печатью. Принтер

Выбор принтера. Отображаются сведения о выбранном принтере.

Свойства Click Properties to change the options for the selected
printer. In most cases, the settings you specify apply only to the
active worksheet. An exception to this is the Default folder setting for
the Microsoft Office Document Image Writer; changes to this setting will
affect the same setting in other Microsoft Office applications.

Найти принтер Позволяет выбрать неотображенный принтер в сети. Чтобы
вернуться в это меню и напечатать документ по окончании выбора принтера,
необходимо нажать кнопку OK.

Печать в файл После нажатия кнопки OK отображает диалоговое окно Печать
в файл. Печатает документ в файл, а не отправляет его на принтер.

Печатать Показывает страницы документа, которые будут напечатаны. При
установке переключателя в положение страницы необходимо ввести номера
страниц.

Копии Задает количество необходимых копий.

Разобрать по копиям Разбирает копии в соответствии с номерами страниц
при печати нескольких экземпляров документа. Полная копия документа
печатается прежде, чем первая страница следующей копии.

Вывести на печать Показывает часть документа, которая будет выведена на
печать.

Выделенный диапазон На печать выводятся только выделенные ячейки и
объекты листа.

Всю книгу На печать выводятся все листы активной книги, содержащие
данные. Если лист содержит область печати, на печать выводится только
она.

Выделенные листы На печать выводятся все выбранные листы. Каждый лист
книги печатается с новой страницы. Если лист содержит область печати, на
печать выводится только она. Если выбрана диаграмма, параметр изменяется
на «выделенную диаграмму».

Список На печать выводится только выделенный список листа.

Просмотр Показывает, как будет выглядеть документ с установленными
параметрами.

Зв’язок між компонентами MS Word та MS Excel.

OLE (Object linking and Embedding) – це механізм зв’язування і
впровадження об’єктів OLE, який дозволяє працювати з різними додатками
Microsoft Office а також з іншими додатками Windows, які підтримують
OLE. Якщо користувачеві необхідно вставити рисунок з Windows Paint в
документ Word, помістити діаграму в документ Word або в презентацію
PowerPoint, додати звук і відеоефекти до якого-небудь додатка Office,
скористайтеся OLE. OLE є протоколом (визначеним набором правил
взаємодії), який дає змогу зберігати об’єкти, створені в одному з
додатків Windows, з допомогою їх зв’язування або впровадження в документ
іншого додатка Windows. Працюючи з OLE, користувач може натрапити на
такі терміни, як составной документ, документ-источник і
документ-получатель. Составной документ має вміщені в нього OLE-об’єкти.
Наприклад, документ Word з впровадженою робочою таблицею Excel є
складеним документом. Презентація PowerPoint, яка вміщує дані з Access,
– це теж складений документ. Документ-источник – це документ, об’єкт
якого користувач бажає зв’язати або впровадити у цей документ.
Документ-получатель – це документ, в який вставляються OLE Копирование
таблицы Microsoft Word в Microsoft Excel Выделите в Microsoft Word
строки и столбцы таблицы, которые требуется скопировать. Чтобы выделить
таблицу целиком, щелкните ее, выберите пункт Выделить в меню Таблица , а
затем — пункт Таблица . Нажмите кнопку Копировать на стандартной панели
инструментов. Перейдите на лист Microsoft Excel. Выделите ячейку в
верхнем левом углу области листа, куда следует поместить таблицу.
Ячейки вставляемой таблицы заменят данные в указанной области.

Нажмите кнопку Вставить. Чтобы изменить форматирование, нажмите кнопку
Параметры вставки рядом с данными, а затем выберите вариант Использовать
форматы конечных ячеек, чтобы использовать форматирование, ранее
примененное к ячейкам, или вариант Сохранить форматирование оригинала,
чтобы максимально сохранить форматирование таблицы Microsoft Word.
Примечание. Содержимое каждой ячейки таблицы Microsoft Word вставляется
в отдельную ячейку Microsoft Excel. Если требуется дальнейшее разбиение
данных на ячейки (например, чтобы разнести по разным ячейкам имена и
фамилии), выберите в меню Данные команду Текст по столбцам. Використання
опцій Копировать і Вставить команди Правка в додатках Windows звичайно
дає змогу передавати “статичні” дані, які перетворюються у формат
документа-одержувача. Якщо користувачеві потрібно вставити в документ
вибрані дані (а не весь файл), які б автоматично поновлювались при
змінах в документі-джерелі, виконайте зв’язування з допомогою команди
Правка та її опції Специальная вставка. Для вставлення у Word діаграм чи
листів можна використовувати наступний пункт меню Вставка/Обект/Диграма
или лист Microsoft Excel. В текстовому процесорі Mord for Windows який
підтримує OLE, можна використати команду Правка та її опцію Копировать
(Edit ? Copy) і команду Правка та її опцію Вставить (Edit ? Paste) в
Access for Windows для вставляння документів в поля типу Поле Объекта
OLE (OLE Object). Пам’ятайте, що при використанні впровадження (замість
зв’язування) даних БД Access може швидко розростися до дуже великих
розмірів і займати величезний обсяг дискової пам’яти.

Реляційні бази даних

При розв’язуванні багатьох інформаційних задач сьогодні широко
використовуються системи управління базами даних (СУБД) (DATA BASE)
реляційного типу. В цих СУБД реалізується реляційна модель даних –
зображення їх у табличному вигляді. Рядок такої таблиці еквівалентний
запису файлу бази даних (БД), а графа – полю запису. Доступ до елемента
даних здійснюється з допомогою зв’язку потрібного рядка (запису) з
потрібною графою (полем).

Існує два типи систем управління БД: файлами і реляційними базами даних.
В системах управління файлами (File management systems), іноді їх ще
називають плоскими файловими базами даних, дані вводяться і зберігаються
без індексування, а при пошуку і створенні вихідних форм обробляються
послідовно. Тому ці системи недостатньо гнучкі при маніпулюванні даними.
Системи управління реляційними базами даних (Relational database
management systems) дозволяють користувачам маніпулювати даними більш
вільно завдяки збереженню всіх даних тільки один раз і опису зв’язків
між ними. Зв’язки являють собою загальні елементи даних, таких як
прізвище покупця або номер його чекової книжки. Дані кожного набору
інформації можна знайти, відобразити і відновити на підставі даних
іншого набору.

Всі реляційні бази даних використовують як модель для зберігання даних
двовимірні таблиці. Будь-яка система даних, не має значення якої
складності, може бути зведена до набору таблиць (або «відносин» у
термінології СУРБД) з деякою надлишковістю. Надлишковість контролюється
шляхом приведення відносин до канонічної «нормальній» форми, що
мінімізує непотрібну надлишковість без зменшення зв’язків між елементами
даних. Кожне відношення (таблиця) може бути представлене у вигляді
прямокутного масиву з наступними властивостями: Кожна клітинка у таблиці
представляє точно один елемент даних; немає повторюваних груп. Кожна
таблиця має однорідні стовпці; всі елементи в кожному зі стовпців того
самого виду. Кожному стовпцю призначене певне ім’я. Всі рядки різні;
дублювати рядка не дозволяється.

І рядки, і стовпці не залежать від послідовності; перегляд у різній
послідовності не може змінити інформаційний зміст відношення. Кожний
рядок персоніфікує унікальний елемент даних, що їм описується.

Стовпці являють собою окремі куски інформації (атрибути даних), які
відомі про даний елемент. Рядки звичайно називають записами, а стовпці –
полями.Крім того, для обробки відносин дозволені тільки наступні
операції: Додати й Видалити запис. (Редагування побічно дозволене у
вигляді конкатенації операцій «Додати» і «Видалити») З’єднання (при
якому тимчасове відношення створюється шляхом з’єднання інформації двох
відношень, використовуючи загальні поля). Вибірка (у якій вибирається
підмножина записів у відношенні, ґрунтуючись на певних значеннях або
ряді значень в обраних полях).

Інші операції з даними не підтримуються в базах з реляціной структурою.
Додавання довільних даних, які, наприклад, не відповідають жодному полю
в описі даних, заборонено. Додавання поля для довільних даних зажадало б
перебудови (реструктурування) бази даних. А цей, найчастіше дуже
тривалий, процес може виконуватися тільки коли базою даних ніхто не
користується.

Відношення один-до-одного.

Якщо база даних містить кілька таблиць, то під час розробки складних
форм та звітів, які використовують ці таблиці, потрібно між ними
(таблицями) встановити зв’язки. Для цього:1. У вікні бази даних
відкриваємо вкладку Таблицы і виконуємо команду Сервис/Схема данных.
З’явиться вікно Схема данных. Якщо зв’язки встановлюються вперше, то
воно міститиме діалогове вікно Добавление таблицы. Вибираємо таблицю,
яку хочемо використати при встановленні зв’язку, потім натискаємо кнопку
Добавить, щоб додати таблицю у вікно Схема данных. Після закінчення
додавання таблиць натискуємо на кнопку Закрыть. Для створення зв’язку
між таблицями виділяємо поле в першій таблиці, потім лівою кнопкою миші
переносимо на поле, розташоване в іншій таблиці. Після відпускання лівої
кнопки

миші з’являється діалогове вікно Святи .За потреби вибираємо відповідні
режими. Натискаємо кно

пку Создать, для створення зв’язку між таблицями.

Каждое отношение в схеме базы данных представляется с помощью связанных
таблиц, типа линии связи и концов линий.

Концы линий. Концы линий показывают тип отношения: «один-к-одному»
или «один-ко-многим». Если на одном конце линии связи показан ключ, а на
другом символ бесконечности, это связь с отношением «один-ко-многим».
Если ключ показан на обоих концах линии связи, это связь с отношением
«один-к-одному».

Тип линии. Сама линия показывает, установлены ли в базе данных
условия целостности данных для отношения при добавлении новых данных в
таблицу внешнего ключа. Если линия отображается как сплошная, то в базе
данных установлены условия целостности данных для операций добавления
или изменения строк в таблице внешнего ключа. Если линия отображается
как пунктирная, то условия целостности данных для операций добавления
или изменения строк в таблице внешнего ключа в базе данных не
установлены.

Связанные таблицы. Линия связи показывает, что между таблицами
существует отношение внешнего ключа. Для отношения «один-ко-многим»
таблицей внешнего ключа является таблица, у которой конец линии связи
помечен значком бесконечности. Если оба конца линии присоединены к одной
таблице, связь представляет рефлексивное отношение.Отношение
«один-к-одному». Объединение двух таблиц, в котором значению ключа
каждой записи в главной таблице соответствует значение в связанном поле
или полях в одной и только в одной записи подчиненной таблицы. При
отношении «один-к-одному» каждая запись в таблице A может иметь не более
одной связанной записи в таблице B и наоборот. Отношения этого типа
используются не очень часто, поскольку большая часть сведений, связанных
таким образом, может быть помещена в одну таблицу. Отношение
«один-к-одному» может использоваться для разделения таблиц, содержащих
много полей, для отделения части таблицы по соображениям безопасности, а
также для сохранения сведений, относящихся к подмножеству записей в
главной таблице. Например, можно создать таблицу для отслеживания
участия сотрудников в благотворительных спортивных мероприятиях. Каждому
игроку в таблице «Футболисты» должна соответствовать одна запись в
таблице «Сотрудники».

Відношення один-до-багатьох.

миші з’являється діалогове вікно Святи .За потреби вибираємо відповідні
режими. Натискаємо кно

пку Создать, для створення зв’язку між таблицями.

Отношение «один-ко-многим». Объединение двух таблиц, в котором значению
ключа каждой записи в главной таблице соответствует значение в связанном
поле или полях в нескольких записях подчиненной таблицы. Отношение
«один-ко-многим» является наиболее часто используемым типом связи между
таблицами. В отношении «один-ко-многим» каждой записи в таблице A могут
соответствовать несколько записей в таблице B, но запись в таблице B не
может иметь более одной соответствующей ей записи в таблице A.

Відношення багато-до-одного.

миші з’являється діалогове вікно Святи .За потреби вибираємо відповідні
режими. Натискаємо кно

пку Создать, для створення зв’язку між таблицями.

Отношение “много-к-одному” можно сравнить с отношением “один-ко-многим”,
рассматриваемое с другой точки зрения. Например, между клиентами и
сделанными им заказами существует отношение “один-ко-многим”. С другой
стороны, если в качестве исходной точки рассматривать заказы, то между
сделанными заказами и клиентами получается отношение “много-к-одному”.

Відношення багато-до-багатьох.

В связях с отношением «многие-ко-многим» каждая строка в одной таблице
связывается с несколькими строками во второй таблице и наоборот.
Например, можно создать отношение «многие-ко-многим» между таблицами
authors и titles. При этом каждый автор связывается со всеми своими
книгами, а каждая книга связывается с каждым из соавторов. Создание
связи с отношением «один-к-одному» привело бы к неверным результатом. В
последнем случае каждому автору можно было бы сопоставить только одну
книгу, а каждой книге только одного автора.

Связи с отношением «многие-ко-многим» создаются в базе данных с помощью
промежуточных (связующих) таблиц. Связующая таблица содержит столбцы
первичного ключа обеих связываемых таблиц. Столбцы первичного ключа
каждой из связываемых таблиц связываются с соответствующими столбцами
промежуточной таблицы. В учебной базе данных pubs на Microsoft SQL
Server связующей таблицей является таблица titleauthor.В окне базы
данных выберите Схемы баз данных в списке Объекты, выберите схему базы
данных, которую требуется открыть, и нажмите кнопку Конструктор на
панели инструментов окна базы данных. Добавьте в схему базы данных
таблицы, для которых создается связь с отношением «многие-ко-многим».
Для создание третьей таблицы щелкните область схемы правой кнопкой и
выберите команду Новая таблица в контекстном меню. Эту таблицу следует
сделать связующей. В диалоговом окне Выбор имени введите имя вместо
предлагаемого системного имени. Например, связующая таблица для таблиц
titles и authors названа titleauthors. Скопируйте в связующую таблицу
столбцы первичного ключа из двух связываемых таблиц. Другие столбцы в
связующую таблицу можно добавлять без ограничений.

Определите в связующей таблице первичный ключ, содержащий все ключевые
столбцы двух связываемых таблиц. Между каждой из двух таблиц и связующей
таблицей определите отношение «один-ко-многим». В обеих создаваемых
связях связующая таблица должна находиться на стороне «многие».

При отношении «многие-ко-многим» одной записи в таблице A могут
соответствовать несколько записей в таблице B, а одной записи в таблице
B несколько записей в таблице A. Этот тип связи возможен только с
помощью третьей (связующей) таблицы, HYPERLINK
“mk:@MSITStore:C:\\Program%20Files\\Microsoft%20Office\\OFFICE11\\1049\\
acmain11.chm::/html/acdecWaysCustomersFamiliarOtherDatabasesGetStarted.h
tm” \l “#” первичный ключ которой состоит из двух полей, которые
являются HYPERLINK
“mk:@MSITStore:C:\\Program%20Files\\Microsoft%20Office\\OFFICE11\\1049\\
acmain11.chm::/html/acdecWaysCustomersFamiliarOtherDatabasesGetStarted.h
tm” \l “#” внешними ключами таблиц A и B. Отношение «многие-ко-многим»
по сути дела представляет собой два отношения «один-ко-многим» с третьей
таблицей. Например, отношение «многие-ко-многим» между таблицами
«Заказы» и «Товары» определяется путем создания двух отношений
«один-ко-многим» с таблицей «Заказано». В одном заказе может быть много
товаров, а каждый товар может появляться в нескольких заказах

Створення бази даних

Access зберігає таблиці, запити, форми і звіти в одному файлі. Перед
створенням таблиці необхідно створити БД, в якій будуть зберігатися
таблиці та інші об’єкти Access. Під час запуску Access з’явиться
діалогове вікно

Головне вікно Access – це робоча область, де користувач маніпулює
різними об’єктами Access (наприклад, таблицями). В цьому вікні виберіть
БД, з якою будете працювати, або створіть нову. Створити нову БД можна з
допомогою одного з двох методів. Активізуйте пункт Новая база данных і
клацніть мишкою на кнопці ОК, щоб відкрити нову БД. Активізуйте пункт
Запуск мастера і клацніть мишкою на кнопці ОК, щоб запустити Мастер
базы данных. Створити або відкрити БД можна, закривши діалогове вікно
(клацнувши мишкою на кнопці Отмена. Для створення БД виконайте команду
файл та її опцію Создать базу данных, або клацніть мишкою на кнопці
Создать базу данных на панелі інструментів. Для відкриття раніше
створеної БД виконайте команду Файл та її опцію Открыть базу данных, або
клацніть мишкою на кнопці Открыть базу данных на панелі інструментів.
Якщо буде активізовано пункт Новая база данных, програма зробить запит
про ім’я створюваної БД. У вікно Имя файла необхідно ввести ім’я.

Створення таблиць.

Перед створенням нової таблиці необхідно точно визначити, які поля вона
буде вміщувати. Погана розробка – одна з головних проблем, з якими
можуть стикатися користувачі, працюючи з БД. Користувач має вирішити,
наприклад, скільки таблиць необхідно, які атрибути чи поля будуть
вміщені в таблицях і які типи даних будуть зберігатися в цих полях
(символи, числа, грошові величини, графіка тощо). Коли користувач точно
визначить структуру таблиці, він може створити її в Access, виконавши
такі дії: У вікні бази даних виберіть вкладення Таблицы Клацніть
мишкою на кнопці Создать. З’явиться вікно Новая таблица. В правій
частині діалогового вікна Новая таблица виберіть потрібний пункт і
клацніть мишкою на кнопці ОК. В правому полі діалогового вікна Новая
таблица відображені п’ять пунктів, які дозволяють вибрати шлях створення
таблиці:

Режим таблицы. Відкривається таблиця, схожа на електронну таблицю, в яку
можна вводити дані;

Конструктор. Якщо користувач хоче керувати процесом створення таблиці,
то необхідно вибрати цю опцію і клацнути мишкою на кнопці ОК.
Відкриється вікно конструктора Мастер таблиц. Запускає майстра, який
ставить низку запитань і створює таблицю на підставі відповідей на них;
Импорт таблиц. Запускає майстра, який дозволяє використовувати таблицю,
що зберігається в другому форматі, як основу для нової таблиці;

Связь с таблицами. Запускає майстра, який дозволяє встановлювати зв’язки
з іншими таблицями.

У вікні конструктора таблиць є три графи : Имя поля, Тип данных і
Описание. В графу Имя поля введіть ім’я поля. Імена полів можуть мати
довжину не більше від 64 символів і вміщувати букви, цифри, пропуски і
знаки пунктуації. Після введення імені поля натисніть клавішу ,
щоб перемістити курсор в графу Тип данных (Data Туре). В цій графі
необхідно вибрати тип даних, які будуть зберігатися в полі. За
замовчуванням вважається, що дані є текстові; щоб змінити тип даних,
клацніть мишкою на стрілці в правій частині клітинки і з вікна списку,
що з’явилося (рис. 3.7), виберіть необхідний тип.

В Access є вісім типів даних і Мастер подстановок.

Текстовый. Використовується для збереження будь-якої послідовності
символів, включаючи букви, цифри, розділові знаки, пропуски і спеціальні
символи. Поле MEMO. Використовується для збереження тексту великого
обсягу (наприклад, цілих параграфів). В полях MEMO може вміщуватися до
32000 символів. Числовой. Застосовується для збереження числових
значень. Якщо ці числа не будуть брати участь у розрахунках (наприклад,
поштові індекси або номери телефонів), то краще використовувати для
збереження текстові поля. Дата/Время . Слугує для збереження дати і/або
часу. Значення дати й часу можна зберігати і в текстових полях, однак
використання цього поля має свої переваги. Денежный. Використовується
для збереження числових значень, які слугують виключно для указання
грошових сум. Автоматично додається фіксована кількість цифр після
десяткової коми, щоб запобігти помилкам округлення. Счетчик.
Використовується для автоматичної нумерації запису, що додається.
Наприклад, полю першого запису присвоюється значення 1, полю наступного
запису – 2 тощо. Зверніть увагу на те, що після додавання запису
значення цих полів змінити не можна. Логический . Використовується для
збереження логічних даних типу Да/Нет. Поле объекта OLE. Вміщує об’єкт
OLE. Об’єкт OLE – це документ іншого додатка Windows, що підтримує OLE
(Object linking and embedding – зв’язування і впровадження об’єктів).
Об’єкт OLE може вміщувати звук, відео, робочі таблиці або документи
текстового процесора. Мастер подстановок. Використовується для задання
значень, яких може набувати це полеДля збереження документа, створеного
з допомогою текстового процесора, замість поля MEMO можна
використовувати поле об’єкта OLE. Поля MEMO придатні для невеликого за
обсягом тексту, що вміщує кілька абзаців. Поля об’єкта OLE більш
придатні для збереження текстів великого обсягу, наприклад,
багатосторінкових документів, створених в текстовому процесорі Windows.
Вибравши необхідний тип даних, натисніть клавішу для переміщення
курсора в графу Описание (Description). В цю графу вводиться
необов’язковий опис поля. Після введення опису натисніть клавішу .
Курсор переміщується на наступний рядок (запис). Введіть імена полів,
типи даних та (якщо потрібно) опис для всіх полів. В нижній частині
вікна конструктора таблиці розміщений розділ Свойства поля (Field
Properties), в якому визначаються властивості кожного поля таблиці. В
процесі розробки таблиці на цей розділ можна не звертати уваги, оскільки
Access не вимагає обов’язкових змін у ньому. Але після створення таблиці
визначення властивостей полів значно спроститься контроль за введенням
даних. Наприклад, у текстових полях можна змінювати розмір поля, який за
замовчуванням дорівнює 50 символам, а також визначати інші
характеристики, наприклад, формат даних поля або правила, які мають
задовольняти дані. Властивості залежать від типу даних, вибраних для
конкретного поля. При розробці таблиці Access дозволяє визначити одне
або більше полів як первинний ключ. Первинний ключ – це одне або кілька
полів, за якими однозначно ідентифікуються записи в таблиці. Первинні
ключі досить корисні (настільки, що якщо спробувати зберегти таблицю без
визначення первинного ключа, на екрані з’явиться діалогове вікно, яке
вимагатиме його створення).За замовчуванням первинні ключі в списку
даних таблиці відтворюються першими. Для первинних ключів завжди
необхідно використовувати дані, які ніколи не будуть повторюватися. Як
первинний ключ не можна використовувати таке поле, як прізвище, оскільки
неможливо буде мати два записи для одного прізвища. Необхідно також
пам’ятати, що інколи є сенс використати як первинний ключ комбінацію
полів. Наприклад, в таблиці, в якій ведеться облік щотижневого робочого
часу, комбінація полів ідентифікаційного номера службовця і кінця тижня
може бути використана для первинного ключа, оскільки жоден службовець не
в змозі подати дві заявки про кількість відпрацьованих годин за один
тиждень. Для встановлення первинного ключа необхідно виконати такі дії.
В режимі Конструктор таблиц виберіть поле (або поля), яке бажано
зробити первинним ключем. Щоб вибрати кілька полів, спочатку виберіть
перше, клацнувши мишкою на кнопці ліворуч від назви поля, а потім,
утримуючи натиснутою клавішу , – решту полів.

Виконайте команду Правка та її опцію Первичный ключ або клацніть мишкою
на кнопці Первичный ключ панелі інструментів (на ній зображено ключ).
Поруч з вибраним полем відобразиться піктограма ключа .

Модифікація структури таблиці.

До модифікації таблиць потрібно зарахувати такі дії: створення резервної
копії; вилучення таблиць; переймену вання таблиць; вставка полів;
копіювання полів; вилучення полів; переміщення полів; зміна властивостей
даних; зміна типів даних; зміна розміру поля; розбиття таблиці;
об’єднання таблиці; зміна первинних ключів; стискання бази даних.

Змінювати структуру таблиці, що розробляється, неважко. Для зміни імені
поля, типу або опису необхідно клацнути мишкою в межах необхідного поля
і внести потрібні зміни. Щоб видалити поле, спочатку необхідно його
виділити, клацнувши мишкою на кнопці ліворуч від назви поля, потім
виконати команду Правка та її опцію Удалить строку або натиснути клавішу
. Для вставляння нового поля між двома, що вже існують,
необхідно виділити те поле, перед яким бажано вставити нове, після цього
виконати команду Вставка та її опцію Строка або натиснути клавішу
.

Для переміщення поля в нове місце потрібно виділити поле, клацнути
мишкою на ньому ще раз і, утримуючи натиснутою кнопку мишки, перетягнути
рядок у потрібне місце. Для аналогічних дій можна використати
конструктор.

Основні елементи програмування.

Большинство приложений, распространяемых среди пользователей, содержит
тот или иной объем кода VBA (Visual Basic for Applications), поскольку
VBA является единственным средством для выполнения многих стандартных
задач в Access (работа с переменными, построение команд SQL во время
работы программы, обработка ошибок, использование Windows API и т. д.) В
Microsoft Access для выполнения программы HYPERLINK
“mk:@MSITStore:C:\\Program%20Files\\Microsoft%20Office\\OFFICE11\\1049\\
acmain11.chm::/html/achowRunVBCodeS.htm” \l “#” Microsoft Visual Basic
следует запустить содержащую эту программу HYPERLINK
“mk:@MSITStore:C:\\Program%20Files\\Microsoft%20Office\\OFFICE11\\1049\\
acmain11.chm::/html/achowRunVBCodeS.htm” \l “#” процедуру Sub или
HYPERLINK
“mk:@MSITStore:C:\\Program%20Files\\Microsoft%20Office\\OFFICE11\\1049\\
acmain11.chm::/html/achowRunVBCodeS.htm” \l “#” процедуру Function .
Программа записывается внутри процедуры как набор HYPERLINK
“mk:@MSITStore:C:\\Program%20Files\\Microsoft%20Office\\OFFICE11\\1049\\
acmain11.chm::/html/achowRunVBCodeS.htm” \l “#” инструкций и
HYPERLINK
“mk:@MSITStore:C:\\Program%20Files\\Microsoft%20Office\\OFFICE11\\1049\\
acmain11.chm::/html/achowRunVBCodeS.htm” \l “#” методов , с помощью
которых выполняются требуемые операции или рассчитываются значения.

Процедуры сохраняются в объектах базы данных, которые называются
HYPERLINK
“mk:@MSITStore:C:\\Program%20Files\\Microsoft%20Office\\OFFICE11\\1049\\
acmain11.chm::/html/achowRunVBCodeS.htm” \l “#” модулями . Сами модули
не являются выполняемыми объектами; содержащиеся в модулях процедуры
вызываются из HYPERLINK
“mk:@MSITStore:C:\\Program%20Files\\Microsoft%20Office\\OFFICE11\\1049\\
acmain11.chm::/html/achowRunVBCodeS.htm” \l “#” выражений , других
процедур или HYPERLINK
“mk:@MSITStore:C:\\Program%20Files\\Microsoft%20Office\\OFFICE11\\1049\\
acmain11.chm::/html/achowRunVBCodeS.htm” \l “#” макросов . Кроме того,
HYPERLINK
“mk:@MSITStore:C:\\Program%20Files\\Microsoft%20Office\\OFFICE11\\1049\\
acmain11.chm::/html/achowRunVBCodeS.htm” \l “#” процедуры обработки
событий в HYPERLINK
“mk:@MSITStore:C:\\Program%20Files\\Microsoft%20Office\\OFFICE11\\1049\\
acmain11.chm::/html/achowRunVBCodeS.htm” \l “#” модулях форм или
HYPERLINK
“mk:@MSITStore:C:\\Program%20Files\\Microsoft%20Office\\OFFICE11\\1049\\
acmain11.chm::/html/achowRunVBCodeS.htm” \l “#” модулях отчетов
выполняются в ответ на действия пользователей. В языке HYPERLINK
“mk:@MSITStore:C:\\Program%20Files\\Microsoft%20Office\\OFFICE11\\1049\\
acmain11.chm::/html/acconWhatIsProcedure.htm” \l “#” Microsoft Visual
Basic замкнутыми программными единицами являются процедуры. Процедура
содержит набор HYPERLINK
“mk:@MSITStore:C:\\Program%20Files\\Microsoft%20Office\\OFFICE11\\1049\\
acmain11.chm::/html/acconWhatIsProcedure.htm” \l “#” инструкций и
HYPERLINK
“mk:@MSITStore:C:\\Program%20Files\\Microsoft%20Office\\OFFICE11\\1049\\
acmain11.chm::/html/acconWhatIsProcedure.htm” \l “#” методов , с
помощью которых выполняются действия или рассчитывается значение.
Модули представляют наборы описаний, инструкций и процедур, сохраненных
под общим именем для организации программ на языке HYPERLINK
“mk:@MSITStore:C:\\Program%20Files\\Microsoft%20Office\\OFFICE11\\1049\\
acmain11.chm::/html/acconModulesWhatTheyAreHowTheyWork.htm” \l “#”
Microsoft Visual Basic . Существуют два основных типа модулей:
HYPERLINK
“mk:@MSITStore:C:\\Program%20Files\\Microsoft%20Office\\OFFICE11\\1049\\
acmain11.chm::/html/acconModulesWhatTheyAreHowTheyWork.htm” \l “#”
модули класса и HYPERLINK
“mk:@MSITStore:C:\\Program%20Files\\Microsoft%20Office\\OFFICE11\\1049\\
acmain11.chm::/html/acconModulesWhatTheyAreHowTheyWork.htm” \l “#”
стандартные модули . HYPERLINK
“mk:@MSITStore:C:\\Program%20Files\\Microsoft%20Office\\OFFICE11\\1049\\
acmain11.chm::/html/acconModulesWhatTheyAreHowTheyWork.htm” \l “#”
Модули форм и HYPERLINK
“mk:@MSITStore:C:\\Program%20Files\\Microsoft%20Office\\OFFICE11\\1049\\
acmain11.chm::/html/acconModulesWhatTheyAreHowTheyWork.htm” \l “#”
модули отчетов являются модулями класса, связанными с определенной
формой или отчетом. Они часто содержат HYPERLINK
“mk:@MSITStore:C:\\Program%20Files\\Microsoft%20Office\\OFFICE11\\1049\\
acmain11.chm::/html/acconModulesWhatTheyAreHowTheyWork.htm” \l “#”
процедуры обработки событий , запускаемые в ответ на событие в форме или
отчете. Процедуры обработки событий используются для управления
поведением формы или отчета и их откликом на события, такие как нажатие
кнопки. При создании первой процедуры обработки события для формы или
отчета автоматически создается связанный с ней модуль формы или отчета.
Чтобы просмотреть или добавить процедуру формы, выберите один из
объектов формы в поле Объект, …… а затем выберите событие в поле
Процедура. Имена событий, для которых уже определены процедуры,
отображаются полужирным шрифтом. В процедурах модулей форм и отчетов
могут содержаться вызовы процедур, добавленных в стандартные модули. В
Access 97 и более поздних версиях модули класса могут существовать
независимо от форм и отчетов. Этот тип модулей класса отображается в
HYPERLINK
“mk:@MSITStore:C:\\Program%20Files\\Microsoft%20Office\\OFFICE11\\1049\\
acmain11.chm::/html/acconModulesWhatTheyAreHowTheyWork.htm” \l “#” окне
базы данных . Модули класса можно использовать для создания описания
пользовательского объекта. В Access 95 модуль класса существует только в
связи с формой или отчетом. В стандартных модулях содержатся общие
процедуры, не связанные ни с каким объектом, а также часто используемые
процедуры, которые могут быть запущены из любого окна базы данных.
Основное различие между стандартным модулем и модулем класса, не
связанным с конкретным объектом, заключается в области определения и
времени жизни. Значение любой переменной или константы, определенной или
существующей в модуле класса, не связанном с конкретным объектом,
доступно только во время выполнения этой программы и только из этого
объекта. Стандартные модули перечисляются в списке Модули в общем списке
Объекты в HYPERLINK
“mk:@MSITStore:C:\\Program%20Files\\Microsoft%20Office\\OFFICE11\\1049\\
acmain11.chm::/html/acconModulesWhatTheyAreHowTheyWork.htm” \l “#” окне
базы данных . Формы, отчеты и стандартные модули выводятся также в
HYPERLINK
“mk:@MSITStore:C:\\Program%20Files\\Microsoft%20Office\\OFFICE11\\1049\\
acmain11.chm::/html/acconModulesWhatTheyAreHowTheyWork.htm” \l “#” окне
просмотра объектов .

Вираження.

Выражения являются основным средством выполнения многих операций
Microsoft Access. Выражение представляет собой комбинацию знаков —
идентификаторов, операторов и значений — дающую определенный результат.
Например, следующее выражение позволяет вывести в элементе управления в
форме или отчете сумму значений полей «СуммаЗаказа» и
«СтоимостьДоставки»:= [СуммаЗаказа] + [СтоимостьДоставки]

Использование выражений Указание значения свойства, которое определяет
вычисляемый элемент управления, определяет условие на значение или
задает для поля значение по умолчанию. Указание условий отбора,
создание вычисляемого поля или обновление записей в запросе или фильтре.
Указание условий выполнения макрокоманды или набора макрокоманд в
макросе и определение аргументов многих макрокоманд.

Определение аргументов для многих функций, инструкций и методов в
процедурах Microsoft Visual Basic для приложений. Редактирование
запросов SQL в режиме SQL в окне запроса или определение свойств и
аргументов с помощью инструкции SQL. Выражение может состоять из
произвольной комбинации имен столбцов, литералов, операторов или
функций. При комбинировании элементов в выражении необходимо соблюдать
следующие правила.Для ссылок на столбцы вводите их имена. Если запрос
содержит несколько таблиц и используется имя столбца, которое не
является уникальным, необходимо добавлять перед именем столбца имя
таблицы и точку.Текстовые литералы необходимо заключать в одинарные
кавычки (апострофы); для чисел кавычки не требуются. Конструктор
запросов принимает элементы в прямых (двойных) кавычках, но может
интерпретировать их не так, как ожидает пользователь. В проекте
Microsoft Access конструктор запросов всегда интерпретирует прямые
кавычки как ограничители для объектов базы данных. Для чисел
используются стандартные арифметические операторы, а для объединения
строк оператор конкатенации (слияния).

Для указания порядка выполнения операторов используют скобки. При
включении функции эти же правила используются для аргументов,
передаваемых в функцию. Для ссылки на столбцы вводятся их имена,
текстовые литералы вводятся в одинарных кавычках и т.д. Если имена
столбцов передаются в функцию как аргументы, необходимо, чтобы тип
данных в столбце был подходящим для аргумента функции.

Допускается включение в выражение определяемых пользователем функций,
возвращающих скалярное значение. Создание выражения без помощи
построителя выражений:Введите комбинацию идентификаторов, операторов и
значений в элемент управления, в котором требуется получить результат.
Например, следующее выражение увеличивает значение элемента управления
«СтоимостьДоставки» формы «Заказы» на 10 процентов: =
[Forms]![Заказы]![СтоимостьДоставки] * 1,1

Оператор ! указывает, что следующий за ним элемент является элементом,
определяемым пользователем (элементом семейства ).Оператор . (точка)
следует использовать, если следующий элемент определен в Microsoft
Access. Перед выражениями, определяющими вычисляемые элементы
управления, всегда следует помещать знак равенства (=).

Некоторые выражения дают логические результаты ИСТИНА или ЛОЖЬ.
Например, при вводе выражения в ячейку столбца Условие в строке
макрокоманды эта макрокоманда будет выполнена только в том случае, если
выражение истинно.

Окно построителя выражений состоит из трех разделов, располагающихся
сверху вниз: Поле выражения. В верхней части окна построителя
расположено поле, в котором создается выражение. Ниже находится раздел,
предназначенный для создания элементов выражения и их последующей
вставки в поле выражения. Допускается непосредственный ввод части
выражения в поле выражения. Кнопки операторов. В средней части окна
построителя находятся кнопки с часто используемыми операторами. При
нажатии на одну из этих кнопок построитель вставит соответствующий
оператор в текущую позицию поля выражения. Чтобы вывести полный список
операторов, выберите папку Операторы в нижнем левом поле и нужный тип в
среднем поле. В правом поле будут выведены все операторы выбранного
типа. Элементы выражения. В нижней части окна построителя находятся
три поля. В левом поле выводятся папки, содержащие таблицы, запросы,
формы, объекты базы данных, встроенные и определенные пользователем
функции, константы, операторы и общие выражения. В среднем поле
задаются определенные элементы или типы элементов для папки, заданной в
левом поле. Например, если выбрать в левом поле Встроенные функции, то в
среднем поле появится список всех типов функций Microsoft Access. В
правом поле выводится список значений (если они существуют) для
элементов, заданных в левом и среднем полях. Например, если выбрать в
левом поле Встроенные функции и тип функции в среднем, то в правом поле
будет выведен список всех встроенных функций выбранного типа.

Примечание. При вставке идентификатора в выражение построитель
вставляет только те его части, которые требуются в текущем контексте.
Например, при запуске построителя выражений из окна свойств формы
«Клиенты» и вставке идентификатора для свойства Вывод на экран (Visible)
будет вставлено только имя свойства Visible. При использовании данного
выражения вне контекста формы необходимо включать полный идентификатор:
Forms![Клиенты].Visible

Перемінні.

В дополнение к именам столбцов, литералам, операторам и функциям,
допускается использование в выражениях встроенных переменных, которые
имеют заранее определенный смысл или значения. Например, встроенные
переменные позволяют отобразить имя текущего пользователя или провести
поиск столбцов данных, в которых отсутствуют значения (т.е. пустых).
Ниже приводятся примеры встроенных переменных.

Встроенная переменная Описание Пример

CURRENT_USER Имя текущего пользователя

Безопасность. Пользуйтесь данным средством с осторожностью. Важная или
конфиденциальная информация может быть доступна другим пользователям.
UPDATE accounts

SET salesperson = CURRENT_USER

WHERE region = ‘NW’

Замена значения в столбце salesperson на имя текущего пользователя во
всех записях, относящихся к Северо-Западному региону.

NULL Пустое значение, используемое в условиях поиска

IS NULL и

IS NOT NULL

Перетворення типів даних.

Функции преобразования типа

Каждая функция относит выражение к определенному типу данных.

Синтаксис

CBool(выражение) CByte(выражение) CCur(выражение) CDate(выражение)
CDbl(выражение) CDec(выражение) CInt(выражение) CLng(выражение)
CSng(выражение) CStr(выражение)

CVar(выражение)

Обязательный аргумент выражение является любым строковым или числовым
выражением.

Возвращаемые типы

Имя функции определяет возвращаемый тип, как показано в следующей
таблице.

Функция Возвращаемый тип Диапазон аргумента выражение

CBool Boolean Любое допустимое строковое или числовое выражение.

CByte Byte От 0 до 255.

CCur Currency От -922337203685477,5808 до 922337203685477,5807.

CDate Date Любое допустимое выражение даты.

CDbl Double От -1,79769313486231E308 до

-4,94065645841247E-324 для отрицательных чисел; от 4,94065645841247E-324
до 1,79769313486232E308 для положительных чисел.

CDec Decimal +/-79228162514264337593543950335 для чисел с нулевым
масштабным фактором, т. е. без десятичных разрядов. Для чисел с 28
десятичными разрядами значения принадлежат диапазону

+/-7,9228162514264337593543950335. Минимальное ненулевое число равно
0,0000000000000000000000000001.

CInt Integer от -32 768 до 32 767; дробные части округляются.

CLng Long от -2147483648 до 2147483647; дробные части округляются.

CSng Single От -3,402823E38 до -1,401298E-45 для отрицательных чисел;
от 1,401298E-45 до 3,402823E38 для положительных чисел.

CStr String Returns for CStr depend on the expression argument.

CVar Variant Такой же диапазон, как у функции Double для чисел. Такой
же диапазон, как у функции String для других символов.

Если выражение, переданное функции, находится за пределами диапазона
типа данных, в который оно преобразуется, возникает ошибка.

В целом код можно задокументировать с помощью функций преобразования
типа данных, чтобы показать, что результат некоторой операции должен
выражаться в определенном типе данных, а не в типе данных, используемом
по умолчанию. Например, функция CCur используется для принудительного
использования арифметических действий с денежными единицами в тех
случаях, когда обычно используются действия с числами с обычной
точностью, двойной точностью или с целыми числами.

Функции преобразования типа данных следует использовать вместо функции
Val для создания преобразований одного типа данных в другой, признанных
на международном уровне. Например, при использовании функции CCur
различные разделители десятичных разрядов, разделители тысячи и
разнообразные параметры денежных единиц правильно распознаются в
зависимости от параметра языка, заданного на компьютере.

Если дробная часть числа составляет 0,5, функции CInt и CLng всегда
округляют ее до ближайшего четного числа. Например, 0,5 округляется до
0, а 1,5 округляется до 2. Функции CInt и CLng отличаются от функций Fix
и Int, которые скорее обрезают, чем округляют дробную часть числа. К
тому же функции Fix и Int всегда возвращают значение того же типа,
который был задан при передаче данных.

Функция IsDate используется для определения возможности преобразования
даты в дату или время. Функция CDate распознает литералы даты и времени,
а также числа, находящиеся в диапазоне допустимых значений. При
преобразовании числа в дату целая часть числа становится датой. Любая
дробная часть числа преобразуется во время дня начиная с полуночи.

Функция CDate распознает форматы даты в соответствии с параметром языка,
заданным на компьютере. Порядок следования дня, месяца и года может быть
определен неправильно, если он представлен в формате, отличном от
распознаваемых параметров даты. Кроме того, длинный формат даты не
распознается, если в нем содержится строка дня недели.

Функция CVDate также создана для обеспечения совместимости с предыдущими
версиями программы Visual Basic. Синтаксис функции CVDate аналогичен
функции CDate, однако функция CVDate возвращает тип Variant, подтипом
которого является Date, а не сам тип Date. Поскольку теперь в программу
включен встроенный тип Date, необходимость в функции CVDate отпадает.
Того же результата можно добиться, преобразовав выражение в тип Date, и
назначив его типу Variant. Этот способ последовательно применяется для
преобразования всех остальных встроенных типов в аналогичные им подтипы
типа Variant.

Примечание. Функция CDec не возвращает отдельных типов данных; вместо
этого она всегда возвращает тип Variant, значения которого преобразованы
в подтип Decimal.

Константи.

Константа представляет не изменяющееся значение. True, False и
HYPERLINK
“mk:@MSITStore:C:\\Program%20Files\\Microsoft%20Office\\OFFICE11\\1049\\
acmain11.chm::/html/acconAboutExpressions.htm” \l “#” Null (Null.
Значение, которое можно ввести в поле или использовать в выражениях и
запросах для указания отсутствующих или неизвестных данных. В Visual
Basic ключевое слово Null указывает значение Null. Некоторые поля, такие
как поля первичного ключа, не могут содержать значения Null.) являются
примерами констант, автоматически определяемых в Microsoft Access.
Пользователь имеет возможность определить собственные константы языка
HYPERLINK
“mk:@MSITStore:C:\\Program%20Files\\Microsoft%20Office\\OFFICE11\\1049\\
acmain11.chm::/html/acconAboutExpressions.htm” \l “#” Microsoft Visual
Basic для приложений (Microsoft Visual Basic. Визуальная версия языка
программирования высокого уровня Basic. Visual Basic был разработан
специалистами корпорации Майкрософт для создания приложений на базе
Microsoft Windows.) которые могут быть использованы в процедурах Visual
Basic.

Примечание. Не допускается использование констант Visual Basic в
функциях, используемых в выражениях. Например, в Visual Basic определены
константы, представляющие дни недели, такие как vbSunday, представляющая
воскресенье, vbMonday понедельник и т.д., которые могут использоваться в
функциях. Каждой константе соответствует числовое значение: 1 для
vbSunday и 2 для vbMonday. В функции, входящей в выражение, необходимо
для представления дня недели использовать числовое значение константы.

Математичні функції і команди.

При построении выражений допускаются вызовы многих скалярных функций, в
том числе следующих:

функции, обрабатывающие строковые значения; функции, обрабатывающие
даты; математические функции;

системные функции; другие функции, например, выполняющие преобразования
данных от одного типа к другому

В следующей таблице перечислены математические операторы, используемые
при создании выражений.

Оператор Результат

+, – Унарный плюс и минус

+ Сложение

– Вычитание

* Умножение

/ Деление

Допускается использование дополнительных операторов, таких как оператор
приведения по модулю “%”. Дополнительные сведения об операциях по модулю
см. в документации Microsoft SQL Server.

Если в выражении используется несколько математических операторов,
конструктор запросов обрабатывает выражение, используя следующую
очередность операторов. Чтобы изменить порядок применения операторов,
можно заключать в скобки отдельные части выражения, которые должны
рассчитываться первыми. Если включены несколько операторов одного
уровня, они выполняются слева направо.

Унарный + и – ,* и / ,+ и –

Допускается также использование функций, таких как AVG( ), COUNT( ),
MAX( ), MIN( ) и SUM( ), для расчета средних и итоговых значений в
отчетах.

Функция Описание Пример

ROUND( ) Округляет число до указанного количества десятичных разрядов
SELECT ROUND(qty * (price * discount), 2)

FROM sales

Отображает общую цену после скидки с округлением до двух десятичных
разрядов.

FLOOR( ) Округляет число до ближайшего (минимального) целого числа
UPDATE titles

SET price = FLOOR(price)

Округляет все цены в таблице titles до ближайшего целого значения.

CEILING( ) Округляет число до ближайшего (максимального) целого числа
INSERT INTO archivetitle

SELECT title, CEILING(price)

FROM titles

Копирует столбцы title и price (с округлением до ближайшего целого числа
сверху) из таблицы titles в таблицу archivetitle.

Оператори.

Оператор. Знак или символ, задающий тип вычисления в выражении.
Существуют математические, логические операторы, операторы сравнения и
ссылок. При создании или изменении условий поиска допускается
использование стандартных логических операторов, перечисленных в
следующей таблице. Операторы перечисляются в порядке очередности их
применения.

Оператор Результат Пример

NOT Логическое отрицание условия SELECT * FROM employee

WHERE NOT (fname = ‘Ann’)

AND Должны выполняться оба условия SELECT * FROM employee

WHERE lname = ‘Smith’ AND fname = ‘Ann’

OR Должно выполняться хотя бы одно из условий SELECT * FROM employee

WHERE region = ‘UK’ OR region = ‘FRA’

Ниже перечислены стандартные операторы, используемые в условиях поиска в
инструкциях SQL.

Оператор Результат Пример в области сетки Пример в области SQL

= Равно = ‘Smith’ SELECT fname, lname

FROM employees

WHERE lname = ‘Smith’

!= Не равно <> ‘Active’ SELECT fname, lname

FROM employees

WHERE status <> ‘Active’

> Больше > ’01 Jan 1995’2 SELECT fname, lname

FROM employees

WHERE hire_date >

’12/31/90′

< Меньше < 100

SELECT fname, lname

FROM employees

WHERE job_lvl < 100 >=

!< Больше или равно >= ‘T’ SELECT au_lname

FROM authors

WHERE au_lname >= ‘T’

<= !> Меньше или равно <= ’01 Jan 1995′ 2 SELECT fname, lname

FROM employees

WHERE hire_date <=

’01/01/95′

BETWEEN expr1

AND expr2 В диапазоне значений BETWEEN

’01 Jan 1995′

AND

’31 Dec 1995’2 SELECT fname, lname

FROM employees

WHERE hire_date

BETWEEN ’12/31/90′

AND ’12/31/91′

IS [NOT] NULL Проверка, является ли содержимое столбца или результат
выражения пустым. IS NULL SELECT fname, lname

FROM employees

WHERE photo_on_file IS NULL

[NOT] LIKE Сравнение с шаблоном (обычно используется для текстовых типов
данных). LIKE (‘MAC%’) SELECT fname, lname

FROM employees

WHERE lname LIKE (‘MAC%’)

expr1 [NOT] IN

(val1, val2, …)

– или –

expr1 [NOT] IN

(subquery) Проверка, совпадает ли результат выражения expr1со значением
из списка или из результата подчиненного запроса. IN (‘SW’, ‘SE’)

supplier_id IN

(subquery)

SELECT fname, lname

FROM employees

WHERE sales_region IN (‘SW’, ‘SE’)

SELECT product_nameFROM products

WHERE supplier_id IN

(SELECT supplier_id

FROM supplier

WHERE (country = ‘Sweden’))

ANY (SOME) Проверка, удовлетворяют ли одна или несколько строк из
результирующего набора записей подчиненного запроса указанному условию.
(Ключевые слова ANY и SOME являются синонимами; конструктор запросов
использует ANY при создании инструкций SQL.) <> ANY (subquery)

SELECT au_lname, au_fname

FROM authors

where city <> any

(SELECT city FROM publishers)

ALL Проверка, удовлетворяют ли все строки результирующего набора записей
подчиненного запроса указанному условию. advance > ALL (subquery)

SELECT title FROM titles

where advance > all

(SELECT advance FROM

publishers,titles

where titles.pub_id

= publishers.pub_id

AND pub_name =

‘Alogdata Infosystems’)

[NOT] EXISTS Проверка, возвращается ли в подчиненном запросе какой-либо
результат (а не определенный результат). EXISTS (subquery) SELECT
product_name

FROM products

WHERE EXISTS

(SELECT * FROM

orders, products

WHERE orders.prod_id

= products.prod_id)

Форми для введення і редагування даних.

Відображення даних у виді екранної форми.

Майстер для створення форм.

Форми нагадують паперові бланки і часто розробляються для відображення
одного запису таблиці даних або запиту на екрані. В формах Access можна
відображати дані з кількох пов’язаних між собою таблиць.

Використання форм для введення і редагування даних має деякі переваги
перед введенням даних в саму таблицю даних. При використанні таблиць
даних перегляд всіх полів окремого запису (якщо в ньому багато полів)
часто неможливий, а форми дають змогу вибрати зручне розмі-щення полів
на екрані і забезпечити перегляд графічних об’єктів (наприклад,
рисунків), що зберігаються в полях об’єкта OLE.

Access дозволяє швидко створювати форми з допомогою Мастера форм. Можна
також розробляти форми вручну, відкривши пусту форму і перетягнувши
об’єкти (наприклад, поля, текст і графіку) в потрібне місце форми. Можна
поєднувати автоматизовану і ручну розробку. Наприклад, за допомогою
Мастера форм можна створити основу форми, а потім відкрити форму в
режимі Конструктор формы і внести зміни вручну.

Якщо користувачеві потрібно управляти процесом створення форм і
витрачати на це менше зусиль, то краще скористатися допомогою Мастера
форм. Як і інші майстри Access, Мастер форм задає низку запитань про
форму, яка створюється, а потім будує форму залежно від відповідей
користувача. Для створення форми з допомогою Мастера форм необхідно
виконати такі дії.

У вікні бази даних виберіть вкладення Формы і клацніть мишкою на кнопці
Создать . З’явиться діалогове вікно Новая форма. В діалоговому вікні
клацніть мишкою на пункті Мастер форм, і в списку внизу діалогового
вікна виберіть таблицю (або запит), на підставі якої буде створюватися
форма. Дійте відповідно до вказівок, що з’являються у вікнах Мастера
форм. Після завершення процесу Мастер форм дозволяє відкрити форму в
режимі форми з вміщеними в ній даними або в режимі Конструктор форм , де
можна вручну внести додаткові зміни. В діалоговому вікні Новая форма,
крім пункту Мастер форм, є й інші пункти. Після клацання мишкою на
пункті Мастер форм і вибору потрібної таблиці з’явиться перше діалогове
вікно.В цьому діалоговому вікні застосовуйте список Таблицы/Запросы для
вибору таблиць або запитів, які бажано використати як джерело даних для
форми, а вікна Имеющиеся поля і Выбранные поля – для вибору полів
форми. При виборі таблиці у вікні списку Таблицы/Запросы всі поля цієї
таблиці або запиту з’являться в списку Имеющиеся поля. Виберіть у цьому
списку поле, яке має з’явитися у формі, а потім клацніть мишкою на
кнопці зі стрілкою праворуч для додавання поля в список Выбранные поля
або двічі клацніть мишкою на полі в списку Имеющиеся поля для додавання
поля в список Выбранные поля.Зверніть увагу на те, що між вікнами списку
є кнопка з подвійною стрілкою, спрямованою праворуч. Клацання мишкою на
цій кнопці дозволяє додати всі поля зі списку Имеющиеся поля в список
Выбранные поля. Якщо користувач допустив помилку і хоче видалити поле зі
списку Выбранные поля, клацніть мишкою на непотрібному полі в списку
Выбранные поля і на кнопці зі стрілкою ліворуч. Додавши потрібні поля,
клацніть мишкою на кнопці Далее.

Після вибору полів з таблиці з’явиться друге діалогове вікно Мастера
форм В цьому діалоговому вікні необхідно визначити розмітку форми. Можна
вибрати форми: В один столбец , Ленточный або Табличньій. При виборі
пункту В один столбец за замовчуванням створюється форма, в якій всі
поля розміщені в одному стовпці і вирівняні по лівому краю, при виборі
пункту Ленточный – форма за замовчуванням у вигляді таблиці, в якій
кожне значення відтворюється в окремому вікні, при виборі пункту
Табличный за замовчуванням створюється форма також у вигляді таблиці
(схожої на таблицю даних). Виберіть один з цих пунктів і клацніть мишкою
на кнопці Далее. В наступному діалоговому вікні Мастера форм можна
вибрати стиль форми В Access є десять стилів фону для форм, що
створюються Мастером форм (деякі з них дуже барвисті, але додавання
різноманітних конструкцій у форму сповільнює роботу). В останньому
діалоговому вікні вказується заголовок форми. Якщо форма базується на
кількох таблицях, необхідно вказати заголовки для підлеглих форм, що
відтворюють дані з вторинних таблиць. З допомогою параметрів діалогового
вікна можна відкрити форми з даними або форму в режимі Конструктор, де у
форму можна внести додаткові зміни.

Для збереження форми клацніть мишкою на кнопці Далее третього вікна
Мастера форм і з’явиться вікно, яке дозволить зберегти форму, вказавши
ім’я, під яким її потрібно зберегти. Крім того, якщо активізована опція
Открытие формы для просмотра или ввода данных, то після клацання мишкою
на кнопці Готово з’явиться вікно, яке дозволяє переглядати наявні дані
або вводити нові дані. Якщо активізована опція Изменение макета формы,
то з’явиться можливість змінювати макет раніше створеної форми. Якщо
необхідно роздрукувати значення полів одного запису, роздрукуйте вміст
форми. Можливо також надрукувати кожний запис таблиці даних (або
запиту), який використовується формою. Для друкування даних в розмітці
форми виконайте такі дії.

Відкрийте форму або виберіть її у вікні БД. Для роздрукування одного
запису знайдіть його і клацніть мишкою на його селекторі (він розміщений
ліворуч від запису) або виконайте команду Правка та її опцію Выделить
запись Виконайте команду Файл та її опцію Печать, щоб відкрити діалогове
вікно Печать .Для друкування вибраного запису виберіть опцію Выделенная
запись (Select Record) в розділі Печать (Print Range) діалогового вікна.
Для друкування всіх записів залиште активною опцію Все (All). Клацніть
мишкою на кнопці ОК для початку друкування.

Створення стандартної форми за допомогою режиму Builder.

Вручную в режиме конструктора. Сначала создается базовый отчет, который
затем изменяется в соответствии с требованиями в режиме конструктора.В
окне базы данных нажмите кнопку Отчеты на панели Объекты. Нажмите кнопку
Создать на панели инструментов окна базы данных. В диалоговом окне Новый
отчет выберите пункт Конструктор. Выберите таблицу или запрос,
содержащие данные, на которых должен быть основан отчет. (Если нужно
создать HYPERLINK
“mk:@MSITStore:C:\\Program%20Files\\Microsoft%20Office\\OFFICE11\\1049\\
acmain11.chm::/html/acdecDecideMethodUseCreateReportS.htm” \l “#”
свободный отчет , не выбирайте ничего из этого списка.)

Чтобы использовать в отчете данные из нескольких таблиц, создайте отчет
на основе запроса. Нажмите кнопку OK. Microsoft Access откроет отчет в
HYPERLINK
“mk:@MSITStore:C:\\Program%20Files\\Microsoft%20Office\\OFFICE11\\1049\\
acmain11.chm::/html/acdecDecideMethodUseCreateReportS.htm” \l “#”
режиме конструктора (Режим конструктора. Окно, в котором отображается
макет следующих объектов базы данных: таблицы, запросы, формы, отчеты,
макросы и страницы доступа к данным. В режиме конструктора пользователь
создает новые объекты базы данных или изменяет макеты существующих.) .

Звіти.

Звіти в Access використовуються для подання підсумкової інформації у
вигляді, сформованому користувачем. Звіти і форми можуть бути дуже
схожі, але вони мають різне призначення. Завдання користувача –
визначити, що більш придатне для конкретного випадку. Оскільки в Access
можна друкувати як форми, так і звіти, користувачу іноді дуже важко
визначити, що краще роздрукувати. Тому бажано виходити з таких
міркувань: форми призначені для інтерактивного використання, тоді як
звіти – для відтворення або друкування окремих і підсумкових значень для
груп записів; введення даних та їх редагування виконується тільки у
формах. У звітах записи можна відтворювати або друкувати в групах, а
форми не дають змоги це робити.

Типи звітів Практично всі звіти, які можна створити в Access,
поділяються на три категорії.

Группы/итоги . В цих звітах, які ще називаються табличними, дані
відтворюються за рядками, причому дані кожного поля вміщуються в окрему
графу. Колоночные отчеты. В цих звітах всі поля відтворюються в одній
графі і вирівнюються по лівому краю. Звіти дуже схожі на форми, але вони
використовуються тільки для відтворення або друкування даних, а не для
їх введення і редагування.

Почтовые наклейки. Ці звіти використовуються для друкування поштових
наклейок (тобто поштових адрес тих, кому адресована пошта). В Access є
функція Мастер отчета, призначена спеціально для створення поштових
наклейок в найрізноманітніших форматах.

Створення звітів за допомогою Мастера отчета Для створення звіту з
допомогою Macmepa отчета виконайте такі дії. У вікні бази даних виберіть
вкладення Отчеты і клацніть мишкою на кнопці Создать. Після цього
з’явиться діалогове вікно Новый отчет. В списку, розміщеному в
діалоговому вікні праворуч, клацніть мишкою на пункті Мастер отчетов. В
списку, розміщеному в діалоговому вікні знизу, виберіть таблицю (або
запит), дані з якої будуть використовуватися в звіті. Клацніть мишкою на
кнопці ОК, щоб відкрити перше діалогове вікно Мастер отчетов. В цьому
діалоговому вікні використайте список Таблицы/Запросы для вибору
таблиці або запиту як джерела даних для звіту, а також списки Доступные
поля та Выбранные поля для додавання в звіт потрібних полів. Після
вибору джерела даних в списку Таблицы/Запросы всі поля цієї таблиці або
запиту з’являться в списку Доступные поля. Виберіть потрібне поле, а
потім клацніть мишкою на кнопці зі стрілкою праворуч для додавання його
в список Выбранные поля. Зверніть увагу на кнопку з двома стрілками, що
напрямлені праворуч: вона призначена для додавання відразу всіх полів
списку Доступные поля до списку Выбранные поля. Якщо користувач
допустив помилку і бажає видалити поле зі списку Выбранные поля,
клацніть мишкою спочатку на цьому полі в списку Выбранные поля, а потім
– на кнопці зі стрілкою ліворуч для видалення поля зі списку. Якщо в
звіті використовуються дані більш ніж однієї таблиці і всі потрібні поля
першої таблиці вже додані, виберіть другу таблицю зі списку
Таблицы/Запросы і додайте всі потрібні поля з цієї таблиці. Після цього
клацніть мишкою на кнопці Далее , щоб з’явилося наступне діалогове вікно
Создание отчетов. Якщо потрібно визначити поле (або поля), яке буде
використовуватися для групування записів, виберіть таке поле (або поля)
і клацніть мишкою на кнопці зі стрілкою праворуч, щоб додати розділ
групи. (Розділи групи є розділами звіту, які дають змогу поділяти записи
в звіті на групи.) Вказавши групування, клацніть мишкою на кнопці Далее.
Якщо потрібно визначити поле (або поля), за якими необхідно сортувати
записи, виберіть таке поле (або поля), вказавши сортування (якщо
потрібно), клацніть мишкою на кнопці Далее. В наступному діалоговому
вікні слід вказати тип розмітки (вертикальну або табличну), орієнтацію
(книжну або альбомну) і те, чи потрібно автоматично настроювати ширину
полів, щоб розмістити їх на одному аркуші. Зробіть необхідні
настроювання і клацніть мишкою на кнопці Далее.В наступному діалоговому
вікні можна вибрати стиль звіту. Access пропонує кілька стилів звіту.
При виборі будь-якого з них в діалоговому вікні з’явиться його зразок.
Виберіть потрібний стиль і клацніть мишкою на кнопці Далее.В наступному
діалоговому вікні необхідно задати ім’я, з яким бажано зберегти звіт
(якщо звіт створюється вперше і ще не зберігався). Крім того, в цьому
вікні можна вказати, що потрібно робити зі звітом далі: або відтворити
його на екрані (опція Просмотр отчета), або перейти в режим модернізації
структури звіту (опція Изменение структуры отчета). Виконавши ці дії,
клацніть мишкою на кнопці Готово.

Перед початком розмітки звіту за допомогою Мастеров або в ручну (у вікні
Конструктор отчета) визначте розмітку звіту. Зробити це краще на папері
(більш наочно і інформативно), якщо звіт буде призначений для кількох
користувачів. Зібрати потрібну інформацію. Для звітів необхідно
визначити джерело даних. Як джерело в звітах Access можна
використовувати одну або кілька таблиць або запитів. Щоб відібрати дані
і подати їх у визначеному порядку, використовуйте запити.Спроектувати
звіт. Використовуючи Мастер отчета або вікно Конструктор отчета,
розмістіть у звіті необхідні поля і мітки. Проглянути або роздрукувати
звіт.

Після завершення розробки звіт можна проглянути на екрані, виконавши
команду Файл та її опцію Предварительный просмотр , або роздрукувати
його, виконавши команду Файл та її опцію Печать.

Якщо звіти, що створюються за замовчуванням або з допомогою Мастера
отчетов, не задовольняють потреби користувача, їх створюють вручну.
Можна відкрити порожній звіт і додати в нього поля, верхні та нижні
колонтитули, визначити засіб групування і встановити атрибути
форматування. Наведемо послідовність створення звіту вручну. У вікні
бази даних виберіть вкладення Отчеты і клацніть мишкою на кнопці
Создать. Після цього з’явиться діалогове вікно Новый отчет.

В списку, розміщеному в діалоговому вікні праворуч, клацніть мишкою на
пункті Конструкто.. В списку, розміщеному внизу діалогового вікна,
виберіть таблицю (або запит), дані з якої будуть використовуватися в
звіті. Клацніть мишкою на кнопці ОК, щоб відкрити діалогове вікно
Конструктор. За замовчуванням кожний звіт, що створюється, вміщує
розділи Верхний колонтитул, Нижний колонтитул і Область даннях.

Використання майстра для створення звіту.

Перегляд і друк звіту.

Для друкування звіту виберіть його у вікні БД і виконайте команду Файл
та її опцію Печать. При цьому з’явиться діалогове вікно Печать , в якому
вказується діапазон сторінок для друкування, кількість копій та тип
принтера. Після встановлення параметрів клацніть мишкою на кнопці ОК.
Роздрукувати звіт можна, клацнувши правою кнопкою мишки на необхідному
звіті у вікні бази даних і вибравши команду Печать з контекстного меню,
що з’явилося. Однак зверніть увагу на те, що при цьому діалогове вікно
Печать не з’являється, а використовуються параметри друку, встановлені
за замовчуванням. Якщо при друкуванні звіту кожна друга сторінка
виявляється порожньою, то це означає, що ширина звіту більша від ширини
сторінки і елементи звіту, що не вміщуються, друкуються на додатковій
сторінці. Причому це відбувається навіть тоді, коли в частині звіту, яка
не помістилася, нічого немає. Вихід з цього становища дуже простий:
поверніться до діалогового вікна Конструктор отчета і зменшіть ширину
звіту, перетягнувши його праву межу так, щоб ширина звіту стала меншою
від ширини сторінки.

Нашли опечатку? Выделите и нажмите CTRL+Enter