Вимоги до тексту документа

HYPERLINK «http://www.ukrreferat.com/» www.ukrreferat.com – лідер
серед рефератних сайтів України!

Вимоги до тексту документа

Текст — головний реквізит, завдяки якому складається та оформлюється
весь документ. Приступаючи до складання документа, насамперед слід
визначити його доцільність, впевнитись у відповідності змісту, що має у
ньому бути, компетенції даного суб’єкта, правильно вибрати вид документа
для фіксації управлінської дії.Вид документа в багатьох випадках
передбачає його стиль, характер викладу тексту. Однак у практиці
документування існують загальні вимоги, які ставляться до всіх
документів.

Головними з них є вимоги достовірності та об’єктивності, максимальної
стислості при повноті інформації, точності, що виключає можливість
двоякого розуміння тексту. Службовий документ повинен спрямовувати до
певної дії, переконувати (що досягається аргументованістю та логічністю
фактів та доказів). Його формулювання повинні бути бездоганними в
юридичному відношенні.

Стислість та виразність викладу передбачають точність, правильність
розуміння інформації, викладеної в документі, що досягається, перш за
все, добором достатньої інформації, уникненням повторень та зайвих
подробиць. Кожне слово в тексті документа повинне нести смислове
навантаження. Досягти виразності у тексті допомагає смислова точність та
прямий порядок слів у реченні.

Для ділового стилю службових документів характерне використання стійких
словосполучень. У методичних рекомендаціях за уніфікацією текстів
службових документів наведений великий алфавітний перелік
дієслівно-іменникових словосполучень за другим (іменним) компонентом, що
найчастіше використовуються у діловому спілкуванні.

Подібні приклади використання словосполучень у службових документах
подаються як додатки і у відомчих правилах складання та оформлення
документів.

Службові документи вирізняються нейтральним тоном. Листування ведеться
від третьої особи, займенник замінюється на іменник (інститут просить,
керівництво не заперечує, підприємство направляє тощо). У розпорядчих
документах, що відображують принцип єдиноначальності, текст викладається
від першої особи однини. Так само складаються пояснювальні записки,
заяви, більша частина доповідних записок.

Набуло поширення застосування скорочених слів та словосполучень у
службових документах, що зменшує їх обсяги і прискорює сприйняття
інформації. їх написання ведеться відповідно до загальнодержавних
класифікаторів техніко-економічної інформації, вимог державного
стандарту і правил української орфографії. Рекомендується
використовувати словник скорочень української мови.

У спеціальній літературі документи поділяються залежно від кількості
розглянутих в них питань на прості та складні. Документи, що містять
одне питання, вважаються простими. Складні документи стосуються
декількох самостійних питань. Прості значно легші для опрацювання
(реєстрації, постановки на контроль, формування у справи), направлення
на виконання. Складні документи найчастіше стосуються декількох
виконавців або навіть різних структурних підрозділів. Тому з них
доводиться знімати копії або встановлювати черговість виконання. їх
опрацювання викликає ряд труднощів (при реєстрації вносяться декілька
питань, при постановці на контроль виділяється кожне питання тощо).
Складно вирішити питання щодо розміщення такого документа в справі. Тому
при складанні найбільш використовуваних видів інформаційно-довідкових
документів, таких, як листи, доповідні записки, довідки, рекомендується
заносити до них по одному питанню.

Визначені види документів, такі як протоколи, накази, ухвали, звичайно
бувають складними за змістом. Вони формуються в окремі справи, на
обкладинках яких зміст не розкривається, а вказуються лише вид
документа, автор і дата.

В тексті документа у загальному випадку виділяються дві суттєві частини:
в одній викладаються причини, основи або мета складання документа, в
другій — висновки, пропозиції, прохання, розпорядження, рекомендації.
Кількість виділених у тексті суттєвих компонентів, а також їх
розташування залежать від конкретної управлінської ситуації, яка
викликала складання документа.

Для полегшення сприйняття інформації, виділення суті документа
рекомендується починати документ із заключної частини, тобто з
викладення суті питання: прохання, пропозиції тощо, а потім
підкріплювати їх обгрунтуванням.

Якщо приводом для складання якогось документа послужив інший документ
або доказом є дані іншого документа, у тексті наводяться повні його
дані, тобто вказуються вид, автор, заголовок, дата та номер.

Текст документа ділиться на абзаци. З них починається кожна нова думка.
Абзаци допомагають вдумуватись в зміст документа, робити невеликі
зупинки при читанні документа. Тексти складних, великих за обсягом
документів (огляди, звіти, довідки та ін.) розподіляються на частини:
розділи, підрозділи, пункти, підпункти, — які нумеруються арабськими
цифрами. Порядок їх нумерації слід проводити відповідно до вимог
державного стандарту. Номер кожної частини включає номери відповідних
складових частин вищих ступенів розподілу. Наприклад, номер підпункту
включає номер розділу, підрозділу, пункту та порядковий номер підпункту.
Всі вони розділяються крапками, та в кінці номера ставиться крапка.

Процес управління складається з виконання ряду функцій, вирішення
визначеного кола завдань, нерідко породжуваних однотипними ситуаціями,
які викликають появу однотипних документів. Це стало підставою для
стандартизації, уніфікації та трафаретизації текстів документів.

Стандартизація — це встановлення єдиних норм та вимог, які
пред’являються до документів.

Уніфікація документів — це встановлення єдиного комплексу видів і
різновидів документів для аналогічних управлінських ситуацій, розробка
єдиних форм і правил складання, оформлення і створення трафаретних
текстів.

Стандартизація та уніфікація управлінських документів дозволяє досягти
одноманітності в структурі та обробці інформації. Вони сприяють також
напрацюванню прогресивних методів роботи з документами. Метою
стандартизації та уніфікації документів є раціоналізація процесів
підготовки, виконання, пошуку документів; скорочення документопотоків:
підвищення ефективності управління і створення оптимальних умов для
машинної обробки управлінської інформації.

До основних етапів уніфікації та стандартизації в будь-якій організації
відносяться:

встановлення кола документів, які обертаються в організації;

стандартизація формулярів та текстів документів;

трафаретизація формулярів документів.

З метою стандартизації управлінської документації була затверджена серія
державних стандартів на управлінську документацію, а також низка
стандартів на документи, які найбільш часто зустрічаються в
управлінській діяльності підприємства.

Трафаретизація — це засіб уніфікації текстів документів, який полягає в
тому, щоб вся інформація, характерна для певної групи документів, умовно
поділяється на трафаретну, або постійну, та індивідуальну, або змінну.
Трафаретизація дозволяє підвищити продуктивність праці, сприяє
підвищенню культури діловодства. Створюються збірники трафаретних
текстів, при цьому деякі тексти мають по кілька запасних варіантів. Лист
з трафаретним текстом складається з двох частин: типової (трафаретної)
частини та змінної частини — вставки.

Ступінь трафаретизації може бути різним: весь документ, його частина,
окремий абзац або речення. Типові тексти дозволяють зекономити до 50-75%
часу виконавця при стовідсотковій гарантії, що жодне слово не буде
пропущене в тексті.

Трафаретні тексти вводяться в дію наказом керівника організації. Їх
розробка завжди повинна базуватися на державних стандартах.

Трафаретні документи значно скорочують час на складання документа,
оскільки виконавець зосереджує увагу лише на змінній частині конкретної
інформації, місце якої раніше обумовлене. Фактично він заповнює раніше
складений документ. Тому виключається стадія чернетки, в документі немає
зайвої інформації, виключається пропуск необхідних даних, а постійне,
фіксоване розташування інформації значно полегшує та прискорює її
сприйняття.

Із трафаретних бланків формується збірник, один примірник якого повинен
знаходитися у кожного працівника апарату. Приступаючи до складання
будь-якого документа, необхідно перевірити, чи немає для даної ситуації
складеного типового тексту.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *