Теоретичні аспекти організації роботи з електронними документами

HYPERLINK «http://www.ukrreferat.com/» www.ukrreferat.com – лідер
серед рефератних сайтів України!

ТЕМА

ТЕОРЕТИЧНІ АСПЕКТИ ОРГАНІЗАЦІЇ РОБОТИ

З ЕЛЕКТРОННИМИ ДОКУМЕНТАМИ

1. Електронне урядування — шлях до ефективності та прозорості
державного управління

2. Порівняльна характеристика традиційного та електронного
документообігу

3. Системи електронного документообігу та діловодства для органів влади
різного рівня

1. Електронне урядування — шлях до ефективності та прозорості
державного управління

Наприкінці XX сторіччя розвиток інформаційних технологій
призвів до нової форми спілкування з державою — електронного уряду.
Вважають, що така форма спілкування з державою приведе не тільки до
більш ефективного й менш витратного адміністрування, але й до
кардинальних змін взаємовідносин між громадянами і органами державної
влади та місцевого самоврядування

Система електронного урядування передбачає, що будь — яка
фізична або юридична особа через Інтернет може звертатися із запитами до
державних установ для одержання необхідної інформації та виконання
юридичних трансакцій. При такій схемі взаємовідносин «громадянин —
держава» можна розраховувати на підвищення ефективності державного
управління та обмеження корупції. Електронне урядування здатний змінити
саму природу влади, зробити її більш прозорою і підконтрольною
громадськості. Електронне урядування також забезпечує реальну участь
громадян у політичних процесах, зокрема у законотворчості. Кожний
громадянин може взяти участь у створенні законів, обговорюючи та
голосуючи за них у мережі

Концепція електронного урядування складається з двох взаємозалежних (і
одночасно самостійних) проектів (підконцепцій). Це внутрішня урядова
інформаційна інфраструктура, аналог корпоративної мережі та зовнішня
інформаційна інфраструктура, що взаємодіє з громадянами й організаціями.
У рамках концепції «електронної держави» інтегруються інформаційні
ресурси органів державної влади, забезпечується доступ до них, а також
створюється система он-лайнових послуг (у тому числі, тих, що мають
вартісне вираження). Урядова мережева інфраструктура повинна бути
націлена на вирішення актуальних політичних, економічних і соціальних
завдань держави і забезпечувати:

— реалізацію права громадян на доступ до відкритої державної інформації;

— доведення до громадськості об’єктивної і достовірної інформації про
діяльність органів державної влади, що зміцнює довіру до держави та її
політики;

— взаємодію і постійний діалог держави з громадянами й громадськими
інститутами, а також необхідний рівень суспільного контролю за
діяльністю державних органів і організацій;

— об’єднання інформаційних ресурсів і послуг органів державної влади, і
місцевого самоврядування з метою зміцнення загальнонаціонального
інформаційного простору;

— удосконалення системи державного управління, оптимізацію структури
державного апарату, зниження фінансових і матеріальних витрат на його
зміст, поетапне переведення частини державних послуг, що мають вартісне
вираження, у систему державних мережевих послуг, що відповідає реальним
потребам громадян і організацій;

— ефективну підтримку економічної діяльності державних суб’єктів, що
займаються господарською діяльністю, дозволяючи їм ефективно
інтегруватися в загальнонаціональний і світовий економічний простір;

— взаємодію і співробітництво з державними органами закордонних країн і
міжнародних неурядових організацій.

З метою становлення електронного урядування в Україні необхідно
налагодити електронний документообіг в органах державної влади і
місцевого самоврядування.

Електронний документ – це HYPERLINK
«http://uk.wikipedia.org/wiki/%D0%94%D0%BE%D0%BA%D1%83%D0%BC%D0%B5%D0%BD
%D1%82» \o «Документ» документ , у якому інформація представлена в
електронно — цифровій формі. В електронному документі інформація,
зафіксована за допомогою електронних даних, має включати обов’язкові
реквізити документа, найголовнішим з яких є електронний підпис. Тобто
без електронного підпису за певних вимог документ не має юридичної сили
і не може вважатися електронним документом.

Електронний документообіг є одним з тих інструментів, що в змозі
забезпечити потреби сьогодення в швидкому інформаційному обміні. А
використання електронного цифрового підпису, що підтверджує
оригінальність документа і надійно захищає його від підробок, —
ефективне рішення для всіх, хто не хоче чекати приходу фельд’єгерської
або кур’єрської пошти за багато сотень кілометрів, щоб перевірити
дійсність отриманої інформації або підтвердити факт укладення договору.
Документи можуть бути засвідчені електронним цифровим підписом і
передані до місця призначення протягом декількох секунд, адже
електронний документ передається за допомогою швидкісних
телекомунікаційних систем, однією з яких є, приміром, Iнтернет. За таких
умов усі учасники обміну електронними документами незалежно від відстані
мають однакові можливості в електронному інформаційному обміні.

Отже, можна сказати, що документообіг з використанням електронного
цифрового підпису невдовзі посяде домінуюче місце у системі опрацювання,
підготовки, підписання та надсилання документа, оскільки традиційні
схеми: розроблення проекту документа в електронному вигляді, створення
паперової копії для підпису, пересилання паперової копії з підписом,
розгляд паперової копії, перенесення її на комп’ютер — видаються
малоефективними, трудомісткими та такими, що потребують забагато часу.

Застосування електронного документообігу дозволить спростити
бюрократичні процеси, що полегшить роботу. Запропоновані інформаційні
технології дають можливість фізичним особам, підприємствам та
організаціям, суб’єктам господарювання більш ефективно і творчо
вирішувати економічні та соціальні проблеми.

12.2. Порівняльна характеристика традиційного

та електронного документообігу

Від виникнення перших людських цивілізацій і аж до так званої
“постіндустріальної революції”, пов’язаної буквально з вибуховим
розвитком інформаційних технологій (хоча поступова активізація
відбувалась ще від індустріальної революції XIX ст.), тобто від
закінчення етапу племінних громад (котрі були достатньо малочисельні та
міцно з’єднані внутрішньогруповими зв’язками, аби інновації швидко
впроваджувались та ставали специфічним набутком всієї даної культурної
спільноти, що й забезпечувало виживання та прогрес) і аж до другої
половини ХХ століття найбільш відповідною до історичних умов була схема
відтворення суспільства, найповніше змальована ще Аристотелем та
Платоном. Сьогодні в інформаційно — комунікаційних мережах, наприклад в
Інтернет, циркулюють обсяги інформації, які значно перевищують усі
наявні ресурси традиційних ЗМІ і які в майбутньому будуть основними в
області масового інформаційного обміну.

Зараз людство наблизилося до створення глобальної інформаційної
цивілізації, у якій інформація набуває значення найважливішого ресурсу.
У цих умовах державний імідж як інформаційне явище суттєво підвищує свій
статус та стає вирішальним чинником впливу на економічний, соціальний та
політичний успіх тієї чи іншої країни. Таким чином, правильно побудована
стратегія інформаційної політики держави може значно допомогти будь-якій
країні досягти відповідного результату з найменшими втратами та у
найкоротший термін.

“Інформаційне суспільство” виражає ідею нової фази в історичному
розвиткові передових країн. Тобто, не прихід “постіндустріального”
суспільства, а створення нового соціального зразка, що є результатом
“другої індустріальної революції”, яка в основному грунтується на
мікроелектронній технології. Зростаюча кількість людей з необхідністю
втягується в безпрецедентне розмаїття інформаційно орієнтованих типів
робіт. Наукові й технічні працівники збирають і продукують інформацію,
менеджери й фахівці опрацьовують її, викладачі й працівники
комунікаційної сфери поширюють її. Цей процес “інформатизації” не
залишає недоторканою жодну сферу соціальної активності: од повсякденного
життя до міжнародних відносин та від сфер дозвілля до виробничих
відносин. Розглядаючи документ як матеріалізовану інформацію, зрозуміло,
що роль документів в інформаційному суспільстві зростає. З розвитком
інформаційних технологій змінюється форма носія інформації, однак
основоположна функція документа – передача та збереження інформації –
залишається такою ж актуальною.

Застосування комп’ютерної техніки вносить значні зміни до організації як
чисто економічних дисциплін (наприклад, бухгалтерського обліку), так і
до управлінських, причому з допоміжного засобу обчислювальна техніка
перетворюється на визначний фактор організації обліку. Ці зміни
зумовлені тим, що змінюються способи обробки даних, при яких
забезпечується різна швидкість надання звітної інформації. В різних
системах обліку (від паперової. до комп’ютерної) вона досягається, як
правило, раціональною організацією облікових даних, одноразовим їх
отриманням та передачею за всіма напрямами.

Сучасний період розвитку людства характеризується так званим
“інформаційним вибухом” – принаймні, жоден інший період не може навіть
порівнюватися з ним за обсягом інформації, що вимагає збирання, обробки,
зберігання, видачі. Наявність величезних масивів найрізноманітнішої
інформації створює парадоксальну ситуацію – у більшості випадків значно
простіше і дешевше заново провести дослідження, зробити винахід чи
навіть відкриття, аніж одержати відомості про нього. Тож в умовах
“інформаційного вибуху” суспільство в цілому і людина зокрема можуть
відчувати так званий “інформаційний голод”. Адже сам по собі процес
нагромадження інформації не є достатнім, важливо надати цю інформацію
користувачеві у потрібному обсязі і у потрібний момент часу.

Виникають певні труднощі у роботі із документами, такі як постійне
збільшення швидкості та зростання потужності документо-інформаційного
потоку, старіння інформації, ускладнення пошукового образу документа
тощо. З метою подолання цих та низки похідних від них проблем, слід
удосконалювати процеси зберігання, перетворення та пошуку інформації.
Однак комп’ютеризація діловодства має і свої негативні сторони.

12.3. Системи електронного документообігу та діловодства

для органів влади різного рівня

До цієї категорії можна умовно віднести муніципальні структури
управління з невеликим обсягом документообігу, які не мають достатньої
технічної бази для впровадження повноцінної системи електронного
документообігу та діловодства (ЕДД) .

Для них може бути рекомендоване однокористувальницьке рішення, обладнане
засобами захищеного обміну електронними документами з вищестоящою
організацією — безпосередньо або через центр обробки документів (ЦОД).
Користувачем такого рішення зазвичай виступає співробітник,
відповідальний за діловодство організації.

Робота при цьому здійснюється з паперовими документами, але в системі
ведеться реєстрація вхідних/вихідних документів, облік резолюцій
по документах, документів, списаних у справу і документів,
що знаходяться на архівному збереженні. При великій кількості
співробітників також може вестися облік руху паперових оригіналів.

Документи, отримані в електронному вигляді з вищестоящої організації,
відразу реєструються, роздруковуються і починають виконуватися
до приходу паперових оригіналів. Вищестояща організація автоматично
одержує повідомлення про те, що документ зареєстрований.

Таке рішення дозволяє:

прискорити обмін вхідними/вихідними документами з вищестоящою
організацією;

підвищити ефективність контролю за виконанням документів;

організувати ефективну систему збереження взаємозалежних документів;

зменшити час на пошук потрібних документів;

зменшити кількість “загублених” документів, місцезнаходження яких
невідоме.

Рішення може бути реалізоване на базі операційної системи HYPERLINK
«http://www.microsoft.com/rus/windows2000/» Microsoft Windows , СУБД
MSDE (EN), текстового редактора Microsoft Word і системи роботи
з електронними таблицями Microsoft Excel з комплекту HYPERLINK
«http://www.microsoft.com/rus/office/» Microsoft Office
і однокористувальницької системи ЕДД “Справа-Секретар” розробки партнера
Microsoft — компанії “Електронні офісні системи” або аналогічних рішень
інших партнерів.

Для колективної роботи над документами, доставки документів
в електронній формі виконавцям і обміну електронною поштою можуть бути
використані засоби Microsoft Outlook.

Рішення для місцевого органу самоврядування

P

R

ue

,

.

N

P

R

h—

! h—

ph) h—

ph% h—

h—

R

V

X

°

?

I

O

U

u

ue

)ління, що мають середній обсяг документообігу від
3000 до 10000 документів на рік, канцелярію чи секретаріат як структурно
окремий підрозділ, і які здійснюють роботу не тільки з документами від
організацій, але й листами та зверненнями громадян і підприємств. Такі
організації зазвичай мають достатній парк персональних комп’ютерів,
об’єднаних у локальну мережу.

Для них може бути рекомендоване багатокористувальницьке рішення
з кількістю робочих місць від 5 до 20, обладнане засобами захищеного
обміну електронними документами з вищестоящими та нижчестоящими
організаціями (безпосередньо або через ЦОД), зв’язком з порталом для
інформування і прийому заявок громадян і організацій і можливістю
віддаленого Інтернет-доступу до даних системи ЕДД.

Система повинна забезпечувати реєстрацію вхідних/вихідних документів,
облік резолюцій по документах, документів, списаних у справу
і документів, що знаходяться на архівному збереженні. Має також вестися
облік руху паперових оригіналів.

Користувачами такого рішення зазвичай виступають не тільки діловодний
персонал, але і ряд співробітників функціональних підрозділів.

Оскільки більшість співробітників таких організацій має персональні
комп’ютери, у рамках такого рішення вже може бути організована робота
з частиною документів в основному чи винятково в електронному вигляді.
Вхідні паперові документи можуть оцифровуватися, і вся подальша робота
з ними вже може вестися в електронному вигляді. В електронному вигляді
може також бути організований процес виконання документів (накладення
і виконання резолюцій).

Якщо організація має постійно доступний канал у мережу Інтернет, може
бути організований віддалений доступ до системи ЕДД через веб-інтерфейс,
що дозволяє контролювати хід робіт як посадовим особам, що знаходяться
у від’їзді, так і вищестоящим організаціям.

Таке рішення дозволяє:

прискорити обмін документами з вищестоящими та нижчестоящими
організаціями;

зменшити навантаження на діловодний персонал за рахунок передачі частини
функцій у підрозділи;

підвищити ефективність контролю за виконанням документів;

організувати ефективну систему збереження взаємозалежних документів;

зменшити час на пошук потрібних документів;

зменшити кількість «загублених» документів, місцезнаходження яких
невідоме;

прискорити і зробити більш ефективною роботу співробітників з виконання
документів;

знизити витрати на роботу із зверненнями громадян і організацій, які
подаються в електронній формі (через портал);

забезпечити контроль за виконанням важливих документів з боку
вищестоящих організацій.

Таке рішення може бути реалізоване на базі операційної системи Microsoft
Windows Server, СУБД Microsoft SQL Server, пакету Microsoft Office для
роботи з текстами документів і таблицями і багатокористувальницької
системи ЕДД “Справа — Підприємство” розробки партнера Microsoft —
компанії “Електронні офісні системи” або аналогічних рішень інших
партнерів.

Для колективної роботи над документами, доставки документів
в електронній формі виконавцям і обміну електронною поштою можуть бути
використані як засоби Microsoft Outlook, так і Microsoft Exchange
Server 2003 (EN).

Регіональна система обміну електронними документами

(Центр обміну даних)

Документні потоки регіональних організацій у значній мірі замкнуті
всередині регіону. І переведення в електронний вигляд значної частини
регіонального обміну документами дозволяє помітно прискорити і знизити
витрати управління за рахунок “переходу кількості в якість”.

Значна і постійно зростаюча кількість організацій, у яких впроваджені
системи ЕДД і яким необхідно включатися в систему обміну електронними
документами, робить ефективним створення єдиного ЦОД, що замикає
усередині себе всю необхідну функціональність по гарантованій
і захищеній доставці електронних документів.

Регіональний портал

Створення своїх порталів окремими органами влади звичайно можливе.
Технологічно більш доцільним є  створення єдиного регіонального порталу,
що концентрує нормативну, новинну й іншу інформацію всіх регіональних
організацій і виконує функції «єдиного вікна» для прийому звернень
громадян і підприємств.

Уніфікація використовуваних систем ЕДД дозволяє спростити процедури
експорту/імпорту інформації між цим порталом і системами окремих
організацій.

Такий портал повинний також підтримувати розподілене управління
контентом і дозволяти делегувати права управління окремими розділами
уповноваженим представникам окремих організацій.

Система підтримки розподілених робочих груп

На рівні регіону постійно йде робота з підготовки документів,
що вимагають узгодженої діяльності різних відомств. Для підтримки
законотворчої роботи, підготовки постанов уряду регіону і розподілених
робочих груп є доцільним створення регіональної підсистеми колективної
роботи над документами, поєднаної з використовуваною системою ЕДД.

Необхідно також зазначити, що для реалізації централізованої програми
впровадження ЕДД на рівні регіону є доцільним створення єдиного центру
навчання і підтримки, здатного надавати ефективну методичну і технічну
допомогу організаціям, що впроваджують ЕДД. Це дозволить помітно знизити
загальні витрати на впровадження і підтримку однотипних систем.

Це рішення реалізується на базі продуктів компанії Microsoft
і партнерів. В якості платформи (операційної системи) може бути
використаний Microsoft Windows Server або Microsoft Windows. У якості
СУБД використовується багатокористувальницький HYPERLINK
«http://www.microsoft.com/Rus/Sql/» Microsoft SQL Server
і однокористувальницький HYPERLINK
«http://msdn.microsoft.com/library/default.asp?URL=/library/backgrnd/htm
l/msdeforvs.htm» MSDE  (EN)). Для автоматизації діловодства
і документообігу рекомендується використовувати систему “ HYPERLINK
«http://eos.ru/eos/eos_delo/» Справа ” від партнера Microsoft —
компанії “Електронні офісні системи” або аналогічні рішення інших
партнерів.

Для організації роботи робочих груп над проектами документів
рекомендується використовувати Microsoft SharePoint Portal Server (EN)
або Microsoft SharePoint Team Services разом із сервером управління
проектом і розподілу ресурсів Microsoft Project Server.

Центр обміну даними може бути побудований на базі сервера інтеграції
Microsoft BizTalk Server (EN) і Microsoft Exchange Server. Для підтримки
інфраструктури відкритих ключів може використовуватися засвідчуючий
центр сертифікатів відкритих ключів X.509 (Microsoft Certification
Authority), що входить до стандартної поставки Microsoft Windows Server
разом із сертифікованими модулями, розробленими російськими партнерами
Microsoft.

Для побудови регіональних порталів, що забезпечують доступ до публічної
інформації, а також інтерактивну взаємодію з громадянами, природним
є використання рішень на базі Microsoft Internet Information Services
і технології ASP (Active Server Pages). Для управління інформацією може
бути використаний HYPERLINK «http://www.microsoft.com/cmserver/»
Microsoft Content Management Server  (EN).

Рішення для державних органів влади з територіальними підрозділами

Комплексне рішення для органів влади передбачає впровадження систем ЕДД
у головній організації відомства, у його територіальних підрозділах
і підлеглих організаціях. Кількість робочих місць у головному відомстві
може досягати декількох сотень, у територіальних підрозділах
і нижчестоящих організаціях — від одного до декількох десятків робочих
місць. Сукупна кількість встановлюваних систем може досягати декількох
десятків і навіть сотень.

До кожної окремо взятої організації, в якій впроваджується система ЕДД,
можуть бути застосовані викладені вище міркування — в них
упорядковується робота з документами, прискорюється обмін, поліпшується
контроль, робиться більш ефективним пошук потрібних документів тощо.

Але впровадження рішення в рамках відомства в цілому дозволяє досягти
підвищення ефективності роботи відомства в цілому за рахунок:

підвищення ефективності роботи кожної організації окремо;

прискорення обміну документами завдяки переходу на ЕД;

можливості контролю за виконанням документів з боку вищестоящої
організації;

створення централізованого постійно доступного електронного архіву
відомчих документів;

створення ефективної системи взаємодії з громадянами і підприємствами.

Розглянемо додаткові (до базової системи ЕДД) централізовані підсистеми,
що дозволяють досягти цих цілей.

Система обміну електронними документами

Для центрального органу влади з десятками і сотнями підрозділів
і підвідомчих організацій може виявитися доцільною реалізація власного
центру обміну даними (ЦОД).

Власний ЦОД дозволить не тільки спростити організацію і підтримку
системи обміну відомчими документами, але і виконувати функцію «точки
підключення» для електронного обміну документами з іншими
організаціями-контрагентами і системами, що обслуговують громадян
і підприємства.

Відомчий портал

Відповідно до розпорядження уряду, органи влади зобов’язані мати свої
портали. З огляду на те, що значна частина документів, які публікуються
на порталі, зберігається в архівній підсистемі ЕДД, для публікації
документів і взаємодії із системою ЕДД відомства повинен
використовуватися інтерфейс, наданий системою ЕДД.

Крім забезпечення доступу до публічних документів, такий портал може
мати також і інтранет-частину, що забезпечує доступ співробітників
віддалених підрозділів до електронного архіву відомства.

Портал може бути також використаний для прийому і зворотного зв’язку
по зверненнях громадян і підприємств.

Основними результатами впровадження системи електронного контролю за
документообігом є:

1) піднесення рівня управлінських рішень за рахунок можливості широкого
використання інформації, вчасної обробки даних, достатнього
інформаційного забезпечення, застосування сучасних наукових методів,
засобів обробки даних;

2) підвищення продуктивності праці за рахунок можливості швидкого пошуку
та порівняльного аналізу даних у великих масивах інформації;

3) впровадження принципу одноразової фіксації та колективного
використання даних, а також технології їх опрацювання і пересилки;

4) значна економія матеріальних і трудових ресурсів при виконанні
пошуку, вибірок та роботи з документами.

Подальше удосконалення програмного забезпечення системи варто проводити
в таких напрямках:

удосконалення системи електронного документообігу шляхом переходу на
нові технології управління базами даних;

накопичення досвіду використання програм для виправлення помилок та
доповнення новими функціями.

Питання для розгляду та обговорення

1. Дайте визначення поняття „Інформаційно-аналітичні технології”

2. В чому полягає важливість моделювання державно-політичних процесів?

3. Які Ви знаєте види інформаційно-аналітичних технологій?

4. Розкрийте суть технології інформаційної взаємодії

5. Проаналізуйте структуру веб-сайту ОДА

Список використаної літератури

Електронне діловодство в Україні: проблеми та завдання впровадження //
Вісн. Кн. палати. – 1999. — №1. – С. 17-19.

Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» //
http://portal.rada.gov.ua/.

Закон України «Про електронний цифровий підпис» //
http://portal.rada.gov.ua/.

Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документированное
обеспечение управления: Учебн. пособие – 5-е изд., испр. и доп. – М.:
ИНФРА — М; Новосибирск, 2003. – 320 с.

Лоза О.В. Діловодство та документування управлінської діяльності:
Навч. посіб. – К.: УАДУ при президентові України, 1997. – 68 с.

Мероприятия „Международная научно-практическая конференция.
Автоматизация делопроизводства и электронный документооборот: практика и
перспективы”. Москва, 21-22 марта 2002 г. — М., 2002.

Постанова Кабінету Міністрів України від 24 лютого 2003 р. № 208 „Про
заходи щодо створення електронної інформаційної системи «Електронний
Уряд».http:\\www.kmu.gov.ua/control/uk/publish/article?&art_id=6999666&c
at_id=2251550.

Постанова Кабінету Міністрів України від 28 жовтня 2004 р. № 1452 „Про
затвердження Порядку застосування електронного цифрового підпису
органами державної влади, органами місцевого самоврядування,
підприємствами, установами та організаціями державної форми власності”.-
// http://portal.rada.gov.ua/.

Постанова Кабінету Міністрів України від 28 жовтня 2004 р. № 1453 „Про
затвердження Типового порядку здійснення електронного документообігу в
органах виконавчої влади”.- // http://portal.rada.gov.ua/.

Electronic Magazine «Social Work in Ukraine and Abroad».-
http://www.quarterly.uz.ua/1/7.htm — 101k.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *