Функція контролю

HYPERLINK «http://www.ukrreferat.com/» www.ukrreferat.com – лідер
серед рефератних сайтів України!

РЕФЕРАТ

НА ТЕМУ:

Функція контролю

План

Природа контролю в організаціях

Управлінський контроль

Бухгалтерський контроль

Фінансовий контроль

Операційний контроль

Структурний контроль

Управління процесом контролю

1. Природа контролю в організація

Контроль – це процес забезпечення досягнення цілей організації шляхом
постійного спостереження за її діяльністю та усунення відхилень, які при
цьому виникають. Контроль може бути спрямований як на окремий вид
діяльності організації, так і на всю їх сукупність.

В межах процесу контролю, модель якого наведена на рис. 1, можна
вирізнити три основних етапи:

вимірювання реальних процесів, що здійснюються в організації;

порівняння результатів реального виконання із заздалегідь встановленими
стандартами;

реакція на порівняння (корегуючі дії або зміна стандартів).

Аналіз моделі процесу контролю свідчить, що власне процесу контролю
передує встановлення стандартів.

Стандарти являють собою специфічні цілі, на підставі яких оцінюється
прогрес щодо їх досягнення. Вони мають бути визначеними ще в процесі
виконання функції планування.

Характеристика основних етапів процесу контролю.

Етап 1. Вимірювання реальних процесів, що здійснюються в організації.

У процесі вимірювання реального виконання робіт в організації виникає
два ключових запитання: як вимірювати і що вимірювати ?

Менеджери зазвичай використовують чотири основних методи вимірювання
(табл. 1):

особисті спостереження;

статистичні звіти;

усні звіти підлеглих;

письмові звіти підлеглих.

Рис. 1. Модель процесу контролю

Таблиця 1

Характеристика основних методів вимірювання

Кожний із зазначених методів має свої переваги та недоліки, тому їх
спільне (комбіноване) використання збільшує ймовірність одержання
достовірної інформації.

Особисті спостереження виявляються у отриманні інформації про реальну
діяльність підлеглих безпосередньо менеджером.

Переваги:

відсутність фільтрації інформації;

отримання ширшого кола інформації, яка непосильна для інших методів
(ступінь задоволення роботою, ентузіазм тощо).

Недоліки:

значний вплив особистих якостей менеджера;

значні витрати часу;

негативна реакція підлеглих (сприйняття особистого контролю менеджера як
прояву недовіри).

Статистичні звіти набувають ширшого застосування в управлінському
контролі внаслідок використання комп’ютерних технологій.

Переваги:

згрупованість і упорядкованість інформації у вигляді розрахунків,
таблиць, схем, рядів динаміки тощо;

легка каталогізація, можливість посилання.

Недоліки:

інформаційна обмеженість (зосередженість лише на окремих, хоча і
ключових сферах діяльності організації);

низька оперативність отримання інформації.

Отримання інформації на нарадах, в особистих бесідах, розмовах по
телефону – це все приклади усних звітів підлеглих. За перевагами та
недоліками цей метод подібний до особистих спостережень.

Переваги:

висока оперативність отримання інформації;

хороший зворотній зв’язок.

Недоліки:

фільтрація інформації;

труднощі з документуванням інформації для наступної звітності.

Характеристики письмової звітності подібні до звітності статистичної.

Переваги: легка каталогізація, можливість посилання.

Недоліки:

низька оперативність отримання інформації;

формальний характер інформації.

Зазначені переваги та недоліки усіх методів вимірювання вимагають їх
комплексного використання у практичній діяльності менеджера.

Не менш важливим у процесі контролю є правильний вибір об’єктів
контролю. Вибір об’єкта вимірювання впливає на те, як співробітники
відносяться до того, що вимірюється.

Деякі зі сфер контролю є загальними для всіх менеджерів:

напрямки (види) діяльності підлеглих;

задоволеність працівників власною діяльністю;

виконання параметрів бюджетів, що встановлюються для кожного менеджера
тощо.

Решта об’єктів контролю є специфічними для відповідних рівнів та сфер
менеджменту. Так, менеджер із виробництва має контролювати:

обсяги виробництва продукції за часовими інтервалами;

рівень якості продукції, що виготовляється;

рівень запасів сировини, матеріалів, готової продукції;

виконання параметрів оперативно-календарного планування тощо.

Іншими будуть об’єкти контролю для менеджерів маркетингової, фінансової,
кадрової та інших служб. Тому менеджерам часто доводиться самостійно
приймати рішення щодо вибору об’єктів контролю. При цьому
використовується такий принцип: визначається значущість (важливість)
особи або підрозділу, а потім вимоги до них переводяться у відповідні
стандарти.

Деякі види діяльності важко піддаються кількісній оцінці. У таких
випадках менеджеру доводиться шукати суб’єктивні вимірники. Зрозуміло,
що вони мають суттєві недоліки, але це краще, ніж зовсім не мати
стандартів та ігнорувати функцію контролю.

Етап 2. Порівняння результатів реального виконання із встановленими
стандартами.

На цьому етапі встановлюється ступінь відхилення реального виконання від
стандарту. Принципово важливим є визначення прийнятного рівня відхилень,
адже саме випадки його перевищення є об’єктами діяльності менеджера.
Відхилення реального виконання, що перевищують припустимий рівень, і
стають об’єктом діяльності менеджера.

Особливої уваги вимагає спрямованість відхилень.

Таким чином, на етапі порівняння менеджер має надавати особливу увагу
розмірам і спрямованості відхилень.

Етап 3. Реакція на порівняння.

На заключному етапі процесу контролю менеджер має обрати один з трьох
варіантів дій як реакцію на результати порівняння:

а) нічого не робити;

б) коригувати діяльність підлеглих;

в) коригувати стандарти діяльності.

Перший курс дій сам себе пояснює. Він застосовується у випадках, коли
результати реального виконання відповідають стандартам або коли
відхилення від стандартів знаходяться в межах припустимого.

Якщо відхилення перевищують припустимі межі, здійснюється коригування
діяльності підлеглих. При цьому спочатку треба з’ясувати причини
надмірного відхилення від стандартів:

1) можлива ситуація, коли відхилення від стандартів з’являються
внаслідок нереальності самих стандартів. Тобто встановлений стандарт
може бути завищеним або заниженим. У таких випадках необхідно коригувати
самі стандарти, а не діяльність, пов’язану з їх досягненням. Найбільш
складною є проблема зміни стандарту. Якщо результати діяльності
підлеглих значно відхиляються від нього, це може демотивувати
працівників. Разом із тим, якщо менеджер впевнений у реалістичності
стандарту, його необхідно відстоювати, коригуючи дії підлеглих;

2) якщо причиною відхилень були недоліки у діяльності підлеглого,
менеджер має скоригувати його діяльність. Прикладом таких коригуючих дій
може бути: зміна стратегії; зміна структури; зміна практики
винагородження, що склалась в організації; зміна програм навчання;
перепроектування робіт; перестановка співробітників. Ще до початку
коригуючих дій менеджер має обрати також характер коригуючих дій:

а) оперативні, спрямовані на негайне виправлення наслідків;

б) стратегічні, що усувають причини виникнення відхилень.

Менеджери часто не мають часу на базові коригуючі дії і тому продовжують
постійно “гасити пожежі”. Ефективні менеджери, навпаки, аналізують
відхилення, з’ясовують причини, оцінюють переваги (вигоди) їх ліквідації
і мають можливість заздалегідь відкоригувати дії підлеглих.

2. Управлінський контроль

Контроль може бути спрямований як на окремий вид діяльності в
організації, так і на всю їх сукупність. Отже, існують різні ознаки
класифікації систем контролю (табл. 2).

Таблиця 2

Класифікація систем контролю

Поширеним способом класифікації видів контролю є класифікація за
критерієм часу здійснення контрольних операцій, тобто:

до

впродовж здійснення трансформаційного процесу (рис. 2).

Після

Випереджаючий контроль спрямований на контроль “входів” у систему і
здійснюється ще до початку трансформаційного процесу. Його завдання –
відслідковувати якість та/або кількість “вхідних” ресурсів в організацію
(фізичних, людських, інформаційних, фінансових тощо), перш ніж вони
стануть частиною організації.

Метою випереджаючого контролю є запобігання ситуаціям, які здатні
завдати шкоди організації, а не “лікувати” такі ситуації.

Рис.2. Види управлінського контролю

Поточний контроль здійснюється безпосередньо в ході трансформаційного
процесу. Він ґрунтується на вимірюванні фактичних результатів діяльності
й оперативному реагуванні керівника на відхилення, що виникають.
Звичайно, існує розрив у часі між моментами виникнення відхилення від
стандартів трансформаційного процесу і коригуючими діями менеджера.
Проте, такий розрив є мінімальним.

Поточний контроль дозволяє з’ясувати причини відхилень і тому широко
використовується в процесі управління.

Заключний контроль проводиться вже після завершення трансформаційного
процесу. Його об’єктом є “виходи” з організації. Основний недолік
заключного контролю – це констатація відхилень від стандартів на
завершальному етапі, коли збитки вже наявні. Разом із тим, для багатьох
видів діяльності – це єдиний можливий вид контролю. Отже, ефективність
заключного контролю нижча проти випереджаючого та поточного.

Цілі заключного контролю: отримання інформації для удосконалення
планування у майбутньому; побудова ефективної системи мотивації.

3. Бухгалтерський контроль

Бухгалтерський контроль – це сукупність процедур, що дають змогу
забезпечити збереження активів організації та достовірність звітності,
що складається службою бухгалтерського обліку на основі даних, отриманих
від операційних підрозділів. Вони включають:

— заходи щодо забезпечення безпомилкового відображення операцій
відповідно до їх економічної суттєвості;

— продуктивність системи документообороту;

— наявність при керівництві в роботі операційних процедур, які
передбачає бухгалтерський контроль.

Бухгалтерський контроль може бути первинним та подальшим (який
здійснюється після відображення операції в обліку) і повинен надати
можливість впевнитися в тому, що:

— операції проведені тільки за загальним та/або спеціальним дозволом
керівництва організації;

— операції відображені та оцінені згідно з вимогами облікової політики
організації;

— система аналітичного обліку дає змогу відстежувати використання
ресурсів та рух активів організації;

— розпорядження активами здійснюється лише в межах встановлених
повноважень;

— інвентаризація активів та зобов’язань (балансових та позабалансових)
проводиться з певною регулярністю, а виявлені недоліки усуваються
належним чином.

Порядок проведення первинного та подальшого контролю визначається
організацією (службою бухгалтерського обліку) самостійно. Тобто банк
самостійно встановлює перелік операцій, які вимагають додаткового
контролю, визначає обсяг та частоту перевірок окремих ділянок роботи
працівників бухгалтерської служби, порядок здійснення логічного та
арифметичного контролю за достовірністю звітності.

Первинний контроль здійснює працівник банку, який, виходячи зі змісту
документів, наданих в електронному або паперовому вигляді, перевіряє
правильність їх оформлення і наявність порушень процедур бухгалтерського
обліку.

Після здійсненої перевірки документ підписується працівником
організації.

Працівники організації, які підписали будь-який грошово-розрахунковий
документ, не маючи на те права, несуть відповідальність згідно з чинним
законодавством України. У такому ж порядку несуть відповідальність
працівники організації, які мають право підпису, у разі перевищення ними
своїх повноважень.

Якщо операції за рахунками підлягають додатковому контролю, виконавець
передає необхідні документи контролюючому працівникові. Контролюючий
працівник, перевіривши правильність оформлення операції, підписує їх.
Після додаткового контролю документ передається виконавцю для
відображення операції за відповідними рахунками.

Головні бухгалтери організацій, їх заступники, начальники відділів та
інші працівники, на яких покладено обов’язки подальшого контролю,
повинні систематично проводити перевірки стану обліково-операційної
роботи.

У процесі подальших перевірок з’ясовуються причини порушень правил
здійснення операцій і ведення бухгалтерського обліку. За результатами
перевірок вживаються заходи щодо усунення виявлених порушень та їх
недопущення в майбутньому.

Склад працівників, які залучаються до проведення подальших перевірок,
крім працівників, що займаються первинним контролем, заступника
головного бухгалтера і начальників відділів, визначається головним
бухгалтером, виходячи з обсягу операцій в організації.

4. Фінансовий контроль

Контроль за суспільним виробництвом і розподілом продуктів, раціональним
використанням трудових, матеріальних, грошових ресурсів є об’єктивною
необхідністю. Однією із форм контролю є фінансовий контроль.

Необхідність фінансового контролю обумовлена дією економічних законів,
товарно грошових відносин.

Фінансовий контроль – це вид контролю, який базується на використанні
контрольної функції фінансів і таких вартісних економічних категорій як
госпрозрахунок, кредит, дохід, ціна, собівартість і т.д.

В процесі фінансового контролю здійснюється перевірка виконання
господарських і фінансових планів-прогнозів, дотримання режиму економії,
стану збереження власності, раціональності і ефективності використання
засобів, які є в господарстві.

Основними задачами фінансового контролю є перевірка:

виконання планів-прогнозів господарської діяльності;

виконання завдань по доходах, витратах, приросту і використанню власних
оборотних засобів;

витрати грошових і матеріальних засобів в границях встановленими
фінансовими планами-прогнозами і кошторисами з максимальною економією і
ефективністю;

стану розрахунків з фінансовими органами, банками, дебіторами і
кредиторами, витрати фонду заробітної плати.

Фінансовий контроль зводиться до виконання таких задач:

виявлення результатів і якості роботи організацій (підприємств).

Сприяння на організації (підприємства) усунення надостатків в
господарсько-фінансовій діяльності.

Головним у фінансовому контролі є не виявлення, фіксування порушень,
незаконних витрат засобів і безгосподарності, а попередження
запобігання.

ІІ.

Види фінансового контролю:

внутрівідомчий фінансовий контроль;

внутрігосподарський контроль.

Внутрівідомочий інансовий контроль здійснюють вищестоячі організації по
відношенню до нищестоящих. Контроль здійснюється такими службами:
контрольно-ревізійними управліннями, фінансовими відділами і іншими
службами.

Основною задачею фінансового контролю є:

законність фінансово-господарських операцій;

боротьба з безгосподарністю;

постановка і якість ведення бухгалтерського обліку.

Внутрігосподарський контроль має велике значення, контроль організується
в середині кожного підприємства, установи, організації.

Такий контроль здійснюється самими керівниками і різними функціональними
відділами і службами – бухгалтерія, плановий відділ, фінансовий відділ.
Фінансовий контроль за діяльністю організацій підприємств) здійснюється
в трьох формах: попередній; поточний; послідовній.

Попередній фінансовий контроль передує витратам грошових засобів і
матеріальних цінностей. Він здійснюється на стадії розглядання проектів
фінансових планів-прогнозів кошторисів, договорів, угод, а також
грошових, розрахункових і товарних документів з метою недопущення
незалежного, неекономічного і нецілеспрямованого розходу засобів.

Поточний (оперативний) фінансовий контроль виражається в оперативному
спостереженні кожного дня за ходом фінансово-господарської діяльності і
виконанням фінансового плану-прогнозу. Базується цей контроль на аналізі
даних бухгалтерського обліку і звітності, текучої оперативної звітності
на оперативному спостереженні.

Послідовний фінансовий контроль здійснюється після здійснення операцій,
шляхом перевірки різних даних звіту.

Головна задача послідуючого контролю – викрити причини виявлення
недостатків і прийняти міри, щоб не допустити їх надалі.

В ході здійснення фінансового контролю користуються різними методами.
Під методами фінансового контролю розуміють конкретні прийоми і способи
його здійснення.

Основними методами фінансового контролю є:

розгляд проектів планів-прогнозів господарсько-фінансової діяльності,
кошторисів до їх застосування, це метод попереднього фінансового
контролю;

перевірка виконання прийнятих рішень; це один із методів текучого
контролю за дотриманням законів, постанов, указів по визначеному колу
питань;

економічний аналіз – метод послідовного контролю, який дозволяє зрівняти
звітні дані з плановими завданнями і нормативами, з показниками роботи
інших підприємств;

документальна ревізія – метод послідовного контролю
господарсько-фінансової діяльності організацій, збереженість грошових
цінностей, стан обліку і звітності.

Об’єктом фінансового контролю є фінансова діяльність організацій,
зв’язане з утворенням грошових ресурсів, їх розподілом і використанням.

Успішне та ефективне проведення фінансового контролю залежить від рівня
організації і видів контролю, форм і методів його проведення.
Розрізняють декілька видів фінансового контролю залежно від різних
класифікаційних ознак. Залежно від суб’єктів, що здійснюють фінансовий
контроль та характеру контрольної діяльності, розрізняють наступні його
види:

Державний фінансовий контроль здійснюють державні органи влади та
управління. Головна його мета – забезпечити інтереси держави і
суспільства щодо поступлень доходів і витрачання державних коштів. Від
його організації багато в чому залежать шляхи економічного розвитку
держави, рівень добробуту населення, масштаби тіньової економіки і
економічних злочинів.

Відомчий фінансовий контроль застосовується тільки до підвідомчих
підприємств і організацій. Він здійснюється контрольно-ревізійними
підрозділами міністерств і відомств , охоплює діяльність підзвітних їм
підприємств, установ і організацій. В останні роки в процесі
адміністративної реформи у зв’язку з ліквідацією великої кількості
міністерств та появою підприємств нових форм власності масштаби
відомчого контролю значно скоротилися.

Громадський (суспільний) фінансовий контроль здійснюють громадські
організації (партії, рухи, профспілкові організації тощо). Об’єкт
контролю залежить від завдань, які перед ним стоять.

Аудит — це незалежний зовнішній фінансовий контроль, заснований на
комерційних засадах. Поява та розвиток аудиту в сучасних умовах
господарювання зумовлена наступними чинниками:

— значним скороченням масштабів неефективного відомчого контролю;

— появою підприємств нових форм власності, які не підпорядковуються
вищестоящій організації, яка здійснює контроль за їхньою діяльністю;

— неможливістю загальнодержавними органами фінансового контролю охопити
регулярними і глибокими перевірками всі суб’єкти господарювання, що і
покладається на аудиторські фірми.

Обов’язкові напрямки аудиторської перевірки:

грошові кошти (залишки на рахунках, аналіз процедур управління грошовими
потоками);

надходження (перевірка гарантій сплати боргів споживачами, перевірка
балансу);

запаси (перевірка матеріальних запасів на складах, порівняння оцінок з
показниками балансу, оцінка фізичного зносу);

основні фонди (огляд, оцінка зносу, визначення адекватності
страхування);

кредити (аналіз кредитних угод, узагальнення зобов’язань);

доходи і витрати (оцінка їх розподілу за термінами, доречності, сум).

Залежно від джерел інформації й методики виконання контрольних дій
фінансовий контроль поділяють на документальний і фактичний. Поділ за
цією ознакою є певною мірою умовним, тому що в основу його розмежування
покладено лише різні джерела даних, що використовуються при здійсненні
контрольних дій. Так, джерелами інформації для документального контролю
є первинні документи, бухгалтерська, статистична звітність, нормативи та
інша документація. Фактичний контроль ґрунтується на вивченні фактичних
даних про об’єкт контролю за даними їх перевірки в натуральному
вираженні. А тому він не може бути всеохоплюючим з огляду на
безперервний характер фінансово-господарських операцій.

D

F

? ‚ 2

>

P

R

b

‘I ?

&

&

F

&

F

&

p

&

&

F

&

F

&

&

F

AE

&

p

p

p

«Залежно від цільової спрямованості контрольних дій виділяють тактичний
і стратегічний контроль. Стратегічний фінансовий контроль спрямовується
на розв’язання стратегічних питань розвитку підприємства у майбутньому,
тактичний вирішує поточні питання їхньої фінансової діяльності.

Залежно від місця здійснення фінансового контролю виділяють такі його
види як контроль на місцях, коли суб’єкт виконує контрольні дії
безпосередньо на підконтрольному об’єкті, та дистанційний контроль при
якому суб’єкт контролює віддалений від нього об’єкт за допомогою
інформації, яка передається за допомогою засобів зв’язку.

Контроль поділяють також на внутрішній і зовнішній. Вони можуть носити
характер ієрархічного контролю. Такий контроль можна розглядати на
різних рівнях:

— між законодавчою владою і урядом;

— між центральною владою і бюджетними установами;

— між розпорядниками бюджетних коштів різних рівні;

— між управліннями та підпорядкованими їм підрозділами.

Характерною ознакою ієрархічного контролю є підзвітність. Це означає, що
нижчестоящі установи ат підрозділи відповідають за результати діяльності
на конкретному рівні, а вищестоящі — регулюють відповідну діяльність та
контролюють її.

Зовнішній контроль – контрольні заходи, які здійснюються ззовні та
охоплюють усю систему державних органів, а тому можуть сприйматися як
макрозаходи.

Здійснення зовнішнього контролю розпочинається з вироблення
макроекономічної політики, визначення допустимого рівня видатків і
дефіциту. На підставі цих загальних завдань складаються плани
використання коштів, формується бюджет, який, у свою чергу, є необхідною
законодавчою й адміністративною основою щорічного бюджетного циклу.
Центральні органи виконавчої влади мають можливість виконувати
відповідні функції регулювання вони визначають правила використання
внутрішніх систем обліку, цільового виділення коштів, норми та принципи
здійснення видатків, а також види і форми звітності та періодичності її
подання.

Внутрішній контроль – оперативні заходи, що проводяться самою
організацією. Він доповнює макроекономічну стратегію, розроблену
центральними органами. Організація самостійно проводить стратегічний
аналіз напрямків власної фінансової діяльності та підготовки відповідних
фінансових планів і бюджетів. Після складання і затвердження планів
доходів і витрат основну увагу організації приділяють проблемам
управління й оперативного фінансового контролю.

Обидва види контролю доповнюють один одного і між ними існує тісний
зв’язок. Лише у оптимальному поєднанні цих двох видів контролю можна
добитися їх повної віддачі та ефективності.

Важливою ознакою класифікації фінансового контролю є форма його
здійснення як засіб вираження змісту об’єкта контролю. Формами
фінансового контролю є певні сторони виявлення змісту фінансового
контролю залежно від часу здійснення контрольних дій.

Виділяють такі форми фінансового контролю:

Попередній, поточний і наступний. Критерій розмежування цих форм полягає
у зіставленні часу здійснення контрольних дій із процесами формування і
використання фондів фінансових ресурсів. Водночас вони тісно
взаємопов’язані, відображаючи тим самим безперервний характер контролю.

Попередній (превентивний) фінансовий контроль проводиться до
здійснюється фінансових операцій і має велике значення для попередження
порушень. Він передбачає оцінку обґрунтованості фінансових програм і
прогнозів в процесі складання, розгляду і затвердження бюджетних планів
всіх рівнів, кошторисів позабюджетних фондів – на основі оцінки
обґрунтованості розподілу ВВП та інших макроекономічних показників
розвитку економіки держави, на мікрорівні – в процесі розробки
фінансових планів і кошторисів, кредитних і касових заявок, фінансових
розділів бізнес-планів, складанні прогнозів балансів суб’єктів
господарювання.

В умовах переходу до ринкової економіки превентивний фінансовий контроль
є найефективнішою формою, оскільки дозволяє запобігти перевитратам і
втратам фінансових ресурсів, порушенню законодавства. На стадії
фінансового прогнозування і планування превентивний контроль слугує
передумовою для прийняття оптимальних управлінських рішень.

Поточний (оперативний) фінансовий контроль є органічною частиною
оперативного фінансового управління й регулювання
фінансово-господарської діяльності підприємств, організацій, установ,
галузей економіки. Він проводиться в короткі проміжки часу в процесі
здійснення фінансово-господарських операцій (перерахування податків,
зборів, утворення фондів грошових коштів, здійснення виплат тощо).
Опираючись на дані первинних документів оперативного і бухгалтерського
обліку та інвентаризацій, поточний контроль дає змогу регулювати
фінансові операції, що швидко змінюються, попереджувати збитки і втрати.

Наступний (ретроспективний) фінансовий контроль здійснюється шляхом
аналізу і ревізії бухгалтерської і фінансової звітності після закінчення
звітного періоду (за підсумками місяця, кварталу, року). Він
характеризується поглибленим вивченням фінансової діяльності за
попередній період, дає змогу масштабно оцінити позитивні та негативні
сторони фінансової діяльності суб’єктів господарювання, розробляти
заходи щодо їх усунення.

Слід зазначити, що всі форми фінансового контролю взаємопов’язані і
доповнюють одна одну. Так, попередній контроль забезпечує перевірку
проектів бюджетів, фінансових планів, кошторисів тощо. Поточний контроль
допомагає своєчасно виявити вади й порушення в процесі
фінансово-господарської діяльності та своєчасно їх усунути. Наступний
контроль виявляє вади, які не були виявлені попереднім та поточним
контролем.

Важливою ознакою класифікації фінансового контролю є його метод.
Основними методами фінансового контролю, як конкретних способів
(прийоми) його проведення, є: ревізія, перевірка, обстеження, нагляд.

Перевірка проводиться по окремих питаннях фінансово-господарської
діяльності на основі бухгалтерських документів. У процесі перевірки
виявляються порушення фінансової дисципліни і вживаються заходи щодо їх
усунення.

Обстеження охоплює окремі сторони діяльності підприємств і установ. У
процесі обстеження можуть здійснюватися певні виміри виконаних робіт,
витрачання матеріалів, палива, енергії. Обстеження може проводитись
також через опитування, спостереження тощо. Характерним для обстеження є
використання прийомів зіставлення фактичного стану справ з нормативним.

Нагляд проводиться контролюючими органами за економічними суб’єктами, що
отримали ліцензію на певний вид фінансової діяльності: страхову,
інвестиційну, банківську тощо. Він передбачає контроль за дотриманням
встановлених правил і нормативів, порушення яких призводить до
відкликання ліцензії.

Ревізія – це метод документального контролю за всією
фінансово-господарською діяльністю підприємства, організації, установи
за певний проміжок часу з метою встановлення законності здійснюваних
операцій, їхньої доцільності та ефективності, перевірки дотримання
фінансової дисципліни, правильності обліку й достовірності облікових і
звітних даних.

За отупінню охоплення господарської діяльності суб’єкта розрізняють
наступні види ревізій:

Повна ревізія передбачає перевірку всіх сторін фінансово-господарської
діяльності об’єкта контролю. Характеризується загальним глибоким
вивченням фінансового боку діяльності організації, максимально можливим
застосуванням різних методів контролю.

Часткова ревізія проводиться для перевірки окремих сторін або учасників
фінансово-господарської діяльності господарюючих суб’єктів. Проводиться
з певного переліку питань за допомогою ознайомлення з окремими
напрямками фінансової діяльності.

Комплексна ревізія являється найбільш повною, охоплює усі сторони
діяльності підконтрольного підприємства, організації, установи,
господарську і фінансову діяльність суб’єкта контролю, питання
збереження і ефективного використання фінансових ресурсів, якості та
стану бухгалтерського обліку та звітності. Для перевірки вузьких
технічних і технологічних питань до ревізії залучаються відповідні
спеціалісти, що дозволяє забезпечити ефективність і повноту її
результатів.

Тематична ревізія проводиться в однотипних підприємствах, організаціях,
установах по певному переліку питань, що дозволяє виявити типові
недоліки або порушення і прийняти заходи до їх усунення. Вона дозволяє
зосередитись лише на окремих аспектах діяльності.

Залежно від ступеня охоплення фінансових і господарських операцій
розрізняють (повноти залучених документів):

Суцільні ревізії передбачають перевірку усіх операцій на певній ділянці
діяльності за весь підконтрольний період.

Вибіркова ревізія — це перевірка певної частини первинних документів за
певний проміжок часу. Як правило, перевіряють один місяць у кварталі,
при виявленні порушень переходять до суцільної ревізії.

Комбінована ревізія передбачає перевірку одних учасників суцільним
методом, а інших – вибірковим, що дозволяє ревізувати (охопити) великі
об’єкти з великим HYPERLINK
«http://click02.begun.ru/click.jsp?url=DJQyefXz8vPF2ajtAOtgbuy-w9S7ODtSf
cmmCpihsRCSXmCJXqS0E2RV0NT6spoCfPK*IQCkRkBLZ3s5yf1UqH4TExXRaBuwfCT7kJcFT
EPC6LtRbN3Xuev8X131gz31l6R2s1*544yyHviYWwcG4VKF1cBvPfbggRN8cFKFyVDYuzPZE
dODQNGzlPq*Mm51-T29rd-N2J5cb7DrajY3g7h-s5K3Hsu*M3NnRc77UIj3CSQc5HD8XKicd
TwMMrODO4XiG1LhvSfQnDgQXBtpntlgkQMSxWHwxW*ZptnpiqXw0ITjWzTDWmOJgFiM9aI84
Iy6Twz7hC6OwvGh*C-tYTuYo2I» \t «_blank» документооборотом , які
здійснюють крупні господарські операції.

За результатами проведеної ревізії оформляється акт, на основі якого
приймаються заходи щодо усунення порушень, відшкодування матеріальних
збитків і притягнення винуватців до відповідальності.

Використання всієї сукупності видів, форм і методів контролю у їх тісній
взаємодії має надзвичайно велике значення для ефективного функціонування
системи фінансового контролю у цілому

5. Операційний контроль

Операційний контроль дає можливість наглядати за процесами трансформації
вихідних ресурсів фірми у готовий продукт. Найважливішими видами його є
контроль за виконанням виробничої програми (чи реалізацією проектів),
контроль за рухом та використанням матеріальних запасів, контроль якості
продукції.

Інструменти операційного контролю. На практиці широко використовують
такі інструменти операційного контролю:

графіки Г. Гантта;

сітьові графіки;

метод оцінки та перегляду планів (PERT);

метод критичного шляху (CPM);

методи управління запасами;

методи контролю якості.

Графік Гантта – інструмент розробки графіків виробничих процесів і
контролю за їх виконанням, що дає можливість швидко оцінити стан
виробничого процесу (які процеси завершені, а які — ні). Графік Гантта
із виготовлення партії письмових столів, наведений на рис. 3, показує
кількість часу, який необхідний на виконання кожного елементу робіт у
процесі виготовлення.

№ підрозділу Операція Тиждень

1 2 3 4 5 6 7 8

1 1. Виготовлення верхніх кришок

2. Виготовлення ніжок                

       

2 3. Свердління                

3 4. Складання

5. Фарбування                  

       

4 6. Упаковка та доставка замовнику                  

Рис. 3. Графік Гантта щодо виконання робіт із виготовлення письмових
столів

Мережеві графіки. Мережеве планування та управління (МПУ) –специфічний
метод планування та управління проектами шляхом застосування мережевих
графіків.

Система МПУ дозволяє:

формувати календарний план виконання комплексу робіт;

мобілізувати часові, трудові, матеріальні та грошові ресурси;

управляти комплексом робіт за принципом «провідної ланки» із
прогнозуванням та попередженням можливих зривів у ході робіт;

підвищити ефективність управління шляхом чіткого поділу відповідальності
між керівниками різних рівнів та виконавцями.

Метод оцінки та перегляду планів (PERT) – це метод складання виробничого
графіку, при якому виробничий процес розбивається на окремі операції з
наступним аналізом їх послідовності і ролі кожної в загальному процесі.
Операції можуть здійснюватись як одночасно, так і послідовно. Далі
визначається час, необхідний для виконання кожної операції. На основі
цього складається таблиця наступного вигляду:

Операція Час (год., хв.) Попередня операція

А

Б

В

Г

…    

А

А Б

Найдовший шлях називають критичним шляхом, оскільки саме він визначає
тривалість усього виробничого процесу. Знання критичного шляху необхідно
для того, аби сконцентрувати зусилля на його удосконаленні, оскільки він
показує найбільш важливі етапи процесу.

Метод критичного шляху (СРМ) на основі виробничого графіку дозволяє
встановити критичну послідовність операцій, що обмежують швидкість
здійснення будь-якого процесу. Як правило, це найбільш тривалий етап в
процесі. Удосконалення критичного шляху дозволяє скоротити процес в
цілому.

Таким чином, і в методі PERT, і в методі критичного шляху проекти
розглядаються як мережі окремих подій та робіт. Основна розбіжність двох
методів полягає в різному підході до оцінки тривалості операцій. Метод
критичного шляху виходить з того, що тривалість операцій можна оцінити з
достатньо високою мірою точності та визначеності, тоді як метод ПЕРТ
базується на використанні імовірнісного підходу до визначення тривалості
операцій і аналізує вплив невизначеності на тривалість робіт за проектом
у цілому.

Техніка управління запасами. Основними системами управління запасами з
незалежним попитом є система «з фіксованим часом» (періодичністю
замовлення) та система «з фіксованою кількістю» (розміром замовлення).
Графічна інтерпретація функціонування цих систем представлена на рис. 4

У системі «з фіксованою кількістю» постійно контролюють рівень запасів.
Коли кількість знижується до певного рівня (точки замовлення), видається
чергове замовлення на поповнення запасів при чому замовляється завжди
одна й та сама кількість. Фіксованими величинами в цій системі є рівень,
за якого повторюється замовлення тобто – точка замовлення та обсяг
замовлення.

У системі «з фіксованим часом» замовлення на поповнення запасів
розміщуються з заданою періодичністю, наприклад, раз на два тижні.
Обсяг, що замовляється, щоразу інший і залежить від залишку, який
лишається на складі. Фіксованими величинами у цій системі є інтервал
замовлення та максимальний рівень запасу на складі.

Рис. 4. Графічна інтерпретація функціонування систем управління запасами
з незалежним попитом

Інструментами контролю якості є статистичні методи контролю.

Цілі статистичного контролю якості:

встановлення відповідності продукції та процесів вимогам
нормативно-технічної документації, зразкам-еталонам тощо;

отримання інформації про хід виробничого процесу та рівень його
стабільності;

захист підприємства від постачання недоброякісних сировини та
матеріалів;

виявлення дефектної продукції на якомога ранніх етапах її виготовлення;

запобігання випуску недоброякісної продукції.

Використовуються два підходи:

Статистичний приймальний контроль – застосовується для контролю якості
готової продукції або вхідних матеріалів.

Статистичний контроль якості процесу – використовується для регулювання
якості продукції у процесі її виготовлення.

Статистичний приймальний контроль — вибірковий активний контроль, в
основу якого покладене застосування методів математичної статистики, що
дозволяє оцінювати якість великої партії продукції за результатами
контролю малої вибірки (проби).

Карта контролю технологічного процесу використовується в тих випадках,
коли необхідно проконтролювати якість продукції або послуг у процесі
виробництва. Мета полягає у визначенні моменту виходу процесу
виробництва «з-під контролю» і випуску продукції з нестабільною якістю.
При цьому можна одразу приймати необхідні заходи з коригування процесу.

6. Структурний контроль

Структурний контроль визначає те, на скільки структурні елементи
організації відповідають своєму призначенню. Існує два види структурного
контролю:

Бюрократичний контроль: мета даного виду контролю полягає у досягненні
підкорення працівників. Пропонуються строгі правила, жорстка ієрархія,
додаткові структури і строгі стандарти діяльності.

Клановий контроль. Даний вид контролю більш гнучкий, його метою є
відданість працівника організації. Контроль ґрунтується на групових
нормах і розвинутій корпоративній структурі та самоконтролі працівників.
Організація, яка використовує даний вид контролю, як правило має
«плоску» структуру, стимулюють групову діяльність та участь працівників
в загальному процесі.

7. Управління процесом контролю

Ефективна система контролю має відповідати певному набору критеріїв,
серед яких основними є:

Точність. Система контролю, яка генерує неточну інформацію, призводить
до управлінських помилок і витрат зусиль на вирішення проблем, яких
взагалі не існує. Точність означає, що система контролю повинна бути
достовірною, такою, що продукує реальні дані.

Своєчасність. Найкраща інформація мало чого варта, якщо вона не надійшла
своєчасно. Тобто система контролю повинна вчасно забезпечувати менеджера
інформацією, скорочувати часовий інтервал між подією і її відображенням
у контролюючих інформаційних потоках.

Економічність. Означає, що результати здійснення контролю повинні бути
більшими за витрати, пов’язані з його впровадженням. З метою мінімізації
витрат менеджерові слід порівнювати (зіставляти) витрати на контроль із
вигодами, що від нього очікуються.

Гнучкість. Система контролю повинна бути “спроможною” враховувати зміни
та “вміти” пристосовуватися до них.

Зрозумілість. Система контролю, яку важко зрозуміти (усвідомити), може
бути причиною помилок підлеглих і навіть ігнорування ними самого
контролю.

Обґрунтованість критеріїв. Стандарти в системі контролю мають бути
обґрунтованими (виваженими). Завищені стандарти знижують мотивацію.
Більшість людей не бажає отримати ярлик «некомпетентності”, говорячи
начальнику, що він вимагає забагато. Стандарти повинні підтягувати
виконавців до вищих показників діяльності, але не демотивувати
працівників.

Стратегічна спрямованість. Менеджмент не здатний контролювати все, що
робиться в організації. Навіть, якщо б і міг, то витрати на контроль
перевищували б вигоди від нього. Отже, менеджери мають вибирати для
контролю об’єкти (сфери), які є стратегічними. З цієї точки зору
контроль має концентруватися: на відхиленнях, що трапляються найчастіше;
на відхиленнях, що завдають найбільшої шкоди; на факторах, які
піддаються впливу менеджера (які менеджер спроможний змінювати,
коригувати).

Особлива увага виняткам!

Численність критеріїв. Як менеджери, так і підлеглі намагаються
виглядати кращими за критеріями, які контролюються. Якщо контроль
здійснюється з використанням одного єдиного критерію, то зусилля
підлеглого будуть спрямовані на намагання виглядати краще саме за цим
стандартом. Використання кількох критеріїв контролю забезпечує подвійний
позитивний результат: кількома критеріями важче маніпулювати; наявність
кількох критеріїв руйнує прагнення виглядати краще за одним із них.

Підтримка коригуючих дій. Система контролю має не лише сигналізувати про
відхилення, але і підказувати, які саме коригуючі дії можна запровадити
для виправлення ситуації. Це досягається, наприклад, встановленням
стандарту типу “якщо…- тоді…”

Створення і використання систем контролю в організації часом викликає
так званий дисфункціональний ефект, який призводить до:

намагання підлеглих виглядати краще за критерієм, що контролюється;

маніпулювання даними контролю.

У більшості випадків основною причиною появи дисфункціонального ефекту є
відсутність системи комплексних показників оцінки діяльності
працівників. Якщо, наприклад, контролюються лише кількісні результати
роботи, слід очікувати зниження якісних параметрів, оцінювання лише
процесу, а не результатів діяльності призводить до імітації бурхливої
діяльності на шкоду досягненню цілей організації.

PAGE

PAGE 1

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *