Документаційне забезпечення управління: етапи виконання

HYPERLINK “http://www.ukrreferat.com/” www.ukrreferat.com – лідер
серед рефератних сайтів України!

Порядок роботи з документами теж розподіляється на певні етапи. Кожний
етап має свої прийоми найкращого його виконання. Починається ця робота з
надходження і первинного опрацювання документів. Цей етап є незалежно
від способу передачі інформації: поштою, особисто, телеграфом, факсом.
Як правило, ця робота ведеться централізовано й складається із чисто
технічних операцій, детально описаних у правилах та інструкціях.

Реєстрація документів – важливий етап. В процесі реєстрації ведеться
облік отриманих документів, але найголовнішим є запис показників про
документ, які дозволяють організувати контроль за його виконанням і
інформаційно-довідкову роботу з документами, тобто в процесі реєстрації
закладається банк даних про документи, які циркулюють в об’єкті чи
суб’єкті.

З реєстрацією документів тісно пов’язаний наступний етап -контроль за
виконанням. Правильно організований строковий контроль дозволяє знати в
будь-який момент, що має бути виконано, і допомагає суб’єкту ефективно
спланувати свій робочий день.

Від постановки реєстрації документів залежить і організація
інформаційно-довідкової роботи. Служба інформаційно-документаційного
обслуговування або секретар зобов’язані за кілька хвилин видати довідку:
де, у кого, на якій стадії роботи знаходиться будь-який документ, а
також відповісти на запитання: в яких документах міститься інформація з
тієї чи іншої проблеми, що вас цікавить. Реєстрація може проводитись в
ручному режимі – на картках або в автоматизованому – на комп’ютері.

Після первинного опрацювання та реєстрації документ надходить на
виконання. Цей етап пов’язаний з проблемою прямоточності руху документа.
Рух документа до виконавця відбиває систему організації управління. При
чіткому розподілі обов’язків та делегуванні повноважень документ відразу
потрапляє на виконання. При централізованій системі управління, коли
керівник бере на себе вирішення всіх, навіть дрібних питань, кожний
документ надходить до нього на резолюцію і після цього надходить на
виконання. Підготовлений документ буде йти, таким чином, знизу-вгору –
від виконавця, з численними погодженнями, до керівника на підпис.

Наступний етап – поточне збереження документів. Будь-який документ після
того, як в процесі управління використана зафіксована в ньому
інформація, виконує функцію збереження та накопичення інформації з тим,
щоб до цієї інформації знову можна було повернутися, коли в цьому
виникне потреба. Для цього документи повинні бути розміщені так, щоб
потрібний документ можна було знайти за лічені хвилини. Оскільки
документів, які відкладаються в процесі роботи суб’єкта, багато, їх
організація в поточному збереженні потребує попередньої класифікації,
тобто розподілення на групи (справи) для оперативного їх пошуку. Для
розподілу документів по справах розробляється найпростіший класифікатор
– номенклатура справ. Це систематизований перелік заголовків справ, які
ведуться в суб’єктах.

Номенклатура – найважливіший документ. Добре складена номенклатура справ
дозволяє мати чітко налагоджене поточне збереження документів. Однак
складання номенклатури потребує спеціальних знань. Багаторічний досвід
роботи зі складання номенклатур дозволяє стверджувати, що скласти
номенклатуру може лише спеціаліст в галузі діловодства або архівіст.
Якщо суб’єкт не може сам кваліфіковано скласти номенклатуру, потрібно
звернутися . в архівну службу. Обкладинки справ заводяться відповідно до
номенклатури. Оформлення обкладинок та розподіл документів усередині
справ також повинні проводитись з урахуванням спеціальних правил.

ві (до 10 років), довгострокового зберігання (в основному, це документи
щодо особового складу, які зберігаються 25-75 років) та постійні.
Терміни зберігання документів можна визначити в спеціальних довідниках,
які називаються “Переліки документів за термінами зберігання”. Вони
бувають типові та відомчі. Типовий перелік існує для управлінських
документів, науково-технічної документації, кіно- і фотодокументів;
відомчі переліки майже для усіх сфер діяльності (культури, охорони
здоров’я, кінематографії, сільського господарства та ін.). Відомчий
перелік більш докладно охоплює документи, які створюються в процесі
діяльності визначеної сфери. Терміни зберігання документів визначаються
при формуванні справ, оскільки в одну справу не дозволяється формувати
документи постійного та тимчасового термінів зберігання. В іншому
випадку документи доведеться перегрупувати. Порядок проведення
експертизи та оформлення її результатів добре викладені в
нормативно-методичних документах.

І, нарешті, завершальним етапом роботи з документами є підготовка справ
для довгострокового зберігання або для здачі їх в архів. В оперативній
роботі, як правило, справи використовуються два роки – поточний рік та
минулий. Справи за попередні роки треба опрацювати і передати до архіву
суб’єкта (якщо він є) чи перекласти для зберігання в іншу шафу.
Опрацювання справ проводиться відповідно до встановлених правил.

Порядок складання і оформлення документів та організація всіх етапів
роботи з ними досить детально описані в нормативно-методичних
документах. Пакет цих документів повинен бути у кожного суб’єкта чи
об’єкта, а якщо вони великі – в кожному структурному підрозділі.

Архівісти, які ведуть контроль за діяльністю об’єктів чи суб’єктів,
повинні, перш за все, надати консультації, визначити, які повинні бути у
суб’єкта чи об’єкта нормативно-методичні документи, за допомогою яких
можна знайти відповідь на багато питань щодо складання, опрацювання,
організації документів.

Пакет нормативно-методичних документів складається із двох частин. В
першій частині повинні бути загальнодержавні нормативно-методичні
документи, набір яких у повному обсязі повинен продаватися в архівних
установах не тільки в центрі, але й на місцях. До цих документів
належать:

– Державна система документаційного забезпечення управління. Основні
положення. Загальні вимоги до документів і служб документаційного
забезпечення.

– Типова інструкція зі справознавства в об’єктах та суб’єктах.

– Уніфіковані системи документації. Система організаційно-розпорядчої
документації. Вимоги до оформлення документів.

– Основні правила роботи відомчих архівів.

– Перелік типових документів, які створюються в процесі діяльності
держкомітетів, об’єктів, суб’єктів з визначенням термінів їх зберігання.

Суб’єктам, які мають справу з будь-якими зверненнями громадян, корисно
мати “Типове положення про ведення діловодства з питань звернень, заяв
та скарг громадян в державні органи управління і на підприємства”, в
якому визначений порядок та методика роботи з цією категорією
документів.

Друга частина пакета формується із організаційних та
нормативно-методичних документів самого суб’єкта. До нього належать:

– Статут або положення про об’єкт чи суб’єкт.

– Положення про структурний підрозділ (якщо суб’єкт має розгалужену
структуру).

– Посадові інструкції працівників структурних підрозділів.

– Інструкція з ведення справ даного суб’єкта.

– Номенклатура справ.

Стосовно останніх двох документів інструкція з діловодства повинна бути
конкретизована для даного суб’єкта його прикладами, номенклатурою справ
зі зразками документів, що можуть бути розроблені на державному рівні
або складатися працівниками місцевої архівної служби.

Нашли опечатку? Выделите и нажмите CTRL+Enter