Державний стандарт оформлення документів

HYPERLINK «http://www.ukrreferat.com/» www.ukrreferat.com – лідер
серед рефератних сайтів України!

Державний стандарт оформлення документів

Діяльність об’єктів та суб’єктів відображається в різних системах
документації, але найбільш загальними та багаточисельними є
організаційно-розпорядчі документи, які застосовуються при оформленні
розпорядчої та виконавчої діяльності органів державної влади та
управління, а також підвідомчих їм суб’єктів. Державні стандарти на
організаційно-розпорядчі документи розроблялись ще в рамках ЄДСД та були
затверджені в 1972 році (ГОСТ 6.3 8-72 та ГОСТ 6.39-72). В 1978 році ці
державні стандарти були затверджені зі змінами. Із 1 січня 1991 р. ГОСТ
6.38-72 та ГОСТ 6.39-72 були замінені одним ГОСТом 6.38-90 «УСД. Система
організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення
документів».

А 7 квітня 2003 р. наказом № 55 Держспоживстандарту України затверджено
та надано чинності ДСТУ 4163 -2003 «Уніфікована система
організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення
документів».

Вимоги до оформлення документів (датування, підписання, візування,
адресування та ін.), викладені в державному стандарті на УСОРД,
застосовуються і до документів інших систем документації. Тому можна
стверджувати, що державний стандарт на УСОРД встановив єдині, науково
обґрунтовані загальні правила складання службових документів та
машинописного їх оформлення.

Будь-який окремий документ складається з ряду складових елементів, які
називаються реквізитами: найменування виду документа, автор, адресат,
заголовок, текст, дата, підпис, резолюція та ін. Різні документи мають
різний набір реквізитів. Сукупність реквізитів, певним чином розміщених
в документі, становить формуляр цього документа. Для конкретного виду
документа, наприклад наказу, протоколу, акта тощо, характерний свій
формуляр, який називається типовим формуляром.

В основу уніфікації та стандартизації покладений принцип створення
загальної моделі складання всіх документів системи. Такі графічні моделі
чи схеми побудови документів одержали назву «Формуляр-зразок»

Формуляр-зразок (службового документа) — це модель побудови формуляра
службового документа, що встановлює сферу його застосування, формат,
розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та основні
реквізити (ДСТУ 2732-2004).

Застосування державних стандартів дає можливість ввести єдині вимоги до
оформлення документів, що є необхідною умовою для механізації та
автоматизації роботи з ними.

з постійною інформацією розраховується необхідна площа з урахуванням
максимального набору знаків при його написанні.

Для організаційно-розпорядчих документів встановлюється розміщення 32
реквізитів:

1 — Державний герб та герб АРК;

2 — емблема організації чи підприємства;

3 — зображення нагород;

4 — код об’єкта чи суб’єкта за загальнодержавним класифікатором
підприємств та організацій;

5 — код форми документа за загальнодержавним класифікатором
управлінської документації;

6 — найменування міністерства або відомства;

7 — найменування об’єкта чи суб’єкта;

8 — найменування структурного підрозділу;

9 — індекс підприємства зв’язку, поштова та телеграфна адреса, номер
телетайпу (абонентського телеграфу), факсу, телефону, номер рахунка в
банку;

10 — назва виду документа;

11 — дата;

12 — індекс;

13 — посилання на індекс та дату вхідного документа;

14 — місце складання та видання вхідного документа;

15 — гриф обмеження доступу до документа;

16 — адресат;

17 — гриф затвердження;

18 — резолюція;

19 — заголовок до тексту документа;

20 — відмітка про контроль;

21 — текст документа;

22 — відмітка про наявність додатків;

23 — підпис;

24 — гриф погодження;

25 — візи;

26 — печатка;

27 — відмітка про засвідчення копій;

28 — прізвище виконавця та номер його телефону;

29 — відмітка про виконання документа та направлення його до справи;

30 — відмітка про наявність документа в електронній формі;

31 — відмітка про надходження;

32 — запис про державну реєстрацію.

Таким чином, стандарт дає максимальний набір реквізитів, які можуть
зустрітися при складанні та оформленні організаційно-розпорядчого
документа. В конкретному документі реквізитів може бути менше, частина з
них буде відсутня. Місце реквізиту визначено графічно.

Більшість службових документів та, перш за все, ОРД оформляються на
папері формату А4 (210 х 297) та А5 (210 х 148). Але окремі види
документів, частіше планово-економічні, бухгалтерські та ін., які
містять таблиці та графіки, оформляються на форматі A3 (297х420) і
А6(105х148).

В даному державному стандарті спеціальний розділ присвячений вимогам до
бланків. В ДСТУ вказуються мінімальні розміри полів бланків: ліве — 30
мм; праве — не менше 10 мм; верхнє — не менше 20 мм; нижнє — не менше 20
мм. Опис вимог до кожного реквізиту окремо подано в ДСТУ 4163-2003
досить детально. Ці вимоги роз’яснені або викладені також в найбільш
важливому нормативно-методичному документі «Державна система
документаційного забезпечення управління. Основні положення. Загальні
вимоги до документів та служб документаційного забезпечення».

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *