Культура укладання професійних документів (реферат)

РЕФЕРАТ

На тему:

Культура укладання професійних документів.

ПЛАН

Документи, їх призначення і класифікація.

Реквізити документа.

Правила написання тексту документа.

Стандартизація тексту документів.

Скорочення в текстах документів.

Мовний етикет у писемному професійному мовленні.

1. Документи, їх призначення і класифікація

Документ (від латин. documentus – спосіб доказу) – це матеріальний
об’єкт (носій), що містить певну інформацію, оформлений у визначеному
порядку і має юридичну силу відповідно до чинного законодавства.

Документи оформляють на різних матеріальних носіях: на папері,
фотоплівці, магнітній і перфострічці, дискеті, перфокарті тощо.

Документи мають різне призначення (функції). Ці функції можуть бути
загальними, тобто їх виконують практично всі документи, і специфічними
(властивими лише частині документів).

До загальних належать такі функції документів:

інформаційна (документ як засіб збереження інформації);

соціальна (документ задовільняє певні потреби суспільства);

комунікативна (документ як засіб зв’язку між установами, підприємствами
і т.д.);

культурна (документ як засіб закріплення певних культурних традицій).

Серед специфічних функцій документів найголовнішими є такі:

управлінська (документ як засіб управління);

правова (документ як засіб закріплення правових норм);

історична (документ як джерело історичних відомостей).

Документи класифікують за різними ознаками:

1. За найменуванням розрізняють заяви, листи, довідки, службові записки,
протоколи і т. ін.

2. За походженням документи поділяють на службові, або офіційні (вони
створюються установами, підприємствами, службовими особами, які їх
представляють), й особисті (їх створюють окремі особи і це не входить у
коло їх службових обов’язків).

3. За місцем створення документи бувають внутрішні (чинні лише в межах
установи, підприємства, у якому створені) і зовнішні (є результатом
спілкування установи з іншими установами, організаціями тощо).

4. За призначенням виділяють такі основні комплекси документації:

організаційно–правова; планова; інформаційно-довідкова й
довідково-аналітична; звітна; щодо особового складу (кадрова);
фінансова; з матеріально-технічного забезпечення; договірна;
колегіальних органів.

5. За напрямком розрізняють вхідні і вихідні документи.

6. За формою – типові й індивідуальні.

7. За ступенем гласності – звичайні, таємні (секретні), для службового
користування.

8. За стадіями створення розрізняють оригінали (створені документи),
копії (повне відтворення оригіналу) і витяги (відтворення певної
частини оригіналу).

9. За термінами зберігання документи поділяють на такі категорії:

документи тимчасового зберігання (до 10 років);

документи тривалого зберігання (понад 10 років);

документи постійного зберігання (без обмеження терміну).

10. За технікою відтворення документи бувають рукописні й відтворені
механічним способом.

2. Реквізити документа

Кожний документ складається з окремих елементів, які називаються
реквізитами.

Основні реквізити документа:

Державний герб; емблема організації;

назва міністерства чи відомства;

назва підприємства (установи, фірми, організації);

поштова адреса, індекс, номер телефону, факсу, адреса електронної пошти;

номер рахунка в банку;

назва виду документа;

дата (стандартні способи запису дати: 01.02.04 або 01 лютого 2004 р.);

індекс (вихідний номер документа);

місце складання чи видання;

гриф обмеження доступу;

адресат;

гриф затвердження;

резолюція;

заголовок до тексту;

текст;

позначка про наявність додатка;

підпис;

візи;

відбиток печатки;

позначка про виконавця;

позначка про виконання й направлення документа до справи;

позначка про перенесення даних на машинний носій;

позначка про надходження.

Кожний документ має свій склад реквізитів, який залежить від виду
документа, його змісту, призначення, способу оброблення. Усі реквізити
мають постійне місце, що робить документи зручними для зорового
сприймання і полегшує їх оброблення.

Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на папері
стандартного формату (А4 або А5), називається формуляром. Формуляр – це
модель, зразок побудови документів певного виду.

Формуляр–зразок визначає робочу площу та береги (поля) документа.
Відповідно до державних стандартів установлено такі розміри берегів
документів: лівого – 20 мм; правого – не менше, ніж 8 мм; верхнього – не
менше, ніж 10 мм; нижнього – не менше, ніж 8 мм.

Розрізняють такі види формулярів:

з кутовим і поздовжнім розміщенням реквізитів;

з центрованим і лівобічним розміщенням реквізитів;

одно( і двомовні.

3. Правила написання тексту документа

Текст є основним реквізитом будь-якого документа. Текст професійного
документа повинен відповідати таким вимогам:

а) достовірність (викладені факти повинні відображати справжній стан
речей);

б) точність (не допускається подвійне тлумачення слів та виразів);

в) повнота інформації (зміст документа має вичерпувати всі обставини
справи);

г) стислість (у тексті не повинно бути зайвих слів, смислових повторів,
надмірно довгих міркувань, інформації не по суті справи);

ґ) логічна послідовність (логічний взаємозв’язок частин тексту);

д) нормативність мовних засобів (відповідність нормам літературної
мови);

е) стандартизація тексту документа.

Текст документа може бути оформлено у вигляді:

власне тексту;

анкети (текст, що містить словесну або цифрову характеристику об’єкта за
низкою ознак);

таблиці.

Названі форми тексту в документі можуть поєднуватися.

Текст поділяють на абзаци – частини тексту, які складаються не більше,
як з двох-чотирьох речень.

Текст документа, як правило, складається з двох частин: вступної
(виклад підстав для створення документа) й основної (виклад пропозицій,
прохань, висновків, розпоряджень, рішень). Такого порядку викладу слід
дотримуватися і в текстах, які складаються з одного речення.

Якщо текст документа великий за обсягом або містить однотипну
інформацію (висновки, рішення тощо), то його поділяють на розділи,
підрозділи, пункти, підпункти, нумеруючи їх арабськими цифрами.

Форми викладу в текстах документів:

1) від першої особи однини, напр.: “Вважаю за потрібне повідомити,
що…”;

2) від першої особи множини, напр.: “Просимо
надіслати…”,”Наказуємо…”, “Ухвалили…”. У такій формі викладають
текст у спільних розпорядчих документах, службових листах, протоколах
тощо.

3) від третьої особи однини, напр.: “Комісія виявила…”, “Управління
вважає…”,”Відділ здійснює такі функції…”. Таку форму викладу
найчастіше використовують у положеннях, інструкціях, актах, довідках
тощо.

4. Стандартизація тексту документів

Стандартизація тексту документів – це відбір певних слів, типових
мовних зворотів, установлення правил побудови речень і словосполучень.

Стандартизація тексту, на перший погляд, ( проблема суто лінгвістична.
Проте, за даними інженерної психології, стандартизований текст
сприймається у 8-10 разів швидше, ніж нестандартизований; якщо врахувати
також економію часу на підготовку стандартизованих документів, то стає
зрозуміло, що стандартизація текстів документів – проблема також
економічна. Варто підкреслити, що її розв’язання сприяє підвищенню
загальної культури професійного мовлення.

Залежно від рівня стандартизації тексту документи поділяють на дві
категорії:

а) документи з текстами високого рівня стандартизації;

б) документи з текстами низького рівня стандартизації.

Документи з текстами високого рівня стандартизації – це документи, які
складають за затвердженою формою, використовуючи типові й трафаретні
тексти.

Типові тексти – це тексти-зразки, на основі яких легко побудувати
тексти аналогічного змісту. При цьому важливо якнайточніше зберегти
основні формулювання тексту-зразка (наприклад, заяви, доручення,
розписки тощо).

Трафаретні тексти – це тексти, які містять постійну інформацію
документів певного виду. Постійну інформацію дослівно відтворюють
(друкують) на бланку, а змінну вносять у спеціально зроблені пропуски
(наприклад, довідка, акт, особова картка і т.д.).

Документи з текстами низького рівня стандартизації – це документи, у
яких добір слів, словосполучень, побудова речень кожного разу залежать
від конкретних ситуацій. За способом викладу документи цієї категорії
поділяють на розповіді, описи, міркування.

У текстах-розповідях ідеться про події, явища, факти в хронологічній
послідовності (автобіографія, протокол, пояснювальна записка).

У текстах-описах характеризують явища, предмети, людей, перераховуючи
їхні ознаки, властивості, особливості (характеристика, резюме, звіт,
наказ, рекомендаційний лист).

Текст-міркування розкриває внутрішні зв’язки певних явищ і доводить
визначену тезу. Розрізняють дедуктивний спосіб міркування (від
загального до часткового) й індуктивний (від часткового до загального)
(доповідна записка, службовий лист, акт).

Усі три способи викладу в документі можуть поєднуватися.

5. Скорочення в текстах документів

У текстах документів можуть уживатися скорочені слова. При цьому типи і
способи скорочення слів визначаються чинним “Українським правописом” і
ДСТУ 3582-97 “Інформація та документація. Скорочення слів в український
мові в бібліографічному описі”.

Розрізняють кілька типів скорочень (абревіатур):

1. Скорочення, які утворені з частин слів, називають одиничні установи,
заклади тощо і пишуться з великої літери: Укрінформ, Рівнерада, Мін’юст,
Кабмін;

2. Скорочення, які утворені з частин слів, називають родові назви і
пишуться з малої літери: райрада, медінститут, техробітник;

3. Скорочення, які утворені з початкових (ініціальних) літер, пишуться
великими літерами і можуть відмінюватися: ВАТ, ТО, ІРА, НДІ; у ВАКу, до
ТЮГу;

4. Графічні скорочення, які вимовляються повністю й скорочуються лише на
письмі; при цьому зберігається написання великих і малих літер,
дефісів; на місці скорочення ставиться крапка (крім стандартних
скорочень мір: м, см, мм): півд.-зах., Півн. крим. канал, акад., див., і
т.ін., напр. , до н.е., о., оз., пор.

Слова не скорочуються на голосний (крім початкового в слові) і на ь,
наприклад: укр., україн., українськ.

6. Мовний етикет у писемному професійному спілкуванні

Мовний етикет – це правила мовленнєвої поведінки, вироблені
національним колективом мовців.

Дотримання правил етикету в писемному професійному мовленні є
свідченням поваги до адресата, ввічливості, вихованості і сприяє
налагодженню добрих ділових стосунків.

Правила мовного етикету особливо добре слід знати тим, хто складає
ділові листи. Їм потрібно завжди пам’ятати так зване “золоте правило”
ведення ділової кореспонденції: ввічливість, коректність,
аргументованість.

Основними правилами мовного етикету в писемному мовленні є такі:

1. Розпочинати лист слід із звертання, яке є загальноприйнятою формою
ввічливості, при цьому потрібно використовувати офіційні форми звертань,
наприклад: Шановний Іване Андрійовичу! Шановна пані Ясинська!
Високоповажний Міністре! Шановний пане директоре!

2. Займенники Ви, Ваш і под. треба писати з великої літери як вияв
поваги до адресата.

3. У початковій фразі варто ввічливо висловити – залежно від ситуації –
подяку, підтвердження, прохання, посилання на попередній лист, розмову,
зустріч тощо, наприклад: Ми щиро вдячні Вам за те, що… Із вдячністю
підтверджуємо отримання Вашого листа… У відповідь на Ваш запит
повідомляємо… Звертаємося до Вас із проханням…

4. Невдоволення та відмову потрібно також висловлювати ввічливо і
коректно, наприклад: Вибачте, але ми змушені нагадати Вам про
необхідність оплатити рахунок за… . Гадаємо, що це лише непорозуміння.

5. Щоб пом’якшити тон листування, слід активні форми дієслова замінити
пасивними, увести вставні слова, пор.: Ви досі не висловили пропозицій
щодо нашого спільного проекту. — Пропозиції щодо нашого спільного
проекту Вами досі не висловлено. За такі результати праці Ви не можете
отримати премії. – На жаль, за такі результати праці Ви не можете
отримати премії.

6. У завершальному реченні можна повторити подяку, ще раз перепросити,
висловити запевнення чи сподівання, наприклад: Дозвольте ще раз
подякувати Вам… Ще раз перепрошуємо за цю прикру помилку. Запевняємо,
що ми зробимо все можливе для вчасного завершення… Сподіваємося на
плідну і взаємовигідну співпрацю.

7. Закінчувати лист слід прощальною фразою на зразок: З повагою… Із
вдячністю і пошаною… З найкращими побажаннями…

8.Постскриптум ( РS, приписка) наприкінці листа можливий лише за
умови, що після його написання сталася подія, про яку неодмінно треба
повідомити. Після постскриптуму знову потрібно поставити дату і підпис.

Література

Діденко А.Н. Сучасне діловодство. – К., 2001.

Зубков М. Сучасне українське ділове мовлення. – Х., 2001.

Універсальний довідник-практикум з ділових паперів. ( К.,1999.

Шевчук С.В. Українське ділове мовлення. ( К., 2001.

Шевчук С. В. Службове листування: Довідник. ( К., 1999.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *