Вимоги до інформаційно-аналітичного забезпечення управлінської діяльності (реферат)

Реферат на тему:

Вимоги до інформаційно-аналітичного забезпечення управлінської
діяльності

У процесі управління керівники постійно мають справу з інформацією як
необхідним засобом розробки управлінських рішень та їх реалізації.
Продуктивність і якість їхньої праці багато в чому залежить від
належного інформування, тобто своєчасного отримання та опрацювання
потрібної інформації. За її допомогою здійснюються циклічні повторення
стадій процесу управління: отримання, опрацювання повідомлень про стан
керованого об’єкта, прийняття нових рішень і передача їх у формі
управлінських команд.

Для того щоб інформаційне забезпечення управління соціальними системами
було ефективним, практика і теорія відпрацювали ряд вимог до нього.
Серед них визначаються такі: • мінімальність інформації — передбачає
обмеження збирання і опрацювання лише тих повідомлень (інформації), без
яких неможливо управляти об’єктом;

• достатність інформації — означає, що інформація має давати вичерпне й
повне уявлення про функціонування об’єкта, а також оптимальні чи близькі
до них рішення. При визначенні потреб в окремих видах інформації слід у
першу чергу враховувати значимість для управління її кожного виду,
частоту створення, взаємозв’язок з іншими видами інформації.

Сьогодні керівники часто відчувають недостатність інформації (ентропію)
у зв’язку з тим, що не всі відомості, які входять до системи, корисні,
подані в потрібному вигляді та відповідають поставленим цілям
управління. Так, наприклад, у ряді форм статистичної звітності містяться
не стільки нові повідомлення, скільки довідкові й розрахункові
показники.

У результаті складається суперечлива ситуація: при явній
перевантаженості органів управління соціальними системами інформацією
рішення часто приймаються в умовах невизначеності, що значно знижує їхню
якість.

Однією з головних вимог до організації управління є забезпечення високої
вірогідності відомостей. Без правдивої інформації про об’єкт управління
неможливо організувати його роботу, використати найдосконаліші методи
управління.

Підвищення ймовірності інформації можна досягти в результаті скорочення
ланок опрацювання, підвищення відповідальності за правдивість, більш
широкого впровадження сучасних інформаційних технологій.

Наприклад, успішна боротьба зі злочинністю потребує того, щоб
правоохоронні органи мали вірогідну й повну інформацію про різні
об’єкти, які потрапили у сферу їхньої діяльності. Зокрема, чим більшу
інформованість має у своєму розпорядженні слідство про особу, об’єкти і
обставини здійсненого злочину, тим швидше розкривається злочин.

Для збору і прийняття такої інформації існують криміналістичні,
оперативно-розшукові та інші види обліків (інакше — система карної
реєстрації). Вони здійснюються спеціалізованими інформаційними
підрозділами. Частина інформації централізована в масштабі України, інша
— в масштабі міста, області.

Недотримання вимог вірогідності призводить до того, що нормально
функціонуюча (організаційно, технічно) система інформаційного
забезпечення переробляє завідомо неправдиві вхідні дані, в результаті на
виході вона також повідомляє неточні дані (дезінформацію). Дезінформація
відповідно впливає на управлінські рішення, особливо такі, що мають
державно-політичний характер.

Інформаційне забезпечення організації управління соціальними системами є
однією з функцій створення умов (організовування) ефективності
здійснення управлінської діяльності на всіх її рівнях: від окремої
посадової особи до вищих органів державної влади. Цю функцію в теорії і
практиці управління соціальними системами ще називають
інформаційно-аналітичне забезпечення.

На загальнодержавному рівні основними завданнями щодо інформаційного
забезпечення управління визначаються:

• створення інформаційних систем державного управління;

• визначення потреб органів влади у нових інформаційних технологіях і
базах даних;

• розробка типових проектів і стандартів інформаційного забезпечення
державного управління;

• визначення та реалізація державної політики, здійснення державного
керівництва впровадженням нових інформаційних технологій у сфері
державного управління;

• організація міжнародного співробітництва у галузі обміну інформацією
щодо державного управління;

• здійснення безпаперового документообігу;

• удосконалення статистичної звітності стосовно функціонування органів
виконавчої влади;

• підготовка нормативно-правових актів з питань інформаційного
забезпечення адміністративної системи держави, її органів, у тому числі
її захисту від стихійних (природних), техногенних і соціогенних загроз.

Охопити інформацію про всі управлінські процеси будь-якої сфери
суспільних відносин стає практично неможливим у зв’язку з обмеженістю
природних можливостей людини. Науковцями досліджено, що завдяки своїм
фізіологічним особливостям людина може сприймати 6—9 одиниць інформації
за секунду, тоді як у середньому для управління динамічною соціальною
організаційною структурою потрібно прийняти та врахувати 12—18. Практика
знайшла вихід у створенні нових ієрархічних структур управління. Це
зумовило залучення до управління соціальними системами великої кількості
фахівців.

Звичайно, при цьому збільшилася продуктивність управлінської праці, але
одночасно значно збільшилися і штати для забезпечення управлінського
процесу. Такий шлях (екстенсивний) підвищення продуктивності
управлінської праці стає все більш неефективним, тому що складність
управління суспільними процесами поступово починає перебільшувати
сукупні можливості всіх працівників, зайнятих у галузі управління. Щодо
цього методу в народі кажуть, що «на одного раба призначають сім
прорабів».

Проблематика комплексного керування інформаційним забезпеченням при
організації управління соціальними системами багатогранна і мало
досліджена на засадах комплексного та системного підходів. Це зумовлено
тим, що вона має багато аспектів: соціальних, у тому числі правових,
технічних, психологічних, організаційних. Причиною цього, серед інших, є
відсутність фахівців, здатних розглядати інформаційні відносини у
комплексі, з урахуванням усіх аспектів. Це явище об’єктивне, не може
одна людина осягнути неосяжне. На наш погляд, це проблематика таких
комплексних наукових дисциплін, як правова кібернетика та правова
інформатика.

Обсяг і зміст інформації, потрібної різним суб’єктам управління,
залежать передусім від масштабу й важливості рішень, що приймаються. Чим
масштабніше й важливіше рішення, тим більшою за обсягом і
різноманітнішою за змістом потрібна інформація для його підготовки і
прийняття.

Наступний чинник — це кількість і характер параметрів, необхідних для
управління. Чим більше число параметрів, тим більший обсяг інформації,
потрібний для здійснення управління.

Важливим є також такий чинник, як тривалість управлінського циклу.

При управлінні соціальною системою слід також враховувати величину і
різноманіття внутрішніх і зовнішніх впливів, кількості та якості їх
показників, що характеризують результати роботи системи.

Багаторічний досвід наших наукових досліджень підтверджує, що на долю
збирання і передачі інформації у сфері управління припадає найбільша
питома вага у загальній працемісткості управлінської діяльності.

За експертними оцінками, збирання і опрацювання інформації (реєстрація
первинних даних) складають 30—40 %, передача інформації (зв’язок,
сигналізація) — 10—15 %, заповнення та розмноження документації –
20-30%.

Важливим елементом системи є своєчасність надходження інформації. Від
цього значною мірою залежить якість управлінських рішень. Відомо, що
затримка інформації часто призводить до втрати її актуальності. На
основі ж неповної інформації можуть прийматися лише наближені, значною
мірою інтуїтивні рішення.

Існує й інша небезпека. При затримці інформації повідомлення, що
містяться у ній, можуть застаріти, і прийняті на їхній основі
управлінські рішення негативно вплинуть на хід керованого процесу і
призведуть до небажаних наслідків.

Наприклад, неповна і несвоєчасно отримана інформація в правоохоронних
органах позбавить співробітників можливості затримати злочинця по
гарячих слідах.

Як бачимо, від добротної та своєчасної інформації залежить і точність
оцінки оперативної обстановки, і правильність управлінських рішень, і
спрямованість планування, і чіткість постановки завдань виконавцям.

Вимоги до інформаційного забезпечення управлінської діяльності також
визначаються особливостями характеристики інформації щодо кола осіб,
яким вона призначена. Ці особливості можна визначити таким чином.

По-перше, інформація для широкого кола суб’єктів суспільних відносин
(фізичних осіб, громадян, осіб без громадянства, іноземців тощо). Така
інформація має бути лаконічною, але різноманітною за своїм змістом. За
рівнем складності — максимально доступною і ясною, виключати
багатозначність і хибне уявлення про конкретні явища.

По-друге, щодо надходження до системи управління інформація повинна бути
систематичною і оперативною (швидкою). У таких випадках є виправданим
застосування методу повторного інформування з різних джерел і
порівняльного аналізу інформації (фактичного матеріалу).

По-третє, інформація має супроводжуватися методологічними порадами і
рекомендаціями, бібліографічним змістом. Це особливо важливо тому, що в
особистому і приватному користуванні суб’єктів суспільних відносин у
системі управління завжди відчувається недостача спеціальних і
довідкових джерел (друкованої літератури тощо).

У результаті обмеженості чи необ’єктивності інформації може бути
спотворена сутність управлінського впливу, знижена його ефективність вже
після його ухвали. Це ставить проблему дослідження інформаційного
забезпечення соціальних систем управління на одне з провідних місць у
теорії управління соціальними системами (соціальній кібернетиці).

Слід також зазначити, що проблематика надійного інформаційного
забезпечення органів управління соціальними системами в різних країнах
стає однією з ключових. Це пов’язано з тим, що суб’єкти управління все
тісніше й тісніше пов’язують ефективність повсякденної роботи з пошуком
необхідних їм правомірних рішень. Більш того, сучасні споживачі
інформації не задовольняються просто організацією пошуку і зберігання
інформації. Вони хочуть бачити як «інтелектуального помічника»
комп’ютеризовані апаратно-програмні комплекси у системі транскордонної
мережі телекомунікації (Інтернет тощо), які б певною мірою здійснювали
також аналітико-синтетичне опрацювання інформації. Це висуває нові
вимоги до інформаційного забезпечення управління соціальними системами.

Список використаної літератури

Каныгин Ю. М., Калитич Г. И. Основы теоретической информатики. — К.:
Наук, думка, 1990.

Каныгин Ю. М. Информатизация управления: социальные аспекты. — К.: Наук,
думка, 1991.

Катрич С. В. Процесс принятия решений и АСУ (организационно-правовой
аспект проблемы). — М., 1980.

Кокорев В. И. Разработка и исследование системы моделей для унификации и
стандартизации управленческих документов // Автореф. дисс. д-р техн.
наук. — М., 1980.

Комп’ютерна злочинність: Навч. посіб. / П. Д. Біленчук, В. В. Бут, В. Д.
Гавловський, М. В. Гуцалюк, Б. В. Романюк, В. С.Цимбалюк. Київ: Атіка,
2001.

Копылов В. А. Вопросы информационного законодательства. — НТИ, 1995. — №
6.

Копылов В. А. Информационное право: Учеб. пособие. — М.: Юристъ, 1996.

Краснянский В. Э. Правовая информация в системе государственного и
хозяйственного управления. — Л., 1995.

Лисюченко В. П., Цимбалюк В. С, Гуцалюк М. В. Управління органами
внутрішніх справ: Довідник. — К.: УАВС, 1996.

Логоша В. А., Шаркович В. Г., Дегтярева Т. Д. Методы и модели
совершенствования организационных структур. — М., 1988.

Ложе И. Информационные системы: Методы и средства: Пер. с фр. / Под ред.
К. Л. Горфана, Т. В. Молчановой. — М., 1979.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *