Сворення бази даних в середовищі Access (реферат)

Сворення бази даних в середовищі Access

Основні теоретичні положення

У реляційних базах даних уся інформація зберігається у вигляді таблиць,
і саме з таблиць інші об’єкти, такі як запити, звіти, форми одержують
інформацію, щоб представити її користувачеві або змінити. У таблицях
знаходяться дані, об’єднані спільною темою. Для кожної теми приділяється
окрема таблиця. Структура таблиці визначається в режимі її
конструювання. Введення й редагування даних звичайно, здійснюється в
режимі таблиці. Дані в таблиці зібрані в рядки й стовпці (кожний рядок
відповідає одному запису, а кожний стовпець — одному полю). Запис
містить набір даних про один об’єкт (наприклад, назва фірми, її адреса й
спеціалізація), а поле — однорідні дані про всі об’єкти (наприклад,
адреси всіх внесених у таблицю фірм). У режимі таблиці можна сортувати й
фільтрувати дані таблиці, а також змінювати її структуру.

Форми та звіти надають набагато більшу свободу у виборі засобу
представлення інформації, ніж режим таблиць.

Форми в першу чергу призначені для роботи з даними на екрані. У режимі
конструктора форму можна настроїти так, щоб створити простий екранний
інтерфейс для перегляду й редагування інформації або спростити введення
даних у таблицю. При роботі з формою звичайно відображаються дані з
одного запису, причому в одній формі можна відображати дані з декількох
таблиць.

Форма являє собою бланк, що підлягає заповненню, або маску, що
накладається на набір даних. Форма-бланк дозволяє спростити процес
заповнення бази, що дає можливість доручити введення інформації
персоналові невисокої кваліфікації. За допомогою форми-маски можна
обмежити об’єм інформації, доступної користувачеві, що звертається до
бази.

Звіти служать для відображення підсумкових даних із таблиць і запитів у
зручному для перегляду вигляді. У Access існують різноманітні засоби
оформлення звітів.

Звіти звичайно призначаються для виводу на друк. Вони також можуть
включати інформацію з декількох таблиць. Конструювання звіту
відбувається в режимі конструктора звітів. При створенні звіту варто
розставити спеціальні маркери (елементи керування) у місцях виводу
інформації та задати інструкції по її обробці.

Одним із найбільше складних етапів у процесі проектування бази даних є
розробка таблиць, тому що результати, що повинна видавати база даних
(звіти, вихідні форми й ін.) не завжди дають повне уявлення про
структуру таблиці.

При проектуванні таблиць зовсім не обов’язково використовувати Microsoft
Access. Спочатку краще розробити структуру на папері. При цьому
рекомендується керуватися такими основними принципами:

— Інформація в таблиці не повинна дублюватися. Не повинно бути повторень
і між таблицями.Коли певна інформація зберігається тільки в одній
таблиці, то й змінювати її прийдеться тільки в одному місці. Це робить
роботу більш ефективною, а також виключає можливість розбіжності
інформації у різних таблицях. Наприклад, в одній таблиці повинні
міститися адреси й телефони клієнтів.

— Кожна таблиця повинна містити в собі інформацію тільки на одну тему.

Відомості на кожну тему опрацьовуються набагато легше, якщо містяться
вони в незалежних друг від друга таблицях. Наприклад, адреси й
замовлення клієнтів зберігаються в різних таблицях, із тим, щоб при
видаленні замовлення інформація про клієнта залишилася в базі даних.

ВИЗНАЧЕННЯ НЕОБХІДНИХ У ТАБЛИЦІ ПОЛІВ

Кожна таблиця містить у собі інформацію на окрему тему, а кожне поле в
таблиці містить окремі відомості по темі таблиці. Наприклад, у таблиці з
даними про клієнта можуть міститися поля з назвою компанії, адресою,
містом, країною й номером телефону. При розробці полів для кожної
таблиці необхідно пам’ятати:

— Кожне поле повинно бути пов’язане з темою таблиці.

— Не рекомендується включати в таблицю дані, що є результатом виразу.

— У таблиці повинна бути присутня уся необхідна інформація.

— Інформацію варто розбивати на найменші логічні одиниці (Наприклад,
поля «Ім’я» і «Прізвище», а не загальне поле «Ім’я»).

ЗАВДАННЯ ІНДИВІДУАЛЬНОГО ЗНАЧЕННЯ КОЖНОМУ ПОЛЮ

З тим щоб Microsoft Access міг зв’язати дані з різних таблиць,
наприклад, дані про клієнта та його замовлення, кожна таблиця повинна
містити поле або набір полів, що будуть задавати індивідуальне значення
кожного запису в таблиці. Таке поле або набір полів називають основним
ключем.

ВИЗНАЧЕННЯ ЗВ’ЯЗКІВ МІЖ ТАБЛИЦЯМИ

Після розподілу даних по таблицях і визначення ключових полів необхідно
вибрати схему для зв’язку даних у різних таблицях. Для цього потрібно
визначити зв’язки між таблицями.

Бажано вивчити зв’язки між таблицями у вже існуючій базі даних.

ВІДНОВЛЕННЯ СТРУКТУРИ БАЗИ ДАНИХ

Після проектування таблиць, полів і зв’язків необхідно ще раз
переглянути структуру бази даних і виявити можливі недоліки. Бажано це
зробити на даному етапі, поки таблиці не заповнені даними.

Для перевірки необхідно створити декілька таблиць, визначити зв’язки між
ними і ввести декілька записів у кожну таблицю, потім подивитися, чи
відповідає база даних поставленим вимогам. Рекомендується також створити
чорнові вихідні форми й звіти та перевірити, чи видають вони необхідну
інформацію. Крім того, необхідно виключити з таблиць усі можливі
повторення даних.

ВИКОРИСТАННЯ ЗАСОБІВ АНАЛІЗУ В MICROSOFT ACCESS

У Microsoft Access існує два інструменти для удосконалення структури баз
даних. Майстер аналізу таблиць досліджує таблицю, у разі потреби
пропонує нову її структуру й зв’язки, а також переробляє її. Він
дозволяє розділити таблицю, що містить в одному або декількох полях
велику кількість повторюваних даних, на зв’язані таблиці. Цей засіб
більш ефективного зберігання даних називають нормалізацією таблиць.

Для запуску Майстра аналізу таблиць у меню Сервіс виберіть команду
Аналіз і підкоманду Таблиця та слідуйте інструкціям майстра.

При використанні майстра користувач має можливість самостійно визначити
створювані таблиці або дозволити майстрові провести нормалізацію
таблиць. У перших двох діалогових вікнах пояснюється, що таке
нормалізація й у яких випадках вона виявляється корисною. В останньому
діалоговому вікні користувач має можливість створити запит, що дозволяє
в режимі таблиці вивести дані з розділених таблиць.

Аналізатор швидкодії досліджує всю базу даних, дає рекомендації по її
удосконаленню, а також здійснює їх.

У результаті роботи аналізатора швидкодії виводиться список трьох типів
пропозицій по оптимізації: Рекомендація, Пропозиція й Ідея. При виборі
елемента в списку Результати аналізу опис запропонованих дій виводиться
в полі Примітки, розташованому під списком. Дії по оптимізації пов’язані
з певними поступками, про які варто знати, перед тим, як приступати до
їхньої реалізації. Для того щоб одержати необхідні відомості, виберіть у
списку елемент Пропозиції і перегляньте вміст поля Примітки. Дії,
запропоновані при виборі елементів Рекомендація й Пропозиція, Microsoft
Access виконує автоматично. Дії, запропоновані при виборі елемента Ідея,
користувач повинен виконати самостійно.

Примітка. Аналізатор швидкодії не дає порад по підвищенню продуктивності
Microsoft Access або системи, на якій він виконується.

Для одержання додаткових відомостей про проектування бази даних можна
звернутися до бази даних «Борей», а також до схем баз даних, що можна
створити за допомогою майстра бази даних.

ОБМЕЖЕННЯ ДЛЯ БАЗ ДАНИХ

При створенні бази даних повинні враховуватися наступні обмеження:

Таблиця може містити не більш 255 полів.

Таблиця не може мати більш 32 індексів.

Складові індекси не можуть містити в собі більш 10 полів. Загальна
довжина полів не може перевищувати 255 байтів.

Загальна довжина рядка таблиці, за винятком полів Мемо й Об’єктів OLE,
не може перевищувати приблизно 2 кілобайтів.

Обсяг поля Мемо може складати до 64 000 байтів (символів) при введенні
даних через інтерфейс користувача; 1 Гбайт при введенні даних програмним
шляхом.

Розмір об’єкта OLE не повинен перевищувати 1 гигабайта.

На число записів у таблиці не існує обмежень, але файл бази даних Access
не може перевищувати 1 гигабайта. Якщо у вас є декілька великих таблиць,
вам у деяких випадках доведеться визначити кожну з них як окрему базу
даних, а потім уже приєднувати їх до бази даних, що містить форми,
звіти, макроси й модулі для ваших додатків.

РОБОТА З ТАБЛИЦЯМИ

Існує декілька можливостей оптимізувати роботу з таблицями:

— Проектуйте таблиці, що не містять надлишкових даних. Гарна структура
таблиці є необхідною вихідною умовою для ефективного одержання й
відновлення даних. Якщо усе ж таблиці містять занадто багато даних,
використовуйте майстер аналізу таблиць для поділу їх на зв’язані
таблиці, що підвищить ефективність збереження даних.

— Вибирайте підхожий тип даних для полів. Це допоможе зменшити розміри
бази даних і збільшить швидкість виконання операцій зв’язку. При описі
поля варто задати для нього тип даних найменшого розміру, що дозволяє
берегти потрібні дані.

— Створюйте індекси для полів, що сортуються й об’єднуються, а також для
полів, використовуваних при завданні умов відбору. Істотне підвищення
швидкості виконання запитів приносить індексування полів, розташованих
по обидві сторони відношення, або створення зв’язку між цими полями, а
також індексування всіх полів, використовуваних для завдань умов відбору
в запиті. Пошук записів за допомогою діалогового вікна Пошук також
виконується набагато швидше, якщо він ведеться по індексованому полю.

Індекси займають місце на диску й уповільнюють операції додавання, зміни
й видалення записів. Проте в більшості випадків виграш у швидкості
одержання даних перевішує незручності при відновленні даних. Якщо
додаток обновляє дані дуже часто, або якщо на жорсткому диску мало
вільного місця, використання індексів можна обмежити; у всіх інших
випадках їх варто використовувати скрізь, де це можливо. Якщо дані в
поле є однозначними, обов’язково використовуйте однозначний індекс.

— У складовому індексі, що включає декілька полів, використовуйте рівно
стільки полів, скільки для нього необхідно.

Крім перерахованих вище порад, можна використовувати аналізатор
швидкодії для аналізу певних таблиць у базі даних.

СТВОРЕННЯ ТАБЛИЦЬ

До створення нової таблиці можна приступити відразу після відкриття бази
даних. У вікні бази даних треба натиснути на вкладку Таблиці, потім
зробити щиголь на кнопці Створити. Перед вами появиться діалогове вікно
створення таблиць.

Рис. 3. Діалогове вікно Нова таблиця

Діалогове вікно надає п’ять способів створення таблиць:

Режим таблиць — звичайно застосовується для таблиць, що мають просту
структуру, наприклад при створенні довідників, шляхом уведення даних
безпосередньо в порожню таблицю;

Конструктор — дозволяє визначити всі параметри макета таблиці;

Майстер таблиць — дозволяє вибрати поля для даної таблиці з множини
визначених раніше таблиць, таких як ділові контакти, список особистого
майна або рецепти;

Імпорт таблиць — дозволяє імпортування даних із зовнішнього файла або
іншої бази даних;

Зв’язок із таблицями — установлює зв’язок з іншими таблицями, приєднуючи
зовнішні файли або таблиці іншої бази даних.

Microsoft Access підтримує два засоби використання даних із зовнішніх
джерел:

— Імпорт даних у нову таблицю Microsoft Access поточної бази даних.

— Зберігання даних у їхньому поточному форматі і їхнє використання без
імпорту. Цей процес називається зв’язуванням.

При імпорті даних створюється їхня копія в новій таблиці поточної бази
даних Microsoft Access. Вихідна таблиця або файл при цьому не
змінюються. Зв’язування даних дозволяє читати й у більшості випадків
обновляти дані в зовнішньому джерелі даних без їхнього імпорту. Формат
зовнішніх джерел даних не змінюється, тому файл можна продовжувати
використовувати в додатку, в якому він був створений, але при цьому
з’являється можливість добавляти, видаляти або змінювати дані в
Microsoft Access.

Прикладами зовнішніх джерел даних можуть служити таблиці з інших баз
даних Microsoft Access, що знаходяться в мережі, таблиці й списки HTML і
HTX, що знаходяться на сервері в місцевій мережі, у корпоративній мережі
або в Internet, а також дані з інших додатків, таких як Microsoft Excel,
Microsoft Exchange, Microsoft FoxPro, Paradox і Microsoft SQL Server.

Якщо передбачається використовувати дані тільки в Microsoft Access, їх
варто імпортувати. Microsoft Access звичайно працює швидше зі своїми
власними таблицями, і в разі потреби імпортовані таблиці легко
перетворити до потрібного вигляду, як і будь-які інші таблиці, створені
в Microsoft Access.

Якщо передбачається змінювати дані в інших додатках, варто
використовувати зв’язування. При такому підході зберігаються старі
засоби відновлення, обробки і спільного використання даних, а також
появляється можливість працювати з даними в Microsoft Access. Наприклад,
можна створити запити, форми й звіти, у яких використовуються зовнішні
дані, об’єднати зовнішні дані з даними з таблиць Microsoft Access і
навіть переглядати й змінювати зовнішні дані, коли інші користувачі
працюють із ними у вихідній програмі.

Крім того, існує можливість зв’язування таблиць з інших баз даних
Microsoft Access. Наприклад, це дозволяє працювати з використовуваною в
мережі таблицею з іншої бази даних Microsoft Access. Така можливість
особливо корисна при збереженні всіх таблиць в одній базі даних на
мережному сервері і при збереженні форм, звітів і інших об’єктів в
окремій базі даних, копії якої є у всіх користувачів загальної бази
даних. Існуючу базу даних легко розділити на дві частини за допомогою
команди Розділити базу даних із підменю Надбудови в меню Сервіс.

У Microsoft Access для позначення зв’язаних таблиць і таблиць, що
зберігаються в поточній базі даних, використовуються різні значки (перед
зв’язаними таблицями стоїть стрілка (). Якщо видалити значок зв’язаної
таблиці, віддалиться зв’язок із таблицею, але не сама зовнішня таблиця.

Розглянемо перші три засоби докладніше.

СТВОРЕННЯ ТАБЛИЦЬ У РЕЖИМІ ТАБЛИЦІ

У діалоговому вікні Нова таблиця вибираємо Режим таблиці і натискаємо
OK. На екрані появиться порожня таблиця, що складається з 20 стовпців і
30 рядків. По умовчанню задаються такі імена стовпців: «Поле1», «Поле2»
і т.д.

Назву стовпців можна редагувати, для цього потрібно підвести мишу на
заголовок одного зі стовпців і двічі клацнути лівою кнопкою миші. При
цьому заголовок стане підсвіченим, тобто ми знаходимося в режимі
редагування. Надрукуємо ім’я даного поля і натиснемо Enter. Аналогічно
поступаємо з іншими полями. При завданні імен полів таблиці необхідно,
щоб ім’я подавало інформацію про те, які дані необхідно вводити в це
поле. Приміром, ми створюємо таблицю, у якій припускаємо берегти дані
про співробітників. У такій таблиці імена полів можуть бути такі:

Прізвище, адреса, телефон, освіта і т.д.

Необхідно пам’ятати про те, що імена полів можуть містити до 64
символів, але при завданні імені краще скорочувати назви (наприклад
табельний номер — таб_ном), тому що при створенні додатків необхідно
буде звертатися до цих імен. При завданні імені не можна використовувати
символи:

! . ‘ [ ]

Одною з переваг використання методу режиму таблиць є те, що можемо
відразу ж, не переключаючись в інший режим, вводити дані. Щоб увести
дані необхідно виконати такі дії:

Клацнути мишею на першій позиції вільного рядка названого стовпця і
надрукувати необхідну інформацію.

Натиснути Tab або Enter, це перемістить курсор уздовж рядка в першу
позицію наступного стовпця.

Якщо заповнені всі стовпці в одному рядку, то при натисканні Tab або
Enter курсор перейде на наступний рядок.

При збереженні нової таблиці в Microsoft Access аналізуються дані, що ми
внесемо в поле, і кожному полю присвоюється необхідний тип даних і
формат.

При збереженні Access запросить ключове поле. При виборі Так, Access
самий задасть ключове поле. Клацнувши Немає, ключове поле можна задати
за допомогою конструктора, тобто відкрити таблицю в режимі конструктора
і задати ключове поле.

СТВОРЕННЯ ТАБЛИЦЬ ЗА ДОПОМОГОЮ МАЙСТРА ТАБЛИЦЬ

Майстер таблиць дозволяє заощадити велику кількість і часу й праці,
використовується, якщо утворювані поля існують у готових таблицях, при
цьому копіювати поля можна з будь-якої таблиці.

Для створення таблиці за допомогою Майстра таблиць необхідно відкрити
базу даних, вибрати вкладку Таблиці і клацнути по кнопці Створити або
вибрати в меню Вставка команду Таблиця або клацнути на стрілку поруч із
кнопкою Новий об’єкт і вибрати в списку Таблиця.

У діалоговому вікні Нова таблиця варто вибрати Майстер таблиць, після
чого появиться перший екран майстра таблиць Створення таблиць.

На першому екрані знаходяться три вікна зі списками:

Зразки таблиць. Цей список пропонує цілий ряд зразків таблиць.

Зразки полів. Тут знаходиться список полів, що відповідають таблиці,
котра вибрана у списку зразків таблиць.

Поля нової таблиці. Сюди переносяться потрібні вам поля.

Кнопки Ділове застосування й Особисте застосування визначають, які
таблиці будуть включені в список Зразки таблиць у лівій частині вікна.

Клацнувши по імені однієї з таблиць у списку Зразки таблиць, у списку
Зразки полів появляться поля вибраної таблиці. Якщо будуть знайдені
необхідні поля, клацніть по кнопці (, щоб перемістити поле в список Поля
нової таблиці. Для переносу усього вмісту виділеного зразка таблиці у
свій список клацніть по кнопці ((. У такий спосіб можна перенести інші
поля з інших таблиць. Кнопка ( служить для скасування вибору поточного
поля, тобто якщо ви перенесли у свою таблицю поле котре непотрібно, то,
використовуючи цю кнопку, ви видалите його зі створюваної таблиці.
Використовуючи останню кнопку (((), ви перемістите всі обрані вами поля
назад у список зразків полів.

Після додавання поля його можна перейменувати. Для цього варто виділити
його, натиснути кнопку Перейменувати поле й у діалоговому вікні, що
з’явилося, ввести нове ім’я, після чого клацнути по ОК.

Завершивши створення таблиці, клацніть по кнопці Далі, введіть ім’я
нової таблиці, виберіть Автоматичне визначення ключа в Microsoft Access,
щоб майстер вибрав ключове поле або Самостійне визначення ключа
користувачем, щоб зробити це самостійно.

Якщо обраний другий варіант, у наступному вікні варто виділити потрібне
поле в списку, що розкривається, у якості ключового і вибрати його тип
даних:

( Послідовні числа, що автоматично привласнюються кожному новому запису
( якщо ключовим полемо є номер запису;

( Числа, що вводяться користувачем при додаванні нових записів ( якщо
будуть вводитися власні номера;

( Числа і/або символи, що вводяться користувачем при додаванні нових
записів ( якщо включати в поле і числа, і букви.

Наступне вікно дозволяє встановити зв’язки між таблицями.

В останньому вікні можна указати, що ви збираєтеся робити з таблицею
після її створення:

( Зміна структури таблиці ( використовується для внесення змін у таблицю
до її використання, при цьому таблиця відкриється в режимі конструктора;

( Безпосереднє введення даних у таблицю ( для переходу в режим таблиці;

( Уведення даних у таблицю за допомогою форми, утворюваної майстром (
для створення форми для введення даних Майстром форми.

Перемикач Вивести довідку по роботі з таблицею в залежності від
вибраного режиму використання таблиці дозволяє вивести довідку по
настроюванню таблиці, роботі з таблицею в режимі таблиці або роботі з
даними у формі.

Щиголь по кнопці Готово переведе до обраного вище варіанта.

Якщо працювати зі створеною таблицею користувач не бажає в даний момент
(незалежно від обраного вище варіанта), варто клацнути по кнопці
Закрити.

СТВОРЕННЯ ТАБЛИЦЬ ЗА ДОПОМОГОЮ КОНСТРУКТОРА ТАБЛИЦЬ

Для створення таблиць, що містять спеціальні поля, котрих немає в
розпорядженні майстра, і одержання більшої свободи дій варто
скористатися режимом конструктора таблиці.

Для створення таблиці в режимі конструктора в діалоговому вікні Нова
таблиця варто вибрати варіант Конструктор. Після натиснення кнопки OK ви
потрапляєте у вікно конструктора таблиці.

Створення таблиці визначається в області проекту таблиці. Проект таблиці
складається з трьох колонок — Ім’я поля, Тип даних, Опис.

У першу колонку вводиться найменування поля, у другу його тип і в третю
розшифровування, які дані будуть заноситися в це поле. Тип даних
найбільше важлива властивість для поля. Тип визначається для того, щоб
зазначити, якого типу дані будуть вводитися у відповідне поле.

Для створення полів таблиці необхідно у першому порожньому рядку в
стовпці Ім’я поля ввести ім’я, що містить до 64 символів, крім . , ! ,
(, [, ]. Натиснувши клавішу Tab, перемістимося до стовпця Тип даних, у
якому появиться стрілка, що розкриває список типів поля:

Текстовий ( Дане поле містить простий текст обсягом до 255 символів.

Поле МЕМО ( У МЕМО-полях зберігаються текстові або текстові і числові
дані обсягом не більш 65 535 символів (поле не індексується).

Числовий ( Поля цього типу містять числові значення.

Дата/Час ( Поля цього типу містять значення дати або часу.

Грошовий ( Поля бережуть число, що має грошовий формат.

Лічильник ( Access автоматично добавляє особливий номер, приписуваний
при введенні нового запису в таблицю.

Логічний ( значення й поля, що містять лише одне з двох можливих значень
(так, немає; істина, неправда).

Поле об’єкта OLE ( У полях даного типу розміщаються об’єкти, що
впроваджуються в Access (документ Word, електронна таблиця Excel,
графіка, звуки й інші дані).

Гіперпосилання — У полях цього типу зберігаються гіперпосилання типу
шлях UNC або URL.

Майстер підстановок ( дозволяє створити список, із якого можна вибрати
значення для кожного запису.

Стовпець Опис дозволяє ввести опис поля.

Тип даних вибирається відповідно до призначення й використання
конкретного поля.

Для символьних даних звичайно варто вибирати тип Текстовий (тому що його
довжину можна зазначити за допомогою властивостей поля). Тип МЕМО варто
використовувати тільки в тих випадках, коли розмір тексту перевищує 255
символу або коли в тексті можуть зустрічатися символи форматування, такі
як табуляція або повернення каретки.

Якщо ви вибрали тип числовий, то значення властивості розмір поля буде
визначати точність значень даних і обсяг пам’яті, необхідної для їхнього
збереження. Для збереження даних про грошові суми користуйтеся типом
Грошовий, що має таку ж точність, як і тип Числовий, але з фіксованим
числом знаків після коми. Тип Дата/Час використовується для збереження
дат або значень часу і дозволяє виконувати обчислення в одиницях виміру
часу: хвилинах, днях, роках, секундах, часах, місяцях. Тип Лічильник є
різновидом числового типу. Він створив для автоматичної генерації
значень первинного ключа. Таблиця не може містити більш одного поля типу
Лічильник.

Логічний тип даних використовується для збереження значень Істина та
Неправда. Цей тип особливо корисний, якщо вам потрібно відзначити, чи
описані рахунки, чи виконаний тест і т.д.

І, нарешті, тип Об’єкт OLE дозволить вам зберігати такі дані, як
картинки, діаграми або звукові фрагменти, що можуть мати динамічні
зв’язки з іншими додатками Windows (Microsoft Word, Excel та ін.).

У нижній половині діалогового вікна знаходиться секція Властивості поля,
де відображаються властивості обраного типу поля, що можна змінювати.
Параметри форматування змінюються в залежності від типу поля.

На вкладці Загальні можна встановити наступні властивості полів:

Розмір поля — Ця властивість задає максимальний розмір даних, для
збереження яких призначене дане поле. Поле з текстовим типом даних може
мати розмір від 1 до 255 (символів); по умовчанню встановлюється 50
символів. Для числового типу даних розмір поля може бути таким:

— Байт — Ціле число від 0 до 255, займає 1 байт;

— Ціле — Ціле число від -32 786 до + 32 767; займає 2 байта;

— Довге ціле — Ціле число від — 2 147 483 648 до + 2 147 483 647; займає
4 байта;

— Із плаваючою точкою (4 байта) — Дрібні числа з точністю до 6 знаків
після коми від -3. 402823(1038 до +3. 402823(1038; займає 4 байтів;

— Із плаваючою точкою (8 байтів) — Дрібні числа з точністю до 10 знаків
від -1.79769313486232(10 308 до +1. 79769313486232(10 308; займає 8
байтів.

Нові значення — Ця властивість визначає засіб збільшення значення поля
лічильника при додаванні в таблицю нових записів, може приймати
значення: послідовні або випадкові.

Формат поля — Установлює формат представлення даних при виведенні на
екран або друк.

Для Текстового і МЕМО типів даних ви можете задати користувальницький
формат, відповідно до котрого Access буде виводити дані на екран.

Для типів даних Числовий, Грошовий, Лічильник існує стандартний набір
форматів поля, приведений нижче:

— Основний — формат, установлюваний по умовчанню (відсутні роздільники
тисяч та знаки валют, число десяткових знаків залежить від точності
даних — 3456,214);

— Грошовий — Символи валют, роздільники тисяч та два знаки після коми
(3 456,21 грн);

— Фіксований — Принаймні один знак до та два знаки після коми (3456,21);

— Із роздільниками розрядів — Два знаки після коми та роздільники тисяч
(3 456,21);

— Процентний — Відсоток (наприклад, 63,00%);

— Експоненціальний — Експоненціальний формат (наприклад, 1.05Е+3).

Для типу Дата/Час існує набір форматів поля, приведений нижче разом із
прикладами:

— Повний формат дати — Установлюється по умовчанню 15.04.94 05:30:10 PM;

— Довгий формат дати — Середа, 15 квітня 1994;

— Середній формат дати 15-апр-94;

— Довгий формат часу 05:30:10 РМ;

— Середній формат часу 05:30 РМ;

— Стислий формат часу 17:30.

Для логічного типу даних використовується наступний набір форматів:

— Так/Ні;

— Істина/Неправда (Установлюється по умовчанню);

— Вкл/Выкл.

Число десяткових знаків — Для числового й грошового типів даних ви
можете задати число знаків, виведених після коми. По умовчанню
встановлюється значення Авто, при якому для Грошового, Фіксованого, С
роздільниками розрядів і Процентного форматів поля виводяться два
десяткових знаки після коми, а для Основного формату число виведених
знаків визначається поточною точністю числових значень. Можна задати
фіксоване число десяткових знаків від 0 до 15.

Маска введення — Для текстового, числового і грошового типів даних, а
також для типу Дата/Час можна задати маску введення, що користувач
побачить при введенні даних у це поле. Наприклад, ви хочете, щоб Access
виводив роздільники (.._) для поля типу Дата, або хочете установити
формат телефонного номера (###)000-0000.

Підпис — Містить напис, що виводиться поруч із полем у формі або звіті.

Значення по умовчанню — Визначає значення по умовчанню для всіх типів
даних, крім Лічильника, МЕМО й Об’єкта OLE. Для числового типу значенням
по умовчанню являється 0, а для текстового і МЕМО типів — Null.

Умова на значення — Визначає множину значень, що користувач може вводити
в це поле при заповненні таблиці. Наприклад, < 100 означає, що значення поля повинно бути менше 100. Можна також перевіряти збіг значень. Наприклад, можна ввести список припустимих назв міст: “Чикаго” or “Нью-Йорк”, із котрим Access буде звіряти значення, що вводиться. Нарешті, можна визначити складне вираження, що може містити будь-які вбудовані функції. Повідомлення про помилку - Визначає повідомлення, що Access буде виводити на екран, коли значення, що вводиться, не задовольняє умові на значення. Обов'язкове поле - Установка, що вказує на те, що дане поле обов'язково варто заповнити. Якщо не припускається, щоб у цьому полі зберігалося значення Null, то значення цієї властивості повинно бути Так. Порожні рядки - Для текстових і МЕМО полів можна дозволити введення порожніх рядків Індексоване поле - Для полів із типом даних Текстовий, Числовий, Грошовий, Дата/Час і Лічильник, щоб прискорити доступ до даного, можна задати побудову індексу. Можна також зазначити, щоб значення, що зберігаються в індексованому полі, не повторювалися. У будь-який момент після введення першого поля можна переключитися в режим таблиці, щоб переглянути, як буде виглядати таблиця. Для цього використовується команда Режим таблиці меню Вид. Щоб призначити деяке поле в режимі конструктора в якості ключового, необхідно виділити поле і вибрати команду Ключове поле меню Правка. При роботі з таблицями можна використовувати два режими: режим конструктора та режим таблиці. Для переключення між режимами використовується команда Конструктор або Режим таблиці меню Вид. При переході з режиму конструктора в режим таблиці доведеться зберігати роботу. При необхідності варто зазначити ім'я таблиці. Для переключення режимів можна використовувати кнопку Вид панелі інструментів. ЗМІНА ТАБЛИЦІ Access дозволяє вам достатньо просто вносити зміни в проект бази даних - навіть коли ви уже ввели дані в таблиці. Перед тим як вносити в базу даних зміни, варто врахувати наступне: Access автоматично не вносить зроблені в таблицях зміни в запити, форми, звіти, макроси або модулі, що використовують ці таблиці. Ви повинні самі внести зміни в залежні об'єкти. Ви не можете змінювати тип даних для поля, що використовується у визначенні зв'язку між таблицями. Спочатку потрібно видалити визначення зв'язку, у якому бере участь це поле. Не можна змінити визначення таблиці, що ви відкрили в запиті, формі або звіті. Перед тим як відкрити таблицю в режимі конструктора для внесення змін, потрібно закрити усі відкриті об'єкти, що посилаються на цю таблицю. Якщо ви дозволяєте доступ до бази даних іншим користувачам мережі, то перед внесенням змін у таблицю ви повинні спочатку переконатися, що жодний з них її не відкрив. Редагувати поля таблиці краще, коли в таблиці відсутні записи, тому що видалення або зміна параметрів поля не впливає на вміст. Якщо ж у таблиці вже є записи, то при видаленні поля треба пам'ятати, що з таблиці будуть видалені всі дані, що знаходяться в даному полі. Необхідно дотримуватися обережності і при зміні властивостей поля, особливо при зміні його розміру. Збільшення розміру поля не робить впливу на дані, що містяться в ньому. Проте якщо розмір поля зменшити, його вміст може спотворитися. Наприклад, якщо поле Модель зменшити з 20 до 7 символів, то в поле розміром 7 символів не поміститься назва моделі Corolla Liftback XL або Corolla Compact GT - від цих назв залишиться тільки слово Corolla. Для запобігання випадкових помилок перед внесенням серйозних змін варто зробити резервну копію бази даних. Для зміни структури створеної таблиці використовується режим конструктора таблиць. Перейти в нього можна, обравши вкладку Таблиці у вікні бази даних, і клацнувши по кнопці Конструктор, або обравши команду Конструктор меню Вид, або скориставшись кнопкою Вид. Для зміни деяких параметрів варто вибрати потрібне поле в списку Ім'я поля або в стовпці Тип даних, а в секції Властивості поля можна змінити параметри виділеного поля. З деякими обмеженнями Access може перетворювати будь-який тип даних в інший. Єдиний тип даних, що не можна перетворити в інший, - це об'єкт OLE. Додати нове поле в таблицю можна як у режимі конструктора таблиць, так і в режимі таблиці. Для вставки поля в режимі конструктора необхідно виділити поле, перед якими варто вставити нове поле, клацнути по кнопці Додати рядки панелі інструментів або вибрати команду Рядка в меню Вставка. У списку Ім'я поля появиться новий рядок, у якому можна зазначити ім'я, тип, опис і т.д. Для вставки поля в режимі таблиці необхідно встановити курсор у стовпець, перед яким варто вставити нове поле і вибрати команду Стовпець у меню Вставка. Якщо описи декількох полів у вашій таблиці дуже схожі, то можна ввести визначення одного поля і декілька разів його скопіювати. Для цього виділите цілком рядок, що містить визначення поля, котре ви хочете скопіювати, клацнувши по області маркірування рядка. Скопіюйте рядок у буфер обміну, виконавши команду Правка/Копіювати. Перемістите курсор на рядок, що повинен іти за рядком, що вставляється, і вставте порожній рядок, виконавши команду Вставка/Рядки або клацнувши по кнопці Додати рядки панелі інструментів. Виділите цей порожній рядок, клацнувши по його області маркірування, і виконайте команду Правка/Вставити. Не забудьте змінити ім'я скопійованого поля. Зауважимо, що при виконанні цієї процедури копіюється усе визначення поля, включаючи усі його властивості. Якщо команда Вставити була виконана, коли виділений рядок містив дані, то скопійований рядок замінить вибраний рядок. Відновити вихідний рядок можна командою Правка/Скасувати вставку з буфера. Перед видаленням поля в режимі конструктора необхідно виділити поле, клацнувши по області маркірування рядка. Щоб виділити декілька несуміжних рядків, при натиснутій клавіші Ctrl клацніть по області маркірування потрібних вам рядків. Щоб виділити групу суміжних рядків, при натиснутій клавіші Shift, клацніть по області маркірування першого й останнього рядка цієї групи. Для видалення поля необхідно виконати одну з наступних дій: ( Натиснути клавішу Delete. ( Клацнути по кнопці Видалити рядки панелі інструментів. ( Вибрати команду Видалити рядки. Якщо таблиця містить хоча б один запис із даними, то при видаленні визначення полів у режимі конструктора Access виведе діалогове вікно підтвердження видалення. Для видалення поля в режимі таблиці необхідно виділити весь стовпець та вибрати команду Видалити стовпець меню Правка. У режимі таблиці не можна додати або видалити декілька полів одночасно. Найзручніший засіб переміщення полів - це використання клавіатури і дій з мишею. Відкрийте потрібну таблицю в режимі конструктора. Використовуйте мишу для виділення рядків, що переміщаються (одного або групи рядків). Потім натисніть на клавіші Ctrl-F8, щоб активізувати режим Зсув (у рядку стана появиться індикатор). Щоб перемістити вибрані поля в потрібне місце, використовуйте клавіші зі стрілками. Щоб виключити режим Зсув, натисніть на клавішу Esc. Використання миші може прискорити виконання операції. Для цього виділені рядки просто перетягніть у нове місце. Під час перетягання під покажчиком миші появиться маленький прямокутник, а місце вставки рядків буде виділятися жирною лінією. Щоб перемістити виділені стовпці в інше місце таблиці в режимі таблиці, перетягніть область маркірування в нове місце. Якщо деякі поля не використовуються в даний час, але знадобляться пізніше, то можна їх сховати, а не видаляти. При цьому введені дані будуть збережені, властивості полів не будуть ушкоджені і не потрібно буде їх уводити наново. Сховати поле можна тільки в режимі таблиці. Для цього необхідно виділити поля вибрати команду Сховати стовпці меню Формат. Для відображення схованих стовпців використовується команда Показати стовпці меню Формат. Появиться вікно Відображення стовпців, поля, перед якими стоїть галочка, не сховані, а поля без галочки сховані. При щиглі по полю відбувається переключення між режимами приховання й відображення. Якщо необхідність у деяких таблицях відпала, їх можна видалити. Для цього на вкладці Таблиці варто виділити таблицю, що вилучається, і вибрати команду Видалити меню Правка або натиснути клавішу Delete, після чого варто підтвердити видалення. Таблицю можна перенести в іншу базу, вирізав її у буфер обміну, а відтіля вставити в іншу базу. Найпростіший засіб розщеплення таблиці - створення двох копій оригіналу, що включають у себе всі дані вихідної таблиці. Щоб створити дві копії таблиці, використовуйте процедуру Копіювати-та-Вставити. У вікні БД виберіть потрібну таблицю і виконайте команду Правка/Копіювати, а потім команду Правка/Вставити. На екрані появиться діалогове вікно Вставка таблиці, у котрому потрібно ввести нове ім'я таблиці. Відкрийте нові таблиці в режимі конструктора і видалите з кожної непотрібні поля. Відкрийте вікно Індекси і видалите індекси по віддалених полях. Відкрийте вікно Властивості таблиці і видалите умову на значення, що включає віддалені поля. Тепер необхідно видалити всі зв'язки, що були визначені для однієї старої таблиці, і визначити зв'язки для двох нових таблиць. Для цього відкрийте вікно БД, а потім вікно Схема даних, включивши команду Сервіс/Схема даних. Щоб виділити всі зв'язки в БД, клацніть по кнопці Всі зв'язки на панелі інструментів. Щоб видалити старий зв'язок, клацніть на лінії, що її зображує, і натисніть клавішу Del. Потім видалите саму таблицю: клацніть по ній і натисніть клавішу Del. Щоб додати нову таблицю у вікно схеми даних, викличте вікно Додавання таблиці, клацнувши на кнопку Додати таблицю панелі інструментів. У ньому виділите потрібні таблиці і клацніть по кнопці Додати. Тепер можна визначити нові зв'язки між таблицями. Щоб видалити існуючий первинний ключ, відкрийте вікно Індекси, клацнувши по кнопці Індекс панелі інструментів, або виконайте команду Вид/Індекси. Клацніть по області маркірування первинного ключа, а потім натисніть клавішу Del, щоб видалити індекс. Щоб інше поле стало первинним ключем, виділите рядок визначення цього поля і клацніть по кнопці Ключове поле панелі інструментів. Щораз, коли ви змінюєте визначення об'єкта, Access зберігає нове визначення, а старе видаляє. Після видалення запису або визначення об'єкта Access може використовувати ту ж область пам'яті для збереження нових записів або визначення об'єктів. Проте через неефективне використання пам'яті з часом ваш файл може стати набагато більше, чим це потрібно для збереження визначень і даних. Щоб мати можливість задіяти невикористовувані розрізнені ділянки пам'яті, можна періодично здійснювати стиск бази даних. Перед стиском не повинно бути відкритої БД, так що переконайтеся, що ніхто з користувачів не працює з базою даних, що ви маєте намір стиснути. Для того щоб здійснити стиск БД, виконайте команду Сервіс/Службові програми/Стиснути базу даних. Access відчинить діалогове вікно База даних для стиску. Виберіть БД, що ви хочете стиснути, і клацніть по кнопці ОК. Access запросить ім'я для стиснутої БД у вікні Стиск бази даних під ім'ям. Можна створити стиснуту копію БД під іншим ім'ям або ввести ім'я, що збігається з ім'ям вихідної БД. У цьому випадку Access виведе попередження про те, що ви збираєтеся використовувати те саме ім'я, і помістить стиснуту БД у тимчасовий файл. Якщо стиск закінчується успішно, Access видаляє вихідну БД і автоматично привласнює її ім'я нової стиснутої копії. Для створення стовпця підстановок у вікні конструктора вибираємо потрібне поле, а у колонці Тип даних - Майстер підстановок. При цьому появиться вікно Створення підстановки, у якому варто задати засіб, котрим стовпець підстановки одержує свої значення. Можливі варіанти: - стовпець підстановки використовує значення з таблиці або запиту; - буде уведений фіксований набір значень. Вибір другого варіанта дозволить самостійно сформувати список значень для поля, натиснувши кнопку Далі. Появиться наступне діалогове вікно Створення підстановок. Уведіть необхідні дані і натисніть кнопку Готово. В області Властивості поля на вкладці Підстановка для даного поля появляться нові властивості. На вкладці Підстановка можна визначити наступні властивості: Тип елемента керування - Визначає тип елемента керування (поле зі списком або список), що Microsoft Access створює по умовчанню при додаванні у форму поля підстановки. Дана властивість доступно на вкладці Підстановка в режимі конструктора таблиці. Тип джерела рядків - Використовується спільно з властивістю Джерело рядків. Дана властивість визначає тип джерела рядків (таблиця/запит, список значень, список полів або функція Visual Basic), а властивість Джерело рядків фактичне джерело рядків. Джерело рядків - Містить ім'я таблиці, запиту або інструкції SQL, якщо властивість Тип джерела рядків має значення «Таблиця/запит». Містить елементи списку, розділені крапкою з комою, якщо властивість Тип джерела рядків має значення «Список значень». Містить ім'я таблиці або запиту, якщо властивість Тип джерела рядків має значення «Список полів». Залишається порожнім, якщо значенням властивості Тип джерела рядків є ім'я функції. Приєднаний стовпець - Для приєднаного списку або поля зі списком із декількох стовпців указує, який зі стовпців приєднаний до базового поля, зазначеного у властивості Дані (ControlSource). Дані з цього стовпця зберігаються в полі при виборі рядка в списку. Ці дані можуть відрізнятися від даних, відображуваних у списку, якщо зробити стовпець схованим. Число стовпців - Задає кількість стовпців у списку або в полі зі списком. Властивість Ширина стовпців дозволяє включити стовпець до списку, але не відображати його на екрані. Це зручно для списку значень, що підставляються з таблиці або запиту, коли поле, що містить код, включається в список, але робиться схованим. Для поля зі списком у полі відображається перший видимий стовпець списку. Заголовки стовпців - Визначає використання імен полів із базового джерела рядків для поля зі списком або списку в якості заголовків стовпців у списку. У полі зі списком заголовки з'являються тільки при розкритому списку. YZZOZ \Ae\°]L^O^3/4_’c^f¬hiYYYYYYYiiiNYYYYYYYYYYYY j« gd? e T V f h – – ? Ue TH 4), варто ввести крапку з комою, не вводячи значення. Для поля зі списком у полі відображається перший видимий стовпець списку. Тип даних, що вводяться у поле зі списком, повинний збігатися з типом даних першого видимого стовпця або бути аналогічним йому. Число рядків списку - Визначає максимальну кількість рядків, відображуваних у списку поля зі списком. Ширина списку - Визначає ширину списку в полі зі списком. Обмежитися списком - Визначає можливість введення в поле зі списком будь-якого тексту або тільки тексту, що відповідає одному зі значень списку. Для додавання введеного в поле нового значення в список варто задати для даної властивості значення Немає і визначити процедуру обробки події для властивості Відсутність у списку. Відсутність у списку - Виконує приєднану процедуру обробки події Відсутність у списку. Дана властивість використовується для автоматичного додавання в список нового значення. Ця властивість недоступна на вкладці Підстановка в режимі конструктора таблиці. Автопідстановка - Визначає автоматичне доповнення символів, введених у поле зі списком, до найближчого значення. Ця властивість недоступна на вкладці Підстановка в режимі конструктора таблиці. Після зміни параметрів полів у таблиці, закрийте конструктор за допомогою хрестика в правому верхньому куту вікна і збережіть внесені зміни. УВЕДЕННЯ ДАНИХ У ТАБЛИЦЮ Для введення даних необхідно відкрити таблицю, двічі клацнувши на неї у вікні бази даних або виділивши її і клацнувши по кнопці Відкрити. За допомогою меню Вид можна в будь-який момент часу переключитися в режим конструктора й назад, але вводити дані можна тільки в режимі таблиці. Для введення варто клацнути по першому порожньому осередку, якщо перше поле використовується для автоматичного введення, то введення починається з другого поля. Після введення використовується клавіша Tab для переходу до наступного поля, а повернення до попереднього за допомогою комбінації Shift+Tab. За допомогою клавіш (( виконується переміщення між рядками таблиці. Після натиснення Tab в останньому полі курсор переміститься в наступний рядок першого поля. Після закінчення введення запису та натиснення клавіші Tab Access автоматично збереже тільки що введений запис. При введенні можуть бути використані такі комбінації клавіш: Ctrl+; – вставка поточної дати; Ctrl+: – вставка поточного часу: Ctrl+Alt+Пропуск – для введення розміру по умовчанню, якщо встановлений цей режим; Ctrl+’ – для повторення того ж поля з попереднього запису. Для переміщення по таблиці можуть бути використані швидкі клавіші, наведені в таблиці 3.1. Таблиця 3.1 Клавіша переміщення по таблиці Клавіша Перейти до ... Tab наступного поля Shift+Tab попереднього поля End останнього поля в записі Home першого поля в записі ( того ж поля у наступному записі ( того ж поля в попередньому записі Ctrl+( того ж поля в останньому записі Ctrl+( того ж поля в першому записі Ctrl+End останнього поля в останньому записі Ctrl+Home першого поля в першому записі Page Up сторінці вгорі Page Down сторінці насподі Ctrl+Page Up сторінці зліва Ctrl+Page Down сторінці справа F5 поля номера запису Якщо необхідно надрукувати таблицю, варто відкрити її і клацнути по кнопці Друк панелі інструментів. При необхідності задати параметри друку необхідно вибрати команду Друк меню Файл і у вікні Друк вибрати потрібні параметри друку, потім клацнути по кнопці ОК. Для завершення роботи з таблицею варто клацнути по кнопці Закрити або двічі клацнути по значку Системного меню. РЕДАГУВАННЯ ДАНИХ У ТАБЛИЦІ Для заміни вмісту осередку необхідно спочатку його виділити. Для цього варто підвести покажчик миші до лівої межі поля, покажчик повинний прийняти вигляд «знака плюс», і клацнути. Після цього ввести нові дані, що замінять старі. Якщо необхідно змінити вміст осередку, клацніть по ньому. В осередку з'явиться миготливий курсор вставки, що варто перемістити в потрібне місце. Для переміщення можуть використовуватися клавіші, зазначені в таблиці 3.2. Таблиця 3.2 Клавіша для переміщення в межах осередків Клавіша Переміщення ((( На один символ управо/уліво Ctrl+((( На одне слово вправо/уліво End До кінця рядка Ctrl+End До кінця поля Home До початку рядка Ctrl+Home До початку поля Крім виправлення осередків у записі іноді треба працювати з усім записом. Для цього клацніть сірий квадратик зліва від запису. Для виділення декількох записів як групи виділите перший запис і, утримуючи натиснутою клавішу Shift, виділіть інші. Можна виділяти тільки суміжні групи записів. Для виділення всіх записів варто клацнути по порожньому квадратику на перетинанні заголовків рядків і стовпців, або натиснути Ctrl+A, або вибрати в меню Правка команду Виділити всі записи. Нові записи вставляються автоматично. Після початку введення запису під ним з'являється новий рядок для наступного запису. Нові записи завжди додаються вставляються наприкінці таблиці, не можна вставити нові записи між уже наявними. Для видалення запису потрібно його виділити і: ( клацнути по кнопці Видалити запис на панелі інструментів; ( вибрати в меню Правка команду Видалити або Видалити запис. Різниця команд Видалити й Видалити запис виявляється тільки при виділенні фрагмента запису: перша видаляє фрагмент, а друга ( весь запис. При виділенні всього запису дії команд аналогічні. Для копіювання й переміщення даних використовуються команди Вирізувати, Копіювати та Вставити меню Правка, а також однойменні кнопки панелі інструментів. Іноді потрібно зафіксувати один із стовпців на екрані, у той час як інші стовпці будуть прокручуватися у вікні вліво й вправо. Ви можете зафіксувати один або декілька стовпців, виділяючи їх, а за тим по команді Формат/Закріпити стовпці Access пересуне зафіксовані стовпці в лівий кінець екрана і зафіксує їх так, що під час прокручування вони будуть залишатися на місці. Скасувати фіксацію стовпців можна командою Формат/Звільнити всі стовпці. Для сортування записів у режимі таблиці виберіть поле, по якому буде виконуватися сортування, і виконайте одну з наступних дій: - Для сортування по зростанню натисніть кнопку Сортування по зростанню. - Для сортування по убуванню натисніть кнопку Сортування по убуванню. У режимі таблиці є можливість виділити відразу два або декілька сусідніх стовпців, а потім виконати по ним сортування. Сортування записів починається з крайнього лівого стовпця. Порядок сортування зберігається в Microsoft Access при зберіганні об'єкта в режимі таблиці. Існують чотири засоби, використовувані для відбору записів за допомогою фільтрів: фільтр по виділеному фрагменту, звичайний фільтр, поле Фільтр для і розширений фільтр. Фільтр по виділеному фрагменту, звичайний фільтр і поле Фільтр для є найпростішими засобами відбору записів. Якщо можна легко знайти й вибрати у формі, підлеглої формі або в об'єкті в режимі таблиці значення, що повинні містити записи, що відбираються, варто використовувати фільтр по виділеному фрагменту. Звичайний фільтр використовується для відбору шуканих значень із списку без перегляду всіх записів у таблиці або формі, або при вказівці декількох умов відбору одночасно. Поле Фільтр для використовується, якщо фокус уведення знаходиться в полі форми або таблиці і потрібно ввести конкретне шукане значення або вираження, результат якого буде використовуватися в якості умови відбору. Для створення складних фільтрів, варто використовувати вікно розширеного фільтра. Для застосування фільтра по виділеному фрагменту в полі об'єкта в режимі таблиці знайдіть значення, що повинні містити записи, що включаються в результуючий набір при застосуванні фільтра. Виберіть це значення і натисніть кнопку Фільтр по виділеному на панелі інструментів. Засіб вибору значення визначає, які записи будуть відібрані фільтром. Процедуру варто повторювати, поки не будуть задані всі умови відбору записів. Примітки: Фільтри зберігаються автоматично при зберіганні таблиці. Таким чином, при повторному відкритті таблиці можна знову застосувати збережений фільтр. Фільтр дозволяє відбирати записи, що не містять вибраного значення. Виберіть значення, натисніть праву кнопку миші і виберіть команду Виключити виділене. Для застосування звичайного фільтра відкрийте таблицю в режимі таблиці. Натисніть кнопку Змінити фільтр на панелі інструментів, щоб переключитися у вікно звичайного фільтра. Виберіть поле для завдання умови відбору, якій повинні задовольняти записи, що включаються в результуючий набір записів. Уведіть умову відбору, обравши шукане значення в списку значень, що розкривається, поля (якщо список містить значення полів), або введіть у поле значення з клавіатури. - Для пошуку записів, у яких установлені або зняті прапорець, вимикач або перемикач, вибирайте їх за допомогою миші, поки вони не одержать потрібне значення. Якщо потрібно повернути їх у вихідний невизначений стан, продовжуйте вибирати прапорець, вимикач або перемикач. - Для пошуку записів, що мають у конкретному полі порожні або непорожні значення, введіть у це поле вираження Is Null або Is Not Null. (Дане вираження можна вибрати в списку, що розкривається, для полів із типами даних «Поле MEMO» або «Поле об'єкта OLE», а також для полів у запитах, що обчисляються). - Для пошуку записів із використанням умови відбору, що задається вираженням, уведіть вираження у відповідне поле або створіть його за допомогою будівника виражень. Якщо задати значення в декількох полях, фільтр буде повертати тільки ті записи, у котрих кожне з полів містять зазначене значення. Для того щоб зазначити декілька значень, котрі запис, що включається в результуючий набір, може містити в однім полі, виберіть вкладку Або, ярличок якої знаходиться в лівому нижньому куту вікна. Фільтр буде повертати записи, що містять у полях усі значення, зазначені на вкладці Знайти, або всі значення, зазначені на першій вкладці Або, або всі значення, зазначені на другій вкладці Або і т.д. Натисніть кнопку Застосувати фільтр на панелі інструментів. Для застосування поля Фільтр для відкрийте таблицю в режимі таблиці та виконайте одну з наступних дій: - Клацніть правою кнопкою поле, для якого вказується умова відбору, а потім уведіть значення, що буде використовуватися як умова відбору, у поле Фільтр для в контекстному меню. Наприклад, для відбору всіх записів, у яких у полі «Місто» міститься слово «Лондон», клацніть правою кнопкою поле «Місто» і введіть слово «Лондон» у поле Фільтр для. - Для вказівки більш складної умови відбору надрукуйте повне вираження, використовуючи відповідні комбінації ідентифікаторів, операторів, знаків і значень, що підставляються. Наприклад, щоб знайти всі записи, у яких поле «Посада» включає слово «Маркетинг» у будь-якому місці поля, клацніть правою кнопкою поле «Посада» і введіть слово *Маркетинг* у поле Фільтр для. Для перегляду тільки записів для замовлень, відвантажених більш ніж на 15 днів пізніше призначеної дати, уведіть вираження [ДатаВиконання]-[ДатаПризначення]>15. (В останньому прикладі не має
значення, яке поле в таблиці вибирається для введення вираження).

Виконайте одну з наступних дій:

— Щоб застосувати фільтр і закрити контекстне меню, натисніть клавішу
Enter.

— Щоб застосувати фільтр і лишити контекстне меню відкритим (із тим щоб
мати можливість зазначити додаткову умову для поля), натисніть клавішу
Tab. Уведіть нову умову і натисніть клавішу Tab ще раз. Повторюйте ці
дії доти, поки не будуть отримані всі необхідні записи.

Для застосування розширеного фільтра відкрийте таблицю в режимі таблиці
і виберіть у меню Записи команду Фільтр і підкоманду Розширений фільтр.
Додайте в бланк поле або поля, для яких будуть задані шукані значення
або інші умови, використовувані у фільтрі для відбору записів.

Для вказівки порядку сортування виберіть осередок у рядку Сортування для
конкретного поля, натисніть кнопку розкриття списку і виберіть порядок
сортування.

У Microsoft Access записи сортуються спочатку за значеннями поля,
розташованого в лівому стовпці бланка, потім за значеннями поля, у
наступному стовпці справа і т.д.

Зазначте шукане значення або введіть вираження в рядок Умова відбору для
полів, включених у бланк.

Для того щоб застосувати фільтр, натисніть кнопку Застосування фільтра
на панелі інструментів.

Пошук потрібної інформації можна здійснити за допомогою діалогового
вікна Пошук. Для знаходження запису помістите курсор на першому рядку в
полі. На панелі інструментів клацніть на кнопці Знайти або виберіть
команду Знайти меню Правка. Появиться діалогове вікно Пошук у полі:…. У
рядку Зразок зазначте потрібну інформацію. У текстовому полі Збіги
визначте, яку частину поля ви хочете порівнювати. Рекомендується набрати
поле цілком. У полі Просмотр визначається область пошуку. Перемикачі З
урахуванням регістра і З урахуванням формату полів дозволяють
враховувати зазначені параметри. Опцію Тільки в поточному полі необхідно
відзначити для пошуку у відзначеному полі.

Клацніть на кнопку Знайти. Access знайде перший із записів. Щоб знайти
наступний запис, клацніть Знайти далі. Коли всі записи з інформацією
закінчаться, Access видає повідомлення: «Пошук записів завершений.
Зразок не знайдений».

Заміну інформації можна здійснити за допомогою команди Заміна меню
Правка. Появиться діалогове вікно Заміна в поле:…. Уведіть зразок пошуку
в поле Образец і значення, що підставляється, в поле Заменить на. Якщо
точне значення невідомо, задайте зразок пошуку за допомогою знаків, що
підставляються. Визначите інші необхідні параметри в діалоговому вікні
Заміна. Для одночасної заміни усіх входжень зразка натисніть кнопку
Замінити усе. Для того щоб виконувати заміну кожного входження по
окремості, натискайте кнопку Знайти далі, а потім кнопку Замінити. Для
пропускання поточного входження й пошуку наступного натисніть кнопку
Знайти далі.

Примітка. Швидше виконати заміну великої кількості даних або зробити
обчислення з даними (наприклад, підвищити всі оклади в таблиці
«Співробітники» на 5 відсотків) можна за допомогою запиту на
відновлення, а не за допомогою діалогового вікна Заміна. Проте, при
цьому неможливо виконувати заміну окремих входжень із підтвердженням.
Крім того, запит на відновлення при виконанні пошуку і заміни даних у
декількох полях стає достатньо громіздким.

ФОРМАТУВАННЯ ТАБЛИЦЬ

Форматування звичайно застосовується для полегшення перегляду таблиць.
Багато змін можна виконати за допомогою меню Формат.

Найбільш часто доводиться зустрічатися з проблемою, побачити цілком
зміст полів. Для цього можна збільшити ширину стовпця або висоту
осередку, щоб у ній відображалося декілька рядків.

Найпростішим засобом зміни ширини стовпця є перетягання заголовка цього
стовпця. Для цього покажчик миші необхідно встановити між двома
заголовками стовпців так, щоб він прийняв вид вертикальної лінії зі
стрілками вліво та вправо. Натиснувши ліву кнопку можна перетягнути
стовпець вліво або вправо. При цьому регулюється ширина лівого стовпця,
а правий тільки зміщається.

Більш точним засобом зміни ширини стовпця є використання діалогового
вікна Ширина стовпця, що викликається командою Ширина стовпця… меню
Формат. У вікні можна встановити ширину по умовчанню за допомогою
перемикача Стандартна ширина; або встановити кількість символів по
ширині стовпця за допомогою текстового поля Ширина стовпця. Щиголь по
кнопці По ширині даних установить ширину стовпця такою, щоб вона
відповідала найдовшому рядку даних цього стовпця. Для застосування
обраного варіанта клацніть по ОК.

Якщо ви плануєте надрукувати таблицю, для того, щоб на роздруківці між
записами був деякий інтервал, вам може знадобитися збільшити висоту
рядків. Щоб змінити висоту рядків, варто перетягнути межу однієї з них.
При цьому висота встановлюється для всіх рядків таблиці.

Інший засіб зміни висоти рядків ( використання діалогового вікна Висота
рядка, що викликається однойменною командою меню Формат.

Висота рядка вимірюється в пунктах — одиницях, рівних приблизно 1/28 см,
щоб між рядками був інтервал, Access обчислює значення стандартної
висоти рядка, що перевищує приблизно на 30 % розмір поточного шрифту.
Можна ввести нове значення висоти рядка в полі введення. Якщо буде
вибрано число менше, чим розмір шрифту, то під час друку рядки будуть
перекриватися.

На відміну від звітів і форм, не можна форматувати деякі поля або
елементи таблиці окремо від інших. Зміни будуть застосовані до всієї
таблиці. Ці зміни відображаються тільки в режимі таблиці і не будуть
застосовані до звітів, формам і запитам.

Для вибору іншого шрифту варто скористатися командою Шрифт… меню
Формат. У вікні, що появиться, можна вибрати шрифт, накреслення, розмір,
цвіт, установити ключ підкреслений.

Зовнішній вигляд осередку можна змінити за допомогою діалогового вікна
Вид сітки, що викликається командою Осередку… меню Формат. У ньому
можна змінити колір фона, колір ліній сітки між рядками й стовпцями,
зазначити в полі Лінії сітки, відображати ці лінії або ні, і вибрати
стиль оформлення.

Після того як буде створений макет таблиці відповідно до вимог, варто
зберегти новий макет таблиці, виконавши команду Файл/Зберегти. Access
також запитає, потрібно чи зберегти новий макет таблиці, якщо ви
намагаєтеся закрити таблицю, у якій були зроблені деякі зміни.

Ви можете змінити використовуваний по умовчанню шрифт для усіх таблиць.
Для цього виконайте команду Сервіс/Параметри. У діалоговому вікні
Параметри на вкладці Режим таблиці встановите потрібний шрифт, розмір,
насиченість (світлий, нормальний, напівжирний і т.д.), курсив і
підкреслення. Ви можете установити використовувану по умовчанню ширину
стовпця й режим виведення сітки.

СТВОРЕННЯ ЗВ’ЯЗКІВ МІЖ ТАБЛИЦЯМИ

Access дозволяє будувати реляційні бази даних, таблиці яких можуть бути
зв’язані між собою. Зв’язок між таблицями визначає тип відношення між
їхніми полями. Як правило, зв’язують ключове поле однієї таблиці з
відповідним йому полем іншої таблиці, яке називають полем зовнішнього
ключа.

Зв’язані поля можуть мати різну назву, але типи даних повинні бути
однакові й однакові значення властивостей.

Для створення зв’язку між таблицями відкрийте вікно Схема даних командою
Схема даних меню Сервіс. Потім виберіть у меню Зв’язки або контекстному
меню вікна команду Додати таблицю… і в діалоговому вікні Додавання
таблиці зазначте таблиці, що використовуються для встановлення зв’язків.
Після щигля по кнопці Закрити у вікні Схема даних кожна таблиця
з’явиться у своєму вікні. Клацніть по полю, що зв’язується, в одній
таблиці і перетягніть покажчик при натиснутій кнопці миші з поля, що
виділяється, до поля-призначення. Появиться діалогове вікно Зв’язки, у
якому буде запропонований зв’язок між цими таблицями.

Тепер шляхом установлення типу відношень між таблицями варто визначити
параметри зв’язку. Активізуйте опцію Забезпечення цілісності даних, що
забезпечить перевірку посилальної цілісності зв’язку між обома
таблицями. Така перевірка дозволяє уникнути ряду помилок, що
припускаються при видаленні записів із первинної таблиці та введенні
інформації у пов’язану таблицю. Наприклад:

додавання в пов’язану таблицю записів, для яких відсутній відповідний
запис у головній таблиці;

здійснення змін у головній таблиці, що призведуть до появи «осиротілих»
записів у пов’язаній таблиці;

видалення записів у головній таблиці, на які посилаються записи з
пов’язаної таблиці.

Кнопка Об’єднання використовується для вибору типу об’єднання,
використовуваного по умовчанню при створенні запитів на основі
пов’язаних таблиць.

Після натискання кнопки Створити у вікні Зв’язки створений зв’язок між
таблицями відобразиться графічно.

Між двома таблицями може бути задано тільки одне відношення, тип якого
можна змінити.

Для видалення зв’язку виділіть у вікні Схема даних зв’язок і натисніть
клавішу Delete. Після чого підтвердьте це рішення.

РОБОТА З ФОРМАМИ

Форма є зручним засобом уведення даних, якщо дані, що вводяться, будуть
змінюватися часто, оскільки в режимі форми можна сконцентрувати увагу на
даних, стосовних до визначеного запису, наприклад, на інформації, що
стосується конкретного клієнта.

Будь-яка форма будується на основі Access-таблиці або запиту. Імена
полів витягаються зі специфікації таблиці, а поля у формі можна
розташувати за своїм розсудом. При цьому треба визначити послідовність
розташування полів у формі, об’єднавши логічно взаємозалежні поля в
групи, а також внести у форму елементи керування. На основі однієї
таблиці користувач може побудувати декілька форм: одну — для керівника,
другу — для бухгалтера, третю — для робітника складу і т.д.

Уся інформація форми міститься в її елементах керування, деякі з них
безпосередньо зв’язані з полями базової таблиці. У таких елементах можна
показати зміст відповідних полів таблиці і внести в них зміни. Інші
елементи форми, наприклад назви полів, служать для її оформлення.

У формах можна виділити для кожного поля стільки місця, скільки
потрібно, і можна вводити інформацію відразу в декілька таблиць.

Кожну Access-форму можна представити на екрані в одному із трьох
режимів:

— у режимі конструктора;

— у режимі форми (робочому режимі);

— у режимі таблиці.

Переключення між перерахованими режимами здійснюється або за допомогою
команд меню Вид, або за допомогою кнопки Вид на панелі інструментів
(перша кнопка зліва), що відкриває список із назвами режимів.

Режим конструктора форми встановлюється за допомогою команди Конструктор
меню Вид і використовується для проектування форми.

Рис.. 5.1. Представлення форми в режимі проектування

Команда Режим форми меню Вид установлює робоче представлення форми. У
цьому режимі користувач може добавляти, видаляти, обновляти або
відображати дані в таблиці, для якої розроблена форма. Дані
відображаються по записах (наведена інформація тільки з одного запису)
або у вигляді таблиці (на екрані присутні декілька записів).
Представлення по записах рекомендується використовувати для додавання
даних, а також для їхньої зміни.

Рис. 5.2. Робоче представлення

Представити форму в режимі таблиці дозволяє команда Режим таблиці меню
Вид. У цьому режимі користувач може одночасно побачити декілька
неотформатованих записів без елементів керування.

Форма, подана в режимі таблиці не завжди ідентична таблиці, на основі
якої вона створена. Порядок розташування полів у формі й у вихідній
таблиці може не збігатися.

Рис. 5.3. Представлення форми в режимі таблиці

Щоб приступити до проектування форми, клацніть у вікні бази даних на
вкладці Форми, а потім на кнопці Створити. У результаті відкриється
діалогове вікно створення форми. Або відкрийте базу даних і виберіть у
вікні бази даних таблицю або запит, що ви хочете використовувати для
створення форми. Виконайте команду Вставка/Форма або виберіть Нова форма
в списку кнопки Новий об’єкт на панелі інструментів, і Access відкриє
вікно діалогу Нова форма.

Рис. 5.4. Діалогове вікно створення форми

У полі зі списком, розташованому в нижній частині вікна діалогу, Access
виводить ім’я таблиці або запиту, обраного у вікні бази даних. Для
вибору іншої таблиці або запиту, розкрийте список цього поля, що містить
перелік усіх таблиць і запитів у поточній базі даних. У ньому варто
вибрати таблицю, на якій буде базуватися форма, а у верхньому списку
засіб створення і клацнути на кнопці ОК.

У цьому вікні діалогу можна вибрати Конструктор і одного із шести
майстрів: Майстер форм, Автоформа: у стовпець, Автоформа: стрічкова,
Автоформа: таблична, Діаграма та Зведена таблиця. Конструктор дозволяє
самостійно створювати нову форму «із нуля»: це найскладніший засіб, але
забезпечує найбільшу гнучкість. Майстри Автоформа: у стовпець,
Автоформа: стрічкова й Автоформа: таблична створюють форму відповідного
типу, використовуючи установки по умовчанню. Майстер форм виконує
автоматичне створення форми на основі обраних полів. Майстер Діаграма
будує форму з діаграмою і супроводжує вас на всіх етапах визначення
вихідних даних і настроювання діаграми. Майстер Зведена таблиця створює
форму з упровадженим об’єктом Microsoft Excel і показує, як
використовувати можливості зведеної таблиці Excel для представлення
підсумкових даних у додатку Access.

ВИКОРИСТАННЯ АВТОФОРМИ

Автоформа являється найпростішим, але найменш гнучким засобом створення
форми, вона просто переносить поля з таблиці у форму.

Для створення автоформи необхідно в діалоговому вікні Нова форма вибрати
один із пунктів: Автоформа: у стовпець, Автоформа: стрічкова або
Автоформа: таблична. У списку, що розкривається, насподі діалогового
вікна виберіть таблицю і клацніть по ОК.

Якщо створена форма вас не влаштовує, видалите її. Щоб видалити форму,
закрийте її і виберіть Ні на питання про зберігання зміни.

ВИКОРИСТАННЯ МАЙСТРА ФОРМ

Майстер форм подає компромісне рішення між автоматизацією засобами
Автоформи і гнучкістю створення форм із нуля.

Для запуску Майстра форм необхідно у вікні Нова форма вибрати пункт
Майстер форм. Щиголь по кнопці ОК запустить Майстра форм.

У першому діалоговому вікні в списку Таблиці/Запити вибирається таблиця,
із якої будуть відбиратися поля, у списку Доступні поля необхідно
виділити поле для включення у форму. Щиголь по кнопці > переміщає поле в
список Обрані поля. Для переносу всіх полів використовується кнопка >>.
Можна послідовно перебрати всі таблиці і перенести в список Обрані поля
необхідні поля. Кнопки < і << дозволяють повернути поля назад. У другому вікні треба вибрати зовнішній вигляд форми: в один стовпець, стрічковий, табличний або вирівняний. У наступному вікні вибирається стиль оформлення створюваної форми, відображуваний у лівій частині вікна. В останньому вікні в поле Задайте ім'я форми вводиться назва форми. Майстер помістить цей заголовок в осередок властивості форми Підпис і збереже форму під цим ім'ям. Вибір режиму Відкриття форми для перегляду й уведення даних переводить прямо в режим форми. Режим Зміна макета форми відкриває нову форму в режимі конструктора. Перемикач Вивести довідку по роботі з формою інформує про роботу з формою або її настроювання. Після щигля по кнопці Готово появиться готова форма. ВИКОРИСТАННЯ МАЙСТРА ЗВЕДЕНА ТАБЛИЦЯ Для запуску майстра Зведена таблиця необхідно у вікні Нова форма вибрати пункт Зведена таблиця. Щиголь по кнопці ОК запустить майстра Зведена таблиця. У першому діалоговому вікні Створення зведених таблиць майстер інформує, що Access створює форму зі зведеною таблицею Excel і як перейти до її редагування в Excel. У наступному вікні відбираються поля для включення у зведену таблицю за допомогою списків Таблиці/Запити, Доступні поля й Обрані поля. Після чого Access переходить до Майстра зведених таблиць Excel, де необхідно визначити структуру таблиці і клацнути по кнопці Готово. У результаті буде створена Зведена форма. Кнопка Змінити зведену таблицю дозволяє повернутися в Excel для редагування таблиці. Після закриття форми й підтвердження її зберігання необхідно визначити ім'я форми і клацнути по кнопці ОК. ВИКОРИСТАННЯ МАЙСТРА ДІАГРАМА Серед форм різноманітних типів найбільше поширеною є форма, що містить діаграму. Щоб приступити до проектування форми з діаграмою, варто запустити майстер Діаграма. Для цього у діалоговому вікні Нова форма треба вибрати таблицю, на якій буде базуватися форма, а у верхньому списку елемент Діаграма і клацнути на кнопці ОК. На екрані появиться перше діалогове вікно майстра діаграм Створення діаграм. Якщо форма повинна містити всі поля таблиці, варто виконати щиголь на кнопці з подвійною стрілкою >>. Якщо ж у форму необхідно включити лише
деякі поля, потрібно маркірувати в лівому списку Припустимі поля
необхідне поле, а потім натиснути кнопку переносу > для переносу його в
список Поля діаграми. Маркіруйте поля в тій послідовності, у якій вони
повинні бути подані у формі.

Поле, внесене у форму помилково, легко видалити. Для цього достатньо
маркірувати його в правому списку і виконати щиголь на кнопці зі
стрілкою вліво <. Після щигля на кнопці Далі на екрані появиться вікно вибору типу діаграми. Правильний тип діаграми дозволяє наочно представити значення обраних полів. Після щигля на кнопці Далі появиться діалогове вікно, у якому треба задати написи на діаграмі, її легенду й тип обчислень, заповнивши шляхом перетягання поля Оси, Ряди і Дані, якщо майстер самостійно заповнив їх неправильно. Для встановлення операції над полем Дані потрібно двічі клацнути по мітці й у діалоговому вікні, що з'явилося, треба вибрати в списку одну з операцій: Відсутня (не виконувати дії) Сума (підсумовування даних) Мінімум (визначення мінімального значення) Максимум (визначення максимального значення) Число (підрахунок кількості записів). Натисніть кнопку Далі і перейдіть до останнього вікна майстра діаграм, у якому треба ввести заголовок для діаграми. По умовчанню в якості заголовка діаграми використовується ім'я базової таблиці. Крім цього слід указати необхідність виведення легенди і визначити подальші дії за допомогою перемикачів: відкриття форми з діаграмою й зміна структури форми або діаграми. Перемикач Вивести довідку по роботі з діаграмою інформує про форматування діаграми. Для завершення роботи клацніть по кнопці Готово. Access опрацьовує діаграми за допомогою додатка Microsoft Graph - програми ділової графіки, що входить у комплект постачання Microsoft Office. Програма Microsoft Graph активна доти, поки діаграма знаходиться на екрані, і припиняє свою роботу тільки при закритті вікна діаграми. Створену діаграму завжди можна модифікувати. Наприклад, змінити її тип, параметри, орієнтацію даних, а також додати нові або видалити непотрібні елементи. Для внесення змін у діаграму варто викликати програму Microsoft Graph, виконавши подвійний щиголь на діаграмі у вікні конструктора форм. Після внесення змін знову переключитеся у вікно діаграми і збережіть внесені зміни. СТВОРЕННЯ ФОРМИ «ІЗ НУЛЯ» Найбільше потужним засобом створення форми є Конструктор форм. У цьому режимі можна точно визначити, де помістити кожне поле і як його форматувати. Для переходу в режим Конструктора форм необхідно в діалоговому вікні Нова форма виділити Конструктор. У списку, що розкривається, вибрати таблицю або запит. Надалі цього зробити не можна. У режимі конструктора використовується тільки одна таблиця. Щиголь по кнопці ОК запускає Конструктора форм. Екран конструктора форм схожий на світлове табло, куди поміщаються елементи форми. Будь-яка форма містить декілька областей, що дозволяє автоматизувати процес її оформлення. Функції кожної області найбільш яскраво виявляються в багатосторінкових формах. Нижче приведений стислий огляд областей Access-форм. - Заголовок форми - розташований на першій сторінці форми перед верхнім колонтитулом. - Верхній колонтитул - по умовчанню поміщається на кожну сторінку форми. Його появу можна заблокувати на сторінках, що містять шапку або резюме. Звичайно, верхній колонтитул містить заголовки колонок. - Область даних - елементи цієї області повторюються для кожного обраного з таблиці запису. - Нижній колонтитул - присутній на кожній сторінці форми. Частіше всього його використовують для відображення номерів сторінок. По умовчанню майстер форм уводить у нижній колонтитул функцію =Page. Якщо форма містить багато записів і займає декілька сторінок, вони автоматично нумеруються. Крім того, майстер форм уводить у нижній колонтитул вираження =Now(), що під час генерації форми заміняється поточною датою. - Примітка форми - додається наприкінці форми і може містити резюме до усієї форми. Це остання область проекту форми, але при друці вона передує нижньому колонтитулові останньої сторінки. У процесі роботи використовуються Панель елементів і Список полів, що виводяться щиглем по кнопці Панель елементів і/або кнопці Список полів панелі інструментів, або однойменними командами меню Вид. Щоб додати до форми яке-небудь поле, необхідно перетягнути його зі Списку полів в Область даних. Можна перетягнути відразу декілька полів, виділив їх. Для виділення суміжних полів клацніть перше поле і, утримуючи натиснутої клавішу Shift, клацніть останнє поле. Для виділення несуміжних полів щиглі по полях виконуються при натиснутій клавіші Ctrl. Для виділення всіх полів двічі клацніть по рядку заголовка Список полів. Для точного вирівнювання полів можна скористатися командою Прив'язати до сітки меню Формат. УВЕДЕННЯ ДАНИХ У ФОРМУ Для введення даних необхідно відкрити форму, скориставшись командою Форма меню Вид для входу в режим Форма, а, якщо вона ще не була відкрита, вибрати вкладку Форма у вікні бази даних і двічі клацнути по ній. Клацніть по полю, із якого починається введення, і введіть дані. Для переходу до наступного поля натисніть Tab, а для повернення назад Shift+Tab. Дійшовши до останнього поля натискання Tab перемістить до першого поля нового, порожнього запису. При введенні записи автоматично зберігаються. ЗМІНА ФОРМИ Переміщення полів Для переміщення поля необхідно виділити його щиглем по назві поля (для виділення декількох полів при щиглі треба тримати натиснутою клавішу Shift), установити покажчик миші так, щоб він прийняв вигляд руки, натиснути ліву кнопку і перетягнути поле на нове місце, після чого відпустити кнопку. Уведення тексту Для додавання до форми тексту: заголовка, підзаголовка, пояснювального напису і т.д. клацніть у Панелі елементів по кнопці Напис (із заголовною буквою А). Покажчик прийме вигляд заголовної букви А зі знаком плюс поруч. Клацніть по місцю введення тексту, з'явиться маленький квадрат, у який треба ввести текст. Щиголь по будь-якому місцю поза областю тексту закінчує введення. Текст потім можна перемістити як і будь-яке поле. Перегляд верхніх і нижніх колонтитулів Крім області даних форма може мати колонтитули, заголовки й примітки. Для виведення їх на екран виберіть у меню Вид команду Колонтитули, Заголовок/примітка форми. Текст у них добавляється як і в область даних. Для вимикання цих областей ці команди вибираються повторно. Зміна довжини поля Для зміни довжини поля клацніть по області поля для її виділення, підведіть покажчик миші до правого краю (стрілка повинна перетворитися у двосторонню) і перетягніть поле. Форматування Для надання формі більш привабливого вигляду використовуються інструменти Панелі форматування. Для форматування необхідно виділити потрібний елемент, а потім застосувати потрібний інструмент. Панель форматування містить списки полів таблиці, шрифт і розмір, кнопки напівжирного, курсивного і підкресленого накреслення, вирівнювання по лівому краю, центру та по правому краю й кнопки зі списками для зафарбування виділеної області, зміни кольору тексту, кольору контуру виділеної області, додавання обрамлення і спеціальних ефектів. Зміна послідовності переходу При переміщенні полів і зміні їхнього розташування послідовність переходу автоматично не змінюється. Для зміни послідовності переходу виберіть команду Послідовність переходу... меню Вид і в однойменному вікні перетягніть поля нагору або униз на потрібне місце. Для завдання послідовності переходу з урахуванням поточного розташування полів у формі клацніть по кнопці Авто. Порядок виконання роботи Завдання 1. СТВОРЕННЯ ТАБЛИЦІ ЗА ДОПОМОГОЮ КОНСТРУКТОРА ТАБЛИЦЬ 1. Для створення таблиць, що містять спеціальні поля, котрих немає в розпорядженні майстра, і одержання більшої свободи дій варто скористатися режимом конструктора таблиці. 2. Для створення таблиці в режимі конструктора в діалоговому вікні Нова таблиця варто вибрати варіант Конструктор. Після натиснення кнопки OK ви потрапляєте у вікно конструктора таблиці. 3.Створення таблиці визначається в області проекту таблиці. Проект таблиці складається з трьох колонок - Ім'я поля, Тип даних, Опис. У першу колонку вводиться найменування поля, у другу його тип і в третю розшифровування, які дані будуть заноситися в це поле. Тип даних найбільше важлива властивість для поля. Тип визначається для того, щоб зазначити, якого типу дані будуть вводитися у відповідне поле. 4. Для створення полів таблиці необхідно у першому порожньому рядку в стовпці Ім'я поля ввести ім'я, що містить до 64 символів, крім . , ! , (, [, ]. Натиснувши клавішу Tab, перемістимося до стовпця Тип даних, у якому появиться стрілка, що розкриває список типів поля: Тип даних вибирається відповідно до призначення й використання конкретного поля. 5. У нижній половині діалогового вікна знаходиться секція Властивості поля, де відображаються властивості обраного типу поля, що можна змінювати. Параметри форматування змінюються в залежності від типу поля. 6. На вкладці Загальні можна встановити наступні властивості полів: Розмір поля - Ця властивість задає максимальний розмір даних, для збереження яких призначене дане поле; по умовчанню встановлюється 50 символів. Для числового типу даних розмір поля може бути таким: Нові значення - Ця властивість визначає засіб збільшення значення поля лічильника при додаванні в таблицю нових записів, може приймати значення: послідовні або випадкові. Формат поля - Установлює формат представлення даних при виведенні на екран або друк. Для типів даних Числовий, Грошовий, Лічильник існує стандартний набір форматів поля. Для типу Дата/Час існує набір форматів поля, приведений нижче разом із прикладами: - Повний формат дати - Установлюється по умовчанню 15.04.94 05:30:10 PM; - Довгий формат дати - Середа, 15 квітня 1994; - Середній формат дати 15-апр-94; - Довгий формат часу 05:30:10 РМ; - Середній формат часу 05:30 РМ; - Стислий формат часу 17:30. Для логічного типу даних використовується наступний набір форматів: - Так/Ні; - Істина/Неправда (Установлюється по умовчанню); - Вкл/Выкл. Число десяткових знаків - Для числового й грошового типів даних ви можете задати число знаків, виведених після коми. Маска введення - Для текстового, числового і грошового типів даних, а також для типу Дата/Час можна задати маску введення, що користувач побачить при введенні даних у це поле. Підпис - Містить напис, що виводиться поруч із полем у формі або звіті. Значення по умовчанню - Визначає значення по умовчанню для всіх типів даних, крім Лічильника, МЕМО й Об'єкта OLE. Для числового типу значенням по умовчанню являється 0, а для текстового і МЕМО типів - Null. Умова на значення - Визначає множину значень, що користувач може вводити в це поле при заповненні таблиці. Наприклад, < 100 означає, що значення поля повинно бути менше 100. Можна також перевіряти збіг значень. Наприклад, можна ввести список припустимих назв міст: “Чикаго” or “Нью-Йорк”, із котрим Access буде звіряти значення, що вводиться. Нарешті, можна визначити складне вираження, що може містити будь-які вбудовані функції. Повідомлення про помилку - Визначає повідомлення, що Access буде виводити на екран, коли значення, що вводиться, не задовольняє умові на значення. Обов'язкове поле - Установка, що вказує на те, що дане поле обов'язково варто заповнити. Якщо не припускається, щоб у цьому полі зберігалося значення Null, то значення цієї властивості повинно бути Так. Порожні рядки - Для текстових і МЕМО полів можна дозволити введення порожніх рядків Індексоване поле - Для полів із типом даних Текстовий, Числовий, Грошовий, Дата/Час і Лічильник, щоб прискорити доступ до даного, можна задати побудову індексу. Можна також зазначити, щоб значення, що зберігаються в індексованому полі, не повторювалися. 7. У будь-який момент після введення першого поля можна переключитися в режим таблиці, щоб переглянути, як буде виглядати таблиця. Для цього використовується команда Режим таблиці меню Вид. 8. Щоб призначити деяке поле в режимі конструктора в якості ключового, необхідно виділити поле і вибрати команду Ключове поле меню Правка. 9. При роботі з таблицями можна використовувати два режими: режим конструктора та режим таблиці. Для переключення між режимами використовується команда Конструктор або Режим таблиці меню Вид. При переході з режиму конструктора в режим таблиці доведеться зберігати роботу. При необхідності варто зазначити ім'я таблиці. 10. Для переключення режимів можна використовувати кнопку Вид панелі інструментів. Оформлення та захист звіту Звіт по результатах виконання завдань практичного заняття оформляється в вигляді файлу. Завдання 1. СТВОРЕННЯ ТАБЛИЦІ ЗА ДОПОМОГОЮ КОНСТРУКТОРА ТАБЛИЦЬ Завдання 2. Створити форму для поповненння розробленої таблиці даними. У звіті приводяться мета і завдання заняття, роздрукований файл з текстом виконаних завданнь, висновок. Захист виконується у вигляді тестового контролю знань слухача магістратури по темі практичного заняття після здачі підготовленого звіту. Запитання до самоконтролю Що таке база даних і з яких елементів вона складається? Яке призначення таблиць в базі даних? Яке призначення запитів в базі даних? Яке призначення форм в базі даних? Яке призначення звітів в базі даних? Яке призначення модулів в базі даних? Які є методи створення таблиць бази даних? Які є методи створення форм бази даних?

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *