Робота в середовищі Access по редагування та налагодженню бази даних (реферат)

Робота в середовищі Access по редагування та налагодженню бази даних.

Завдання заняття: створення запитів та звітів в базі даних. Пошук за
допомогою різноманітних запитів в створеній базі даних. Правила вбудови
модулів БД.

Тривалість 2 год.

Основні теоретичні положення

РОБОТА ІЗ ЗАПИТАМИ

Запити призначені для перегляду, зміни та аналізу даних. Вони
використовуються також у якості джерела записів при створенні форм і
звітів. Запит по суті є більш формальним засобом сортування й
використання фільтрів. Одним із найбільше поширених запитів є запит на
вибірку, що виконує вибір даних з однієї або декількох таблиць
відповідно до заданих користувачем критеріїв.

Найпростішим засобом створення запиту являється використання майстра, а
найпростішим майстром запитів є Майстер простих запитів. Інші майстри є
спеціалізованими.

Для створення запиту відкрийте базу даних, виберіть вкладку Запити і
клацніть по кнопці Створити. Access відкриє вікно діалогу Новий запит,
призначене для вибору способу створення запиту.

Access пропонує такі способи для створення запитів:

— Конструктор — Дозволяє самостійно створити запит.

— Простий запит — Створює запит на вибірку з визначених полів.

— Перехресний запит. Створює запит, дані в якому мають компактний
формат, подібний представленню даних в електронних таблицях. Виводить з
одного поля підсумкові значення, такі, як суми та середні розміри, і
групує їх по одному набору факторів, перерахованих у лівій частині
сторінки даних у вигляді заголовків рядків, і по іншому набору факторів,
перерахованих уздовж верхньої частини сторінки даних у вигляді
заголовків стовпців.

— Повторювані записи. Створює запит на пошук повторюваних записів із
таблиці або простого запиту.

— Записи без підпорядкованих. Створює запит, що вибирає з таблиці
запису, не пов’язані із записами з іншої таблиці.

Майстер простих запитів дозволяє виділити поля, що варто відобразити, і
усе. Для його запуску виберіть Простий запит, у результаті появиться
діалогове вікно Створення простих запитів.

Списки Таблиці/Запити і Доступні поля дозволяють відібрати поля для
списку Обрані поля. При виборі полів із декількох таблиць ці таблиці
повинні бути зв’язаними. У залежності від обраних полів у новому вікні
можна задати відбір записів докладний (виведення кожного поля кожного
запису) або підсумковий. Другий варіант активізує кнопку Підсумки для
вибору підсумків, що обчисляються, і використовуваної функції. Можна
включити опцію Підрахунок записів. У наступному вікні в поле Задайте
ім’я запиту введіть заголовок запиту і визначте подальші дії за
допомогою перемикачів:

— відкриття результатів виконання запиту;

— зміна структури запиту.

Перемикач Вивести довідку по роботі запиту інформує про роботу із
запитом у режимі таблиці або про настроювання запиту. Для завершення
роботи клацніть по кнопці Готово.

Результати запиту представляються в режимі таблиці. Із записами можна
робити ті ж дії, що й у звичайному режимі таблиці, включаючи копіювання
й видалення, а також зміну елементів поля. Видалення запису у вікні
результатів запиту призводить до видалення цього запису і з таблиці.

Режим конструктора запиту може змінити правила визначення результатів
запиту. Для відкриття запиту в режимі конструктора варто відкрити базу
даних із запитом, що редагується, вибрати вкладку Запити, виділити запит
і клацнути по кнопці Конструктор.

Для створення нового запиту в режимі конструктора клацніть по кнопці
Створити на вкладці Запити вікна бази даних і виділіть Конструктор. У
результаті появляться два вікна: Запрос1 : запит на вибірку та Додавання
таблиці. У вікні Додавання таблиці на трьох вкладках (Таблиці, Запити і
Таблиці і запити) перераховані всі таблиці і запити бази даних.
Виділивши таблицю або декілька таблиць при натиснутій клавіші Shift,
клацніть по кнопці Додати, а потім по кнопці Закрити. На екрані
залишиться вікно конструктора запиту.

У будь-який момент можна додати до запиту додаткові таблиці, клацнувши
по кнопці Додати таблицю панелі інструментів або по команді Додати
таблицю… меню Запит, а потім виділивши їх і клацнувши по кнопці
Додати.

Для додавання поля до запиту існує два способи.

У першому випадку клацніть по рядку Ім’я таблиці в першому стовпці і
виділите в ньому таблицю. Клацніть по рядку Поле над ім’ям таблиці і
виділіть поле.

У другому випадку перегляньте список полів у вікні потрібної таблиці у
верхній частині вікна конструктора запиту, знайдіть у ньому потрібне
поле, клацніть по ньому і перетягніть його в рядок Поле першого
порожнього стовпця.

Для видалення поля із запиту клацніть у будь-якому місці стовпця і
виберіть команду Видалити стовпець меню Правка або розмістіть покажчик
миші над стовпцем, щоб він прийняв вигляд чорної стрілки, що вказує
униз, клацніть мишею для виділення стовпця і натисніть клавішу Delete
або клацніть по кнопці Вирізати панелі інструментів.

Для завдання умов відбору поля, доданого до запиту, у режимі
конструктора запиту клацніть по рядку Умови відбору і введіть умову
відбору. Рядок або дозволяє вводити додаткові умови відбору. При
введенні умови в рядок або з’явиться інший рядок або. Якщо дві умови
повинні бути щирими, їх можна помістити в один рядок і використати при
цьому слово And (И).

Для сортування якогось поля клацніть у рядку Сортування й у списку
виберіть по зростанню або по убуванню.

Деякі поля включені в запит тільки для використання їх у фільтрі або
сортуванні, а відображати їх у результатах немає необхідності. Щоб поле
не з’являлося в результатах запиту, просто приберіть мітку в рядку
Виведення на екран відповідного поля.

Для перегляду результатів запиту виберіть у меню Запит команду Запуск
або клацніть по кнопці Запуск панелі інструментів.

Для створення перехресного запиту в діалоговому вікні Новий запит
виберіть значення Перехресний запит і натисніть ОК. У результаті
появиться діалогове вікно Створення перехресних таблиць, у якому
виберіть таблицю або простий запит, на основі якого майстер створить
перехресний запит. Якщо дані знаходяться в різних таблицях, варто
спочатку відібрати їх за допомогою майстра простого запиту. У наступному
вікні вибираються поля, використовувані в якості заголовків рядків.
Припускається вибір не більш трьох полів у порядку сортування. Далі
вказуються поля для використання в якості заголовків стовпців. У
наступному вікні варто зазначити, які обчислення необхідно провести для
кожного осередку на перетинанні рядків і стовпців. Для визначення
підсумкового значення для кожного рядка варто встановити опцію Так. В
останньому вікні варто зазначити ім’я запиту в полі Задайте ім’я запиту
і визначити подальші дії за допомогою перемикачів: перегляд результатів
запиту й зміна структури запиту.

Перемикач Вивести довідку по роботі запиту інформує про роботу з
перехресним запитом у режимі таблиці або про його зміну. Для завершення
роботи клацніть по кнопці Готово.

Для створення запиту на пошук повторюваних записів у діалоговому вікні
Новий запит виберіть значення Повторювані записи і натисніть ОК. У
результаті появиться діалогове вікно Пошук повторюваних записів, у якому
виберіть таблицю або запит для пошуку запису з повторюваними значеннями.
У такому вікні задайте поля, що містять повторювані значення,
перемістивши їх із списку Доступні поля в список Поля повторів. Далі
варто зазначити поля для відображення разом із повторюваними значеннями,
перемістивши їх із списку Доступні поля в список Додаткові поля. В
останньому вікні треба указати ім’я запиту в полі Введіть ім’я запиту і
визначити подальші дії за допомогою перемикачів: перегляд результатів
запиту й зміна структури запиту.

Перемикач Вивести довідку по роботі запиту інформує про роботу з
повторюваними записами в запиті в режимі таблиці або про зміну запиту на
пошук повторюваних записів. Для завершення роботи клацніть по кнопці
Готово.

Майстер для пошуку записів, що не відповідають записам з іншої таблиці,
використовується для пошуку записів, що не мають зв’язків із записами в
іншій таблиці. Для створення запиту на пошук записів без підпорядкованих
у діалоговому вікні Новий запит виберіть значення Запису без
підпорядкованих і натисніть ОК. У результаті появиться діалогове вікно
Пошук записів, що не мають підпорядкованих, у якому виберіть таблицю або
запит, що містять записи, для яких не існує зв’язаних записів у таблиці,
що вибирається в наступному вікні.

Майстер запитів повинний знати, по яким полям зв’язуються таблиці. Якщо
правильно визначений зв’язок, майстер самий вибере відповідні поля. Якщо
цього не відбулося, у наступному вікні клацніть спочатку по сполучному
полю першої таблиці в лівому списку, а потім по сполучному полю другої
таблиці в правому списку і натисніть кнопку ( між списками. Зв’язок буде
визначено.

У наступному вікні виберіть поля, що будуть виведені на екран у
результаті виконання запиту, перемістивши їх із списку Наявні поля в
список Обрані поля. В останньому вікні треба указати ім’я запиту в полі
Введіть ім’я запиту і визначити подальші дії за допомогою перемикачів:
перегляд результатів запиту й зміна структури запиту.

Перемикач Вивести довідку по роботі запиту інформує про роботу із
записами, що не мають підпорядкованих, у запиті в режимі таблиці або про
зміну запиту на пошук таких записів. Для завершення роботи клацніть по
кнопці Готово.

РОБОТА ІЗ ЗВІТАМИ

У Access звіт є формою спеціального типу, призначеною для виведення на
друк, із їхньою поміччю можна одержати результати фахового вигляду. У
попередніх версіях програми Access при створенні звіту користувач міг
оперувати тільки одною таблицею або запитом. У разі потреби об’єднати в
однім звіті інформацію з декількох таблиць або запитів доводилося
збирати потрібні дані в окремому запиті. Тепер майстер звітів дозволяє
використовувати при створенні звіту декілька таблиць або форм.

Звіт створюється в тих випадках, коли необхідно наочно представити на
екрані або на папері зведену інформацію, що зберігається в базі даних.
Для одержання такої інформації повинні бути проведені додаткові
обчислення.

Для створення звіту натисніть кнопку Створити на вкладці Звіти у вікні
бази даних. У вікні Новий Звіт у полі зі списком, розташованому в нижній
частині вікна діалогу, можна вибрати ім’я таблиці або запиту, а у
верхньому списку потрібно зазначити засіб створення звіту, після чого
клацнути на кнопці ОК.

У цьому вікні діалогу можна вибрати Конструктор і одного з п’ятьох
майстрів: Майстер звітів, Автозвіт: у стовпчик, Автозвіт: стрічковий,
Майстер діаграм і Поштові наклейки. Конструктор дозволяє самостійно
створювати новий звіт: це найскладніший засіб, але забезпечує найбільшу
гнучкість. Майстра Автозвіт: у стовпчик і Автозвіт: стрічковий створюють
звіт відповідного типу, використовуючи установки по умовчанню. Майстер
звітів виконує автоматичне створення звіту на основі обраних полів.
Майстер Діаграм будує звіт із діаграмою і супроводжує вас на всіх етапах
визначення вихідних даних і настроювання діаграми. Майстер Поштові
наклейки створює звіт, відформатований для друку поштових наклейок.

ВИКОРИСТАННЯ АВТОЗВІТУ

Для створення простого звіту на основі однієї таблиці або запиту можна
використовувати Автозвіт, він є найпростішим, але найменш гнучким
засобом створення звіту, він просто переносить поля з таблиці у звіт.
Для цього відкрийте базу даних, що містить таблицю або запит, клацніть
по вкладці Звіти, а потім кнопці Створити й у вікні Новий звіт виберіть
пункт Автозвіт: у стовпчик або Автозвіт: стрічковий. У нижньому списку
виділіть таблицю або запит і клацніть по ОК.

Якщо створений звіт вас не влаштовує, видалите його. Щоб видалити звіт,
закрийте його і виберіть Ні на питання про зберігання зміни.

ВИКОРИСТАННЯ МАЙСТРА ЗВІТІВ

Майстер звітів подає компромісне рішення між автоматизацією засобами
Автозвіт і гнучкістю створення звітів із нуля. Майстер звітів дозволяє
використовувати декілька таблиць і запитів, а також вибрати компонування
й формат звіту.

Для запуску Майстра звітів необхідно у вікні Новий звіт вибрати пункт
Майстер звітів. Щиголь по кнопці ОК запустить Майстра звітів.

У першому діалоговому вікні в списку Таблиці/Запити вибирається таблиця,
із якої будуть відбиратися поля, у списку Доступні поля необхідно
виділити поле для включення у звіт. Щиголь по кнопці > переміщає поле в
список Обрані поля. Для переносу всіх полів використовується кнопка >>.
Можна послідовно перебрати всі таблиці і перенести в список Обрані поля
необхідні поля. Кнопки < і << дозволяють повернути поля назад. Після того як необхідні поля з'являться в правому списку і будуть розташовані у визначеній послідовності, клацніть на кнопці Далі, щоб перейти в наступне діалогове вікно майстра. Перевага звітів перед формами полягає в можливості групування даних (без групування не можна провести сортування), що значно покращує зовнішній вигляд документа і підвищує його читабельність. У результаті аналізу даних таблиці майстер звітів запропонує засіб групування в наступному діалоговому вікні. Рис. 6.1. Групування даних Запропонований програмою засіб групування можна змінити й доповнити. Дані у звіті можна групувати не більш ніж по трьом полям. Змінити рівень групування дозволяє кнопка Рівень. Щоб вибрати засіб групування, натисніть кнопку Угруповання. Рис. 6.2 Вибір засобу групування Вікно Інтервали групування, що відкриється, служить для зміни інтервалів групування даних у звіті. При використанні стандартного значення Звичайний в одну групу об'єднуються записи з однаковими значеннями в заданому полі. Обравши інтервал, виконайте щиголь на кнопці ОК. Перейдіть у наступне діалогове вікно майстра, у якому визначається спосіб сортування даних. Рис. 6.3. Вибір способу сортування даних при створенні звіту Access автоматично сортує дані по тим же полям, за якими виконується групування. Якщо записи в групі повинні бути розсортовані і за іншими полями, їх необхідно зазначити в чотирьох спеціально відведених для цього полях, обравши їх у полі списку першого рівня сортування. Порядок сортування встановлюється за допомогою кнопки, розташованої справа від поля. Примітка: Якщо у звіті потрібно створити поля для підсумкової інформації (коли користувач працює з числовими даними), параметри для цієї інформації встановлюються в діалоговому вікні Результати, що відкривається однойменною кнопкою. У цьому вікні можна задати обчислення у звіті суми декількох значень (Sum) і середнього арифметичного (Avg.), а також визначення мінімального (Min) і максимального (Max) значень. Якщо немає полів із числовими даними, то кнопка Результати не з'являється. У наступному вікні майстра звітів необхідно зазначити, як дані повинні бути подані у звіті. У розпорядженні користувача є такі варіанти відображення даних: Східчастий - східчасте розташування даних різних рівнів; Блок - блокове розташування даних; Структура1 і Структура2 - східчасте розташування рівнів із перекриттям; По лівому краю1 і По лівому краю2 - вирівнювання даних усіх рівнів по лівому краю. Якщо рівні груповання не були обрані, то будуть запропоновані такі варіанти відображення даних: у стовпчик - розташування даних у стовпчик, табличний - табличне розташування даних, вирівняний - вирівнювання даних по полях. Рис. 6.4. Дані у звіті Майстер надає можливість переглянути, як виглядає звіт при обраному засобі розташування даних. Для цього відведена ліва частина його вікна. В області Орієнтація цього ж вікна можна вибрати підхожу орієнтацію листа. Щоб повніше використовувати площу сторінки, встановите опцію Настроїти ширину полів для розміщення на одній сторінці, за допомогою якої задається вибір оптимальної ширини полів. Натисніть кнопку Далі. Рис. 6.5. Вибір стилю оформлення звіту Наступне вікно майстра призначено для вибору стилю оформлення звіту. У ньому також є поле для перегляду зразків. Обравши стиль, натисніть кнопку Далі востаннє і привласніть звіту ім'я. У поле Задайте ім'я звіту Access по умовчанню вводить ім'я таблиці, на основі якої створюється звіт. Можливо, користувач вважатиме це ім'я підхожим для звіту. Щоб оцінити зовнішній вигляд звіту, треба встановити перемикач у полі Перегляд звіту та натиснути кнопку Готово. Примітка: Уже зараз звіт можна відкрити в режимі конструктора, щоб внести виправлення або поліпшити його оформлення. Для цього треба виконати щиголь на кнопці Конструктор. Перейти в режим конструктора можна, обравши в останньому вікні перемикач Зміна структури звіту. Перемикач Вивести довідку по роботі зі звітом інформує про настроювання звіту. Як тільки на екрані відобразиться складений звіт, задайте для його вікна повноекранне представлення, щоб можна було побачити найбільшу частину сторінки звіту. У готовому звіті в області нижнього колонтитула автоматично встановлюється дата його створення. Самий же звіт має вигляд таблиці: імена полів приведені під рядком заголовка і відділені від нього та від даних жирною лінією. Примітка: Покажчик «миші» в області сторінки звіту набуває вигляд лупи. При виконанні щигля в будь-якому місці сторінки звіту вона збільшується або зменшується так, що відображається цілком, і має той вигляд, що і на папері після друку. Збережіть звіт за допомогою команди Зберегти з меню Файл під підхожим ім'ям. Майстер звітів дозволяє створювати стандартні підсумкові звіти. Уклавши такий звіт, його можна відредагувати й змінити оформлення за своїм розсудом. Створення нестандартних і більш складних звітів краще починати з незаповненого шаблона. ВИКОРИСТАННЯ МАЙСТРА ПОШТОВІ НАКЛЕЙКИ У сучасному діловодстві кореспонденцію часто відправляють клієнтам у конвертах із прорізом для адреси. Для рекламних проспектів, часописів і книг потрібні великі конверти, адресу на яких доводиться писати від руки. Цей процес можна удосконалити, створивши поштові наклейки. Спеціальний папір продається фірмами, що торгує видатковими матеріалами для принтерів. Підготувати наклейки ви зможете за допомогою Access. У Access поштові наклейки являються різновидом звіту. Для їхнього створення розроблене спеціальний майстер, що, проте, має ряд недоліків. Так, кількість рядків, що відводить майстер для адреси, обмежена, і деякі адреси (наприклад, що містять назви області й району) не поміщаються в них. Приступаючи до розробки наклейки, у діалоговому вікні Новий запит виберіть значення Поштові наклейки і використовувану у звіті таблицю. У першому діалоговому вікні майстра програма пропонує вибрати один із стандартних форматів наклейок або зазначити свій формат. В області Система одиниць можна задати використання метричної (перемикач Метрична) або англійської (перемикач Британська) системи мір. У першому випадку в якості одиниць виміру застосовуються міліметри, а в другому - дюйми. Збережіть установки по умовчанню. Рис. 6.6. Діалогове вікно установки стандартних параметрів наклейок Параметри наклейок установлюються в області Виберіть розмір наклейки. При цьому враховується вид паперу, уживаний для їхнього друку. В області Тип наклейок можна вибрати варіант на листах або рулонні. Перераховані засоби служать для створення стандартних наклейок. Для розробки нестандартної наклейки необхідно натиснути кнопку Настроювання, у результаті відкриється вікно Розміри наклейок (при першому відкритті список нестандартних наклейок порожній). Рис. 6.7. Вікно з переліком нестандартних наклейок При натисканні кнопки Створити відчиняється вікно Створення наклейки. У вікні, що відкриється, схематично показане розташування наклейок на листі паперу. Вам залишається ввести в поля значення розмірів і зазначити кількість колонок із наклейками на листі. Рис. 6.8. Вікно для установки параметрів нестандартних наклейок @ gd?`? gd?`? 1a1I3A4|

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *