Формалізація процесів управлінської діяльності (реферат)

РЕФЕРАТ

На тему:

Формалізація процесів управлінської діяльності.

Концептуальне моделювання управління.

Управління можна трактувати, як цілеспрямовану зміну стану системи, яке
веде до досягнення поставленої мети. Управління є процесом
інформаційним. В кожній системі реалізується принцип прямих та зворотних
інформаційних зв’язків, що дозволяє не тільки встановлювати
(прогнозувати, планувати) бажані результати чи характеристики
функціонування об’єкту управління, але і вести контроль за ходом процесу
та впливати на нього в напрямку бажаних змін (прийняття рішень,
диспетчерування) з метою отримання найменших відхилень від заданих чи
розрахункових параметрів.

Широке впровадження інформаційних технологій в сфері управління
організацією можна пояснити такими основними причинами:

по-перше, це відповідний розвиток науково-технічного прогресу, який
забезпечив поступлення дешевих і в той же час достатньо ефективних
технічних засобів;

по-друге, це розвиток на цій основі відповідних автоматизованих
предметних інформаційних технологій з широким використанням наукових
досягнень, як в цілому у сфері системного аналізу, так і в предметній
прикладній сфері. Зростаючі потреби організацій в інформаційних системах
підвищеної складності і точності для виробничої діяльності чи
обслуговування стимулюють створення та використання понять,
інструментальних засобів і методів все вищого рівня.

Це характерно для всіх галузей застосування інформаційних технологій. В
деяких з них, і насамперед в сфері застосування систем штучного
інтелекту, баз даних, мов та конструктивних засобів програмування
проводяться спроби задовольнити виникаючі потреби шляхом визначення
нового, абстрактнішого концептуального рівня опису системи. Якщо дотепер
системи штучного інтелекту, бази даних та мови програмування давали
незалежні вклади в справу створення концептуального моделювання, то на
даний час успіхи концептуального моделювання виникають з інтеграції
понять, інструментальних засобів та методів, призначених для опису
системи. Під інтеграцією розуміють посилюючу комунікацію різних
працівників, які працюють в суміжних галузях.

Базові поняття системного аналізу.

Для вирішення завдань формалізації процесів управління необхідні знання
базових понять системного аналізу. Слово “система” вже давно і міцно
увійшло у вживання в науковій та навчальній літературі і несе певне
навантаження. Система — це множина взаємопов’язаних елементів будь-якої
природи. Елементом системи може бути довільний реальний об’єкт (цех,
відділ). Елемент системи є абстрактною моделлю реального об’єкту.
Елемент системи може приймати ряд конкретних станів, що дає підставу
говорити про те, що система — це сукупність взаємопов’язаних змінних.
Стан системи визначається в будь-який момент набором даних (вектором),
кожна компонента якого відповідає деякому значенню тієї чи іншої
змінної, тобто внутрішньому стану елемента. Змінна, значення якої в
розглядуваній системі при розв’язанні певної задачі є фіксованим,
називається параметром. Характер зміни значень змінних в часі залежить,
як від внутрішньої структури системи (оскільки змінні взаємозв’язані і
не всі комбінації їх значень допустимі), так і від ряду інших факторів.
Параметри, величини яких можуть бути довільно задані в певній ділянці
значень, допустимих в даний момент часу, називаються керованими. Інші,
так звані некеровані параметри, хоча і впливають на стан і ефективність
системи, але змінюються по незалежних від нас причинах. З цієї точки
зору прийняття рішення для управління системою завжди означає вибір
визначених значень керованих параметрів, а процес управління системою
полягає в цілеспрямованій зміні цих параметрів. Отже, кожна зміна є
результатом керуючих дій на систему, вибраних з множини допустимих
впливів на основі наявної для цього інформації. В результаті
покращується функціонування або розвиток даної системи. Тут система — це
множина взаємопов’язаних елементів, тобто змінних, які впливають один на
одного через відповідні зв’язки. В економічних системах зв’язки
формуються в плановому порядку або виникають стихійно під впливом
ринкового механізму. Відомі три види зв’язків:

фунціонально-необхідні,

синергічні тобто такі, що при сумісній дії деяких частин системи
забезпечують більше зростання їх загального ефекту, ніж сума ефектів від
незалежно діючих частин;

надлишкові, які є непотрібними чи суперечливими.

Множина елементів та множина зв’язків системи утворюють структуру
системи. З часом можуть змінюватися не тільки значення деяких змінних
системи, але й зв’язки між ними.

Процес управління з точки зору системного аналізу.

Процес управління зводиться до цілеспрямованих змін значень керованих
змінних системи. Такі зміни очевидно не були б необхідні у випадку, коли
еволюція системи визначалась би лише значеннями керованих параметрів,
насправді, на систему, як правило, впливають багаточисельні некеровані
фактори (збурюючі впливи). Тому приходиться періодично або навіть
неперервно приймати нові рішення, тобто змінювати значення керованих
параметрів за допомогою вхідних керуючих дій. Повна і адекватна
інформація, отримана своєчасно, сьогодні служить єдино можливою основою
точного і своєчасного вирішення складних задач управління. Проте з
появою нових інформаційних технологій поняття “задача“ розглядається
ширше, як закінчений комплекс обробки інформації, який забезпечує або
генерацію прямих керуючих впливів на хід виробничого процесу, або видачу
необхідної інформації для прийняття рішень управлінським персоналом.
Таким чином, задача повинна розглядатися, як елемент системи управління,
а не, як елемент системи обробки даних. Можливості організацій все
тісніше пов’язуються з швидкістю реагування на різноманітні збурення.
Задачі, що визначають характер управління, можуть бути різними. В
більшості випадків вимагається знайти такі значення керованих
параметрів, які забезпечують екстремальне (найбільше чи найменше)
значення деякої величини, що залежить від значень параметрів і характеру
їх змін. В інших випадках задачею управління є стабілізація процесу,
тобто забезпечення підтримки постійно заданого значення деякого
параметра (наприклад, підтримувати заданий рівень продаж без зменшення
їх обсягів). Підтримання стабільності проводиться за допомогою
застосування спеціального, органічно вписаного в систему механізму —
регулятора, який призначається для підтримки деяких змінних в бажаному
інтервалі. В окремих випадках задачею управління може бути виконання
програми або відслідковування розвитку деякого процесу.

Розглянемо детальніше процес прийняття рішення, щоб показати можливість
формалізації та подальшої автоматизації абсолютної більшості складових
етапів цього процесу.

З точки зору системного аналізу процес управління зводиться до
цілеспрямованих змін значень керованих змінних системи. Тобто, будь-яка
управлінська діяльність зводиться до виявлення, розпізнавання і
вирішення поточних в процесі виробництва проблемних ситуацій. Проблемною
вважається така ситуація, в якій можуть бути зафіксовані два стани —
фактичний (або заданий) і бажаний (або прогнозований). Рішення визначає,
яким чином буде ліквідовуватися розрив між ними. Одною з найважливіших
властивостей виробничо-господарських рішень є їх дискретність: процес
вирішення переривається при отриманні повідомлень про хід прийнятих дій
або при виявленні нової проблемної ситуації. Дискретний характер
управлінських рішень дозволяє виділити одиничне, елементарне рішення або
регулювання. Прийняття рішення — це процес, який має деяку протяжність в
часі. Цей процес охоплює такі етапи: збір, отримання та аналіз даних;
фільтрація і комплексне представлення даних; визначення проблемної
ситуації; аналіз проблемної ситуації і постановка діагнозу; визначення
критеріїв і умов задачі; формулювання задачі; побудова моделі, вибір
способів рішення і напрацювання альтернативних рішень; прогноз та оцінка
можливості реалізації і наслідків альтернатив; визначення або уточнення
критерію вибору альтернатив; узгодження і вибір рішення; оформлення
рішення і підготовка до реалізації; реалізація рішення і контроль
ефективності. Розглянемо детальніше ці етапи.

Збір, отримання та аналіз даних.

Вхідна інформація про проблему може поступити від трьох джерел: об’єкту
управління, зовнішнього середовища і членів правління. Джерелом
поступлення інформації може бути, як і людина, так і технічний пристрій.
Відомі два способи збору інформації — пошук та спостереження.

У випадку пошуку потрібно знайти напевно існуючу відповідь на задане
питання. У цьому випадку прийом інформації може бути пасивним (при якому
запит відсутній або наперед передбачено поступлення деякого
повідомлення) і активним (коли зроблено запит). Задача сприйняття
повідомлення зводиться до виявлення відповідності між повідомленням і
деякою ознакою. Черговість передачі повідомлень звичайно визначається не
тільки термінами їх поступлень, але й пріоритетом. Останній може
залежати, як від джерела, так і від його цінності для користувача.

Спостереження, як і пошук, може бути пасивним або активним, і
призначається для отримання нових знань, яких раніше не було в
конкретній системі управління. При аналізі достовірності дуже важливий
рівень довіри до даного джерела інформації, яку можна встановити, як по
частоті достовірних і недостовірних повідомлень (для цього потрібно
зібрати і статистично обробити відповідні дані), так і по оцінці
обставин, які впливають на поведінку джерела (зацікавленість, наявність
в нього потрібних знань). Деколи для забезпечення достатньої
достовірності спостереження його потрібно багатократно повторювати.
Активне спостереження передбачає проведення деякого спостереження над
об’єктом. Йому повинні передувати оцінки репрезентативності вибірки з
генеральної сукупності, аналіз можливостей і шляхів розповсюдження
отриманих результатів на всю систему, в першу чергу правомірність
виділення для експерименту окремих частин системи. Дуже важливу роль,
пов’язану з проведенням змін в організації, відіграє збір даних для
прогнозування можливих станів зовнішнього середовища. Такі первинні дані
можуть збиратися, як службами організації, так і через використання
різноманітних зовнішніх джерел, таких, як статистичні дані, звіти і т.д.

Фільтрація і комплексне представлення даних.

Фільтрація і комплексне представлення даних означає комплексну обробку
вхідної інформації, яка робить її придатною для наступного розпізнавання
і аналізу проблемної ситуації, а також формування альтернатив
управлінських рішень. Так, при сортуванні і групуванні даних враховують
однотиповість, періодичність та повноту відомостей. Агрегування
проводиться з метою об’єднання даних для зручності їх розгляду.
Відсікання інформації звужує коло розглядуваних даних. Особливе значення
займає верифікація одержаної інформації, яка вимагає попереднього
проведення додаткових розрахунків або тестування згідно певних правил чи
нормативів.

Визначення проблемної ситуації.

Ситуація визначається, як проблемна головним чином у відповідності з
величиною і характером відхилень від запланованих результатів або ж в
зв’язку з появою раніше відсутніх вимог, обставин та додаткових
можливостей (корегування планових завдань, стихійне лихо, відкриття чи
значна раціоналізаторська пропозиція). При визначенні проблеми
фіксується, яким чином вона виявлена, чому є проблемною, чим
відрізняється від інших проблем, до яких негативних наслідків може
привести її наявність. При цьому визначається, як гострота проблеми
(орієнтовна оцінка важливості, часу і засобів її вирішення, характеру і
розмірів необхідних змін), так і ситуація в системі управлінських рішень
(поле дій реалізації управлінських дій). Фактично при визначенні
проблеми формується мета її вирішення. При можливості доцільно визначити
характер проблеми, який обумовлює підхід до її вирішення. Кількісні
структуровані проблеми вирішуються із застосуванням методів досліджень
операцій, в той час, як якісні або слабоструктуровані — методами
системного аналізу, де прийнятливіший евристичний підхід. Якщо при
ідентифікації проблеми виявилося, що система управління вже містить
готову програму відповідних дій, тоді організація може її використати.

Аналіз проблемної ситуації і постановка діагнозу.

Під час проведення аналізу найперше потрібно вияснити причину виникнення
та природу виявлених недоліків. До найрозповсюдженіших причин можна
віднести: незадовільне виконання раніше прийнятого рішення, юридичну чи
фактичну відмова від його виконання, помилковість попереднього рішення,
зміна причин, що обумовили появу проблеми або ж знаходження зовсім нових
шляхів її розв’язання. Аналіз, як правило, починається з співставлення
фактичних дій із запланованими. Якщо відхилень не спостерігається, тоді
перевіряється якість виданого завдання та спосіб його розробки. У
випадку, коли і тут не знаходяться причини, тоді досліджуються причини,
що мали місце у зовнішньому середовищі. Потрібно зазначити, що не завжди
в чистому вигляді можна виділити причинно-наслідкові зв’язки. Найчастіше
можна розраховувати на орієнтовні, наближені відомості про причини.
Іноді рекомендується розпочинати з найвагоміших факторів, що впливають
на ефективність функціонування об’єкту управління, вибрати ключові
симптоматичні, а вже по них вийти на реальні причини. При цьому
симптоми, що систематично проявляються, утворюють легше вловиму
тенденцію. Вирішення проблеми спрощується, якщо нагромаджена деяка
статистика подібних ситуацій, та факторів, що впливають на неї.

Визначення критеріїв і умов задачі.

Розв’язком проблеми може бути єдина або декілька альтернатив, із великої
їх кількості. В зв’язку з цим потрібно встановити критерії і умови
розв’язання поставленої задачі. Розв’язок вважається простим, якщо він
вибраний згідно єдиного критерію, — в іншому випадку розв’язок
вважається складним. Простий розв’язок отримується на основі деякої
економіко-математичної моделі, яка містить критерій оптимальності та
обмеження (закодовані визначеним чином дані про стан керованого об’єкта,
які по тих чи інших причинах допустимі або ж ні). Критерій ефективності
повинен об’єктивно та повно в кількісному вимірі характеризувати
ефективність і при цьому бажано, щоб він відображав певний фізичний чи
економічний зміст.

Складні рішення приймаються з врахуванням декількох факторів, по кожному
з яких встановлюється критерій оптимальності (принцип Парето). В цьому
випадку розв’язок знаходиться, як неминучий компроміс між цими
критеріями.

Формулювання задачі.

Встановивши критерії та обмеження, можна сформулювати задачу з
врахуванням ряду напрацьованих на практиці варіантів відповідних дій
(змін керованих факторів). Одним з варіантів реакції може бути:
по-перше, усунення причин, що викликали проблему або зміну їх
характеристик; по-друге, відшукання кращого способу адаптації
відповідного варіанту до середовища; по-третє, відхід від негативної
ситуації. Не виключаються і комплексні варіанти дій.

Побудова моделі.

Побудова моделей вимагає глибокого знання суті модельованих процесів. На
вибір моделі впливають не тільки сформульована задача і потрібна
точність розв’язку, але й доступна точність та детермінованість вхідних
даних. При розв’язанні задачі можуть використовуватися, як широкий
спектр методів математики, так і евристичні знання. Особливе значення
має нагромадження досвіду про методи і результати вирішення подібних
проблем в минулому, як в даній організації, так і в подібних. При виборі
способів розв’язування проблеми не можна не враховувати вимоги їх
практичного застосування: певних розмірів витрат, рівень стабільності і
збалансованості функціонування об’єкту і заданого рівня достовірності
очікуваної ефективності. При цьому спеціалісти переконалися, що краще
прийняти наближене рішення, яке виконується, ніж точне, нікому не
потрібне через неможливість реалізації.

Прогноз та оцінка можливості реалізації і наслідків альтернатив.

Вибір найкращого розв’язку повинен опиратися на визначенні можливості
реалізації, цінності і корисності. Можливість реалізації оцінюється
наявністю ресурсів, часу та інших додаткових вимог. Цінність та
корисність визначаються ефективністю, отриманою на виході. Насправді,
дуже рідко можна точно спрогнозувати наслідки реалізації рішень і тим
більше повністю формалізувати цей процес. При прогнозуванні можна
використати експертні та статистичні методи. Експертний метод базується
на думках спеціалістів, які висловлюються індивідуально чи колективно.
Прикладом цьому може бути двохетапний дельфійський метод групової
експертної системи. У відповідності з ним на першому етапі експерти
дають незалежну оцінку, а на другому, отримавши оцінки інших, проводять
кінцеву переоцінку.

Визначення та уточнення критерію вибору альтернатив.

Вибір розв’язку повинен враховувати і суб’єктивні фактори, такі, як
взаємовплив особи і колективу, загального стану економіки, суспільства,
компетентність, досвід та інші якості керівника. На цьому етапі потрібно
узгодити рішення з точки зору отриманого розв’язку за допомогою шаблонів
і базисної інформації та досвіду, нагромаджених в процесі управління.

Узгодження і вибір рішення.

Цей етап може включати підтримання або ж ні запропонованого рішення
певним колом осіб всередині системи шляхом візування, обговоренням на
нарадах, зборах, колегіях і т.д. Суттєве значення при цьому має
правильна організація узгодження рішення при використанні групової або
колективної форми його прийняття. Узгодження може проводитися і з
елементами зовнішнього середовища.

Прийняття рішення є по суті затвердження найкращої з альтернатив особою,
яка має на це право і яка несе персональну відповідальність або,
звичайно, однією з них. Представлення права вибору рішення попередньо
обговорюється і залежить від характеру розглядуваної проблеми, рівня
централізації чи децентралізації управління та іншого. В основі вибору в
неявному вигляді може лежати певна модель чи процедура, — від прямого
перебору і співставлення альтернатив до розвинутих евристичних і
формальних методів.

Оформлення рішення і підготовка до реалізації.

На цьому етапі рішення перетворюється з інтелектуальної концепції в
поведінку організації. Може з’явитися необхідність в залученні
додаткових кадрів, їх перепідготовці, придбанні нового обладнання та
проведенні інших заходів. Все це повинно бути передбачено прийнятим
рішенням і здійснено в період підготовки до реалізації рішення.

В складних випадках для контролю ходу підготовки рішення потрібно
насамперед формалізувати поставлену проблему і використати математичні
методи аналізу (наприклад, сіткові методи).

Реалізація рішення і контроль ефективності.

Рішення реалізують виконавці. Якщо при цьому вони володіють арсеналом
відповідних дій на заздалегідь відомі варіанти очікуваних подій, тоді в
багатьох випадках можуть самостійно розпізнавати ситуацію, реагувати на
зміни і “гасити” збурення, не завантажуючи локальними проблемами систему
управління вищого рівня.

Після вводу рішення в дію повинен бути забезпечений контроль за його
виконанням і ефективністю. Якщо при реалізації рішення виникають
труднощі, тоді їх розглядають, як нові проблеми.

Вдосконалення процесу прийняття рішень на основі взаємоув’язки
інформаційної та предметної технологій.

З точки зору управління будь-які підприємство, установу чи організацію
можна розглядати, як інформаційну систему, яка складається з елементів,
зв’язків між ними, по яких циркулює деяка інформація з визначеними
стандартами і методами представлення, обробки та пересилання. На основі
розглянутого формалізованого процесу прийняття рішення для управління
організацією в залежності від складності проблеми потрібно проробляти
великі обсяги інформації і разом з цим одночасно бажано застосовувати
значну кількість методів обробки цієї інформації. Будь-яка інформаційна
система управління функціонує на базі деякої технології. В поняття
технології включаються всі пристрої, носії, методи зберігання,
переробки, принципи обміну інформацією. Наприклад, інформаційні
технології 30-40 років будувалися на основі телефону, пошти, усних
повідомлень, звітів, різних форм і бланків, документів і т.д. Легко
бачити, що всі етапи прийняття рішення в абсолютній більшості допускають
часткову чи повну формалізацію та подальшу алгоритмізацію дій, що
дозволяє повністю або в значній мірі автоматизувати етапи процесу
прийняття рішення за допомогою інформаційних технологій.

На даний час поняття автоматизації будь-якої управлінської діяльності
пов’язується з такими усталеними поняттями, як інформаційна технологія
та предметна технологія. Перша з них представляє систему методів та
способів збору, нагромадження, збереження, пошуку та обробки інформації.
Іншими словами, інформаційна технологія — це деякий інструментарій
(наприклад, текстові редактори, електронні таблиці, системи керування
базами даних та інші), який допомагає розв’язувати задачі предметної
сфери. Друга відноситься тільки до предметної сфери та відображається в
класичному технологічному ланцюжку цільового перетворення даних без
використання засобів електронної техніки та прикладного програмного
забезпечення. Прикладом предметного виду технологій можуть бути
журнально-ордерні форми ведення бухгалтерських розрахунків, технологія
виробничих процесів на сукупності технологічних карт, креслень та інші.
Використання інформаційної технології, як засобу реалізації предметної
технології, створює деяку нову функціональну технологію, яка, зберігаючи
принципи предметної технології та повторюючи всі ключові моменти новими
засобами, якісно змінює її по формі. Тому одним з факторів, що впливає
на розвиток управління організацією, є безперервне удосконалення
інформаційних технологій.

Успішна робота організації неможлива без серйозного відношення до
впровадження інформаційних технологій, а також питань інформатизації
різних сфер діяльності. Адже отримання оперативної, своєчасної,
достовірної, необхідної та достатньої для управління інформації у
зручній формі для використання користувачем-менеджером сьогодні
неможливе без використання всіх переваг інформаційних технологій.
Проблеми інформаційної підтримки набувають більшої актуальності на
сучасному етапі господарювання, коли організації змушені розширювати
асортимент продукції та послуг при одночасному скороченні обсягів
випуску та витрат часу виготовлення різнотипової продукції. Адже цілком
зрозуміло, що успішне управління організацією досягається при умові
строгої взаємодії на всіх стадіях її діяльності. Незаперечним фактом є й
те, що своєчасна, достовірна, необхідна та достатня, зручна у
користуванні інформація, яка неперервно надходить, дозволяє оперативно в
динаміці процесу управління організовувати діяльність організації
(виробництво чи обслуговування), швидко вловлювати прорахунки чи збої та
приймати ефективні рішення.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *