Оформлення документів в системі МВС України (реферат)

РЕФЕРАТ

на тему:

Оформлення документів в системі МВС України

ПЛАН

1. Основні положення щодо оформлення документів в системі МВС України

2. Вимоги до змісту і розташування реквізитів документів

3. Вимоги до бланків і оформлення документів

Список використаної літератури

1. Основні положення щодо оформлення документів

в системі МВС України

Оформлення документів в системі МВС України відбувається згідно
загальних правил діловодства та Інструкції “Про вимоги щодо оформлення
документів у системі МВС України”, затвердженої Наказом МВС України від
20.01.2004 №55. Вимоги цієї Інструкції поширюються на
організаційно-розпорядчі документи (далі – документи) – постанови,
розпорядження, накази, вказівки, положення, рішення, протоколи, акти,
листи тощо, створювані в результаті діяльності органів і підрозділів
внутрішніх справ, підприємств, установ і організацій, що належать до
сфери управління МВС України, навчальних закладів та урядових органів
державного управління, які діють у складі МВС України:

Інструкція установлює: склад реквізитів документів; вимоги до змісту і
розташовування реквізитів документів; вимоги до бланків та оформлювання
документів; вимоги до документів, що їх виготовляють за допомогою
друкувальних засобів.

Вимоги щодо оформлювання реквізитів можна поширювати на всі класи
уніфікованих систем документації.

Ця Інструкція не поширюється на процеси створювання та обігу електронних
організаційно-розпорядчих документів.

2. Вимоги до змісту і розташування реквізитів документів

Зображення Державного Герба України, герба Автономної Республіки Крим на
бланках із кутовим розташуванням реквізитів розміщують на верхньому
березі бланка над серединою рядків із назвою організації, а на бланках з
поздовжнім – у центрі верхнього берега. Розмір зображення: висота – 17
мм, ширина – 12 мм.

Зображення емблеми організації відповідно до наказу МВС України від
26.12.2000 № 905 розміщують з лівого боку від назви органу. Емблему не
відтворюють на бланку, якщо на ньому розміщують зображення Державного
Герба.

Зображення нагород відтворюють на бланках документів згідно з
законодавством і розміщують на лівому березі бланка на рівні назви
організації та назви структурного підрозділу організації.

Код організації проставляють за ЄДРПОУ після довідкових даних про
організацію.

Код форми документа (якщо він є) проставляють згідно з ДК 010 – 99
(Державний класифікатор управлінської документації – ДКУД) вище назви
виду документа.

Назву міністерства, організації вищого рівня зазначають скорочено, а за
відсутності офіційно зареєстрованого скорочення – повністю. Друкується
великими літерами 16 кеглем, напівжирним шрифтом (у комп’ютері – “Ж”).

Назва організації автора документа повинна відповідати назві, зазначеній
у його установчих документах. Скорочену назву організації зазначають
тоді, коли вона офіційно зафіксована в положенні (статуті) про
організацію, і подають у дужках (або без них) нижче повної, окремим
рядком у центрі. Друкується великими літерами 16 кеглем, напівжирним
шрифтом.

Назву структурного підрозділу організації зазначають тоді, коли він –
автор документа, і розміщують нижче назви організації. Друкується
великими літерами 16 кеглем, напівжирним шрифтом.

Довідкові дані про організацію містять: поштову адресу та інші відомості
(номери телефонів, факсів, телексів, рахунків у банку, адресу
електронної пошти тощо), які розміщують нижче її назви або назви
структурного підрозділу.

Назву виду документа: наказ, розпорядження, рішення, інструкція,
вказівка тощо – зазначають на кожному документі, за винятком листів
(вона повинна відповідати переліку форм, які використовують в
організації) і друкують великими літерами 16 кеглем, напівжирним
шрифтом; крапку в кінці назви документа не ставлять. Перелік містить
назви уніфікованих форм документів згідно з ДК 010 – 99 та тих, що
відповідають організаційно-правовому статусу організації.

Дата документа – це дата його підписання, затвердження, прийняття,
реєстрації, яку оформляють цифровим способом. На документах,
підготовлених спільно кількома організаціями, їхньою датою вважається
дата підписання останньою організацією. Датою для рішення колегії
(наради) органу є дата його підписання головою колегії.

Елементи дати зображують арабськими цифрами в один рядок у
послідовності: день, місяць, рік (23.10.2003).

У нормативно-правових актах і фінансових документах застосовується
словесно-цифровий спосіб оформлення дати, наприклад: 22 вересня 2003
року.

Якщо порядковий номер місяця або дня складається з однієї цифри, то
перед нею ставлять 0 (наприклад: 03.09.2003).

Дату документа ставлять нижче назви його виду поряд із реєстраційним
індексом на спеціально відведеному місці у бланку або після підпису
документа (рапорт, подання тощо).

Реєстраційний індекс документа складається з його порядкового номера,
який можна доповнювати за рішенням органу індексом справи за
номенклатурою, інформацією про кореспондента, виконавця тощо. Місце
розташування цього реквізиту залежить від бланка та виду документа.

Якщо документ підготували два чи більше органів, то реєстраційний індекс
складають із реєстраційних індексів кожного з них і проставляють через
правобічну риску згідно з послідовністю підписів його авторів.

Посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають
відповідь, розташовують нижче або на рівні реєстраційного індексу на
спеціально відведеному місці.

Місце укладання або видання документа зазначають у всіх документах,
окрім листів, у яких ці відомості визначають із реквізиту довідкові дані
про організацію, і розміщують на рівні або нижче дати документа і
реєстраційного індексу документа.

Гриф обмеження доступу до документа проставляють без лапок праворуч у
верхньому куті на першій сторінці. За потреби доповнюють даними,
передбаченими нормативно-правовими актами, які регламентують порядок
ведення діловодства, що містить інформацію обмеженого доступу.

Адресатами документа можуть бути організації, їхні структурні
підрозділи, посадові особи та громадяни. До адресата можуть входити такі
складові: назва організації, структурний підрозділ, посадова особа
(посада, звання, прізвище й ініціали), поштова адреса.

У розпорядчих документах (наказ, розпорядження, вказівка тощо) форма
викладу тексту має бути від першої особи однини (“наказую”, “вимагаю”).
У документах, адресованих керівництву (рапорт, доповідна записка) –
“пропоную”, “прошу”.

У розпорядчих документах колегіальних органів текст викладають від
третьої особи однини (“постановляє”, “вирішив”, “ухвалив” або
“постановила”, “вирішила”, “ухвалила”).

У міжвідомчих і спільних розпорядчих документах текст викладають від
першої особи множини теперішнього або минулого часу (“наказуємо”,
“вирішили”, “ухвалили”).

Текст протоколу викладають від першої особи множини минулого часу
(“слухали”, “виступили”, “вирішили”).

У документах, що встановлюють права й обов’язки (положення, інструкція,
правила), а також містять опис або оцінку фактів (акт, довідка),
використовують форму викладу тексту від третьої особи однини або множини
(“відділ здійснює функції”, “до складу об’єднання входять”, “комісія
встановила”).

У листах використовують такі форми викладу:

– від першої особи множини (“просимо надіслати”, “надсилаємо на
розгляд”);

– від першої особи однини (“вважаю за необхідне”, “прошу виділити”);

– від третьої особи однини (“Міністерство не заперечує”, “Міністерство
вважає за можливе”).

Під час підготовки листа на ім’я фізичної особи використовують звертання
у кличному відмінку. Найчастіше вживають такі форми звертання:

– Вельмишановний Леоніде Даниловичу!

– Шановний Іване Петровичу!

Звертання друкують вище реквізиту тексту на відстані двох міжрядкових
інтервалів по центру аркуша паперу напівжирним курсивом.

У кінці тексту ставиться крапка і на відстані двох міжрядкових
інтервалів з абзацу друкують словосполучення “З повагою” або “З пошаною”
(без коми), нижче яких з маленької літери від лівого берега розміщують
реквізит “Підпис” (усе друкують 14 кеглем, напівжирним шрифтом).

Тексти документів постійного зберігання друкують на одному боці аркуша.
Документи зі строком зберігання до п’яти років можна друкувати на його
лицьовому та зворотному боках.

Під час оформлення документів на двох і більше сторінках другу і
подальші сторінки необхідно нумерувати.

Номери сторінок проставляють посередині верхнього берега аркуша
арабськими цифрами без слова “сторінка” та розділових знаків.

Відмітку про наявність додатків розміщують під текстом документа з
абзацу, на відстані 2-4 міжрядкових інтервалів, після слова “Додаток”
ставлять двокрапку.

Додатки до документів необхідно оформлювати таким чином: назва,
заголовок, підпис осіб, відповідальних за їх зміст, дата, відмітки про
погодження, затвердження тощо.

Наявність додатків зазначається в основному або в супровідному документі
в кінці тексту (вище підпису), де зазначається їх назва, кількість
аркушів та кількість примірників, що додаються.

Додатки до розпорядчого документа повинні мати відмітку з посиланням на
відповідний розпорядчий документ, його дату і номер. Цю відмітку
проставляють у верхньому правому куті першого аркуша додатка. Наприклад:

Додаток

до наказу МВС України від 22.09.2003 № 1078

У разі наявності кількох додатків, на них зазначаються порядкові номери,
наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак № перед цифровим позначенням
не ставиться.

Додатки до розпорядчих документів підписують керівники структурних
підрозділів (органу) на лицьовому боці останнього аркуша додатка.

Розшифрування підпису в реквізиті “Підпис” необхідно друкувати на рівні
останнього рядка назви посади, а якщо зазначається і спеціальне звання –
то на його рівні, прапоровим способом, вирівнюючи по правому березі
документа. Розшифрування підпису (ініціали і прізвище) позначають без
будь-яких дужок чи інших знаків. У всіх інших випадках ініціали
вживаються після прізвища. У розшифруванні підпису можливе використання
одного ініціалу (імені) – у листах, привітаннях тощо.

Документи, що надсилає Міністерство до центральних органів виконавчої
влади, підписує Міністр, а у виняткових випадках, за його дорученням, –
перші заступники чи заступники Міністра.

Документи, які адресовано іншим організаціям від імені Міністерства,
підписує Міністр, перші заступники чи заступники.

Документи, які адресовано до ГУМВС, УМВС, УМВСТ, установ та організацій
органів внутрішніх справ, підписує Міністр, перші заступники чи
заступники, керівники структурних підрозділів Міністерства відповідно до
їх компетенції.

Документи ГУМВС, УМВС, УМВСТ, міськрайлінорганів та інших підрозділів
органів внутрішніх справ, які також адресовано вищим інстанціям,
підписує керівник або особа, яка його заміщає.

Якщо за зміст документа відповідає кілька осіб (акти, фінансові
документи тощо), то його підписують ці особи (підписи розміщують один
під одним відповідно до ієрархії посад).

У разі підписання документа кількома особами, що мають рівнозначні
посади, підписи розміщують на одному рівні, наприклад:

В.о. Міністра юстиції України

(підпис) (ініціали, прізвище) В.о. Міністра фінансів України

(підпис) (ініціали, прізвище)

Якщо документ підписують особи, які мають нерівнозначні посади, їх
підписи розміщують один під одним у порядку ієрархії. Наприклад:

Міністр юстиції України (підпис) (ініціали, прізвище)

Начальник Департаменту (підпис) (ініціали, прізвище)

Під час укладання документів, підготовлених комісією, зазначають не
посади осіб, а розподіл обов’язків у складі комісії, наприклад:

Голова комісії (підпис) (ініціали, прізвище)

Члени комісії: (підпис) (ініціали, прізвище)

(підпис) (ініціали, прізвище)

Якщо посадова особа, підпис якої заготовлено на проекті документа,
відсутня, то документ підписує заступник або виконувач обов’язків. При
цьому обов’язково зазначається фактична посада особи, яка підписала
документ, її ініціали і прізвище (виправлення вносяться рукописним або
машинописним способом, наприклад: “В.о.”, “Заст.”.

Не допускається підписувати документ з прийменником “За” або проставляти
правобічну косу риску. Як виняток, за відсутності голови колегії
протокол та рішення колегії підписується головуючим, наприклад:

“За голову колегії” (підпис) (ініціали, прізвище)

Гриф погодження документа. Проекти документів погоджуються з посадовими
особами органів, які відповідно до їх компетенції безпосередньо причетні
до питань, що порушуються в проекті.

Погодження може здійснювати як посадова особа центрального апарату МВС і
його структурних підрозділів (внутрішнє), так і інші установи,
підприємства, організації (зовнішнє).

Внутрішнє погодження оформлюють візуванням проекту документа посадовою
особою. До візи документа входять: особистий підпис, ініціали та
прізвище особи, яка візує документ, і дата візування. За потреби
зазначається назва посади цієї особи, наприклад:

Начальник Департаменту

(підпис) Ю.С.Калениченко

22.12.2003

Візу проставляють на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа,
а також на примірниках документів, що залишаються в органі. Якщо на
лицьовому боці останнього аркуша документа немає для цього місця –візу
проставлять на зворотному боці.

3. Вимоги до бланків і оформлення документів

Під час оформлення документів необхідно дотримуватися низки вимог і
правил згідно з Національним стандартом України ДСТУ 4163 – 2003* та
чинною Інструкцією, що забезпечує юридичну силу і дозволяє
використовувати їх з довідковою й науково-історичною метою, а також
створює передумови для машинної обробки інформації.

Розпорядчий документ оформлюється на бланку, який повинен мати суворо
визначений комплект реквізитів (складових елементів), порядковий номер,
а також встановлений порядок їх розміщення.

Для укладання службового документа використовують папір форматів A3 (297
мм х 420 мм), А4 (210 мм х 297 мм), А5 (148 мм x 210 мм), А6 (105 мм x
148 мм). При цьому не дозволяється користуватись папером довільного
формату. Укладання відомостей, схем, графіків, діаграм, таблиць тощо
допускається на папері інших розмірів.

В органах внутрішніх справ бланки для листів та інших
організаційно-розпорядчих документів виготовляють із кутовим або
поздовжнім розміщенням реквізитів на білому папері вищої якості фарбами
насичених кольорів. Дозволено також виготовляти бланки і за допомогою
комп’ютерної техніки.

Бланки документів повинні мати такі береги: лівий – 30 мм, верхній та
нижній – 20 мм, правий – 10 мм.

Замовляти виготовлення бланків із назвою органу (структурного
підрозділу) друкарським способом мають право:

– МВС України;

– ДРЗ, ДДАІ, ДДСО, Укрбюро Інтерполу, ДДСГІРФО, ГУВВ;

– ГУМВС України в Автономній Республіці Крим;

– ГУМВС України в м. Києві та Київській області;

– УМВС України в областях, м. Севастополі та на транспорті;

– відомчі навчальні заклади, науково-дослідні установи;

– міські, районні, лінійні відділи внутрішніх справ;

– управління (відділи) Державної служби охорони при ГУМВС України в
Автономній Республіці Крим, Київській області, м. Києві, УМВС України в
областях та м. Севастополі;

– підприємства та організації, що належать до сфери управління МВС
України.

Підпорядковані їм підрозділи користуються бланками вищих органів, де
власну назву додруковують машинописним способом у спеціально виділеному
рядку, або ставлять кутовий штамп.

Структурним підрозділам, не вказаним у п. 3.6., виготовлення бланків
друкарським способом забороняється.

На бланках із зображенням Державного Герба України друкують проекти
документів, що подають на підпис Міністрові, першим заступникам і
заступникам Міністра, начальникам і заступникам начальників ГУМВС
України в Автономній Республіці Крим, м. Києві та Київській області,
УМВС України в областях, м. Севастополі та на транспорті, керівникам і
заступникам керівників навчальних закладів, підприємств, установ і
організацій, командувачу і заступникам командувача внутрішніх військ МВС
України.

Департаменти, головні управління, самостійні управління та відділи МВС
України, управління та відділи ГУМВС, УМВС, УМВСТ, інші органи і
підрозділи, що мають право вести службове листування, користуються
бланками без зображення Державного Герба.

Листування між структурними підрозділами центрального апарату МВС,
ГУМВС, УМВС, УМВСТ і підпорядкованими їм органами здійснюється без
використання бланків.

У разі підготовки документів від імені двох і більше міністерств,
установ, органів тощо їх оформлюють без використання бланка.

Звертатися до громадських установ із приватних питань, викладених на
бланках із назвою органу, забороняється.

Бланки з назвою органу зберігаються в металевих шафах. Зіпсовані бланки
знищують.

Встановлено такі види бланків документів:

– бланки листів – кутовий із зображенням Державного Герба України,
кутовий із зображенням емблеми організації та поздовжній.

Документи повинні мати такі обов’язкові реквізити: назва організації,
назва виду документа, дата, реєстраційний індекс документа, заголовок до
тексту документа, текст документа, відмітка про наявність додатків,
підпис, гриф погодження документа, візи документа та відбиток печатки
органу.

Якщо документ оформлено на двох і більше сторінках, відмітку про
наявність додатків, підпис, гриф погодження документа, візи документа,
відбиток печатки органу, відмітку про засвідчення копії документа,
прізвище виконавця і номер його телефону проставляють після тексту
документа, а відмітку про виконання документа й направлення його до
справи, відмітку про наявність документа в електронній формі, відмітку
про надходження документа до організації – на нижньому березі першої
сторінки документа.

Зображення Державного Герба України, герба Автономної Республіки Крим)
розташовують над серединою назви міністерства, організації вищого рівня,
а за її відсутності – над назвою організації.

Назву міністерства, організації вищого рівня, назву організації, назву
структурного підрозділу організації, довідкові дані про організацію,
назву виду документа, дату документа, реєстраційний індекс документа,
посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають
відповідь у межах зон їхнього розташування слід розміщувати такими
способами:

– зцентрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково
віддалено від меж зони їхнього розташування);

– прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі зони
їхнього розташування).

Залежно від характеру діяльності органу бланки можна обліковувати.
Порядкові номери проставляють нумератором, друкарським або іншим
способом і розташовують на нижньому березі його зворотного боку.

Документи виготовляють на конторській друкарській машинці або за
допомогою комп’ютерної техніки (зразки подано в додатку 8).

У машинописних бюро друкуються документи тільки службового характеру.

Текст документів, надрукованих на папері (бланках) формату А4 (210 мм х
297 мм), рекомендовано друкувати через півтора міжрядкового інтервалу,
а формату А5 (210 мм х 148 мм) – через один міжрядковий інтервал.

Реквізити документа (крім тексту) складаються з кількох рядків і
друкуються через один міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів
“Адресат”, “Гриф затвердження”, “Відмітка про наявність додатків”, “Гриф
погодження” відокремлюють один від одного 1,5 – 2 міжрядковими
інтервалами.

Реквізити документа відокремлюють один від одного 1,5 – 3 міжрядковими
інтервалами.

Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім реквізиту
“текст”) – 73 мм (28 друкованих знаків).

Обмежувальні позначки для дати та реєстраційного індексу документа
дорівнюють 40 мм.

Оформлюючи документи, слід дотримуватися таких відступів (положень
табулятора) від межі лівого берега документа:

0 — від межі лівого берега для реквізитів “Дата документа”, “Заголовок
до тексту документа”, “Текст” (без абзаців), “Відмітка про наявність
додатків”, “Прізвище виконавця і номер його телефону”, “Відмітка про
виконання документа і направлення його до справи”, найменування посади в
реквізитах “Підпис” і “Гриф погодження”, засвідчувального напису “З
оригіналом згідно”, а також слів СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, ВИРІШИЛИ,
ПОСТАНОВИЛИ, УХВАЛИЛИ, НАКАЗУЮ, ВИМАГАЮ, ПРОПОНУЮ, ДОРУЧАЮ;

1 – після 5 друкованих знаків (12,5 мм) – для початку абзаців у тексті;

4 – після 32 друкованих знаків (92 мм) – для реквізиту “Адресат”;

5 – після 40 друкованих знаків (104 мм) – для реквізиту “Гриф
затвердження”, “Гриф обмеження доступу до документа”;

За наявності кількох грифів “затвердження” і “погодження” їх розміщують
на одному рівні вертикальними рядками, починаючи від положень табулятора
0 і 5 (40 друкованих знаків або 104 мм).

Документи, які підлягають друкуванню, необхідно писати розбірливо,
чорнилом або пастою ділових кольорів (чорний, фіолетовий, синій),
ретельно вивіряти і погоджувати з керівництвом структурного підрозділу.
Рукописи, написані нечітко, олівцем або червоним чорнилом, до друку не
приймаються. На рукописі керівник зазначає кількість примірників
документа, які необхідно надрукувати.

У друкуванні документів друкарки повинні додержуватися встановленого
порядку розміщення тексту, правил орфографії та пунктуації.

На зворотному боці останнього аркуша кожного примірника надрукованого
документа, внизу ліворуч, проставляють їхні кількість та адресування
(наприклад: 1 – на адресу, 2 – ДКР МВС, 3 – до справи, скорочена назва
служби), прізвище виконавця, номер його телефону, дата, коли надруковано
документ.

Надрукований текст перевіряє особа, яка підготувала документ.

Необхідність та першочерговість друкування документа встановлює керівник
органу (підрозділу).

Список використаної літератури

Інструкції “Про вимоги щодо оформлення документів у системі МВС
України”, затвердженої Наказом МВС України від 20.01.2004 №55.

ДСТУ 2732 – 94 Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення.

ДК 010 – 99 Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД)

ГОСТ 9327 – 60 Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы.

* Використано такі стандарти й інші нормативні документи:

ДСТУ 2732 – 94 Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення.

ДК 010 – 99 Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД)

ГОСТ 9327 – 60 Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы.

PAGE

PAGE

PAGE 12

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *