Слово біжить, а письмо лежить.
Слово – вітер, письмо – ґрунт.
Розумне слово йде в діло.
В добрий час говорити, в лихий — мовчати.
Чиєсь одне слово губить діло.
Слово – не полова.
Українські приказки
Функціональні різновиди писемного та усного ділового мовлення
Три основні функції офіційно-ділового мовлення – спілкування,
повідомлення, вплив – реалізуються в трьох його підстилях:
законодавчому, дипломатичному та адміністративно-канцелярському.
Законодавчий підстиль сприяє утвердженню норм поведінки членів певного
суспільно-державного об’єднання, у цьому разі держави Україна.
Демократія держави визначається демократизмом ділових стосунків між
членами суспільства, державою та її громадянами. Законодавчий різновид
офіційно-ділового стилю в цивілізованій демократичній державі передбачає
творчий науковий підхід до всіх суспільних процесів і явищ,
принциповість, прямоту і справедливість під час розв’язання різних
питань, реалістичний підхід до фактів і подій. Законодавчий підстиль
ділового мовлення у молодій Українській державі бурхливо розвивається
водночас із державотворчими процесами. Композиційно й стилістично він
оформляється у законах, указах, актах, конституції, статутах та ін. У
ділових паперах цього підстилю особливо помітною є функція впливу з її
нормативно-регулювальним (політико-правовим) характером, яка
забезпечується виразною логізацією викладу, чіткою композиційною
організацією тексту (поділ на статті, пункти, підпункти, короткі абзаци
і т. ін.), точністю та однозначністю формулювань. Наприклад:
КОНСТИТУЦІЯ УКРАЇНИ
Верховна Рада України від імені Українського народу – громадян України
всіх національностей,
виражаючи суверенну волю народу,
спираючись на багатовікову історію українського державотворення і на
основі здійсненого українською нацією, усім Українським народом права на
самовизначення,
дбаючи про забезпечення прав і свобод людини та гідних умов її життя,
піклуючись про зміцнення громадянської злагоди на землі України,
прагнучи розвивати і зміцнювати демократичну, соціальну, правову
державу,
усвідомлюючи відповідальність перед Богом, власною совістю, попередніми,
нинішнім та прийдешніми поколіннями,
керуючись Актом проголошення незалежності України від 24 серпня 1991
року, схваленим 1 грудня 1991 року всенародним голосуванням,
приймає цю Конституцію – Основний Закон України.
Документ цього виду має як внутрішньодержавне значення, так і
міжнародне: конституція – основний закон держави, що визначає суспільний
і державний лад, виборчу систему, принципи організації та діяльності
державних органів, основні права та обов’язки громадян.
Законодавчі документи внутрішньодержавного характеру (декрет, закон,
указ та ін.) виконують настановчо-регулювальну функцію: декрет –
постанова уряду, що має силу закону; закон – встановлене найвищим
органом державної влади загальнообов’язкове правило, що має юридичну
чинність; указ – постанова, розпорядження найвищого органу влади або
глави держави, що має законну чинність.
Сфера офіційних відносин може виходити за межі держави. У такому разі
політичні, правові, економічні та інші відносини міждержавного
спілкування забезпечуються дипломатичним підстилем офіційно-ділового
стилю мовлення. До нього належать такі змістово-структурні види ділових
паперів, як конвенції, комюніке, ноти, меморандуми, міжнародні угоди,
договори та ін.
Міжнародні договори, пакти, угоди, конвенції мають
організаційно-регулювальний характер, про що свідчить зміст кожного з
термінів: договір – взаємне зобов’язання держав; конвенція – угода між
державами з якогось спеціального питання (конвенція про територіальне
море і прилеглу зону, конвенція про відкрите море тощо); пакт –
міжнародна угода великого політичного значення (пакт про дружбу і
ненапад); угода – договір сторін, за яким установлюються взаємні
зобов’язання щодо чогось.
Декларації, ноти, заяви за змістом і характером є
організаційно-впливовими документами: декларація – офіційний документ,
що містить заяву уряду певної держави, в якій викладено певні положення,
принципи, чинні в її подальшій діяльності на міжнародній арені
(Декларація про державний суверенітет України); заява – звернення до
уряду певної держави з викладом відомостей, положень або протесту з
приводу дій, що порушують міжнародне право; нота – звернення уряду
однієї держави до уряду іншої з приводу важливого питання з метою
врегулювання його мирним шляхом; вербальна нота – письмове повідомлення
без підпису з менш важливого питання, рівнозначне усній заяві.
Меморандуми, комюніке – це інформативно-описові документи: комюніке –
офіційне повідомлення про хід або результати дипломатичних переговорів;
меморандум – дипломатичний документ, у якому викладаються офіційні
погляди уряду або урядів на певне питання.
І, нарешті, зв’язок організацій, установ, відомств між собою у сфері
суспільно-політичних, правових, економічних, виробничих та інших
відносин, а також зв’язок органів влади з населенням здійснюється за
допомогою адміністративно-канцелярського підстилю офіційно-ділового
стилю мови. Управлінську, адміністративно-канцелярську документацію за
характером висвітлюваних питань поділяють на організаційну (статут,
інструкція, зібрання настанов і правил виробничої і громадської
поведінки тощо); розпорядчу (наказ, постанова, розпорядження, резолюція,
повідомлення та ін.); інформаційно-довідкову (автобіографія, акт,
доповідна записка, службовий лист, накладна, телеграма, звіт, план,
оголошення, посвідчення, протокол, розписка, характеристика тощо).
Документ (від лат. – доказ, свідоцтво) – у вузькому значенні – письмове
свідоцтво, що офіційно підтверджує особу, а в широкому – діловий папір,
що посвідчує певний юридичний факт, підтверджує право на щось, слугує
доказом чогось. Отже, документ у широкому значенні – це діловий папір.
Назване словосполучення набуло особливо широкого застосування (переважно
у формі множини) на означення службових документів. До службових
документів належать: директивні та розпорядчі ділові папери (закони,
постанови, рішення, накази тощо); адміністративно-організаційні ділові
папери (плани, статути, правила, акти, звіти, протоколи, службові листи
тощо); документи з особового складу працівників, що містять заяву,
автобіографію і т. ін. (особисті папери); фінансова та облікова
документація.
Ведення документації є прерогативою адміністративного діловодства.
Справочинство (діловодство) – це діяльність, що охоплює питання
документування, організації та роботи з документами в процесі здійснення
управлінських функцій. Справочинство є важливою складовою діяльності
кожного підприємства, установи, організації.
Види документів розрізняють за кількома ознаками: найменуванням (листи,
телеграми, телефонограми, телекси, факси, довідки, заяви, службові
записки, інструкції та ін.); способом засвідчення (прості й нотаріально
засвідчені); походженням (службові та особисті); місцем виникнення
(внутрішні і зовнішні); терміном виконання (термінові й нетермінові);
ступенем гласності (таємні й відкриті); змістом і структурними ознаками
(прості й складні, регламентовані і нерегламентовані); формою
(стандартні й нестандартні). Документ може бути оригіналом (основний
вид), копією (точним відбитком оригіналу), витягом (відтвореною частиною
від цілого), дублікатом.
Сучасний службовий документ – це передусім письмовий текст. За способом
синтаксичної організації мовного потоку та видом його пунктуаційного і
просторово-графічного оформлення розрізняють такі типи текстів:
традиційний, лінійний запис зв’язного мовлення, тобто текст, в якому
подано суцільний мовний матеріал, а також можливе розміщення
позатекстових форм передавання інформації (креслення, схеми, діаграми
тощо); трафарет – традиційний, лінійний запис з прогалинами, що
заповнюються змінною інформацією (довідка, авансовий звіт, посвідчення
тощо), тобто формалізований текст із заздалегідь передбаченою типовою
ситуацією, у межах якої може бути використано службовий документ; отже,
трафарет – це мовна форма, в якій відбивається типова ситуація; анкета,
зміст якої зазвичай виявляється більш «подрібненим», ніж у трафареті;
текст анкети розміщується вертикально; таблиця – сукупність даних,
наведених у цифровій або словесній формі і вміщених у графах
вертикальної та горизонтальної площин; змішаний текст – поєднання
текстів різних типів.
Традиційний запис зв’язного мовлення може ілюструватися табличним
матеріалом, що передує анкеті, та ін.
? трафарети, анкети, таблиці – створюються для уніфікації службових
документів. Насамперед така уніфікація виправдана з економічного погляду
(підготовка документа потребує менших витрат часу і паперу); з
психологічного погляду (в уніфікованому тексті адресат документа одразу
виділяє ключові слова повідомлення, а сам текст сприймається краще); з
правового погляду (формалізація «узаконює» текст); з технічного погляду
(інформація формалізованих текстів легше опрацьовується на персональному
комп’ютері; уніфікація текстів зменшує необхідність використання
комп’ютерної техніки). Стандартизація службових документів через
уніфікацію їхніх текстів здійснюється на основі держстандартів та інших
інструктивних матеріалів, у яких закріплюються: вимоги до змісту
документа – його обсягу, внутрішньої структури і т. ін.; зразки
загальної форми документів, а також система реквізитів, їх розміщення на
бланку; вимоги до мови складання документів і т. ін.
Ділове спілкування буває усним і письмовим (скажімо, ділова розмова
співбесідника з одним або кількома співрозмовниками чи залом
(аудиторією); ділове спілкування відбувається віч-на-віч і заочно,
скажімо, за допомогою телефону, електронної пошти тощо). Усне ділове
спілкування буває публічним і приватним (залежно від кількості
співрозмовників і завдань спілкування). Розглянемо основні його види:
Прийом відвідувачів – це вид усного офіційно-ділового спілкування
службової особи з відвідувачами від імені установи, яку вона
представляє. Основні вимоги до цього виду спілкування: чіткість та
виразність мовлення, суворе дотримання регламенту, уважність,
ввічливість, доброзичливість і коректність.
Телефонна розмова – заочна службова розмова із співрозмовником, яка
складається із таких компонентів: момент установлення зв’язку (називаємо
своє прізвище та повідомляємо, від чийого імені йтиме розмова; те саме
бажано почути у відповідь); виклад справи (чіткий, стислий, без зайвих
подробиць); закінчення розмови (ініціатива належить тому, хто
телефонує).
Ділове засідання (нарада) – високоефективний метод управління. Наради
можуть бути найрізноманітнішими – інформаційними, диспетчерськими,
дискусійними. Вони передбачають максимум уваги її організатора до кожної
пропозиції, розкутість думки. Такі наради обов’язково мають розв’язувати
актуальні проблеми, тому їх результатом є рішення (ухвала).
Публічний виступ – це активізація аудиторії до розширення її політичних,
економічних чи спеціальних наукових знань через виголошення якогось
тексту у вигляді лекції, доповіді, повідомлення (бажане не читання, а
розмова (бесіда) з присутніми). Точність формулювань, стислість,
небагатослівність, доречність, зрозумілість, виразність, своєрідність,
бездоганність мови, логічність і доступність викладу, простота і
природність поведінки – складники успішного публічного виступу, який
може реалізовуватися через діалог з аудиторією (доповідач – аудиторія)
та полілог. У першому випадку лекція (доповідь) або сприймається
аудиторією мовчки (сприймання почутого на слух, конспектування тощо),
або викликає дискусію, спонукаючи до бесіди (при цьому діалог доповідача
з аудиторією зберігається). У другому випадку сама аудиторія веде
полілог-дискусію, полілог-диспут, полілог-обговорення (теоретична
конференція, круглий стіл тощо).
Писемні та усні форми ділового спілкування обов’язково повинні
підпорядковуватися одній меті – своєчасному ефективному розв’язанню
конкретного ділового питання. Уже згадуваний нами Фред Фішер
стверджував: «Чітко визначена проблема – наполовину вирішена проблема».
Отже, правильно сформулювати питання, що підлягає розв’язанню, – означає
не лише переконати себе у правомірності власного пошуку істини, а й
зробити однодумцем свого опонента, без якого позитивний результат часто
просто неможливий.
Перелік рекомендованих джерел
Основна література
1. Антисуржик. Вчимося ввічливо поводитися і правильно говорити / за
заг. ред. О. Сербенської. – Львів: Світ, 1994. – 152 с.
2. Бабич Н. Д. Основи культури мовлення / Н. Д. Бабич. – Львів: Світ,
1990. – 232 с.
3. Бабич Н. Д. Практична стилістика і культура української мови : навч.
посіб./ Н. Д. Бабич. – Львів : Світ, 2003. – 432 с.
4. Ботвина Н.В. Офіційно-діловий та науковий стилі української мови :
навч. посіб. / Наталія Ботвина. – К. : АртЕк, 1998. – 192 с.
5. Волкотруб Г. Й. Стилістика ділової мови : навч посіб. / Г. Й.
Волкотруб. – К. : МАУП, 2002. – 208 с.
6. Глущик С. В. Сучасні ділові папери / Глущик С. В., Дияк О. В.,
Шевчук С. В. – К. : А.С.К., 2000. – 400 с.
7. Зубков М. Г. Сучасна українська ділова мова / М. Г. Зубков. – Х. :
Торсінг, 2003. – 448 с.
8. Коваль А.П. Ділове спілкування: навч. посіб. / Коваль А.П. – К. :
Либідь, 1992. – 280 с.
9. Культура фахового мовлення: навч. посіб. / за ред. Н. Д. Бабич. –
Чернівці : Книги-ХІІ, 2006. – 496с.
10. Мацюк З. Українська мова професійного спілкування: навч. посіб. /
Мацюк З., Станкевич Н. – К. : Каравела, 2006. – 352 с.
11. Онуфрієнко Г.С. Науковий стиль української мови: навч. посіб. /
Онуфрієнко Г.С. – К. : Центр навчальної літератури, 2006. – 312с.
12. Пахомов В.М. Ділова українська мова: конспект лекцій / Пахомов В.М.
– Івано-Франківськ : Факел, 2002. – 358 с.
13. Плотницька І. М. Ділова українська мова у сфері державного
управління : навч. посіб. / Плотницька І. М. – К. : Вид-во УАДУ, 2000. –
192 с.
14. Пономарів О. Д. Культура слова: Мовностилістичні поради: навч.
посіб. / О. Д. Пономарів. – 2-ге вид., стереотип. – К. : Либідь, 2001.
– 240 с.
15. Українська ділова і фахова мова: практичний посібник на щодень /
М. Д. Гінзбург, І. О. Требульова, С. Д. Левіна, І. М. Корніловська ; за
ред. М. Д. Гінзбурга. – 2-ге вид., випр. і доп. – К. : «Фірма «ІНКОС»,
Центр навчальної літератури, 2007. – 672 с.
Додаткова література
1. Ботвина Н. В. Міжнародні культурні традиції: мова та етика ділового
спілкування: навч. посіб. / Н. В. Ботвина. – К. : АртЕк, 2000. – 192 с.
2. Волошин В. Г. Комп’ютерна лінгвістика: навч. посіб. / В. Г. Волошин.
– Суми : ВТД ” Університетська книга”, 2004. – 382 с.
3. Гуць М.В. Українська мова у професійному спілкуванні : навч. посіб. /
Гуць М. В., Олійник І. Г., Ющук І. П. – К. : Міжнародна агенція
“BeeZone”, 2004. – 336 с.
4. Довідник з культури мови: [ посібник] / С. Я. Єрмоленко, С. П. Бибик,
Н. М. Сологуб [та ін.] ; за ред. С. Я. Єрмоленко. – К. : Вища шк., 2005.
– 399 с.
5. Жайворонок В. В. Велика чи мала літера? Словник-довідник/
Жайворонок В. В. – К. : Наукова думка, 2004.
6. Корніяка О. М. Мистецтво гречності: Чи вміємо ми себе поводити ? /
О. М. Корніяка. – К. : Либідь, 1996. – 96 с.
7. Культура мови на щодень / Н. Я. Дзюбишина-Мельник, Н. С. Дужик,
С. Я. Єрмоленко [та ін.]. – К.: Довіра, 2000. – 304с.
8. Культура української мови: довідник / С. Я. Єрмоленко, Н.
Я. Дзюбишина-Мельник, К. В. Ленець [та ін.] ; за ред. В.М.
Русанівського. – К. : Либідь, 1990. – 304 с.
9. Малиновський В. Я. Словник термінів і понять з державного управління
/ В. Я. Малиновський. – вид. 2-ге, доп. і виправл. – К. : Центр сприяння
інституційному розвитку державної служби, 2005. – 254 с.
10. Палихата Е.Я. Культура наукового і ділового мовлення / Е. Я.
Палихата. – Тернопіль, 1997. – 132 с.
11. Радевич-Винницький Я. Етикет і культура спілкування /
Радевич-Винницький Я. – 2-ге вид., перероб. і доп. – К. : Знання, 2006.
– 291с.
12. Словник-довідник з культури української мови / Д. Гринчишин,
А.Капелюшний, О.Сербенська, З.Терлак. – К. : Знання, 2004. – 367с.
13. Словник іншомовних слів : 23000 слів та термінологічних
словосполучень / уклад. Л. О. Пустовіт [та ін.]. – К. : Довіра, 2000. –
1018 с.
14. Словник скорочень в українській мові / уклад. Н.Д.Гула [та ін.] ;
ред.-упоряд. В. В, Жайворонок, М . М. Фещенко ; за ред. Л. С.
Паламарчука. – К. : Вища шк. Головне вид-во, 1988. – 512 с.
15. Словник труднощів української мови / за ред. С. Я. Єрмоленко. – К. :
Радянська школа, 1989.
16. Український правопис / НАН України, Ін-т мовознавства ім. О. О.
Потебні; Інститут української мови. – стереотип. вид. – К. : Наукова
думка, 2003. – 240 с.
17. Універсальний довідник-практикум з ділових паперів / С. П. Бибик,
І. Л. Михно, Л. О. Пустовіт, Г. М. Сюта. – К. : Довіра : УНВЦ «Рідна
мова», 1997. – 399 с. – (Б-ка держ. службовця. Держ. мова і
діловодство).
Нашли опечатку? Выделите и нажмите CTRL+Enter
