Економічна сутність запасів, характеристика організації їх обліку та її вплив на стан облікового процесу. (Реферат)

Пошукова робота

Економічна сутність запасів, характеристика організації їх обліку
та її вплив на стан
облікового процесу.

Однією із основних складових частин економічних ресурсів, які в свою
чергу являються основним елементом економічного потенціалу як окремого
підприємства, так і суспільства в цілому є предмети праці – засоби
виробництва, речова форма функціонування живої праці, на яку впливає
людина за допомогою засобів праці з метою виготовлення матеріальних
благ. Усі засоби, які можуть служити людині для задоволення її потреб,
називаються благами. Всі корисності, які не даються природою даремно і в
готовому вигляді, а є результатом праці, носить назву цінностей.
Відповідно, в економічній сфері застосовується таке поняття як
“матеріальні цінності”. А сукупність всіх цінностей, які знаходяться в
розпорядженні підприємства, складають його майно і формують поняття
“запаси” [ ].

Згідно з Положенням бухгалтерського обліку 9 ”Запаси” [ ], запаси — це
активи, які:

утримуються для подальшого продажу за умов звичайної господарської
діяльності;

перебувають у процесі виробництва з метою подальшого продажу продукту
виробництва;

активи, що утримуються для споживання під час виробництва продукції,
виконання робіт та надання послуг, а також управління підприємством.

Запаси призначені для виробництва продукції, надання послуг або для
перепродажу потягом короткого періоду часу, визнаються активом, якщо:

існує ймовірність того, що підприємство отримає в майбутньому економічні
вигоди, пов’язані з їх використанням;

їх вартість може бути достовірно визначена.

Запаси класифікуються за трьома ознаками (табл. 1.1)

Таблиця 1.1

Групування запасів за П(С)БО 9 „Запаси”

Ознаки групування Вид запасів

Призначені для реалізації в умовах звичайної діяльності Готова
продукція, товари

Знаходяться в процесі виробництва з метою виробництва Незавершене
виробництво, напівфабрикати, брак у виробництві

Призначені для споживання при виробництві продукції, виконанні робіт,
наданні послуг, а також управління підприємством Виробничі запаси, МШП

Виробничі запаси – придбані або самостійно виготовлені вироби, які
підлягають подальшій переробці на підприємстві. До них відносяться:
сировина і матеріали, тара і тарні матеріали, будівельні матеріали,
матеріали, передані в переробку, запасні частини, матеріали
сільськогосподарського призначення, інші матеріали.

До малоцінних та швидкозношуваних предметів відносять предмети, які
використовуються протягом не більше одного року або нормального
операційного циклу, якщо він більше одного року, такі як інструменти,
господарський інвентар, спеціальне оснащення, спеціальний одяг тощо.

Брак – це продукція, напівфабрикати, деталі, вузли і роботи, які не
відповідають за своєю якістю встановленим стандартам або технічним
умовам і не можуть бути використані за своїм прямим призначенням або
можуть бути використані лише після додаткових витрат та виправлення.

Під напівфабрикатом розуміють продукт окремих технологічних фаз
(переробок, цехів, дільниць, бригад тощо), який повинен пройти ще одну
або декілька технологічних фаз обробки, перш ніж стати готовою
продукцією.

До незавершеного виробництва відносять закінчену, виготовлену, але не
повністю укомплектовану або ж не прийняту замовником продукцію,
незакінчені або не прийняті замовником роботи і послуги товарного
характеру.

Готова продукція – це продукція, яка пройшла обробку, випробування,
приймання, укомплектована згідно з умовами договорів із замовниками,
відповідає технічним умовам і стандартам.

Під товаром розуміють матеріальну або нематеріальну власність, яка
реалізується на ринку. Товаром можуть бути продукти як фізичної так і
розумової праці, результат послуги, сама здатність до праці, земля та її
надра – все, що має споживчу та продажну вартість і може обмінюватися на
інший товар (гроші) власником цієї споживчої вартості.

В ході матеріального потоку ресурси переходять із одного стану в інший,
що знайшло відображення в класифікації запасів.

Спочатку запаси надходять на підприємство у вигляді сировини, матеріалів
і комплектуючих виробів., призначених для виробництва, а також товарів,
придбаних для перепродажу. Потрапляючи у виробничий процес, вони
переходять в категорію незавершеного виробництва, після чого запаси
стають готовою продукцією. Крім того, для забезпечення виробництва
підприємство утворює і запаси малоцінних та швидкозношуваних.

Важливе значення має класифікація матеріалів за економічним змістом.

Розглянемо докладніше цю класифікацію.

Сировина – добуті, вирощені власними силами або придбані на стороні
оборотні ресурси, які на момент придбання не пройшли жодної стадії
промислової обробки і призначені для споживання власним виробництвом як
необхідний компонент майбутнього продукту виробництва.

Матеріали – придбані на стороні оборотні ресурси, призначені для
використання у власному виробництві як необхідний компонент майбутнього
продукту цього виробництва або для обслуговування технологічного процесу
і управління. Матеріали умовно можна поділити на основні та допоміжні.

Основні матеріали – це матеріали, які становлять основу продукту
виробництва.

Допоміжні матеріали – матеріали, які використовують для обслуговування
процесу виробництва й управління.

Цей поділ має умовний характер і часто залежить лише від кількості
матеріалу, використаного на виробництво різних видів продукції.

До групи допоміжних матеріалів у зв’язку з особливістю використання
окремо виділяють паливо, тару й тарні матеріали, запасні частини.

Напівфабрикати – це сировина і матеріали, які пройшли певні стадії
обробки, але ще не є готовою продукцією. У виготовленні продукції вони
виконують таку ж роль, як і основні матеріали, тобто утворюють її
матеріальну основу.

Купівельні напівфабрикати та комплектуючі вироби – придбані на стороні
оборотні матеріальні активи, призначені для використання у власному
виробництві як матеріальна основа або необхідний додаток до матеріальної
складової майбутнього продукту цього виробництва.

Паливо виділяють у окрему групу з огляду на його велике економічне
значення та специфіку використання. Паливо поділяють на технологічне,
моторне (пальне) і господарське (на опалення).

Тара – оборотні матеріальні активи, призначені для транспортування,
зберігання і продажу продукції.

Тарні матеріали – оборотні матеріальні активи, призначені для
виготовлення і ремонту тари.

Будівельні матеріали – матеріальні активи, призначені для використання у
капітальному будівництві об’єктів, що зводяться господарським або
підрядним способом.

Матеріали, передані в переробку – оборотні матеріальні активи, тимчасово
передані на безоплатній основі підприємством-власником
суб’єктам-переробникам для доведення її до стану, придатного для
використання підприємством-власником у власних цілях.

Запасні частини – оборотні матеріальні активи, призначені для
використання під час проведення ремонту, реконструкції, модернізації,
обладнання і машин (в тому числі транспортних засобів), ремонту
обладнання і машин за замовленнями сторонніх осіб і для використання з
метою гарантійного ремонту таких засобів.

Матеріали сільськогосподарського призначення – виробничі запаси
сільськогосподарського підприємства або підприємства, що займається
вирощуванням продукції сільського господарства в межах своєї звичайної
діяльності.

Незавершене виробництво виступає у вигляді незакінчених обробкою і
складанням деталей, вузлів, виробів та незакінчених технологічних
процесів.

Зворотні відходи виробництва – це залишки, що утворились в процесі
переробки сировини і матеріалів, та які повністю або частково втратили
споживчі якості (тирса, стружка тощо).

В окрему групу виділяють оборотні малоцінні та швидкозношувані предмети,
що використовуються протягом не більше одного року або нормального
операційного циклу, якщо він більше одного року.

Важливою умовою правильної та раціональної організації бухгалтерського
обліку матеріалів являється розробка їх номенклатури – переліку
матеріалів, який упорядковано за їх технічних властивостей та роллю у
процесі виробництва. Розробка номенклатури розпочинається із визначення
переліку груп, які використовуються на підприємстві. Кількість та назва
груп залежить від загальної кількості назв матеріалів; їх властивостей;
економічного призначення у виробництві, а також вимог до групування при
розрахунку потреби, плануванні процесу постачання, контролю за
використанням та складанням звітності. Мінімальна кількість груп
обмежена кількістю рахунків та субрахунків, максимальна дорівнює 10 при
шифруванні груп достатньо було одного цифрового знака. Група повинна
відобразити техніко-економічний зміст, включених до неї матеріалів. На
підставі номерів груп та підгруп у схемі та порядкових номерів, названих
у підгрупі встановлюється номенклатурний номер матеріалів.
Номенклатури-цінники використовуються усіма службами.

При обліку запасів виникає багато проблем. Насамперед це пов’язане з
тим, що на багатьох підприємствах облік запасів ведеться паралельно
трьома підрозділами з різною метою:

на складі в натуральному вираженні враховується все, що там фізично
знаходиться; основна мета складського обліку – збереження запасів;

у торговому відділі формується й аналізується інформація про рух і
залишки товарів з метою ефективного продажу;

у бухгалтерії облік запасів ведеться з використанням встановлених П(С)БО
9 методів для формування фінансової та податкової звітності.

Й часто виникають ситуації, коли за даними одного підрозділу залишок
запасів є (наприклад, у торговому відділі), а в обліку іншого
(наприклад, бухгалтерії) – залишків немає. На практиці найбільш поширені
дві причини розходжень в обліку.

По-перше, пересортиця, яка може бути викликана як об’єктивними, так і
суб’єктивними причинами. Наприклад у митній декларації товар іменується
як „Циліндричні елементи” і під такою назвою іменується в бухгалтерії, а
торговий відділ оперує (вказує у витратних документах) більш звичною для
покупця назвою – „труби”. До суб’єктивних причин належить і „людський”
чинник, тобто помилки співробітників, викликані не недостатньою
кваліфікацією бухгалтера чи комірника (хоч буває й таке), а браком знань
у галузі товарознавства. Як наслідок інформація з одного й того ж
документа може бути неоднаково відображена в обліку різних підрозділів.

По-друге, некоректний облік переходу права власності. Наприклад, товар
проданий, але й далі знаходиться на складі підприємства на
відповідальному зберіганні. У бухгалтерії й торговому відділі він
списаний, а на складі продовжує рахуватись в картках складського обліку
без змін.

Тому для правильного і раціонального обліку запасів потрібно:

правильно і своєчасно відображати у документах операції з ними і
забезпечити достовірні дані з їх заготівлі, надходження та відпуску;

контролювати їх цілісність у місцях зберігання і на всіх етапах руху;

своєчасно виявляти непотрібні та зайві запаси для їх наступної
реалізації;

затвердити чітку систему документообороту і суворий порядок оформлення
операцій з їх руху;

регулярно проводити інвентаризації, контрольні вибіркові перевірки
залишків запасів і відображати у бухгалтерському обліку їх результати.

Підмурівком ефективної організації обліку запасів є їх правильна
класифікація і кодування.

Для ВАТ „Прожектор” організація обліку матеріалів являється надзвичайно
важливою в загальній системі обліку, оскільки саме матеріали є основним
елементом витрат підприємства, а від ефективності організованого обліку
в значній мірі залежить забезпеченість підприємства необхідними
матеріалами, їх кількісно-якісне збереження та раціональне витрачання.

Звичайно, як і будь-де, на базовому підприємстві існує ряд питань, що
потребують доопрацювання. Недостатня організація обліку матеріалів
обумовлена нестабільністю на ринку, перебоями у постачанні матеріалів,
досить швидким псуванням деяких із них. Але наперекір цьому можна
поставити жорсткий контроль за процесом матеріального постачання, за
станом збереження матеріалів та, безумовно, контроль за витрачанням
матеріальних ресурсів у відповідності до встановлених норм.

Отже, запаси є найбільш важливою і значною частиною активів
підприємства, вони займають особливе місце у складі майна та домінуючі
позиції у структурі витрат підприємств різних сфер діяльності, при
визначенні результатів господарської діяльності підприємства та при
висвітленні інформації про його фінансовий стан. Тому їх облік є досить
трудомістким процесом та має досить значні проблеми.

2. Організація складського обліку.

Однією із складових організації обліку запасів є організація складського
обліку – кількісно-сортового обліку матеріальних цінностей, який
ведеться на місці їх зберігання безпосередньо матеріально-відповідальною
особою, але організовується головним бухгалтером. Він встановлює форми
регістрів обліку, оформляє і передає їх на склад, інструктує
матеріально-відповідальних осіб про порядок ведення складського обліку
та систематично слідкує за ефективністю ведення складського обліку.

Першою передумовою складського обліку є порядок організації складського
господарства.

На базовому підприємстві для забезпечення виробничої програми
відповідними матеріальними ресурсами створено спеціальні склади для
зберігання основних і допоміжних матеріалів, палива, запасних частин,
МШП та інших запасів. Крім центральних складів, в різних структурних
підрозділах підприємства функціонують комори, які виконують функції
проміжних складів. Кожному складу наказом по підприємству присвоєно
порядковий номер, який надалі зазначається на всіх документах, які
відносяться до операцій даного складу.

На складах (кладових) матеріальні цінності розміщують по секціях, а в
середині них – по групах, типо- та сорторозмірах в штабелях, ящиках,
контейнерах, на стелажах, полках, комірках, піддонах, що забезпечує
швидке їх приймання, відпуск та контроль за відповідністю фактичної
наявності встановленим нормам (ліміту).

Складський облік організовують за видами об’єктів, що зберігаються, за
місцями зберігання, за кількістю матеріальних цінностей. За необхідністю
складський облік організовують за партіями надходження запасів.

Склади повинні бути забезпечені справними вагами, вимірювальними
пристроями та мірною тарою.

Облік матеріалів на складі здійснюється завідуючим складом (комірником),
який є відповідальним за приймання та відпуск матеріальних цінностей, за
правильне і своєчасне оформлення цих операцій, а також цілісність
матеріальних цінностей. матеріально-відповідальною особою. Її приймають
на роботу, переміщують та звільняють, як правило, за згодою головного
бухгалтера підприємства. З комірником укладається типовий письмовий
договір у встановленій формі про повну індивідуальну матеріальну
відповідальність. Цей договір має зберігатися в особовій справі кожної
матеріально-відповідальної особи, яка знаходиться у відділі кадрів.

Бухгалтерія підприємства у встановлені строки здійснює приймання і
обробку первинних документів на сировину, матеріали тощо. Всі документи
сортуються і перевіряються. Прибуткові ордери звіряються з рахунками, що
до них належать, транспортними документами, приймальними актами тощо.
Лімітні картки, що надійшли зі складу, зіставляються з іншими
примірниками, одержаними від цехів-споживачів, накладні на переміщення
матеріалів, здані складами-відправниками, з примірниками тих же
накладних, що надійшли зі складів-одержувачів.

При використанні матеріальних звітів немає потреби у складанні інших
документів на витрачання документів, що спрощує облік матеріалів у
підзвіт, так як в якості регістрів аналітичного обліку використовуються
звіти матеріально-відповідальних осіб.

Аналітичний облік виробничих запасів на ВАТ „Прожектор” ведеться на
складах за допомогою карток складського обліку (дод. ), що
розміщуються в картотеці за технічними групами виробничих запасів
відповідно до номенклатури-цінника. Вони відкриваються в бухгалтерії в
такому ж порядку, як і книга складського обліку. Для кожного
найменування предметів чи продуктів праці, що мають окремий
номенклатурний номер, відкривається окрема картка складського обліку, в
якій заповнюють такі реквізити: номер картки і складу, назва матеріалу,
одиниця виміру, технічна характеристика (марка, сорт, профіль, розмір),
облікова ціна, номенклатурний номер, норма запасу (максимум, мінімум).
Картку підписує головний бухгалтер, його заступник або за його
дорученням бухгалтер матеріального відділу.

Заготовлені таким чином картки передають завідувачу складу чи комірнику
під розписку у спеціальному реєстрі видачі карток складського обліку
матеріальному складу. Реєстр має типову форму, в якому вказані дата
відкриття картки, номенклатурний номер матеріалу, порядковий номер
картки, назва матеріалу, одиниця виміру, облікова ціна, особистий підпис
комірника про одержання картки, помітка про повернення. За кожним
складом ведеться окремий реєстр видачі карток складського обліку.

В отриманих картках складського обліку форми № М-12 завідуючий складом
(комірник) заповнює реквізити, що характеризують місця зберігання
матеріалів (стелажі, чарунки тощо). Крім того, у місцях зберігання
товарно-матеріальних цінностей прикріплюється матеріальний ярлик форми №
М-16

Керівник підприємства на початку кожного року створює наказ чи
розпорядження про визначення осіб, які мають право підписувати документи
на одержання і відпуск зі складів господарства окремих видів
матеріальних цінностей на ті чи інші господарські потреби. Завідуючий
складом чи комірник повинні мати в себе картку із взірцями підписів цих
посадових осіб.

Надходження матеріалів на підприємство контролює в першу чергу відділ
постачання. Саме він стежить за тим, чи сумлінно постачальник виконує
договірні зобов’язання, і якщо ні – пред’являє до нього претензії щодо
якості та нестачі запасів.

Працівники відділу постачання:

реєструють розрахункові документи (платіжні вимоги, рахунки-фактури та
ін.) у журналі обліку вантажів, що надійшли (форма № М-1) ; перевіряють
відповідність даних цих документів договору поставки (асортимент
запасів, їх кількість, ціну, строки відвантаження та ін.);

роблять у картках складського обліку (форма № М-12) або книзі
оперативного обліку відповідні записи про виконання договору поставки;

акцептують розрахункові документи постачальника або мотивовано
відмовляють в акцепті;

віддають розпорядження на одержання і доставку вантажу уповноваженим
особам, перелік яких встановлює директор підприємства;

передають документи до фінансового відділу або бухгалтерії.

Відповідає за прийняття запасів на склад завідувач складом або комірник.
Він оглядає їх у присутності особи, яка доставила вантаж, зважує,
підраховує чи обмірює. Якщо все гаразд, завскладом (комірник) виписує
прибутковий ордер (форма № М-4) (дод. ).

Для одержання зі складу постачальника або транспортної організації
уповноваженій особі видають наряд (або інший документ) і довіреність на
одержання матеріалу, відповідно оформлених та зареєстрованих в журналі
реєстрації довіреностей форми М-3 (дод. ).

Запаси, що надходять, ретельно перевіряються за асортиментом, кількістю
(рахунком, вагою, обсягом) та якістю, зазначеними у супровідних
документах.

При невідповідності матеріалів, що надійшли, їх асортименту, якості або
кількості, зазначеним у документах постачальника, складають акт про
приймання матеріалів за формою № М-7 . У цьому випадку прибутковий ордер
не оформлюється.

Якщо запаси потребують лабораторного випробовування або спеціального
технічного приймання, їх приймають тільки за кількістю на тимчасове
зберігання і лише після одержання акту лабораторного випробування
проводять остаточне приймання. Завскладом (комірник) повинен своєчасно
записати такі запаси до спеціальної книги. Звичайно такі запаси
зберігають окремо і не витрачають до остаточного приймання.

Запаси, куплені підзвітними особами за готівку, приймають за
пред’явленням підтвердних документів і оформлюють прибутковими ордерами,
поставивши на документах їх номери. Далі завідуючий складом чи комірник
підтверджує одержання матеріалів своїм підписом і повертає документи
підзвітній особі, яка надає їх разом з авансовим звітом до бухгалтерії.

Якщо немає розбіжностей між фактично прийнятою і зазначеною в документах
постачальника, запаси можна приймати і ставити на ньому штамп, у
відмітку якого містяться ті ж реквізити, що й у прибутковому ордері.

Видають матеріали зі складу на виробництві за лімітно-забірною карткою
форми №М-8 (дод. ), яка дозволяє контролювати витрачання матеріалів
в межах норм. Понаднормова видача відбувається за допомогою
накладної-вимоги на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів форми
№М-11 (дод. ).

З метою забезпечення ефективного оперативного обліку наявності та руху
матеріалів, на базовому підприємстві розроблено графік передачі
документів до бухгалтерії завідуючим складу, в якому зазначені
документи, порядок та строки їх подання до матеріального відділу
бухгалтерії, та оперограми руху кожного документу окремо.

Таблиця 3.1

Графік передачі документів складу у бухгалтерію

Назва документа Форма Хто подає Строки подання Порядок подання Кому
подають Строки перевірки

Прибутковий ордер М-4 Зав. складом Щодня Особисто Бухгалтер з обліку
матеріалів При прийманні

Акт про приймання матеріалів М-7 Те саме Щодня Особисто Те саме Те саме

Лімітно-забірна картка М-9 Те саме Щодня Особисто Те саме Те саме

Вимога М-11 Те саме Щодня Особисто Те саме Те саме

Картка складського обліку М-12 Те саме Щодня Особисто Те саме Те саме

Таблиця 3.2

Оперограма руху лімітно-забірної картки

на одержання матеріалів зі складу

Операція Підрозділ-виконавець

Назва Зміст Мат-тех. Відділ Склад Цех Бухгалтерія

Виписка

Дата видачі, перелік матеріалів, кількість, вартість, сума, залишок
ліміту

Перевірка

Відповідність нормам витрат

Реєстрація

Запис в книзі обліку використання мат-в

Передача Перевірка правильності записів та відображення руху матеріалів

Крім цього графіком передбачено порядок звітування
матеріально-відповідальної особи: в кінці кожного місяця завідуючий
складом складає та передає до бухгалтерії відомість з обліку матеріалів
на складі, де, відповідно, зазначаються залишки матеріалів на початок
місяця, обороти по надходженню та вибуттю матеріалів та залишки на
початок наступного місяця; матеріально-відповідальн6а особа цеху,
дільниці (прораб, майстер, кладовщик) здають до бухгалтерії матеріальний
звіт (дод. ), де зазначають залишок матеріалів в цеху (кладовій) на
початок місяця, надходження та витрачання, залишок на кінеця місяця.
Крім цього вказують випадки перевитрат матеріалів із зазначенням їх
причин.

Для контролю наявності запасів на складі проводять інвентаризацію, після
якої складають інвентаризаційний опис форми №М-21 (дод. ).

На ВАТ «Прожектор» складський облік організований належним чином, що
забезпечує кількісно-якісне збереження матеріальних ресурсів, зокрема: з
усіма матеріально-відповідальними особами укладені договори матеріальної
відповідальності, приміщення складів обладнані належними вагомірними
приладами, дотримується технологія зберігання матеріалів.

3. Організація обліку запасів в бухгалтерії

Важливою передумовою правильної організації обліку є організація обліку
в бухгалтерії.

Організаційна побудова апарату бухгалтерської служби – це форма поділу
та кооперування праці, яка передбачає розподіл усього комплексу
облікових, контрольних та аналітичних робіт між виконавцями.
Організаційна побудова бухгалтерії залежить від її структури, яка
виражає форму організації виконавців облікового процесу. В залежності
від цілого ряду факторів, серед яких можна виділити наступні: обсяги
виробництва, загальна чисельність працюючих, кількість структурних
підрозділів, види діяльності, характер організації технології
виробничого процесу, характер функціональних обов’язків та інших, існує
дві форми організаційної побудови бухгалтерії: централізована та
децентралізована.

У централізованій формі весь апарат бухгалтерії як методично, так і
адміністративно підпорядковується одному керівнику – головному
бухгалтеру.

У децентралізованій формі організаційної побудови частина апарату з
методичних питань підпорядкована головному бухгалтеру, а з
адміністративних – господарському керівнику (начальник цеху, підрозділу
підприємства).

В умовах господарських формувань структура бухгалтерії повинна
відображати специфічні умови технології і організації управління і
організації управління виробництвом та відповідати наступним вимогам:
виключати елементи дублювання та паралелізму; бути максимально простою;
регламентувати чисельність на основі керованості; враховувати досягнення
науки і техніки; відповідати досягненням наукової організації праці;
забезпечувати самостійність та повноцінність кожного підрозділу.

Організаційна структура апарату бухгалтерії має три різновиди: лінійна,
лінійно-штабна, комбінована.

Лінійна організація передбачає безпосереднє підпорядкування всіх
виконавців головному бухгалтеру. При лінійно-штабній організації
бухгалтерії створюються проміжні ланки-сектори, які об’єднують групи.
Комбінований тип організаційної побудови бухгалтерії передбачає передачу
частини повноважень головного бухгалтера керівникам секторів обліку.

Для базового підприємства ВАТ „Прожектор” характерна децентралізована
форма побудови та лінійно-штабна організаційна структура бухгалтерії
(рис.3.1).

Рис. 3.1. Лінійно-штабна організаційна структура бухгалтерії

Одним із важливих елементів розробки структури апарату бухгалтерії є
формування посад. В основу вибору посад покладено характер, склад та
обсяг функцій, які виконуватиме працівник в даній організації.

З метою максимально ефективної організації системи обліку
товарно-матеріальних цінностей на ВАТ „Прожектор” було розроблено проект
організації обліку виробничих запасів, що складається з таких розділів:
загальна частина проекту; організація обліку заготівлі; організація
складського обліку; організація обліку витрат; організація роботи
облікового апарату. Він зберігається у головного бухгалтера як складова
частина наказу про облікову політику підприємства та представлена у
такій формі (табл. 3.1)

Таблиця 3.1

Макет проекту організації обліку предметів і продуктів праці та
оперативного економічного контролю за їх зберіганням і використанням

Складова частина проекту Зміст складової частини

Номенклатурний цінник для предметів і продуктів праці Розробка
номенклатури предметів і продуктів праці. Розробка облікових цін на
предмети і продукти праці. Оформлення номенклатури-цінника для предметів
і продуктів праці

Організація складського обліку предметів і продуктів праці Організація
книг або карток складського обліку. Складання звітів про рух продукції і
матеріалів

Документація і документооборот за операціями надходження і вибуття
предметів і продуктів праці Складання робочих інструкцій до документів і
графіків документообороту

Бух. облік предметів і продуктів праці Організація бух. обліку предметів
праці відповідно до прийнятої в господарстві формою обліку

План використання робіт з обліку предметів і продуктів праці Розробка
функціональних карт або посадових характеристик працівників
матеріального відділу центральної бухгалтерії, індивідуальних графіків
облікових робіт співробітників матеріального відділу центральної
бухгалтерії, а також структурних графіків облікових робіт матеріального
відділу центральної бухгалтерії

Оперативний економічний контроль за збереженням та використанням
предметів і продуктів праці Спостереження за веденням складського
господарства. Планові та позапланові інвентаризації матеріальних
цінностей на складах. Контроль за виходом продукції, використанням на
виробництві предметів і продуктів праці за допомогою науково
обгрунтованого нормування витрат на виробничі потреби і лімітування їх
видачі

Для забезпечення організації обліку на підприємствах розробляються
організаційні регламенти – нормативні документи, що регламентують
функціонування апарату управління і здійснення облікового й аналітичного
процесів. До них належать: положення про відділ, посадові інструкції,
стандарти, графіки, регламенти робочого дня тощо.

Положення про підрозділ бухгалтерської служби (дод. ) складається з
таких розділів: загальні положення; цілі; організаційна структура;
завдання і функції; права; відповідальність; взаємовідносини з іншими
підрозділами апарату управління; порядок розширення, реорганізації,
ліквідації; висновок.

Посадова інструкція – це нормативний документ, в якому визначено
завдання, права і обов’язки, відповідальність посадової особи. Її
розробляють щодо конкретної штатної посади (дод. ). У посадовій
інструкції розкривається функціональна структура діяльності посадової
особи як комплекс елементів: цілей завдання і програм; функцій і методів
управління; інформації, технічних засобів управління.

З урахуванням проекту організації обліку та змісту посадових інструкцій
головний бухгалтер базового підприємства розробив структурний графік
облікових робіт матеріального відділу бухгалтерії (табл. 3.2) та
індивідуальні графіки роботи бухгалтера.

Таблиця 3.2

Структурний графік облікових робіт матеріального відділу бухгалтерії

Зміст роботи Виконавець Термін виконання

Приймання звітів про рух продукції і матеріалів і сальдових відомостей
від матеріально-відповідальних осіб Бухгалтер Протягом перших 3-х
робочих днів місяця

Виписка рахунків покупцям на відпущені товарно-матеріальні цінності
Бухгалтер Щоденно

Таксування звітів про рух продукції і матеріалів Бухгалтер Протягом 2-х
днів після їх отримання

Складання довідки про реалізацію продукції до місячного балансу
Бухгалтер 8-го числа

Складання бухгалтерських проводок з оприбуткування та витрачання
продукції і матеріалів Бухгалтер 6-го числа

Записи руху матеріалів і продукції в регістрах аналітичного обліку,
складання оборотних відомостей і звірка їх з регістрами синтетичного
обліку Бухгалтер З 9-го числа по 12-те включно

1 2 3

Записи в журналі з обліку реалізації Бухгалтер 6-го числа

Перевірка на складах правильності ведення складського обліку, приймання
на складах прибуткових документів та їх таксування Бухгалтер Один раз в
п’ять днів

Звірка складського обліку з бухгалтерським на кожне перше число
Бухгалтер Друга декада місяця

Вибіркові інвентаризації матеріалів і продукції в кожному складі
Бухгалтер Один раз на місяць

Виписки лімітно-забірних карт на відпуск зі складів продукції і
матеріалів Бухгалтер В кінці І і ІІ половини місяця

Виписка разових вимог на відпуск зі складів матеріалів і продукції
Бухгалтер Щоденно

Виписка (оформлення), реєстрація і видача доручень на одержання
цінностей Бухгалтер Щоденно

Реєстрація рахунків-фактур від постачальників і виписка розпоряджень на
відкриття рахунків у книзі обліку продуктів і матеріалів на ті, надійшли
вперше Бухгалтер Щоденно

Важливим елементом організації роботи бухгалтерії є нормування роботи
облікового персоналу, яке визначаються у вигляді норм часу і виробітку,
керованості, обслуговування, співвідношення та чисельності.

На ВАТ „Прожектор” фактична чисельність обліковців дещо нижча від
нормативних показників, що в деякій мірі ускладнює обліковий процес. Але
на перевагу цьому здійснюється суцільна автоматизація бухгалтерського
обліку, яка в найближчому майбутньому значно полегшить роботу обліковців
та підвищить її ефективність.

З метою забезпечення високої ефективності облікового процесу необхідно
значну увагу приділяти ергономічному забезпеченню праці облікового
персоналу.

Бухгалтерію підприємства слід розміщувати поблизу основного виробництва
в одній будівлі з іншими підрозділами апарату управління. В разі
невеликої чисельності працівників бухгалтерії, їх доцільніше розміщувати
в одній великій кімнаті. В окремих кімнатах необхідно розміщувати осіб,
які приймають відвідувачів (головний бухгалтер, касир).

Важливими факторами умов праці є температура і вологість повітря, а
також його забрудненість. З підвищенням температури та вологості повітря
ефективність праці різко знижується, тому у приміщеннях необхідно
встановлювати кондиціонери.

На базовому підприємстві умови праці практично відповідають санітарним
вимогам, що забезпечує досить високу продуктивність праці облікового
персоналу.

Таким чином, організація обліку в бухгалтерії є досить складним і
трудомістким процесом, який передбачає розподіл усього комплексу
облікових робіт між виконавцями. Для забезпечення обліку на підприємстві
розробляється проект організації обліку та організаційні регламенти –
Наказ про облікову політику, положення про підрозділи бухгалтерської
служби, посадові інструкції. На їх основі складають структурні та
індивідуальні графіки облікових робіт. Важливим моментом є нормування
роботи та забезпечення нормальних умов праці облікового персоналу.

4. Організація синтетичного і аналітичного обліку матеріалів.

Обліковий процес як організаційна сукупність складається з певних
технологічних етапів, а саме: первинного, поточного та підсумкового.

На кожному етапі основними об’єктами організації облікового процесу є
облікові номенклатури, носії облікових номенклатур, рух носіїв,
технологія процесу та забезпечення облікового процесу.

Конкретизація технології облікового процесу у кожному окремому випадку
залежить від складу об’єктів управління, сукупності операцій, технічних
засобів обробки та перетворення даних у системі показників.

Першим етапом облікового процесу є первинний облік. Його зміст
становлять: первинне спостереження, тобто сприйняття господарського
факту (явища або процесу), вимірювання у натуральному та вартісному
вираженні, фіксація у носіях облікової інформації – документах.

Сприйняття та вимірювання можливе лише тоді, коли об’єкт обліку
конкретизований у вигляді облікових номенклатур – переліку господарських
фактів про форми функціонування засобів господарства, джерела утворення
їх, господарські операції, а також результати господарської діяльності,
які повинні знайти відображення у бухгалтерському обліку.

Для вивчення складу облікових номенклатур насамперед визначають
господарські факти, які слід відобразити у системі бухгалтерського
обліку та зафіксувати у первинних документах – носіях
обліково-економічної інформації. На склад облікових номенклатур
впливають система звітності, об’єкти проміжного контролю формування їх.
Для того, щоб визначити перелік облікових номенклатур обліку запасів, на
ВАТ „Прожектор” складають перелік усіх об’єктів, які підлягають фіксації
у первинних документах (табл. 4.1).

При розробці облікових номенклатур первинного обліку потрібно
укрупнювати одиниці вимірювання там, де це можливо. Де дасть змогу
зменшити кількість носіїв і обсяг облікової роботи.
Таблиця 4.1

Основні облікові номенклатури з обліку матеріалів

Облікові номенклатури та носії облікової інформації з обліку
Характеристика даних для обліку Використання облікових даних У вираженні
У яких носіях інформація з’явилась вперше

натуральні вартісні

Надходження матеріалів на склад:

назва

кількість

ціна

сума

від кого надійшли Для обліку наявності, руху, контролю за своєчасністю
надходження та розрахунків

+

+

+

+

+

— Рахунок-фактура, платіжна вимога, накладна, товарно-транспортна
накладна, податкова накладна, прибутковий ордер

Видача матеріалів:

назва

кількість

ціна

сума

кому відпущено

Те саме

+

Вимога, забірний листок, лімітно-забірна картка, накладна на відпуск
матеріалів на сторону

Поточний облік – це другий етап облікового процесу, під яким розуміють
обробку, реєстрацію і запис даних первинного (складського) обліку, тобто
носіїв інформації, в облікові реєстри, групування та перегрупування їх
з метою одержання результативної інформації.

На його здійснення витрачають майже половину часу при ручній обробці. Це
свідчить про те, що його організація є дуже важливим об’єктом.

Організація поточного обліку також починається з вивчення складу
облікових номенклатур , які слід відобразити, проте вже в системі
облікових реєстрів та різних розрахункових формах. Визначення переліку
облікових номенклатур поточного обліку – це своєрідний перелік об’єктів
обліку та руху їх за ознаками виду засобів, їхніми джерелами та
процесами. Ця робота тісно переплітається з групуванням об’єктів обліку
за різними ознаками, наявністю їх та рухом (табл. 4.2)

Таблиця 4.2.

Перелік номенклатур поточного обліку запасів в розрізі руху

Вид руху Підвид руху Субпідвид руху

Надходження

Зовнішнє

Внутрішнє

Від постачальників

Благодійна діяльність

Від ліквідації ОЗ

З одного цеху в інший

Зі складу в цех

Від вітчизняних, від іноземних

За видами

За видами ОЗ

За видами

За видами

Витрачання

Зовнішнє

Внутрішнє

Внаслідок продажу

Видача в цехи

За видами вибуття

Підсумковий етап облікового процесу іноді називають балансовим
узагальненням (звітністю). Це заключний етап облікового процесу, який
можна охарактеризувати як упорядковану сукупність операцій з формування
показників, що відображають результати виробничої і господарської
діяльності підприємства за певний період [ ]. На базовому підприємстві
поточний та підсумковий етапи обліку матеріалів здійснюються в
бухгалтерії. Після визначення облікової номенклатури переходять до
вибору носіїв облікової інформації.

Аналогічно до поточного обліку підсумкова стадія обліку починається з
виявлення складу облікових номенклатур (таблиця 4.3), які повинні знайти
відображення у відповідних підсумкових носіях облікової інформації.

Таблиця 4.3

Номенклатури підсумкового обліку матеріалів в розрізі руху

Вид облікових номенклатур Джерела надходження інформації Кінцеве
втілення інформації

Надходження матеріалів Журнали 3, 5, 6, 7 Головна книга, баланс

Вибуття матеріалів Журнал 5 Головна книга, баланс

Після вибору номенклатури обліку переходять до організації відображення
інформації, вибору і розробки її носіїв.

Організація способів відображення носіїв облікової інформації потребує
додержання трьох особливостей бухгалтерського обліку як процесу.

Перша особливість бухгалтерського обліку як процесу полягає у тому, що
кожний господарський факт має бути насамперед зафіксований на носії як
доказ, тобто як документ. Основою для записів у бухгалтерські облікові
реєстри є тільки оформлені належним чином документи.

Другою особливістю бухгалтерського обліку є те, що всі господарські
факти із первинних документів, тобто доказів про реальність їх,
підлягають обов’язковому запису і накопиченню в облікових реєстрах. Це
означає, що облікові реєстри, після того як у них буде зроблено запис
про відповідні господарські факти та інші математичні процедури
додавання, віднімання та визначення нового стану об’єкта обліку, стають
носіями облікової інформації.

Третя особливість бухгалтерського обліку полягає у тому, що облік як
процес не закінчується визначенням нового стану об’єкта в облікових
реєстрах, а підсумкові дані повинні бути перенесені із облікових
реєстрів у звітні форми, які після заповнення їх автоматично стають
носіями облікової інформації.

Отже, характерні особливості бухгалтерського обліку як технологічного
процесу визначають три види способів відображення облікової інформації.

Основним видом носіїв облікової інформації на етапі первинного обліку є
документ.

Для того, щоб одержати облікову інформацію, сформувати різні показники
про результати господарської діяльності, потрібні дані, зафіксовані на
носіях первинної облікової інформації – документах, які в подальшому
слід зареєструвати відповідно до економічного змісту їх та вимог
управління у облікові реєстри поточного обліку: облікові реєстри
(відомості обліку залишків матеріалів на складі, журнал 5, журнал обліку
товарів, що надійшли, журнал реєстрації довіреностей, реєстр
приймання-передачі документів, машинограми тощо), розрахункові таблиці
та бухгалтерські довідки (розрахунок бухгалтерії).

На етапі підсумкового обліку готують два види носіїв: звітні форми та
розрахункові таблиці.

Звітні форми державної звітності розроблені органами державної влади.
Усі форми внутрішньої звітності на підприємствах розробляють за
загальною методикою.

Відібрані форми звітності формують у робочі альбоми. При цьому окремо
формують альбоми:

за видами – первинні документи, облікові реєстри, звітні форми;

по кожному топологічному підрозділу – облік основних засобів, облік
матеріалів, облік оплати праці тощо.

Робочі альбоми форм мають єдину структуру: титульний лист, перелік
звітних форм, самі форми, методичні вказівки щодо заповнення їх.

Облікова номенклатура поточного обліку є основою майбутнього робочого
плану рахунків. На кожному підприємстві затверджений державними органами
єдиний план рахунків має бути деталізований для поточних потреб
управління. Конкретизація здійснюється відповідно до технологічних та
організаційних особливостей конкретного господарства. При розробці
робочого плану рахунків використовують: єдиний план рахунків, інструкцію
щодо застосування його, різні нормативні акти. Далі складають
систематизований перелік об’єктів поточного обліку. Кожному об’єкту,
групі, підгрупі, субпідгрупі присвоюють порядковий номер (табл..4.4)

Таблиця 4.4

Робочий план рахунків до рахунка № 20 „Виробничі запаси”

Синтетичні субрахунки порядку Аналітичні рахунки

1-го 2-го 3-го

20 Виробничі запаси 201 Сировина і матеріали

2011 Сталь кругла (арматура) 20111 Арматура 5мм

20112 Арматура 10мм

2012 Сталь листова 20121 Сталь листова 2мм

20122 Сталь листова 3мм

202 Купівельні напівфабрикати 2021 Комплектуючі 20211 Комплект для АТС

2022 Напівфабрикати

203 Паливо 2031Рдке паливо 20311 Бензин

20312 Дизпальне

Слід вказати, що організація руху документів потребує встановлення
раціональної послідовності створення їх, мінімізації витрат часу на цей
процес.

Для цього необхідно визначити:

перелік робіт, які слід виконати від першої до останньої операції над
документом до створення його як повноправного носія облікової
інформації;

склад осіб, відповідальних за вірогідне та своєчасне складання того або
іншого документа та окремих операцій;

час роботи над документом від першої до останньої операції;

технічні засоби, за допомогою яких можуть бути виконані ті або інші
операції над документом;

спосіб і час передавання документа від одного виконавця іншому, з однієї
операції на іншу;

відповідальних осіб за своєчасне передавання документа в процесі
документообороту.

Загальна тривалість складання документа має бути мінімальною.

На базовому підприємстві раціональна організація руху документів
передбачає:

встановлення максимально коротких відрізків часу на передавання й
обробку їх;

визначення конкретних строків передавання документа від виконавця до
виконавця, від одного сектора обліку на інший; від бухгалтерії до
обчислювального центру тощо.

Важливим моментом є організація руху облікової інформації та їхніх
матеріальних носіїв. Найбільш поширеним є графічний метод організації
руху інформації і носіїв.

Форма графіка не регламентована. Порядок складання графіків та обсяг
характеристик у кожному визначають організатори, проектувальники.
Найчастіше у графіках фіксуються тільки основні характеристики руху, які
забезпечують виконання облікового процесу та плановість у роботі
виконавців.

Розрізняють індивідуальні (на кожний носій) та зведені (групу носіїв)
носії облікової інформації. У всіх випадках для організації руху носіїв
облікової інформації доцільно використовувати графіки табличної форми.

Зведені графіки руху носіїв значно відрізняються від індивідуальних. У
них планують тільки найважливіші шляхи пересування документів від
оперативних робітників до бухгалтерії, аж до передавання в архів. У цих
графіках не відображають порядок складання документа.

Зведені графіки з обліку матеріалів – це таблиці, де у підметі вказано
назву всіх первинних документів, з яких визначають операції, а у
присудку – служби, структурі підрозділи, осіб, які працюватимуть над
документом, строки обробки (передавання), види процесів обробки (дод.
)

На базовому підприємстві відповідальним за організацію бухгалтерського
обліку матеріалів є головний бухгалтер, а фактично обов’язки по веденню
обліку матеріалів покладено на працівників матеріального відділу апарату
бухгалтерії. Слід зазначити, що на базовому підприємстві синтетичний та
аналітичний облік матеріалів організовані належним чином із врахуванням
усіх вимог, покладених на дану ділянку обліку.

Таким чином, організація синтетичного та аналітичного обліку запасів є
досить трудомістким процесом. Під час нього потрібно визначити облікові
номенклатури первинного, поточного та підсумкового обліку, визначити
носії облікової інформації, правильно організувати документооборот. Все
це потребує значних зусиль та часу, але в результаті дозволить правильно
(майже безпомилково) та швидко здійснювати облік запасів.

5. Особливості організації обліку матеріалів в умовах застосування
сучасних засобів обчислювальної техніки.

Автоматизація бухгалтерського обліку, точність і оперативність
інформації є вирішальним фактором успішного розвитку економіки України.

Завдання автоматизації полягає у підвищенні результатів
фінансово-господарської діяльності підприємства на базі оперативного
отримання якісної, своєчасної інформації, яка є основою для прийняття
управлінських рішень.

В умовах сучасної інформаційної технології найбільш перспективним
напрямком застосування обчислювальної техніки є створення і впровадження
інформаційних систем нового покоління, які зорієнтовані на розподільну
обробку даних на основі автоматизованих робочих місць
планово-управлінського персоналу, обчислювальних мереж, експертних
систем підтримки прийняття рішень тощо[ ].

При функціонуванні автоматизованого робочого місця бухгалтера з обліку
матеріалів створюється комплексна система трьохлінійного інформаційного
обліку (рис.6.1).

Рис. 6.1. Схема взаємозв’язку підрозділів підприємства в умовах

функціонування АРМ бухгалтера

На АРМ бухгалтера І категорії здійснюється документальне оформлення
операцій і первинна обробка даних з обліку матеріалів, а також ведеться
аналітичний облік по місцях зберігання матеріалів. Тут створюється
інформаційна база – складська картотека, в якій відображається рух та
залишки матеріальних запасів. Інформацію по складській картотеці можна
видати на друк або на екран дисплея у вигляді картки складського обліку.

АРМ бухгалтера ІІ категорії здійснює розрахунок та формування вихідної
інформації регламентного контролю та довідкового характеру.

На АРМ бухгалтера ІІІ категорії формуються зведені дані для складання
звітності, аналізу, прогнозу, аудиту та прийняття управлінських рішень в
цілому по підприємству або окремому структурному підрозділу[ ].

АРМ бухгалтера з обліку наявності та руху матеріалів тісно пов’язаний з
іншими АРМБ і інформаційною системою АСУП (рис. 6.2.).

Рис. 6.2. Схема інформаційних зв’язків АРМ бухгалтера з обліку

матеріалів з іншими АРМ бухгалтера і

інформаційною системою підприємства

Для рішення задач з обліку матеріальних запасів формується єдина база
бухгалтерських записів, яка дозволяє отримати в діалоговому режимі всю
необхідну інформацію для аналітичного, синтетичного та управлінського
обліку та звітності[ ].

Підставою для складання вихідної інформації є вхідна інформація, яка
надходить з різних джерел у вигляді первинних даних, які відображають
різні господарські операції по руху тари, а також у вигляді інформації
на магнітних носіях, які надходять з інших АРМБ[ ].

Вхідною інформацією є первинні документи по надходженню та вибуттю
матеріалів. Також обов’язково формується база даних
нормативно-довідкової інформації по оформленню та використанню первинних
документів з обліку надходження та вибуття матеріальних запасів.

На базовому підприємстві існує інтегрована автоматизована система
управління (ІАСУ). Вона була створена для підвищення оперативності і
ефективності управління підприємством, забезпечена застосуванням
сучасних технічних засобів та прикладного програмного забезпечення.

ІАСУ будується за модульним принципом, який дозволяє легко
перебудовувати і нарощувати систему. Інформаційне погодження модулів
здійснюється застосуванням локальної обчислювальної мережі на базі
сучасних персональних електронно-обчислювальних машин (ПЕОМ) та
відповідного загальносистемного програмного забезпечення.

Головний бухгалтер

Матеріалів

Сектор обліку

Витрат виробництва

Розрахунків

Основних засобів

Розрахунків із працівниками

Сектор обліку

Заступник гол. бухгалтера

АРМ І категорії

(склад, цех і т.д.)

АРМ ІІ категорії

(бухгалтерія)

АРМ ІІІ категорії

(управління підприємством)

Інформаційна система підприємства

АРМБ по обліку фінансово-облікових операцій

АРМБ

І категорії (склад, магазин і т.д.)

АРМБ

ІІ категорії (бухгалтерія, дільниця обліку матеріальних цінностей)

АРМБ

ІІІ категорії (управління підприємством, зведений облік)

АРМБ по обліку затрат на виробництво

АРМБ по обліку готової продукції

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *