Реферат на тему:
Організація діловодства в системі управління
1. Поняття і сутність діловодства
Діловодство – діяльність, яка забезпечує документування і організацію
роботи з документами, тобто діловодство включає в себе сам процес від
початку створення документу і передачі його в архів.
Документ виник для фіксування інформації і надання їй юридичної сили. В
перекладі з латині означає доказ, свідоцтво. Документ являє собою
відображення фактів, подій, предметів, явищ об’єктивної реальності і
розумової діяльності людини. Він створюється за допомогою письма,
графіки, малюнка, фото, звуко- і відеозапису Документ виготовляється на
спеціальному матеріалі (папір, фотоплівка тощо). Щоб документ мав
юридичну силу, процес його створення і регламентації здійснюється за
встановленими правилами. Висновок: документ – це зафіксована на
матеріальному носію інформація з реквізитами, які дозволяють її
ідентифікувати.
В управлінській діяльності документ є і предметом праці і результатом
праці
Всі форми управлінської діяльності виражаються за допомогою відповідних
документів За допомогою документів апарат управління реалізує покладені
на нього функції Створенням документа робота з ним не закінчується Його
необхідно врахувати, зареєструвати, передати виконавцю, проконтролювати
виконання, зберегти і т д
Процес організації діловодства поділяється умовно на дві частини
А) забезпечення своєчасного і грамотного створення документів
(документування)
Б) організація роботи з документами (отримання, передача, обробка,
облік, реєстрація, контроль, зберігання, підготовка в архів (знищення))
2. Порядок ведення діловодства на промислових підприємствах
Організація роботи з документами полягає в створенні умов обробки
документів, контролю за їх виконанням і зберігання необхідної
інформації.
Рух документів в організації з моменту їх створення чи отримання до
завершення виконання чи відправлення називають документообігом. Вся
документація організації поділяються на три документопотоки
1 вхідні документи (поступаючи)
2 вихідні (ті, що відправляють)
3 внутрішні
Кожен із перелічених документопотоків має свої особливості по змісту,
обробці, кількості, руху тощо Кількість документів всіх потоків за рік
складає обсяг документообігу підприємства.
Величина документообігу впливає на чисельність діловодницького
персоналу, розрахунок при встановленні технічних засобів Крім того обсяг
документообігу показує завантаженість робітників апарату управління
Етапи обробки та руху документів
(a) приймання і первинна обробка документів
(b) попередній розгляд і розподіл документів
(c) реєстрація
(d) контроль за виконанням
постановка на контроль
перевірка своєчасності доведення документа до виконавця
попередня перевірка і регулювання ходу виконання
облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документу
інформування керівника про хід і висновки виконання документу
(e) інформаційно-довідкова робота. Служби діловодства чи секретар на
основі реєстраційних документів зобов’язані швидко дати відповідь на
наступні питання:
у кого, де, на якій стадії роботи знаходиться відповідний документ
в яких документах можна знайти інформацію по конкретному питанню
виконання документів і відправлення Відправлення документів може
здійснюватись централізовано (канцелярія) чи секретарем
Отримавши документ для відправлення, необхідно передусім перевірити
правильність його оформлення (наявність підпису, дати, заголовку,
правильності адресування, наявність адреси)
$iB*
???????????i
????????????????????????нт), які відносяться до даного питання чи сфери
діяльності, і які розміщені в одній папці Спеціальним класифікаційним
документом, що визначає порядок розподілу документів по справах, є
номенклатура справ – це систематизований перелік найменувань справ, які
заводяться в організації з вказанням термінів їх зберігання Іншими
словами номенклатура справ — це найпростіший класифікатор, який
дозволяє швидко розкласти документи по папкам (справам) для оперативного
їх пошуку у випадку необхідності.
Номенклатура справ — це документ багатоцільового призначення
1) номенклатура справ слугує планом розпорядження документів після їх
виконання, тобто визначає систему зберігання документів у закладах
кожна справа, включена у номенклатуру, має вказання термінів зберігання
документів, які поміщені в ній.
Крім того номенклатура використовується
при реєстрації документів. Індекс справи по номенклатурі часто входить
складовою в реєстраційний індекс документів
замість опису як обліковий документ при здачі в архів
як схема побудови довідкової картотеки на виконані документи
при вивченні структури організації
Номенклатура буває трьох видів
• конкретні чи індивідуальні (самі розробляємо)
• примірні
• типові
При формуванні справ необхідно дотримуватись наступних правил
1) розміщувати в справи тільки виконані і правильно оформлені документи
2) об’єднувати разом всі документи, які стосуються одного питання чи
групи однорідних питань
3) додатки необхідно об’єднувати разом з документами
4) групувати у справи документи одного року
5) окремо групувати в справи документи постійного і тимчасового
користування
6) окремо групувати в справи накази по основній діяльності
Протоколи формуються в хронологічному порядку
З метою оперативного пошуку справи розміщуються у відповідності з
номенклатурою Опепрації з документами:
(a) експертиза вагомості документу ( проводиться з метою визначення
термінів зберігання документів)
(b) оформлення справ
(c) складання опису справи
(d) передача справ у відомчий архів
3. Класифікація документів
за походженням:
офіційні (закони, постанови)
документи, що формуються організацією
2 за видами діяльності:
організаційно-розпорядчі
фінансово-розрахункові
постачально-збутові
3 за кількістю питань:
прості
складні
4 за місцем виникнення:
внутрішні
зовнішні
5 за термінами виконання:
термінові
звичайні
безстрокові
6 за формою:
індивідуальні
типові
7 за засобом фіксації:
друковані
графічні
фотокінодокументи
звукові
8 за видами носія:
папір
фотокіноплівка
дискета
екран
за терміном зберігання:
постійного зберігання
тривалого зберігання
тимчасового зберігання
10 за стадіями створення:
оригінал
копія
11 за ступенем відкритості
звичайні
секретні
12 за силою впливу:
справжні
підробні
13 за ступенем обов’язковості
директивні
інформаційні
4. Підготовка документів для передачі в архів
Передача справ із структурних підрозділів в архів проводиться за
графіком, який складений архівом, погоджений з керівниками структурних
підрозділів і затверджений керівником організації Ця робота повинна
проводитись щороку
Справи приймаються керівником відомчого архіву в присутності робітника
структурного підрозділу
При цьому на обох екземплярах опису навпроти кожної справи робиться
відмітка про її наявність. Після прийому всіх справ за описом в кінці
кожного екземпляру робиться заявний надпис з вказанням цифрами та
прописом фактичної кількості справ, що передані в архів. Повинна бути
проставлена дата прийому-передачі.
Справи постійного зберігання передаються із відомчого архіву в
державний.
Відповідно існуючого законодавства документи всіх організацій, в т ч і
малих фірм, мають певну історичну, наукову, соціальну і культурну
цінність і тому вони складають недержавну частину архівного фонду. Тобто
власники малих фірм мають право передавати документи на державне
зберігання.
Нашли опечатку? Выделите и нажмите CTRL+Enter
